D’un pilotage de projet traditionnel à innovant, quelle marche à suivre ?

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CONSEIL EN STRATEGIE DE DEVELOPPEMENT & MARKETING DE L’OFFRE FRANCE & INTERNATIONAL

D’UN PILOTAGE DE PROJET TRADITIONNEL A INNOVANT, QUELLE DEMARCHE A SUIVRE ?

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INTRODUCTION

« Ah ? Vraiment ? pourtant j’ai installé l’évacuation des eaux usagées comme on le fait tout le temps.

C’est bien ça le problème avec vous, Amonbofis, vous faites toujours comme on le fait tout le temps.

Oui, c’est vrai, puisqu’on a tout le temps fait comme ça… »

« Amonbofis, il faut absolument changer l’eau des crocodiles, c’est une infection ! »

Extrait d’Astérix et Obélix : Mission Cléopâtre de Alain Chabat, 2002.

« Amonbofis, il faut absolument changer l’eau des crocodiles, c’est une infection ! »

Extrait d’Astérix et Obélix : Mission Cléopâtre de Alain Chabat, 2002.

La conduite de projet, axe majeur du développement de l’entreprise, ne peut être conçue comme un acte figé

où le process prend le dessus sur la créativité, en réponse à des impératifs de temps et de rentabilité court terme.

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1. GÉRER SES PROJETS DE FAÇON TRADITIONNELLE

! Le pilotage de projet, qui consiste en une activité quotidienne pour la grande majorité des acteurs économiques, est souvent confié à un membre expérimenté de l’équipe.

! Son rôle se limite trop souvent à encadrer le

travail de ses collaborateurs, à fixer les échéances et à présenter les résultats d’avancement à sa hiérarchie.

Il faut savoir changer / faire évoluer sa vision de la gestion de projet sans risque de regards

effarés.

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!  Comment le management peut-il être plus exigeant dans la création de valeur lors de la gestion des projets de l’entreprise ?

!  Comment peut-il contribuer à mettre en œuvre les projets et à assurer en même temps la conduite du changement et l’appropriation par les équipes ?

!  Comment faire évoluer les mentalité et le désir de changement s’instaurer?

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! La stratégie de l’entreprise, mise en œuvre par le management, fixe des objectifs et ses jalons dans le temps.

! Elle se structure souvent autour de projets dont les échéances et le contenu concourent à la réalisation de la stratégie.

! Il est nécessaire que le pilotage de projets soit formalisé, pour lui-même accompagner le changement.

C’est là qu’il faut savoir ne pas faire comme on a fait tout le temps.

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2. GARANTIR UN PILOTAGE INNOVANT

Donner du rythme

! Une première action pour faire évoluer la manière de procéder consiste à organiser les étapes du pilotage de projet, de manière à donner plus de rythme.

! Ce travail prend corps lors de la fixation des jalons, des étapes d’avancement, des phases de contrôle, de la validation des objectifs et de l’anticipation des erreurs, jusqu’au bouclage final du projet.

Savoir anticiper l’ensemble de ces tâches permettra d’insuffler un rythme suffisant au projet, en s’assurant que les intervenants coordonnent leurs efforts et s’entraînent mutuellement à respecter les étapes du projet.

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Bien choisir les intervenants

! Constituez une équipe regroupant l’ensemble des compétences nécessaires au succès du projet.

! Déployez la stratégie des alliés en sélectionnant les bons interlocuteurs : un choix de clients, d’experts et de collaborateurs...

Le gestionnaire du projet aura pour tâche de fédérer les expériences de chacun afin de faire profiter à l’ensemble des intervenants des savoir-faire et des connaissances métier de chacun.

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Bien choisir les intervenants

! Bâtir des phases d’échanges, mises en lien avec les objectifs recherchés, permet d’affiner ces choix pour optimiser la qualité du retour d’information.

! Les détenteurs de l’information disposent chacun de leur expérience et de leur propre vision des objectifs et peuvent ainsi partager sur leurs sujets prioritaires.

Les échanges s’en trouvent bonifiés et il est alors possible de dégager les actions prioritaires, celles qui doivent être mises en valeur et exposées à la vue de tous.

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Enrichir ses pratiques

! La présence d’un regard externe lors du choix des interlocuteurs et de la définition des objectifs permet également de challenger les décisions prises et de s’assurer de leur validité.

! Les idées proposées permettent aussi d’élargir le champ de vision du manager et de ses équipes et de s’appuyer sur de multiples expériences de situations similaires.

L’énergie ainsi créée par la somme des réflexions des intervenants rayonne sur l’ensemble des acteurs.

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3. AMÉLIORER SA GESTION DE PROJET

Adapter sa communication

! Pour s’assurer de l’engagement des intervenants, il est crucial d’adapter sa communication par niveau hiérarchique.

! Les managers devront bien sûr être au courant du projet, mais aussi en être les premiers porteurs auprès de leurs équipes.

! Il sera primordial de faire en sorte qu’ils soient constamment au fait des développements du projet et qu’ils puissent aussi intervenir lors des résolutions de problèmes.

Créer une chaîne de communication des managers vers les équipes permettra alors que l’ensemble des acteurs internes et externes au projet en bénéficie.

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Jouer sur les codes de l’entreprise

! Un second usage d’une communication efficace consiste à jouer sur les codes de l’entreprise.

! Accepter la critique, voir même s’en servir de manière constructive, peut permettre d’accélérer le processus d’adhésion au projet.

Par exemple, mettre en valeur les retours des clients, leur opinion sur les produits/services proposés aide souvent dans sa réflexion stratégique.

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Maîtriser ses coûts

! Lorsque le projet est organisé, le management peut désormais obtenir une assurance quant à la maîtrise de ses coûts sur ses projets.

! L’intérêt d’une gestion de projet innovante réside notamment dans sa vitesse d’acquisition qui a été accélérée.

Cela peut permettre de réduire le temps de développement et les coûts de gestion de projets inhérents.

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4. S’ENGAGER À PILOTER AUTREMENT

! Le management et les équipes sont maintenant engagés, l’envie a été créée et une relation de confiance est instaurée entre les acteurs du projet.

! Un outil de pilotage des risques est créé dès le début du projet, alors qu’un tableau de bord de gestion de projet est créé lorsque que le projet sera défini et ses jalons posés.

S’assurer de l’atteinte des objectifs et identifier les éventuels problèmes à résoudre

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! L’outil doit permettre de faire ressortir les éléments clés de la gestion du projet de manière à ce que l’utilisateur quotidien puisse rapidement tirer les conclusions sur l’état d’avancement du projet.

! Le second rôle de l’outil est de donner une vision claire et concise au manager, qui d’un coup d’œil peut voir les éléments clés du projet et comprendre comment intervenir rapidement pour aider ses équipes sur les points d’achoppement.

Déployer des outils méthodologiques adaptés

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Une fois la méthodologie mise en place et les outils de suivi déployés, on distingue maintenant clairement l’ensemble des objectifs

et le rôle de chacun pour y parvenir.

Chaque intervenant interne et bien sûr externe

connaît l’importance du projet dans sa propre stratégie d’entreprise.

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