Assemblée Générale AnnuelleMardi 10 avril 2018 à midi

Salle Francopreneurs – bureau 140 – Cité francophone

Ordre du jour

Présences : Étienne Alary, Joël F. Lavoie, Sophie Bergeron, Éric Bergeron, Carole St-Cyr, Line DesRosiers, Pascal Sansoni, Magalie Bergeron, Mathieu Lepage, Renée Levesque-Gauvreau, Pauline Légaré, Marie-Ève Pelchat, Denise Lavallée, Pierre Bergeron, Matthieu Damer, Sylvie Thériault, Casey Edmunds, Claudine Nininahazwe, Lindsay Boucher, Céline Dumay, Amy Vachon-Chabot, Hélène Guillemette, Rosane Doré Lefebvre, Josée Thibeault, Penelope Gauthier, Sébastien Lapierre-Lachance, Joris Desmares-Decaux.

1. Ouverture de l’assemblée et mot de bienvenue

Étienne Alary souhaite la bienvenue.

2. Vérification du quorum

28 personnes présentes. Nous avons quorum.

3. Élection d’un(e) président(e) d’assemblée

Pauline Légaré propose Joël F. Lavoie comme président d’assemblée et est

appuyée par Magalie Bergeron. Tous en faveur.

4. Lecture et adoption de l’ordre du jour

Sylvie Thériault propose l’adoption de l’ordre du jour et est appuyée par

Renée Levesque-Gauvreau. Tous en faveur.

5. Lecture et adoption du procès-verbal de l’AGA 2017

Casey Edmunds propose d’adoption du procès verbal de l’AGA de 2017 et est

appuyé par Pierre Bergeron. Tous en faveur.

6. Rapport annuel du president

Étienne Alary, président de la Fête franco-albertaine, présente son rapport :

Dans un premier temps, revenons sur la 28e Fête franco-albertaine, qui s’est tenue du 7 au

9 juillet 2017 au David Thompson Resort (DTR) à Nordegg, sous le thème « 150, ça se

Fête! » pour célébrer le 150e anniversaire du Canada. Cette thématique a notamment

permis du financement additionnel dans le cadre de célébrations du 150e pour rehausser la

programmation, mais aussi lancer un concours de conception de t-shirts. Ce dernier a

permis à trois artistes de voir leur création de t-shirts, reflétant la thématique, imprimée et

vendue aux festivaliers.

554 passeports ont été vendus avant la fin de semaine l’an dernier, ce qui représente une

diminution d’environ 8 % par rapport à l’année 2017. Nous attribution notamment cette

baisse par la tenue de plusieurs événements durant la même période (JFC, Fête

Fransaskoise). Nous avons également vendu plusieurs passeports sur place durant la fin de

semaine. Ces nombres ne sont pas inclus de ce chiffre. Le site C (jeunesse) a également

accueilli une vingtaine de participants. Le nombre total de personnes sur le site était

d’environ 580 personnes.

Tout de même, le DTR était rempli à 100%, permettant encore une fois d’avoir l’exclusivité

durant la fin de semaine. Diminution de participation et DTR encore rempli, comment est-

ce possible? Rappelons que lorsqu’il est question du DTR, on parle de site. Donc 1 roulotte

ou 1 tente = 1 site… qu’il y ait 1 personne dans la roulotte ou famille de 4 ou 5. Aussi, le DTR

a également un « overflow » qui permet donc de dépasser le cap de 100 % des sites lorsque

nécessaire.

Parlant du David Thompson Resort, il continue d’être un site qui correspond aux besoins de

la fête et, par le fait même, de la communauté. En fait, 88% des festivaliers qui ont répondu

à notre sondage ont indiqué être très ou extrêmement satisfait de la qualité du site.

Certaines personnes nous ont approchées pour envisager un emplacement différent à

l’avenir. Le CA a étudié cette possibilité et regardera d’autres options, surtout que le DTR a

changé de propriétaire dans la dernière année. Mais laissez-moi vous poser cette question :

pourquoi envisager sérieusement une alternative lorsque nous avons presque 600

personnes qui reviennent chaque année au DTR pour la Fête franco et que de plus en plus

de ces familles arrivent quelques jours avant ou repartent quelques jours plus tard? Pour

moi, c’est un signe clair et net que le site est apprécié et qu’il répond à ce besoin de sortir

de notre routine annuelle l’espace d’une semaine!

Parlant du changement de propriétaire, nous avons eu la chance de rencontrer le DTR cet

hiver pour parler de la Fête 2018 et ce sont eux qui ont évoqué l’intention de s’entendre

avec nous à long terme si tel était notre souhait. Si par le passé, nous étions considérés

comme un événement majeur parmi 3 ou 4 événements annuels au DTR, nous sommes

maintenant leur événement phare de leur saison estivale.

En termes de commandites, la Fête a connu une baisse de 41%, pour un montant total de

14 250$, comparativement à 2016 où les commandites avaient atteint un sommet avec 24

000$. Le ralentissement économique a certainement eu des retombées à ce niveau en

2017 et ce sera également le cas en 2018. Je tiens à remercier tous les commanditaires :

Unis Tv, ACFA provinciale, Financière Banque Nationale, Mercier & Mercier, Club Jean

Patoine, Club Marie-Anne Gaboury, Société franco-canadienne de Calgary, Campus Saint-

Jean et le Centre collégial de l’Alberta, Bergeron & Co, Carrière Insurance, Creative

Coco’nuts, Fédération des conseils scolaires francophones de l’Alberta, PatricipAction,

Servus Credit Union, Mario Glass Inc.

La force de la Fête réside dans ses bénévoles et l’appui de ses partenaires, et ce, tout au

long de l’année. Ainsi, onze partenaires ont contribué à la 28e édition soit en prenant en

charge tout un volet d’activités ou en partageant leurs ressources. Voici la liste des

partenaires et leur volet d’activités :

Institut Guy-Lacombe de la famille : Coin des petits

Fédération du sport francophone de l’Alberta : Randonnées pédestres, fer à

cheval et tournoi de hockey-balle

Centre de développement musical : Boîte à chanson avec les jeunes du Galala,

Polyfonik, la Chicane et emprunts d’instruments et du local de répétition

Journal Le Franco : couverture médiatique et encadrement des Échos de la Fête.

Radio-Canada : couverture médiatique

Kidsnotes : 3 ateliers de musique pour les jeunes

Cinémagine : droit de diffusion pour deux films lors du cinéparc

Francophonie jeunesse de l’Alberta : Écho de la Fête, expédition jeunesse,

discothèque

David Thompson Resort : Appui tout au long de l’année

United Cycle : Prêt des filets de hockey et prix pour les joueurs

Unis Tv : couverture médiatique et spectacle jeunesse

Nous avions aussi 14 membres du comité organisateur et du conseil d’administration.

Certains faisant partie du CA et du CO et/ou d’un ou plusieurs sous-comités.

Un comité des activités récréatives et sportives, présidé par Éric Bergeron, s’est rencontré à

plusieurs reprises pour assurer une programmation qui répond aux besoins de notre

clientèle. Le comité s’est assuré d’avoir des activités pour chaque groupe d’âge. Nous

avions 45 activités sportives et récréatives l’an dernier, ce qui représente une augmentation

de 25% au nombre d’activités comparativement à 2016.

Je me permets de soulever quelques nouveautés qui ont beaucoup fait jaser et ont été très

appréciées:

Équitation : L’ajout d’une activité d’équitation près du site qui n’est à aucun frais pour les

festivaliers. L’activité fut offerte les deux jours.

Paint Nite : Les deux soirées de peintures avec l’artiste Sabine Lecorre-Moore ont

rapidement été complètes lors de la période d’inscriptions, ce qui a engendré l’ajout de

plus de place pour répondre à la demande.

Atelier de photographie : Une autre activité qui a connu un certain succès, offerte par un

photographe professionnel, Sébastien Guiller-Sahuqué et qui a intégré une randonnée.

Compétition de cuisine : 4 équipes de 3 participants ont créé 3 plats qui ont ensuite été

dégustés par nos trois juges. Cette activité fut très appréciée par les participants.

Encore une fois cette année, certaines activités classiques ont connu d’énormes succès, par

exemple la soirée pyjama, qui est année après année à pleine capacité, les ateliers de

fabrication de masques et de macarons, le tournoi de cartes et crib, le tournoi de fer à

cheval, le carnaval, le coin des petits, et la discothèque.

Je pourrais nommer chacune des activités, car elles ont toutes, à leur façon, contribuées à

enrichir la Fête franco-albertaine.

Du côté de la Programmation artistique, la Fête a changé son approche en 2017. Plutôt que

de présenter un groupe x ou y, le CA avait cette volonté de monter un spectacle avec des

artistes variés. Le spectacle avait comme thème « 150, ça se chante! ». Ces artistes

amateurs et professionnels se sont partagé deux scènes : la scène principale et le

Belledome.

Notons certains de ces spectacles :

Vendredi 7 juillet 2017 : Mission Ouache, présenté par Unis Tv, le spectacle d’humour avec

120 personnes environ.

Samedi 8 juillet 2017 : Spectacle jeunesse avec Marijo avec environ 120 personnes

Karaoké et boite à chansons durant le souper avec environ 200 personnes.

Spectacle 150, ça se chante, mettant en vedette une variété d’artistes, avec environ 200

personnes, musique autour du feu.

Je tiens ici à lever mon chapeau à notre directrice artistique Josée Thibeault qui a relevé le

défi que lui a lancé le CA en terme de programmation. Je tiens aussi à souligner la

participation de Matthieu Damer comme directeur technique. Ces dernières années, la Fête

embauchait une compagnie de la Colombie-Britannique pour effectuer le côté technique;

lorsque Matthieu m’a approché pour explorer la possibilité de se voir confier ce mandat, je

n’ai pas hésité à lui confier ce volet et les résultats ont été probants.

Le projet du journal « Écho de la Fête » fait toujours partie des plans de la Fête franco, qui

était en collaboration cette année avec Le Franco. Le journal a été imprimé dans l’édition

du Franco à la suite de la Fête et une copie électronique fut envoyée aux festivaliers. Cette

option a permis d’éviter les défis d’impressions et de connexion internet.

Conclusion : La 28ème édition de la Fête franco-albertaine a dans ensemble été un succès.

97% des festivaliers qui ont répondu à notre évaluation ont indiqué que l’évènement leur a

permis de rehausser leur appartenance à la communauté, une preuve que la Fête a

toujours sa place au sein de la programmation annuelle de la francophonie albertaine.

D’ailleurs, avec un site rempli encore une fois à capacité, l’évènement demeure un

incontournable estival. La diversité des activités récréatives et sportives, notamment en

ajoutant encore plus d’activités, ainsi que la programmation artistique a permis de

répondre à l’ensemble des intérêts des festivaliers et de satisfaire le maximum de

personnes. L’implication de nombreux bénévoles clés qui reviennent chaque année nous

permet certainement de maintenir la qualité de notre évènement, tout en permettant de

continuer à l’améliorer !

J’aimerais remercier les membres du Comité organisateur l’an dernier :

Matthieu Damer, directeur technique Josée Thibeault, directrice de la programmation artistique Stéphane Tremblay, directeur de la gestion du site Éric Bergeron, directeur des activités récréatives et sportives Amy Vachon-Chabot, directrice du secteur promotion et marketing Sophie Bergeron, directrice du secteur bénévole Maxime Dufour Mathieu Lepage

Un grand merci aux membres du CA qui m’ont épaulé au cours de la dernière

année :

Patrice Gauthier, vice-président Mathieu Lepage, trésorier Pierre Bergeron, secrétaire Isabelle Déchène Guay, directrice Magalie Bergeron, directrice Esther Bonin, directrice, nommée par l’ACFA, qui a été remplacé par Hélène

Guillemette.

Parlant de nos bénévoles engagés, la Fête franco a tenu au début du mois de janvier son

exercice de planification stratégique. Ceci a amené une structure modifiée de notre mode

de fonctionnement qui vous sera présenté un peu plus tard lorsque nous regarderons les

nouveaux statuts et règlements. Je tiens à remercier les administrateurs qui ne se

représenteront pas pour leur temps et dévouement envers la Fête.

J’aimerais aussi souligner nos bailleurs de fonds : Patrimoine canadien, Alberta Foundation

for the Arts, le gouvernement de l’Alberta à travers le programme CIP, ainsi que Alberta

Gaming – pour notre fonds de Casino. La Fête a aussi reçu du financement de Jeunesse

Canada au Travail et de Carrière Été pour payer les frais de l’employé d’été.

Je ne pourrais terminer ce rapport sans remercier nos employés. Nous tenons à souligner le

travail phénoménal qu’a effectué Céline Dumay au cours des deux dernières années. Elle a

quitté ses fonctions au mois de juillet 2017 pour prendre la tête de la Fédération du sport

francophone de l’Alberta. L’entente de partage d’employé avec la FSFA s’est tout de même

continuée et a permis d’embaucher notre nouvelle coordonnatrice, Amy Vachon-Chabot,

qui a pris la relève en août 2017. Céline Dumay a été épaulée l’été dernier par Adrianna

Stanski, que nous remercions également pour son apport à la 28e édition.

Bon, assez parlé du passé… C’est sur le thème « Éco-Fête» que se déroulera la 29e Fête

franco-albertaine, du 6 au 8 juillet 2018. La période de prévente se met en branle demain

matin, le 11 avril dès 9 h. De belles choses nous attendent pour 2018! La programmation

sera abordée dans les prochaines minutes.

Étienne Alary propose le dépôt de son rapport annuel et est appuyé par

Sophie Bergeron. Tous en faveur.

7. Présentation du rapport financier

Mathieu Lepage, trésorier de la Fête franco-albertaine, présente son rapport

financier. Entre autres, les Inscriptions ont diminué un peu, ainsi que les

commanditaires. Les revenus ont cependant augmenté en raison des

contributions des bailleurs de fonds, dont CIP et Patrimoine Canadien. Il y eu

un réinvestissement dans les activités, ainsi que de l’équipement pour le

bureau (ordinateur). La Fête termine donc avec un léger déficit de 366$, mais

possède une réserve de 88 000$. Certains comptes à recevoir ont été mis dans

les créances irrécouvrables, notamment les commandites qui n’ont jamais été

reçues.

Mathieu Lepage propose le dépôt de son rapport financer et est appuyé par

Pauline Légaré. Tous en faveur.

8. Lecture et adoption des nouveaux statuts et règlements

Joël F. Lavoie présente les nouveaux statuts et règlements développés à la suite

de la planification stratégique :

Ancien article

11. La première assemblée générale annuelle des Membres doit avoir lieu dans la période que les Administrateurs détermineront comme date convenant le mieux pour la clôture de l’exercice financier de la Corporation, mais en tout cas elle doit avoir lieu dans les seize (16) mois suivants la date d’incorporation de la Corporation et sous réserve des dispositions de la Loi et de ces statuts, les assemblées générales annuelles doivent avoir lieu une fois par année civile et pas plus de six (6) mois suivants la fin de l’exercice financier de la Corporation. Sous réserve de ce qui précède, les assemblées générales annuelles doivent avoir lieu au moment et à l’endroit fixés par les Administrateurs.

Article proposé11. Les assemblées générales annuelles doivent avoir lieu une fois par année civile et

pas plus de six (6) mois suivant la fin de l’exercice financier de la Corporation. Sous réserve de ce qui précède, les assemblées générales annuelles doivent avoir lieu au moment et à l’endroit fixés par les Administrateurs.

Ancien article

19. Le Président doit tenir les fonctions de président d’assemblée à chaque assemblée générale de la Corporation. Si le président est absent au moment de la tenue de l’assemblée, ou si à toute assemblée il n’est pas présent dans la demi-heure qui suit l’heure fixée pour l’assemblée, les Membres présents choisiront l’un d’entre eux pour agir à titre de président d’assemblée.

Modification

Supprimer l’article et renuméroter en fonction de la suppression.

26.

Ancien article

26. Les Administrateurs sont :

(a) au moins quatre (4) personnes élues par l’Assemblée générale annuelle, et

(b) un représentant nommé par des trois organismes indiqués à l’Article 8 (a) (ii).

(c) Si les organismes indiqués à l’Article 8 (a) (ii) ne fournissent pas le nom d’un. e représentant. e au début de l’Assembée générale annuelle, celle-ci peut pourvoir aux dits poste avec des personnes qui manifestent un intérêt.

(d) Lors de l’assemblée générale annuelle de 2013, quatre administrateurs seront élus pour un mandat de deux ans et la balance des administrateurs pour un mandat d’un an. Lors des assemblées générales suivantes, tous les postes à pourvoir seront pour des termes de deux ans, assurant ainsi une continuité au sein du Conseil d’administration de la Corporation.

Nouvel article

26. Les Administrateurs sont :

(e) au moins quatre (4) personnes élues par l’Assemblée générale annuelle, et

(f) un représentant nommé par chacun des trois organismes indiqués à l’Article 8 (a) (ii).

(g) Si les organismes indiqués à l’Article 8 (a) (ii) ne fournissent pas le nom d’un. e représentant. e au moins deux mois avant l’Assembée générale annuelle, celle-ci peut pourvoir aux dits poste avec des personnes qui manifestent un intérêt.

(h) Lors des assemblées générales, tous les postes à pourvoir seront pour des termes de deux ans de manière alternative, assurant ainsi une continuité au sein du Conseil d’administration de la Corporation.

COMITÉS

Ancien article

49. a) Les Administrateurs nomment chaque année un comité organisateur qui vient épauler le Conseil d’administration dans l’organisation de l’évènement annuel. Ce comité est redevable au Conseil d’administration.

Modification

Supprimer 49 a) et renuméroter en conséquence.

Pierre Bergeron propose l’adoption des nouveaux statuts et règlements et est

appuyé par Sylvie Thériault. Tous en faveur.

9. Élection d’un(e) président(e) d’élection

Line desRosiers propose Joël F. Lavoie comme président d’élection et est

appuyée par Pauline Légaré. Tous en faveur.

10. Élection au conseil d’administration

Le comité de nomination présente les candidatures suivantes :

Président – Étienne Alary ; élu par acclamation

Vice-Présidence – Sophie Bergeron ; élue par acclamation

Secrétaire – Sandra Manseau ; élue par acclamation

Trésorier – Mathieu Lepage ; élu par acclamation

Administrateurs – Pascal Sansoni, Line desROsiers, Magalie Bergeron et Éric

Bergeron ; élus par acclamation.

Administratrice – Hélène Guillemette; nommée par l’ACFA

11. 29e Fête franco-albertaine

Étienne Alary présente la 29e édition de la Fête franco-albertaine qui aura lieu

au David Thompson Resort à Nordegg. Le thème de cette année est Éco-Fête

mettant à l’honneur l’éco-responsabilité. La période de prévente des

passeports est du 11 avril au 28 mai 2018.

Éric Bergeron, responsable du secteur des activités sportives et récréatives,

présente les activités récréatives. Il évoque le retour de plusieurs activités telles

que les activités de l’IGLF (coin des petits), minigolf, frisbee golf, soirée de jeux

de société, atelier de photographie, tournoi de hockey, fer à cheval,

randonnées pédestres, tournoi de cartes, tournoi de crib, tournoi de volleyball,

fabrication de macarons, équitation, compétition de cuisine, les Échos de la

Fête avec FJA, Patry Pyjama, Yoga, soirée de paint nite, tournée de la mine, et

carnaval. Pour les nouveautés, il mentionne qu’il y aurait un atelier de

Taekwondo, fabrication de mangeoires, fabrication de capteurs de rêves avec

Parc Canada dans le respect des traditions des premières nations, activité de

graffiti pour les adolescents, Fooseball humain, Amazing Race pour les

adolescents, et puis une diffusion de Radio-Cité lors du déjeuner de crêpes.

Josée Thibeault, directrice artistique, présente la programmation artistique qui

respecte le thème de l’Éco-Fête. La façon de fonctionner pour le vendredi soir a

notamment changé. Il y aura un cabaret écolo rendant l’activité le plus

interactif possible. Il y aura plusieurs artistes, dont la gang du RiRe et plein

d’invités comme Roger Dallaire, Casey Edmunds, Joëlle Préfontaine. Le Karaoké

3D suivra d’ailleurs le cabaret. Pendant ce temps là, il y aura quand même le

ciné-parc, avec Cinémagine, soit un film jeunesse et un film grand public.

Samedi après midi, il y aura un spectacle jeunesse pour Monde à Part, dans le

monde du pôle nord. En soirée, il y aura un spectacle monté intitulé « éco-

show ». Raphaël Freynet, Paul Cournoyer, Joël Lavoie et Jamie Cooper

formeront house band et il y aura plusieurs artistes et invités surprise. Il y aura

aussi Roger Dallaire et Daniel Gervais durant le souper communautaire et une

animation autour du feu par Pascal Lecours. FJA nous présente encore une fois

cette année la discothèque.

12. Varia

Casey Edmunds demande comment la Fête diversifie les régions qui viennent et

si les donnés sur ces régions qui viennent à l’évènement sont disponibles.

Étienne Alary répond que cette réalité est prise en considération, mais quand

on se maintient, est-ce qu’on veut changer une formule gagnante et allé dans

une différente région. Line desRosiers ajoute également que durant la

planification stratégique, cette problématique a été soulevée et que des

initiatives seront mises en place pour attiré davantage les régions, notamment

avec une stratégie d’ambassadeurs. Magalie Bergeron a également fait

l’annonce au FrancoRéseau de l’ACFA pour passer le message aux régions et

pour le changement de site.

Casey ajoute également que le CA devrait se diversifier et avoir des membres

qui proviennent de plus de régions, mais aussi offrir plus d’activités pour les

communautés ethnoculturelles afin qu’elles assistent à l’évènement. Pierre

Bergeron ajoute que la démographie de la Fête a beaucoup rajeunie, mais que

le CA soit un noyau d’Edmonton est certainement un défi. Il faudrait trouver

des leaders dans ces communautés.

13. Clôture de l’assemblée

Sophie Bergeron propose la clôture de l’assemblée.