DT-ULYSSE Déplacement Temporaire Guide de saisie Personnels Itinérants

DT-ULYSSEDéplacement Temporaire

Guide de saisie

Personnels Itinérants

DIBAPP - mai 2010 2

Présentation de DT-Ulysse

• Objectif de DT-Ulysse: Application Ministérielle Métier (AMM) dédiée à la gestion des

déplacements temporaires (personnels itinérants, service partagés, déplacements ponctuels).

• Fonctionnement de DT-Ulysse:DT va estimer le montant des états et les transmettre à la plateforme financière CHORUS qui les validera et les transmettra au comptable.

Une fois validé, le remboursement du déplacement se matérialise sur le compte bancaire ou postal (compte de la paye) de l’agent sous un intitulé qui commence par « RECCHOR021……….. ».

DIBAPP - mai 2010 3

Présentation de DT-Ulysse

Dans DT-Ulysse, on distingue :

Ordre de mission:

• il s’agit de la demande d’engager la dépense et de l’autorisation de se déplacer.

Etat de Frais:

• il s’agit de l’état qui permet le remboursement en fin de mission/ d’une période définie par le missionné.

DIBAPP - mai 2010 4

Les principaux acteurs

Agent missionné (Agent qui se déplace) ou Délégué de Saisie

– Création de l’ordre de mission / état de frais

VH1 (Valideur Hiérarchique de niveau 1), voire de niveau 2

– Validation ou refus de l’ordre de mission / état de frais du missionné

SG (Service Gestionnaire) (DIBAPP1)

– Validation ou refus de l’ordre de mission / état de frais du missionné

DIBAPP - mai 2010 5

Les missions itinérantes

DIBAPP - mai 2010 6

La procédure à suivre pour les personnels itinérants

Les 4 étapes:

• La fiche profil (coordonnées et véhicule) :– à vérifier et à compléter (SIRH)

• L’ordre de mission permanent:– la demande autorisation d’utilisation d’un véhicule personnel (les pièces

justificatives)– l’autorisation d’utilisation

• L’ordre de mission ponctuel rattaché à un OM permanent – remboursement sur le taux de véhicule– choix du véhicule – pour « n » missions ou une mission

• L’état de frais

DIBAPP - mai 2010 7

La fiche profil

DIBAPP - mai 2010 8

La fiche profil

La fiche profil reprend les données de la base SIRH.

DIBAPP - mai 2010 9

La fiche profil

Ces coordonnées déterminent la résidence administrative et familiale

DIBAPP - mai 2010 10

La fiche profil

Autorisation d’utilisation du véhicule personnel:

-Saisie dans la fiche profil du véhicule possédé

-Vérification des informations et les compléter si nécessaire.

Ne pas remplir de date (uniquement si la personne ne possède plus le véhicule)

Enregistrer à la fin de la saisie


L’ordre de mission permanent


Définition

Ordre de mission permanent:

• Un ordre de mission permanent est l’ouverture juridique d’un droit , qui garantit la couverture du « missionné » dans un cadre défini.

• Les missions s’effectuant hors de l’ordre de mission permanent sont liées à une convocation (autre académie, autre département pour les IEN, administration centrale, examens et concours, formation…)

.


Ordre de mission permanent

Choisir OM permanent



OM permanent ( à compléter), il autorise le déplacement en véhicule personnel, et permet un remboursement sur la base du tarif VP

Numéro de l’OM

Identification du statut de l’OM permanent



Précision du cadre de la demande

Sélectionner le véhicule

OM Permanent à faire valider (Missionné -> VH1 -> SG)Dates à

sélectionner (année scolaire puis à partir de 2011 année civile)


L’ordre de mission ponctuel rattaché à un OM permanent


Ordre de mission ponctuel rattaché à un OM permanent

Choisir l’OM permanent qui correspond au véhicule utilisé

Choisir OM ponctuel à partir d’un OM permanent



Choisir le lieu de départ et le lieu de retour.

Numéro

de l’OM

Calcul des frais prévisionnels engagés

Possibilité d’enregistrer et de reprendre la saisie plus tard



saisie possible:

-par semaine

-par mois

Lorsque la destination n’existe pas (semaine du --- au --- ,ou semaine 26, ou mois de janvier 2010), utiliser la touche de tabulation pour inscrire le pays « France » et ensuite « faire entrée »



Choisir personnels itinérants

DT-Ulysse sélectionne les pavés nécessaires à la saisie d’un OM pour les personnels itinérants.

Cochez OK pour les 3 écrans qui s’affichent successivement



Saisie possible à l’aide du calendrier ou saisie manuelle

Les dates de l’OM permanent sont rappelées par défaut: il faut les modifier.

Saisie des horaires de départ et de retour de la mission:saisie par période soit par exemple: horaires 08H00- 18H00



OBJET DE LA MISSION:

L’objet de la mission est automatiquement repris à partir de l’OM permanent.

COMMENTAIRE:

Possibilité d’apporter des précisions sur la (les) mission(s).

Numéro de l’OM permanent de rattachement

Possibilité de modifier ou non l’objet de la mission (ex: mission itinérante RASED Janvier 2010)



Frais prévisionnels et indemnités kilométriques à remplir par le missionné

Le libellé de l’enveloppe budgétaire et celui du centre de coût seront remplis par défaut pour les missions itinérantes par la DIBAPP1.



Indiquez le nombre de repas payant

Précisez les dates et lieu des repas pris

Enregistrer à la fin de votre saisie

Repas comptabilisés

Frais prévisionnels (exemple REPAS):

Données reprises de la saisie de l’OM



Cliquez sur CREER

Cliquez sur Mappy

Indemnités kilométriques:



Se Positionner sur ITINERAIRE

Puis inscrire les lieux du déplacements,

Dans options, sélectionner l’itinéraire LE PLUS COURT

Validez pour le calcul de l’itinéraire

Km calculé à partir de l’itinéraire demandé

Km à reporter sur la saisie des indemnités kilométriques


Ordre de mission ponctuel rattaché à un OM permanentBAREME KILOMETRIQUE:VOITURE:

Sélectionner le véhicule utilisé

Choisir Barème IK Standard

Inscrire les dates et lieux des déplacements

Inscrire le nombre de trajets, mais attention:

1 aller + 1 retour = 2 trajets)

Reporter les km calculés sur Mappy

Valider la saisie en cliquant sur ENREGISTRER



Une fois la saisie terminée, le montant des frais prévisionnels engagés pour la mission s’affichent.

Pour faire valider l’OM ponctuel par le Valideur hiérarchique (VH1) désigné, deux possibilités sont offertes:

• le faire avancer en cliquant sur avancer

• ou en cliquant sur la flèche verte.



Pour faire valider l’ OM, le faire passer au statut 2

Choisir le VH1

Une fenêtre s’ouvre avec les noms des VH1

Transmettre l’ OM au VH1:


Ordre de mission permanent rattaché à un OM permanent

Une fois l’OM transmis au VH1, il se trouve au statut 2.


Les différents statuts d’un OM

• En cours de création,• Attente de validation hiérarchique,• Attente de validation hiérarchique n+1 (missions à l’étranger, montant

supérieur à 3000 €)• Attente de traitement service gestionnaire,• Validé,• Refusé• Annulé• Traité

Remarques:

– Régulariser un OM: le passer du statut V au statut RM (régularisation de mission)

– Un OM sans remboursement: pas de création d’EF, passer l’OM du statut V (validé) au statut SF (mission sans EF)


Régularisation d’une mission

Un état de frais doit correspondre exactement à l’ordre de mission saisi.

Si tel n’est pas le cas, l’ordre de mission doit être régularisé.

Pour cela, il suffit de reprendre l’OM ponctuel concerné (qui est déjà validé) et de le faire passer au statut « Régularisation Mission » (RM).

Afin de passer au statut RM Régularisation Mission, il faut cliquer sur « REVENIR » ou la flèche rouge.

12

L’ordre de mission peut ainsi correspondre à la réalité du déplacement. La régularisation reprendra le même circuit de validation que l’OM.


Mission sans frais

Dans le cas où une mission n’engage pas de frais prévisionnels, il convient de modifié le statut de la mission et de le faire passer de validé au statut « mission sans frais ».

Afin de passer au statut SF Mission sans frais, il faut cliquer sur AVANCER ou sur la flèche verte.

La mission n’engendrera alors pas d’état de frais.

Puis confirmer le choix


L’état de frais


Les états de frais

La création de l’état de frais

– Le principeUn état de frais est nécessairement rattaché à un ordre de mission• L’état de frais est construit par DT à partir de l’ordre de mission auquel il est

rattaché• Les informations de l’ordre de mission reprises dans l’état de frais ne sont

pas modifiables

– Conséquence : la régularisation de l’ordre de mission• En cas de divergence majeure entre la réalité de la mission et l’ordre de

mission initialement validé, l’ordre de mission doit être modifié avant la création de l’état de frais (cf diapositive 33).

• Un ordre de mission n’est plus modifiable une fois qu’un état de frais y est rattaché. Il est donc indispensable qu’il soit mis en cohérence avec la réalité avant la création de l’état de frais.

La régularisation de l’ordre de mission est soumise au même cheminement de validation que n’importe quel autre ordre de mission.


Création d’un état de frais par le missionné

L’état de frais se crée obligatoirement à partir d’un ordre de mission.

Choisir l’OM à transformer en EF


Création d’un état de frais par le missionné

L’état contient les éléments saisis par le missionné dans

l’OM.

Après avoir vérifié les éléments saisis, le missionné fait avancer son état de frais dans le circuit de validation. (même caractéristiques que pour l’OM).

Faire avancer l’état


Édition de l’état de frais

Dans le cas ou le missionné doit fournir des pièces justificatives (billets de train, nuits d’hôtel…), il doit les joindre à son état de frais et les transmettre à la DIBAPP1.

Se positionner sur l’état de frais après l’avoir crée,

choisir l’onglet État de frais, Imprimer État de frais Synthèse.


Les différents statuts d’un EF

• Création,

• Attente de validation du VH1

• Attente validation gestionnaire

• Attente de traitement CHORUS,

• En cours de traitement CHORUS,

• Rejeté CHORUS,

• Rejet budget CHORUS

• Traitement hors CHORUS,

• Payé par CHORUS,

• Refusé


Le suivi et les restitutions


Le suivi d’un document dans le circuit de validation

Après connexion à DT, la liste des OM et des EF apparaît ce qui permet de suivre leur avancement dans la chaîne de traitement.

Visibilité sur le statut de votre OM

En cours de création

En attente de validation Hiérarchique VH1

OM validé par le Service Gestionnaire (DIBAPP)


Missions itinérantes : les restitutions ( pour le Missionné ou le Valideur hiérarchique) :

Cliquez sur reporting

Choix des données à restituer (pour un IEN, restituer les OM par collaborateur, objet de la mission, nombre de jours…)

Une fois les critères sélectionnés, il est possible de lancer le reporting


Restitution des ordres de mission / Etats de frais

Résultat d’une requête qui peut s’exporter sous excel


Suivi de l’enveloppe budgétaire

Le suivi d’une enveloppe peut être réalisé en effectuant un « reporting des moyens ».

Sélectionner SP BUDREP ou Reporting Budgétaire (au choix)



Sélectionner l’enveloppe avec la loupe.

Une fois l’enveloppe sélectionnée, lancer le reporting



Enveloppe budgétaire

Correspond à votre enveloppe individuelle

Dotations Budget attribué à l’enveloppe

Réservé Budget réservé dans la création de l’OM

Engagé Budget engagé dans la validation de l’OM

Liquidé Budget remboursé dans la validation de la TG

Disponible sur réservé

Solde de l’enveloppe individuelle par rapport à ce qui est réservé

Disponible sur engagé

Solde de l’enveloppe individuelle par rapport à ce qui est engagé

Disponible sur liquidé

Solde de l’enveloppe individuelle par rapport à ce qui est payé



Résultat de la restitution


Accéder à DT-ULYSSE:

https://si1d.ac-dijon.fr/arenb

saisir son identifiant puis son mot de passe de sa messagerie électronique académique


Les contacts

• Pour tous renseignements complémentaires, s’adresser :

IA 89Bernard BUIGUES

03.80.44.85.22

[email protected]

IA 21

IA 58Eve-Marie BOUSSAERT

03.80.44.84.73

[email protected]

IA 71

DT-ULYSSE Déplacement Temporaire Guide de saisie Personnels Itinérants

Documents

Transcript of DT-ULYSSE Déplacement Temporaire Guide de saisie Personnels Itinérants