Dossier Du Personnel

8/8/2019 Dossier Du Personnel

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Module 10: Les dossiers du personn

Trousse d'outils RH BioTalentMise jour 2010


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BioTalent Canada aide lindustrie bioconomique

canadienne prosprer lchelle mondiale. Une

organisation nationale sans but lucratif forme

dinnovateurs la tte de la bioconomie du pays,BioTalent Canada va au-devant des besoins et cre de

nouvelles possibilits par le biais de la mise au point

doutils, de documents et de programmes damlioration

des comptences lintention des ressources humaines

permettant lindustrie de trouver des personnes prtes

occuper un emploi.

En lien direct avec un rseau de chefs de file de la

bioconomie canadienne, BioTalent Canada est

lorganisation-ressource de lindustrie en matire

dinformation sur les ressources humaines etdamlioration des comptences. BioTalent Canada est un

conseil sectoriel canadien, lune des nombreuses

organisations de partenariat cres pour rsoudre les

problmes damlioration des comptences dans les

secteurs cls de lconomie.

Les conseils sectoriels ont un effet unificateur en ce sens

quils font collaborer les entreprises, les travailleurs, les

ducateurs, les associations professionnelles et le

gouvernement dans le cadre dune alliance stratgique qui

se concentre sur la dtermination des comptences

prcises et des ressources humaines qui permettront aux

secteurs concerns de prosprer. Les conseils sectoriels

mettent en lumire les progrs technologiques, la

planification des ressources humaines, les possibilits de

formation et lanalyse des tendances dans lindustrie afin

de permettre aux entreprises de mieux se prparer aux

dveloppements en cours, et venir.

La bote outils en ressources humaines de BioTalent

comprend les lments suivants :

Module 1 : Introduction

Module 2 : La planification des ressources humaines (mise

jour 2010)

Module 3 : Le recrutement, la slection et lembauche (mise

jour 2010)

Module 4 : Le dveloppement des ressources humaines

(mise jour 2010)

Module 5 : La rmunration et les avantages sociaux

Module 6 : La diversit (mise jour 2010)

Module 7 : Les heures de travail, les jours fris et les congsModule 8 : Les relations de travail

Module 9 : Le dpart et la retraite des employs

Module 10 : Les dossiers du personnel (mise jour 2010)

Module 11 : La sant et la scurit au travail

Module 12 : Les droits de la personne

Module 13 : Le rseau informatique et laccs Internet

Module 14 : Lengagement et la conservation des employs

(mise jour 2010)Tous les liens externes mentionns dans la bote outils en

ressources humaines de BioTalent taient actifs en aot 2008.

Pour tlcharger ces modules ainsi que les annexes

personnalisables, veuillez vous rendre www.biotalent.ca.

Ce projet est financ l'entremise du Programme des conseils sectoriels du gouvernement du Canada.


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Les dossiers du personnel

BioTalent Canada 2010 Page 1 de 8

MODULE 10. LES DOSSIERS DU PERSONNEL ........................................................................................210.1 Le contenu des dossiers .............................................................................................................................................. 2

10.1.1 Lnonc de la politique ............................................................................................................................ 210.1.2 Les procdures ............................................................................................................................................. 2

Les dispositions et restrictions lgislatives ................................................................................................................ 510.1.3 Les responsabilits ...................................................................................................................................... 6

10.2 Le stockage de linformation et laccs celle-ci................................................................................................ 610.2.1 Lnonc de la politique ............................................................................................................................ 610.2.2 Les procdures ............................................................................................................................................. 6

Les exigences en ce qui concerne la conservation des documents ...................................................................... 710.2.3 Les responsabilits ...................................................................................................................................... 8


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Module 10. LES DOSSIERS DU PERSONNELNOTE : Les informations que BioTalent Canada a incluses dans la bote

outils sont fondes sur les meilleures pratiques actuelles. Nousencourageons les propritaires dentreprise adapter cesrenseignements leur propre situation. Lorsque des lments sontconsidrs comme indispensables ou sont fortement recommands,nous le signalons explicitement.

10.1Le contenu des dossiers10.1.1

Lnonc de la politiqueLentreprise reconnat limportance de conserver des renseignements pertinents sur

les employs utiliser lavantage des employs et de lemployeur. Lentreprise

tiendra des dossiers confidentiels, exacts, complets et jour sur les employs

conformment aux lois provinciales et fdrales.

10.1.2 Les procdures

Lentreprise tiendra un dossier au sujet de chaque employ, peu importe sa situation (p. ex.,temps partiel, temporaire). Les dossiers doivent contenir tous les renseignements requis envertu des lois provinciales et les renseignements requis ou utiles pour la gestion efficace desressources humaines.

Renseignements au sujet de lemploy

Le dossier peutcomprendre lesrenseignementsci-contre.

Le nom de lemploy, son adresse et sa date dembauche

Sa date de naissance, si lemploy est tudiant ou a moins de 18 ans

Tous les renseignements qui doivent figurer sur les fiches de paie etdindemnit de cong pay

Toutes les vacances que lemploy prend

Tous les documents relatifs aux congs de maternit, aux congs parentauxet aux congs durgence personnelle

Lentreprise peut avoir besoin des renseignements ci-dessous.

Les renseignementsrelatifs au poste

Le titre du poste que lemploy occupe et sa date dentre en fonctions

La plus rcente description du poste


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Les renseignementsrelatifs la slection

et au dveloppementde lemploy

Le dossier de scolarit complet et des copies des diplmes et des certificats

Un exemplaire du CV

Le niveau de scolarit, les cours suivis et les certificats obtenus

Les tablissements denseignement frquents

Les comptences, les domaines de spcialit et les connaissances

Lexprience

Les rsultats des entrevues, des vrifications de rfrences et des autresvaluations

Un exemplaire des lettres doffre demploi, des conditions demploi et descontrats de travail

Les valuations du rendement signes, comprenant des plans deperfectionnement

Les rsultats de la priode probatoire Les lettres de reconnaissance et les prix obtenus

Les mesures disciplinaires prises contre lemploy, cest--dire les lettres derprimande, les avertissements et les punitions

La rmunration etles avantages sociaux

Le taux de salaire de lemploy et son salaire brut et net par priode de paie

Le taux de salaire en cas dheures supplmentaires

La date des changements au taux de salaire des heures rgulires et desheures supplmentaires

Les congs pris la place du paiement dheures supplmentaires

Le montant des dductions faites au salaire de lemploy et lutilit dechaque dduction

Tout formulaire sign par rapport aux dductions

Toute indemnit de sjour, tout avantage et tout autre paiement auxquelslemploy a droit

Laide la rinstallation

Lassurance collective

Les contributions au rgime dpargne-retraite

Les priodes de paie

La somme verse chaque paie aprs dductions et le dtail desdductions

Les demandes de paiement dindemnits Les sommes payes pour les heures supplmentaires, les vacances, les jours

fris et les congs de dcs

Les indemnits de dpart (retenues durant cinq ans)

Le remboursement des tudes et du perfectionnement professionnel


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Les heures de travail,les jours fris et les

congs

Toute entente relative un horaire ramnag ou flexible

Des exemplaires des formulaires de cong et dheures supplmentaires, quicomprennent les renseignements ci-dessous :

-le nombre dheures travailles par lemploy chaque jour et chaquesemaine

-les dates des vacances et des jours fris

-la valeur de la banque dheures utilise par lemploy, la quantitrestante, les heures supplmentaires payes et les dates des congs

-les congs de maladie utiliss et les certificats mdicaux pertinents

-les dates des congs de dcs accords

-les congs demands et pris pour dautres raisons

-le nombre de jours de maladie accumuls et reports dune anne lautre

-les renseignements sur les congs de maternit et les congs parentaux

Les relations de travail Les vnements et actions en matire disciplinaire

Les lettres de rprimande, les avertissements et les punitions

Les actions convenues et les rsultats des procdures de rsolution deconflit

Le dpart ou laretraite de lemploy

La lettre de dmission

La lettre de licenciement, les raisons de celui-ci et lavis remis

Tous les documents qui constituent le dossier de licenciement

Les ententes de cessation demploi signes

Les droits de lapersonne et laccs lgalit demploi

Tout rsultat dune ventuelle enqute en matire de harclement

Tout document relatif aux droits de la personne ou des dcisions enmatire daccs lgalit demploi ou dquit salariale au sujet delemploy

Il est possible quelentreprise demandeles renseignementsci-contre lemploy,mais celui-ci a le choixde les fournir ou non.

Le numro dassurance sociale

Le sexe

Un nom et un numro de tlphone en cas durgence Toute information utile en cas durgence, par exemple si lemploy est

allergique un mdicament


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Les dispositions et restrictions lgislatives

Les renseignements qui suivent ne peuvent pas tre demands par lemployeur et peuventuniquement tre fournis sur une base volontaire : le groupe ethnique, la religion, ltat civil ettout autre renseignement protg par le code des droits de la personne pertinent (sauf le sexe

et les renseignements en cas durgence, tel quil est prcis ci-dessus).

Pour plus de renseignements sur le code des droits de la personnequi vous concerne, veuillez vous rendre sur le site de lacommission des droits de la personne de votre province.

Alberta Human Rights and Citizenship Commission

British Columbia Human Rights Tribunal

Commission des droits de la personne du Manitoba

Commission des droits de la personne du Nouveau-Brunswick

Newfoundland Human Rights Commission

Northwest Territories Human Rights Commission

Nova Scotia Human Rights Commission

Commission ontarienne des droits de la personne

Prince Edward Island Human Rights Commission

Qubec Commission des droits de la personne et des droits de lajeunesse

Saskatchewan Human Rights Commission

Yukon Human Rights Commission

Lentreprise conservera les renseignements au sujet de lemploy durant la priode fixe parles lois provinciales ou fdrales.

ce sujet, nous vous renvoyons la Loi sur la protection desrenseignements personnels et les documents lectroniques(LPRPDE)sur le site pour toutes les provinces sauf celles qui figurent ci-dessous.


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La Colombie-Britannique : Personal Information Protection Act

LAlberta : Personal Information Protection Act

Le Qubec : Loi sur la protection des renseignements personnels dansle secteur priv

LOntario : Une partie de la Loi sur la protection des renseignementspersonnels sur la sant

10.1.3Les responsabilits

Lnonc de responsabilits qui figure au point 10.2 concerne lensemble de la tenue desdossiers du personnel et sapplique galement au point 10.1. Voir ci-dessous. Sont traits : latenue des dossiers (10.1) et laccs linformation (10.2).

Voici les responsabilits du propritaire de lentreprise :

Sassurer que la tenue des dossiers du personnel seffectue conformment laprsente politique.

Sassurer que les dossiers du personnel sont jour.

Voici la responsabilit de lemploy :

Revoir rgulirement le contenu de son dossier afin de sassurer que les

renseignements sont exacts, jour et tenus conformment la prsente politique.

10.2Le stockage de linformation et laccs celle-ci10.2.1Lnonc de la politique

Lentreprise naccordera laccs aux dossiers du personnel quen cas de ncessit

relle. Les personnes qui pourraient avoir un motif lgitime de consulter les dossiers

sont le propritaire de lentreprise, les superviseurs et celles ayant des

responsabilits financires (p. ex., au sujet de la paie ou des avantages sociaux).

10.2.2 Les procdures

Les personnes autorises (voir lnonc de la politique) accderont uniquement auxrenseignements ncessaires laccomplissement de leurs tches. Par exemple, seules lespersonnes qui ont des responsabilits financires accderont aux renseignements au sujet desavantages sociaux.

Les employs ont le droit de consulter le contenu de leur dossier, dans son ensemble, toutmoment sous rserve dun dlai davis raisonnable, et dobtenir des exemplaires de tous les


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documents qui figurent leur dossier. Les employs peuvent aussi demander que desrenseignements soient inclus leur dossier (p. ex., des lettres de recommandation).

Lentreprise doit conserver les dossiers dans une zone scurise, sous cl. Elle doit sassurerquaucun renseignement nest copi, distribu ou retir de la zone scurise sans lapermission du propritaire de lentreprise.

La Loi sur la protection des renseignements personnels concerne la collecte, lutilisation, ladivulgation, la conservation et llimination des renseignements personnels de tous lesemploys des institutions gouvernementales fdrales, provinciales et municipales. Lesgouvernements doivent grer les renseignements au sujet de leurs employs dune manirequi tient compte des principes de confidentialit, dexactitude et de pertinence de la Loi sur la

protection des renseignements personnels.

Tel quil est nonc dans la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documentslectroniques (LPRPDE), le consentement de lemploy est requis pour la transmission desrenseignements qui le concernent un tiers en vue dun contrat ministriel, en particulier avecun ministre ou un organisme fdral ou avec une socit dtat.

Lentreprise doit se tenir au courant de toutes les lois en vigueur. De nombreuses provincesont leurs propres lois en matire de protection des renseignements personnels. En voiciquelques exemples :

LAlberta et la Colombie-Britannique : Personal Information Protection Act(PIPA)

La Colombie-Britannique : Freedom of Information and Protection of Privacy Act(FIOPPA)

Le Qubec : Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur priv(LPRPSP)

Les exigences en ce qui concerne la conservation des documents

Le propritaire de lentreprise doit conserver les documents pour une dure prcise dans lesrglements nationaux et provinciaux ou territoriaux voqus ci-dessous.

Nombre dannes pendant lesquelles les documents doivent

tre conservs

Canada 3 ans* (aprs le travail effectu et aussi aprs la cessation demploi)

Inclure les dates de dbut et de fin demploi

Alberta 3 ans (aprs la cration du document)

Colombie-Britannique 2 ans (aprs la cessation demploi)

Manitoba 3 ans (aprs la cration du document)

Nouveau-Brunswick 3 ans (aprs le travail effectu)

Terre-Neuve-et-Labrador 4 ans (aprs le travail effectu)


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Nombre dannes pendant lesquelles les documents doivent

tre conservs

Nouvelle-cosse 1 an (aprs le travail effectu)

Nunavut 2 ans (aprs la cration du document)

Ontario 3 ans* (aprs la cessation demploi ou aprs le travail effectu). Inclure lenom de lemploy, son adresse et la date de dbut demploi.

La date de dbut des 3 ans varie, selon les critres ci-dessous.

Au sujet des vacances : 3 ans aprs la cration du document

Lge de lemploy, le nombre dheures travailles chaque jour ou

semaine et les fiches de paie ou de salaire : 3 ans aprs les 18 ans delemploy ou sa cessation demploi, selon la premire ventualit

Au sujet des congs : 3 ans aprs la fin du cong

Les heures excdentaires et le calcul de la moyenne des heures :

3 ans aprs le dernier jour o lemploy a travaill en vertu delentente

.-P.-. 3 ans (aprs le travail effectu)

Qubec 3 ans (aprs le travail effectu)

Saskatchewan 5 ans (aprs la cessation demploi)

Yukon 1 an (aprs le travail effectu)

Source : Ceridian

10.2.3Les responsabilits

Voici la responsabilit du propritaire de lentreprise :

Veiller limiter laccs au dossier de lemploy et garantir la confidentialit de soncontenu.


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Le conseil dadministration est compos dexperts du domaine des RH : des chefs de direction, des directeurs financiers et des

directeurs scientifiques de partout au Canada qui possdent une exprience des finances et du secteur et qui reprsentent les

entreprises et les organisations de la bioconomie canadienne. BioTalent Canada nest pas une association mutuelle et compte donc

sur lorientation que lui fournit son dynamique conseil dadministration bnvole.

Bob Ingratta

Prsident

Fast-Trak Strategies

Vancouver (BC)

Franois Schubert

Directeur Gnral, Administration

LInstitut de recherche-Centre Universitaire de Sant McGill

Montral (QC)

Christopher Adams (trsorier)

AdamsRevers

Toronto (ON)

Norma K. Biln

Prsident-directeur gnral

Augurex Life Sciences Corp.

North Vancouver (BC)

Anne-Marie Bonneau

Vice-prsidente et directrice de l'exploitation

Aurelium BioPharma inc.

Montreal (QC)

Paul Braconnier

Prsident-directeur gnral et co-fondeur

Global IQ Inc.

Edmonton (AB)

Patrick Girouard

Prsident

AgroNovita Inc.

Ottawa (ON)

Denis Kay

Dirigeant principal scientifique

Neurodyn Inc.

Charlottetown (PE)

Wilf Keller

Prsident-directeur gnral

Genome Prairie et Ag-West Bio

Saskatoon (SK)

Steven Klein

Directeur, Dveloppement des Affaires

labopharm

Laval (QC)

Victor Knopov

Prsident et chef de lexploitation

Diversified Bio-Medics, Inc.

Richmond (BC)

Janet LeClair

Ressources humaines

Toronto Centre for Phenogenomics

Toronto (ON)

Linda Lupini

Vice-prsidente principale

Ressources humaines et dveloppement organisationnel

QLT inc.

Vancouver (BC)

Lucie Morin

Conseillre principale, ressources humaines

PEI BioAlliance

Charlottetown (PE)

Julia ORawe

VP adjointe, RH Canada et RH Mondiales Partenaire R&D

Sanofi Pasteur

Toronto (ON)

Jim Smith

Directeur gnral

Food Technology Centre, Prince Edward Island

Charlottetown (PE)

Lee D. Wilson

Professeur adjoint, dpartement de chimie

Universit de Saskatchewan

Saskatoon (SK)

Colette Rivet (Secrtaire)

Directrice excutive

BioTalent Canada

Ottawa (ON)

Un solide conseil dadministration

Rapports de BioTalent CanadaCrer des possibilits - Les besoins en ressources humaines dans les sous-secteurs de la bionergie, des biocarburants et de la

biotechnologie industrielle (2009)

Segmentation des donnes - Information sur le march du travail en biotechnologie au Canada, rgion par rgion (2008)

Regroupement des donnes Le rle essentiel des ressources humaines dans la bioconomie canadienne Un rapport sur le

march du travail (2008)

Combler le foss Offrir des occasions dentrer dans lindustrie de la bioconomie aux Autochtones du Canada (2008)

Faites lexprience de la biotechnologie Le Dfi BioTalent Sanofi-Aventis Former la main-douvre de demain (2008)

Le quotient de lexprience Comment sassurer que les jeunes diplms sont correctement prpars travailler au sein du

secteur de la bioconomie (2008)

tablir la squence Le march du travail dans la bioconomie canadienne (2007)

Titres des postes en biotechnologie (2007)

Reconnatre le talent Les professionnels forms ltranger : des comptences qui sintgrent une bioconomie dynamique


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www.biotalent.ca Tlphone: 613-235-1402

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