Chargé de communication Programme Mars 2007Centre de documentation

DOCUMENTS DE PROJETSCOMMUNICATION PROGRAMME

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FICHES DESCRIPTIVESCONSEILS REDACTIONNELS

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SOMMAIRE

DOCUMENTS DE PROJETS

STRATEGIE PLURIANNUELLE DU PROGRAMME p. 4RAPPORT DE MISSION EXPLORATOIRE p. 5FICHE PROJET p. 6RAPPORT DE FIN DE MISSION p. 7RAPPORT D’EVALUATION p. 8DOCUMENT DE CAPITALISATION p. 9CONSEILS REDACTIONNELS DE BASE p .10

COMMUNICATION PROGRAMME

BRIEFING COMMUNICATION POUR LES EXPATRIES p. 12LES RELATIONS PRESSE / LE COMMUNIQUE DE PRESSE p. 14LES RELATIONS AVEC LES PHOTOGRAPHES p. 17HOW TO MAKE A NEWSLETTER ? p. 20HOW TO MAKE A PRESENTATION LEAFLET ? p. 23INTERVIEWS p. 27TOURNAGE p. 33

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DOCUMENTS DE PROJETS

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STRATEGIE PLURIANNUELLE DU PROGRAMME

DENOMINATION la plus utilisée : Cadre stratégique pluriannuel

Autres dénominations :

Accord Cadre Stratégique Cadre stratégique du programme Revue de programme

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CONTENU DU DOCUMENT

Vision d' HI par rapport au développement du programmeMandat précis des actions par zone d'interventionContraintesRisques et aléasScenarii alternatifs

AIDES REDACTIONNELLES :

NOM : guide d’élaboration des stratégies pluriannuellesLOCALISATION :Intranet/Actions et métiers/Actions/ Docs de référence Programmes

LIEUX DE CONSERVATION :

Actuel : RP/ DP

RAPPORT DE MISSION EXPLORATOIRE

DENOMINATION usuelle : rapport de mission exploratoire

Autre dénomination   : étude de faisabilité

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CONTENU du document :

Situation et contexte de la zone explorée à un moment donnéDonnées géopolitiques, démographiques, politiques, économiques, sociales, sanitaires, etc.Informations spécifiques aux personnes handicapées et/ou en situation de vulnérabilitéPossibilités d'action et objectifs (Termes de référence)

REDACTEURS/AIDES REDACTIONNELLES :

RT / RP / (DP)NOM : Guide Analyse Situation Besoins,1996 + version actualisée 2004

LOCALISATION : CD-Rom méthodologie

CD ROM Méthodologie DESTINATAIRES :

RT /RP /(DP) / (CDP)

LIEUX DE CONSERVATION:

RP/Terrain

FICHE PROJETDENOMINATION usuelle : fiche projetAutre dénomination : concept paper

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CONTENU du document :

Présentation des grandes lignes et des principaux objectifs, ainsi que des stratégies et motivations concernant le projet.

Titre du programmeDescription succincte de l'actionLocalisation détailléeHistorique de l'actionBénéficiaires de l'actionPartenaires locaux de l'actionDescription de la situation existante et des buts poursuivisMesures envisagées pour atteindre les buts poursuivisRessources humaines et moyens matériels et techniques prévus pour la réalisation de l'actionCalendrier de l'actionAcceptation de l'action par une autorité locale compétenteViabilité de l'action après sa réalisationInformations relatives à l'évaluation (échéances, acteurs)Sensibilisation de l'opinion publiquePlan de financement pour la durée totale de l'action (budget prévisionnel)Annexes (organigramme, contacts, cartes, statistiques, etc.)

REDACTEURS/AIDES REDACTIONNELLES :

RP / DP / Cdp / RTNOM : Outils PSE projetLOCALISATION : Intranet/Actions et métiers/Métiers/Documents de référence/Méthodologie documents de référence

DESTINATAIRES

RP / DP/ Cdp/ RT

LIEUX DE CONSERVATION

RP/Terrain

RAPPORT DE FIN DE MISSION

Dénomination usuelle   : Rapport de fin de mission

Autres dénominations   :

Rapport final de projet Rapport de passation

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CONTENU du document

Compte-rendu global du projet et des activitésAnalyse des difficultésRetour personnelConseils et recommandationsSituation générale et contexte de l'actionRappel de la situation initiale et des objectifs de départCompte-rendu des activitésDescription des relations avec partenaires et acteursBilan et analyse des difficultésRecommandations et conseils pour la suitePerspectivesImpressions personnellesAnnexes (liste et localisation des documents de référence concernant le projet) AIDES REDACTIONNELLESDP / CdpPAS D’AIDE REDACTIONNELLE

DESTINATAIRES :

DP / cdp

LIEUX DE CONSERVATION

Actuel : RP / (RH)/Terrain

RAPPORT D’EVALUATION

Dénomination usuelle   : Rapport d’évaluation

Autres dénominations   :

Evaluation externe / Rapport de mission d'évaluation

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CONTENU du document

Historique du projetObjectifs et résultats attendus de l'évaluationIndicateurs de mesure des résultatsMéthodologieEtat des lieuxAnalyse du projet (impacts, pertinence, efficience, efficacité, viabilité)Conclusions et recommandationsAnnexes (termes de référence, notes méthodologiques)

REDACTEURS/AIDES REDACTIONNELLES

RT (évaluation interne) / Evaluateur externeCD-Rom Méthodologie partie Evaluation

DESTINATAIRES :

Cdp / DP / RP / (RT)

LIEUX DE CONSERVATION

RP/RT/Terrain

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DOCUMENT DE CAPITALISATION

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CONTENU Document relatant une expérience à laquelle HI à pris part

AIDES REDACTIONNELLES

NOM :Capitalisation d’expériences…expériences de capitalisation : comment passer de la volonté à l’action ?LOCALISATION : Intranet/ Programmes et méthodes/ Domaines techniques/ Ressources méthodologiques et documentaires/PSE

DESTINATAIRES

Les partenaires du projetLes organisations engagées dans le même type d’actions RP/RT/Centre de documentation

LIEU DE CONSERVATION :

Centre de documentation/RT/Cdp

Conseils de base pour toute rédaction de document

Intégrer un sommaire, Insérer des notes de bas de page s’il y a lieu, Légender les schémas et cartes, Faire une bibliographie, Penser à aérer le texte, Changer éventuellement de police pour mettre en relief certaines informations, Penser aux crédits photos, Eviter tout vocabulaire trop technique sans qu’il soit expliqué et tout vocabulaire affectif.

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LES INDISPENSABLES

Citer le nom de l’auteur du document.Citer le lieu de création du documentDonner la date de création du document.Préciser de quel type de document il s’agit : un guide, un rapport…Rédiger avec des caractères supérieurs à 10.Paginer le document.Intégrer un index des sigles.Eviter les fautes de grammaire et d’orthographe Préciser sur la page de couverture si la version du document est définitive ou provisoire.Préciser si le document est destiné à un usage interne ou non.Insérer le logo de Handicap International et s’il y a lieu celui des bailleurs qui ont participé au projet. ( pour télécharger le logo HI en différents formats voir intranet/publications HI/ charte graphique)

POUR VOUS AIDER DANS VOTRE REDACTION

Consulter les aides rédactionnelles dont la localisation est indiquée sur les fiches récapitulatives.

NE PAS OUBLIER DE DIFFUSER LE DOCUMENT AUX PERSONNES CONCERNEES (cf. la rubrique diffusion de la page précédente)

COMMUNICATION PROGRAMME

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BRIEFING COMMUNICATION POUR LES EXPATRIES

* La communication fait partie intégrante des missions de Handicap International. Le rôle de plaidoyer (en faveur des personnes handicapées, contre les mines et les sous-munitions…) est inscrit dans les statuts de l’association. La communication répond par ailleurs à une nécessité : la collecte de fonds, indispensable à la mise en œuvre d’actions, s’appuie sur une notoriété et une image patiemment construite à travers une relation permanente avec les médias et les différents publics de l’association : donateurs, grand public, bailleurs, partenaires, institutions.

* Les expatriés et la communication : des témoins, des acteurs, des relais

Toute communication doit se faire dans le respect des principes et des procédures de l’association et tout contact avec des médias est soumis à l’accord du chef de mission.

Si un expatrié transmet des textes et des photos à l’association, il donne son accord de principe pour céder à Handicap International ses droits d’auteur pour une utilisation éventuelle sur tout support de Handicap International ou pour tout média – sauf avis contraire de sa part exprimé par écrit.

- Rédaction de cas, de témoignages, de journaux de bord

Les expatriés sont vivement encouragés à apporter leur témoignage sous diverses formes.

Le témoignage des expatriés ne peut être partagé avec l’extérieur qu’avec l’accord de l’association (chef de mission sur le terrain, ou siège après le retour de l’expatrié).

- Réalisation de photos ou de films

Il va de soi que la réalisation d’illustrations visuelles ne peut se faire qu’avec l’accord des personnes photographiées ou filmées, et dans le respect de leur dignité. Idéalement, cet accord est obtenu par écrit et des modèles de documents peuvent vous être fournis. Chaque photo ou chaque extrait vidéo doit être un minimum légendé ou resitué dans son contexte (sujet, lieu, date...).L'auteur des images doit être clairement identifié, pour des questions de crédits obligatoires et de droits.Toute diffusion vers l’extérieur d’images réalisées dans le cadre d’une mission Handicap international doit être soumise à l’approbation de l’association (chef de mission sur le terrain, ou siège après le retour de l’expatrié).

- Réponse aux différentes sollicitations médiatiques (presse locale, nationale ou internationale, photographes…).

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Même si elle n’est pas au cœur de la fonction de chaque expatrié, la communication est partie intégrante de sa mission, en tant que membre de l’association. Il s’agit d’une tâche complexe qui nécessite de la disponibilité, de l’adaptabilité et le respect de certaines règles, précisées dans ce document.

Tout contact avec des journalistes doit être soumis au chef de mission. Il est important d’informer le siège des contacts avec la presse internationale. Ne pas hésiter à demander conseil au service communication du siège.

L’accès aux journalistes est strict :- les propos en off, « entre nous », hors micro ou hors caméra n’existent pas. « Tout ce que vous direz pourra être retenu contre vous ! » (Ou plutôt : « contre Handicap International ».)- dans le cadre d’interviews, un seul message doit être véhiculé : celui de Handicap International. Il doit donc respecter les principes de l’association (neutre, apolitique, aconfessionnel, etc.). Ceci implique de ne pas tenir de propos désobligeants envers l'association et ses mandats, nos partenaires et les autorités du pays dans lequel vous intervenez. Certains propos peuvent mettre en danger les équipes (par exemple, les prises de position sur un contexte politique).

Concernant les sollicitations de photographes, il est toujours utile de demander au siège si la réputation du photographe vaut la peine de répondre favorablement à sa demande. Dans le cas où un photographe demande à faire des photos de nos actions, lui faire signer une convention afin que Handicap International puisse utiliser ses photos. Les conventions sont disponibles sur demande au service communication du siège.

- De retour du terrain

L’expatrié pourra, à son retour de mission, faire l’objet de sollicitations diverses (presse, sections, antennes, parrains, etc.) : interviews, rencontres avec les donateurs ou parrains… Les contacts avec les médias doivent toujours intervenir en liaison avec le siège.

DANS TOUS LES CAS

N’hésitez pas à demander conseil au service Communication programmes du siège.En outre, le siège a besoin d’être tenu au courant des sollicitations que vous recevez, émanant de médias internationaux, afin de pouvoir éventuellement saisir une opportunité. Merci d’avance de nous tenir informés.

D’avance merci pour votre disponibilité vis-à-vis des éventuelles sollicitations du service communication !

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Contacts :

Communication programmes : Sylvain Ogiersogier@handicap-international.org - +33 (0)4 72 76 12 64

Service presse : Sophie Couturierscouturier@handicap-international.org - +33 (0)1 43 14 87 02

LES RELATIONS PRESSE / LE COMMUNIQUE DE PRESSE

Les relations presse

Parmi les différents outils de la communication, les relations presse visent l’optimisation des échanges avec les journalistes. S’inscrivant dans la durée, elles se traduisent par la transmission d’informations d’une organisation souhaitant assurer la promotion de ses activités vers un journaliste désireux de donner à son lecteur/auditeur/téléspectateur une information de qualité, originale et en adéquation avec les attentes de ce dernier.

Il est question ici d’information, à distinguer de la publicité. La condition obligatoire pour une bonne relation avec la presse est d'avoir vraiment quelque chose d’intéressant à dire, susceptible de motiver un public déterminé. Une bonne manière de savoir si l'on peut intéresser un journaliste est de se poser la question : « Si j’étais à la place du lecteur/auditeur/téléspectateur, aurais-je envie de lire, de regarder ou d’entendre ce qui est raconté ? » Si la réponse est « non », il faut alors se demander : « Comment pourrais-je le raconter pour que cela devienne intéressant ? »

Il n'est donc pas nécessaire de disposer de gros moyens mais on n’insistera jamais assez, en revanche, sur la nécessité absolue de se mettre à la place des gens auxquels on veut s’adresser, de capter intelligemment l'intérêt des journalistes, de trouver le bon angle et les formulations appropriées. Adressez-vous à votre interlocuteur dans son propre langage, quitte à « appauvrir votre pensée » ! Jargon technique et acronymes sont évidemment à bannir. Ce qui compte, ce n’est pas ce que vous avez envie de dire, c’est ce que les gens vont en retenir.

Enfin, lorsque l'on s'engage dans cette démarche, il faut en mesurer clairement les avantages et les risques (détournement ou déformation de l’information, potentiellement nuisibles à l’image de l’association).

Le communiqué de presse

Le communiqué de presse est l’outil d’intervention de base auprès des médias. Instrument simple et peu coûteux, il délivre une information facile et rapide d’accès. C’est un bon outil de travail, qui présente néanmoins deux inconvénients :

Son caractère banal, passe-partout : chaque jour, les rédactions reçoivent des dizaines de communiqués de presse.

Sa nécessaire brièveté : limité à quelques paragraphes, une page maximum, il se concentre sur une seule information, que les journalistes vous demanderont souvent d’illustrer ou de développer dans le cadre d’interviews.

On transmet un communiqué aux médias locaux (journaux, stations radios, etc.) chaque fois que l’on veut diffuser une information d’intérêt public, notamment :

la mise en œuvre d’une action d’urgence ; une action de plaidoyer (sensibilisation et mobilisation de l’opinion publique autour d’une

cause) ; le démarrage ou les résultats d’un projet ; la mise en place de nouveaux partenariats ; la tenue d’une conférence, d’un séminaire, d’un atelier, et les résultats qui en sont attendus/issus ; la parution d’une nouvelle publication (annuaire des associations de personnes handicapées ou

autre, la sortie d’un nouvel outil méthodologique, de sensibilisation, etc.)…

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Les principaux éléments d'un communiqué de presse

Le communiqué doit contenir l'essentiel de l'information, y compris le nom de votre organisation, son but, ses activités et qui contacter pour plus d'informations.

Le logo. Placez-le à l'endroit habituel, c'est-à-dire en haut de la page, dans le coin gauche. C'est un rappel visuel que vous devriez utiliser sur tout document à usage public.

Le titre : c’est la partie la plus importante du communiqué. Il doit servir à «accrocher» l’attention. Un titre bien conçu ne manquera pas de frapper le lecteur, qui voudra en savoir davantage. Le titre doit être informatif et invitant, bref et captivant, sans être choquant ou sensationnel.

La date et le lieu : la date figurant sur le communiqué doit correspondre à celle qui est prévue pour sa diffusion. Il est important d’indiquer un lieu, de localiser l’information délivrée, ce qui permet une analyse rapide de l’info et éventuellement permet qu’elle soit acheminée vers le bon destinataire.

Le lead (ou chapeau) : le plus souvent en gras, précédant un article (« coiffant » celui-ci), il livre l'information essentielle, comme un résumé. Les lecteurs pressés se contentent souvent de lire le chapeau pour connaître l’essentiel des nouvelles, et déterminer s’il vaut la peine de poursuivre la lecture. Après le titre, le premier paragraphe constitue la partie essentielle du communiqué. Il doit contenir des réponses aux cinq questions de référence (c’est la règle des « 5 W ») :

Who : De qui s’agit-il ? Qui est concerné par la nouvelle ?What : De quoi s’agit-il ? Que faut-il expliquer ? Que faut-il dénoncer ?When : Quand l’événement aura-t-il lieu ? Quand le problème a-t-il surgi ?Where : Où cela se passe-t-il ?Why : Pourquoi cette situation a-t-elle lieu ? Que révèle-t-elle ?

Suite et fin : un communiqué n’a pas forcément de véritable conclusion. C’est à la fin que l’on présente le contexte dans lequel s’inscrit l’information principale. On peut évoquer des perspectives, quand il y a lieu. La fin est aussi une très bonne occasion de rappeler qui est Handicap International, ce que fait l’association dans la région concernée par l’info principale – ce peut être fait dans un encadré, en caractères plus petits, en italiques, etc. pour signifier que c’est une fiche d’identité récurrente.

Les coordonnées des personnes ressources : veiller à fournir le nom et le numéro de téléphone de la personne avec laquelle le lecteur pourra communiquer pour obtenir de plus amples renseignements (attaché de presse ou porte-parole). On peut également indiquer l’adresse électronique et le site Web.

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Comme le lecteur ne lira pas nécessairement le communiqué en entier, réservez les informations d’intérêt secondaire pour la fin. C’est la technique de « la pyramide inversée » : l'information est placée par ordre décroissant d'importance. On donne le cœur de l’information en premier, tous les détails et les précisions en second, et ensuite seulement la présentation du contexte, des éventuels développements prévus.

En résumé, un communiqué bien rédigé doit être bref, intéressant, accessible, clair, concret. Le vocabulaire doit être adapté. Les phrases doivent être courtes, la langue impeccable et la présentation soignée. Une attention toute particulière doit être portée à la rédaction du communiqué de presse ; n’oubliez jamais qu’une fois le communiqué émis, il ne vous appartient plus !

Si vous êtes familiers des dépêches d’agence de presse que l’on trouve très facilement sur Internet, imaginez que votre communiqué doit pouvoir être repris mot à mot dans une dépêche.

Diffuser un communiqué de presse

Une recherche Internet peut être utile pour vous constituer rapidement une premier fichier. Plus simplement encore, repérez les principaux médias (presse écrite, radio, télévision) que vous souhaitez informer, achetez les journaux et magazines qui vous intéressent et rechercher les coordonnées des radios et télévisions dans l’annuaire téléphonique.

Un communiqué de presse qui n'est adressé à personne en particulier finit généralement dans la poubelle. Dans toute la mesure du possible, il est préférable de l'envoyer à des individus clairement identifiés. N’hésitez pas à contacter les médias par téléphone pour savoir à qui envoyer votre information.

Capitaliser les contacts même fortuits que vous pouvez avoir avec les journalistes. Appelez- les pour les inviter à assister à un événement, les prévenir que vous allez leur faire parvenir des informations. Une fois l'envoi fait par télécopieur ou courriel, vous pouvez appeler à nouveau pour vous assurer qu'il a bien été reçu et qu'il répond à toutes les questions que se pose le journaliste.

On peut parfois envisager d'exploiter pour le même événement, plusieurs communiqués de presse, utilisant chacun "un angle différent" selon la cible de journalistes retenus.

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Quelques conseils pour entretenir de bonnes relations avec la presse

* Toujours se mettre à la place de ses interlocuteurs, pour leur donner les meilleures raisons d'écouter. Etudier leurs centres d'intérêt et agir en conséquence.

* Pour qu'un journaliste écrive un article à votre sujet, il faut lui donner de bonnes raisons de le faire, souligner l’importance de votre propos, lui fournir des informations qui concernent son domaine de compétence quand il s’agit d’un journaliste spécialisé.

* Préparer ses entrevues avec les journalistes, s’exercer à être clair et concis car les journalistes ont souvent peu de temps.

* Garantir la qualité des informations transmises tant sur le fond que sur la forme. Lorsque des photos sont jointes, elles doivent absolument être d'excellente qualité, créditées et légendées.

* Ne pas négliger le suivi. Régulièrement, rien ne sert d'envoyer des communiqués si on perd le contact et qu'on ne suscite pas une demande de compléments d'informations. Ne pas oublier que l'on est pas seul à communiquer. Chaque journaliste reçoit des dizaines de communiqués et de dossiers de presse chaque semaine.

Contacts :

Communication programmes : Sylvain Ogiersogier@handicap-international.org - +33 (0)4 72 76 12 64

Service presse : Sophie Couturierscouturier@handicap-international.org - +33 (0)1 43 14 87 02

LES RELATIONS AVEC LES PHOTOGRAPHES

Deux cas de figure se présentent régulièrement :

- Des photographes entrent directement en contact avec les équipes terrain dans le but de réaliser un reportage sur nos actions et/ou de bénéficier de leur appui.

- Certaines missions mandatent des photographes pour disposer d’images de qualité professionnelle pour illustrer leurs activités.

Les photographes qui couvrent nos actions peuvent nous céder le droit d’utiliser tout ou partie des photos qu'ils réalisent. C'est en général bien accepté par les photographes, d'autant mieux qu'ils nous demandent régulièrement de petits services : disponibilité, transport, hébergement...

Pour cela, une convention doit être signée, précisant les droits et obligations de chaque partie. En général, ces conventions sont signées par le siège avant le reportage, quelquefois a posteriori. Nous pouvons envoyer aux missions concernées un modèle de document. Mais il est plus difficile de revendiquer des droits pour HI une fois que les photos sont faites.

Quelles sont les questions à (se) poser ?

1) Quel est le «   calibre   » du photographe en question   ? - Photographe amateur mais très motivé ? Photographe free lance sans références particulières ?

Photographe professionnel qui collabore régulièrement avec des agences reconnues ? Une « star » de la profession ?

- Pour quelle agence ou quel média travaille-t-il ?- Comment compte-t-il diffuser son travail ?- Allons-nous pouvoir utiliser tout ou partie de ses photos pour notre propre compte ?

Sur la base de ces informations, nous pouvons éventuellement refuser de le recevoir sur nos terrains d'action. (C'est rare, mais possible.) Dans tous les cas, il vaut mieux consacrer du temps à des photographes d'un certain niveau. Les photographes amateurs qui veulent se faire de la publicité à travers l'action humanitaire sont légions.

Quand des professionnels chevronnés vous contactent, ils donnent en général les références d’un site Internet présentant leurs travaux, donnent des éléments de leur CV. Si ce n’est pas le cas, une recherche sur Internet donne en général de bons résultats, quand le photographe vit de son métier.

2) Quel est son projet précis   ? - Un reportage sur les actions de HI ?

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- Un reportage sur une thématique abordée par HI dans votre pays d’interventions (ex. : les mines dans les Balkans) ?

- Un reportage sur une thématique qui n’a rien à voir avec HI, mais pour laquelle vous pouvez être facilitateur (par votre connaissance du terrain, par votre carnet d’adresses, etc.) ?

Là aussi, les demandes précises et clairement formulées sont plutôt des gages de sérieux.

3) Quel intérêt pour l’association   ? - Quelquefois, l’intérêt est faible : photographe inconnu au bataillon, pas très sérieux, pas très

professionnel… Beaucoup de temps perdu pour pas grand-chose. - Si le photographe a reçu une commande de photos de la part d’un magazine à gros tirage,

l’intérêt est évident : la visibilité et la notoriété de HI. - Dans la plupart des cas, le photographe travaille en général pour lui et vendra ses travaux par la

suite, sans aucune garantie de diffusion. L’intérêt réside principalement dans le fait de pouvoir utiliser ses photos.

Vous pouvez avoir identifié certains besoins sur le terrain, pour vos rapports et vos plaquettes de présentation, par exemple. Le siège et les sections en ont d’autres : ils communiquent sur les programmes à travers différents supports de communications (magazines pour les donateurs, rapport d’activités, sites Internet, mailings de collecte de fond, etc.). L’association peut demander expressément à l’avance que certaines photos spécifiques soient réalisées pour son compte.

Pour éviter tout problème et permettre l’utilisation la plus large possible des photos par l’association, il faut impérativement établir une convention, dont le modèle vous est transmis par la photothèque du siège.

4) Quels sont les engagements réciproques entre HI et le photographe   ?

Ils sont précisés dans la convention. Exemples d’engagements concernant le photographe :

- Le photographe permet à HI d’utiliser toutes ses photos, sur tous les supports de l’association et dans quel n’importe quel autre média, pour une durée illimitée.

- Ou alors il ne permet d’utiliser que certaines photos, sur certains supports HI (hors collecte de fonds, par exemple), pour une durée limitée.

Exemples d’engagements concernant HI :- HI n’a rien à faire, si ce n’est l’autoriser à visiter ses activités.- HI met à sa disposition un accompagnateur, un véhicule avec chauffeur, un traducteur… - HI assure son hébergement.- HI paie son billet d’avion et son per diem.

Dans tous les cas, HI veillera à ce que les photos utilisées soient créditées correctement.

N.B. : les droits d’auteur sont inaliénables ; les photos appartiennent donc toujours à leur auteur, qui peut céder le droit de les utiliser. Les recadrages des photos sont interdits, sauf accord préalable de l’auteur.

5) Comment procéder   ?

Si vous jugez opportun de collaborer avec le photographe, demandez un modèle de convention à la photothèque du siège et, avec l’aide de cette dernière, adaptez-le en fonction de vos besoins et possibilités.

Ce protocole d’accord doit être signé par le directeur de la communication au siège. (C’est le meilleur moyen pour que le siège récupère les photos, à terme, et ça vous évite une partie du travail et les

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potentiels ennuis juridiques.) Envoyez trois exemplaires du protocole, signés et paraphés par le photographe, à la photothèque : une fois signés et paraphés par le directeur de la communication, un exemplaire sera archivé par la photothèque, les deux autres vous seront retournés (pour le photographe et votre programme).

DANS TOUS LES CAS

N’hésitez pas à demander conseil au siège (à la photothèque ou à la communication programmes) :- pour évaluer la notoriété du photographe et l’intérêt de son projet ; - évaluer les besoins de l’association en termes de photos, au sujet de votre programme ou des

thématiques sur lesquelles vous travaillez ; - à propos du protocole d’accord à établir avec le photographe.

Le siège a besoin d’être tenu au courant des sollicitations que vous recevez, émanant de photographes internationaux, afin de pouvoir éventuellement saisir une opportunité. Merci d’avance de nous tenir informés.

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Contacts

Photothèque : Laethicia Lamotte : vcharbonnier@handicap-international.org - +33 (0)4 72 76 12 72

Communication programmes : Sylvain Ogier – sogier@handicap-international.org - +33 (0)4 72 76 12 64

HOW TO MAKE A NEWSLETTER ?

A newsletter is a documentation and communication product that provides a regular update about an

organisation or a project.

It can be used to raise the profile of your programme, share its work and promote its position on topical issues.

It can include factual information and stories about a wide range of subjects, including projects, people, policies, partnerships, points of view, resources or future events.

It can be used to communicate information both within an organisation and externally.

It follows the same basic format for each edition.

It is issued regularly, for example every month, quarter or year.

It can be as short as one page or as long as twelve pages plus. But it should only be as long as is necessary and possible, considering the resources of your programme.

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Key questions to ask before developing a newsletter are:

Why is your newsletter published? Answering that will help you decide what to include and how to handle it.

Who are the priority audiences for the newsletter? What difference does that make to its content and style?

Who will take decisions about the newsletter – such as what information to include and what views to promote? How will they get input, ideas and agreement from others?

How long will it be and how often will the newsletter be produced? Will you have enough time and resources to keep producing it regularly?

Before starting with the first issue, you should draft the table of contents of the first four issues.

STRUCTURE AND CONTENT

PAGE 1

CONTENT HI logo, Name of newsletter; date;

edition number. Content list Introduction to HI/your programme. Lead article – outlining HI’s/your

programme’s experiences and position on the chosen theme; clear heading; photo; fact box.

Make sure that your newsletter is easy to use and has clear structure for its readers to follow. For example, number the pages and include a contents list.

You can think of a name for your newsletter that has a connection to your programme. Make sure that it is easy to remember and is not being used by another group.

Choose a theme for your lead article that is topical, interesting for the readers and relevant to your work.

Don’t write articles that are too long. Focus on two or three key messages, and use short paragraphs, photos and boxes to make the text attractive and easy to read. Keep your language simple, and encourage those contributing to the letter or being interviewed to do the same. Avoid abbreviations and jargon.

PAGE 2

CONTENTFour to six brief news updates about your

country, your programme and its activities.

Make sure that your newsletter includes news! Keep updates brief, topical and relevant to readers.

PAGE 3

CONTENTCase study of a project

or community member showing what the chosen theme means in practice;

photo.

Use strong case studies to illustrate your theme.

PAGE 4-5 CONTENT

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Interview with a local stakeholder – sharing their views about the chosen theme.

Let a variety of staff members, community members, local leaders and other stakeholders contribute their ideas and information to the newsletter.

PAGE 6

CONTENT4-6 brief news updates about other

disability/mine action work nationally and internationally.

Use visuals to liven up your newsletter. Make sure that each one illustrates a specific point and has a caption explaining what it is. Photos must be credited (copyright, name of the photographer)

PAGE 7

CONTENT Letters from readers. Lists of resources – such as training

materials and data updates.

Make sure that the style of your newsletter complements HI’s / your programme’s other materials, such as leaflets and annual reports.

PAGE 8

CONTENT Calendar of events. Contact details for your programme

and the newsletter.

Let people know how they can give feedback about the newsletter or get more copies.

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HOW TO MAKE A PRESENTATION LEAFLET ?

It can be used to promote your programme and its work, publicise services or events, and communicate specific messages.

It contains brief and clear information to provide a clear and simple overview rather than a detailed description.

It can target very broad audiences (such as the general public) or very specific audiences (such as donors).

It is short – usually no more than two sides of A4 paper (the size of this page), and often folded twice.

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A leaflet is a documentation and communication product that provides an introduction to and an overview of your programme or a specific project.

Key questions to ask before developing a leaflet are:

Is the audience for the leaflet general or specific? How does this affect the type of information you need to include?

What image or “look” do you want the leaflet to present of your programme? Will it match the image in your other communications materials?

How many copies of the leaflet will you need to print? How does this affect the style you choose – such as the number of colours and the type of paper?

How are you going to disseminate the leaflet? What is the right shape of leaflet for your dissemination needs – for example to fit a specific size of envelope or leaflet dispenser?

Think of checking for ideas in other programmes, at head office, in other NGOs or on the web.

FRONT COVERCONTENT

HI Logo and name of your programme Graphic illustration: photo, map… Other: headline?

The front cover needs to have high and immediate visual impact. Find the right picture for the front cover and it will hook casual lookers. Make sure that HI’s logo and the name of your programme stand out. Save your more detailed information for the internal panels.

If you write a headline, it should always stand up to the all-important question: “Why should your audience bother with this?” If it doesn’t, most people won’t read another word. Write a headline that will grab readers who aren’t yet convinced of your message’s importance. If you’ve got a great picture, make the headline low from the picture. Once you’ve written a headline, organize your main points of the next pages so that they flow nicely from the headline.

PAGE 1

CONTENT Brief history of HI and/or

your programme HI’s/your programme’s mission HI’s/your programme’s aims

When a leaflet’s well organized, people can see what it covers before they read all the details. The leaflet looks inviting, and it’s easy to refer back to the main points and remember them.

In pages 1 to 4, turn the key points into subheadings. A headline (plus a graphic illustration) attracts people; subheadings outline the key points; and a short paragraph or two explains each point. Narrow your focus down to one key point per page, for instance, and then develop a few examples that explain the main idea. Market the work done in your programme by clearly stating what is special about it and what you have achieved.

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First key activity of your programme Example to illustrate the activity Illustration: photo, graph, quotation…

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Use clear and simple graphic illustrations (photos, maps, graphs and charts). They should not be just decorations, they should carry information. Carefully chosen pictures help illustrate key points, so people can tell what your programme is doing just by looking. Prefer pictures with a clear link to your activity, with aesthetic and/or emotional appeal. Pictures should always be credited (copyright, photographer’s name) and are often better understood with a caption. Maps are good too, as along they are specific to your activity. A country map is nice but useless if it doesn’t show where you work, for instance.

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Second key activity of your programme Example to illustrate the activity Illustration: photo, chart, quotation…

Leaflet writing: write and rewrite. Keep refining the exact wording and be merciless in cutting every unneeded word or phrase. A good leaflet comes across as simpler and more orderly than real life is. You must simplify some points and leave out others to make information fit your format. A leaflet that comes across as clear and obvious to most readers takes time and sweat to write - it’s much easier to put out a leaflet that will confuse and overwhelm readers! Consciously reach out to all potential readers. If the audience isn’t foremost in your mind, you’ll publish something you and your colleagues can enjoy, but which will strike most people as jargon. Of course, avoid spelling, grammatical or typing errors that would give a bad impression of Handicap International.

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Third key activity of your programme Example to illustrate the activity Illustration: photo, graph, chart…

Space: no leaflet should be jam-packed with type. Leave margins of space all around each page, and leave extra space around the headline and subheadings. Space makes things look relaxing and easy to read, and empty areas attract attention. Style: avoid over-designing your leaflet with a style that looks very expensive or technical, as this may give a false impression of Handicap International. Use a design that will be attractive to your audiences and make your leaflet stand out from others. Keep your text simple and clear, and focus on making your leaflet a quick and exciting read.

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CONTENT

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Contact details Date of printing Other: list of partners, list of donors,

registration number…

On the back page, give your contact details so that readers can get in touch to request further information or to offer support. You can also include official information about your programme – such as your registration number, for instance. Don’t use information that might quickly become out of date – such as income and members of staff. Otherwise, you will have to keep reprinting the leaflet. Still it is a good idea to mention the year of printing, to assess the topicality of the information contained in the leaflet.

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INTERVIEWS

Programme Communications Tip SheetINTERVIEWS

IN SHORT: Anticipate the questions and prepare / Have a single message / Promote HI and your work / Speak clearly and to the target audience / Give examples, personal experience, figures, quotes, analogies… / Project a good image, even when under attack / Practice

General guidelinesGeneral guidelines 11To go furtherTo go further 22Five interview failuresFive interview failures 44Post-interview evaluationPost-interview evaluation 55Difficult or unfair questionsDifficult or unfair questions 55

GENERAL GUIDELINES

The opportunity to deliver a crucial awareness message, invite people to support your action or to promote an event is one you can't afford to miss because of a bad hair day. Here are some simple guidelines that will help you look good on TV, be the person quoted in the next day's newspaper and, most importantly, get your message across successfully.

IF THE INTERVIEW IS RECORDED AND EDITED (AUDIO AND VIDEO)…

. The questions of the journalist will not appear in the final version.

. As a consequence , very short and implicit answers are a NO-NO.Example: - “When did your programme start?”- “In 1996.” This “in 1996” piece of answer is not something the journalist can use when he edits the interview.. Same goes with answers starting with “Yes, …” or “No,…”Example: - “Is HI involved in primary health care activities?”- “No, we don’t do that.” . What are you supposed to do then? Make a full sentence rephrasing all the elements of the question.Example:- “When did your programme start?”- “Handicap International started its programme in 1996.” - “Is HI involved in primary health care activities?”- “Handicap International is not involved in primary health care activities.”

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Or better: “In Sierra Leone, Handicap International is involved in physical rehabilitation for physically disabled people and in psychological support.” There, you make your point, and it will appear in the interview.

1 - Anticipate and know your stuff1 - Anticipate and know your stuffAnticipate questions and prepare answers. Learn about the medium, reporter and audience well before the interview. Know the reporter's story needs. Make sure that you have obtained in advance the parameters of the interview. The reporter wants a knowledgeable and interesting spokesperson. Make sure you have the latest facts and figures. Review your information prior to the interview. The trick is to know what is "news" and to have a local angle. Anticipate difficult questions. Make your answer a positive statement, rather than a response to what might be a negative tone of the question.

2 - 2 - Have a single messageHave a single messageA very important piece of advice is “make one point strong”. Give this message with repetition. Phase it differently, with additional detail, frame the answer differently, but keep focused on your message. You can prepare three or four points you want to make, including effective Handicap International "tie-ins" to the interview topic. State them at the beginning of the interview. Practice short, catchy sentences involving your main points that the writer could pick up easily as quotes for the story. Stay alert and in control. Distill your message. Keep a clear agenda. Know what you wish to accomplish and what you want to say.

3 - Plug your organization3 - Plug your organizationDo not forget HI visibility (t-shirts, etc.)! Be sure to refer to “Handicap International” by its full name, not an acronym (“HI”). Know the address and phone number of your organization by heart. Do not speak on behalf of others (e.g. governments), but always on behalf of your own organisation. Keep your personal opinion out of the interview.

4 - Speak clearly and to the target audience4 - Speak clearly and to the target audience The audience come first! Speak to the audience of the medium. Sometimes the journalist may understand you, but the audience may not. Use clear language. Avoid jargon, technical terms and acronyms. These have little meaning to the audience. If a technical term must be used, explain it.Don't talk too fast or for too long. Make your point immediately and concisely. State conclusions first, then explain your point.You probably won't have time to build a lengthy argument that concludes with your point.

5 - Bring life to what you say5 - Bring life to what you say Everybody likes a story - they are excellent ways to make a point. But don't ramble. Be assertive. Support your statement. Be colorful. Qualify statements through examples whenever possible. "Last year Handicap International spent more than $30,000 on..." Anecdotes give perspective and add meaning to your message. "One time I met a patient that…" Personal experiences are credible and important. "When I joined Handicap International, we… " Precise statistics bring your information to life. "Our project has 5,600 beneficiaries this year… " Independent experts provide support for your theses. "JHU professor Patrick O’Donnell agrees that..." Quotes from experts add credence to your comments. "The WHO also says that..."

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Analogies are strong, colorful and powerful. "It's like Rubik's cube without colors… "

6 - Project a good image… 6 - Project a good image… This is especially important for TV. Clean clothes, hair and accessories should be simple and professional. Keep eye contact with the interviewer or fellow guests. Strong eye contact relays the message of confidence and knowledge. Watch your body language. Keep your feet flat on the floor. Avoid being stiff. Try not to yawn, look bored or show anger. Nod slightly once in a while to demonstrate you are listening. Stay relaxed and don't fuss and fidget. In the case of a TV interview, don't look at the camera. Look at the host and be friendly. Avoid extraneous movement. You can use hand and arm motions, just don't point in the interviewer's face.

7 - … even when under attack!7 - … even when under attack!Stay calm and collected even when the reporter asks a difficult or unfair question (see “difficult and unfair questions” on page 5). Don't be arrogant or pick a fight, because you will lose. Everything you say is "on the record". Opinions and/or given statements can (almost) never be reviewed. Don't say anything you don't want to see in print. You can only consider that the interview is over when the journalist has left for good.

8 - Practice, practice, practice8 - Practice, practice, practiceThe guidelines to giving good interviews are simple. Applying them during interviews is hard. So ask colleagues, family and friends to practice questions at you so you can learn to respond conherently, concisely and quickly. Don't forget to practice tough questions. For example: "Is humanitarian aid really a serious option for people?"

9 – Smile!9 – Smile!

TO GO FURTHER

INTERVIEWS TACTICSINTERVIEWS TACTICS

Listen carefullyListen carefullyDon't be afraid to ask interviewer for clarification, if you don't understand the question. Ask your own question, such as "Do you mean... or … ?"

Silence is OKSilence is OKTake a few seconds to think before you speak. Take a few deep breaths to relax a few moments before the microphone / the camera is on. Give your answer and then stop talking. Don't be intimidated by silence into saying more than you should. Use silence to collect your thoughts and compose yourself.

Try not to avoid questions… Failing to answer a question may give an impression that you are hiding something. If you don’t know the answer, you can refer the reporter to another source, or answer very generally and get back to your major points. If a question is sensitive, give a brief answer and move along. Be alert to major issues affecting your sector and find out the standard HI response before talking to media. Learn to "bridge over" to a positive statement after responding.

…… But don't be a slave to a questionBut don't be a slave to a question Don’t feel pressured to answer immediately. If you don't have an immediate answer to a question, say "I will get back to you with an answer." Hold off on a response if your additional research can provide a more complete answer. By being 100 percent accurate, you will enhance your reputation as a dependable source.

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Think about the question and analyze its significance. Then build a BRIDGE to your agenda by using such phrases as "Let me put that into perspective" or "Let me put that into a different context." When a question is irrelevant or difficult, you can even BLOCK AND BRIDGE: you don’t answer the question and build a bridge to a point you want to make instead. Example: “I agree with you that it is an important matter for many people, but to me the most important thing is…”

OTHER GENERAL GUIDELINESOTHER GENERAL GUIDELINES

Be helpful even if you may not benefitBe helpful even if you may not benefitDon't treat media requests as frivolous. The goal is to build long-term relationships with news organizations. Cooperation now means that you will probably be used as a spokesperson again. Don't insist on a guarantee that HI will be included in a story. Journalists appreciate the assistance of NGO representatives with knowledge of a subject. Most likely, HI will receive recognition in an article. Even if it doesn't, you and HI benefit when you are quoted as a knowledgeable NGO representatives.On the other hand, never arouse expectations that you or HI cannot fulfill.

Help reporters meet deadlinesHelp reporters meet deadlinesDon't make reporters wait on deadline because you neglect to return calls. If you commit yourself to provide information, follow through quickly. If you are unable to obtain the data, get back to the reporter rapidly to inform him or her.

Be accurateBe accurateIf you discover information relayed to a reporter is outdated, call back the reporter with correct facts. He or she will appreciate your concern for accuracy.

Be patientBe patientDon't let it appear as if your time is too valuable to waste on media. If you are busy when a reporter phones, offer to return the call that same day at a more convenient time. Then do it.

RecordRecordRecord formal interviews for self-protection. This is a safety mechanism to fight back against unfair journalism and inaccurate reporting. In addition, listen to the recording afterwards to improve your interviewing skills.

Don't hold grudgesDon't hold grudgesIf a reporter has written a negative story about your company, then calls on another story, don't hold back. Your objective is to achieve a professional relationship with the media. Don't let a reporter's previous actions stop you from building the relationship. In the case of an error, asking for a rectification is a very delicate matter. It is better to point out the error to the editorial staff than to insist for a rectification to be published.

FIVE INTERVIEW FAILURES

Failure to take controlFailure to take controlThe spokesperson is there to disseminate information, not just answer questions.

Failure to anticipate questionsFailure to anticipate questionsThere should be few or no surprises in an interview

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Failure to deliver key messagesFailure to deliver key messagesKnow the key message before the interview and practice getting it in.

Failure to stick to factsFailure to stick to factsSpeculating or answering hypothetical questions can get you into trouble. Confine answers to what is known.

Failure to stay calmFailure to stay calmWhen you stay cool, you show a willingness to cooperate with reporters and convey an impression of candor.

POST-INTERVIEW EVALUATION

Non verbalNon verbal Did you connect with the interviewer?

HeadlinesHeadlines Did you generate any, either positive or negative?

ControlControlDid you stay in charge of the interview?

SpecificsSpecificsDid you provide enough specific information?

MessagesMessagesDid you deliver your key messages?

AgendaAgendaDid you follow your agenda?

DIFFICULT OR UNFAIR QUESTIONS

Reporters can use questions that trip you up, if you are not alert to them. Here are a few.

The false alternativeThe false alternativeExample: "Was your decision based on wrong practice or did you just not know?" Solution: Ignore the alternatives and focus on your message. Lead the interviewer rather than allowing him or her to lead you. "The root of your question is evaluation..."

The hypotheticalThe hypothetical Example: "If __ happens, what will you do?" Solution: Avoid speculation. Turn the conversation to a positive point. "I don't have a crystal ball, but… "

The loaded prefaceThe loaded preface

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Example: "Your organization has been called arrogant by the local associations. So what are you doing in terms of partnerships?" Solution: Try to correct the perception and then move on to the positive. "On the contrary, we..."

The absent partyThe absent party Example: "So-and-so has stated that your organization is behind the times..." Solution: Don't argue with someone who is not present. Instead of commenting on that specific statement, turn to something else. "I’m not familiar with that remark, but we… "

The inconsistencyThe inconsistency Example: "In 1997, you said _____ ; now you're doing ____ . Why the change?" Solution: Take an historical perspective. "The environment was different in 1997 and we… "

The irrelevancyThe irrelevancyExample: "As project manager of HI and always on the road, what are you doing about road safety...?" Solution: Give a bit of information about transport issues and then bridge to your major issues.

Putting words in your mouthPutting words in your mouthExample: Did you mismanage money? Answer: I have never mismanaged money. Headline: NGO representative says he never mismanaged money. Solution: Do not repeat inflammatory words that a reporter might feed to you. Rather, answer in neutral terms. "That is a question that I will not dignify with an answer.”

Contacts at HQ : Programme Communications: Sylvain Ogier - sogier@handicap-international.org - +33 (0)4 72 76 12 64Press Service: Sophie Couturier - scouturier@handicap-international.org - +33 (0)1 43 14 87 02

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FICHE COMMUNICATION

A L’EQUIPE TERRAIN HI & AL

Merci

Merci de votre mobilisation autour de ce tournage, difficile à organiser dans des temps aussi courts.

Nous espérons que ce sera une manière de mettre en valeur votre travail et à celui de vos partenaires. Il

nous permettra de réaliser un film spécifique d’une dizaine de minutes, en français et en anglais, sur

l’action conjointe HI/AL au Pakistan. Il permettra au siège et aux sections de disposer d’images montées

et d’images brutes, nous pourrons mettre certains extraits en ligne sur notre site Internet, en inclure dans

le tour d’horizon vidéo de nos actions, envoyé chaque fin d’année à nos donateurs réguliers sous forme

de DVD, etc. De votre côté, vous pourrez l’utiliser dans le cadre de vos relations avec vos partenaires,

des bailleurs institutionnels... Vous pourrez envisager avec Jean-Charles le montage de modules

spécifiques, adaptés à vos besoins.

Recommandations

En fonction de vos expériences respectives, vous êtes plus ou moins familier de ce type d’exercice. Quoi

qu’il en soit, gardons tous en mémoire que c’est ce que le public va retenir des images réalisées qui

prime.

Qui trop embrasse, mal étreint

C’est un peu gonflé de dire ça, avec le programme très dense que nous avons identifié, mais sur chaque site, il nous faut éviter le piège de l'exhaustivité des sujets et des lieux de tournage et se concentrer sur un individu, une histoire, un endroit : prendre son temps sur peu de sujets

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pour optimiser les temps de déplacements, certes, mais surtout pour assurer la qualité des images et des interviews réalisées sur place.

Une histoire individuelle résume de longs discours

Le leitmotiv d’un reportage, c’est généralement « des individus, des histoires », avec la nécessité de les situer dans un lieu qui veuille dire quelque chose pour l’histoire en question. Exemple achevé de scène qui ne dit rien à l’image : la réunion dans un bureau. Les réunions, les rencontres, particulièrement quand elles ont lieu en intérieur, sont très peu télégéniques. S’il y a rencontre avec un partenaire pour présenter ce dernier, autant la faire dans un lieu où le partenaire mène ses actions : le discours et l’image colleront parfaitement. Dans des circonstances plus protocolaires (une inauguration, par exemple), une interview vidéo « de courtoisie » peut être envisagée, si c’est important pour vos relations avec le partenaire, mais ne sera vraisemblablement pas exploitée (à faire courte, donc).

Le temps de prise de vue est assez long

Il faut souvent prévoir plusieurs heures par « sujet », quelquefois sur des lieux différents (quand il s’agit

de suivre un individu dans différentes activités de sa vie quotidienne, par exemple). Il y a le temps de la

prise de contact, des présentations ; celui de l’évaluation de l’histoire à tourner, du contexte ; la

réalisation des images proprement dites. En tout cas, c’est souvent plus long qu’on ne pense.

A contrario, on peut se trouver dans une situation où il n’y a objectivement pas grand-chose à filmer ; dans ce cas-là, passé le temps de la courtoisie élémentaire vis-à-vis de l’interlocuteur, il vaut mieux bouger et passer à autre chose.

Quand la traduction est nécessaire, il faut garder à l’esprit que cela double les temps d’interview (il faut tout répéter), et donc de tournage.

Les besoins doivent être visibles à l’image

Le tournage va s’intéresser à des bénéficiaires ou des situations qui présentent des besoins importants, ce dont les images doivent pouvoir témoigner par elles-mêmes, au delà de tout discours. D’où l’importance de l’identification préalable de témoins «   remarquables   » , et la nécessité éventuelle, pendant le tournage, d’un petit peu de mise en scène : il ne s’agit bien évidemment pas de travestir la réalité, mais de pouvoir filmer dans un délai artificiellement court une succession de scènes « plausibles ».

Ca ne se passe jamais vraiment comme prévu

Pour le reste, le second leitmotiv du tournage, c’est «   souplesse   »  : il est important de caler autant de choses que possible à l’avance, notamment pour vous permettre de vous organiser et de réunir les interlocuteurs, mais certaines choses qui vous paraissent importantes pourront le paraître moins aux yeux de Jean-Charles, une fois « dedans » ; a contrario, son intérêt pourra se porter sur des choses ou des gens que vous n’aviez pas en tête. Sans compter, les imprévus « indépendants de notre volonté » et autres cas de force majeure.

Encore merci !

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