Document de travailDocument de travail

Dossier d’information sur le projet de mise en œuvre de la Dématérialisation

de la transmission des données de l’Attestation Employeur (AE)

(Décret 2011-138 du 1er février 2011)

CCE du 1er mars 2012

Document de travailDocument de travailDocument de travail

Sommaire du document

11/04/232

1. Présentation de la dématérialisation de la transmission des données de l’attestation employeur (AE) à Pôle emploi

2. Présentation des évolutions opérationnelles apportées par la dématérialisation de l’AE

3. Présentation des conséquences de la dématérialisation pour les parties prenantes

4. Déploiement de la phase de tests et accompagnement

Document de travailDocument de travailDocument de travail

Présentation de la situation actuelle

11/04/233

A l’expiration ou à la rupture du contrat de travail, l’employeur :

oremet au salarié une attestation lui permettant de faire valoir ses droits à indemnisation et allocations (article R. 1234-9 du code du travail),

otransmet une copie à Pôle emploi par l’intermédiaire d’un façonnier. Les données qu’elle contient ne sont pas aujourd’hui exploitées pour alimenter le dossier du demandeur d’emploi.

Actuellement, environ 5 millions d’attestations employeurs parviennent chaque année à Pôle emploi. Sur ce nombre, 73% sont aujourd’hui produites informatiquement par les employeurs, via des logiciels agréés par l’Unédic. Les données entrées dans les logiciels de paye ne sont pas transmises électroniquement à Pôle

emploi.

A l’expiration ou à la rupture du contrat de travail, l’employeur :

oremet au salarié une attestation lui permettant de faire valoir ses droits à indemnisation et allocations (article R. 1234-9 du code du travail),

otransmet une copie à Pôle emploi par l’intermédiaire d’un façonnier. Les données qu’elle contient ne sont pas aujourd’hui exploitées pour alimenter le dossier du demandeur d’emploi.

Actuellement, environ 5 millions d’attestations employeurs parviennent chaque année à Pôle emploi. Sur ce nombre, 73% sont aujourd’hui produites informatiquement par les employeurs, via des logiciels agréés par l’Unédic. Les données entrées dans les logiciels de paye ne sont pas transmises électroniquement à Pôle

emploi.

Rappel

Des attestations employeurs web ont existé jusqu’en 2007 sur l’applicatif Sigma :

oLes employeurs avaient le choix de réaliser leurs attestations employeurs de manière dématérialisée via une saisie par Internet

oL’attestation employeur papier indiquait au conseiller que l’employeur avait saisi les données via Internet

oLe conseiller pouvait alors récupérer les données saisies via le Web. Ces données s’installaient automatiquement dans le dossier du DE.

Par ailleurs, les attestations employeurs des entreprises de travail temporaire sont dématérialisées (DMM : déclaration mensuelle des missions) pour leurs personnels intérimaires depuis le 1er septembre 2006. Pour ces AE, les données sont directement intégrées dans le SI Pôle emploi.

Des attestations employeurs web ont existé jusqu’en 2007 sur l’applicatif Sigma :

oLes employeurs avaient le choix de réaliser leurs attestations employeurs de manière dématérialisée via une saisie par Internet

oL’attestation employeur papier indiquait au conseiller que l’employeur avait saisi les données via Internet

oLe conseiller pouvait alors récupérer les données saisies via le Web. Ces données s’installaient automatiquement dans le dossier du DE.

Par ailleurs, les attestations employeurs des entreprises de travail temporaire sont dématérialisées (DMM : déclaration mensuelle des missions) pour leurs personnels intérimaires depuis le 1er septembre 2006. Pour ces AE, les données sont directement intégrées dans le SI Pôle emploi.

Dématérialisation existante

Document de travailDocument de travailDocument de travail

La dématérialisation de l’attestation employeur (AE) consiste, pour les entreprises, à transmettre de façon dématérialisée les données de l’AE à Pôle emploi afin qu’elles soient intégrées dans le SI de Pôle emploi

11/04/234

*Les employeurs de moins de dix salariés peuvent dématérialiser les attestations employeur ou continuer à recourir au format papier.

Le décret 2011-138 du 1er février 2011 institue une obligation de dématérialisation de la transmission des données de l’AE à Pôle emploi à compter du 1er janvier 2012 pour les entreprises de 10 salariés et plus *.

Ces données alimenteront automatiquement le dossier du demandeur d’emploi et seront exploitées pour déterminer les droits des allocataires.

Le décret 2011-138 du 1er février 2011 institue une obligation de dématérialisation de la transmission des données de l’AE à Pôle emploi à compter du 1er janvier 2012 pour les entreprises de 10 salariés et plus *.

Ces données alimenteront automatiquement le dossier du demandeur d’emploi et seront exploitées pour déterminer les droits des allocataires.

L’employeur dispose, au choix, de deux moyens pour procéder à la dématérialisation :

oLa saisie directe de l’attestation par Internet, via le site pole-emploi.fr ou AE WEB

oLe logiciel de paye de l’entreprise, s’il est homologué, pour transmettre les données de l’attestation via un flux EDI (Echange de Données Informatiques)

Les employeurs qui possèdent leur propre logiciel doivent les faire évoluer pour répondre aux exigences techniques de transmission de flux ou avoir recours à un éditeur de logiciel agréé par Pôle Emploi

L’employeur dispose, au choix, de deux moyens pour procéder à la dématérialisation :

oLa saisie directe de l’attestation par Internet, via le site pole-emploi.fr ou AE WEB

oLe logiciel de paye de l’entreprise, s’il est homologué, pour transmettre les données de l’attestation via un flux EDI (Echange de Données Informatiques)

Les employeurs qui possèdent leur propre logiciel doivent les faire évoluer pour répondre aux exigences techniques de transmission de flux ou avoir recours à un éditeur de logiciel agréé par Pôle Emploi

Modalités de dématérialisation à disposition des employeurs

Présentation du décret

Document de travailDocument de travailDocument de travail

La dématérialisation de la transmission à Pôle emploi des données de l’attestation employeur doit permettre de fluidifier, sécuriser et moderniser le traitement des attestations employeurs

11/04/235

La dématérialisation de l’attestation employeur a deux objectifs :

• Fournir une meilleure qualité de service aux demandeurs d’emploi et aux entreprises, tout en sécurisant les échanges d’information, via :

o Une diminution de la saisie liée aux attestations employeurs et en conséquence des erreurs que la saisie peut occasionner

o Une meilleure qualité de décision sur les droits aux allocations

o Une modernisation des échanges entre les entreprises et Pôle emploi

• Obtenir une meilleure connaissance du marché de l’emploi, via :

o Une connaissance plus fine, et par anticipation, du parcours professionnel des demandeurs d’emploi

o Un enrichissement des statistiques de Pôle emploi grâce à la communication de l’ensemble des attestations employeurs, qu’il s’agisse de demandeurs d’emploi ou non

La dématérialisation de l’attestation employeur a deux objectifs :

• Fournir une meilleure qualité de service aux demandeurs d’emploi et aux entreprises, tout en sécurisant les échanges d’information, via :

o Une diminution de la saisie liée aux attestations employeurs et en conséquence des erreurs que la saisie peut occasionner

o Une meilleure qualité de décision sur les droits aux allocations

o Une modernisation des échanges entre les entreprises et Pôle emploi

• Obtenir une meilleure connaissance du marché de l’emploi, via :

o Une connaissance plus fine, et par anticipation, du parcours professionnel des demandeurs d’emploi

o Un enrichissement des statistiques de Pôle emploi grâce à la communication de l’ensemble des attestations employeurs, qu’il s’agisse de demandeurs d’emploi ou non

Document de travailDocument de travailDocument de travail

Sommaire du document

11/04/236

1. Présentation de la dématérialisation des données de l’attestation employeur (AE)

2. Présentation des évolutions opérationnelles apportées par la dématérialisation de l’AE

3. Présentation des conséquences de la dématérialisation pour les parties prenantes

4. Déploiement de la phase de tests et accompagnement

Document de travailDocument de travailDocument de travail

La dématérialisation de l’AE entraine des évolutions opérationnelles pour les entreprises et les conseillers

11/04/237

délivre deux exemplaires de l’attestation employeur :

o l’un, à destination de l’ex-salarié, et remis par celui-ci à Pôle emploi lors de son inscription ou à l’issue d’une période d’activité, si l’inscription est déjà réalisée.

o l’autre, à destination de Pôle emploi, et envoyé à un façonnier de Pôle emploi

délivre deux exemplaires de l’attestation employeur :

o l’un, à destination de l’ex-salarié, et remis par celui-ci à Pôle emploi lors de son inscription ou à l’issue d’une période d’activité, si l’inscription est déjà réalisée.

o l’autre, à destination de Pôle emploi, et envoyé à un façonnier de Pôle emploi

ActuellementActuellement

transmet électroniquement les données de l’attestation employeur à Pôle emploi :

o flux EDI (Echange de Données Informatiques) ou saisie de l’attestation employeur sur internet

pas d’exemplaire envoyé au façonnier de Pôle emploi

délivre un exemplaire de l’attestation employeur à l’ex-salarié qui le remet à Pôle emploi lors de son inscription ou à l’issue d’une période d’activité, si l’inscription est déjà réalisée.

transmet électroniquement les données de l’attestation employeur à Pôle emploi :

o flux EDI (Echange de Données Informatiques) ou saisie de l’attestation employeur sur internet

pas d’exemplaire envoyé au façonnier de Pôle emploi

délivre un exemplaire de l’attestation employeur à l’ex-salarié qui le remet à Pôle emploi lors de son inscription ou à l’issue d’une période d’activité, si l’inscription est déjà réalisée.

En cibleEn cible

analyse les informations contenues dans l’attestation employeur papier fournie par l’ancien salarié

contrôle la cohérence des informations et demande éventuellement les informations complémentaires

saisit dans le SI les données contenues dans l’attestation

détermine les droits aux allocations

analyse les informations contenues dans l’attestation employeur papier fournie par l’ancien salarié

contrôle la cohérence des informations et demande éventuellement les informations complémentaires

saisit dans le SI les données contenues dans l’attestation

détermine les droits aux allocations

vérifie la présence de l’AE dans le SI de Pôle emploi

effectue un contrôle de cohérence des données intégrées automatiquement dans le dossier du demandeur d’emploi, à l’appui de l’attestation fournie par le demandeur

procède éventuellement à des saisies complémentaires (exemples : ajout par l’employeur de rappels de salaires, de la qualification de l’emploi, de la caisse de retraite…) et analyse les informations

détermine les droits aux allocations

vérifie la présence de l’AE dans le SI de Pôle emploi

effectue un contrôle de cohérence des données intégrées automatiquement dans le dossier du demandeur d’emploi, à l’appui de l’attestation fournie par le demandeur

procède éventuellement à des saisies complémentaires (exemples : ajout par l’employeur de rappels de salaires, de la qualification de l’emploi, de la caisse de retraite…) et analyse les informations

détermine les droits aux allocations

L’e

ntr

epri

seL

’en

trep

rise

Le

con

seill

erL

e co

nse

iller

Pas d’intégration automatique des données pour alimenter le SI de Pôle emploi

Pas d’intégration automatique des données pour alimenter le SI de Pôle emploi

Intégration automatique des données de l’AE dans le SI de Pôle emploi

Intégration automatique des données de l’AE dans le SI de Pôle emploi

Document de travailDocument de travailDocument de travail

Sommaire du document

11/04/238

1. Présentation de la dématérialisation des données de l’attestation employeur (AE)

2. Présentation des évolutions opérationnelles apportées par la dématérialisation de l’AE

3. Présentation des bénéfices de la dématérialisation pour les parties prenantes

4. Déploiement de la phase de tests et accompagnement

Document de travailDocument de travailDocument de travailDocument de travail

Le projet de dématérialisation de l’attestation employeur entraine des bénéfices pour les différentes parties prenantes (conseillers, Pôle emploi, demandeurs d’emploi, entreprises) 1/2

11/04/239

Pour le conseiller, une simplification des

actes métier

Pour le conseiller, une simplification des

actes métier

Réduction du temps de saisie d’information permettant de recentrer le métier du conseiller sur des activités à plus forte valeur ajoutée.

Simplification de l’analyse des informations par la réduction du nombre de modèles d’attestations employeur agréées (de 1300 modèles agréés actuellement à un modèle papier « unique »)

Connaissance, dès le premier entretien, des périodes d’activité du demandeur d’emploi certifiées par l’employeur ce qui constitue une aide à la préparation des entretiens

Réduction du temps de saisie d’information permettant de recentrer le métier du conseiller sur des activités à plus forte valeur ajoutée.

Simplification de l’analyse des informations par la réduction du nombre de modèles d’attestations employeur agréées (de 1300 modèles agréés actuellement à un modèle papier « unique »)

Connaissance, dès le premier entretien, des périodes d’activité du demandeur d’emploi certifiées par l’employeur ce qui constitue une aide à la préparation des entretiens

Sécurisation de la qualité des données enregistrées dans le dossier du demandeur :

oRéduction du nombre de déclarations erronées grâce à la sécurisation des informations (plus d’intermédiaire entre l’employeur et Pôle emploi)

oDiminution du nombre d’indus (montant des indus et coût de leur gestion) grâce à la réduction des erreurs de saisie et à la mise à jour automatique des périodes de travail occasionnelles

Processus d’indemnisation plus efficient :

oArrêt de l’externalisation du traitement des attestations (saisie des AE) pour les régions concernées

oAmélioration des délais de traitement des demandes d’allocations,

oRéduction des cas de régularisations de paiement, notamment en situation de reprise de droits

Sécurisation de la qualité des données enregistrées dans le dossier du demandeur :

oRéduction du nombre de déclarations erronées grâce à la sécurisation des informations (plus d’intermédiaire entre l’employeur et Pôle emploi)

oDiminution du nombre d’indus (montant des indus et coût de leur gestion) grâce à la réduction des erreurs de saisie et à la mise à jour automatique des périodes de travail occasionnelles

Processus d’indemnisation plus efficient :

oArrêt de l’externalisation du traitement des attestations (saisie des AE) pour les régions concernées

oAmélioration des délais de traitement des demandes d’allocations,

oRéduction des cas de régularisations de paiement, notamment en situation de reprise de droits

Pour Pôle emploi, une sécurisation de

qualité des données enregistrées et un renforcement de l’efficience des

processus

Pour Pôle emploi, une sécurisation de

qualité des données enregistrées et un renforcement de l’efficience des

processus

Document de travailDocument de travailDocument de travailDocument de travail

Le projet de dématérialisation de l’attestation employeur entraîne des bénéfices pour les différentes parties prenantes (conseillers, Pôle emploi, demandeurs d’emploi, entreprises) 2/2

11/04/2310

Réduction des régularisations qui peuvent découler des erreurs ou absence de saisie (30% des erreurs de traitement de demande d’allocation sont des erreurs de saisie)

Réduction des envois de bulletins de salaire pour justifier de son activité réduite

Amélioration du délai de traitement des dossiers

Limitation des « rendus de dossiers » au demandeur d’emploi lors de l’EID, pour absence d’attestation employeur

Réduction des régularisations qui peuvent découler des erreurs ou absence de saisie (30% des erreurs de traitement de demande d’allocation sont des erreurs de saisie)

Réduction des envois de bulletins de salaire pour justifier de son activité réduite

Amélioration du délai de traitement des dossiers

Limitation des « rendus de dossiers » au demandeur d’emploi lors de l’EID, pour absence d’attestation employeur

Pour le demandeur d’emploi, une

meilleure qualité de service globale et une

meilleure qualité de décision sur les droits

aux allocations

Pour le demandeur d’emploi, une

meilleure qualité de service globale et une

meilleure qualité de décision sur les droits

aux allocations

Pour l’entreprise, une facilitation des

démarches administratives

Pour l’entreprise, une facilitation des

démarches administratives

Plus d’envoi d’exemplaire de l’attestation employeur au façonnier de Pôle emploi

Simplification du renseignement de l’attestation employeur : les données de l’attestation sont renseignées automatiquement sans précalculs par les logiciels de paye agréés

Plus d’envoi d’exemplaire de l’attestation employeur au façonnier de Pôle emploi

Simplification du renseignement de l’attestation employeur : les données de l’attestation sont renseignées automatiquement sans précalculs par les logiciels de paye agréés

Document de travailDocument de travailDocument de travailDocument de travail

Sommaire du document

11/04/2311

1. Présentation de la dématérialisation des données de l’attestation employeur (AE)

2. Présentation des évolutions opérationnelles apportées par la dématérialisation de l’AE

3. Présentation des conséquences de la dématérialisation pour les parties prenantes

4. Déploiement de la phase de tests et accompagnement

Document de travailDocument de travailDocument de travailDocument de travail

Un test a débuté en avril 2011 dans deux régions (PACA et Pays de la Loire), et a été élargi le 23 janvier 2012 à la Lorraine et au NPDC

11/04/2312

Depuis le 7 avril 2011, les premiers flux issus, soit de la saisie de l’attestation employeur par le Web, soit des données des logiciels de paie, sont intégrés aux dossiers des demandeurs d’emploi pour les

régions PACA et Pays de Loire :

Depuis le 7 avril 2011, les premiers flux issus, soit de la saisie de l’attestation employeur par le Web, soit des données des logiciels de paie, sont intégrés aux dossiers des demandeurs d’emploi pour les

régions PACA et Pays de Loire :

Les flux web testés durant cette phase ont permis d’éprouver le dispositif pour les AE issues du web, et sont globalement satisfaisants :

ol’attestation re-matérialisée est en majeure partie conforme aux informations demandées à l’employeur

o le flux doit être complété des indications nécessaires à la détermination des droits

odes correctifs ont été identifiés

Les flux web testés durant cette phase ont permis d’éprouver le dispositif pour les AE issues du web, et sont globalement satisfaisants :

ol’attestation re-matérialisée est en majeure partie conforme aux informations demandées à l’employeur

o le flux doit être complété des indications nécessaires à la détermination des droits

odes correctifs ont été identifiés

Le test conduit depuis le mois d’avril 2011 n’a pas permis de tester les flux issus des logiciels de paye sur des volumes suffisants en raison notamment :

du temps nécessaire d’adaptation des logiciels de paie

du temps de formation des employeurs à l’utilisation du nouveau logiciel de paye

Le 23 janvier 2012, la Lorraine et le Nord Pas de Calais ont rejoint les deux régions pilotes pour identifier les éventuels besoins d’amélioration

Le test conduit depuis le mois d’avril 2011 n’a pas permis de tester les flux issus des logiciels de paye sur des volumes suffisants en raison notamment :

du temps nécessaire d’adaptation des logiciels de paie

du temps de formation des employeurs à l’utilisation du nouveau logiciel de paye

Le 23 janvier 2012, la Lorraine et le Nord Pas de Calais ont rejoint les deux régions pilotes pour identifier les éventuels besoins d’amélioration

AE Web (via pole-emploi.fr) AE via logiciels de paye agréés

Document de travailDocument de travailDocument de travailDocument de travail

Un appui méthodologique est proposé aux régions et aux employeurs pour s’approprier le nouveau processus de traitement des AE dématérialisées

11/04/2313

Des supports de communication seront diffusés : plaquette de présentation et mailing détaillant les évolutions au 1er janvier 2012 de l’Attestation Employeur

Des supports d’information sont d’ores et déjà mis à disposition des entreprises sur le site pole-emploi.fr

La formation des entreprises à la dématérialisation de l’attestation employeur est assurée notamment par les éditeurs de logiciel

Les conseillers en contact direct avec les entreprises disposent d’un script d’appui sur la dématérialisation de l’AE afin de renseigner les entreprises

Pour toute question technique sur la dématérialisation, les employeurs sont dirigés vers :

ola hot line pour les déclarations par Internet (09 70 820 105)

ole site Pole emploi.fr et/ou net-entreprise pour les déclarations par un logiciel.

Des supports de communication seront diffusés : plaquette de présentation et mailing détaillant les évolutions au 1er janvier 2012 de l’Attestation Employeur

Des supports d’information sont d’ores et déjà mis à disposition des entreprises sur le site pole-emploi.fr

La formation des entreprises à la dématérialisation de l’attestation employeur est assurée notamment par les éditeurs de logiciel

Les conseillers en contact direct avec les entreprises disposent d’un script d’appui sur la dématérialisation de l’AE afin de renseigner les entreprises

Pour toute question technique sur la dématérialisation, les employeurs sont dirigés vers :

ola hot line pour les déclarations par Internet (09 70 820 105)

ole site Pole emploi.fr et/ou net-entreprise pour les déclarations par un logiciel.

Elaboration de fiches techniques reprenant les différentes situations que pourraient rencontrer les conseillers (ex : absence d’AE papier et présence de l’AE dématérialisée)

Réalisation en 2011 des appropriations nationales présentant le dispositif à l’occasion des livraisons informatiques :

oRappel des textes juridiques et réglementaires

oPrésentation des méthodes à disposition des entreprises pour dématérialiser les AE

oPrésentation des évolutions de l’applicatif

oPrésentation d’exemples de flux qui seraient bloqués ou incohérents

oPrésentation des fiches techniques

Des audios hebdomadaires ont lieu avec les régions pilotes pour accompagner le déploiement et identifier les éventuelles difficultés métier ou informatiques

Elaboration de fiches techniques reprenant les différentes situations que pourraient rencontrer les conseillers (ex : absence d’AE papier et présence de l’AE dématérialisée)

Réalisation en 2011 des appropriations nationales présentant le dispositif à l’occasion des livraisons informatiques :

oRappel des textes juridiques et réglementaires

oPrésentation des méthodes à disposition des entreprises pour dématérialiser les AE

oPrésentation des évolutions de l’applicatif

oPrésentation d’exemples de flux qui seraient bloqués ou incohérents

oPrésentation des fiches techniques

Des audios hebdomadaires ont lieu avec les régions pilotes pour accompagner le déploiement et identifier les éventuelles difficultés métier ou informatiques

Appui aux entreprisesAppui aux entreprisesAppui aux régionsAppui aux régions