Disposez de données clés pour manager vos ressources humaines

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DISPOSEZ DE DONNÉES CLÉS POUR MANAGER VOS

RESSOURCES HUMAINES

Paie & RH

Guide à l’usage des dirigeants d’entreprise

PRIVILÉGIEZ LES FAITS


Sommaire3 Introduction

Pour piloter vos ressources humaines : privilégiez les faits

4 Implication des employésUne entreprise doit maîtriser ses effectifs pour favoriser leur implication

7 Culture d’entrepriseUne solide culture d’entreprise est un facteur clé de réussite

10 Efficacité opérationnelleConsacrez moins de temps aux tâches administratives pour vous concentrer sur vos équipes

13 Réseaux sociauxMisez sur les réseaux sociaux pour optimiser le recrutement, l’apprentissage et l’implication des employés

16 RésuméPrivilégiez les faits pour motiver et impliquer vos équipes


Comportements d’achat, préférences d’utilisation de vos services… Vos clients n’ont probablement aucun secret pour vous. Et c’est d’ailleurs la clé de votre succès.

Mais qu’en est-il de vos propres collaborateurs ? Savez-vous dans quel service le turnover est le plus élevé ou connaissez-vous les motivations de vos meilleurs éléments ? Quelle est la durée de votre processus de recrutement ? Si vous n’êtes pas en mesure de répondre rapidement à ces questions, vous passez à côté d’une ressource clé de votre entreprise : vos collaborateurs.

Rassurez-vous : vous n’êtes pas le seul. En effet, rares sont les organisations qui ont une vision claire de leurs effectifs. Comment être au fait d’équipes aujourd’hui composées de collaborateurs d’âges, d’expériences et de compétences variés, qui travaillent en horaires aménagés, à temps partiel, à temps plein ou en free-lance, partout dans le monde. Le collaborateur moderne est motivé par la réussite et le niveau de rémunération, mais tient également à se sentir utile et épanoui sur le plan personnel.

Et c’est à vous de favoriser son implication et sa productivité. Pour y parvenir, vous devez rassembler des données fiables et cohérentes sur vos employés afin de prendre des décisions stratégiques fondées sur des faits plutôt que sur votre intuition.

Une plus grande maîtrise de vos effectifs vous permet d’accéder à ces informations.

Ce guide passe en revue quatre domaines dans lesquels les données et statistiques clés permettent au service RH de jouer un rôle plus central dans la stratégie de l’entreprise : l’implication des employés, la culture d’entreprise, les réseaux sociaux et l’efficacité opérationnelle.

Grâce à des solutions intégrées, accessibles dans le cloud, vos équipes de gestion des ressources humaines peuvent jouer un rôle décisif dans la réussite présente et future de votre entreprise en favorisant la motivation, la progression et la rétention de vos employés.

IntroductionPour piloter vos ressources humaines : privilégiez les faits

Vous devez rassembler des données fiables et cohérentes sur vos collaborateurs afin de prendre des décisions stratégiques fondées sur des faits plutôt que sur votre intuition.

Implication des employés1C’est en comprenant ce qui inspire et motive vos équipes diverses et multigénérationnelles que vous favoriserez leur implication


La génération du millénaire, ou génération Y, représente désormais plus de la moitié des effectifs. Les baby-boomers travaillant parfois jusqu’à plus de 70 ans, les différences d’âge supérieures à un demi-siècle seront de plus en plus fréquentes au sein d’une même entreprise. Ajoutez à cela les collaborateurs de la génération X et vous obtenez un tableau très contrasté.

Selon une enquête de l’institut Great Places to Work et du magazine Fortune1, tous les employés ont la même perception de l’entreprise idéale, et ce quel que soit leur âge : une entreprise dont ils sont fiers, où ils se sentent membres d’un groupe et qui est dirigée par des responsables honnêtes, doués d’un grand sens moral.

Malgré ces mêmes attentes, leur implication repose pourtant sur des facteurs variés ; des avantages, formations ou programmes de bien-être adaptés à chacun, à différents stades de leur carrière. Pour activer les bons leviers, vous devez connaître vos collaborateurs.

Facteurs d’implicationAinsi, l’équilibre entre vie professionnelle et vie privée n’a pas le même sens pour tous. En cherchant à mieux connaître vos collaborateurs et leurs motivations, vous saurez comment les valoriser et les récompenser au travail. Plus de congés, des avantages de type bon d’achat ou des solutions pour favoriser le bien-être physique et/ou moral : à chaque collaborateur sa récompense.

Récompense immédiateChez le bailleur social londonien Richmond Housing Partnership (RHP), le personnel reçoit des fleurs, des chocolats ou du vin en récompense immédiate d’un travail bien fait.

Et ce n’est pas tout : la société distingue les meilleurs employés du trimestre, valorise les indemnités de maternité ou de paternité, ainsi que les primes de vacances, et accorde des jours de congés supplémentaires pour des occasions spéciales, comme la naissance d’un petit-enfant.

RHP est arrivé en tête du classement Great Place to Work 2016 au Royaume-Uni pour les entreprises de taille moyenne. Ses employés ont mis en avant l’exemplarité des dirigeants, qui leur donnent les moyens de se réaliser pleinement. Ces deux facteurs ont été les mieux notés en matière d’implication.

Selon Gallup2, le bénéfice net par action des entreprises dont les employés sont extrêmement impliqués est supérieur de 147% par rapport à la concurrence. C’est donc tout naturellement que l’implication est devenue un aspect important pour les chefs d’entreprise. Dans le rapport de Deloitte sur les tendances mondiales de 2016 en matière de ressources humaines, 85% des entreprises ont placé l’implication de leur personnel en tête des priorités.

Sources : 1 How to Create a Culture that Works for All Ages, Great Place to Work 2 The Engaged Workplace, Gallup


• La formation et le développement personnel font partie des facteurs les plus propices à l’implication des employés. En disposant de données fiables et actualisées sur vos ressources humaines, vous pourrez mettre en place des programmes de formation individuelle pour des profils variés et suivre l’acquisition des certifications et compétences.

• Grâce au cloud, les employés en mobilité peuvent exploiter les réseaux sociaux pour accéder à des programmes d’apprentissage formels et informels, tels que tutoriels et formations en ligne, ou autres ressources documentaires.

• Les statistiques vous permettront également de savoir si les compétences d’un de vos collaborateurs sont sous-exploitées. En prenant des mesures

adaptées, vous reconnaissez leur importance. Remotivés, ils seront moins tentés de changer d’entreprise.

• Les programmes axés sur la santé et le bien-être ainsi que l’aménagement des horaires de travail peuvent être adaptés à chaque employé. Il est préférable d’agir en tenant compte des situations individuelles, comme la naissance d’un enfant, plutôt que de créer un programme homogène pour l’ensemble du personnel.

• Concernant les avantages axés sur la santé, par exemple, tentez d’identifier les dispositifs les plus prisés par les employés. Une solution de gestion RH intégrée vous permet ensuite de créer des rapports sur l’évolution des coûts de vos programmes à partir de vos données passées, présentes et futures.

Impact d’une meilleure maîtrise des effectifs sur leur implication au travail


Culture d’entreprise2La culture de votre entreprise ne se limite pas à un simple énoncé dans une brochure. Elle incarne la vision, les valeurs et les comportements de tous ses collaborateurs


Team-building, événements sur le lieu de travail et respect entre dirigeants et employés déterminent l’ambiance au sein de l’entreprise. Les retombées d’une solide culture d’entreprise sont particulièrement positives pour la productivité et le service client.

Dans le rapport de Deloitte sur les tendances mondiales de 2016 en matière de ressources humaines, 82% des entreprises interrogées perçoivent la culture comme un avantage concurrentiel. En revanche, seulement 28% pensent bien la connaître. 1

Dans toutes les entreprises où il fait bon travailler, la culture d'entreprise est mise en avant. Il s’agit d’un processus complexe en constante évolution, pourtant indispensable à l’implication et au bien-être du personnel.

Valorisation des employésBill Emerson, PDG de la société Quicken Loans basée à Détroit, aux États-Unis, alimente chaque année un document décrivant toutes les valeurs de son organisation — les principes à la base de chaque décision. B. Emerson, qui souhaite que chaque employé se sente valorisé, se charge personnellement de l’intégration des nouvelles recrues et donne son numéro de portable à tous les membres de son équipe.

Rand Fishkin, cofondateur de la société informatique MOZ, est un autre grand adepte de la culture d’entreprise. Les valeurs fondamentales de son entreprise sont résumées dans le sigle TAGFEE, qui signifie

transparent, authentique, généreux, fun, empathique et exceptionnel. La société fonctionne selon une culture d’ouverture et de transparence, où tout est créé et développé conformément à ces valeurs.

Vos employés, les premiers ambassadeurs de votre marqueUne culture positive sur le lieu de travail incite les employés à se faire ambassadeurs de leur propre entreprise, un facteur décisif pour attirer de nouveaux talents et fidéliser les autres collaborateurs.

La société informatique finlandaise Vincit a choisi de publier ses nouvelles offres d’emploi en interne et d’inciter ses employés à les diffuser eux-mêmes au sein de leurs réseaux. Chaque personne ayant un profil susceptible de correspondre à la société Vincit est conviée à un entretien, qu’il y ait ou non un poste à pourvoir. La société n’embauche pas pour répondre à ses besoins, mais recrute des profils adaptés à la culture de l’organisation. Selon ses dirigeants, un employé qui colle à la culture de Vincit est promis à un bel avenir au sein de l’entreprise.

« Les clients n’aimeront pas une entreprise qui n’est pas appréciée de ses propres employés »Simon Sinek

Source : 1 2016 Global Human Capital Trends, Deloitte


Impact d’une meilleure maîtrise des effectifs sur la culture d’entreprise• Le regroupement de toutes ces données

sur vos employés vous permet de renforcer leur implication par le biais d’un portail en libre-service à l’effigie de votre entreprise et de favoriser ainsi des expériences sur-mesure.

• Publiez toutes les nouveautés sur votre entreprise : vidéos, actualités, flux d’informations, images et photos, récompenses ou encore événements.

• Incitez les employés à donner leur avis sur Glassdoor ou LinkedIn, et tenez-en compte.

• Messages et consignes concernant les exigences de conformité ou de formation, nouveautés en matière de responsabilité sociale des entreprises et enquêtes : tenez votre personnel pleinement informé.


Efficacité opérationnelle3Une solution de gestion RH intégrée de bout en bout permet de réduire le temps consacré aux tâches administratives et de privilégier l’humain


Afin de prendre des décisions éclairées et définir des orientations claires pour l’ensemble de l’entreprise, les responsables des ressources humaines doivent disposer de données cohérentes, claires et à jour sur tous les membres du personnel, ce qui n’est pas toujours facile.

La nécessité de conserver des informations fiables sur les employés est d’autant plus importante que les entreprises sont réparties sur plusieurs sites, régions et pays.

Puisez dans vos viviers de talentsFace à l’externalisation des ressources et au développement de la « gig economy », les responsables devront puiser dans leurs propres réseaux et viviers de talents afin d’y trouver les compétences recherchées. Cette transformation est rapide. Un tableur Excel regroupant toutes les données sur vos employés ne vous sera pas d’une grande utilité lorsque vous devrez repositionner votre équipe en urgence pour faire face à une difficulté.

Par ailleurs, les entreprises ont recours à des formes de travail très variées : temps plein et temps partiel, télétravail, intérimaires. Vous aurez du mal à créer un environnement propice à l’intégration et à la collaboration sans une solution de gestion RH qui vous offre une vision claire de votre personnel.

Parmi les opérations de gestion de la paie et des RH nécessitant une solution technologique, la mise à jour des données personnelles est à première vue la plus évidente. Selon un rapport publié par la société Fairsail, 76% des entreprises interrogées demandent à leurs employés de remplir un formulaire ou d’envoyer un e-mail pour communiquer un changement d’information au service RH. En l’absence d’outils performants librement accessibles par les employés, les membres du service RH déclarent consacrer la moitié de leur temps à des tâches administratives, ce qui les empêche de se concentrer sur des objectifs plus importants.

Recrutement : une expérience inéditeVotre activité est en pleine expansion et vous n’avez pas le temps de saisir les données personnelles de vos effectifs dans vos différents systèmes. Recherche, sélection,

recrutement et intégration : optez pour une solution d’intégration automatique du processus, de la première à la dernière étape. Non seulement vous gagnerez du temps et de l’argent, mais l’expérience des candidats et des recruteurs s’en verra nettement améliorée.

Pour rester flexible, une entreprise doit disposer de données cohérentes, fiables et à jour. Les responsables doivent trouver des réponses rapides à leurs questions. Une meilleure maîtrise de ses effectifs permet de recueillir des informations et de créer des rapports non plus en quelques jours, mais en seulement quelques secondes.

Une meilleure maîtrise des ressources humaines d’une organisation permet d’élaborer des plans de développement et d’amélioration des méthodes de recrutement. De telles données peuvent orienter les décisions en matière d’embauche, retenir les meilleurs talents au sein de l’entreprise et identifier les compétences faisant défaut.

Modélisation des ressources à la demandeÀ partir de rapports visuels et de schémas, la direction d’une entreprise peut identifier ses meilleurs éléments, ceux qui doivent progresser ainsi que la valeur de chacun d’entre eux. Ces graphiques peuvent être créés automatiquement, puis transférés sur un réseau réservé à la direction, ou modifiés à l’aide de fonctions glisser-déposer à des fins de simulation.

Vous pourrez ainsi gagner du temps et vous concentrer sur le développement de votre organisation autour de talents compétents et dynamiques.

En gérant leurs talents de manière plus stratégique, les entreprises améliorent l’implication de 38% et réduisent le turnover de 40%. Sage, ROEI white paper.


Impact d’une meilleure maîtrise des effectifs sur l’efficacité opérationnelle• Regroupez toutes les données sur les

membres de votre personnel dans un seul et même système sécurisé.

• Donnez à vos employés les moyens de gérer leurs présences et leurs absences, ou de corriger et d’actualiser leurs données personnelles par le biais d’un portail en libre-service.

• Mettez fin à la saisie manuelle et à l’enfer des tableurs Excel en intégrant des données fiables sur vos collaborateurs dans vos systèmes de gestion des ressources humaines.

• Suivez l’intégralité du processus d’embauche : sélection des candidats sur les réseaux sociaux, recrutement et gestion des employés, de leurs performances et de leur évolution.


Réseaux sociaux4Exploitons ces mêmes réseaux sociaux qui régissent nos vies privées pour échanger des idées et collaborer au travail


Nous avons tous pris l’habitude d’établir des contacts, d’entretenir des relations et de communiquer, où que nous soyons. Nous devrions avoir la même liberté sur le lieu travail et c’est pourquoi les responsables des ressources humaines tentent à présent d’exploiter l’énorme potentiel que représentent les réseaux sociaux.

Les réseaux sociaux sont devenus un outil incontournable pour partager des données et des informations tout au long de sa carrière.

RecrutementLes candidats potentiels suivront les fils d’actualité de votre entreprise sur Facebook, Twitter, YouTube et LinkedIn pour voir s’il y fait bon travailler. Ils liront également les commentaires de vos employés sur des sites tels que Glassdoor. En cas de mauvaise gestion des réseaux sociaux, vous risquez de passer à côté des meilleurs candidats sans même le savoir. Prenez les devants et servez-vous des réseaux sociaux pour entrer en contact avec de nouveaux talents potentiels. En présentant la culture de votre entreprise et en leur donnant des conseils de recrutement utiles, vous leur permettrez d’en savoir plus sur votre organisation.

ImplicationPour véhiculer une bonne image et attirer les candidats, vous devez impérativement présenter les valeurs, l’identité et la culture de votre organisation. Là encore, les réseaux sociaux peuvent s’avérer très utiles. La libre circulation des informations renforce l’implication de vos employés, qui saisissent alors toute la pertinence des activités et des décisions prises par la direction en rapport avec leur poste. Favorisez un sentiment d’appartenance en dotant vos employés d’outils pour localiser leurs collègues et se mettre en contact avec eux, ainsi que pour enrichir leurs connaissances.

DéveloppementL’apprentissage et le perfectionnement jouent un rôle important dans la fidélisation des meilleurs éléments et les réseaux sociaux leur permettent de bénéficier d’un apprentissage à la fois formel et informel. En mettant à leur disposition une plate-forme d’apprentissage sur le cloud, ils pourront facilement accéder à leurs contenus de formation, au moment et dans les conditions de leur choix. En plus des webinaires et des tutoriels en ligne, les réseaux sociaux favorisent un apprentissage plus collaboratif en offrant aux employés la possibilité de créer des forums pour développer leur réseau et partager des connaissances. Au lieu d’organiser des formations sur des thèmes spécifiques, les nouvelles technologies vous permettent d’enrichir en permanence vos programmes d’apprentissage et de perfectionnement.

CollaborationLa collaboration par le biais des réseaux sociaux est en passe de devenir l’une des principales formes d’implication des employés. La technologie permet d’intégrer un collaborateur à une équipe pourtant basée à des centaines de kilomètres. Grâce à cette forme de collaboration, il est possible d’entrer en contact avec le meilleur spécialiste, de bénéficier de ses connaissances ou d’obtenir une réponse beaucoup plus rapidement qu’auparavant. Vous pourrez réduire vos coûts en limitant les déplacements et le temps passé en réunion. Par ailleurs, les forums de discussion en ligne peuvent accroître la productivité en permettant d’accéder en temps réel à des ressources spécialisées.

Prenez les devants et servez-vous des réseaux sociaux pour entrer en contact avec de nouveaux talents potentiels


Impact d’une meilleure maîtrise des effectifs sur les réseaux sociaux• Une solution intégrée de gestion des

ressources humaines permet d’évaluer les lacunes et les besoins en formation au sein de l’organisation ainsi que de prévoir des programmes adaptés aux besoins de chacun. Des outils permettent de surveiller l’accès aux réseaux sociaux, de mesurer la progression et de réaliser des évaluations.

• Réduisez la surcharge d’informations et tenez votre personnel réparti dans différents bureaux au courant de l’essentiel.

• Dans le cadre des déplacements, les solutions disponibles sur le cloud assurent la continuité de la collaboration et des échanges sur les réseaux sociaux, partout dans le monde.

• Grâce à la technologie des réseaux sociaux, les programmes d’apprentissage et de perfectionnement deviennent une occasion supplémentaire d’échanger avec les membres de son réseau, en plus de l’aspect pédagogique habituel.

• Les nouveaux systèmes de gestion des ressources humaines permettent aux employés de personnaliser le contenu affiché sur leur smartphone ou leur tablette. Ils peuvent ainsi gagner du temps et renforcer leur productivité en accédant uniquement aux données qui les concernent, sans s’encombrer d’informations inutiles.

En ayant recours aux réseaux sociaux, les entreprises peuvent accroître de 25% la productivité de leurs collaborateursThe social economy: unlocking value and productivity through social technologies. McKinsey Global Institute


Une entreprise doit impérativement disposer d’informations cohérentes, fiables et à jour sur son personnel afin d’être plus productive, réactive et performante. Dans le contexte actuel de mondialisation, où les entreprises doivent être opérationnelles 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7, le modèle administratif classique de gestion des RH est devenu obsolète. Le service RH a aujourd’hui la possibilité d’impliquer le personnel et d’avoir ainsi un impact plus large sur l’entreprise.

Les solutions de gestion RH de Sage prennent en charge l’ensemble du processus d’embauche : valorisation des profils, recrutement sur les réseaux sociaux, ensemble

du processus de recrutement, gestion des ressources et de leurs performances, développement de leurs compétences et de leurs aptitudes, création de liens et communication avec le personnel, publication de rapports tableaux de bord et statistiques, et élaboration de plans pour l’avenir.

Sage peut vous aider à gérer facilement des processus représentant un travail important, tout en restant à jour et en règle, sans la moindre erreur. Vos employés constituent votre meilleur atout, quelle que soit la taille de votre entreprise. Mettez-les en valeur, contentez-les, favorisez leur épanouissement… Votre entreprise en sortira gagnante.

Testez vos connaissances sur votre personnel en essayant de répondre aux questions suivantes:

Combien d’employés votre organisation compte-t-elle ?

Parmi eux, lesquels ont été distingués par leurs collègues pour leur productivité ?

Quelle est la durée moyenne de votre processus de recrutement ?

Quelles compétences devrez-vous privilégier au cours des deux prochaines années ?

Parmi vos employés, lesquels risquent de quitter votre organisation ?

Combien d’entre eux seront en congé la semaine prochaine ?

RésuméPrivilégiez les faits pour motiver et impliquer vos équipes

Découvrez la solution de gestion de la paie Sage qui vous convient

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