Dirigeant BTP : les sources de coûts cachés de votre entreprise

Livre Blanc

Au sommaireProblème n°1. Un temps de travail effectif flou

Un manque de transparence horaire

Conséquences : vos chantiers prennent du retard et sont plus coûteux

Et si vous aviez une vision pointue du temps de travail effectif ?

Problème n°2. Des relations professionnelles biaisées

La parole du client contre celle de vos équipes

Conséquence : vos relations sont tendues

Et si vous pouviez apporter des contre‑arguments ?

Problème n°3. Une gestion manuelle des tâches administratives

Vos données horaires sont traitées à la main

Conséquence : vos équipes perdent beaucoup de temps

Et si vous pouviez automatiser le déclaratif ?

Problème n°4. Un comportement routier à risques

Vos salariés conduisent imprudemment

Conséquences : ils se mettent en danger et cela peut vous coûter très cher

Et si vous pouviez encourager les bons comportements routiers ?

Et après ?

La clé de votre rentabilité : les équipes sur chantierLes chiffres sont sans appel : le BTP a connu un repli de son activité entre 2007 et 2015, avec 30 % des faillites en France appartenant à ce secteur1. Pour les dirigeants, l’enjeu est devenu clair : viser la rentabilité, en commençant par une chasse aux coûts cachés.

Le personnel BTP étant composé à 67 % d’ouvriers de production2, ces derniers jouent un rôle primordial dans le modèle économique de l’entre‑prise, en générant des coûts qui leur sont propres. Autant de forces vives de plus en plus autonomes sur le terrain, indispensables au bon déroulement des chantiers. Résultat ? De plus en plus de déplacements… et autant d’inconnues pour les équipes de management.

Que vous gériez une société de ravalement de façades ou de pose de carrelage, vous êtes (très réguliè re‑ment) confronté à ces problématiques d’équipes décentralisées sur la route toute la journée. Pas toujours facile d’y voir clair et de piloter efficacement un personnel itinérant livré à lui‑même !

Pour répondre à vos impératifs de rentabilité, il devient donc crucial d’avoir une vraie visibilité sur l’activité réelle de vos employés. État du trafic routier, heure d’arrivée sur chantier, types de déplacements… vous devez pouvoir apprécier la production effective de chacun de vos chantiers et de vos véhicules.

1 « Huit ans de déprime pour le BTP », Le Monde, 25 mars 2015.2 « Les chiffres clés du BTP », Observatoire des métiers du BTP, 2014‑2015.

C’est pourquoi nous allons aborder dans ce document les problématiques caractéristiques de votre secteur, celui du BTP. Pourquoi ? Parce que nos années d’expérience nous ont permis de rencontrer de nombreuses entreprises de ce domaine et de nous familiariser avec les difficultés propres au BTP. Ces dernières sont au cœur de votre métier et peuvent faire pencher la balance pour votre entreprise ! Vous découvrirez au fil de ces pages les conséquences de vos problé ma ti‑ques quotidiennes, ainsi que des pistes de solutions pour y remédier.

Bonne lecture

Problème n°1 Un temps de travail effectif flouUn manque de transparence horaire

Vous connaissez bien entendu les horaires de travail – et votre équipe aussi. Mais impossible de connaître leur temps de production réel, qui relève du pointage déclaratif (ouvrier ou chef de chantier). Mauvaise foi ou étourderie : la ponctualité se suppose plus qu’elle ne se vérifie. Sans compter les aléas liés à votre flotte de véhicules (comme les pannes) ou un évènement extérieur (perturbations météorologiques ou incidents sur la route) qui viennent troubler l’organisation de vos équipes, perturbant ainsi le planning défini et rallongeant le temps de chantier.

Prenons le cas de 4 ouvriers qui se déplacent dans un même véhicule et qui arrivent sur le chantier avec 15 minutes de retard. Le temps improductif total en ETP (équivalent temps plein) atteint alors 1 h. Une situation potentiel‑lement rattrapable si elle est isolée, mais réellement pénalisante pour votre société dès lors qu’il s’agit d’un cas répandu.

Conséquences : vos chantiers prennent du retard et sont plus coûteux

Pénalités de retard

Le retard se chiffre le plus souvent à la journée, à partir de 1/3 000e du prix total du chantier par jour de retard3. Partons donc de cette base pour le calcul : si un chantier est terminé avec 20 jours de retard dans le cadre de la construction d’un bâtiment d’une valeur de 900 000 €, les pénalités de retard s’élèvent à 6 000 €.

Autres frais additionnels

Nous parlons ici des coûts liés à une surconsom mation de carburant ou à une location prolongée d’engins spécifiques (chariots élévateurs, tombereaux articulés, pelleteuses). Comptez également la hausse de la masse salariale liée aux heures supplémentaires effectuées par l’équipe sur chantier et au recours éventuel à du personnel intérimaire.

3 « Réclamer les indemnités pour retard de livraison », Ooreka.

Retards en cascade

Un chantier bien mené implique de nombreux corps de métiers. Un professionnel qui termine son œuvre hors délai impacte donc le reste de la chaîne car les confrères qui lui succèdent ne sont plus disponibles au moment où vous avez finalement besoin de leurs services. Cette situation peut entraîner des latences (voire des suspensions) de chantiers.

Un cas courant ? Celui du plombier qui est censé intervenir avant les corps de métier qui finalisent l’intérieur : plaquistes, peintres… S’il est momentanément indisponible suite à un conflit d’agenda, le reste du chantier ne pourra se dérouler dans les délais prévus. Résultat : ses confrères devront décaler leur date d’intervention et gérer leurs propres conflits d’agenda, tandis que vous aurez à engager des dépenses supplémentaires.

Et si vous aviez une vision pointue du temps de travail effectif ?

Pour mettre fin à ce manque de transparence vis‑à‑vis des horaires et du temps de travail réel sur chantier, il faudrait pouvoir monitorer les déplacements de vos équipes, qui ne dé‑butent leur journée de travail qu’une fois arri‑vées sur le chantier. Quelques indicateurs à surveiller :• le suivi de votre activité par points d’intérêts

(clients, chantiers, fournisseurs) ;• le temps d’utilisation de vos véhicules ;• le temps de fonctionnement de vos engins

de chantier ;• les itinéraires empruntés par vos équipes,

pour être en mesure de les optimiser.

Autant d’éléments clés qui pourraient vous aider à terminer vos chantiers en temps voulu… et dans le respect de l’enveloppe budgétaire prévisionnelle !

Problème n°2 Des relations professionnelles biaiséesLa parole du client contre celle de vos équipes

Chacun des acteurs de chantier a sa propre vision des faits. Fournisseurs, salariés, clients : les interprétations diffèrent et compliquent vos prises de décisions.

Un décompte d’heures controversé

Le comptage des heures est souvent remis en cause car chacun voit midi à sa porte. Votre équipe vous assure avoir été présente pendant 10 jours d’affilée chez le client ; le client, lui, affirme n’avoir vu votre personnel à l’œuvre que durant 5 jours. Il en profite d’ailleurs pour mentionner les retards

de votre équipe qui, selon lui, arrive tous les jours 30 minutes après l’horaire annoncé.

Sans preuves, difficile de lui donner tort. Pour maintenir la relation, vous n’avez plus qu’à lui concéder le rabais qu’il exige… et mettre la rentabilité de côté pour le moment.

Des fournisseurs mécontents

Vos employés récupèrent très souvent lamarchandise hors délai. C’est du moins ce que prétend votre grossiste, qui prétexte un décalage dans sa propre chaîne logistique pour renégocier ses prix. Dommage, il était celui qui proposait le meilleur rapport qualité‑prix. Là encore, impossible de lui tenir tête sans preuve tangible à lui apporter.

Des indemnisations pour dégâts matériels

Le voisin est formel, son rétroviseur a été arraché par l’une de vos camionnettes à l’angle de la rue Neuve, hier à 9 h 35. Vos équipes en déplacement nient en bloc : personne n’y était ! Vous n’avez plus qu’une solution : le croire sur parole et régler les frais occasionnés par les dégâts matériels.

Une équipe sous tension

Dans votre entreprise (comme dans toutes les autres), les rumeurs vont bon train sur le degré de sérieux des uns et des autres. Untel travaille l’équivalent d’une semaine supplémentaire chaque mois mais n’a aucune reconnaissance, un autre quitte le chantier plus tôt tous les jours mais est toujours mis en valeur par son respon‑sable… Chacun a son mot à dire sur la question. Une situation qui pourrait faire sourire si elle ne provoquait pas autant de tensions au sein des équipes.

Conséquence : vos relations sont tendues

En ce qui concerne le prestataire, ce dernier a subi de plein fouet les turbulences liées au projet. Déçu par une relation commerciale déséquilibrée, il hésite à renouveler la colla‑

bora tion. Vous ne pourrez plus compter sur son expertise, son professionnalisme et ses tarifs imbattables pour vos prochaînes missions. Un vrai coup dur pour le porte‑mon‑naie de l’entreprise.

Côté client, le relationnel s’est dégradé, notamment à cause du non‑respect des délais contractuels. Puisque le client est insatisfait, les négociations deviennent délicates… au point de mettre en péril le recouvrement des créances en cours. À prévoir pour apaiser la situation : des avoirs commerciaux très alléchants pour le client mais potentiellement pénalisants pour votre marge.

Côté équipes, l’ampleur des tensions internes empêche la bonne collaboration. Difficile pour le management de mettre fin à la situation, tant les points de vue sont subjectifs. Comment évaluer chacun à la juste mesure du travail qu’il fournit ?

Et si vous pouviez apporter des contre-arguments ?

La meilleure option pour résoudre ce type de problème reste encore d’apporter des preuves de la présence (ou non) de vos équipes au moment dit. Là encore, l’idéal serait d’avoir un historique des trajets réalisés par votre flotte de véhicules car ce sont vos salariés qui les conduisent ! De telles informations permettraient d’apporter des preuves incontestables concernant :• la présence ou non d’un véhicule à un endroit

et à une heure donnés ;• les horaires précis d’arrivée et de départ

d’un véhicule ;• le travail fourni par chaque employé ;• le temps de trajet effectif.

Autant d’éléments faisant office de preuves en cas de dépassement de budget ou de litige !

Vos données horaires sont traitées à la main

Depuis toujours, le pointage du personnel BTP se fait manuellement. Que vous ayez mis en place un décompte à la journée ou à la semaine, le système de pointage est utilisé par vos employés. En résulte un déclaratif redondant (pour eux) et, parfois, un peu approximatif (pour vous).

Vous avez déjà essayé de laisser véhicules et engins de chantier à votre personnel une fois la journée terminée. Résultat : vous n’avez pas su quand et comment les véhicules avaient été utilisés. Pour plus de sûreté, vous avez dû demander le rapatriement systématique de la flotte à l’agence le soir venu.

Conséquence : vos équipes perdent beaucoup de temps

Une gestion des données déclaratives fastidieuse

Le pointage de vos salariés, fruit d’une lassi‑tude qui s’est installée au fil des mois, comporte des oublis et des inexactitudes. Car qui dit répétitions dit plus grand risque de négligences (arrondis, écarts d’interpré ta‑tion, etc.), ce qui a un vrai impact sur le nombre d’heures supplémentaires à rémunérer en fin de mois. D’autant que, du point de vue de vos salariés, dix minutes de plus ou de moins ne changent pas grand‑chose à la donne – et c’est bien normal, car ils n’ont pas une approche globale de l’activité.

Côté RH, l’absence de système automatisé oblige votre personnel à dédier une (trop) grande proportion de son temps à la vérification de la cohérence des chiffres saisis par les équipes terrain. En cas d’anomalie ou d’omission, il faut se lancer dans une phase de relance pour obtenir les compléments d’informations manquantes. Un temps précieux qui pourrait être utilisé autrement… sur des missions à plus haute valeur ajoutée par exemple.

Problème n°3 Une gestion manuelle des tâches administratives

Du temps perdu à acheminer la flotte de véhicules

Le réacheminement de la flotte au point de départ est, par définition, chronophage et fastidieux. Très logiquement, contrôler la conformité et compter les véhicules de la flotte représente un temps homme non négligeable. Sans compter le temps perdu sur le trajet domicile‑agence‑chantier et chantier‑agence‑domicile, réalisé a minima deux fois par jour.

Prenons le cas d’un employé qui habiterait à 30 mn de l’agence, elle‑même située à 30 mn du chantier. S’il reste sur chantier durant sa pause déjeuner, il perd tout de même 2 h par jour sur la route !

Et si vous pouviez automatiser le déclaratif ?

pour un pointage plus efficace, une solution : l’automatisation ! Son principal avantage réside dans la suppression du risque d’erreur humaine.

Et concernant les trajets quotidiens pour rapatrier votre flotte à l’agence ? Voici quatre idées de leviers à étudier pour résoudre ces problématiques :•  détecter le début et la fin de journée de travail 

effectif ;• calculer le temps de trajet ;• contrôler le temps de présence des véhi‑

cules ;• mettre en place des alertes en cas

d’utilisation non autorisée.

Un déclaratif ultra‑précis et un précieux gain de temps : votre expert‑ comptable et votre équipe RH vous remercieront !

Vos salariés conduisent imprudemment

On vous l’a dit ou bien vous l’avez déjà remar‑qué par vous‑même : vos salariés n’ont pas toujours une conduite exemplaire lorsqu’ils sont au volant des véhicules de votre flotte. Ces comportements à risques sont bien connus dans votre secteur : en 2014, 137 décès ont été recensés dans le domaine BTP, dont 22 % directement liés aux accidents de trajet4 ! Freinages brutaux, accélérations soudaines… autant de signes d’imprudence qui vont à l’en‑contre des règles de sécurité en vigueur sur la route.

Conséquences : ils se mettent en danger et cela peut vous coûter très cher

De tels comportements peuvent avoir un très lourd impact pour votre société, sur le plan humain comme sur le plan financier. Parce que vos employés conduisent imprudemment, ils nuisent à leur propre sécurité… mais aussi à celle des autres !

Les collègues qu’ils transportent, les piétons qui croisent leur chemin, les autres véhicules sur leur trajet : tout le monde est concerné.

Problème n°4 Un comportement routier à risques

4. « Accidents du travail : une légère baisse en 2014 », PréventionBTP, 16 novembre 2015.5. « Les entreprises tentent de freiner les accidents de la route de leurs salariés », Le Monde, 23 octobre 2012.6 « Écoconduite : conseils pour économiser de l’essence », 24pm écologie et environnement.

Ce type d’accident ternit également l’image de marque de votre société car les riverains garderont en mémoire un comportement, certes isolé, mais floqué de votre logo.

En cas d’accident grave, d’incapacité perma‑nente ou de décès, les frais peuvent rapide‑ment devenir très importants : jusqu’à 400 000 € encourus par les salariés selon le Comité de pilotage national pour la prévention du risque routier5. À la charge de votre société ? Les dépenses directes, qui comprennent les frais médicaux, chirurgicaux et pharmaceutiques ; les frais d’hospitalisation et de rééducation ; les indemnités journalières ou encore les frais de gestion. S’ajoutent à cette liste d’autres coûts indirects, plus diffici‑lement mesurables mais toutefois bien réels :• perte de productivité de l’équipe

pour cause de sous‑effectif ;• enquête administrative ;• remplacement de l’accidenté ;• réparation des dégâts matériels...

Les effets d’une conduite peu responsable se traduisent également sur votre flotte de véhicules, via une augmentation des frais d’entretien (les plaquettes de frein supportent mal les freinages brutaux) et une nette majoration de vos dépenses en carburant. Ce sont les chiffres qui le disent : un véhicule qui roule à 150 km/h se rend deux fois plus souvent à la pompe qu’un véhicule qui roule à 90 km/h6.

Et si vous pouviez encourager les bons comportements routiers ?

Pour supprimer cette inconnue dans l’équation de votre activité, un outil de détection de mauvais comportements routiers embarqué changerait véritablement la donne – et vous permettrait de mettre en place, au sein de vos équipes, des jeux‑concours, des formations ou des récompenses.

Consommation moyenne de carburant pour 100 km, nombre d’incidents routiers sur l’année, nombre de réparations par an… les possibilités sont infinies !

Voici quelques éléments qu’un tel outil devrait proposer pour vous aider à mieux monitorer votre équipe de conducteurs :• un suivi individuel pour chaque conducteur ;• un historique des trajets de chacun

des véhicules ;• un système embarqué d’incitation

à une conduite plus prudente.

Depuis quelques années, l’éco‑conduite est une priorité pour les acteurs du BTP. Ne passez pas à côté de cette problématique !

Vous avez reconnu votre société à la lecture de ces pages ? Vous connaissez bien ces problématiques d’opacité et de dysfonctionnements opérationnels sur vos chantiers ? Pire, vous avez déjà expérimenté le vol d’engins, ce grand fléau du BTP, qui représente tout de même 1 % de perte du chiffre d’affaires du bâtiment, soit plus d’un milliard d’euros7 ?

Lorsqu’une flotte de véhicules professionnels s’agrandit et atteint une taille critique, il devient impératif de pouvoir suivre chacun des véhicules, aussi bien au quotidien que pendant les jours de repos. Vous ne savez pas comment vous y prendre ? Des solutions performantes existent, basées sur le principe de la géolocalisation : en installant un boîtier dans l’habitacle de vos véhicules, vous pouvez suivre leur activité en direct et calculer le temps de travail de vos équipes de manière automatisée.

La situation actuelle vous coûte (trop) cher : osez apporter le changement dans votre société, pour des économies immédiates et mesurables !

Et après ?

7 « Ras le vol », Fédération française du bâtiment.

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