DESS en Ingénierie Documentaire Rapport de stage ...

Ecole Nationale Supérieure Université

des Sciences de l’Information Claude Bernard

et des Bibliothèques Lyon 1

DESS en Ingénierie Documentaire

Rapport de stage

Assistance à maîtrise d’ouvrage pour Sanofi-Synthelabo groupe

ARBEL Stéphanie

Effectué sous la direction de Madame Caroline BUSCAL

24 rue de Milan

75009 PARIS

2001

ARBEL Stéphanie | DESSID | 2001 | ENSSIB

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Rapport de stage de ARBEL Stéphanie

Assistance à maîtrise d’ouvrage pour Sanofi-synthelabo groupe

DESCRIPTEURS : Conseil, base de données, référentiel documentaire,

accompagnement groupe de travail

RESUME : Intégration d�une équipe de conseil en gestion des systèmes

d�information documentaire et participation à différentes missions liées à ce

secteur d�activité. Citons d�une part l�accompagnement du groupe projet de

Sanofi-Synthelabo constitué des utilisateurs et des chefs de projets

informatiques dans la reprise des bases de données documentaires et

archives en vu du passage vers un outil unique et d�autre part

l�établissement d�une cartographie documentaire pour l�ensemble du groupe.

Assistance to undertaking of work for Sanofi-synthelabo groups

KEYWORDS : Council, data base, repository documentary,

accompanying workgroup

ABSTRACT : : Integration of a team of advice in management of the systems of

documentary information and participation with various missions connected to this

sector. Let us quote on one hand the accompanying of the group Sanofi-Synthelabo's

project constituted by the users and the computer project managers in the resumption of

the documentary and archival data bases in seen by the passage towards an only tool and

on the other hand the establishment of a documentary cartography for the whole group.


3

Table des matières

Introduction.................................................................................................................8

Présentation de SERDA ...............................................................................................9

1. Présentation de l’entreprise .............................................................................9

1.1. Organisation du groupe ...............................................................................9

1.1.1 Conseil ..............................................................................................10

1.1.2 Formation..........................................................................................10

1.1.3 Veille ................................................................................................11

2. Compétences de SERDA ................................................................................12

2.1. L’atout de l’expérience .............................................................................12

2.2. Méthodologie ...........................................................................................12

2.2.1 la méthode MARCHIVE® (programme CEE esprit IV N° 22.076)......13

2.2.2 la méthode FlowGEID ® ...................................................................13

2.2.3 la méthode 2V2P® ............................................................................13

3. Le système d’information de SERDA ............................................................13

Un stage dans une entreprise de Conseil ....................................................................15

1. Les missions du conseil ..................................................................................15

1.1. La proposition commerciale ......................................................................15

1.2. Phase de lancement...................................................................................15

1.3. Analyse de l’existant et des besoins ..........................................................16

1.4. Mise en place de la solution ......................................................................16

2. Participation aux diverses activités ...............................................................17

2.1. La proposition commerciale : la réponse à l’appel d’offre du ministère de la

fonction publique et de la réforme de l’état ..........................................................17

2.1.1 La mission.........................................................................................17

2.1.2 La proposition commerciale ...............................................................17

2.2. Suivi de mission : Intervention pour le pré-archivage des études cliniques de

Sanofi-Synthelabo recherche................................................................................19

2.2.1 Mission .............................................................................................19

2.2.2 Evolution de la mission......................................................................19


4

2.3. Mise en place de la solution : mise en application du plan de classement

pour la direction du CETE ...................................................................................20

Mission de conseil : Assistance à maîtrise d’ouvrage chez Sanofi-Synthelabo Groupe

..................................................................................................................................22

1. Le contexte de la mission ...............................................................................22

1.1. Les axes du projet .....................................................................................22

1.2. Synthèse de l’existant ...............................................................................23

1.2.1 Les outils...........................................................................................23

1.2.2 Principes généraux de la nouvelle organisation...................................24

1.3. Expression des besoins .............................................................................25

1.4. L’équipe de travail....................................................................................25

2. Mission SERDA..............................................................................................26

2.1. Etablissement du référentiel documentaire ................................................27

2.1.1 Structure du référentiel ......................................................................27

2.1.2 Méthodologie ....................................................................................30

2.1.3 Elaboration du référentiel documentaire du domaine recherche...........30

2.1.4 Elaboration du référentiel domaine affaires industrielles ....................33

2.1.5 Elaboration du référentiel domaine administratif et historique. ...........34

2.1.6 Bilan de ma participation ...................................................................35

2.2. Reprise des bases de données en vu du passage vers un outil unique :

DAMARIS ..........................................................................................................36

2.2.1 Elaboration des procédures pour la reprise des bases ..........................36

2.2.2 Le processus du projet .......................................................................37

2.2.3 Paramétrage de la maquette................................................................38

2.2.4 Import du référentiel documentaire sous le logiciel DAMARIS ..........39

2.2.5 Bilan de ma participation ...................................................................42

2.3. Enseignement de cette mission..................................................................42

Conclusion .............................................................................................................44

Annexe 1 : grille des stages en formation inter-entreprise proposés par SERDA .......46

Annexe 2 Grille d’évaluation pour les entretiens .......................................................49

Annexe 3: Terminologie utilisée pour qualifier les natures de documents du

référentiel recherche (français/anglais) .....................................................................50


5

Annexe 4: Extrait du référentiel documentaire domaine recherche ...........................52

Annexe 5: Extrait référentiel domaine affaires industrielles......................................55

Annexe 6: extrait du référentiel domaine administratif et historique .........................57

Annexe 7: Compte-rendu de réunion pour la reprise des bases de données Taurus ...61

Bibliographie .........................................................................................................64


6

Remerciement

Je tenais en débutant ce mémoire à remercier tout particulièrement certaines personnes.

Au sein de mon entreprise d�accueil mes pensées se dirigent tout particulièrement vers Caroline Buscal qui m�a encadrée et m�a permis de réaliser de nombreuses missions de manière autonome. J�ai beaucoup appris à son contact tant au niveau professionnel qu�humain. Mais c�est bien sûr sans oublier Madame Svetlana Juin qui m�a fait part tout au long de mon stage de ces conseils avisés, et des équipes de SERDA et Archimag qui m�ont accueillie chaleureusement.

Au sein de l�ENSSIB, Monsieur Bouché qui m�a permis de réaliser ce stage et Monsieur Larouk qui m�a laissé une grande autonomie pour gérer mon intégration en entreprise et je lui en suis aussi reconnaissante.

Mille mercis à Michelle, Yohann et Fabien qui m�ont hébergée, écoutée et soutenue tout au long de ce stage.


7

Avant propos

Mes objectifs professionnels m’ont amenée à envisager mon intégration dans

une entreprise de conseil en gestion des systèmes d’information documentaires.

Serda spécialisée à la fois en gestion documentaire et archivistique répondait à

ma volonté de mettre en exergue ma double formation, à la fois en archivistique

et en ingénierie documentaire.

Cette intégration au sein de la vie professionnelle m’a enthousiasmée car une

telle application de mes acquis universitaires, d’autant plus par l’intermédiaire

d’une activité de chargée d’étude, répondait à toutes mes attentes pour mes

perspectives professionnelles.

Ce rapport de stage rédigé tout au long de la mission se veut donner un aperçu

exhaustif et synthétique de mes activités professionnelles. Mais je pense que

c’est sans compter un recul significatif que peut représenter un laps de temps

ultérieur à cette activité de stagiaire.

Ce rapport est donc le bilan fait à un instant donné d’une activité professionnelle

qui m’a permis de mettre en application les enseignements de mon DESS.


8

Introduction

SERDA, société de conseil en gestion des systèmes d’information

documentaires, m’a accueillie en tant que stagiaire pendant 4 mois et demi.

La mission pour laquelle j’ai été recrutée consistait à accompagner le groupe

utilisateur (responsable archive groupe, responsables des domaines

administratifs et productions) d’un grand groupe pharmaceutique : Sanofi-

Synthelabo. Cette mission se partageait en deux activités principales. La

première consistait à organiser la reprise des bases de données documentaires en

vu du passage vers un outil de gestion unique. La deuxième visait à établir un

référentiel documentaire pour l’ensemble du groupe.

D’autre part, tout au long de ce stage en parallèle avec la mission chez Sanofi-

Synthelabo, j’ai été intégrée à diverses missions soit liées à l’activité de conseil

soit en terme plus technique en faisant évoluer le site web de Serda.

Ce mémoire de stage se veut donc être le plus fidèle possible à mes activités.

Par conséquent dans un premier temps nous présenterons l’entreprise et ces

méthodologies particulières. Puis dans un second temps, nous décrirons les

activités propres au sein d’une activité de conseil. Cette seconde partie sera

illustrée par des exemples de réalisations concrètes. Et nous terminerons par

décrire plus particulièrement l’assistance à maîtrise d’ouvrage réalisée chez

Sanofi-Synthelabo.


9

Présentation de SERDA

1. Présentation de l’entreprise

Raison sociale

(dénomination) – Sigle

Adresse complète du siège

social

24, rue de Milan 75009 Paris –

France

Téléphone : 33 1 445 345 00

Télécopie : 33 1 445 345 01

E-mail : [email protected]

Forme juridique Société Anonyme

Numéro d’inscription au

Registre du Commerce

R.C.S. PARIS B 343 242 509

(1988B00212) en date du 08 janvier

1988

1.1. Organisation du groupe

Le Groupe SERDA est dédié à 100% au domaine de compétence pour lequel il

intervient, soit l’ensemble du cycle de vie du document de sa création ou

réception à sa mise à disposition. Le cœur de thématique est l’optimisation de

la circulation et de l’accès à l’information via les systèmes documentaires

d’entreprise (documentation, dossier, courrier, index, lexiques, thesaurus, bases

d’information, etc.).

Le capital est entièrement possédé par les consultants associés et garantit par là-

même l’indépendance qui est due à chacun de ces clients. L’équilibre financier,

le niveau d’engagement capitalistique et les résultats réguliers depuis plusieurs

années renforcent leur engagement sur le marché.

Le Groupe SERDA est membre adhérent actif au sein des associations

professionnelles suivantes : AFNOR1, Syndicat National des Prestataires en

Information, Club de gestion des connaissances, Association des Archivistes

1 Association Française de NORmalisation

mailto:[email protected]


10

français, Conseil International des Archives, Centre des Jeunes Dirigeants,

Association des Documentalistes et Bibliothécaires Spécialisés, et adhère à leur

codes de déontologie et aux règles de bonnes pratiques.

Chargée de représenter la France en tant que membre de la Délégation française,

SERDA participe aujourd’hui, sous la direction du Service Technique de la

Direction des Archives de France, à l’élaboration de la norme ISO 15 489 sur

les archives vivantes (records management), qui devrait être approuvée en

2001.

Le Groupe SERDA, s’articule autour de 3 pôles différents.

• Conseil

• Formation

• Veille avec Archimag

1.1.1 Conseil

Les interventions du groupement SERDA se concentrent sur une

méthodologie éprouvée pour piloter des projets spécialisés dans la gestion

documentaire et l’archivage, les orientations dédiées aux nouvelles technologies

de l’information et de la communication (GEIDE, Workflow, Groupware,

Records Management) et l’ergonomie des postes de travail.

Elles ont pour vocation de :

- réaliser des audits et des analyses de l’existant,

- concevoir des études d’opportunité, des cahiers des charges et rédiger des

spécifications techniques, organisationnelles et financières,

- élaborer les procédures,

- assister la mise en œuvre des sites pilotes et des expérimentations,

- communiquer,

- animer les groupes de projet ad'hoc et les comités de pilotage,

- organiser les actions de formation,

- accompagner le choix et la mise en oeuvre.

1.1.2 Formation

SERDA est la première entreprise privée sur le marché français de la

communication et de la formation aux méthodes de gestion de l’information

documentaire, avec plus de 15 000 heures stagiaires assurées par an.


11

Ses activités se déclinent selon les niveaux suivants :

1/ les séminaires de sensibilisation et d’information sur les nouvelles

technologies destinés aux décideurs, à la hiérarchie (directeurs, chef de services,

cadres)

2/ les formations sur-mesure intra-entreprise pour les groupes d’utilisateurs

sur les méthodes, outils, planification du changement, etc.

3/ les formations-action pour l’accompagnement d’acteurs particuliers comme

les chefs de projets, les responsables d’activité en évolution (archiviste,

documentaliste, records manager, knowledge manager, responsable de

l’intelligence économique, etc.),

4/ une formation diplômante de Records Manager créée et animée en

collaboration avec l’Université d’Angers dont le Groupe SERDA parraine

également le module NTIC du DESS du métier des archives.

5/ un engagement fort dans les modules universitaires spécialisés de l’Institut

Supérieur de Documentation, et dans le DESS spécialité Archives-

Documentation de l’Université de Tunis,

5/ les formations inter-entreprises qui sont programmées dans notre calendrier

annuel. Soixante dix sessions sont animées pour des groupes de 10 à 14

participants dans les normes qualités nouvellement définies par l’AFNOR.

Compte tenu de l’évolution rapide des méthodes et technologies, ce sont 20%

voire plus de nouveaux contenus qui sont conçus chaque année.

Voir en annexe 1 le détail des formations inter-entreprises proposées par Serda.

1.1.3 Veille

La veille est très présente car c’est une composante essentielle de la stratégie

d’entreprise. Qu’elle soit "métier", technologique ou concurrentielle, c’est un

élément clé du modèle économique du groupe, et chaque collaborateur, en

fonction de son expérience ou de son expertise, y est étroitement associé. Ainsi,

pour qu’il n’y ait plus des ressources et des informations isolées, le système

d’information mis en place fonctionne pour intégrer de manière coordonnée les

informations identifiées et les connaissances acquises au travers d’interfaces

spécifiques.


12

De plus, les équipes d’Archimag, (soit un équivalent de 5 personnes à temps

plein) veillent depuis 15 ans sur le marché des NTIC.

Chaque mois, tout abonné à ce service reçoit ARCHIMAG qui diffuse

l’exhaustivité de l’actualité en matière de sociétés actrices sur le marché, de

produits, de sites installés, de méthodes utilisées et développées, de projets

clients, de visites de salons spécialisés nationaux et internationaux (Comdex,

Online, Forum de la GEIDE, Documentation, IDT, KM Forum, AIIM, etc).

En parallèle, des études de marché multiclients ou mono-client recensent

l’ensemble des produits dans chaque catégorie : progiciels d’archives de gestion

documentaire, de GEIDE, de Gestion des Connaissances, etc.

2. Compétences de SERDA

2.1. L’atout de l’expérience

SERDA SA conduit depuis plus de 15 ans des projets de systèmes d’information

documentaire, prenant en compte la gestion des informations et des documents,

depuis leur stade de production jusqu’aux étapes de classement et de mise à

disposition sur tous supports (papier et électronique).

La mise en place de tels systèmes d’information documentaire permet :

• d’associer plus étroitement les utilisateurs finaux aux projets pour

améliorer les chances de réussite et la rapidité d’intégration des

solutions

• d’intégrer l’assurance qualité au cœur des pratiques utilisateurs

• de choisir judicieusement les technologies adéquates intégrables et

évolutives à court et moyen terme compte tenu des fonctions offertes

actuellement par les NTIC

• de restructurer en profondeurs certains process

• de présenter des solutions intégrant les problématiques de gestion et de

mise à disposition de l’information

2.2. Méthodologie

Grâce à une expérience de 15 ans dans l’assistance au pilotage des projets

d’information documentaire, le groupe SERDA a développé des méthodologies

spécialisées approuvées par la Commission Européenne.


13

2.2.1 la méthode MARCHIVE® (programme CEE esprit IV N° 22.076)

Cette méthode a été conçue pour être utilisée dans les grandes organisations

européennes afin de développer les nouvelles technologies sur de vastes

systèmes documentaires. Le consortium dans lequel SERDA représentait la

France comprend les pays d'Espagne, de France, d'Irlande et de Grande-

Bretagne. Cette méthode prend en compte la nouvelle norme ISO 15 489 (volet

des normes ISO 9000) sur le records management.

2.2.2 la méthode FlowGEID ®

Cette méthode s’applique au pilotage des projets de Workflow et de GEIDE

sous Intranet ou non dans les organisations. Cette méthodologie, également

compatible avec les normes de la GEIDE et du records management, garantit des

retours sur investissement situés entre 6 mois et 1 an et demi au plus.

2.2.3 la méthode 2V2P®

Cette méthode s’applique à l’ergonomie du classement et des flux

documentaires au niveau du poste de travail des collaborateurs dans l’entreprise.

3. Le système d’information de SERDA

Tout le monde est en réseau, via Lotus Notes et plusieurs briques composent cet

ensemble.

Certaines sont basées sur les échanges interpersonnels entre les équipes et les

activités. Elles permettent de stocker toutes les informations brutes recueillies

par les différents intervenants au sein de salons, conférences, listes de diffusions

etc…Ces informations sont alors accessibles et peuvent être ré-utilisées à des

fins de veilles commerciales, technologiques ou alors pour mener de nouvelles

prospections commerciales.

D’autres briques, essentiellement dédiées aux métiers de Serda, se décomposent

sous forme d’espaces de travail collaboratifs (agendas partagés, bases de

connaissances), alimentés par des données et des documents élaborés dans le

cadre de projets menés par les équipes, et qui sont réservés en droits d’accès :

partagés en lecture par les collaborateurs du groupe, restreints en mise à jour

aux seuls intervenants directs.


14

Citons en particulier une base de type knowledge qui constitue un point central

dans ce dispositif. Cette base détient l’ensemble des modèles, des

documentations sur les différents axes de compétences de SERDA.

Cette base répond alors aux objectifs suivants, permettre à tous d’avoir un

espace commun de ressources d’informations sur les métiers du groupe, être un

lieu à la croisée des différentes activités des collaborateurs.

.


15

Un stage dans une entreprise de

Conseil

Des suites de mon intégration en tant que stagiaire au sein du pole conseil de

Serda, j’ai pu me familiariser avec les différentes étapes de suivi d’une mission.

1. Les missions du conseil

1.1. La proposition commerciale

Chaque mission a pour préliminaire, la proposition commerciale. Un consultant

prend contact avec l’entreprise qui fait appel à lui et réalise le devis de la

mission éventuelle. Ces nouvelles missions potentielles peuvent avoir

différentes origines :

- fidélisation d’un ancien client

- prospection commerciale

- relation avec le pole formation

Cette proposition peut aboutir sur une affaire. Dans le cas contraire, on parlera

de PNA2.

A l’ouverture de la mission, on lui attribue un code affaire. On désigne un

Responsable affaire et un directeur de mission.

La mission se déroule en plusieurs phases :

1.2. Phase de lancement

Un chef de projet et un ou plusieurs groupes projets ont été désignés ainsi qu’un

comité de pilotage. Lors de la première réunion de lancement, ils sont chargés

de valider les travaux conduits par SERDA ou par le(s) groupe(s) projet. Une

note de cadrage vient alors préciser le calendrier et les modalités de conduite de

projet.

2 PNA : Proposition non aboutie


16

1.3. Analyse de l’existant et des besoins

Selon les demandes exprimées ces analyses peuvent porter sur différents sujets

tel que l’implantation de logiciel d’archivage, de GEIDE, d’analyse de

circulation des flux documentaires etc.

Prenons l’exemple d’une analyse visant à établir une cartographie de

l’organisation documentaire au sein de services ou départements d’une

entreprise.

Un ensemble de réunions avec les groupes de projets et d’entretiens avec les

coordinateurs vont alors permettre de constituer cette cartographie. Au terme de

cette phase un rapport est rédigé. Une première version est proposée au chef de

projet et au comité de pilotage. Ces derniers émettent des remarques afin

d’élaborer une deuxième version de cet état en accord avec toutes les parties.

1.4. Mise en place de la solution

L’objectif de cette phase est d’organiser la mise en place de la solution par les

choix de gestion, la mise en place de nouvelles procédures ou la mise en place

d’un plan d’action.

A l’issu de ces phases essentielles dans le suivi de projet, la mission entre dans

une phase concrète de livraison de documents commandés, réunions de suivi,

dialogue avec les interlocuteurs, encadrement des prestataires si la mission

nécessite la mise en place d’une régie…


17

2. Participation aux diverses activités

Au cours de ma mission chez SERDA, j’ai été intégrée à diverses phases de la

gestion du projet, selon l’avancement des missions.

J’ai eu en charge différents types d’activités qui correspondent aux étapes

successives du suivi d’une mission. L’objectif de cette partie est de replacer mes

différentes interventions dans le cadre logique du déroulement d’un projet.

2.1. La proposition commerciale : la réponse à l’appel d’offre du ministère de

la fonction publique et de la réforme de l’état

2.1.1 La mission

Le service public est engagé dans un fort développement de la qualité de ses

prestations, centré notamment autour de l’amélioration de la relation avec les

usagers. Or cette relation bute souvent, et surtout pour les citoyens les plus

« fragiles » sur des difficultés de compréhension réciproques dues à la fois à la

capacité d’écoute des agents, qu’à la technicité et à la complexité du langage

utilisé.

Ce dernier point fait l’objet de la consultation. Il s’agit en effet de simplifier le

langage administratif courant de l’administration, notamment dans sa

dimension écrite, au travers des courriers envoyés et des formulaires mis à

disposition, pour permettre aux usagers une meilleure compréhension.

2.1.2 La proposition commerciale

SERDA a donc répondu à cette offre.

Madame Caroline BUSCAL, consultante associée et responsable du pole

conseil, a constitué un dossier en mesure de répondre aux attentes et besoins du

client. Afin de proposer une équipe de travail exhaustive, elle a émis l’idée de

recruter un linguiste spécialisée en lexicologie.

J’ai donc eu cette recherche à effectuer. Je suis rentrée en contact avec Madame

Lallich-Boidoin, professeur à l’université Lyon 1 et à l’ENSSIB, qui m’a

aimablement fourni des pistes de recherches afin de trouver des interlocuteurs

pertinents.


18

J’ai décidé de faire mes recherches via mail en rédigeant une lettre de

présentation type de la mission et en l’envoyant ensuite aux lexicographes

identifiés.

Ci dessous voici la copie du mail envoyé :

Madame, Monsieur,

Je me permets de vous contacter car nous cherchons à rentrer en contact

avec un linguiste pour un projet du Ministère de l'Intérieur avant le 20 juillet.

Notre société SERDA sa est une société indépendante de consulting et de

développement de compétences pour la définition et la réalisation de systèmes

d’information documentaires.

Voici en quelques mots ce dont il s'agit : le Ministère conscient du fait que le

langage des textes administratifs est incompréhensible par les citoyens que nous

sommes, s'est fixé comme objectif la construction d'un index pointant

vers ces textes. Il a donc lancé un appel d'offres.

Or cet index doit être bâti à partir d'expressions "synonymes" issues de

différents registres de langue.

Pourriez-vous adresser ce message aux personnes susceptibles d'être

intéressées que ce soit des linguistes qui pourraient soit faire faire le travail en

partie par un thésard, soit apporter leur expertise.

Je vous en remercie par avance.

Une fois que la première prise de contact avait eu lieu, je m’entretenais avec les

personnes dont les candidatures étaient retenues. A l’issue de ces contacts, la

personne la plus compétente a été mise en relation avec Madame Buscal. Cette

même spécialiste a été intégrée au sein de notre offre commerciale en tant

qu’expert en terminographie et lexicographie.

Cette expérience m’a permis de réaliser l’importance du travail en équipe et de

la constitution judicieuse d’un groupe de travail.

L’apprentissage de la lecture des atouts de chaque candidature d’intervenants se

faisait avec comme ligne directrice la constitution d’un groupe hétérogène et

complémentaire.


19

2.2. Suivi de mission : Intervention pour le pré-archivage des études

cliniques de Sanofi-Synthelabo recherche.

2.2.1 Mission

Cette mission avait déjà débuté depuis le début de l’année 2000. Elle consiste à

mettre en place un prestataire, employé par SERDA, sur place, chez le client. Il

a pour mission de réaliser un pré-archivage d’étude clinique.

Le poste se définit par l’assistance à une archiviste du groupe dans le cadre de

son activité de traitement des études cliniques à archiver. Il s’agit alors de

décharger cet archiviste des tâches matérielles d’archivage.

La mission qui m’était impartie, en tant que chargée d’étude, consistait à

effectuer un suivi ponctuel de l’avancement des travaux sur place. Ce suivi

consistait à utiliser des grilles hebdomadaires, rempli par l’employé sur place,

qui me permettait d’effectuer un contrôle qualité des travaux de pré-archivage

en cours.

Mais ces grilles permettaient aussi de maîtriser l’emploi du temps du prestataire

qui était parfois assigné à des missions non prévues dans le cadre du contrat.

Nous avions donc avec l’accord de Madame BUSCAL établit une limite de jours

à ne pas dépasser en activité hors contrat. Si celui ci était dépassé nous nous

manifestions auprès de la responsable sur le site et nous effectuions une remise

à niveau.

Cette activité c’est révélée très formatrice, l’encadrement d’une personne ainsi

que la gestion des relations avec le client dans un tel cadre ne m’était pas du

tout familier.

2.2.2 Evolution de la mission

Recrutement d’un nouvel employé

Pendant le laps de temps de mon stage le client a émis le souhait de prolonger

l’action de SERDA dans la mission de pré-archivage. D’un point de vu juridique


20

il n’était plus possible de garder la personne en poste3. Nous avons donc dû

engager une procédure de recrutement.

Je recevais donc régulièrement des CV que je consultais grâce à l’aide précieuse

des autres consultants, forts de leurs expériences. Après un laps de temps de

recueillement des CV nous avons décidé de faire venir trois candidats. Cette

période c’est révélée là aussi très formatrice. Je n’avais jusqu’à lors jamais

effectué d’entretien de recrutement. Je m’y suis alors beaucoup préparée en

prenant conseil auprès des membres du pole conseil et en effectuant une grille

d’évaluation4. Le premier entretien a été difficile car je ne maîtrisais pas bien les

tenants et les aboutissants d’un tel type d’entrevue, je manquais d’assurance.

J’ai essayé de me bonifier au fil des entrevues. Je pense avoir réussi à maîtriser

mon appréhension face à des candidats même si j’ai encore bien conscience des

perfectionnements dont j’ai besoin. Tout au long des entretiens je n’étais pas

seule car Madame JUIN, consultante, était présente et m’assistait en cas de

difficultés. Nous avons réussi à trouver un candidat répondant aux critères.

Prise de fonction du nouveau candidat

J’ai eu à intégrer le nouveau prestataire au sein de l’entreprise hôte. La charge

émotionnelle d’une telle intégration était réelle et là encore il a fallut bien

prendre en compte le vécu du projet.

En définitive, la mise en régie était une facette cachée du métier. Cette activité

ne demande effectivement pas beaucoup de valeur ajoutée au niveau intellectuel

mais demande beaucoup d’attention au niveau humain.

2.3. Mise en place de la solution : mise en application du plan de classement

pour la direction du CETE

La direction du CETE (Centre d’Etude Technique de l’Equipement) avait

identifié un besoin de structuration de ces documents écrits, reçus et produits.

Un plan de classement unique et partagé pour les documents sur support papier

et électronique ainsi que des règles de nomenclature applicables aux fichiers

bureautiques ont donc été élaborés lors d’une mission effectuée par un

consultant et un chargé d’étude de SERDA.

3 Dans le cadre législatif, la période maximal d’un CDD est de 18 mois, avec la possibilité dans cette période de renouveler un contrat deux fois. Pour le cas ici présent l’employé sur place avait déjà eu deux renouvellements de contrat. 4 Voir en annexe 2 le détail de cette grille


21

Dans ce cadre et pour assurer la continuité de cette phase d’analyse de la

typologie et d’élaboration du plan de classement, la Direction du CETE a

souhaité mettre en application ce plan et ces règles, aux fichiers actuellement

classés dans les répertoires de la direction du Secrétariat Général.

L’étude couvre l’ensemble des documents électroniques reçus et produits par la

Direction du CETE et du secrétariat général.

Cette phase comprend la reprise de l’existant des documents électroniques

essentiels, soit au plus de 750 fichiers (sur une base de 150 fichiers par jour).

Pour ce faire nous avons mis en place une méthodologie :

! Mise en place effective du plan de classement sur le serveur de la

direction

! Renommage et reclassement des documents électroniques dans le

nouveau plan de classement. Pour chacun des documents nous avions les

informations suivantes : la codification de la typologie documentaire,

intitulé du document, la date de création et le code de la rubrique du plan

de classement des documents.

Pour chacun des fichiers, je faisais une lecture rapide et je décelais

l’information essentielle qui me permettait alors de mettre un objet clair dans

l’intitulé du fichier. Ce travail a été très intéressant et m’a permis d’être intégrée

dans une autre structure d’entreprise avec des interactions différentes entre les

personnes.


22

Mission de conseil : Assistance à

maîtrise d’ouvrage chez Sanofi-

Synthelabo Groupe

1. Le contexte de la mission

Le projet d’archivage groupe MAGIE (Mémoire des Archives et Gestion de

l’Information de l’Entreprise) a pour objectif de mettre en place un outil

modulaire, comprenant un ensemble de fonctionnalités intégrées, permettant de

gérer le cycle de vie d’un document depuis sa création jusqu’à son terme de

conservation défini par les textes légaux ou préconisées par les directives

internes.

1.1. Les axes du projet

Ce système d’information doit permettre de gérer plus efficacement l’existant et

répondre aux nouveaux besoins liés à l’évolution des technologies relatives à la

création et à la diffusion de l’information.

Cet outil devra donc répondre aux critères suivants :

o Gérer par un outil fédérateur les archives physiques existantes

aujourd’hui, quels que soient leur support, leur mode de stockage, leur

« âge » etc. En volume, la majorité des archives est constituée de

plusieurs centaines de milliers de dossiers papier rangés dans les boîtes

d’archives et conservés dans les magasins d’archives.

o Remplacer par la numérisation des documents, en fonction des

priorités et des besoins, une partie significative de l’existant papier par

l’archivage des supports électroniques.

o Proposer des solutions de gestion électronique de l’information et de

documents existants (GEIDE) permettant de retrouver des documents

en se basant sur une indexation adaptée aux besoins des différentes

fonctions de l’entreprise et métiers du groupe et tenant compte de la

nature administrative, scientifique ou technique de l’information.

Ces besoins exprimés et les besoins latents d’archivage sont liés :


23

- aux différents métiers impliqués dans l’industrie pharmaceutique de Sanofi-

Synthelabo.

- aux grandes fonctions de l’entreprise définies dans sa structure

organisationnelle.

- à l’âge du document à l’intérieur de son cycle de vie et aux besoins

d’exploitation qui lui sont attachés.

- aux différents acteurs qui interviennent au cours de son cycle en termes de

créations, diffusion, classement, exploitation.

Ces critères sont énoncés selon leur ordre d’importance, par conséquent la

première priorité du projet MAGIE est la gestion des archives physiques.

1.2. Synthèse de l’existant

Sanofi-Synthelabo résulte depuis mai 1999 de la fusion de deux groupes

pharmaceutiques français.

L’existant en matière de gestion des archives est le reflet d’historique et culture

d’entreprise différent auquel s’ajoutent les spécificités de chacun des métiers du

groupe.

Les disparités se retrouvent tant au niveau des modes de fonctionnement, des

procédures, des informations gérées que des outils.

1.2.1 Les outils

1.2.1.1 Les outils de gestion documentaire

Tous les outils de type GEIDE, WORKFLOW, GROUPWARE, archivage

électronique utilisés dans le groupe ne sont pas recensés.

Concernant les activités métiers de la recherche, les sites de la direction

scientifique sont dotés d’outils de gestion documentaire de données scientifiques

(DOCUMENTUM) et mettent en place un système d’archivage électronique

appelé ADELE (Archivage des Données ELEctroniques).

1.2.1.2 La gestion des archives

La volumétrie la plus importante est constituée de boîtes d’archives qui sont

versées par les services producteurs au service d’archivage du site dont ils

relèvent. Même si la plupart des documents produits existent sous support

électronique, une version papier est toujours conservée car s’agissant de


24

l’application du droit de la preuve, c’est encore et surtout l’original papier qui

fait foi.

Les outils de gestion de ces archives vont de la gestion papier en passant par des

applications développées avec des logiciels de type bureautique jusqu’à des

logiciels spécifiques au métier d’archiviste.

Une douzaine d’applications a été recensée sur différentes plates-formes, parmi

lesquelles figurent TEXTO, VAX, DBASE III, FILEMAKER PRO, EXCEL.

Les progiciels métiers

SAGA : logiciel développé par la société AMJ qui assure la gestion des archives

scientifiques, administratives et historiques des sites parisiens ex-Sanofi. Les

données actuellement gérées concernent 15 000 boîtes.

Ses principaux points faibles :

- ce système ne gère que le contenant (boîte d’archives)

- la base de donnée est non partageable

- les possibilités de recherches sont fermées

TAURUS : Progiciel ex-Synthelabo de la société EVER. Ce progiciel est

dépassé car la version utilisée n’est pas garantie conforme an 2000. La

volumétrie totale des boîtes qu’il gère est de 80 000.

INFOCENTRE SAS : Archives comptables et dossiers du personnel d’un site

du périmètre ex-Synthelabo5.

BASDOC : Logiciel ex-Synthelabo. Cet outil d’archivage gère tous les rapports

cliniques. Il contient une fiche descriptive par rapport (environ 25 000) venant

de l’ensemble du groupe et de tous les périmètres fonctionnels et métiers.

1.2.2 Principes généraux de la nouvelle organisation

L’administration des Archives est dirigée par un responsable Archives Groupe.

Les règles communes à la constitution d’archives sont établies au niveau central

et constitueront la nouvelle charte de classement et d’archivage Groupe.

La gestion physique des archives sera gérée par un outil unique qui permettra de

gérer tant les espaces de stockage que les années de destruction des documents.

5 Site d’archives d’AMILLY (45)


25

1.3. Expression des besoins

Sanofi-Synthelabo souhaite mettre en place une solution progiciel pour la

gestion des archives physiques dans tous les domaines de l’entreprise. A ce titre,

tous les services de l’entreprise vont pouvoir verser des Unités d’Archivage en

vue de leur conservation selon les règles archivistiques attachées aux articles.

Le nouvel outil doit permettre le référencement et la traçabilité des articles au

sein de l’organisation.

La solution devra entre autre prendre en compte les aspects suivants :

- la création et la gestion des bordereaux électroniques de

versements

- la logistique du mouvement des articles avec la technologie des

codes à barre

- la gestion des adresses et des sites de stockage

- l’ouverture vers la numérisation des documents en vue de leur

dématérialisation.

Après la phase d’appel d’offre et l’étude des réponses faites par les différents

soumissionnaires, la réponse faite par Damaris SA6 a été retenue.

Le progiciel Damaris solution globale semblait répondre à la majorité des

attentes du groupe utilisateur et de la direction des systèmes d’information de

Sanofi-Synthelabo.

1.4. L’équipe de travail

Cette dernière est constituée de différents interlocuteurs même si quatre d’entre

eux constituaient le noyau de l’équipe :

- MB, responsable archive du groupe Sanofi-Synthelabo

- MC, chef de projet MAGIE pour Sanofi-Synthelabo

- Caroline Buscal, responsable de l’activité conseil et consultante

associée pour la SERDA

- Moi même, chargée d’étude stagiaire SERDA

Mais aussi pour les différentes facettes du projet nous avions eu à collaborer

avec :

- PB, directrice du service des systèmes d’information

6 DAMARIS siège social, 1 avenue de Mont-Louis 69410 Champagne au Mont d’Or


26

- JM, responsable de projet MAGIE pour l’informatique

- ODB, responsable des archives administratives et historiques.

- GG, responsable des archives de la recherche scientifique.

- AG, responsable des archives industrielles

Le facteur humain était très fort au sein de cette mission :

# Le projet MAGIE s’inscrit dans un concept très novateur

car c’est la première fois qu’un projet regroupe tous les

domaines du groupe pharmaceutique.

# Les fonds pour ce projet destiné à un groupe utilisateur

hétérogène (domaine administratif, affaires industrielles

et scientifique) proviennent du service informatique.

Cette organisation est alors susceptible de générer des

conflits entre le service informatique demandeur de

résultats rapidement et le groupe utilisateurs partisan

d’un plan d’essai et de test sur la durée afin d’obtenir un

outil le plus proche des besoins attendus et exprimés.

2. Mission SERDA

La mission d’Assistance à Maîtrise d’Ouvrage consiste à accompagner le groupe

de projet de Sanofi-Synthelabo constitué des utilisateurs (responsable archive

groupe, responsables des domaines administratifs et productions) et des chefs de

projets informatiques dans la reprise des bases de données documentaires et

archives et à mettre en place le référentiel documentaire du groupe. Cette

mission se doit aussi de prendre en compte les enjeux humains exprimés

ultérieurement.

Les objectifs concrets de cette mission sont doubles :

$Etablir le référentiel documentaire des productions documentaires de

l’ensemble du groupe (domaine recherche scientifique, domaine affaires

industrielles et domaine administratif et historique).

$Assister le groupe de travail au transfert des données contenues dans

différentes bases vers un outil informatique unique Damaris solution

globale. Ce qui équivaut au transfert de 450 000 lignes avec un objectif de

reprise à 60% du volume global.


27

2.1. Etablissement du référentiel documentaire

L’élaboration d’un référentiel documentaire a pour objectif de recenser les

productions documentaires du groupe pharmaceutique : Sanofi-Synthelabo pour

améliorer la gestion des archives du groupe. Cet état des différentes productions

documentaires sera intégrée au nouveau logiciel de gestion d’archives et

permettra le nouveau référencement intellectuel des archives.

Nécessairement, les trois grands domaines sont passés en revue :

- administratif et historique

- recherche

- affaires industrielles

Pour chacune d’entre elle, nous allons effectuer un recensement des typologies

documentaires. Ce dernier va obéir à une méthodologie prédéfinie et réitérée

pour chacun des trois domaines.

Intérêt d�une telle

réalisation

Le référentiel documentaire en dressant une cartographie des documents

produits au sein du groupe va permettre d’établir les règles communes à la

constitution d’archives

Il constituera la nouvelle charte de classement et d’archivage Groupe.

2.1.1 Structure du référentiel

Le référentiel va s’organiser sous une forme arborescente, structurée avec les

informations suivantes :

♦ DOMAINE : avec les trois grands domaines identifiés précédemment à savoir

le domaine administratif et historique, recherche et affaires industrielles.

♦ FONCTION : différents type de fonctions identifiées au sein des grands

domaines. Afin d’être le plus exhaustif possible nous avons travaillé avec les

organigrammes de l’entreprise. Nous tâchions de faire état de chaque fonction

émettrice de documents à archiver.

♦ ACTIVITE : activité particulière identifiée au sein des fonctions


28

♦ NATURE : nature documentaire ou grande famille documentaire des pièces

décries. Nous avons tenté de les homogénéiser au maximum afin de proposer

une liste des familles documentaires synthétique.

♦ TYPOLOGIE : descriptif des documents

♦ OP/FONCT : OP pour un document opérationnel et FONCT pour un

document fonctionnel

♦ DCR : Durée de Conservation Réglementaire issue des textes légaux ou des

pratiques régissant la gestion des archives au sein du groupe.

♦ OBSERVATION

Cette description reprise sous une forme arborescente donne la structure

suivante :

Domaine

Fonction Fonction Fonction

Activité Activité Activité

Natu

Pour chacun des domaines, des

fonctions, activités, natures et

typologies documentaires le

développement se fait de manière

identique.

Typologie

document


29

Titre : schématisation de la structure du référentiel documentaire du groupe SANOFI-SYNTHELABO

Nature Nature re

Typologie

documentaire

Typologie

documentaire

aire

DCR

Opérationnel ou fonctionnel

Observation

ARBEL Stéphanie | DESSID | 2001 | ENSSIB 30

2.1.2 Méthodologie

L’ensemble des sites étant réparti sur le territoire français, nous avons choisi

d’en sélectionner trois qui nous paraissaient les plus représentatifs pour les trois

grands domaines :

- CHILLY-MAZARIN (91) pour le domaine recherche

- AMILLY (45) pour le domaine des affaires industrielles

- GENTILLY (94) pour le domaine administratif et historique.

La démarche que nous avons suivie :

! Déplacement au sein des différents sites et rencontre des

interlocuteurs pertinents afin de préciser les principales thématiques

de chacune des fonctions de chaque domaine.

! Analyse sur le terrain des fonds documentaires (analyse des bases

documentaires, des dossiers, des documents…).

! Nous avons alors rencontré les archivistes ou les responsables

archives des sites visités. Nous faisions un état des lieux en nous basant

sur l’analyse de l’existant des bases de données réalisée auparavant par

MC.

! Consolidation en cabinet des informations recueillies par fonction. Cette

activité consistait à retravailler la première version du référentiel établie

au cours des réunions de travail précédentes grâce aux textes

administratifs et aux différentes études réalisées par la SERDA dans des

entreprises pharmaceutiques (2 et 4).

! Proposition aux responsables des domaines d’une version soumise à leur

validation des productions documentaires les concenant.

2.1.3 Elaboration du référentiel documentaire du domaine recherche

2.1.3.1 Présentation des typologies documentaires abordées

Les typologies documentaires répertoriées au sein de ce référentiel sont

produites au cours des recherches pharmaceutiques conduites afin d’obtenir une

Autorisation de Mise sur le Marché (AMM) permettant la commercialisation

d’un produit pour 5 années. Passé ce délai une nouvelle demande d’AMM est à

réaliser (4). A l’origine de chaque dossier d’AMM se trouve la source, c’est à

dire l’ensemble de rapports d’analyses et d’expertises qui ont été nécessaires à

l’AMM France. Ce dossier source est apellé dossier de base. Ces rapports sont


regroupés dans des parties bien distinctes, normalisées au niveau de l’union

Européenne7.

Ci-après la structure normalisée du dossier de base (basical file) :

Chaque partie est en suite divisée en plusieurs sous-parties que nous

n’expliciterons pas ici dans un souci de lisibilité.

En résumé, le dossier d’AMM est avant tout constitué :

- d’une demande d’autorisation de mise sur le marché

- d’un ensemble de rapports d’expertises élaborés au cours de

différentes phases de la création d’un produit.

7 Volume 2B : the notice to applicants issu than the rules governing medicinal products in the European Union, January 1997.

PARTIE I

Résumé (summary) et rapports sur la documentation

PARTIE II

Partie pharmaceutique (Quality) composée de l’ensemble de

rapports d’Assurances Qualités et dossiers de fabrication

PARTIE III

Partie préclinique (Safety) composée de l’ensemble de rapports

d’analyse de sécurité animale

PARTIE IV

Partie clinique (Efficacity) comprenant l’ensemble des rapports

d’études sur l’efficacité du produit chez l’homme.


2.1.3.2 Elaboration du référentiel

Cette partie du référentiel c’est établie à la fois sur le site de Chilly-Mazarin, et

en partie grâce aux bases de données documentaires de ce domaine.

Un premier travail réalisé en amont par Madame BUSCAL et MG a consisté à

exporter les grilles de saisie8 des différentes fonctions du domaine recherche

sous un document excel. Ce premier document permettait d’avoir une base de

travail pour la constitution du référentiel de ce domaine.

Après mon arrivée sur la mission, nous avons travaillé avec MB et GG afin de

ne pas oublier de fonction particulière au domaine recherche. Ce travail était

essentiel car sans une cartographie complète des différentes fonctions liées au

domaine recherche ce dernier ne pouvait être complet.

Une fois cette étape réalisée. Nous avons travaillé en cabinet à l’aide de l’étude

précédemment réalisée et grâce aux textes officiels concernant la conservation

des archives en entreprises. Nous synthétisions ces données sur un document

Excel qui nous permettait de bien structurer chacune des typologies. Afin

d’obtenir un référentiel le plus cohérent possible avec la mentalité du groupe,

nous avons essayé d’homogénéiser au maximum les différentes natures

documentaires. Nous avons réussi à obtenir une liste de 24 natures différentes

pour l’ensemble des typologies documentaires liées à la recherche9.

Dans un souci de réalisation d’un outil global pour toutes les filiales du groupe

nous avons traduit en anglais les natures et les typologies. Certaines traductions

très spécialisées nous ont fait défaut, nous en avons donc laissé le soin à GG.

Ci-joint en annexe 4 la version 1, validée par GG, du référentiel documentaire

du domaine recherche10.

8 Ces grilles de saisies permettaient aux utilisateurs qui voulaient verser leurs archives de trouver les dénominations des documents les plus frequemment produits par leur service 9 Voir annexe 3 10 Voir annexe 4


2.1.4 Elaboration du référentiel domaine affaires industrielles

Cette partie du référentiel a été réalisé en collaboration avec MB et l’archiviste

du site de production/distribution d’Amilly AG. Bien entendu sur place nous

avons rencontré les interlocuteurs pertinents pour mener à bien cette réalisation.

Lors de notre première visite sur le site nous avons comme pour le référentiel de

la recherche exporté les informations contenues dans les grilles de saisie. Cette

première salve d’informations nous facilitait la prise de contact avec les

différents services du site. En effet d’avoir des exemples précis de types de

documents aidait nos interlocuteurs à cerner ce que nous attendions d’eux. Nous

désirions qu’ils nous dressent un état de lieux des documents les plus souvent

produits et archivés par leur service.

Nous avons donc dans ce cadre là rencontré différents interlocuteurs :

- pour le service de l’assurance qualité

- pour la maintenance

- pour la calibration

- pour les gammes et les spécificités des produits fabriqués et/ou

distribués. Les grandes catégories des documents sont distribuées

sous forme de pâteux (en tube) ou de sachets. Ces particularités

amènent des différences lors du suivi du produit. Les productions

documentaires sont donc différentes.

Ces rencontres étaient fortes intéressantes car elles nous permettaient de rentrer

en contact avec les différents corps de métiers liés à ce groupe pharmaceutique.

Nous avons parfois eu du mal à faire s’exprimer de manière claire les

interlocuteurs qui n’avaient pas l’habitude de décrire leur service ou leur

activité en terme de production documentaire.

La première version en monolingue a été livrée à AG et MB. Mais nous avons

bien à l’esprit que cette version devra être retravaillée, voir annexe 5. Afin que

cette dernière puisse correspondre aux attentes de l’ensemble des sites de

production et de distribution français et qui plus est internationaux.


2.1.5 Elaboration du référentiel domaine administratif et historique.

Cette dernière partie du référentiel a été la plus difficile à construire car elle

représente tous les documents dits de fonctionnement mais aussi toutes les

pièces relatives aux modifications et évolutions des produits pharmaceutiques

du groupe. L’appréhension de ce domaine nous a pris plus de temps et par

conséquent l’élaboration du référentiel aussi.

Nous avons ici travaillé en étroite collaboration avec le responsable des archives

groupe et celui des archives historiques et administratives.

Comme précédemment nous avons obtenu une première grille de travail en

exportant les grilles de saisie de ce domaine. Mais ces dernières ne

représentaient qu’une partie des fonctions de ce vaste domaine.

La particularité de ce dernier est qu’il gère tant de pièces de fonctionnement

d’un service - telles que les ressources humaines - que des pièces relatives à

l’évolution de l’existence d’un produit. Le domaine consacré à la recherche gère

les pièces antérieures à la mise sur le marché du médicament. Mais ces produits

une fois sur le marché connaissent une évolution, que ce soit une demande de

renouvellement de dossier d’AMM, de renouvellement de test d’un produit sur

animaux etc… Ces pièces là sont conservées par les services administratifs de

Sanofi-Synthelabo.

En travaillant avec les différents intervenants nous avons alors essayé

d’organiser toutes ces documentations de manières fidèles à l’organisation du

groupe.

Lors de ces réunions nous avons rencontré les représentants du service des

ressources techniques et surtout ODB et HB qui s’occupent de gérer ces

archives. Leur connaissance de l’organisation du groupe nous a été très

précieuse.

Le référentiel obtenu (en annexe 6) après avoir retravaillé les données

recueillies en cabinet à l’aide des textes officiels a été présenté aux responsables

des archives groupes et administratives. Ils ont alors mis en place un cycle de

validation des productions documentaires par fonction auprès des responsables

de ces dernières.


2.1.6 Bilan de ma participation

La première partie de cette assistance à maîtrise d’ouvrage m’a permis de mettre

en pratique ma double compétence. En effet, mes connaissances en archivistique

et en gestion documentaire ont été ici mises à contribution.

Dans un premier temps, mon activité se bornait à rédiger et synthétiser les

comptes-rendus des réunions du groupe de projet concernant le référentiel. Mais

très rapidement Madame Buscal m’a permis d’organiser l’évolution du projet et

d’animer des réunions de travail avec les différents interlocuteurs. Elle n’en

restait pas moins présente car j’obtenais toujours son aval pour la poursuite du

projet. La réalisation de ce référentiel documentaire pour l’ensemble du groupe

a demandé de nombreuses versions de travail intermédiaires qui m’ont alors

permis de synthétiser les productions du groupe, leurs us et coutumes au niveau

du traitement des documents ainsi que les textes officiels (2).

Au sein de cette partie du projet, j’ai donc dû faire appel à ma double

compétence universitaire ainsi qu’à mon expérience professionnelle aux

Archives Municipales de Lyon afin de produire avec les collaborateurs de

Sanofi-Synthelabo un outil au plus proche de leur désidératas.


2.2. Reprise des bases de données en vu du passage vers un outil unique :

DAMARIS

L’autre mission de la SERDA pour cette assistance à maîtrise d’ouvrage a été

d’assister le groupe projet pour le transfert des bases de données de gestion des

archives vers un progiciel unique Damaris solution globale. Cette assistance

c’est aussi doublée d’une aide pour le paramétrage de la maquette du nouvel

outil aux normes de Sanofi-Synthelabo.

2.2.1 Elaboration des procédures pour la reprise des bases

Comme nous l’avons identifié lors de l’analyse de l’existant, nous avons

différents supports informatiques à transférer sur un seul outil de gestion des

données archives.

Nous avons mis en place une stratégie qui nous permettait d’envisager de

manière globale cette reprise mais qui était suffisamment souple pour s’adapter

aux spécificités de chacune des bases à reprendre :

! . Nous recensions pour chacune des bases l’ensemble des données

utiles pour la gestion des archives qui n’existaient que sur support

papier. Cet état des lieux nous a permis de dresser un cahier des charges

de toutes les saisies à faire-faire par un prestataire privé11.

! Nous analysions les méthodes de recherches employées par chacun

des archivistes pour retrouver des informations sur leurs bases de

données. Cet aperçu nous permettait d’envisager les champs essentiels à

reprendre lors du transfert de données sur le nouvel outil.

Afin de rendre plus parlante une telle stratégie, il est joint en annexe 7 un

compte-rendu de réunion visant à établir la reprise des bases de Taurus.

11 La saisie est de plus en plus sous-traitée en pays étrangers (par exemple en Asie) ou les saisisseurs sont rémunérées au nombre de mots saisis. L’incompréhension de la langue et les termes saisis entrainent une double vérification de la saisie est alors instaurée. Cette technique donne des résultats satisfaisant.

2.2.2 Le processus du projet

Un calendrier prévisionnel a été élaboré en partenariat avec les différents

acteurs du projet, tant du côté Sanofi-Synthelabo que Damaris et Serda. En effet,

comme dans toute conduite de projet la nécessité d’avoir un cadre temporel est

essentiel pour la bonne gestion de la mission.

Le calendrier que je vais ici décrire, devait s’organiser ainsi, mais c’était sans

prendre en compte les contre-temps.

SUIVI DE PROJETSUIVI DE PROJETSUIVI DE PROJETSUIVI DE PROJET


Livrée au 30/10

Réalisée en amont Au 15/11

Par le groupe projet,

et la DSI.12

Décembre

De octobre à décembre

Légende :

: travail réalisé par Damaris

: travail réalisé conjointement entre Sanofi-Synthelabo, Damaris (pour

l’assistance technique) et Serda.

Développement des grands axes du projet

o Développement : phase liée à l’éditeur du logiciel, Damaris, qui doit

développer des fonctionnalités essentielles non présentes dans l’outil.

12 Direction des Services d’Information

ETUDE

DEVELOPPEMENT

MAQUETTE

SITE PILOTE

MISE EN

PRODUCTION

REPRISE DES DONNEES


Cette réalisation est fondamentale pour la poursuite du projet car elle

conditionne la pertinence de la maquette mise en phase pilote.

o Maquette : cette étape fait l’objet de la partie suivante

o Pilote : mise en production de la maquette sur deux sites pilotes : Chilly-

Mazarin et Gentilly. Chilly s’orientera vers le test des archives

scientifiques tandis que Gentilly celui des archives administratives. En

parallèle avec cette phase le processus de reprise des données est aussi

amorcé pour que les deux travaux soient terminés avant la phase de mise

en production.

o Mise en production : déploiement de l’outil sur l’ensemble des sites

avec les données des différents outils antérieurs.

2.2.3 Paramétrage de la maquette

La mise en place d’une maquette aux normes et attentes de Sanofi-Synthelabo a

été commandée à l’éditeur du logiciel d’archives Damaris. Lors de cette étape

du projet nous avons été soumis à des problèmes relationnels entre le groupe

projet, la DSI de Sanofi-Synthelabo et l’éditeur en question. Le terme de

maquette que nous allons développer ci dessous a été compris de manières

différentes par les protagonistes.

En effet, pour Damaris la terminologie maquette signifiait une version allégée

du produit standard sans personnalisation. Tandis que pour Sanofi-Synthelabo

cette phase de construction du prototype nécessitait des paramétrages

spécifiques au fonctionnement du groupe. Ces derniers avaient d’ailleurs été

annoncés lors de la rédaction du cahier des charges.

L’origine principale de ce problème a été un quiproquo sur les définitions

données par les uns ou les autres aux différents termes utilisés pour construire le

cahier des charges. Cette situation a aboutit à une réelle situation de conflit ou

Madame PB a eu à ré-exprimer de manière virulente les attentes du groupe au

PDG de Damaris.

Le rôle de Serda a été très important ici. Le consultant est extérieur et peut

observer la situation d’une manière plus objective. En situation de conflit son

jugement est pris très au sérieux.

L’apprentissage que j’ai retiré d’une telle situation a été d’une part la nécessité

d’employer des termes définis au préalable avec des définitions audibles par

tous les signataires du contrat, et d’autre part l’impact relationnel de la place du


consultant qui se doit de conserver un rôle de juge extérieur « à la mêlée » sans

pour autant rester neutre. Il doit aider à statuer en cas de situation de blocage.

La situation actuelle devient de plus en plus difficile car chacun de deux

protagonistes campe sur leurs positions et ne veut pas démordre soit pour des

problèmes de calendrier, soit des jours de programmation en plus. A ce jour la

situation n’est pas encore réglée.

La conséquence directe d’une telle situation est multiple :

- le découragement de membres du groupe projet

- le retard pris sur le planning initial

Mais il faut tout de même garder à l’esprit que malgré ces contres ordre

l’objectif est de faire évoluer le projet dans le bon sens.

2.2.4 Import du référentiel documentaire sous le logiciel DAMARIS

Le référentiel documentaire crée pour organiser l’archivage du groupe va être

intégré au sein du logiciel Damaris. Pour chacune des unités archives il sera

associé les typologies documentaires extraites du référentiel qui les définissent.

Par conséquent, il a fallu organiser cet import. Pour cette étape du projet nous

avons plus particulièrement travaillé avec MC.

La difficulté première de cette réalisation a été que la structure du référentiel

construite pour le groupe Sanofi-Synthelabo n’était pas en accord avec la

structure du référentiel attendue par le progiciel. Il a donc fallu mettre en place

une procédure qui permette d’importer le référentiel, sans perdre des

informations.

Nous avons donc du trouver une manière de coder chacune des lignes du

référentiel de manière unique en respectant une logique pour l’ensemble des

lignes.

Principe du codage

• Le codage retenu est numérique pour les fonctions activités natures et

typologie. Il est alphabétique pour le domaine.

• Le code est sur 3 chiffres.

• Les fonctions conservent l’ordre préétablis avec les responsables de

domaine. (même si le codage reste alphabétique pour des raisons

techniques)

• Le classement des informations se fait par ordre alphabétique pour les

activités et natures.


• Afin de permettre à la codification numérique d’évoluer et de conserver

un classement logique la codification se basera sur l’ensemble des

lettres de l’alphabet en prévoyant un écart de 35 emplacements entre

chacun d’entre eux. Et ceci pour les fonctions, les activités, les natures

et les typologies.

Domaine Fonction Activité Nature

A pour administratif

I pour affaires

industrielles

R pour recherche

XXX XXX XXX

X : un chiffre de 0 à 9

CODAGE DES LETTRES DE L’ALPHABET

Blanc 000

A 001

B 038

C 075

D 112

E 149

F 186

G 223

H 260

I 297

J 334

K 371

L 408

M 445

N 482

O 519

P 556

Q 593

R 630

S 667

T 704

U 741

V 778

W 815

X 852

Y 889

Z 924


Procédure pour le chargement du référentiel dans Damaris

Une fois la codification terminée il est nécessaire de préparer le référentiel afin

de le charger dans Damaris.

Il est capital de préparer un document Excel avec les particularités suivantes :

• Les lignes doivent concerner successivement et indépendamment tous

les domaines, activités, natures et typologies.

• Les colonnes doivent reprendre les champs requis pour le transfert de

fichier. A savoir : NID varchar 32 identifiant du type de document (obligatoire)

LIB varchar 64 libellé du type de document (obligatoire)

SID varchar 16 si rempli : site unique d'archivage pour ce document

(=>DA_SITE)

IDXLIB1 varchar 32 libellé de la zone d'information 1

IDXLIB2 varchar 32 libellé de la zone d'information 2

DUC int 4 Durée ultime de conservation par défaut (obligatoire)

SORT varchar 8 Sort final par défaut de ce document (=>DA_LIBSF)

(obligatoire)

USEDATEEXT int 4 0 si Date d'archivage, 1 si Date 1, 2 si Date 2

DATELIB1 varchar 32 libellé de la zone d'information date 1 (une des deux dates

obligatoire)

DATELIB2 var char 32 libellé de la zone d'information date 2 (une des deux dates

obligatoire)

GED varchar 9 code document LDS pour la notice étendue

(=>LDS:DOCUMENTS)

INTEGRATEUR varchar 9 "obsolète"

INFO varchar 50 Commentaire rattaché une typologie

• enregistrer le fichier Excel en format csv

• charger dans le référentiel grâce à Fileloader (Logiciel de chargement de

données)

Exemple de document à charger pour la partie du référentiel juridique (issu du

domaine administratif) :

A;Administratif;;;;0;DO;0;Date Début;Date Fin; ; ;

A-334;Juridique;;;;0;F;0;Date Début;Date Fin; ; ;

A-334-112;Direction Juridique;;;;0;A;0;Date Début;Date Fin; ; ;

A-334-112-001;Assurance / Gestion des Risques;;;;0;N;0;Date Début;Date Fin; ; ;

A-334-112-038;Banque / bourse;;;;0;N;0;Date Début;Date Fin; ; ;


Spécificités :

Pour les conservations illimitées = 99 car ILL pas possible car c’est un champ

numérique

pour les dates vide = 0

destruction : D

conservation C

2.2.5 Bilan de ma participation

Comme pour la première partie de cette assistance à maîtrise d’ouvrage les

premiers temps de mon intégration sur cette mission étaient consacrés à une

familiarisation avec les enjeux et les interlocuteurs.

J’ai eu à établir des comptes-rendus de réunion et à maintenir un suivi de

l’évolution de cette mission.

J’ai fais appel aux enseignements dispensés cette année surtout en termes

techniques. Ce qui a été intéressant pour moi et pour la mission c’est que j’étais

dans la capacité de prendre du recul sur les données purement techniques. Cette

place d’interlocuteur à la croisée des savoirs des informaticiens et des

professionnels de la documentation est passionnant et permet de comprendre les

besoins de chacun. J’ai essayé d’analyser au mieux ces exigences.

Cette double compréhension a été un atout qui m’a permis de m’adapter au plus

vite aux attentes des utilisateurs.

La mise en application de cette bivalence a été l’élaboration des principes du

codage du référentiel. En effet, au cours des réunions de travail menées avec

MC j’ai réussi à trouver un codage qui permettait de faire évoluer ce référentiel

tant du point de vu informatique que documentaire.

2.3. Enseignement de cette mission

Comme nous l’avions énoncé au début de cette partie, nous devions prendre en

compte les enjeux humains liés à cette mission. Ce facteur que j’avais identifié

comme secondaire dans une mission plutôt pratique et technique d’assistance à

maîtrise d’ouvrage prend en fait une place fondamentale. Je me suis rendue

compte qu’un blocage de discussions entre les différents intervenants est

handicapant au plus au point et empêche au projet d’avancer. Cette prise en

compte du relationnel est essentielle dans le métier de consultant. En effet, le

consultant, grâce à sa position d’interlocuteur externe est souvent pris à parti

lors des oppositions. Il doit impérativement prendre garde à conserver cette

position d’agent objectif afin d’aider à résoudre ces situations délicates. Le


consultant amène bien sûr son expertise technique comme il est convenu dans

les contrats mais son rôle humain non exprimé par écrit est quasiment aussi

important et demande autant d’énergie que la réalisation concrète des tâches

demandées.


Conclusion

Ce stage en tant que chargée d’étude m’a permis d’intégrer une structure qui

m’a apporté beaucoup. J’ai pu mettre en application directe beaucoup des

enseignements que m’a dispensés l’ENSSIB.

Le cœur de ma mission c’est déroulé dans un univers que j’ai totalement

découvert. Le monde pharmaceutique est un milieu très structuré de part sa

fonction première ce qui a nécessairement des conséquences au niveau de son

organisation et par la même de ces productions documentaires et de ces

mentalités.

Mais ce qui a été le plus passionnant c’est la réelle polyvalence de mes activités.

De pratiquer le métier de consultant demande de réelles capacités

d’adaptabilités et de réactivités et cette action quasi permanente m’a

enthousiasmée.

Cette expérience m’a d’une part encore plus motivée pour rentrer sur le marché

du travail. Et a d’autre part affinée mes objectifs professionnels.

Le consulting correspond donc à ce que j’attends de ma vie professionnelle pour

les années à venir.


ANNEXES


Annexe 1 : grille des stages en formation inter-entreprise proposés par SERDA


Annexe 2 Grille d’évaluation pour les entretiens 1) PRESENTATION Vestimentaire Tenue Physique Elocution Relationnel client

Négligée Négligée Mauvaise Mauvais Moyenne Moyenne Moyenne Moyen Bien Bien Bien Bien

2) CONNAISSANCE DE L’ENTREPRISE Visite site web Si oui, autres questions pertinentes sur SerdaCommentaire

Oui Oui Non Non

3) PRESENTATION CADRE Réaction face : Questions spécifiques à ces aspects ?

Durée Salaire Aucune

4) PRESENTATION CANDIDAT Réactivité du candidat à parler de lui Etude en parallèle ?

oui oui non non

Domaine : Expérience en manutention Expérience en archives/documentation

oui oui non non

Si oui : où ? et bilan ? Dynamisme Rigueur Vivacité d’esprit

oui oui oui non non non

Adaptabilité

oui non


Annexe 3: Terminologie utilisée pour qualifier les natures de documents du référentiel recherche (français/anglais)

Nature française Nature anglaise

Documentation générale General documentation

Correspondance Correspondence

Substance d’essai Trial substance

Traitements et Animaux Treatments and animals

Matériel biologique Biologic materials

Echantillons et Prélèvements Samples and takings

Méthodes Methods

Données brutes et résultats Raw data and results

Sécurité Safety

Interprétation Interpretation

Comités et Réunions Committees and meetings

Contacts des investigateurs Investigator contact

Opérations manuelles Operation manuals

Assurance qualité Assurance quality

Dossiers personnels Personal files

Matériel Material

Systèmes d’information Systems of information

Nouveaux modèles et méthodes New models and methods

Fournisseurs Trade creditors

Bases de données Database

Plan de développement clinique Clinical development plan

Brochure d’investigateurs Investigator brochure

Regulatory

Database - data validation set-up

Database - dictionaries and coding

Database – data loading

Database - data quality

Database - database release/lock/unlock

Investigational product


Sponsor team

Progression de l’étude Study progress

Laboratoire Laboratory

Case report form

Contractors


Annexe 4: Extrait du référentiel documentaire domaine recherche

Fonction : RECHERCHE EN AMONT

DOMAINE FONCTION ACTIVITE NATURE (FRANCAIS) NATURE (ANGLAIS) TYPOLOGIE

DOCUMENTAIRE

(FRANCAIS)

OP /

T DCR OBSERVATIONS

Recherche Recherche Amont Recherche exploratoire Documentation générale General documentation Plan d'étude OP dv + 30 Devient vital si obtention d'AMM

Recherche Recherche Amont Recherche exploratoire Documentation générale General documentation Rapport (SPR) OP dv + 30 Devient vital si obtention d'AMM

Recherche Recherche Amont Recherche exploratoire Documentation générale General documentation Correspondance OP dv + 30 Devient vital si obtention d'AMM

Recherche Recherche Amont Recherche exploratoire Substance d'essai Trial substance Commande de

composés OP dv + 30 Devient vital si obtention d'AMM

Recherche Recherche Amont Recherche exploratoire Substance d'essai Trial substance Analyse des


Recherche Recherche Amont Recherche exploratoire Traitement et animaux Treatments and animals Bon de commande OP dv + 30 Devient vital si obtention d'AMM

Recherche Recherche Amont Recherche exploratoire Traitement et animaux Treatments and animals Listing des poids corporels OP dv + 30 Devient vital si obtention d'AMM

Recherche Recherche Amont Recherche exploratoire Traitement et animaux Treatments and animals Préparation des

traitements OP dv + 30 Devient vital si obtention d'AMM

Recherche Recherche Amont Recherche exploratoire Matériel biologique Biologic materials Lignée cellulaire OP dv + 30 Devient vital si obtention d'AMM

Recherche Recherche Amont Recherche exploratoire Matériel biologique Biologic materials Fiche milieu culture OP dv + 30 Devient vital si obtention d'AMM

Recherche Recherche Amont Recherche exploratoire Méthodes Methods Dossier de méthode OP dv + 30 Devient vital si obtention d'AMM

Recherche Recherche Amont Recherche exploratoire Données brutes et résultats Raw data and results Cahier de

laboratoire OP dv + 30 Devient vital si obtention d'AMM

Recherche Recherche Amont Recherche exploratoire Données brutes et résultats Raw data and results Tracés OP dv + 30 Devient vital si obtention d'AMM

Recherche Recherche Amont Recherche exploratoire Données brutes et résultats Raw data and results Calculs et résultats OP dv + 30 Devient vital si obtention d'AMM

Recherche Recherche Amont Recherche exploratoire Données brutes et résultats Raw data and results Listing des données

brutes OP dv + 30 Devient vital si obtention d'AMM


Recherche Recherche Amont Recherche exploratoire Données brutes et résultats Raw data and results

Dossiers analytiques

des composés

synthétisés OP dv + 30 Devient vital si obtention d'AMM

Recherche Recherche Amont Recherche exploratoire Interprétation Interpretation Exploitation OP dv + 30 Devient vital si obtention d'AMM

Recherche Recherche Amont Recherche exploratoire Interprétation Interpretation Statistiques OP dv + 30 Devient vital si obtention d'AMM

Recherche Recherche Amont Recherche exploratoire Comités et réunions Committees et meetings Minutes OP dv + 30 Devient vital si obtention d'AMM

Recherche Recherche Amont Recherche exploratoire Dossiers personnel Personal files Formation OP dv + 30 Devient vital si obtention d'AMM

Recherche Recherche Amont Recherche exploratoire Dossiers personnel Personal files CV OP dv + 30 Devient vital si obtention d'AMM

Recherche Recherche Amont Recherche exploratoire Système d'information Systems of information Documentation OP dv + 30 Devient vital si obtention d'AMM

Recherche Recherche Amont Recherche exploratoire Système d'information Systems of information Cahier de charges OP dv + 30 Devient vital si obtention d'AMM

Recherche Recherche Amont Recherche exploratoire Système d'information Systems of information Validation OP dv + 30 Devient vital si obtention d'AMM

Recherche Recherche Amont Recherche exploratoire Nouveaux modèles et

méthodes New models and methods Dossier de validation OP dv + 30 Devient vital si obtention d'AMM

Recherche Recherche Amont Genomic moléculaire et

fonctionnelle Documentation générale General documentation Documentation OP dv + 30 Devient vital si obtention d'AMM


fonctionnelle Documentation générale General documentation Bibliographie OP dv + 30 Devient vital si obtention d'AMM


fonctionnelle Substance d'essai Trial substance Commande de



fonctionnelle Substance d'essai Trial substance Analyse des



fonctionnelle Matériel biologique Biologic materials Lignée cellulaire OP dv + 30 Devient vital si obtention d'AMM


fonctionnelle Matériel biologique Biologic materials Fiche milieu culture OP dv + 30 Devient vital si obtention d'AMM


fonctionnelle Echantillons et Prélèvements Samples and takings OP dv + 30 Devient vital si obtention d'AMM


fonctionnelle Méthodes Methods Dossier de méthode OP dv + 30 Devient vital si obtention d'AMM


fonctionnelle Données brutes et résultats Raw data and results Données brutes OP dv + 30 Devient vital si obtention d'AMM



fonctionnelle Données brutes et résultats Raw data and results Cahier de

laboratoire OP dv + 30 Devient vital si obtention d'AMM


fonctionnelle Données brutes et résultats Raw data and results Stock OP dv + 30 Devient vital si obtention d'AMM


fonctionnelle Comités et réunions Committees et meetings Minutes OP dv + 30 Devient vital si obtention d'AMM


fonctionnelle Dossiers personnel Personal files Formation OP dv + 30 Devient vital si obtention d'AMM


fonctionnelle Dossiers personnel Personal files CV OP dv + 30 Devient vital si obtention d'AMM


fonctionnelle Système d'information Systems of information Documentation OP dv + 30 Devient vital si obtention d'AMM


fonctionnelle Système d'information Systems of information Cahier de charges OP dv + 30 Devient vital si obtention d'AMM


fonctionnelle Système d'information Systems of information Validation OP dv + 30 Devient vital si obtention d'AMM


fonctionnelle

Nouveaux modèles et

méthodes New models and methods Dossier de validation OP dv + 30 Devient vital si obtention d'AMM


Annexe 5: Extrait référentiel domaine affaires industrielles

Fonction : PRODUCTION CHIMIE

DOMAINE FONCTION ACTIVITE NATURE (FRANCAIS) TYPOLOGIE DOCUMENTAIRE

(FRANCAIS) OP / FONCT DCR

Affaires industrielles Production chimie Maintenance Dossier de projet procédure interne OP dv matériel

Affaires industrielles Production chimie Maintenance Dossier de projet analyse de besoin OP dv matériel

Affaires industrielles Production chimie Maintenance Dossier de projet cahier des charges OP dv matériel

Affaires industrielles Production chimie Maintenance Dossier de projet spécifications fonctionnelles OP dv matériel

Affaires industrielles Production chimie Maintenance Dossier de projet spécifications techniques OP dv matériel

Affaires industrielles Production chimie Maintenance Dossier de projet suivi de réalisation OP dv matériel

Affaires industrielles Production chimie Maintenance Dossier de projet document de préréception OP dv matériel

Affaires industrielles Production chimie Maintenance Dossier de projet réception OP dv matériel

Affaires industrielles Production chimie Maintenance Dossier de suivi manuel données OP dv matériel

Affaires industrielles Production chimie Maintenance Dossier de suivi

document de changement de

format OP

dv matériel

Affaires industrielles Production chimie Maintenance Dossier de suivi fiches de sécurités OP dv matériel

Affaires industrielles Production chimie Maintenance Dossier de suivi

document de suivi d'entretien

maintenance OP

dv matériel

Affaires industrielles Production chimie Maintenance

Dossier

administratif litiges OP

30


Dossier

administratif demande d'amélioration OP

5

Affaires industrielles Production chimie Maintenance Dossier relation OP 5


administratif


Documentation

générale planning FONCT

5


Documentation

générale suivi de travaux FONCT

5


Organisation

maintenance

documentations technique

fournisseurs FONCT

en cours

Affaires industrielles Production chimie Maintenance Sécurité imprimé sécurité OP dv +10

Affaires industrielles Production chimie Maintenance Sécurité fiches de sécurités OP dv +10


Annexe 6: extrait du référentiel domaine administratif et historique

Fonction : JURIDIQUE

DOMAINE FONCTION ACTIVITE NATURE TYPOLOGIE DOCUMENTAIRE OP /

FONCT

DCR OBSERVATIONS

Administratif Juridique Direction Juridique Chronos OP ILL

Administratif Juridique Direction Juridique Notes décisionnelles OP ILL

Administratif Juridique Direction Juridique

Rapports

stratégiques OP ILL

Administratif Juridique Direction Juridique Correspondances FONCT ILL Après tri

Administratif Juridique Direction Juridique études et plans OP ill

Administratif Juridique Direction Juridique rapports internes OP ill

Administratif Juridique Direction Juridique Rapports commissaires aux comptes OP ill

Administratif Juridique Juridique Banque / bourse 10

Administratif Juridique Juridique brevets dossier de brevet OP 30

Administratif Juridique Juridique brevets demande de brevet OP 5 intégré au dossier brevet

Administratif Juridique Juridique brevets dossier de brevet abandonné OP 5

Administratif Juridique Juridique brevets législation pays FONCT 5 de type documentation

Administratif Juridique Juridique brevets Litiges / oppositions OP 30 en amont de procédures judiciaires

Administratif Juridique Juridique brevets rech doc/ études brevetabilité OP 10 veille informative

Administratif Juridique Juridique brevets Factures FONCT 5 Originaux à la Comptabilité

Administratif Juridique Juridique brevets Chrono FONCT 5

Administratif Juridique Juridique brevets compte rendu de réunion FONCT 10

C en destination non archivé ; O par service adm au sein du

service brevets ; à conserver sur autre support

Administratif Juridique Juridique brevets chrono direction brevets FONCT 10 pas de durée légale, durée d'usage au sein du service

Administratif Juridique Juridique brevets notes de frais/ordre de mission FONCT 5 Originaux des pièces comptables à la Comptabilité

Administratif Juridique Juridique direction juridique chrono stratégique OP 10 pas de durée légale, durée d'usage au sein du service

Administratif Juridique Juridique juridique général

consultations juridiques externes

/ avis juridiques OP 30

Administratif Juridique Juridique juridique général chrono direction OP 5 pas de durée légale, durée d'usage au sein du service


Administratif Juridique Juridique juridique général Chrono FONCT 5

Administratif Juridique Juridique juridique général Facturation FONCT 5 Originaux à la Comptabilité

Administratif Juridique Juridique

juridique général /

cessions acquisitions dossiers préparatoires OP 10



cessions acquisitions actes / traités finalisés OP illimité mention archivage inscrit uniquement dans BDD



contrats actes / contrats finalisés OP illimité

mention archivage inscrit uniquement dans BDD,

existence d'une base contrats


juridique général/

contentieux dossier de contentieux OP

30 /

Illimité

Dossier original à identifier ; Illimité pour les

dossiers pouvant faire juridprudence



droit des sociétés dossier conseil d'administration OP illimité



droit des sociétés dossier assemblée OP illimité


juridique

opérationnel Contrats OP 30

Administratif Juridique Juridique Marques recherche d'antériorité OP 30

Administratif Juridique Juridique Marques dépôt de marques OP 30

Administratif Juridique Juridique Marques dossier de DCI OP 30

Administratif Juridique Juridique Marques

négociations/cessions/acquisition

s OP 30

Administratif Juridique Juridique Marques législation pays OP 30 de type documentation ; autres supports possibles ?

Administratif Juridique Juridique Marques chrono/facturation FONCT 10 Originaux à la Comptabilité

Administratif Juridique Juridique Marques chrono direction marques OP 10 pas de durée légale, durée d'usage au sein du service

Administratif Juridique Juridique Marques avis de surveillance des marques OP 30

Administratif Juridique Juridique Marques rapport d'activité marques OP 30

Administratif Juridique Juridique Marques

compte rendu de propriété

individuelle OP 30

Administratif Juridique Assurance Assurance Etude de risque OP 30

Administratif Juridique Assurance Assurance Dommage subi OP 10 Administratif Juridique Assurance Assurance Rapport d'activité OP 30

Administratif Juridique Assurance Assurance Préconisation, politique groupe… OP 10


Administratif Juridique Assurance Assurance

Police dommages subis par

l'entreprise OP 10

Administratif Juridique Assurance Assurance Police responsabilité civile OP 30

Administratif Juridique Assurance Police contrats, avenants OP 99

Administratif Juridique Assurance Police Correspondance OP 10

Administratif Juridique Assurance Police Mise à jour de la police OP 30

Administratif Juridique Assurance Police Quittances de primes OP 10

Administratif Juridique Assurance Contrat Avenant de régularisation OP 10

Administratif Juridique Assurance Contrat Certificat d'assurance OP 10

Administratif Juridique Assurance Contrat Lettre résiliation de contrat OP 10

Administratif Juridique Assurance Contrat Police OP 10

Administratif Juridique Assurance Contrat Lettre de connexité OP 10

Administratif Juridique Assurance Contrat Quittances de primes OP 10

Administratif Juridique Assurance Assurance véhicule OP 10

Administratif Juridique Assurance

Assurance corps et

machines OP 10


Assurance

contrefaçons OP 10


Assurances de

personnes OP 10


Assurances pertes

d'exploitation OP 10

Administratif Juridique Assurance Assurances dommages ouvrages OP 10

Administratif Juridique Assurance Assurances incendie OP 10

Administratif Juridique Assurance Assurance politique OP 10


Assurance protection

juridique OP 10


Assurance

responsabilité civile OP 10

Administratif Juridique Assurance Assurance transport OP

10

Administratif Juridique Assurance Règlement de Avenant de régularisation OP 10 Après règlement


sinistres


Règlement de

sinistres Déclaration de perte OP 10


Règlement de

sinistres Rapport d'expertise OP 10


Règlement de

sinistres Lettre d'acceptation OP 10


Règlement de

sinistres Lettre de subrogation OP 10


Règlement de

sinistres Certificat d'avarie OP 10


Règlement de

sinistres Rapport de police OP 10


Règlement de

sinistres Certificat de guérison OP 10


Règlement de

sinistres Correspondance OP 10


Annexe 7: Compte-rendu de réunion pour la reprise des bases de données Taurus

REPRISE DES BASES TAURUS

Date : 9/08/01

Participants :

Sanofi-synthelabo: Z B

Serda : Stéphanie ARBEL

ORDRE DU JOUR :

1- Sources complémentaires format papier ou électronique

2- Taurus : structure des bases

3- Champs fondamentaux

4- Identification champs cibles sous Damaris

Pas d'évolution du nombre d'enregistrement de la base TAURUS depuis l’état des lieu

de MC

1- Sources complémentaires format papier ou électronique

1.1) inventaire fourni par Recall

- Fichier Excel : 4300 lignes environ avec les descriptifs des versements ainsi que leur

localisation chez RECALL (N°de container).

Seule l'information concernant la localisation est à transférer sur Taurus, les descriptifs

existant déjà.

Procédure de reprise :

• saisie à la main

ou

• import sous access

1.2) Entrée d'archives chez recall

Attention les versements chez recall ne sont pas arretés.


- Moins de 1000 bordereaux

Procédure reprise : toutes les informations sont à saisir.

- bordereaux d'entrée (description) n'existe pas ds Taurus

- reprendre les n° de container

2- Taurus structures des bases

Reprise des bases DEST et VERSMT

- Base pret supprimée

- Base code grille : très peu utilisé

3- Champs fondamentaux

Après analyse de la base les champs à exporter sont les suivants :

N° container : mais dans un container il y a plusieurs boite soit plusieurs nomenclature de boite. Le

numérotations suivent un ordre chronologique des versements

Année de destruction

Date début

Date fin

Mots-clés

Contenu = typologie

Service

Lieu

Nomenclature de la boite = Identité pure de la boite attribué selon critères prédéfinis (numéro)

Code grille = dossier

4- Identification champs cibles sous damaris

Dossier : à verser dans nature

Contenu : à verser dans typologie

Mot-clé : à verser dans champ mot clé de typologie

Date début : date 1

Date fin : Date 2

Année de destruction : date de destruction calculée à partir de date 2


N°de container : champ à créer par Damaris

Service : à définir

Localisation : Recall


Bibliographie

1- Association des archivistes Français, Les archives dans l’entreprise guide des

durées de conservation, Plon, Paris, 137 pages, 1997.

2- BUSCAL Caroline , SERDA SC9907_36.doc, Cartographie documentaire de

l’archivage scientifique de Sanofi-Synthelabo, 50 pages, 1999.

3- REMIZE Michel, Serda « des outils de travail collaboratifs au service de la

veille », Archimag, 2001, n°147, p 30

4- SERDA, Les méthodes et outils pour la gestion des documents d’Autorisation de

Mise sur le Marché (AMM), 1997.

DESS en Ingénierie Documentaire Rapport de stage ...

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