DESCRIPTION DE TÂCHES POUR LES POSITIONS BÉNÉVOLES

DESCRIPTION DE TÂCHES POUR LES POSITIONS BÉNÉVOLES

1) Formateurs

Description :Les formateurs participeront à la préparation, au développement et à la diffusion de formations innovatrices •ayant pour but de former et motiver les participants et les bénévoles d’AFS.

Qualités souhaitées :Bonnes aptitudes de communicateur et motivateur•Une expérience en tant que formateur ou enseignant est souhaitable•Le bilinguisme est un atout•Ouverture et esprit d’équipe, puisque la plupart des formatons se donnent à deux ou plus.•

Disponibilité :Les candidats retenus devront pouvoir se déplacer aux endroits de formation. AFS couvrira le cout de dé-•placement. Les formations étant des événements ponctuels, les heures d’implication varient.

2) Responsable de l’envoi de participants à l’étranger

Description :Les responsables locaux de l’envoi organisent, avec l’aide d’une équipe d’interviewers, des rencontres et •des entrevues de sélection avec les candidats et leurs familles. (Minimum 2 interviewers par entrevue quand possible)Communiquer avec les participants pour tous les formulaires d’ouverture de dossier reçus du bureau AFS à •Montréal.Aider les élèves à remplir leurs documents et les réviser pour qu’ils soient clairs et complets.•S’assurer que, suite à l’entrevue, le rapport d’entrevue complet soit rempli en français et que le formulaire •confidentiel#8soitrédigéenanglais.Expédierrapidementlerapportd’entrevueetleformulaire#8aubureauAFSàMontréal.•Tenirdesrésumésdedossiersafind’assurerunsuividesparticipantsauniveaulocal.•S’assurer que le participant soit contacté à son retour et qu’il soit invité à joindre le comité pour participer •aux activités AFS.Communiquer,avantet–sipossible–durantleséjouràl’étranger,aveclesparentsnaturelsafindelesin-•former et veiller à les inviter aux activités locales même lorsque leur enfant est à l’étranger.Assister à toute formation organisée pour les responsables locaux de l’envoi ainsi qu’aux réunions du comité •local.

Qualités souhaitées :Connaître les programmes d’envoi d’AFS et être sensible aux différences interculturelles.•Posséder des habiletés pour faire des entrevues.•Aimer rencontrer les gens et être à l’écoute.•

Disponibilité :La candidature des participants est retenue selon le principe du « premier arrivé, premier servi », ce qui •signifiequelesentrevuesdoiventidéalementêtreeffectuéesrapidement.Uneentrevuepeutdurerentre1het 2h, donc ce poste peut demander une disponibilité de quelques heures par semaine durant l’automne et l’hiver, en fonction du nombre d’inscriptions.

3) Responsables de l’accueil d’élèves étrangers

Description :Recruter des familles d’accueil; distribuer les brochures et trousses d’accueil aux personnes qui en font la •demande.Assurer le suivi des demandes d’information de familles intéressées; maintenir un dossier à jour de ces de-•mandes et informer le bureau AFS au besoin.S’assurer que chaque famille potentielle ait une entrevue en personne selon les normes AFS; cette fonction •peut-être déléguée à un adjoint. Il faut aussi visiter la maison de la famille d’accueil.S’assurer que chaque dossier soit rempli rapidement et lisiblement et l’acheminer au bureau national.•Collaborer avec le responsable local du marketing à la promotion de l’accueil.• Participer à la préparation des familles d’accueil avant l’arrivée des élèves, et assurer un suivi au cours de •l’année, au besoin.S’assurer que les élèves accueillis et les familles participent aux activités d’encadrement et d’orientation.•Fournir des rapports réguliers sur les familles sélectionnées et détails de chaque famille au bureau national.•Assisterauxréunionsducomitélocal(environ8parannée)etauxrencontresannuellesdeplanificationet•de formation pour les bénévoles de l’accueil.

Qualités souhaitées :

Une expérience en tant que bénévole ou famille d’accueil ou famille d’envoi est souhaitable.•Bonnes aptitudes de motivateur.•

Disponibilité :

Pendant les mois de février à août, la campagne d’accueil demande de 5 à 7 heures par semaine. Le reste •de l’année, le responsable devra, à l’occasion, recruter des familles temporaires ou permanentes pour les changements de familles. S’il y a lieu, participe aussi au suivi auprès des familles.

4) Conseillers pour les élèves étrangers et leurs familles d’accueil

Description :A titre de bénévole AFS, le conseiller local joue un rôle clé quant au soutien formel qu’il offre à la famille d’accueil canadienne et à l’élève étranger. Le conseiller local évalue, appuie et conseille la famille et le partici-pant sur l’intégration interculturelle et familiale, l’application des normes et politiques AFS, la résolution de conflitsetlesprincipesdecommunication.

Tâches et responsabilités :Assurer un soutien professionnel et humain à l’élève accueilli ainsi qu’à sa famille d’accueil.•Faciliter la communication entre la famille d’accueil et le participant étranger; encourager la résolution de •conflits.Maintenir, au minimum, un contact mensuel avec le participant ainsi qu’un contact ponctuel avec la famille •d’accueil (surtout les premiers mois). Selon le cas et les situations, ces communications obligatoires peu-vent être réalisées en personne ou par téléphone. Rédiger un rapport écrit des contacts mensuels devant être remis, à chaque mois, au responsable des conseillers.Identifiertoutedifficultépouvantengendrerunesituationproblématiqueeteninformerleresponsablelocal•des conseillers selon la procédure établie.Assister à environ 5 réunions annuelles dont : Formation AFS pour les Conseillers, orientation et prépara-•tion des familles d’accueil, orientation colloque d’automne (s’il y a lieu), orientation mi-année (familles et participants), orientation préparation au retour.

Compétences et aptitudes requises :Ouvertureetempathiepourlesparticipantsde15-18ans•Expérienceprofessionnelle,maturitéetcrédibilitéafindeconseillerdesfamillesd’accueil•Capacité d’analyse et objectivité•Confort et aisance en contextes multiculturels•Habileté en communication verbale et rédaction (rapports brefs et concis)•Diplomatieetconfidentialité•Expériencedansledomainedubénévolat,del’interculturel,ougestiondeconflitsunatout•

Disponibilité :Contactsmensuels:Environ3heuresparmois.Prévoirdutempsadditionnelsigestiondeconflits.•Formation/réunions:Environ5réunionsannuellesde½à1journéechacune(soiroufindesemaine).•

5) Responsable local des conseillers

Description :A titre de bénévole AFS, le responsable local des conseillers guide, facilite et supervise la tâche des conseillers afind’assurerlaqualitédusoutienformeloffertàchaquefamilled’accueilcanadienneetàchaqueélèveétrang-er. Il veille à ce que chaque participant et sa famille aient un conseiller dès le début de l’accueil. Il réalise des suivis auprès des conseillers et communique régulièrement avec les employés du bureau AFS.

Tâches et responsabilités S’assurer, en collaboration avec les employés du bureau AFS, que les conseillers reçoivent la formation et le •soutien nécessaires à la réalisation de leurs tâchesOrganiser des rencontres d’information et de suivi avec les conseillers de son comité et leur transmettre •l’information distribuée par les employés AFS. Recruter les conseillers, les former et s’assurer de faire le jumelage famille-élève-conseiller. •S’assurer que les conseillers produisent les rapports mensuels en counseling et transmettre son propre rap-•port aux employés AFS. InformerlesemployésAFSdetoutedifficultéousituationproblématiquevécueparleparticipantousa•famille d’accueil. La directrice des opérations avisera le pays partenaire, si jugé opportun.En situation problématique, aider le conseiller à rédiger un rapport écrit et tenir les employés AFS au cou-•rant de la situation.Lors d’un changement de famille, favoriser un climat d’impartialité en soutenant le conseiller et en aidant la •famille et le participant. Au besoin, accompagner le conseiller. Tenir le responsable local de l’accueil au courant de toute situation qui pourrait exiger un changement de •famille,afinqu’ilpuisseamorcersarecherchedefamilled’accueil.Assisterauxréunionsducomitélocal(environ8parannée)etàenviron5réunionsannuellesdont:For-•mation AFS pour les Conseillers, orientation et préparation des familles d’accueil, orientation colloque d’automne (s’il y a lieu), orientation mi-année (familles et participants), orientation préparation au retour.

Compétences et aptitudes requises :

Solide expérience en counseling au sein d’AFS Interculture Canada•Expérienceprofessionnelle,maturitéetcrédibilitéafindesoutenirlesconseillers,lesfamillesetlespartici-•pants Connaissance des procédures et règles AFS•Capacité d’organisation, d’analyse et objectivité•Confort et aisance en contextes multiculturels•Habileté en communication verbale et rédaction (rapports brefs et concis)•Diplomatieetconfidentialité•Expériencedansledomainedubénévolat,del’interculturel,ougestiondeconflits,unatout•

Disponibilité :Environ 4-6 heures par mois. Prévoir du temps additionnel si un conseiller a besoin de soutien pour gérer •une situation problématique.Formation/réunions:Environ8réunionsducomitélocalparannée(duréeapproximativede2heurescha-•cune)et5réunionsannuellesde½à1journéechacune(soiroufindesemaine).

6) Président du comité local

Description :À titre de bénévole AFS, le président du comité local facilite et supervise les opérations de AFS Interculture •Canadalocalement.Ilestresponsablederecruterdesbénévolesqualifiéspourcomblerlespostesauseinducomité et de les appuyer dans leurs tâches. Il assure le lien entre les employés AFS et les bénévoles locaux.

Tâches et responsabilité : Établir, en collaboration avec les employés AFS et les membres du comité local, les priorités et le plan •d’action du comité, et s’assurer de sa mise en œuvre, du suivi et de l’évaluation. Recruterdesbénévolesqualifiéspourcomblerlespostesauseinducomité,assurerunedistributionéquita-•ble des responsabilités au sein du comité et offrir du soutien aux membres dans la réalisation de leurs tâches.S’assurer de l’atteinte des objectifs de chaque responsable local en collaboration avec les employés AFS et •le conseil d’administration national.Convoquer, préparer l’ordre du jour et présider les réunions mensuelles du comité local (une réunion peut •être remplacée par un appel conférence).Agir à titre de personne ressource pour tous les bénévoles locaux en ce qui concerne les opérations d’AFS •dans la communauté.MaintenirunecommunicationrégulièreaveclesemployésAFSafindepartagerlesinformationspertinentes•au bon fonctionnement des opérations locales et obtenir du soutien, au besoin. Transmettre aux membres de son comité toute information pertinente provenant du réseau AFS. •Représenter le comité local lors du Forum annuel des présidents et de l’Assemblée générale annuelle d’AFS •Interculture Canada.

Compétences et aptitudes requises :Posséder une solide expérience au sein d’AFS •Leadership rassembleur et capacité à déléguer les responsabilités •Capacité de travailler en équipe •Capacité d’organisation, d’analyse et objectivité •Habiletés en réseautage•Habiletés en animation et coordination d’une équipe•Diplomatieetconfidentialité•Capacité d’écoute •Expérience en gestion d’équipe, en interculturel ou en médiation, un atout•

Disponibilité : Les tâches sont réparties sur toute l’année et peuvent demander de 5 à 20 heures par mois selon la taille du •comité et les responsabilités prises par les autres bénévoles du comité

7) Mentors - collecte de fonds

Description :Vousserezjumeléavecunfuturparticipantafindepouvoirluidonnervosidées,l’encourageretlecontacter•detempsàautreafindesuivrelesdémarchesquiluipermettrontd’assurersaparticipationauprogrammeAFS.

Compétences et aptitudes requises : Expériencedanslesactivitésdefinancementetdecollectedefonds.•Ouvertureetempathiepourlesparticipantsde15-18ans•Diplomatieetconfidentialité•Expérience dans les domaines du bénévolat ou de l’interculturel un atout•Disponibilité•Contacts réguliers avec le participant pour faire le suivi des activités de collecte de fonds.•Bonne compréhension de la structure des frais de participation et collecte de fonds.•

8) Mentors – Certificat interculturelDescription :

Le bénévole partage ses expériences d’étude ou de travail internationales pour agir en tant que mentor et •correspond avec des jeunes qui s’apprêtent à vivre près d’un an à l’étranger.Participer à une rencontre de préparation/formation.•Contacter les jeunes attitrés avant leur départ.•Établir et maintenir une correspondance (en tout, 6 échanges avec chaque participant attitré) avec 1 à 5 je-•unes(selonladisponibilitédubénévole),âgésde15à18ans.Lesréflexionsporterontsurlaprisedeconscience,lacommunicationetl’adaptationinterculturellesquifont•partie d’un séjour d’un an à l’étranger. Les bénévoles auront à lire et commenter les textes, faire des liens et interagir avec les jeunes dans le but de les guider dans le développement de leurs compétences.

Disponibilité : Minimum de 6 échanges par courriel avec le jeune pendant son séjour (août à juin) et une ren-contre de formation au bureau d’AFS au mois de juillet ou août.

9) Accueil à l’aéroport

Description : Présence au kiosque d’AFS à l’aéroport de Montréal (Dorval) lors de l’arrivée et du départ des participants. •Les bénévoles devront aider les jeunes avec l’enregistrement et les billets d’avion, rassurer les familles et parfois accompagner les jeunes à l’autobus.

Disponibilité : l’accueil et le départ des élèves étrangers a lieu chaque été (juillet-août). Le départ des partici-pants a lieu à 2 fois par année, en été (juin à septembre) et en hiver (janvier à mars).

10) Traduction et correction de texte

Description : Traduction du français à l’anglais des dossiers d’inscription des familles d’accueil. •Traduction, correction et résumé des dossiers des élèves accueillis, généralement de l’anglais au français. •Traduction de guides, brochures, du français vers l’anglais.•

Compétences :Les bénévoles doivent avoir une bonne maîtrise de l’anglais et du français écrit. Une expérience préalable en •traduction est privilégiée.

Disponibilité:Quelquesheuresparmoisdelafinjanvieràlami-août.

11) Comité de sélection des bourses (bureau AFS à Montréal)

Description : Lecture des dossiers de demande de bourse des participants aux programmes d’envoi à l’étranger. •Réaliser la sélection conjointement avec les autres membres du comité de sélection.•

Spécification:Les bénévoles doivent êtres bilingues (français/anglais) et être disponible pour se rendre au bureau d’AFS à •Montréal.Laconfidentialitéesttrèsimportante.•

Disponibilité : La sélection des bourses se fait deux fois par année, à la mi-novembre et la mi-avril. Les bénév-oles doivent être disponibles les jours de semaine pour venir au bureau d’AFS à raison de 2-3 jours par période de sélection.

12) Participation au bulletin l’Aventurier :

Description : Participer à la réalisation du bulletin de liaison d’AFS.•Rédaction d’article, réalisation d’entrevues, prise de photos.•Correction et traduction d’articles de l’anglais au français et du français à l’anglais•Les participants et anciens participants peuvent soumettre leurs témoignages et photos•Publication des événements d’AFS•

Disponibilité : Le bulletin est publié 4 fois/année dans les 2 langues (français et anglais) et est distribué par Internet.

13) Présentations dans les écoles :

Description : Kiosques d’AFS, ateliers en classe, soirées d’information portant sur les programmes d’AFS, présentés dans les écoles secondaires, cégeps et salons.

Présenter les différents programmes d’AFS aux élèves et répondre à leurs questions.•

Disponibilité : Les kiosques ont lieu dans différents endroits du Québec tout au cours de l’année, généralement sur l’heure du midi ou le soir.

Spécification:Doit connaître les programmes d’AFS•

14) Entrevues avec les participants :

Description : Réaliserlesentrevuesaveclesparticipantsetleurfamilleenutilisantunegrilleàcettefin.•Écrire un rapport d’entrevue et le transmettre au responsable local de l’envoi des participants à l’étranger.•

Disponibilité : Sur demande tout au long de l’année. Les bénévoles devront généralement se déplacer à la résidence des participants. Les entrevues durent généralement une heure ou deux.

15) Entrevues des familles d’accueil :

Description : Réaliser les entrevues avec les familles intéressées à accueillir un élève étranger pour l’année en utilisant •une grille d’évaluation.Écrire un rapport d’entrevue et le transmettre au responsable local de l’accueil d’élèves étrangers.•Les entrevues se font chez la famille d’accueil potentielle et les bénévoles doivent visiter la maison au com-•plet.

Disponibilité : Sur demande pendant les mois de février à août. Les bénévoles devront effectuer les entrevues au domicile des familles. Les entrevues durent généralement une heure ou deux.

16) Animateurs des camps :

Description :Organiser les camps et orientations qui ciblent les participants AFS, soit en préparation de leur séjour à •l’étranger ou bien pour les jeunes élèves étrangers qui sont accueillis au Québec.Préparer et animer les activités pour les participants. Le matériel d’animation sera fourni par AFS Intercul-•ture Canada.

Disponibilité: Selon les besoins de la région en question, concernant l’accueil et l’envoi des jeunes avec les programmes AFS. Envoi : Les orientations pré-départ ont lieu durant l’hiver ou au printemps pour les jeunes qui partent à l’étranger et en automne quand ils retournent après un an.Accueil : Les séances d’orientation sont réalisées tout au long de l’année, d’août à juin.

17) Responsable des activités :

Description :

Établir les activités pour l’année en cours, en consultation avec les membres du comité local, les familles •d’accueils et naturelles ainsi que les participants.Distribuer le calendrier d’activités aux membres locaux, aux familles et aux participants.•Diffuser l’information sur les activités locales auprès du comité.•Recruter des bénévoles qui donnent un soutien lors des activités ponctuelles.•Se présenter aux rencontres du comité local.•

Disponibilité: En moyenne, 5 heures par mois.

18) Famille d’accueil temporaire :

Description :

Accueillir un jeune pendant une courte durée, pendant qu’AFS lui trouve une nouvelle famille d’accueil •permanente.

Disponibilité : Tel que nécessité durant le programme annuel (août à juin) et ce, pour une période pouvant aller de quelques nuits à quelques semaines.