Déploiement du « dossier unique -...

Déploiement du « dossier unique »

Les prestations de Tessi Documents Services, numériseur industriel mis en place par le GIP SNE

Version au 19 avril 2016

SOMMAIRE

2

SO

MM

AIR

E

Préambule p.3

Présentation générale p.4

Les prestations offertes aux guichets enregistreurs / instructeurs p.12

Les prestations offertes aux demandeurs p.25

Annexes p.36

Préambule

3

Dans le cadre de la mise en œuvre du « dossier unique », un prestataire de numérisationindustrielle a été mis en place par le GIP SNE.

Le nom du prestataire retenu est Tessi Documents Services. Il pourra également y être faitréférence dans le présent document sous l’appellation « numériseur industriel ». Ses prestations ontété en partie mises en œuvre dès la phase pilote du déploiement, soit dès janvier 2016.

L’objectif de ce document est de présenter aux guichets enregistreurs / instructeurs l’ensembledes prestations qui leur sont offertes ainsi que celles proposées aux demandeurs de logementsocial. Il détaille les différents canaux de transmission des pièces justificatives d’une demande àTessi Documents Services, ainsi que leurs principales modalités, et donne de plus amplesinformations sur les actions du prestataire à la réception de ces pièces.

Cette version est provisoire et le document sera enrichi au fur et à mesure de la définitionprécise des différentes prestations du numériseur, notamment celles qui seront mises en placeultérieurement.

Le document est complété par des modes opératoires concernant les modalités de transmissiondes pièces justificatives, par acteur et par canal :

o Pour les guichets enregistreurs / instructeurs :

• L’envoi papier (disponible) ;

• Le dépôt de pièces dématérialisées sur le portail web professionnel (disponible) ;

• L’envoi de pièces dématérialisées par mél sécurisé ;

• L’envoi de pièces dématérialisées via des Web Services.

o Pour les demandeurs :

• L’envoi papier (disponible) ;

Attention : ce mode opératoire est à destination des guichets. Il permet d’avoirconnaissance des modalités de transmission des pièces justificatives mais nedoit pas être diffusé en tant que tel aux demandeurs.

• La transmission de pièces dématérialisées via une application Smartphone ;

• L’envoi de pièces dématérialisées par mél.

PR

EA

MB

UL

E

Les départements sous système particulier de traitement automatisé de la demande pourront également bénéficier, s’ils le souhaitent, des prestations offertes par Tessi Documents

Services à partir de la fin du second trimestre 2016.

Pour les prestations numériques, ils devront utiliser les mêmes Web Services que les départements sous SNE, afin que le numériseur industriel puisse également déposer les pièces

dans leurs systèmes. Le cas échéant, ils devront adapter leurs systèmes particuliers de façon à ce qu’ils puissent échanger avec Tessi Documents Services.

De ce fait, dans tout le document, dès lors que la notion de dépôt ou de télé-versement des

pièces « dans le SNE » sera abordée, il faudra l’entendre comme « dans le SNE ou dans le

système particulier de traitement automatisé, le cas échéant ».

Présentation générale

1. Les missions du numériseur industriel

Tessi Documents Services a pour mission d’assurer les prestations suivantes :

o Numériser les pièces justificatives d’un demandeur, transmises par le demandeur lui-même ou par un guichet enregistreur / instructeur ;

o Qualifier ces pièces ;

o Les télé-verser dans le Système National d’Enregistrement (SNE) selon le plan declassement.

5

a. Les prestations offertes par le numériseur industriel (1/5)

INT

RO

DU

CT

ION

Il est possible d’avoir recours aux seules prestations de qualification et de télé-versement, en cas de transmission de pièces déjà numérisées.

Qu’entend-on par « qualification » des pièces ?

« Qualifier » les pièces signifie :

o Découper le fichier numérique contenant plusieurs documents en autant de fichiersque le fichier d’origine contient de documents différents ;

o Détecter le type de pièce ;

o Détecter et lire quelques grandes caractéristiques dans l’image numérique (date devalidité d’une pièce, date d’un document,…) ;

o Attribuer un indice de pertinence à chaque pièce (cf. page suivante), et notammentdétecter d’éventuels indices de falsification et émettre un avis sur une éventuelleirrégularité.

Lexique


Focus sur l’attribution d’un indice de pertinence :

A l’ajout d’une nouvelle pièce, le prestataire lui attribue un indice de pertinence dont la valeur peutensuite être mise à jour, en tant que de besoin, par les guichets et/ou les demandeurs.

Les valeurs possibles pour l’indice de pertinence sont les suivantes :

6


INT

RO

DU

CT

ION

Non vérifié : pièce non encore

vérifiée par un service enregistreur /

instructeur ;

Obsolète : pièce qui n'est plus valide (par

exemple, titre de séjour à la date de validité

dépassée ou bulletin de salaire trop ancien) ;

Pièce réglementaire : pièce

prévue par l’arrêté du 24 juillet 2013 ;

Incomplet : pièce dont il manque un élément

(un côté de la pièce d'identité par exemple) ;

Hors périmètre réglementaire :

pièce non prévue par l’arrêté du 24

juillet 2013 ;

Doublon : document déjà présent ;

Inexploitable : document illisible,

trop lourd ou sans rapport avec la

demande de logement social ;

Incohérent : pièce pour laquelle il existe des

indices de falsification ou qui est incohérente

avec les autres pièces du dossier.

Tessi Documents Services, à l’ajout d’une nouvelle pièce, lui attribue l’une des valeurs suivantes :« Pièce Réglementaire », « Incomplet » ou « Incohérent ».

o Il ne télé-verse pas dans le SNE des pièces « Inexploitables » ;

o Les pièces « Hors périmètre réglementaire » sont considérées « Inexploitables » et il neles télé-verse donc pas non plus dans le SNE (car il n’est pas en mesure de les rattacherà une catégorie du plan de classement) ;

o Il n’attribue pas les indices « Obsolète » et « Doublon », mais télé-verse tout demême la pièce concernée. C’est au guichet et/ou au demandeur d’indiquer ensuite, lecas échéant, l’obsolescence de la pièce ou le fait qu’elle soit en doublon.

La valeur « Non vérifié » est la valeur par défaut qui s’affiche à l’ajout d’une pièce par un autreacteur que Tessi Documents Services.


7


INT

RO

DU

CT

ION

Le prestataire de numérisation industrielle renseigne dans les métadonnées de certaines piècesune date fonctionnelle, qui aide les guichets à déterminer l’obsolescence d’une piècenotamment.

A ce jour, les dates fonctionnelles renseignées sont les suivantes :

o Pour une carte nationale d’identité : la date de fin de validité ;

o Pour un passeport ou un titre de séjour : la date d’expiration ;

o Pour une fiche de paie : la date de paiement ;

o Pour un avis d’imposition : la date de mise en recouvrement.


Focus sur les limites de télé-versement appliquées à certains types de pièces :

Pour certains types de pièces, il existe un nombre limite de pièces qu’il est possible de déposerdans le SNE (par exemple, il est possible de déposer cinq pièces pour la carte nationale d’identitéet pour le titre de séjour).

Les limites de télé-versement par type de pièces sont les suivantes :

8


INT

RO

DU

CT

ION

Identité du demandeur MAX

Carte d’identité ou passeport du demandeur 5

Titre de séjour du demandeur 5

Identité du conjoint ou du co-titulaire MAX

Carte d’identité ou passeport du conjoint ou du co-titulaire 9

Titre de séjour du conjoint ou du co-titulaure 9

Livret de famille ou actes d’État civil 9

Personnes à charge MAX

Carte d’identité ou passeport d’une personne à charge 9

Titre de séjour d’une personne à charge majeure 9

Livret de famille ou acte d’État civil 9

Certificat de grossesse 9

Situation professionnelle MAX

Contrat de travail 5

Carte d’étudiant 5

Attestation de formation ou autre justificatif de situation 5

Revenu fiscal MAX

Avis d’imposition ou de non imposition (année N-2 et le cas échéant N-1) du demandeur et

le cas échéant de son conjoint2

Avis d’imposition ou de non imposition (année N-2 et le cas échéant N-1) du co-titulaire ou

des personnes à charge9

Certificat de l’administration fiscale 5

Ressources mensuelles MAX

Fiche de paie du demandeur et le cas échéant de son conjoint et de chaque co-titulaire 5

Justificatif de ressources 5

Attestation CAF 5


Focus sur les limites de télé-versement appliquées à certains types de pièces (suite) :

Si Tessi Documents Services tente de télé-verser un type de pièce pour lequel le maximum adéjà été atteint, il reçoit du SNE un message d’erreur et ne peut donc pas télé-verser la piècequ’il considère alors comme « inexploitable ».

9


INT

RO

DU

CT

ION

Logement actuel MAX

Contrat de location / justificatif de propriété 5

Quittance ou tout autre justificatif de loyer à jour 5

Attestation d’hébergement ou de domiciliation 5

Reçu d’hôtel 5

Motifs MAX

Jugement de divorce, ordonnance de non conciliation ou autres jugements familiaux 5

Lettre de congé du propriétaire 1

Jugement d’expulsion 1

Lettre de l’intéressé ou d’un intervenant 5

Rapport d’un travailleur social 5

Dépôt de plainte ou main courante 5

Dépôt de plainte ou main courante pour violences conjugales 5

Agrément PMI 5

Certificat médical 5

Arrêté d’interdiction d’habitation 1

Arrêté de péril de l’immeuble 1

Arrêté d’insalubrité 1

Analyses plombémie / Diagnostic plomb / Diagnostic amiante 1

Complément handicap MAX

Carte d’invalidité ou décision de commission administratif compétente (MDPH...) 5

Justificatif des besoins d’adaptation (certificat médical ou autre document) 5

Jugement de tutelle ou curatelle 1

Documents internes MAX

Document interne 9

Les guichets enregistreurs doivent vérifier le nombre et la validité des pièces déjàprésentes dans le SNE avant de transmettre des pièces à Tessi DocumentsServices. Le cas échéant, ils sont invités à supprimer les pièces obsolètes pourque des pièces à jour puissent être déposées.

Canaux de transmission des pièces

justificatives à Tessi Documents

Services

Guichets

enregistreurs /

instructeurs

Demandeurs

Papier (par courrier)

Numérique

Portail web professionnel (ou

PWP)

Mél sécurisé

Web Services

Application Smartphone

Mél


10

b. Les différents canaux de transmission des pièces

Plusieurs canaux sont possibles pour transmettre les pièces justificatives d’un demandeur aunumériseur industriel :

INT

RO

DU

CT

ION

Canal opérationnel

Canal disponible d’ici la fin du premier semestre 2016

Canal disponible pour le second semestre 2016


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c. Les délais de traitement par le numériseur industriel

INT

RO

DU

CT

ION

Les délais à prévoir entre l’envoi des pièces justificatives et le télé-versement dans le SNE sontles suivants :

o Pour les documents papier : deux jours ouvrés à réception des documents par TessiDocuments Services ;

o Pour les documents numériques, quel que soit le canal de transmission : un jour ouvré(à compter du dépôt sur la plateforme, de la date d’envoi du mél, etc.).

Les prestations offertes aux guichets enregistreurs / instructeurs

1. La prestation « papier »

Les guichets enregistreurs / instructeurs utilisant ce canal doivent envoyer au numériseurindustriel un pli (courrier simple ou colis) contenant les pièces justificatives papier d’uneou plusieurs demandes.

13

a. La transmission des pièces

Guichet enregistreur

Tessi Documents Services

Adresse BP à indiquer : SNE – Service de numérisation des pièces justificatives des services enregistreurs

BP 7006877213 Avon Cedex

PR

ES

TA

TIO

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RT

ES

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X G

UIC

HE

TS

Un pli insuffisamment affranchi ne sera pas accepté par Tessi DocumentsServices.

En cas d’envoi d’un courrier, l’enveloppe ne doit, ni dépasser 3 centimètresd’épaisseur, ni excéder 3 kilos.

Le recto et le verso d’une même pièce justificative (par exemple, de lacarte nationale d’identité) doivent être placés à la suite dans l’ensemble despièces envoyées.

Les modalités et coûts d’affranchissement de ces plis sont à la charge de chaque guichet.

Ainsi :


Une fiche récapitulative est à joindre à chaque dossier de pièces justificatives transmis par voiepapier et contenant les éléments suivants :

o le nom, le prénom et le numéro unique du demandeur concerné ;

o le nombre de pièces justificatives transmises et le nombre total de pages transmises ;

o la date de création de la fiche récapitulative.

Il faut une fiche récapitulative par demande.

Un bordereau de transmission est à joindre à chaque envoi. Ce document contient lesinformations suivantes :

o le code du guichet et le code du territoire du guichet ;

o le nombre de dossiers transmis et le nombre total de pages transmises ;

o la date de transmission.

Ces deux documents doivent être imprimés depuis le SNE, le portail web professionnel ou leprogiciel du guichet (cf. séquence dédiée). Ils sont alors pré-remplis avec les informations liéesà la demande ou au guichet, ainsi qu’avec la date de génération, et contiennent un QR codepermettant de reconnaître ces éléments.

14

b. Les documents à joindre lors de l’envoi de pièces papier (1/3)

PR

ES

TA

TIO

NS

OF

FE

RT

ES

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X G

UIC

HE

TS

Seuls les fiches récapitulatives et bordereaux de transmission édités avec un QRcode depuis le SNE, le portail web professionnel ou le progiciel du guichet sonttraités par le numériseur industriel. Aucun document rempli manuscritement nesera accepté.


Exemples de fiches récapitulatives et de bordereaux de transmission :

15


PR

ES

TA

TIO

NS

OF

FE

RT

ES

AU

X G

UIC

HE

TS


16


A chaque demande de logement social concernée par des pièces à transmettre, leguichet doit joindre une fiche récapitulative qu’il agrafe avec les pièces afférentes.

Un guichet doit transmettre un seul bordereau par pli envoyé.

Les pièces justificatives fournies sans fiche récapitulative ne sont pas télé-versées dans le SNE.

Une notification par mél est alors transmise, indiquant ce manque au guichetconcerné, sous réserve qu’il ait joint un bordereau de transmission permettant del’identifier.

Ainsi :

Service enregistreur

Un envoi =

Pièces justificatives d’une ou de plusieurs demandes

+ 1 fiche récapitulative par demande

+ 1 seul bordereau de transmission

PR

ES

TA

TIO

NS

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ES

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UIC

HE

TS


17

c. Actions de Tessi Documents Services à réception des documents

A la réception des documents « papier », les prestations de Tessi Documents Services sont lessuivantes :

o Dépollution des plis reçus (retrait des agrafes, trombones…) ;

o Numérisation de tous les documents du pli (y compris, par exemple, les post-itéventuellement collés sur des feuilles, dans un souci de traçabilité totale) ;

o Remise au format A4 de tous les documents (les A3 sont coupés en deux par exemple) ;

o Qualification et attribution d’un indice de pertinence ;

o Dépôt dans le SNE selon le plan de classement, ou rejet de la pièce (selon l’indice depertinence) ;

o Envoi au guichet enregistreur / instructeur concerné d’un mél de notification du télé-versement ou non des pièces dans le SNE.

PR

ES

TA

TIO

NS

OF

FE

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ES

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X G

UIC

HE

TS

Les méls de notification

Tessi Documents Services s’engage à notifier par mél le guichet à l’origine de la transmission

des pièces justificatives, en lui indiquant :

o Le nombre de dossiers de demande de logement social reçus par TessiDocuments Services ;

o Pour chaque numéro unique correspondant :

• le nombre de documents reçus ;

• le nombre de documents exploitables ;

• le type des documents exploités ;

• Le nombre de documents incomplets ;

• le nombre de documents « inexploitables », c’est-à-dire :

Soit n’ayant pas pu être qualifiés et donc télé-versés ;

Soit ayant été qualifiés mais dont le type a atteint sa limite (en termesde nombre de pièces présentes), et n’ayant donc pas pu être télé-versés.

Le mél invitera le guichet à vérifier dans le SNE les pièces déposées et à transmettre denouveau, le cas échéant, les pièces n’ayant pas pu l’être.

Tessi Documents Services ne télé-verse pas dans le SNE des pièces« Inexploitables » ou « Hors périmètre réglementaire ».

En cas de non réception des méls de notification, il convient de vérifier le dossier« spam ». Des filtres anti-spam peuvent en effet bloquer la réception des méls ; ilsdoivent être paramétrés, le cas échéant.


18

d. Exemple de mél de notification

Modèle de mél de notification envoyé par Tessi Documents Services à un guichet :

PR

ES

TA

TIO

NS

OF

FE

RT

ES

AU

X G

UIC

HE

TS

Bonjour,

Veuillez trouver ci-dessous le rapport de la numérisation des documents transmis pour

intégration dans le SNE.

- Nombre de dossiers de demande de logement social reçus : N

NUU xxxxx

• Nombre de documents reçus : N

• Nombre de documents exploitables : N

• Type de documents exploités : yyyy, xxx, zzzz

• Nombre de documents inexploitables : N

• Nombre de documents incomplets : N

NUU xxxxx





• Nombre de documents incomplets : N

… (à répéter pour autant de demandes de logement que contient l’envoi)

o Merci de vous connecter afin de consulter le(s) document(s) exploité(s)

o Tout document incomplet devra être transmis de nouveau dans son intégralité par le canal

de votre choix : la Poste, un guichet enregistreur, le portail internet www.demande-logement-

social.gouv.fr

o Tout document inexploitable n'a pas été transféré et n'est pas consultable. Il devra être

transmis de nouveau par le canal de choix tel que décrit ci-dessus.Tout document inexploitable

n'a pas été transféré et n'est pas consultable. Il devra être transmis de nouveau par le canal

de choix tel que décrit ci-dessus.

PS : ceci est un mail automatique, merci de ne pas y répondre.

Cordialement,

Le Service de Numérisation des Pièces Justificatives

http://www.demande-logement-social.gouv.fr/

2. Les prestations numériques

19

Les guichets enregistreurs / instructeurs peuvent envoyer des documents par voie numériqueselon trois canaux différents :

o Via le portail web professionnel développé et géré par Tessi Documents Services ;

o Par mél sécurisé ;

o Via les Web Services.

PR

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TA

TIO

NS

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FE

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ES

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X G

UIC

HE

TS

Le portail web professionnel est d’ores et déjà opérationnel.

Il sera possible de transmettre des pièces par mél sécurisé ou via les Web Services au cours dupremier semestre 2016.

Calendrier


20

Tessi Documents Services dispose de moyens élaborés pour traiter les pièces reçues par voienumérique, ce qui réduit les contraintes de transmission. Il est notamment capable de :

o Scinder un document pdf en plusieurs documents : les pièces justificatives peuventainsi être indifféremment transmises en un ou plusieurs document(s) pdf ;

o Regrouper plusieurs documents pdf pour n’en faire qu’un seul fichier correspondant àune même pièce justificative (par exemple, le recto et le verso d’une carte d’identité).

A la réception des documents numériques, les prestations de Tessi Documents Services sont lessuivantes :



o Envoi au guichet enregistreur / instructeur concerné d’un mél de notification du télé-versement ou non des pièces dans le SNE.

PR

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TIO

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FE

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ES

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UIC

HE

TS



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PR

ES

TA

TIO

NS

OF

FE

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ES

AU

X G

UIC

HE

TS

Exemple de mél de notification : se référer à la page 18.

En cas de non réception des méls de notification, il convient de vérifier le dossier« spam ». Des filtres anti-spam peuvent en effet bloquer la réception des méls ; ilsdoivent être paramétrés, le cas échéant.


Tessi Documents Services s’engage à notifier par mél le guichet à l’origine de la transmission

des pièces justificatives, en lui indiquant :

o Le nombre de dossiers de demande de logement social reçus par TessiDocuments Services ;

o Pour chaque numéro unique correspondant :

• le nombre de documents reçus ;

• le nombre de documents exploitables ;

• le type des documents exploités ;

• Le nombre de documents incomplets ;

• le nombre de documents « inexploitables », c’est-à-dire :



Le mél invitera le guichet à vérifier dans le SNE les pièces déposées et à transmettre denouveau, le cas échéant, les pièces n’ayant pas pu l’être.


a. Le Portail Web Professionnel (PWP)

22

Les guichets peuvent utiliser le Portail Web Professionnel mis en place et géré par TessiDocuments Services, disponible à l’adresse suivante : https://numerisation.gip-sne.fr

PR

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TS

Via ce portail, les guichets peuvent télé-déposer des documents déjà numérisés ouqu’ils auront numérisés eux-mêmes.

La taille maximale par fichier déposé sur le Portail Web Professionnel est de 10 Mo.

Le recto et le verso d’une même pièce justificative (par exemple, de lacarte nationale d’identité) doivent être numérisés à la suite afin qu’ils se suiventdans le document pdf transmis via le portail web professionnel.

Il est possible de télé-verser des pièces, soit demande par demande (numéro unique par numérounique), soit pour plusieurs demandes en une seule fois (avec un même fichier pdf pourl’ensemble des pièces justificatives).

o Les pièces d’une même demande doivent cependant être regroupées, et les différentesdemandes obligatoirement séparées par des fiches récapitulatives.

• Lorsque les pièces sont déposées demande par demande, les fiches récapitulativesy sont associées automatiquement sur le PWP.

• Lorsqu’un fichier pdf avec plusieurs demandes est déposé, les fiches récapitulativespré-remplies de chaque demande doivent être imprimées et numérisées avec lespièces justificatives correspondantes.

o Un bordereau de transmission doit être joint à l’envoi.

https://numerisation.gip-sne.fr/


b. Le mél sécurisé

23

Les guichets pourront envoyer par mél sécurisé - via des certificats de signature et dechiffrement - les pièces justificatives d’une demande.

Le prestataire de numérisation industrielle qualifiera et télé-versera dans le SNE les piècesjustificatives ainsi transmises.

Il enverra, en retour, un mél de notification du télé-versement ou non des pièces dans le SNE.

Les modalités de ce canal seront précisées ultérieurement.

Cette prestation sera mise en place au cours d’ici la fin du premier semestre 2016.

Calendrier

PR

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TA

TIO

NS

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ES

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UIC

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c. Les Web Services

24

Les Web Services permettent au guichet, via son application métier, de transmettredirectement à Tessi Documents Services un fichier pdf contenant les pièces justificativesd’une ou plusieurs demandes de logement social.

La taille maximale du pdf est de 10 Mo.


Cette prestation sera mise en place d’ici la fin du premier semestre 2016.

Calendrier

PR

ES

TA

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HE

TS

Les prestations offertes aux demandeurs


Les demandeurs utilisant ce canal doivent envoyer au numériseur industriel un pli (courriersimple) contenant les pièces justificatives liées à leur demande.

Le coût d’affranchissement est à la charge des demandeurs.

Ainsi :

26

a. La transmission des pièces

Adresse TSA à indiquer

GIP SNE

Demande de logement social - Service de

numérisation des pièces

TSA 44348

77214 AVON Cedex

Demandeur

Tessi Documents Services

Le recto et le verso d’une même pièce justificative (par exemple, de lacarte nationale d’identité) doivent être placés à la suite dans l’ensemble despièces envoyées.

Un demandeur peut envoyer un seul jeu de pièces justificatives au numériseurindustriel, même pour plusieurs demandes (portant sur plusieursdépartements). Ses pièces seront alors dupliquées par Tessi Documents Services,afin d’alimenter ses différentes demandes.

Un courrier insuffisamment affranchi ne sera pas accepté par Tessi DocumentsServices.

PR

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AN

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UR

S


La photocopie de la première page de l’attestation d’enregistrement ou de renouvellementde la demande est à agrafer aux pièces justificatives et à joindre au courrier.

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Si le demandeur dispose de plusieurs demandes (sur des départements différents), ildoit joindre à ses pièces justificatives autant de copies de la première page de sonattestation d’enregistrement ou de renouvellement qu’il dispose de demandes.

PR

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TA

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ES

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X D

EM

AN

DE

UR

S


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Demandeur

Un envoi =

Pièces justificatives de son dossier

+ 1 photocopie de la première page de l’attestation

d’enregistrement / de renouvellement (une par demande)

Ainsi :

Les pièces justificatives fournies sans photocopie de la première page de l’attestationd’enregistrement ou de renouvellement ne seront pas télé-versées dans le SNE.

Par ailleurs, aucun retour ne pourra être fait au demandeur à ce sujet.

PR

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X D

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AN

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UR

S


29

c. Actions de Tessi Documents Services à réception des documents

A la réception des documents « papier », les prestations de Tessi Documents Services sont lessuivantes :

o Dépollution des plis reçus (retrait des agrafes, trombones…) ;

o Numérisation de tous les documents du pli (y compris, par exemple, les post-itéventuellement collés sur des feuilles, dans un souci de traçabilité totale) ;

o Remise au format A4 de tous les documents (les A3 sont coupés en deux par exemple) ;



o Envoi au demandeur d’un mél de notification du télé-versement ou non des pièces dansle SNE (à condition qu’une adresse mél soit renseignée dans sa demande de logementsocial).

PR

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ES

AU

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EM

AN

DE

UR

S



Tessi Documents Services s’engage à notifier par mél le demandeur concerné (sous

réserve que celui-ci ait renseigné une adresse mél) en lui indiquant :

o le nombre de documents reçus ;

o le nombre de documents exploitables ;

o le type des documents exploités ;

o le nombre de documents « inexploitables », c’est-à-dire :



Le mél invite le demandeur à vérifier directement sur le portail grand public les piècesdéposées, et à transmettre de nouveau, le cas échéant, les pièces n’ayant pas pu l’être viale canal de son choix.


30

d. Exemple de mél de notification

Modèle de mél de notification envoyé par Tessi Documents Services aux demandeurs :

Bonjour,

Veuillez trouver ci-dessous le rapport de la numérisation des documents transmis concernant

votre demande de logement social.





- Merci de vous connecter afin de consulter le(s) document(s) exploité(s)

- Tout document inexploitable n’a pas été transféré et n’est pas consultable. Il devra être

transmis de nouveau par le canal de votre choix : la Poste, un guichet enregistreur, le portail

internet www.demande-logement-social.gouv.fr)

PS : ceci est un mail automatique, merci de ne pas y répondre.

Cordialement,

Le Service de Numérisation des Pièces Justificatives

PR

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TA

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NS

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X D

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Les demandeurs peuvent également transmettre et gérer les pièces justificatives de leur dossierpar voie numérique :

o Via une application Smartphone ;

o Par mél.

PR

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ES

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AN

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S

L’application Smartphone sera disponible d’ici la fin du premier semestre 2016.

Il est prévu de mettre en place la prestation de mél d’ici fin 2016.

Calendrier

32

Tessi Documents Services dispose de moyens élaborés pour traiter les pièces reçues par voienumérique, ce qui réduit les contraintes de transmission. Il est notamment capable de :

o Scinder un document pdf en plusieurs documents : les pièces justificatives peuventainsi être indifféremment envoyées en un ou plusieurs document(s) pdf ;

o Regrouper plusieurs documents pdf pour n’en faire qu’un seul fichier correspondant àune même pièce justificative (par exemple, le recto et le verso d’une carte d’identité).

A la réception des documents numériques, les prestations de Tessi Documents Services sont lessuivantes :



o Envoi au demandeur concerné d’un mél de notification du télé-versement ou non despièces dans le SNE.


PR

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NS

OF

FE

RT

ES

AU

X D

EM

AN

DE

UR

S

Le recto et le verso d’une même pièce justificative (par exemple, de la cartenationale d’identité) doivent être numérisés à la suite afin qu’ils se suivent dans ledocument pdf transmis via l’application Smartphone ou par mél.


Exemple de mél de notification : se référer à la page 30.


Le numériseur industriel s’engage à notifier par mél le demandeur concerné (sous réserve

que celui-ci ait renseigné une adresse mél) en lui indiquant :

o le nombre de documents reçus ;

o le nombre de documents exploitables ;

o le type des documents exploités ;

o le nombre de documents « inexploitables », c’est-à-dire :



Le mél invite le demandeur à vérifier directement sur le portail grand public les piècesdéposées, et à transmettre de nouveau, le cas échéant, les pièces n’ayant pas pu l’être via lecanal de son choix.


a. L’application Smartphone

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Les demandeurs pourront envoyer leurs pièces justificatives via une application Smartphonedédiée qui sera développée par Tessi Documents Services (uniquement Android dans un premiertemps).

Cette application permettra à un demandeur de :

o S’identifier grâce à ses identifiants ;

o Photographier ses pièces justificatives ;

o Transmettre à Tessi Documents Services de façon sécurisée ses pièces et son numérounique.

Le demandeur recevra ensuite le mél de notification de dépôt ou non de ses pièces dans le SNE.

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b. Le mél

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Les demandeurs pourront envoyer leurs pièces justificatives à Tessi Documents Services par mél.

Celui-ci enverra, en retour, un mél de notification au demandeur, indiquant le nombre de piècestélé-versées et si certaines pièces n’ont pas pu l’être.


A noter :

Une étape dite de « sécurisation » des méls envoyés par les demandeurs sera effectuée enamont de la qualification par Tessi Documents Services, afin de contrôler l’adresse mélutilisée par le demandeur. Le prestataire contrôlera ainsi la cohérence entre l’adresse mélayant transmis les pièces et celle renseignée dans le SNE :

o Si les deux adresses sont identiques : un mél est envoyé à l’adresse renseignéepar le demandeur avec un lien autorisant Tessi Documents Services à qualifier lespièces transmises ;

o Si les deux adresses sont différentes : deux méls sont envoyés aux deux adresses.

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Annexes

1. Glossaire

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Terme Définition

DossierComposé d’une à plusieurs pièces justificatives fournies par le

demandeur de logement social.

Pièce justificativeTout document amené à être demandé pour l’instruction de la demande

de logement social. Une pièce justificative peut comporter une ou

plusieurs feuilles.

Document Une pièce jointe (1 à 3 pages A4 en moyenne)

Page Un recto A4

Fiche récapitulative

Ce document est à transmettre au prestataire de numérisation

industrielle par le guichet enregistreur pour chaque demande, quel que

soit le canal de transmission. Elle contient des informations sur le

demandeur et sur les pièces transmises, ainsi qu’un QR code.

Attestation

d’enregistrement / de

renouvellement

Le dossier transmis par le demandeur au prestataire de numérisation

industrielle doit comporter une photocopie de la première page de son

attestation d’enregistrement / de renouvellement.

Bordereau de

transmission

Ce document est à transmettre au prestataire de numérisation

industrielle par le guichet enregistreur pour chaque envoi (comportant

une ou plusieurs demandes), quel que soit le canal de transmission. Il

contient des informations sur le guichet et sur les pièces transmises,

ainsi qu’un QR code.

Document non

numérisable

Un document est déclaré non numérisable lorsqu’il s’agit d’un objet (clé

USB, CD Rom).

Document non

exploitable

Un document est déclaré non exploitable lorsque sa qualité n’est pas

suffisante pour être exploitée (illisible, trop clair, trop sombre), lorsqu’il

est trop lourd ou lorsqu’il est sans rapport avec la demande de

logement social.

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S

2. Foire aux questions

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Que se passe-t-il quand une pièce originale est envoyée au numériseur par ledemandeur ?

Si Tessi Documents Services détecte une pièce originale, une photocopie en est faite, untampon « copie » y est ajouté, et c’est la copie qui vient compléter le « dossier unique » dudemandeur.

Les pièces originales sont stockées pendant un mois maximum. Elle sont ensuite restituéespar voie postale au GIP SNE qui les renverra à leurs propriétaires.

Qu’advient-il des pièces justificatives une fois qu’elles ont été numérisées etdéposées dans le SNE ?

Elles sont archivées pendant un mois puis détruites à ce terme. Sous demande et dans cedélai, il sera possible de désarchiver un dossier (demande à formuler auprès du GIP SNE).

AN

NE

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S

Qu’advient-il des pièces non numérisables ?

Lorsqu’il s’agit d’objets non numérisables (clé USB, CD Rom, etc.), une « fiche objet » estcréée et est numérisée (pour une question de traçabilité), mais n’est pas télé-versée dansle SNE. Les objets sont ensuite retournés au GIP SNE pour envoi à leurs propriétaires.

Déploiement du « dossier unique -...

Documents

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