Fiche synthèseDématérialiser les processus internesde la collectivité

SDéfinir les processus à dématérialiser

SS Définir la dématérialisationRetrouvez dans le CD-Rom, les définitions des principales notions liées à la dématérialisation :

s ACTES (Aide au contrôle de légalité dématérialisé),s administration électronique,s archivage électronique,s dématérialisation,s Hélios,s signature électronique.

SS Connaître les différents processusLe déploiement de programmes de dématérialisation par les collectivités territoriales reposait jusqu’à récemment sur levolontariat. Depuis le 1er janvier 2010, cette situation a changé.

SS Méthode à mettre en place

Définir une équipe projet

En premier lieu, toute collectivité doit organiser un groupe projet dédié à l’action à mettre en œuvre. Ce groupe sera présidépar le Maire, un Adjoint ou un Vice-président. Dans tous les cas, une personne décisionnaire capable de valider chaque étapeet d’engager politiquement et financièrement la collectivité.Toutefois, il sera nécessaire de rendre compte aux organes décisionnaires de la collectivité (Conseil communautaire, Conseilmunicipal, Conseil d’administration) à chaque étape clé du projet.

Réaliser un état des lieux

Cette étape déterminante va permettre au Chef de projet de déterminer la position de la collectivité à un moment “0” parrapport au projet lui-même. Il faudra :

s recenser les procédures existantes dans la collectivité compatibles avec la dématérialisation,s faire un benchmark,s identifier les différents facteurs impactés par le projet.

Mettre en place un plan d’action

La mise en place d’un plan d’action va passer par :

s la définition des objectifs et le plan d’actions,s la tenue d’une réunion de lancement,s la planification de réunions d’étape,s une animation générale du projet,s la réunion de clôture du projet (ou recette du projet).

Évaluer et adapter

La conduite d’un projet exige de régulièrement évaluer et adapter les actions en cours.Il est indispensable de constituer des équipes projets et d’organiser des réunions de travail régulières pour dresser un bilandes actions réalisées et à venir. Pour préparer ces réunions, il est nécessaire de concevoir des outils d’évaluation des actionsen cours de réalisation, mais aussi des outils destinés à évaluer l’impact des actions du projet terminées et/ou ayant déjàété mises en œuvre. À l’instar des cabinets de conseil ou de tout autre prestataire de service, il est recommandé de mettreen œuvre un plan qualité qui sera destiné à tracer les actions réalisées.

Fiche synthèseDématérialiser les processus internesde la collectivité

SMettre en œuvre

SS ActesLes pré-requis techniques

s La ligne Internet : indispensable pour transmettre par voie électronique un fichier informatique contenant un

ou des actes vers les serveurs informatiques de la Préfecture.

s La signature électronique : cette étape du processus de dématérialisation est fondamentale pour la collectivité.

s La plateforme de dématérialisation : il s’agit d’un site Internet vers lequel la collectivité signataire de la

convention avec sa Préfecture (et le service du contrôle de la légalité pour le programme ACTES) envoie les

actes qu’il transmet de façon électronique à la Préfecture.

Les pré-requis organisationnels

s Le workflow : décrit le circuit de validation, les tâches à accomplir entre les différents acteurs d'un processus,

les délais, les modes de validation et fournit à chacun des acteurs les informations nécessaires pour la réalisation

de sa tâche.

s La convention signée avec la Préfecture : détaille les modalités techniques et organisationnelles, la nature desactes (suivant une nomenclature décidée par votre Préfet) qui seront en vigueur entre votre collectivité et la

Préfecture dans le cadre de votre adhésion au programme ACTES.

L’état de l’offre

Les collectivités ont ainsi le choix entre :

s construire elles-mêmes leur dispositif de télétransmission pour se connecter à l’application ACTES ;

s recourir à un tiers de télétransmission qui assure la transmission de leurs actes vers l’application du Ministère

et peut, à leur demande, fournir des prestations complémentaires (aide à la constitution des fichiers, signature

électronique, stockage …).

SS HéliosLes pré-requis techniques

s La ligne Internet : permettra de transmettre par voie électronique, un fichier informatique contenant un ou des titresde mandats ou de recettes ainsi que les pièces justificatives vers les serveurs informatiques de Trésorerie Générale.

s La signature électronique : cette étape du processus de dématérialisation est fondamentale pour la collectivité.

s La plateforme de dématérialisation : il s’agit d’un site Internet vers lequel la collectivité signataire de la

convention avec sa Trésorerie Générale (TG) envoie les titres et les pièces justificatives qu’il transmet de façon

électronique à la TG.

Les pré-requis organisationnels

s Le workflow : décrit le circuit de validation, les tâches à accomplir entre les différents acteurs d'un processus,

les délais, les modes de validation et fournit à chacun des acteurs les informations nécessaires pour la réalisation

de sa tâche.

s La convention signée avec la Trésorerie Générale : détaille les modalités techniques et organisationnelles, lanature des documents et services qui seront en vigueur entre la collectivité et la Trésorerie Générale dans le cadre

de l’adhésion au programme Hélios.

2

Fiche synthèseDématérialiser les processus internesde la collectivité

L’état de l’offre

Dans ce contexte de modernisation, la Direction Générale des Finances Publiques (DGFiP) a mis en place le Portail DGFiP(https://portail.dgfip.finances.gouv.fr) permettant de simplifier l’accès et la transmission d’information.Ce portail est particulièrement simple d’accès et sécurisé.2 fonctionalités principales :

s l’Extranet Hélios permet de consulter l’état des paiements, du recouvrement et de sa trésorerie en temps réel ;s la passerelle de transmission offre la faculté de transmettre et recevoir gratuitement les fichiers comptables en

relation avec l’application Hélios. Cette modalité de transmission est une alternative à l’utilisation d’un tiers detransmission.

Les collectivités choisissent librement parmi ces 2 possibilités la modalité de transmission de leur choix.

SS Dématérialiser les marchés publics

Dès lors qu’une collectivité effectue un achat, elle doit respecter une législation relative à l’organisation de la procédured’achat public. Cette législation est codifiée dans le Code des Marchés Publics (CMP).Ce code évolue régulièrement en tenant compte de l’évolution des besoins des collectivités, des administrations d’État outout autre organisme qui y est affilié. Les évolutions technologiques l’impactent également.

Le code des marchés publics

L’arrêté du 14 décembre 2009 énumère les règles pour la publication par voie électronique des documents de consultationet l’envoi des candidatures et des offres. Par ailleurs cet arrêté précise les conditions dans lesquelles les acheteurs publicsdoivent assurer la sécurité de ces envois dématérialisés.

Une note de la Direction des affaires juridiques du Minefi du 15 janvier 2009 précise 4 mesures applicables dés le1er janvier 2010 pour les achats de plus de 90 000 euros HT.

La Convention cadre nationale relative à la dématérialisation des pièces de passation des marchés publics des collectivitéset établissements publics locaux (Version n° 2008-3 du 26 juin 2008) établit notamment la liste des pièces justificativesdes marchés publics.

Les pré-requis techniques

s La ligne Internet : pour transmettre et recevoir par voie électronique un fichier informatique contenant des annonces,des Dossiers de Consultation des Entreprises (DCE) pouvant contenir plusieurs pièces parfois volumineuses (CCAP, BP,CCTP avec annexes techniques type schéma d’arborescence, référentiels, etc.) ou les réponses des acteurs économiquessoumissionnaires, une connexion Internet à haut débit est requise.

s La signature électronique : cette étape du processus de dématérialisation est fondamentale pour la collectivité.s La plateforme de dématérialisation ou profil acheteur : il s’agit d’un site, communément appelé “plateforme”,

qui centralise les outils nécessaires à la dématérialisation des procédures de passation et les met à disposition,via Internet, des acheteurs et des opérateurs économiques.

Les pré-requis organisationnels

s Le workflow : décrit le circuit de validation, les tâches à accomplir entre les différents acteurs d'un processus, les délais,les modes de validation et fournit à chacun des acteurs les informations nécessaires pour la réalisation de sa tâche.

s Les possibilités de la trésorerie et de la préfecture : les cas d’application de procédures dématérialisées pour lacommande publique sont précisément définis. Il est prudent d’associer la Préfecture et la Trésorerie de son territoireà un projet de dématérialisation. En effet, outre le cas restrictif de publicité et d’envoi du DCE à l’acteur économique,dès lors qu’une collectivité fait le choix de dématérialiser la réponse des candidats et la notification du marché,les pièces constitutives du marché concerné seront numériques et certainement signées électroniquement.

3

Fiche synthèseDématérialiser les processus internesde la collectivité

L’état de l’offre

2 éléments sont à prendre en considération :

s la seule obligation aujourd’hui pour la personne publique réside dans la publicité des marchés publics : elle doit êtreà minima électronique ;

s un grand nombre de collectivités se sont dotées de plateforme d’annonces de marchés publics à savoir des rubriquesd’un site Internet dans lesquelles est publiée une liste d’annonces de marchés avec possibilité éventuellement detélécharger le DCE : c’est la “salle des marchés.”

Toutefois, il existe un site référence www.boamp.fr : le bulletin officiel d’annonce des marchés publics, organe du journal officieldédié aux marchés publics.

SS Gestion Electronique de Documents (GED)SS et Système d’Archivage Electronique (SAE)

Le stockage et la conservation des données des collectivités revêtent une importance stratégique. En effet, au-delà de lavalorisation du patrimoine culturel, il est impératif de tracer l’activité des acteurs publics. Le stockage et la conservation demanière pérenne et intégrale des documents, à valeur légale ou non, émis par les collectivités impactent les agents chargésde la production et de l’utilisation des dits documents.

La gestion électronique de documents (GED) et les systèmes d’archivage électronique recouvrent des réalités et des objectifsdifférents mais néanmoins complémentaires.

L’archivage électronique

Une norme (ISO 15489 2001) le définit comme “le champ de l’organisation et de la gestion d’un contrôle efficace et systématiquede la création, de la réception, de la conservation, de l’utilisation et du sort final des documents d’archives, y compris desméthodes de fixation et de préservation de la preuve et de l’information liée à la forme des documents”.

Le document numérique est constitué de deux éléments dissociables (à l’inverse du papier) :

s un contenu,s un support qui permet de transmettre et de stocker le contenu.

Depuis que l’élément de preuve à préserver est numérique, il faut :

s assurer son authenticité par un moyen approprié et notamment la signature électronique,s préserver l’intégrité pendant la durée de conservation requise,s prendre en charge le document dés son existence en tant que record.

La GED

La GED peut être défini comme “un procédé informatisé visant à organiser et gérer des informations et des documentsélectroniques au sein d'une organisation. Il met principalement en oeuvre des systèmes d'acquisition, de classement, de stockage,d'archivage des documents (exemple d’utilisation : la numérisation de masse de documents papiers). Elle participe aux processusde travail collaboratif, de capitalisation et d'échanges d'informations. C'est un processus de finalité qui découle du cycle de viedu document.” (Source : Wikipédia)

Pour bien comprendre la différence avec un système d’archivage électronique, un tableau comparatifvous détaille dans le CD-Rom les différences d’usages et de fonctionnalités.

À quoi servent les nouvelles technologies si vous n'en profitez pas.