7/27/2019 Dmatrialisation de factures fournisseurs et Centre de Service Partags

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Morrison amliore la productivit de sonCSP avec Mediusfow

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Le challengeMorrison a souhait mettre en place un Centre deServices Partags (CSP) pour regrouper la comptabi-lit fournisseurs. La socit voulait pouvoir dployerune application workflow qui donnerait aux quipesla pleine matrise du flux factures, depuis leur rcep-

tion jusquau bon payer. La centralisation de lafonction comptable vise supprimer les flux papier etles traitements effectus dans les services opration-nels. Objectif : rduire les cots en supprimant despostes ETP et en diminuant la surface de bureauxncessaires. Lentreprise voulait galement amliorerle niveau de conformit et de contrle et spcialiserses quipes du dpartement comptable.

La solutionAprs avoir valu les offres et les acteurs du march,Morrison a choisi la socit e-docs UK pour laider

dployer la solution Mediusflow, destine auto-matiser le traitement de toutes ses factures fournis-

seurs. La socit e-docs UK a galement t chargede dployer une solution amont qui permette denumriser et de capturer les donnes de factures aveccommandes mais aussi dintgrer dans le processusles pices jointes aux e-mails et les fichiers au formatEDI ou XML.

Liz Love, Responsable du CSP de Morrison dclare:Nous avons choisi e-docs UK parce que lentreprise a sunous montrer quelle comprenait les objectifs que nousvoulions atteindre et parce quelle avait une comptenceavre en matire de CSP. Cela nous a donn confiancedans leur capacit mettre en oeuvre une solution com-

plte avec un haut niveau dautomatisation (STP).

Durant le projet, les quipes du CSP de Morissonont travaill en troite collaboration avec e-docs etMedius pour personnaliser le logiciel. Les adapta-tions demandes sur Mediusflow ont pu tre trsvite dveloppes par Medius. La socit e-docs UK agalement aid mettre en place des modles

Avec plus de 3000 employs, Morrison est lun des plus importants fournisseursde services au Royaume Uni. La socit offre un large portefeuille de prestationsde maintenance et de rparation et entretient plus de 500 000 proprits dans

tout le pays. Trs attache la qualit du service client, Morrison effectueenviron un million de rparations chaque anne pour des Offices HLM, desadministrations centrales et locales ou pour des entreprises.

40% rduction ETP

95% rduction des fux papier

80% taux de STP

qBENEFICESMETIER

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systme puisse tre dploy rapidement, acclrant ainsi

notre retour sur investissement.

Quand les factures sont difficiles lire cause de lamauvaise qualit dimpression, un fichier est crpour permettre aux quipes comptables de vrifiermanuellement les informations captures. Un work-flow leur permet de garder la matrise du processuslorsque les factures sont envoyes aux valideurs etdes alertes e-mails sont automatiquement gnrespour que les utilisateurs approuvent ou transfrentles factures qui de droit, si ncessaire.

Automatiser le traitement des factures fournisseurs

a permis dacclrer le processus dapprobation, maiscela nous a aussi donn plus de visibilit sur le cash

flow. Nous contrlons pro-activement nos dpenses,nous grons mieux nos engagements et nous avonsdes escomptes pour paiement anticip. Nous avonsgalement rduit notre risque derreurs et de fraude,rsume Liz Love.

La solution offre aussi une valeur ajoute au Mana-gement en offrant une traabilit des traitementset des indicateurs cls de performance. De plus, laduplication de factures a t supprime et avec unsystme plus performant, les quipes comptablesne perdent plus de temps faire des oprations derapprochement fastidieuses.

La solution nous a permis de centraliser nos 8 centresde gestion comptable au sein dun CSP unique et derduire ainsi le besoin en ETP de 40%. Nous avonsgalement rduit de 95% la circulation papier pouramliorer notre taux de STP. Nous allons bienttintgrer l'EDI et nous esprons alors atteindre un tauxd'automatisation des traitements de plus de 80%, enoptimisant encore le nombre d'ETP, conclut Liz Love.

pour prendre en compte les diffrents fournisseurs

selon leurs typologies de factures et amliorer le tauxde rapprochement.

Le logiciel Mediusflow se situe en dehors du systmeERP et les changes d'informations entre les deux sefont en temps rel. Mediusflow extrait les donnesde factures et les rapproche des bons de commandegrs par lERP. Les factures sans cart sont traitesautomatiquement par Mediusflow, sans aucune inter-vention humaine : les factures sont marques commeapprouves et bonnes payer.

Le projet de centralisation de la comptabilit four-

nisseur (jusqualors rpartie sur 8 centres diffrents)a t dploy en plusieurs phases pour permettre unecontinuit dactivit. Pilot efficacement, le dploie-ment sest fait en douceur.

Aujourdhui, toutes les factures base de commandesont numrises et envoyes sur les serveurs Medius-flow (hbergs par e-docs UK). Situs sur deux sitesdiffrents, ils offrent une haute disponibilit toutespriodes de lexercice comptable. Un puissant logicielde capture de donnes est utilis pour extraire lesinformations de facture avant denvoyer les docu-ments dans Mediusflow. Les factures sont indexesselon 10 champs cls : nom du fournisseur, n decommande, date et lieu de livraison, ... Cela permetdacclrer le processus de recherche et de consulta-tion des archives. Les utilisateurs peuvent accder enligne au systme depuis nimporte quel lieu, 24h/24.

La solution dploye par e-Docs UK est un succs. Nousapprcions tout particulirement linterface utilisateursimple et intuitive. La formation a t trs rapide sou-ligne Liz Love. Medius a mis sur pied un programmede formation en cascade qui a contribu ce que le

Morrisonprend en charge les oprations de rparationet de maintenance de plus de 500 000 habitations et4000 btiments publics. Implantes sur 36 centresoprationnels, en Angleterre et en cosse, les quipesMorrison offrent une grande varit de servicesincluant des rparations en 24/7, lentretien des qui-pements au gaz, la rhabilitation de logements, desservices gnraux et des services de scurit.Pour plus d'informations, visiterwww.morrisonplc.com

Medius est un diteur de logiciel cr en 2001 Linkping en Sude. Medius developpe, vend etimplmente Mediusflow, une solution de workflowfinancier unique qui associe la souplesse d'une plate-forme de workflow de puissants modules de gestionautomatise des factures, des achats et des contrats.Medius a tabli des filiales dans 10 pays et emploieplus de 200 collaborateurs. Au travers de ces filialeset grce un large rseau de partenaires, Medius

accompagne ses clients partout dans le monde.www.medius.fr

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