Décideurs, chefs d’entreprises, cadres, assistant(e)s...

Plus d’efficacité individuelle et collectivepour plus de sérénité dans votre vie professionnelle

VOUs rECOnnAissEZ-VOUs DAns CEsDiFFiCULtés ?

• Mon plan de travail (bureau ou PC) est encombré

• Les dossiers s’empilent. Je ne vois plus ce qui est important

• L’abondance des e-mails complique la situation

• Il est difficile de s’y retrouver sur le serveur informatique

• J’hésite pour classer un document et je perds du temps à le rechercher

• L’informatique et les e-mails ne sont pas classés comme le papier

• Mes collaborateurs et moi n’avons pas la même logique de classement

• Je gaspille trop de papiers

• Le classement prend de plus en plus de place, j’ai du mal à jeter et à archiver. C’est une corvée

• Je prends des notes un peu partout

• Les imprévus m’obligent à modifier et/ou surcharger mon agenda, c’est compliqué à gérer

• Mon absence ou celle d’un collaborateur peut désorganiser le service

• J’ai parfois du mal à respecter ou à faire respecter les échéances fixées

• J’ai l’impression permanente d’être débordé(e)…

Vous ne pouvez pas être efficace et travailler sereinementsans avoir réglé tous ces problèmes d’organisation !

DEs résULtAts COnCrEts Et DUrABLEsQUi VOUs CHAnGEnt LA ViE

Mise en place sUr MEsUrE dans votre bureau

VOUs GAGnEZ 1 heure / jour / personne

« TRAPEC est pour moi d’utilité publique. »David BEGARD. Directeur Sécurité et Environnement, AVENANCE ENTREPRISES - Paris

tOUt CLAssErtOUt rEtrOUVEr

séCUrisErPArtAGEr

OrGAnisEr sOn trAVAiL& LE COLLABOrAtiF

trAPEC : UnE MétHODE Et DEs OUtiLs EFFiCACEs Dès LE 1Er jOUr

TRAPEC est une méthode d’organisation personnelle et de travail collaboratif fondée sur le classement. Elle s’installe aussi bien dans le bureau d’une seule personne qu’auprès de toute une équipe.

Véritable transposition de la démarche 5S, TRAPEC est né de ce constat : Il est impossible de travailler sereinement et au maximum de ses capacités sans avoir réglé de façon définitive ses problèmes d’organisation de l’information (classement des informations permanentes et classement desinformations de passage).

Toutes les fonctions (DG, DRH, DAF,... ) et tous les domaines d’activités sont utilisateurs : Industrie, Services, Secteur Hospitalier, Secteur Public et Social,...

En associant démarche logique et outils concrets, TRAPEC permet aux décideurs d’améliorer de façon significative leur propre efficacité et celle de leur équipe.

Il recueille auprès de vous et de vos collaborateurs toutes les informations utiles à la mise en place de la méthode TRAPEC, en tenant compte de vos particularités :

• Spécificité de l’entreprise, du service : activité, structure, taille ...• Organisation du classement des dossiers : arborescence, volumétrie, • format des documents (papier et informatique), ...• Identification des flux d’informations : processus, origines, interactions ...• Difficultés d’organisation personnelle et de travail collaboratif spécifiques ...

Grâce à sa grande expérience terrain, l’expert TRAPEC spécialiste en organisation est en mesure d’étudier avec précision votre besoin.

L’analyse des informations recueillies conduit à l’élaboration du diagnostic personnalisé, support nécessaire et indispensable aux préconisations d’actions à mener, que ce soit en termes de clas-sement de documents (papier et informatique), d’organisation personnelle ou de travail collaboratif.

Cette phase d’évaluation (y compris le déplacement sur votre site) est totalement gratuite et sans engagement de votre part.

MisE En PLACE sUr MEsUrE DAnsVOtrE BUrEAU

La méthode TRAPEC est adaptée à chaque personne, à chaque équipe, à chaque entreprise ou institution. Après 2 jours de mise en place* dans votre bureau avec l’expert TRAPEC, tous vos problèmes d’organisation personnelle et de travail collaboratif sont définitivement résolus.

* temps moyen observé.

à PArtir D’UnE éVALUAtiOn DEVOtrE BEsOin

Sur votre site, dans vos bureaux, un expert TRAPEC vous présente en détail la méthode et les outils d’organisation TRAPEC.

DEs résULtAts COnCrEts, iMMéDiAts Et GArAntis

Au départ de l’expert formateur TRAPEC, toutes les fonctionnalités de la méthode sont installées, les résultats sont visibles :

• Vous classez et retrouvez instantanément tous vos dossiers et documents, même en l’absence de • vos collaborateurs ou de vos collègues. • Vous harmonisez l’accès à l’information, quelle que soit sa forme (papier ou informatique). • Vous parlez spontanément le même langage dans votre équipe, il y a une logique commune.

• Vous supprimez toutes les piles de votre plan de travail (bureau ou PC), tous les petits papiers, les notes, les mémos… Tous les rappels sur votre agenda.• Vous classez tous vos emails.• Vous réduisez le volume du classement, papier et informatique.• Votre plan de travail (bureau ou PC) est totalement dégagé.• Vous créez un système d’archivage progressif, automatique et continu.

• Vous voyez toute tâche, tout document resurgir automatiquement et sans effort à la date voulue.

• Vous structurez facilement l’activité de votre équipe. Vous avez une vision claire de vos affaires.• Vous contrôlez facilement la suite donnée à vos directives. • Vous facilitez la polyvalence.• Vous réduisez les frais généraux.• Vous déléguez davantage. • Vous consacrez plus de temps à l’essentiel. • Vous avez l’esprit libre, vous êtes serein.

Vous gagnez réellement 1 heure par jour par personneNous nous engageons sur les résultats.

La formation est prolongée sans frais s’ils n’étaient pas atteints dès le 1er jour.

QUELQUES RéFéRENCES

Parmi plus de 2000 clients installés

ENTREPRISES : LABORATOIRES BIOMéRIEUX – BARON PHILIPPE DE ROTHSCHILD – INEO – AHLSTROM LABELPACKOUEST FRANCE – MERCEDES BENZ – ACOME – CNES – EDF – SNECMA – CRéDIT AGRICOLE – OPEL – CITROËNKRYS – MACSF ASSURANCES – TOTAL – LA POSTE – EUROVIA – MERIAL – SOUFFLET – INTERMARCHé – ACMN VIECOMTESSE DU BARRY – SODEBO – LIMAGRAIN – MC CORMICK – CENTRES LECLERC – MNT – AVERY DENNISON SUPER U – FLEURY MICHON – BNP PARIBAS SUISSE – RANOU – ARKEMA – ROWENTA – CARRIER – CNR GROUPE GDF SUEZ – BONDUELLE… Et plusieurs centaines de PME/PMI.

MéDICO-SOCIAL : plusieurs Centres Hospitaliers et Hôpitaux dont Lyon – Strasbourg – Rennes – Bordeaux – Metz Sète – Epernay – Annecy – Versailles – Nice – Avignon – Lille – Marseille – St Lô – Paris (APHP) – Fort de France Basse Terre – Pau – Mende – Le Mans – Bruxelles … Cliniques : Groupe VITALIA – Ambroise Paré à Neuilly s/Seine … Hôpitaux locaux et Maisons de retraite – EHPAD – IME – IMP ADAPEI – APF – ADPEP – MGEN – EPSM – APAJH – ESAT UNA – Foyers de vie – établissement Français du Sang – Fondation des orphelins apprentis d’Auteuil – Croix Rouge IRTS – UFSE – ANFH – UGECAM – CAF – CDEF – CPAM – ARS …

ADMINISTRATIONS & AUTRES INSTITUTIONS  : Mairies – Communautés de communes – IntercommunalitésConseils Généraux et Régionaux – SDIS – Tribunaux de Commerce – AFPA – Offices du Tourisme – DDECGrandes écoles – OPEP – CCI – DRTEFP – Bibliothèque Universitaire de Lausanne …

50 % des clients TRAPEC ont un effectif inférieur à 50.

Une équipe à votre écoute et à votre service sur le terrain

Téléphone : +33 (0) 4 77 31 11 90Fax : +33 (0) 4 77 31 11 99

Mail : info@trapec.com

www.Trapec.coM

orGaNISaTIoN De L’INForMaTIoN, orGaNISaTIoN perSoNNeLLe, LoGIcIeL coLLaBoraTIFSocoFor conseil et Formation - parc d’activités Stelytec - F42400 St. cHaMoND

QuelQues astucesd’organisation

personnelle & collective

en attendant...

organisEr l’information pErmanEntE pour la partagEr

prinCipEs DE ClassEmEnt

* Choisir un périmètre de travail

* Classer tous les formats d’information selon la même logique (papier et numérique)

* Se limiter aux thématiques utiles

* Réduire au maximum le nombre de niveauxd’arborescence

* Classer si possible au cas particulier

* Réduire les volumes

* Dégager l’espace de travail

Astuce No 1

DonnEr unE affECtation à toutE information nouvElllE

prinCipEs DE traitEmEntDE l’information EntrantE

* Poubelle

* Transmission

* Classement dans les dossiers existants

* Classement dans des dossiers à créer

* Tâche à faire ce jour

* Tâche à faire plus tard

* document à lire

Astuce No 2

Ne jamais analyser 2 fois la même information pour lui donner une affectation!0

organisEr son travail pErsonnEl

prinCipEs DE gEstion DE tâChEs

* Utiliser un seul échéancier (papier ou numérique)

* Regrouper toutes les tâches

* Déléguer tout ce qui peut l’être (et contrôler)

* Hiérarchiser ses tâches

* Dater toutes ses tâches et les classer chronologiquement

* Estimer un temps pour chaque tâche et le respecter

* Désencombrer sa mémoire

Astuce No 3

miEux gérEr son tEmps

prinCipEs DE gEstion DE l’agEnDa

* Ne jamais programmer 100% de son temps

* Déterminer son niveau d’imprévus

* Identif ier les faits dérangeants

* Regrouper les appels téléphoniques

* Tenir compte de son rythme biologique

* Limiter et densif ier les réunions

* Consulter ses emails à heure f ixe

* Commencer la journée par un plan de travail

Astuce No 4

ExploitEr au miEux sEs notEs Et sEs iDéEs

prinCipEs DE prisE DE notEs

* un seul support

* un sujet par page

* Affecter sans attendre

* Ventiler les idées par date prévisible de traitement

Astuce No 5

SOCOFOR Conseil et Formation - Stelytec 42 400 St. ChamondTél. +33 (0)4.77.31.11.90 - Fax : +33 (0)4.77.31.11.99

e-mail : info@trapec.com - internet : www.trapec.comS.A.S. au capital de 40 000€ - R.C. B 329 569 826 84 B 176 - SIRET 329 569 826 00046

ORGANISATION DE L’INFORMATION, ORGANISATION PERSONNELLE, LOGICIEL COLLABORATIF