de vente aux enchères et de vente de gré - MELCC · 2018. 11. 6. · de gré à gré du ministre,...
46
Plateforme de vente aux enchères et de vente de gré à gré du ministre Guide de l’utilisateur Août 2017
Transcript of de vente aux enchères et de vente de gré - MELCC · 2018. 11. 6. · de gré à gré du ministre,...
Plateforme de vente aux enchères et de vente de gré à gré du ministre
Guide de l’utilisateur Août 2017
ii | Août 2017
Table des matières Table des matières .................................................................................................................................................. ii
Liste des figures ...................................................................................................................................................... iii
SECTION I – INTRODUCTION ................................................................................................................................ 1
INTRODUCTION À LA PLATEFORME DE VENTE AUX ENCHÈRES ......................................................................... 1 SYNCHRONISATION DU COMPTE CITSS ET DE LA PLATEFORME DE VENTE AUX ENCHÈRES .............................. 2
SECTION II – OUVERTURE D’UNE SESSION DANS LA PLATEFORME DE VENTE AUX ENCHÈRES .................. 3
LA GESTION DE LA SÉCURITÉ DE LA PLATEFORME DE VENTE AUX ENCHÈRES ................................................... 3 OUVERTURE DE LA PREMIÈRE SESSION – PLATEFORME DE VENTE AUX ENCHÈRES ......................................... 3 QUESTIONS DE SÉCURITÉ DE L’UTILISATEUR ..................................................................................................... 6 CAPTCHA ............................................................................................................................................................ 7 CODE DE SESSION ............................................................................................................................................... 8 FONCTIONNALITÉ RELIÉES AUX MOTS DE PASSE ............................................................................................. 10
Mot de passe oublié................................................................................................................... 10 Modifier le mot de passe ........................................................................................................... 14
OUVERTURE SESSION UTILISATEUR EXISTANT PLATEFORME DE VENTE AUX ENCHÈRES ................................ 15 REPRÉSENTATION DE PLUSIEURS ÉMETTEURS OU PARTICIPANTS .................................................................. 16
SECTION III – SOUMISSION D’UNE OFFRE AU MOMENT D’UNE VENTE AUX ENCHÈRES OU D’UNE VENTE DE GRÉ À GRÉ DU MINISTRE .............................................................................................................................. 18
SOUMETTRE DES OFFRES DANS UNE VENTE AUX ENCHÈRES .......................................................................... 18
SOUMETTRE DES OFFRES UNE À UNE ........................................................................................ 20 SOUMETTRE DES OFFRES À L’AIDE D’UN TABLEUR EXCEL ......................................................... 21 SUPPRESSION ET MODIFICATION D’UNE OFFRE ........................................................................ 26
SOUMETTRE DES OFFRES DANS UNE VENTE DE GRÉ À GRÉ DU MINISTRE. ..................................................... 31
SECTION IV – LES RAPPORTS DE LA PLATEFORME DE VENTE AUX ECHÈRES ............................................... 33
RAPPORT DE VÉRIFICATION DES OFFRES ......................................................................................................... 34 RAPPORT DES OFFRES ...................................................................................................................................... 35 RAPPORT FACTURE ........................................................................................................................................... 36
SECTION V – CLÔTURE ET CERTIFICATION D’UNE VENTE ............................................................................... 38
CLÔTURE D’UNE VENTE AUX ENCHÈRES OU D’UNE VENTE DE GRÉ À GRÉ DU MINISTRE ............................... 38
SECTION VIII – RESSOURCES ET SOUTIEN ......................................................................................................... 40
RESSOURCES UTILES ......................................................................................................................................... 40 LANGUES DE DIFFUSION................................................................................................................................... 41 ANNEXE I – COORDONNÉES ............................................................................................................................. 42
iii | Août 2017
Liste des figures Figure 1 ‐ Courriel d’activation de compte pour nouvel utilisateur ............................................................. 4
Figure 2 ‐ Initialisation du mot de passe pour nouvel utilisateur ................................................................. 5
Figure 3 ‐ Mot de passe créée avec succès pour le nouvel utilisateur ......................................................... 5
Figure 4 ‐ Création des questions de sécurité ............................................................................................... 6
Figure 5 ‐ Confirmation de création des questions de sécurité .................................................................... 6
Figure 6 ‐ Vérifier CAPTCHA .......................................................................................................................... 7
Figure 7 ‐ Générer un code de session .......................................................................................................... 8
Figure 8 ‐ Veuillez entrer le code de session ................................................................................................ 8
Figure 9 ‐ Code de session invalide ............................................................................................................... 9
Figure 10 ‐ Votre code de session est expiré ................................................................................................ 9
Figure 11 ‐ Mot de passe oublié .................................................................................................................. 10
Figure 12 ‐ Fenêtre Mot de passe oublié .................................................................................................... 11
Figure 13 ‐ Courriel de Réinitialisation de mot de passe ............................................................................ 12
Figure 14 – Réinitialisation du mot de passe .............................................................................................. 12
Figure 15 ‐ Gestion du mot de passe .......................................................................................................... 13
Figure 16 ‐ Lien Modifier le mot de passe................................................................................................... 14
Figure 17 ‐ Ouverture d’une session dans la Plateforme de Vente aux Enchères ...................................... 15
Figure 18 – Représentant de comptes multiple .......................................................................................... 16
Figure 19 ‐ Nom Légal de l'entité tel qu'il apparait à l'écran de la Plateforme de Vente aux Enchères ..... 17
Figure 20 ‐ Écran de vente aux enchères de la Plateforme de Vente aux Enchères................................... 19
Figure 21 ‐ Ajouter une offre ‐ Page de la Vente aux enchères .................................................................. 20
Figure 22 ‐ Détail de l'offre ‐ Page de la Vente aux enchères ..................................................................... 20
Figure 23 ‐ Confirmer Offre ‐ Page de la Vente aux enchères .................................................................... 20
Figure 24 ‐ Offre soumise ‐ Page de la Vente aux enchères ....................................................................... 20
Figure 25 ‐ Télécharger le modèle de tableur – Modules des Rapports de la Plateforme de Vente aux
enchères ...................................................................................................................................................... 21
Figure 26 ‐ Modèle de tableur – Soumission de plusieurs offres ............................................................... 22
Figure 27 ‐ Charger les offres – Page de la Plateforme de Vente aux enchères ......................................... 22
Figure 28 ‐ Fenêtre d'instructions "Charger les offres", Parcourir les modèles de tableur complétés ...... 22
Figure 29 ‐ Fenêtre d'instructions "Charger les offres", Confirmer le chargement du fichier ................... 23
Figure 30 ‐ Fenêtre d'instruction " Charger les offres ", Soumettre les offres ........................................... 23
iv | Août 2017
Figure 31 ‐ Chargement d'offres Multiple, Page de la Vente aux enchères ............................................... 24
Figure 32 ‐ Fenêtre d'instruction " Charger les offres", Échec téléchargement des offres ........................ 25
Figure 33 ‐ Lien Modifier Offre, Page de la Vente aux enchères ................................................................ 26
Figure 34 ‐ Bouton Soumettre Modification de l’offre, Page de la Vente aux enchères ............................ 26
Figure 35 ‐ Bouton Confirmer modification de l'offre, Page de la Vente aux enchères ............................. 26
Figure 36 ‐ Offre modifiée, Page de la Vente aux enchères ....................................................................... 26
Figure 37 ‐ Bouton Effacer une offre, Page de la Vente aux enchères ....................................................... 27
Figure 38 ‐ Fenêtre de confirmation de suppression de l'offre .................................................................. 27
Figure 39 ‐ Sélectionner plusieurs offres .................................................................................................... 28
Figure 40 ‐ Fenêtre de confirmation de suppression plusieurs offres ........................................................ 28
Figure 41 ‐ Pagination, Page de la Vente aux enchères .............................................................................. 29
Figure 42 ‐ Soumission des Offres dans la Vente de gré à gré du ministre ................................................ 32
Figure 43 ‐ Soumission des Offres avec modèle de tableur, Vente de gré à gré du ministre ..................... 32
Figure 44 ‐ Télécharger à partir du module Rapports ................................................................................. 33
Figure 45 ‐ Rapport de Vérification des offres ............................................................................................ 34
Figure 46 ‐ Rapport des Offres .................................................................................................................... 35
Figure 47 – Rapport Facture ....................................................................................................................... 37
Figure 48 – Courriel d’avis de disponibilité des résultats de vente aux enchères ...................................... 38
Figure 49 ‐ Ressources de la Plateforme de Vente aux Enchères ............................................................... 40
Figure 50 ‐ Sélection de la langue ............................................................................................................... 41
1 | Août 2017
SECTION I – INTRODUCTION
INTRODUCTION À LA PLATEFORME DE VENTE AUX ENCHÈRES
La plateforme de vente aux enchères et de vente de gré à gré du ministre d’unités d’émission de gaz à effet de serre [GES] (ci‐après appelée « plateforme de vente aux enchères ») est une plateforme sécurisée qui a été développée pour être intégrée aux autres plateformes conçues dans le cadre du système de plafonnement et d’échange de droits d’émission de GES. Il s’agit d’une plateforme centralisée à la fine pointe de la technologie qui a été élaborée spécialement pour les ventes aux enchères et les ventes de gré à gré du ministre d’unités d’émission de GES. Elle permet aux émetteurs et aux participants de s’inscrire aux ventes aux enchères et aux ventes de gré à gré du ministre, de soumettre des enchères ou des offres d’achat (ci‐après appelée « offres ») au moment de ces ventes et de consulter les résultats de ces mêmes ventes. Pour participer à une vente aux enchères ou à une vente de gré à gré du ministre, un émetteur ou un participant doit d’abord posséder un compte dans le système de suivi des droits d’émission de GES (CITSS). Par la suite, un des représentants de comptes agissant au nom de l’émetteur, du participant personne morale ou le participant personne physique, doit obligatoirement compléter une demande d’inscription à une vente aux enchères dans le système CITSS. En soumettant votre demande, l’entité consent à ce que le nom de l’entité, ses coordonnées, les numéros de comptes, les noms de ses représentants, les numéros de téléphone et adresses courriel de ces représentants soient transférés à l’administrateur de la vente aux enchères et à l’administrateur des services financiers afin de faciliter la participation de l’entité à l’évènement sélectionné. Dès le début de la période d’inscription à une vente aux enchères, un représentant de comptes doit soit remplir une demande d’inscription, soit confirmer l’intention de l’émetteur ou du participant qu’il représente de participer à une vente aux enchères ou à une vente de gré à gré du ministre. Cette étape est obligatoire avant chaque vente aux enchères ou vente de gré à gré du ministre à laquelle un émetteur ou un participant souhaite participer. Pour plus de détails sur ces procédures, veuillez vous référer à la présentation appelée « Webinaire Vente aux enchères du 2017‐06‐12 » qui est accessible sur le site de la plateforme de vente aux enchères sous l’onglet « Ressources ». De plus, les guides CITSS sont aussi disponibles dans la page du marché du carbone qui est sur le site du MDDELCC accessible à l’aide de ce lien : http://www.mddelcc.gouv.qc.ca/changements/carbone/documentation.htm.
2| Août 2017
SYNCHRONISATION DU COMPTE CITSS ET DE LA PLATEFORME DE VENTE AUX ENCHÈRES
Les représentants de comptes pour des entités qui ont été des enchérisseurs qualifiés aux dernières ventes aux enchères ou de vente de gré à gré du ministre, ou qui sont candidats pour les prochaines ventes aux enchères ou de vente de gré à gré du ministre, sont admissibles à la création d’un compte dans la plateforme de ventes aux enchères. Notez que les comptes de la plateforme de vente aux enchères et ceux du système CITSS sont synchronisés quotidiennement. Dès qu’un utilisateur du système CITSS est désigné comme représentant de comptes d'une entité ayant déjà participée ou que cette entité est inscrite à une prochaine vente aux enchères ou de vente de gré à gré du ministre, les informations de cet utilisateur seront transférées automatiquement à l’administrateur de la vente aux enchères. Au moment de la transmission d’informations concernant un nouvel utilisateur de la plateforme de vente aux enchères à l’administrateur de la vente aux enchères, le nouvel utilisateur recevra un courriel de confirmation d'ouverture de compte en provenance de l’administrateur de la vente aux enchères. Cette confirmation sera envoyée à l'adresse courriel active du nouvel utilisateur qui figure dans son profil utilisateur du système CITSS. Cette procédure est décrite en détail dans la sous‐section nommé « OUVERTURE DE LA PREMIÈRE SESSION – PLATEFORME DE VENTE AUX ENCHÈRES » plus loin dans ce guide. Si un utilisateur possède un compte dans la plateforme de vente aux enchères, et qu’il est un représentant d’une entité qui a été approuvée pour participer à une vente aux enchères ou vente de gré à gré du ministre, le compte de cet utilisateur sera associé à cette entité et l’utilisateur aura accès aux enregistrements de cette entité dans la plateforme, incluant les enregistrements des dernières participations de ventes aux enchères et de ventes de gré à gré du ministre. Si un utilisateur possède un compte dans la plateforme de vente aux enchères et que cet utilisateur n’est plus désigné comme représentant de comptes pour l’entité dans le système CITSS, le compte de la plateforme de vente aux enchères de cet utilisateur ne sera plus associé comme représentant du compte de l’entité et cet utilisateur ne sera plus en mesure d’accéder aux données de l’entité dans la plateforme de vente aux enchères. Une fois établie, l’intégrité des comptes de la plateforme de vente aux enchères sera maintenue pour tous les représentants de comptes des entités qui se sont qualifiées pour participer à une vente aux enchères ou une vente de gré à gré du ministre.
3| Août 2017
SECTION II – OUVERTURE D’UNE SESSION DANS LA PLATEFORME DE VENTE AUX ENCHÈRES
LA GESTION DE LA SÉCURITÉ DE LA PLATEFORME DE VENTE AUX ENCHÈRES
La plateforme de vente aux enchères fournit plusieurs fonctionnalités de sécurité pour protéger les comptes d’utilisateurs. En plus des mots de passe et l’utilisation de questions d’authentification, la plate‐forme de vente aux enchères utilise aussi:
1. L’expiration du mot de passe: Les mots de passe doivent être réinitialisés tous les 90 jours.
2. Le CAPTCHA: Un test CAPTCHA est une mesure de sécurité utilisant l'authentification de type question‐réponse ou tests simple visant à vérifier que c'est bien un humain et non un ordinateur qui tente d'accéder au compte.
3. Un identificateur de session: L’identificateur de session (Session Code ou Session ID) est une donnée utilisée pour accroître le niveau de sécurité en identifiant la session sur un site web et le périphérique utilisé par le titulaire du compte à un moment précis.
OUVERTURE DE LA PREMIÈRE SESSION – PLATEFORME DE VENTE AUX ENCHÈRES
Au moment de la transmission d’informations concernant un nouvel utilisateur de la plateforme de vente aux enchères à l’administrateur de la vente aux enchères, le nouvel utilisateur recevra un courriel de confirmation d'ouverture de compte (Figure 1) en provenance de l’administrateur de la vente aux enchères. Cette confirmation sera envoyée à l'adresse courriel active dans le profil du système CITSS correspondant à ce nouvel utilisateur. Le lien contenu dans ce courriel d’activation de compte restera actif pendant 24 heures. Tous les emails provenant de la plateforme de vente aux enchères seront envoyés à l’adresse courriel active qui figure dans le profil utilisateur du système CITSS.
4| Août 2017
Figure 1 ‐ Courriel d’activation de compte pour nouvel utilisateur
5| Août 2017
Après avoir cliqué sur le lien d’activation inclus dans le courriel que l’utilisateur aura reçu, la plateforme de vente aux enchères présentera à celui‐ci la fenêtre « Gestion du mot de passe », vous serez invité à entrer un nouveau mot de passe dans la case « Saisissez le nouveau mot de passe » et de le confirmer en l’entrant de nouveau dans la case « Saisissez le nouveau mot de passe de nouveau » (Figure 2).
Figure 2 ‐ Initialisation du mot de passe pour nouvel utilisateur
Une fois que le mot de passe de l’utilisateur est accepté, un message sera affiché à l’écran indiquant que le mot de passe a été créé avec succès (Figure 3). Lorsque l’utilisateur cliquera sur le bouton « Fermer », il sera redirigé vers la page d’accueil de la plateforme de vente aux enchères d’où il pourra ouvrir une session dans la plateforme de vente aux enchères à l’aide de son nom d’utilisateur (adresse courriel du système CITSS) et le mot de passe correspondant. Si l’utilisateur modifie son adresse de courriel dans le système CITSS, un nouveau compte sera généré dans la plateforme de vente aux enchères à l’aide du courriel nouvellement créé dans le système CITSS.
Figure 3 ‐ Mot de passe créée avec succès pour le nouvel utilisateur
6| Août 2017
QUESTIONS DE SÉCURITÉ DE L’UTILISATEUR
La première fois qu’un utilisateur ouvre une session dans la plateforme de vente aux enchères, il devra créer trois (3) questions de sécurité uniques et fournir une réponse pour chacune d’elle (Figure 4).
Figure 4 ‐ Création des questions de sécurité
Après avoir configuré les trois (3) questions de sécurité, un message sera affiché confirmant que les questions de sécurité ont été générées avec succès (Figure 5).
Figure 5 ‐ Confirmation de création des questions de sécurité
L’une de ces questions vous sera posée au hasard à chaque fois que vous modifierez votre mot de passe, en raison de l’expiration de celui‐ci ou que vous deviez le réinitialiser en raison d’un oubli. Vous devrez y répondre correctement pour que le nouveau mot de passe soit activé. Si l’utilisateur entre une réponse incorrecte à la première question de sécurité, la plateforme demandera de répondre à l’une des deux dernières questions et si nécessaire, il vous présentera la troisième et dernière question. Si l’utilisateur ne parvient pas à répondre aux trois questions de sécurité correctement, la plateforme de vente aux enchères verrouillera l’accès au compte pour une période d’au moins 10 minutes.
7| Août 2017
CAPTCHA
Après avoir entré un nom d’utilisateur et mot de passe et en cliquant sur le bouton « Ouvrir une session », l’utilisateur sera invité à compléter un test CAPTCHA avant que le système puisse procéder à la validation des informations d’identification de l’utilisateur. Pour compléter le test CAPTCHA, l’utilisateur est tenu de saisir les caractères contenu dans l’image du CAPTCHA et il doit par la suite cliquer sur le bouton « Soumettre » (‐ Vérifier CAPTCHA). L’entrée de caractères du CAPTCHA est sensible à la casse.
Figure 6 ‐ Vérifier CAPTCHA
Un nouveau jeu de caractères CAPTCHA peut être généré en cliquant sur le bouton « Rafraîchir ». Après avoir réussi le test CAPTCHA, le système validera les informations d’identification que l’utilisateur aura saisit (le nom d’utilisateur et le mot de passe). Si les informations d’identification fournies par l’utilisateur sont valides, l’utilisateur sera soit :
1. Connecté à la plateforme de vente aux enchères ; ou 2. Sera invité à générer un code de session avant qu’il ne puisse être connecté à la
plateforme de vente aux enchères (voir la section CODE DE SESSION du présent guide).
8| Août 2017
CODE DE SESSION
Après avoir terminé le test CAPTCHA, l’utilisateur est requis de générer un code de session si le périphérique utilisé n’est pas reconnu par la plateforme de vente aux enchères. Le périphérique n’est pas reconnu si l’utilisateur ne s’est jamais connecté à la plateforme de vente aux enchères, s’il n’a jamais généré un code de session pour ce périphérique ou le navigateur utilisé, ou si le code de session existant est expiré. Aussi, si l’utilisateur n’active pas l’utilisation des « cookies », ou si les paramètres du navigateur font en sorte que les « cookies » sont supprimés en quittant le navigateur, un nouveau code de session devra être généré à chaque demande de connexion à la plateforme de vente aux enchères. Voici les étapes de génération d’un nouveau code de session: 1. Cliquer le bouton « Générer le code de session » (‐ Générer un code de session). Un code de
session sera alors transmis en utilisant le courriel de l’utilisateur.
Figure 7 ‐ Générer un code de session
2. Saisir le code de session reçu par courriel dans le champ « Entrez le Code de Session » et cliquer ensuite sur le bouton « Vérifier ». Dans le cas où un code de session n’a pas été reçu par courriel, un nouveau code de session peut être généré en cliquant sur le bouton « Générer le Code de Session » (Figure 8). Le code de session envoyé par courriel expire après seulement trois (3) minutes après sa génération.
Figure 8 ‐ Veuillez entrer le code de session
9| Août 2017
3. Si le code de session est valide (c'est‐à‐dire qu’il a été entré correctement et qu’il n’est pas expiré) l’utilisateur va être admis dans la plateforme de vente aux enchères.
4. Par contre, si le code de session est entré incorrectement, le message «Code de session invalide » sera affiché à l’écran (Figure 9). Il faut s’assurer que le code de session reçu a bien été saisie correctement et cliquer sur le bouton « Vérifier » de nouveau.
Figure 9 ‐ Code de session invalide
5. Si le code de session est expiré, le message « Votre Code de session est expiré » sera affiché
à l’écran (Figure 10). Afin de poursuivre, l’utilisateur devra générer un nouveau code de session en cliquant sur le bouton « Générer le code de session ».
Figure 10 ‐ Votre code de session est expiré
10| Août 2017
FONCTIONNALITÉ RELIÉES AUX MOTS DE PASSE Motdepasseoublié
Si un utilisateur a oublié son mot de passe, il faudra en définir un nouveau en suivant les étapes suivantes :
1. Accéder au lien « Mot de passe oublié » apparaissant sur la page d’accueil de la plateforme de vente aux enchères directement sous les champs d’ouverture de session de l’utilisateur (Figure 11).
Figure 11 ‐ Mot de passe oublié
2. Saisir les caractères contenu dans l’image du CAPTCHA et cliquer sur le bouton
« Soumettre » (‐ Vérifier CAPTCHA).
Figure 12 ‐ Vérifier CAPTCHA
11| Août 2017
3. Entrer le nom d’utilisateur, qui correspond à l’adresse de courriel enregistrée dans le système CITSS, dans la case appelé « Saisissez votre nom d’utilisateur » de la fenêtre « Mot de passe oublié » (Figure 13) et ensuite cliquer sur « Soumettre ».
Figure 13 ‐ Fenêtre Mot de passe oublié
12| Août 2017
4. L’utilisateur recevra un courriel contenant un lien d’activation pour créer un nouveau mot de passe (Figure 14). Ce lien d’activation sera actif pour seulement 24 heures.
Figure 14 ‐ Courriel de Réinitialisation de mot de passe
5. Après avoir cliqué sur le lien d’activation contenu dans le courriel d’activation, la fenêtre nommée « Gestion du mot de passe » sera affichée à l’écran (Figure 15).
Figure 15 – Réinitialisation du mot de passe
13| Août 2017
6. Suivre les instructions apparaissant à l’écran « Réinitialisation de mot de passe ». a. Répondre à la question de sécurité (Figure 15) et cliquer sur le bouton
« Soumettre ». b. Saisir un nouveau mot de passe dans la première case, puis saisissez‐le de nouveau
dans la deuxième case et ensuite cliquer le bouton « Enregistrer le mot de passe » pour confirmer la demande de modification (Figure 16).
Figure 16 ‐ Gestion du mot de passe
7. Si la procédure de modification s’effectue correctement, une fenêtre indiquant un message que le mot de passe a été créé ou réinitialisé correctement sera affichée. L’utilisateur aura dès lors la possibilité de se connecter à la plateforme de vente aux enchères à l’aide de son nouveau mot de passe.
14| Août 2017
Modifierlemotdepasse L’utilisateur à la possibilité de modifier son mot de passe après avoir ouvert une session dans la plateforme de vente aux enchères en suivant les étapes suivantes:
1. Ouvrir une session dans la plateforme de vente aux enchères à l’aide du mot de passe actuel.
2. Cliquer sur « Modifier le mot de passe » dans la partie supérieure droite de l’écran (Figure 17).
Figure 17 ‐ Lien « Modifier le mot de passe »
3. L’utilisateur recevra un courriel contenant un lien d’activation pour modifier son mot de passe (Figure 14). Ce lien d’activation sera actif pour seulement 24 heures.
4. Suivre les instructions apparaissant à l’écran « Réinitialisation de mot de passe ». a. Répondre à la question de sécurité (Figure 15) et cliquer sur le bouton
« Soumettre ». b. Saisir un nouveau mot de passe dans la première case, puis saisir de nouveau
dans la deuxième case et ensuite cliquer le bouton « Enregistrer le mot de passe » pour confirmer la demande de modification (Figure 16).
5. Si la procédure de modification s’effectue correctement, une fenêtre incluant un message confirmant que le mot de passe a été créé ou réinitialisé correctement sera affichée. L’utilisateur aura dès lors la possibilité de se connecter à la plateforme de vente aux enchères à l’aide de son nouveau mot de passe.
15| Août 2017
OUVERTURE SESSION UTILISATEUR EXISTANT ‐ PLATEFORME DE VENTE AUX ENCHÈRES
Si vous avez déjà activé votre compte dans la plateforme de vente aux enchères, vous pouvez ouvrir une session à l’aide de votre nom d’utilisateur et du mot de passe que vous avez défini (Figure 18). Cependant, une fois que la session est ouverte, vous devrez peut‐être modifier votre mot de passe pour des raisons de sécurité ou si votre mot de passe est expiré, veuillez alors vous référer aux sections « QUESTIONS DE SÉCURITÉ DE L’UTILISATEUR » et « FONCTIONNALITÉ RELIÉES AUX MOTS DE PASSE ».
Figure 18 ‐ Ouverture d’une session dans la plateforme de vente aux enchères
16| Août 2017
REPRÉSENTATION DE PLUSIEURS ÉMETTEURS OU PARTICIPANTS
Les représentants de comptes de plusieurs entités dans le système CITSS pourront aussi représenter les entités ayant déjà participées ou qui se sont inscrites à une prochaine vente aux enchères en utilisant le compte utilisateur unique qui leur a été réservé dans la plateforme de vente aux enchères. À chaque ouverture de session dans la plateforme de vente aux enchères, les utilisateurs qui ont la possibilité d’être représentant de comptes de plus d’un émetteur ou participant dans la plateforme de vente aux enchères seront invités à sélectionner le compte de l’émetteur ou du participant qu’ils souhaitent représenter (Figure 19) durant cette session. L’écran « Sélectionner un compte » présentera des cases à cocher suivies de la dénomination sociale de l’entité et de son numéro de compte général et ce pour chaque compte émetteur ou participant qui est associé à l’utilisateur. Pour représenter une autre entité, l’utilisateur doit d’abord fermer la session en cour, ouvrir une nouvelle session et sélectionner une autre entité qu’il désire représenter.
Figure 19 – Représentant de comptes multiple
17| Août 2017
À l’ouverture d’une session dans la plateforme de vente aux enchères, l’utilisateur verra la dénomination sociale de l’entité sélectionnée et le nom de l’usager représentant qui a démarré la session dans le coin supérieur droit du site web de la plateforme de vente aux enchères (Figure 20).
Figure 20 ‐ Nom Légal de l'entité tel qu'il apparait à l'écran de la plateforme de vente aux enchères
18| Août 2017
SECTION III – SOUMISSION D’UNE OFFRE AU MOMENT D’UNE VENTE AUX ENCHÈRES OU D’UNE VENTE DE GRÉ À GRÉ DU MINISTRE Les soumissions d’offres dans une vente aux enchères ou dans une vente de gré à gré du ministre s’effectue à l’aide de la page de « Ventes aux enchères » ou « Vente de gré à gré du ministre » de la plateforme de vente aux enchères. Le jour de la vente aux enchères, la page « Vente aux enchères » sera disponible pour une durée consécutive de 3 heures. Similairement, le jour de la vente de gré à gré du ministre, la page « Vente de gré à gré du ministre » sera aussi disponible pour une durée consécutive de 3 heures. Les pages « Ventes aux enchères » et « Vente de gré à gré du ministre » fournissent des informations en rapport avec l’évènement en plus de la plage de temps restant alloué avant la fermeture de l’évènement. Ces pages fournissent aussi de l’information au sujet de la valeur de la garantie financière soumise, des limites applicables aux unités d’émission de millésime présent et futur, et le détail des offres soumises par l’utilisateur au nom de l’entité durant la session en cour dans la plateforme de vente aux enchères. Les pages « Ventes aux enchères » et « Vente de gré à gré du ministre » sont utilisées pour soumettre, modifier et effacer des offres durant la plage de temps alloué avant la fermeture de l’évènement. Pour faciliter la sélection des offres, les pages « Vente aux enchères » et « Vente de gré à gré du ministre » permettent de configurer le nombre d’offres affichées par groupe de 10, 100, 250, 500 ou 1 000 offres par page. Le nombre d’offres à afficher par page est sélectionné à l’aide du petit menu déroulant à droite de l’étiquette « Nombre d’enregistrements / page ». Les offres peuvent être ajoutés, modifiées ou supprimées seulement au cours de la période de mise. Les pages « Vente aux enchères » et « Vente de gré à gré du ministre » afficheront toutes les offres présentées par tous les représentants de comptes pour l’entité choisie par l’utilisateur durant la session en cour dans la plateforme de vente aux enchères.
SOUMETTRE DES OFFRES DANS UNE VENTE AUX ENCHÈRES Les soumissions d’offres dans une vente aux enchères sont effectuées dans la page « Vente aux enchères » de la plateforme de vente aux enchères (Figure 21). Lorsque que la fenêtre de soumission des offres de la vente aux enchères sera accessible, la page « Vente aux enchères » présentera des informations spécifiques à la vente aux enchères pour le millésime présent et le millésime futur en plus du prix de vente minimal et du nombre d’unités d’émission mise en vente. La page « Vente aux enchères » vous affichera aussi la valeur de la garantie financière
19| Août 2017
soumise avec la devise utilisée, la limite de possession et la limite d’achat qui s’applique à la vente aux enchères pour l’entité choisie par l’utilisateur durant la session en cour dans la plateforme de vente aux enchères. Pour chaque offre soumise, la page « Vente aux enchères » présentera en détail toutes les offres présentées pour l’enchère du millésime présent et futur en plus du nombre d’offres présentées, le total des offres soumises et le total des unités d’émission dans les offres.
Figure 21 ‐ Écran de vente aux enchères de la plateforme de vente aux enchères
Il existe deux méthodes pour présenter des offres au cours d’une vente aux enchères. Un utilisateur peut soumettre des offres soit en les ajoutant une à une ou soit en téléchargeant les offres en masses à l’aide d’un tableur Excel. Dans les deux cas, toutes les offres doivent être présentées et confirmées. Pour toutes offres soumises, la devise, le prix offert, le nombre de lots et le millésime doivent être spécifiés. La devise utilisé dans les offres doit être la même devise utilisée pour la valeur de la garantie financière soumise. Pour les offres soumises une à une, la devise utilisée dans la page « Vente aux enchères » correspondra à la devise de la valeur de la garantie financière soumise.
20| Août 2017
SOUMETTREDESOFFRESUNEÀUNE Voici les étapes pour soumettre une offre au moment d’une vente aux enchères : 1. Cliquer le bouton « Ajouter une offre » (Figure 22).
Figure 22 ‐ Ajouter une offre ‐ Page de la Vente aux enchères
2. Entrer le prix offert, le nombre de lots et le millésime ensuite, Cliquer le bouton
« Soumettre » (Figure 23).
Figure 23 ‐ Détail de l'offre ‐ Page de la Vente aux enchères
3. Cliquer le bouton « Confirmer » pour compléter l’offre (Figure 24).
Figure 24 ‐ Confirmer Offre ‐ Page de la Vente aux enchères
Lorsque l’offre sera acceptée, elle apparaitra dans la liste des offres soumises dans la page « Vente aux enchères ». (Figure 25).
Figure 25 ‐ Offre soumise ‐ Page de la Vente aux enchères
21| Août 2017
SOUMETTREDESOFFRESÀL’AIDED’UNTABLEUREXCEL Il est aussi possible de télécharger, à partir de la plateforme de vente aux enchères, un modèle tableur Excel qui permet de soumettre plusieurs offres à la fois. Voici les étapes à suivre pour télécharger le modèle de tableur Excel :
Notez: Le modèle de tableur est spécialement conçu et paramétré pour chaque évènement et offrira seulement la devise et les millésimes disponible pour cet évènement. Veuillez vous assurer que vous aurez sélectionné le modèle de tableur qui s’applique au bon évènement avant de le télécharger 1. Télécharger le modèle de tableur en sélectionnant l’onglet « Modèle » se trouvant dans le
module des « Rapports », à la droite de l’écran, sur la page d’accueil de la plateforme de vente aux enchères et ensuite sélectionner l’évènement auquel vous voulez soumettre des offres (Figure 26). Le modèle de tableur est disponible avant que la période mise de la vente aux enchères ou de vente de gré à gré du ministre ne soit démarrée.
Figure 26 ‐ Télécharger le modèle de tableur – Module des Rapports de la plateforme
2. Remplir le modèle de tableur avec les offres de l’entité que vous avez sélectionné en
entrant les données dans leurs colonnes respective soit, la devise, le prix offert, le nombre de lots et finalement le millésime (Figure 27). Le nombre d’unités d’émission est calculé automatiquement en multipliant le nombre de lots entré par 1000. Sauvegarder le modèle de tableur dument rempli sur votre périphérique. L’utilisateur peut soumettre jusqu’à 1000 offres à la fois en utilisant cette méthode.
22| Août 2017
Figure 27 ‐ Modèle de tableur – Soumission de plusieurs offres
3. L’utilisateur pourra soumettre le modèle de tableur en cliquant le bouton « Charger les
offres » (Figure 28) de la page « Vente aux enchères ».
Figure 28 ‐ Charger les offres – Page de la plateforme de vente aux enchères
4. À l’invite de la fenêtre « Charger les offres », sélectionner le modèle de tableur complété
plus tôt en cliquant sur le bouton « Parcourir » (Figure 29). En cliquant sur le lien « Télécharger le modèle Excel », un utilisateur peut également enregistrer un nouveau modèle vide directement à partir de l’écran « Charger les offres ».
Figure 29 ‐ Fenêtre d'instructions "Charger les offres", Parcourir les modèles de tableur complétés
23| Août 2017
5. Si le modèle de tableur chargé est du bon type et du bon format, le message de confirmation « Confirmation du Fichier » sera affiché dans la fenêtre (Figure 30). Pour compléter le chargement des offres, il faut cliquer sur le bouton « Confirmer ».
Figure 30 ‐ Fenêtre d'instructions "Charger les offres", Confirmer le chargement du fichier
6. Après avec cliqué le bouton « Confirmer », le message « Offres chargées correctement aux
fins de soumission » sera affiché dans la fenêtre (Figure 31). Ceci permet à l’utilisateur de vérifier que le nombre d’offres chargées, encadré rouge, est conforme au fichier avant de compléter la demande de soumission des offres. Il est maintenant possible de cliquer sur le bouton « Soumettre » pour terminer le processus de soumission de ces offres.
Figure 31 ‐ Fenêtre d'instruction " Charger les offres ", Soumettre les offres
7. Finalement, la page « Vente aux enchères » présentera le détail des offres qui auront été
traitées à l’aide du modèle de tableur (Figure 32).
24| Août 2017
Figure 32 ‐ Chargement d'offres Multiple, Page de la Vente aux enchères
Les offres soumises avec les modèles de tableur seront ajoutés cumulativement, elles ne remplaceront pas les offres précédemment modifiées, soumises une à une ou avec un autre modèle de tableur. Toutes les offres soumises durant la période de mise de 3 heures seront accessibles à partir de la page « Vente aux enchères ».
25| Août 2017
Le processus de chargement des modèles de tableur utilise des contrôles de validation bien précis avant de permettre le chargement des offres qu’il contient dans la plateforme de vente aux enchères. Si le modèle de tableur sélectionné comportent des erreurs, le message « Échec du téléchargement des offres » sera alors affiché (Figure 33). Problèmes normalement rencontrés:
un des prix offerts n’est pas en dollars et en cents entiers; un des nombres de lots soumis n’est pas un nombre entier; un des millésimes soumis n’est pas correctement sélectionné; le tableur contient plus de 1 000 enchères ou offres d’achat; le tableur contient des lignes vides entre deux lignes remplies (le tableur est
programmé pour cesser le téléchargement dès qu’il atteint une ligne vide); le tableur ne commence pas à la première ligne disponible.
Il est fortement recommandé de NE PAS COPIER et COLLER les offres d’une feuille de tableur non paramétré dans un modèle de tableur de la plateforme, ceci pour éviter les erreurs de traitement courantes. Le modèle de tableur contient des paramètres et des règles qui préviennent les erreurs courantes, le fait de coller des données provenant d’autres feuilles de calcul aura pour effet de désactiver ou enlever ces règles. Par exemple, des nombres qui apparaissent avec 2 points décimaux pourraient être en réalité des nombres avec 4 points décimaux au niveau des données en plus de ne pas être en format monétaire, ce qui génèrerait une erreur lors du chargement des données.
Figure 33 ‐ Fenêtre d'instruction " Charger les offres", Échec téléchargement des offres
26| Août 2017
SUPPRESSIONETMODIFICATIOND’UNEOFFRE Il est possible de supprimer et modifier des offres pendant la période de mise de 3 heures. Modifier des offres Voici les étapes pour modifier une offre: 1. Cliquer le lien « Modifier » correspondant à l’offre qui doit être modifiée (Figure 34).
Figure 34 ‐ Lien Modifier Offre, Page de la Vente aux enchères
2. Modifier le prix offert, le nombre de lots ou le millésime selon le besoin la modification et
cliquer le bouton « Soumettre » (Figure 35).
Figure 35 ‐ Bouton Soumettre Modification de l’offre, Page de la Vente aux enchères
3. Cliquer par la suite le bouton « Confirmer » pour compléter la modification (Figure 36).
Pour effacer la modification, cliquer le bouton « Annuler ».
Figure 36 ‐ Bouton Confirmer modification de l'offre, Page de la Vente aux enchères
4. La page « Vente aux enchères » affichera l’offre selon les modifications effectuées (Figure
37).
Figure 37 ‐ Offre modifiée, Page de la Vente aux enchères
27| Août 2017
Effacer une offre une à une Voici les étapes pour effacer une offre à la fois: 1. Pour supprimer une offre, cliquer sur le petit icone avec un « X » apparaissant à la fin de
chaque ligne, à côté du lien « Modifier » (Figure 38).
Figure 38 ‐ Bouton Effacer une offre, Page de la Vente aux enchères
2. Un message de confirmation de suppression de l’offre sera affiché à l’écran demandant de
confirmer la suppression de cette offre (Figure 39). Cliquer sur le bouton « Oui » pour confirmer la suppression de l’offre ou cliquer sur le bouton « Non » pour annuler la suppression.
Figure 39 ‐ Fenêtre de confirmation de suppression de l'offre
28| Août 2017
Effacer plusieurs offres à la fois L’utilisateur peut aussi effacer plusieurs offres à la fois en exécutant les étapes suivantes:
1. Sélectionner les offres que vous voulez supprimer en utilisant les cases à cocher situées à gauche du numéro de l’offre (Figure 40). Il est possible d’effacer toutes les offres affichées dans une page en cliquant sur le bouton « Sélectionner tout » situé en haut dans le coin gauche. Après avoir effectué la sélection des offres, cliquer sur le bouton « Effacer » pour les supprimer.
Figure 40 ‐ Sélectionner plusieurs offres
2. Un message de confirmation de suppression affichant le nombre total des offres
sélectionnées sera affiché à l’écran vous demandant de confirmer la suppression de ces offres (Figure 41). Cliquer sur le bouton « Oui » pour confirmer la suppression des offres ou cliquer sur le bouton « Non » pour annuler la suppression.
Figure 41 ‐ Fenêtre de confirmation de suppression plusieurs offres
29| Août 2017
3. L’utilisation de la zone de recherche « ID de la transaction » permet de trouver les offres
qui ont été soumises dans une même transaction (i.e. chargement d’offres avec un modèle de tableur).
a. Pour effacer les offres d’une même transaction, l’utilisateur doit entrer le numéro de transaction correspondant au groupe d’offres qu’il veut supprimer dans la zone de recherche nommée « ID de la transaction » et ensuite cliquer le bouton « Rechercher » (Figure 42). Dès lors, la page « Vente aux enchères » affichera seulement les offres correspondantes à cet « ID de transaction ». Le nombre d’offres affichées est limité au « Nombre d’enregistrement / page » (Figure 42) sélectionné, jusqu’à concurrence d’un maximum de 1000 offres à la fois.
Figure 42 ‐ Pagination, Page de la Vente aux enchères
4. Suite à la recherche d’offres avec le ID de la transaction, cliquer le bouton « Sélectionner
tout » pour cocher toutes les offres affichées dans la page. Ne pas oublier que le nombre total d’offres sélectionnées avec cette méthode est fonction du « Nombre d’enregistrements / page ». Par exemple, pour effacer les 1000 offres effectuées dans une
30| Août 2017
transaction effectuée à l’aide d’un modèle de tableur, il faut ajuster préalablement le « Nombre d’enregistrements / page » à 1000. Ensuite rechercher le « ID de la transaction » désiré à l’aide de la zone de recherche « ID de la transaction », cliquer le bouton « Sélectionner tout », les 1000 offres de cette transaction seront alors toutes sélectionnées.
31| Août 2017
SOUMETTRE DES OFFRES DANS UNE VENTE DE GRÉ À GRÉ DU MINISTRE. La soumission d’offres dans une vente de gré à gré du ministre est effectuée dans la page « Vente de gré à gré du ministre » de la plateforme de vente aux enchères. Les procédures pour effectuer des offres dans une vente de gré à gré du ministre sont similaires à une vente aux enchères et les informations affichées sont aussi très semblables. Lorsque que la fenêtre de soumission des offres de la vente de gré à gré du ministre aura débutée, la page « Vente de gré à gré du ministre » présentera des informations spécifiques en rapport avec chaque catégories offertes dont le prix de ces catégories et le nombre d’unité d’émission mises en vente. La page affichera aussi la valeur de la garantie financière soumise, la limite de possession pour l’entité choisie par l’utilisateur durant la session en cour dans la plateforme de vente aux enchères. La page « Vente de gré à gré du ministre » présentera aussi le détail de toutes les offres soumises dans chaque catégorie. Comme pour une vente aux enchères, l’utilisateur peut soumettre des offres soit en les ajoutant une à une, soit en téléchargeant les offres en masses à l’aide d’un tableur Excel et ce pour toute la durée de l’évènement. Veuillez vous référer aux sections précédentes « SOUMETTRE DES OFFRES UNE À UNE » et « SOUMETTRE DES OFFRES À L’AIDE D’UN TABLEUR EXCEL » pour plus de détails. N’oubliez pas de mentionner le nombre de lots et la catégorie pour chaque offre soumise dans la vente de gré à gré du ministre (Figure 43 & Figure 44). Toutes les offres soumises peuvent être modifiées ou supprimées durant la période de mise de 3 heures. Veuillez vous référer aux sections précédentes pour plus d’informations au sujet de la « SUPPRESSION ET MODIFICATION D’UNE OFFRE ».
32| Août 2017
Figure 43 ‐ Soumission des Offres dans la Vente de gré à gré du ministre
Figure 44 ‐ Soumission des Offres avec modèle de tableur, Vente de gré à gré du ministre
33| Août 2017
SECTION IV – LES RAPPORTS DE LA PLATEFORME DE VENTE AUX ENCHÈRES Les utilisateurs ont accès à trois (3) types de rapport, tous téléchargeables à partir de la plateforme de vente aux enchères.
1. Le rapport « Offres » soumises 2. Le rapport « Vérification des Offres » 3. Le rapport « Facture »
L’utilisateur doit préalablement démarrer une session pour accéder aux rapports à partir de la page d’accueil de la plateforme de vente aux enchères (Figure 45). Les rapports disponibles sont présentés en sélectionnant le nom de l’événement de vente aux enchères ou de vente de gré à gré du ministre désiré. Une description détaillée du contenu des rapports est présentée dans les sections suivantes du présent guide. Tous les rapports sont téléchargeables.
Figure 45 ‐ Télécharger à partir du module Rapports
Notez: Les rapports des « Offres » et de « Vérification des Offres » pourront être téléchargés en format Microsoft Excel alors que le rapport « Facture » est disponible en format PDF.
34| Août 2017
RAPPORT DE « VÉRIFICATION DES OFFRES » Ce rapport contient des enregistrements détaillés de toutes les actions effectuées et ce pour chacune des offres qui ont été soumises, modifiées ou supprimées par les représentants de compte d’une entité (Figure 46). Les utilisateurs pourront utiliser ce rapport afin de confirmer que toutes les des offres ont bien été soumises et de vérifier que tous les modèles de tableur ont été téléchargées dans le système comme prévu.
Figure 46 ‐ Rapport de Vérification des offres
Chacune des offres soumises auront un numéro unique (colonne « ID de l’offre pour le client ») permettant de les identifier correctement. Cet ID permanent et non modifiable, est généré par le système au moment de la soumission de l’offre initiale et il restera associé à l’offre même à la suite d’une modification ou d’une suppression. De plus, chaque offre possédera un numéro de transaction (colonne « ID de la transaction »). Si les offres ont été soumises une à une, chaque transaction effectuée sur l’offre génèrera un « ID de transaction » distinct, le rapport présentera alors une ligne lors de l’ajout d’une offre initiale, un autre « Id de transaction » pour une modification et un autre « ID de transaction » pour la suppression de l’offre de sorte qu’un suivi détaillé de toutes les transactions effectuées sur une offre donnée soit affichées. Si les offres sont soumises à partir d’un modèle de tableur, chacune des offres comprises dans celui‐ci auront un « ID de l’offre pour le client » spécifique, mais elles auront toutes un même « ID de transaction ». Le rapport contient également l’identifiant de l’utilisateur qui a soumis l’offre initiale ainsi que celui de l’utilisateur qui a modifié ou supprimé une offre.
35| Août 2017
RAPPORT DES « OFFRES »
Ce rapport contient un enregistrement de toutes les offres soumises au nom d’une entité sous sa forme définitive, soit après toutes modifications, ajouts ou suppressions. Le rapport des offres sera disponible après que la vente aux enchères ou la vente de gré à gré du ministre soit certifiée. Il affichera entre autre les informations au sujet du statut d’acceptation de chaque offre et le nombre d’unités d’émissions attribués pour chacune des offres (Figure 47).
Figure 47 ‐ Rapport des Offres
36| Août 2017
RAPPORT « FACTURE » Ce rapport représente la facture émise à l’entité, elle représente les transactions financières effectuées dans une vente aux enchères ou une vente de gré à gré du ministre. La facture affichera entre autre le nombre total d’unités d’émission acceptées, les sommes totales dues et les instructions de paiement (Figure 48). Ce rapport sera disponible après que la vente aux enchères ou la vente de gré à gré du ministre soit certifiée.
37| Août 2017
Figure 48 – Rapport Facture
38| Août 2017
SECTION V – CLÔTURE ET CERTIFICATION D’UNE VENTE
CLÔTURE D’UNE VENTE AUX ENCHÈRES OU D’UNE VENTE DE GRÉ À GRÉ DU MINISTRE
Dès que le ministre approuve les résultats de la vente aux enchères ou de la vente de gré à gré du ministre, un avis sera transmis à tous les participants par courriel les informant que les résultats de la vente sont disponibles (Figure 49).
Figure 49 – Courriel d’avis de disponibilité des résultats de vente aux enchères
39| Août 2017
Le processus de paiement commence dès que le ministre approuve les résultats de la vente aux enchères ou de la vente de gré à gré du ministre. L’administrateur des services financiers est responsable du processus de paiement qui s’effectue en dehors de la plateforme de vente aux enchères. Lorsque les paiements sont effectués et que tous les fonds et toutes les unités d’émission auront été transférés correctement, la vente aux enchères ou la vente de gré à gré du ministre sera considérée comme terminée.
40| Août 2017
SECTION VI – RESSOURCES ET SOUTIEN
RESSOURCES UTILES Si vous avez des questions ou désirez obtenir des renseignements supplémentaires, vous pouvez cliquer sur l’onglet « Ressources ». Cet onglet contient des liens vers des renseignements utiles, notamment le guide des ventes aux enchères, la foire aux questions (FAQ) et le plus récent webinaire sur les ventes aux enchères ou les ventes de gré à gré du ministre (Figure 50).
Figure 50 ‐ Ressources de la plateforme de vente aux enchères
41| Août 2017
LANGUES DE DIFFUSION
La plateforme de vente aux enchères est disponible en anglais et en français. Les utilisateurs peuvent sélectionner leur langue de préférence à l’aide du lien située dans le coin supérieur droit de l’écran (Figure 51).
Figure 51 ‐ Sélection de la langue
42| Août 2017
ANNEXE I – COORDONNÉES Markit 1 877 7MARKIT Pour toutes questions concernant la plateforme de vente aux enchères, veuillez communiquer avec le service de soutien technique de Markit.
