De la création du document à son archivage définitif...

CONSERVATOIRE NATIONAL DES ARTS ET METIERS

INSTITUT NATIONAL DES TECHNIQUES DE LA DOCUMENTATION

MEMOIRE pour obtenir le

Titre professionnel "Chef de projet en ingnierie documentaire" INTD

niveau I

prsent et soutenu par

Laure COHEN-POLITIS

18/10/2006

De la cration du document son archivage

dfinitif, tude pour la mise en place dun systme

de gestion des archives : cas de la Fondation

CASIP-COJASOR Jury : Claudine SALAMON, Directrice du Service social Fondation CASIP-COJASOR Arnaud JULES, Responsable Information Documentation lArchevch de Paris

Cycle suprieur Promotion XXXVI

1

De la cration du document son archivage dfinitif, tude pour la mise en place dun systme de gestion des archives :

cas de la Fondation CASIP-COJASOR COHEN-POLITIS Laure

2

Remerciements

Je tiens tout dabord remercier le Directeur de la Fondation CASIP-COJASOR, M. Gabriel

VADNAI, et la Directrice du Service social, Mme Claudine SALAMON, qui mont permis de

raliser cette tude.

Mes remerciements vont galement au personnel des directions administratives qui ont

collabor avec srieux et efficacit lenqute que jai mene auprs deux.

Enfin je remercie mon correspondant pdagogique, M. Arnaud JULES, pour ses prcieux

conseils et sa disponibilit.



3

Notice

Ce mmoire propose des moyens pour la mise en place dun systme de gestion des

archives depuis leur cration jusqu leur archivage dfinitif partir du cas de la Fondation

CASIP-COJASOR, institution daction sociale. Les mthodes sur lesquelles sappuie cette

tude sont issues de larchivistique classique et du Records management. Aprs lanalyse de

lexistant, des solutions sont apportes pour mieux grer la fois les documents papier mais

aussi les documents lectroniques.

Mots cls : gestion des documents, archives, archiviste, conservation des documents,

archivage lectronique



4

Table des matires

Remerciements ............................................................................................................... 2 Notice........................................................................................................................... 3 Table des matires ........................................................................................................... 4 Liste des tableaux ............................................................................................................ 7 Liste des figures .............................................................................................................. 8 Introduction ................................................................................................................... 9 Premire partie Systme de gestion des archives : enjeux et thories ......................................... 12

3.1 Larchivistique franaise traditionnelle ............................................................... 16 3.1.1 Vers un accroissement des responsabilits de larchiviste ................................... 16 3.1.2 Types dintervention des archivistes sur les archives courantes et intermdiaires...... 17 3.1.3 Le traitement des archives lge dfinitif ...................................................... 19

3.2 Le systme anglo-saxon : le Records management ................................................ 20 3.2.1 Les objectifs du Records management ............................................................ 20 3.2.2 Les tapes de mise en oeuvre........................................................................ 21 3.2.3 Les outils du Records management ................................................................ 22

3.3 Un concept australo-canadien : le Records continuum............................................ 23 3.4 Apports de chacune des thories pour un systme global de gestion des archives ......... 25

3.4.1 Lutilit de la thorie des trois ges................................................................ 25 3.4.2 Des thories qui se compltent...................................................................... 26

Deuxime partie Un systme de gestion des archives : mission imprative du service des archives de

la Fondation CASIP-COJASOR ....................................................................................... 28 1.1 Prsentation de la Fondation ............................................................................ 29 1.2 Cration du Service archives et histoire et ses ralisations....................................... 31

1.2.1 Expertise des archives................................................................................. 31 1.2.2 Ouverture du Service archives et histoire ........................................................ 33

2.1 Les problmes constats et leurs causes .............................................................. 37 2.1.1 Problmes rencontrs par larchiviste ............................................................. 37 2.1.2 Recherches des causes sous-jacentes .............................................................. 38 2.1.3 Rsultats de lanalyse de lexistant ................................................................ 40

2.2 Les besoins en matire darchivage des documents des directions administratives ........ 41 Troisime partie Des solutions pour une mise en place dun systme de gestion des archives la

Fondation CASIP-COJASOR........................................................................................... 43



5

1.1 Procdures ................................................................................................... 44 1.1.1 Instruction lors de la cration dun document ................................................... 44 1.1.2 Capture de documents................................................................................. 44 1.1.3 Procdure de transfert ................................................................................. 45 1.1.4 Procdure de conservation ........................................................................... 46 1.1.5 Procdure de tris et dliminations des documents............................................. 46 1.1.6 Recherche ................................................................................................ 46

1.2 Outils de gestion............................................................................................ 47 1.2.1 Plan de classement (Annexe 4) ..................................................................... 47 1.2.2 Tableau de gestion (Annexe 5)...................................................................... 48 1.2.3 Outil informatique ..................................................................................... 49

1.3 La formation................................................................................................. 49 1.3.1 Les sances de formation............................................................................. 50 1.3.2 Le guide .................................................................................................. 50

2.1 Fonctionnalits et utilisateurs ........................................................................... 51 2.2 Les solutions techniques.................................................................................. 54

2.2.1 Lapplication informatique........................................................................... 54 2.2.2 Les modalits de conservation ...................................................................... 58 2.2.3 Les modalits de tri et limination ................................................................. 58 2.2.4 Les modalits de consultation ....................................................................... 59 2.2.5 Les modalits de transfert ............................................................................ 59

2.3 Limites de cette solution.................................................................................. 60 3.1 Avantages et inconvnients de larchivage lectronique des documents ..................... 61 3.2 Spcificits de larchivage des documents lectroniques......................................... 63

3.2.1 Droit et archives lectroniques...................................................................... 63 3.2.2 Normes pour larchivage des archives lectroniques .......................................... 64 3.2.3 La numrisation des documents papier ........................................................... 65

3.3 Diffrents types de logiciels pour grer larchivage des archives lectroniques ............ 66 3.4 Prconisations dans le cadre du CASIP-COJASOR ............................................... 66

Conclusion................................................................................................................... 67 Bibliographie ............................................................................................................... 69 Annexe 1 : Critres de slection des documents ................................................................... 82 Annexe 2 : Fonds et types darchives de la Fondation CASIP-COJASOR .................................. 83 Annexe 3 : Directions administratives du sige de la Fondation CASIP-COJASOR ..................... 84 Annexe 4 : Plan de classement des archives des directions administratives de la Fondation CASIP-

COJASOR ................................................................................................................... 85 Annexe 5 : Tableau de gestion.......................................................................................... 92



6

Annexe 6 : Logiciels de gestion darchives.......................................................................... 94 Annexe 7 : Modle dorganisation des donnes dune application grant les archives papier des

directions administratives du sige de la Fondation CASIP-COJASOR ..................................... 95 Glossaire ..................................................................................................................... 97



7

Liste des tableaux

Tableau 1 : Dure moyenne correspondant chaque ge des archives ....................................... 18 Tableau 2 : Points communs et diffrences des thories traitant de la gestion des archives ............. 26 Tableau 3 : Missions et ralisations du Service darchives et histoire entre 2001 et 2006 ............... 35 Tableau 4 : Fonctionnalits et acteurs du systme ................................................................. 52



8

Liste des figures

Schma 1 : Cycle de vie des documents selon les trois thories................................................ 25



9

Introduction



10

En 1790, en France, les archivistes de la nouvelle Assemble nationale faisaient partie du

personnel des bureaux administratifs. Ils connaissaient toutes les affaires instruites par

linstitution. Ces mmes archivistes soccupaient galement des dossiers qui ntaient plus

utiles aux administrateurs et qui allaient devenir des pices darchives servant lhistoire.

Au cours du XIXe sicle, cette pratique a t remplace par une autre qui spara le domaine

de ladministration de celui des archives. Mais cette situation comportait de nombreux

inconvnients, cest pourquoi au cours du XXe sicle, les archivistes ont souhait y remdier

en traitant eux-mmes les documents se trouvant dans les bureaux. Or, peu dorganismes

en France permettent aux archivistes de sassocier aux administrateurs pour organiser la

gestion des archives ds leur cration. [16] Cette pratique sest en revanche bien

dveloppe aux Etats-Unis partir des annes 1930 pour tre officialise sous le nom de

Records management. Cette discipline adopte par dautres pays anglo-saxons ne prend pas

en compte les archives historiques.

Ainsi les deux pratiques ont leurs dfauts et leurs qualits, la pratique anglo-saxonne

introduit une rupture dans la gestion des documents et la pratique franaise a pour

consquence labsence totale de gestion des archives courantes dans les services de

production. Dans les deux cas il sensuit des risques de destructions sauvages, de manque

de place et de perte dinformation.

Dans un organisme, telle la Fondation CASIP-COJASOR qui a choisi douvrir un service des

archives en 2001 pour prserver sa mmoire, laccent a t mis jusqu prsent sur le

traitement des archives historiques. Le traitement des documents en amont est laiss au

soin des administrateurs. Cette dichotomie dans la gestion des archives cause de nombreux

problmes dans cette institution daction sociale de la communaut juive. Pour amliorer la

gestion des archives, il serait ncessaire quelles soient prises en charge depuis leur cration

jusqu leur archivage dfinitif par larchiviste de la Fondation car il est le mieux plac pour

connatre les mthodes de traitement des documents qui restent les mmes quel que soit

leur ge.

Dans ce mmoire, notre attention portera sur une partie des archives de la Fondation CASIP-

COJASOR, celles des directions administratives du sige partir de 2000, date de la fusion

des deux associations, le CASIP et le COJASOR. En effet, cette institution dont le cur de

mtier est laction sociale, possde deux autres types darchives, les dossiers des usagers du

Service social et les archives des dix tablissements daccueil (six tablissements pour

personnes ges, un foyer pour handicaps, un Service dAccompagnement la Vie Sociale,

une halte garderie et un htel social). Larchivage des dossiers sociaux a dj fait lobjet



11

dune rflexion. La gestion des archives des tablissements sera quant elle le sujet dune

prochaine tude.

Lobjectif ici est donc de sinterroger sur les moyens dont peut user larchiviste pour mieux

grer les archives des directions administratives du sige de la Fondation depuis leur

cration jusqu leur archivage dfinitif. Pour ce faire, nous examinerons, dans un premier

temps, les thories et mthodes portant sur le sujet en essayant de reprer celles qui

pourraient convenir la situation spcifique des archives de la Fondation. Puis aprs une

prsentation de la Fondation et de son service des archives, nous nous pencherons sur les

problmes constats au sujet des archives des directions administratives du sige. Pour finir,

nous proposerons des solutions pour y remdier qui sappuieront sur les besoins particuliers

darchivage des documents des directions administratives.



12

Premire partie Systme de gestion des archives :

enjeux et thories



13

1 Dfinition et fonctions des archives

Larticle premier de la loi franaise de 1979 concernant les archives donne une dfinition

prcise des archives :

Les archives sont lensemble des documents, quels que soient leur date, leur forme ou leur

support matriel, produits ou reus par toute personne physique ou morale, et par tout

service ou organisme public ou priv, dans lexercice de leur activit.

Leur conservation est organise dans lintrt public tant pour les besoins de la gestion et de

la justification des droits des personnes physiques ou morales, publiques ou prives, que

pour la documentation historique de la recherche. [1]

Cette loi donne une dfinition assez large de la notion darchives. Ainsi, sont considres

comme archives tous types de documents : documents manuscrits, dactylographis,

imprims, originaux, photocopies, tlgrammes, fax, emails, plans, lettres, affiches,

conventions, accords, etc. Les archives peuvent tre enregistres sur tous les types de

supports : parchemins, papiers, photographies, vido, enregistrements sur bande

magntique, supports numriques etc. Selon la loi, ds sa cration, un document acquiert sa

qualit darchive, sans attendre de perdre son utilit courante.

En outre comme le prcise la loi de 1979, les archives sont conserves pour trois raisons :

- la gestion dune institution : les archives sont en effet des rservoirs dinformation

sur les activits de lorganisme. Cest grce aux archives que ses membres suivent

lvolution daffaires ou de projets et retrouvent des donnes prcises.

- la justification des droits : les archives produisent des preuves et permettent donc

linstitution de faire valoir ses droits et de justifier ses actes ou ceux de ses

bnficiaires. Cest pourquoi tout organisme doit conserver certains documents, tels

les contrats, les actes dachat et de vente, les transactions effectues et les relations

entretenues avec les partenaires.

- lintrt historique : les archives sont la mmoire des politiques passes, elles

permettent donc aux acteurs des organismes de connatre leur hritage. Elles

peuvent servir la formation des nouveaux embauchs et aider la dcision pour

les cadres de lentreprise. Les archives participent galement la fonction de

communication dune institution car les documents anciens caractre historique



14

peuvent tre utiliss pour des projets de communication et llaboration de lhistoire

de lorganisme par des historiens.

Enfin, la loi sur les archives distingue les notions darchives publiques et darchives prives.

Si une institution prive est subventionne par lEtat pour assurer une mission de service

public, elle a des obligations de droit public : il est important alors de ne pas procder des

liminations sans consulter au pralable les pouvoirs publics. Les institutions prives sont

soumises aux rgles de prescriptions de diverses lgislations : fiscale, commerciale, du

travail.

En rgle gnrale, les dtenteurs darchives prives nont pas dobligation de conservation

illimite de leurs archives des fins historiques comme cela est le cas pour les organismes

publics. Ainsi, les archives prives sont progressivement dtruites ou organises en fonds

selon la politique de lorganisme. [16 ; 10 ; 30]

Quelle que soit la politique adopte par les organisations prives, la gestion des archives est

ncessaire en partie pour les raisons voques par la loi de 1979 (la gestion dune

institution, la justification des droits, lintrt historique) mais dautres enjeux induisent une

politique darchivage au sein des organismes.



15

2 Enjeux dune politique de gestion des archives

Les enjeux dune gestion ou dune non gestion des archives sont de cinq types :

1. Enjeu juridique : le principal risque tant de ne pas pouvoir reproduire les donnes

requises par un audit ou un juge dans la forme requise c'est--dire avec les

caractristiques dauthenticit et dintgrit. Conserver les documents officiels,

preuve de lactivit, permet de minimiser les risques de litiges.

2. Enjeu logistique qui vise un accs rapide linformation : les documents ont t

bien archivs matriellement mais ils nont pas t identifis, il est difficile de les

retrouver lors dune recherche. Ainsi faute dinformation, de mauvaises dcisions

peuvent tre prises. Lenvironnement de travail peut se dgrader quand le personnel

est frustr de ne pas obtenir linformation dont il a besoin, des tensions entre

collgues peuvent apparatre.

3. Enjeu scuritaire : des donnes confidentielles (donnes stratgiques, personnelles)

risquent dtre divulgues parce quelles ne sont pas suffisamment protges ou

parce quelles auraient du tre dtruites.

4. Enjeu technique : le dfi tant dassurer la prennit des donnes sur le long terme

face au vieillissement des supports.

5. Enjeu financier multiple cause du cot dune amende ou dune condamnation

judiciaire, du temps perdu la recherche dinformations ou leur reconstitution

quand le document dorigine na pas t retrouv et de la multiplication des frais

pour stocker les archives papier souvent reproduites en plusieurs exemplaires.

Ainsi, labsence dune gestion des archives peut avoir de lourdes consquences sur

lorganisme alors que la dmarche qui vise crer un archivage raisonn et efficace peut

avoir des bnfices considrables. [30 ; 23]

Mais avant de se lancer dans llaboration dun systme de gestion des archives, il est

ncessaire dexaminer les mthodes proposes par les principales disciplines qui se

consacrent lorganisation et la gestion des documents. Il sera assurment utile de sen

inspirer ou de sappuyer sur lune dentre elles lors de la conception dun systme

darchivage.



16

3 Gestion des archives : thories et mthodes

3.1 Larchivistique franaise traditionnelle

3.1.1 Vers un accroissement des responsabilits de larchiviste

Jusqu rcemment (les annes 1960-1970), larchivistique traditionnelle ne considrait les

papiers qu partir du moment o ils quittaient les bureaux dans lesquels ils taient produits

ou reus et passaient sous lautorit de larchiviste. Ils mettaient ainsi un terme leur

existence active et devenaient des archives. [16]

Aujourdhui encore, dans la plupart des entreprises franaises, la gestion des archives est

rpartie entre le service des archives qui soccupe des documents qui ne sont plus utiles

dans les bureaux et les services producteurs de papiers qui consacrent en gnral peu de

temps au classement par manque de temps et de got pour cette tche. Le caractre

restrictif de cette conception est apparu depuis longtemps. Or, larchiviste doit se proccuper

des conditions dentre des papiers dans les dpts darchives, il doit sassurer que le

passage des documents entre les services administratifs et le service des archives seffectue

dans les meilleures conditions possibles et pour cela il doit intervenir avant le versement des

documents. [19; 16]

Le dcret n 79-1037 du 3 dcembre 1979 relatif la comptence des archives publiques,

qui complte la loi de 1979 sur les archives, va dans ce sens.

La Direction des Archives de France gre le contrle de la conservation des archives

courantes dans les locaux des services la conservation ou le contrle de la conservation

des archives intermdiaires dans les dpts publics de prarchivage la conservation, le tri,

le classement, l'inventaire et la communication des archives dfinitives aprs leur transfert

dans les dpts des archives. [2]

Par ce dcret dapplication, les archivistes doivent prendre en charge les documents tout au

long de leur cycle de vie dont on distingue trois ges1 correspondant trois stades

dutilisation :

1 La thorie des trois ges des archives a t formule par Thodore R. Schellenberg dans Modern archives. Principles and technics, Chicago, University Press, 1956, 258 p.



17

- Les archives courantes, soit les documents utiliss pour grer les affaires en

cours : comme ils sont consults frquemment, ils sont conservs dans les bureaux

pour tre immdiatement accessibles.

- Les archives intermdiaires, soit les documents qui ne sont plus utiliss

frquemment mais qui doivent tre conservs un certain temps pour rfrence ou

pour rpondre aux obligations de la prescription lgale. Ils peuvent tre conservs

dans un local distinct des services qui les ont produits.

- Les archives dfinitives ou historiques, soit les documents dont lintrt

administratif durable ou la valeur historique justifie une conservation illimite. [33]

3.1.2 Types dintervention des archivistes sur les archives courantes et intermdiaires

Selon la loi, les archivistes conscients davoir des mthodes et une exprience dans le

traitement des archives peuvent donc intervenir pour amliorer la gestion des documents

lintrieur des bureaux sans bien sr simmiscer dans laction administrative proprement dite.

Quelques rgles et principes peuvent tre proposs pour faciliter le travail dans les bureaux

et viter aux archivistes de perdre du temps remettre de lordre dans les archives qui leur

parviennent :

- Certains documents produits doivent tre rapidement limins sans tre intgrs

aux dossiers. Il sagit de comptes rendus de toutes les phases dune procdure,

lenregistrement du courrier au dpart et larrive, les doubles de lettres, daccuss

de rception, de circulaires, les chronos ou suite de copies par correspondant.

Cela concerne galement des documents reus pour information et qui nont t

daucune utilit pour louverture dune procdure ou lexpdition dune affaire en

cours (prospectus, revues, bulletins officiels), des procs-verbaux de commission,

des rapports reus titre consultatif uniquement, des invitation dclines, des

propositions de fournisseurs non sollicits, des brouillons qui ont t transcrits

proprement.

- Il est galement utile que les dossiers soient diviss en sous-dossiers ainsi les

documents prparatoires et les documents dfinitifs seront distincts.

- Pour faciliter les futurs versements aux services des archives, il est ncessaire de

fermer frquemment les dossiers, par tranches chronologiques.



18

- Il est aussi ncessaire dtablir un plan de classement en consultant un archiviste

pour viter les erreurs. En gnral, on peut distinguer trois catgories de dossiers

dune unit administrative. Il y a, dabord, les dossiers de direction et de gnralits

(tudes, correspondances avec les suprieurs, directives, informations). Il y a

ensuite les documents dexcution. La troisime catgorie concerne les dossiers des

services gnraux : ce sont les dossiers du personnel, de matriel, darchitecture, de

comptabilit, ils ne sont souvent que des doublons de ceux qui existent dans les

services techniques comptents. Il existe enfin des faux dossiers que lon veut

considrer comme des documents importants, il sagit en fait de copies classes par

ordre chronologique (chronos) ou par ordre alphabtique de correspondants.

Lensemble de ces principes doit tre transmis aux administrateurs par crit. Des formations

peuvent galement tre organises par les archivistes pour informer au mieux les secrtaires

charges du classement.

Les archivistes doivent aussi soccuper des archives intermdiaires, ce sont des papiers qui

ne sont plus dusage courant pour lactivit administrative mais qui sont souvent conservs

pour rpondre aux obligations de la prescription lgale. Dans le mme temps, une partie de

ces documents peut avoir une valeur pour la recherche historique. Ces documents dge

intermdiaire peuvent tre dposs dans des dpts conomiques, quips de rayonnage

bon march. Ces locaux servent la conservation des archives administratives avant dtre

dtruites ou conserves dfinitivement dans des conditions optimales.

Concernant la dure moyenne correspondant chaque ge des archives, elle ne peut

qutre esquisse car il nexiste pas de rgle spcifique en la matire :

Tableau 1 : Dure moyenne correspondant chaque ge des archives

Age Dure moyenne Locaux

courant 5 ans Bureaux

Intermdiaire Entre 10 et 50 ans Dpt darchives

intermdiaires

Historique Perptuelle Dpt darchives dfinitives



19

Durant lge intermdiaire, la question se pose de savoir sous quelle responsabilit sont

placs les documents : celle des archivistes ou celle des administrateurs ? La responsabilit

est en thorie mixte mais pour viter la confusion, il est prfrable de confier la gestion des

archives intermdiaires aux services darchives qui contrlent les entres et les sorties. Les

bordereaux de versement constituent la preuve du transfert des documents des bureaux

vers les dpts darchives intermdiaires. Tout document sorti du dpt doit tre enregistr

et un fantme peut tre mis la place de la pice emprunte en attendant son retour dans

le lieu de stockage. Les liminations darchives doivent se faire en fonction dun tableau de

gestion dans lequel sont inscrites les dures de conservation des documents.

Enfin, pour que les communications administratives vers les bureaux se fassent de manire

rapide et sre, il est ncessaire que les articles reoivent une cote provisoire. Pour ce faire, il

faut numroter les bordereaux de versement, codifier les services qui versent dans les

dpts intermdiaires et affecter chaque versement une cote gnrale forme du code de

service, de lanne et dun numro dordre annuel. Pour chaque article, un numro dordre

individuel complte la cote.

Lintervention de larchiviste sur les archives courantes et intermdiaires permet une gestion

des documents dans le temps en dfinissant les dlais de conservation et dans lespace en

prvoyant des espaces darchivage en fonction des versements et des liminations. [16]

3.1.3 Le traitement des archives lge dfinitif Lorsque les documents ne prsentent plus dintrt pour ladministration et quils ont

dpass leur dure lgale de conservation, larchiviste intervient afin dvaluer leur intrt

historique. Ainsi, le questionnement sur la valeur des archives permet de prendre des

dcisions de tri, dlimination et de conservation. En matire dlimination, larchiviste doit

prendre en considration le point de vue de lhistorien qui tend considrer que tout

document a un intrt pour lhistoire. Mais il ne doit pas ignorer les problmes de place et de

personnel pour le traitement des archives. Il est vident quil est impossible de conserver

lintgralit des papiers administratifs, cette conservation nest mme pas souhaitable pour

lhistorien qui serait submerg par des archives trop abondantes. Plusieurs critres sont donc

pris en compte pour effectuer la slection des documents : le contexte de production, le

contenu, la forme, le volume, le classement, le support. (Annexe 1)

Aprs cette phase de tri, larchiviste prend des mesures pour assurer la conservation, la

restauration et la scurisation des documents. Il assure galement leur rangement selon un

plan de classement. Il labore et communique aux services de son organisation et au public

des outils daide la recherche : instruments de recherche, guide des sources... Il



20

communique les documents aux diffrents publics qui le souhaitent : services internes,

chercheurs, gnalogistes, tudiants... Nous ninsisterons pas davantage sur ces missions

classiques de larchiviste, notre propos portant plutt sur la gestion globale des archives

depuis leur cration jusqu leur archivage dfinitif.

Depuis une trentaine dannes, la thorie des trois ges fait donc force de loi en France

mme si elle nest pas toujours suivie car peu dinstitutions se consacrent la gestion des

archives courantes alors que la doctrine archivistique lindique. Or les organismes privs et

publics sont envahis par les papiers et ne savent pas grer leurs documents lectroniques.

Ils cherchent des solutions pour les traiter et se tournent vers le Records management, un

modle qui a fait ses preuves dans les pays anglo-saxon. En France cest Yves Protin,

directeur des archives de la Seine et de Paris, qui a fait connatre les pratiques anglo-

saxonnes aprs avoir men des missions dobservation aux Etats-Unis et en Angleterre dans

les annes 1960. [17]

3.2 Le systme anglo-saxon : le Records management

3.2.1 Les objectifs du Records management Dans le monde anglo-saxon, la gestion des archives sappuie sur un systme dsign sous le

terme de Records management, qui ne reconnat que deux stades dutilisation des archives :

les documents ncessaires au travail courant et ceux qui ne lui sont plus ncessaires. En

comparaison la thorie des trois ges, les premiers documents concernent les archives

courantes et intermdiaires dont soccupent les records managers et les autres concernent

les archives dfinitives ou historiques confies aux archivistes. La pratique anglo-saxonne

introduit donc une rupture dans la gestion des documents alors que la loi franaise sur les

archives rejette toute dichotomie entre archives courantes et archives historiques et

considre que les archivistes doivent grer les archives tout au long de leur cycle de vie.

Cette distinction est fondamentale puisquelle influe sur les objectifs de chacun des

systmes. Le Records management a pour finalit de permettre lorganisme de disposer

tout instant du document dont il a besoin pour conduire ses activits, rpondre aux

exigences lgales et rglementaires et se protger en cas de contentieux [28] alors que le

systme franais insiste galement sur lintrt historique de la gestion des archives.

Se concentrant uniquement sur les archives utiles aux administrateurs, le systme anglo-

saxon est plus prcis sur la faon de les traiter que larchivistique franaise. Ainsi la norme

ISO 15489 dfinit le Records management de la manire suivante : cest un champ de

lorganisation et de la gestion en charge dun contrle efficace et systmatique de la



21

cration, de la rception, de la conservation, de lutilisation et du sort final des documents

darchives, y compris des mthodes de fixation et de prservation de la preuve et de

linformation lis la forme des documents . Le Records management impose de prendre

en charge les documents archiver , c'est--dire ceux que lorganisme aura dcid de

conserver titre de preuve ou en raison de leur valeur informationnelle, ds leur cration

jusqu leur sort final (destruction ou versement aux archives dfinitives). Le document doit

tre li lactivit qui la produit et conserv dans le contexte2 dans lequel il a t cr. Le

systme anglo-saxon garantit galement la conservation des documents sur des supports

adapts et selon les exigences administratives et lgales du secteur dactivit concern. Il

assure la traabilit du document et sa communication dans des dlais raisonnables et selon

des droits daccs. On tiendra compte des mtadonnes des documents, c'est--dire de leur

contenu informatif, de leur forme et de leur structure afin de faciliter leur recherche.

3.2.2 Les tapes de mise en oeuvre La norme ISO 15489 suggre huit tapes pour une mise en uvre du Records

management :

1. les tudes prliminaires, qui comprennent ltude : de lorganisme (ses missions,

ses objectifs, sa structure), des systmes dinformation, de lenvironnement

rglementaire, des besoins et pratiques des utilisateurs des contraintes financires,

techniques, organisationnelles et en ressources humaines ;

2. lidentification et lanalyse des fonctions et des activits de lorganisme ;

3. lidentification des exigences archivistiques, qui passe par le recensement des

catgories de documents, lidentification des exigences de conservation en matire

de preuve et dinformation et lvaluation du risque ne pas conserver les

documents ;

4. lanalyse des systmes darchivage existants afin dvaluer sils rpondent aux

exigences de conservation ;

2 La conservation du document dans son contexte se rapproche du principe de respect des fonds, fondamental en archivistique, qui consiste ne pas disperser les documents produits ou reus par une mme unit, mme si de par leur contenu ils se rapprochent de documents provenant dautres sources. Mais concernant le principe de provenance, le Records management privilgie le critre de lactivit alors que larchivistique classique met en avant le critre du service producteur. Lorsquon se situe au moment de la cration du document, la notion dactivit reprsente plus de stabilit que la notion de producteur. Au cours du temps, le producteur peut changer. Cest le cas dailleurs des associations CASIP et COJASOR aprs la fusion en 2000.



22

5. lidentification de la stratgie pour la satisfaction des exigences archivistiques,

durant laquelle on dfinira la politique, les pratiques, les normes, les outils et les

mesures mettre en place ;

6. la formalisation dun cahier des charges pour la conception dtaille du systme de

Records management avec ses rgles, ses outils et son organisation ;

7. la ralisation conformment au cahier des charge et la mise en uvre du systme :

test, mise en application sur le site pilote, formation et dploiement ;

8. laudit du projet aprs sa mise en uvre. [28 ; 26 ; 3 ; 32 ; 19 ; 22]

3.2.3 Les outils du Records management Les outils3 de rfrence du Records management sont les suivants :

1. le plan de classement qui fait le recensement des activits et les organise

hirarchiquement ;

2. le rfrentiel de classement et darchivage des documents, appel aussi tableau de

gestion, sappuie sur le plan de classement. Il indique pour chaque catgorie de

documents sa dure de conservation et son sort final (destruction ou versement aux

archives dfinitives) ;

3. lidentifiant qui est un code unique permettant de relier chaque document ou dossier

au plan de classement ce qui permettra de le traiter de faon individuelle tout au

long de son cycle de vie ;

4. la description des documents dont les cinq lments suivants peuvent tre retenus

toute description : le localisation, lintitul, les dates extrmes, la rubrique de

classement o se situe lunit et limportance matrielle. A cela peut sajouter une

indexation des documents utile un utilisateur qui cherche une information mais ne

sait pas dans quel document il trouvera la rponse;

5. le plan de scurit prcise les rgles et procdures de protection des documents

tout au long de leur cycle de vie. Ces rgles concernent les personnes habilites

consulter les documents, les modalits de consultations, les modalits de

prservation physiques, les modalits de traage des accs et des manipulations;

3 La norme ISO 15489 ne dveloppe pas ce que doivent tre les outils du Records management, cest le rapport technique qui les cite.



23

6. la charte appele aussi guide est un document destin aux utilisateurs et la

direction de lorganisme. Elle dcrit les objectifs du Records management, les

responsabilits des personnes en charge de la gestion des documents. Elle intgre

les rgles et les outils du systme.

On voit donc que le Records management vite la division des comptences et la

dlimitation des domaines de travail. Au contraire, il vise crer une gestion continue des

archives courantes et intermdiaires. [4 ; 28]

3.3 Un concept australo-canadien : le Records continuum

Le Records management est troitement li au Records continuum dont lobjectif est de

trouver une continuit depuis la cration des documents et leur gestion en tant quarchives

courantes, intermdiaires et historiques. [22] Ce concept rappelle aussi la loi franaise de

1979 sur les archives qui rejette toute rupture entre les archives courantes, intermdiaires et

historiques mais qui dans les faits, a maintenu une dichotomie entre archives courantes et

archives historiques.

La thorie du Records continuum a t formule dans les annes 1980 au Canada en

raction contre la sparation des fonctions de gestion de documents et darchivage. Elle a

t dveloppe en Australie, par un universitaire, Frank Upward (Universit de Monash

Melbourne).

Frank Upward4 labore un modle gnral de continuum reposant sur quatre phases de

gestion :

- " create " : cette phase dsigne la phase de cration du document

- " capture " constitue la phase de rcupration des documents dans leur contexte.

La capture consiste indexer et classer le document, dterminer sa dure de

conservation et lintgrer dans le systme. La capture comprend donc

l'identification du document et la dtermination de sa valeur.

4 Upward, Frank (2000). Modelling the continuum as paradigm shift in recordkeeping and

archiving processes, and beyond a personal reflection . Records Management Journal, 10

: 3, p.115-139.



24

- " organize " est employ pour dsigner l'tape du contrle et de l'utilisation des

documents dans l'entreprise. On rejoint la question de la traabilit : si le document

subit des changements dans sa structure, son contenu, de catgorie laquelle il est

reli (un dossier " litige " peut devenir " contentieux " en cas d'action juridique), il

faut pouvoir suivre tout changement, toute volution.

- " pluralize " est la phase d'organisation de la mmoire de l'entreprise [21 ; 27 ; 24]

Cette thorie propose que la gestion des documents commence ds la cration des

documents, avec lintroduction et limplmentation des systmes de gestion lectronique de

documents et darchivage, et se poursuive tout au long du cycle de vie du document. Mais

simultanment, le concept efface les frontires des diffrents stades du cycle de vie des

documents. Avant la cration des documents, on peut dj prvoir les dlais de slection et

un tri bien dfini pour certaines catgories de documents ou dcider que certaines dentre

elles auront une valeur permanente. Ce concept complet et global de gestion des documents

implique un contrle gnral extrmement pouss et on peut se demander si cela est

possible. Les processus administratifs sont-ils si contrlables et rigides, quils puissent tre

contrls par un systme de GED ? 5 [39]

Ce scepticisme sexplique sans doute par le fait que le Records continuum est une thorie

rcente qui a t peu pratique jusqu prsent si ce nest en Australie notamment aux

Archives nationales Australiennes. [24]

5 Shellings, Frank. Dvelopper un systme de gestion globale des archives : le projet

DISSCO et les aspects humains , in : Fillieux, Vronique et velyne Vandevoorde (d.). Les

archives lectroniques : Quels dfis pour lavenir? Actes de la Troisime journe des archives

organise les 8 et 9 mai 2003 par les Archives de lUniversit catholique de Louvain.

Louvain-la-Neuve : Bruylant-Academia, 2004, p. 37-49. Cit par Daniel DUCHARME [27]



25

3.4 Apports de chacune des thories pour un systme global

de gestion des archives

3.4.1 Lutilit de la thorie des trois ges

Schma 1 : Cycle de vie des documents selon les trois thories

T 0 T 1 T 2

Thorie des 3 ges

Archivistique franaise Archives courantes Archives intermdiaires Archives historiques

Records management

Records continuum

Suite la prsentation de ces trois thories, archivistique franaise, Records management et

Records continuum, nous devons nous interroger sur les raisons dappliquer plutt lune que

lautre. La thorie des trois ges sur laquelle sappuie larchiviste franaise est-elle ce point

prime comme laffirme Anne-Marie Chabin ? [20]

Il est vrai quaujourdhui la communicabilit des documents ne concerne plus seulement

ceux transfrs aux services darchives et nayant plus dutilit administrative puisque

beaucoup dadministrations permettent aux chercheurs laccs leurs archives courantes.

Mais la principale remise en question de la thorie des trois ges vient de lvolution des

technologies de la bureautique. Dsormais, la plupart des documents crs dans un

organisme sont des documents lectroniques qui pourraient tre conservs sous cette forme

sans les imprimer. Les documents lectroniques nencombrant pas les bureaux nont pas

besoin dtre transfrs dans des locaux destins aux archives intermdiaires, celles qui

peuvent encore avoir une utilit administrative. Ainsi, pour les archives lectroniques, la

thorie des trois ges nest plus adapte. [15]

La thorie des trois ges reste donc utile pour la gestion des archives papier mais elle est

inadquate pour la gestion des archives lectroniques. Dans tous les cas, comme le

prcisent la loi franaise sur les archives de 1979 et la norme 15489 sur le Records



26

management, ce sont les traitements ds la cration du document qui sont les plus efficaces

puisque les documents sont encore dans leur contexte ce qui permet de mieux les dcrire.

3.4.2 Des thories qui se compltent Ltude des mthodes pour la gestion des archives, archivistique franaise, Records

management et Records continuum, a permis de mettre en avant leurs points communs et

leurs diffrences.

Tableau 2 : Points communs et diffrences des thories traitant de la gestion des archives

Archivistique classique

Records management

Records continuum

Documents pris en compte

Lensemble du cycle de vie du document : archives courantes, intermdiaires et historiques

Depuis la cration des documents jusqu la fin de leur utilit administrative

Lensemble du cycle de vie du document : depuis la cration du document jusqu son archivage dfinitif

Moyens de grer les documents

- Quelques consignes concernant la gestion des archives courantes et intermdiaires - Mthode, procdures et outils pour la gestion des archives historiques

- Mthode, procdures et outils pour la gestion des documents pris en charge par le Records management

- Moyens inspirs du Records management applicables tout au long du cycle de vie du document

Efficacit des thories dans la pratique

- Manque defficacit pour la gestion des archives courantes et intermdiaires - Efficacit pour la gestion des archives historiques

- Efficacit pour la gestion des documents pris en charge par le Records management

- Manque de retour dexprience pour juger de son efficacit

Finalement cette tude nous amne penser que ces thories pourraient se complter dans

llaboration dun systme de gestion des archives qui viserait traiter les documents de leur

cration leur archivage dfinitif. En effet lorsquil existe dj un service darchives au sein

dune institution, un projet de Records management peut tre mis en place afin de

dvelopper et de consolider les principes archivistiques ds la cration des documents.

Il est donc indniable que le Records management et la gestion des archives historiques

constituent les deux phases dun mme mtier. Les mthodes de traitement sont les mmes



27

et il est bien certain que lexistence dun systme de Records management au sein des

organismes producteurs facilite la constitution des archives historiques, sous rserve que

plan de classement des activits et rfrentiel de conservation (sans oublier dautres

facteurs tels que la dfinition des mtadonnes) respectent les principes de

larchivistique. 6 [26]

6 Rosine CLEYET-MICHAUD est Conservateur gnral du patrimoine Directrice des Archives

dpartementales du Nord (France) et Prsidente du Comit sur lEvaluation du Conseil

international des Archives (ICA/CAP).



28

Deuxime partie Un systme de gestion des

archives : mission imprative du service des archives de la

Fondation CASIP-COJASOR



29

1 Une fondation soucieuse de ses archives

1.1 Prsentation de la Fondation

La fondation CASIP-COJASOR est ne de la fusion de deux associations, le CASIP et le

COJASOR, tablies depuis plusieurs dcennies.

Le CASIP (Comit daction sociale isralite de Paris) est appel jusquen 1963 CBIP (Comit

de bienfaisance isralite de Paris), fond en 1809 par le Consistoire de Paris. Ce fut la

premire organisation sociale juive moderne, ouverte tous les demandeurs de la

communaut juive [34]. Au fil du temps, elle dveloppa plusieurs activits : lentretien

dun orphelinat, un vestiaire pour aider lhabillement des enfants scolariss, laide aux

familles ncessiteuses et la cration de nombreuses commissions : comme par exemple la

commission de chauffage, laide aux loyers, la commission des caisses aux prts, ou encore

la distribution de soupes dans les coles. Une uvre est mme cre pour ltablissement

des jeunes filles, le CBIP se substituant la famille pour la remise dune dot et dun

trousseau. [40] Le fourneau de la rue Ferdinand Duval distribuait galement des rations

alimentaires. Aprs la seconde guerre mondiale, le CBIP a pris une part active dans laccueil

et linsertion des immigrs juifs venus du Magreb.

Le COJASOR (Comit juif daction sociale et de reconstruction), quant lui, a t cr en

1945 en vue dapporter une aide matrielle et morale aux rescaps de la Shoah. Dans les

annes cinquante, il soccupa des rfugis dEgypte et du Liban. Par la suite, le COJASOR a

poursuivi son uvre en accueillant des rfugis du monde entier et en leur apportant une

assistance jusqu leur intgration en France. Il sest galement spcialis dans les

problmes du troisime ge en apportant une gamme de service trs large : assistance

directe, interventions administratives, prparation la retraite, aide domicile, placement

en maison de retraite.

En 1999, les deux associations ont fusionn pour donner naissance la Fondation CASIP-

COJASOR, reconnue d'utilit publique le 29 dcembre 1999. Aujourdhui, cet organisme

emploie 415 personnes au sein de quatorze services et de dix tablissements. Il a pour

vocation dassurer la prennit de lesprit, des buts et de lhritage moral de ces deux

associations fondatrices... Elle a pour but de rpondre par tous les moyens appropris aux

besoins sociaux des personnes en difficult, en particulier celles de la communaut juive ...

La Fondation agit dans un esprit douverture lgard de tout demandeur qui aurait besoin

de ses services, sans distinction de religion ou de nationalit. [38]



30

Les deux ples daction essentiels du CASIP-COJASOR sont les activits sociales et les

tablissements daccueil. Les premires ont pour but daider les diffrentes catgories de

population en difficult que ce soit des familles, des rfugis ou des personnes ges. Ces

personnes sont diriges soit vers les services sociaux de linstitution, soit vers des services

plus spcialiss qui font partie aussi de la Fondation :

- Le Service logement est charg de rechercher des logements et daccompagner des

familles en qute dhabitation ou souhaitant tre maintenues dans leurs lieux de vie.

- Le Service de tutelles suit des personnes fragilises par un handicap, la maladie ou

lge.

- Le Comit daide aux dtenus isralites (CADI) soccupe de dtenus ou dex-

dtenus.

- Le vestiaire reoit des donateurs des vtements qui sont ensuite distribus aux

personnes dmunies.

- Le Service dentraide aux personnes isoles, ges ou malades (SEPIA) est un

service dcoute qui ne sadresse pas particulirement aux personnes en difficult

conomique, il est galement charg de livrer des repas des personnes invalides

ou hospitalises.

- Le Service pour les survivants de la Shoah et les ayants droit semploie aider les

rescaps de la Shoah obtenir des indemnisations auxquelles ils ont droit.

- Le Service des fonds et fondations administre cinq fonds ayant pour objectif laide

aux tudiants ou lattribution de prix ou de bourses pour des travaux universitaires

et littraires.

- Le Bureau du Chabbath est une association loi 1901 indpendante dont la gestion

est confie la Fondation CASIP-COJASOR. Il est spcialis dans la recherche

demplois pour les chmeurs. [36 ; 37]

Les tablissements daccueil sont au nombre de dix. Il sagit de six tablissements pour les

personnes ges dont deux foyers logements et quatre EHPAD (tablissements

dhbergement pour personnes ges et dpendantes). Les quatre autres tablissements

sont destins des populations cibles : une halte garderie qui accueille en priorit des

enfants suivis par les services sociaux, une rsidence pour handicaps mentaux, un service



31

daccompagnement la vie sociale pour handicaps et un htel social qui hberge pour

quelques mois des personnes nayant plus de domicile et en recherche demploi. [36 ; 37]

Parmi les services de la Fondation, il en est un qui na pas t encore mentionn : le Service

archives et histoire. Ce service est en effet loign du cur de mtier de linstitution, laction

sociale. Quest ce qui a donc motiv la direction du CASIP-COJASOR crer un tel service ?

1.2 Cration du Service archives et histoire et ses

ralisations

1.2.1 Expertise des archives En 2000, une nouvelle directrice arrive au Service social. Aprs avoir exerc le mtier

dassistante sociale pendant de nombreuses annes, elle soccupa pendant six ans des

archives de lOeuvre de secours aux enfants (OSE) qui se consacre depuis sa cration, en

1912, un travail mdico-social, tourn vers les populations juives dfavorises et plus

particulirement vers les enfants. Son travail au Service des archives de lOSE lui a fait

prendre conscience que les archives des oeuvres de charit juives devaient tre conserves

dans un projet de reconstruction, de prservation de la mmoire et de transmission de

lhistoire de la communaut juive. [41]

Ainsi ds son arrive la Fondation CASIP-COJASOR, la nouvelle directrice du Service social

semploya ce que les archives des deux associations fondatrices, le CASIP et le COJASOR

soient expertises.

En mai 2001, le conservateur gnral du Centre historique des Archives Nationales,

responsable de la Section du XXe sicle et sa collaboratrice, conservatrice en chef, charge

des fonds de la seconde guerre mondiale, se sont rendus, linitiative de la directrice du

Service social, au sige de la Fondation CASIP-COJASOR. Lobjet de cette visite tait

dexaminer lensemble des archives de linstitution afin dapporter des conseils sur la

politique engager en matire darchivage.

Les experts ont tout dabord visit les dpts darchives de la Fondation et ont fait un certain

nombre de constats sur la situation des documents, notamment concernant leur dispersion

entre le Centre de documentation juive contemporaine et la Fondation CASIP-COJASOR. Puis

ils ont estim que face ces archives, lintrt et la richesse indniables, la tche

accomplir [tait] importante. La valeur historique des archives de la Fondation tait donc

confirme mais pour assurer leur conservation et permettre leur consultation, un certain



32

nombre de recommandations ont t mises par les experts du Centre historique des

Archives Nationales :

- prserver les archives du CBIP et du CASIP dont les plus anciennes datent de 1809,

des risques de perte, dparpillement et de dtrioration matrielle ;

- clarifier lexistant du contenu des diffrents lieux de stockage ;

- classer et inventorier de manire dtaille lensemble des archives et leur

conditionnement dans du matriel appropri ;

- pratiquer les liminations rglementaires (en particulier dans les archives

comptables ;

- dfinir larticulation de tous les documents avec le fonds conserv au CDJC ;

- dfinir un plan de classement et des tableaux de gestion (dterminant notamment

les dlais dutilit administrative des documents) pour les archives courantes encore

conserves dans les bureaux ;

- rflchir sur la fusion gographique des archives de la Fondation et amnagement

dun local spcifique ;

- rflchir sur laction mener auprs des tablissements de la Fondation qui

dtiennent leurs propres archives de fonctionnement ;

- sinterroger sur les conditions de communication dun certain nombre de pices de

nature confidentielle, telles les dossiers individuels ;

- employer un archiviste professionnel pour mener lensemble de ces tches. [35]

En 2002, en complment de lexpertise du Centre historique des Archives Nationales, un

rapport est rdig par la Commission Franaise des Archives Juives (CFAJ) la demande

du CASIP-COJASOR. Cette association forme dhistoriens, darchivistes et

duniversitaires, a pour objectif de promouvoir des recherches concernant lhistoire des

juifs en France.



33

Dj en 1962, une enqute effectue par CFAJ avait rvl que les archives du CBIP

faisaient partie des quelques rares fonds juifs qui conservaient une certaine cohsion

pour la priode antrieure la seconde guerre mondiale.7 [16]

A linstar de lorganisme public, le rapport de la CFAJ de 2002 a soulign la valeur des

archives du CASIP-COJASOR : la Fondation CASIP-COJASOR possde deux des fonds

darchives les plus prcieux du patrimoine historique et juridique de la communaut

juive de France, parce quils permettent de connatre lvolution de sa structure sociale

depuis deux sicles, travers toutes les immigrations parisiennes successives. Une

partie importante concerne lassistance aux rescaps de la Shoah. [42]

Le rapport de la CFAJ complte celui du Centre historique des Archives

Nationales puisque :

- il indique de faon prcise le type de rayonnage installer dans les locaux

darchives ;

- il donne quelques informations concernant le systme de classement adopter

pour les dossiers sociaux et suggre lutilisation dun logiciel informatique pour

retrouver rapidement les dossiers une fois classs et identifis ;

- il prconise galement le microfilmage des dossiers sociaux et de certaines

archives administratives et comptables.

Ces expertises ont permis la cration dun Service darchives au sein de la Fondation CASIP-

COJASOR ds 2001. Ainsi, un certain nombre de prconisations mises par les experts ont

dj t mises en uvre ou sont en cours de ralisation.

1.2.2 Ouverture du Service archives et histoire

1.2.2.1 Missions du service Les rapports du Centre historique des Archives Nationales et de la Commission Franaise des

Archives Juives annoncent certaines missions qui incombent au futur service darchives :

- Elaboration doutils de traitement des archives : un plan de classement et des

tableaux de gestion qui permettent danalyser lutilit des documents produits, de

7 Les autre fonds dont il est question sont : le Consistoire central, lAssociation consistoriale de Paris, lAlliance isralite universelle, les consistoire du Bas-Rhin et de la Moselle, lAssociation consistoriale de Lyon, les communaut de Strasbourg et de Metz, lAssociation culturelle de Versailles.



34

fixer leur dure de conservation, de dterminer quelles seront les archives

dfinitives ; un outil informatique pour retrouver rapidement un document dcrit et

index.

- Classement, conservation : aprs expertise, larchiviste trie les documents

collects, il les organise de faon cohrente, il prend des mesures pour assurer la

conservation, la restauration et la scurisation des documents, il assure galement

le rangement des documents, met en place leur conditionnement et supervise la

destruction de certains documents, selon les dispositions rglementaires.

Le texte prsent au Conseil dadministration en 2001 par la Directrice du service social dans

le but de crer un Service darchives la fondation CASIP-COJASOR prend en compte les

deux missions prcdentes mais insiste aussi sur la mission de communication qui revient

larchiviste. En effet, celui-ci doit communiquer les documents aux diffrents publics qui le

souhaitent notamment :

- Aux services sociaux, par exemple pour aider la constitution de dossiers

dindemnisations des victimes de la Shoah .

- Aux chercheurs pour raliser des travaux se rapportant la communaut juive

de laprs guerre qui sont encore peu nombreux . [41]

Cette dimension de la profession justifie toutes les autres, la finalit de la conservation des

archives tant de pouvoir, dans le respect des dlais fixs par la loi, les communiquer au

plus grand nombre. Larchiviste oriente et guide les lecteurs et utilisateurs dans leurs

recherches. [9]

Dans le document prsent au Conseil dadministration en 2001, il est prvu galement que

le service des archives ait une mission de valorisation des archives notamment en faisant

connatre les fonds aux institutions les plus importantes dans le domaines des archives de

la Shoah (Holocaust Memorial Museum de Washington, Yad Vachem, Centre de

documentation juive contemporaine). [41]

En 2001, le Service archives et histoire est cr. Cette dnomination marquait la volont

de la Fondation de donner ce service une double dimension : prserver la mmoire afin de

transmettre lhistoire de linstitution.

Depuis sa cration en 2001, le service des archives a atteint un certain nombre dobjectifs

prvus par les experts et la Directrice du Service social.



35

1.2.2.2 Ralisations du Service archives et histoire Tableau 3 : Missions et ralisations du Service darchives et histoire entre 2001 et 2006

MISSIONS REALISATIONS

Classement et

conservation des archives

Ensemble des documents - Identifier les fonds darchives et les types de documents existant dans linstitution (Annexe 2) - Amnagement de lieux de stockage pour lensemble des archives de la Fondation - Clarification de lexistant dans les diffrents lieux de stockage

Archives historiques - Archives du CBIP :

- Reconditionnement des archives dans du matriel adquat

- Recollement des archives avec linventaire de 1978 - Cration dun nouvel inventaire

- Archives du Toit familial8 :

- Classement et conditionnement des archives dans du matriel adquat

- Cration dun inventaire - Archives des rfugis gyptiens (Fonds COJASOR)

- Classement et conditionnement des archives dans du matriel adquat

- Cration dun inventaire - Identification et indexation des documents ichnographiques de la Fondation dans une base de donnes Access

Dossiers sociaux9- Classement des dossiers sociaux - Reconditionnement des dossiers sociaux dans du matriel adquat - Enregistrement des dossiers archivs dans une base de donnes Access

Archives des tablissements - Dbut de classement des archives dans les tablissements qui dtiennent leurs propres archives de fonctionnement

Communication Archives historiques - Mise en place de rgles sur les conditions de communication des archives de la Fondation - Communication des archives historiques classes (CBIP, Toit familial et Rfugis gyptiens) aux chercheurs et tudiants - Orientation des lecteurs et utilisateurs dans leurs recherches

8 Le Toit familial tait un foyer parisien accueillant des tudiants de la communaut juive. Il appartenait au CASIP. Cet tablissement a ferm ses portes en 2000. 9 Dossiers sociaux : dossiers des personnes suivies ou ayant t suivies par le CBIP puis le CASIP, le COJASOR ou runissant les deux associations.



36

MISSIONS REALISATIONS

Communication (suite) Dossiers sociaux - Recherche et communication de dossiers sociaux archivs aux travailleurs sociaux - Cration de procdures de communication des archives

Valorisation - Article dcrivant le fonds du CBIP et diffrentes pistes de recherche sy rapportant publi dans la revue Archives Juives en 2003 [40] - Envoi dune lettre dinformation sur les archives de la Fondation et dun historique du CASIP-COJASOR aux institutions juives. - Exposition sur laccueil du CASIP et du COJASOR aux immigrants

juifs venus dEurope de lEst de la fin du XIXe sicle aux annes

1950 lors dune journe sur le Yiddishland.

Jusqu prsent le Service des archives sest surtout attach la conservation et la

communication des dossiers sociaux et des archives historiques10 sans se proccuper de la

gestion des archives courantes et intermdiaires des directions administratives de la

Fondation CASIP-COJASOR. Or, ces dernires ont une valeur importante que ce soit pour

lactivit courante de la Fondation ou pour la mmoire et lhistoire. Si leur gestion nest pas

assure par larchiviste ds leur cration, des problmes peuvent apparatre.

10 Archives historiques de la Fondation CASIP-COJASOR : il sagit des archives du CBIP et du CASIP de 1809 1980, du Toit familial de 1953 1980, de quelques archives du COJASOR celles des Rfugis Egyptiens et les rapports dactivit de lassociation de 1945 1980.



37

2 Problmes constats et besoins concernant la gestion des archives des directions administratives

2.1 Les problmes constats et leurs causes

2.1.1 Problmes rencontrs par larchiviste Les archives des directions administratives du sige de la Fondation CASIP-COJASOR sont

produites, lheure actuelle, par sept services : la direction gnrale, la direction des

ressources humaines, la direction financire, la direction des tablissements, la direction du

Service social, la direction juridique et la direction des projets immobiliers.

Jusqu prsent, larchiviste de la Fondation CASIP-COJASOR a t amen travailler avec

ces services soit pour faire du classement du fait que certains documents taient difficiles

retrouver, soit pour vider les bureaux de leurs archives par manque de place. A ces

occasions, un certain nombre de faiblesses se sont rvles concernant la gestion des

archives.

2.1.1.1 Espace de stockage et limination des archives Les administrateurs font appel larchiviste quand la place vient manquer dans les

bureaux. Dans ce cas, deux types de demandes peuvent lui tre adresses : faire du tri et

procder llimination de certains documents ou bien dposer des dossiers dans les locaux

darchives. Comme il nexiste aucun document indiquant les documents conserver et ceux

dtruire, certaines personnes charges du classement prfrent tout garder. En labsence

de tableau de gestion, larchiviste ne peut procder des liminations si ce nest celles de

doublons.

2.1.1.2 Traabilit des archives Les demandes concernant le dplacement des documents des bureaux vers les dpts

darchives se font soit par crit, soit par oral. Certains services versants nexigent aucune

trace crite des documents qui sont enlevs des bureaux. Ils font confiance larchiviste sur

le sort des archives qui lui sont confies, lui seul dcide de leur limination ou de leur

conservation.

2.1.1.3 Absence de classement gnrant un temps de recherche dun document trop long

Larchiviste intervient galement lorsque les administrateurs constatent que le temps pass

la recherche dun document dans les bureaux ou les lieux de stockage est trop long. On lui

demande alors deffectuer le classement des documents.



38

2.1.1.4 Logique de stockage dfaillante Dans les dpts, les documents sont conservs dans des boites darchives sur lesquelles se

trouvent des indications imprcises (types darchives ou nom de lorganisme parfois des

dates) mais souvent les papiers trouvs nont pas de lien avec lintitul de la boite. Dans un

des lieux de stockage, des archives ont t dposes en vrac dans des cartons sans tre

tries au pralable.

2.1.1.5 Absence doutil de recherche Pour lensemble des archives des bureaux et dans les dpts, il nexiste pas doutil de

recherche (inventaire, bordereau de versement ou base de donnes). Dans ces conditions, la

recherche de documents nest pas aise.

2.1.2 Recherches des causes sous-jacentes

2.1.2.1 Mthode employe Afin de rechercher les causes sous-jacentes aux problmes constats ci-dessus, une enqute

a t mene par larchiviste de la Fondation auprs des sept services de directions

administratives. (Annexe 3) Elle a permis didentifier les forces et les faiblesses de

lorganisme dans la gestion des archives.

2.1.2.1.1 Communiquer auprs du personnel Avant de mener cette enqute, larchiviste a mis au courant la direction gnrale du projet

qui ne pouvait tre men convenablement sans son aval. Suite lapprobation du Directeur

gnral de la Fondation, une note de service signe par la direction gnrale et larchiviste a

t envoye aux directeurs de service du sige et leurs secrtaires pour les prvenir du

projet. Puis une runion a t organise pour expliquer le but du projet et plus prcisment

celui de lenqute et les moyens utiliss pour la mener ainsi que le rle quils allaient

tenir lors de lenqute :

- le but du projet : amliorer la gestion des archives des directions du sige depuis

leur cration jusqu leur archivage dfinitif ;

- le but de lenqute : valuer les besoins des directions du sige en matire

darchivage ;

- les moyens pour mener lenqute : collecter des informations propos des activits

de chaque direction, du rangement et classement actuel des documents et analyser

les documents crs dans chaque service ;

- le rle des directeurs de service et de leurs secrtaires : rpondre aux questions de

larchiviste concernant leurs activits, la gestion actuelle des documents et participer



39

lanalyse des documents car en tant que producteurs des documents en question,

ils sont les mieux placs pour assister larchiviste dans ce travail danalyse.

Plusieurs rencontres ont t prvues entre larchiviste et les membres de chaque service

concern pour collecter les informations sur les activits des directions, le rangement et

classement actuel et pour analyser les documents.

2.1.2.1.2 Collecter les informations Une sance de travail a t consacre cerner les activits et missions de chacune des

directions en interrogeant soit directement les directeurs de service soit leurs secrtaires.

Les questions qui ont t poses ce propos sont : Que fait votre service ? Quelles sont

ses activits ? Quelles sont les tches lies chacune de ces activits et quels sont les

dossiers correspondants ?

Concernant le rangement et le classement des documents, il savre quaucune mthode

particulire na t suivie jusqu prsent. Dans la plupart des services, larchiviste a pu

ouvrir les armoires et les boites darchives et constater par lui-mme le mode de classement.

Dans dautres o les informations sont plus sensibles notamment la direction des

ressources humaines, le mode de classement a t sommairement dcrit loral puis

reprcis par crit.

2.1.2.1.3 Analyse des documents Afin de slectionner les documents archiver et dfinir leur dure de conservation, il est

important de procder lanalyse des documents ou dossiers de chaque service. Pour y

parvenir, cest la mthode indique dans Larchivage lectronique lusage du dirigeant [30,

p. 9] qui a t retenue :

- lister les documents crs par leur service en suivant leur plan de classement

actuel ;

- inscrire lensemble des documents dans un premier tableau pour dterminer leur

valeur (sagit-il dun document vital, dun document caractre lgal ou

rglementaire, dun document soutenant les intrts de lentreprise en cas de

contentieux ou dun document exploitable pour lactivit future ?) ;

- inscrire lensemble des documents dans un deuxime tableau pour juger de la

criticit de linformation (est-ce une information confidentielle, unique et difficile

reconstituer ou de routine, sa consultation est-elle frquente, urgente ?) ;



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- inscrire lensemble des documents dans un troisime tableau pour savoir si un

document doit tre conserv dans son intgrit (dans le cadre dun audit, certains

documents doivent tre intgres), pour connatre sa volumtrie, pour estimer les

besoins de stockage et les personnes pouvant y avoir accs.

Parmi les sept services concerns, trois services nont signal aucune difficult pour mener

ce travail, les autres ont prfr tre assists par larchiviste pour leffectuer.

2.1.2.2 Difficults rencontres Avant tout, il faut signaler que lensemble du personnel concern a collabor trs

srieusement cette enqute.

Dans certains services, lenqute a rvl que certaines activits ntaient pas relates dans

des documents, cest le cas par exemple de runions qui ont lieu rgulirement mais dont

les comptes rendus sont faits de faon alatoire.

Il a t parfois difficile de dterminer la valeur de certains documents pour des questions de

smantique (les termes rglementaire , contentieux , routine ont d tre

clairement dfinis afin de ne pas crer dambigut).

Certaines personnes ont manifest des craintes concernant cette enqute. En particulier, le

fait quelle puisse imposer des changements dans lorganisation des documents au sein des

directions. Pour viter que cette impression ne sinstalle, il tait important de rpter que

tout changement se ferait dans la concertation, avec laval de la direction gnrale, des

directeurs de chaque service et de leurs secrtaires.

2.1.3 Rsultats de lanalyse de lexistant Lenqute a montr tout dabord que les directions administratives du sige de la Fondation

CASIP-COJASOR sont toutes quipes dordinateurs et certaines dentre elles possdent

galement des logiciels spcifiques leur activit. Cest le cas de la direction des ressources

humaines pour la gestion des congs, absences et retards, de la direction administrative et

comptable pour la gestion des dons et de la direction des tablissements et de celle du

Service social pour le traitement des photos.

Lanalyse de lexistant a permis galement dexaminer les types de documents produits et

reus par les directions administratives du sige et leur support. Ils sont tous produits sur

des supports numriques. En revanche, ils sont conservs sur support papier. Seules les

photographies sont gardes sur les deux types de support ainsi que quelques donnes se

trouvant sur lapplication servant la gestion des dons. Les documents reus par les



41

directions sont pour la plupart sous format papier sauf les mails qui sont eux aussi imprims

mais pas systmatiquement.

Lanalyse de lexistant, travers lenqute qui a t mene, a servi enfin cerner les causes

des problmes constats propos des archives de directions du sige de la Fondation

CASIP-COJASOR.

Les documents sont difficiles retrouver car dans certains services il nexiste pas de plan de

classement. Quant il existe un plan de classement, seule la personne layant labor est

capable de ranger les documents et de les retrouver. Certains procdent des liminations

de documents sans stre proccups au pralable de leur valeur.

Le manque de place sexplique par le fait que la plupart des services ne se sont pas

proccups du tri de leurs archives, ils gardent tout. Quelques documents sont archivs en

multiples exemplaires dans plusieurs dossiers au sein dun mme service. Des copies de

documents sont archives dans diffrents services.

2.2 Les besoins en matire darchivage des documents des

directions administratives

Face aux problmes voqus plus haut et aux rsultats de lenqute mene, plusieurs

besoins sont pressentis :

1 Afin de retrouver aisment les documents :

- Classer les documents se trouvant dans les bureaux et dans les dpts

darchives intermdiaires selon un plan de classement accept et suivi par les

personnes des services concerns

- Dcrire prcisment ces archives dj existantes et celles qui seront produites

ds leur cration

- Tracer de manire dtaille les mouvements des archives

2 Afin de gagner de la place dans les bureaux des directions administratives et dans

les locaux darchives :

- Trier les archives aprs avoir dtermin leur dure dutilit administrative, de

conservation lgale et leur sort final



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Pour rpondre lensemble de ces besoins, la Fondation CASIP-COJASOR ne peut se

dispenser dadopter un systme de gestion des archives rationnel et approuv par

lensemble des personnes concernes (la direction, les personnes charges du classement et

larchiviste) qui prendra en compte les documents de leur cration jusqu leur archivage

dfinitif. Deux solutions seront proposes pour mieux organiser et grer les archives de la

Fondation. Elles sappuient sur les thories voques en premire partie : archivistique

franaise, Records management et Records continuum. Lune plus proche de la ralit du

terrain puisquelle porte sur la gestion de documents sur support papier, sera facile mettre

en place et peu coteuse. Lautre plus loigne de la situation actuelle, puisquelle concerne

la gestion des archives lectroniques, est une solution davenir. Ces systmes trs diffrents

comportent pourtant des lments de base communs.



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Troisime partie Des solutions pour une mise en place dun systme de gestion

des archives la Fondation CASIP-COJASOR



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1 Les lments communs toutes solutions

Les lments communs toute solution pour la mise en place dun systme de gestion des

archives des directions du sige de la Fondation CASIP-COJASOR comprennent des

procdures, des outils de gestion et des moyens pour former le personnel soccupant des

archives.

1.1 Procdures

Larchivistique franaise insiste sur la continuit du cycle de vie des archives. Malgr cela,

comme nous lavons vu plusieurs reprises, la cration des documents chappe

larchiviste. Le service des archives la Fondation CASIP-COJASOR, comme ceux dautres

institutions, est surtout sollicit pour rechercher des documents anciens et pour se voir

confier des documents qui ont perdu ou commencent perdre leur valeur administrative.

Ainsi les procdures sont essentiellement lies au versement des archives des bureaux

administratifs vers le service des archives. Les procdures depuis la cration des documents

jusqu leur arrive au service darchives sont inexistantes.

Dans loptique du Records management, qui soccupe du document ds sa cration, de

nouvelles procdures sont dvelopper (instruction lors de la cration dun document,

capture de documents, transfert des documents) ; les autres procdures dfinies pour la

mise en place dun systme darchivage global, restent identiques celles suivies par

larchivistique classique (procdure de conservation, de tri et dlimination et de recherche).

1.1.1 Instruction lors de la cration dun document Lorsquun document est cr, ladministrateur doit vrifier sil est rpertori dans le plan de

classement. Si ce nest pas le cas, il devra sinterroger sur la valeur du document avec laide

de larchiviste afin de lintroduire ou pas dans le plan de classement.

1.1.2 Capture de documents La procdure de capture consiste identifier, dcrire et indexer les documents ds leur

cration. Lidentification correspond lattribution dun numro de rfrence unique pour

chaque document qui le rattache au plan de classement.



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La description des documents doit rpondre aux questions : quoi, o, comment, avec quoi,

par qui, quand ? Elle sappuie sur la norme internationale ISAD (G)11 qui dtaille les

lments pour dcrire des documents darchives. [10] Nous ne retenons que quelques points

lintrieur de chaque zone de description pour viter une surcharge de travail trop

importante pour les administrateurs et larchivi

De la création du document à son archivage définitif...

Documents

Transcript of De la création du document à son archivage définitif...