Financial Supply Chain

SEPA

Création d’un fichier XML pour le virement européen SEPA (SCT) à partir d’un fichier .csv en Telelink6Version mars 2014

ing.be/sepa

1. INTRODUCTION 3

2. COMMENT CRÉER UN NOUVEAU FICHIER XML SCT À PARTIR D’UN FICHIER

.CSV DANS TELELINK6 4

2.1. Lancer l’application Telelink6 4

2.2. Importer le fichier standard de mapping UDF dans votre application Telelink6 4

2.3. Créer le fichier .CSV 6

2.4. Charger le fichier .CSV 8

2.5. Lier le fichier de mapping UDF standard « User-Defined Format » avec le fichier .CSV 10

2.6. Générer des fichiers XML et les valider (voir les spécifications Febelfin) 12

3. ANNEXE 13

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1. IntroductionCe manuel a pour but de vous aider à créer temporairement un fichier XML SEPA à partir d’un fichier .CSV existant. Ceci au moyen de l’application Telelink6 - via l’outil “User-Defined Format” (UDF) lorsque vous souhaitez initier un virement européen SEPA, SEPA Credit Transfer (SCT).

Afin d’utiliser au mieux ce manuel, il faut tenir compte de certains prérequis. Vous devez donc au préalable:• Télécharger et avoir accès en tant qu’administrateur à la dernière version de l’application Telelink6 (https://download.ing.be/software/Telelink6/install.asp) ainsi qu’à Isabel 6 ;• Faire uniquement des virements européens SEPA (également prévu pour les paiements de salaires (SALA) - paiements

de trésorerie (TREA) - paiements “intra-company” (INTC)) ;• Avoir une structure de comptes en IBAN/BIC ;• Créer des transactions dans un format .CSV (voir annexe) ;• Limiter à un maximum de 10.000 transactions par ficher .CSV.

Les différentes copies d’écrans peuvent légèrement différer en fonction de la langue sélectionnée.Pour plus d’information, nous vous conseillons de prendre contact avec votre conseiller ING.

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2. Comment créer un nouveau fichier XML SCT à partir d’un fichier .CSV dans Telelink6

Afin de créer un fichier XML SCT totalement conforme aux normes de SEPA via l’application Telelink6, vous devez passer par 6 grandes étapes :

• Lancer l’application Telelink6 • Importer le fichier de mapping standard UDF « User-Defined Format » dans votre application Telelink6 • Créer le fichier .CSV• Charger le fichier .CSV• Lier le fichier standard de mapping UDF « User-Defined Format » avec le fichier .CSV• Générer des fichiers XML et les valider (voir les spécifications Febelfin)

2.1. Lancer l’application Telelink6

Dès que la dernière version de l’application Telelink6 fonctionne sur votre PC (voir les prérequis), allez dans l’application pour importer le fichier standard de mapping UDF expliqué dans le point 2.2 suivant.

2.2. Importer le fichier standard de mapping UDF dans votre application Telelink6

La première étape est de charger le fichier standard de mapping UDF « User-Defined Format » dans votre application Telelink6. Les documents .UDF nécessaires sont disponibles sur simple demande à votre chargé de relation ING. Afin de faire le mapping, allez dans le menu « Panneau de configuration » en bas à gauche de la section « menu » de votre écran :

Vous verrez un pop-up apparaître indiquant : « Une modification des paramètres peut nuire à la stabilité et au fonctionnement correct de l’application». Cliquez sur “OK” pour continuer.

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Ensuite, dans le Panneau de configuration, sélectionnez l’onglet « Formats défini par l’utilisateur » juste en dessous de l’onglet principal « Avancé ». Lorsque vous êtes ici, cliquez sur ”Charger à partir du disque”. Le but de cette opération est de récupérer le fichier de mapping UDF qui est sauvé sur votre disque et de le lier à Telelink6.

Sélectionnez le fichier de mapping UDF que vous souhaitez importer dans Telelink6.

A ce stade, vous pouvez choisir les types de documents à sélectionner. L’exemple montré dans la copie d’écran ci-dessus peut être par exemple « SCT payments ». Une autre possibilité pourrait être « SCT SALA ».Cliquez ensuite sur “ouvrir” et votre fichier de mapping UDF sera importé dans Telelink6.

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L’exemple ci-dessous montre que des formats différents sont importés dans l’application Telelink6 :

See the example bellow where the different formats are imported in the Telelink6 application:

Répétez les étapes ci-dessus pour charger tous les fichiers de mapping UDF dont vous avez besoin pour vos opérations. A la fin de cette étape, vous devriez avoir tous les fichiers de mapping UDF importés dans votre application. Le chargement du fichier UDF dans Telelink6 ne doit être fait qu’une seule fois. Le fichier UDF restera sauvegardé dans l’application à chaque fois que vous vous connecterez.L’étape suivante sera de créer le fichier .CSV.

2.3. Créer le fichier .CSV

Des modèles de fichiers .CSV vides ou remplis de données peuvent être demandés à votre chargé de relation ING (voir annexe).

Le fichier .CSV ne doit pas contenir plus de 10.000 transactions. Si vous avez plus de 10.000 transactions, vous devez diviser vos transactions en plusieurs fichiers .CSV différents.Votre fichier .CSV peut-être créé au moyen de votre ERP, par votre système comptable ou bien même créé manuellement. Dans tous les cas, faites attention aux paramètres régionaux : les séparateurs doivent être des points-virgules « ; ».

Votre fichier .CSV doit suivre les spécifications montrées dans l’exemple ci-dessous. Cela signifie que le format de fichier .CSV doit contenir des informations placées dans les bonnes colonnes du fichier .CSV (voir copie d’écran ci-dessous). Les colonnes de A à R doivent être correctement remplies comme suit :

Remarques Importantes : Veillez à ce que les nombres ne soient pas biaisés lorsque vous sauverez votre fichier dans Excel. Il est toujours préférable d’ouvrir le fichier .CSV en Notepad. Notez que certains champs qui sont présents dans le fichier XML, sont déjà pré-remplis pour vous dans Telelink6; vous n’avez donc plus besoin de les mentionner dans le fichier .CSV.

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Il est aussi important de se rappeler que vous pouvez toujours modifier directement les données dans Telelink6 après le chargement de votre fichier .CSV. Cependant, ceci peut avoir un impact si le champ n’est pas correctement complété.Tous les champs du fichier .CSV doivent être remplis. Notez aussi que si vous dépassez le nombre de caractères définis par le guide d’implémentation de Febelfin, vos données seront biaisées et réduites aux caractères autorisés.

Champs dans le fichier .CSV : Cette sous-section a pour but de vous expliquer les différents champs du fichier .CSV (sous la Terminologie Telelink6) comparés à la terminologie utilisée par Febelfin :

COLONNE NOM TERMINOLOGIE FEBELFIN (TAG)

A Date de creation Creation Date Time

B Date mémo Requested Collection Date

C Compte propre Debtor Account

D Pays compte contrepartie Creditor Country

E Compte contrepartie Creditor account

F montant Instant amount Currency

G devise Instant amount Currency

H Référence d’origine End to End ID

I ID du paiement Payment Information ID

J Nom contrepartie Creditor Name

K Adresse et numéro Street and Number

L Code postal et commune City and Zip code

M Pays de résidence Residential country

N Code BIC BIC code

O Communication1 Communication1

P Communication2 Communication2

Q Communication3 Communication3

R Communication4 Communication4

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2.4. Charger le fichier .CSV

Dès que l’application Telelink6 tourne sur votre ordinateur (voir prérequis), allez sous le champ « Transactions », cliquez sur « Paiements ». Là, cliquez sur le module « European Credit Transfer » pour les virements européens SEPA.

Après cela, votre fichier .CSV étant créé en accord avec les spécifications (voir annexe), cliquez sur “Importer” afin de charger votre fichier .CSV:

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Quand vous atteignez l’écran d’assistance à l’importation, vous pouvez cliquer sur « Ajouter » pour aller récupérer votre fichier .CSV.

Après avoir accompli ces différentes étapes, vous obtiendrez une vue sur tous les fichiers déjà chargés jusqu’à présent.Ensuite, vous pouvez utiliser l’assistance d’importation de Telelink6 pour convertir votre fichier .CSV en un fichier XML.Sélectionnez votre fichier .CSV et cliquez sur “Ouvrir”.

Sélectionnez votre fichier de virements européens SEPA et cliquez sur “ouvrir”

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Quand votre fichier est sélectionné, vous pouvez voir le chemin (arborescence) montré sur l’écran pop-up. Là, vous pouvez cliquer sur « Suivant » :

2.5. Lier le fichier standard de mapping UDF « User-Defined Format » avec le fichier .CSV

Quand vous atteignez l’écran suivant, vous allez faire le lien entre le fichier de mapping UDF (importation expliquée au point 2.2) et le fichier .CSV (chargement expliqué au point 2.4).Etant donné que vous avez cliqué sur « suivant » dans l’écran précédant, vous atteignez désormais l’écran ci-dessous qui regroupe tous les fichiers de mapping UDF que vous avez importés précédemment (voir point 2.2).

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Après avoir sélectionné le fichier de mapping UDF que vous voulez utiliser, cliquez sur “Suivant”. Le système : • Importera votre fichier .CSV• Vérifiera le format • Convertira le fichier .CSV au moyen du système de mapping (lien fait à partir du fichier de mapping UDF : voir

annexe) vers un fichier XML SCT.

Vous verrez lorsque l’assistance d’importation aura traité 100% de la conversion. Lorsque c’est fait, vous pouvez cliquer sur « suivant » :

L’écran suivant indique que vous avez atteint la fin du processus de chargement. Cliquez donc sur « Terminer » :

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2.6. Générer des fichiers XML et les valider (voir les spécifications Febelfin)

Les deux derniers écrans sont des écrans de fermeture. Ceci signifie que vous avez créé un fichier XML de virements européens SEPA. Cliquez donc sur « Ok » pour finir ; votre fichier est maintenant prêt à être envoyé via Isabel 6.

A la fin du processus, votre fichier XML SCT est prêt à suivre les règles du virement européen SEPA.

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3. Annexe

Les documents .CSV et .UDF nécessaires sont disponibles sur simple demande à votre chargé de relation ING.

SCT CSV vide CSV contenant des données UDF mapping

SCT Payment Fichier “SCT” vide pouvant servir de modèle pour un virement européen SEPA

Fichier “SCT” contenant des données exemples utilisées pour un virement européen SEPA

Mapping UDF de paiements

SCT SALA Fichier “SCTSALA” vide pouvant servir de modèle pour un virement européen SEPA de paiements de salaires (SALA)

Fichier “SCTSALA” contenant des données exemples utilisées pour un virement européen SEPA de paiements de salaires (SALA)

Mapping UDF de paiements de salaires

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