Cours présenté par Mr Mounir GRARI

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Créer des états

Les états permettent de présenter les données sous forme de rapports d’aspect professionnel.

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Créer un état à l’aide de l’assistant état

1. Cliquez Etats dans la fenêtre Base de données.

2. Double-cliquez Créer un état à l’aide de l’Assistant. (la boite de dialogue assistant Etat apparaît).

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Créer un état à l’aide de l’assistant état (suite)

3. Cliquez la flèche dans cette zone pour sélectionner la table contenant les champs que vous voulez inclure dans votre état.

4. Cliquez le nom de la table.

Cette zone affiche les champs de la table sélectionnée.

5. Double-cliquez chaque champ à ajouter à l’état..

Cette zone affiche les champs sélectionnées.

6. Vous pouvez ajouter des champs provenant d’autres tables, en répétant les étapes 3 à 5 pour chaque table.

7. Cliquez Suivant pour continuer.

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Créer un état à l’aide de l’assistant état (suite)

Si vous avez sélectionné des champs provenant de plusieurs tables, vous pouvez choisir la table à utiliser pour regrouper les données de l’état.

8. Cliquez la table à utiliser comme base de regroupement.

Cette zone affiche un exemple du regroupement choisi.

9. Cliquez Suivant pour continuer

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Créer un état à l’aide de l’assistant état (suite)

10. Pour utiliser un champ spécifique comme support du regroupement, double cliquez son nom.

Cette zone affiche un exemple du regroupement choisi.

11. Cliquez Suivant pour continuer.

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Créer un état à l’aide de l’assistant état (suite)

12. Cliquez la flèche, afin de trier vos données.

13. Cliquez le champ qui servira de clé de tri.

14. Cliquez ce bouton jusqu’à ce qu’il affiche l’ordre de tri souhaité.

15. Pour trier selon un second champ, répétez ici les étapes 12 à 14.

16. Pour effectuer des calculs dans l’état, cliquez le bouton Options de synthèse. (Cette option peut ne pas être disponible dans certains états. Si tel est le cas, passez à l’étape 21).

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Créer un état à l’aide de l’assistant état (suite)

La boite de dialogue Option de synthèse apparaît.

Les champs qui permettent d’effectuer des calculs apparaissent ici.

17. Cliquez la case () correspondant à chaque calcul demandé ( devient ).

18. Cliquez une option selon que vous voulez afficher tous les enregistrements et la synthèse ou la synthèse seule.

19. Pour afficher le pourcentage du total représenté par chaque groupe, cliquez cette option ( devient )..

20 Cliquez Ok, puis Suivant pour continuer

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Créer un état à l’aide de l’assistant état Affichage des synthèse dans un état

Détail et total : Affiche tous les enregistrements de la table et la synthèse. Par exemple, un état donnera toutes les commandes et le total des commandes du mois.

Total uniquement : N’affiche que la synthèse. Par exemple, l’état ne donnera que le total mensuel.

Calcul du pourcentage du total pour les sommes : Affiche le pourcentage représenté par chaque groupe par rapport au total. Par exemple, l’état donnera le pourcentage de chaque mois par rapport au total des commandes.

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9

Créer un état à l’aide de l’assistant état (suite)

22. Cliquez la présentation choisie.

Un exemple s’affiche ici.

23. Cliquez l’orientation de page souhaitée.

24. Cliquez Suivant pour continuer.

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10

Créer un état à l’aide de l’assistant état (suite)

25. Cliquez le style à utilise pour l’état.

Un exemple de style s’affiche ici.

26. Cliquez Suivant pour continuer.

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11

Créer un état à l’aide de l’assistant état (suite)

27. Entrez un nom pour votre état si vous voulez le changé.

28. Cliquez Terminer pour lancer la création de l’état.

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12

Créer un état à l’aide de l’assistant état (suite)

Une fenêtre apparaît, affichant votre état.

29. Lorsque vous avez terminé de consulter l’état, cliquez ce bouton pour fermer la fenêtre.

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Créer un état instantané1. Cliquez Etats dans la fenêtre

Base de données.

2. Cliquez Nouveau (la boite de dialogue Nouvel Etat apparaît).

3. Cliquez le type d’état instantané souhaité.

4. Cliquez la flèche dans cette zone pour afficher les tables disponibles.

5. Cliquez la table contenant les données à inclure dans l’état.

6. Cliquez OK pour créer l’état. (une fenêtre apparaît, affichant votre état).

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Créer un état instantané (suite)7. Pour enregistrer l’état, cliquez Fichier.

8. Cliquez la commande Enregistrer. (La boite de dialogue Enregistrer sous apparaît).

9. Donnez un nom à votre état, puis cliquez sur le bouton OK.

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Modifier le mode d’affichage d’un état Dans cet exemple, l’état

apparaît en mode Aperçu avant impression.

1. Cliquez la flèche dans cette zone pour sélectionner un mode d’affichage différent.

2. Cliquez le mode d’affichage à utiliser. (l’état apparaît dans le mode sélectionné).

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Ajouter une image dans un état1. Affichez l’état à modifier en mode

création.

2. Cliquez le bouton image, pour ajouter une image à votre état.

3. Si la boite à outils n’est pas afficher cliquez le bouton outils.

4. Cliquez à l’emplacement où vous voulez obtenir le coin supérieur gauche de l’image. (la boite de dialogue Insérer une image apparaît).

5. Cliquez le nom de l’image à inclure dans l’état, puis cliquez sur OK. (l’image apparaît dans l’état).

6. Enregistrez vos modifications.