Cour de Microsoft Excel Introduction EXCEL est un logiciel de Microsoft permettant la création, la...

Cour de Cour de Microsoft ExcelMicrosoft Excel

IntroductionIntroduction

EXCELEXCEL est un logiciel de Microsoft est un logiciel de Microsoft permettant la création, la manipulation et permettant la création, la manipulation et l’édition de données organisées sous forme de l’édition de données organisées sous forme de tableaux.tableaux.

1. FONCTIONS DE BASE1. FONCTIONS DE BASE Structure d’un Structure d’un classeur classeur ExcelExcel Options d’affichage des donnéesOptions d’affichage des données Insertions et suppressionsInsertions et suppressions Mise en formes des donnéesMise en formes des données Calculs : exécution, fonctions, Calculs : exécution, fonctions, etc.etc. Création des graphiquesCréation des graphiques ImpressionImpression

Description généraleDescription générale

Barre des menus

Barres d’outilsstandard

Barre d’outilsde mise en forme

ColonnesLignes Cellules

Barre des formules Somme automatique

Coller une fonction Assistant graphique

Notion de classeurNotion de classeur

Dans Dans Microsoft ExcelMicrosoft Excel, un , un classeurclasseur est le est le fichier dans lequel vous travaillez et stockez fichier dans lequel vous travaillez et stockez vos données.vos données.

Chaque classeur peut contenir de nombreuses Chaque classeur peut contenir de nombreuses feuilles.feuilles.

Vous pouvez organiser différentes sortes Vous pouvez organiser différentes sortes d'informations au sein d'un même fichier.d'informations au sein d'un même fichier.

Notion de feuille de calculNotion de feuille de calcul

Les Les feuilles de calculfeuilles de calcul du classeur servent à du classeur servent à répertorier et analyser des données.répertorier et analyser des données.

Vous pouvez renseigner ou modifier des données Vous pouvez renseigner ou modifier des données dans plusieurs feuilles de calcul et effectuer des dans plusieurs feuilles de calcul et effectuer des calculs à partir de données provenant de plusieurs calculs à partir de données provenant de plusieurs feuilles.feuilles.

Vous pouvez placer un graphique sur la même Vous pouvez placer un graphique sur la même feuille de calcul que les données qui s'y rapportent feuille de calcul que les données qui s'y rapportent ou sur une feuille distincte.ou sur une feuille distincte.

Click droit sur l ’onglet de la feuille concernée

Structure de données sous Excel (i)Structure de données sous Excel (i)

Une base de données est composée d'enregistrements. Une base de données est composée d'enregistrements. Chaque enregistrement est subdivisé en champs.Chaque enregistrement est subdivisé en champs.

Dans Dans ExcelExcel, les enregistrements se présentent en lignes, les enregistrements se présentent en ligneset les champs en colonnes.et les champs en colonnes.

Structure de données sous Excel (ii)Structure de données sous Excel (ii)

Les champs d’une base de données se distinguent par Les champs d’une base de données se distinguent par

leur nom.leur nom. Le nombre maximum de champs est de 256. Le nombre Le nombre maximum de champs est de 256. Le nombre

d'enregistrements dépend du nombre de lignes de la d'enregistrements dépend du nombre de lignes de la feuille (65 536) et de l'espace mémoire disponible.feuille (65 536) et de l'espace mémoire disponible.

Au sein d'un même classeur, plusieurs feuilles peuvent Au sein d'un même classeur, plusieurs feuilles peuvent contenir des données. On parle alors de tables. La base contenir des données. On parle alors de tables. La base de données étant représentée par le classeur.de données étant représentée par le classeur.

Importation de donnéesImportation de données

Conversions des fichiers Conversions des fichiers

*.txt *.xls*.txt *.xls*.xls *.txt*.xls *.txt

Options d’affichageOptions d’affichageSous Sous ExcelExcel, vous pouvez ajuster la largeur , vous pouvez ajuster la largeur des lignes et des colonnes pour afficher le des lignes et des colonnes pour afficher le contenu des enregistrements en entier.contenu des enregistrements en entier.

Placez le curseur de la souris entre deux boutons de colonnes ou de lignes jusqu'à voir apparaître des flèches de redimensionnement.

Masquer des colonnes ... Certaines lignes et colonnes, ne servent qu’à la Certaines lignes et colonnes, ne servent qu’à la mise en œuvre de calculs intermédiaires du mise en œuvre de calculs intermédiaires du tableau.tableau.

Leur affichage n’étant pas indispensable, il est Leur affichage n’étant pas indispensable, il est possible de cacher ces lignes et colonnes.possible de cacher ces lignes et colonnes.

Insertions et suppressionsInsertions et suppressions

Vous pouvez gérer l’insertion et la suppression de Vous pouvez gérer l’insertion et la suppression de lignes, de colonnes et de cellules :lignes, de colonnes et de cellules :

Collages spéciauxCollages spéciaux

Objectifs :Objectifs :

Copie de cellules visibles uniquement ;Copie de cellules visibles uniquement ; Transformation de lignes en colonnes, et inversement ;Transformation de lignes en colonnes, et inversement ; Copie de valeurs, formules, commentaires ou formats Copie de valeurs, formules, commentaires ou formats

de cellule uniquement ;de cellule uniquement ; Déplacement, copie de données contenues dans des Déplacement, copie de données contenues dans des

cellules .cellules .

Format de cellule (i)Format de cellule (i)

Format de cellule (ii)Format de cellule (ii)

Faire des commentaires ... Avec la barre d'outils Avec la barre d'outils RévisionRévision, vous pouvez insérer des commentaires. Si un commentaire , vous pouvez insérer des commentaires. Si un commentaire

existe déjà pour une cellule, vous pouvez effectuer des modifications.existe déjà pour une cellule, vous pouvez effectuer des modifications.

Pour afficher les commentaires,Pour afficher les commentaires,sélectionner sélectionner Affichage - Commentaires ...Affichage - Commentaires ...

Mise en forme rapide avec des Mise en forme rapide avec des styles ou des formats prédéfinisstyles ou des formats prédéfinis

Microsoft ExcelMicrosoft Excel propose des styles pour mettre en forme des propose des styles pour mettre en forme des

nombres en tant que monnaie, pourcentage ou à l'aide de la virgule nombres en tant que monnaie, pourcentage ou à l'aide de la virgule comme séparateur des milliers. comme séparateur des milliers.

Pour mettre en forme une liste entière vous pouvez lui appliquer un Pour mettre en forme une liste entière vous pouvez lui appliquer un modèle de tableau prédéfini :modèle de tableau prédéfini :

Format conditionnelFormat conditionnel

Un élément de tableau montre des signes de faiblesse …Un élément de tableau montre des signes de faiblesse …

le tableur doit en avertir. Cette méthode d'analyse porte le le tableur doit en avertir. Cette méthode d'analyse porte le nom de nom de format conditionnelformat conditionnel. Pour une même cellule ou un . Pour une même cellule ou un groupe de cellules, plusieurs formats d'affichage sont groupe de cellules, plusieurs formats d'affichage sont possibles en fonction des valeurs contenues.possibles en fonction des valeurs contenues.

Modèle de classeurModèle de classeur

Certaines feuilles ou classeurs sont utilisés comme Certaines feuilles ou classeurs sont utilisés comme base de calcul avec des données différentes. Leur base de calcul avec des données différentes. Leur structure peut être sauvegardée comme modèle. structure peut être sauvegardée comme modèle. Les formules de calcul, les graphiques et les Les formules de calcul, les graphiques et les rapports font partie intégrante du modèle. rapports font partie intégrante du modèle.

Opérations arithmétiques Opérations arithmétiques

Pour effectuer des opérations arithmétiques Pour effectuer des opérations arithmétiques simples ou calculer des expressions mathématiques simples ou calculer des expressions mathématiques dans une feuille Excel, utiliser le champ "=" dans une feuille Excel, utiliser le champ "=" (Formule).(Formule).

Vous pouvez utiliser ce champ avec des références Vous pouvez utiliser ce champ avec des références à des cellules.à des cellules.

Opérateurs arithmétiques Opérateurs arithmétiques

Les opérateurs indiquent le type de calcul que vous Les opérateurs indiquent le type de calcul que vous voulez effectuer sur les éléments d'une formule. Les voulez effectuer sur les éléments d'une formule. Les opérateurs arithmétiquesopérateurs arithmétiques réalisent les opérations réalisent les opérations mathématiques de base telles que l'addition, la mathématiques de base telles que l'addition, la soustraction ou la multiplication, combinent des soustraction ou la multiplication, combinent des nombres et produisent des résultats numériques.nombres et produisent des résultats numériques.

Exemples d’opérateurs arithmétiques

Opérateur Signification Exemple+ (signe plus) Addition 3+3– (signe moins) Soustraction 3–1* (astérisque) Multiplication 3*3/ (barre oblique) Division 3/3% (signe pourcentage) Pourcentage 20% ^ (signe insertion) Exposant 3^2

Exécution d’un calcul (i)Exécution d’un calcul (i) Cliquez sur la cellule dans laquelle vous souhaitez voir apparaître le résultat.Cliquez sur la cellule dans laquelle vous souhaitez voir apparaître le résultat. Dans la barre de formule cliquez sur = . Cette barre permet de saisir ou Dans la barre de formule cliquez sur = . Cette barre permet de saisir ou

modifier les valeurs ou les formules des cellules. modifier les valeurs ou les formules des cellules. Pour faire référence au contenu d'une cellule, cliquez sur la cellule Pour faire référence au contenu d'une cellule, cliquez sur la cellule

correspondante ou saisissez les références de la cellule.correspondante ou saisissez les références de la cellule.

Par exemple :Par exemple :

Recettes Tarif plein =Recettes Tarif plein = Tarif pleinTarif plein * * Nb Entrées au Tarif pleinNb Entrées au Tarif plein

Exécution d’un calcul (ii)Exécution d’un calcul (ii) Pour répéter une formule dans plusieurs cellules adjacentes, cliquez sur la Pour répéter une formule dans plusieurs cellules adjacentes, cliquez sur la

partie inférieure droite de la cellule contenant la formule et faites glisser le partie inférieure droite de la cellule contenant la formule et faites glisser le curseur :curseur :

NOTE :NOTE : Excel recalcule automatiquementExcel recalcule automatiquementles formules lorsque les valeurs dépendentles formules lorsque les valeurs dépendentde cellules qui ont été modifiées.de cellules qui ont été modifiées.

Références relatives et références absolues

Dans les formules de calculs, l'adaptation des coordonnées des Dans les formules de calculs, l'adaptation des coordonnées des cellules en fonction de leur position relative est automatique.cellules en fonction de leur position relative est automatique.

La mise en absolu de la référence d'une cellule au sein d'une La mise en absolu de la référence d'une cellule au sein d'une formule de calcul s'effectue via le caractère formule de calcul s'effectue via le caractère $$..

Le symbole Le symbole $$ bloque la référence de la cellule concernée dans bloque la référence de la cellule concernée dans la formule :la formule :

Cellule nomméeCellule nommée

Il existe une autre méthode de mise en Il existe une autre méthode de mise en absolu des références de cellules. absolu des références de cellules.

ExcelExcel autorise la création d'étiquettes pour autorise la création d'étiquettes pour une cellule ou un groupe de cellules. Les une cellule ou un groupe de cellules. Les étiquettes utilisent des références absolues étiquettes utilisent des références absolues par défaut. Par exemple, on peut définir par défaut. Par exemple, on peut définir l'étiquette l'étiquette TVATVA pour la cellule pour la cellule H106 H106 ::

Utilisation de fonctionsUtilisation de fonctions

ExcelExcel propose différentes catégories de fonctions pour propose différentes catégories de fonctions pour satisfaire un large panel d'utilisateurs.satisfaire un large panel d'utilisateurs.

Traquer les erreurs ... Utilisez la barre d'outils Utilisez la barre d'outils AuditAudit pour traquer les erreurs de vos calculs :pour traquer les erreurs de vos calculs :

Cliquez sur l'icône Cliquez sur l'icône Repérer une erreurRepérer une erreur..

Toutes les cellules impliquées dans le processus sont marquées Toutes les cellules impliquées dans le processus sont marquées en rouge en rouge ..

Les cellules susceptibles d'être à l'origine de l'erreur sont marquées Les cellules susceptibles d'être à l'origine de l'erreur sont marquées en bleu en bleu . .

Création des graphiques (étape 1)Création des graphiques (étape 1)

Dans la barre de menu, Dans la barre de menu, sélectionner sélectionner Insertion - Insertion - GraphiqueGraphique. . ExcelExcel ouvre l'assistant ouvre l'assistant graphique. Cet outil guide graphique. Cet outil guide l'utilisateur au travers de 4 étapes l'utilisateur au travers de 4 étapes pour la réalisation de graphiques.pour la réalisation de graphiques.

Les éléments sélectionnés au sein Les éléments sélectionnés au sein de cet assistant ne sont pas de cet assistant ne sont pas définitifs. Par la suite, toutes les définitifs. Par la suite, toutes les modifications utiles et nécessaires modifications utiles et nécessaires au parachèvement de l'ensemble au parachèvement de l'ensemble peuvent être apportées.peuvent être apportées.

Assistant graphique, Assistant graphique, étape 1 de 4,étape 1 de 4,

Type de graphique.Type de graphique.

Excel propose de nombreux types de graphiques Excel propose de nombreux types de graphiques standard et personnalisés.standard et personnalisés.


Cette étape propose de définir la Cette étape propose de définir la zone de données source du zone de données source du graphique. Si la sélection d'une graphique. Si la sélection d'une zone source est réalisée a priori, zone source est réalisée a priori, ses coordonnées apparaissent dans ses coordonnées apparaissent dans la la Plage de donnéesPlage de données.. Le nom de la Le nom de la feuille et les paramètres de la zone feuille et les paramètres de la zone sont repris.sont repris.

La lecture de cette zone s'effectue La lecture de cette zone s'effectue soit horizontalement (soit horizontalement (LignesLignes), soit ), soit verticalement (verticalement (ColonnesColonnes). Les 2 ). Les 2 lectures produisent des graphiques lectures produisent des graphiques différents.différents.

Assistant graphique,Assistant graphique, étape 2 de 4étape 2 de 4,

Données source du graphique.Données source du graphique.


4 titres sont accessibles selon le type de graphique sélectionné :4 titres sont accessibles selon le type de graphique sélectionné :le le titre général du graphiquetitre général du graphique, le titre de l', le titre de l'axe des Xaxe des X, le titre de, le titre del'l'axe des Yaxe des Y et le titre de l' et le titre de l'axe des Zaxe des Z..


Options du graphique.Options du graphique. Titres. Titres.

Pour Pour ExcelExcel, l'axe des , l'axe des YYse situe à droite du graphique.se situe à droite du graphique.L'axe des L'axe des ZZ se situe à gauche se situe à gaucheou dans la profondeur pourou dans la profondeur pourune représentationune représentation

tridimensionnelle.tridimensionnelle.



Localisation du graphique.Localisation du graphique.

Le graphique est créé soit sur une nouvelle feuille, soit comme objet au sein de la feuille courante.

Personnaliser un graphique ...Personnaliser un graphique ...

En plus du graphique, Excel affiche une barre d'outils Graphique spécifique.

Pour chaque élément sélectionné, vous pouvez définir plusieurs paramètres spécifiques, par exemple :

Types de graphiquesTypes de graphiques

AnneauAnneau


BoursierBoursier


BulleBulle


HistogrammeHistogramme


RadarRadar


SecteursSecteurs


CourbesCourbes

Imprimer les tableaux ...Imprimer les tableaux ...L'impression d'un tableau s'effectue en cliquant L'impression d'un tableau s'effectue en cliquant sur sur ImprimerImprimer dans la barre d'outils standard. dans la barre d'outils standard. Cependant, pour s'assurer de la bonne réalisation Cependant, pour s'assurer de la bonne réalisation de cette opération, il s'avère utile d'effectuer de cette opération, il s'avère utile d'effectuer préalablement un préalablement un aperçu avant impressionaperçu avant impression : :

2. ANALYSE DE DONNEES2. ANALYSE DE DONNEES

ClassementClassement Filtres automatiquesFiltres automatiques Filtres élaborésFiltres élaborés Sous-totauxSous-totaux Plan automatiquePlan automatique Tableaux croisés dynamiquesTableaux croisés dynamiques

Classement (ordre de tri)Classement (ordre de tri)

Le classement s'effectue sur tous les champs et tous les enregistrements du tableau.Le classement s'effectue sur tous les champs et tous les enregistrements du tableau. Le classement s'effectue d'abord sur la Le classement s'effectue d'abord sur la première clépremière clé. S'il s'avère impossible de réaliser . S'il s'avère impossible de réaliser

une distinction entre les éléments de cette première clé, la une distinction entre les éléments de cette première clé, la deuxième clédeuxième clé est consultée. est consultée. La La troisième clétroisième clé est utilisée si aucune distinction n'est possible entre les est utilisée si aucune distinction n'est possible entre les

enregistrements sur les deux premières clés. enregistrements sur les deux premières clés.

Vous pouvez également créer l ’ordre de tri personnalisé :

Outils - Options - Listes personnaliséesOutils - Options - Listes personnalisées

Filtres automatiquesFiltres automatiques

Les opérations de filtrage permettent de retrouver un sous-ensemble de données contenant une certaine Les opérations de filtrage permettent de retrouver un sous-ensemble de données contenant une certaine valeur ou répondant à des critères de sélection. valeur ou répondant à des critères de sélection. Un filtre ne réorganise pas les données du tableau.Un filtre ne réorganise pas les données du tableau. Il Il permet de visualiser les données que l’on souhaite et de masquer le restant du tableau.permet de visualiser les données que l’on souhaite et de masquer le restant du tableau.

Vous pouvez appliquer au maximum Vous pouvez appliquer au maximum deux conditions à une colonnedeux conditions à une colonne à l'aide de la commande à l'aide de la commande filtre filtre automatiqueautomatique..

Positionnez le curseur dans la liste. Dans la barre de menu, sélectionnez Positionnez le curseur dans la liste. Dans la barre de menu, sélectionnez Données - Filtre - Filtre Données - Filtre - Filtre automatiqueautomatique : :

Filtres élaborés : zone de critèresFiltres élaborés : zone de critères

Si vous devez appliquer Si vous devez appliquer trois conditions ou davantage à une colonnetrois conditions ou davantage à une colonne, utiliser des , utiliser des valeurs calculées comme critères ou copier des enregistrements vers un autre valeurs calculées comme critères ou copier des enregistrements vers un autre emplacement, vous devez utiliser des emplacement, vous devez utiliser des filtres élaborésfiltres élaborés..

Plusieurs critères placés sur une même ligne utilisent l'opérateur relationnel Plusieurs critères placés sur une même ligne utilisent l'opérateur relationnel ETET. . Des critères placés sur des lignes différentes utilisent l'opérateur relationnel Des critères placés sur des lignes différentes utilisent l'opérateur relationnel OUOU..

Visualiser tous les enregistrements relatifs au client Nelson (quels que soient le produit et la quantité),

tous les enregistrements relatifs au client Page, mais uniquement pour ses commandes de Prod X(sans spécification de quantité),

ou toutes les commandes de Prod A (quel que soit le client)dont la quantité est supérieure ou égale à 20 unités.

Filtres élaborés : exécutionFiltres élaborés : exécution

Le curseur se trouvant au sein de la base de données, dans la barre de menu, sélectionner Le curseur se trouvant au sein de la base de données, dans la barre de menu, sélectionner Données - Filtre - Filtre élaboréDonnées - Filtre - Filtre élaboré..

L'action L'action Filtrer la liste sur placeFiltrer la liste sur place affiche la sélection affiche la sélectionà l'emplacement de la base de données.à l'emplacement de la base de données.

L'action L'action Copier vers un autre emplacementCopier vers un autre emplacement duplique les enregistrements sélectionnés dans duplique les enregistrements sélectionnés dans une autre zone.une autre zone.

Par défaut, la base de donnéesPar défaut, la base de donnéesest sélectionnée (est sélectionnée (PlagesPlages).).La La Zone de critèresZone de critères et etla la Zone de DestinationZone de Destinationdoivent être spécifiéesdoivent être spécifiéespar l'utilisateur.par l'utilisateur.

Sous-totaux et plan automatique (i)Sous-totaux et plan automatique (i)

Les outils Les outils Données - Sous-totauxDonnées - Sous-totaux permettent de réaliser permettent de réaliser une analyse plus détaillée du contenu d'un tableau.une analyse plus détaillée du contenu d'un tableau.

A chaque changement de A chaque changement de Titre du filmTitre du film utilisez la fonction utilisez la fonction

SommeSomme. Ajoutez un sous-total à . Ajoutez un sous-total à EntréesEntrées ;;

effectue un saut de page entre chaque groupe de données pour une base de données faisant plusieurs pages.

Sur le côté gauche de l'écran, une colonne reprenant les icônes Sur le côté gauche de l'écran, une colonne reprenant les icônes 1 2 31 2 3 est ajoutée. Ces icônes est ajoutée. Ces icônes permettent de réaliser plusieurs vues du résultat.permettent de réaliser plusieurs vues du résultat.

Par défaut,Par défaut, Excel Excel affiche le résultat en affiche le résultat en modemode 3 3. Un clic sur l'icône . Un clic sur l'icône 22 donne une vue réduite donne une vue réduite aux seuls totaux.aux seuls totaux.

Sous-totaux et plan automatique (i)Sous-totaux et plan automatique (i)

Un tableau croisé dynamique est un tableau Un tableau croisé dynamique est un tableau interactif qui permet d'effectuer une interactif qui permet d'effectuer une synthèse rapide et de croiser de grandes synthèse rapide et de croiser de grandes quantités de données. Vous pouvez faire quantités de données. Vous pouvez faire pivoter ses lignes et ses colonnes pour pivoter ses lignes et ses colonnes pour obtenir différentes synthèses des données obtenir différentes synthèses des données sources, filtrer les données en affichant sources, filtrer les données en affichant différentes pages, ou afficher les détails différentes pages, ou afficher les détails pour les zones qui vous intéressent.pour les zones qui vous intéressent.

Tableaux croisés dynamiquesTableaux croisés dynamiques

Utilisation de l’aideUtilisation de l’aide

Pour en savoir plus ...Pour en savoir plus ...

Adresses et sites

utiles http://www.sc.ucl.ac.be/training/indextraining.htmlhttp://www.sc.ucl.ac.be/training/indextraining.html

http://www.tutorials-online.com/tutorials/cursus/demo/xl97/chap1/main.htmhttp://www.tutorials-online.com/tutorials/cursus/demo/xl97/chap1/main.htm

http://www.cma.cuslm.ca/estouest/office97.fr/commence.htmlhttp://www.cma.cuslm.ca/estouest/office97.fr/commence.html

http://www.poitou-charentes.iufm.fr/tice/ressources/tutoriels.htmlhttp://www.poitou-charentes.iufm.fr/tice/ressources/tutoriels.html

http://csrs.qc.ca/goeland/proj/envolee/sacdestic/formations.htmlhttp://csrs.qc.ca/goeland/proj/envolee/sacdestic/formations.html

http://www.cavi.univ-paris3.fr/ilpga/ilpga/tal/cours/tdMZ-00-01/index.htmhttp://www.cavi.univ-paris3.fr/ilpga/ilpga/tal/cours/tdMZ-00-01/index.htm

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