Coordination des lits de soins intensifs (COOLSI)

Marie-Eve Desrosiers, gestionnaire COOLSIDr Caroline Ouellet, anesthésiste intensiviste, experte médicale COOLSI

20 mars 2020

Contexte Problématique récurrente d’occupation des lits de soins intensifs (SI) à

Montréal– Engorgement des USI

– Annulation de chirurgies

Hypothèses de départ:– Nombre de lits de SI suffisant

– Sous utilisation des lits de SI moins spécialisés (niveaux 1 et 2)

Demande de la table des DSP et du GESIQ d’avoir une coordination régionale

Historique Début des travaux: septembre 2018

– Création du groupe de travail ministériel

– Création du COOLSI

Début de la coordination sur l’île de Montréal: 4 mars 2019

Déploiement aux régions de Laval, Laurentides, Lanaudière et Montérégie: 12 novembre 2019

Mars 2020: déploiement à tout le Québec!

Qu’est-ce que le COOLSI?Le COOLSI est un centre d’appels 24/7 composé d’infirmières réseau formées pour la prise en charge des demandes de transfert de patients nécessitant des soins intensifs.

L’équipe est supportée par un coordonnateur médical (intensiviste) disponible 24/7.

MSSSDr Diane Poirier, porteur du dossier

COOLSIMarie-Eve Desrosiers

Co gestionnaire clinico administrative

COOLSIDr Caroline Ouellet

Experte médicale soins intensifs

COOLSIÉquipe du centre d’appels

(Adélaïde Perrin de Boussac - chef de service, et infirmières réseau)

Structure de gouvernance

Mission et offre de services de base

La mission du COOLSI est de: coordonner les lits de soins intensifs afin que le bon patient se trouve au bon endroit, au bon moment*.

De façon plus spécifique, le COOLSI a pour objectifs de: favoriser l'accès au bon niveau de soins intensifs en fonction des besoins du patient

assurer une utilisation optimale des ressources du réseau de la santé

faciliter les communications entre les différents acteurs

Offre de services:

Transferts de tout patient à destination d’une unité de soins intensifs (USI)

Les demandes de transfert doivent être effectuées par un médecin

* Depuis 1 semaine, priorisation des besoins de coordination

Mission élargie – COVID 19

Coordination de tous les transferts inter établissement des patients COVID 19 confirmés

À destination des soins intensifs Appel placé à l’intensiviste et acceptation par ce dernier

À destination de l’étage Appel placé au coordonnateur d’activités / gestionnaire de lits (# de tel unique à fournir au COOLSI)

Acceptation par médecin hospitaliste

Le processus de base

Réception de l’appel du médecin demandeur au COOLSI (514-890-8084, 24/7 OU 1-844-990-8084)

Questions par l’infirmière clinicienne pour identifier de quel niveau d’USI le patient a besoin et le niveau de priorité de la demande (P2, P5, P8)

Diagnostic principal

Besoins de surspécialité?

Besoin de dialyse temporaire aigue?

Besoin de ventilation mécanique?

Raison de la demande

Le processus de base (suite)

Infirmière consulte le tableau de bord – lits disponibles et potentiellement disponibles, et favorise l’intra CIUSSS/CISSS et la proximité géographique

Appel au CH receveur identifié pour validation de la disponibilité d’un lit et conférence téléphonique entre médecins

Confirmation du transfert (ou refus et reprise du processus)

**Le transfert du patient est ensuite coordonné directement entre le CH demandeur et le CH receveur

Si litige, interpelle coordonnateur médical de garde (garde rotative)

1. Le médecin du CH de

référence appelle le COOLSI pour faire une demande de transfert de cas COVID-19 confirmé1-844-990-8084

2. Le COOLSI

communique avec le centre désigné selon plan de contingence national (intensiviste ou coordo)L’Informe du cas positif à transférer.

3a. Soins intensifsLe COOLSI organise la conférence téléphonique entre médecins (intensivistes).

3b. Étage Le coordonnateur d’activités: 1) S’assure de la disponibilité d’un lit à l’étage et met en communication

avec le médecin hospitaliste;2) Fournit à l’établissement référent une heure estimée pour la

planification du transfert;3) Avise l’infectiologue de son centre.

4. Les AIC du centre receveur et du

centre désigné coordonnent la planification du transfert (logistique, médicaments, perfusion, équipements)

5. À l’arrivée de l’ambulance

et au départ du patient, l’AIC du CH référent appelle l’AIC du centre receveur pour l’aviser du départ

Avis aux services préhospitaliers de l’urgence

1. Un membre de l’équipe traitante

communique avec le centre de communication santé de son territoire et mentionne que c’est une demande de transport pour un cas confirmé COVID-19

2. Les paramedics

procèdent au transport du patient selon le protocole MRSI et informent la sécurité de votre centre désigné*

3. L’ambulance arrive

au centre désigné* selon le corridor établi. Les paramedics sont guidés à cette étape.

6. Transmettre les informations cliniques pertinentes

du patient par fax (inscrire votre méthode) aux SI du centre receveur

Le processus COVID 19

Fin de prise en charge COOLSI

Principes directeurs en contexte COVID 19 Utilisation du COOLSI pour:

– Toute demande de transfert vers une USI– Tout cas COVID 19 confirmé

• Vers USI• Vers étage

Le plan national de contingence a préséance sur les notions d’appartenance clinique

Politique de non refus pour les urgences vitales (P2)

Implication des patrons lors des appels téléphoniques

Médecin de garde aux soins intensifs et médecin hospitaliste d’étage joignables en tout temps

Rôle décisionnel du coordonnateur médical

La saisie des donnéesInformations à saisir:- Nb de lits de SI vides au moment de

la saisie des données (même si attribué)

- Patients sortables:- Congé des SI- Transférable dans SI moins

spécialisés- Demandes de soins:

- Étage- Bloc- Urgence- Externe

- COVID 19 confirmés:- Nb de pts aux SI intubés- Nb de pts aux SI non intubés- Nb de pts hors SI intubés- Nb de pts hors SI non intubés

- Médecin de garde soins intensifs- Contact gestion de lits

Le tableau de bord

Tableau de bord (suite)

Statistiques – 4 mars 2019 au 12 mars 2020

Nombre total de demandes reçues: 328

Recours au coordonnateur médical – 14 fois

Transferts SI à SI – 64,3 %

Transferts urgence à SI – 35,7 %

P2 (transfert immédiat) – 13 %

P5 – 30 %

P8 – 57 %

Nb de demandes reçues par période financière

Nb de demandes reçues par statut

Parmi les cas Autre, diagnostics les plus fréquents: Cardiologie x31

Hépato-biliaire et pancréatique x14

Hémorragie digestive haute x13

Pulmonaires x13

Neurologique x8

Fasciite et abcès x5

Intoxications x3

Diagnostic principal Nombre de demandes

Insuffisance respiratoire aiguë 34

Penumonie sévère 34

ARDS 9

Insuffisance rénale aiguë 16

Pathologies neurologiques 13

Choc septique 30

Besoin chirurgical 10

Autre (cas complexe)* 202

Total 348

Délais : Quelques définitions– Délai de réponse : Durée en minutes entre le premier appel et la transmission de décision

finale

– Délai de transfert : Durée en minutes entre la confirmation de l’acceptation du patient et son arrivée dans le centre receveur

– Délai de traitement : Durée en heures entre le premier appel et l’arrivée du patient dans le centre receveur.

Délais cible en fonction des priorités

P2 P5 P8

Délai de réponse 30 minutes 45 minutes 180 minutes (3 heures)

Délai de transfert

Délai de traitement 1 heure 2 heures 12 heures

Prochaines étapes Nouveaux indicateurs testés par le 514-450

– Vendredi 20 mars 16h au dimanche 22 mars

Début de la saisie des données pour les régions 1, 2, 3, 4, 5, 7, 8, 9, 11, 12

– Dimanche 22 mars

Début de la coordination COOLSI tout Québec avec volet COVID 19

– Lundi 23 mars 8h

Choses à faire dans chaque hôpital (installation)

Identifier le responsable de la saisie des données dans votre hôpital

Envoyer à Cynthia Adaimé(cynthia.adaime.chum@ssss.gouv.qc.ca) les coordonnées de cette personne pour l’envoi des accès

Faire la saisie des données dans l’outil Web (https://vision360.chumontreal.qc.ca) 5 fois par jour dès dimanche le 22 mars à 8h– En particulier contact gestion de lits et intensiviste de garde

Communiquer tout problème à Cynthia Adaimé

www.coolsi.ca

Questions?Cynthia Adaimé, APPR COOLSI

Cynthia.adaime.chum@ssss.gouv.qc.ca514-890-8000 p. 13793