Contribution à l’implantation d’un système de Records ... · 2-10 La Norme NM ISO 15489 : ......

ROYAUME DU MAROC

ECOLE DES SCIENCES DE L’INFORMATION

RABAT

Contribution à l’implantation d’un système de Records management au sein de la

Direction Centrale de l’Entraide Nationale.

Mémoire présenté en vue de l’obtention

du diplôme d’informatiste spécialisé

Par :

Youssef MAKHROUB

Jury de soutenance :

- Mme Malika NANAN : Présidente

- Mr Azeddine BELMEKKI ALAOUI : Membre

- Dr El Mostafa FAYAD : Directeur du mémoire

Juin 2012

2

L’archivage c’est un peu comme les assurances, on

n’en voit l’intérêt que lorsque

l’on a un problème. Optrium - newsletter n° 2 - Octobre 2009

3

Table des matières

Remerciements ....................................................................................................................................... 9

10 ...................................................................................................................................................... ملخص

RESUME ................................................................................................................................................. 12

SUMMARY ............................................................................................................................................. 15

Liste des abréviations ............................................................................................................................ 17

LISTE DES TABLEAUX ............................................................................................................................. 19

LISTE DES GRAPHIQUES ......................................................................................................................... 21

LISTE DES FIGURES ................................................................................................................................ 21

LISTE DES ANNEXES ............................................................................................................................... 21

INTRODUCTION GENERALE ................................................................................................................... 22

ENONCE DE LA PROBLEMATIQUE ......................................................................................................... 25

PREMIERE PARTIE : CADRE CONTEXTUEL THEORIQUE ET METHODOLOGIQUE DE LA RECHERCHE .... 27

CHAPITRE I : CONTEXTE DE L’ETUDE : ............................................................................................... 28

Introduction : .................................................................................................................................... 28

1-1 Aperçu historique de l’évolution du service social au Maroc: ............................................. 28

1-1-1 L’époque d’avant le Protectorat :................................................................................. 28

1-1-1-1 Les structures traditionnelles : ...................................................................................... 28

1-1-1-2 Chariaa islamique : ........................................................................................................ 29

1 -1-2 L’étape du Protectorat : ............................................................................................. 29

1-1-3 L’ère de l’indépendance : ............................................................................................ 29

1-2 Histoire de l’Entraide Nationale : ................................................................................... 31

1-3 Missions : .............................................................................................................................. 32

1-4 Attributions : ......................................................................................................................... 33

1-5 Population Cible : .................................................................................................................. 33

1-6 Conseil d'administration : ..................................................................................................... 34

1-7 Organigramme : .................................................................................................................... 35

1-8 Attestation de mérite :......................................................................................................... 36

Conclusion ......................................................................................................................................... 37

CHAPITRE II : REVUE DE LITTERATURE : ............................................................................................ 38

4

Introduction : .................................................................................................................................... 38

2-1 Définition du mot « Records » : ............................................................................................ 38

2-2 Caractéristiques d’un document d’archives : ....................................................................... 39

2-3 Records management : contexte et définitions :................................................................. 39

2-4 Les origines du Records Management : .............................................................................. 40

2-5 Traduction du concept de Records management : ........................................................... 43

2-6 Outils du Records Management : ........................................................................................ 45

2-6-1 Charte d’archivage: ...................................................................................................... 45

2-6-1-1 Plan de classement des documents d’archives: ............................................................ 45

2-6-1-2 Calendrier de conservation : .................................................................................... 45

2-7 Cycle de vie des documents : .............................................................................................. 46

2-8 Le Records management dans un établissement : ............................................................. 48

2-9 Les objectifs du SRM : ......................................................................................................... 48

2-10 La Norme NM ISO 15489 : ................................................................................................. 49

2-11 Les enjeux du Records management : ............................................................................... 51

2-12 La fonction du records manager……………………………………………….………………………………….52 Conclusion ......................................................................................................................................... 54

CHAPITRE III : APPROCHE METHODOLOGIQUE : ............................................................................... 55

Introduction : .................................................................................................................................... 55

3-1 Objectifs de la recherche : ................................................................................................... 55

3-2 Questions de recherche : ..................................................................................................... 55

3-3 Méthodes et instruments de collecte des données : .......................................................... 56

3-3-1 L’inventaire : ................................................................................................................ 57

3-3-2 L’observation directe participative : ........................................................................... 58

3-3-3 Le questionnaire : ....................................................................................................... 58

3-3-4 La méthode documentaire : ....................................................................................... 59

3-4 Definitions opérationnelles : ................................................................................................ 59

3-5 Population cible : ................................................................................................................ 62

3-6 Envergure de la recherche : ................................................................................................ 62

3-7 Contraintes et limites : ........................................................................................................ 62

3-8 Valeur de l’étude : ............................................................................................................... 63

Conclusion ......................................................................................................................................... 65

DEUXIEME PARTIE : ETUDE DE L’EXISTANT ET ANALYSE DES BESOINS POUR LA CONCEPTION D’UN

SRM ....................................................................................................................................................... 66

5

CHAPITRE I : ETUDE DE L’EXISTANT : ................................................................................................ 67

Introduction : .................................................................................................................................... 67

1-1Le volume des documents d’archives de l’EN : .................................................................... 67

1-2 Répartition de la population enquêtée : ............................................................................. 71

1-2-1 Répartition par sexe : .................................................................................................. 71

1-2-2 Répartition par âge : .................................................................................................... 71

1-2-3 Répartition par niveau scolaire : ................................................................................. 72

1-2-4 Répartition par grade : ............................................................................................... 73

1-2-5 Répartition par fonction : ............................................................................................ 74

1-2-6 Répartition par ancienneté : ....................................................................................... 75

1-3 Les locaux l’EN : ................................................................................................................... 76

1-4 Equipements et ressources matérielles : ............................................................................. 79

1-4-1 Equipement de rangement :........................................................................................ 79

1-4-2 Matériel de conditionnement : ................................................................................... 80

1-4-3 Equipement informatique : ......................................................................................... 81

1-4-3-1 Les serveurs et micro-ordinateurs : ............................................................................... 82

1-4-3-2 Autres équipements informatiques : ........................................................................... 82

1-4-3-3 Logiciels : ........................................................................................................................ 82

1-4-3-4 La disposition et l’usage de l’outil informatique dans la gestion des documents

d’archives : .................................................................................................................................. 83

1-5 Volumes et types des documents d’archives :..................................................................... 84

1-5-1 Volume des documents d’archives : ............................................................................ 84

1-6 Traitement des documents d’archives de L’E.N : ............................................................... 85

1-6-1 Le classement des documents d’archives : ................................................................. 86

1-6-2 Circulation et communication des documents d’archives : ........................................ 87

1-6-3 Tri et élimination des documents d’archives : ............................................................. 91

1-6-4 Conservation des documents d’archives : .................................................................. 93

1-6-5 Coût de conservation des documents d’archives……………….…………………………………..95

Conclusion ......................................................................................................................................... 96

CHAPITRE II :ETUDE DES BESOINS INFORMATIONNELS DU PERSONNEL DE L’EN : .......................... 97

Introduction : .................................................................................................................................... 97

2-1 Consultation des documents d’archives : . .................................................................................. 97

2-2 Utilisation des documents d’archives du service : .............................................................. 98

2-3 Utilisation des documents d’archives d’autres services : .................................................... 98

6

2-4 Niveau de satisfaction des utilisateurs quant au système actuel de gestion des documents

d’archives : .................................................................................................................................. 99

2-5 L’accès à l’information : ..................................................................................................... 100

2-6 Problèmes relatifs au cadre législatif et réglementaire : ................................................... 101

2-7 Problèmes relatifs aux ressources humaines : .................................................................. 101

2-8 Problèmes relatifs aux ressources matérielles : ................................................................ 102

2-9 Positions des utilisateurs quant à la création d’un nouveau SRM : ................................... 103

2-10 Attentes des utilisateurs : ................................................................................................ 104

Conclusion ....................................................................................................................................... 107

CHAPITRE III : STRATEGIE DE MISE EN PLACE D’UN SRM: .............................................................. 108

Introduction : .................................................................................................................................. 108

3-1 Déclaration d’une politique de Records management : ..................................................... 109

3-2 Rédaction d’une charte d’archivage : ................................................................................. 109

3-3 Démarche de mise en oeuvre d’un SRM : ......................................................................... 110

3-3-1 Engagement de la Direction : .......................................................................................... 110

3-3-2 Elaboration d’un plan d’action : ..................................................................................... 111

3-3-2-1 Phase préparatoire : ............................................................................................... 111

3-3-2-1-1 Le local du service du Records management: .......................................................... 112

3-3-2-1-2 Ressources humaines : .............................................................................................. 113

3-3-2-1-3 Ressources matérielles : ........................................................................................... 114

3-3-2-1-4 Ressources normatives : ........................................................................................... 115

3-3-2-1-5 Solution logicielle : ................................................................................................... 115

3-3-2-1-6 Durée ……………………………………………………………………………………………………………..115

3-3-2-2 Phase de conversion : ............................................................................................. 116

3-3-2-2-1 Dépôts d’archives et de pré-archivage : ................................................................... 116

3-3-2-2-2 Ressources matérielles : ............................................................................................ 117


3-3-2-2-4 Durée ………………………………………………………………………………………………………………117

3-3-2-3 Phase d’application : ............................................................................................... 118

3-3-2-3-1 Ressources humaines : .............................................................................................. 118

3-3-2-3-2 Ressources matérielles: ............................................................................................ 118


3-3-2-3-4 Durée ………………………………….………………………………………………………………………………119

3-3-3 Audit interne de l’implantation du SRM : ...................................................................... 119

7

3-3-4 Audit externe de cette implantation: ............................................................................. 120

3-3-5 Formation : ..................................................................................................................... 120

Conclusion ....................................................................................................................................... 122

TROISIEME PARTIE : OUTILS DE GESTION DE BASE D’UN SYSTEME DE RECORDS MANAGEMENT ... 123

CHAPITRE I : PLAN DE CLASSEMENT:.............................................................................................. 124

Introduction : .................................................................................................................................. 124

1-1Les objectifs du classement : ............................................................................................... 124

1-2 Le classement des documents d’archives courants (des dossiers) ................................... 125

1-2-1 L'analyse du contenu du dossier…………………………………………………………………………….125

1-2-2 Le classement interne du dossier………………………………………………………………………….125

1-2-3 Le classement externe des dossiers: les étapes d'élaboration d'un plan de classement126

1-2-3-1 La première étape: l'étude des documents de l’établissement: ................................. 126

1-2-3-2 La deuxième étape: l’étude des besoins des utilisateurs: ........................................... 126

1-2-3-3 La troisième étape: l'élaboration et la structure du plan de classement.................... 127

1-2-4 Procédurier du plan de classement……………………………………………………...…..124

1-2-5 Structure du plan de classement……………………… ……………………………………….…….……124 1-2-5-1 Description ……………………………………………………………………………………………………….128

1-2-5-2 Classement ………………………………………………………………………………………………………129

1-2-5-3 Exemple sur support papier ........................................................................................ 129

1-2-5-4 Exemple sur support électronique (Arborescence de Windows) ............................... 129

1-2-6 Plan de classement des documents d'archives de l'Entraide Nationale………………………127

1-2-7 L’index……………………………………………………………………………………………………………………139

Conclusion ....................................................................................................................................... 149

CHAPITRE II : TRI DES DOCUMENTS D’ARCHIVES DE L’EN : ........................................................... 150

Introduction : .................................................................................................................................. 150

2-1 Le Tri des documents d’archives ........................................................................................ 151

2-2 Objectifs du tri .................................................................................................................... 152

2-3 Critères de tri : .................................................................................................................... 152

2-3-1 Valeur primaire et valeur secondaire des documents d’archives .................................. 153

2-3-2 Les fonctions de preuve et de témoignage .................................................................... 154

2-4 Principes et réglementation du tri ...................................................................................... 157

2-4-1 Principes de tri ................................................................................................................ 157

2-4-2 Réglementation du tri ................................................................................................... 160

2-5 Versement .......................................................................................................................... 161

2-6 Bordereau de versement .................................................................................................... 162

8

2-7 Règles d’élimination des documents d’archives ............................................................... 162

2-8 Bordereau d’élimination .................................................................................................... 163

2-9 Conditions de communication des documents d’archives ................................................. 163

2-9-1 Modalités de communication des documents d’archives .............................................. 164

conclusion ....................................................................................................................................... 165

CHAPITRE III : CALENDRIER DE CONSEREVATION: ........................................................................ 166

Introduction : .................................................................................................................................. 166

3-1 La règle conservation : ...................................................................................................... 166

3-2 La durée de conservation : ............................................................................................... 167

3-3 La prescription ……………………………………………………………………………………………………………168

3-4 Calendrier de conservation des documents d’archives de l’Entraide Nationale : ........... 168

3-5 L’Index ............................................................................................................................... 186

Conclusion ....................................................................................................................................... 188

CONCLUSION GENERALE ..................................................................................................................... 189

BIBLIOGRAPHIE : .................................................................................................................................. 191

WEBOGRAPHIE .................................................................................................................................... 192

ANNEXES ............................................................................................................................................. 194

9

Remerciements

Ce travail est le fruit d’une passion pour le monde de la connaissance et du

savoir.

Je tiens dans ce sens, à remercier tous les Enseignants de l’Ecole des Sciences

de l’Information (ESI), qui ont nourri en moi cet enthousiasme. Qu’ils trouvent

ici l’expression de toute ma reconnaissance.

Dr El Mostafa FAYAD, en particulier mérite toute ma gratitude, pour son

encadrement, son soutien et sa disponibilité tout au long de mon travail de

diplôme, et pour l’avoir dirigé, avec rigueur et patience et de m’avoir poussé à

donner le meilleur de moi même.

Je remercie également les membres du jury, pour avoir accepté d’apprécier ce

travail.

Mes sincères remerciement doivent aller aussi au Dr Nouzha IBNLKHAYAT,

pour avoir enracinée en moi la ferveur de la recherche.

Je remercie également tous les fonctionnaires de l’Entraide Nationale à

l’échelle centrale, pour leur collaboration, et pour avoir mis à ma disposition

l’information et la documentation nécessaires à la réalisation de cette recherche.

Mes remerciements vont également à tous ceux dont l’aide et le soutien m’ont

été précieux au cours de ce travail, une pensée particulière à mon épouse

Oubakrim Fatima, ainsi qu’à mes enfants, Ayoub ,Zakaria et la petite Maryam,

qui ont supporté mon éloignement pendant les deux années de formation.

Enfin, je remercie tous ceux qui ont contribué, de près ou de loin, à

l’aboutissement de ce travail.

10

ملخص

حث راكم منذ عدة ،عتبر التعاون الوطن أول مؤسسة اجتماعة عرفها المغرب بعد االستقالل

. دبر بطرقة عشوائة ،من وثائق األرشفمهما رصداسنوات

ة مقنن بصفة مؤسسةال أرشف وثائق تدبرل نظام اقتراح الدراسة هذه تهدف ،من هذا المنطلق

.و معقلنة

:وه رئسة أهداف ثالث البحث ذاله ناحدد وقد

المؤسسة ؛ أرشف ثائقلو الحالة الوضعة دراسة -1

؛ من المعلومات تحدد حاجات موظفها -2

.قننام كون األرشف وثائق لتدبر نظام اقتراح -3

هذا إطار ف المطروحة التساؤالت على بةواإلجا أعاله، إلها المشار األهداف تحقق أجل ومن

االستمارة تقنات استعمال إلى باللجوء مدان بحث على الدراسة هذه فنا ارتكز البحث،

.للمؤسسة الوثائق الرصد دراسة إلى باإلضافة اإلحصاء ومطبوع

ؤسسةالم أنشطة حول موضوع بتشخص للقام لنا سندا والمعلومات المعطات هذه شكلت وقد

ف استفدن الت األساسة المكونات استخالص وكذا جهة، من رشفهاأ لوثائق الحالة والوضعة

.الجدد النظام اقتراح

مما مهمة، وقانونة إدارة قمة على تتوفر المؤسسة أرشف وثائق أن البحث هذا أظهر وقد

وتبرر لملفاتهم الوم دبرالت ف المؤسسة إدارة موظفو إله لجأ للمعلومات مصدرا جعلها

.القرارات اتخاذ وف والواجبات الحقوق

الت النقائص بسبب بها المنوط بالدور قامها دون حول الوثائق هذه لتدبر الحال النظام أن إال

:ل ماف استخالصها مكن والت تشوبه

؛الوثائق هذه تدبر هكل إداري مسؤول عن إدارة و غاب

؛المجال هذا ف والمؤهلة المكونة البشرة الموارد ابغ

؛المجال هذا ف والتنظمة القانونة النصوصب العمل غاب

؛ر هذه الوثائقلتدب المخصصةالتكنولوجا و المالة الموارد غاب

؛األرشف وثائق لتخزن المخصصة واألماكن المادة الوسائل مالئمة عدم

و أهمها. المجال لهذا المهن للتدبر المنظمة اطرالمس غاب :

11

نظم إداع متعددة؛

غاب استعمال أدوات البحث؛

غاب طرق التواصل و مراقبة حركة مرور وثائق األرشف؛

إتالف أو تخزن لهذه الوثائقاسة فرزعدم وجود س ،.

. المعلومات و الحصول على البحث انمد ف تاختالال اضطرابات و عدة عنه نجمهذا الواقع

عدم الرغبة ف التخلص من الوثائق .الوثائق هذهل الحفظ الشامل. انتشار الممارسات العشوائة

.المؤسسة ذاكرة إتالف إلى تاالختالال ههذ ؤديت وقد .الت أصبحت غر ضرورة

ف مساهمة تعتبر دراسةال هذهفإن . أعاله إلها المشار والمشاكلأوجه القصور إلى وبالنظر

NM ISO15489 معار أساس على المؤسسة إدارة أرشف وثائق لتدبر حدث نظام إنشاء

:التالة العناصر على ورتكز

؛المالئمة والتقنة والمادة البشرة الوسائل على توفري تنظم هكل

؛المجال هذا وتقنن لتنظم قانون كأساس تنظمة نصوص

؛مالئمة عمل وسائل

؛الالزمة التدبر مساطر

؛والتقم للمراقبة نظام

الجدد النظام بأهمة الموظفن و توعة لتحسس ي تكون برنامج.

إدماجهجب و الذي األرشف وثائق تدبرل دوي لنظام موازي معلومات نظام ناأخرا اقترح

.المؤسسة إلدارةة لامالش المعلوماتة الساسة ف

12

RESUME

L’Entraide Nationale (EN) constitue le premier établissement à caractère social créé

au sein du Maroc indépendant. Il a accumulé depuis des années un fonds d’archives

très important, géré d’une manière aléatoire.

La présente étude vise la proposition de Conception d’un Système de Records

management (SRM) au sein de cet Etablissement, pour la gestion normalisée et

rationnelle de ses documents d’archives(1) « records ».

A cet effet, trois principaux objectifs ont été retenus pour cette recherche :

1. Etudier la situation actuelle du fonds d’archives au sein de l’EN;

2. Déterminer les besoins informationnels du personnel de l’EN;

3. Proposer un SRM pour une gestion rationnelle des documents

d’archives de l’EN.

Afin d’atteindre les objectifs précités et répondre aux questions de recherche de la

présente étude, nous avons réalisé une enquête sur le terrain par le biais d’un

questionnaire et d’un formulaire d’inventaire. Nous avons eu recours aussi à la

méthode documentaire et à l’observation directe participative.

Ainsi, nous avons pu collecter des données et des informations qui nous ont servi de

base pour un diagnostic objectif des activités de l’EN et de la gestion de ses

documents d’archives d’une part, d’autre part qui nous ont permis de faire ressortir

les éléments nécessaires pour la proposition d’un SRM. L’étude a révélé que les

documents d’archives de l’EN sont dotés d’une valeur administrative et probante et

qu’ils constituent une source d’information pour la gestion courante, la justification

des droits et obligations et la prise de décision. Néanmoins, le système d’archivage

actuel de l’EN ne permet pas aux documents d’archives de jouer pleinement leur

rôle. Il est entaché de plusieurs insuffisances, notamment :

L’absence d’une structure administrative chargée de la gestion des documents

d’archives; (1) Le terme anglais « records » désigne les documents considérés dans leur dimension de preuve (et d’utilité

dans le cadre de la conduite des activités de l’organisme émetteur), par opposition à « documents » (qui ne prend

en compte que leur contenu informatif) et à « archives » (qui vise la portée historique). N’ayant pas en français

d’équivalent strict, « records » est traduit par « documents d’archives » sauf lorsque le terme « documents » est

suffisamment explicite dans le contexte.( Traduction adoptée dans ce mémoire )[ NF ISO 15489-1 : Information

et documentation-”Records Management”- Partie 1: Principes directeurs,2002, p. 1].

13

L’absence de ressources humaines qualifiées et formées spécialement dans la

gestion des documents d’archives;

L’absence de textes réglementaires et normatifs en matière de gestion des

documents d’archives;

L’absence de ressources financières et technologiques allouées à l’archivage;

L’inadéquation des locaux de conservation et de préservation des documents

d’archives et des meubles de rangement;

L’absence de procédures de gestion professionnelles en matière d’archivage,

essentiellement :

La multiplicité des systèmes de classement;

L’absence d’usage d’instruments de recherche;

L’absence de dispositions de communication et de contrôle de la circulation des

documents d’archives;

L’absence d’une politique de tri, d’élimination et de conservation.

Cet état de fait a pour conséquence le cumul d’un certain nombre de

dysfonctionnements tels que les problèmes d’accès et de recherche de l’information,

le non encadrement du personnel et la prédominance de pratiques aléatoires, la

conservation massive de documents d’archives inutiles et la réticence à l’élimination,

la conservation des documents d’archives dans des conditions ne répondant à

aucune mesure de sécurité. Ce qui engendre la perte et la détérioration des preuves

d’activité de l’établissement.

Face aux insuffisances et aux problèmes cités ci-dessus, la présente étude se veut une

contribution à la conception d’un nouveau système de gestion des documents

d’archives à l’EN, dénommé Système de Records management. Le système en

question découle de la Norme NM ISO 15489 sur le Records management et se base

sur les points suivants :

Une structure organisationnelle, dotée de ressources humaines qualifiées qui

assure la gestion des documents d’archives tout au long de leur cycle de vie;

Une réglementation qui constituerait l’assise juridique de la gestion des

documents d’archives de l’EN;

14

Des ressources financières nécessaires à l’équipement et à l’acquisition de

matériels adéquats;

Des instruments ou des outils de travail;

Des procédures de traitement et de gestion normalisées;

Des processus d’audit et de contrôle;

Et un programme de formation pour sensibiliser le personnel sur le nouveau

système.

Enfin, nous avons proposé, à côté des méthodes manuelles de gestion,

l’informatisation de ce système, en proposant les fonctionnalités d’un système

informatisé de Records management et l’acquisition du logiciel adéquat. Ce système

informatique devra être intégré dans la politique globale du système d’information

de l’établissement.

15

SUMMARY

The National Mutual Aid (NMA) [Entraide Nationale] was the first social

establishment created in the independent Morocco. This has accumulated over the

years a very large archives and records, managed in a random manner.

The present study aims to suggest a new conception of Records Management System

(RMS) within the National Mutual Aid in order to manage its records more

efficiently.

To this end, three main objectives were retained for this research:

1. Study the current situation of records and archives in the establishment;

2. Determine the information needs of staff of the establishment;

3. Propose an adequate system for managing records.

To achieve these objectives and to answer the research questions, We used various

techniques of data collection and information, such as questionnaire, inventory form

as well as documentary review and direct observation.

The collected data constituted the basis for an objective diagnosis of the situation of

establishment’s records, and to establish a new RMS.

This study revealed that establishment’s records have an administrative and legal

value, and they are of an important utility as a source of current management, justify

rights obligations and making decisions.

The actual system of archives used by the establishment suffers from many

weaknesses such as:

The absence of an administrative structure responsible for du Records

management;

Lack of qualified human resources and specially trained in the Records

management;

Lack of legal structure;

Lack of financial and technological resources devoted to manage records;

The inadequacy of local conservation and preservation of records and storage

units;

Lack of professional procedures necessary to manage records, such as:

16

The multiple filing systems;

The absence of use of research instruments;

Lack of communication and traffic control of records;

Lack of sorting , elimination and conservation procedures.

This fact results in the accumulation of a number of disorders such as access issues

and research information, not coaching staff and the predominance of random

practice, the mass conservation of records unnecessary and reluctance to disposal,

the preservation of records materials under conditions not responding to any

security measure. Which leads to the loss and deterioration of evidence of activity of

the establishment.

In order to solve this problem, this study aims to contribute to the conception of a

new RMS, in accordance to NM ISO 15489 standard. It based on the following

elements:

An organizational structure with qualified human resources who manage records

throughout their life cycle;

A law regulation from managing records;

Financial resources to the equipment and the acquisition of material resources;

The instruments or working tools;

Procedures for handling and management standard;

Audit processes and controls;

And an adequate training program for the users of the new system.

Finally, We proposed, in addition to manual methods of management

computerization of the system, offering the functionality of a computerized Records

management and acquisition of appropriate software. This computer system will be

integrated into the overall policy of the information system in the establishment.

17

Liste des abréviations

AACID Agence Andalouse de Coopération Internationale au Développement

ADS Agence de développement social AFNOR Association Française de Normalisation ALEF Advancing learning and employability for a better futur

AMB Association musulmane de bienfaisance

CA Conseil d’Administration

CEF Centre d’Education et de Formation

CET Centre d’Education et de Travail

CFA Centre de Formation Par Apprentissage

CIP Centre d’Initiation Professionnel

CMR Caisse Marocaine de Retraite

CNSS Caisse Nationale de Sécurité Sociale

CSE Centre Social Educatif

DAM Dar Al Mouatin (Maison du citoyen)

DGRF Division Gestion des Ressources Financières

DPSDH Division de la Promotion Sociale et du Développement Humain

DRHAG Division des Ressources Humaines et Affaires Générales

DSEA Division de Solidarité et des Etablissements d’Accueil

EN Entraide Nationale

EPS Etablissement de Protection Sociale

ESI Ecole des Sciences de l’Information

FA Formation par Apprentissage

FNAB Fédération Nationale des Associations de Bienfaisance

FNUAP Fonds des Nations Unies pour la Population

IGR Impôt Général sur le Revenu

INDH Initiative Nationale pour le Développement Humain

ISA Institut Supérieur d’Administration ISO International Standard Organization (Organisation Internationale de Normalisation) JE Jardin d’Enfants JICA Japan International Cooperation Agency (Agence Japonaise de coopération internationale)

KOICA Korean International Cooperation Agency (Agence Coréenne de Coopération Internationale)

MDSFS Ministère de Développement Social ,la Famille et la Solidarité

NMA National Mutual Aid (Entraide Nationale) NM Norme Marocaine OIM Organisation Internationale pour les Migrations

PCM Programme Concerté Maroc

PN Promotion Nationale PNUD Programme des Nations Unies pour le Développement RCAR Régime Collectif d’Allocation de Retraite

18

RM Records management

SAE Service d’Audit et d’Evaluation

SC Service de Comptabilité

SCAC Service de Coopération et d’Action Culturelle

SCSP Service Couverture Sociale et Pensions

SDAG Sous Direction de l’Administration Générale

SDAS Sous Direction Chargée de l’Action Sociale

SEFP Secrétariat d’Etat chargée de la Formation Professionnelle

SEIPF Service de l’Education Infantile et de la Promotion Familiale

SEPS Service des Etablissements de la Protection Sociale

SESR Service des Etudes Sociales et des Recherches

SGB Service de Gestion Budgétaire

SIC Service Informatique et Communication

SLC Servie Législatif et Contentieux

SMSP Service de la Mobilisation Sociale et du Partenariat

SOISAH Service de l’Orientation de l’Information Sociale et de l’Action Humanitaire

SPMEB Service Patrimoine, Matériel et Entretien des Bâtiments

SQIS Service de la Qualification et de l’Insertion Sociale

SRHF Service Ressources Humaines et Formation

SRM Système de Records management

UNICEF United Nations International Children’s Emergency Fund

(Fonds des Nations Unies pour l’Enfance)

USAID U.S. Agency for International Development

(Agence Américaine pour le Développement International)

19

LISTE DES TABLEAUX

Tableau 1 Matériels de rangement 68

Tableau 2 Matériels informatiques et de communication 69

Tableau 3 Nombre de questionnaires distribués 70

Tableau 4 Répartition du personnel selon le sexe 71

Tableau 5 Répartition du personnel par Grade 74

Tableau 6 Répartition du personnel selon l'Ancienneté 75

Tableau 7 Distribution des documents d’archives selon le lieu de Conservation 77

Tableau 8 Distribution des enquêtés selon leurs appréciations sur l’adaptabilité 78

des locaux à la conservation des documents d’archives

Tableau 9 Distribution des enquêtés selon leurs positions à l’égard de la conservation 78

des archives intermédiaires dans un dépôt de pré-archivage

Tableau 10 Nombre des meubles de rangement et leur répartition 79

Tableau 11 Distribution des enquêtés selon leurs appréciations sur 80

l’adaptabilité du matériel de rangement des documents d’archives

Tableau 12 Distribution des enquêtés selon leurs appréciations sur l’adaptabilité 81

du matériel de conditionnement des documents d’archives

Tableau 13 Nombre d’équipement informatique 81

Tableau 14 Disposition du personnel d’un équipement informatique 83

Tableau 15 L’utilisation de l’outil informatique dans la gestion 84

des documents d’archives

Tableau 16 Distribution du volume des documents d’archives par entités 85

administratives

Tableau 17 Distribution des entités administratives par types de classement 86


Tableau 18 Distribution des enquêtés selon leur satisfaction quand au système 87

de classement adopté

Tableau 19 Distribution des enquêtés selon leur disposition d’instruments 88

de la circulation des documents d’archives

Tableau 20 Distribution des enquêtés selon la nature d’instruments de contrôle 89


Tableau 21 Appréciations sur les moyens de circulation des documents d’archives 89

Tableau 22 Existence d’un texte qui réglemente la communication 90


Tableau 23 Répartition des enquêtés selon la pratique des éliminations 91


Tableau 24 Distribution des enquêtés selon les raisons de la non pratique 92

des éliminations des documents d’archive

Tableau 25 Distribution des enquêtés selon le triage des documents d’archives 92

avant l’élimination

Tableau 26 La conservation des documents d’archives des différents âges 94

aux bureaux

20

Tableau 27 Les problèmes liés à la conservation des documents d’archives 94

intermédiaires aux bureaux

Tableau 28 Consultation des documents d’archives dans le cadre du travail 97

Tableau 29 Distribution des enquêtés selon l’utilisation des documents d’archives 98

du service

Tableau 30 Distribution des enquêtés selon l’utilisation des documents d’archives 98

d’autres services

Tableau 31 Distribution des enquêtés selon la non obtention des documents 99

d’archives sollicités

Tableau 32 Distribution des utilisateurs par degré de satisfaction quant au système 100

actuel de gestion des documents d’archives

Tableau 33 L’accès à l’information contenue dans les documents d’archives 100

Tableau 34 Personnes chargées de la gestion des documents d’archives 102

Tableau 35 La gestion des documents d’archives doit être la responsabilité 102

d’un professionnel

Tableau 36 Distribution des utilisateurs selon leurs positions quant à la création 103

d’un SRM

21

LISTE DES GRAPHIQUES

Graphique 1 Répartition du personnel par Age 72

Graphique 2 Répartition du personnel par Niveau scolaire 73

Graphique 3 Distribution des utilisateurs selon les outils d’information préférés 104

Graphique 4 Distribution des utilisateurs selon leurs positions quant à la création 105

d’un système informatisé

LISTE DES FIGURES

Figure 1 Organigramme de l'Entraide Nationale 35

Figure 2 Attestation de mérite 36

Figure 3 Le cycle de vie des documents tel que conçu par Marie-Anne Chabin 47

Figure 4 Origine Norme NM ISO 15489 50

LISTE DES ANNEXES

Annexe 1 Formulaire d'inventaire 195

Annexe 2 Questionnaire 197

Annexe 3 Note de service 211

Annexe 4 Bordereau de versement 212

Annexe 5 Bordereau d’élimination 213

Annexe 6 Fiche fantôme 213

Annexe 7 Loi N° 69-99 relative aux archives marocaines 214

22

INTRODUCTION GENERALE

Le rôle des documents d’archives(2), dans la gestion administrative quotidienne d’un

établissement, est de plus en plus important dans notre société actuelle. Puisque

aujourd’hui, aucun établissement, qu’il soit public ou privé, ne peut ignorer leur

utilité. En effet, ils sont le fruit de son fonctionnement et lui permettent de conserver

les traces de ses activités, comme ils illustrent son vécu, et sauvegardent sa mémoire.

Or, l’absence d’un management normalisé de ces documents d’archives affecte

l’efficacité des activités en provoquant de mauvaises interprétations des faits, et en

ne fournissant pas de preuves capables de justifier les décisions controversées.

Ces défaillances peuvent provoquer des pertes considérables tant au niveau financier

que pour la mémoire de l’établissement. Les établissements sont donc contraints de

trier, classer, ranger, conserver ou éliminer pour assurer un Records management

sain.

Pour autant, aucun établissement ne peut se permettre de conserver indéfiniment la

totalité de sa production de documents d’archives, les contraintes financières et

d’espace étant très fortes. C’est pour cela que le Records management comme une

des formes du management de l’information reste primordial. Car, il permet

d’élaborer des politiques de gestion de l’information performantes en assurant le

transfert des connaissances et donc la préservation de la mémoire de l’établissement.

L’EN comme les autres établissements est confrontée à une masse d’information(3)

toujours grandissante, et se présente sous différents supports : papier, électronique,

etc. à des obligations crées par la législation(4) et à l’impact des technologies de

l’information. Donc la gestion rationnelle de ces documents d’archives à travers la

(2) Les documents d’archives produits ou reçus dans le cadre des activités de l’établissement peuvent être

regroupés en trois catégories principales de documents : ceux qui sont reliés à ses activités de gestion

- documents de gestion - , ceux qui découlent de sa mission propre -documents de fonction- et ceux qui servent

de soutien à l’une ou l’autre de ces activités -documents de référence-.

(3) L’information pour un établissement est considéré aujourd’hui comme la quatrième ressource, après les

ressources humaines, le capital et les matières premières.

(4) - LOI N° 69-99 Relative aux archives marocaines (Voir Annexe N° 7).

- Circulaire du premier Ministre N° 11/2011 du 6/10/2011 sur les documents administratifs et archives (en

Arabe)

23

mise en place d’une politique d’archivage s’impose, surtout que le fonds d’archives

de l’EN est une mine très riche en informations, surtout que c’est le premier

établissement à caractère social qu’a connu le pays après l’indépendance.

Donc, notre travail va permettre d’analyser quels sont les besoins d’archivage d’un

établissement n’ayant jamais pratiqué une réelle politique d’archivage, tout en

proposant un système de Records management, qui répond aux besoins de

l’établissement, de constituer et préserver sa mémoire, de renforcer la sécurité de ses

activités, d’augmenter la transparence de ses actions et de ses décisions. Tout en

essayant d’adapter ce système à la réalité existante, aux ressources disponibles et

bien évidement aux besoins des utilisateurs réels et potentiels.

L’étude est structurée autour de trois parties :

La première est constituée de trois chapitres dont le premier énonce le contexte de

l’étude, le deuxième est une revue de littérature qui fixe les définitions de base et

explique les règles de gestion en matière des documents d’archives, et le troisième

présente l’approche méthodologique suivie.

La deuxième partie est constituée de trois chapitres. Le premier est consacré à l’étude

de l’existant, le deuxième porte sur l’’étude des besoins informationnels du

personnel de l’établissement, le troisième propose la stratégie de mise en place d’un

SRM.

Enfin, la troisième partie est constituée elle aussi de trois chapitres. Le premier est

consacré à l’opération du tri des documents d’archives de l’établissement, le

deuxième au calendrier de conservation et le troisième au plan de classement

proposé.

Ce mémoire est le troisième à l’ESI (cycle des informatistes spécialisés) qui aborde le

thème du Records management. Après celui de El HANAFI Karima et ZEROUALI

Souhir intitulé : (Conception d’un système de gestion de l’information et de la

documentation selon la norme ISO 15489 sur le Records management au sein

d’ONG : cas des associations reconnues d’utilité publique de la région Rabat-Salé,

novembre 2005. Et le mémoire de Hind BEN AMARA intitulé : (Conception d’un

système de Records management au sein de l’Administration de la fondation des

œuvres sociales des Travaux Publics) en Février 2009.

24

Le premier mémoire vise la conception d’un SRM au sein d’associations reconnues

d’utilité publique de la région Rabat-Salé .Le deuxième mémoire vise le même

travail, mais cette fois au sein de la Fondation des Œuvres Sociales des Travaux

Publics. Tandis que mon mémoire cible un établissement public, et qui complémente

les autres travaux même si chaque mémoire est réalisé dans un secteur différent de

l’autre.

Enfin, Notre recherche s’est limitée à un seul aspect à savoir le volet Records

management, mais le volet Knowldge management lui aussi reste très important et

devra faire l’objet d’une autre recherche pour compléter ce travail, surtout avec le

départ en retraite de la plupart des ressources humaines qui ont participé aux

premiers programmes de l’établissement au moment de sa création, d’une part.

D’autre part, seulement 3,08% des ressources humaines actuellement ont moins de 35

ans(5). Il y’a aussi le lancement du départ volontaire (6)qui va aggraver la situation à

cause de la non planification d’outils de récupération du savoir de ces ressources

humaines qui ont quitté l’établissement pour une raison ou une autre.

(5) Ministère du Développement social de la famille et de la solidarité : plan stratégique 2008-2012.

(6) Le départ volontaire est lancé au sein de l’Entraide Nationale le 31 juillet 2011 -qui cible 1000 employés-. Le

premier lot est composé de 296 employés (20/10/2011). Le deuxième lot est composé de 57 employés .

25

ENONCE DE LA PROBLEMATIQUE

L’EN depuis sa création en 1957, s’est constitué une masse considérable de

documents d’archives de nature et de typologie très diversifiées, et génère

actuellement une masse considérable principalement sous forme papier et

électronique(7). Malheureusement en l’absence d’une politique rationnelle de gestion

des documents d’archives, l’absence des techniques de gestion moderne et

l’inexistence de professionnels qualifiés dans ce domaine, l’absence totale d’un

service qui s’occupe de la gestion de ces documents d’archives, d’un dépôt de pré-

archivage; les documents sont stockés soit dans les bureaux (encombrement), soit

dans des dépôts mal organisés (façon de stocker risque d’entrainer leur détérioration

ou leur perte définitive). Ils n’ont subi, pendant de longues années, aucun traitement

durant leur conservation.

Cette situation risque de s’aggraver durant les années à venir, vu l’augmentation

rapide du nombre des documents d’archives, les exigences de la réglementation et la

propagande des technologies (TIC) dans le domaine.

La situation de ces documents d’archives commence à devenir critique. Ainsi les

informations qu’ils contiennent sont dispersées et difficiles à repérer et à accéder,

surtout dans l’absence totale des instruments de recherche appropriés, l’absence de

directives d’élimination qui provoque de graves problèmes de place. A cela s’ajoute

la problématique de la gestion des documents d’archives électroniques.

Cet état de fait mène entre autres, vers une perte de temps passé dans la recherche

des informations indispensables aux actes de gestion. Ce qui engendre un retard

dans le suivi et le contrôle du travail, un retard dans le processus de prise de

décisions et de façon générale un effet négatif sur la qualité des prestations de

l’établissement.

L’article 25 de l’ARRETE N° 2/3660 du 13 Juillet 2005 du MINISTERE DES

FINANCES ET DE LA PRIVATISATION Portant ORGANISATION FINANCIERE

ET COMPTABLE DE L’ENTRAIDE NATIONALE stipule que : « L’Entraide Nationale

doit prendre les dispositions nécessaires pour assurer l’archivage et la conservation des

(7) Surtout avec l’utilisation actuelle de la messagerie électronique - à travers l’intranet -.

26

documents conformément à la réglementation en vigueur. Les procédures d’archivage doivent

être définies et respectées »

Enfin, l'archivage électronique est aujourd'hui incontournable, sinon obligatoire.

Sans lui l’établissement ne pourra pas dans l’avenir respecter un certain nombre de

lois (marché publics dématérialisés, conservation électronique de la comptabilité...).

Dans ce cadre, notre travail propose une réflexion sur la conception d’un SRM qui

prendra en considération les procédures modernes du Records management, les

technologies de l’information, les ressources disponibles, la réalité de l’existant ainsi

que les besoins des différents utilisateurs réels et potentiels.

27

PREMIERE PARTIE : CADRE

CONTEXTUEL THEORIQUE ET

METHODOLOGIQUE DE LA RECHERCHE

28

CHAPITRE I : CONTEXTE DE L’ETUDE :

Introduction :

Au Maroc, comme dans tous les pays du monde, la pauvreté, la vulnérabilité et

l’exclusion sociale ont toujours existé. Ainsi le service social a pris différentes formes

selon les époques. Plusieurs institutions sociales ont vu le jour pour remédier à ces

fléaux. Parmi lesquelles se trouve l’EN, qui a œuvré plus d’un demi-siècle pour

réduire ces fléaux dans notre pays.

1-1 Aperçu historique de l’évolution du service social au Maroc:

Avant d’aborder le thème de ma recherche, il nous parait indispensable de donner

un bref aperçu sur le développement historique du service social marocain.

Dans cette optique, nous pouvons dire que son évolution a connu trois grandes

étapes à savoir :

1-1-1 L’époque d’avant le Protectorat :

Cette période a connue différentes structures parmi lesquelles :

1-1-1-1 Les structures traditionnelles :

Les structures de solidarité traditionnelles et d’entraide spontanées sous la conduite

des coopératives de métiers dans les villes et des « jmaâ » (assemblées) de villages,....

Ces actions collectives couvraient divers domaines de la vie quotidienne, agriculture,

élevage, irrigation, stockage de denrées alimentaires et autres produits. Les formes

de coopération ont été souvent évoquées : la « touiza » (entraide) organisée autour

des travaux des champs (labours, moissons,...), le « chart » (contrat) régissant les

rapports avec le « fquih » et l’entretien communautaire du « msid » (mosquée),

l’organisation de l’ « igherm » ou « agadir » (magasin collectif de stockage de denrées

et autres produits...).

29

1-1-1-2 Chariaa islamique :

A côté des structures traditionnelles, le service social s’accomplit sur la base de la

chariaa Islamique en ce qui concerne l’entraide et l’assistance . L’Islam était en effet,

le premier à rendre obligatoire le droit du pauvre sur les biens du riche, en instituant

l’aumône obligatoire (ZAKAT) et en imposant l’attachement à la solidarité.

Les coutumes sociales et les traditions de solidarité au sein des différentes

agglomérations constituaient aussi un cadre organisationnel autonome destiné à

assurer le traitement des problèmes et des fléaux sociaux qui marquaient cette

période historique. Le système des Waqf (assimilé au système des biens de

mainmorte) et celui des Zaouïas jouaient un rôle notoire dans la mise en œuvre de la

solidarité et de la mutualité sociales.

1 -1-2 L’étape du Protectorat :

Cette étape a commencé à la veille du protectorat, période pendant laquelle le service

social a connu, une certaine aisance presque naturelle dans l’évolution de la gestion

de l’action sociale, étant donné que cette dernière était liée à la protection sociale en

faveur des orphelins et des personnes âgées ainsi qu’aux services sanitaires de

l’enfant et de la mère.

Toutefois, il est à rappeler que le service social relevait, dans son ensemble, des

attributions dévolues aux étrangers établis au Maroc, suite à l’occupation, à travers la

délégation au Maroc de l’Entraide française .

Cette organisation, en vertu du Dahir du 28 Ramadan 1368 correspondant au 25

juillet 1949, va être dénommeé « L’ENTR’AIDE FRANCO-MAROCAINE »

1-1-3 L’ère de l’indépendance :

La troisième étape débuta au lendemain de l’indépendance du pays. C’est une

période d’édification de l’État national, et devant les défis qui se profilaient devant

un Maroc en pleine construction et aussi, pour répondre aux besoins sans cesse

croissants des catégories démunies, il était devenu indispensable de créer un

30

dispositif évolué pour organiser le service social et lui donner une signification

compatible avec les aspirations de l’époque.

Au cours de cette période, les domaines de l’action sociale ont connu des mutations

rapides et des ajustements nouveaux qui ont eu des répercussions sur le concept et la

forme du service social.

Les effets de ces mutations sur le concept et la forme du service social n’ont pas

manqué de se manifester. En effet, le service social s’est développé en faveur des

indigents et des nécessiteux. Feu Sa Majesté Mohammed V, a décidé de mettre en

place «une institution vouée aux préoccupations sociales et humanitaires, qui aura

pour mission de dispenser aide et assistance sous toutes ses formes». La nouvelle

institution dont le bureau central fut présidé par Son Altesse Royale la Princesse

Lalla Aïcha, l’EN, était alors, créée en 1957. Elle constituait avec la PN (Promotion

Nationale), créée en 1961, la caisse de compensation (restructurée en 1956) et les

cantines scolaires, les premiers filets sociaux de sécurité.

Des associations ont vu le jour après la promulgation du dahir sur les libertés

publiques et la liberté d’association comme la « Ligue marocaine pour la protection

de l’enfance et d’éducation sanitaire»(8) créée par dahir, L’UNFM (Union nationale

des femmes marocaines) créée le 25/08/ 1969.

Par la suite, de nouvelles structures ont vu le jour avec des objectifs déclarés de

développement social et de lutte contre la pauvreté comme :

La Fondation Mohamed V(9) qui redynamisait l’esprit de solidarité au niveau

national et choisit délibérément une mobilisation des ressources fondée sur des

souscriptions citoyennes de personnes physiques et morales.

Les Fondations Mohamed VI s’investissaient dans les œuvres sociales des

enseignants et dans la préservation de l’environnement en engageant de nombreuses

conventions avec les secteurs public et privé.

L’ADS, établissement public, avait pour mission essentielle, dans le cadre de la

lutte contre la pauvreté, l’aide à l’insertion économique et sociale des couches

pauvres de la population et l’appui dans le cadre de partenariats aux initiatives

(8) Date de déclaration 10/07/1959.

(9) Date de déclaration 01/07/1999.

31

privées individuelles ou communautaires génératrices d’emploi et de revenus. Outre

son concours financier, l’Agence devait apporter des appuis en formation et en

renforcement des capacités institutionnelles.

1-2 Histoire de l’Entraide Nationale :

L’EN constituait le premier établissement à caractère social crée au sein du Maroc

indépendant.

Elle a été créée en vertu du Dahir n°1-57-099 du 26 Ramadan 1376 (27 Avril 1957) en

tant qu’établissement privé reconnu d’utilité publique ayant pour objet l’aide et

l’assistance sous toutes ses formes.

Elle a été fondée par feu Sa Majesté Mohamed V , le 26 Ramadan 1376 correspondant

au 27 Avril 1957 , en vertu du Dahir n° 1.57.009 qui stipule dans ses articles 1 et 2 ce

qui suit :

« Il est créé sous la dénomination (Entraide Nationale), un établissement privé ayant pour

objet l’aide et l’assistance sous toute ses formes.

Son Siège est fixé à Rabat , Cet établissement est reconnu d’utilité publique qui jouit dans les

conditions prévues par les textes en vigueur des avantages et privilèges conférés aux

établissements d’utilité publique.

L’Entraide Nationale est placée sous le haut patronage de Notre Majesté »

Après, L’EN acquérait le statut du Haut commissariat auprès du premier ministre le

17/6/1968, en vertu du décret royal n°644-08 du 09 Joumada II (3septembre 1968)

Quatre ans après, l’EN a été suivant le décret n° 2-71-625 du 12 Moharram 1392 (28

février 1972), érigée en établissement public Ŕsous tutelle du secrétariat d’Etat

chargée de la Promotion Nationale , de l’Entraide Nationale et de l’Artisanat- dotée

de la personnalité civile et de l’autonomie financière, statut qu’elle conserve à ce jour.

Sa mission a connu un ajout qui est concourir à la promotion familiale et sociale.

En 1974, L’EN est devenue une Direction sous tutelle du Ministère des Affaires

sociales et de l’Artisanat.

Du 13 Août 1997 au 14 Mars 1998 l’EN est devenue une autre fois Secrétariat d'Etat,

mais cette fois-ci auprès du Ministre des Affaires Sociales .

32

En 2001, l'EN est devenue un vrai acteur de développement social et humain, vu son

expérience et sa représentation spatiale(10) et ses missions de filet social vont

comporter des actions de développement social et de formation .

La constitution du pôle social en 2004 a joué un rôle complémentaire de la

dynamique engagée par l’EN .

L’année 2005 a constitué un véritable tournant dans le parcours de l’établissement,

car l’Initiative Nationale pour le Développement Humain, lancée le 18 Mai 2005 par

sa majesté le Roi Mohamed VI, puis la convention de partenariat entre l’EN et

l'INDH signée à Béni Mellal le 22 septembre 2006 ont donné à l’EN une forte

impulsion et lui a insufflé une vigueur stimulante et un contenu dense qui lui ont

permis de jouer un rôle essentiel sur les plans local, provincial et régional et à

l’échelle national, notamment en ce qui concerne le programme de lutte contre la

précarité.

Mais, l’extension de ses missions, la diversité de ses interventions et la présence de

nouveaux acteurs dans le domaine social, rendent nécessaire la question de

repositionnement de l’établissement et l’élaboration d’une nouvelle stratégie de

travail, suivant les exigences de l’époque, surtout la participation à la réalisation des

objectifs de développement du millénaire.

Dans cette optique, le Ministère (MDSFS) a lancé un appel d’offre concernant

l’élaboration d’un plan de développement de l’EN, qui a pour objectif sa

modernisation et son repositionnement.

L'EN disposait, en 2010, de 3 114 centres et institutions sociaux, dont 1198 CEF Ŕ

centres d’éducation et de formation- (108 353 bénéficiaires), 1 022 EPS (74 334

bénéficiaires), 657 jardins d'enfants (23 632 bénéficiaires), 91 CFA Ŕcentres de

formation par apprentissage- (7 401 bénéficiaires), 66 centres Dar Al Mouaten (18 046

bénéficiaires).

1-3 Missions :

Dispenser l’aide et l’assistance, sous toutes ses formes, aux populations

démunies.

(10) La proximité est la force frappante de l’EN.

33

Concourir à la promotion familiale et sociale ( ajout par la décret de 1972).

1-4 Attributions :

Subventionner et contrôler les œuvres privées d’assistance et de bienfaisance

qu’elle subventionne.

Etre consultée sur l’opportunité de la création de toute œuvre publique à

caractère social ou charitable ainsi que sur les mesures générales ou particulières

intéressant la solidarité et l’entraide.

Effectuer la collecte, le stockage, la répartition et la distribution des dons et

subventions dans le cadre des missions qui lui sont dévolues.

Contribuer à la formation des agents affectés aux œuvres qu’elle contrôle.

Participer à la création d’institutions et d’établissements destinés à faciliter

l’accès au travail et à l’intégration sociale des orphelins, des handicapés

physiques et de toute personne relevant de son assistance.

Pouvoir, sans autorisation spéciale, faire appel à la générosité publique.

1-5 Population Cible :

Enfants de bas âge issus de milieux pauvres,

Femmes pauvres et analphabètes,

Personnes atteintes d’un handicap physique,

Personnes âgées,

Jeunes filles non scolarisées ou déscolarisées,

Personnes en situation précaire,

Jeunes garçons non scolarisés et déscolarisés.

34

1-6 Conseil d'administration :

Conformément aux textes de sa création et de son organisation, l'E N est administrée

par un conseil d'administration qui se tient annuellement sur convocation de son

président. Siègent à ce conseil les membres suivants:

Le Ministre Chargé des Affaires Sociales, Président;

Le Ministre de l'Intérieur;

Le Ministre Chargé des Finances;

Le Ministre Chargé de l'Education Nationale;

Le Ministre Chargé de la Jeunesse et des Sports

Le Ministre de la Santé Publique;

Le Ministre Chargé du Travail et de la Formation professionnelle;

Le Ministre Chargé de la Promotion Nationale;

Le Secrétaire Général du Gouvernement;

Un représentant du Cabinet Royal;

Un représentant du Premier Ministre.

Le Directeur de l'EN prend part aux réunions du Conseil d'Administration. Le

président peut convoquer toute personne éligible pour assister aux réunions du

Conseil à titre consultatif.

Le Conseil d'Administration est chargé de:

Définir la politique sociale et les moyens d’action de l’EN;

Délibérer sur toutes les questions intéressant l’EN;

Approuver le programme d’action et décider de l’attribution des subventions;

Arrêter le budget et les comptes ;

Elaborer le statut du personnel qui est approuvé dans les conditions prévues

par la réglementation en vigueur.

35

1-7 Organigramme :

FIGURE 1 : ORGANIGRAMME DE L’ENTRAIDE NATIONALE

Directeur

Sous direction de

l’Action Sociale

Mr ABDEJLIL CHARKAOUI TEL

Bureau N° 6

Sous direction de

l’Administration Générale

Mr RAHMANI MOHAMED TEL

Bureau N° 40

Division de la Promotion Sociale et du Développement Humain

Mr NAJI ABDELGHNI TEL 06 61 11 58 11

Bureau N° 23

Division de la Solidarité

et des Etablissements d'Accueil

Mr ZERKTI ABDELLATIF TEL 06 61 11 58 13

Bureau N° 18

Division des Ressources Humaines et des

Affaires Générales

Mr SHIMI MOHAMED TEL

Bureau N°105

Division de la Gestion des Ressources

Financières Mr HMAIMOU REDOUAN

TEL 06 61 11 58 02 Bureau N°44

Inspection Mr BARKAL ABDESSLAM

TEL 06 61 11 58 10 Bureau N°

Service de la qualification et de l'Insertion sociale

Mr BENSAID RGUIBI TEL

Bureau N° 22

Service de l'Orientation, de l'Information sociale et

de l'Action Humanitaire Mr ABDERRAHIM

BENJELLOUN TEL 06 61 11 51 72

Bureau N° 27

Service de l'Education Infantile et de la

Promotion Familiale Mme LAMSAHEL FATIMA

TEL 06 61 11 51 72 Bureau N° 32

Service des Etablissements de la

Protection Sociale Mme MISSOUM ASSIA

Tel 06 61 11 57 97 Bureau N°34

Service de la Mobilisation Sociale

et du Partenariat Mr OUAHABI AZIZ Tel 06 61 11 51 68

Bureau N° 17

Service des Etudes Sociales et des

Recherches Mr JAMAL AHAMROUNI

TEL 06 61 11 51 68 Bureau N°14

Service des Ressources Humaines et de la

Formation Mme HABIBA CHAMIT

TEL 06 61 11 51 80 Bureau N° 95

Service de la Législation

et du Contentieux Mr GHADFA AYOUB TEL 06 61 11 51 70

Bureau N° 87

Service de la Couverture Sociale et des Pensions

Mr AZIZI ABDELLAH TEL 06 61 11 51 62

Bureau N°86

Service de Comptabilité

Mr YOUSSEF MAAROUFI TEL 06 61 11 57 91

Bureau N°57

Service de la Gestion

Budgétaire

Mr KHALOUANI Med TEL 06 61 11 51 67

Bureau N°74

Service de l'Audit et de l'Evaluation

Mr LAAMARTI ABDELLAH TEL 06 61 11 51 66

Bureau N° 42

Service de l'Informatique et de la

Communication Mr ZIDANI HAFID

TEL 06 61 11 51 63

Bureau N°

10 Coordinations

régionales

Service du

contrôle et de l’Audit

Service Technique

Et Administratif

72 Délégations

Service du patrimoine, du mat et entr des bât

Mr HASSAN BENAYAD TEL 06 61 11 51 65

Bureau N° 43

36

Un des dysfonctionnements de cet organigramme concernant le domaine de

l’information c’est que le service de l’informatique et de la communication qui

dépend directement du Directeur se trouve dans un autre bâtiment.

1-8 Attestation de mérite :

Une attestation de mérite a été attribuée le Jeudi 16/12/2010 à l'E N , lors du forum

du gouvernement électronique MGF 2010.

L'attestation a été remise pour la participation de l'établissement par le projet:

"Portail des EPS ".

Comme reconnaissance des efforts de modernisation entrepris par l'établissement,

qui montre que le domaine social s'inscrit amplement dans la démarche de

dématérialisation des services publics entrepris par le gouvernement menée au

programme national: Maroc Numéric 2013.

FIGURE 2 : ATTESTATION DE MERITE

37

Conclusion

L’EN s’est attachée, dés les premiers instants de son existence, au concept

traditionnel du service social tel qu’il est conventionnellement connu dans la culture

et les traditions marocaines, fondées sur la mutualité et la solidarité inspirées du

référentiel religieux. Aujourd’hui, elle est devenue un vrai acteur de développement

humain et social. Son action sociale depuis sa création a toujours été orientée vers la

satisfaction des besoins des populations en situation de précarité. Vu son expérience

et sa représentation spatiale généralisée, l’EN reste, actuellement, le principal

moteur de lutte contre la précarité, la pauvreté et l’exclusion sociale. Soutenir cet

Etablissement c’est contribuer au développement humain, c’est aussi appuyer un

acteur du développement social, mais surtout, c’est promouvoir la culture de

l’économie sociale et solidaire qui permet une meilleure insertion sociale et

économique des populations vulnérables.

38

CHAPITRE II : REVUE DE LITTERATURE :

Introduction :

Le Records management, thème central de notre travail, est une pratique d’archivage

qui doit être comprise dans son approche anglo-saxonne, avant de pouvoir être

appliquée à une situation réelle telle que la réorganisation des documents d’archives

« records »(11) de l’EN. C’est la raison pour laquelle nous définirons dans un premier

temps le terme de « records ». Nous parlerons de ses caractéristiques. Nous

traiterons après le concept Records management. Nous donnerons ensuite un bref

aperçu historique sur son origine, sa traduction et ses outils, ses avantages et ses

objectifs, etc.. après quoi nous évoquerons également les normes existantes.

2-1 Définition du mot « Records » :

« Records » sont « Documents crées, reçus et préservés à titre de preuve et d’information

par une personne physique ou morale dans l’exercice de ses obligations légales ou la conduite

de son activité »(12).

Donc, les « records » sont des documents validés et figés, destinés à être conservés

pour leurs dimensions de preuve et d’utilité dans le cadre de la conduite des activités

d’un établissement.

Le concept « records » connait beaucoup de traductions en français : dans la

littérature, records signifie « enregistrements ». l’Afnor l’avait traduit dans la norme

NM ISO 15489 par « document d’archives ». Les canadiens par « documents

administratifs».

Une Pétition (13) était lancée par Marie-Anne Chabin le 16 septembre 2010 contre la

traduction française des normes ISO/DIS 30300 et 30301 proposée par l’Afnor

(CN11) du concept « Records management » par : « informations et documents ».

Parce que, l’expression ignore ce qui différencie justement « record » de

(11) Documents d’archives courants et intermédiaires.

(12) Extrait Norme NM ISO 15489.

(13) Traduction de "record" [ En ligne] Disponible sur internet <http://www.archive17.fr/index.php/Table/Des-

mots-pour-le-dire/Traduction/> (Page consultée le 20/6/2011).

39

« document » et de « information », à savoir que le « record » est un document ou un

groupe d’informations validé et figé qui engage l’entreprise ou l’organisme vis-à-vis

de tiers et/ou dont la valeur métier doit être tracée et préservée ».

2-2 Caractéristiques d’un document d’archives :

Il convient qu’un document d’archives soit le reflet précis ce qui a été dit ou décidé

ou l’action qui a été effectuée. Il convient qu’il puisse répondre aux besoins de

l’affaire dont il traite et puisse être utilisé pour rendre compte. C’est pour cela que le

document d’archives possède certaines caractéristiques qui le distinguent des autres

documents. Il est issu et témoigne des activités de l’établissement. Pour conserver sa

valeur de preuve au regard de la loi, il faut que le système d’archivage puisse

garantir :

1. L’ authenticité: Le document peut prouver qu’il est bien ce qu’il prétend être, qu’il

a été effectivement produit ou reçu par la personne qui prétend l’avoir produit ou

reçu, et qu’il a été produit ou reçu au moment où il prétend l’avoir été.

2. La fiabilité: Le contenu du document peut être considéré comme la représentation

complète et exacte des opérations, des activités ou des faits qu’il atteste.

3. L’ intégrité: Renvoie au caractère complet et non altéré de son état.

4. L’exploitabilité: Le document est utilisable s’il peut être localisé, récupéré,

communiqué et interprété.

2-3 Records management : contexte et définitions :

La norme NM ISO 15489 définit le Records management comme étant le "champ de

l'organisation et de la gestion en charge d'un contrôle efficace et systématique de la

création, de la réception, de la conservation, de l'utilisation et du sort final des

documents, y compris des méthodes de fixation et de préservation de la preuve et de

l'information liées à la forme des documents"

Pour l’ADBS (l’association des professionnels de l’information et de la

documentation) : « Le Records management permet à un organisme de disposer à

tout instant des documents et des données dont il a besoin pour conduire ses

40

activités, assurer la traçabilité de celles-ci, les poursuivre en cas de sinistre, défendre

ses intérêts en cas de litige, réduire les risques et répondre aux exigences légales et

réglementaires en matière de conservation de document »(14).

Selon Records Management Society of Great Britain, le Records management c’est

« La systématisation du contrôle, de l’organisation, de l’accès, et de la protection de

l’information d’une organisation, que cette information existe sur bande magnétique,

sur papier ou sur celluloïd, depuis sa création, en passant par son utilisation, jusqu’à

sa conservation permanente ou son élimination légalement autorisée »(15).

L’examen de ces trois définitions montre que Le Records management met à la

disposition des gestionnaires des outils, leur permettant de connaitre l’information

qui circule au sein de l’établissement. Il permet aussi la rationalisation de la

production, la conservation et l’accès aux informations et documents produites ou

reçues, assure la traçabilité des activités, défend les intérêts de l’établissement.

Tous les formats et supports d’information sont concernés à partir du moment où les

données y sont enregistrés.

2-4 Les origines du Records Management :

Certains font remonter l’origine du Records management au Code d’Hammurabi.

Celui-ci, roi de Babylone en 1792 avant J.-C., grand administrateur, eut l’idée de faire

enregistrer, en le gravant sur des tablettes d’argile, le premier code législatif connu

au monde(16). Après, il est apparu aux Etats-Unis. L’objectif était de répondre aux

contraintes liées à la croissance exponentielle de la masse des documents produits

par l’administration. C’est pourquoi le Records management s’est développé dans les

(14) L'association des professionnels de l'information et de la documentation : Qu'est-ce que le records

management ?[En ligne] ADBS disponible sur internet :

<http://www.adbs.fr/records-management-29391.htm?RH=ACCUEIL> (page consultée le 21/10/2010).

(15)Hare, Catherine. Et MCLEOD, Julie Mettre en place le records management dans son organisme Guide

pratique Archimag, Paris, 2003. p. 41.

(16 ) DESSOLIN-BAUMAN, Sylvie: Conférence sur le Records Management [ En ligne]disponible sur

internet :

<http://www.adbs.fr/18-mars-2010-conference-sur-le-records-management-81797.htm?RH=OUTILS_VOC >

(page consultée le 22/9/2011).

http://www.adbs.fr/records-management-29391.htm?RH=ACCUEIL

http://www.adbs.fr/18-mars-2010-conference-sur-le-records-management-81797.htm?RH=OUTILS_VOC

41

pays anglo-saxons où la réglementation a entraîné des besoins de traçabilité, de suivi

de documents et la nécessité d’un cadre de confiance.

En 1934, les Archives Nationales des États-Unis posaient les principes essentiels du

Records management, à savoir le contrôle des archivistes sur la création des

documents dans les bureaux, leur droit de regard sur la gestion de ces documents au

sein même des services qui les produisent, et leur pouvoir de décisions quant au sort

à réserver aux documents ainsi produits, que ce soit leur conservation ou leur

élimination.

En 1943, ’’le Records Disposal Act’’ publié par les Archives nationales américaines

affirmait la responsabilité et le contrôle des archivistes sur les documents en

circulation au sein des services des administrations, avant même le versement au

dépôt d’archives.

La période qui suivait la seconde guerre mondiale, marquée par une grande inflation

documentaire sans précédent au niveau de l’Administration américaine, marquait

un tournant pour le développement du Records management. Pour pallier cette

situation, le Président Truman en 1947 avait mis en place une commission (mandatée

par le Congrès américain ) confiée au sénateur Hoover, avec pour mission de

réfléchir sur l’organisation de cette explosion documentaire. C’est cette commission

qui a officialisé la discipline. Ses conclusions étaient à l’origine de deux textes

réglementaires qui marquaient la réorganisation des archives nationales des États-

Unis.

Emmet Leahy, sous l'impulsion du Président Hoover, instaurait une division Records

management au sein du National Archives and Records Administration (NARA).

Quelques années plus tard, l’archiviste Théodore Schellenberg théorisait les

conclusions de la commission. Dans son raisonnement, il faisait une nette distinction

entre les documents validés et actifs dans les services (active records), les documents

peu utilisés mais à valeur probatoire (semi-active records) et les documents qui ont

perdu tout intérêt pour les services et qui sont soit détruits, soit traités comme

archives (archives historiques).

En 1949, le Federal Property and Administrative Services Act consacrait la création

du National Archives and Records Service. Cette nouvelle structure comprenait cinq

42

bureaux, dont le bureau du Records management. Un an plus tard, le Federal

Records Act donnait pour la première fois une définition légale du Records

management; il était conçu comme un ensemble de méthodes destinées à améliorer

la gestion des documents depuis leur création jusqu’à leur transfert dans des services

d’archives ou leur élimination.

C’est à partir des années 1950 que le Records management a pris un caractère officiel.

Grâce à cette reconnaissance par le gouvernement fédéral américain que cette

méthode commençait à porter ses fruits. Elle suscitait d’autre part, de par les succès

qu’elle générait, l’intérêt d’un nombre croissant de pays étrangers. Les pays anglo-

saxons, comme l’Australie ou le Canada, adoptaient dans leur pays le Records

management, puis les pays européens l’utilisait à leur tour.

En France, Yves Pérotin, directeur des services d’archives de la Seine et de Paris, fut

le premier, en France, à rédiger un rapport sur le Records management à la suite de

sa mission aux Etats-Unis en 1961. Il avait mentionné dans son rapport (17) ,publié en

1962 , que « il se trouve que le mot « records » et le mot « management » sont, l’un et

l’autre, fort malaisés à traduire en français […]. Ainsi, en français, pour records, on

dit tantôt « archives » et tantôt « documents », […], en anglais, à côté de records, les

deux mots archives et documents existent. Pour management, l’imprécision est la

même […], on dira « administration » ou « organisation », cependant que l’anglais

aussi connaît administration et organization. »

En janvier 1963, Yves Pérotin se rendit à Londres, une nouvelle fois sur la demande

du préfet de la Seine, pour y effectuer une autre mission ayant un objet identique à la

précédente. Il rendit compte de cette expérience dans un article publié en 1964 dans

La Gazette des archives et portant le titre suivant : « Le Records management et

l’administration anglaise des archives »(18).

(17) PEROTIN, Yves. Le records management et l’administration américaine des archives : rapport de mission

adressé à M. le préfet de la Seine . Paris : Archives de la Seine et de la ville de Paris, 1962. p 21 .

(18) BARBAT, Philippe. in : Documentaliste - Sciences de l'information, 1998, vol. 35, n° 3 p.170 [En ligne]

disponible en ligne

<http://www.adbs.fr/adminsite/objetspartages/liste_fichiergw.jsp?OBJET=DOCUMENT&CODE=DOCART_32

4&LANGUE=0> (page consultée le 20/8/2010).

http://www.adbs.fr/adminsite/objetspartages/liste_fichiergw.jsp?OBJET=DOCUMENT&CODE=DOCART_324&LANGUE=0


43

Ces deux textes constituaient sans conteste la meilleure présentation du Records

management en langue française à ce jour et l’on peut s’y reporter aujourd’hui

encore avec grand profit .

Il n’était pas aisé de faire la synthèse des conclusions que leur auteur avait tirées de

ses deux expériences, tant son observation des méthodes du Records management

était précise et détaillée. Il ressort toutefois nettement qu’Yves Pérotin souhaiterait

voir la France prendre exemple sur l’Angleterre et les Etats- Unis sur trois plans : le

pré-archivage, le contrôle des archivistes sur les documents produits dans les

bureaux dès leur âge courant et la responsabilisation des services producteurs des

archives (19).

Cependant, ces pratiques ne se sont pas immédiatement généralisées. Elles sont

freinées d’une part, par des pratiques archivistiques françaises et anglo-saxonnes

différentes. La pratique anglo-saxonne différencie les « Records » (archives courantes

et intermédiaires) des « Archives » (archives définitives). Les « Records » ont

traditionnellement une existence sémantique ce qui n’est pas le cas en France ou tout

document est une archive. Par ailleurs, la pratique administrative anglo-saxonne

préconise expressément l’enregistrement systématique des documents administratifs

et juridiques à valeur probante. Dans la tradition administrative française, le

changement des pratiques est clairement soumis à l'évolution de la loi, la tradition

d'autorégulation administrative anglo-saxonne, n’est pas aussi affirmé. Ce qui a

freiné l’essor de la discipline(20).

2-5 Traduction du concept de Records management :

Les trois langues officielle de l’ISO étant l’anglais, le russe et le français, la norme

initialement rédigée en anglais a été traduite en français par la commission de

normalisation 11 de l’AFNOR (Agence Française de Normalisation). Dans un

premier temps, la « gestion des enregistrements » a été proposée comme équivalent

de « Records management ». Mais le terme français d’« enregistrement » a une

(19 ) PEROTIN, Yves. Le records management et l’administration américaine des archives. Op.cit, p 32.

(20) DOMAS, Armelle. Le Records Management, DESSID : Rapport de recherche bibliographique, mars 2003,

p 42.

44

acception plus restreinte que le terme anglais de « records » puisqu’il n’inclut pas la

dimension archivistique. Il en va de même du « document » qui ne prend en compte

que la valeur informative. Le concept d’« archives » ne convient guère mieux

puisqu’il inclut une notion historique et patrimoniale absente du « records » anglais.

La traduction la plus proche de l’original aurait été « gestion des archives courantes

et intermédiaires », finalement abandonnée par l’AFNOR qui a décidé de ne pas

traduire l’expression « Records management » et de varier celle du mot « records » :

la formule « documents d’archives » est la plus fréquemment utilisée, sauf lorsque le

simple « documents » est suffisamment explicite dans le contexte, ou lorsque le sens

général du texte impose l’emploi du terme « archives ». Le gouvernement canadien

parle pour sa part de « gestion des documents administratifs », tandis que le Québec

a opté pour la « gestion des documents institutionnels ». Dans la traduction

allemande, qui n’a pour l’instant été réalisée que pour la première partie de la norme,

l’expression retenue est celle de « Schriftgutverwaltung » (en français : « gestion des

documents »)(21).

Mais ça fait plus de deux ans, le Journal officiel de la République française(22)

annonçait que la France utilise -à partir du 22 Avril 2009 -désormais l’expression «

Gestion de l’archivage » en lieu et place de « Records management ».

A la fin de l’année 2010, la Commission de normalisation AFNOR CG46/CN11, à

laquelle participent notamment l’AAF et l’ADBS, a retenu comme expression

francophone équivalente à records management celle de « gestion des documents

d’activité », qui sera désormais utilisée dans toutes les versions françaises des normes

à venir dans ce domaine(23).

(21) RENEVEY FRY, Chantal .

La norme ISO 15489 sur le Records Management Normes et standards – Quelles obligations ? Journée de

travail AAS – 24 mars 2004 [En ligne] (page consultée le 3/7/2010).

(22) JORF (Journal officiel de la République française) nº 0094 du 22 avril 2009, page 6949, texte nº 83.

(23 ) AFNOR et al, Livre blanc,V2 « Introduction à la série de normes ISO 30300, Système de management des

documents d’activité – Intégration du records management et perspectives d’évolution de l’ISO 15489 ». [En

ligne]. Disponible sur internet < http://www.bivi.fonctions-documentaires.afnor.org/livres-blancs/publication-d-

une-deuxieme-version-du-document-introduction-a-la-serie-de-normes-iso-30300-systeme-de-gestion-des-

documents-d-activite> ( page consultée le27/10/2011).

45

2-6 Outils du Records Management :

Parmi les outils du Records management les plus importants sont :

2-6-1 Charte d’archivage:

la charte d’archivage est un outil destiné aux utilisateurs, au Records manager et à la

Direction. Elle recense les règles et les outils de gestion, décrit les objectifs du

Records management et les politiques mises en œuvre pour les atteindre, les

responsabilités et les personnes qui sont en charge de ces responsabilités, etc..

2-6-1-1 Plan de classement des documents d’archives:

Le plan de classement se base sur les activités de l’établissement et non sur la

structure organique, il en fait le recensement et les organise hiérarchiquement. Il peut

fournir un cadre logique. Pour le Records management, ce plan consiste en une

représentation des fonctions, activités et opérations de l’établissement. IL vise à

organiser, décrire et articuler les documents ; relier et partager des documents

communs à plusieurs entités, améliorer l’accès et la recherche des documents. Il

permet également de sélectionner les documents à intégrer dans le système de

Records management.

2-6-1-2 Calendrier de conservation :

Le calendrier de conservation est un outil de gestion qui regroupe les règles de

conservation(24), dont se dote un établissement pour rationaliser la conservation et

l’élimination de ses documents d’archives, du fait qu’il contient un recensement

exhaustif des types de documents, et qu’il définit de manière rationnelle leur cycle de

vie , depuis leur création jusqu’à leur destruction ou leur conservation permanente.

Il permet aussi de diffuser les règles de conservation, de les appliquer et d’en assurer

le contrôle. Il constitue un document juridique indispensable à la gestion efficace des

documents d’archives.

(24 ) Ces règles doivent respecter les durées fixées dans les lois et les règlements .

46

Parmi ses avantages, notons aussi que l’application du calendrier de conservation

permet à l'établissement d'optimiser l'exploitation de l'espace tant dans les bureaux

que dans les dépôts ou locaux de pré-archivage, ainsi qu’en temps de recherche et de

préserver au mieux ses intérêts vis à vis des tiers.

2-7 Cycle de vie des documents :

Le concept de cycle de vie est basé sur la théorie américaine des trois âges des

archives, formulés par Schellenberg en 1956 .

Il est basé sur « l’idée que l’information enregistrée a une vie semblable à celle d’un

organisme biologique, dans la mesure où elle naît (phase de création), vit (phase

d’actualisation et d’utilisation)et meurt »(25).

Le cycle de vie des documents passe par trois phases à savoir :

La phase active, comme son nom l’indique, couvre la période pendant laquelle les

documents d’archives Ŕdocuments d’archives courantsŔ sont utilisés régulièrement

par les services. Ils ont une valeur primaire et sont donc conservés dans les bureaux

ou à proximité pour être facilement accessibles.

La phase semi-active se réfère à la période où ces documents Ŕdocuments d’archives

intermédiairesŔ n’ont plus d’utilité opérationnelle dans les services, mais restent

nécessaires comme preuve pour établir les droits de l’établissement (valeur

administrative, fiscale (ou financière) et judiciaire).

La phase définitive est déterminée par le sort final des documents d’archives. Elle

représente la dernière phase du cycle de vie des documents. Ces documents

d’archives n’ont plus aucune utilité opérationnelle ou administrative pour

l’établissement; ils sont conservées indéfiniment, pour les besoins de gestion et de

justification des droits des personnes et pour la documentation historique de la

recherche(valeur secondaire). Après tri et élimination partielle, les documents

d’archives définitifs sont regroupés en fonds et en séries représentant les grandes

fonctions et activités de l’établissement.

(25)Hare, Catherine. Et MCLEOD, Julie. Mettre en place le records management dans son organisme. Op.cit,

p.41

47

FIGURE 3 : Le cycle de vie des documents tel que conçu par Marie-Anne

Chabin:

Marie-Anne Chabin, Archive 17 CSTIC – Afnor – 15/09/06

Aujourd’hui il y’a une révision de la théorie des trois âges. On commence a parler de

deux âges seulement, surtout avec l’avènement du numérique. Pour Michel Roberge

« On devrait adopter un nouveau modèle conceptuel de gestion du cycle de vie

en deux temps : une durée de vie utile (en nombre total d’années ou sur une base

temporelle plus petite - mois, semaines ou jours -, selon les besoins) et un sort final

lorsque les documents et les dossiers n'ont plus d'utilité pour la gestion des activités

qu'ils documentent : à détruire, à conserver en totalité comme documents d’archives

ou à trier (conserver les documents ou les dossiers ayant une valeur d’archives et

détruire le reste)(26). Au sein de l’AFNOR aussi, il y’a un débat concernant la

pertinence du modèle de cycle de vie des archives selon ses trois âges vis-à-vis de

l'usage des documents d’activité. La modélisation du cycle de vie des documents

peut être représentée de plusieurs façons. Par zones de compétence ou contexte

(nouveau concept), par processus, ou deux âges courant et patrimonial ou courant et

non modifiable(27).

(26)Michel Roberge. La théorie des trois âges revisitée[En ligne]. Disponible sur

internet : http://gestarcarnets.blogspot.com/2012/03/532-la-theorie-des-trois-ages-revisitee.html.>[page consulté le

2/7/2012]

(27)Afnor et al .Livre blanc.3.ISO 30300 – 30301 - Système de gestion des documents d’activité. Définition,

modélisations, intégration aux autres normes de système de management. Mai 2012, p.4

http://memsic.ccsd.cnrs.fr/mem_00000620/en.%5bpage

48

2-8 Le Records management dans un établissement :

Les documents d’archives stockés sur papier, ou électronique, constituent les « atouts

informations» de l’établissement. Ils sont porteurs d’informations dont

l’établissement a besoin pour fonctionner au quotidien. Le Records management se

doit donc d’être en lien avec ses activités de base. En plus, ces documents ont une

valeur dans la mesure où ils servent de preuve et où ils véhiculent une information.

Ils peuvent être classés selon leur importance. Ceux qui ont une valeur primaire sont

éliminés après leur durée de conservation prescrite, et ceux qui ont une valeur

secondaire sont conservés à long terme.

Une mauvaise gestion de ces documents peut avoir de lourdes conséquences :

mauvaises prises de décision par manque d’information, perte de temps à recréer des

informations quand le document d’origine ne peut être retrouvé, irritation des

utilisateurs lorsque l’information ou le document ne peut être repéré, dégradation de

l’environnement de travail quand les gens sont frustrés de ne pas obtenir

l’information dont ils ont besoin, perte de temps dans la recherche de l’information,

etc. Afin de lutter contre tous ces désagréments, il est donc nécessaire pour

l’établissement d’adopter le Records management.

2-9 Les objectifs du SRM :

Les principaux objectifs d’un SRM sont les suivants :

Assurer que les documents vitaux sont facilement et rapidement retrouvés;

Préserver les informations jugées très importantes pour l’établissement;

Assurer une protection optimale des documents contre les éventuels risques;

Eviter l’accumulation des documents qui ne présentent aucun intérêt pour

l’établissement;

Garantir la conservation des documents essentiels pendant la période légale de

conservation (mentionnée dans le référentiel de conservation);

Permettre l’accès aux documents essentiels de l’établissement (selon les droits

d’accès);

49

Accroître le degré de sécurité de l’information confidentielle;

Assurer la cohérence dans la gestion de l’ensemble des dossiers de l’établissement;

Veiller à ce que les documents authentiques et fiables existent et sont utiles dans

la réalisation des activités de l’établissement;

Assurer l’uniformité de la création, l’entretien et l’élimination des documents.

Garantir la continuité et la préservation de la mémoire de l’établissement.

2-10 La Norme NM ISO 15489 :

La norme NM ISO 15489 est une norme internationale , constituée de deux

documents. Le premier, intitulé « Principes directeurs (ISO 15489-1)», présentant de

façon générale les grands principes de l’organisation et de la gestion des documents

d’archives courantes et intermédiaires dans les organismes. Le second, intitulé

« Guide pratique (ISO15489-2) », prend la forme d’un instrument d’application qui

précise la méthodologie nécessaire à sa mise en œuvre.

Un élément important de cette norme est qu’elle implique une intervention dès la

création du document.

Elle est un guide pour définir les responsabilités des établissements vis à vis de leurs

documents d’archives, et les principes, procédures, systèmes et méthodes, qu’ils

doivent utiliser.

En 1996, les Australiens ont publié cette norme. Elle s’était imposée rapidement

comme une référence, après sa présentation devant l’International Standard

Organization (ISO). En 2001, la norme était publiée, après divers débats sur sa

compatibilité avec les droits nationaux des pays. Elle était reprise en 2002 par

l’AFNOR, sous le même titre NF ISO 15489.

50

FIGURE N°4 : Origine Norme NM ISO 15489

Aujourd’hui l’ISO 15489 est en cours de révision(28)

Cette norme exclut de son champ les documents d’ archives historiques. Elle définit

des principes, des méthodes, des manières de travailler ainsi que des exigences

minimales en matière de Records management.

Elle s’adresse en premier lieu aux décideurs, puis aux professionnels de

l’information, aux responsables des systèmes et plus largement, à toutes les

personnes physiques ayant la possibilité de produire ou de conserver des documents

d’archives.

Elle peut s’appliquer aussi bien aux documents sous forme papier qu’aux documents

produits sous forme électronique.

Au cours de l’année 2011 , l’ISO 15489 est complétée par une série de normes ISO

30300.

Cet enrichissement se traduit essentiellement par une séparation claire et précise

entre les principes liés aux systèmes de management, et ceux liés à l’organisation et à

la mise en œuvre de la gestion des informations et documents d‘activité.

Cette séparation permet à terme de disposer :

D’une série de normes ISO 30300 qui concerne le système de management des

documents d’activité, et de la norme ISO 15489 révisée et de normes connexes qui

(28) RECORDS MANAGEMENT FICHE 3 | NORME ISO/IEC 15489[En ligne]. Disponible sur internet :

<http://doc-standarmedia.afnor.fr/etudes/FicheIso15489_383632839.pdf.>[page consulté le 22 /05/2009]

http://memsic.ccsd.cnrs.fr/mem_00000620/en.%5bpage

51

concernent les aspects opératoires relatifs au cycle de vie de ces mêmes informations

et documents d’activité, et en particulier leur conservation(29).

La publication progressive de ce corpus de normes Ŕ ISO 30300 et ISO 15489 révisée Ŕ

est un événement majeur qui positionne le management des informations et des

documents au plus haut niveau des organisations, celui de leur stratégie et de leur

politique.

Cette publication se déroule progressivement à partir de 2011. La première étape est

la publication de la série ISO 30300, qui sera suivie par les travaux de révision de

l’ISO 15489. Ceux-ci devraient commencer en 2012 pour une durée de deux à trois

ans (30).

Les normes ISO 30300 et 30301 font partie des normes dites de Système de

Management (NSM). Comme celles du Management de la qualité (ISO 9000 et 9004),

du Management environnemental (ISO 14001), du Management de la sécurité

alimentaire (ISO 22000), du Management de la sécurité de l’information (ISO/IEC

27001) et du Management du risque (ISO 31000), elles ont été conçues dans l’optique

d’une amélioration continue des performances tout en répondant aux besoins de

toutes les parties prenantes des organisations(31).

2-11 Les enjeux du Records management : Les enjeux sont divers. Le Records management est utile dans les domaines suivants :

La gestion des risques : par le Records management, on réduit les risques de

litiges, en assurant la conformité réglementaire et en conservant la preuve de

l’activité. L’aspect gestion de risques est très lié à la notion de traçabilité. (29) AFNOR et al, Livre blanc. Introduction à la série de normes ISO 30300, Système de management des

documents d’activité – Intégration du records management et perspectives d’évolution de l’ISO 15489. mars

2011, p. 4

[En ligne] Disponible sur internet< http://www.afnor.org/liste-des-actualites/actualites/2011/mars-

2011/integration-du-records-management-introduction-a-l-iso-30300-et-evolution-de-l-iso-15489-livre-blanc-a-

telecharger page> ( page consultée le 8/5/2011).

(30) Ibid, p.5

(31)Afnor et al, Livre blanc.3. ISO 30300 – 30301 - Système de gestion des documents d’activité Définition,

modélisations, intégration aux autres normes de système de management Mai 2012 , p.8

[En ligne] Disponible sur internet <www.bivi.fonctions-documentaires.afnor.org/content/.../197785>( page

consultée le 2/7/2012).

http://www.afnor.org/liste-des-actualites/actualites/2011/mars-2011/integration-du-records-management-introduction-a-l-iso-30300-et-evolution-de-l-iso-15489-livre-blanc-a-telecharger



52

La démarche qualité : le Records management permet de disposer de documents

authentiques, validés et fiables. Par ailleurs, la prise de décisions est facilitée par

l’accès rapide à une information pertinente, qu’assure le Records management.

La rentabilité : le Records management grâce au classement systématisé des

documents, permet une récupération rapide des informations. Il garantit un accès

facile à l’information.

La réactivité : l’accès rapide à une information rapide à une information permet

d’être plus réactif et efficace dans la gestion des affaires.

La conservation de la mémoire et l’identité culturelle : la prise en compte des

documents d’archives définitives dès le début de la phase d’archivage, améliore la

constitution de la mémoire de l’établissement.

La gestion des masses de documents papier : le Records management permet de

contrôler la création et la croissance des documents, et participe à la gestion

rationnelle de l’espace.

La diversité des enjeux montre celle des acteurs et des services devant s’impliquer

dans la politique de mise en œuvre du Records management.

2-12 La fonction du records manager

La fonction de records management est assurée par une ou plusieurs personnes qui

disposent d’une autorité en mesure de :

Faire respecter la démarche records management de gestion des documents par le

personnel conformément aux règles et procédures établies, et en particulier :

D’imposer au personnel la création de documents qui répondent aux besoins et

aux procédures de l’organisme,

D’assurer que les processus de travail produisent des documents constituant bien

le support des activités, et sont bien porteurs de ce que l’on attend d’eux.

Cette première mission relève couramment de la fonction Qualité ou de la fonction

Audit, qui recouvrent sur ce point la fonction records management.

53

D’assurer la transparence des processus d’archivage et la validité du système de

records management tout au long de la vie active des documents, y compris pendant

la phase où les documents sont fréquemment consultés et le cas échéant lorsqu’ils

sont conservés sous forme papier près de l’utilisateur. Il s’agit là d’un rôle de

repérage, de documentation et de contrôle de tous les systèmes de classement mis en

place.

D’exiger les services nécessaires auprès des fonctions d’appui, en particulier

l’informatique.

De défendre la fonction et les budgets auprès des instances de décision. Avec

l’aide des Ressources humaines, le records manager bâtit un plan de formation

destiné à l’ensemble des acteurs du records management(32).

(32)Groupe métiers AAF-ADBS. Comprendre et pratiquer le records management: Analyse de la norme ISO

15489 au regard des pratiques archivistiques françaises, p.10 [En ligne] Disponible sur internet

<www.adbs.fr/.../com.univ.collaboratif.utils.LectureFichiergw?...ID. >( page consultée le 2/7/2012).

http://www.adbs.fr/.../com.univ.collaboratif.utils.LectureFichiergw?...ID

54

Conclusion

A l’heure où La législation impose aux établissements de produire à tout moment

des informations probantes, le Records management apparaît comme l’outil essentiel

pour gérer ces informations. C’est une fonction stratégique. Car, Il s’agit d’organiser

et de sécuriser une information vitale à forte valeur ajoutée. Tout en respectant les

obligations d’archivage et de traçabilité.

La disparition de documents vitaux peut avoir des conséquences désastreuses pour

l’établissement. Son existence dépend de la capacité à produire, à tout moment, des

pièces demandées par un audit, par la justice ou tout simplement par les clients et

fournisseurs. L’établissement doit en plus gérer un volume d’information très

important qui augmente chaque jour.

Le Records management semble progressivement s’imposer, Il s’agit d’une prise de

décision engageant tout l’établissement.

55

CHAPITRE III : APPROCHE METHODOLOGIQUE :

Introduction :

Nous énoncerons dans ce chapitre les principaux objectifs de notre étude ainsi que

les questions de recherche qui en découlent, puis nous évoquerons la méthodologie

adoptée et le choix des instruments de collecte des données susceptibles de nous

aider à trouver des réponses aux questions énoncées. Nous citerons les définitions

opérationnelles utiles à notre travail, les contraintes et limites, ainsi que l’envergure

et la valeur de notre recherche.

3-1 Objectifs de la recherche :

Pour mener à bien notre étude, nous nous sommes fixé les objectifs suivants :

1 Etudier la situation actuelle du fonds d’archives au sein de l’EN ;

2 Déterminer les besoins informationnels du personnel de l’EN;

3 Proposer un SRM pour une gestion rationnelle des documents

d’archives de l’EN.

3-2 Questions de recherche :

Afin d’atteindre les objectifs précités et de mener à bien cette étude, nous avons

formulé un certain nombre de questions de recherche.

Ces questions se présentent en trois grands ensembles, dont chacun correspond à un

objectif précis :

Le premier objectif :

Quelles sont les types de documents d’archives constituant le fonds de la

documentation de l’établissement ?

Quels sont les équipements de rangement et de conditionnement, ainsi que les

dépôts et les locaux de conservation réservés aux documents d’archives ?

Quelles sont les caractéristiques du fonds des documents d’archives utilisées (l’âge,

le support, le volume, le format,…) ?

Quelles sont les procédures de gestion des documents d’archives de l’établissement

(le classement, le repérage, la communication, le tri et l’élimination,…) ?

56

Existe-t-il des instruments de recherche pour le repérage de l’information contenue

dans les documents d’archives ?

Y a-t-il un dispositif législatif ou réglementaire relatif à la communication et l’accès

aux documents d’archives ?

Quel est le matériel informatique disponible (les logiciels utilisés, les supports de

stockage,…) ?

Pour le deuxième objectif :

Quelles sont les caractéristiques de la population étudiée ?

A quelle degré est-elle satisfaite du système actuel ?

Est-elle pour la création d’un nouveau système ?

Quelles sont ses attentes et suggestions quant à l’informatisation du système?

Pour le troisième objectif :

Quels sont les besoins en gestion des documents d’archives de l’EN ?

Quelles sont les fonctionnalités du SRM proposé ?

Quelle solution logicielle à proposer pour l’archivage électronique des documents

d’archives de l’EN ?

Quelle démarche adopter pour la création d’un SRM ?

3-3 Méthodes et instruments de collecte des données :

Selon Couture(33), « il existe plusieurs façons permettant de recueillir des données et des

informations. Certaines se prêtent mieux à la collecte de tel ou tel type d’informations. Trois

méthodes retiennent notre attention : l’observation, l’inventaire physique et la consultation

ou l’entrevue »

Toutes ces méthodes sont complémentaires et chacune permet de collecter des

informations spécifiques.

Dans notre travail, en vue d’atteindre les objectifs visés avec le maximum de

rigueur et d'objectivité, nous avons utilisé diverses techniques de collecte de

l'information, à savoir : l’inventaire physique, l’observation directe participative,

(33) COUTURE, Carol. Les fonctions de l’archivistique contemporaine. Québec : Presse de l’Université du

Québec, 2003, p.50

57

l’enquête sur le terrain par le biais du questionnaire et enfin la méthode

documentaire.

Pour atteindre le premier objectif, nous avons fait appel à l’inventaire physique des

différents documents d’archives de l’E N, afin de les identifier, les recenser .

L’observation directe pour connaitre l’état et la situation exacte de ce fonds.

Concernant le deuxième objectif, nous nous sommes basé sur l’enquête par

questionnaire. En effet, elle nous a permis d’identifier les besoins informationnels

des différents utilisateurs, ainsi que leurs attentes et suggestions.

Notre troisième objectif est atteint en exploitant les conclusions tirées de la littérature

professionnelle en la matière et des résultats de l’enquête menée sur le terrain. En

plus l’étude de l’organigramme, du statut et des rapports de gestion ainsi que

quelques informations se trouvant sur le site de l’EN, nous a permis de connaître la

structure, les activités et les fonctions des différentes entités administratives de

l’établissement.

3-3-1 L’inventaire :

D’après Couture(34), « le but de l’inventaire est de recueillir les données et les informations

indispensables pour chaque composante d’un système de gestion des archives. Il faut donc

tenir compte du cycle de vie des archives, de la masse qu’elles représentent, de leur

localisation, des équipements, des systèmes et des procédures de classification, de repérage, de

conservation, d’élimination, de circulation et de sécurité ou de protection qui existent »

L’inventaire constitue donc un outil de travail primordial pour le Records manager.

Il permet de faire le point sur les activités et les documents qu’elles génèrent,

d’analyser la situation, de diagnostiquer les problèmes, d’établir un programme

réaliste de traitement et d’en concevoir plus rapidement certains éléments tels que le

référentiel de conservation et le système de classement(35).

Pour mener à bien l’opération de l’inventaire des documents d’archives de l’EN,

nous avons élaboré un formulaire d’inventaire (annexe 1) qui nous a servi de base

pour identifier l’unité ou le bureau inventorié, la localisation des documents, le

(34) Ibid, p.54

(35) COUTURE, Carol et ROUSSEAU, Jean-Yves. Les Archives au 20iéme siècle : une réponse aux besoins de

l’administration et de la recherche. Québec : Université de Montréal,1982, p.67.

58

volume et l’espace occupé dans l’équipement de rangement, la nature des

documents, la description des dossiers et les différents supports. Cette opération

d’inventaire a concerné tous les bureaux, salles , locaux et dépôts des trois bâtiments

de l’EN(36).

3-3-2 L’observation directe participative :

Selon Couture, « les éléments recueillis par l’observation touchent, d’une part, les

comportements et les attitudes du personnel face aux archives, et d’autre part, les espaces de

rangement » (37).

L’observation directe participative nous a permis d’observer de près l’utilisation faite

des documents d’archives, leur état et les moyens mis à leur disposition.

3-3-3 Le questionnaire :

Selon Claude JAVEAU, « le questionnaire est un mode particulier de recueil des données

qui consiste en l’administration, généralement par un enquêteur présent lors de l’interview,

d’une série plus ou moins longue de questions à une personne sélectionnée selon certains

procédés et censé être capable d’y répondre »(38).

Le questionnaire se présente comme un document sur lequel sont notées les réponses

ou les réactions d’un sujet déterminé. On distingue deux sortes de questionnaires :

1- les questionnaires d’administration directe dans lesquels le sujet note lui même ses

réponses sur le questionnaire;

2- les questionnaires d’administration indirecte dans lesquels l’enquêteur note les

réponses que lui fournit le sujet (39).

A cet effet, nous avons élaboré un questionnaire direct (voir annexe 2 ) qui nous a

permis d’identifier:

(36 ) à l’exception du bureau N° 46 (perte de la clé), les bureaux de l’inspection, le service de l’agence

comptable et le sous-sol du bâtiment N°1

(37 ) COUTURE, Carol. Les fonctions de l’archivistique contemporaine. Op.cit, p.51

(38) JAVEAU, Claude. L’enquête par questionnaire : manuel à l’usage du praticien.3éme édition. Paris : les

éditions d’organisation, 1988, p.28

(39) Ibid, p.29

59

les principales attributions de chaque division, service ou entité de

l’administration de l’établissement;

les différentes procédures d’archivage utilisées (classement, repérage,

accès,….etc.);

les attentes et les besoins des utilisateurs du nouveau système ;

A vrai dire, le questionnaire n’est efficace que s’il existe une forte implication de tout

le personnel de l’établissement.

3-3-4 La méthode documentaire :

Cette méthode a pour objectif de recueillir l’information au moyen des sources

documentaires administratives disponibles au sein de l’administration de

l’établissement.

A cet effet, nous avons procédé à l’analyse des différents textes réglementaires :

statut, notes de présentations, etc, afin de cerner les procédures et les attributions de

l’établissement et pour avoir des données plus précises sur le fonctionnement de

l’EN.

3-4 Definitions opérationnelles :

Afin de lever toute ambiguïté et de clarifier les idées, il est important de définir

certains concepts que nous avons puisé de la Norme NM ISO 15489:

Records management : « Champ de l’organisation et de la gestion en charge d’un contrôle

efficace et systématique de la création, de la réception, de la conservation, de l’utilisation et du

sort final des documents, y compris des méthodes de fixation et de préservation de la preuve et

de l’information liées à la forme des documents »(40).

(40 ) NM ISO 15489-1 : Information et documentation-”Records Management”- Partie 1: Principes directeurs,

2002, p. 4

60

Records (Document d’archives) : « Documents créés, reçus et préservés à titre de preuve

et d’information par une personne physique ou morale dans l’exercice de ces obligations ou la

conduite de son activité » (41).

Système de Records management :« Système d’information qui intègre les documents, les

organise, les gère et les rend accessible à terme »

Documents vitaux : Documents dont la disparition bloquerait le fonctionnement

courant de l’établissement ou entrainerait une perte financière très importante.(42)

Mètre linaire (ML) : Unité de mesure des documents d’archives correspondant à

l'ensemble des articles rangés séquentiellement et occupant un mètre de rayonnage.

Le tri : Le dictionnaire de terminologie archivistique définit le tri comme étant « la

fonction archivistique fondamentale qui consiste à déterminer le sort des documents

à partir de leur valeur administrative, financière et fiscale, légale, probatoire,

d’information et de recherche, présente et future »(43).

En d’autre termes, le tri est «l’opération qui consiste à séparer, au terme d’une

évaluation, dans un ensemble de documents, ceux qui doivent être conservés en

raison de leur intérêt historique ou patrimonial de ceux qui sont voués à

l’élimination(44)»

L’élimination (ou destruction) : est « la procédure réglementaire qui consiste à

soustraire un dossier ou un ensemble de dossiers du versement auquel ils

appartiennent, ou bien encore de soustraire des documents du dossier auquel ils

(41) Ibid, p.3

(42) Exemples :( Statut de l’établissement, Titres de propriétés, Conseils d’administration, Bilans comptables,

Assurances, Appels d’offres, Comptes rendus d’accidents de travail, ………..)

(43) Dictionnaire de terminologie archivistique. conseil International des archives, Munich, K.G.Saur, 2e édition,

1988. p.21

(44) Dictionnaire terminologie archivistique. Direction des archives de France. 2002, p.35 [En ligne] disponible

sur internet.

http://www.archivesdefrance.culture.gouv.fr/fr/quoideneuf/ (page consultée le 3/02/08).

http://www.archivesdefrance.culture.gouv.fr/fr/quoideneuf/

61

appartiennent, car ils sont dépourvus d’utilité administrative et d’intérêt

historique »(45).

L'analyse : est l'opération qui consiste à présenter sous une forme concise et précise

des données caractérisant l’information contenue dans un document ou un ensemble

de documents (c’est le titre d’un document ou d’un dossier) ;

L’analyse signifie encore l’opération par laquelle on exprime le contenu d’un

document sous une forme différente de la forme originale, sous forme d’extraits, de

résumé, de représentation indexée, permettant de décrire le contenu des documents

d’archives.

Le classement : est l’opération, qui aboutit au rangement des articles sur les rayons

des services ou des dépôts de pré-archivage ou d’archives et à la rédaction

d’instruments de recherche. L’unité de base du classement est l’unité intellectuelle ou

le dossier, la pièce, par exemple une lettre ou une facture, n'a de sens qu'au sein d'un

dossier.

La prescription : Délai à l’expiration duquel, on ne peut plus aspirer à des poursuites

ou des sanctions judiciaires.

On distingue deux types de prescription :

1- La prescription extinctive : Elle est le fait, pour le titulaire d'un droit, de le perdre

du fait de son inaction prolongée.

2- La prescription acquisitive : Elle est le fait d'acquérir juridiquement un droit réel,

après l'écoulement d'un certain délai durant lequel on a exercé de fait ce droit.

Dates extrêmes : la date de la première pièce (ou document) produite ou reçue et la

date de la dernière pièce produite ou reçue. Exemple : février 2003 - mars 2011.

(45 ) Ibid, p.19

62

Versement : « opération matérielle et intellectuelle par laquelle la responsabilité de

la conservation d'archives passe de l'administration à un service de pré-archivage ou

à un service d'archives, ou bien d'un service de pré-archivage à un service

d'archives »(46).

Cote : c’est un symbole ou un code qui sert à localiser le dossier au sein d’un

ensemble de dossier dans un service ou bureau.

3-5 Population cible :

Pour atteindre les objectifs fixés, nous avons ciblé tout le personnel exerçant au siège

central de l’EN. Parce que, tout ce personnel est impliqué directement dans le

processus de production, de réception et d’utilisation des documents d’archives de

l’établissement.

Ainsi, notre population est constituée de tous les fonctionnaires des différentes

divisions, services et cellules, auxquelles nous avons adressé un questionnaire .

3-6 Envergure de la recherche :

La présente étude est une étude de cas, puisque l’investigation s’est limitée à la

Direction Centrale de l’EN. Elle cible le diagnostic minutieux de la situation actuelle

des documents d’archives de l’établissement, la détection des problèmes afférents à

leur gestion et l’étude des besoins de son personnel dans le but de concevoir un SRM

adapté à cette administration.

3-7 Contraintes et limites :

Les principales contraintes rencontrées lors de notre enquête peuvent être résumées

comme suit :

Des réticences de la part des enquêtés à collaborer lors de l’opération d’inventaire

ou à communiquer certains dossiers jugés confidentiels;

(46) Ibid, p.36

63

Certains enquêtés considèrent les documents d’archives et surtout ceux qu’ils

créent sur leurs postes d’ordinateurs comme « personnels » et non pas comme un

capital faisant partie de l’actif de l’établissement;

A cela, s’ajoute la réticence de la part de quelques personnes à remplir le

questionnaire;

L’incompréhension de certaines questions par certains agents, lors de

l’administration du questionnaire, ce qui a nécessité un effort supplémentaire de

sensibilisation et d’explication pour pouvoir collecter le maximum de données

possibles.

3-8 Valeur de l’étude :

Un SRM est un outil d’efficacité au sein de l’administration, il répond à de véritables

besoins: ceux des utilisateurs dans les services, ceux de l’administration par le biais

de la transversalité de la gestion de l’information et aussi aux besoins des partenaires

en garantissant une grande transparence administrative.

Pour l’EN, la conception d’un tel système :

Répondra à un besoin exprimé par les responsables et permettra de résoudre les

problèmes de gestion documentaire, de fournir des solutions pratiques et de

valoriser les documents d’archives;

Préservera les documents d’archives à valeur durable ou historique, permettra la

constitution de la mémoire ainsi que l’accès au patrimoine de l’établissement;

Au niveau de la communication : permettra l’accès aux documents d’archives

en interne et en externe et permettra un gain de temps important;

Au niveau des décisions stratégiques de l’établissement : le Records management

transformera l’information archivée en ressource documentaire stratégique, comme

aide à la décision par exemple;

Au service de la protection administrative de l’établissement en permettant la

gestion des risques ;

64

Limitera la perte d’information (par la traçabilité des documents d’archives) et

protègera l’établissement en cas de contrôle juridique ou financier par exemple.

Enfin, il est important de signaler que la mise en œuvre d’un SRM au sein de l’EN,

objet de notre étude, pourrait constituer un préalable pour les autres établissements

publiques.

65

Conclusion

Au niveau de cette partie, nous avons essayé de définir le cadre contextuel, théorique

et méthodologique de notre recherche. A partir duquel, nous avons exposé un aperçu

sur l’évolution du service social au Maroc, avant, pendant et après le protectorat et

sur la création de l’EN, comme premier établissement à caractère social, qu’a connu

le pays juste après l’indépendance.

Pour cerner notre sujet, nous nous sommes basé sur une revue de littérature pour

clarifier un ensemble de concepts relatifs au Records management, positionner notre

recherche. Puis, nous avons explicité l’approche méthodologique adoptée pour la

réalisation de la présente étude, en déterminant les objectifs et questions de

recherche, ainsi que les méthodes et instruments de collecte des données utilisées

comme le formulaire d’inventaire, le questionnaire, etc.. Sans oublier les contraintes

et limites de la recherche, sa valeur et son envergure.

66

DEUXIEME PARTIE : ETUDE DE

L’EXISTANT ET ANALYSE DES BESOINS

POUR LA CONCEPTION D’UN SRM

67

CHAPITRE I : ETUDE DE L’EXISTANT :

Introduction :

Avant d’entamer notre travail d’étude de l’existant, nous avons demandé à la

Direction une autorisation écrite, nous avons demandé lui demandé aussi d’envoyer

à tout les responsables de l’établissement une note de service (Annexe 3)(47), qui

explique la finalité et les résultats escomptés de notre travail et qui demande l’ aide et

soutien de tout le personnel.

1-1 Le volume des documents d’archives de l’EN :

Pour bien connaître l’existant en matière de gestion des documents d’archives, nous

avons utilisé le formulaire d’inventaire (Annexe 1).

L’EN se dote d’un fonds d’archives très important , accumulé depuis plusieurs

années et qui s’élève à 3034,25ML Ŕ plus de 3 kilomètres linéaires- .

L’inventaire s’est étendu du 19/10/2009 au 20/11/2009. Cette période nous a permis

de visiter tous les bureaux, locaux et dépôts de l’établissement.

Le formulaire d’inventaire a porté sur les documents d’archives, leur quantité, leur

description, le matériel de rangement, le matériel de conditionnement, etc

Nous avons consigné le résultat suivant :

(47) Note que nous avons préalablement rédigée.

68

Tableau 1 :Matériels de rangement

Nb Locaux A/mural A/métal A/Bois Ray/mé Ray/ Bois Meubles à clapet Class à tiroir Autres Capacité Espace occupé Observation

Direction 8 6 2 2 2 10 2 141,46 ML 121,26 ML

S/ I&C 8 3 7 7 5 75,23 ML 50,47 ML

S/A&E 2 3 5 13,8 ML 9,80 ML

SDAS 4 3 11 4 1 80,96 ML 43,66 ML

D/SEA 2 1 2 5 1 35,54 ML 33,54 ML

S/MSP 1 2 3 20,12 ML 14,49 ML

S/ESR 2 2 4 1 22 ML 10 ML

Cellule stat 1 1 1 2 17,36 ML 15;36 ML

S/EPS 5 3 3 20 2 155,14 ML 137,94 ML

Total D/SEA 11 7 7 33 6 250,16 ML 211,33 ML

D/PSDH 3 2 2 14 4 1 91,54 ML 76,54 ML

S/QIS 2 1 1 9 2 60,32 ML 54,07 ML

S/OISAH 2 1 1 12 1 63;45 ML 41,7 ML

S/EIPF 2 1 1 12 2 65;9 ML 33,8 ML

Cellule DAM 1 1 1 1 1 19,96 ML 2,82 ML

Total D/PSDH 10 6 6 48 10 1 301,17 ML 208,93 ML

Total SDAS 25 14 15 86 20 2 632,29 ML 463,92 ML

SDAG 2 1 6 1 1 39 ML 39 ML

D/GRF 2 2 2 1 27,26 ML 22 ML

S/PMEB 7 1 7 11 7 1 94,99 ML 74,38 ML

S/Comptabilité 9 2 6 3 9 4 133,22 ML 113,98 ML

S/Budget 4 2 8 9 57,31 ML 51,31 ML

Total D/GRF 22 3 17 3 30 21 1 312,78 ML 261,67 ML

Bureau d'ordre 1 1 1

Locaux N° 80 et 72 2 1 9 1 120,04 ML 110,54 ML

D/RHAG 2 2 3 1 1 34,60 ML 22,40 ML

S/RHF 16 7 3 5 5 15 370,88 ML 339,01 ML Ray à D.S

S/C&Législ 3 7 2 15,28 ML 15;28 ML

S/CSP 3 2 1 8 3 63,19 ML 23 ML

Placcards 6 36 ML 36 ML

Total D/RHAG 27 17 5 1 14 24 22 1 639,99 ML 546,23 ML

Total SDAG 51 21 22 4 14 60 44 3 991,77 ML 846,9 ML

Dépôt Hassan 2 2 8 1 4 184,40 ML 1541,9 ML C à Tir fermé

Total E.N. 96 44 36 6 24 167 78 7 2038,95 ML 3034,25ML

69

Tableau 2 :Matériels informatiques et de communication

PC Imprimante

Photocopieur Fax Scanner

Support électronique Appareils Téléphoniques Observation

Bureau Portable Noir & Blanc Couleur Capacité Espace occupé Ligne poste

Direction 5 1 4 2 2 2 160 Go 46 Go 6 3

S/ I&C 1 1 1 160 Go 62 Go 1 5 serveurs

S/A&E 10 6 2 1 2 1390 Go 386,9 Go 2 5 6 ser +listing

SDAS 4 1 3 3 1 2 750 Go 145,3 Go 2 6

D/SEA 2 2 1 1 1 200 Go 89,63 Go 2

S/MSP 3 3 2 2 820 Go 265,1 Go 2 1camescope

2 data show

S/ESR 4 3 3 2 610 Go 157,7 Go 4

Cellule Statis 1 1 40 Go 8,4 Go 1

S/EPS 5 5 1 1 1 680 Go 133,56 Go 5 1 Scanner intég

Total D/SEA 15 3 13 7 2 4 2350 Go 654,39 Go 14

D/PSDH 3 3 2 1 1 1 540 Go 61,58 Go 1 2

S/QIS 6 2 5 1 650 Go 53,31 Go 3

S/OISAH 3 1 4 1 1 570 Go 146,22 Go 3

S/EIPF 4 3 3 490 Go 59,63 Go 3

Cellule DAM 1 1 1 160Go 34,3 Go 1

Total D/PSDH 17 1 13 10 3 1 3 2410 Go 355,04 Go 1 12

Total SDAS 36 5 29 20 6 4 7 5510 Go 1154,73 Go 3 32

SDAG 2 2 1 1 1 160 Go 69 Go 2 1

D/GRF 2 1 2 2 410 Go 103 Go 1 2

S/PMEB 8 1 6 1 1 1140 Go 213,75 Go 9

S/Comptabilité 9 8 2 1 1 1 1190 Go 213,7 Go 8 1 PC en panne

S/Budget 9 6 1 1 1 1020 Go 166,7 Go 1 5

Total D/GRF 28 2 22 4 5 1 2 3760 Go 697,15 Go 2 24

Bureau d'ordre 1 1 40 Go 12,9 Go 1

D/RHAG 2 1 1 1 250 Go 11,3 Go 1 2

S/RHF 16 13 2 2 1 1410 Go 244,96 Go 2 15 1 Serveur

S/C&Législ 3 3 1 430 Go 28,98 Go 1

S/CSP 4 3 1 610 Go 89,51 Go 1 4

Total D/RHAG 25 19 4 2 1 3 2700 Go 374,75 Go 5 21

Total SDAG 56 2 42 10 8 3 6 6660 Go 1153,8 Go 9 46

Total E.N. 108 9 82 34 17 9 15 13880 Go 2803,43 Go 20 87

La détermination des besoins informationnels du personnel de L’EN a été effectuée à

travers la distribution d’un questionnaire Ŕsigné de notre nom-(Annexe 2), à

l’ensemble du personnel de l’établissement au niveau central. Tout le personnel a

reçu un exemplaire, ainsi que quelques chefs de services.

La distribution des questionnaires a débuté le 19/3/2010 sous forme papier, et suite

à la demande de certains collègues d’avoir le questionnaire sous forme électronique,

nous l’avons envoyé le 2/4/2010 via l’intranet de la délégation de l’EN de Meknès.

Nous avons reçu les réponses sous forme papier selon les dates suivantes :

Le 26/3/2010 : 14 réponses ;

Le 9/4/2010 : 12 réponses ;

Le 27 /4 / 2010 : 14 réponse ;

Le 20 /5 : 2010 : 15 réponses .

Les réponses via intranet ou via mon e-mail étaient 8 réponses entre le 11/4/2010 et

le 26/5/2010.

Tableau n°3 : Nombre de questionnaires distribués

Nombre de copie distribuée

Nombre de réponses Taux de réponse Forme

papier Forme électronique

103

55

08

61,16 %

71

1-2 Répartition de la population enquêtée :

Avant d’entamer l’analyse des données recueillies, il convient au préalable de

présenter les caractéristiques générales de la population objet de notre enquête en

termes de sexe, âge, grade, etc.

1-2-1 Répartition par sexe :

La répartition par sexe présente des informations relatives à la composition par sexe

de l’établissement. Elle peut permettre aux décideurs et aux responsables

hiérarchiques de définir des programmes qui bénéficieront au plus grand nombre du

personnel.

Tableau n° 4: Répartition du personnel selon le sexe

Sexe Nombre Pourcentage

Masculin 25 39,68%

Féminin 38 60,32%

Total 63 100,00%

Le tableau n°4 montre que sur les 63 réponses, plus de 60 % des enquêtés sont des

femmes.

1-2-2 Répartition par âge :

La répartition par âge ne sert qu'à titre de comparaison entre les groupes, mais les

écarts existants sur l’âge semblent être beaucoup plus significatifs.

72

Graphique n°1 : Répartition du personnel par âge

La proportion de personnes ayant moins de 30 ans est nettement plus faible et

inversement dans le cadre de la tranche d’âge 41-50 ans, elle est la plus forte. D’après

le graphique N°1, plus de 65% du personnel ont un âge qui dépasse 41 ans, dont

14,28% ont plus de 50 ans et vont partir d'ici quelques années.

1-2-3 Répartition par niveau scolaire :

De même, la répartition par niveau scolaire fait apparaître une représentation claire

du niveau d’instruction du personnel de l’établissement.

73

Graphique n°2 : Répartition du personnel par Niveau scolaire

Ainsi, le niveau le plus bas est le secondaire représenté par 10% des enquêtés. Tandis

que 53 % des enquêtés ont au moins une licence , 90% ont au moins un Baccalauréat.

le niveau scolaire du personnel va aider beaucoup l’établissement dans l’instauration

d’un nouveau système d’archivage.

1-2-4 Répartition par grade :

La répartition par grade permet d’avoir une vision sur les compétences dont dispose

l’établissement.

.

74

Tableau n° 5: Répartition du personnel par Grade

Le grade d’Administrateur est le plus dominant avec 22%. Les grades à aspect

technique ne représentent que presque 27% de l’ensemble des grades. Tandis que

presque 20% des enquêtés n’ont pas déclaré leurs grades.

1-2-5 Répartition par fonction :

La répartition par fonction sert à indiquer la répartition du nombre d’enquêtés selon

les différentes fonctions qui existent au sein de l’établissement.

Grade Nombre Pourcentage

Agent pub 2 gde 1 1,58%

Secrétaire 2 3,17%

Secrétaire prin 1 1,58%

Rédacteur 3 4,76%

Rédacteur prin 7 11,11%

Administ adjoint 4 6,35%

Administrateur 14 22,22%

Hors Echelle 2 3,17%

Technicien 2 3,17%

Technicien spéc 1 1,58%

Technicien 3gde 5 7,94%

Technicien 4 gde 1 1,58%

Ingénieur d'appli 3 4,76%

Ingénieur d'ap pr 1 1,58%

Ingénieur d'état 3 4,76%

Ingénieur d'état pr 1 1,58%

Pas de réponse 12 19,05%

Total 63 100%

75

Parmi les fonctions exercées, on trouve :

Chargée du courrier et classement; Presse et communication; Chargée des

programmes; Webmaster; Secrétariat de direction; Cadre au service Budget; Chargée

de paie du personnel; Allocations familiales; Gestion des marchés publics et bons de

commande; Rédactrice principale; Technicien informatique; contentieux; Chargée de

dossiers; Etudes et suivi des travaux; Gestion des dossiers RH; Service d'archivage;

Service Audit, etc.

1-2-6 Répartition par ancienneté :

La répartition par ancienneté constitue un outil précieux pour connaitre l'évolution

des compétences, et la capitalisation des savoirs et savoirs-faire et pourquoi pas le

développement d’une certaine expertise.

Tableau n° 6: Répartition du personnel selon l'Ancienneté

D’après le tableau N°9, presque 50% des enquêtés ont moins de 10 ans d’ancienneté,

tandis que seulement le tiers à plus de 20 ans de service.

Tranche d'Ages Nombre Pourcentage

0 – 5 ans 14 22%

6-10 ans 16 26%

11-15 ans 5 8%

16- 20 ans 7 11%

+ de 20 ans 21 33%

Total 63 100%

76

1-3 Les locaux l’EN :

Les documents d’archives sous support papier se trouvent dans 96 bureaux et

locaux, dont 2 locaux (N° 72 et N° 80 ) au rez-de-chaussée du bâtiment sis a Dayet

erhoumi et 2 locaux au dépôt Hessan. Ce dernier n’abrite pas les documents

d’archives seulement, mais il sert aussi comme entrepôt pour les différents types de

matériel et objets anciens non fonctionnels. Les documents d’archives sont conservés

en vrac sans aucun traitement préalable ni de classement ni même de rangement.

Par ailleurs, les autres locaux et bureaux administratifs se situent, dans trois

bâtiments. Les documents d’archives se trouvent dans les bureaux, les couloirs, les

salles de bain et même dans les toilettes. Ils sont stockés principalement dans des

dossiers suspendus, des boites d’archives des chemises cartonnées, etc…..

Le formulaire d’inventaire nous a permis aussi de comprendre la structure interne

des dossiers. L’analyse de quelques uns a été effectuée afin de déterminer leurs titres,

leurs dates extrêmes, leur classement et leur fréquence d’utilisation.

Cette étape a favorisée notre compréhension de la structure, des fonctions et des

activités de l’EN.

Les dates extrêmes de l’ensemble des documents d’archives se situent entre 1964(48)

et 2009.

Les documents d’archives devaient être stockés d’une façon normalisée, pour qu’ils

soient à la fois suffisamment accessibles et protégés des dégâts environnementaux.

Mais un local d'archives digne de ce nom devait être conforme à des normes

environnementales spécifiques, notamment en matière de température et d’humidité.

Des documents d’archives vitaux pouvaient être stockés dans un coffre fort ou une

chambre forte résistant au feu, aux inondations, aux tremblements de terre, etc..

(48 ) pour les documents d’archives en vrac, il nous a était très difficile de déterminer les dates exactes.

77

Tableau n°7 : Distribution des documents d’archives selon le lieu de

Conservation

Lieu

Lieu de conservation Documents d’archives

en mètre linéaire (ML)

Pourcentage

%

Bureaux et locaux de travail 1492 ,35 ML 49,18%

Dépôt Hessan 1541,90 ML 50,82%(49)

Total 3034,25 ML 100%

AA

La visite des différents lieux de conservation des documents d’archives nous a

permis de constater :

L’absence d’un dépôt d’archives pour la conservation des documents d’archives

historiques conforme aux normes;

L’absence totale d’un dépôt de pré-archivage pour la conservation des

documents d’archives intermédiaires;

L’absence des locaux d’archives appropriés pour certaines entités administratives;

Le local réservé aux dossiers du personnel ne répond pas aux normes d’archivage :

Absence d’extincteurs de feu ;

Les lampes de lumière sont trop près des documents d’archives ,ce qui peut causer un incendie ;

Les rayonnages en bois favorisent le déplacement des insectes et des rongeurs ;

Les rayons de soleil attaquent directement les dossiers ;

La poussière est abondante ;ect…

En effet, les locaux et dépôts actuels sont vraiment non adaptés à la conservation des


(49 ) Plus de 50% du volume des documents d’archives en mètre linéaire (ML) se trouve au dépôt « Hessan »

78

Tableau n° 8: Distribution des enquêtés selon leurs appréciations sur

l’adaptabilité des locaux à la conservation des documents d’ archives

(%)

Nombre %

Bien adaptés 3 4,76%

Peu adaptés 20 31,75%

Non adaptés 30 47,62%

Sans réponse 10 15,87%

Total 63 100%

D’après le tableau n°8, 47,62 % des enquêtés ont confirmé ce constat. La Direction

doit prendre au sérieux ce problème à fin de protéger son patrimoine.

Pour désencombrer les bureaux des documents d’archives intermédiaires, nous

mettons l'accent sur la nécessité d’avoir un dépôt de pré-archivage central, selon les

normes, qui doit abriter les documents d’archives intermédiaires et doit être à

proximité des bureaux de travail.

Tableau n° 9 : Distribution des enquêtés selon leurs positions

à l’égard de la conservation des documents d’archives intermédiaires

dans un dépôt de pré-archivage

Attitude

Effectif Pourcentage (%

Les personnes enquêtées se sont exprimés sur la conservation des documents

d’archives intermédiaires dans un dépôt de pré-archivage. En effet, 55,55 % d’eux

Nombre %

Oui 35 55,55%

Non 15 23,81%

Oui et Non 1 1,59%


Total 63 100%

79

sont pour un tel projet, et elles sont prêtes à y conserver leurs documents d’archives

intermédiaires. Le problème de l’encombrement et la gestion de l’espace dans les

bureaux sont les principaux soucis du personnel, en plus de la conservation adéquate

des documents d’archives dans un endroit approprié à l’archivage.

23,81 % des enquêtés sont contre, pour eux les documents d’archives intermédiaires

doivent être à la portée des mains.

1-4 Equipements et ressources matérielles :

1-4-1 Equipement de rangement :

L’enquête, que nous avons menée auprès des différentes entités administratives,

nous a permis de constater l’existence d’une variété de matériel de rangement :

Armoires murales(50), rayonnages métalliques, armoires métalliques, armoires en

bois, etc. Leur capacité totale de stockage est de 1854,55 ML, dont l’espace occupé est

de 1492 ,35 ML, avec un taux d’occupation atteignant 80,47%.

Tableau n°10 : Le nombre des meubles de rangement

et leur répartition

de rangement

e rangement

Type de matériel t

Armoire /mural

Armoire/métal

Armoire/Bois

Rayonnage/ Bois

Meubles à clapet

Classeurs à tiroir

Autres

Total

44

36

6

24

167

78

7

occupés (ml) (ml)

Pratiquement, nous remarquons que ces matériaux de rangement Ŕsurtout les

meubles à clapet- sont utilisés aussi bien pour conserver les documents d’archives

que pour d’autres utilisations, comme le rangement des assiettes et autres matériels

de cuisine, chose tout à fait déconseillée.

(50) Les armoires murales sont conçues pour les vêtements leur profondeur est de 50 cm tandis en archivistique

la profondeur ne doit pas dépasser 26 cm.

80

Dans notre enquête, nous avons fait le sondage des appréciations des enquêtés

concernant l’adaptabilité du matériel de rangement des documents d’archives à la

conservation de celles-ci.

Les résultats concernant ce point sont présentés dans le tableau n°11.

Tableau n° 11 : Distribution des enquêtés selon leurs appréciations sur

l’adaptabilité du matériel de rangement des documents d’ archives

Appréciation Effectif Pourcentage (%)

Nombre %

Adéquat 7 11,11%

Peu Adéquat 21 33,33%

Non Adéquat 20 31,75%


Total 63 100%

Parmi les 63 personnes enquêtées, 20 personnes ont jugé que leur matériel de

rangement est non adéquat à la conservation des documents d’archives soit 31,75 %

du total de ce groupe. 21 personnes, soit 33,33% ont affirmé qu’il est peu adéquat et

7 personne seulement ont jugé qu’il est adéquat.

1-4-2 Matériel de conditionnement :

Au cours de l’opération inventaire, nous avons repéré les différents types de matériel

de conditionnement des archives, c’est-à-dire les chemises cartonnées ordinaires, les

boîtes d’archives, les chemises suspendues, les classeurs, etc.

Mais, ces différents types de matériels sont-ils adéquats pour le conditionnement des

documents d’archives ?

81

Tableau n°12 : Distribution des enquêtés selon leurs appréciations sur

l’adaptabilité du matériel de conditionnement des documents d’archives

Nombre %

Adéquat 5 7,94%

Peu Adéquat 18 28,57%

Non Adéquat 23 36,51%


Total 63 100%

Appréciation Effectif Pourcentage (%) Les personnes enquêtées semblent peu apprécier le matériel de conditionnement des

documents d’archives. En effet, 36,51% d’entre eux l’ont jugé non adéquat à leurs

besoins, 28,57% peu adéquat et seulement 7,94% l’ont estimé adéquat. Ce qui pousse

la Direction a revoir les devis des achats ultérieurs du matériel et surtout celui du

conditionnement.

1-4-3 Equipement informatique :

Notre inventaire a touché également l’équipement informatique, vue son utilité dans

la gestion de l’information.

Le parc informatique de l’établissement est constitué de : PC (de bureau, portable),

imprimante, photocopieur, fax, scanner.

Tableau n°13 :Nombre d’équipement informatique

Serveurs PC Imprimante

Photocopieur Fax Scanner Bureau Portable Noir & Blanc Couleur

06

108

9

82

34

17

9

15

82

1-4-3-1 Les serveurs et micro-ordinateurs :

Les serveurs sont au nombre de 6, un serveur se trouve au service RHF (cellule GIPE)

et 5 serveurs au service informatique et communication (cellule de paie).

Le nombre des ordinateurs est de 117 unités dont 9 portable(51). Pour ce qui est du

taux global de répartition des ordinateurs par personne, il est de 0,8 PC par

personne, c’est-à-dire 4 PC pour 5 personnes. Ce qui signifie la présence d’un

matériel informatique important.

1-4-3-2 Autres équipements informatiques :

L’établissement dispose aussi de 82 imprimantes (laser, jet d’encre) et 34

imprimantes couleurs. Le taux global de répartition de ces deux types d’équipement

par personne est de 1,25 individus par imprimante.

1-4-3-3 Logiciels :

L’établissement dispose actuellement des logiciels suivants :

1. / Environnement Windows : Windows Vista, Windows Server 2000, Windows XP

professionnel Version 2002, Widows 2000;

2. /SQL Server / Office 2007, Office XP professionnel Version 2002 et office 97;

3. / Autres logiciels :

Sage Compta et compta analytique ;

AutoCAD ;

Acrobat 8.0 ;

Logiciel OCR ;

Delrina Fax Pro ;

(51) Le nombre est plus que ça, puisque certains chefs de service n’ont pas déclarés avoir un PC portable.

83

Win Fax plus réseau ;

Symantec Antivirus 2002 et BitDefender.

En plus, il dispose d’autres logiciels à savoir :

Le service du budget dispose d’un progiciel (Vectis Budget) de gestion

intégrée des dépenses ;

La cellule de paie dispose du logiciel Manal pour la gestion de la paie(52),

mais qui n’est plus utilisé depuis le mois de Mars 2009;

Le service RHF dispose du logiciel GIPE pour la gestion intégrée des

dossiers du personnel.

Il est à signaler que l’ensemble du matériel informatique est interconnecté via un

réseau (Client/serveur) de type Compaq ML350.

1-4-3-4 La disposition et l’usage de l’outil informatique dans la gestion des

documents d’archives :

D’après le dépouillement du questionnaire, 77,77% des enquêtés disposent d’un

équipement informatique.

Tableau n°14 : Disposition du personnel d’un équipement informatique

Nombre %

Oui 49 77,77%

Non 5 7,94%


Total 63 100%

L’usage de l’outil informatique dans la gestion des tâches administratives se limite à

la simple production des documents administratifs par des logiciels de traitement de

texte et à la sauvegarde temporaire non structurée de certains types de documents

comme la correspondance par exemple.

(52) Depuis le 1/11/2008 le CNT (Centre National de Traitement) qui traite les salaires du personnel.

84

En effet, 52,38% des personnes enquêtés ont affirmé que leur usage de l’informatique

dans la gestion de l’information administrative se limite à cette dernière tâche.

Pourtant, il y a des logiciels et progiciels spécifiques, mais, utilisés par une minorité

de personnel.

Tableau n°15 : L’utilisation de l’outil informatique dans

la gestion des documents d’archives

Nombre %

Oui 33 52,38%

Non 18 28,57%

Occasionnellement 1 1,59%


Total 63 100%

Certainement le parc informatique a contribué au déluge de la masse des documents

d’archives produite sur papier. L’établissement dispose, également, d’autres

matériels de reproduction à savoir 17 photocopieurs 9 fax et 15 scanner .

1-5 Volumes et types des documents d’archives :

1-5-1 Volume des documents d’archives :

Selon cette étude le volume global des documents d’archives est de 3034,24 ML sur

support papier et 2803,43 Go sur support électronique.

Une grande part de ces documents transférés au soi-disant dépôt d’archives est

entreposée en vrac sans respect de l’identité des fonds, sans classement, ni cotation,

ni condition de préservation face aux menaces de l’humidité, de la poussière, des

insectes, des rongeurs, etc, surtout que ce dépôt se situe à un sous-sol au quartier

Hassan.

85

Tableau n°16: Distribution du volume des documents d’archives par

entités administratives

Cat

Volume sur

support papier

Volume sur support

électronique

Direction 121,26 ML 46 Go

S/ I&C 50,47 ML 62 Go

S/A&E 9,80 ML 386,9 Go

Total D/SEA 211,33 ML 654,39 Go

Total D/PSDH 208,93 ML 355,04 Go

Total SDAS 463,92 ML 1154,73 Go

Total D/GRF 261,67 ML 697,15 Go

Total D/RHAG 546,23 ML 374,75 Go

Total SDAG 846,9 ML 1153,8 Go

Dépôt Hassan 1541,9 ML

Total E.N. 3034,25ML 2803,43 Go

Le tableau N°16 détaille le volume des documents d’archives dans chaque Sous

direction et les services qui dépendent directement de la Direction.

Le volume des documents d’archives sur support papier qui se trouve à la SDAG est

presque deux fois celui qui se trouve à la SDAS, tandis que le volume en support

électronique c’est l’inverse, le plus volumineux c’est celui de la SDAS .

Une des raisons de cette différence résulte du fait que la SDAG dispose d’un service

qui gère les dossiers du personnel.

1-6 Traitement des documents d’archives de L’E.N :

Qu’en est-il de l’état du processus de traitement des documents d’archives à

l’établissement, quant aux modes de classement suivi, aux pratiques de triage et

élimination, aux instruments de recherche, aux façons de conservation et quant à la

86

communication et au contrôle de la circulation des documents d’archives au sein des

différentes entités administratives de l’établissement.

1-6-1 Le classement des documents d’archives :

Les informations, que nous avons collecté pendant notre passage systématique dans

toutes les entités administratives et via notre questionnaire, sur les modes de

classements, nous les avons synthétisé dans le tableau suivant :

Tableau n°17 : Distribution des entités administratives par types de classement


Type de Classement Type de Classement Nombre

Alphabétique 17

Thématique 29

Numérique 14

Chronologique 23

Autres 4

D’après ce tableau, le mode de classement thématique est le plus dominant, suivi du

mode de classement chronologique, du classement alphabétique, puis le classement

numérique ensuite les autres modes de classement.

Le classement des documents d’archives est considéré comme une affaire interne à

chaque entité en l’absence d’un système standard et uniforme auquel sont assujetties

toutes les entités.

Les modes de classement sont donc divers, même à l’intérieur des entités

administratives, quoique le classement thématique reste dominant.

D’après notre recherche, il s’est avéré que les modes de classement présentent

quelques anomalies qui posent un certain nombre de problèmes qui entravent le

travail du personnel à qui incombe le classement de ces documents.

87

Tableau n°18 : Distribution des enquêtés selon leur satisfaction quand

au système de classement adopté

D’après le tableau n°18, 50,79% des enquêtés ne sont pas satisfait du système de

classement adopté. Une grande partie préfère un classement informatisé sur un

support électronique pour faciliter la recherche, l’efficacité et le gain du temps. Donc,

les enquêtés sont très conscients du manque d’un classement normalisé.

1-6-2 Circulation et communication des documents d’archives :

Les documents d’archives sont conservés normalement, pour que l’on puisse les

retrouver au moment voulu. Retrouver le document, le suivre pendant qu’il est hors

du dépôt d’archives ou de pré-archivage puis le récupérer. Ce sont les étapes de la

circulation du document. Cette circulation de l’information aux personnel ou aux

décideurs constitue le but ultime de tout système d’archivage.

Seulement, le document d’archives a la particularité de ne pas être en libre accès à

tout le monde et à tout moment de sa vie. Les instruments de contrôle de la

circulation de ces documents reste primordiaux.

Satisfaction Nombre %

Oui 29 46,03%

Non 32 50,79%

Oui et non 1 1,59%


Total 63 100%

88

Tableau n°19: Distribution des enquêtés selon leur disposition d’instruments

de contrôle de la circulation des documents d’archives

Instruments de contrôle

Nombre de

réponses %

Oui 15 23,81%

Non 43 68,25%

Oui et Non 1 1,59%


Total 63 100%

Malheureusement, 68,25% des enquêtés ont déclarés qu’ils ne disposent pas

d’instruments de contrôle de la circulation des documents d’archives. Ce qui

présente vraiment un problème à résoudre.

Pour ceux qui en disposent, 15 personnes ont cité le cahier de navette pour les

documents papiers, tandis que pour les documents électroniques, il n’existe pas

d’instruments de contrôle.

Un document électronique est un document numérisé à partir d'un support premier

ou directement créé sous forme électronique et présenté sous forme intelligible après

un traitement effectué sous forme numérique.

Les documents électroniques créés ou reçus dans l’exercice des activités sont

produits aussi bien en interne qu’à l’extérieur. Les documents électroniques peuvent

être de formats variés, produits par des auteurs différents et peuvent être reçus

comme de simples pièces ou sous forme de dossiers. Ils peuvent arriver via divers

canaux de communication, à titre d’exemples, le réseau local, la messagerie, le fax, à

des fréquences et avec des volumes variables. La capture des documents requiert un

système souple doté de contrôles pertinents de sorte que les diverses exigences soient

respectées.

Avec le développement des technologies numériques, le contrôle de la circulation

des documents électroniques est devenu essentiel.

89

Pour mettre en œuvre un archivage numérique offrant toutes les garanties de

conservation pérenne, il est essentiel de pouvoir contrôler la circulation de s

documents, choisir des supports et des formats de conservation adéquats, conserver

les métadonnées (descriptives, administratives et techniques) tout au long du cycle

de vie des documents et prévoir, le cas échéant, des outils de recherche adaptés aux

usagers (réels et potentiels) en vue de faciliter la recherche, la communication et

l’utilisation de ces documents.

Tableau n°20 : Distribution des enquêtés selon la nature d’instruments de contrôle


Nature d'instruments Nombre

Fiche de prêt 2

Bordereau d’envoi 3

Cahier de navettes 15

Autres 1

En ce qui concerne, l’appréciation des moyens de circulation des documents

d’archives, pour 34% des enquêtés sont peu adéquats et pour 28 ,57% des enquêtés,

ils sont inadéquat. Pour 11,11%, ces moyens sont adéquats.

Tableau n°21 : Appréciations sur les moyens de communication


Appréciations sur les moyens

de communication

Nombre de

réponses %

Adéquat 7 11,11%

Peu adéquat 22 34,92%

Inadéquat 18 28,57%


Total 63 100%

90

La communication des documents d’archives doit en principe être régie par un texte

réglementaire qui définit clairement et sans confusion, les documents qui sont

communicables et ceux qui ne le sont pas, les personnes qui en ont le droit d’accès,

comment et quand, etc.

Tableau n°22 : Existence d’un texte qui réglemente

la communication des documents d’archives.

Existence d'un texte

(sur la communication) Nombre %

Oui 4 6,35%

Non 45 71,43%

je ne sais pas 2 3,17%


Total 63 100%

Pour l’existence d’un texte réglementaire régissant la communication des documents

d’archives, 71,43 % des enquêtés ont répondu par non, soit 45 personnes. 6,35% par

oui soit 4 personnes. Pour ¼ de ces derniers, ce texte permet l’accès seulement au

personnel du service uniquement. Pour les ¾, il permet l’accès à tout le personnel de

l’E.N. Les personnes externes à l’EN sont exclus.

En réalité, il n’existe pas de texte réglementaire qui régit la communication au sens

propre du terme.

Pour les modes de communication des documents d’archives, 42 enquêtés ont cité

que la communication se fait par photocopie des dossiers. Ce qui vraiment constitue

une des causes principales de l’augmentation exponentielle du volume de la

paperasse.

La confidentialité de certaines catégories de documents d’archives impose la

présence de mesures de protection. Sur une question concernant ces mesures, pour

15 enquêtés, il n’y a aucune mesure. Pour d’autres, le placard à clef pour les

91

documents papier et le mot de passe (ou la clé USB) pour les documents

électroniques.

Pour des besoins de consultation présents et futurs, la conservation des documents

d’archives doit être efficace, pour cela, la mise en place d’un système de contrôle de

leur communication s’avère indispensable voire vital.

1-6-3 Tri et élimination des documents d’archives :

Le sort final de documents d’archives n'est pas toujours l’élimination. La partie a

éliminer doit être autorisée par la loi, les textes réglementaires ou normatifs. Une fois

l’élimination approuvée, le document d’archives doit être détruit avec soin pour

éviter une divulgation d’information à des tiers non autorisés. En plus, l’élimination

spontanée des documents d’archives risque de créer de graves problèmes à

l’établissement, surtout si tout le monde la pratique.

Tableau n°23 : Répartition des enquêtés selon la pratique des éliminations


Pratique des éliminations

nombre de

répondant %

Oui 9 14,28%

Non 47 74,60%

sans réponse 7 11,11%

Total 63 100%

Concernant l’élimination des documents d’archives, d’après notre enquête,

seulement 14,28% (9 personnes) avaient en fait recours, tandis que la majorité, à

savoir, 74,60% ont répondus par Non.

Donc, l’élimination des documents d’archives existe et se pratique au sein de

l’établissement. nations Effectif Pourcentage (%

De ce fait, les éliminations subjectives et non planifiées ni contrôlées risquent d’avoir

provoqué des pertes irrémédiables de documents qui peuvent contenir des

http://fr.wikipedia.org/wiki/Loi

92

informations inédites indispensables à la gestion courante ou future ou encore au

témoignage historique. Ceci d’une part, d’autre part la non pratique d’une

élimination normalisée favorise l’encombrement.

Tableau n°24 : Distribution des enquêtés selon les raisons de

la non pratique des éliminations des documents d’archives

Les raisons Nombre de réponses %

Absence de textes régissant les

éliminations 13 20,63%

Les archives sont toujours utiles 41 65,07%

Autres raisons 4 6,35%


Total 63 100%

D’après ce tableau, les raisons qui poussent les enquêtés à ne pas faire des

éliminations sont en premier lieu : les documents d’archives sont toujours utiles puis

l’absence de textes régissant ces éliminations. Pour ceux qui ont recours à cette

pratique, ils le font, soit entre 3 à 4 mois, 5 ans, 8 ans et 10 ans. Pour d’autres, elle a

lieu quand le travail est terminé.

En bref, l’absence d’un cadre réglementaire régissant les éliminations, constitue une

grande menace pour les documents d’archives suite à des éliminations spontanées,

d’une part, d’autre part avant toute élimination, il doit y avoir un triage.

Tableau n°27 : Distribution des enquêtés selon le triage

des documents d’archives avant élimination

Triage des documents d'archives

avant leur élimination

Nombre de

réponses %

Oui 27 42,86%

Non 16 25,40%


Total 63 100%

93

Pour les enquêtés qui faisaient des éliminations, seulement 42,26% d’eux faisaient du

triage avant l’élimination utilisant deux techniques à savoir :

Triage pièce par pièce;

Triage par catégorie de dossiers.

Et pour la plupart d’entre eux, ce sont eux même qui faisaient le triage. Pour d’autres

c’est une autre personne qui le fait .

En somme, ni la conservation permanente de la totalité des documents d’archives, ni

les éliminations irréfléchies, ni le triage anarchique, permettent d’atteindre le but

ultime de la préservation des documents d’archives à savoir la diffusion de

l’information organique au moment opportun aux décideurs administratifs, chacun

dans son domaine.

Ce problème ne peut être résolu que dans le cadre d’une politique de triage et

d’élimination normalisée faisant du calendrier de conservation sa pierre angulaire.

1-6-4 Conservation des documents d’archives :

La conservation des documents d’archives soulève deux composantes

fondamentales: la composante lieu et la composante temps.

Pour la composante lieu, à chaque stade de vie de ces documents correspond un lieu

de conservation : les bureaux pour les documents d’archives courants, le dépôt de

pré-archivage pour les documents d’archives intermédiaires et les dépôts d’archives

pour les documents d’archives définitifs ou historiques.

Le passage d’un stade d’archivage à l’autre et par conséquent d’un lieu de

conservation à l’autre est soumis à un processus de triage et d’élimination des

documents, sur la base des critères d’évaluation en fonction des valeurs : valeur

primaire (administrative, financière ou légale) et valeur secondaire (probante,

scientifique /historique).

Mais la conservation des documents d’archives des différents âges dans un même

lieu -à savoir les bureaux- est pratiquée par un nombre important du personnel.

94

Tableau n°26 : La conservation des documents d’archives des différents âges

aux bureaux

Conservation dans les

bureaux

Nombre de

réponses %

Oui 32 50,79%

Non 27 42,86%


Total 63 100%

En ce qui concerne la conservation des documents d’archives des différents âges

dans les bureaux, plus de 50% des enquêtés le font pour les raisons suivantes par

ordre de priorité :

Absence d’un service d’archives et d’un dépôt de pré-archivage;

Absence d’un spécialiste en gestion des documents d’archives;

Crainte de perte des documents d’archives;

Absence d’un cadre réglementaire;

Confidentialité de toutes ou une partie des documents d’archives….

Cette conservation des documents d’archives des différentes âges(surtout les

documents d’archives intermédiaires) aux bureaux pose des problèmes pour presque

54% des enquêtés, comme il est mentionné dans le tableau N° 24.

Tableau n°27 : Les problèmes liés à la conservation

des documents d’archives intermédiaires aux bureaux

Problèmes Nombre de réponses %

Oui 34 53,97%

Non 12 19,05%


Total 63 100%

Parmi ces problèmes, les plus importants sont:

Encombrement et manque d'espaces;

Pollution, poussière, odeur, maladies allergiques et respiratoires;

Quantité d'archives et leur accumulation; trop de paperasse;

95

Capacité de stockage limitée et problème d'organisation.

Pour ceux pour qui cette conservation ne pose pas de problèmes, les principales

raisons sont:

Espace suffisant pour la conservation (armoire et disque dur) ;

Quantité très limitée de documents.

1-6-5 Coût de conservation des documents d’archives

Le calcul du coût de conservation des documents d’archives est un enjeu important

pour les établissements. Ce calcul doit prendre en considération :

1- Espace et volume dédies aux activités de conservation et de gestion des


Volume existant de conservation : Capacité totale des documents d’archives

conservées en mètre linéaire (Ml) ;

Volume d'accroissement de conservation ;

Bureau du personnel chargé de la gestion des documents d’archives.

2- Conservation des documents d’archives Matériel, personnel dédié ;

Fournitures dédiés à la gestion des documents d’archives ;

Coût à consacrer annuellement aux travaux de conditionnement de l'accroissement

des documents d’archives ;

Travaux de traitement des documents d’archives (tri, classement et archivage) ;

Coût consacré aux travaux de traitement de l'arriéré ;

Coût à consacrer annuellement aux travaux de traitement de l'accroissement des

documents d’archives ;

Coût de l’archivage électronique ;

En plus, des coûts de conservation et gestion, de consultation, de destruction, etc.

Donc notre établissement doit prendre en compte ces coûts dans l’implantation d’un

SRM.

96

Conclusion

Dans ce chapitre, nous avons présenté les différents résultats de l’analyse de

l’existant, les principales caractéristiques de la population étudiée. En effet, l’analyse

de l’existant nous a permis de connaitre le volume des documents d’archives dont

dispose l’établissement - soit sur support papier ou électronique- et la disponibilité

des différentes ressources humaines , matériels, etc..

Nous avons pu faire une description détaillée des différentes composantes de ce

système. Nous avons constaté que ni les composantes de ce système, ni les

procédures de traitement des documents d’archives ne répondent aux exigences des

normes d’archivage.

En plus, L’inventaire physique des documents d’archives de l’établissement a permis

de relever les caractéristiques suivantes:

Un important arriéré des documents d'archives existant dans la majorité des

services.

Un éclatement géographique du l’établissement (3 bâtiments), un dépôt au

quartier Hassan très éloigné .

97

CHAPITRE II :ETUDE DES BESOINS INFORMATIONNELS DU

PERSONNEL DE L’EN :

Introduction :

Comme tout système de gestion de l’information, les systèmes de gestion des

documents d’archives n’ont raison d’être que pour répondre aux besoins

informationnels de leurs utilisateurs. C’est pourquoi il est judicieux de faire une

étude des besoins des utilisateurs quant à l’usage des documents d’archives de notre

établissement et des informations qu’elles renferment avant d’entamer la conception

du système de gestion de ses documents d’archives.

2-1 Consultation des documents d’archives : Ar

c Tableau n°28 : Consultation des documents d’archives dans le cadre du travail

Lieu Consultation Nombre Pourcentage

Très souvent 24 30,09%

Souvent 16 25,40%

Parfois 20 31,74%

Autres 1 1,59%


Total 63 100%

L’importance des documents d’archives est primordiale dans toute activité

administrative. 30% des enquêtés recourent très souvent à ces documents dans le

cadre de leur travail.

98

2-2 Utilisation des documents d’archives du service : Actions

utilisatrices d’archives

Ar Tableau n°29 : Distribution des enquêtés selon l’utilisation des documents

d’archives du service

es

. Recours aux informations contenues dans les

documents d'archives du service Nombre %

Oui 51 80,95%

Non 4 6,35%


Totale 63 100%

Presque 81% d’entre eux font recours aux informations contenues dans les

documents d’archives de leur service.

2-3 Utilisation des documents d’archives d’autres services :

utilisé Tableau n°30 : Distribution des enquêtés selon l’utilisation des documents

d’archives d’autres services

Recours aux informations contenues dans les

documents d'archives d'autres services Nombre %

Oui 42 66,66%

Non 13 20,64%


Totale 63 100%

Tandis que seulement 66 % des personnes enquêtées recourent aux informations

contenues dans les documents d’archives d’autres services .

99

Mais, est ce qu’on obtient toujours les documents sollicités ?

vé Tableau n°31 : Distribution des enquêtés selon la non obtention des documents

d’archives sollicités

La non obtention les documents

d’archives sollicités Nombre %

Oui 35 55,56%

Non 25 39,68%


Total 63 100%

La réponse est négative, puisque plus de 50% des enquêtés déclarent ne pas les avoir

à cause de la présence de certains facteurs.

Les principaux facteurs sont par ordre de priorité selon les enquêtés:

Absence d’un service d’archives;

Absence d’un personnel qualifié;

Absence d’instruments de recherche;

Déclassement des dossiers;

Absence d'autorisation.

Cela constitue un gaspillage de ressources que l’on peut quantifier, puis que

« un cadre perd en moyenne 45 minutes par jour à rechercher un document égaré »(53)

2-4 Niveau de satisfaction des utilisateurs quant au système actuel de gestion des


Le système actuel de gestion des documents d’archives est caractérisé, comme nous

l’avons vu, par la présence d’un certain nombre de problèmes qui freinent son

fonctionnement.

(53) HARE , Catherine. ETMCLEOD, Julie. Mettre en place le records management dans son organisme. Op.

cit, p. 11.

100

Tableau n°32 : Distribution des utilisateurs par degré de satisfaction quant au système

actuel de gestion des documents d’archives

Satisfaction du système de gestion

des documents d’archives Nombre %

Très satisfaisant 2 3,17%

Moyennement satisfaisant 16 25,40%

Satisfaisant 8 12,70%

Non satisfaisant 27 42,86%


Total 63 100%

Par conséquent les utilisateurs des documents d’archives ont tendance à ne pas être

satisfaits des composantes de ce système.

En effet, 42,86% (27 personnes) sont non satisfait de l’actuel système de gestion des


Pour eux, les principales causes de la non satisfaction sont surtout l’absence d’un

système d’archivage.

2-5 L’accès à l’information :

Tableau n°33 : L’accès à l’information contenue dans les documents d’archives

l’accès à l’information contenue

dans les documents d’archives

Nombre de

réponses %

Rapide 19 30,16%

Lent 25 39,68%

Très lent 14 22,22%


Total 63 100%

101

La lenteur d’accès à l’information contenue dans les documents d’archives tue cette

information, surtout pour la prise de décision. Plus de 60% des enquêtés s’y

confrontent dans leur travail. Ce qui est anormal et doit être corrigé.

A cela, s’ajoute la présence d’un nombre de problèmes qui entravent la gestion

efficace des documents d’archives de l’établissement. Parmi lesquels :

2-6 Problèmes relatifs au cadre législatif et réglementaire :

Une gestion efficace et efficiente des documents d’archives, repose essentiellement

sur les textes législatifs, comme la loi marocaine 69/99 sur les archives(54), et les

dispositions réglementaires qui font, évidemment, partie des fondements de base.

Or, l’EN ne dispose d’aucun texte législatif, ni réglementaire régissant la gestion et

l’exploitation de ses documents d’archives.

En effet, ni les procédures de création/réception des documents d’archives, ni les

pratiques de leur classement et rangement, ni leurs durées de conservation et délais

d’élimination, ni leurs transferts ni leur communication ne sont régis par un

quelconque texte réglementaire. Par conséquent, ceci laisse place à des pratiques de

gestion des documents d’archives non-uniformes, des pratiques de sauvegarde totale

ou des pratiques d’éliminations subjectives et anarchiques qui mènent à des pertes

irrécupérables des documents, des communications non réglementaires ou des

rétentions de l’information.

D’après l’enquête, aucune réponse positive à propos de l’existence d'un texte

législatif ou réglementaire appliqué dans la gestion des documents d’archives.

2-7 Problèmes relatifs aux ressources humaines :

Sur l’existence des personnes chargées de la gestion des documents d’archives, plus

de 50% des enquêtés ont répondu négativement, c’est normal car seul le SRHF qui

dispose des personnes chargées de la gestion des dossiers du personnel de

l’établissement.

(54) La totalité du personnel ignore l’existence de cette loi

102

Tableau n°34 : Personnes chargées de la gestion


Personnes chargées de la gestion des

documents d’archives

Nombre de

réponses %

Oui 24 38,10

Non 32 50,79%


Total 63 100%

D’après les réponses des enquêtés concernant l’effectif des personnes chargées de la

gestion des documents d’archives. Il varie entre une et quatre personnes suivant la

nature du service.

Ces personnes ne sont pas des spécialistes du domaine. En plus, ils n’ont jamais suivi

de formation.

Tableau n°35 : La gestion des documents d’archives doit être

la responsabilité d’un professionnel

La gestion des documents d'archives doit-

elle être la responsabilité d’un professionnel

Nombre de

réponses %

Oui 49 77,78%

Non 3 4,76%


Total 63 100%

D’après notre enquête, 77,78% des enquêtés sont ables à la gestion des documents

d’archives sous la responsabilité d’un professionnel.

2-8 Problèmes relatifs aux ressources matérielles :

Il s’agit des problèmes relatifs à l’inadéquation des équipements de rangement et de

conditionnement -chose toute à fait normale suite à l’absence d’un budget spécial

103

alloué à ces ressources, qui sont inclues dans le budget des fournitures de bureau- et

à la sous-exploitation des équipements informatiques.

2-9 Positions des utilisateurs quant à la création d’un nouveau SRM :

La nécessité d’un SRM est un besoin. Ce n’est pas un effet de mode.

Tableau n°36 : Distribution des utilisateurs selon leurs positions quant

à la création d’un SRM

La nécessaire la création d'un SRM

Nombre de

réponses %

Oui 50 79,36%

Non 3 4,76%


Total 63 100%

Presque 80% des enquêtés ont manifesté leur intérêt pour un tel projet.

Pour ceux qui y sont favorables les principales raisons sont :

Meilleure gestion des documents d’ archives pour en faciliter l'accès ;

Réglementation de la gestion de l'archivage;

Organisation du travail, du temps et gestion de l'espace;

Besoin d'informatisation de ce système de gestion etc.…

Pour que ce système soit efficace et pour améliorer la gestion et l’organisation des

documents d’archives, les employés pensent aux ressources suivantes par ordre

d’importance :

1-Ressources humaines qualifiées chargées de la gestion des documents d’archives;

2-Ressources matérielles et techniques adéquates;

3-Matériel informatique dédié à la gestion des documents d’archives;

4-Ressources normatives qui réglementent l’organisation des documents d’archives;

5-Ressources financières allouées à la préservation des documents d’archives.

104

2-10 Attentes des utilisateurs :

Les attentes des utilisateurs sont venues par ordre de priorité comme suit :

Faciliter l’accès à l’information contenue dans les documents d’ archives;

Assurer la sécurité des documents;

Favoriser la circulation des documents au sein de l’établissement;

Diminuer la masse des archives et récupérer les espaces de stockage et de travail;

Préserver la mémoire de l’établissement;

Fiabiliser la prise de décision;

Renforcer le rôle du service de Records management dans l’accomplissement de la

mission sociale et administrative de l’établissement.

Le Records management gère les documents d’archives soit sur le support papier ou

électronique. Mais ce dernier support est le préféré par les enquêtés.

Graphique n°3 : Distribution des utilisateurs selon les outils d’information

préférés

105

La gestion informatisée des documents d’archives permet avant tout plus de clarté et

de transparence.

En effet, il est révolu le temps où ces documents étaient stockés au sous-sol, dans un

dépôt ou à la cave, et où tout était archivé en vrac sans tenir compte des délais de

conservation. On conservait, certes, mais sans pouvoir ni restituer, ni éliminer.

Désormais, la gestion informatisée permet de mieux ordonner ces documents, et

donc de les retrouver plus rapidement. Cette diminution du temps d’attente, et par

voie de conséquence cette meilleure qualité de service, motivent le personnel. Tandis

qu’auparavant, aller chercher un document aux endroits de stockage, constituait

presque une punition, celui qui reçoit sur fax une copie du document quelques

minutes après l’avoir demandé apprécie à sa juste mesure la portée de cette gestion

informatisée des archives.

Presque la majorité des enquêtés préfèrent un système Records management

informatisé.

Graphique n°4 : Distribution des utilisateurs selon leurs positions quant à la

création d’un système informatisé

106

Les enquêtés sont intéressés par ordre de priorité d’un système qui permet :

Le repérage et le stockage;

La recherche;

L'analyse et l'indexation.

Enfin, pour que ce système soit fiable, efficace et efficient, le personnel a des

suggestions. Parmi lesquelles, nous pouvons citer :

Création d'un service de gestion d'archives et engager des personnes

professionnelles;

local adéquat;

Triage des anciens documents d’archives;

Informatisation du système;

Facilitation de l'accès à l'information contenue dans les documents d' archives;

Changement du local de l'administration etc..

107

Conclusion

L’analyse des besoins informationnels des utilisateurs des documents d’archives a

démontré, que ces utilisateurs ne sont pas satisfaits du système de gestion des

documents d’archives de leur établissement, d’une part. D’autre part, les services

offerts par le système actuel sont loin de répondre à leurs attentes.

L’insatisfaction des utilisateurs est due, en fait, à l’absence d’une politique de gestion

rationnelle des documents d’archives.

La détection les différents dysfonctionnements du système actuel est essentiel pour la

bonne conception du nouveau système.

108

CHAPITRE III : STRATEGIE DE MISE EN PLACE D’UN SRM:

Introduction :

La stratégie de mise en place d’un SRM(55) au sein de l’E.N, pour gérer ses documents

d’archives n’est pas une chose facile. Car cela implique généralement le

bouleversement des pratiques en place, l'introduction de nouvelles procédures de

travail, voire d'une nouvelle culture au sein de l’établissement.

En instaurant un tel système, notre établissement se donne les moyens de contrôler la

qualité et la quantité des informations qu'il crée. Il peut ainsi maintenir l'information

utile aux besoins de l'établissement, et éliminer les documents d’archives qui n'ont

plus de valeur perceptible. Bref, tout système doit se concentrer sur les priorités de

l'établissement et se baser sur les besoins administratifs et légaux.

A chacun de comprendre le rôle des documents d’archives dans l'établissement et de

faire en sorte que les bonnes informations soient disponibles pour la bonne personne,

au bon moment, dans le bon format, et sur le bon support.

Selon la norme NM ISO 15489 , les cinq caractéristiques d’un SRM sont :

1. Fiabilité: tous les documents d’archives de l’établissement sont intégrés

systématiquement; le système fonctionne de manière continue et régulière, cohérente

avec les responsabilités en jeu;

2. Intégrité: mesures de contrôle d’accès, de l’identité de l’utilisateur, de la validité

de la destruction et de la sécurité;

3. Conformité: conformité avec toutes les exigences issues des affaires courantes et

de l’environnement réglementaire;

4. Etendue: le SRM gère l’ensemble des documents issus de l’ensemble des activités

de l’établissement, ou au moins de l’entité où il est mis en place;

5. Caractère systématique: les documents sont produits, conservés, gérés

systématiquement.

(55) Il est recommandé que la stratégie de Records management soit partie intégrante d’un plan stratégique, tel

qu’un plan stratégique de gestion de l’information, qui serait lui-même intégré dans le plan stratégique global de

l’établissement.

109

3-1 Déclaration d’une politique de Records management :

Selon la norme NM ISO 15489, il est recommandé que l’établissement définisse une

politique de Records management et s’assure qu’elle est mise en œuvre et suivie à

tous les niveaux de l’établissement.

C’est une déclaration d’intentions. Elle expose les grandes lignes de ce que

l’établissement entend faire.

Il va de soi qu’une déclaration de ce type ne peut garantir à elle seule un bon Records

management, son succès dépend de l’engagement et de l’appui effectif et visible de la

Direction de l’établissement et de l’attribution des ressources nécessaires à sa mise en

œuvre.

Il est recommandé d’encourager en permanence l’adhésion et l’appui de tout le

personnel à cette politique. Il est particulièrement important que cette déclaration

oblige tout le personnel à créer et à conserver des documents d’archives qui

satisfassent aux besoins légaux, réglementaires, et historiques de l’établissement.

3-2 Rédaction d’une charte d’archivage :

La rédaction d’une charte d’archivage qui tient compte des contraintes légales,

organisationnelles et techniques est fortement recommandée. Il est recommandé

aussi d’établir clairement la responsabilité des étapes du Records management, telles

que classement, indexation, actualisation et sort final des documents.

Cette charte doit recenser la législation, les normes et les politiques applicables afin

de définir les contraintes de mise en pratique, d’actualisation, d’audit et de test des

étapes du Records management .

Il est recommandé de documenter clairement et de conserver toutes les décisions

relatives aux modalités d’archivage et aux durées de conservation.

Il convient aussi que la charte décrive en détail chaque activité avec les documents

qui en résultent, en précisant leur durée de conservation et leur sort final, clairement

et sans ambiguïté.

110

3-3 Démarche de mise en oeuvre d’un SRM :

Ce système peut porter sur toutes les activités de l’établissement ou de l’entité où il

sera mis en place.

Ceci suppose une organisation interne chargée de gérer et maîtriser le Records

management et l’intégrer à l’ensemble ou à une partie, d’élaborer des moyens

documentaires tels que ceux décrivant les dispositions générales, les principes, les

règles et la politique (charte d’archivage) et ceux relatifs au fonctionnement

(procédures(56), instructions relatifs au Records management).

La démarche que nous proposons, pour la mise en place d’un SRM comporte cinq étapes :

3-3-1 Engagement de la Direction :

La mise en place du SRM est un projet important pour l’établissement; il nécessitera

du temps, de l’argent et surtout une adhésion de tous.

L’engagement personnel du Directeur est donc primordial pour la réussite d’un tel

projet. S’il n’est pas convaincu de l’intérêt de la démarche ou s’il ne souhaite pas

mettre les moyens nécessaires, il est préférable de ne pas engager l’établissement

dans cette voie.

La Direction de l’établissement doit d’abord préciser les objectifs, connaitre les

exigences applicables, définir le domaine à couvrir par le SRM, choisir le référentiel

adéquat, identifier les moyens et choisir la démarche adaptée. Puis elle doit préciser

la politique Records management de l’établissement et s’engager à mettre en place

les moyens pour réussir.

Elle doit également désigner à ce stade son représentant en matière de Records

management (chef de projet) chargé de piloter le processus permettant d’atteindre les

objectifs fixés.

(56) Les procédures devront :

- Déterminer les documents qui doivent entrer dans le système;

- Déterminer les précautions à prendre afin de préserver leur intégrité, leur authenticité et leur caractère

durable dans le système de conservation choisi;

- Déterminer la durée de conservation;

- Documenter les décisions prises; Assurer la traçabilité parfaite des documents au moment de leur

création, jusqu’à leur sort final (conservation ou élimination).

111

Ce représentant doit avoir une bonne connaissance du SRM et des référentiels

applicables (par exemple la norme NM ISO 14589), une expérience suffisante dans les

activités et les techniques de formation, de motivation, de communication,

d’animation, de coordination, de pilotage, d’audit, d’évaluation et de mise en place

du système.

3-3-2 Elaboration d’un plan d’action :

L’évaluation de la situation actuelle révèle des faiblesses et des pistes d’amélioration.

Le plan d’action doit être élaboré en concertation et en collaboration avec les

différents responsables des entités administratives de l’établissement.

Ce plan d’action définit les moyens, le calendrier détaillé et les actions à mettre en

œuvre pour mettre en place un SRM conforme aux exigences d’archivage. Pour cela,

nous proposons les phases suivantes, à savoir :

3-3-2-1 Phase préparatoire :

Avant de pouvoir appliquer le nouveau système de gestion des documents archives

à l’EN, il est important d’effectuer quelques adaptations par rapport au « système

existant ». Ainsi, la phase préparatoire est un pré requis à la mise en place du

système proprement dit, et qui demande :

La définition de la méthodologie d’instauration ou d’amélioration;

La constitution d’une structure chargée de concevoir, lancer, mettre en œuvre et

développer le SRM;

La création d’un service Records management. Cette entité doit avoir une place

officielle dans la structure administrative; elle doit ainsi figurer dans l’organigramme

de l’établissement; dépendre directement du Directeur de l’établissement et se doter

d’un pouvoir lui permettant d'exercer son contrôle sur l'application des dispositions

du règlement de gestion des documents d’archives par toutes les entités

administratives de la Direction.

112

75% des coûts du Records management sont imputés à la phase préparatoire, c’est

pourquoi il faut la prendre très au sérieux.

3-3-2-1-1 Le local du service du Records management:

Nous proposons de le subdiviser en deux bureaux dont chacun s'occupera d'une

partie des attributions du service sous l'encadrement administratif et technique du

records manager, chef du service :

Le bureau des documents d’archives courants:

Il aura pour attribution l’intervention dés la création des documents d’archives

courants par les différentes entités administratives.

Le bureau de réception, de traitement des documents d’archives intermédiaires et

définitives et de leur communication.

Il s'occupera de la réception et du contrôle des dépôts et des versements des

documents d’archives, du tri et de l’élimination, de la description des documents, de

leur classement et rangement et de leur conservation et préservation avec bien

évidement l'élaboration des instruments de recherche, du repérage et du prêt des

documents d’ archives conformément au règlement.

En somme, dans cette phase, le service de Records management aura pour tâches :

Affectation et formation des personnes aptes à appliquer les méthodes de gestion

des documents d’archives courants au niveau des bureaux des entités

administratives et assurer la communication entre celles-ci et le service de Records

management;

Préparation des règles de conservation et des délais d'élimination, en concertation

avec toutes les entités administratives concernées;

Application des procédures de traitement des documents d’archives : réception

des transferts des documents, triage et élimination, description et indexation,

classement interne et externe, élaboration des instruments de recherche et

communication des documents d’archives et des informations qu'elles renferment au

profit des décideurs, des gestionnaires, et des chercheurs en général;

113

Edition des instruments de travail : Registre d'inventaire, listes des éliminables,

bordereau de versement, fiches de prêt, etc.

Ces instruments peuvent être manuels ou informatisés ou les deux à la fois;

Promotion des produits et services du service de Records management dans

l'optique de renforcer son rôle dans le système de gestion de l’établissement.

3-3-2-1-2 Ressources humaines :

Dans ce contexte, nous proposons un plan de promotion des ressources humaines,

qui seront chargées de la gestion des documents d’archives :

Se contenter, à court terme, des ressources humaines déjà en exercice, en appliquant

une stratégie de redistribution des cadres et des agents dont une partie sera mise au

service du Records management, après avoir suivi une formation dans les techniques

de gestion des documents d’archives.

Nous suggérons :

Nommer ou recruter un Records manager. En plus de ce cadre, le service Records

management aura besoin encore, pour son démarrage, de deux secrétaires maîtrisant

l'outil informatique (surtout la bureautique) qui s'occuperont, en plus des tâches de

secrétariat, du traitement informatique des rapports du service Records

management, et un agent permanent qui s'occupera des tâches physiques de

nettoyage, de rangement des meubles, etc.

La gestion des documents d’archives est l’affaire de chaque entité administrative

avant qu'elle soit une mission du service Records management. Ainsi, les entités

administratives seront invitées à contribuer à la réussite du projet en désignant des

correspondants qui feront la liaison avec le service Records management et qui

seront chargés des documents d’archives courants (57)de leurs entités.

(57) Les documents d’archives courants sont normalement sous la responsabilité des services producteurs. Mais

l’un des enjeux du Records management consiste à mettre ces documents sous le contrôle du Records manager,

tout en responsabilisant les services producteurs.

114

Le Records manager -chef du service Records management- aura à prévoir un plan

de formation, avant, en cours et après la mise en place du SRM, pour son groupe de

travail interne au service Records management et pour les correspondants des entités

administratives.

Permettre à deux étudiants de l’ESI de passer un stage de trois mois à la Direction

de l’E.N.

3-3-2-1-3 Ressources matérielles :

Le Service de Records management nécessite des moyens matériels adéquats pour le

traitement et la conservation et la préservation des documents d’archives.

D’après l’étude de l’existant, nous avons constaté que les bureaux de travail sont

encombrés par des masses des documents de différents âges. En effet, 49,18% du

volume global de ces documents sont conservées dans les bureaux.

De ce fait, une politique de triage s’impose pour la récupération des espaces de

travail et des espaces de rangement des documents d’archives courants .

Pour ce qui est du matériel de conditionnement, nous proposons l’acquisition de

nouveaux: classeurs, boîtes, chemises, etc., pour remplacer les anciens, en fonction

des types de documents de chaque entité administrative.

D’autres instruments de travail sont à prévoir :

Le matériel nécessaire (par exemple des boites d’archives rouges pour les

documents vitaux, du papier jaune et bleu pour les bordereaux) devra être à

disposition;

D’autres équipements sont à recommander pour les besoins du service Records

management, notamment :

Bureaux pour son personnel;

Deux tables pour la salle de lecture et le bureau de traitement des documents

d’archives;

Trois micro-ordinateurs;

Une imprimante partagée;

115

Un scanner professionnel pour le besoin de la numérisation des documents

vitaux;

Un photocopieur.

3-3-2-1-4 Ressources normatives :

La charte d’archivage devra être approuvée par la Direction, imprimée et mise à

disposition dans chaque entité administrative. Ce document sera également

accessible en format électronique.

Au cas où l’Intranet de l’EN serait développé, les outils de gestion en version web

ainsi que la charte d’archivage pourraient y être intégrés.

Le calendrier de conservation et le plan de classement (outils de gestion) doivent

être approuvés par la Direction.

Les dossiers de la nouvelle arborescence Windows devront être élaborés dans un

répertoire commun pour la gestion des documents d’archives électroniques.

3-3-2-1-5 Solution logicielle :

Pour la gestion des documents d’archives électroniques, nous avons suggéré dans

cette phase un système d’archivage basé sur l’arborescence de Windows, pour initier

les utilisateurs à travailler en groupe tout en partageant les documents et les

informations.

3-3-2-1-6 Durée : une année.

116

3-3-2-2 Phase de conversion :

La phase de conversion permettra de passer au nouveau système :

Les documents d’archives intermédiaires devront être traités : une grande partie

pourra être éliminée grâce aux délais de conservation et le reste a versé

ultérieurement aux « Archives du Maroc ».

Le traitement de l'arriéré des documents d'archives des différents entités

administratives. Cette opération va permettre d'une part de dégager de l'espace de

rangement dans les bureaux, de l'espace de stockage dans le dépôt des archives.

Les documents d’archives à conserver seront alors cotés et classés ou versés au

dépôt de pré-archivage. Les documents à éliminer seront détruits.

Le conditionnement de ces documents dans des boîtes semble superflu à ce stade

étant donné qu’une grande majorité de ces documents d’archives intermédiaires sera

éliminée. Seuls les documents conservés après ce stade seront conditionnés dans des

boîtes d’archives normalisées pour être versés ultérieurement aux « Archives du

Maroc ».

Les documents électroniques stockés dans le répertoire commun devront

également être traités. Et ce en fonction du délai de conservation de chaque type de

document.

3-3-2-2-1 Dépôts d’archives et de pré-archivage :

D’après l'étude de l'existant, nous avons constaté l'absence des dépôts conforme aux

normes, servant à la conservation des documents d’archives intermédiaires et des

documents d’archives définitives ou historiques. Un sous-sol (dépôt Hessan), a été

prévu pour la conservation exclusive des documents d’archives. Or, dans la pratique,

ce local et deux autres petites salles (N° 72 et 80) en plus de la salle abritant les

dossiers personnels des employés avaient servi comme entrepôt. Dans la pratique

d’archivage deux solutions sont envisageables:

117

Soit, l’aménagement du dépôt « Hessan »(58) comme dépôt d’archives; et

l'aménagement des salles qui sont à côté du bureau du Directeur comme dépôt de

pré-archivage(59);

Soit la construction de nouveaux dépôts.

3-3-2-2-2 Ressources matérielles :

Après le triage et l’élimination des documents d’archives, la masse des documents

d’archives intermédiaires et historiques sera réduite .

Pour ce qui est du matériel de rangement, il faut prévoir des rayonnages métalliques.

les rayonnages en bois existants sont déconseillés.


Il faut opter pour un logiciel libre même si les logiciels libres destinés spécialement

au Records management ne sont pas nombreux. Lorsqu’on parle du SRM, il faut faire

appel à des logiciels offrant des fonctionnalités spécifiques (Workflow, diffusion,

recherche, etc.) selon les besoins de l’établissement.

Parmi les logiciels libres qui sont destinés à la mise en place d’un SRM, nous citons à

titre d’exemples:

« MAARCH »

« ALFRESCO »


(58 ) Ce dépôt sera réservé au document papier -qui n’a plus d’utilité courante et qui doit être conservé pour des

raisons administratives et légales- .Dans le cas du document électronique , l’intranet peut constituer le lieu

d’enregistrement des documents qui ont été identifiés comme faisant partie de la mémoire future de

l’établissement.

(59)Un nouveau local pour le dépôt de pré-archivage ,répondant aux normes d’archivage, devra être prévu dans

le nouveau local de l’administration de l’E.N.

118

3-3-2-3 Phase d’application :

La phase d’application consistera à ce que les documents d’archives créés ou reçus

doivent être obligatoirement soumis aux règles de conservation, cotés et classés.

Utiliser les outils de gestion dans la pratique courante, dès la création ou

réception des documents, qu’ils soient sur support papier ou électronique;

Les versements et éliminations s’effectueront régulièrement;

Les outils de gestion doivent être régulièrement mis à jour et entretenus;

La charte d’archivage, dans sa version papier, électronique et web devraient

refléter l’état général de la gestion des documents d’archives de l’établissement.

3-3-2-3-1 Ressources humaines :

Les apports des technologies de l'information et de la communication (TIC) sont

déterminants dans la gestion des documents d’archives. Relativement à sa mission, le

service Records management aura besoin d’utiliser l'outil informatique dans

l'exécution de ses tâches dans le but de satisfaire les besoins des producteurs et des

utilisateurs des documents d’archives. En outre, ce service doit être doté d’un

personnel qualifié en TIC capable de réaliser des travaux tels que la conception et la

réalisation des bases de données, des travaux de numérisation, d'édition des bulletins

d'information sur le réseau local ou sur le web, etc..

L'ensemble des ressources humaines internes au service Records management et des

correspondants archives des différentes entités administratives sont amenés à

travailler en collaboration pour la réalisation du système de gestion des documents

d’archives de L’E.N.

3-3-2-3-2 Ressources matérielles:

Acquisition d’un matériel professionnel de numérisation qui permettra de substituer

au document original une copie sur laquelle devait être transférée toute

119

l'information. La communication de ces copies permet de préserver les originaux et

d'éviter qu'ils ne se dégradent rapidement par des manipulations excessives.


Le service Records management est souvent confronté à une problématique

importante pour exploiter les inventaires et les localisations du fonds d’archives de

l’établissement, d’assurer la traçabilité des prêts, de gérer les demandes de

communication des documents d’archives, de gérer le suivi des versements et des

éliminations, etc..

La mise en place d'une application intégrée dédiée au Records management permet

d'automatiser la gestion des principales tâches du service.

Dans ce cadre nous suggérons l’acquisition d’un logiciel de gestion des documents

d’archives. Il existe une grande quantité de logiciels commerciaux(60).

A vrai dire, ces logiciels sont souvent très peu adaptés aux demandes et besoins de

l’EN, parce qu’ils sont trop coûteux(61), trop complets et trop complexes si l’on

considère le niveau général des connaissances informatiques du personnel. Dans ce

cadre nous proposons l’informatisation du SRM dans le cadre d’un projet de

partenariat avec un partenaire ou organisme international.


3-3-3 Audit interne de l’implantation du SRM :

Au fur et à mesure que le SRM est installé, il faut vérifier son efficacité par des audits

internes réalisés en vue de vérifier si le système est réellement mis en œuvre comme

stipulé. Il faut former quelques membres du personnel à réaliser des audits internes.

(60) Les logiciels de gestion des archives [En ligne] disponible sur internet

http://www.archivesdefrance.culture.gouv.fr/gerer/informatisation/logiciels/ (page consultée le 7/10/2011)

(61) On considère que le coût de l'outil logiciel représente moins de 20% du coût total de mise en place d'un tel

système.

http://www.archivesdefrance.culture.gouv.fr/gerer/informatisation/logiciels/

120

Tout comme l'acceptation de tels changements n'est possible qu'en accompagnant de

façon soutenue les utilisateurs, le maintien et la pérennité du système nécessite la

planification d'évaluations et d'audits réguliers.

Cette étape est d'ailleurs clairement mentionnée dans la NM ISO 15 4 89 Records

management, qui préconise de "procéder régulièrement à un contrôle de conformité, pour

s'assurer que la mise en œuvre des méthodes et procédures du système d'archivage respecte

les politiques et les contraintes de l'établissement et que les résultats correspondent aux

attentes. Il convient que de tels contrôles prennent en compte la performance du système et la

satisfaction des utilisateurs. En bref, pas de SRM pertinent et efficient sans contrôle

périodique’’.

3-3-4 Audit externe de cette implantation:

Après la mise en place du SRM, il est nécessaire de réaliser un audit de confirmation

qui devrait fournir un degré de confiance. Le but de cet audit est de s’assurer de la

conformité du système par rapport aux exigences applicables et de vérifier l’efficacité

de son fonctionnement. Il est réalisé par un auditeur qualifié et indépendant.

3-3-5 Formation :

L’établissement doit élaborer un programme de formation permanent sur les

exigences du Records management et ses pratiques spécifiques. Il est recommandé

que ces programmes de formation prennent en compte les attributions et les

responsabilités de tout le personnel, des collaborateurs et de tous les individus en

charge de tout ou d’une partie d’une activité au sein de l’établissement, lorsqu’ils

reçoivent ou créent des documents au cours de leur travail ou versent ces documents

dans le système d’archivage. Ces programmes de formation sont adressés à tous.

La formation peut être faite à travers des sessions, des journées d’études, des

manuels, des guides. Elle peut être incorporée dans d’autres formations, constituant

une part de leur programme.

121

En plus, un document de formation doit être élaboré. Il sera destiné au personnel

pour une formation initiale, mais également pour la formation de chaque nouvel

employé embauché par l’établissement.

La formation doit venir après l’installation du système dans le service afin qu’elle soit

une réalité concrète mise en pratique immédiatement.

La formation -on ne doit jamais l’oublier- a un objectif très concret qui est d’aider le

personnel à intégrer le Records management dans leur métier, de leur permettre de

s’approprier les méthodes et les outils, de leur faire prendre conscience de leurs

responsabilités dans le domaine.

122

Conclusion

Face à l’absence d’un réel système efficace de gestion des documents d’archives, le

plus important est donc de mettre en place des projets d’outils de gestion qui

répondraient exactement aux besoins d’archivage de l’établissement, tout en restant

accessibles et faciles à appliquer. Conscient du fait que, malgré tous nos efforts, les

outils de gestion ne seraient probablement pas mis en place sans difficulté.

Par ailleurs, les propositions formulées par le personnel nous ont permis de tracer les

grandes lignes d’une stratégie Records management appropriée à l’Entraide

Nationale.

C’est ainsi, que nous avons établi une liste de mesures d’accompagnement propre

qui comprennent entre autres, un plan d’action en trois phases :une phase de

préparation, une phase de conversion et une phase d’application. Une formation en

termes de Records management, et une évaluation continue de la démarche de mise

en œuvre du SRM, à travers des audits internes et externes.

123

TROISIEME PARTIE : OUTILS DE

GESTION DE BASE D’UN SYSTEME DE

RECORDS MANAGEMENT

124

CHAPITRE I : PLAN DE CLASSEMENT:

Introduction :

La norme NM ISO 15489 présente les principaux outils de gestion utilisés au cours

des opérations de « records management », qui sont entre autres :

• Un plan de classement fondé sur les activités de l’Etablissement

• Un calendrier de conservation

Après avoir mené une première analyse de l’existant, qui consiste à préciser les

dossiers et les documents à traiter, leur contenu, leur volume ,les supports, les

utilisateurs et les moyens . Nous avons procédé au classement des différents

documents d’archives de l’établissement.

C'est donc dans un but d'utilisation maximale de l'information contenue dans les

documents actifs que les organismes se dotent de règles de classement (classement

interne et externe). Ces règles augmentent l'efficacité de gestion administrative en

rendant le repérage des dossiers plus rapide et en rationalisant leur entreposage et

leur conservation.

Le classement est aussi la mise en ordre des documents à l’intérieur des dossiers et

l’organisation des dossiers entre eux (62).

1-1 Les objectifs du classement :

Le classement a des objectifs principaux, en l'occurrence :

1. Fournir une méthode uniforme de classement ;

2. Ordonner la masse documentaire sous des « sujets simples » ;

3. La réduction du temps d’accès aux dossiers ;

4. La réduction des coûts reliés à la conservation des documents ;

5. L'accélération de la prise de décision, car l'information pertinente sera facilement

repérable ;

(62) CHABORD, M.T.; COUGNEC, M. Les archives des Administrations Centrales. Conseils pratiques. Paris:

ANF, 1979, p. 26-28 .

125

6. Assurer la continuité de l’administration ;

7. Diminuer l’impact d’un changement de personnel.

1-2 Le classement des documents d’archives courants (des dossiers)

1-2-1 L'analyse du contenu du dossier

Tout d'abord; il faut changer la chemise ancienne par une autre nouvelle (chemise

cartonnée, boîte d’archives, etc.) sur laquelle on colle une étiquette d’identification et

cette opération s’appelle l’analyse (la description) des dossiers. L’identification

consiste à remplir des étiquettes contenant le nom du service, le titre, les mots clés,

les dates extrêmes et la cote.

1-2-2 Le classement interne du dossier

L'ordre interne de chaque dossier est le plus souvent chronologique, c'est-à-dire, les

pièces doivent être classées de façon à mettre au dessus la pièce la plus récente et au

dessous celle la plus ancienne.

Lorsqu'un dossier est assez volumineux, il faut le subdiviser en sous-dossiers tout en

allant du général au particulier. Et au sein du sous- dossier, on suit le même

classement.

Remarque : le classement interne des dossiers se fait aussi bien pour les dossiers clos

(affaires traitées) que pour les dossiers encore ouverts (affaires non encore

traitées)(63).

L'analyse et le remplissage des étiquettes concerne seulement les dossiers et les

documents d’archives mis dans des chemises cartonnées ou des boîtes d'archives.

Pour les dossiers suspendus, l'analyse se limite uniquement au titre du dossier et a la

cote qui seront reportés sur l'oreillette de chaque dossier.

(63) CHABORD, M.T.; COUGNEC, M. Les archives des Administrations Centrales. Op.cit, p. 115-116.

126

1-2-3 Le classement externe des dossiers: les étapes d'élaboration d'un plan

de classement

Le classement externe des dossiers est l'opération qui consiste à ordonner les dossiers

dans les services les uns par rapport aux autres, en les regroupant par affinités, en

unités présentant des caractéristiques homogènes.

Pour ce faire, il faut élaborer un plan de classement. Au sein de ce plan, il faut mettre

au point un système de références appelé aussi les cotes ou codifications qui servent

à identifier et à repérer les dossiers les uns par rapport aux autres.

Nous pouvons noter que notre plan de classement s'est élaboré à partir des

informations compilées lors de l'inventaire physique (recensement des documents

d’archives). Le plan de classement doit aboutir à un instrument de recherche, à savoir

un index ou un répertoire ou un guide de classement .

Pour élaborer un plan de classement, on doit suivre l'ordre organique, c'est-à-dire

selon les fonctions (ou les attributions de l'administration ou de l’établissement).

L’élaboration du plan de classement a passé par plusieurs étapes :

1-2-3-1 La première étape: l'étude des documents de l’établissement

C'est l'analyse des documents d’archives pour connaître le type de dossiers à classer.

C’est une opération qui s’est réalisé moyennant le recensement des documents

d’archives constituées par les différentes entités de l’établissement dans le cadre de

leurs activités.

1-2-3-2 La deuxième étape: l’étude des besoins des utilisateurs

En réalité, c'est en fonction des besoins et des demandes des utilisateurs , que nous

avons établit un système de classement.

L’étude des moyens disponibles en termes de personnel et de moyens financiers a été

pris aussi en considération afin de déterminer le niveau de sophistication du système

de classement.

127

1-2-3-3 La troisième étape: l'élaboration et la structure du plan de classement

L'élaboration d’un plan de classement est basée sur la théorie des ensembles qui

explique les diverses composantes du système de classement face à la masse

documentaire de l’établissement . L’ensemble est l’établissement et les sous-

ensembles sont les grandes fonctions de ce dernier.

Autrement dit, pour être efficace, le plan de classement doit être calqué sur les

grandes fonctions de l’établissement, en l'occurrence, la fonction "Ressources

humaines", la fonction "Ressources matérielles", la fonction "Ressources financières"

etc..

1-2-4 Procédurier du plan de classement

Le plan de classement ressemble à une table des matières. Recensant de manière

exhaustive toutes les fonctions et activités de l’établissement, il organise

intellectuellement et localise physiquement les documents de l’établissement. Cela

permet de repérer rapidement l’information contenue dans les dossiers. De plus, le

plan de classement supporte l’ajout ou la suppression d’une rubrique.

1-2-5 Structure du plan de classement

1-2-5-1 Description

Le système de classement de l’établissement comporte deux (2)volets :

1- Un plan de classement des dossiers ou documents de gestion et de fonction de

l’établissement.

2- Un index alphabétique permettant d’identifier la classe, la sous-classe, la division

ou la sous-division pertinente à un sujet donné.

128

1-2-5-2 Classement

Le plan de classement est composé de (8) classes regroupant les dossiers d’une

manière logique et hiérarchique.

1000. GESTION ADMINISTRAIVE

2000. LEGISLATION ET AFFAIRES JURIDIQUES

3000. GESTION DES RESSOURCES HUMAINES

4000. GESTION DES RESSOURCES FINANCIERES

5000. GESTION DES RESSOURCES MOBILIERES ET IMMOBILIERES

6000. GESTION DES RESSOURCES INFORMATIONNELLES

7000. COMMUNICATIONS ET RELATIONS PUBLIQUES

8000. GESTION DE L’ACTION SOCIALE

Exemple: Dans notre établissement prenons le cas la gestion des ressources humaines

(appelé aussi fonction des ressources humaines ou classe). On va donner une cote à

cette classe, par exemple, «3000 ».

Chaque classe est ensuite divisée en sous-classes, auxquelles correspondent des

cotes.

Suivant le volume et la complexité de la masse documentaire, les sous-classes

peuvent être subdivisées en sous-sous-classes ou divisions, dotées de cotes.

Toujours suivant le volume et la complexité des dossiers, les sous-sous-classes (ou

division) peuvent, à leur tour, être divisées en subdivisions auxquelles sont

rattachées des cotes appropriées.

Cotes Rubriques Système de cotation proposé

3000 Gestion des ressources humaines (une

classe) Les classes sont codifiées par bloc de

mille

3100 Dotation du personnel (une sous-

classe) Les sous-classes sont codifiées par bloc

de cent

3120 Demandes de recrutements (une

sous-sous-classe ou division) Les divisions sont codifiées par bloc de

dix

3121 Dossiers d’embauche (une

subdivision)

129

A l’intérieur de chaque classe, les dossiers ou les documents d’archives doivent être

classés selon l'un des systèmes de classement: alphabétique, chronologique,

numérique, etc. Enfin, chaque dossier doit porter une cote et sera rangé selon cette

dernière (64). Bref, Il y a pratiquement autant de systèmes de classement qu'il y a de

fonctions ou classes.

1-2-5-3 Exemple sur support papier

8000 GESTION DE L'ACTION SOCIALE

8100 Partenariat/Coopération/Conventions

8110 Coopération Internationale

8111 Les organismes des Nations-Unis 8111-1 FNUAP (jeunes pour jeunes) 8112 Les Agences internationales 8112-1 KOIKA 8113 Les Ambassades Etrangères 8113-1 Partenariat avec La France 8113-12 SCAC (projet Nejma)

La cote (par exemple 8110) ainsi que l’intitulé (Coopération internationale) se

retrouvent à la fois sur l’étiquette des classeurs, sur les étagères et sur les documents

d’archives.

1-2-5-4 Exemple sur support électronique (Arborescence de Windows)

(64) CHARMAN, D. Recensement des archives courantes et tableaux de tri: Une étude RAMP accompagnée de

principes directeurs. P.G.I. Paris: UNESCO, 1986.

130

1-2-6 Plan de classement des documents d'archives de l'Entraide Nationale

Cote Noms des dossiers 1000 GESTION ADMINISTRATIVE

1100

Documents historiques et constitutifs (Documents produits ou reçus relatifs à l’histoire et à la constitution de l’établissement)

1110

Histoire de l'’établissement (Documents produits ou reçus relatifs à l’histoire de l’établissement) (Note d’application : Il est suggéré que les documents dans lesquels est relatée l’évolution de l’établissement soient classés dans cette division)

1120

Statuts et règlements (Documents produits ou reçus relatifs aux statuts et réglementation interne de l’établissement) (Note d’application : Il est suggéré que les documents sur les modifications aux statuts et règlements soient classés dans cette division)

1140

Programme de restructuration ( Note explicative : à classer par ordre chronologique )

1150 Cinquantaine de l'EN

1160

Circulaires ( Note explicative : à classer par ordre alpha bétique finance/premier ministre…… )

1170

Notes ( Note explicative : à classer par ordre chronologique )

1200

Organisation administrative (Documents produits ou reçus relatifs à l’organisation administrative de l’établissement comprenant ses mandats, ses objectifs, sa structure administrative et ses éléments de gestion administrative)

1210

Plans d'actions (Documents produits ou reçus relatifs aux plans d’action établis par l’établissement)

1230

Structure administrative (Documents produits ou reçus relatifs à la structure administrative qui sert de cadre référentiel au fonctionnement administratif de l’établissement)

131

1233

Organigramme (Documents produits ou reçus relatifs aux organigrammes de l’établissement)

1250

Réunions (Documents produits ou reçus relatifs aux réunions établis par l’établissement, réunions des coordinations, réunions des délégués, ect)

1253

Procès verbaux réunions ( Note explicative : à classer par ordre chronologique

1271

Séminaires ( Note explicative : à classer par ordre chronologique)

1300

Conseils d'administration ( Note explicative : à classer par ordre chronologique) (Note d’application : Il est suggéré que tous les documents afférents à chaque séance tenue par le conseil d’administration (avis de convocation, ordre du jour, procès-verbaux, documents afférents …) soient regroupés et que chaque dossier soit classé chronologiquement)

1310

Préparation des conseils d'administration (Documents produits ou reçus relatifs à la préparation du rapport, ordre du jour, notes de présentation…..)

1320

Assemblées Ordinaires (Documents produits ou reçus relatifs aux assemblées ordinaires de l’établissement)

1600

Rapports Administratifs (Documents produits ou reçus relatifs aux divers rapports administratifs de l’établissement dont les rapports périodiques et annuels, rapports annuels d’activité des divers instances de l’établissements)

1630

Etudes (Documents produits ou reçus relatifs aux études faites par l’établissements)

1640 Courrier confidentiel

1650

Réalisations (Documents produits ou reçus relatifs aux réalisations faites par l’établissements)

1660 Journées des Cadres Nationales

1670

Portes Ouvertes

132

1700

Statistiques générales (Documents produits ou reçus relatifs à la production des diverses statistiques sur les activités de l’établissements, statistiques personnel ,statistiques des Délégations : CFA,CIP,CEF,JE….)

2000

LEGISLATION ET AFFAIRES JURIDIQUES (Documents produits ou reçus relatifs à la législation marocaine, à l’interprétation des lois et règlements, aux poursuites judiciaires ainsi qu’aux contrats et ententes intervenus entre l’établissement et une autre partie)

2100

Législation et Réglementation Marocaine (Documents produits ou reçus relatifs à la législation et à la réglementation marocaine, Loi 14-05(EPS), Loi 12-00 (F.A)……)

2200

Audit (Documents produits ou reçus relatifs aux différentes audits faites par l’établissement ou autre organisme)

2300

Rapports d'Audit ( note explicative : à classer par ordre chronologique)

2400

Dossiers tribunaux (Documents produits ou reçus relatifs aux dossiers tribunaux dont l’établissement fait partie)

3000

GESTION DES RESSOURCES HUMAINES (Documents produits ou reçus relatifs à la dotation , aux conditions et aux relations de travail ainsi qu’à la formation et au perfectionnement des ressources humaines de l’établissement)

3100

Dotation en ressources humaines (Note d’application : Il est suggéré que les documents relatifs au recrutement d’un individu soient classés dans son dossier personnel)

3124

Demandes d'emploi (Documents produits ou reçus relatifs aux différentes demandes d’emploi )

3125

Concours (Documents produits ou reçus relatifs aux concours de recrutement de ressources humaines de l’établissement même qu’à leur sélection)

133

3200

Personnel (Documents produits ou reçus relatifs aux dossiers du personnel de l’établissement) (Note d’application : Il est suggéré que chaque dossier d’employé soit classé par ordre alphabétique et subdivisé en trois parties : La première pourrait être liée à l’évolution personnelle de l’employé comprenant par exemple les documents relatifs à son embauche. La seconde pourrait être liée à la gestion du temps de travail de l’employé comprenant par exemple ses permis d’absences. La troisième pourrait être liée à la rémunération de l’employé)

3210 Dossiers des fonctionnaires permanents

3211-1 Fiches de notation

3220 Dossiers des employés (CET/Garderie/CSE)

3221 Dossiers des employés non permanents

3229

Retraités (Documents produits ou reçus relatifs aux dossiers des retraités de l’établissement)

3230 Validation des services antérieurs

3240

Dossiers d'affiliation des agents (Documents produits ou reçus relatifs à l’affiliation aux différentes caisses de retraite du personnel de l’établissement)

3241 CMR

3242 RCAR

3243

CNSS

3300

Conditions de travail (Documents produits ou reçus relatifs aux horaires de travail, à l’évaluation, à la rémunération de l’établissement) (Note d’application : Il est suggéré que les documents relatifs aux conditions de travail de chaque employé soient classés dans leur dossier respectif )

3326

Accidents de travail (Documents produits ou reçus relatifs aux accidents d’ employés survenus au travail)

(Note d’application :Il est suggéré que les documents relatifs à un accident de travail subi par un employé soient classés dans son dossier personnel)

3340

Association des œuvres sociales de l'EN

3341

Allocations familiales

134

3342

Les adhésions à la mutuelle (Documents produits ou reçus relatifs à l’adhésion aux différentes mutuelles du personnel de l’établissement(MGPAP/OMFAM/MGEN))

3349

Congés

(Documents produits ou reçus relatifs aux congés et aux vacances offerts aux employés de l’établissement)

3350

Conseils disciplinaires

(Documents produits ou reçus relatifs aux différents conseils disciplinaires organisés par l’établissement à ses employés )

(Note d’application : Il est suggéré que les documents relatifs à un conseil disciplinaire subi par un employé soient classés dans son dossier respectif)

3500

Formation et perfectionnement des RH (Documents produits ou reçus relatifs aux activités de formation et de perfectionnement dont bénéficient les ressources humaines de l’établissement ainsi qu’aux stages effectués par des stagiaires internes et externes)

3520

Stages (Documents produits ou reçus relatifs aux stages auxquels participent ressources humaines de l’établissement à l’extérieur les ou à ceux qu’effectuent d’autres ressources humaines dans l’établissement)

3600

La paie du personnel (Documents produits ou reçus relatifs à la gestion de la paie du personnel , allocations familiales, IGR, dossiers retraite….) (Note d’application : Il est suggéré que les documents relatifs au salaire ,aux allocations familiale à la retraite d’un employé soient classés dans son dossier personnel)

4000

GESTION DES RESSOURCES FINANCIERES (Documents produits ou reçus relatifs au financement, à l’aide financière, à la budgétisation, à la comptabilisation, aux opérations bancaires, aux impôts et taxes ainsi qu’aux états financiers de l’établissement)

4100

Financement (Documents produits ou reçus relatifs au financement de l’établissement

4300

Budgétisation (Documents produits ou reçus relatifs aux prévisions financement budgétaires, aux divers budgets de l’établissement et au contrôle qui s’y rattache)

135

4310 Préparation budgétaire/Projets de budget

4311

Budgets ( Note explicative : à classer par ordre chronologique)

4312 Fiches budgétaires

4320

Factures Ittisalat almaghreb ( Note explicative : à classer par ordre chronologique)

4321

Relevés de factures téléphoniques (siège) ( Note explicative : à classer par ordre chronologique)

4322

Internet (financement) ( Note explicative : à classer par ordre chronologique)

4324

Rédal siège (récépissé+état) ( Note explicative : à classer par ordre chronologique)

4325

Contrats de loyer (toutes les villes) (Documents produits ou reçus relatifs à la gestion des contrats des différents loyers engagés par l’établissement)

4340

Régies (Documents produits ou reçus relatifs à la gestion des différentes régies (siège, délégations, séminaires, ct…) de l’établissement)

4400

Comptabilisation (Documents produits ou reçus relatifs au plan comptable, aux registres comptables et à la gestion des revenus et dépenses de l’établissement)

4410 Bilan comptable

4420

Registres comptables et rapports financiers (Documents produits ou reçus relatifs à la production et à la tenue des registres comptables et des rapports financiers de l’établissement)

4422

Grand livre (Documents produits ou reçus relatifs à la production et à la tenue du grand livre de l’établissement)

4425

Factures

4427

Marchés (Documents produits ou reçus relatifs aux différents marchés lancés par l’établissement)

136

4428

Procédures d'appels d'offres (Documents produits ou reçus relatifs aux différents appels d’offres lancés par l’établissement)

4429 Procédures de bons de commandes

4458 Livre de caisse

4500

Opérations bancaires (Documents produits ou reçus relatifs aux opérations bancaires de l’établissement générées par une institution financière)

4510

Comptes bancaires (Documents produits ou reçus relatifs aux comptes bancaires détenus par l’établissement)

4520

Relevés bancaires (Documents produits ou reçus relatifs aux relevés bancaires de l’établissement)

4550

Chèques (Documents produits ou reçus relatifs aux chèques émis ou reçus par l’établissement)

4590 Factures impayées

4600

Impôts et taxes (Documents produits ou reçus relatifs aux prélèvement des différents impôts et taxes)

4700

Etats financières

4720

Etats financiers périodiques (Documents produits ou reçus relatifs à la production et à la tenue des états financiers périodiques de l’établissement)

4721

Situation financière (EPS)

4730

Etats financiers annuels (Documents produits ou reçus relatifs à la production et à la tenue des états financiers annuels de l’établissement)

4740

Situation des engagements et dépenses

5000

GESTION DES R.MOBILIERES ET IMMOBILIERES (Documents produits ou reçus relatifs à l’acquisition, à l’utilisation et à la disposition des ressources mobilières et immobilières de l’établissement ainsi aux assurances qui couvrent ces biens)

137

5100

Ressources mobilières (Documents produits ou reçus relatifs à l’acquisition, à l’utilisation et à l’inventaire des ressources mobilières de l’établissement)

5110

Acquisition de ressources mobilières (Documents produits ou reçus relatifs à l’acquisition par divers modes des ressources mobilières dans l’établissement)

5117

Projets d'équipement (Documents produits ou reçus relatifs aux différents projets d’équipement lancés par l’établissement)

5150

Registres d'inventaires du Matériel

5151

Fiches d'inventaires du Matériel

5200

Ressources immobilières (Documents produits ou reçus relatifs à l’acquisition, à l’utilisation et à l’inventaire des ressources immobilières de l’établissement)

5210

Acquisition des ressources immobilières (Documents produits ou reçus relatifs à l’acquisition par divers modes des ressources immobilières dans l’établissement)

5213

Achat du nouveau siège (Documents produits ou reçus relatifs à l’achat du nouveau siège de l’établissement)

5215 Les loyers des délégations

5230

Patrimoine (Documents produits ou reçus relatifs au patrimoine de l’établissement)

5250

Dossier de gestion du parc automobile

5300

Assurances

(Documents produits ou reçus relatifs aux assurances qui couvrent les ressources mobilières et immobilières de l’établissement)

6000

GESTION DES R.INFORMATIONNELLES (Documents produits ou reçus relatifs à la gestion de la documentation de référence, de publications, des productions graphiques et visuelles, des divers moyens de communication ainsi que de l’informatique et de la bureautique de l’établissement)

138

6500

Gestion des Publications (Documents produits ou reçus relatifs à la production, à la diffusion et à la distribution des publications l’établissement) (Note d’application : Il est suggéré que les documents relatifs à une publication fassent l’objet d’un dossier unique par projet de publication et qu’ils soient classés séquentiellement à partir d’un numéro unique attribué à chaque publication)

6510 Activités publiées sur le site

6810 Schéma directeur informatique de l'EN

7000

COMMUNICATIONS ET REALTIONS PUBLQUES (Documents produits ou reçus relatifs a plan de communication, aux relations internes , externes et privilégiées de l’établissement entretient avec d’autres, ainsi de la publicité et la promotion le concernant)

7100 Plan de communication (Bureau d'études)

7210 Site

7220 Dossier Intranet

7400

Relations avec les médias (Documents produits ou reçus relatifs aux relations qu’entretient l’établissement avec la presse écrite, radiophonique et télévisée)

7410

Coupures de presse (Documents produits ou reçus relatifs aux coupures concernant l’établissement)

7500 Relations internes et externes

7510 Questions parlementaires

7551-5 Correspondances avec le Ministère

7552-1 Lettres adressées au ministre des finances

7555 Ministère du commerce extérieur(Demande de franchise)

7556 Secrétariat d'Etat chargée de la formation professionnelle

7557 Courrier Walis et gouverneurs

8000

GESTION DE L'ACTION SOCIALE (Documents produits ou reçus relatifs à la gestion de l’action sociale menée par l’établissement)

8100 Partenariat/Coopération/Conventions

8110 Coopération Internationale

8111 Les organismes des Nations-Unis

8111-1 FNUAP (jeunes pour jeunes)

8111-2 PNUD

8111-3 UNICEF

8111-4 OIM

139

8111-5 Fonds mondial contre le Sida

8111-6 FAO

8112 Les Agences internationales

8112-1 KOIKA

8112-2 JICA

8113 Les Ambassades Etrangères

8113-1 Partenariat avec La France

8113-12 SCAC (projet Nejma)

8113-13 PCM

8113-14 Projet AGAPE avec les Français

8113-2 Coopération espagnole

8113-21 PAEDIA

8113-22 AACID

8113-23 Convenidad de Madrid

8113-24 Gouvernement Catalan

8113-25 La junte de Andalousia

8113-3 Avec l'Italie

8113-31 Projet salem

8113-4 Les USA

8113-41 ALEF USAID

8113-5 La Belgique

8113-51 FGB

8113-52 Wallone Bruxelles

8113-53 Dossier coopération Maroco-Belge (Formation professionnelle)

8113-6 Hollande

8113-7 UGP

8114 Organismes Internationaux

8114-1 Banque Mondiale

8117 Conventions et partenariat (Formation Professionnelle)

8118 Divers conventions

8119 Missions à l'Etranger

8119-1 Missions en France

8119-2 Missions en Espagne

8119-3 Missions en Madrid

8119-4 Missions Taillande Vietnam

8119-5 Missions en Allemagne (Formation professionnelle)

8119-6 Procès verbaux missions

8120 Coopération nationale

8121 Conventions cadres

8121-1 Conventions signées

8121-11 Conventions avec MDSFS

140

8122 Conventions locales

8122-1 Conventions signées

8122-11 Conventions EN et SEFP (Formation professionnelle)

8122-12 Conventions (Maison du citoyen)

8122-13 Conventions (EPS)

8122-2 Conventions non signées

8122-3 Coopération( nouveaux partenaires)

8122-4 Conventions avec les ONG subventionnés ou demandent des subventions

8200 Développement humain et social

8210 INDH

8211 Rapports(INDH)

8212 Rencontres(INDH)

8215 INDH(JE)

8216 INDH(AMB)

8217 INDH (Maison du citoyen)

8218 Présentation(INDH)

8220 Formation professionnelle

8221

Formation par apprentissage (Documents produits ou reçus relatifs à la formation par apprentissage)

8222 Indemnités de suivi(FA)

8222-2 Demande de versement de la cotisation de l'Etat aux frais de la formation(FA)

8222-3 Etat de paiement de la contribution aux frais de la FA

8222-4 Subventions de l'Etat au profit des Entreprises

8225 Etudes sur la formation professionnelle

8229 Programme Assoclic

8230

DAM (Maison du citoyen) (Documents produits ou reçus relatifs à la gestion des maisons de citoyen)

8240 Action humanitaire

8241 lutte contre l'alphabétisme

8242 Dossier de lutte contre le Sida

8243 Pauvreté

8244 Lutte contre la mendicité

8245 Précarité

8245-1 Enfance en situation précaire

8246 Catastrophes

8270 Stratégies et Programmes sociaux

8271 Programme social de proximité

8272 Stratégie de développement social

8273 Stratégie de développement rural intégré

8274 Eligibilité dans les projets de développement social

141

8275 Programmes et projets sociaux

8275-1 IRCHAD/ISAAF

8275-2 Projets financés dans le cadre du Fonds Hassan II

8275-3 ADARA

8275-4 ACAM/APIP

8280 Forum développement social

8300 Protection sociale

8310 Enfance

8311 Enfance et assistance sociale

8312 Ligue marocaine de protection de l'enfance

8320 Personnes âgées

8321 Samu social

8330

Femme (Documents produits ou reçus relatifs au dossiers de la femme)

8340

L'handicap (Documents produits ou reçus relatifs aux dossiers de l’Handicap)

8350 Villages d'enfants SOS

8360

EPS(AMB) (Documents produits ou reçus relatifs à la gestion des Etablissements de protection sociale)

8361-1 Subventions

8361-12 Les décharges AMB

8361-3 Personnel AMB

8361-4 Adresse des AMB

8361-5 EPS en situation difficile

8361-6 Mise à niveau des AMB

8363-61 AMB Ain Chock

8363-62 Dar al kheir Tit Mellil

8364

Jeux sportifs (Documents produits ou reçus relatifs aux jeux sportifs organisé par l’établissement

8370 Fondation Marocaine de l'Etudiant

8380 Dossier FNAB

8400 Solidarité

8420

Demandes d’aides (Documents produits ou reçus relatifs aux différents aides octroyé par l’établissement)

142

8440 Ecoss(Economie sociale et solidaire)

8440-1 Boutique équitable

8451

Opération Ramadan (Documents produits ou reçus relatifs à l’organisation de l’opération Ramadan)

1-2-7 L’index

Le mode de diffusion des dossiers est l'index. Pour être efficace, un plan de

classement doit être complété par un index alphabétique des sujets (classes, sous-

classes, divisions, et subdivisions) tout en indiquant la cote correspondante (adresse

du dossier).

Grâce à cet index, les documents d’archives peuvent être facilement retrouvées, ainsi

que le service détenteur et la personne responsable.

Noms des dossiers

Cote

Service détenteur

AACID(Coopération avec) 8113-22 SEA

ACAM/APIP(Coopération avec) 8275-4 Secrétariat de direction

Accidents de travail 3326 SRHF

Achat du nouveau siège 5213 Secrétariat de direction

Acquisition de ressources mobilières 5110 PMEB

Acquisition des ressources immobilières 5210 «

Action humanitaire

8240

SOISAH

Activités publiées sur le site 6510 SIC

ADARA(Coopération avec) 8275-3 Secrétariat de direction

Adresse des AMB 8361-4 EPS

ALEF USAID(Coopération avec) 8113-41 Secrétariat de direction

Allocations familiales 3341 SCSP

AMB Ain Chock 8363-61 Secrétariat de direction

Assemblées Ordinaires 1320 «

Association des œuvres sociales de l'EN 3340 «

Assurances 5300 SRHF

Audit 2200 Secrétariat de direction

Avec l'Italie(Coopération avec) 8113-3 SMSP

Banque Mondiale(Coopération avec) 8114-1 Secrétariat de direction

Bilan comptable 4410 «

Boutique équitable 8440-1 SQIS

143

Budgétisation 4300 Budget

Budgets 4311 «

Catastrophes 8246 Secrétariat de direction

Chèques 4550 Budget

Cinquantaine de l'EN 1150 Direction

Circulaires 1160 Secrétariat de direction

CMR 3241 SCSP

CNSS 3243 « COMMUNICATIONS ET REALTIONS PUBLQUES 7000

SIC

Comptabilisation 4400 Comptabilité

Comptes bancaires 4510 «

Concours 3125 Secrétariat de direction

Conditions de travail 3300 SRHF

Congés 3349 «

Conseils d'administration 1300 Secrétariat de direction

Conseils disciplinaires 3350 SRHF

Contrats de loyer (toutes les villes) 4325 SLC

Convenidad de Madrid 8113-23 Secrétariat de direction

Conventions signées 8121-1 SDAS

Conventions (EPS) 8122-13 EPS

Conventions (Maison du citoyen) 8122-12 Cellule DAM Conventions avec les ONG subventionnés ou demandent des subventions 8122-4

EPS

Conventions avec MDSFS 8121-11 SEA

Conventions cadres 8121 SMSP Conventions EN et SEFP (Formation professionnelle) 8122-11

SQIS

Conventions et partenariat (Formation Professionnelle) 8117

«

Conventions locales 8122 SMSP

Conventions non signées 8122-2 Secrétariat de direction

Coopération nationale 8120 SMSP

Coopération espagnole 8113-2 SDAS

Coopération Internationale 8110 Secrétariat de direction2

Coopération( nouveaux partenaires) 8122-3 SMSP

Correspondances avec le Ministère 7551-5 «

Coupures de presse 7410 SIC

Courrier confidentiel 1640 Secrétariat de direction

Courrier Walis et gouverneurs 7557 SDAS

DAM (Maison du citoyen) 8230 Cellule DAM

Dar al kheir Tit Mellil 8363-62 Secrétariat de direction

144

Demande de versement de la cotisation de l'Etat aux frais de la formation(FA) 8222-2

PSDH

Demandes d’aides

8420

SOISAH

Demandes d'emploi 3124 Secrétariat de direction2

Développement humain et social 8200 Secrétariat de direction

Divers conventions 8118 SMSP

Documents historiques et constitutifs 1100 Secrétariat de direction Dossier coopération Maroco-Belge (Formation professionnelle) 8113-53

PSDH

Dossier de gestion du parc automobile 5250 PMEB

Dossier de lutte contre le Sida 8242 SDAS

Dossier FNAB 8380 EPS

Dossier Intranet 7220 SIC

Dossiers d'affiliation des agents 3240 SCSP

Dossiers des employés (CET/Garderie/CSE) 3220 SRHF

Dossiers des employés non permanents 3221 «

Dossiers des fonctionnaires permanents 3210 «

Dossiers tribunaux 2400 SLC

Dotation en ressources humaines 3100 SRHF

Ecoss(Economie sociale et solidaire)

8440

SOISAH

Eligibilité dans les projets de développement social 8274

«

Enfance 8310 Secrétariat de direction

Enfance en situation précaire

8245-1

SOISAH

Enfance et assistance sociale 8311 SDAS

EPS (الملفات القانونة) 8361 EPS

EPS en situation difficile 8361-5 Secrétariat de direction

EPS(AMB) 8360 EPS Etat de paiement de la contribution aux frais de la FA 8222-3

PSDH

Etats financières 4700 Budget

Etats financiers annuels 4730 «

Etats financiers périodiques 4720 «

Etudes 1630 SMSP

Etudes sur la formation professionnelle 8225 PSDH

Factures 4425 Budget

Factures impayées 4590 «

Factures Ittisalat almaghreb 4320 «

FAO 8111-6 SEIPF

Femme 8330 «

145

FGB 8113-51 SDAS

Fiches budgétaires 4312 budget

Fiches de notation 3211-1 SRHF

Fiches d'inventaires du Matériel 5151 PMEB

Financement 4100 Budget

FNUAP (jeunes pour jeunes) 8111-1 Secrétariat de direction

Fondation Marocaine de l'Etudiant 8370 EPS

Fonds mondial contre le Sida 8111-5 SMSP

Formation et perfectionnement des RH 3500 Secrétariat de direction

Formation par apprentissage 8221 PSDH

Formation professionnelle 8220 «

Forum développement social

8280

SOISAH

GESTION ADMINISTRATIVE 1000 SDAG

GESTION DE L'ACTION SOCIALE 8000 SDAS

Gestion des Publications 6500 SIC

GESTION DES R.INFORMATIONNELLES 6000 « GESTION DES R.MOBILIERES ET IMMOBILIERES 5000

PMEB

GESTION DES RESSOURCES FINANCIERES 4000 Budget

GESTION DES RESSOURCES HUMAINES 3000 SRHF

Gouvernement Catalan 8113-24 SMSP

Grand livre 4422 comptabilité

Histoire de l'’établissement 1110 Direction

Hollande(Coopération avec la) 8113-6 SMSP

Impôts et taxes 4600 comptabilité

Indemnités de suivi(FA) 8222 PSDH

INDH

8210

SOISAH

INDH (Maison du citoyen) 8217 Cellule DAM

INDH(AMB) 8216 EPS

INDH(JE) 8215 SEIPF

Internet (financement) 4322 Comptabilité

IRCHAD/ISAAF 8275-1 Secrétariat de direction

Jeux sportifs 8364 EPS

JICA(Coopération avec) 8112-2 SDAS

Journées des Cadres Nationales 1660 SDAG

KOIKA(Coopération avec) 8112-1 SQIS

La Belgique(Coopération avec la) 8113-5 SMSP

La junte de Andalousia(Coopération avec) 8113-25 «

La paie du personnel 3600 Cellule de paie

146

LEGISLATION ET AFFAIRES JURIDIQUES 2000 SLC

Législation et Réglementation Marocaine 2100 «

Les adhésions à la mutuelle 3342 SCSP

Les Agences internationales(Coopération avec) 8112 SMSP Les Ambassades Etrangères(Coopération avec) 8113

«

Les décharges AMB 8361-12 EPS

Les loyers des délégations 5215 SLC Les organismes des Nations-Unis(Coopération avec) 8111

SMSP

Les USA(Coopération avec) 8113-4 «

Lettres adressées au ministre des finances 7552-1 Budget

L'handicap 8340 SEIPF

Ligue marocaine de protection de l'enfance 8312 EPS

Livre de caisse 4458 Comptabilité

Lutte contre la mendicité 8244 SEIPF

lutte contre l'alphabétisme 8241 Secrétariat de direction

Marchés 4427 comptabilité Ministère du commerce extérieur(Demande de franchise)

7555

SOISAH

Mise à niveau des AMB 8361-6 Secrétariat de direction2

Missions à l'Etranger 8119 SDAS Missions en Allemagne (Formation professionnelle) 8119-5

Secrétariat de direction

Missions en Espagne 8119-2 «

Missions en France 8119-1 «

Missions en Madrid 8119-3 «

Missions Taillande Vietnam 8119-4 «

Notes 1170 «

OIM(Coopération avec) 8111-4 SEA

Opération Ramadan 8451 Secrétariat de direction

Opérations bancaires 4500 comptabilité

Organigramme 1233 Secrétariat de direction

Organisation administrative 1200 «

Organismes Internationaux(Coopération avec) 8114 SMSP

PAEDIA(Coopération avec) 8113-21 SEA

Partenariat avec La France 8113-1 SMSP

Partenariat/Coopération/Conventions 8100 SDAS

Patrimoine 5230 PMEB

Pauvreté

8243

SOISAH

PCM(Coopération avec) 8113-13 Secrétariat de direction

147

Personnel 3200 SRHF

Personnel AMB 8361-3 EPS

Personnes âgées 8320 «

Plan de communication (Bureau d'études) 7100 SIC

Plans d'actions 1210 Secrétariat de direction2

PNUD(Coopération avec) 8111-2 SDAS

Portes Ouvertes 1670 SDAG

Précarité 8245 Secrétariat de direction

Préparation budgétaire/Projets de budget 4310 Budget

Préparation des conseils d'administration 1310 SDAS

Présentation(INDH)

8218

SOISAH

Procédures d'appels d'offres 4428 comptabilité

Procédures de bons de commandes 4429 PMEB

Procès verbaux missions 8119-6 SDAG

Procès verbaux réunions 1253 «

Programme Assoclic 8229 SQIS

Programme de restructuration 1140 Secrétariat de direction

Programme social de proximité

8271

SOISAH

Programmes et projets sociaux 8275 SMSP

Projet AGAPE avec les Français 8113-14 «

Projet salem 8113-31 Secrétariat de direction

Projets d'équipement 5117 SMSP

Projets financés dans le cadre du Fonds Hassan II

8275-2

SOISAH

Protection sociale 8300 «

Questions parlementaires 7510 Secrétariat de direction

Rapports Administratifs 1600 «

Rapports d'Audit 2300 «

Rapports(INDH)

8211

SOISAH

RCAR 3242 SCSP

Réalisations 1650 Secrétariat de direction

Rédal siège (récépissé+état) 4324 Budget

Régies 4340 «

Registres d'inventaires du Matériel 5150 PMEB

Registres comptables et rapports financiers 4420 Comptabilité

Relations avec les médias 7400 SIC

Relations internes et externes 7500 «

Relevés bancaires 4520 comptabilité

148

Relevés de factures téléphoniques (siège) 4321 Budget

Rencontres(INDH)

8212

SOISAH

Ressources immobilières 5200 PMEB

Ressources mobilières 5100 «

Retraités 3229 SCSP

Réunions 1250 Secrétariat de direction

Samu social 8321 «

SCAC (projet Nejma) 8113-12 SESR

Schéma directeur informatique de l'EN 6810 SIC Secrétariat d'Etat chargée de la formation professionnelle 7556

PSDH

Séminaires 1271 SQIS

Site 7210 Secrétariat de direction

Situation des engagements et dépenses 4740 Budget

Situation financière (EPS) 4721 EPS

Solidarité

8400

SOISAH

Stages 3520 DRHAG

Statistiques générales 1700 SDAS

Statuts et règlements 1120 Secrétariat de direction

Stratégie de développement rural intégré 8273 Direction

Stratégie de développement social 8272 «

Stratégies et Programmes sociaux 8270 «

Structure administrative 1230 «

Subventions 8361-1 EPS

Subventions de l'Etat au profit des Entreprises 8222-4 SQIS

UGP(Coopération avec) 8113-7 Secrétariat de direction

UNICEF(Coopération avec) 8111-3 SEIPF

Validation des services antérieurs 3230 SRHF

Villages d'enfants SOS 8350 Secrétariat de direction

Wallone Bruxelles(Coopération avec) 8113-52 SQIS

149

Conclusion

Constituant un maillon fondamental du processus de traitement des documents

d’archives, le classement est une opération à la fois intellectuelle et matérielle, qui a

pour finalité l’organisation des documents selon un ordre précis en vue de réduire et

les coûts de conservation et le temps d’accès aux documents.

Le résultat de cette recherche s’est concrétisé par l’élaboration d’un plan de

classement.

Un bon plan de classement est un plan adapté aux besoins en même temps de

l’Etablissement et du personnel. Il doit être simple et flexible, facile à assimiler, basé

sur les fonctions et les activités de l’établissement et non sur les noms des entités

administratives, applicable aux documents/dossiers papier et électroniques et

comme outil de gestion, il doit être lui aussi validé et adopté par la direction de

l’Etablissement.

150

CHAPITRE II : TRI DES DOCUMENTS D’ARCHIVES DE L’EN :

Introduction :

Il faut signaler que le rangement des documents d’archives en vrac dans le dépôt de

« Hessan », nous a freiné à identifier la typologie des documents d’ archives qu’elles

contenaient et les services dont elles provenaient. Tandis que les documents

d’archives rangés surtout dans les bureaux, nous avons remarqué que la quasi-

totalité de ces documents sont dépourvus de toute valeur et qui n’auraient pas dû

être conservés.

Donc, l’objectif primordial de la gestion des documents d’archives n’étant pas de tout

garder mais, bien au contraire, de détruire à bon escient, pour ne conserver que les

documents présentant une valeur.

Dans cette optique, nous avons procédé à un premier tri des documents d’archives

pour faire un listing des documents que nous proposons d’éliminer à savoir :

Tous les « papiers de corbeille » qui ne sont pas destinés à une conservation à long

terme, par exemple :

- Documents reçus pour information ou non sollicités qui sont sans utilité pour

l’ouverture d’une procédure (publicités, brochures, imprimés, etc.)

- Copies de documents ayant servi d’outil de travail pour une durée déterminée mais

qui n’ont plus d’utilité (ex. copies de bulletins de commande)

- Documents dont les données se trouvent dans un document récapitulatif

- Brouillons et notes manuscrites

- Lettres d’accompagnement

- Exemplaires en surnombre

- Convocations

- Avis de situation bancaire

- les lettres d’invitation et des dépliants, …

- Des fiches et des formulaires non remplis .

Parallèlement à cette opération de destruction, une partie des documents d’archives

était proposée pour être versée aux « Archives du Maroc » pour sa valeur historique

ou scientifique.

151

Toutefois, un problème qui s’est avéré paralysant pour ces opérations de tri, de

destruction et de versement est le facteur de réticence de la plupart des employés.

Cette réticence s’explique par un esprit forgé en ces employés, celui de vouloir tout

garder et de ne rien jeter.

2-1 Le Tri des documents d’archives

Dans un environnement caractérisé par l’inflation de la production paperassière au

sein des établissements, le tri des documents en vue de leur conservation ou

destruction est devenu une préoccupation majeure de l’archivage contemporain.

Face à la croissance galopante des documents d’archives -quelque soit le support-

dont la volumétrie est difficilement contrôlable et qui est coûteuse quant à sa prise en

charge, la sélection des documents à conserver est devenue une nécessité urgente.

Le tri et la destruction des documents constituent une lourde responsabilité en raison

des risques encourus ; car l’acte de destruction est irréparable et un document

éliminé est difficilement reconstituable.

Afin de réduire les risques (65)inhérents à toute opération de choix et de sélection, le

tri des documents d’archives doit être fondé sur des critères et des principes solides.

Le tri est à la fois une opération intellectuelle (évaluation des documents d’archives à

traiter) puis matérielle (destruction), qui fait le partage entre les documents sans

intérêt ni administratif ni historique destinés à la destruction et ceux que l’on estime

nécessaire de conserver en raison de leur valeur pour l’administration ou la

recherche future.

Les arguments qui poussent à trier et sélectionner :

- Un argument physique : le manque de place, il est impossible de tout conserver.

- Un argument financier : relatif au coût d’entretien, d’achat, de location ou de

renouvellement des espaces de stockage en terme de mètre carré ou d’octet.

(65) COUTURE, Carol et ROUSSEAU, Jean-Yves. Les archives au XXe siècle : une réponse au besoins de

l’administration et de la recherche, Montréal, Université de Montréal, 1982. p.225.

152

- Un argument intellectuel et culturel : Mettre à la disposition des usagers, les

documents ayant une réelle valeur historique et patrimoniale.

Donc, en raison de la surabondance de la masse des documents d’archives constitués

par établissements, le tri constitue la pierre angulaire de tout système d’archivage.

2-2 Objectifs du tri

Le tri planifié et raisonné des documents d’archives a pour avantage de :

Diminuer la masse des documents d’archives vu de l’impossibilité de les

conserver dans leur intégralité ;

Réduire les coûts de conservation des documents d’archives à un niveau

raisonnable étant donné qu’aucun établissement ne peut se permettre la prise en

charge de la totalité des documents qu’il génère ;

Sauvegarder les documents ayant une valeur administrative, légale ou historique ;

Assurer la traçabilité des documents en balisant leur cheminement et la durée de

leur conservation en tant que documents d’’archives courants, intermédiaires et leur

destination finale ;

Désencombrer l’information par la destruction des documents inutiles car « trop

d’information tue l’information» ;

Et malgré l’utilisation des technologies de l’information, « aucun chercheur n’aurait

les moyens d’exploiter la totalité des archives pertinentes pour sa recherche, en

supposant qu’il ait pu les déceler dans la masse des documents produits »(66) ;

Eviter les pratiques d’élagage arbitraires et anarchiques préjudiciables aux intérêts

des établissements.

2-3 Critères de tri :

Le tri des documents d’archives ne doit être ni le fruit du hasard ou de l’intuition, ni

le résultat de supputations arbitraires.

(66) PETILLAT, christine. Et PRAX, Hélène. Les archives contemporaines et l’arrivée du flux au quotidien,

dans la Pratique archivistique française, Paris, Archives Nationales,1993. p. 252.

153

Il consiste à déterminer la valeur administrative, financière, probatoire, historique,

etc. ci-après, la liste des questions qui nous aident à déterminer la valeur d'un

dossier:

1. A quelle fréquence les documents d’archives sont consultés?

2. Quelles sont les dispositions légales qui nous obligent à conserver les

documents pour longtemps?

3. Les documents renseignent-t-ils sur la façon dont les décisions importantes

ont été prises?

4. Les documents attestent-ils des obligations à long terme (envers d'autres

entités, établissements, etc.)?

5. Les documents apportent-ils des éclaircissements sur des personnes, sur

des lieux, des choses, des phénomènes, des événements, et seront utiles

aux utilisateurs?

6. La valeur des documents est purement informative ou possèdent-ils

également un intérêt lié aux circonstances de leur production? Sont-ils

signés ou contresignés?

7. L'appréciation des besoins, présents ou à venir, des utilisateurs intervient

pour beaucoup.

2-3-1 Valeur primaire et valeur secondaire des documents d’archives

Le tri doit être fondé sur l’évaluation de la valeur des documents d’archives(67).

L’évaluation est l’acte de juger des valeurs que présentent les documents afin de

déterminer les périodes pendant lesquelles ces valeurs justifient leur conservation ou

leur destruction.

Deux ensembles de valeurs sont attribuées aux documents d’archives : la valeur

primaire et la valeur secondaire :

La valeur primaire réfère aux raisons mêmes pour lesquelles les documents ont été

constitués. Les documents gardent leur valeur primaire tant qu’ils servent aux fins

(67) COUTURE, Carol. Les calendriers de conservation : aspects théoriques, actes du colloque sur la gestion des

archives courantes et intermédiaires : politiques, Dakar, 15-19 Juin 1998,1999. p.101.

154

pour lesquelles ils ont été produits ; à savoir les fins de preuve, de gestion et de prise

de décisions.

La valeur secondaire réfère à toutes les autres utilisations possibles des documents

d’archives puisque, avec le temps, ces derniers peuvent servir à d’autres fins que

celles pour lesquelles ils ont été produits. Il s’agit notamment de l’usage des

documents à des fins de recherche rétrospective.

Ces deux valeurs, interdépendantes et intimement liées sont aussi importantes l’une

que l’autre.

2-3-2 Les fonctions de preuve et de témoignage

Les valeurs primaires et secondaires des documents d’archives déterminent les

fonctions ou l’utilité des documents.

Ces fonctions sont de deux ordres : la fonction de preuve et la fonction de

témoignage.

La fonction de preuve correspond à l’utilité des documents d’archives pour attester,

prouver, établir la vérité et faciliter la prise de décision. De ce fait la valeur de preuve

peut être administrative, légale ou financière.

La fonction de preuve administrative d’un document dépend de l’importance du

rôle qu’il remplit dans la politique et les procédures indispensables au bon

fonctionnement de l’organisme qui l’a produit. Parmi les documents ayant une

valeur administrative nous citerons à titre d’exemples : les documents constitutifs de

l’établissement, les rapports, bilans et procès verbaux, manuels de procédures,

relevés statistiques…etc.

Au moment de leur création, il va de soi que les documents administratifs d'un

établissement ont tous une valeur administrative parce qu'ils contiennent des

informations sur les fonctions et les activités courantes de l’établissement. Avec le

temps, cette valeur diminue pour n'être que des documents d’archives

intermédiaires.

155

La valeur administrative d'un dossier dépend du rôle qu'il joue dans la politique et

les procédures indispensables au bon fonctionnement du service et en voici quelques

exemples:

- Lois et décrets, - rapports et procès-verbaux de réunions de comités et des

commissions, - budgets et prévisions budgétaires, - organigrammes, manuels de

procédures, - instructions, - statuts et règlements, - circulaires, - relevés statistiques, -

rapports annuels et autres rapports périodiques et rapports spéciaux,- les documents

internes ou de service, - dossiers du personnel, - dossiers relatifs à l'achat et à

l'entretien des biens, du matériel et des fournitures.

La fonction de preuve légale correspond à l’utilité des documents pour définir

prouver et préserver les droits et les obligations de l’établissement et de ses

partenaires. C’est le cas notamment des documents de décision tels que les contrats,

les titres de propriétés, les accords, les conventions, etc. Les délais de conservation

des documents ayant une valeur légale sont fixés par la loi soit de manière implicite

(indirecte) à travers les prescriptions ou de manière explicite (directe) puisque la loi

fait obligation aux établissements de produire et de conserver certains documents

durant un laps de temps déterminé.

L’article 26 du code de commerce fournit un exemple de délai de conservation

explicite puisqu’il énonce que « les originaux des correspondances reçues et les

copies des correspondances envoyées doivent être classés et conservés pendant dix

ans à compter de leur date ».

La fonction de preuve financière :

Un document présente une valeur fiscale ou financière s'il contribue à montrer

comment les ressources financières sont obtenues, réparties, contrôlées, dépensée et

comptabilisées. Les documents ayant une valeur fiscale comprennent, entre autres, -

les grands livres, - les livres de caisse, - les factures, - les inventaires et les documents

relatifs aux salaires et aux pensions de retraite. Pour un exemplaire principal, on se

pose la question suivante pour mieux déterminer la valeur financière : pendant

156

combien de temps faut-il conserver le document pour que le cycle comptable ou

financier soit complet?

La fonction historique ou de recherche (la valeur secondaire) :

Parmi les documents qui ont une valeur administrative décroissante, certains

possèdent une seconde valeur qui croît avec le temps: La valeur historique servant,

par conséquent, à des études rétrospectives. C'est ces documents qu'on appelle les

documents d’archives historiques ou documents de recherche et qui devraient être

conservés définitivement.

Dans ce cadre, on doit conserver:

a) Les documents d'un établissement, par exemple, qui permettent la

connaissance de: - son origine, - son organisation, - son évolution, - ses

structures, - ses fonctions, - sa politique, - ses programmes et activités ;

b) Les documents permettant de saisir le processus d'élaboration des lois,

règlement et procédures et ceux permettant de mesurer l'impact ou l'efficacité

des programmes et activités ;

c) Les documents qui rendent compte du fonctionnement interne quant aux

relations de pouvoir ou aux courants de pensée sont à conserver de même ;

d) Les documents contenants des renseignements nécessaires à la protection de

droits civiques, financiers, juridiques, des individus, des collectivités ou des

institutions ;

e) Les documents concernant des événements ;

f) Les documents concernant un individu, une institution, un groupe, un sujet,

un lieu, une tendance ou un courant de pensée ayant un impact majeur et ce

dans le domaine politique, économique, social, etc.

157

2-4 Principes et réglementation du tri

2-4-1 Principes de tri

Conformément aux principes de la norme NM ISO 15489-1(68), et aussi aux critères

de tri préconisés par les Archives Nationale du Québec(69). les documents à conserver

de manière permanente sont potentiellement ceux qui :

Renferment des éléments de preuve ou d’information sur les politiques et les

actions de l’établissement ;

Constituent une preuve ou contiennent des informations relatives aux relations

entre l’établissement et sa clientèle;

Documentent les droits et les obligations des personnes physiques et morales ;

Contribuent à la formation de la mémoire de l’établissement à des fins

scientifiques, culturelles et historiques;

Comportent des éléments de preuve et d’information sur les activités qui

intéressent les utilisateurs internes et externes.

Sur la base des principes sus-cités et d’après les critères de tri établis par les Archives

Nationale du Québec, seront à conserver de manière permanente les documents qui

permettent :

De connaître les origines de l’établissement, son organisation, son mandat, ses

missions, ses fonctions, ses politiques, ses programmes et activités,

exemples : dossiers relatifs aux textes législatifs et réglementaires régissant les

missions et l’organisation de l’établissement notamment : les statuts et règlements,

les instructions, les notes, les circulaires et directives, les manuels de procédures, les

programmes, les plans d’action…etc.

De mesurer les réalisations, l’impact des programmes et activités de

l’établissement.

Exemples : bilans des activités, rapports d’évaluation et d’audit, étude;

(68) NM ISO (2001).Normes internationale ISO 14589.1, op.cit, p.13.

(69 ) Archives Nationales du Québec. Normes et procédures archivistiques, 6° éd., Québec, ANQ, 1996. p.29-

51.

158

De rendre compte du fonctionnement interne de l’organisme et qui concernent les

relations de pouvoirs, les délégations d’autorité.

Exemple : délégation de signature… ;

D’informer et de renseigner sur des événements, des sujets, des institutions, les

découvertes scientifiques, les innovations technologiques… ;

De protéger les droits des individus, des collectivités, des institutions et de l’Etat.

Exemple : les titres de propriété, les conventions, les traités, les contrats … ;

De répondre aux besoins de l’histoire sérielle économique et sociale

exemple : les statistiques de différentes natures: démographique, économique,

sociale… ;

Conserver, en raison de leur rareté et de leur valeur les documents dont la

production est antérieure à une date qui peut être fixée en fonction de l’histoire de

l’établissement

Les documents statistiques et récapitulatifs;

Les documents qui établissent des droits, utiles en cas de contestation de ces

droits;

Les documents émanant des hautes autorités gouvernementales et

administratives et ceux à caractère réglementaire y compris les circulaires, à

l'exception de celles qui sont purement circonstancielle;

Les monographies;

Les actes de constitution et de modification de l’établissement, les études et

correspondances qui s’y rapporte, les P.V. de délibérations du conseil

d'administration, les dossiers de séances, les dossiers de préparations de séances….;

Les documents qui sont considérés comme essentiels et méritent une conservation

indéfinie sont: Les documents financiers, les documents juridiques, indispensables

pour reconstituer un service ou rétablir ses agents dans leurs droits en cas de

catastrophe (incendie, inondations,...) ;

Les documents qui sont classés secret (confidentiels);

Les lois, les traités, les correspondances ou dossiers d'études de l’établissement, les

décisions juridiques créant d'importants précédents;

159

Les documents d'opération et ceux de décision doivent faire l'objet d'un tri. Les

documents récapitulatifs, par exemple, les grands livres financiers qui évitent la

conservation des factures reçues et autres pièces du genre. Et l'on prélève un

échantillon pour les documents homogènes;

Les livres et les périodiques témoignant des activités réalisées par le producteur

des documents d’archives. Dans le cas des périodiques, on ne garde que les articles

de revues produits par le producteur du fonds et on élimine les autres, Pour les livres

et les périodiques annotés, il faut les conserver;

Les coupures de presse: celles ayant une valeur de témoignage, c'est-à-dire, qui

parlent du producteur doivent être conservées, etc.

Les documents à éliminer sont les suivants :

Les doubles et les copies de documents lorsque ces derniers ne renferment pas

d’information supplémentaire par rapport à l’original et ne témoignent pas d’une

activité spécifique ;

Les papiers de corbeilles, les notes informes, et les brouillons ;

Les documents insérés abusivement dans les dossiers et qui n’ont aucune relation

avec l’affaire traitée tels que les coupures de presse, les journaux et la

documentation ;

Les documents dont les informations et les données sont récapitulées dans

d’autres documents. C’est le cas notamment des factures qui sont récapitulées dans le

livre journal, les décomptés provisoires reproduits dans un décompte définitif, le

bilan d’activité annuel qui récapitule ou synthétise les bilans trimestriels ou

semestriels… ;

Les documents détériorés dont le coût de restauration serait excessivement élevé ;

Les documents incomplets et dont les lacunes affectent la compréhension,

l’utilisation valeur ;

Tous les documents dont les données essentielles se trouvent dans un tableau ;

Les papiers dépourvus d'un intérêt historique et en raison de leur caractère

temporaire et individuel.

Les procès verbaux d'adjudication de fournitures ;

160

Les mandats ;

les demandes d'emploi restées sans suite ;

Les bordereaux de transmission ;

Les enquêtes dont tous les résultats se trouvent récapitulés sur un état

d'ensemble ;

Les demandes de congé ;

Les états de paie ;

Les convocations ;

Les factures portant sur des acquisitions de minime importance ;

Les documents d'intérêt à court terme ;

Les papiers de rebus: les lettres d'envoi, les copies en double, les feuilles restées en

blanc, les renseignements et les notes reproduites sur des tableaux ou registres ;

Des séries de documents relatives à des affaires mineures ;

Les doubles sont à éliminer et ne garder qu’un exemplaire dans la même chemise ;

Les documents polycopiés ou imprimés en grand nombre et distribués à plusieurs

unités administratives de l’établissement.

2-4-2 Réglementation du tri

Une politique de tri raisonnée doit être appuyée par des dispositions législatives et

réglementaires afin de faciliter sa mise en œuvre.

Partie intégrante de la réglementation des documents d’archives, les dispositions

réglementaires relatives au tri doivent notamment :

Bannir la destruction des documents d’archives sans évaluation préalable ;

Définir les objectifs de la politique de triage ;

Déterminer les procédures et les critères d’évaluation des documents et les

modalités de leur destruction ;

Identifier les différentiels intervenants dans l’élaboration et la validation des

calendriers de conservation ;

Prévoir des sanctions contre les contrevenants aux dispositions de tri des

documents.

161

Pour remédier à cette situation, la loi 69-99 relative aux archives du Maroc insiste

sur l’obligation faite aux administrations publiques de se doter de calendriers de

conservation.

La loi stipule notamment :

Que les établissements et les organismes publics, semi-publics ou qui sont chargés

d’une mission publique sont tenus d’établir et de tenir à jour un calendrier de

conservation qui détermine les durées de conservation des archives courantes, des

archives intermédiaires et leur sort final ( article 09) ;

Que le tri des documents ayant cessé d’être considérés comme archives

intermédiaires font l’objet d’un tri conformément aux dispositions du calendrier de

conservation afin d’identifier ceux qui doivent être éliminés et ceux qui doivent être

conservés de manière permanente (article 10).

2-5 Versement

Les documents d’archives qui ne sont consultés ni au stade courant sont versés au

dépôt de pré-archivage et ceux qui ne sont consultés au stade intermédiaire sont

versés aux dépôts d’archives définitives selon les conditions suivantes :

Chaque versement (soit au dépôt de pré-archivage, soit au dépôt d’archives) doit

être accompagné d’un bordereau de versement (Annexe 4) dans lequel figurent

toutes les informations concernant les documents versés. Ce bordereau, en deux

exemplaires, est daté et signé par les responsables respectifs de l’entité versante et du

service de Records management;

Le versement doit être effectué de manière périodique fixée par le service de

Records management en concertation avec les entités versantes ;

Une organisation et un tri préliminaire des documents d’archives par l’entité

versante sont nécessaires afin d’alléger les dossiers (pré archivage) ;

Les documents tels que : les périodiques, les ouvrages, les dépliants, les revues de

presse, les brouillons, les photocopies, ne font pas l’objet de versement soit au dépôt

de pré-archivage, soit au dépôt d’archives;

162

Les documents doivent être rangés dans des boites normalisées afin d’éviter tout

risque de perte et de détérioration (26X36X9).

2-6 Bordereau de versement

Le versement donc est l’opération par laquelle les documents sont transférés aux

archives intermédiaires ou définitives. Il doit se faire accompagner d’un bordereau

qui permet de retrouver le document à coup sûr. Le bordereau indique la cote du

document, la description, les dates extrêmes, et la signature.

Pour le différencier du bordereau d’élimination, le bordereau de versement est

imprimé sur du papier bleu. Il est rempli par la personne qui crée ou gère des

documents. Il doit être vérifié et approuvé par le records manager. C’est le bordereau

qui prouve que le versement de documents aux archives intermédiaires ou

historiques a été effectivement réalisé. Les bordereaux de versement sont conservés

dans le bureau du records manager.

La marche à suivre pour remplir le bordereau de versement est :

Mettre en ordre les dossiers : vérifier qu'ils sont regroupés de façon cohérente

selon les différentes activités de l’entité administrative;

S'assurer que le classement numérique est bien respecté; au besoin remettre à leur

place les dossiers déplacés;

Vérifier que les titres des chemises correspondent à leur contenu et que les dates

sont exactes;

Conditionner le contenu des classeurs en boîtes d’archives.

2-7 Règles d’élimination des documents d’archives

Les pièces mentionnées dans les calendriers de conservation ci-dessous, ayant

dépassé les délais de conservation sont voués soit à une conservation définitive dans

un dépôt des archives historiques soit à une élimination. Cette dernière se fera dans

les conditions suivantes :

Aucune élimination ne peut être effectuée sans l'accord de l’entité versante ;

163

Le service de Records management élaborera la liste des documents à éliminer et

qui sont arrivés à échéance selon le calendrier de conservation;

Le bordereau d'élimination (Annexe 5) est signé par les deux parties, et est établi

en deux exemplaires ;

Chaque entité administrative doit déterminer la durée de conservation de ses

dossiers lorsque celle-ci n’est pas déterminée par le calendrier de conservation, lors

de l’élaboration des bordereaux de versement.

2-8 Bordereau d’élimination

L’élimination des documents d’archives est donc l’opération qui consiste à détruire

les documents. Cette opération doit s’effectuer dans la transparence et la cohérence.

Pour éviter toute destruction intempestive, le bordereau d’élimination est

indispensable. Permettant de conserver une trace des documents éliminés, il est

rempli par la personne qui crée ou gère des documents et doit être vérifié et

approuvé par le records manger. L’élimination des archives intermédiaires du ressort

du records manger. Ce dernier conserve tous les bordereaux d’élimination.

Le bordereau d’élimination est imprimé sur du papier jaune. Il indique le numéro, la

description, les dates extrêmes (ouverture et clôture des dossiers), les mètres

linéaires, la date à laquelle les documents sont effectivement éliminés et la signature.

2-9 Conditions de communication des documents d’archives

La communication des documents d’archives est la finalité d'un système de gestion

des documents d’archives. Selon l’article 13 de la loi 69-99 « Tout fonctionnaire ou

employé chargé de la collecte ou de la conservation d’archives est tenu du secret

professionnel en ce qui concerne tout document qui ne peut être légalement mis à la

disposition du public ».

Bien que l’entité versante soit propriétaire des dossiers transférés au dépôt de pré-

archivage , il n'en demeure pas moins que le records manager possède un droit de

regard sur la circulation des documents d’archives qui lui sont confiées.

164

2-9-1 Modalités de communication des documents d’archives

La communication des dossiers doit se faire par le biais d'une demande établie par

l’entité versante et adressée au service de Records manager;

Pour chaque demande, le records manager doit remplir une fiche fantôme

(Annexe 6) qui prendra la place du dossier sur le rayonnage, en attendant la

restitution du dossier;

L'emprunteur est tenu de restituer les dossiers au dépôt de pré-archivage dans un

délai prédéterminé et renouvelable à sa demande ;

Le service de Records management assurera, de façon attentive, le suivi des

dossiers communiqués en effectuant les rappels nécessaires auprès des emprunteurs;

L’entité versante est tenue de déterminer les documents confidentiels qui ne

peuvent être consultés par des tiers ;

Le records manger ne peut communiquer les documents d'archives aux éventuels

chercheurs que s’ils sont munis de l'autorisation de l’entité versante.

165

conclusion

Dans un établissement doté d’un système de Records management, le tri des

documents d’archives devrait normalement être assez simple. Les contenus et les

contextes de production de ces documents sont bien connus et des destructions ont

déjà été faites avant l’entrée des fonds à un centre d’archives selon les échéanciers

prévus dans le calendrier de conservation.

Toutefois il reste néanmoins très souvent à réviser des dossiers et documents

d’archives versés aux archives définitives pour élaguer ceux qui peuvent être détruits

et pour confirmer la qualité des documents d’archives définitives de ceux qui sont

retenus.

166

CHAPITRE III : CALENDRIER DE CONSEREVATION:

Introduction :

Le calendrier de conservation est le deuxième outil indispensable pour la mise en

place d’un « records management ». Il s’applique à des catégories documentaires et

non pas à des dossiers ou documents individualisés. « Il faut se poser les questions :

que garder ? que détruire ? au bout de combien de temps ? pourquoi ? »(70). Il

intervient à deux moments de la vie des documents : lors du passage de l’âge

courant à l’âge intermédiaire, puis lors du passage de l’intermédiaire au définitif. Il

s’agit d’un instrument de gestion regroupant les règles de conservation dont se dote

un établissement pour rationaliser la conservation de ses documents d’archives. Le

calendrier de conservation permet de diffuser les règles de conservation, de les

appliquer et d'en assurer le contrôle, l'approbation, le suivi, le maintien et la tenue à

jour. Il est l’aboutissement de l’opération évaluation ou tri des documents d’archives.

3-1 La règle conservation :

La règle de conservation représente le noyau et l’élément clef du calendrier de

conservation. C’est une norme fixée, à partir de l’évaluation de la valeur primaire et

secondaire des documents d’archives et sur la base de leurs fonctions administrative,

légale, financière et de témoignage.

Une règle constitue une norme fixée à partir de l'évaluation administrative

financière, légale, etc. Elle se fait à partir des renseignements compilés lors de

l'inventaire et à la suite de consultations auprès des créateurs et utilisateurs.

La règle de conservation détermine la durée de conservation des documents utilisés

couramment à des fins administratives et légales (documents d’archives courantes),

la durée de conservation des documents utilisés occasionnellement à des fins

administratives et légales( documents d’archives intermédiaires) et leur sort final

(conservation ou destruction).

(70) FOURNIER, Delphine. Les tableaux de gestion de documents : une clé du records management, in

Documentaliste-Sciences de l’information, 1999, vol. 36, p. 90

167

La règle de conservation doit s’appliquer à tous les documents quel qu’en soit le

support : papier, document sur support électronique, ou micrographique…

3-2 La durée de conservation :

Elle peut être fermée ou ouverte. Une période fermée: lorsque le temps de

conservation est délimité (par exemple, 1 an actif, 5 ans semi-actif puis destruction).

Une période ouverte: lorsque le temps de conservation n'est pas délimité (par

exemple, conservation tant qu'utile).

.3-3 La prescription :

Délai au terme duquel on ne peut plus, soit contester la propriété d’un possesseur

(prescription acquisitive) ; soit poursuivre l’exécution d’une obligation ou la

répression d’une infraction (prescription extinctive). Les sources de la prescription

sont nombreuses et variées. Nous citerons notamment le code des obligations et des

contrats, le code de commerce, le code du travail, le code des assurances, le code des

impôts, la loi relative aux obligations comptables des commerçant, ect.

Les délais de prescription légaux servent à déterminer la durée d’utilité

administrative (DUA) des documents produits et reçus par un organisme et qui

seront conservés au moins jusqu’à l’échéance de la DUA afin de préserver les intérêts

de celui-ci.

.

3-4 Calendrier de conservation des documents d’archives de l’Entraide Nationale :

Toutes les actions naissant d'une obligation sont prescrites par quinze ans, sauf les exceptions ci-après et celles qui sont déterminées par

la loi dans les cas particuliers ( Article 387, Droit des obligations et contrats) :

REGLE

N°

TITRE ET DESCRIPTION DU

DOCUMENT

EP ES ENTITE

RESPONSABLE

Délais de conservation

Observations

Référence AC AI inactif

AH D

1000. Gestion administrative

01 DAHIR, DECRET, LOI, STATUTS, REGLEMENTS S’APPLIQUANT A L’ETABLISSEMENT

(Documents législatifs et réglementaires ayant une incidence sur le fonctionnement administratif de l’Etablissement)

X

X

Toutes les entités

Toutes les entités

X (1)

X (2)

X

X

(1)- Actif jusqu’à une modification (2)- Tant qu’utile

Aucun délai de conservation n’est fixé par la loi. A traiter au regard de la prescription d’action

02 REGLEMENTS GENERAUX

(Toute réglementation adoptée par le conseil d’administration de l’Etablissement)

X

Direction de l’Etablissement

X (1) X (1)- Actif tant que l’information est en vigueur

Aucun délai de conservation n’est fixé par la loi. A traiter au regard de la prescription d’action

03 DOCUMENTS HISTORIQUES ET CONSTITUTIFS x Direction de l’Etablissement

X (1) 30 ans X (1)- Tant qu’utile Aucun délai de conservation n’est fixé par la loi. A traiter au regard de la prescription d’action

04 RAPPORTS DU CONSEIL D´ADMINISTRATION X

X


Toutes les entités

30 ans

X (1)

X

X

prescription d’action

169

05 NOTES ET CIRCULAIRES

(Notes et circulaires administratives officielles que la Direction expédie aux diverses entités administratives aux fins d’applications des méthodes de travail et des méthodes administratives)

X

X

Direction de

l’Etablissement

Toutes les entités

X (1)

X (2)

X

X

(1)- Actif tant que la note ou le circulaire est en vigueur

(2)- Tant qu’utile

06 DOSSIER HISTORIQUE DE L’ETABLISSEMENT

(Comprend la documentation relative à l’évolution historique de l’Etablissement

X

X


Toutes les entités

2 ans

2 ans

3 ans X

X

07 ORGANIGRAMME

(Tableau schématique servant à illustrer l’organisation administrative de l’Etablissement)

X Toutes les entités X (1)

X (1)- Actif jusqu’à une modification

08 PLAN D'ACTION STRATEGIQUE DU MINISTERE X Direction de l’Etablissement

X (1) X (1)- Période

d’exécution du plan

09 RAPPORT D’ACTIVITES – DOSSIER D’ELABORATION

(Comprend divers documents qui ont servi à l’élaboration et à la diffusion d’un rapport d’activités de l’Etablissement : notes , données statistiques, extraits de documents…etc.)

X

X

Toutes les entités

Toutes les entités

1 an

1 an

X

X

10 RAPPORT D’ACTIVITES

(Documents constitués de données qualitatives et quantitatives qui résument des activités de l’Etablissement ou de l’une de ses entités)

X

X

Toutes les entités

Toutes les entités

X (1)

X (1)

10 ans X

X

(1)- Tant que le document est d’utilité courante

170

11 PROCES VERBAUX ET DOCUMENTS AFFERENTS

(Documents résumant les délibérations d’un groupe de personnes réunis dans le cadre d’une assemblée, d’un comité, d’un conseil, d’une commission.)

X

X

Toutes les entités

Toutes les entités

2 ans

X (1)

8 ans X

X

(1)- Tant qu’utile

12 SEMINAIRES /JOURNNEES DES CADRES NATIONALES

(Dossier regroupant une documentation diversifiée concernant l’organisation du séminaire ou de la journée par l’Etablissement. Comprend notamment la correspondance, des textes de conférence, des programmes, des listes de participants, documents financiers.)

X SESR 2 ans

(1)

2 ans X (2) (1)- après la tenue de l’événement. (2)- Tri pour éliminer les documents de support.

13 CONGRES ET COLLOQUES EXTERNES AUQUELS DES MEMBRES DE L’ETABLISSEMENT PARTICIPENT

X SESR X (1) X (2) X

(3)

(1)- Tant qu’utile (2)- Programme, texte de la communication (3) Documents non retenus

14 STATISTIQUES

(Informations quantitatives concernant les diverses activités de l’Etablissement et de ses entités)

x Toutes les entités

2 ans 3 ans X

15 PLAN ARCHITECTURAL DE L’ETABLISSEMENT

(Plan représentant l’ensemble des constructions du siège)

X Direction de

l’Etablissement

X (1) X (2) (1)- Actif tant que d’utilité courante (2)- Une copie doit être versée aux « Archives du Maroc »

171

16 CORRESPONDANCES : « CHRONO » X

X

Bureau d’ordre

Toutes les entités

1 an

1 an

4 ans X

X

17 CORRESPONDANCE : REGISTRE DU COURRIER X Bureau d’ordre 5 ans 4 ans X

2000. Législation et affaires juridiques

18 LEGISLATION ET REGLEMENTATION

MAROCAINE

X

X

SLC

Toutes les entités

X (1)

X (1) X

X

(1)- Tant qu’en

vigueur

19 CONTENTIEUX

Dossier de contentieux (correspondance juridique, mémoires, etc.)

X SLC

30 ans

x

3000. Gestion des ressources humaines

20 DEMANDE D’EMPLOI X SRHF 1 an X

21 CONCOURS D’EMBAUCHE

(Dossier monté à l’occasion du concours d’embauche. Il comprend la correspondance, les affiches du concours, les listes des inscrits, liste des admis, listes d’attente, arrêté, PV)

X

X

SRHF

Toutes les entités

2 ans

1 an

3 ans X (1) X

(2)

X

(1)- Conserver les listes des admis au concours, les listes des inscrits, les listes d’attentes, les PV des délibérations, les affiches du concours. (2)- Eliminer le reste du dossier

22 EPREUVES DU CONCOURS X

X

SRHF

Toutes les entités

1 an

1 an

X (1)

X

(1)- Conserver un exemplaire de chaque épreuve

172

23 DOSSIER DES CANDIDATS NON RETENUS AUX

CONNCOURS D’EMBAUCHE

X SRHF 1 an X

24 FORMATION ET PERFECTIONNEMENT DES RH

(Comprend le programme de la session,

listes des participants, listes des

intervenants, discours, questionnaire

d’évaluation, correspondance, formulaires

d’inscription)

X

X

SRHF

Toutes les entités

3 ans

1 an

2 ans X (1)

X

(1)- 5 ans après la retraite

Article 395 du code de travail

25 DOSSIER INDIVIDUEL DU PERSONNEL X SRHF 2

ans(1)

X (2) X(3) (1)-Après le départ de l’employé, et ce, quel que soit le motif du départ. (2)- Jusqu’à ce que l’employé atteigne l’âge de 60 ans (3)- A conserver 100 ans : à compter de la date de naissance de l’intéressé pour les documents comportant des renseignements individuels à caractère médical et pour les dossiers de personnel

Article 395 du code de travail

26 DOSSIERS DE NOMINATION X

X

SRHF

Cellule de paie

2 ans

2 ans

X (1) X

X

(1)- 50 ans après retraite

Calendrier de conservation des pièces justificatives de la dépense publique (Ministère de Finance)

173

27 DOSSIERS MUTATION X

X

SRHF

Cellule de paie

2 ans

2 ans

X (1) X

X

(1)- 50 ans après retraite et 5 ans après retraite pour Demande de mutation sur demande

28 DETACHEMENT

(Arrêté de détachement /Arrêté de prise en charge par l'administration d'accueil/Arrêté de fin de détachement et de radiation de l'administration d'origine/Arrêté d'intégration/Procès verbal de la commission d'intégration)

X

X

SRHF

Cellule de paie

2 ans

2 ans

X (1) X

X


29 DOSSIERS DE TITULARISATION

(Arrêté de titularisation d’un stagiaire /Arrêté de titularisation à l'ancienneté/Fiche de titularisation et de reclassement/Attestation d'aptitude physique de la commission médicale compétente/Copie de la carte du régime collectif d'allocation des retraites...)

X

X

SRHF

Cellule de paie

2 ans

2 ans

X (1) X

X


Calendrier de conservation des pièces justificatives de la dépense publique (Ministère de Finance)

30 TABLEAU DE TITULARISATION X

X

SRHF

Cellule de paie

10 ans

10 ans

10 ans X

X

31 CONGES

(Demandes, autorisations, états des congés de maladie)

X SRHF 2 ans X Article 395 du code de travail

174

32 DOSSIERS D´ACCIDENTS DU TRAVAIL OU DE

MALADIES PROFESSIONNELLES

X SRHF X (1) X (2) X(3) (1)- A garder un an après la notification du jugement. (2)- Jusqu’à la radiation de l’intéressé. (3)- A conserver 100 ans : à compter de la date de naissance de l’intéressé

33 DOSSIERS RELATIFS A SANCTIONS

DISCIPLINAIRES

X SRHF X (1) X (2) X (1)- A garder un an après la notification du jugement. (2)- 50 ans après retraite

34 JOURNAUX DE PAIE (COTES ET PARAPHES) X

X

SRHF

Cellule de paie

1 an

1 an

100

ans

X

X

35 TOUTES PIECES COMPTABLES RELATIVES AUX TRAITEMENTS ET SALAIRES

X

X

SRHF

Cellule de paie

1 an

1 an

10 ans X

X

Article 26 Code de

Commerce

36 TABLEAU D’AVANCEMENT DE GARDE (Document listant le personnel faisant objet d’avancement).

X

X

SRHF

Cellule de paie

1 an

1 an

2 ans X

X

Article 395 du code de

travail

37 IMPOTS SUR LES REVENUS (Délais de prescription, réclamation: Les insuffisances constatées dans la détermination des bases d’imposition, ou le calcul de l'impôt concernant un exercice comptable déterminé peuvent être réparés par l'administration, jusqu’au 31 décembre de la 4éme année suivant celle de la clôture de cet exercice).

X

X

SRHF

Cellule de paie

1 an

1 an

4ans X

X

Article 232 du Code général

des impôts

175

38 IMPOTS GENERAL SUR LE REVENU (Délai de prescription et de réclamation et compensation: Les insuffisances, les erreurs et omissions totales ou partielles constatées dans la détermination des bases d'imposition ou le calcul de l'impôt ,ainsi que l'estimation de la valeur vénale des biens imposables peuvent être réparées ou effectués par l'administration jusqu'au 31 décembre de la 4éme année suivant celle au cours de laquelle le contribuable a acquis le revenu imposable ou au cours de laquelle la cession a été révélé par l'enregistrement d'un acte ou d'une déclaration ,ou par le dépôt de la déclaration).

X

X

SRHF

Cellule de paie

1 an

1 an

4ans X

X

Article 232 du Code général

des impôts

39 REMBOURSEMENT DES ORDRES DE MISSION (Fiche créée pour suivre les engagements des indemnités de déplacement par agent afin d’éviter le double engagement).

X SRHF X (1) 4 ans

X

(1) - A conserver tant

qu’utile

40 P.V. DE TITULARISATION A L’ANCIENNETE (C’est un PV accompagné de la liste des agents qui feront objet de titularisation).

x

X

SRHF

Cellule de paie

X (1)

1 an

2 ans X

X


que le dossier d’un

agent, figurant sur la

liste, n’est pas visé.

41 TABLEAU DE TITULARISATION A L’ANCIENNETE (C’est un document qui détermine la liste des agents qui feront objet de titularisation à l’ancienneté).

X

X

SRHF

Cellule de paie

X (1)

1 an

2 ans X

X


que le dossier d’un

agent, figurant sur la

liste, n’est pas visé.

176

42 FICHE DE PERSONNEL RAYE DES CADRES (RDC)

(Fiche retraçant la situation administrative d’un fonctionnaire durant sa carrière jusqu’à sa radiation des cadres servant à tenir la comptabilité des postes budgétaire).

X

X

SRHF

Cellule de paie

1 an

1 an

10

ans(1)

X

x

(1) – Elle est

conservée en vu d’une

régularisation

postérieure survenant

après la radiation des

cadres du

fonctionnaire.

43 ASSURANCES Contrats et avenants

x DRHG X(1)

2 ans x (1) - Echéance

du contrat

Article 25 de l’ Arrêté du ministre des finances et de la privatisation n° 2003-05 du13 ramadan 1426 (17 octobre 2005)

4000. Gestion des ressources financières

44 BUDGET (Pièces préparatoires)

X

X

Service budget


2 ans

1an

X(1) X

X

(1) : A conserver jusqu’à approbation de la loi de règlement de l’exercice concerné

(Budget primitif et budget supplémentaire) x Service budget 2 ans X(1) X (1) : A conserver jusqu’à approbation de la loi de règlement de l’exercice concerné (Budget prévisionnel) x Service budget 2 ans X(1) X

45 ORDRES DE VIREMENT

X Service budget 2 ans X(1) X (1) : A conserver jusqu’à approbation de la loi de règlement de l’exercice concerné

177

46 SITUATION MENSUELLE DE CAISSE (REGIE) (Situation de caisse du régisseur retraçant les dépenses effectuées durant un mois).

X

Service budget X (1) 10 ans X

(1) - A conserver jusqu’à l’élaboration de la situation annuelle de caisse(Régie).

Toutes les documents

d’archives comptables de la

régie sont conservés par le

régisseur en fonction pendant 10 ans

Article 28 Instruction MF

26-03-1969

47 SITUATION ANNUELLE DE CAISSE (REGIE) (Situation de caisse du régisseur retraçant les dépenses effectuées durant un exercice).

X Service budget 1 an (1) X (1) - A conserver

jusqu’à approbation

de la loi de règlement

de l’exercice

concerné.

48 ARRETE CONJOINT PORTANT CREATION DE LA REGIE (Arrête conjoint du ministre intéressé et du ministre de finances notamment les régisseurs).

X

Service budget X (1) 10 ans X (1) - A conserver tant

que la régie est en

fonction.

49 ARRETE DE NOMINATION DE REGISSEUR ET DE SON SUPPLEANT

X Service budget X (1) 10

ans

X (1) - A conserver tant

que le régisseur

exerce sa fonction.

50 FICHE DE REGIE (Fiche retraçant la consommation des crédits mis à la disposition du régisseur).

X Service budget 1 an 10 ans X

51 LOYERS ET CHARGES LOCATIVES (Copie d’accord du Ministère chargé des Finances/P V de la commission d’appréciation pour/les locations à usage administratif/Contrat de location visé /Avenant en cas de modification du contrat).

X Service budget 1 an après

mandatement

X

178

52 SUBVENTIONS Dossiers de subventions accordées

X

X

X

Service budget

Service EPS

Service SMSP

2 ans

2 ans

2 ans

10 ans

X X

X

Dossiers de subventions refusées X Service budget 2 ans 10 ans

X

53 APPEL D’OFFRES (Constitution du C P S/journaux de l’avis/lettres Circulaire/Bulletins de versement /convocation/ Déclaration sur l’honneur /Attestation de l’administration du lieu de l’imposition/Certificat du registre du commerce /Attestation de la CNSS /Caution provisoire /Dossier technique : -Note sur les moyens techniques -Références techniques P V de réunion de la commission d’admission etc.

X

X

Service comptabilité

Toutes les unités

X (1)

X (1)

15 ans

X

X

(1) - Jusqu’à réception définitive du marché

54 FACTURES DES FOURNISSEURS X

X


Toutes les unités

10 ans

1 an

X

X

Article 26 Code de

Commerce

55 BORDEREAUX D’EMISSION DES ORDONNANCES DE PAIEMENT.

(Documents de base qui servent à l’enregistrement des mandats, le montant ordonnancé, son imputation, la date de paiement et les références de la dépense)

X Service comptabilité

10 ans X Article 26 Code de

Commerce

179

56 REGISTRE DES ENGAGEMENTS ET DES DEPENSES X Service comptabilité

10 ans X

57 JOURNAUX ET LIVRES COMPTABLES X Service comptabilité

10

ans(1)

X (1)- Après la clôture de

l’exercice

Article 26 Code de

Commerce

58 PIECES COMPTABLES

(Pièces comptables de fonctionnement, Bordereaux de titres, de mandats, factures, titres de recette, mandats de paiement, bulletins de liquidation, Bons de commande,

bons de livraison)


10

ans(1)

X (1)- Après la clôture de

l’exercice

Article 26 Code de

Commerce

59 CIRCULAIRES ET ARRETES DE REPARTITIONS DES

CREDITS


X (1) X (1)- Aussi longtemps

qu’ils sont en vigueur

60 SITUATION MENSUELLE DES CREDITS, DES

EMISSIONS ET DES PAIEMENTS


15ans X

61 GRAND LIVRE (COTE ET PARAPHE) X Service comptabilité

15 ans X

62 OPERATIONS BANCAIRES X Service comptabilité

10 ans X Article 26 Code de

Commerce

63 CHEQUES


6 mois 1 an X Article 295 Code de

Commerce

180

64 MARCHE+ APPROBATION + PAIEMENT

(Copie du marché (ou avenant) visé. approuvé et enregistré/Notification d’approbation /Ordre de service /PV de réception provisoire /Règlement/factures / PV de réception définitive / Règlement de la retenue de garantie /Attestation d’assurances /Etat d’engagement +F.M.D Visé /Bordereau d’émission /Arrêt de main levée /Droits constatés /Rapport d’achèvement pour les marchés dépassant 1 000 000.00 dh).


X (1) 15 ans

X (1)- Jusqu’à réception définitive du marché

Toutes les actions naissant

d’une obligation sont

prescrites pour 15 ans sauf

celles qui sont déterminés

par la loi

65 MARCHES PASSES DANS LE CADRE DE CONVENTIONS CONCLUS AVEC DES ORGANISMES INTERNATIONAUX

(Exemplaire de l’accord ou de la convention de financement/Lettre de non objection de l’organisme de financement)

X

X


SMSP

X (1)

X (1)

15 ans

1 an

X

X

(1)- Jusqu’à réception définitive du marché

66 MARCHES FINANCES PAR LES ORGANISMES INTERNATIONAUX (Original du marché /Ordre de service /Décision de remboursement des échéances)

X

X


SMSP

X (1)

X (1)

15 ans

1an

X

X

(1)- Jusqu’à réception définitive du marché

67 IMPOTS ET TAXES


2 ans 4 ans X Article 51 I.S.R

181

5000. Gestion des ressources mobilières et immobilières

68 BON DE COMMANDE DU MATERIEL

(Formule utilisé pour commander du matériel et engager l’Etablissement vis-à-vis de ses fournisseurs)

X

X

SPMEB

Toutes les entités

2 ans

1 an

8 ans X

X

69 REGISTRE D’INVENTAIRE DU PATRIMOINE DE

L’ETABLISSEMENT X SPMEB

X (1) 10 ans X (1)- Actif jusqu’à la

réalisation d’un nouveau inventaire

70 REGISTRE D’INVENTAIRE DU MATERIEL (COTE ET PARAPHE)

X SPMEB X (1) 10 ans X (1)- Actif jusqu’à la réalisation d’un nouveau inventaire

71 ACQUISITION DE VEHICULES AUTOMOBILES

(Décision de versement /Programme d’achat de véhicules visé par le Ministère des Finances).

X SPMEB

1 an après

mandatement

5 ans après paiem

ent

X

72 ASSURANCE DES VEHICULES DU PARC AUTO

(Décision de versement de l’assurance /Liste de l’ensemble des véhicules composant le parc automobile)

X SPMEB

1 an après

mandatement

5 ans après paiem

ent

X Prescription d’action

73 TAXES ET REDEVANCES D’EAU D’ELECTRICITE, TELECOMMUNICATION …

(Convention /Bordereau d’émission)

X SPMEB

1 an après

mandatement

5 ans après paiem

ent

X

182

74 CONSTRUCTIONS ET TRANSFORMATION DES LOCAUX ET CENTRES DE L’ETABLISSEMENT

(Comprend toutes les informations reliées à la construction ou à la transformation des locaux ou des centres de l’Etablissement : Etudes, devis, estimation, évaluation, réunion de chantier, CPS, soumission etc.)

X SPMEB

10 ans (1)

X (2) (1)- Après la réalisation des travaux (2)- Aussi longtemps que le local ou le centre existe

75 ACQUISITIONS IMMOBILIERES (NOUVEAU SIEGE)

(Autorisation d’acquisition ou d’échange Originale de l’acte de vente ou d’échange acte de propriété de l’immeuble/ Certificat du conservateur de la propriété foncière attestant l’immatriculation de l’immeuble/ Certificat administratif d’inscription au sommier des domaines/ Certificat délivré par l’autorité acquisitive / Certificat constatant que : - L’original du titre de propriété a été déposé dans les archives du service acquéreur ; - L’immeuble acquis n’est grevé d’aucune charge au profit des tiers; - L’immeuble a été inscrit sur le sommier des domaines ; - Ordre de recette portant détail de la Cession).

X SPMEB

1 an après

mandatement

30 ans X Prescription d’action

183

6000. Gestion des ressources informationnelles

76 PUBLICATIONS INTERNES

(Comprend les brochures, affiches et toutes autres publications faits par ou pour l’Etablissement dans le cadre de ses activités.)

X

X

SIC

Toutes les entités

X (1)

X (1)

X(2)

X

(1)- Actifs tant que la publication est d’utilité courante (2)-une copie pour les Archives Historiques dés parution

77 PUBLICATIONS INTERNES – DOSSIER D’ELABORATION

(Comprend toute la documentation ayant servie à la conception, à la rédaction, à la traduction et à la diffusion des publications de l’Etablissement.)

X Toutes les entités 2 ans 3 ans X

7000. Communications et relations publiques

78 ALLOCUTIONS, CONFERENCES, DISCOURS.

(Comprend les textes des conférences, des communications par des personnes de l’Etablissement ou de l’extérieur concernant l’Etablissement, comprend également les allocutions prononcées à l’extérieur mais qui concernent l’école)

X

X

Toutes les entités

Toutes les entités

2 ans

X (1)

X

(1) – Tant qu’utile

79 DOCUMENTS D’INFORMATION EXTERNE

(Documents de différents natures, bulletins d’information, dépliants publicitaires..etc.)

X Toutes les entités X (1) X (1)- Actifs tant que la publication est d’utilité courante

184

8000. Gestion de l'Action sociale

80 PROJET D’ASSISTANCE A L’ETABLISSEMENT (OIM – SCAC -)

(Comprend la documentation sur l’origine du projet d’assistance, mission des consultants, P.V. des réunions, rapports sur le budget du projet, documents sur le suivi et l’exécution, rapport final, statut, P.V., évaluation du projet)

X SMSP X(1) 2 ans X (1)- Aussi longtemps que le projet est en vigueur

81 COOPERATION AVEC DES ORGANISMES NATIONAUX ET INTERNATIONAUX

(Comprend la documentation sur l’origine de la coopération, d’assistance, les rapports de mission, P.V. des réunions des assemblées, des statuts, des publications, des rapports financiers et moraux, des conventions et protocoles)

X SMSP X(1) 2 ans X(2) X(3) (1) (1) Aussi longtemps que la coopération est en vigueur (2) Conserver les PV, les ententes et protocoles, les rapports financiers, les statuts, les rapports d’évaluation (3) Eliminer les documents non retenus

82 ASSOCIATIONS ET AUTRES ORGANISMES EXTERNES.

(Regroupe des documents de diverses natures reliées aux activités d’associations et d’autres organismes externes qui entretiennent des relations avec l’Etablissement)

X

X

SMSP

Toutes les entités

2 ans

2 ans

3 ans X (1)

X

(1)- seuls les

documents reflétant la

participation active de

l’Etablissement ou de

son représentant sont

à conserver

Ce calendrier renferme les délais de conservation que nous avons proposés . Toutefois, il

reste inconvenant et pratiquement inapplicable tant que la Direction de l’établissement

n’a pas encore donner son avis.

A vrai dire, l’élaboration d’un calendrier de conservation est complexe puisqu’un seul

individu ne peut pas maîtriser l'ensemble des techniques nécessaires. Notre travail en

commun avec des personnes de la direction centrale de l’établissement, ayant des profils

très différents , était incontournable à sa réalisation.

On note que :

EP : Exemplaire principal ;ES : Exemplaire secondaire ; AC : Archives courantes ; AI :

Archives intermédiaires ; AH : Archives historiques ; D : Destruction

3-4 L’Index

TITRE ET DESCRIPTION DU DOCUMENT Règle N°

ACQUISITION DE VEHICULES AUTOMOBILES 71

ACQUISITIONS IMMOBILIERES (NOUVEAU SIEGE) 75

ALLOCUTIONS, CONFERENCES, DISCOURS. 78

APPEL D’OFFRES 53

ARRETE CONJOINT PORTANT CREATION DE LA REGIE 48

ARRETE DE NOMINATION DE REGISSEUR ET DE SON SUPPLEANT 49

ASSOCIATIONS ET AUTRES ORGANISMES EXTERNES. 82

ASSURANCE DES VEHICULES DU PARC AUTO 72

ASSURANCES 43

BON DE COMMANDE DU MATERIEL 68

BORDEREAUX D’EMISSION DES ORDONNANCES DE PAIEMENT. 55

BUDGET 44

CHEQUES 63

CIRCULAIRES ET ARRETES DE REPARTITIONS DES CREDITS 59

CONCOURS D’EMBAUCHE 21

CONGES 31

CONGRES ET COLLOQUES EXTERNES AUQUELS DES MEMBRES DE

L’ETABLISSEMENT PARTICIPENT

13

CONSTRUCTIONS ET TRANSFORMATION DES LOCAUX ET CENTRES DE

L’ETABLISSEMENT

74

CONTENTIEUX 19

COOPERATION AVEC DES ORGANISMES NATIONAUX ET INTERNATIONAUX 81

CORRESPONDANCE : REGISTRE DU COURRIER 17

CORRESPONDANCES : « CHRONO » 16

DAHIR, DECRET, LOI, STATUTS, REGLEMENTS S’APPLIQUANT A L’ETABLISSEMENT 1

DEMANDE D’EMPLOI 20

DETACHEMENT 28

DOCUMENTS D’INFORMATION EXTERNE 79

DOCUMENTS HISTORIQUES ET CONSTITUTIFS 3

DOSSIER DES CANDIDATS NON RETENUS AUX CONNCOURS D’EMBAUCHE 23

DOSSIER HISTORIQUE DE L’ETABLISSEMENT 6

DOSSIER INDIVIDUEL DU PERSONNEL 25

DOSSIERS D´ACCIDENTS DU TRAVAIL OU DE MALADIES PROFESSIONNELLES 32

DOSSIERS DE NOMINATION 26

DOSSIERS DE TITULARISATION 29

DOSSIERS MUTATION 27

DOSSIERS RELATIFS A SANCTIONS DISCIPLINAIRES 33

EPREUVES DU CONCOURS 22

FACTURES DES FOURNISSEURS 54

FICHE DE PERSONNEL RAYE DES CADRES (RDC) 42

FICHE DE REGIE 50

FORMATION ET PERFECTIONNEMENT DES RH 24

187

GRAND LIVRE (COTE ET PARAPHE) 61

IMPOTS ET TAXES 67

IMPOTS GENERAL SUR LE REVENU 38

IMPOTS SUR LES REVENUS 37

JOURNAUX DE PAIE (COTES ET PARAPHES) 34

JOURNAUX ET LIVRES COMPTABLES 57

LEGISLATION ET REGLEMENTATION MAROCAINE 18

LOYERS ET CHARGES LOCATIVES 51

MARCHE+ APPROBATION + PAIEMENT 64

MARCHES FINANCES PAR LES ORGANISMES INTERNATIONAUX 66

MARCHES PASSES DANS LE CADRE DE CONVENTIONSCONCLUS AVEC DES

ORGANISMES INTERNATIONAUX

65

NOTES ET CIRCULAIRES 5

OPERATIONS BANCAIRES 62

ORDRES DE VIREMENT 45

ORGANIGRAMME 7

P.V. DE TITULARISATION A L’ANCIENNETE 40

PIECES COMPTABLES 58

PLAN ARCHITECTURAL DE L’ETABLISSEMENT 15

PLAN D'ACTION STRATEGIQUE DU MINISTERE 8

PROCES VERBAUX ET DOCUMENTS AFFERENTS 11

PROJET D’ASSISTANCE A L’ETABLISSEMENT (OIM – SCAC -) 80

PUBLICATIONS INTERNES 76

PUBLICATIONS INTERNES – DOSSIER D’ELABORATION 77

RAPPORT D’ACTIVITES 10

RAPPORT D’ACTIVITES – DOSSIER D’ELABORATION 9

RAPPORTS DU CONSEIL D´ADMINISTRATION 4

REGISTRE D’INVENTAIRE DU MATERIEL 70

REGISTRE D’INVENTAIRE DU PATRIMOINE DE L’ETABLISSEMENT 69

REGISTRE DES ENGAGEMENTS ET DES DEPENSES 56

REGLEMENTS GENERAUX 2

REMBOURSEMENT DES ORDRES DE MISSION 39

SEMINAIRES /JOURNNEES DES CADRES NATIONALES 12

SITUATION ANNUELLE DE CAISSE (REGIE) 47

SITUATION MENSUELLE DE CAISSE (REGIE) 46

SITUATION MENSUELLE DES CREDITS, DES EMISSIONS ET DES PAIEMENTS 60

STATISTIQUES 14

SUBVENTIONS 52

TABLEAU D’AVANCEMENT DE GARDE 36

TABLEAU DE TITULARISATION 30

TABLEAU DE TITULARISATION A L’ANCIENNETE 41

TAXES ET REDEVANCES D’EAU D’ELECTRICITE, TELECOMMUNICATION … 73

TOUTES PIECES COMPTABLES RELATIVES AUX TRAITEMENTS ET SALAIRES 35

188

Conclusion

Un établissement sans documents d’archives est un établissement sans mémoire et

dépourvu de tout droit. En effet, archiver c’est répondre à la nécessité de se conformer au

régime légale de la preuve. Ainsi, le même document traduit une opération juridique

qu’est source de droits d’obligation pour celui dont il émane et pour celui qui le reçoit.

D’autre part un établissement ne peut pas tous conserver face aux problèmes relatifs au

désencombrement et au coût d’archivage de plus en plus coûteux.

Le calendrier de conservation, constitue à cet égard l’outil adéquat d’une politique de

destruction raisonnée. C’est un outil de gestion des documents d’archives qui regroupe

les délais de conservation et de destruction réglementaires et qui doit être approuvé par la

direction de l’Entraide Nationale.

Parallèlement, il convient de former le personnel aux techniques et aux procédures de

mise en œuvre des règles de conservation. Afin de garantir le succès et la réussite de sa

mise en œuvre, le calendrier de conservation doit être intégré aux applications

informatiques et au système de Records management quand ils existent.

Une fois mis en place, le calendrier de conservation doit être régulièrement évalué afin

d’en mesurer les performances et d’apporter les correctifs et les mises à jour nécessaires en

cas de besoins.

189

CONCLUSION GENERALE

Notre établissement doit investir dans un SRM pour sauvegarder son patrimoine,

constituer sa mémoire, connaître ses origines, conserver son identité, documenter ses

activités dans le temps, en se projetant vers l’avenir. Pour constituer sa mémoire,

l’établissement a besoin de recueillir les bénéfices de toutes les connaissances qu’il

possède. Puisque cette constitution repose à la fois sur la gestion des connaissances (le

Knowldge management) à l'aide d'un management humain et sur celle des documents (Le

Records management) avec des outils techniques.

Le Records management est une partie de ce management des ressources en information

de l’établissement, dans la conduite de son activité chaque division, chaque service crée un

grand nombre de documents sur des supports variés, électroniques comme papier. La

qualité des documents varie de secteur à secteur et de personne à personne. Et si

l’information n’est pas saisie dans des systèmes organisés et accessibles, elle ne sera plus

disponible au moment où le besoin apparaîtra(71).

le Records management est aussi un puissant levier non seulement pour l’établissement,

mais aussi pour la société de l’information et en particulier pour les actions et projets

menés dans le cadre de l’e-administration par le gouvernement marocain.

Enfin, malgré le fait que les générations informatiques passent rapidement et que plus les

informations circulent vite, moins elles sont considérées comme pérennes, le SRM reste

l’un des rares systèmes à constituer et à préserver la mémoire de l’établissement(72).

En fin, nous signalons que notre travail sur le RM s’est inspiré beaucoup de l’archivistique,

puisque, d’une part, le RM et l’archivistique sont intrinsèquement liés, même si dans les

pays anglo-saxons, les concepts de records et d’archives recouvrent deux réalités

différentes, à cause de la pratique anglo-saxonne qui différencie les records (archives

courantes et intermédiaires) des archives (archives définitives). Ce n’est pas le cas dans le

monde francophone, où la plupart des législations nationales sur les archives insistent sur

le fait que la définition du mot archives englobe la notion de records . D’autre part , Le

(71) DROUHET, G, et al. Records management : mode d’emploi. Paris, ADBS, 2000, p. 22

(72) DROUHET, G, et al. Records management .Op.cit, p. 59

190

RM a trouvé son origine dans les pays anglo-saxons, où la réglementation avait entraîné

d’avantage des besoins de traçabilité, tandis que dans le monde francophone, il y’avait

une grande tradition archivistique, qui est concentrée sur les archives définitives, c’est-à-

dire les archives historiques.

191

BIBLIOGRAPHIE :

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AFNOR 2004.

COUTURE, Carol. Les fonctions de l’archivistique moderne. Québec : Presses de

l’Université du Québec, 2003.

COUTURE, Carol et ROUSSEAU, Jean-Yves. Les Archives au 20iéme siècle : une

réponse aux besoins de l’administration et de la recherche. Québec : Université de

Montréal,1982.

DROUHET, G. et al. Records management : mode d’emploi. Paris, ADBS, 2000.

ENTRAIDE NATIONALE : Cinquante années au service du développement humain

1957-2007 (document non publié).

JAVEAU, Claude. L’enquête par questionnaire : manuel à l’usage du praticien.3éme

édition. Paris: les éditions d’organisation, 1988.

HARE, Catherine. Et MCLEOD, Julie. Mettre en place le records management dans son

organisation : guide pratique, Paris : archimag, Paris, 2003.

NM ISO 15489-1 : Information et documentation-”Records Management”- Partie 1:

Principes directeurs, 2002.

PEROTIN, Yves. Le records management et l’administration américaine des archives :

rapport de mission adressé à Mr le préfet de la Seine. Paris : Archives de la Seine et de la

ville de Paris, 1962.

COUTURE, Carol et ROUSSEAU, Jean-Yves. Les archives au XXe siècle : une réponse

au besoins de l’administration et de la recherche, Montréal, Université de Montréal, 1982.

PETILLAT, christine. Et PRAX, Hélène. Les archives contemporaines et l’arrivée du

flux au quotidien, dans la Pratique archivistique française, Paris, Archives

Nationales,1993.

COUTURE, Carol. Les calendriers de conservation : aspects théoriques, actes du

colloque sur la gestion des archives courantes et intermédiaires : politiques, Dakar, 15-19

Juin 1998,1999.

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CHABORD, M.T.; COUGNEC, M. Les archives des Administrations Centrales.

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RAMP accompagnée de principes directeurs. P.G.I. Paris: UNESCO, 1986.

CHANAUD et DUBOIS. «Comment classer un fonds ancien aujourd'hui?». In: Gazette

des Archives, nº125-126. Paris: AAF,1984.

FOURNIER, Delphine. “Les tableaux de gestion de documents : une clé du records

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El HANAFI, Karima et ZEROUALI, Souhir. Conception d’un système de gestion de

l’information et de la documentation selon la norme ISO 15489 sur le Records

192

management au sein d’ONG : cas des associations reconnues d’utilité publique de la

région Rabat-Salé, novembre 2005.

BEN AMARA, Hind . Conception d’un système de records management au sein de

l’administration de la fondation des œuvres sociales des Travaux publics, février 2009.

MOUETTE Solène. La place et le rôle du Records management dans les besoins

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2007. 88 p. Mémoire, INTD, 2007.

DOMAS, Armelle . Le Records Management, DESSID : Rapport de recherche

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Textes législatifs et réglementaires :

LOI N° 69-99 RELATIVE AUX ARCHIVES MAROCAINS.

JORF (Journal officiel de la République française) nº 0094 du 22 avril 2009, page 6949,

texte nº 83.

WEBOGRAPHIE

Groupe métiers AAF-ADBS. Comprendre et pratiquer le records management : Analyse

de la norme ISO 15489 au regard des pratiques archivistiques françaises, [En

ligne].Disponible sur internet : <http://www.adbs.fr/groupe-de-travail-aaf-adbs-records-

management-29392.htm?RH=ACCUEIL>.

Portail français du Records Management. Ce qu’est le Records management en quelques

mots et à qui s’adresse-t-il ?[En ligne]. Disponible sur internet : <http://www.records-

management.fr/spip.php?article26>.

RECORDS MANAGEMENT FICHE 3 | NORME ISO/IEC 15489[En ligne]. Disponible

sur internet : http://doc-standarmedia.afnor.fr/etudes/FicheIso15489_383632839.pdf

L'association des professionnels de l'information et de la documentation : Records

management et archivistique française [En ligne] disponible sur internet :

<http://www.adbs.fr/adminsite/objetspartages/liste_fichiergw.jsp?OBJET=DOCUMENT

&CODE=DOCART_324&LANGUE=0>.

Association des Archivistes Français. Le records management [ En ligne] disponible sur

internet : <http://www.archivistes.org/article.php3?id_article=65>.

Sylvie Dessolin-Baumann. 18 mars 2010 : Conférence sur le Records Management [ En

ligne]disponible sur internet :

<http://www.adbs.fr/18-mars-2010-conference-sur-le-records-management-

81797.htm?RH=OUTILS_VOC > .

Philippe, Barbat in : Documentaliste - Sciences de l'information, 1998, vol. 35, n° 3 p.170

[En ligne] disponible en ligne

<http://www.adbs.fr/adminsite/objetspartages/liste_fichiergw.jsp?OBJET=DOCUMENT

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http://www.records-management.fr/spip.php?article26%20%5bPage

http://www.records-management.fr/spip.php?article26%20%5bPage

http://www.adbs.fr/adminsite/objetspartages/liste_fichiergw.jsp?OBJET=DOCUMENT&CODE=DOCART_324&LANGUE=0%5bPage

http://www.adbs.fr/adminsite/objetspartages/liste_fichiergw.jsp?OBJET=DOCUMENT&CODE=DOCART_324&LANGUE=0%5bPage

http://www.archivistes.org/article.php3?id_article=65





193

L'association des professionnels de l'information et de la documentation : Qu'est-ce que le

records manage ment ?[En ligne] disponible sur internet :

<http://www.adbs.fr/records-management-29391.htm?RH=ACCUEIL> .

RENEVEY FRY, Chantal . La norme ISO 15489 sur le Records Management Normes

et standards – Quelles obligations ? Journée de travail AAS – 24 mars 2004 [En ligne]

AFNOR et al, Livre blanc, « Introduction à la série de normes ISO 30300, Système de

management des documents d’activité – Intégration du records management et

perspectives d’évolution de l’ISO 15489 ». [En ligne].

Disponible sur internet< http://www.afnor.org/liste-des-actualites/actualites/2011/mars-

2011/integration-du-records-management-introduction-a-l-iso-30300-et-evolution-de-l-

iso-15489-livre-blanc-a-telecharger page> .

RECORDS MANAGEMENT FICHE 3 | NORME ISO/IEC 15489[En ligne]. Disponible

sur internet :

<http://doc-standarmedia.afnor.fr/etudes/FicheIso15489_383632839.pdf>.

Archive 17 http://www.archive17.fr/ [En ligne] Disponible sur internet

<http://www.archive17.fr/index.php?option=com_content&task=view&id=40&Itemid=1

>

Les logiciels de gestion des archives [En ligne] disponible sur internet

<http://www.archivesdefrance.culture.gouv.fr/gerer/informatisation/logiciels/>.

Entraide Nationale : http://www.entraide.ma.

Ministère de Développement Social de la Famille et de la Solidarité :

http://www.social.gov.ma

Portail International Archivistique Francophone : http://www.piafarchives.org/

IRMT International Records Management Trusthttp://www.irmt.org

Portail français du records management : http://www.recordsmanagement.fr/

Association des professionnels de l'Information-Documentation :http://www.adbs.fr

Association des Archivistes Français : http://www.archivistes.org/

Direction des Archives de France : http://www.archivesdefrance.culture.gouv.fr

Archive 17 http://www.archive17.fr/

http://www.adbs.fr/records-management-29391.htm?RH=ACCUEIL




http://www.archive17.fr/

http://www.archive17.fr/index.php?option=com_content&task=view&id=40&Itemid=1

http://www.archive17.fr/index.php?option=com_content&task=view&id=40&Itemid=1

http://www.archivesdefrance.culture.gouv.fr/gerer/informatisation/logiciels/

http://www.entraide.ma/

http://www.archive17.fr/

194

ANNEXES

195

Annexe 1

FORMULAIRE D’INVENTAIRE

DES DOCUMENTS D’ARCHIVES DE LA DIRECTION CENTRALE DE L’ENTRAIDE NATIONALE

Direction Division Service Bureau N° : Local N° : P. ressource Etabli le :

Equipement et Espace Description des Documents

Meuble de rangement Capacité Espace occupé

Support (1)

Matériel de conditionnement (2)

Titre Dossiers Dates extrêmes E.P ou E.S (3)

Classement Fréquence de consultation Type Section

(1) Papier, Disquette, CDROM, HDD,…….. (2) Classeur, Dossier, Boites d’archives, Chemises à sangles, Chemises

suspendues, (3) E.P : Exemplaire Principal ; E.S : Exemplaire Secondaire. Chemises cartonnées ordinaires, Chemises à élastiques,

Chemise bulle … ;

196

Matériels :

Rangement:

Meuble de rangement Armoire mural

Armoire métallique

Armoire en bois

Rayonnage Meubles à clapets Tiroirs de bureaux

Classeurs à dossiers suspendus

Classeurs à tiroirs Autres

Nombre

Nb d’Etagère/Tablette

Informatique :

PC Marque Date d’achat

Type et vitesse du microprocesseur Mémoire vive Capacité HDD Accès à Internet

Les PC sont –ils reliés en réseau ? oui non

Imprimante Marque Modèle Date d’achat Type Nb d’ordinateurs reliés

Photocopieur Marque Modèle Date d’achat Nb d’ordinateurs reliés

Communication :

Appareils Standards téléphoniques Téléphones Fax autres Observation

Nombre

197

Annexe 2 ROYAUME DU MAROC

Cycle des Informatistes Spécialisées

Années universitaires 2007-2009

Cher collègue,

Cette étude entre dans le cadre de la préparation d’un mémoire du cycle supérieur

de l’Ecole des Sciences de l’Information (ESI), ayant pour objet: «le rôle du

Records management(73) dans la constitution de la mémoire : cas

de l’Entraide Nationale».

Le présent travail vise la conception d’un système d’archivage au niveau de

l’administration centrale de l’Entraide Nationale et a pour principaux objectifs :

1- Etudier la situation du fonds d’archives au sein de l’Entraide Nationale ;

2- Déterminer les besoins informationnels du personnel de l’Entraide Nationale;

3- Concevoir un système Records mangement pour une gestion rationnelle des

archives de l’Entraide Nationale.

Les résultats de cette étude seront très utiles pour notre établissement dans la mesure où

ils lui permettraient de sauvegarder son fonds d’archives, d’en faciliter l’accès, la

recherche et la diffusion, à travers l’instauration d’ un système de records management.

Ainsi, je vous prie de remplir le présent questionnaire avec le plus de précision possible,

pour me permettre de cerner les problèmes d’archivage, d’appréhender vos besoins afin

de proposer les solutions adéquates.

Je porte à votre connaissance que seuls les résultats globaux de l’analyse seront publiés

et qu’aucun renseignement d’ordre personnel ne sera divulgué.

En vous remerciant pour votre collaboration, veuillez agréer, cher collègue, l’expression de

mes salutations distinguées. Signé : Youssef MAKHROUB

[email protected]

(73) Le records management est le « champ de l’organisation et de la gestion en charge d’un contrôle efficace et

systématique de la création, de la réception , de la conservation, de l’utilisation et du sort final des documents , y

compris des méthodes de fixation et de préservation de la preuve et de l’information liées à la forme des documents »/

NF ISO 15489-1 :2002Information et documentation-« Records management »- Partie 1 : Principes directeurs, p 3

QUESTIONNAIRE

mailto:[email protected]

198

1-IDENTIFICATION DES PERSONNES ENQUÊTĖES :

1-1 Sexe : □ Masculin □Féminin

1-2 Age :

□ 20 ans et moins □ 21- 30 ans

□ 31- 40 ans □ 41- 50 ans

□ Plus de 50 ans

1-3 Niveau scolaire:

□ Primaire □ Secondaire

□ Bac □ Licence

□ Autres ( précisez SVP) ………………………………………

1-4 Grade:

1-5 Fonction:

1-6 Ancienté :

□ 0 – 5 ans □ 6-10 ans

□ 11-15 ans □ 16- 20

□ + de 20 ans

199

2- PROCEDURES D’ARCHIVAGE UTILISEES : 2-1 Utilisation des documents d’archives (74) :

2-1-1 Consultez-vous les documents d’archives dans le cadre de votre travail ?

□ Très souvent

□ Souvent

□ Parfois

□ Autres (précisez SVP) ……………………………………………

2-1-2 Disposez-vous de documents d’archives sur des supports autres que le papier ?

□ Oui □ Non

2-1-2-1 Si oui, (précisez SVP) ?

2-1-3 Conservez-vous tous les documents d’ archives dans votre bureau ?

□ Oui □Non

2-1-3-1 Si oui, veuillez cochez les raisons qui vous poussent à le faire s.v.p ?

□L’absence d’un cadre réglementaire régissant la gestion des archives

□L’absence d’un service d’archives et d’un dépôt de pré-archivage

□La confidentialité de toutes ou une partie de vos archives

□La crainte de perte de vos archives

□L’absence d’un spécialiste en gestion des archives

(74) « Documents crées, reçus et préservés à titre de preuve et d’information par une personne physique ou morale

dans l’exercice de ses obligations légales ou la conduite de son activité »/ ISO 15489-1. Op.Cit., p 3

Type de support Nombre Capacité de stockage

200

□Autres raisons (précisez SVP)

2-2 Classement des documents d’archives :

2-2-1 Quel type de classement utilisez-vous pour vos documents d’archives ?

□ Alphabétique

□ Thématique

□ Numérique

□ Chronologique


2-2-2 Etes- vous satisfait du système de classement adopté ?

□ Oui □ Non

2-2-2-1 Si non, quel type de classement souhaitez-vous adopter pour vos documents?

…………………………………………………………………………………………………………………

Et pourquoi ?

…………………………………………………………………………………………………………………………………

……………

2-3 Tri et élimination des documents d’archives(75) :

2-3-1 Procédez-vous à l’élimination de vos documents d’archives ?

(75) Documents d’archives :” sont l'ensemble des documents, quels que soient leur date, leur forme et leur support

matériel, produits ou reçus par toute personne physique ou morale et par tout service ou organisme public ou privé,

dans l'exercice de leur activité.

La constitution et la conservation de ces documents sont organisées dans l'intérêt public tant pour les besoins de la

gestion et de la justification des droits des personnes physiques ou morales, publiques ou privées que pour la

recherche scientifique et la sauvegarde du patrimoine national.

Les fonds d'archives constitués par les personnes et les organismes visés au présent article doivent être conservés

dans le respect de leur intégrité et structure interne.” Article premier/ Loi n° 69-99 relative aux archives

201

□ Oui □ Non

2-3-1-1 Si non, quelles sont les raisons qui vous poussent à conserver la totalité de vos

documents d’archives ?

□ Absence de textes régissant les éliminations des documents d’archives

□ Les archives sont toujours utiles

□ Autres raisons (précisez SVP) ……………………………………

2-3-1-2 Si oui, à quel moment se fait l’élimination?

…………………………………………………………………………………………………………………………………

…………………………………………………………………………………………………………………………………

………………………………………………………………………………………………………..

2-3-2 Est ce que vous procédez au triage de vos documents d’archives avant

leur élimination ?

□ Oui □ Non

2-3-3 Quelles sont les techniques de tri que vous utilisez ?

□ Pièce par pièce

□ Par catégorie de dossiers

□ Par échantillonnage


2-3-4 Qui procède au tri ?

202

…………………………………………………………………………………………………………………………………

………………………………………………………………………………………………………………..

2-5 Repérage des archives courantes(76)à l’intérieur de votre service:

2-5-1 Avez- vous recours, dans le cadre de vos activités aux informations

contenues dans les documents d’archives de votre service ?

□ Oui □ Non

2-5-2 Avez- vous recours, dans le cadre de vos activités aux informations

contenues dans les documents d’archives d’autres services ?

□Oui □Non

2-5-3 Vous arrive t-il de ne pas obtenir les documents d’archives sollicités ?

□ Oui □Non

2-5-3-1 Si oui, est ce que c’est dû à :

□ Absence d’instruments de recherche

□ Déclassement des dossiers

□ Absence d’un service d’archives

□ Absence d’un personnel qualifié


2-5-4 Comment jugez-vous l’accès à l’information contenue dans les documents

d’archives ?

□ Rapide

□ Lent

(76) archives courantes : Documents produits ou reçus dans le cadre des affaires courantes et qui sont couramment

utilisés à des fins administratives, légales ou financières. Pour leur utilisation fréquente, elles sont conservées dans les

bureaux

203

□ Très lent

2-5-5 Est ce que vous disposez d’instruments de contrôle de la circulation des

documents d’archives au sein de l’établissement ?

□ Oui □ Non

2-5-5-1 Si oui, quel est leur nature?

□ Fiche de prêt

□ Bordereau d’envoi

□ Cahier de navettes


2-5-6 Quelles sont vos appréciations sur les moyens de circulation ?

□ Adéquat

□ Peu adéquat

□ Inadéquat

2-6 Communication et diffusion des documents d’archives :

2-6-1 Existe-t-il un texte qui réglemente la communication de vos documents

d’archives ?

□ Oui □ Non

2-6-1-1 Si oui, ce texte permet –il l’accès aux documents d’archives?

□ Au personnel du service uniquement

204

□ Au personnel de l’Entraide Nationale

□ Aux personnes externes

2-6-2Quels sont les modes de communication de vos documents d’archives?

□ Par consultation sur place

□ Par prêt des dossiers

□ Par photocopie des dossiers


2-6-3 Quelles sont les mesures prises pour assurer la protection de la

confidentialité de vos documents d’archives?

…………………………………………………………………………………………………………………………………

…………………………………………………………………………………………………………………

3- CADRE REGLEMENTAIRE , PERSONNEL, LOCAUX,

EQUIPEMENTS ET CONDITIONS DE CONSERVATION:

3-1 Cadre réglementaire régissant la gestion des documents

d’archives:

3-1-1 Existe-t- il un texte législatif ou réglementaire appliqué dans la gestion

des archives de la l’Entraide Nationale et de votre Service ?

□Oui □Non

3-1-1-1 Si oui indiquez-les références des textes S.V.P

205

…………………………………………………………………………………………………………………………………

………………

3-2 Personnel chargé de la gestion des archives :

3-2-1 Existe-t-il dans votre service une ou des personnes chargées de la gestion

des documents d’archives ?

□Oui □Non

3-2-1-1 Si oui, quel est leur effectif ? ………………………

3-2-2 Pensez-vous que la gestion des archives de l’Entraide Nationale doit être

la responsabilité d’un professionnel (archiviste) ?

□Oui □Non

3-2-2-1 Si oui, veuillez précisez pourquoi ?

…………………………………………………………………………………………………………………………………

…………………………………………………………………………………………………………………

3-2-2-2 Si non, , veuillez précisez, également, pourquoi ?

…………………………………………………………………………………………………………………………………

…………………………………………………………………………………………………………………

3-2-3 La conservation des archives intermédiaires(77)dans les bureaux vous

pose-telle des problèmes ?

□Oui □Non

3-2-3-1 Si oui, les quels ?

(77) archives intermédiaires : Documents d’archives témoignant d’une affaire achevée. Ils sont utilisés

occasionnellement à des fins administratives, légales ou financières. Etant donné leur faible fréquence de consultation,

ils doivent être transférés des bureaux vers un dépôt de préarchivage.

206

…………………………………………………………………………………………………………………………………

………………………………………………………………………………………………………………..

3-2-3-2 Si non, précisez pourquoi S.V.P ?

…………………………………………………………………………………………………………………………………

………………………………………………………………………………………………………………..

3-2-4 Etes vous pour la conservation de vos archives intermédiaires dans un

dépôt de pré-archivage , plus ou moins, loin de votre bureau ?

□Oui □Non

3-2-4-1 Si oui, précisez pourquoi S.V.P?

…………………………………………………………………………………………………………………………………

…………………………………………………………………………………………………………………

3-2-4-2 Si non, précisez pourquoi S.V.P ?

…………………………………………………………………………………………………………………………………

…………………………………………………………………………………………………………………

3-2-5 Comment jugez vous les locaux d’archives actuels ?

□Bien adaptés à la conservation des documents d’archives

□Peu adaptés à la conservation des documents d’ archives

□Non adaptés à la conservation des documents d’ archives.

3-3 Equipement :

3-3-1 Comment jugez-vous ce matériel de rangement ?

□Adéquat

□Peu Adéquat

207

□Non Adéquat

3-3-2 Comment jugez-vous le matériel de conditionnement ?

□Adéquat

□Peu Adéquat

□Non Adéquat

3-3-3 Disposez-vous d’un équipement informatique ?

□Oui □Non

3-3-4 Utilisez-vous cet outil dans la gestion des documents archives ?

□Oui □Non

3-4 USAGE DE L’OUTIL INFORMATIQUE:

3-4-1 Indiquez les logiciels que vous utilisez?

□Word

□Excel

□ Power point

□Autres, (Préciser SVP)……………………………………

3-4-2 Utilisez-vous des bases de données ou des applications ?

□Oui □Non

3-4-2-1 Si oui, lesquelles ?

208

…………………………………………………………………………………………………………………………………

…………………………………………………………………………………………………………………………………

…………………………………………………………………………………………………………

3-4-3 Quels outils d’information préférez-vous ?

□Document papier

□ Forme électronique

4- BESOINS ET ATTENTES DES UTILISATEURS : 4-1 Besoins des utilisateurs :

4-1-1 Etes-vous satisfait du système de gestion des documents d’archives ?

□ Très satisfaisant

□ Moyennement satisfaisant

□ Satisfaisant

□ Non satisfaisant

4-1-1-1 Si vous n’êtes pas satisfait, veuillez préciser pourquoi ?

…………………………………………………………………………………………………………………………………

…………………………………………………………………………………………………………………

4-1-2 Estimez-vous nécessaire la création d'un service de gestion des archives (

records management)

□Oui □Non

4-1-2-1 Si oui pourquoi?

…………………………………………………………………………………………………………………………………

…………………………………………………………………………………………………………………

209

4-1-3 Pensez-vous que l’existence des ressources suivantes pourrait améliorer

la gestion et l’organisation des documents d’archives au sein de l’Entraide N ?

Ressources oui non Ressources humaines qualifiées chargées de la gestion des documents d’archives

Ressources matérielles et techniques adéquates.

Ressources normatives qui réglementent l’organisation des documents d’archives

Ressources financières allouées à la préservation des documents d’archives.

Matériel informatique dédié à la gestion des documents d’archives.

4-2 Attentes des utilisateurs :

4-2-1 Quelles sont vos attentes du futur système de gestion des documents

d’archives ? (Numérotez SVP par ordre de priorité de 1 à n )

□ Faciliter l’accès à l’information contenue dans les documents d’ archives

□ Assurer la sécurité des documents

□Favoriser la circulation des documents au sein de la direction de l’Entraide Nationale

□Diminuer la masse des archives et récupérer les espaces de stockage et de travail

□ Fiabiliser la prise de décision

□ Renforcer le rôle du service d’archives dans l’accomplissement de la mission sociale et

administrative de l’Entraide Nationale

□ Préserver la mémoire de la l’Etablissement

□ Autres (précisez SVP)

…………………………………………………………………………………………………………………………

4-2-2 Etes-vous intéressé par un système informatisé de gestion des documents

d’archives ?

210

□ Oui □ Non

4-2-2-1 Si oui, êtes-vous intéressé par un système qui permet ?

□Uniquement le repérage des documents

□Le repérage et le stockage

□L’analyse et l’indexation

□ La recherche

□Le texte intégral

□ Autres (précisez SVP)……………………………………………

4-2-3 Avez-vous des suggestions pour améliorer l’organisation et la gestion des

documents d’archives de l’Entraide nationale?

…………………………………………………………………………………………………………………………………

…………………………………………………………………………………………………………………

…………………………………………………………………………………………………………………………………

…………………………………………………………………………………………………………………

…………………………………………………………………………………………………………………………………

…………………………………………………………………………………………………………………………………

………………………………………………………………………………..………………………

…………………………………………………………………………………………………………………………………

…………………………………………………………………………………………………………………

Merci pour votre collaboration

211

Annexe 3

212

Annexe N° 4

BORDEREAU DE VERSEMENT N° du versement :

(Numéro chronologique effectué par l’entité versante)

Date de versement :

(La date du versement effectuée)

Nombre d’articles :

(Le nombre de boîtes d’archives)

Entité versante :

(La structure versante)

Nom du responsable :

(Le nom de la personne chargée de cette action)

Date de prise en charge :

(Partie réservée au service de Records management)

N° d’ordre

de l’article

(1)

Titre

Contenu des

documents

d’archives

(2)

Dates

extrêmes

(3)

Date

d’élimination

(4)

Cote des

documents

d’archives

(5)

Observations

Le chef de l’entité versante Le chef du Service Records management

(1) L’ordre de numéro d’article correspond au nombre de boîtes versées par la structure concernée. (2) Le titre donné par boîte d’archives. (3) La date du plus ancien document et du plus récent. (4) La date fixée par l’entité versante autorisant à détruire le document. (5) La cote des documents d’archives est l’élément de repérage du dossier dans le rayonnage, elle est numérique.

213

Annexe N° 5

BORDEREAU D’ELIMINATION

Désignation

des articles

ou dossiers

(1)

Nombre

d’articles

(2)

Dates des

Articles

(3)

Métrage

(4)

Textes

réglementaires

ou décision

autorisant

l’élimination

Observations

Date d’élimination

:…………………………………………………………………………………………….

Approbation de destruction :……………………………………………………………….

………………………………………

Signature du Service Records management :…………………………………………..…..

Signature de l’entité versante :…………………………………………………………….

………………………..........................................................................................................

(1) Les documents d’archives désignés pour l’opération élimination. (2) Le nombre de documents d’archives versés pour élimination. (3) La date d’élimination. (4) Les références.

Annexe N° 6

FICHE FANTOME

Description du

dossier

N° du dossier

Entité

administrative

Nom de

l’emprunteur

Date de retour

Signature

214

Annexe N° 7 Texte intégral de la Loi.

Bulletin Officiel n° 5588 du Jeudi 20 Décembre 2007

Dahir n° 1-07-167 du 19 kaada 1428 (30 novembre 2007) portant

promulgation de la loi n° 69-99 relative aux archives.

LOUANGE A DIEU SEUL !

(Grand Sceau de Sa Majesté Mohammed VI)

Que l’on sache par les présentes – puisse Dieu en élever et en fortifier la

teneur !

Que notre Majesté Chérifienne,

Vu la Constitution, notamment ses articles 26 et 58,

A décidé ce qui suit :

Est promulguée et sera publiée au Bulletin officiel, à la suite du présent

dahir, la loi n° 69-99 relative aux archives, telle

qu’adoptée par la Chambre des représentants et la Chambre des

conseillers.

Fait à Guelmim, le 19 kaada 1428 (30 novembre 2007).

Pour contreseing :

Le Premier ministre,

Abbas El Fassi.

Loi n° 69-99 relative aux archives

Titre premier : De l’organisation des archives

Chapitre premier : Dispositions générales

Article premier :Les archives sont l’ensemble des documents, quels que soient leur date, leur

forme et leur support matériel, produits ou reçus par toute personne physique ou morale et par tout

service ou organisme public ou privé, dans l’exercice de leur activité.

La constitution et la conservation de ces documents sont organisées dans l’intérêt public tant pour

les besoins de la gestion et de la justification des droits des personnes physiques ou morales,

publiques ou privées que pour la recherche scientifique et la sauvegarde du patrimoine national.

Les fonds d’archives constitués par les personnes et les organismes visés au présent article doivent

être conservés dans le respect de leur intégrité et structure interne.

215

Article 2 : Tout fonctionnaire ou employé relevant des personnes physiques ou morales visées à

l’article 3 ci-après est responsable des documents produits ou reçus dans l’exercice de sa fonction.

Chapitre II : Les archives publiques

Article 3 : Les archives publiques sont :

- les documents qui procèdent de l’activité de l’Etat, des collectivités locales, des établissements et

des entreprises publics,

dans l’exercice de leurs activités ;

- les documents qui procèdent de l’activité des organismes privés chargés de la gestion d’un service

public pour la partie de

leurs archives découlant de l’exercice de ce service public ;

- les minutes et répertoires des notaires et adouls, les registres de l’état civil et de l’enregistrement.

Les archives publiques sont imprescriptibles et inaliénables.

Toute personne privée, physique ou morale détentrice d’archives publiques à quelque titre que ce

soit, est tenue de les restituer, pour conservation, à l’organisme qui les a produit ou aux « Archives

du Maroc » prévu à l’article 26 ci-dessous.

Article 4 :Lorsqu’il est mis fin à l’exercice d’une administration, organisme ou établissement

visé à l’article 3 de la présente loi, ses archives doivent être versées à « Archives du Maroc » à

moins que ses attributions n’aient été confiées à un organisme successeur.

Article 5 :Les personnes, organismes et établissements visés à l’article 3 de la présente loi sont

tenus, en collaboration avec «Archives du Maroc » et conformément à ses missions, d’élaborer et de

mettre en application un programme de gestion de leurs archives courantes et des archives

intermédiaires, visées aux articles 6, 7 et 8 ci-dessous, ce programme désigne les structures, les

moyens et les procédures qui permettent la gestion de ces documents depuis leur création jusqu’à

leur archivage définitif dans un service d’archives public ou leur élimination.

Section première : De l’organisation des archives publiques

Article 6 : Les archives publiques sont des archives courantes, intermédiaires ou définitives.

Article 7 : Les archives courantes sont les documents visés à l’article 3 ci-dessus qui sont

couramment utilisés pour une période déterminée, dans le cadre de l’exercice de leurs activités, par

les personnes, les organismes et les établissements visés audit article 3.

La conservation des archives courantes incombe aux organismes qui les ont produits ou reçus.

Article 8 : Les archives intermédiaires sont les documents qui ont cessé d’être considérés

comme archives courantes, qui peuvent être utilisés occasionnellement par les organismes qui les

ont constitués alors que leur sort final n’est pas encore fixé.

La conservation et la gestion des archives intermédiaires doivent être assurées par les organismes

qui les ont constituées dans des locaux aménagés à cette fin et qui doivent en assurer la protection et

216

les conserver progressivement sous forme d’archive électronique.

Article 9 :Les personnes, établissements et organismes visés à l’article 3 de la présente loi sont

tenus d’établir et de tenir à jour un calendrier de conservation qui détermine les délais de

conservation des archives courantes et intermédiaires et leur sort final.

Les modalités de conservation des archives courantes et intermédiaires ainsi que celles de

l’élaboration et de l’approbation du calendrier de conservation de ces dernières sont définies par

voie réglementaire.

Article 10 :A l’expiration des délais de conservation prévus par le calendrier visé à l’article 9

ci-dessus, ces archives font l’objet d’un tri pour déterminer les documents destinés à être conservés

de manière définitive et ceux dépourvus de tout intérêt scientifique, statistique ou historique

destinés à être détruits.

Les documents qui, après tri, sont destinés à la conservation, sont considérés comme des archives.

Une liste des documents destinés à l’élimination ainsi que les conditions de leur élimination sont

fixées d’un commun accord entre l’organisme qui les a produit ou reçu et « Archives du Maroc ».

Les procédures de tri, d’élimination et de versement des archives à « Archives du Maroc » sont

fixées par voie réglementaire.

Article 11 : Les archives définitives doivent être versées à « Archives du Maroc ». Les

organismes ayant constitué ces archives doivent en assurer progressivement la conservation sous

forme d’archive électronique.

Les cas où « Archives du Maroc » laisse le soin de la conservation des archives définitives

produites ou reçues par certaines administrations, organismes ou établissements aux services

compétents de ces administrations, organismes ou établissements ainsi que les conditions de

coopération entre « Archives du Maroc » et ces administrations, organismes ou établissements sont

fixé par voie réglementaire.

Article 12 : Les services d’« Archives du Maroc » et les autres services d’archives publics sont

tenus de collecter, d’inventorier, de classer et de mettre à la disposition du public les archives

définitives. Ils sont également, tenus de les conserver et de les préserver.

Section II : De la communication des archives publiques

Article 13 : Tout fonctionnaire ou employé chargé de la collecte ou de la conservation

d’archives est tenu du secret professionnel en ce qui concerne tout document qui ne peut être

légalement mis à la disposition du public.

Article 14 : Nonobstant les dispositions des articles 16 et 17 ci-dessous, les documents versés à

« Archives du Maroc » et aux autres services d’archives publics demeurent à la disposition des

personnes, administrations, organismes et établissements qui en ont effectué le versement.

Article 15 : Les documents qui, de par leur nature, ont vocation à être communiqués au public

ou ceux qu’une loi spéciale rend communicables dans les conditions qu’elle fixe peuvent être

217

consultés, sans délai, par toute personne qui en fait la demande.

Article 16 : Sous réserve des dispositions de l’article 15 ci-dessus, les archives publiques sont

librement communicables au public à l’expiration d’un délai de trente ans à compter de la date de

leur création, à l’exception des cas prévus à l’article 17 ci après.

Article 17 : Le délai de trente ans au terme duquel les archives publiques sont librement

communicables est porté à :

1 – Cent ans :

a) à compter de la date de naissance de l’intéressé pour les documents comportant des

renseignements individuels à caractère

médical et pour les dossiers de personnel ;

b) pour les minutes et répertoires des notaires et des adouls, les registres de l’état civil et de

l’enregistrement.

2 – Soixante ans :

a) à compter de la date de l’acte pour les documents dont la communication porterait atteinte :

- au secret de la défense nationale ;

- à la continuité de la politique extérieure du Maroc ;

- à la sûreté de l’Etat, à la sécurité publique ou la sécurité des personnes ;

- aux procédures juridictionnelles et aux opérations préliminaires à de telles procédures ;

- à l’intimité de la vie privée.

b) à compter de la date de recensement ou de l’enquête pour les documents contenant des

renseignements individuels ayant trait à la vie personnelle et familiale et, d’une manière générale,

aux faits et comportements d’ordre privé, collectés dans le cadre des enquêtes statistiques des

services publics.

Article 18 : Par dérogation aux dispositions des articles 16 et 17 de la présente loi, « Archives

du Maroc » peuvent autoriser, à des fins de recherches scientifiques et après accord de

l’administration d’origine, la consultation d’archives publiques sans toutefois porter atteinte au

secret de la défense nationale, de sûreté de l’Etat ou de la vie privée.

Article 19 : Sous réserve des textes législatifs et réglementaires régissant la propriété

industrielle ou les droits d’auteurs et les droits voisins, toute personne autorisée à consulter les

archives publiques peut en faire établir à ses frais des reproductions ou extraits.

Article 20 : Sous réserve des dispositions des articles 16 et 17 de la présente loi, « Archives du

Maroc » est habilité à délivrer des copies et extraits certifiés conformes des documents d’archives

qu’il conserve.

Les demandeurs desdits documents doivent prendre à leur charge les frais de ces copies et extraits et

de leur certification.

Article 21 : Les modalités de communication des archives publiques aux usagers et de

délivrance des copies et extraits certifiés conformes sont fixées par voie réglementaire.

Article 22 :Les dispositions de ce présent chapitre ne s’appliquent pas aux archives publiques

relatives à l’histoire militaire qui demeurent régies, quant à leur identification, classement,

218

conservation et communication, par les dispositions du dahir n° 1-99-266 du 28 moharrem 1424 (3

mai 2000) portant création de la commission marocaine d’histoire militaire.

Chapitre III : Les archives privées

Article 23 : Les archives privées sont l’ensemble des documents définis à l’article premier ci-

dessus qui n’entrent pas dans le champ d’application de l’article 3 de la présente loi.

Article 24 : Afin de sauvegarder le patrimoine archivistique national, « Archives du Maroc »

est habilité à acquérir par voie d’achat et à recevoir à titre de don, de legs, ou de dépôt révocable,

des archives privées dont il assure la conservation, le

traitement et la communication.

Toute acquisition d’archives privées par voie d’achat, ou leur réception à titre de don, de legs ou de

dépôt révocable est effectuée par « Archives du Maroc » au nom et pour le compte de l’Etat.

Les conditions et les modalités d’acquisition et de communication desdites archives sont fixées d’un

commun accord entre les parties concernées et « Archives du Maroc ».

Article 25 :Les archives privées présentant pour des raisons historiques un intérêt public

peuvent être classées comme archives historiques par « Archives du Maroc » dans les conditions et

formes prévues par la loi n° 22-80 relative à la conservation des monuments historiques et des sites,

des inscriptions des objets d’art et d’antiquité telle que modifiée et complétée par la loi n° 19-05

notamment les dispositions relatives aux effets du classement à la cession des archives classées, au

droit de préemption et à l’exportation illégale ainsi que les sanctions applicables aux infractions

auxdites dispositions.

Titre II : « Archives du Maroc »

Chapitre premier : Définition et missions

Article 26 : Il est créé un établissement public dénommé : « Archives du Maroc », doté de la

personnalité morale et de l’autonomie financière.

L’établissement est soumis à la tutelle de l’Etat, laquelle a pour objet d’assurer le respect par les

organes compétents de l’établissement des dispositions de la présente loi, en particulier celles

relatives aux missions qui lui sont imparties et de veiller, en ce qui le concerne, à l’application des

textes législatifs et réglementaires relatifs aux établissements publics.

L’établissement est également soumis au contrôle financier de l’Etat applicable aux entreprises

publiques et autres organismes conformément à la législation en vigueur. Son siège est fixé à Rabat.

Article 27 : «Archives du Maroc » est chargé principalement de sauvegarder le patrimoine

archivistique national, d’assurer la constitution, la conservation, l’organisation et la communication

des archives publiques à des fins administratives, scientifiques, sociales ou culturelles.

A cet effet, « Archives du Maroc » exerce les missions suivantes :

1 – Promouvoir et coordonner le programme de gestion des archives courantes et intermédiaires des

personnes physiques et morales visées à l’article 3 de la présente loi et donner des directives en la

219

matière.

A ce titre, « Archives du Maroc » est chargé de :

- fournir auxdites personnes physiques et morales l’assistance technique nécessaire en matière

d’archives ;

- assister ces personnes physiques et morales en matière d’élaboration des calendriers de

conservation et assurer leur approbation ;

- contrôler les conditions de conservation des archives courantes et intermédiaires desdites

personnes physiques et morales.

2 – Sauvegarder et promouvoir la mise en valeur du patrimoine archivistique national.

A ce titre, « Archives du Maroc » est chargé :

- d’assurer la collecte, la conservation et le traitement des archives définitives des personnes

physiques et morales visées à l’article 3 de la présente loi dans les services d’archives publics gérés

par lui ou placés sous son contrôle ;

- de veiller à la sauvegarde des archives privées d’intérêt public ;

- d’établir et publier les instruments de recherche en vue de faciliter l’accès aux archives ;

- d’assurer par les moyens appropriés la communication des archives et promouvoir leurs valeurs

scientifique, culturelle et éducative conformément aux dispositions de la section II du chapitre

premier du titre premier de la présente loi ;

- d’assurer la préservation et la restauration des fonds d’archives qu’il conserve ;

3 – établir la normalisation des pratiques de collecte, de tri, d’élimination, de classement, de

description, de conservation préventive, de restauration et de substitution des supports d’archives ;

4 – promouvoir le domaine des archives par la recherche scientifique, la formation professionnelle

et la coopération internationale.

« Archives du Maroc » est chargé de collecter, traiter, conserver et communiquer les sources

archivistiques se rapportant au Maroc et qui se trouvent à l’étranger.

Chapitre II : Des organes d’administration et de gestion

Article 28 :« Archives du Maroc » est administré par un conseil d’administration et géré par un

directeur.

Le conseil d’administration de l’établissement se compose outre son président, des représentants de

l’Etat et de personnalités nommées par le Premier ministre, choisies dans le secteur public ou privé

pour leur compétence, en matière de conservation des archives pour une période de cinq ans

renouvelable une seule fois.

Article 29 : Le conseil d’administration dispose de tous les pouvoirs et attributions nécessaires

à l’administration de l’établissement. A cet effet, il règle par ses délibérations les questions

générales intéressant l’établissement et notamment :

- arrête le programme des opérations techniques et financières de l’établissement ;

- arrête le budget ainsi que les modalités de financement des programmes d’activité de

l’établissement et le régime des amortissements ;

- arrête les comptes et décide de l’affectation des résultats s’il y a lieu ;

- fixe le statut du personnel de l’établissement ;

- élabore l’organigramme de l’établissement fixant les structures organisationnelles et leurs

attributions ;

- élabore le règlement fixant les règles et modes de passation des marchés ;

- arrête les conditions d’émission des emprunts et de recours aux autres formes de crédits bancaires,

220

telles qu’avances ou découverts ;

- fixe les prix des services rendus aux tiers.

Le conseil d’administration peut déléguer des pouvoirs spéciaux au directeur de l’établissement

pour le règlement d’affaires déterminées.

Article 30 : Le conseil d’administration se réunit sur convocation de son président aussi

souvent que les besoins l’exigent et au moins deux fois par an :

- avant le 30 juin pour arrêter les états de synthèses de l’exercice clos ;

- avant le 15 octobre pour examiner et arrêter le budget et le programme prévisionnel de l’exercice

suivant.

Le conseil d’administration délibère valablement lorsque les deux tiers au moins de ses membres

sont présents ou représentés.

Les décisions du conseil d’administration sont prises à la majorité des voix des membres présents

ou représentés. En cas de partage égal des voix, celle du président est prépondérante.

Article 31 :Le conseil d’administration peut décider la création en son sein de tout comité ou

commission, dont il fixe la composition et les modalités de fonctionnement et auxquels il peut

déléguer une partie de ses pouvoirs et attributions, notamment une commission consultative qui

donne son avis sur toutes les questions qui sont dévolues à l’établissement par la présente loi ainsi

que sur les projets de textes législatifs et réglementaires relatifs aux archives.

La commission consultative donne également son avis sur toute question soumise à son examen par

« archives du Maroc ».

Article 32 :« Archives du Maroc » est géré par un directeur nommé conformément à l’article 30

de la constitution. Il détient tous les pouvoirs et attributions nécessaires à la gestion de

l’établissement. A cet effet :

- il exécute les décisions du conseil d’administration ;

- il gère l’établissement et agit en son nom, assure la gestion de l’ensemble des services et

coordonne leurs activités, nomme aux emplois de l’établissement conformément au statut de son

personnel ;

- il accomplit ou autorise tous actes ou opérations relatifs à l’objet de l’établissement. Il le

représente vis-à-vis de l’Etat, de toute administration publique ou privée et de tous tiers, fait tous

actes conservatoires ;

- il représente l’établissement en justice et peut intenter toute action judiciaire ayant pour objet la

défense de ses intérêts mais doit, toutefois, en aviser immédiatement le président du conseil

d’administration ;

- il assiste avec voix consultative aux réunions du conseil d’administration, en prépare les travaux et

établit le procès-verbal des questions qui y sont examinées ;

- il peut déléguer, sous sa responsabilité, tout ou partie de ses pouvoirs et attributions au personnel

placé sous son autorité ;

- il prépare à la fin de chaque exercice un rapport sur les activités de l’établissement. Ce rapport est

adressé au Premier ministre.

Chapitre III : Organisation financière et administrative

221

Article 33 : Le budget d’« Archives du Maroc » comprend :

En recettes :

- les produits et les revenus provenant de ses biens mobiliers ou immobiliers ;

- le produit des rémunérations pour services rendus ;

- le produit des taxes parafiscales instituées à son profit ;

- les emprunts autorisés conformément à la réglementation en vigueur ;

- les subventions de l’Etat ou d’autres personnes morales de droit public ou privé ainsi que les dons

et legs et les produits divers

- toutes autres recettes en rapport avec son activité.

En dépenses :

- les charges d’exploitation et d’investissement ;

- le remboursement des avances et prêts ;

- toute autre dépense en rapport avec son activité.

Article 34 : Le personnel d’« Archives du Maroc » est constitué :

- des agents recrutés conformément à son statut particulier du personnel ;

- des fonctionnaires détachés des administrations publiques conformément à la législation en

vigueur.

Titre III : Dispositions pénales

Chapitre premier : Constatation des infractions et sanctions

Article 35 : Toute personne qui, aura même sans intention frauduleuse, détruit, détourné ou

soustrait des archives publiques dont elle est détentrice à raison de ses fonctions, sera punie d’un

emprisonnement de trois à six ans.

Article 36 : Toute infraction aux dispositions de l’article 13 ci-dessus est passible de la peine

prévue à l’article 446 du code pénal.

Article 37 : Le vol, la destruction ou la dégradation d’un document d’archives publiques ou

d’un document d’archives privées conservé par un service public d’archives est puni d’un

emprisonnement de deux à dix ans.

Article 38 : Sont habilités à constater les infractions aux dispositions de la présente loi et des

textes pris pour son application, outre les officiers de la police judiciaire, les agents assermentés

dûment habilités à cet effet par l’« Archives du Maroc ».

Chapitre II : Conclusion des transactions

222

Article 39 :« Archives du Maroc » a le droit de transiger en matière d’infractions aux

dispositions de la présente loi et des textes pris pour son application, soit avant ou après le

jugement, s’il est avéré que cela constituait un intérêt pour la sauvegarde d’une archive publique ou

que celle-ci représentait un intérêt historique, scientifique ou civilisationnel.

La transaction passée par écrit, sans réserve, éteint l’action du ministère public aussi bien que celle

de l’administration.

Chapitre III : Dispositions diverses

Article 40 : Les fonds d’archives conservés à la bibliothèque nationale du Royaume du Maroc

sont transférés, après inventaire, aux archives du Maroc, conformément aux conditions et formes

fixées par voie réglementaire.

Article 41 :« Archives du Maroc » est subrogé dans les droits et obligations de la bibliothèque

nationale du Royaume pour tous les marchés d’étude, de travaux, de fournitures et de transport ainsi

que tous autres contrats et conventions notamment

financiers conclus avant la date d’entrée en vigueur de la présente loi et relatifs aux activités de la

bibliothèque nationale du Royaume dans le secteur des archives.

_________

Le texte en langue arabe a été publié dans l’édition générale du « Bulletin

officiel » n° 5586 du 2 hija 1428 (13 décembre 2007)

Contribution à l’implantation d’un système de Records ... · 2-10 La Norme NM ISO 15489 : ......

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