Conduite de réunion
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Leadership & Management
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Réussir ses réunions
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Programme • Introduction à la conduite de réunions• Les difficultés et leurs solutions• Principaux repères pour réussir ses réunions• – Le groupe• – La communication• – L’animateur• Les étapes d’une réunion réussie• – Préparer• – Démarrer• – Animer• – Conclure
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Méthodes
Exposés
Études de cas
Entrainements
Auto-diagnostics
Vidéo
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Introduction
La réunionite
L’inefficacité
Les défauts d’animation
Une réunion ,
c’est quoi?
Pourquoi fait-on des réunions?
Les différents types de réunions
![Page 5: Conduite de réunion](https://reader033.fdocuments.fr/reader033/viewer/2022042907/587313151a28ab673e8b4715/html5/thumbnails/5.jpg)
Initiation
Le fonctionnement des groupes
L’animation et l’animateur
La communication
et ses règles
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Le fonctionnement des équipes
Deux dimensions
• Cohérence• organisation
• Cohésion• État d’esprit
Deux énergies
• Centripète• Survie
• Centrifuge• Développement
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Les niveaux de fonctionnement des équipes
Découverte
Fusion
Conflit
Affinitaire
Mature
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Préparer
Définir les objectifs
Préparer les dossiers et supports
Etablir l’ordre du
jour
Composer le groupe
Convoquer les
participants
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Check-list Video-projecteur Paper-board Café Du papier Des stylos/crayons Un bloc-notes L’ordre du jour Plusieurs exemplaires des différents documents Le compte rendu précédent Le compte rendu à faire signer Mon tél en mode silence
![Page 10: Conduite de réunion](https://reader033.fdocuments.fr/reader033/viewer/2022042907/587313151a28ab673e8b4715/html5/thumbnails/10.jpg)
Démarrer
Présentation des participants
Présenter l’ordre du jour
Se mettre d’accord sur les méthodes de travail
Préciser le timing
Nommer un rapporteur
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Règles du jeu
Téléphone en mode silence
Chacun à préparé sa participation
Respect des uns et des autres
Partage des infos et des idées
Positif, positif!
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Animer
Produire Apporter de l’information
Faciliter Apporter de la méthode
Réguler Apporter de la sérénité
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Conclure
Synthèse
Suites à donner
Compte rendu
Remerciements
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Les qualités de l’animateur
Qualités
Organisé
Dynamique Souple
Perséverant
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ANIMATION ET COMMUNICATION
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Animer et Communiquer
Être écouté
Soigner la forme
Être compris
Soigner le
contenu
Être suivi
Soigner la manière
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Être écouté
un regard direct et constant
un visage vivant et surtout souriant
des mouvements pour ponctuer vos propos, occuper l'espace
l'important c'est d'être bien dans sa peau...et en phase
une voix chaude, variée, jouant sur la ponctuation et le rythme
une attitude qui montre que vous êtes votre premier disciple
une note d'humour pour attirer la sympathie de vos opposants
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Être compris
Communiquez au plus juste
Montrez ce que vous dites
Faire simple, court et organisé
Faire des synthèses
Faire imagé
Faire poser des questions
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Être suivi
Développer empathie et implication
Écouter, reformuler
Respecter l’interlocuteur
Ne pas juger, rester positif
Ne pas critiquer les absents
Avoir tort
Savoir ne pas tout savoir
Savoir ne pas tout avoir
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Quelques types de réunions
Briefing
Débriefing
Résolution de problème
Revue de projet
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BRIEFINGRéussir ses réunions
![Page 22: Conduite de réunion](https://reader033.fdocuments.fr/reader033/viewer/2022042907/587313151a28ab673e8b4715/html5/thumbnails/22.jpg)
Le briefingLe Briefing ou TOP 5 est une réunion de partage d'informations avec l'équipe qui dure de 5 à 10 mnElle traite à la fois des résultats obtenus (bilan) et à atteindre (objectifs)Un support visuel permet de capter l'attention et de mieux mémoriser les infos
![Page 23: Conduite de réunion](https://reader033.fdocuments.fr/reader033/viewer/2022042907/587313151a28ab673e8b4715/html5/thumbnails/23.jpg)
Comment faire? • Une préparation/actualisation du support
visuel• Un ordre du jour en 5 étapes
• bilan de la période précédente (poste, journée ou semaine)
• les objectifs actualisés• l'organisation à mettre en œuvre
(affectations, priorités, spécificités)• un point sur la sécurité, la qualité,
les actions de progrès en cours• un tour de l'actualité de l'entreprise
(évènements, environnement, etc.)• Une réponse concise aux questions
éventuelles• Une formule d'encouragement pour
terminer
![Page 24: Conduite de réunion](https://reader033.fdocuments.fr/reader033/viewer/2022042907/587313151a28ab673e8b4715/html5/thumbnails/24.jpg)
Conseils • Préparer chaque briefing en actualisant le support• Avec des objectifs ambitieux et réalistes• Préparer ses commentaires sur les résultats• Anticiper les questions• Rester au niveau de l'équipe• Pas de commentaires individuels• Apporter des réponses concises aux questions posées
– sans rentrer dans le détail– ni dans la polémique– ni dans l'individuel
• Faire en sorte que chaque briefing amène des évolutions sur les plans de progrès
• RESTER POSITIF
![Page 25: Conduite de réunion](https://reader033.fdocuments.fr/reader033/viewer/2022042907/587313151a28ab673e8b4715/html5/thumbnails/25.jpg)
• Les résultats quantitatifs• Les aspects qualitatifs• Les évènements marquants
Bilan
![Page 26: Conduite de réunion](https://reader033.fdocuments.fr/reader033/viewer/2022042907/587313151a28ab673e8b4715/html5/thumbnails/26.jpg)
Les objectifs
• Les objectifs à atteindre• Les points particuliers
![Page 27: Conduite de réunion](https://reader033.fdocuments.fr/reader033/viewer/2022042907/587313151a28ab673e8b4715/html5/thumbnails/27.jpg)
• Les priorités• Les affectations • Les points particuliers
L’organisation
![Page 28: Conduite de réunion](https://reader033.fdocuments.fr/reader033/viewer/2022042907/587313151a28ab673e8b4715/html5/thumbnails/28.jpg)
• Un rappel qualité• Un rappel sécurité
Rappels
![Page 29: Conduite de réunion](https://reader033.fdocuments.fr/reader033/viewer/2022042907/587313151a28ab673e8b4715/html5/thumbnails/29.jpg)
• L’actualité du moment– Visites– Audits– Relations sociales– Etc…
Évènementiel
![Page 30: Conduite de réunion](https://reader033.fdocuments.fr/reader033/viewer/2022042907/587313151a28ab673e8b4715/html5/thumbnails/30.jpg)
• Réponses– Courtes– Collectives
Questions
![Page 31: Conduite de réunion](https://reader033.fdocuments.fr/reader033/viewer/2022042907/587313151a28ab673e8b4715/html5/thumbnails/31.jpg)
DÉBRIEFINGRéussir ses réunions
![Page 32: Conduite de réunion](https://reader033.fdocuments.fr/reader033/viewer/2022042907/587313151a28ab673e8b4715/html5/thumbnails/32.jpg)
Mise en œuvre PréparationContenu
s
Fixer Date et Heure
Envoyer Convocation
s
Préparer le support
Cons
eilsPréparer les
CommentairesAnticiper les Questions
![Page 33: Conduite de réunion](https://reader033.fdocuments.fr/reader033/viewer/2022042907/587313151a28ab673e8b4715/html5/thumbnails/33.jpg)
Accueil
Bienvenue TOP
Thème
Objectifs
Programme
Règles du jeu
RespectCourtoisie
Participation Implication
PositifsConstructifs
![Page 34: Conduite de réunion](https://reader033.fdocuments.fr/reader033/viewer/2022042907/587313151a28ab673e8b4715/html5/thumbnails/34.jpg)
Les performancesContenus
Bilan Formations
Focus sur Réussites et Progressions
Les Chiffres
Conseils
Mettre en perspectives
Responsabiliser sur les actions
Inviter à l’échange
Pas de remise en cause
individuelle
Pas de débats inutiles
![Page 35: Conduite de réunion](https://reader033.fdocuments.fr/reader033/viewer/2022042907/587313151a28ab673e8b4715/html5/thumbnails/35.jpg)
les Perspectives
Les perspectives d’activité
Les objectifs mensuels
Les moments forts du mois
Formations à venir
Divers
![Page 36: Conduite de réunion](https://reader033.fdocuments.fr/reader033/viewer/2022042907/587313151a28ab673e8b4715/html5/thumbnails/36.jpg)
Les Bonnes PratiquesRespect de l’ordre du jour
Attitudes Positive et Constructive
Chercher le dialogue
Éviter le débat
Donner des responsabilités
Diffuser le Compte rendu
![Page 37: Conduite de réunion](https://reader033.fdocuments.fr/reader033/viewer/2022042907/587313151a28ab673e8b4715/html5/thumbnails/37.jpg)
Que faire si…
• La réunion manque de tonus?– Vous pouvez vous en étonner ouvertement– À vous de donner le meilleur de vos talents d’animateur
• Certains sujets tournent à la polémique– Rappelez les règles du jeu– Rassurez: les sujets de fond seront traités ultérieurement– Appuyez vous sur le timing serré
• Des questions individuelles sont abordées– Coupez court poliment et fermement– Prenez rdv avec la personne
![Page 38: Conduite de réunion](https://reader033.fdocuments.fr/reader033/viewer/2022042907/587313151a28ab673e8b4715/html5/thumbnails/38.jpg)
RÉSOLUTION DE PROBLÈMERéussir ses réunions
![Page 39: Conduite de réunion](https://reader033.fdocuments.fr/reader033/viewer/2022042907/587313151a28ab673e8b4715/html5/thumbnails/39.jpg)
Les étapes
Identifier
Analyser
Solutionner
Appliquer
Contrôler
![Page 40: Conduite de réunion](https://reader033.fdocuments.fr/reader033/viewer/2022042907/587313151a28ab673e8b4715/html5/thumbnails/40.jpg)
Identifier le problème
QQOQCCP• Antécédents?• Signes avant-coureurs?
Sécurité?
Impacts?• Productivité• Qualité• Délais
Actions immédiates?
Alertes/informations?
![Page 41: Conduite de réunion](https://reader033.fdocuments.fr/reader033/viewer/2022042907/587313151a28ab673e8b4715/html5/thumbnails/41.jpg)
Question à poser
• Documenter un problème existant en vous appuyant sur les données disponibles
![Page 42: Conduite de réunion](https://reader033.fdocuments.fr/reader033/viewer/2022042907/587313151a28ab673e8b4715/html5/thumbnails/42.jpg)
Identifier les causes
Recherche exhaustive des causes• 5M (6 ou 7M)
Sélection des causes principales• Fiche de relevés• Pareto • Matrice multicritères
Identification des causes premières• 5 pourquoi
![Page 43: Conduite de réunion](https://reader033.fdocuments.fr/reader033/viewer/2022042907/587313151a28ab673e8b4715/html5/thumbnails/43.jpg)
Question à poser
• Quelles sont les causes principales du problème étudié?– Quelles sont les confirmations factuelles et
chiffrées?
![Page 44: Conduite de réunion](https://reader033.fdocuments.fr/reader033/viewer/2022042907/587313151a28ab673e8b4715/html5/thumbnails/44.jpg)
Recherche de solutions
Quelles Solutions
Palliatives
Radicales
Préventives•Brainstorming
Sélection
Grille multicritères•Efficience•Simplicité/rapidité•Acceptabilité
![Page 45: Conduite de réunion](https://reader033.fdocuments.fr/reader033/viewer/2022042907/587313151a28ab673e8b4715/html5/thumbnails/45.jpg)
Question à poser
• Quelles sont les solutions pour ce problème?– Comment choisir?
![Page 46: Conduite de réunion](https://reader033.fdocuments.fr/reader033/viewer/2022042907/587313151a28ab673e8b4715/html5/thumbnails/46.jpg)
Des solutions aux Actions
Quelles actions mettre en œuvre?
Décrire QQOQCCP
Organiser PDCA
Plan
Do
Check
Act
PlanifierPlanning Gantt
Réaliser
![Page 47: Conduite de réunion](https://reader033.fdocuments.fr/reader033/viewer/2022042907/587313151a28ab673e8b4715/html5/thumbnails/47.jpg)
Question à poser
• Comment déployer la ou les solutions retenues?– Descriptif– Planning – Budgets
![Page 48: Conduite de réunion](https://reader033.fdocuments.fr/reader033/viewer/2022042907/587313151a28ab673e8b4715/html5/thumbnails/48.jpg)
Des actions à l’apprentissageLe problème est-il résolu?• Totalement/en partie• Définitivement/momentanément
• AMDEC
Peut-il réapparaitre ailleurs?
Pourrait-on prévenir le problème?
Qu’a-t-on appris grâce au problème?
A-t-on pris soin de documenter l’expérience?
![Page 49: Conduite de réunion](https://reader033.fdocuments.fr/reader033/viewer/2022042907/587313151a28ab673e8b4715/html5/thumbnails/49.jpg)
Question à poser
• Qu’avons –nous appris du traitement de ce problème?
• Comment capitaliser?
![Page 50: Conduite de réunion](https://reader033.fdocuments.fr/reader033/viewer/2022042907/587313151a28ab673e8b4715/html5/thumbnails/50.jpg)
REVUE DE PROJETRéussir ses réunions
![Page 51: Conduite de réunion](https://reader033.fdocuments.fr/reader033/viewer/2022042907/587313151a28ab673e8b4715/html5/thumbnails/51.jpg)
Animer les revues de projetordre du jour
Avancement• Planning• Budget• Risques
Perspectives• Planning• Budget• Risques• Points clés• Actions correctives
Divers
Leadership sans lien hiérarchique
![Page 52: Conduite de réunion](https://reader033.fdocuments.fr/reader033/viewer/2022042907/587313151a28ab673e8b4715/html5/thumbnails/52.jpg)
Animer les revues de projetComportements
Respectez l’ordre du jour• Horaires• Séquencement des thèmes
Adaptez l’ordre du jour si nécessaire• Urgence• Besoin de régulation
Faites s’exprimer les ressources
Veillez au compte rendu• Rédaction• Confirmation de lecture
Leadership sans lien hiérarchique
![Page 53: Conduite de réunion](https://reader033.fdocuments.fr/reader033/viewer/2022042907/587313151a28ab673e8b4715/html5/thumbnails/53.jpg)
2.2 Animer les revues de projet Conseils
D’une façon générale, faites travailler les ressources avant la réunion.
Faites un recueil de questions avant la réunion
N’attendez jamais les retardataires, quels qu’ils soient
Désignez un rapporteur de séance et prenez vous-même des notes
Focalisez-vous sur ceux qui vous veulent du bien
Faites en sorte que les ressources repartent avec du travail
Leadership sans lien hiérarchique
![Page 54: Conduite de réunion](https://reader033.fdocuments.fr/reader033/viewer/2022042907/587313151a28ab673e8b4715/html5/thumbnails/54.jpg)
MÉTHODES ET OUTILSRéussir ses réunions
![Page 55: Conduite de réunion](https://reader033.fdocuments.fr/reader033/viewer/2022042907/587313151a28ab673e8b4715/html5/thumbnails/55.jpg)
Les méthodes et outils
Blanc• Les faits
Rouge• Les
émotions
Noir• Négatif
Jaune• Optimisme
Vert• Alternative
Bleu• Animateur
Les 6 chapeaux
![Page 56: Conduite de réunion](https://reader033.fdocuments.fr/reader033/viewer/2022042907/587313151a28ab673e8b4715/html5/thumbnails/56.jpg)
Les méthodes et outils
• « Ishikawa » ou 5M
![Page 57: Conduite de réunion](https://reader033.fdocuments.fr/reader033/viewer/2022042907/587313151a28ab673e8b4715/html5/thumbnails/57.jpg)
Les méthodes et outils
Forces Faiblesses
Opportunités Menaces
FFOM
![Page 58: Conduite de réunion](https://reader033.fdocuments.fr/reader033/viewer/2022042907/587313151a28ab673e8b4715/html5/thumbnails/58.jpg)
Les méthodes et outils
• Mind mapping– Trouver des idées originales, structurer une
réunion à l’aide d’une carte mentale– Xmind.net
![Page 59: Conduite de réunion](https://reader033.fdocuments.fr/reader033/viewer/2022042907/587313151a28ab673e8b4715/html5/thumbnails/59.jpg)
Les méthodes et outils
• QPQOQCC– Quoi?– Pourquoi?– Qui?– Ou?– Quand?– Comment?– Combien?