Compte-rendu de lenquête sur la gestion des périodiques électroniques dans le RNBM Septembre...

Compte-rendu de l’enquête sur la gestion des périodiques

électroniques dans le RNBM

Septembre 2007

Pourquoi cette enquête?• Augmentation du nombre de revues électroniques

• Nécessité de les intégrer aux collections de nos bibliothèques

• Visibilité/ accessibilité

• Gestion complexe

-> Nécessité de mettre en place un nouveau type de gestion de documents, avec sans doute de nouveaux outils et de nouveaux usages

Gestion des périodiques électroniques


Bibliothèque Nb Rev. Elec.Nb revues gratuites

Nb revues via

Consortiums

Nb abonn. Directs Autre

Nb Ab. Papier Nb lecteurs

Orsay environ 2000 1700 200 425 600Strasbourg 574 94 357 101 22 348 850Grenoble 126 60 342 500CIRM 789 298 368 123 329 680ENS 310 600Bordeaux 800 281 634Paris (IHP) 580 70 231 920Renne I pas chiffrable 23 209 370Cergy-Pontoise 165 137 28 161 152Lyon I 262 25 155 350Nancy 547 47 498 2 154 303Clermont-Ferrand 136 300Marseille (CMI) 649 189 116 300Montpellier environ 150 100 293Toulouse 410 120 209 81 95 750Nice 600 150 450 1 95 300Nantes 355 51 265 39 83 200Besançon 3622 5 3602 20 75 300Rouen 41 15 26 72 120Poitiers 1046 59 120Brest 750 28 45 90Université Versailles 7 42 61Ecole polytechnique 346 265 81 41 100Angers 21 6 15 36 40Orléans 17 30 85

Dépouillement sommaire des 25 questionnaires renvoyés

• les 25 bibliothèques chiffrent exactement leurs abonnements papier ; c’est plus difficile pour les revues électroniques.

• L’offre, à première vue, semble très variable d’une bibliothèque à l’autre, sans lien du nombre avec la taille de celles-ci.


• Le questionnaire n’a pas permis d’avoir une évaluation du nombre d”open journals”

• Certaines bibliothèques ont noté la difficulté d’identifier le nombre des titres « mathématiques » dans leurs ressources électroniques.


• 1 – Gérez-vous directement des périodiques électroniques : 12 Oui - 11 Non - 2 sans réponse

• 2 –Avez-vous un projet de gestion de vos périodiques électroniques 5 Oui - 15 Non - 5 sans réponse


• 18 bibliothèques sur 25 (72%) ont des accès électroniques via des abonnements qui leur sont propres 7 (28%) d’entre elles ont des accès grâce à des

échanges

• 21 bibliothèques (84%) ont accès à des bouquets de revues via leurs SCD.

• 19 bibliothèques (76 %) ont accès à des bouquets via le CNRS.


• Les accès via les SCD et SICD

Dans la majorité (66,5%) des cas le SCD ne demande pas de participation. 12 sans participation 6 avec participation 2 sans réponse et 1 en négociation Quand il y a une participation demandée, les modes de

calculs sont tous différents. Une bibliothèque ne connaît pas le mode de calcul.


• «...défini par le C.S. de l’Université, reposant sur un prorata des crédits récurrents des labos (hors infrastructure CNRS), et de la moitié de leurs ressources contractuelles.»

• « Oxford Univ. Press, nous avons donné notre accord pour partager en 3 la facture (SCD, INRIA et labo de maths) pour l’accès à 3 bouquets... On paie env. 400 €/an chacun »

• « 1 euro par mois et par adresse IP »• « 300 euros/chercheur »• « Prélèvement à la base (-de BQR) »


Participation demandée par les SCD : des modes de calcul différents


4- Abonnements via SCD ou SICD Nb de bibli.

Elsevier 17Springer 16Blackwell 6IOP 6Wiley 5AIP 3SIAM 2Wiley intersciences 2AMS 2IEEE 1ACM 1Cambridge University Press 1Jstor (Buisness - economics) 1Jstor 1Oxford University Press 1Nature 1MAIK 1ACS 1Presses Scientifiques CNRC 1APS 1


Gestion des accès couplés avec le papier

•Pour quelques bibliothèques des accès sont gérés par le SCD

•Pour les autres, la gestion est soit directe, soit via un groupeur (Ebsco/Swets), selon l'éditeur. Les difficultés sont les mêmes :

•Vérifications des accès ; si proxy, déclaration des serveurs des éditeurs

•Envoi des licences

•Changement des adresses IP


Quels moyens/outils utilisez-vous pour gérer les périodiques électroniques ?

•Pas de logiciel spécifique utilisé.

•Les ERMS (Electronic Resource Management System) sont récents, chers et complexes. Ils vont probablement arriver dans les SCD dans les prochaines années.

• 8 bibliothèques utilisent leur logiciel documentaire , 5 des outils bureautiques (tableur), 2 bibliothèques ont une base MySQL (+PHP). Les autres gèrent manuellement, avec ou sans liste en html, soit ne gèrent pas.


Les informations supplémentaires nécessaires par rapport à un périodique papier

7 - Champs utilisés NombreURL 11Note d'accès (limité à la bibliothèque , au campus…) 4Etat des ressources disponibles/ periode accessibles 2Fournisseur 2Mode de payement/ Type d'abonnement 2authentification (IP/Mots de passe/ gratuit…) 1Login- Mot de passe 1Type de licence 1Notes de gestions (archivage, login, mot de passe) 1Signalement : revue en accès libre 1Date début/fin 1Diffuseur (gallica, Jstor) 1Statut serie ( ressource électronique courante / ressource életronique d'archive) 1Consortium 1Collection papier correspondante 1


Intégrer ou non les revues électroniques au catalogue ?

•Les pour

•La visibilité

•Possibilité de faire des listes par extraction

•Possibilité de faire des recherches

•Possibilité de stocker des informations de gestion


•Intégration au catalogue : difficultés et questions

•Faut-il intégrer les “gratuits” ? (stabilité des liens? Pertinence de la revue ?)

•Le SIGB ne permet pas toujours de créer des notices adaptées

•Pour un même titre plusieurs fournisseurs, adresses, supports -> 1 ou plusieurs notices?

•Beaucoup de travail supplémentaire

•Difficile d’être exhaustif et à jour


8 - Avez-vous une liste des revues électroniques payantes et/ou gratuites disponible sur votre site web?

bibliothèques ayant une liste de revues électroniques sur leur site web

OUI75%

NON25%

OUI

NON


•Parmi les bibliothèques qui présentent des listes, plusieurs signalent qu’elles ne sont pas exhaustives.

•Celles qui ne présentent pas de listes, renvoient vers la liste du SCD, les listes de revues (AMS, Cellule MathDoc…), les plateformes des éditeurs…

•Exemples de listes :http://cridoc.univ-lille1.fr/default.asp?b2rm/catalogue

http://www.biblio.math.jussieu.fr/journaux3/

http://www-fourier.ujf-grenoble.fr/BIBLIO/webperi-suite.html#a-c

http://bibli.cirm.univ-mrs.fr/Select.htm?NumReq=191933591911

•Exemple de renvois :http://maths2.univ-brest.fr/documentation.html

http://bibliotheque.imag.fr/bibliotheque/periodiques.electroniques/index.html


Pour les lecteurs, une liste alphabétique est sans doute le mieux. Mais c’est complexe

•A mettre en place

•A mettre à jour

•Quelles informations doivent figurer pour l’utilisateur?


Mettre à jour une liste ! Un exemple du volume de modifications effectuées à la BIMPE

Extrait du document de présentation de la BIMPE (10/06/04)


Comment mettre à jour cette liste?

- Utilisez-vous la page de la cellule MathDoc

15 NON - 7 OUI

- Connaissez-vous la BIMPE (Base d’Information Mutualiste sur les périodiques Electroniques)

-10 OUI - 13 NON

- Utilisez-vous la BIMPE pour vos mises à jour ?

-2 OUI - 21 NON


« Collaboration éventuelle avec le SCD dans le cadre d'un portail unique de documentation. »

•« Problème de mise à jour des liens. »

•« Comment faire pour avoir une liste exhaustive de toutes les revues électroniques (payantes ou gratuites) auxquelles nous pouvons accéder »

Notes et commentaires qui illustrent les questions liées à la gestion des périodiques électroniques :


•« beaucoup de travail en prévision !» ?

• « Si la réflexion est menée au niveau du RNBM, cela me semble plus efficace et en tout état de cause, je suis très intéressée pour participer à cette réflexion »

•« L’accès à distance : est-ce que l’on développe des accès à distance pour tous les chercheurs et les étudiants via un portail ou une plateforme ? »


•Les statistiques«Parvenez-vous à obtenir des statistiques ? Les traitez- vous ?»

•Le partage des ressources électroniques

•« plusieurs documents sont utilisés et donc stockés par les collègues d'une même équipe. En terme de sauvegarde et de place disque, une solution de partage serait donc utile. Connaissez-vous des solutions logicielles adaptées ? »

•« Nos contrats nous permettent-ils de partager librement les documents que nous téléchargeons avec nos collègues du labo ? Je pense que oui car nous utilisons déjà le proxy-cache de l'université. »


•Le partage des ressources électroniques

•« Lorsqu'un document est chargé pendant une période d'essai, pouvons-nous le stocker et continuer à le rendre accessible au *seul* laboratoire indéfiniment ? »

• « Si nous numérisons un livre du laboratoire ou de la BU, pouvons-nous le rendre accessible au laboratoire ? »


Pour info : De manière générale, les licences autorisent :

•l'affichage du contenu,•l'impression du contenu pour un usage personnel et non commercial,•l'impression ou la sauvegarde d'une quantité limitée (10 articles maximum par éditeur) une copie unique par article.

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