Complément Ibiza pour Microsoft Office Excel · 2013. 10. 11. · Insérer une formule ... Une...

Complément IRF pour Microsoft Office Word

Guide utilisateur

Complément Ibiza pour Microsoft Office Excel Page | 2

Table des matières

Table des matières ..................................................................................................................................................... 2

Installation ................................................................................................................................................................. 5

Préambule .................................................................................................................................................................. 6

Première utilisation .................................................................................................................................................... 7

Présentation de la barre d'outil IRF ........................................................................................................................... 8

Menu Général / Connexion .................................................................................................................................... 8

Menu Document / Créer ...................................................................................................................................... 10

Menu Informations / Version .............................................................................................................................. 10

Créer une Publication Financière ............................................................................................................................. 11

Récupérer les Rubriques fiscales ......................................................................................................................... 12

Volet de paramétrage .......................................................................................................................................... 12

Importer un document existant ........................................................................................................................... 15

Créer un nouveau document ............................................................................................................................... 17

Calculer la plaquette ............................................................................................................................................ 18

Créer un document Paie .......................................................................................................................................... 20

Récupérer les Rubriques de paie ......................................................................................................................... 20

Volet de paramétrage .......................................................................................................................................... 20

Insérer une formule ............................................................................................................................................. 21

Insérer une rubrique ............................................................................................................................................ 22

Le menu contextuel ............................................................................................................................................. 22

Insertion de Champs ........................................................................................................................................ 23

Insertion de Rubriques / Formules.................................................................................................................. 23

Insertion de Groupes de rubriques .................................................................................................................. 24

Insertion de Compteurs ................................................................................................................................... 24

Insertion de données de type Autres ............................................................................................................... 24


Insertion d'informations contextuelles ............................................................................................................ 24

Supprimer le paramétrage ....................................................................................................................................... 24

Modifier le document final ...................................................................................................................................... 26

Gestion des documents ........................................................................................................................................... 27

Menu Document / Ouvrir..................................................................................................................................... 27

Menu Document / Enregistrer ............................................................................................................................. 28

Menu Document / Supprimer .............................................................................................................................. 28

Version du complément IRF ..................................................................................................................................... 30

Problèmes d'utilisation ............................................................................................................................................ 31

Vérifier la bonne installation du complément IRF ............................................................................................... 31

Perte de l'onglet IRF ............................................................................................................................................. 31

Le bouton "Paramétrage" n'est pas visible .......................................................................................................... 31

Connexion impossible .......................................................................................................................................... 31


Ce document présente les différentes fonctionnalités du Complément IRF pour Microsoft Word.


Installation

Se reporter au guide utilisateur pour procéder à l'installation du Complément IRF pour Microsoft Word.

L'ensemble des ressources sont disponibles en téléchargement sur le site téléchargement IRF

L’installation de ces composants doit être effectuée par un utilisateur disposant des privilèges Administrateur et

depuis Internet Explorer exclusivement.

Rappel : Sur certains systèmes, seuls certains composants devront être installés.

Il s’agit notamment des composants Office.

Les autres éléments peuvent être déjà intégrés à votre système.

https://saas.irf-cloud.com/IRFDeploy


Préambule

Tout au long de ce document, les termes "Application", "plateforme", "site" seront utilisés ; il s'agit de

l'application web iBiZa, rRH ou Fidgi.

On parlera d' "utilisateur" pour toute personne (collaborateur, client, ...) authentifiée et connectée sur la

plateforme depuis le complément IRF.

Le terme "champ" ou "champ de fusion" caractérise les éléments issus de la plateforme Ibiza.

La notion de "maquette" ou de "document modèle" sera utilisée pour définir tout document personnalisé

permettant d'être fusionné pour créer des documents finaux.


Première utilisation

Lorsque l'installation du Complément IRF s'est correctement effectuée, un nouvel onglet est ajouté au ruban :

Ce ruban contient l'ensemble des fonctionnalités du Complément IRF.

Dans le cas ou l'onglet IRF n'est pas présent dans le ruban, se reporter à la partie "Résolution des erreurs" de ce

guide.


Présentation de la barre d'outil IRF

Par défaut, l'onglet IRF contient les fonctions suivantes :

Il s'agit du mode "non connecté". C'est à dire que l'utilisateur n'est pas connecté à la plateforme et ne pourra

pas récupérer de données.

Menu Général / Connexion

Ce bouton permet de connecter l'utilisateur au site. Lorsque l'utilisateur clique sur cette option, la fenêtre

d'identification est affichée :

Les données à saisir sont les suivantes :

- Adresse du serveur de connexion ; il s'agit du site à partir duquel l'utilisateur va récupérer les données.

En général, il s'agit du site de l'application Ibiza. Pour une configuration en mode SaaS, l'adresse à renseigner est

"https://saas.irf-cloud.com"


- Utilisateur / Mot de passe : il s'agit des identifiants de l'utilisateur pour se connecter à la plateforme.

- Afficher les caractères : permet d'afficher le mot de passe en clair afin de s'assurer de son exactitude.

- Mémoriser mon identifiant : cette option permet de stocker les informations de connexion saisies afin de ne

pas avoir à les saisir à nouveau lors d'une future utilisation.

- Connexion automatique au démarrage de l'application : une fois cochée, cette option connecte

automatiquement l'utilisateur à la plateforme à chaque démarrage de Word.

Attention, la sélection de cette option ralentira le démarrage de Word ; aussi, il est déconseillé de cocher cette

option sauf si l'utilisation de Word se limite exclusivement à l'usage du Complément IRF.

Cliquer sur pour connecter l'utilisateur à la plateforme.

Si la connexion s'est effectuée avec succès, un indicateur de couleur verte dans le bouton "Connexion" indique

que l'utilisateur est connecté à la Plateforme.

Par ailleurs, un bouton "Ouvrir" est ajouté au groupe "Document". Cette option est décrite dans la partie

"Gestion des documents" de ce guide.

Lors de la première utilisation, le complément IRF doit récupérer de la plateforme certaines données de base.

Le fenêtre suivante est affichée :

Si l'utilisateur réponds OUI, les éléments sont récupérés depuis le serveur. Attention, le traitement peut être

long. Durant le traitement de récupération, l'écran de patience suivant est affiché :


Si l'utilisateur réponds par NON, les éléments ne sont pas récupérés. Dans ce cas, certaines fonctionnalités de

produit ne seront pas disponibles. Il s'agit notamment de tout ce qui a trait à l'utilisation des rubriques.

Menu Document / Créer

Cette option permet de créer un document IRF.

Dans la version actuel du Complément IRF, deux types de documents peuvent être créés :

- Pour la partie Fiscale, une publication financière,

- Pour la partie Paie, un document standard.

Se reporter à la partie "Créer une publication financière" et "Créer un document Paie" de ce manuel.

Menu Informations / Version

Cette option permet de consulter la version du produit.


Créer une Publication Financière

La création d'un document de type "Publication financière" n'est possible que si l'utilisateur s'est connecté à la

plateforme.

Pour créer une publication financière, cliquer sur le bouton "Créer / Fiscalité / Publication financière", puis

sélectionner le type de modèle que vous souhaitez utiliser.

Trois types de modèles sont disponibles : Modèle Standard, Modèle Eden, Modèle Jade.

Chaque modèle apportera des styles spécifiques : Ils reprennent les caractéristiques des modèles déjà utilisés

dans l'application Web d'Ibiza :

Modèle Standard :

Modèle Eden :

Modèle Jade :


Le choix de cette option va créer un nouveau document Word disposant de propriétés spécifiques. Ce sont ces

propriétés qui permettent de définir si le document est de type IRF ou non.

Le ruban IRF est modifié :

Dans le groupe "Document", les options "Enregistrer" et "Supprimer" sont ajoutées ; Ces options sont décrites

dans la partie "Gestion des documents" de ce guide.

Un nouveau bouton "Modifier \ Paramétrage " affiche l'écran de paramétrage du document.

Un nouveau bouton "Paramètres \ Actions \ Rubriques" permet de récupérer la liste des rubriques disponibles.

Il faut impérativement récupérer la liste des rubriques pour concevoir un document ne résultant pas d'une

plaquette (voir ci-dessous). Ceci est nécessaire seulement si les données de base n'ont pas été récupérées.

Récupérer les Rubriques fiscales

Cette option permet de récupérer la liste des rubriques fiscales à partir de la plateforme.

Ces rubriques pourront être utilisées dans le paramétrage.

Volet de paramétrage

En cliquant sur l'option "Modifier \ Paramétrage ", le "volet Office" est affiché sur la droite de la zone de saisie

du document :


Cet écran contient l'ensemble des options qui vont permettre à l'utilisateur de choisir les caractéristiques du

paramétrage

- Dossier et Exercice : il s'agit du contexte définissant les données auxquelles l'utilisateur va pouvoir accéder.

Le choix du contexte se fait en cliquant sur le bouton dans la zone "Contexte".

La fenêtre suivante est affichée :


La liste des dossiers auxquels l'utilisateur a accès est affichée ; lorsqu'un dossier est sélectionné, la liste des

exercices est proposée dans la zone correspondante.

Cliquer sur "Valider".

Une fois le contexte précisé, le volet de paramétrage est enrichi par les données associées au contexte :

- La liste des plaquettes disponibles, et pour chaque plaquette, les documents qui la constitue , et pour chaque

document sélectionné, la liste de ses rubriques :


- La liste des rubriques.

La zone "Afficher la description des rubriques" permet d'afficher le libellé (si coché) ou le code de la rubrique (si

décoché).

Une zone "Détail" permet d'afficher les caractéristiques de la rubrique sélectionnée.

Importer un document existant

Cette option permet de convertir un document existant dans la plaquette d'origine en tableau dans Word.


Cliquer sur le bouton ; Il est alors possible d'importer tous les documents de la plaquette, ou

seulement le document sélectionné.

Lors de cette importation, un tableau est créé à la position du curseur dans le document.

L'assistant d'importation appliquera le style au tableau en fonction du type de modèle utilisé (Standard, Eden ou

Jade).

En fonction des ressources de votre système, cette phase peut être longue et consommatrice en ressources

mémoire. Aussi, il est préférable d'importer unitairement les documents.

En fin de traitement, un message informe l'utilisateur du bon déroulement de l'importation.

Exemple de résultat obtenu après l'importation d'un Bilan Actif :

Ce tableau contient des zones réservées IRF qui permettront d'insérer les données finales lors du calcul de la

plaquette :

Exemple :


ATTENTION ! Ces éléments ne doivent en aucun cas être modifiées par l'utilisateur sous peine d'empêcher le

calcul de la plaquette.

Ces zones seront remplacées dans le document final par les valeurs calculées.

Créer un nouveau document

Dans le cas ou le document n'existe pas dans les documents de la plateforme, l'utilisateur peut créer un

nouveau document. Il peut s'agir de synthèses, de récupération de chiffres clés, de réalisation de graphiques,

etc...

Cette insertion se fait en double-cliquant sur la rubrique ; elle sera insérée dans le document à la position du

curseur.

Exemple :

L'utilisateur peut également choisir la valeur qui sera utilisée lors de la fusion du document ; pour une rubrique,

on peut faire afficher :

- le descriptif de la rubrique,

- la valeur de l'exercice N,N-1 et N-2

Ce choix est accessible en faisant un clique-droit sur la liste des rubriques ; le menu contextuel suivant apparait :

Cliquer alors sur la valeur souhaitée.


Le document sera alors enrichit par une spécifique de la façon suivante :

Exemple pour l'affichage de la description de la rubrique N1329AC0000??00000000000AB2 :

Ce mode de création permet de réaliser tout type de document, sous réserve que les données soient dans des

rubriques.

Lorsque des zones à calculer sont dans le document, le ruban IRF est enrichit de deux nouvelles options :

- Menu "Modifier / Supprimer le paramétrage" ; se reporter à la partie "Supprimer le paramétrage" de ce guide.

- Menu "Données / Calculer la plaquette" ; se reporter à la partie "Calculer la plaquette" de ce guide.

Calculer la plaquette

Cette option permet de remplacer les champs dans le document, par leurs valeurs récupérées dans la base du

dossier.

Lorsque cette option est sélectionnée, la fenêtre suivante est affichée :


Cette fenêtre permet de sélectionner le contexte à partir duquel il faut récupérer les données.

Il faut choisir le contexte (Dossier puis Exercice) et la plaquette depuis laquelle récupérer les données.

Lors du calcul de la plaquette, les zones réservées IRF sont remplacées par les valeurs extraites de la plaquette

sélectionnée. Le document final généré est un document classique Word ; il ne contient plus de spécificités IRF.

C'est le document "final".

Une option "Conserver les liens actifs avec les données" permet de calculer les zones réservées IRF présentes

dans le document, de les prendre en comptes (récupération de la valeur), mais de conserver le paramétrage.

Le document est toujours identifié comme un document IRF modèle, qui pourra être recalculé ultérieurement.

Ce mode opératoire est utile si l'utilisateur souhaite modifier le document alors que les données finales ne sont

pas encore connues. (saisie d'une écriture ultérieurement, par exemple).

L'utilisateur s'assurera que la plaquette aura été recalculée depuis l'application Ibiza afin de disposer des valeurs

à jour. Dans le cas contraire, les données récupérées sont les dernières calculées.

Pour prendre en compte les nouvelles données, il faudra recalculer le document.


Créer un document Paie Pour créer une publication financière, cliquer sur le bouton "Créer / Paie / Nouveau document".

La création d'un document de type "Nouveau document Paie" n'est possible que si l'utilisateur s'est connecté à

la plateforme.

Le choix de cette option va créer un nouveau document Word disposant de propriétés spécifiques. Ce sont ces

propriétés qui permettent de définir si le document est de type IRF ou non.

Le ruban IRF est modifié :

Dans le groupe "Document", les options "Enregistrer" et "Supprimer" sont ajoutées ; Ces options sont décrites

dans la partie "Gestion des documents" de ce guide.

Deux nouveaux boutons sont ajoutés au ruban IRF ; il s'agit de l'option "Paramètres / Actions / Rubriques" et de

l'option "Modifier / Paramétrage".

Récupérer les Rubriques de paie

Cette option permet de récupérer la liste des rubriques de paie à partir de la plateforme.

Ces rubriques pourront être utilisées dans le paramétrage.

Volet de paramétrage

En cliquant sur l' option "Modifier / Paramétrage", le "volet Office" est affiché sur la droite de la zone de saisie

du document :


Le volet de paramétrage contient l'ensemble des données disponibles. Ces données peuvent être insérées dans

le document IRF.

L'insertion d'un champ dans le document se fait en double cliquant dans la liste sur le champ a insérer.

Le champ est alors inséré dans le document à la position du curseur. Il est également possible d'insérer des

formules ou des rubriques.

Insérer une formule

Pour insérer une formule depuis le volet de paramétrage, cliquer sur le bouton ; la fenêtre

suivante apparaît :


Insérer une rubrique

Pour insérer une rubrique depuis le volet de paramétrage, cliquer sur le bouton ; la fenêtre

suivante apparaît :

Le menu contextuel

Il est également possible de paramétrer le document en passant par le menu contextuel associé au document

Paie.

Dans le corps du document, faire un clique-droit.

Dans le menu contextuel affiché, l'utilisateur trouvera un menu "rRH Software" :


Ce menu propose l'ensemble des données pouvant être insérées dans un document de type Paie.

A la différence du volet de paramétrage, ce menu contextuel permet d'ajouter dans le document les

informations suivantes :

Insertion de Champs

Cette option reprend la liste des champs accessibles depuis le volet de paramétrage

Insertion de Rubriques / Formules

Ce menu fait afficher la fenêtre suivante :


Insertion de Groupes de rubriques

Cette option permet d'afficher des groupes de rubriques définies. Il s'agit par exemple des rubriques de congés

payé, de DIF, etc. Lors de la fusion du document, toutes les rubriques identifiées comme faisant partie du

groupe à traitées seront récupérées et affichées dans le document final sous forme de tableau.

Insertion de Compteurs

Divers compteurs sont disponibles. Ils sont automatiquement calculés

Insertion de données de type Autres

Il s'agit de rubriques ne faisant pas partie des thèmes précédents.

Insertion d'informations contextuelles

Il s'agit d'informations liées au contexte d'utilisation au moment de la fusion du document : nom de l'utilisateur,

date de fusion, date de la demande, date du jour, etc...

Supprimer le paramétrage

Cette option permet de supprimer toutes les zones de calcul présentes dans le document.


Répondre "Oui" pour supprimer les zones, "Non" pour annuler la suppression.


Modifier le document final

Une fois calculé, le document obtenu est un document Word à part entière. Il peut donc être modifié comme

tout document Word.

Il n'est plus relié aux fonctionnalités IRF. Le ruban IRF n'affiche plus les fonctionnalités associées aux documents

IRF.


Gestion des documents

Lorsque l'utilisateur est connecté à la plateforme, et que le document actif est un document IRF, le ruban Office

contient les options suivantes :

Ces options permettront de stoker et de gérer les documents IRF depuis la plateforme. C'est à dire que

l'ensemble des utilisateurs pourront accéder à l'ensemble des documents.

Menu Document / Ouvrir

Cette option permet d'ouvrir un document IRF existant sur la plateforme.



Cette fenêtre permet de sélectionner un dossier (base modèle ou dossier client) puis de sélectionner le

document IRF auquel on souhaite accéder. La liste des documents disponibles est affichée dans la partie droite

de la fenêtre.

Menu Document / Enregistrer

Cette option permet d'enregistrer le document IRF sur la plateforme. Soit dans la base modèles, soit dans un

dossier client.


L'utilisateur sélectionnera le dossier (base modèle ou dossier client) et saisira le nom du document à enregistrer.

L'option "Remplacer le document sélectionné" permet d'enregistrer le document actif sur un document

existant. Attention, le document remplacé sera perdu.

Menu Document / Supprimer

Cette option permet de supprimer définitivement de la base de données le document IRF actif. Un message de

confirmation permettra à l'utilisateur d'annuler la suppression.


Cliquer sur "Non" pour annuler la suppression.

Attention, la suppression est définitive.


Version du complément IRF Cliquer sur le bouton "Version" du groupe "Information" du ruban IRF. La fenêtre suivante apparaît :

Cette fenêtre renseigne sur les versions des composants utilisés par le Complément IRF.


Problèmes d'utilisation

Vérifier la bonne installation du complément IRF Aller dans les Options de Word : menu "Fichier / Options Word".

Cliquer sur le menu "Compléments" ; dans la liste des éléments actifs affichés, le complément avec le label

"Complément IRF pour Microsoft Office Word" doit être affiché.

Perte de l'onglet IRF Ce problème peut être rencontré, si Word rencontre un problème au démarrage ou si la mise à jour

automatique du complément IRF a rencontré un problème.

Une solution peut être de désinstaller puis réinstaller le complément IRF depuis la page de téléchargement IRF.

Le bouton "Paramétrage" n'est pas visible Si ce problème est rencontré et que le complément IRF est correctement installé, il faut s'assurer que le

document actif est bien un document de type IRF.

Connexion impossible Vérifier l'identifiant et le mot de passe saisis. Assurez-vous que ceux-ci correspondent à un utilisateur actif sur la

plateforme.

Si vous ne trouvez pas de solution aux problèmes que vous rencontrez, vous pouvez contacter l'Assistance Ibiza

Software par mail à l'adresse suivante : [email protected]

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