DÉPARTEMENT RHCCOMMUNICATION INTERNE

QUAND ?   Au  quotidien,  au  travers  des  échanges 

opérationnels 

   À moyen terme, par exemple sur l’orga-nisation et les priorités à venir du dépar-tement

   À long terme, sur la stratégie globale de l’entreprise 

COMMENT ?   Communication  verticale,  descendante 

et montante, afin de permettre aux col-laborateurs  de  s’exprimer  auprès  de  la hiérarchie et vice et versa

   Communication  horizontale  entre  col-laborateurs  au  sein  d’un  ou  plusieurs départements

Tous les canaux de communication interne peuvent être explorés : réunion, lettre d’in-formation,  intranet,  blog,  entretien  indivi-duel, conversation informelle.

BON À SAVOIRLa  communication  est  à  la  base  de  toute stratégie motivationnelle ! 

DÉFINITIONLa  communication  interne  regroupe  l’en-semble  des  actions  de  communication  au sein d’une entreprise ou organisation à des-tination de ses salariés.

La communication interne s’inspire de plus en plus souvent des techniques de commu-nication  marketing  et  publicitaire,  le  but étant de « vendre » aux salariés les objectifs et stratégies de la direction. 

30

DÉPARTEMENT RHCCOMPTE-RENDU DES RÉUNIONS

QUAND ?A établir pour chaque réunion organisée.

COMMENT ?Il  est  rédigé  par  le  département  RHC  (ou une personne désignée à cet effet)

   Il comprend :

   La date et l’heure de début et de fin de la réunion

   L’ordre du jour (affiché, communiqué au préalable ou distribué par l’Admi-nistrateur délégué)

   Les décisions prises et les personnes désignées pour certaines tâches.

BON À SAVOIRLes interventions individuelles n’y sont rap-portées que sur demande expresse.

CONSEILS   À communiquer au plus vite, à tous les 

membres du groupe et au conseiller

   À publier sur  internet via Google, Face-book,… de manière à le partager facile-ment  avec  les  membres  et  à  le  rendre accessible à tout moment.

DÉFINITIONActe écrit (approuvé et signé, s’il s’agit d’un PV), retranscrivant officiellement les propos tenus au cours d’une séance, d’une assem-blée, d’une réunion. 

BUT   Témoigner  fidèlement  des  débats  et 

décisions, et de servir de référence, voire d’archive

   Informer ou (re)préciser l’état d’avance-ment  du  projet :  « qui  -  fait  quoi  -  pour quand ? ».

31

EXEMPLES DE COMPTE-RENDU,

VOIR FICHE RESSOURCE

N° 109

DÉPARTEMENT RHCTEAMBUILDING

COMMENT ?Différents types d’activités de teambuilding existent.   Certaines sont simples à réaliser, d’autres nécessitent des moyens financiers et humains plus conséquents.

Un  débriefing  de  l‘activité  et  de  ce  qu’elle a  pu  révéler  est  primordial.  Il  permettra notamment  d’assainir  les  tensions,  à  cha-cun  de  s’exprimer  de  manière  détendue, de  repérer  les  capacités  de  l’un  ou  l’autre pour la prise de fonction au sein de l’orga-nigramme.  

CONSEILSIl est nécessaire de fixer au préalable les objectifs à atteindre (par exemple : créer une cohésion de groupe, relancer la motivation de la Mini-Entre-prise, révéler les compétences de chacun…), puis seulement d’envisager l’activité de teambuilding la plus appropriée par rapport au but recherché.

L’idéal  étant  que  tout  le  groupe  soit  présent, il  convient  d’utiliser  un  outil  de  planification (type doodle.com) pour fixer la date de l’activité.

DÉFINITIONEnsemble des activités  ludiques propices à la cohésion d’un groupe et donc à l’amélio-ration de ses performances. 

BUT   Apprendre à mieux se connaître

   Favoriser la motivation de groupe

   Créer  une  bonne  cohésion,  entente, énergie de groupe

   Susciter un bon esprit d’équipe

   Révéler  les  compétences  de  chacun  en vue d’atteindre les objectifs fixés par la Mini-Entreprise.

QUAND ?   Au démarrage de la Mini-Entreprise

   En cours d’année.

ECOTIPS 229 (BOÎTE À OUTILS SUR WWW.LJE.BE)

Pourquoi  pas  organiser  un  évènement  Zéro Déchet ou  Carboneutre ou Écoresponsable ?

32

TEAMBUILDING,

VOIR FICHE RESSOURCE

N° 112

VOIR FICHE RESSOURCE

N° 139www.ecotips.be

DÉPARTEMENT RHCRÉSEAUX ET MÉDIAS SOCIAUX

BUTPermettre  de  communiquer  en  interne  (ac-tionnaires,  professionnels,…)  et  en  externe (se faire (re)connaître vis-à-vis de l’extérieur).

QUAND ?   Dès que le nom de la Mini-Entreprise est connu

   Tout au  long de  l’activité de  la Mini-En-treprise.

COMMENT ?Le responsable TIC (Technologies de l’Infor-mation de Communication) se charge de la mise à  jour des  informations émanant des départements RHC et Commercial.

   EN COMMUNICATION EXTERNE :

   Création d’une page publique   Envoi d’invitation à se connecter à un 

maximum de personnes    Alimentation  régulière  et  attractive 

des pages de la communauté

   EN COMMUNICATION INTERNE :

   Création  d’un  groupe  privé  via  le menu « Groupes » du profil

   Envoi  d’invitation  à  se  connecter  à tous les membres, au conseiller et au coordinateur

   Alimentation régulière des pages du groupe.

   EXEMPLES DE RÉSEAUX SOCIAUX :

   Facebook®   Twitter®   LinkedIn®   Youtube®   Foursquare®   …

   LJE A ÉGALEMENT SES RÉSEAUX SOCIAUX, DÉVELOPPEZ VOTRE NOTORIÉTÉ À TRAVERS EUX :

   Facebook® (Groupe + Page)   Twitter®   LinkedIn®   Youtube®

DÉFINITIONSRÉSEAUX SOCIAUX :  communautés  d’indi-vidus ou d’organisations en relation directe ou  indirecte,  rassemblées  en  fonction  de centres  d’intérêts  communs,  comme  par exemple  les  goûts  musicaux,  les  passions ou  encore  la  vie  professionnelle.  Sur  Inter-net, de nombreux sites sont à la source de la création de ces réseaux.

MÉDIAS SOCIAUX : ensemble des sites inter-net permettant une mise en contact entre individus  partageant  des  intérêts  sociaux et/ou professionnels communs. Ces medias fournissent  à  leurs  membres  des  outils  et interfaces  d’interactions,  de  présentation et de communication.

33

   RESPONSABLE (N)TIC

Il  est amené à gérer les techniques utilisées au sein de l’entreprise dans le traitement et la transmission des  informations, principa-lement  de  l’informatique,    de  l’Internet  et des télécommunications. 

DANS LE CONTEXTE DES MINI-ENTRE-PRISES,  il  n’est  pas  rare  de  voir  le  respon-sable TIC mettre ses connaissances au ser-vice de la création d’un groupe/d’une page sur les réseaux sociaux, d’un support visuel, tel PowerPoint ou Prezi…

DÉPARTEMENT RHCSITE WEB

   Présenter l’activité de son entreprise    Améliorer  son  image  de  marque  et  sa 

notoriété    Diffuser des conseils ou proposer des ser-

vices    Diffuser des informations sur ses produits    Conquérir de nouveaux clients et marchés    Vendre ses produits en ligne    …

QUAND ?Dès que les stratégies de votre Mini-Entre-prise ont été établies.

COMMENT ?   Sélection  de  la  personne  en  charge  de 

l’élaboration du site (en interne (TIC) ou en externe)

   Définition du graphisme et du contenu du  futur  site  (avec  les  départements RHC et Commercial)

   Réalisation de tests de fonctionnement du site.

CONSEILS   L’achat  d’un  nom  de  domaine  permet 

d’éviter une adresse web trop longue 

   La création d’un site est aussi importante que la mise à jour des informations qui y figurent

   La  règle  des  3  clics  reste  d‘application (accès rapide à l’information) 

BON À SAVOIR   Il  existe  des  hébergeurs  gratuits,  de 

même que des outils de création de site (avec  version  mobile  pour  Smartphones et tablettes (exemple : weebly)

   Les  Mini-Entreprises  qui  ont  leur  site internet référencé sur www.lje.be parti-cipent automatiquement au concours du meilleur site internet. 

   Un  jury  spécialement  constitué  de  pro-fessionnels  déterminera  les  trois  meil-leurs sites.

DÉFINITIONEnsemble  de  documents  structurés,  nom-més  « pages  web »  stockés  (hébergés)  sur un  ordinateur  (serveur)  connecté  au  réseau mondial (Internet).

Une  page  web  contient  essentiellement du  texte,  et  est  souvent  enrichie  d’images, de  sons,  de  vidéos  et  de  liens  vers  d’autres pages web.

BUTLes objectifs peuvent être multiples :

   Se  faire  connaître  et/ou  faire  connaître ses compétences 

34

DÉPARTEMENT RHCENTERPRISE WITHOUT BORDERS WWW.JAEWB.ORG

QUAND ?   Dès que le nom de la Mini-Entreprise est 

connu

   De  préférence  avant  fin  janvier  (laps  de temps nécessaire à la concrétisation d’un partenariat).

COMMENT ?   En  guise  de  facilitateur  d’échanges  et  de 

visibilité, la plateforme WWW.JAEWB.ORG est dédiée à toutes les Mini-Entreprises

   Chaque  Mini-Entreprise  peut  s’y  enregis-trer 

   Une fois inscrite, chaque Mini-Entreprise dispose  d’une  messagerie  accessible  via son compte EwB

   La  communication  se  fait  en  anglais (langue  du  commerce  international)  ou dans une langue commune véhiculée au sein des deux équipes. 

CONSEILS   Il  est  préférable  de  choisir  une  Mini-En-

treprise  partenaire  en  fonction  d’affi-nités  ou  objectifs  communs :  produit similaire ou complémentaire, découverte culturelle,  voyage  scolaire,  prix  des  ma-tières premières…

   Une  fois  préinscrit  (login  et  mot  de passe),  il  est  nécessaire  de  compléter rapidement la deuxième partie de l’enre-gistrement afin de cumuler un maximum de points et devenir éligible au concours EwB (voir aussi fiche Indices Qualité)

   Il est plus simple d’élire un(e) responsable des  relations  internationales  au  sein  du département RHC. Disposant de notions de  base  en  anglais,  il/elle  assure  la  pro-motion de la Mini-Entreprise sur le site et communique sur les demandes et offres de partenariats.

DÉFINITIONProgramme qui propose une mise en réseau des  Mini-Entreprises  européennes  afin  de leur  permettre  de  réaliser  des  partenariats de  tout  type  (joint-venture)  tels  :  échange d’informations,  de  conseils,  d’idées  sur  les projets  respectifs,  rencontre  d’une  Mini-Entreprise  partenaire,  échange  ou  import/export  de  produits  /services/matières  pre-mières…

BUTAppréhender  les  notions  propres  au  com-merce international dans un environnement socio-économique différent. 

35

PROCÉDURE D’INSCRIPTION,

VOIR FICHE RESSOURCE

N° 116

BON À SAVOIR   Les  Mini-Entreprises  participantes  dé-

pendent  d’organisations-membres  de Junior Achievement, comme LJE, situées en  Europe,  en  Afrique  et  aux  USA  (voir liste complète sur la page d’accueil)

   La compétition EwB récompense le meil-leur  partenariat  lors  de  la  finale  euro-péenne de la Mini-Entreprise de l’année

    Pour toute question, s’adresser au secré-tariat de LJE au 02 245 13 80 ou à info@lje.be

DÉPARTEMENT RHCREGISTRE DES ACTIONNAIRES

QUAND ?   Dès  la  clôture  de  la  vente  des  actions, 

édition et vérification du registre 

   Lors de chaque assemblée, signature du registre 

   Avant la fin novembre, envoi du registre à LJE

   Une semaine avant l’AG de Clôture, véri-fication  et  envoi  des  modifications  du registre à LJE. 

COMMENT ?   En récupérant tous les coupons des reçus 

d’action

   En encodant toutes les coordonnées des actionnaires dans le fichier prévu (Utiliser l’application  RHC/Registre  des  action-naires qui se trouve dans la boite à outils sur www.lje.be)

CONSEILS   Il est nécessaire d’utiliser le fichier fourni 

par LJE et de veiller à sa mise à jour

   Il  est  important  d’avoir  toutes  les  coor-données  complètes  de  tous  les  action-naires, notamment en prévision du rem-boursement des actions.

DÉFINITIONDocument  légal  dans  lequel  sont  reprises toutes  les  données  concernant  les  action-naires  de  l’entreprise  (noms,  prénoms, adresses)  ainsi  que  leur  signature.  Celui-ci doit  être  disponible  lors  des  Assemblées Générales.

BUT   Savoir  qui  est  actionnaire  d’une  entre-

prise 

   Le/la tenir informé/e à propos de l’évolu-tion et la gestion de l’entreprise (convo-cation, résultat, changement, envoi d’un rapport de gestion…)

36

EXEMPLE DE REGISTRE,

VOIR FICHE RESSOURCE

N° 117

DÉPARTEMENT RHCCONVOCATION DES ACTIONNAIRES

QUAND ?2 à 3 semaines avant l’Assemblée

COMMENT ?  �CONSEIL�:  Lors  de  la  convocation  par  e-

mail des actionnaires, veiller à placer les adresse  e-mail  en  copie  cachée  dans  le champ  CCI  (Copie  Carbone  Invisible)  ou BCC (Blind Carbon Copy) en anglais.

   Recherche  du  lieu  où  se  déroulera  l’As-semblée Générale (à voir avec le coordi-nateur)

   Mise à jour du registre d’actionnaires

   Définition de l’ordre du jour de l’Assem-blée Générale

   Rédaction de la lettre de convocation

   Envoi des convocations aux actionnaires, par lettre ou email.

DÉFINITIONInvitation officielle envoyée aux actionnaires d’une entreprise les informant de la date, de l’heure, du  lieu et de  l’ordre du  jour de  leur assemblée générale.

BUT   Permettre aux actionnaires d’être tenus 

au courant des décisions et dispositions prises  par  le  conseil  d’administration d’une entreprise

   Permettre  aux  actionnaires  de  voter  les mesures,  dispositions  et  comptes  an-nuels.

37

EXEMPLE DE CONVOCATION 

POUR AG DE CLÔTURE,

VOIR FICHE RESSOURCE

N° 119

EXEMPLE DE CONVOCATION 

POUR AG CONSTITUTIVE,

VOIR FICHE RESSOURCE

N° 118

DÉPARTEMENT RHCREGISTRE DES PRÉSENCES

QUAND ?Lors de chaque réunion ou activité de la Mi-ni-Entreprise.

COMMENT ?Sur base des comptes  rendus des  réunions, l’on indiquera, dans les colonnes adéquates, les présences de chaque membre de la Mini-Entreprise ainsi que la durée de la présence.

CONSEILSA  noter  également,  la  présence  du(des) conseiller(s).

BON À SAVOIR    Un  membre  absent  à  plus  de  trois  réu-

nions  consécutives  peut  être  considéré comme  jeune  entrepreneur  démission-naire par le conseil d’administration

   Toute  participation  à  une  activité  de la  Mini-Entreprise  d’un  ou  plusieurs membres doit faire l’objet d’une mention d’au  minimum  une  heure  de  prestation dans le registre

   Le registre de présence fait foi en matière d’assurance (jeunes et conseillers).

DÉFINITIONDocument  dans  lequel  sont  repris    les  pré-sences et absences des membres du person-nel d’une entreprise sur le lieu de travail, lors des réunions ou d’assemblées.

DANS LE CONTEXTE DE LA MINI-ENTREPRISE 

Ce registre permet notamment à LJE de véri-fier si le membre a participé à au moins 2/3 des réunions (condition requise pour l’obten-tion du Certificat du Jeune Entrepreneur). 

BUTPermettre d’établir le calcul des salaires des travailleurs.

38

EXEMPLE DE REGISTRE 

DE PRÉSENCE,

VOIR FICHE RESSOURCE

N° 120

DÉPARTEMENT RHCSALAIRES

QUAND ?   Pour  le  20  janvier  (présences  de  sep-

tembre à décembre)

   À  la  clôture  de  la  Mini-Entreprise  pour tous les autres mois.

COMMENT ?   Utilisation de l’application RHC 

disponible dans la boîte à outils sur www.lje.be

   Mise  à  jour  du  registre  des  présences (voir fiche n°38)

   Respect du barème de salaires minimum (2,50 €/h pour  les heures de production et les employés ; 3,00 €/h pour les direc-teurs et AD)

DÉFINITIONSomme  d’argent  versée  à  un  salarié  en contrepartie de son travail.

BUTPermettre à  tout  travailleur de financer ses activités et obligations privées.

39

EXEMPLE DE CALCUL 

 DE SALAIRE,

VOIR FICHE RESSOURCE

N° 120

BON À SAVOIR    Il  y  a  obligation  de  comptabiliser  au 

moins une heure de travail rémunéré par semaine  pour  tout  jeune  actif  dans  la Mini-Entreprise, sauf s’il n’y a eu aucune activité ou si le membre n’a pas travaillé pour la Mini-Entreprise

   Les taux de cotisation ONSS applicables dans  les  Mini-Entreprises  sont  calqués sur ceux en vigueur dans de nombreuses entreprises :  13,07%  du  brut  pour  le  tra-vailleur ; 40% pour l’employeur

   Dans le calcul du précompte profession-nel, on applique un taux adapté aux Mi-ni-Entreprises : 20%. 

   les  paiements  s’effectuent    en  même temps  que  le  calcul,  de  préférence  via compte bancaire

   les  salaires  nets  qui  n’ont  pas  été  ver-sés  aux  jeunes  entrepreneurs  exclus  de la  Mini-Entreprise  ou  démissionnaires restent acquis à la Mini-Entreprise

   dans  les  entreprises  réelles,  les  salaires 

nets  doivent  être  payés  pour  une  date fixée  dans  une  convention  collective de travail, un règlement de travail ou, à défaut, pour le 4e jour ouvrable qui suit la période de travail. Les Mini-Entreprises qui  le  souhaitent,  peuvent  établir  une convention  collective  dans  laquelle  se-ront  reprises  les  dates  de  paiement  des salaires

  QUELQUES TERMES :

   SÉCURITÉ SOCIALE

Toute personne qui travaille en Belgique est soit salariée du secteur privé, salariée du  secteur  public  (statut  de  fonction-naire),  soit  indépendante.  Elle  bénéficie d’une sécurité sociale, sur  le principe de l’assurance  et  de  la  solidarité,  alimenté par les cotisations des travailleurs et des employeurs.

   ONSS (OFFICE NATIONAL DE SECURITE SOCIALE)

L’ONSS  perçoit  et  gère  les  cotisations sociales  patronales  et  personnelles par  lesquelles  il  finance  les  différentes 

branches de la sécurité sociale. Il récolte et distribue les données de base adminis-tratives à l’usage des autres institutions de sécurité sociale

   PRÉCOMPTE PROFESSIONNEL

Paiement  anticipé  des  impôts  des  per-sonnes  physiques.  Il  se  calcule  sur  base du salaire imposable.

DÉPARTEMENT RHCDÉCLARATIONS ONSS ET PRÉCOMPTE PROFESSIONNEL

QUAND ?   Pour le 20 janvier (mois de septembre à 

décembre)

   À  la  clôture  de  la  Mini-Entreprise  (pour tous les autres mois).

COMMENT ?   Calcul des salaires à l’aide de l’application 

RHC disponible dans la boîte à outils sur www.lje.be

   Recherche  du  tableau  des  déclarations dans cette même application

   Compléter  les formulaires : «Déclaration à  l’ONSS» et «Précompte Professionnel» disponibles  dans  la  boîte  à  outils  sur www.lje.be

BON À SAVOIR    Pour tout envoi tardif ou absence de dé-

claration,  LJE  peut  infliger  une  amende de minimum 10,00€ 

   Les paiements ONSS et PP dus seront effectués sur le compte de LJE aux mêmes dates que celles des déclarations N°compte LJE : BE66 2100 4390 1343

   Dans les entreprises réelles, les choses se passent différemment :

   Sauf  exception  et  selon  la  taille  de l’entreprise, le précompte profession-nel doit être payé pour le 15 du mois ou du trimestre qui suit

    L’ONSS doit être payé pour le dernier jour  du  mois  qui  suit  le  trimestre ; certaines  entreprises  doivent  égale-ment  payer  des  provisions  pour  le  5 de chaque mois.

DÉFINITIONDocuments établis périodiquement qui per-mettent de communiquer  à  l’Etat  les  mon-tants  (et  calculs)  d’ONSS  et  Précompte  Pro-fessionnel dus.

BUTPermettre à  l’Etat de connaître  les sommes dues  par  les  entreprises  en  ONSS  et  Pré-compte Professionnel.

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EXEMPLE DE DÉCLARATIONS 

ONSS ET PP,

VOIR FICHES RESSOURCES

N° 121 & N°122

N°compte LJE : 210-0439013-43 IBAN : BE66 2100 4390 1343