COMMENT FAIRE UNE RÉQUISITION DANS REPRO+

Utilisateurs ciblés : Toute personne qui veut faire une réquisition de reprographie à

l’imprimerie centrale (centre de reprographie)

Mai 2013

https://sysrepro.csmv.qc.ca/sysrepro

Repro+ pour tous…

INTRODUCTION Repro+ est le logiciel qui gère les demandes de reprographie acheminées à l’imprimerie centrale. Vous devez désormais créer une réquisition en utilisant un formulaire WEB et y joindre votre document original en format électronique (fichier). Pour l’utiliser, vous devez saisir l’adresse WEB (l’hyperlien) de Repro+ suivante : https://sysrepro.csmv.qc.ca/sysrepro Veuillez communiquer avec le Service des technologies de l’information si vous avez des difficultés à obtenir cet hyperlien. Ce document a été élaboré pour vous aider à comprendre le logiciel Repro+ du point de vue d’un utilisateur faisant une demande. Vous comprendrez les options disponibles et serez en mesure de remplir le formulaire de réquisition efficacement après la lecture de ce document.

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Section 1. Qu’est-ce qu’une réquisition? Lorsque vous avez un document à soumettre à l’imprimerie centrale…

L’imprimerie centrale gère des milliers de réquisitions de reprographie annuellement et doit maintenir à jour la liste des demandes, vérifier où elles en sont rendues, savoir qui les a faites et ainsi de suite. Pour enregistrer ces informations et en assurer le suivi, un formulaire électronique accessible par le WEB doit être rempli par la personne qui fait une demande de reprographie (le demandeur). Figure 1.1 – Exemple de formulaire électronique de réquisition

Ce formulaire comporte tous les éléments nécessaires pour rendre votre demande claire et complète. Lorsque vous transmettez ce formulaire à l’imprimerie centrale, le personnel qui reçoit la demande est en mesure de réaliser le travail et de produire les copies comme demandé. Le traitement financier est aussi automatisé, ainsi que toutes les informations nécessaires à la réalisation de la demande.

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La première étape : se connecter à Repro+… Pour faire une réquisition, vous devez vous connecter à Repro+. Vous avez besoin de trois (3) éléments pour vous connecter : • L’adresse de la page WEB (le URL) https://sysrepro.csmv.qc.ca/sysrepro • Votre nom d’utilisateur : celui que vous saisissez le matin pour accéder à votre profil. • Votre mot de passe : celui que vous saisissez le matin pour accéder à votre profil.

Vous devez saisir votre nom d’utilisateur et votre mot de passe dans les espaces appropriés et cliquer sur le bouton « Entrer ». Vous serez redirigé directement au formulaire de réquisition. (Votre nom d’utilisateur et votre mot de passe sont les mêmes que ceux que vous utilisez lors d’une ouverture de session à la Commission scolaire.)

Figure 1.2 : page de connexion à Repro+

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Le formulaire est déjà identifié à votre nom dans le haut de la page. Ces informations seront transmises à l’imprimerie centrale. Vous aurez aussi accès à diverses options dans le menu, selon les droits qui vous auront été accordés.

Figure 1.3 : Page du formulaire de réquisition

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Le formulaire… Les informations à saisir dans le formulaire se divisent en 4 sections :

•les informations sur le document à reproduire; •les informations de facturation (le coût de la reprographie sera porté à votre poste budgétaire); •les besoins en reprographie comme le type de papier, le nombre de pages à reproduire, la couverture, la finition, la reliure, etc.; •les informations de production : les droits d’auteur, la date de production demandée, la livraison, etc.

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Choisir le type de réquisition Choisir parmi les 3 types de reproduction : photocopie simple, photocopie étendue et cahier. Dans la grande majorité des cas, la photocopie simple suffira à vos besoins. Les photocopies étendues permettent de spécifier une couverture et un endos, des encarts en couleur ou en carton, et diverses options nécessaires à la production de documents complexes. Les cahiers vous permettront de reproduire des impressions sur feuilles pliées en deux, comme un journal, par exemple (voir la section 4 pour plus de détails). 1. Choisissez « Photocopie simple »

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Les informations sur le document Dans la section « Document » du formulaire, vous indiquez quel est votre document ainsi que le poste budgétaire à imputer. C’est aussi dans cette section qu’on affiche le coût des travaux. Figure 1.4 – Section « Document » Tout d’abord, vous devez inscrire votre unité administrative. Le champ « Demandeur » est non modifiable. Votre nom doit y apparaître, sinon vous devez communiquer le problème par courriel à l’adresse suivante : daniel_sylvestre@csmv.qc.ca. Le « Demandeur » est la personne qui fait la réquisition, peu importe que les photocopies soient pour lui ou pour un collègue. Si vous produisez la demande pour votre collègue, vous indiquez dans le champ « Requérant » le nom de celui-ci. Figure 1.5 – Section « Document » avec le nom du client.

Demande de photocopie « simple » production uniforme. Exemple : Recto/verso – papier jaune – broché coin gauche.

Photocopie étendue : demande de document comportant une couverture et un endos avec un corps de document uniforme ou à choisir page par page.

Photocopie étendue Toutes les autres sections du formulaire sont identiques à la demande de photocopie simple. Couverture : choisir les caractéristiques désirées à l’aide des champs offerts. Corps du document standard Pour l’intérieur d’un document uniforme – cliquez sur le + à gauche. Indiquez la page suivante de votre couverture. Par exemple, pour un document de 20 pages comprenant des couvertures : . Couverture recto seulement et endos recto seulement p. 2 à 19. . Couverture recto verso et endos recto seulement p. 3 à 19. Corps du document étendu Chaque page ou série de pages peut être différente. Indiquez le numéro de la ou des pages, avec leurs spécifications propres (maximum de 5 couleurs). Endos : couverture du dessous.

Pour obtenir un document plié et broché au centre, vous n’avez pas à vous préoccuper du calcul de pages. Vous indiquez seulement le nombre d’originaux en 8.5x11 ou 8.5x14, vous choisissez ensuite le format final que vous désirez. Exemple : 8 originaux 8.5x11 – format final 8.5x11 donneront un cahier de 2 pages.

DEUXIEME ÉTAPE – Remplir le formulaire La réquisition est divisée en 4 sections : document – quantités – conception – production. Certains champs sont obligatoires. Vous devez les remplir pour parvenir à « Envoyer » votre réquisition. Consultez les listes déroulantes. Elles vous permettent de faire les choix de production offerts par l’imprimerie centrale. SECTION DOCUMENT École/service : inscrire votre unité administrative. Client - demandeur – poste budgétaire : votre nom ainsi que votre poste budgétaire s’inscrivent automatiquement. Si vous possédez plus d’un poste budgétaire, ils apparaîtront dans une liste déroulante. Joindre un fichier PDF : vous devez joindre un document. Sous-total – Total : à droite de cette section, vous trouverez le coût de votre demande lorsque la réquisition sera terminée. SECTION QUANTITÉS Originaux : nombre de pages. Nombre de copies : nombre de documents à reproduire. Total : le nombre d’impressions sera calculé par le système. SECTION CONCEPTION Vous trouverez ci-après les informations utiles à la conception d’une demande de type « photocopie » ainsi que les particularités liées aux demandes de type « photocopie étendue » et « cahier ». Photocopie Papier/Carton : vous devez choisir le format et la couleur de papier ou du carton à l’aide de la liste déroulante. Reliure – Finition- Pliage – Assemblé ou groupé : consultez les listes déroulantes et faites les choix appropriés. Suppléments : autres offres de services supposant une quantité à inscrire dans l’espace approprié, permettant également de faire plus d’un choix de services.

Toutes les autres sections du formulaire sont identiques à la demande de photocopie simple. Format du cahier : il s’agit d’indiquer le format final désiré. Couverture : choisir dans la liste déroulante. Corps du cahier : le format sera déjà inscrit – choisir la couleur du papier. SECTION PRODUCTION Date requise : date à laquelle vous désirez obtenir le travail. Notes : message à l’agent de la reprographie (imprimerie centrale). Je déclare que : droits d’auteur. Si vous déclarez que ce document est sujet à des droits d’auteur, vous devez remplir et joindre le formulaire requis en cliquant sur © ENVOYER à la reprographie Vous pouvez maintenant envoyer votre réquisition à la reprographie (imprimerie centrale).

BILLET DE CONFIRMATION Lorsque votre demande est « Envoyée » Repro+ affichera un billet de confirmation.

Il n’est pas nécessaire d’imprimer le billet de confirmation. N.B. - Un compteur décroît dans la bande rouge au bas de l’écran. Si vous désirez rester branché à Repro +, vous devez répondre « oui ». Vous retournerez alors à l’option « Réquisition ». Sinon, vous serez débranché.

MENU : RÉQUISITION – VOIR MODIFIER Pour consulter une réquisition déjà envoyée ou une estimation, vous devez retourner dans le menu « Réquisition - Voir Modifier ». DÉFINITIONS DES CHAMPS D’INFORMATION APPARAISSANT SUR L’ÉCRAN « VOIR MES RÉQUISITIONS » Numéro : généré par le système. Date début : date de la réquisition. Date fin : travail terminé et imputé au budget. Type : PC – photocopie, PE - photocopie étendue, CA – cahier Papier – Reliure – Finition – RV/RS – Originaux – Copies – Total – Confidentiel : information sur les éléments (choix) de votre demande. Coût : estimation des coûts de votre demande. Responsable : nom de l’agent de l’imprimerie centrale qui a traité votre demande. État : En attente - la réquisition a été reçue mais n’est pas encore prise en charge. Vous pouvez donc faire une copie de la réquisition ou de l’estimation, modifier, revoir les droits d’auteur, supprimer, visualiser et imprimer votre demande. En cours – la réquisition a été prise en charge par un agent de la reprographie. Vous pouvez faire une copie de la réquisition, visualiser et imprimer votre demande. Terminé – la réquisition a été effectuée. Vos copies vous seront acheminées par le courrier de l’imprimerie centrale.

RÉSUMÉ DES OPÉRATIONS POUR UNE DEMANDE DE REPROGRAPHIE

Adresse pour se connecter au logiciel Repro + https://sysrepro.csmv.qc.ca/sysrepro → Entrer votre nom d’utilisateur et votre mot de passe. → Choisir le type de réquisition (simple, étendue, cahier). Document → Choisir votre poste budgétaire dans le menu déroulant. → Joindre votre fichier. Quantités → Indiquer le nombre d’originaux et le nombre de copies désirées. Conception → Si vous désirez que votre document soit recto ou recto/verso, cocher l’espace approprié. → Choix du papier, de la finition du travail, de la reliure et du pliage. Production → Indiquer la date requise pour la remise du travail à l’aide du calendrier. → Cocher le champ « droits d’auteur ». → Transmettre un message à l’agent de production. → Pour faire parvenir votre demande, cliquer sur « Envoyer » au bas de la réquisition. Billet de confirmation → Un compteur apparaît au coin inférieur gauche pour déconnection automatique. → Cliquer sur « Oui »pour continuer.