Coffre-fort Salarié : pour les questionnaires RPS et QVT

Coffre-fort Salarié

Coffre-fort Salarié - BlueKanGo - Mai 2015 - Tous droits réservés

Pour garantir la confidentialité des enquêtes QVT, RPS et des déclarations de souffrance au travail

Coffre-fort salarié

www.rh.bluekango.com


SOMMAIRE

I. La réglementation française................................................................ P3

II. Les prédispositions de BlueKanGo au coffre-fort garant de la confidentialité des salariés................................................ P3

III. Un médecin garant des données des salariés........................................ P4

IV. Un savoir-faire unique en matière de sécurisation et d'anonymisation des données........................................................... P5

Agrément HDS (Hébergement Données de Santé)........................................... P5 Médecin à la Hotline......................................................................................... P5 Cryptage du coffre-fort..................................................................................... P5

V. Le coffre-fort, outil innovant du dialogue social et de la performance économique....................................................... P6

VI. Le coffre-fort complémentaire du dispositif BDES / BDU..................... P6

VII. Le fonctionnement du coffre-fort .......................................................... P7

VIII. Enquêtes et Plan de Progrès en 5 étapes.............................................. P10

Coffre-fort Salarié - BlueKanGo - Mai 2015 - Tous droits réservés 2

BLUEKANGO, OPERATEUR DE BIEN-ETRE AU TRAVAIL

BlueKanGo est l'unique acteur sur le marché européen à garantir aux salariés, au sein d’un coffre-fort, la confidentialité de leurs déclarations personnelles en matière de Risques Psychosociaux(RPS), de Qualité de Vie au Travail (QVT) et d'équilibre vie professionnelle / vie privée.

Le salarié se confie en toute transparence et sécurité en répondant aux questionnairescertifiés tiers de confidentialité RPS & QVT.

Le salarié accède au formulaire de déclaration de souffrance au travail à tout moment. BlueKanGo transmet à l'entreprise les données anonymisées les enquêtes de ses salariés. Elle

peut ainsi les exploiter pour améliorer sa performance sociale avec un plan de progrès deBien-être au Travail.


La réglementation française

BlueKanGo garantit dans son "coffre-fort salarié" la confidentialité des données des salariésconformément :

A la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés sous laresponsabilité de la Commission nationale de l'informatique et des libertés (CNIL). Dans lecadre de sa mission de protéger les données personnelles, la CNIL a déjà été amenée àconseiller les entreprises et instances représentatives du personnel de stopper certainesenquêtes QVT et RPS menées en interne sans coffre-fort réglementaire.

Au cadre législatif associé à l'agrément des hébergeurs de données de santé (HDS) àcaractère personnel fixé par l’article L. 1111-8 du code de la santé publique. Cetteréglementation HDS concerne l'accès aux informations relatives à la santé d'une personne etdétenues par un hébergeur agréé qui serait demandées par la personne concernée ou sonayant droit. En effet les données QVT et RPS s'avèrent être des données de santé des salariéset exigent des précautions en termes d’hébergement, de cryptage et sécurité et de contrôlepar un médecin.

Les prédispositions de BlueKanGo au coffre-fort garant de la confidentialité des salariés

Éditeur de BMS, le logiciel SaaS (Software-as-a-Service) de gestion QHSE configurable parchaque client en fonction de ses process internes, BlueKanGo procure une hauteperformance à la fois qualitique, sociale et sociétale aux entreprises et structures publiques.

BlueKanGo a été fondée par 3 professionnels de la santé dans le début des années 2000 ettravaille historiquement sur des métiers très sensibles comme la santé. La société estdevenue en 15 ans la référence dans le secteur des établissements de santé avec 34% dumarché français et dans la santé au travail avec 30% des services inter-entreprises français.

BlueKanGo a ancré dans son ADN le métier d’opérateur de confiance pour le traitement desdonnées sensibles de suivi de la santé au travail des salariés et de la gestion des sécuritésprofessionnelles et propose aujourd’hui le coffre-fort sécurisé pour les salariés.



Un médecin garant des données des salariés

Le Docteur Jean-Pierre DESCOURT, inscrit au Conseil National de l’Ordre des Médecins,exerce la mission de Médecin de l'information médicale auprès de BlueKanGo. Il a unemission directe au service des salariés utilisant le coffre-fort en organisant, traitant etanalysant l'information médicale qui pourrait s’y trouver et en garantissant la confidentialitédes échanges de ces données médicales.

Il peut ainsi recevoir toute demande émanant d’une personne dont les données sonthébergées dans le coffre-fort qui vise à obtenir la communication, la rectification oul’effacement de tout ou partie de ses données hébergées. Il s’assure avant de satisfaire lademande, de l’identité de la personne ou de son représentant. Il organise si besoin dans lerespect du secret professionnel, la transmission des données.

Un savoir-faire unique en matière de sécurisation et d'anonymisation des données

Agrément HDS (Hébergement Données de Santé)

BlueKanGo s'engage contractuellement dans ses Conditions Généralesd'Exploitation avec un très haut niveau de sécurité, disponibilité etconfidentialité.

Depuis 13 ans l'hébergeur de BlueKanGo est Claranet, le leader européen de l'hébergementsécurisé pour grands comptes. L'analyste Gartner le positionne tout simplement commeleader sur l’Hébergement Managé en Europe. Véritables pionniers avec Claranet, nouspouvons nous targuer d'avoir plus d'expérience que tous les autres éditeurs dans ce modèled'exploitation des logiciels. Nous avons dès le départ travaillé avec le bon hébergeur, etn'enregistrons aucun incident majeur, coupure ou autre, en 13 années de collaboration.

BlueKanGo distingue bien son métier d'éditeur de celui d'hébergeur gérant des datacenters.L'alchimie entre nos métiers avec Claranet nous a permis de proposer notre solution SaaSavec un très haut niveau de sécurité, disponibilité et confidentialité que vous trouverezdécrit sur notre site internet.

En 13 années nous avons développé des programmes R&D et des savoir-faire innovantsconcernant notre infrastructure SaaS. Certains sont confidentiel :

http://www.claranet.fr/bluekango-et-claranet-13-ans-de-partenariat-au-service-de-l%E2%80%99innovation-et-du-saas.html





Claranet dispose de nombreux certificats :

HDS (Hébergement de Données de Santé) ISO 27001 pour la sécurité des actifs IT PCI-DSS pour le transit et le stockage de numéros (carte bancaire...) ISO9001 de l'organisation et de la sécurité de Claranet-Grita ITIL (Information Technology Infrastructure Library) pour l’administration des

services IT

Médecin à la Hotline

Du côté de sa Hotline, BlueKanGo dispose de son médecin inscrit au ConseilNational de l’Ordre des Médecins Français, le Docteur Descourt qui a la mission devérifier la qualité globale des informations et des procédures de suppression desdonnées.

Cryptage du coffre-fort

Pour éviter de transmettre des données nominatives d'un salarié à uneentreprise, BlueKanGo a développé une innovation technologique, l'INSCryptpour crypter l'identifiant nominatif d'un salarié d'une entreprise dans le Coffre-fort de confidentialité RPS & QVT.

Le coffre-fort dispose d'un système d'authentification forte, c'est à dire un systèmed'authentification pour lequel l'identité de l'utilisateur est assurée et qui empêche parailleurs l'utilisation de compte générique.

Le coffre-fort trace toutes les actions réalisées sur les utilisateurs (connexion, modification,suppression, groupes, etc.) y compris les actions automatiques par exemple via imports. Lecoffre-fort trace de même toutes les actions réalisées (modification de structure, dedonnées, visualisation, redirection, suppression, changement d'état, génération de rapport,etc.).



Le coffre-fort, outil innovant du dialogue social et de la performance économique

Les acteurs économiques s’accordent à dire qu’aujourd’hui et plus encore demain que laperformance économique des entreprises ne peut se développer sans un bon climat social etun engagement de leurs collaborateurs. Le législateur veut favoriser cette évolution dumode de management des RH de l’entreprise notamment avec le loi relative à la sécurisationde l'emploi de juin 2013 dans le prolongement de l’Accord National Interprofessionnel (ANI)de janvier 2013.

Les partenaires sociaux ont signé en juin 2013 l’Accord National Interprofessionnel (ANI)pour «une politique d'amélioration de la qualité de vie au travail et de l'égalitéprofessionnelle ». Pour les signataires, les effets de la qualité de vie au travail sur laperformance et la compétitivité sont directs et visibles. L’ANI a fourni, depuis, un premierexemplaire de questionnaire de la QVT qui peut être utilisé tel quel ou adapté par lesservices RH et intégré ensuite par BlueKanGo dans le coffre-fort. Ce questionnaire permet demesurer les perceptions qu’ont les salariés de concepts variés comme la satisfaction, laconciliation vie privée/vie professionnelle, l’efficacité, la performance, la sécurité, larémunération…

Complémentaire du dispositif BDES / BDU

Les entreprises de plus de 50 salariés doivent transmettre aux représentants élus chaqueannée les orientations stratégiques de leurs entreprises et mettre à leur disposition une Basede Données Economiques et Sociales ou Base de Données Unique (BDES/BDU), rassemblantun grand nombre d’informations stratégiques et financières. Cette base doit être mise à jourrégulièrement en fonction de l’actualité sociale de l’entreprise.

La BDU est l’opportunité pour les entreprises de favoriser le dialogue social par unemeilleure compréhension par les instances représentatives du personnel (IRP) des forces etfaiblesses internes de l’entreprise et des opportunités et menaces sur ses marchés.

Les risques psychosociaux (RPS) identifiés dans les questionnaires doivent être inscrits dansla BDU et alimenter les actions du Document Unique d’Evaluation des Risques professionnels(DUER). Le DUER devient un outil central puisqu’il s’enrichit aussi des informations issues dela mise en place du compte pénibilité et des fiches individuelles d’exposition comme ledemande la réforme sur les retraites.

Les actions QVT font l’objet de discussions avec les représentants élus et doiventlogiquement apparaître dans la BDU. Elles aboutissent à des actions correctives oupréventives pilotées en commun entre la direction et les élus.



Fonctionnement du coffre-fortChacun de vos salariés accède au "coffre-fort salarié", un site sécurisé qui lui permet deremplir en toute confidentialité :

Vos enquêtes RPS et QVT accessibles pendant les périodes que vous définissez(nous préconisons une enquête par an ouverte sur quinze jours avant les entretiensindividuels annuels)

De signaler une situation de souffrance au travail à tout moment. Si un de vossalarié vit dans le cadre de son travail une situation qui génère une souffrance quil’accable ou s’il observe chez l'un de ses collègues de travail un état de souffrancequi l'inquiète, il peut facilement remplir une déclaration de souffrance au travaildans le coffre-fort salarié.



Son message sera reçu par notre médecin garant de la plus haute confidentialitédes informations qu’il lui confiera. Son alerte sera prise en charge par notremédecin qui pourra au besoin :

Entrer en contact avec votre salarié pour un complément d'information La transmettre si nécessaire et en toute confidentialité, au médecin du travail

en charge des salariés de votre entreprise.

De demander l’accès à son dossier personnel du coffre-fort : Le salarié peut, à toutmoment, demander l'intervention du Médecin de BlueKanGo sur ses informationspersonnelles se trouvant dans le coffre-fort dans le cadre de la loi n° 2002-303 du 4mars 2002, relative aux droits des malades et conformément à l’article L. 1111-8 ducode de la santé publique relatif aux hébergeurs de données de santé (HDS) àcaractère personnel. La réglementation HDS concerne l'accès aux informationsrelatives à la santé d'une personne et détenues par un hébergeur agréé qui seraitdemandé par la personne concernée ou son ayant droit. La demande peutconcerner aussi bien les données d’une déclaration de souffrance ou d’une enquêteet porter sur : La communication de vos données personnelles La vérification de vos données Leur rectification L’effacement de tout ou partie de vos données hébergées La transmission de vos données à un autre professionnel de santé Le médecin de BlueKanGo répondra à sa demande dans le délai légal de huit

jours

Le médecin de BlueKanGo répondra à sa demande dans le délai légal de huit jours.



Les questionnaires sont accessibles de PC, Tablette, Smartphone d'un clic

Pour plus de simplicité, il est possible de remplir les questionnaires sur tous les appareilsmobiles équipés d'un navigateur Internet (PC, Smartphone, Tablette), même sans connexionInternet grâce au mode dit "déconnecté". Une fois la connexion rétablie les informationssont alors restituées de manière sécurisée.



Enquêtes et plan de progrès de Bien-être au Travail en 5 étapesVous confiez à BlueKanGo la réalisation d’une enquête QVT et/ou RPS à mener auprès del’ensemble de vos salariés et vous nous demandez de recueillir si besoin leurs souffrances.

Nous garantissons dans notre "coffre-fort salarié" la confidentialité des données de vossalariés conformément aux recommandations de la CNIL et au cadre législatif associé àl'agrément des hébergeurs de données de santé à caractère personnel fixé par l’article L.1111-8 du code de la santé publique.

Etape 1 : Fichier à compléter

Pour que les salariés puissent accéder nominativement au formulaire d’enquête, vous devezremplir et nous adresser le tableur que nous vous fournissons, dûment complété des nom,prénom, adresse mail, site de travail de chacun d’entre eux, en spécifiant également lescoordonnées de leur médecin du travail. En cas de déclaration de souffrance au travail dansle coffre-fort, notre médecin garant de la confidentialité adressera la déclaration desouffrance au médecin du travail.

Etape 2 : communication interne

Nous vous invitons à les en informer, et leur expliquer le soin que vous avez prisd’externaliser cette démarche pour garantir le respect du plus strict anonymat répondantainsi à leur souci de confidentialité et selon les recommandations de la CNIL.

Etape 3 : création et accès du coffre-fort pour les salariés

BlueKanGo se charge de cette étape. Chaque salarié reçoit un email contenant l’adresse URLlui permettant de se connecter au Coffre-fort BlueKanGo, de s’identifier avec un login et motde passe personnel et qui sera automatiquement rendu anonyme lors de la saisie duquestionnaire.

Etape 4 : restitution du rapport

L’ensemble des réponses seront traitées par nos spécialistes et notre médecin garant de laconfidentialité. Votre entreprise dispose de son portail BMS dans lequel vous serontrestituées sous forme d'un rapport d'indicateurs.



Etape 5 : Plan de progrès

BlueKanGo vous délivre votre propre portail BMS que vous pouvez mettre à votre chartegraphique. Nous y déposerons le rapport statistique des questionnaires anonymisés de votreentreprise.

Vous pouvez ensuite décider de mettre en place des actions ciblées et les suivre grâce àl'outil Plan d'Actions de Progrès de Bien-être au Travail. Pour ce faire, vous avez deuxboutons centraux sur votre portail qui vous permettent de lancer et piloter dans BMS vosactions en donnant un accès à tous vos salariés si vous souhaitez les impliquer dans votredynamique de Bien-être au Travail.




PRESENT DANS DE NOMBREUX SECTEURS Grands comptes comme petites structures

EDITEUR DE BMS, LE LOGICIEL SAAS QHSE N°1

> Risques Professionnels (Pénibilité, RPS, DU...)> Qualité de Vie au Travail> BDU-BDES> Formations et habilitations

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