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Clarification du bulletin

de paie

Êtes-vous prêt pour le 1er janvier

2017 ?


SOMMAIRE

Cadre légal

• Décret

• Objectifs

• Principaux changements

• Exemple d’un bulletin clarifié

Impacts SIRH

• Dimensions du projet d’un point de vue SI

• Contexte projet des clients pilotes

Comment réussir la mise en place du

bulletin de paie simplifié ?

• Exemple de méthodologie de cadrage

• Etapes indispensables

Cas clients

• Retour d’expérience – ARKEMA

• Retour d’expérience – AFPA

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Présentation succincte de la loi (Décret n° 2016-190 paru au Journal officiel du

26 février 2016 ) :

• Le nouveau modèle de bulletin s’appliquera à l’ensemble des entreprises. Il sera

déployé en deux temps :

dès le 1er janvier 2017 pour les entreprises de plus de 300 salariés

dès le 1er janvier 2018, le nouveau modèle sera généralisé pour toutes les

sociétés, quel que soit leur effectif.

• Les employeurs peuvent remettre à leurs salariés un bulletin de paie conforme à

ces dispositions dès le 1er mars 2016.

Bulletin clarifié : Communication officielle

http://www.gouvernement.fr/bulletin-de-paie/

1.1. Décret

1 Cadre légal


1.2. Objectifs

Rendre le bulletin de paie compréhensible

• Réviser les intitulés, garantir leur compréhension et leur permanence

dans le temps

• Regrouper les lignes de cotisation par risque couvert

Rendre le bulletin de paie lisible

• Valoriser les cotisations sociales par des titres et des sous totaux

signifiants

• Regrouper sur une seule ligne les autres contributions de l’employeur

• Donner au salarié une information générale sur le coût total du travail

• Informer le salarié sur l’effort financier accompli par l’Etat pour alléger le

coût du travail

Eviter les complications administratives pour l’entreprise

• Permettre la mention des spécificités des conventions collectives et des

statuts particuliers

• Supprimer l’obligation d’un récapitulatif annuel des prélèvements sociaux

en cas de regroupement de lignes de cotisations

1 Cadre légal


1.3. Principaux changements

Suppression de

l’organisme

auquel l’employeur verse

les cotisations

Permet de simplifier la présentation du haut de

bulletin. Le code NAF et le N° INSEE sont

maintenus.

Apparition de nouvelles

mentions et refonte du

corps du bulletin de paie

• Les charges patronales y apparaissent sous

forme de valeur et non pas avec la mention

des assiettes et des taux.

• Une rubrique intitulée « Autres contributions

dues par L’employeur » agrège les

contributions dues uniquement par l’employeur,

• Regroupement des cotisations par famille de

cotisations (santé, AT/MP, retraite, famille,

sécurité sociale, etc.)

• Apparition de la somme du salaire brut et des

cotisations et contributions à la charge de

l'employeur, déduction faite des exonérations

et exemptions.

• Le renvoi vers le site Service-public.fr

permettant aux salariés de mieux comprendre

leur bulletin de paie devient une mention

obligatoire

• Etc...

Suppression du

récapitulatif annuel

• Avant, l’employeur pouvait se dispenser de

faire apparaître les charges patronales, mais

devait, dans ce cas établir un récapitulatif

annuel.

1 Cadre légal


1

1.4. Exemple d’un bulletin clarifié

Cadre légal

Bulletin de paie avant clarification


Agrégation des cotisations par

type

Revue des

règles de

totalisation

1

1.4. Exemple d’un bulletin clarifié

Cadre légal

Bulletin de paie après clarification


2.1. Dimensions du projet d’un point de vue SI

• Paramétrage : Conception des règles de regroupement des cotisations de charges

• Solution technique : Production du nouveau bulletin de paie

• Contrôle de paie : Conception de nouvelles modalités de contrôle

Exigences métiers :

• Production du nouveau bulletin clarifié en complément du bulletin

détaillé (actuel)

• Opportunité de refonte partielle du bulletin de paie

• Revue de la mise en forme du bulletin clarifié : capitale, police en

gras

• Définition de règles d’agrégation ou de non agrégation des

cotisations à mettre en œuvre.

Contraintes de planning :

• Démarrage projet fin Février 2016

• Mise en Production : Paie de Mai ou Juin 2016

pour permettre un REX au Ministère du travail sur la fin de l’été

2016, après 3 mois de mise en œuvre

Contexte éditeur :

• Au démarrage des projets, pas de solution complète 100%

finalisée permettant de couvrir le besoin sur le bulletin clarifié

2.2 Contexte projet des clients pilotes

2 Impacts SIRH


Analyse de l’existant

• Formulaire(s)

• Modalité(s) de Paramétrage

• Organisation fonctionnelle du contrôle

de bulletin

• Edition du bulletin

• Analyse des écarts entre l’existant et

la nouvelle règlementation

Atelier ½ journée

Définition du besoin

• Mapping des deltas entre le(s)

formulaire(s) existant, le règlementaire

et le(s) formulaire(s) cible(s)

• Maquette du nouveau formulaire de

paie (selon option formulaire 100%

customisable ou formulaire pré défini

HR-Path)

• Outils de contrôles

Atelier 1 journée

Ateliers de travail avec le

métier

• Règles cibles de regroupement

• Règles de mise en forme du bulletin

• Mapping des données pour l’outil de

contrôle

Prérequis : le client doit disposer d’une

cartographie exhaustive des cotisations de

paie (Organisme/Cotisations)

Ateliers 3 journées

Restitution

• Maquette cible

• Exploitation de la paie et outils de

contrôles

• Impacts (paramétrage, tests,

formations)

• Propositions, arbitrages et points de

vigilance

• Planning et échéances

• Chiffrage de la réalisation

Réunion ½ journée

3.1. Exemple de méthodologie de cadrage

3Comment réussir la mise en place du



3.2. Etapes indispensables

3Comment réussir la mise en place du


1. Comprendre le contexte

Le bulletin de paie simplifié est une mesure prise conjointement à la DSN, et

bientôt au prélèvement des impôts à la source dont l’objectif global est de

simplifier les obligations légales des entreprises. Il est important d’en mesurer les

impacts sociaux, applicatifs et métiers.

2. S’y prendre à l’avance

Le bulletin de paie clarifié demande de la préparation et certaines entreprises

doivent le fournir pour le 31 décembre 2016, il faut donc préparer le projet en

amont : équipe interne, référent, mais aussi prestataire, les interlocuteurs

concernés sont nombreux.

3. Contacter son éditeur et/ou son intégrateur

Il est important de contacter ses prestataires : l’intégrateur et/ou directement

l’éditeur du logiciel de paie afin de savoir si l’outil est prêt ou s’il nécessite un

paramétrage spécifique pour la simplification du bulletin de paie.

4. Communiquer pour accompagner la conduite du changement

L’ensemble des collaborateurs ainsi que le personnel RH et les syndicats doivent

être informés de ce nouveau format du bulletin de paie. C’est pourquoi une

communication efficace est nécessaire afin de prévenir toute interrogation ou

incompréhension.

5. Remettre à plat les processus

Puisque la simplification du bulletin de paie engendre un changement, autant que

ce dernier soit la clé d’entrée à d’autres réflexions comme par exemple la

dématérialisation. Un changement global des processus peut se faire facilement

et d’un seul coup afin de rendre la paie encore plus performante !


Données clés

• Premier chimiste français / chimie de spécialité, innovation très forte

• Engagements sur des solutions concrètes pour relever les défis écologiques

• Présent dans près de 50 pays

• Effectif de 19 000 personnes

• Centres de recherche en Amérique du Nord, en France et en Asie

• Chiffre d’affaires de 7.6 milliards d’euros.

Groupe ARKEMA, périmètre France

• 8000 personnes en France sont engagées par ARKEMA ou ses filiales (Bostik, CECA,

Altuglas International, Coatex et MLPC).

Travaux préparatoires ARKEMA sur SAP

Enjeux

Associer cette obligation à une refonte plus globale du bulletin de paie. Arkema

« profite » de cette obligation pour refondre complétement son bulletin …

Mapping des cotisations

• Identifier et classifier des cotisations et charges par type de risques couverts

• Nécessité d’éclater certaines cotisations (exemple CET en TA/TB/TC)

• Calcul d’une « réduction de la cotisation Allocations Familiales »

• Pas de distinction entre les différentes bases de CSG/CRDS (à l’exception de la

notion de déductibilité ou non de la cotisation)

Bulletin de paie

Réalisation d’une nouvelle maquette, information auprès du Comité d’Entreprise.

Contraintes : libellés imposés jusqu’à 55 caractères #max 25 dans SAP, le format ne

tient pas compte des rétroactivités ou régularisations, le formulaire n’est pas adapté

aux contrats spécifiques (apprentissage …) et problèmes d’arrondi.

Cas clients4

4.1. Arkema


Réalisation et recette – ARKEMA sur SAP

Réalisation

• Les fonctionnalités de l’éditeur de formulaire (PE51) se doivent d’évoluer

• 30j de développements spécifiques pour répondre aux obligations du décret

• La classification des cotisations (quel cumul cible ? Quelle information doit

être récupérée pour alimenter le cumul cible (base – taux)

• Attention aux régimes spécifiques (Amiantes, Cessation progressive

d’activité…)

Recette

• Organisation d’une recette relativement longue

• Mise en place d’outils pour contrôler l’adéquation entre la paie et le

nouveau bulletin (contrôles horizontaux et verticaux…)

Impact sur le cycle de paie

• Impossibilité de contrôler une paie avec ce formulaire obligation d’avoir

deux formulaires, un pour le gestionnaire et un pour le salarié.

• Réorganisation du contrôle de la paie – utilisation des nouveaux outils

• Risque de ne jamais contrôler le formulaire envoyé au salarié ....

Cas clients4


Cas clients4

4.2. Afpa

Données clés

• Association nationale pour la Formation Professionnelle des Adultes

• Premier organisme de formation professionnelle qualifiante

• Créée en 1946 pour répondre aux besoins de la France en reconstruction

• Approche différenciante par la compétences

• Zone d’influence sur toute la France

• 10 000 salariés, 1 société sur près de 500 établissements en France.

• HR Access 7.1

Conception –AFPA sur HR Access

• Compte tenu du contexte du projet, une solution 100% spécifique a été conçue et mise en

œuvre

• La solution a été construite autour de la cinématique décrite ci-après, avec un objectif fort

de « cohérence » avec l’existant :

Cinématique existante

Paramétrage (DRC)

Lancement de le paie

Alimentation des tables de

résultats de paie

Edition du bulletin de paie

Ajout d’une nouvelle cinématique

Paramétrage des blocs,

catégories et sous catégories

Alimentation des tables des

résultats agrégés

Edition du bulletin de paie

clarifiée (nouveau programme)


Cas clients4

4.3. Retour d’expérience sur HR Access

Réalisation et recette

• Réalisation d’une solution spécifique sur 1,5 mois (Charges de réalisation :

70 jours)

• Charge de recette conséquente

• Pas de régression sur l’existant dans le cadre de la solution développée

(« cloisonnement » de la solution)

Points de vigilance

• Diversité des problématiques fonctionnelle à instruire : mapping, règles

d’agrégation des cotisations, gestion des régularisations, gestion des

rappels, format/mise en page bulletin,

• Impacts sur l’édition/impression des bulletins de paie (prise en compte des

exigences éventuelles sur la mise en forme)

• Impacts sur le paramétrage existant

• Nouveaux contrôles à mettre en œuvre sur le calcul des agrégats de

cotisation


Préconisations

Bilan d’expérience

D’un point de vue projet

• Ne pas sous estimer la phase de conception fonctionnelle sur les aspects :

mapping, règles d’agrégation, impacts sur le paramétrage, gestion rappel et régul..

• Charge de recette significative

• Vérifier très tôt auprès des tiers (imprimeur) les modalités d’édition, voire de mises

en forme du bulletin clarifié

D’un point de vue SI

• La fonctionnalité d’agrégation des cotisations n’est pas nécessairement « native »

dans les SI :

• Obtenir autant que possible une visibilité sur la Roadmap éditeur

• Veiller à la solution proposée par l’éditeur concernant les règles d’agrégation

couvertes en standard, les modalités de production du bulletin clarifié en

complément de l’existant

D’un point de vue métier,

• Le bulletin « clarifié » requiert un complément de contrôle de Paie (et donc une

organisation associée) qu’il faut qualifier et anticiper

Notre préconisation :

Mener un cadrage du projet en amont

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