CIRCULAIRE DE GESTION ADMINISTRATIVE Programmation 2007-2013.
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CIRCULAIRE DE GESTION ADMINISTRATIVE
Programmation 2007-2013
Mise en œuvre de l’objectif Mise en œuvre de l’objectif COOPERATION TERRITORIALE EUROPEENNECOOPERATION TERRITORIALE EUROPEENNE
Région wallonne impliquée dans 6 programmes:
Trois programmes transfrontaliers :
INTERREG IV A - France-Wallonie-Vlaanderen (WBI autorité de Gestion)
- Grande Région (WBI autorité de gestion jusqu’à la constitution d’un GECT)
- Euregio/Meuse-Rhin
Un transnational : INTERREG IV B Europe du Nord Ouest
Deux interrégionaux :
INTERREG IV C
URBACT II
Cadre juridique de référenceCadre juridique de référence
Règlement (CE) 1080/2006 : FEDER
Règlement (CE) 1083/2006 : Règlement général
Règlement (CE) 1828/2006 : Règlement d’application
Directive (CE) 2004/18 : Coordination procédures marchés publics
Loi du 24 décembre 1993 et arrêté royal 08 janvier 1996
Notes d’orientation CE
Circulaire du gouvernement wallon : Eligibilité des dépenses des
programmes INTERREG IV volets A, B, C.
INTERREG IV France-Wallonie-Vlaanderen
Procédure d’instruction, d’approbation et d’engagementProcédure d’instruction, d’approbation et d’engagement
Equipe technique concernée
1. Dépôt
Dépôt Accusé réception Après vérification complétude /
recevabilité du dossier
Bénéficiaire chef de file
Secrétariat technique conjoint (STC)
2. InstructionTransmission des projets par
ETI
Cabinets ministériels
Intercabinets(participation WBI et ETI)
AdministrationsFonctionnelles
OIPService égalité
des chancesService
environnement
Instruction transfrontalière par lesEquipes techniques
Instruction conjointe avecLes autorités partenaires
Instruction budgétairepar le SC
Information Intercabinetsde l’instruction conjointe
Premier passage en Gouvernements W & CF
Vérification des financementsPar le l’ETI et le SC
Participation WBI et intercabinets aux comités de pilotage et de suivi
3. Décision ETI présente propositions groupe instruction aux comités de pilotage
Décisions du comité de pilotage
Deuxième passage en gouvernements W et CFNotification des décisions du CP aux bénéficiaireschefs de file par AG
Envoi d’une lettre bonne nouvelle autorités partenaires
EUROGES – fiche de synthèse instruction, fiche projet et plan de financement - PV des CP et tableaux récapitulatifs - Copie des notification d’acceptation et de rejet
4. Engagement
a. Engagement du concours européen- Convention unique par projet rédigée par le SC
- Mise en ligne de la convention signée (et de ses éventuels avenants) sur EUROGES
b. Engagement des contreparties nationales publiques - Notification décisions gouvernements aux administrations par WBI avec codification DO32
- Engagement par administrations- Mise en ligne sur EUROGES arrêté/convention par administration
fonctionnelle- Communication par les opérateurs de la preuve des engagements à la clôture du projet à leur cellule de certification- SC encode sur EUROGES toute information nécessaire au suivi du
projet
Validation des déclarations de créance (DC)Validation des déclarations de créance (DC)
Validation sur pièce de 100% des dépenses par le contrôle de premier niveau;
Opérateurs Région wallonne : Dépenses requérant un avis technique motivé supérieures à 15.000 € HTVA Validation dans les 10 jours par administration fonctionnelle;
Remboursement du concours européen: sur seule base convention FEDER;
Opérateur introduit par cofinanceur : - 1 original de la DC - 1 jeu complet de justificatifs en PDF;
DC porte sur le montant total des dépenses: Versement du concours européen au bénéficiaire chef de file;
Cofinancement national: Suivant procédures de chaque service;
Contrôle de 1Contrôle de 1erer niveau sur pièces niveau sur pièces- VERSANT WALLON -
Informations com
plémentaires A
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Support papier : DC signée
Support électronique :
- DC sur fichier Excel
- Pièces justificatives sur
fichier PDF
Opérateur
- Réception par le CPN
- Analyse de complétude : DC signée, fichier Excel
(relevé des pièces) et copie des factures
- Transfert des données sur Euroges
Etablissement et signature du certificat de validation des dépenses
par le CPN
Transfert des données validées sur Euroges par le CPN
Vérification de la DC par le CPN sur fichier Excel ou sur Euroges
Transmission à l’opérateur chef
de file par le CPN
Transmission
au cofinanceur
par le CPN
1. Introduction de la déclaration de créance
2. Réception et encodage de la DC sur Euroges
5. Contrôle du dossier
3. Transfert des données dans Euroges
4. Certificat de
validation des
dépenses
6. bénéficiaire final « chef de file » Diffusion du certificat et de la déclaration de créance
Identification du 1er niveau de contrôle dut place : La direction du contrôle de 1er niveau du SPW (DCPN) Le Commissariat général au tourisme (CGT) Les administrations de la communauté française
Les contrôles sur places seront réalisés par :
Les administrations fonctionnellement compétentes de la Région wallonne;
Les OIP;
Les administrations de la Communauté française;
Note méthodologique et rapport de contrôle
Les éléments du contrôle sont encodés sur « EUROGES » par le contrôleur et le rapport daté et signé joint en fichier PDF;
Le contrôle de premier niveau sur placeLe contrôle de premier niveau sur place
Le contrôle de second niveau sur placeLe contrôle de second niveau sur place
Autorité d’audit constituée par la Cellule Audit de l’Inspection des finances, assistée par un groupe d’auditeurs dans lequel chaque versant est représenté;
Opérations contrôlées sélectionnées par un échantillonnage annuel par le groupe des auditeurs;
Chaque versant est contrôlé par un auditeur national (Direction d’audit des fonds européens (DAFE) pour le versant wallon);
Le résultat des contrôles est encodé dans EUROGES par les auditeurs responsables du contrôle;
REALISATION PHYSIQUE DU PROJETREALISATION PHYSIQUE DU PROJET
Comité d’accompagnement transfrontalier Composition : - Opérateurs
- Autorités belges et partenaires concernées - Administrations fonctionnelles partenaires et
belges - Equipes techniques concernées
Missions : - Validation des rapports d’activité - Conseil aux bénéficiaires - Validation des modifications mineures - Proposition des modifications majeures au CP - Validation des déplacements hors zone, etc…
Réunion dans les 2 mois suivant le dépôt du rapport d’activité à l’initiative de l’opérateur chef de file
Calendrier & RapportsCalendrier & Rapports
Rapport d’activité déposé tous les 6 mois par le chef de file (31 août et 28 février):
- Etat d’avancement physique et financier aux 30 juin et 31 décembre
Rapport de clôture dans les 2 mois suivant la fin du projet :
- Rapport des activités entreprises sur l’ensemble de la période
- Relevé des dépenses par bénéficiaire et par année civile
- Relevé des cofinancements par opérateur
INTERREG IV A EUREGIO MEUSE RHIN
1. Dépôt
Procédure identique à celle en vigueur sur leProgramme INTERREG IV A France-Wallonie-Vlaanderen
Procédure d’instruction, d’approbation et d’engagementProcédure d’instruction, d’approbation et d’engagement
2. Instruction
Procédure identique à celle en vigueur sur leProgramme INTERREG IV A France-Wallonie-Vlaanderen
3. Décision
Procédure identique à celle en vigueur sur leProgramme INTERREG IV A France-Wallonie-Vlaanderen
4. Engagement
a. Engagement du concours européen- Octroi de subvention unique par projet rédigé par le STC
- Mise en ligne de l’octroi de subvention dans une base de données à déterminées
b. Engagement des contreparties nationales publiques
- Notification décisions gouvernements aux administrations par WBI
avec codification DO32- Engagement par administrations
- STC encode dans une base de données à déterminer toute information nécessaire au suivi du projet
Validation des déclarations de créance (DC)Validation des déclarations de créance (DC)
Procédure identique à celle en vigueur sur leProgramme INTERREG IV A France-Wallonie-Vlaanderen
Les contrôles sur places seront réalisés par :
La Fondation EMR
Les éléments du contrôles sont encodés dans une base de données à déterminer .
Le contrôle de premier niveau sur placeLe contrôle de premier niveau sur place
Les contrôles de premier niveau sera opéré par Price Waterhouse
Le contrôle de premier niveau Le contrôle de premier niveau
Contrôle de 1er niveau
Leadpartner
FLC contrat avec
auditeur externe
AGchaque trimestre
paiements au Lead partner
(FEDER + le cas échéant
cofinancements)
AC
AG : contrôle complétude AF
Auditeur externe: contrôle financier des documents (art. 4)
AG: info au lead partner et demande des documents manquants le cas échéant
AG: dès que dossier en ordre et CM définitif, ordre de paiement à l’AC
ordre de paiement
OpérateursB
OpérateursNL
OpérateursD
Le contrôle de second niveau sur placeLe contrôle de second niveau sur place
Autorité d’audit est le Ministère des Affaires économiques des Pays- Bas (ADEZ)
Opérations contrôlées sélectionnées par un sondage annuel par ADEZ
Lors contrôle en Wallonie, l’auditeur le fera en collaboration avec son homologue wallon
Le résultat des contrôles est encodé dans une base de donnée à déterminer par l’auditeur responsables du contrôle
REALISATION PHYSIQUE DU PROJETREALISATION PHYSIQUE DU PROJET
Comité d’accompagnement transfrontalier Composition : - Opérateurs
- Autorités belges et partenaires concernées - Administrations fonctionnelles partenaires et
belges - Equipes techniques concernées
Missions : - Validation des rapports d’activité - Conseil aux bénéficiaires - Validation des modifications mineures - Proposition des modifications majeures au Comité de Suivi - Validation des déplacements hors zone, etc…
Réunion 12 et 24 mois après lancement du projet ainsi qu’à la clôture
Calendrier & RapportsCalendrier & Rapports
Rapport d’activité déposé tous les 6 mois par le chef de file (30 septembre et 31 mars):
- Etat d’avancement physique et financier aux 30 juin et 31 décembre
Rapport de clôture dans les 2 mois suivant la fin du projet :
- Rapport des activités entreprises sur l’ensemble de la période
- Relevé des dépenses par bénéficiaire et par année civile
- Relevé des cofinancements par opérateur
INTERREG IB ENO
1. Dépôt
Dépôt Accusé réception Après vérification complétude /
recevabilité du dossier
Mise en ligne site ENO
Bénéficiaire chef de file
Secrétariat technique conjoint (STC)
Procédure d’instruction, d’approbation et d’engagementProcédure d’instruction, d’approbation et d’engagement
2. InstructionMise en ligne des projets
et synthèse site WBIInstruction transnationale
par le STC
AdministrationsFonctionnelles
OIP
Intercabinets(participation WBI et PC
Instruction tri régionaleDéfinition position belge
Premier passage en Gouvernements W & CF
Participation WBI auxcomités de pilotage et de suivi
Cabinets ministériels
3. Décision STC présente avis instruction aucomité de pilotage
Décisions du comité de pilotageApprobation des projets sous conditions (2 mois)
Deuxième passage en gouvernements W et CFNotification des décisions du CP aux bénéficiaireschefs de file par AG
Envoi d’une lettre bonne nouvelle Autorité partenaire
4. Engagement
•Engagement du concours européen- Un seul contrat de subvention par projet rédigée par le STC
- Mise à disposition du contrat de subvention par WBI (selon modalités à convenir
•Engagement des contreparties nationales publiques - Similaire au processus FWVL - Réalisé par les administrations fonctionnelles - Les arrêtés et/ou conventions doivent notamment faire référence aux points suivants :
* le contrôle de 1er niveau sur pièce et sur place ; * circuit des demandes de paiement et déclaration de créance ;
* comité d’accompagnement et rapports d’activité ;* obligation de consulter au préalable l’administration
fonctionnelle pour toute dépense d’un montant supérieur à 15.000,00 € HTVA.
Validation des déclarations de créance (DC)Validation des déclarations de créance (DC)
Principe de base similaire à celui en vigueur sur le
Programme INTERREG IV A France-Wallonie-Vlaanderen
Contrôle de 1Contrôle de 1erer niveau sur pièces niveau sur pièces
Identification du 1er niveau de contrôle dut place : Département des ressources logistiques - de WBI – service
comptabilité pour l’ensemble des opérateurs wallons (SPW / OIP / CF)
Même rôle que sur FWVL
Différence Lorsque le bénéficiaire « chef de file » est wallon Validation de la consolidation des dépenses de l’ensemble du partenariat rédaction d’un certificat de validation ad hoc
Mise en œuvre similaire à celle en vigueur sur le Programme INTERREG IV A France-Wallonie-Vlaanderen
Le contrôle de premier niveau sur placeLe contrôle de premier niveau sur place
Les éléments du contrôle et le rapport daté et signé joint en fichier PDF sont transmis électroniquement à WBI par le contrôleur
Le contrôle de second niveau sur placeLe contrôle de second niveau sur place
L’autorité d’audit est exercée par la CICC; La CAIF représente le versant wallon au sein du groupe des
auditeurs; Réalisation des contrôles de deuxième niveau sur place a été
déléguée à la société Ernst & Young;
REALISATION PHYSIQUE DU PROJETREALISATION PHYSIQUE DU PROJET
Comité d’accompagnement transnational n’est pas obligatoire
Remarque: Il existe cependant des réunions de travail regroupant les bénéficiaires.Comité d’accompagnement wallon Composition : - Opérateurs
- Autorités wallonnes concernées - Administrations fonctionnelles - Point de contact - WBI (administration de coordination)
Missions : - Validation des rapports d’activité - Examen de l’état d’avancement du projet - Vérification mise en œuvre transnationale - Conseil aux bénéficiaires, etc…
Réunion dans les 2 mois suivant le dépôt du rapport d’activité à l’initiative de l’opérateur chef de file
Calendrier & RapportsCalendrier & Rapports
Rapport d’activité déposé tous les 6 mois par le chef de file (31 août et 28 février):
- Etat d’avancement physique et financier aux 30 juin et 31 décembre
Rapport de clôture dans les 2 mois suivant la fin du projet :- Rapport des activités entreprises sur l’ensemble de la
période- Relevé des dépenses par bénéficiaire et par année civile- Relevé des cofinancements par opérateur
INTERREG IV C
1. Dépôt
Dépôt Accusé réception Après vérification complétude /
recevabilité du dossier
Mise en ligne site INTERREG IV C(accès réservé)
Bénéficiaire chef de file
Secrétariat technique conjoint (STC)
Procédure d’instruction, d’approbation et d’engagementProcédure d’instruction, d’approbation et d’engagement
2. InstructionMise en ligne des projets
et synthèse site WBIInstruction par le STC
AdministrationsFonctionnelles
OIP
Intercabinets(participation WBI)
Instruction tri régionaleDéfinition position belge
Premier passage en Gouvernements W & CF
Participation WBI auxcomités de pilotage et de suivi
Cabinets ministériels
3. Décision STC présente avis instruction aux comités de pilotage
Décisions du comité de pilotageApprobation des projets (sous condition: 2 mois)
Deuxième passage en gouvernements W et CFNotification des décisions du CP aux bénéficiaireschefs de file par AG
4. Engagement
•Engagement du concours européen- Convention unique par projet rédigée par le STC
- Mise à disposition du contrat de subvention par WBI (selon modalités à convenir)
•Engage des contreparties nationales publiques - Similaire au processus FWVL - Réalisé par les administrations fonctionnelles - Les arrêtés et/ou convention doivent notamment faire référence aux points suivants :
* le contrôle de 1er niveau sur pièce et sur place ;* circuit des demandes de paiement et déclaration de
créance ;* comité d’accompagnement et rapports d’activité ;* obligation de consulter au préalable l’administration
fonctionnelle pour toute dépense d’un montant supérieur à 15.000,00 € HTVA.
Validation des déclarations de créance (DC)Validation des déclarations de créance (DC)
Principe de base similaire à celui en vigueur sur le
Programme INTERREG IV A France-Wallonie-Vlaanderen
Contrôle de 1Contrôle de 1erer niveau sur pièces niveau sur pièces
Identification du 1er niveau de contrôle sur place : WBI (Carmelo SCIFO) pour l’ensemble des opérateurs wallons (SPW / OIP / CF)
Même rôle que sur FWVL
Différence Lorsque le bénéficiaire « chef de file » est wallon Validation de la consolidation des dépenses de l’ensemble du partenariat rédaction d’un certificat de validation ad hoc
Mise en œuvre similaire à celle en vigueur sur le Programme INTERREG IV A France-Wallonie-Vlaanderen
Le contrôle de premier niveau sur placeLe contrôle de premier niveau sur place
Les éléments du contrôle sont transmis électroniquement à WBI par le contrôleur et le rapport daté et signé joint en fichier PDF
Le contrôle de second niveau sur placeLe contrôle de second niveau sur place
L’autorité d’audit est exercée par la CICC; La CAIF représente le versant wallon au sein du groupe des
auditeurs; Réalisation des contrôles de deuxième niveau sur place a été
déléguée à la société Ernst & Young;
REALISATION PHYSIQUE DU PROJETREALISATION PHYSIQUE DU PROJET
Un Comité d’accompagnement interrégional n’est pas prévu dans le programme INTERREG IV C.
Les réunions de travail regroupant les partenaires font partie des projets. Cependant, nous avons prévu un Comité d’accompagnement wallon Composition : - Opérateurs wallons
- Autorités wallonnes concernées - Administrations fonctionnelles - WBI (administration de coordination)
Missions : - Validation des rapports d’activité - Examen de l’état d’avancement du projet - Vérification mise en œuvre transnationale - Conseil aux bénéficiaires - Validation des modifications mineures, etc…
Réunion dans les 2 mois suivant le dépôt du rapport d’activité à l’initiative de l’opérateur chef de file
Calendrier & RapportsCalendrier & Rapports
Rapport d’activité déposé tous les 6 mois par le chef de file (1er octobre et 1er avril):
- Etat d’avancement physique et financier aux 30 juin et 31 décembre
Rapport de clôture dans les 2 mois suivant la fin du projet :- Rapport des activités entreprises sur l’ensemble de la
période- Relevé des dépenses par bénéficiaire et par année civile- Relevé des cofinancements par opérateur