CHAPITRE 3 L’ANALYSE ET LA DESCRIPTION DES …

Lycée Jean Moulin – Albertville COURS BTS CG – P1

M. Khalidy 1

CHAPITRE 3 – L’ANALYSE ET LA DESCRIPTION DES MECANISMES COMPTABLES

FICHE DE COURS 1 – DES PROGICIELS COMPTABLES AUX PGI

Les progiciels de gestion comptable

Ils permettent d’enregistrer les opérations comptables, d’éditer les documents de synthèse, d’effectuer

les déclarations fiscales, de gérer sa trésorerie. Ils peuvent être acquis en « famille » et offrent ainsi des

services plus étendus grâce à différents modules : la gestion commerciale pour réaliser les factures de

vente, la gestion de la paie pour réaliser les bulletins de salaire, la gestion des immobilisations… Les

données peuvent ainsi être transférées d’un module à l’autre. Par exemple, lorsqu’une facture de vente

est créée, il sera possible de transférer l’écriture comptable, ce qui permet un gain de temps et de

fiabilité.

Mais les progiciels de gestion comptable ne permettent pas autant d’intégration que le PGI. Par

exemple, ils ne permettent pas d’intégrer la gestion de la fabrication. Or, les organisations souhaitent

de plus en plus intégrer les différentes fonctions de l’organisation pour créer un système d’information

plus cohérent et global. Exemple : CIEL COMPTA ou encore SAGE 100

L’utilisation des progiciels de gestion comptable est encore très répandue dans les TPE et PME, pour

qui l’utilisation d’un PGI est difficile à mettre en place car cela nécessite un investissement important

tant au niveau financier qu’au niveau humain.

Les progiciels de gestion intégrés (PGI)

Un PGI, ou ERP (Enterprise Resource Planning), est une application qui permet de créer, à partir

d’une base de données unique, un système d’information intégrant l’ensemble des processus de

l’organisation (gestion comptable, gestion des approvisionnements, gestion commerciale, gestion des

ressources humaines, gestion de la production…). Ainsi, le PGI est un ensemble de modules

indépendants prenant en charge les différentes fonctions de l’organisation et facilitant la communication

des données entre ces fonctions. Ces modules utilisent un moteur de workflow (flux de travail) qui

permet de transmettre une information entrante dans le système à tous les modules du système. Par

exemple, lorsqu’un devis génère une vente, le stock est automatiquement mis à jour au niveau de la

fiche produit et la facture est directement enregistrée en comptabilité.

De ce fait, le PGI permet de gagner du temps et de limiter les erreurs de saisie puisque les données

sont saisies une seule fois. De plus, il permet d’automatiser certaines tâches comme les écritures

comptables, qui sont générées automatiquement. Exemple : CEGID, OPENERP.

La mise en place d’un PGI nécessite d’importants investissements pour le paramétrage du PGI, la

réorganisation des processus de travail, la formation du personnel…


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FICHE DE COURS 2 – MODE OPERATOIRE CEGID – PARAMETRAGES DE BASE

1ère

Phase :

Copier le fichier .INI dans ProgrammData

Ouvrir dans l’espace commun de la classe (zone échange), le fichier Word contenant le chemin

d’accès entre le serveur Cegid et votre poste informatique client. Copier le contenu de ce fichier Word.

Aller dans C : ProgrammData (s’il n’est pas apparent, afficher les fichiers cachés) / Cegid /

CEGIDPGI (fichier) / cliquer dessus et coller dedans le fichier Word.

Déterminer l’exercice comptable de votre base Cegid

Module Comptabilité / Structures – Paramètres / Paramètres (bandeau vertical) / Exercices / Il faut

compléter le libellé, la date de début et de fin d’exercice et enfin l’état de l’exercice (mettre Ouvert).

Compléter la fiche d’identité de l’entreprise

Module Administration sociétés / Paramètres généraux / Paramètres société (bandeau vertical) /

Comptabilité / Coordonnées / Compléter les différentes rubriques.

2ème

phase - Créer des familles comptables

Avant de créer les différentes familles d’articles et les articles proposés à la vente par l’entreprise,

nous devons d’abord les faire exister en comptabilité (notamment en leur attribuant un n° de compte

du PCG). Cette opération se fait en 2 temps : d’abord créer les familles comptables, puis affecter des

N° de comptes du PCG aux familles comptables.

D’abord créer les familles comptables

Module Gestion commerciale / Paramètres / Articles et stocks (dans le bandeau vertical) /

Familles comptables (bandeau vertical) / Il vous faut maintenant saisir vos familles comptables

dans le tableau en cliquant sur l’icône nouveau (en bas) à chaque nouvelle famille (à rajouter) /

n’oubliez pas de valider chaque famille comptable

Lorsque vous avez du transport (facturé ou à facturer), vous devez le considérer comme une

famille comptable et faire une manipulation supplémentaire. Voir ci-dessous

Le cas du transport

Module Gestion commerciale / Paramètres / Gestion commerciale (bandeau vertical) / Ports et

frais / Icône Nouveau / Compléter le tableau : Code de la famille comptable du transport ; Libellé

du transport ; le Type de calcul (fixe ou %) ; Montant HT (et TTC) ou Pourcentage ; Famille

Comptable

Maintenant, il faut affecter des N° de comptes du PCG aux familles comptables

Vous êtes toujours dans le module Gestion commerciale / Aller dans Gestion commerciale

(bandeau vertical) / Ventilations comptables / Caractéristiques (en bas du tableau) / Clic sur icône

Nouveau / Rajouter code de la famille comptable dans Articles et valider la proposition qui vous

est faite / Mettre le n° de compte du PCG dans HT Achat et ou HT Vente (selon qu’il s’agit d’une

vente ou d’un achat ou les 2) / Valider en cliquant sur l’icône Nouveau

A ce stade, le logiciel peut vous signaler que le compte du PCG que vous proposez n’existe

pas ! Il faut donc le créer dans le Module Comptabilité. Voir ci-dessous

Créer un compte dans le plan de comptes de l’entreprise

Module Comptabilité / Structures et paramètres / Comptes généraux (bandeau vertical) / Clic

icône Nouveau pour rajouter votre compte / Onglet Comptable et rajouter le compte, sa nature


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(débit ou crédit) et son libellé / Onglet Compléments et rajouter le Code TVA (généralement au

taux normal) / Valider

3ème

phase - Créer des dépôts (pour nos stocks)

Créer un dépôt

Module Gestion commerciale / Articles et Stocks / Fichiers (bandeau vertical) / Dépôts / Clic sur

l’icône Nouveau / Compléter les coordonnées de votre dépôt de marchandises

Le logiciel propose un dépôt par défaut qu’il faut remplacer par celui que l’on vient de

créer. Voir ci-dessous

Remplacer le dépôt par défaut

Module Gestion commerciale / Paramètres / Sociétés (bandeau vertical) / Paramètres société

(bandeau vertical) / Gestion commerciale (double clic dessus) / Dépôts (double clic) / dans dépôt

par défaut mettre votre dépôt créé.

4ème

phase - Créer des familles d’articles

Cegid ne permet pas de créer plus de 3 familles d’articles

Module Gestion commerciale / Paramètres / Articles et Stocks (bandeau vertical) / Familles d’articles /

Famille 1 / clic sur l’icône Nouveau pour rajouter le code et le libellé de la famille / Valider

Si vous souhaitez rajouter des sous-familles dans une famille, il faut simplement rester dans

votre famille 1 (ou 2 ou 3) et rajouter en-dessous les sous familles (code et libellé pour chaque

sous famille).

5ème

phase - Créer un fichier Clients

Module Gestion commerciale / Ventes / Fichiers (bandeau vertical) / Clients et Prospects / Icône

Nouveau / Nouveau client / Valider / Compléter le tableau :

- Onglet Général : compléter toute l’identité du client

- Onglet Conditions : NE JAMAIS METTRE LES REMISES ICI (Cegid bugue ici !). Renseigner :

Régime fiscal (France soumis) ; Conditions expéditions ; Export ; Logistique

- Onglet Règlements : Mettre le compte auxiliaire ; Mode de règlement

- Valider

Les remises doivent être accordées par article. La procédure est la suivante (on continue le

travail de création du fichier clients)

Icône Loupe / Tarifs avancés1 / Saisie / Icône Nouveau / Valider / Gestion des remises / Prendre

Remise tiers cumulée / Valider / En bas icône Ligne de tarifs / Rajouter votre remise 1 ou 2 ou 3 (ou

plusieurs remises en cascade) / Valider

6ème

phase - Créer un fichier Fournisseurs

Module Gestion commerciale / Achats / Fichiers (bandeau vertical) / Fournisseurs / Icône Nouveau /

Compléter le tableau :

- Onglet Général : compléter l’identité du fournisseur

- Onglet Règlements : mode de règlement ; Exigibilité de la TVA (mettre mixte) ; Régime fiscal

(mettre France soumis) ;

1 Si Tarifs avancés n’apparait pas : Module Gestion commerciale / Paramètres / Société (bandeau vertical) /

Paramètres société (bandeau vertical) / Gestion commerciale / Tarifs et frais / Activer l’option Tarifs avancés


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Onglet Expéditions : mode d’expédition et lieu de disponibilité ; Activer l’option Dépôt (mettre le

dépôt livré qu’on a créé plus haut) / Valider

7ème

phase - Créer des articles et les enregistrer en entrée de stock

Module Gestion commerciale / Articles et Stocks / Articles (bandeau vertical) / Prendre Marchandises

dans la liste déroulante / Clic sur l’icône Nouveau :

- Onglet Général (compléter le code, le libellé et la famille de l’article)

- Onglet Achat (mette le prix d’achat)

- Onglet Vente (seulement dans le cas ou l’article sera revendu tel quel, alors il faut compléter la

colonne de gauche, choisir « Prix d’achat de base » dans le menu déroulant de Base prix HT ;

rajouter votre coefficient dans la zone « Coef. Calcul HT » ; cocher « Recalcul automatique du

prix HT »)

- Onglet Caractéristiques / choisir la famille comptable de l’article (pour en faciliter

l’enregistrement automatique lors de la facturation) / Valider

Créez votre stock d’articles maintenant.

Module Gestion commerciale / Articles et Stocks / Traitements (bandeau vertical) / Mouvements

exceptionnels (bandeau vertical) / Entrée / Choisir le dépôt et le motif ; choisir la date (le premier

janvier N) ; mettre la quantité et le prix d’entrée / Valider / et Oui


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FICHE DE COURS 3 – LA TRADUCTION DES OPERATIONS EN TERMES D’EMPLOI-RESSOURCE

Les flux et le sens des flux

Les opérations entre l’entreprise et ses partenaires se traduisent par des flux d’informations, des flux

physiques de biens et services, et des flux monétaires. Seuls les flux physiques et monétaires font

l’objet d’enregistrements comptables.

Chaque opération entre l’entreprise et ses partenaires donne lieu à deux flux de sens opposé enregistrés

dans les comptes en unité monétaire. Chacun de ces flux a une origine (O) et une destination (D).

Par convention, on met toujours l’origine du flux sortant à droite et la destination du flux entrant

à gauche.

La traduction en termes d’emploi-ressource

L’entreprise n’enregistre dans ses comptes que la destination du flux entrant et l’origine du flux

sortant qui a un impact sur ses propres comptes.

L’origine du flux sortant est la ressource qui a permis l’opération, c’est le crédit.

La destination du flux entrant est l’emploi obtenu en échange de la ressource, c’est le débit.

Exemple : le 15 août, l’entreprise achète pour 2 000 € de matières premières à son fournisseur.

En résumé

Flux sortant de l’entreprise pour qui l’on fait la comptabilité = ressource = crédit

Flux entrant dans l’entreprise pour qui l’on fait la comptabilité = emploi = débit

15/08

Dette, flux monétaire

15/08

Achat de mat. 1res, flux

physique

Fournisseur

2 000 € 2 000 €

O D O D 15/08 : compte

achats mat. 1res

2 000 €

15/08 : compte dette

2 000 €

Ressource Emploi

Entreprise Entreprise


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FICHE DE COURS 4 – LA TRADUCTION DES OPERATIONS DANS LE JOURNAL

La tenue d’un livre-journal est obligatoire ; ce document permet de décrire les opérations réalisées par

l’entreprise selon un formalisme imposé par le Code général des impôts et le PCG.

Les enregistrements se font opération par opération, chronologiquement et au jour le jour.

Exemple d’enregistrement dans un journal unique et à partir du schéma précédent :

Cela donne :

Remarque : débiter un compte, c’est enregistrer un emploi au débit. Créditer un compte, c’est

enregistrer une ressource au crédit.

Dans les entreprises de grande taille, le journal unique est divisé en journaux divisionnaires spécialisés

dans l’enregistrement des pièces comptables selon la nature des opérations (journal divisionnaire des

achats, journal divisionnaire des ventes, journal divisionnaire de trésorerie…). Cette division simplifie

la saisie des écritures et leur contrôle, facilite la consultation de la comptabilité et autorise la division

du travail.

Il est possible de présenter vos écritures sous forme de bordereau de saisie (généralement demandé à

l’examen) :

Journal Date N° Compte

Intitulé Libellé d’écriture Débit Crédit Général Auxiliaire

Achats 15/08/N 601000 Achats Mat 1ères

Facture n°xxxxxxx

2000,00

401000 Fournisseur 2000,00

15/08

Dette, flux monétaire

15/08


physique

Fournisseur

2 000 € 2 000 €

O D O D 15/08 : compte

achats mat. 1res

2 000 €

15/08 : compte dette

2 000 €

Ressource Emploi


15-août 60 2 000,00

40 2 000,00 Facture xxxxxxxxxxxx

Achat matières premières

Fournisseur

N° compte débité

N° compte crédité

Intitulé compte débité Intitulé compte crédité

Date Somme créditée

Ressource

Somme débitée

Emploi

Libellé


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FICHE DE COURS 5 – LA TRADUCTION DES OPERATIONS DANS LE JOURNAL AVEC PRISE EN COMPTE DE LA TVA

Cette fiche de cours vient compléter la précédente.

Nous constatons que le flux physique est valorisé en HT. Le flux de TVA suit toujours le flux

physique (ex. : si ce dernier est entrant, la TVA sera également en flux entrant).

La somme des flux physique et flux de TVA donne le TTC, c’est-à-dire la même valeur que le flux de

contrepartie (ici le flux monétaire). Il y a donc respect de la partie double : les flux sont de sens

contraires mais ils ont la même valeur.

La prise en compte de la TVA déductible sur l’achat donne l’enregistrement suivant :

Journal Date N° Compte

Intitulé Libellé d’écriture Débit Crédit Général Auxiliaire

Achats 15/08/N 601000 Achats Mat 1ères

Facture n°xxxxxxx

2000,00

445660 TVA déductible 400,00

401000 Fournisseur 2400,00

En isolant la TVA déductible dans un compte spécifique (44566), l’entreprise pourra la déduire de la

TVA collectée (sur les ventes), ce qui lui permet de récupérer ce qu’elle a payé en TVA à son

fournisseur. La TVA est une opération neutre pour l’entreprise, cette dernière est un simple

collecteur de TVA pour le compte de l’Etat.

15/08 Dette, flux monétaire

15/08


physique

Fournisseur

2 000 € HT

2 400 € TTC

O D

O D

15/08 : comptes

achats mat. 1res

2 000 € et TVA 400 €

15/08 : compte

dette

2 400 € TTC

Ressource Emploi


15/08

TVA

400 €

D D


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FICHE DE COURS 6 – MODE OPERATOIRE CEGID – GESTION DES VENTES

Création d’un devis (demandé par un client)

Module Gestion commerciale / Ventes / Saisie (bandeau vertical) / Devis / Dans la zone client, aller

chercher le client déjà créé et double clic dessus / Clic sur la ligne Référence et choisir l’article qui

sera sur le devis / S’il y a des frais de port, clic sur l’icône Ports et Frais en bas du tableau /

Sélectionner le port et modifier le éventuellement / Valider / Vérifier le devis / Valider / OK

Création d’une commande (demandée par un client)

Module Gestion commerciale / Ventes / Saisie (bandeau vertical) / Commande / Dans la zone client,

aller chercher le client déjà créé et double clic dessus / Clic sur la ligne Référence et choisir l’article

qui sera sur le devis / S’il y a des frais de port, clic sur l’icône Ports et Frais en bas du tableau /

Sélectionner le port et modifier le éventuellement / Valider / Vérifier la commande / Valider / OK

Transformer un devis en commande (ou transformer une commande en bon de livraison, ou

encore, un bon de livraison en facture)

Module Gestion commerciale / Ventes / Génération (bandeau vertical) / Génération automatique

(choisir ce que vous souhaitez faire) / double clic sur le document commercial qui sera transformé en

autre document commercial / Mettre la date de ce nouveau document commercial / Valider / OK

Lorsque vous transformez un bon de livraison en facture ou lorsque vous créez une facture, dès

lors que vous la validez, le module Gestion commerciale génère automatiquement l’écriture

comptable dans le module Comptabilité. Pour visualiser l’écriture :

Visualiser l’écriture comptable générée automatiquement

Module Comptabilité / Ecritures / Courantes (bandeau vertical) / Visualisation / Choisir le journal (ici

le journal des ventes) et vérifier l’écriture (c’est vous qui avez renseigné les comptes lors du

paramétrage des familles comptables plus haut !)


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FICHE DE COURS 7 – MODE OPERATOIRE CEGID – GESTION DES ACHATS

Vérifier la disponibilité des articles en stock

Module Gestion commerciale / Articles et stocks / Consultation (bandeau vertical) / Articles

disponibles / Un écran apparait et sous l’onglet Standard, choisir notre dépôt / Appliquer les critères /

la liste des articles s’affiche

Consultation du stock à une date précise

Module Gestion commerciale / Articles et stocks / Consultation (bandeau vertical) / Stock à date / Un

écran apparait et sous l’onglet Standard, choisir notre dépôt / Appliquer les critères / la liste des

articles s’affiche / si vous voulez aller plus loin : double clic sur un article / un écran apparait / Clic sur

l’icône Historique des mouvements (je vous montrerai en classe) => vous avez l’historique des entrées

et sorties de cet article dans le stock, c’est pas mal !

Connaitre les articles en rupture de stock

Module Gestion commerciale / Editions / Stock / Sous l’onglet Standards / mettre notre dépôt / Cliquer

sur « Ruptures seules » / Cliquer sur Lancer l’état

Mise à jour du fichier Fournisseurs

Module Gestion commerciale / Achats / Fichiers (bandeau vertical) / Fournisseurs / Icône Nouveau /

Compléter le tableau :

- Onglet Général : compléter l’identité du fournisseur

- Onglet Règlements : mode de règlement ; Exigibilité de la TVA (mettre sur les débits) ; Régime

fiscal (mettre France soumis) ;

Les remises doivent être accordées par article. La procédure est la suivante (on continue le

travail de création du fichier fournisseurs) :

- Icône Loupe / Tarifs avancés2 / Saisie / Icône Nouveau / Valider / Gestion des remises / Prendre

Remise tiers cumulée / Valider / En bas icône Ligne de tarifs / Rajouter votre remise 1 ou 2 ou 3

(ou plusieurs remises en cascade) / Valider

- Onglet Expéditions : mode d’expédition et lieu de disponibilité ; Activer l’option Dépôt (mettre le

dépôt livré qu’on a créé plus haut) ; Mode d’expédition (franco de port et mettre le tarif) ; Nom

du transporteur / Valider

Passer une commande

En-tête : Module Gestion commerciale / Achats / Saisie (bandeau vertical) / Commande / Commande /

nouvel écran apparait / Liste déroulante Fournisseur (choix du fournisseur) / Renseignez la date de

livraison prévue

Corps de la commande : Clic dans la colonne Référence et choix des articles / Valider / Indiquer la

quantité commandée / En bas de l’écran Icône Ports et frais, choisir le mode de transport / Entrée /

Valider

Remarque : les remises ont été saisies lors de la création des fournisseurs.

2 Si Tarifs avancés n’apparait pas : Module Gestion commerciale / Paramètres / Société (bandeau vertical) /

Paramètres société (bandeau vertical) / Gestion commerciale / Tarifs et frais / Activer l’option Tarifs avancés


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Générer une commande en réception

Module Gestion commerciale / Achats / Génération (menu vertical) / Réception / Fournisseur / un

nouvel écran apparait (Sous l’onglet Standards, renseigner la date de la pièce (date de commande) /

Clic sur Appliquer les critères => La commande apparait

Double clic sur la ligne qui correspond à votre commande / Une fenêtre s’ouvre / Saisir la date de la

pièce / Icône Enregistrer la pièce (cela veut dire valider)


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FICHE DE COURS 8 – LE COMPTE DU GRAND LIVRE

Les comptes du grand livre permettent d’avoir le détail des mouvements de chaque compte. Il existe 2

façons de représenter ces comptes : le compte à colonnes séparées et le compte à colonnes mariées.

Compte à colonnes séparées (schématisé en compte en T dans les exercices) :

512000 Banque

Débit Crédit

Dates Libellés Montants Dates Libellés Montants

01/10/N A nouveau 2500,00 05/10/N Chq EDF 1000,00

09/10/N Chq Airbubus xxxxx 1800,00

Sous-total 4300,00 Sous-total 1000,00

Solde débiteur 3300,00

Total 4300,00 Total 4300,00

Compte à colonnes mariées

512000 Banque

Date Libellés Montants Soldes

Débit Crédit Débiteurs Créditeurs

01/10/N A nouveau 2 500,00 2 500,00

05/10/N Chq EDF 1 000,00 1 500,00

09/10/N Chq Airbubus xxxxx 1 800,00 3 300,00

Total des opérations 4 300,00 1 000,00

FICHE DE COURS 9 – DOCUMENTS DE SYNTHESE

Le patrimoine de l’entreprise : le bilan

Le bilan présente, sous la forme d'un tableau, la liste des biens de l'entreprise (l'actif ou les emplois)

et la liste des dettes de l'entreprise (le passif ou les ressources). La différence entre les biens et les

dettes (sauf les capitaux propres) détermine le patrimoine net (appelé aussi situation nette ou capitaux

propres) de l'entreprise. Ce patrimoine net correspond aux droits des propriétaires de l'entreprise.

La mesure de l’activité annuelle de l’entreprise : le compte de résultat

Sur une période de 12 mois, le patrimoine net d'une entreprise peut augmenter (bénéfice,

enrichissement net) ou diminuer (perte, appauvrissement net). Le compte de résultat permet de

mesurer la variation du patrimoine net. Il est composé des charges (emplois) et des produits

(ressources).

Valeur en début de période Valeurs des flux entrants Valeurs des flux sortants Calcul solde :

Créditeur si Total crédit > Total débit

Débiteur si Total débit > Total crédit

Calcul solde :

Créditeur si ligne crédit > ligne débit

Débiteur si ligne débit > ligne crédit


M. Khalidy 12

FICHE DE COURS 10 – COMPTABILITE SUR LES ENCAISSEMENTS ET COMPTABILITE D’ENGAGEMENT

La comptabilité sur les encaissements

Cela consiste à enregistrer en comptabilité uniquement au moment des encaissements ou des

décaissements.

Ex. : Le 10 octobre nous achetons des marchandises. Le fournisseur nous accorde un délai de

règlement de 30 jours fin de mois. L’achat sera donc enregistré le 30 novembre, c’est-à-dire au

moment du règlement.

La comptabilité d’engagement ou sur les débits

Il s’agit du système comptable le plus répandu. Cela consiste à enregistrer les évènements lorsqu’ils se

produisent, on n’attend pas leur paiement pour le faire.

Ex. : Le 10 octobre nous achetons des marchandises. Le fournisseur nous accorde un délai de

règlement de 30 jours fin de mois. L’achat est enregistré le 10 octobre. Le règlement est enregistré,

quant à lui, le 30 novembre.

FICHE DE COURS 11 – SAISIR LE JOURNAL DE REPRISE COMPTABLE

Création de la balance initiale

Module Comptabilité / Ecritures / Menu Courantes / Clic Saisie courante / Nouvel écran / Liste

déroulante Journal / Choisir Reprise comptable

Saisir chaque ligne de la balance : renseigner la colonne Général (numéro de compte), le libellé et le

montant

Appuyer sur Entrée après chaque ligne saisie

Visualisation de la balance

Module Comptabilité / Editions / Journaux / Journal des écritures / Dans l’onglet Standards, liste

déroulante Journaux / Choisir Reprise comptable / Clic icône Lancer l’état

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