Changements relatifs à l’Instruction Voyage

AREVA T&D FRANCE

GUIDE UTILISATEUR

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Communication de Philippe Guillemot du 27 février stipulant que le budget voyages doit être réduit de 20% pour atteindre 15 M€ d’économies.

Pour atteindre ces objectifs, de nouvelles règles sur le poste de dépenses le plus important: la billetterie aérienne, ont été établies.

La Politique Voyages ICI23 a été mise à jour intégrant ces décisions et doit donc être strictement appliquée pour atteindre les objectifs souhaités.

Changements relatifs à l’instruction voyages

Crisis Management Update

Dépenses 2008 T&D France: : Total Voyages : 38.9 M€ (Source

Magnitude) Billetterie Aérienne : 24.6 M€ (Source Amex)

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Précisions sur les changements effectués

L’agence de voyages a pour instruction de réserver systématiquement le billet le moins cher disponible selon les critères suivants:

Avion

Direct (réservé par défaut sauf indisponibilité)

Restrictif (modifiable et remboursable, avec frais) dans la mesure où les frais sont inférieurs au gain potentiel par rapport à un billet 100% flexible

Pour rappel : Pour tout vol de plus de 6 heures, la classe affaire est recommandée

Train :

Direct, Flexible & n’excédant pas 3 heures de trajet en train

Il est recommandé de réserver ses billets au moins 2-3 semaines avant départ, afin:

-d’obtenir les billets au meilleur tarif (voir impact page 10)

-d’avoir suffisamment de temps pour compléter le processus

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Précisions sur les changements effectués

Lorsque le voyageur souhaite obtenir un billet plus cher que celui réservé, il doit impérativement envoyer à l’Agence une demande de « Dérogation » (voir Annexe 1)

signée par:son représentant T&D au Comex pour les voyageurs de T&D

Management - 3129

le Directeur Régional des Ressources Humaines ou Financier pour les autres voyageurs.

Un rapport est remis depuis mars 2009 aux membres du Comex sur les dérogations accordées, ainsi que sur les économies manquées

L’agence de voyage n’est plus autorisée à:

•À faire une proposition si l’Ordre de Mission n’est pas effectué entièrement dans Ulysse (pour l’ensemble des unités utilisatrices d’Ulysse)

•modifier une réservation avant d’avoir reçu la demande de dérogation signée;

•émettre un billet si l’Ordre de Mission n’est pas approuvé par le N+1 du voyageur

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Comment cela se traduit-il dans l’offre reçue par e-mail? 1/2

Réservé par Amex

Gain de 384 EUR à comparer avec des frais potentiels de 50 EUR, le billet étant toujours modifiable et remboursable

Si un vol restrictif existe mais que les frais d’annulation ou/et de modification sont inférieurs au gain potentiel entre un billet 100% flexible et un billet restrictif alors Amex va réserver le vol restrictif

Si vous ne recevez jamais ce type d’offre par e-mail, demandez à votre assistant(e)

de vous la transférer ou de mettre à jour votre profil afin de la recevoir

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Comment cela se traduit-il dans l’offre reçue par e-mail? 2/2

Prix de référence

RéservéRéservé par Amex

Proposition alternative.

Ces propositions ne sont pas réservées, aussi le tarif peut changer à la hausse voire la proposition devenir indisponible si la validation n’est pas faite rapidement.

Alternative:

En plus du vol réservé selon les critères demandés, Amex doit proposer une alternative encore moins chère (avec transit, via, etc.).

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Exemple sur un AR Paris – Shanghai

PRIX DE REFERENCE

4.244 €

Air France

Flexible

Vol direct

Départ: 23:15

Durée vol: 11:00 (12:35)

Classe Affaires, Cas où l’on propose un billet flexible 100%,

réservé 3 semaines avant départ

PROPOSITION 1

3.264 €

China Eastern

Flexible

Vol directDépart: 01:20 pm

Durée vol: 11:00 (12:35)

PROPOSITION 2

2.411 €

Finnair Flexible (avant départ)

Escale (Helsinki)

Départ: 12:20 pm

Durée vol: 13:00 (14:45)

Alternative proposée par l’agence –

pas de dérogation nécessaire

L’agence va réserver ce billet

Dérogation exigée si billet plus cher demandé

Si vous optez pour la proposition 2, il faut le spécifier rapidement à l’agence car votre place n’est pas réservée.

Si vous souhaitez qu’Amex vous réserve un vol restrictif , vous pouvez le spécifier à l’agence dans votre Ordre de Mission dès votre première demande en

utilisant dans le champs « commentaires » d’Ulysse

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123%

100%

171%

3 weeks 1 week 3 days

Impact financier en réservant à l’avanceExemple Paris-Dubaï-Paris-Classe Affaires – selon la date de réservation avant départ

Vol AF départ Paris: 01:15

3 semaines

2.888 €

1 Semaine

3.545 €

3 jours

4.942 €

Une économie de 1 à 2K€ peut être réalisée en réservant 2 semaines à l’avance

Départ

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Quelques recommandations

En tant que manager

• Toujours demander à vos collaborateurs quelle est l’offre la moins chère proposée par AMEX avant d’approuver le voyage et

• vérifier si le voyage est absolument nécessaire et combien de personnes doivent se déplacer

En tant que voyageur / Assistant(e)• Réservez vos billets suffisamment à l’avance. Vous pouvez économiser € 1,000- 2,000 par billet sur un vol long courrier en réservant 3 semaines avant départ.

• Demandez-vous toujours si le voyage est absolument nécessaire ou si vous pouvez utiliser la vidéo conférence.

• Tout voyageur selon critère précisés dans l’instruction voyage doit faire une demande de Carte Amex et l’utiliser.

• Les assistant(e)s devraient toujours transférer toutes les propositions envoyées par Amex au voyageur/N+1 (valideur)

• Si vous optez pour l’alternative la moins chère, veuillez mettre à jour au plus vite votre ordre de mission pour qu’Amex puisse réserver vos billets

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Conclusion

A retenir:

les nouvelles instructions visant à réduire les coûts;

la politique voyage ICI 23 qui en résulte;

tous les voyages doivent être réservés auprès d’Amex;

aucun vol nécessitant une dérogation signée ne pourra être réservé par Amex avant réception de celle-ci;

100% des Ordres de Mission sont à effectuer dans Ulysse (lorsque l’outil est déployé dans votre unité);

Aucun billet ne sera émis sans Ordre de Mission validé;

Dès 6 heures de vol, la classe affaire est recommandée.

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Annexe

Visualisation du process de réservation d’un billet

Etape par étape

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Procédure de Réservation – Etape par étapeCas A - Sélection de la proposition 1 ou 2

Outil Réservation AMEX

Valideur

Billets

Prix

réf

éren

ce

Pro

po

siti

on

1

Pro

posi

tion

2

VoyageurOM OM

OMOM

OK

Pas de dérogation nécessaire en cas de choix de la Proposition 1 ou 2

Proposition 1 ou 2

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Procédure de Réservation – Etape par étape Cas B - Refus des propositions 1 et 2 & demande de

dérogation

Outil réservation AMEX

Valideur voyage

Billets

Prix

réf

éren

ce

Pro

po

siti

on

1

Pro

posi

tionl

2

VoyageurOM OM

OMOM

OK

Dérogation requise –

à faire signer

Billet plus cher demandé

Dérogation soumise au

valideur

Billet plus cher approuvé

Dérogation approuvée & signée