Centre International de Recherche et de Développement · Ce manuel, décrivant l’organisation et...

Réseau Alliance Santé Juin 2007

Manuel des procédures administratives, financières et comptables du Réseau Alliance Santé - Réseau de

mutuelles de santé - Borgou / Collines - Bénin

Centre International de Recherche et de Développement

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RAS : Manuel de procédures administratives, comptables et financières- Version juin 2007

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SOMMAIRE PAGES PREMIERE PARTIE : Présentation du manuel et Organisation générale du RESEAU ALLIANCE SANTE

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Module A : Présentations 3 Chapitre 1 : Présentation du manuel 4 Chapitre 2 : Abréviation et sigles 6 Chapitre 3 : Présentation du RESEAU ALLIANCE SANTE 7 Chapitre 4 : Organisation générale 12 Chapitre 5 : Description des postes et fonctions 19 DEUXIEME PARTIE : Description des procédures administratives, financières et comptables

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Module B : Gestion du courrier et des autres moyens de communication 30 Chapitre 1 : Introduction 31 Chapitre 2 : Gestion du courrier arrivée 32 Chapitre 3 : Gestion du courrier départ 33 Chapitre 4 : Gestion de la communication 34 Module C : Procédures de gestion des achats 37 Chapitre 1 : Procédures d’achat de biens et services 38 Chapitre 2 : Gestion des stocks 45 Module D : Procédures de gestion de la trésorerie 47 Chapitre 1 : Procédures d’encaissement 48 Chapitre 2 : Procédures de décaissement 49 Chapitre 3 : Procédures de gestion des comptes financiers 50 Chapitre 4 : Procédures de contrôle et de protection de la trésorerie 51 Module E : Procédures de gestion du personnel 53 Chapitre 1 : Cadre réglementaire 54 Chapitre 2 : Procédures d’embauche 55 Chapitre 3 : Traitement et paiement des salaires et des charges sur salaires 57 Chapitre 4 : Acomptes au personnel 58 Chapitre 5 : Obligations légales 59 Chapitre 6 : Evaluation du personnel 60 Chapitre 7 : Déplacement du personnel 62 Chapitre 8 : Fin de contrat 63 Module F : Procédures de gestion des immobilisations 64 Chapitre 1 : Acquisition et suivi des immobilisations 65 Chapitre 2 : Inventaire des immobilisations 68 Module G : Procédures d’élaboration et de suivi budgétaire 69 Chapitre 1 : Généralités 70 Chapitre 2 : Exécution du budget 72 Module H : Procédures comptables 74 Chapitre 1 : Principes comptables 75 Chapitre 2 : Règles de gestion comptable 77 TROISIEME PARTIE : Annexes 78



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PREMIERE PARTIE

Présentation du manuel et

Organisation générale du RESEAU ALLIANCE SANTE



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Module A : Présentations



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R A S Manuel de Procédures Module A Présentations Chapitre 1 Présentation du manuel Version Juin 2007 Révisé le : Introduction Ce manuel, décrivant l’organisation et les procédures administratives, financières et comptables du RAS a été élaboré pour répondre :

- au besoin des dirigeants de disposer d’un outil de gestion composé d’un ensemble homogène et cohérent des consignes d’exécution des tâches, des documents utilisés, leur diffusion et la périodicité de cette diffusion, leur conservation, les contrôles à mettre en place, les autorisations et les approbations, les règles d’enregistrement et de traitement des opérations à respecter de manière à assurer la fiabilité et la pertinence des informations.

- aux exigences du droit comptable applicable dans l’ensemble des pays membres de l’UEMOA qui obligent toutes les sociétés à avoir des procédures de gestion formalisées (articles 16 et 17 du règlement relatif au droit comptable dans les Etats de l’UEMOA)

Les procédures formalisées à travers le présent manuel permettent la mise en application des principes fondamentaux de contrôle interne et constituent un moyen de contrôle permanent de la conduite des opérations. La rédaction du manuel a nécessité la collaboration du personnel du RAS en vue de lui conférer un caractère pratique. Le Manuel de procédures administratives, financières et comptables (MPAFC) du RAS concerne :

les procédures de gestion administrative, financière et comptable du RAS ;

les procédures de gestion administrative, financière et comptable de chaque Mutuelle- membre du RAS considérée en tant que structure jouissant de la personnalité juridique et de l’autonomie financière.

Le personnel du Réseau et les partenaires du Réseau doivent toujours garder à l’esprit que le Réseau n’est pas un projet. Le Réseau est une organisation autonome Evolution du manuel Les descriptions qui suivent sont applicables dès la validation du manuel. Toutes modifications qui pourraient intervenir :

- soit dans l’organisation interne du RAS; - soit d’une amélioration de procédure déficiente ; - soit dans les textes en vigueur à la date de validation du manuel ;

devront être prises en compte pour la mise à jour indispensable. Le manuel peut être mis à jour sous la responsabilité du Comptable et sous la supervision du Conseiller Technique du RAS. Toute nouvelle page portera la date de la dernière mise à jour. La version initiale de ce manuel sera conservée dans les archives du RAS.



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R A S Manuel de Procédures Module A Présentations Chapitre 1 Présentation du manuel Version Juin 2007 Révisé le : Contenu du manuel. Les procédures développées s’articulent autour de huit (08) modules numérotés de A à H. Les modules seront subdivisés en chapitres structurés comme ci-après : 1 - Objet 2 - Règles de Gestion 3 - Description La structure du manuel se présente comme ci-après : PREMIERE PARTIE : Présentation du manuel et organisation générale du R A S Module A : Présentations DEUXIEME PARTIE : Description des procédures administratives, financières et comptables

Module B : Traitement du courrier et des autres moyens de communication Module C : Procédures de gestion des achats Module D : Procédures de gestion de la trésorerie Module E : Procédures de gestion du personnel Module F : Procédures de gestion des immobilisations Module G : Procédures d’élaboration et de suivi budgétaire

Module H : Procédures comptables

TROISIEME PARTIE : Annexes



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R A S Manuel de Procédures Module A Présentations Chapitre 2 Abréviations et sigles Version Juin 2007 Révisé le :

ABREVIATIONS & SIGLES

Abréviations ou sigles Signification AG AGE AIMS

Assemblée Générale Assemblée Générale Extraordinaire Centre d’études et d’appui techniques aux institutions de micro assurance santé

BAM Bordereau d’affectation de matériel BDF Bailleur de fonds BDT Bon de travail BE BOS

Bon d’entrée Bilans d’opérations semestriels

BS Bon de sortie CA Conseil d’Administration CA CE CHF CIDR CNSS CPT

Commission d’Analyse Comité Exécutif Chauffeur Centre International de Développement et de Recherche Caisse Nationale de Sécurité Sociale Comptable

CT Conseiller Technique DDC Direction du Développement et de la Coopération DAO Dossier d’Appel d’Offre EPC Etat de prise en charge FDC Fiche de dotation de carburant IPTS Impôt Progressif sur les traitements et salaires MPAFC Manuel des procédures administratives, financières et comptables OHADA Organisation pour l’Harmonisation en Afrique du Droit des Affaires OM Ordre de mission ONG Organisation Non gouvernementale PCA POS

Président du Conseil d’Administration Plans d’opérations semestriels

PTF Partenaire Technique et Financier PV Procès-verbal RAS Réseau Alliance Santé SEC Secrétaire SYSCOA Système Comptable Ouest Africain TDR UD

Termes de référence Unité de Développement



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R A S Manuel de Procédures Module A Présentations Chapitre 3 Présentation du RESEAU ALLIANCE SANTE Version Juin 2007 Révisé le :

PRESENTATION DU RÉSEAU

RENSEIGNEMENTS GENERAUX Dénomination RESEAU ALLIANCE SANTE Sigle RAS Statut Association à but non lucratif régie par la loi du 1er juillet 1901.

N° d’enregistrement : 2003/008/PDBA/SG/SAS du 11 juin 2003 Siège PARAKOU Adresse N° boîte postale : O2 BP 762

N° téléphone : 23 61 41 82 97 21 04 27 e-mail : alliancesanté@yahoo.fr

Durée de vie 99 ans Régime fiscal le Réseau et son personnel sont assujettis aux taxes ci-après :

TVA IPTS Droits d’enregistrement

Sécurité sociale le Réseau et son personnel sont assujettis au régime de sécurité sociale suivant :

Prestations familiales Risques professionnels (1%) Cotisations retraite

ADRESSES UTILES Ministère de la Santé Direction Nationale de la Protection Sanitaire

Services des impôts Receveur des impôts de Parakou BP : 46 Parakou

Organisme de sécurité sociale CNSS Parakou Tél : 23 61 03 74

Service de l'emploi Direction Départementale de la Fonction Publique Tél

Auditeur <insérer le nom et les contacts du cabinet d’audit chargé du contrôle des comptes DU RÉSEAU >

Le CT doit compléter et actualiser régulièrement la présente rubrique IMPLANTATION GEOGRAPHIQUE Le siège du Réseau est fixé à Parakou. Les Mutuelles membres du Réseau (au total 31) sont situées dans les départements du Borgou et des Collines.



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ACTIVITES DU RÉSEAU Aux termes des dispositions des statuts, le Réseau poursuit des objectifs généraux suivants :

- Représenter les mutuelles et les mutualistes, notamment pour la défense de leurs

intérêts. - Echanger, partager les idées et expériences. - Favoriser l’entraide et la solidarité entre les mutuelles. - Mener des actions communes à l’ensemble du réseau et l’organiser - Appuyer les mutuelles dans l’amélioration de la santé de leurs membres - Mettre en place et gérer les outils de sécurité financière du Réseau. (Fonds

d’intervention, etc.) - Participer au renforcement du mouvement mutualiste au niveau national et international

INTERVENTIONS DU RESEAU SUR LE TERRAIN

1. LES PARTENAIRES DU RAS

a. les formations sanitaires : elles sont des prestataires pour les mutuelles, elles constituent le premier partenaire des mutuelles et du Réseau b. l’administration sanitaire : niveau central et déconcentré (Ministère de la Santé , Direction Départementale de la Santé , Zone Sanitaire) : elle est plus en relation avec le Réseau qu’avec les mutuelles c. le centre d’étude et d’appui technique aux institutions de micro assurance santé (AIMS) : c’est une structure qui est un partenaire du Réseau, elle donne un appui technique et un appui conseil au Réseau en ce qui concerne la gestion et le suivi du risque dans le domaine de l’assurance maladie, les relations avec l’offre de soins, la formation des acteurs, la conception et la mise en œuvre de nouveaux produits d’assurance, la gestion comptable et financière des mutuelles. d. Le CIDR qui donne un appui technique et un appui conseil au Réseau dans le domaine de l’organisation, du fonctionnement, développement du Réseau. En son sein se trouve l’Unité de Développement qui intervient au niveau des mutuelles pour assurer le développement et l’autonomisation des mutuelles dans les fonctions de collecte, d’informations et de communication. e. La COOPERATION SUISSE au BENIN : c’est le premier partenaire financier du RAS, elle assure le financement des activités du RAS suite à l’élaboration d’un programme annuel d’activités et d’un budget



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2. LES RELATIONS AVEC LES PARTENAIRES a. RAS ET FORMATIONS SANITAIRES Les mutualistes à jour des cotisations bénéficient des soins au près des formations sanitaires après présentation des cartes et paiement d’une quotte part. Pour faciliter le fonctionnement de tout ce système, la coordination du RAS assure la formation du personnel de santé, le suivi des prestations offertes par les formations sanitaires, le règlement des litiges entre les formations sanitaires et les mutualistes. b. RAS et ADMINISTRATION SANITAIRE Le Réseau représente les mutuelles au niveau institutionnel et mène des activités de plaidoyer au niveau de l’administration sanitaires. Le réseau participe aux activités du ministère en ce qui concerne le développement des mutuelles de santé au BENIN. c. RAS et CIDR (UD) /AIMS Pour les besoins de leurs activités communes, ces trois entités sont regroupées pour apporter un appui au « Mouvement des Mutuelles du RAS ». Dans un souci de transparence, de bonne circulation des informations et de bon fonctionnement, le RAS est responsable de la coordination et de la représentation du « Mouvement des Mutuelles du RAS ». En cas d’absence du représentant du RAS, celui de l’une des deux autres structures est responsable de la représentation. Toutefois,lorsque l’objet de la représentation est clairement rattaché à l’AIMS ou à l’UD, le représentant du RAS, ou en son absence celui de l’une des deux autres structures, a le devoir d’informer et de remettre immédiatement les documents ou informations correspondants à l’entité concernée. Si l’information est écrite, il l’enregistre dans le classeur réservé à cet effet et en adresse copie à la 3ème entité pour information. Au regard des objectifs de croissance interne et externe que se fixe le RAS, ce partenariat lui permet de :

- définir avec l’UD les stratégies efficientes et les conditions de croissance interne du Réseau (mise en place de nouveaux produits, diversification des stratégies de financement des cotisations…) ;

- définir avec l’UD les stratégies et les conditions de croissance externe du Réseau ; - mettre en œuvre ces stratégies dans le cadre de la croissance et de l’autonomisation du

Réseau. En fonction des différentes stratégies élaborées par le RAS avec l’appui conseil de l’UD, l’AIMS s’engage à :

- fournir à l’UD les éléments techniques et les informations nécessaires à la réalisation de ses missions ;

- concevoir de nouvelles garanties à la demande du Réseau ; - proposer des améliorations aux garanties offertes.



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R A S Manuel de Procédures Module A Présentations Chapitre 3 Présentation du RESEAU ALLIANCE SANTE Version Juin 2007 Révisé le : 3. INTERVENTION DU RAS SUR LE TERRAIN AU NIVEAU DES MUTUELLES ET

INTERMUTUELLES Les agents mutualistes donnent un appui technique aux mutuelles et inter mutuelles dans la gestion et la gouvernance. A ce titre :

a- Ils participent aux réunions des bureaux et des conseils d’administration des mutuelles et inter mutuelles pour :

- Assurer le remplissage correct des outils de gestion des mutuelles et inter mutuelles - Assurer la sécurisation des fonds collectés par les mutuelles et inter mutuelles - Assurer le paiement des factures des formations sanitaires - Suivre les prises en charges des mutualistes - Appuyer le règlement des litiges entre les formations sanitaires et les mutualistes - Appuyer les élus mutualistes dans leurs fonctions de représentation de la mutuelle - Appuyer la prise de décision des instances en présentant les avantages et les inconvénients de chaque décision - Appuyer les mutualistes dans la fixation des objectifs de développement et dans la mise en œuvre des stratégies identifiées.

b- Ils suivent les formations sanitaires dans leurs relations avec la mutuelle par :

- Des visites périodiques dans les formations sanitaires - Des activités de suivi des formations sanitaires dans le remplissage des outils, la prise en charge des mutualistes.

c- Ils jouent le rôle d’interface entre les mutuelles et le Réseau par : - La collecte et la transmission des informations : données statistiques des mutuelles et inter mutuelles ou tout autre information utile

INTERVENTIONS AU NIVEAU DES FORMATIONS SANITAIRES

Les domaines d’intervention sont : - Le renforcement des capacités des agents de santé dans la connaissance des mutuelles et l’utilisation des outils ; - L’information des agents de santé sur les garanties couvertes par des réunions et visites périodiques.



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DOCUMENTATION JURIDIQUE Les documents obligatoires nécessaires à la gestion du Réseau sont classés en 4 catégories :

CATEGORIE LIVRES REGISTRES JURIDIQUES : • Registres des P.V. d’Assemblées REGISTRES SOCIAUX : • Registre de l’employeur

• Registre de la paie REGISTRES COMPTABLES : • Livre d’inventaire

• Livre -journal • Grand-livre

DOCUMENTS INSTITUTIONNELS : • Convention de financement • Convention tripartite • Manuel de procédures administratives,

financières et comptables • Procédures de Gestion de la Direction

du Développement et de la Coopération (DDC)

• Tout autre document juridique indispensable



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R A S Manuel de Procédures Module A Présentations Chapitre 4 Organisation générale du RESEAU ALLIANCE SANTE Version Juin 2007 Révisé le :

ORGANISATION DU RESEAU ALLIANCE SANTE

CONSEIL D’ADMINISTRATION ALLIANCE SANTE

Inter mutuelles (négociationAvec les hôpitaux )

3

Hôpitaux (3)

CSA (34)CSC (7)Bureau exécutif de

La mutuelle

ALLIANCE

SANTE*AG*

Conseil de la mutuelle (31)(orientation, décision et négociation )

.•••.•.•.•.•

.•••.familles•.•.•

.•••.•.•.•

C I

750 groupements

3500familles

23000 personnes couvertes



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ORGANIGRAMME DU RÉSEAU

Observations 1- La fonction de Secrétaire comptable devrait être séparée et confiée à deux (02) personnes en vue de : - éviter que des fonctions incompatibles (caissier, comptable et gestionnaire des stocks) soient confiées à la même personne ; - permettre à la comptable de disposer de temps suffisant pour exercer pleinement ses fonctions. 2- Il est souhaitable de : - compléter le nombre d’Agents Mutualistes (AM) à quatre (04) - revoir le découpage du territoire en de limiter les longs déplacements des (A M)

C A RAS

CONSEILLER TECHNIQUE

PERSONNEL TECHNIQUE DE TERRAIN (APPUI AUX MUTUELLES) 3 AGENTS MUTUALISTES (GESTIONNAIRES DE MUTUELLES)

PERSONNEL D’APPUI CHAUFFEURS GARDIENS

PERSONNEL D’APPUI SECRETAIRE COMPTABLE

REMARQUES : Pas de liaisons entre

le personnel d’appui et le personnel de terrain

Le conseiller technique est statutairement sous le Conseil d’Administration

Par délégation de pouvoir du CA , le CT gère le personnel

Les relations entre le personnel d’appui et le personnel de terrain sont fonctionnelles



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R A S Manuel de Procédures Module B Présentations Chapitre 4 Organisation générale du RESEAU ALLIANCE SANTE Version Juin 2007 Révisé le :

RELATION DU RÉSEAU AVEC SES PARTENAIRES

CIDR Alliance SantéAIMS

Gestionnaires de mutuelles

I.M

Groupements

Village

Conseiller technique

Mutuelle

Appui différencié aux instances deGouvernance et de gestion des intermutuelles et des mutuelles.

Cotisations collectées par le bureausous contrôle du village

Développement à la base àtravers autonomisation des structures

Agents d’appui au développement

Actuaire – AuditeurMédecin-conseil Chargé de l’appui conseil à la gestion du risque et àl’amélioration des relationsdu ras avec l’offre de soins

CIDR siège à travers appui conseil au RAS et appui méthodologique au Service Appui au Développement



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DESCRIPTION ET FONCTIONNEMENT DES ORGANES Les organes de décision

Les organes de gestion du Réseau comprennent : L’Assemblée Générale (AG) le Conseil d’Administration (CA) le Comité Exécutif (CE)

L’ASSEMBLEE GENERALE

L’AG est l’organe d’approbation des actes du Réseau. C’est l’organe suprême du Réseau. Composition / désignation Elle est composée des représentants des mutuelles désignés par leur conseil, à raison de deux membres par mutuelle. Le CT du Réseau et les agents mutualistes assistent avec voix consultative à l’AG. Sur demande du CE, d’autres personnes ressources peuvent assister à l’AG du Réseau pour apporter des informations ou éclairages sur les sujets portés à l’ordre du jour. Les membres du Comité exécutif sont d’office participants à l’assemblée générale. Le président du Comité exécutif convoque et dirige les réunions de l’assemblée générale. L’assemblée générale peut prendre la forme ordinaire ou extraordinaire. Assemblée Générale Ordinaire Réunion : Elle se réunit une fois par an en présence des 3/5 de ses membres. Au cas où ce quorum n’est pas atteint une autre AG est convoquée dans les quinze jours qui suivent et se tient valablement quel que soit le nombre de membres présents. L’AG se réunit sur convocation du CE et traite des points inscrits à l’ordre du jour mentionnés sur la convocation. Décisions : Les décisions de l’AG sont prises à la majorité absolue des membres présents. Attributions : Elle a pour mission de définir les grandes orientations de l’association, de statuer sur les activités du Réseau et sur la suspension des mutuelles, d’approuver les états financiers du Réseau, de définir le budget prévisionnel, de donner son accord pour l’adhésion des membres affiliés, de fixer le pourcentage des cotisations à verser par les mutuelles au Réseau Alliance Santé.



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R A S Manuel de Procédures Module A Présentations Chapitre 4 Organisation générale du RESEAU ALLIANCE SANTE Version Juin 2007 Révisé le : Assemblée Générale Extraordinaire

Réunion : L’AGE est convoquée par le CE sur décision du CA ou de l’Assemblée Générale Ordinaire au moins quinze (15) jours avant la date de réunion. Elle se réunit valablement si 4/5 des membres sont présents. Si ce quorum n’est pas atteint, une deuxième assemblée est convoquée dans un délai de quinze jours et se tient valablement quel que soit le nombre des membres présents. Ses décisions sont prises à la majorité absolue des membres présents Elle traite des points inscrits à l’ordre du jour mentionnés sur la convocation. Cas de convocation d’une Assemblée Générale Extraordinaire (AGE) L’AGE est convoquée dans les cas suivants :

dissolution anticipée de l’association fusion ou union avec d’autres associations modification des statuts tout autre sujet qui aura fait l’objet d’une demande d’au moins la moitié des membres

de l’association ou du conseil d’administration.

LE CONSEIL D’ADMINISTRATION Composition / désignation Il est composé d’un représentant par mutuelle proposé par le conseil de celle-ci ; de préférence il doit être un des représentants de la mutuelle à l’assemblée générale du Réseau Alliance Santé. Les membres du Comité Exécutif sont d’office participants au Conseil d’administration. Le président du CE convoque et dirige les réunions du CA. Le CT et les agents mutualistes du Réseau assistent avec voix consultative au CA. Sur demande du Comité Exécutif, d’autres personnes ressources peuvent assister aux réunions du Conseil pour apporter des informations ou éclairages sur les sujets portés à l’ordre du jour.

Réunions et décisions : Il se réunit une fois par an. Il se réunit valablement si 4/5 des membres sont présents. Si ce quorum n’est pas atteint, une deuxième réunion du Conseil est convoquée dans les quinze jours et se tient valablement quel que soit le nombre des membres présents. Ses décisions sont prises à la majorité absolue des membres présents. Il traite des points inscrits à l’ordre du jour mentionnés sur la convocation. Attributions : Les attributions du Conseil d’Administration sont les suivantes : - Vérifier et appuyer la mise en oeuvre des décisions de l’assemblée générale, - Préparer les réunions de l’assemblée générale suivante - Recruter le Conseiller Technique - Vérifier/contrôler la gestion réalisée par le comité exécutif - Echanger les informations sur les différentes mutuelles - Faire toutes propositions utiles à l’A G pour le bon fonctionnement du Réseau. - Prendre les sanctions en cas de fraude ou détournement - décider la convocation de l’assemblée générale extraordinaire, - procéder au remplacement provisoire en cas d’indisponibilité ou de démission d’un membre du comité exécutif et en informer l’assemblée générale



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LE COMITE EXECUTIF Composition / désignation : Il est composé de: Un délégué par zone d’inter mutuelles, éventuellement d’un délégué pour les mutuelles hors des zones. Dans ce cas, ce membre doit être issu d’une mutuelle ayant au minimum 750 bénéficiaires. Les délégués sont élus à bulletin secret par les représentants des mutuelles faisant partie d’une même inter mutuelle lors de l’Assemblée générale du Réseau Alliance Santé. C’est l’assemblée générale qui attribue les fonctions de Président, Secrétaire et Trésorier, aux délégués par vote à bulletin secret et à la majorité absolue. Le CT et les Agents mutualistes participent, avec voix consultative, aux réunions du Comité Exécutif. Sur demande, les ou d’autres personnes ressources peuvent assister aux réunions pour apporter des informations ou éclairages sur les sujets portés à l’ordre du jour. Mandat : Le mandat des membres du comité est de deux ans renouvelable une fois, avec possibilité de changement de poste au cours du deuxième mandat. Afin d’assurer la permanence des compétences, les membres du Comité Exécutif ne sont pas renouvelables en même temps. Le règlement intérieur fixe les modalités de renouvellement. Réunion : Le comité se réunit au minimum une fois par trimestre, et autant de fois que de besoin pour l’exécution de sa mission. La présence de tous les membres du Comité Exécutif est requise pour la tenue valable de la réunion.

Attributions : Ses attributions sont : - Convoquer et organiser la tenue des réunions de l’AG et du CA, - Mettre en oeuvre les décisions de l’assemblée générale et du conseil d’administration, - rendre compte à l’assemblée générale et au CA des activités menées. Les tâches de chacun des membres du CE sont précisées par le règlement intérieur. Décisions : Les décisions sont prises à l’unanimité. Renouvellement : Les postes sont renouvelés par rotation au niveau des Inter mutuelles. Les organes de direction

le Conseiller Technique (CT) le Personnel technique de terrain, le Personnel d’appui.

LE CONSEILLER TECHNIQUE Le réseau emploie un Conseiller Technique salarié. Recrutement : le CA recrute le Conseiller sur proposition du comité exécutif. Il fixe les conditions de travail du CT (rémunération, mission, évolution professionnelle etc.)



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R A S Manuel de Procédures Module A Présentations Chapitre 4 Organisation générale du RESEAU ALLIANCE SANTE Version Juin 2007 Révisé le : Fonctions : le Conseiller Technique a pour fonction de : - conseiller les élus mutualistes dans leurs fonctions de gouvernance et de gestion ; - coordonner, en concertation avec le CE, les activités internes et externes du RAS ; - appuyer le CE dans l’organisation et la tenue des réunions statutaires du RAS ; - sur décision du Conseil d’Administration recruter et gérer le personnel du RAS, notamment les agents mutualistes, le personnel administratif et le personnel d’appui ; - suivre et coordonner l’appui technique donné aux mutuelles par les agents mutualistes ; - mettre en œuvre les décisions prises par le conseil d’administration et le Réseau. Délégation de pouvoirs : le Conseiller Technique reçoit délégation de pouvoirs du Conseil d’Administration et du Comité Exécutif pour des missions qu’ils souhaitent lui confier notamment : - Représenter le Réseau auprès des partenaires et des institutions - Négocier les contrats pour le compte du Réseau - Gérer les biens du Réseau Alliance Santé - Engager les dépenses du RAS selon les modalités fixées par le règlement intérieur Le Conseiller Technique rend compte du déroulement de sa mission à chaque réunion statutaire en tenant compte du niveau concerné par la mission.

LE PERSONNEL TECHNIQUE DE TERRAIN Il s’agit des Agents Mutualistes.

LE PERSONNEL D’APPUI Il est composé des agents ci-après : - la Secrétaire – Comptable ; - le Chauffeur ; - les gardiens. Les organes de Contrôle

• La comptabilité du RAS doit être obligatoirement soumise au contrôle d’un cabinet d’audit externe requis par le Conseiller Technique sur instruction du Comité Exécutif.



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R A S Manuel de Procédures Module A Présentations Chapitre 5 Description des postes et fonctions Version Juin 2007 Révisé le :

DESCRIPTION DES POSTES CLES On trouvera ci-après des fiches décrivant chacun des postes DU RÉSEAU. Une fiche a été élaborée pour chaque poste. Chaque fiche comprend les mêmes rubriques :

- Titre du poste,

- Supérieur hiérarchique,

- Subordonnés,

- Rôle,

- Tâches.

Il faut noter que dans la présente version du manuel, certains des postes décrits ne sont pas encore pourvus. Sur ces bases, les postes faisant l’objet de fiches descriptives concernent :

Au niveau du Réseau

1. Conseiller Technique

2. Personnel Technique de Terrain

3. Secrétaire

4. Comptable

5. Chauffeur

Chacune des fiches doit être dupliquée pour être remise à l’Agent occupant le poste concerné afin qu’il puisse la consulter en permanence et chaque fois que nécessaire.



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Conseiller Technique Titre du poste CONSEILLER TECHNIQUE (CT) Supérieur hiérarchique Conseil d’Administration et Comité Exécutif Subordonnés Tout le personnel du RAS Rôle Le CT est responsable de la bonne marche du RÉSEAU tant sur le plan technique que

financier et administratif vis à vis de l’Assemblée Générale et du Comité Exécutif du RÉSEAU. Le CT a autorité directe sur tous le personnel RÉSEAU. Il dispose de tous les pouvoirs les plus étendus pour administrer le Réseau.

Tâches

Administration générale • il assure la gestion quotidienne du RÉSEAU en accord avec la politique générale et les

règlements régissant l'activité du RÉSEAU ; • il prépare et exécute les délibérations de l’AG; • il préside toutes les commissions spécialisées du RÉSEAU ; • il signe les actes concernant le Réseau et représente celle-ci vis à vis des tiers et le cas

échéant en justice; • il est assisté sur le plan opérationnel par les Agents Mutualistes et un Comptable ; • il propose l'organigramme et son actualisation à l’AG ; • il prend, dans les cas d'urgence qui nécessitent un dépassement de ses attributions

normales, toutes les mesures conservatoires nécessaires, à charge pour lui d'en rendre compte à l’AG. dans les plus brefs délais.

Gestion financière

• il présente à l’AG (et au PTF) les budgets prévisionnels, les états financiers annuels du RÉSEAU et ceux des projets exécutés ainsi que les rapports d'activité trimestriels et annuels ;

• il approuve les ordres de transferts de fonds sur les comptes spéciaux ouverts dans les banques commerciales ;

• il co-signe les chèques tirés sur les comptes bancaires qui ont été préparés par le comptable ;

Acquisitions de biens et services

• il veille au respect strict des procédures d'approvisionnement du RÉSEAU en biens et services requis ;

• il approuve les bons de commande de biens et de service; • il passe les contrats avec les bénéficiaires pour l'exécution des commandes.

Appui- conseil à la gouvernance du RAS

• il appuie les organes du RESEAU ( Comité Exécutif, Conseil d’Administration,, Assemblée Générale, Conseil des Mutuelles et Inter mutuelles) et notamment les élus dans leurs fonctions ;

• il appuie le RESEAU dans la définition et la mise en œuvre de ses relations avec les partenaires et notamment avec l’AIMS et le CIDR ;

• il appuie les mutuelles et le RESEAU dans leurs relations avec les partenaires extérieurs et notamment avec l’offre des soins.

Gestion technique

• il coordonne et met en œuvre les activités de développement et de consolidation du RESEAU, sur la base des décisions prises par ses organes de gouvernance

• il veille au respect du cahier de charges des maîtres d’œuvres, entreprises,



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Titre du poste CONSEILLER TECHNIQUE (CT) Tâches (suite)

fournisseurs engagés dans les contrats avec le Réseau ; • il assure la formation des élus mutualistes dans l’exercice de leurs fonctions ; • il assure la formation des prestataires de soins dans leurs relations avec les mutuelles

Administration du personnel • il nomme les cadres, conformément à la procédure de recrutement en vigueur ; • il recrute et licencie le personnel conformément aux textes en vigueur; • il détermine les niveaux de rémunérations du personnel; • il autorise les acomptes et avances sur salaires ; • il informe le personnel de toutes les conditions d'emploi ; • il signe les états de salaires (état de virement et billettage) ; • il veille à ce que tous les registres obligatoires en matière de gestion du personnel

soient tenus à jour ; • il arrête les horaires de travail conformément aux textes en vigueur ; • il autorise les absences du personnel. • il est responsable de tout le personnel qui œuvre dans le cadre du RÉSEAU; • il prend les sanctions à l'encontre du personnel qui manque au respect du règlement

intérieur. Gestion du patrimoine DU RÉSEAU

• il est responsable du patrimoine du RÉSEAU ; • il s'assure que les stocks et les équipements acquis sont régulièrement protégés

contre tous les risques de toute nature (vol, destruction, perte, accidents, etc...) • il fait prendre toute mesure permettant de localiser et d'identifier les équipements

acquis sur les fonds propres du RÉSEAU et sur les fonds des PTF ; • il veille à ce que le personnel du RÉSEAU utilise les biens raisonnablement.

Rapports

• Les statuts du RÉSEAU, les conventions de financement, la convention tripartite de partenariat entre le Réseau, l’AIMS et l’UD représentée par le CIDR recommande l’établissement de rapports pour rendre compte de l’exécution des activités confiées. Le CT veille à la production régulière de ces rapports qui couvrent aussi bien les données techniques que financières..

Pour lui permettre de répondre à ces obligations : • il contrôle et approuve les rapports financiers avant leur soumission aux différents

partenaires et à l’AG ; • il contrôle et approuve les rapports d'activités avant leur soumission aux différents

partenaires et à l’AG ; Suivi et contrôle Le CT supervise toutes les activités de contrôle et de suivi menées au sein du RÉSEAU. Il veille à ce que les organes de contrôle extérieurs au Réseau (ci-après) exercent leur mission sans entraves : Commissaire aux comptes, auditeurs indépendants recrutés pour conduire l’audit des états financiers, missions de revue à mi-parcours, etc...



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AGENT MUTUALISTE Titre du poste AGENT MUTUALISTE (AM) Supérieur hiérarchique CT Subordonnés Rôle Sous la responsabilité du CT du RÉSEAU, l’Agent Mutualiste est chargé d’assurer la

gestion courante des mutuelles et des inter mutuelles, de procéder au suivi du risque et des contrats, d’appuyer la gouvernance, de procéder à la formation des membres du bureauet du conseil des mutuelles et des agents de santé.

Tâches

Remplissage des outils • il remplit les registres de membres ; • il remplit les cahiers de caisse- banque, les PV de réunions des bureaux et conseils ;

Paiement des prestations au CS et à l’hôpital • il retire et contrôle les factures, • il suit le paiement délégué, exécute le paiement au CS et établit les ordres de virement

Délivrance des cartes mutualistes • il contrôle les montants versés ; • il remplit les cartes et procède à leur validation ;

Suivi budgétaire • il élabore le budget avec le bureau; • il suit l’exécution du budget et procède au transfert des données à l’AIMS ;

Organisation des conseils des mutuelles et compte rendu des activités de délégation de gestion

• il rédige et présente les rapports d’activités de gestion de l’AM au conseil ; • il produit les comptes et les états financiers ;

Archivage des documents des mutuelles

• il tient à jour le classement des documents ; • il archive les documents des années écoulées ;.

Analyse et interprétation des données de suivi du risque

• il saisit les données de suivi de risque et élabore le tableau de bord ; • il suit les prestations par formation sanitaire et procède à l’analyse des données ;

Suivi des relation avec les formations sanitaires • il gère les conflits entre mutuelles et formations sanitaires et suit les contrats ;

Mise en place des nouveaux produits ou adaptation des garanties existantes

• il recueille les attentes et les transmet au CT et à l’’AIMS ; • il participe au recueil des données et aux discussions- échanges avec l’AIMS sur le

produit. Mise en place et suivi du risque des contrats groupes

• il discute les conditions du contrat avec le souscripteur et le conseil de la mutuelle et appuie le bureau pour la signature ;

• il suit l’exécution des contrats ; • il saisit les données et suit le risque.



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Titre du poste AGENT MUTUALISTE (AM) Tâches (suite)

Appui à la gouvernance dans ses relations avec les formations sanitaires

• il apporte son appui pour la résolution des conflits entre mutualistes et des litiges entre les mutuelles et les formation sanitaires ;

• il apporte son appui- conseil pour le suivi des contrats.

Elaboration et suivi des stratégies de développement de la mutuelle

• il appui les conseils dans la définition des objectifs de croissance de la mutuelle ; • il apporte son appui pour l’identification des stratégies de développement ; • il suit la mise en œuvre des stratégies de développement.

Appui à la tenue des réunion de conseils

• il prépare les réunions de conseils et les documents à présenter ; • il appui le bureau dans la préparation du conseil ; • il présente les tableaux de bord et comptes de résultats ; • il présente le suivi budgétaire ; • il appui le conseil dans le suivi des activités menées.

Appui à la prise de décision • il apporte son appui pour l’identification des besoins en matière de restructuration ; • il apporte son appui pour la mise en œuvre des restructurations ; • il apporte son appui pour le règlement des cas litigieux.

Appui au suivi et à la gestion du risque • il alerte le conseil sur les résultats des indicateurs ; • il apporte son appui pour la prise de décisions des mesures de redressement ; • il procède au suivi de la mise en œuvre des décisions prises par le conseil.

Formation du bureau, du conseil et des agents de santé • il identifie les besoins de formation ; • il élabore les plans et les outils de formations ; • il évalue les formations.

.



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COMPTABLE Titre du poste COMPTABLE (CPT) Supérieur hiérarchique CT Subordonnés Chauffeur et gardiens Rôle Sous la responsabilité du CT, le Comptable assure les fonctions de direction financière et

comptable du RAS. A ce titre, il est chargé d’exécuter l’ensemble des tâches ayant trait à la gestion financière et comptable.

Tâches Gestion financière • il s'assure que les procédures financières mises en œuvre sont conformes aux dispositions

du manuel de procédures ; • il participe à l'élaboration du projet de budget du RAS

il contrôle et surveille les entrées et les sorties de fonds des comptes bancaires ou des caisses ; Acquisitions de biens et services

• il veille au respect des procédures d’acquisitions de biens et de services ; • il assure un contrôle rigoureux des dépenses en veillant au respect du budget ; • il procède au contrôle du respect des clauses contractuelles à l'occasion des commandes de

services ou de biens avant tout décaissement de fonds ; Gestion comptable

• il contrôle et veille à l'établissement des états financiers ; • il contrôle les pièces pour s'assurer de leur validité, de leur exactitude et de leur bonne

imputation ; • il met à jour périodiquement les livres et registres comptables ; • il élabore mensuellement les états de rapprochement de comptes bancaires ; • il contrôle les pièces justificatives de dépenses et de recettes pour s'assurer de leur validité,

de leur exactitude avant leur comptabilisation ; • il impute les pièces comptables ; • il analyse les comptes et justifie les soldes des comptes ; • il prépare mensuellement les conciliations de banques; • il assure le contrôle et le suivi du brouillard de la caisse de menues- dépenses et la caisse de

vente de DAO ; • il tient à jour les livres comptables • il procède régulièrement au classement les pièces justificatives des transactions du RAS et

de tous documents financiers ou d'ordre comptable suivant des principes efficaces ; Gestion des stocks et des équipements

• il veille à ce que les stocks et les équipements acquis soient régulièrement protégés contre les risques de tous genres (vols, destructions, etc.) ;

• il veille à ce que la gestion des stocks soit assurée au moyen d’outils adéquats ; • il prend toute mesure permettant de localiser et d'identifier les équipements ; • il veille à ce que le personnel du RAS utilise raisonnablement les biens.

Rapports financiers Le CPT produit selon les périodicités convenues (trimestre, semestre, année) les états financiers suivants :

• les états financiers produits par le RAS en sa qualité de personne morale ; • les états financiers produits parle Réseau en sa qualité de mandataire chargé d’exécuter les

activités qui lui ont été déléguées. Le CPT assiste et met à la disposition des organes de contrôle ci-après, tous les documents d’ordre comptable et financier : Commissaire aux comptes, services fiscaux, services sociaux, auditeurs indépendants; missions de supervision des PTF, revues à mi-parcours



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SECRETAIRE- CAISSIERE Titre du poste SECRETAIRE- CAISSIERE (SEC) Supérieur hiérarchique CT Subordonnés néant Rôle Sous la responsabilité du CT, la Secrétaire (SEC) assure les tâches de secrétariat, de gestion

des stocks et de tenue de la caisse de menues dépenses. Tâches Traitement de textes

• elle assure le traitement des textes rédigés par le CT, au moyen d’un logiciel approprié. Ces documents comprennent : • les correspondances avec les partenaires du RESEAU, • les télécopies, les messages et courriers électroniques échangés avec les partenaires

du RESEAU, • les rapports et PV, les comptes-rendus, les contrats, etc...

• elle soumet ces documents au CT pour signature. Gestion du courrier

• elle tient à jour les registres de courrier « arrivée » et « départ » ; • elle s'assure de la diffusion diligente des correspondances ; • elle utilise le logiciel approprié pour expédier et recevoir le courrier électronique et pour le

distribuer, le classer et l’archiver. Standard téléphonique

• elle est chargée de la transmission des messages reçus: • la communication téléphonique reçue est transmise directement à l'intéressé si celui-ci

est présent ; en cas d'absence, le message laissé par l'interlocuteur est remis, par écrit, au destinataire dès son retour ;

• le personnel du RÉSEAU charge le CHF de communiquer les messages aux correspondants extérieurs.

• elle note les appels extérieurs des agents (pour le pays et à l’international) dans un registre comportant les indications notées en fin de tableau.

Réception • elle est chargée de l'accueil des personnes étrangères au Réseau :

• accueil des livreurs : information et rapprochement avec le destinataire des biens ; • accueil des visiteurs : après renseignements pris sur l'objet de leur visite, il informe le

destinataire de l'arrivée de son visiteur (lorsqu'il est attendu), ou avise l’ASD ou la SD ; • elle enregistre, dans tous les cas, toutes les entrées de personnes extérieures.

Courrier

• elle réceptionne le courrier destiné au Réseau (ou “ courrier- arrivée ”) et l’enregistre dans le registre prévu à cet effet ;

• elle prépare la circulation du courrier affecté par le CT en attachant un bordereau de transmission et distribue le courrier reçu dans des parapheurs ;

• elle classe les originaux du courrier traité; • elle collecte le courrier du RÉSEAU destiné aux tiers (ou “ courrier- départ ”), l’enregistre

dans le registre prévu à cet effet ; • elle enregistre le courrier “ départ ” dans le registre de transmission puis le remet au CHF

pour distribution



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Titre du poste SECRETAIRE- CAISSIERE (SEC) Tâches (suite) Classement des documents

• elle procède au classement des documents selon le mode approprié (alphabétique, numérique, chronologique, thématique) afin de permettre une recherche rapide ;

Gestion des rendez-vous et visites

• elle prend ou donne les rendez-vous du CT aux visiteurs ; • elle accueille les visiteurs et les introduit auprès du CT ; • elle rappelle en temps opportun au CT les réunions et obligations prévues; • elle coordonne l'ensemble des contacts extérieurs du CT.

Communications téléphoniques

• elle demande et reçoit les communications téléphoniques du CT ; • elle note les messages téléphoniques destinés au CT.

Gestion des fournitures et consommables

• elle gère les petites fournitures (papier, encre, etc.) et produits d’entretien, • elle veille à la propreté des locaux et signale tout problème au CPT ou au CT

Gestion de la caisse

• elle gère les fonds déposés en caisse ; • elle veille au respect des échéances programmées ; • elle remplit une fiche de sortie de caisse qu’elle signe et la fait signer par le bénéficiaire ; • elle assure l’enregistrement quotidien des encaissements et décaissements au brouillard de

caisse ; • elle assure le classement provisoire des pièces de caisse dans un ordre bien défini ; • elle arrête la situation de la caisse à la fin de chaque mois qu’elle soumet à l’appréciation du

Comptable ; • elle adresse une fiche de réapprovisionnement de la caisse en fonction de l’encaisse

minimum fixé.



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CHAUFFEUR Titre du poste CHAUFFEUR (CHF) Supérieur hiérarchique CT Subordonnés néant Rôle Rattaché au CT le chauffeur est chargé de la conduite des véhicules du RÉSEAU et

de diverses tâches d’exécution. Tâches Déplacements, conduite

• il assure le transport des personnes (CT, AG, autres personnels du RÉSEAU, Experts, etc...) et des biens selon les instructions du CT ou du CPT,

• il veille à avoir constamment à bord lors des déplacements les pièces administratives obligatoires (assurances, certificat d’immatriculation, etc...),

• il respecte en permanence les obligations du code de la route et notamment celles concernant les limitations de vitesse,

• il évite les modes de conduite et les itinéraires susceptibles de dégrader ou d’endommager les véhicules,

• il tient un carnet de bord et de déplacements indiquant notamment les consommations diverses (carburants, lubrifiants, pneumatiques, etc...),

• il veille à la sécurité des véhicules, des personnes et des biens transportés. Entretien courant du véhicule

• il assure le nettoyage et l'entretien quotidien des véhicules ; • il veille à rappeler en temps voulu les visites d’entretien des véhicules, • il signale au CPT ou au CT toute défaillance nécessitant une visite et/ou une

réparation, • il assure la surveillance des réparations des véhicules du RÉSEAU ; • il assure toutes autres tâches à lui confiées par le CT ou le CPT.



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POUVOIRS La connaissance des possibilités de pouvoirs et de délégations de signatures est essentielle car la validité des actes en dépend étroitement. Ainsi, les personnes habilitées à signer au nom du Réseau doivent être clairement identifiées et connues des interlocuteurs extérieurs (PTF, Banques, fournisseurs, etc...).

Les spécimens légalisés des signatures des personnels habilités doivent être communiqués aux PTF avant tout décaissement et aux banques commerciales dès l’ouverture des comptes. Ces signatures doivent être connues afin d’éviter les risques de contrefaçon.

Les pouvoirs et délégations varient en fonction de la nature des pièces et du degré d’engagement qui en résulte pour le Réseau. Le tableau ci-après synthétise les procédures de signature et de délégation en vigueur :

Nature de l’acte Signataire

principal Co- signataire Délégations

Pièces de dépenses • bons de

commande • marchés • salaires • etc

CT néant Secrétaire Comptable

Chèques et virements Sur le compte fonctionnement 3 scénarios

• CT • CT • CT

• SC • Trésorier • Trésorier

• Pour montant inférieur à 300 000

• Pour les montants supérieurs à

FCFA 300 000 • Exceptionnel : en cas

d’absence de la SC et sous réserve de lui rendre compte dès son retour.

Chèques et virements Sur le compte RAS/Coopération suisse 5 scénarios

• Directeur Résident de la Coopération suisse ou son suppléant

• Trésorier du CE

• Secrétaire du CE

• Président du CE

• CT

• Règle normale Signature séparée du Directeur Résident de la Coopération suisse ou son suppléant et la double signature d’un membre du CA et du Conseiller Technique; • Signature conjointe d’un

membre du CA et du Conseiller Technique;

RAS Fonds de garantie et Association Alliance Santé

• Les 03 membres du CE (2 à 2)

Néant Néant Ces deux comptes seront bientôt fusionnés



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DEUXIEME PARTIE

DESCRIPTION DES PROCEDURES ADMINISTRATIVES, FINANCIERES ET COMPTABLES



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Module B : Gestion du Courrier et des autres moyens de Communication



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R A S Manuel de Procédures Module B Gestion du Courrier et des autres moyens de Communication Chapitre 1 Introduction Version Juin 2007 Révisé le : Objectifs de la Procédure

• S’assurer qu’il n’y a qu’un seul point de départ et un seul point d’arrivée pour tous les courriers que nécessite l’activité du RESEAU ALLIANCE SANTE.

• S’assurer qu’aucun courrier ne peut sortir du RESEAU ALLIANCE SANTE sans la signature du CT.

• S’assurer que tous les courriers « arrivée » et « départ » sont enregistrés de manière convenable dans des registres prévus à cet effet.

• Tenir les registres et les classeurs de manière à faciliter les recherches ultérieures. • Assurer une utilisation rationnelle des moyens de communications dont dispose le RAS :

- le téléphone - le téléfax - l’ Internet - l’ Intranet

Outils de travail indispensables Les registres

- Registre d’enregistrement du courrier « arrivée ». - Registre d’enregistrement du courrier « départ ». - Registre d’enregistrement des demandes d’appel téléphoniques

Les cahiers de transmission

- Cahier de transmission à l’extérieur du RAS. - Cahier de transmission interne pour chaque service du RAS.

Les classeurs

- Classeur pour classement chronologique du courrier « arrivée ». - Classeur pour classement chronologique du courrier « départ ». - Chemise pour le courrier urgent. - Chemise pour le courrier confidentiel - Chemise pour les correspondances qui attendent une réponse ( ceci facilite les

lettres de rappel).



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R A S Manuel de Procédures Module B Gestion du Courrier et des autres moyen de Communication Chapitre 2 Description des procédures du courrier « arrivée » Version Juin 2007 Révisé le : Description de la Procédure Responsables Ordre et séquence des tâches à exécuter La secrétaire Le CT La secrétaire

• Reçoit le courrier du RAS. • Vérifie que le pli ne comporte aucun vice (est bien destiné au RAS , n’est pas déchiré, n’a subi au préalable aucune tentative d’ouverture)

• Transmet la correspondance adressée personnellement au CT sans l’ouvrir.

• Transmet la correspondance adressée personnellement au Président du CE sans l’ouvrir.

• Ouvre le reste du courrier et en prend connaissance. • S’assure que les pièces jointes éventuellement annoncées sont en nombre exact.

• Procède à l’enregistrement. • Appose le cachet « courrier arrivée» sur le document et y inscrit le numéro et la date d’arrivée.

• Le soumet au CT.

• Prend connaissance du courrier. • L’annote et l’affecte au service compétent ; • Récupère le courrier annoté par le CT. • Reporte les annotations dans le registre du courrier « arrivée ». • Procède à un classement par service destinataire. • Enregistre dans les cahiers de transmission interne. • Procède à la distribution du courrier dans les services et fait viser le cahier de transmission par l’agent l’ayant reçu.



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R A S Manuel de Procédures Module B Gestion du Courrier et des autres moyens de Communication Chapitre 3 Description des procédures du courrier « départ » Version Juin 2007 Révisé le : Responsables Ordre et séquence des tâches à exécuter Chaque responsable de service Le CT La secrétaire Le CT La secrétaire La secrétaire

• Elabore les projets de courrier concernant son service. • Transmet les projets au CT. • Prend connaissance du contenu des projets • Apporte éventuellement les modifications nécessaires • Fait transmettre à la Secrétaire

• Récupère les projets préalablement vus par le CT. • Procède le cas échéant à la saisie des projets modifiés • Procède au tirage en trois (03) exemplaires répartis comme

suit : - Un original (pour le destinataire). - Une copie ( pour le service concerné). - Une copie ( à classer au secrétariat).

• Soumet les trois ( 03) exemplaires à la signature du CT.

• S’assure que le courrier est bien saisi. • Appose sa signature sur l’original et les deux (2) copies.

• Récupère le courrier signé par le CT. • Y appose le cachet. • Attribue un numéro chronologique. • Enregistre dans le registre courrier « départ ».

Pour le courrier à transmettre main à main au destinataire : le pli est enregistré et distribué par le Chauffeur contre décharge. Pour le courrier à acheminer par la poste :

• Procède à l’affranchissement. • Remplit un bordereau d’expédition.

Le Chauffeur • Procède au dépôt à la poste contre décharge.



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R A S Manuel de Procédures Module B Gestion du Courrier et des autres moyens de communication Chapitre 4 Gestion de la Communication Version Juin 2007 Révisé le : Communication téléphonique. Cette procédure ne concerne pas la ligne téléphonique directe installée dans le bureau du CT du RAS. Elle concerne la ligne du secrétariat. Objet Ce moyen de communication est très pratique et usuel. Il est nécessaire de bien le gérer en vue de :

- le maintenir en bon état de marche ; - minimiser son coût d’utilisation à l’occasion des communications adressées à l’extérieur.

Règles d’utilisation

- L’utilisation des cartes téléphoniques est obligatoire pour tous les appels ; - Tous les appels transitent par le secrétariat qui gère le standard. - L’usage du téléphone est limité aux seuls besoins de service. - Les numéros demandés sont enregistrés avec le nom du demandeur dans le registre

des appels. - Eviter de prolonger inutilement les conversations téléphoniques.

Description de la Procédure Responsables Ordre et séquence des tâches à exécuter Le demandeur La secrétaire Le demandeur La secrétaire L’agent appelé

• Appelle le secrétariat et lui communique le numéro demandé. • Enregistre le nom du demandeur ainsi que le numéro demandé. • Compose le numéro demandé. • Après les salutations demande à la personne au bout de la ligne

de ne pas quitter pour le demandeur. • Transmet la ligne au demandeur. • Remercie la secrétaire, prend la ligne et se dépêche de dire

l’essentiel de sa préoccupation à son correspondant. Pour les appels reçus de l’extérieur

• Décroche et fait usage de la formule suivante : « RESEAU ALLIANCE SANTE, bonjour ».

• Reçoit l’appel du correspondant • Rentre en contact avec l’agent demandé. • Passe la communication si l’agent accepte de recevoir l’appel. • Prend la communication. • Se dépêche de dire l’essentiel avec son correspondant pour

éviter de bloquer pendant longtemps le standard.



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R A S Manuel de Procédures Module B Gestion du Courrier et des autres moyens de communication Chapitre 4 Gestion de la Communication Version Juin 2007 Révisé le : NB : En cas d’absence de l’agent demandé la secrétaire remplit la fiche ci- après qu’il transmet à l’intéressé dès son retour au bureau : Date : Heure : Appel de M. ou Mme : Message : Le rappeler au tél. n° entre H et H Vous rappellera Sollicite un rendez-vous Autres L’utilisation du téléfax Règles d’utilisation

- Le téléfax ne peut être utilisé que pour des messages relatifs aux opérations du RAS. - Le message ne peut être envoyé que s’il est visé par le CT du R A S. - Le téléfax est géré par le secrétariat.

Description de la Procédure Responsables Ordre et séquence des tâches à exécuter Le responsable de service La secrétaire Le CT La secrétaire Le responsable de service

• Rédige le message à expédier. • Transmet le message au secrétariat. • Soumet le message au CT du RAS. • Prend connaissance du message. • Y apporte éventuellement des modifications. • Appose son visa pour autorisation d’expédition.

• Récupère le message visé par le CT • Procède à son expédition. • En fait une photocopie. • Agrafe le rapport d’expédition à l’original • Classe l’original dans un chrono « Fax départ ». • Retourne la photocopie au responsable du service initiateur du

message. • Classe la photocopie du message.



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R A S Manuel de Procédures Module B Gestion du Courrier et des autres moyens de communication Chapitre 4 Gestion de la Communication Version Juin 2007 Révisé le : NB : Les Fax reçus suivent le même traitement que le courrier « arrivée ». Cependant, s’il existe un risque d’altération du papier utilisé, le fax reçu doit être immédiatement photocopié et joint à l’original. Gestion de l’Internet et du courrier électronique. Règles d’utilisation

- Ce moyen de communication ne doit être utilisé que pour des raisons de service. - Le mot de passe d’accès au réseau sera détenu par le CT, le Comptable et la Secrétaire. - Sur demande écrite du Comptable, la secrétaire imprime les courriers électroniques et

vide la boîte de réception. - Elle classe toutes les demandes dans un chrono « demande d’impression de courrier

électronique ».



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Module C : Procédures de gestion des achats



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R A S Manuel de Procédures Module C Procédures de gestion des achats Chapitre 1 : Procédures d’achat de biens et de services Version Juin 2007 Révisé le :

1- OBJET Cette procédure permet de centraliser tous les besoins en vue de :

- éviter les commandes anarchiques - acheter à moindre coût.

Elle traite également de la gestion des stocks. Sont concernés par cette procédure, les achats de biens et de prestations de services. 2- REGLES DE GESTION

- Chaque service dispose de carnets à souche d’expression de besoins de biens ou de services pré numérotés.

- La Secrétaire collecte toutes les demandes. - En vue d’éviter les ruptures de stocks, la Secrétaire peut prendre l’initiative de

l’établissement d’une demande d’achat en fonction du niveau de stock minimum défini par le Comptable.

- Tous achats de biens ou services doivent être prévus au budget. - Seul le CT peut autoriser une passation de commande. - Toute passation de commande doit faire l’objet d’un bon de commande pré numéroté. - Le Comptable détient les carnets de bons de commande - Le nombre de commande ne doit pas dépasser un (01) par mois, sauf pour les cartes

d’adhésion ; - Le choix du fournisseur des biens ou des services se fera après consultation restreinte

ou appel d’offres et en tenant compte du moins disant par article à qualité technique équivalente

- Les fiches de stocks doivent être mises à jour au fur et à mesure que s’opèrent les mouvements d’entrée et de sortie d ‘article

- Pour toute prestation de service ou d’achat d’équipement, le choix du fournisseur doit être opéré de manière transparente, après appel d’offres. Sauf absence de concurrents, le fournisseur doit être choisi parmi trois offres au moins. Cette disposition générale est obligatoire pour toutes les prestations de services et fournitures dont le montant excède cinq cent mille (500 000) francs CFA. Le montant d’un marché ne saurait être fractionné dans le but de contourner les présentes dispositions.

- Les paiements des prestations et fournitures sont étalés et n’interviennent pas à plus de 75% avant que les résultats attendus ne soient entièrement obtenus. Toute dérogation à cette règle doit obtenir l’approbation formelle du Conseil d’Administration du RAS.

- Tout contrat signé par le RAS avec des personnes ou institutions tierces doit respecter la lettre et l’esprit de l’Institution et de la convention de financement sans porter atteinte à la planification annuelle et aux termes de la convention.



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3 - DESCRIPTION 3.1. Expression des besoins

Responsables Ordre et séquence des tâches à exécuter Chaque agent Le Comptable

Sur la base du programme de travail : • Recense tous les besoins du poste de travail. • Remplit la fiche d’expression des besoins contenue dans le carnet

d’achat de biens ou de services (cf. modèle en annexe n°1). • Signe la fiche. • Transmet la fiche au Comptable.

• S’assure que les besoins exprimés sont inscrits au budget annuel.• Apprécie l’opportunité des besoins exprimés au cours de la

période où la demande a été faite. • Autorise le cas échéant la satisfaction du besoin • Transmet le carnet à la Secrétaire.

3.2. Satisfaction des besoins La Secrétaire • Prend connaissance de la demande et des annotations du CPT.

• Engage la procédure de satisfaction du besoin. 3.2.1. Le bien demandé existe au magasin Responsables Ordre et séquence des tâches à exécuter La Secrétaire Le Réceptionnaire

• Fait appel au réceptionnaire du service • Sert le bien demandé • Obtient une décharge par apposition de la signature du

réceptionnaire sur l’original de la demande • Détache et classe l’original de la demande. • Met à jour sa fiche de stock. (cf. modèle en annexe n°2). • Réceptionne après contrôle des biens demandés • Signe l’original de la demande • Récupère le carnet à souches de demande de biens et services




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3.2.2. Le bien n’existe pas en stock

a) Consultation et choix du fournisseur Responsables Ordres et séquence des tâches à exécuter Le CPT Le CT La Secrétaire

• Consulte le fichier « fournisseur agréés » • Sélectionne les fournisseurs des biens à acheter • Sélectionne au moins trois (03) fournisseurs • Fait remplir par la Secrétaire les fiches de demande de prix (cf.

modèles en annexes n°3 et n°4). • Précise que les réponses doivent parvenir au R A S sous pli fermé • Soumet les fiches au visa du CT • Vérifie que les fiches de demande de prix sont bien remplies • Apporte les modifications éventuelles • Signe • Transmet au secrétariat • Envoie les fiches signées aux différents fournisseurs • Reçoit les réponses contre décharge • Enregistre les plis fermés • Transmet les plis au CPT




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b) Ouverture des plis et analyse des offres

Responsables Ordre et séquence des tâches à exécuter La Secrétaire Le CPT Le CT Le CPT

• Procède à l’ouverture des plis en présence du Comptable • Paraphe les soumissions • Transmet au CPT • Récupère les soumissions • Procède au dépouillement et à l’analyse des soumissions • Récapitule dans un tableau tous les prix proposés par article et par fournisseur (cf. modèle en annexe n°5)

• Identifie par article, le fournisseur le moins disant • Présente les résultats de l’analyse dans un tableau • Soumet le tableau appuyé des soumissions à l’appréciation du CT • Vérifie que les résultats consignés dans le tableau reflète les exigences de la demande de prix

• Apprécie la justesse de l’analyse et des résultats • Appose sa signature sur le tableau récapitulatif si ces contrôles sont satisfaisants

• Sinon, il apporte les modifications nécessaires avant de signer • Retourne le dossier au CPT • Récupère le dossier • Etablit le bon de commande pré numéroté en quatre (4) exemplaires (cf. modèle en annexe n°6) : - L’original pour le fournisseur.

- Le 2ème exemplaire pour le Secrétariat - Le 3ème exemplaire pour son service. - la souche reste au carnet. Le bon de commande mentionne :

- le nom du fournisseur ; - la désignation précise de l’objet de la commande ; - la quantité commandée ; - les prix unitaire et total HT et TTC ; - la date de la commande ; - la date prévue pour la livraison.

• Transmet le dossier à la Secrétaire




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c) Passation des commandes

Responsables Ordres de séquences des tâches à exécuter La Secrétaire Le CT La Secrétaire

• Récupère le dossier • Le transmet au CT pour approbation et signature du Bon de

commande • Signe le bon de commande • Transmet toutes les copies au Secrétariat. • Enregistre le bon de commande dans le registre « Courrier Départ ». • Transmet : - l’original du bon de commande au fournisseur - le 2ème exemplaire au service Comptabilité - le 3ème exemplaire au secrétariat.

- la souche reste dans le carnet.

NB :Toute annulation de commande doit être confirmée par un courrier à l’attention du fournisseur défaillant. Ampliation doit être faite à tous les services impliqués dans la procédure de passation des commandes Les carnets de bons de commande doivent être mis en circulation suivant l’ordre de numérotation croissant. Les carnets à souches de bons de commandes terminés sont numérotés et archivés Lorsqu’il s’agit de commande de service ; c’est un bon de réparation pré numéroté qui est adressé au prestataire de service. 3.4. Suivi des commandes Responsables Ordre et séquence des tâches à exécuter La Secrétaire Le CT La Secrétaire

• Etablit à la fin de chaque mois la situation des commandes en cours avec indication des dates de livraisons prévues.

• Recense les livraisons en retard. • Prépare un projet de lettre de relance • Transmet le projet au CT

• Prend connaissance du projet de lettre • Signe la lettre

• Transmet les lettres de relance aux fournisseurs suivant la procédure

‘‘Courrier départ’’.




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3.5. Réception des commandes Responsables Ordre de séquence des tâches à exécuter Le Comité de réception est composé de Le Comité de Réception est chargé de : La Secrétaire

o La Secrétaire o Le Comptable o Un des Agents Mutualistes

• Procéder à la réception des biens et services. • Recevoir le bon de livraison • Rapprocher le bon de livraison du bon de

commande. • Matérialiser le rapprochement par l’émission d’un

bon de réception. • Veiller à la conformité entre la commande et la

livraison. • Emettre un bon de réception en trois exemplaires. • Remettre l’original du bon de réception au

représentant du fournisseur. • Transmettre une copie au Comptable • Transmettre le carnet et la souche du bon de

réception à la Secrétaire. • Met à jour les fiches de stocks. • Conserve la souche dans le carnet.




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R A S Manuel de Procédures Module C Procédures de gestion des achats Chapitre 1 Procédures d’achat de biens et de services Version Juin 2007 Révisé le :

3.6. Réception et traitement des factures Responsables Ordre de séquence des tâches à exécuter La Secrétaire Le CPT La Secrétaire Le CT Le CPT

• Reçoit les factures fournisseurs, • Les enregistre dans le registre « Courrier arrivée », • Les affecte au CPT • Contrôle la conformité entre BC-BL-BR-Facture (en quantité et en

montant) • Etablit la fiche de dépenses pré numérotée (cf. modèle en annexe

n°7). • Etablit les relevé de paiement pour les différents prélèvements à

la source (TVA et AIB).. • Procède à la certification des factures • Dépose le dossier au secrétariat • Transmet le dossier au CT • Procède à un contrôle d’ensemble • Signe la fiche de dépenses • Affecte le dossier au Comptable • Contrôle l’ensemble des documents

NB : La certification d’une facture consiste à la faire viser pour attester que les biens ou services énumérés ont été effectivement réceptionnés et stockés ou consommés. Elle se fait au moyen d’un cachet conçu à cet effet et dûment rempli.



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RAS Manuel de Procédures Module C Procédures de gestion des achats Chapitre 2 Procédures de gestion des stocks Version Juin 2007 Révisé le : 1 - OBJET Sont concernées par ces procédures, les stocks de fournitures destinées au fonctionnement du RAS. 2 - REGLES DE GESTION

- La gestion des stocks incombe à la Secrétaire ; - Une fiche de stock doit être tenue pour chaque catégorie de fourniture ; - A la fin de l’exercice, un inventaire des stocks doit être effectué.

3 - DESCRIPTION Responsables Ordre et séquence des taches à exécuter La Secrétaire (à chaque livraison) (à l’occasion de chaque sortie de stock)

• Procède à la réception des fournitures commandées • Accuse réception de la quantité et de la qualité

réceptionnée • Met à jour la fiche de stock (entrée en stock) et (stock

existant après l’entrée) • Sert le demandeur • Obtient sa décharge • Met à jour la fiche de stock (sortie de stock) et (stock

existant après la sortie)



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Module D : Procédures de gestion de la trésorerie



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RAS Manuel de Procédures Module D Procédures de gestion de la trésorerie Chapitre 1 Généralités Version Juin 2007 Révisé le :

COMPOSANTES DE LA TRESORERIE La gestion de la trésorerie de RAS décrit les circuits de traitement des opérations relatives à la mobilisation et à l'utilisation des ressources financières dont dispose le Réseau. La trésorerie de RAS est constituée par l’ensemble des sommes disponibles dans :

- les comptes bancaires, - les caisses de menues dépenses,

Le Réseau, ouvre selon ses besoins, un ou plusieurs comptes bancaires pour la gestion des fonds. A ce titre, Le RAS dispose de quatre (04) comptes :

- un compte RAS Coopération suisse alimenté par la subvention de la Coopération suisse et la contribution annuelle des Mutuelles;

- un compte fonctionnement alimenté par le compte RAS Coopération suisse pour exécuté le budget ;

- un compte Alliance Fonds de garantie ; et un compte Association Alliance Santé (ces deux comptes sont à fusionner).

La tenue des comptes bancaires de RAS obéit aux règles générales applicables aux structures régies par le droit commercial :

- Les opérations de dépenses couvrent les achats de biens et services, les salaires de son personnel et charges assimilées, dépenses de fonctionnement courant, etc ;

- Les excédents de trésorerie sont placés suivant des termes qui ne compromettent pas la mise en œuvre régulière des activités de RAS ;

- Les pièces justificatives sont imputées par le CPT et saisies dans le journal correspondant et classées dans les classeurs de pièces ;

- Le CPT prépare tous les mois un état de rapprochement des comptes soumis à la vérification et au visa du CT ;

- Pour les retraits à effectuer, deux (02) signatures conjointes sont obligatoires. - Le compte bancaire courant du projet objet de la convention de financement est ouvert à

la Financial Bank à Parakou. Il fonctionne sur la base de la double signature de deux membres du Réseau Alliance Santé. Pour ce faire, le RAS prend des dispositions pour que quatre personnes (CT et membres du CA) aient leur signature sur le compte (disposition statutaire). Il est approvisionné selon les dispositions du contrat. Toutefois, pour le compte «RAS Coopération suisse » la seule signature du Représentant de la DDC est acceptée.

- Le RAS tient une caisse du projet objet de la convention de financement séparée de tout autre caisse éventuelle. Le /la comptable ne doit pas cumuler cette fonction. La caisse du projet ne doit contenir que des fonds destinés aux activités du projet. L'encaisse ne doit pas dépasser 100'000 CFA.

- Toute avance octroyée dans le cadre des dépenses courantes doit être justifiée en 05 jours. Aucune avance obtenue dans la mise en œuvre des activités du projet ne doit dépasser un mois. Le cumul des avances est formellement interdit.

- Aucun prêt ne peut être accordé sur les fonds de l’Institution ; - Les mesures de sécurité doivent être prises pour la conservation des fonds dans les

locaux de RAS.



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RAS Manuel de Procédures Module D Procédures de gestion de la trésorerie Chapitre 2 Procédures d’alimentation des comptes banques Version Juin 2007 Révisé le : 1 - OBJET Cette procédure concerne :

- La mobilisation des subventions. - L’encaissement de la contribution annuelle des Mutuelles ; - L’encaissement de la contribution des Mutuelles au fonctionnement du RAS

2 - REGLES DE GESTION

- Les appels de fonds doivent être faits au début de chaque semestre ; - Les chèques reçus doivent être remis à l’encaissement au plus tard le lendemain du jour

de la réception. - Les chèques ne sont acceptés que s’ils sont certifiés.

3 - DESCRIPTION a) Appel de fonds pour la subvention de la Coopération Suisse Responsables Ordre et séquence des tâches à exécuter Le CPT Le CT La Secrétaire Le Chauffeur Le CT

• Rédige le projet d’appel de fonds au bailleur suite à la présentation du rapport financier trimestriel.

• Soumet le dossier à l’approbation du CT • Apporte éventuellement les modifications nécessaires • Signe l’appel de fonds. • Transmet le dossier au Comité Exécutif • Procède à l’enregistrement du dossier.

• Apporte le dossier au destinataire.

• Suit le traitement diligent de l’appel de fonds.

b) Appel de fonds pour la contribution des Mutuelles Responsables Ordre et séquence des tâches à exécuter Le CPT Le CT

• Rédige le projet d’appel de fonds suivant les besoins. • Soumet le dossier à l’approbation du CT • Apporte éventuellement les modifications nécessaires • Signe l’appel de fonds. • Transmet le dossier au Comité Exécutif • Suit le traitement diligent de l’appel de fonds.



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RAS Manuel de Procédures Module D Procédures de gestion de la trésorerie Chapitre 2 Procédures d’alimentation des comptes banques Version Juin 2007 Révisé le : c) Appel de fonds pour la contribution des Mutuelles au fonctionnement du RAS (20%

au titre de la cotisation d’affilioation dont 10% sont ensuite reversés à L’AIMS)au plutard en octobre

Responsables Ordre et séquence des tâches à exécuter Le CPT Le CT Au mois d’octobre au plutart Le CPT

• Rédige le projet d’appel de fonds suivant les besoins. • Soumet le dossier à l’approbation du CT • Apporte éventuellement les modifications nécessaires • Signe l’appel de fonds. • Transmet le dossier au Comité Exécutif • Suit le traitement diligent de l’appel de fonds.

• Adresse au CT une fiche de demande de reversement de 10% des montants perçus

La procédure de décaissement sera la même que celle décrite au chapitre 3 ci- dessous.



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R A S Manuel de Procédures Module D Procédures de gestion de la trésorerie Chapitre 3 Procédures de décaissement Version Juin 2007 Révisé le : 1. OBJET Cette procédure a l’avantage de montrer les formalités et le mode de règlement des factures, décomptes et autres états de paiement. 2. REGLES DE GESTION - Le mode de règlement en vigueur est par chèque. Les autres formes de règlement seront

utilisées par dérogation ou sur demande expresse. - Le règlement des factures respecte les délais de traitement prescrits par le CT du RAS par

note de service. - Seules les factures certifiées font l’objet de règlement. - La Secrétaire tient un registre de remise de chèques dans lequel émargent les bénéficiaires

ou leurs représentants qualifiés avec les références de leurs pièces d’identité. - Les chèques et les ordres de virements sont signés conjointement par les deux signataires

désignés. - Les frais de mission et autres perdiems peuvent être réglés en espèces. - Les dépenses effectuées par les mutuelles à l’occasion des réunions ou conseils (frais de

déplacement, restauration, perdiems, hébergement, etc…) sont faites en espèces. - Sur demande des bénéficiaires, les autres dépenses peuvent être faites par virement.



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R A S Manuel de Procédures Module D Procédures de gestion de la trésorerie Chapitre 3 Procédures de décaissement Version Juin 2007 Révisé le : 3. DESCRIPTION 3.1. Règlement par chèque

3.2. Paiement en espèces

Responsables Ordre et séquence des tâches à exécuter Le CPT Les bénéficiaires La Secrétaire

• Transmet à la Secrétaire les factures ou états de paiement à régler en espèces.

• Se présentent à la caisse munis de leur pièce d’identité ; • Acquittent les factures ; • Emargent le registre de suivi des règlements; • Encaissent les fonds.

• Classe provisoirement les factures ou états de paiement réglés

avant de les transmettre à la comptabilité en fin de journée.

Responsables Ordre et séquence des tâches à exécuter Le CPT Le CT La Secrétaire

• Etablit au nom de chaque fournisseur à payer par chèque, le chèque de règlement ainsi qu’un bordereau de règlement (cf. modèle en annexe n°8);

• Le transmet au CPT avec les originaux des factures sur lesquels la référence et la date du chèque auront au préalable été portées y compris la mention ‘‘payé le’’ par apposition d’un cachet

• Procède aux contrôles nécessaires ; il s’agit de :

- Contrôle de la concordance entre bon de commande - facture ou décompte ; - Contrôle de la certification ; - Contrôle de la fiche de dépenses ; - Contrôle le bon remplissage du chèque et du bordereau de

remise de chèque. • Signe le chèque après avoir vérifié l’existence des pièces

justificatives revêtues des références du règlement. • Fait signer par le signataire conjoint

Après signature, le chèque et les factures sont transmis au secrétariat.

• Enregistre le nombre de chèques et des pièces justificatives • Contrôle l’identité du créancier • Fait acquitter. • Remet aux fournisseurs le chèque. • Transmet à la comptabilité toutes les pièces justificatives ayant servi

au règlement.



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R A S Manuel de Procédures Module D Procédures de gestion de la trésorerie Chapitre 4 Procédures de contrôle et de protection de la trésorerie Version Juin 2007 Révisé le :

1 - Objet Cette procédure permet :

- de s’assurer que les valeurs en caisse et à la banque sont bien gérées et que le niveau des avoirs est connu.

- Les espèces en caisse, les chèques et toutes autres valeurs à l’ordre du RAS sont bien protégés contre les cas de vols, d’incendie et de manœuvres frauduleuses.

2 - Règles de gestion

- Obtenir à la fin de chaque mois les relevés bancaires. - Etablir un état de rapprochement bancaire par mois et par banque. - Remplir le brouillard de banque au jour le jour. - Procéder à des contrôles périodiques de la caisse avec procès verbal de contrôle. - Disposer d’un coffre fort pour la conservation des valeurs et des titres de paiement. - Installer des extincteurs dans les bureaux où sont conservées lesdites valeurs. - Procéder à des versements réguliers des fonds à la banque.

3 - Description 3.1. Rapprochement bancaire Responsables Ordre et séquence des tâches à exécuter La Secrétaire Le CT Le Comptable Le CT

• Reçoit les relevés • Remplit le registre courrier arrivé • Remplit le cahier de transmission du service comptable • Transmet au fur et à mesure, les relevés au CT • L’affecte au Comptable • Etablit à la fin de chaque mois un état de rapprochement par

compte bancaire et CCP • Vise l’état de rapprochement • Transmet l’état de rapprochement au CT accompagné des

relevés de compte • Propose le cas échéant les régularisations • Contrôle l’état de rapprochement • Signe l’état de rapprochement • Vise les écritures de régularisation proposées • Affecte l’ensemble du dossier au comptable pour traitement et

classement.



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R A S Manuel de Procédures Module D Procédures de gestion de la trésorerie Chapitre 4 Procédures de contrôle et de protection de la trésorerie Version Juin 2007 Révisé le : 3.2. Contrôle des caisses A la fin de chaque journée, la Secrétaire doit procéder à l’arrêté de la caisse. - Le Comptable au moins une fois par mois procède au contrôle de la caisse à partir des

éléments ci-après: o La fiche d’arrêté de caisse (cf. modèle en annexe n°13) o Le brouillard de caisse o Les pièces justificatives des opérations de caisse o Les espèces en caisse

- Il contrôle chacun de ces éléments sur la base de :

o Solde initial : Correspond au solde en caisse au dernier arrêté o Approvisionnement : Correspond au montant des dépenses justifiées au dernier arrêté et

au montant reçu en remboursement . o Autres recettes : Correspond au total des reçus émis pour des fonds reçus (ventes de

dossier d’appel d’offres etc.) o Total Recettes : Correspond à la somme des montants précédents o Dépenses justifiées : Correspond à la somme des dépenses soutenues par des pièces

justificatives o Solde théorique : différence entre total recettes et dépenses justifiées o Solde en caisse : total des espèces en caisse.

- Il approuve la fiche d’arrêté en y apposant son visa. La Secrétaire: - établit un état récapitulatif des dépenses. - établit éventuellement une demande de réapprovisionnement qu’il vise et joint à l’état

récapitulatif des dépenses 3.3. Contrôle des dépôts à terme (DAT) Les DAT doivent être l’objet d’un contrôle rigoureux et permanent. Responsables Ordre et séquence des tâches à exécuter Le CPT Le CT Le CPT

• Conserve précieusement toutes les conventions relatives aux DAT ; • S’assure à chaque échéance que les intérêts sont bien calculés et

positionnés sur le compte courant du RAS ; • Prépare le cas échéant le dossier de renouvellement ; • Soumet ce dossier à la signature du CT ;

• Contrôle le calcul et le positionnement des intérêts sur le compte

courant du RAS ; • Contrôle le dossier de renouvellement et donne son avis motivé ; • Transmet le dossier au CPT.

• Se rend à la banque pour les formalités de renouvellement



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Module E : Procédures de gestion du personnel



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R A S Manuel de Procédures Module E Procédures de Gestion du Personnel Chapitre 1 Cadre réglementaire Version Juin 2007 Révisé le :

OBLIGATIONS ADMINISTRATIVES DE L’EMPLOYEUR Comme tout employeur de droit privé, le RAS est soumis au contrôle d’organismes publics. Ces organismes de contrôle et de surveillance des obligations des employeurs et des travailleurs en matière de travail comprennent :

- L’Inspection du travail - La Caisse Nationale de Sécurité Sociale (CNSS) - La Direction des Impôts

IMMATRICULATION DE RAS

En sa qualité d’employeur, RAS a l’obligation de :

- s’immatriculer auprès de la CNSS ; - s’inscrire auprès de Direction Régionale du travail.

L’immatriculation ou l’inscription est faite au moyen de formulaires adaptés à chaque institution. L’organisme ou le service public attribue un numéro d’employeur. Cette référence est rappelée dans les déclarations de cotisations et dans toute correspondance avec cet organisme ou service public.

DECLARATION DU PERSONNEL RECRUTE

Le RAS dispose d’un délai de trois mois pour déclarer à l’organisme de sécurité sociale tout recrutement de personnel. Ce délai est de un mois pour l’information du service public chargé du contrôle. Il en est de même pour la Direction des Impôts.

COTISATIONS SOCIALES OBLIGATOIRES

La réglementation nationale impose le versement de cotisations sociales calculées sur les salaires versés au personnel suivant des taux de contribution de l’employeur et du salarié. Ces cotisations comprennent :

- les risques d’accidents du travail et de maladies professionnelles ; - les prestations familiales ; - les pensions de retraite.

La cotisation totale s’élève à 20% de l’assiette. La déclaration des cotisations à la CNSS est faite, au moyen d’un relevé nominatif à la fin de chaque trimestre Ces cotisations peuvent ouvrir droit aux prestations suivantes pour le personnel et dans les conditions fixées par l’organisme :

- versement d’allocations familiales pour les familles ayant des enfants à charge ; - versement d’indemnités d’invalidité pour les salariés victimes d’accidents de travail ou de

maladies professionnelles ; - soins de santé pour la famille ; - versement des allocations de retraite.



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R A S Manuel de Procédures Module E Procédures de Gestion du Personnel Chapitre 2 Procédures d’embauche Version Juin 2007 Révisé le :

1 - OBJET Le recrutement doit correspondre aux besoins réels du RAS tant en qualité qu’en quantité. 2 - REGLES DE GESTION - Le recrutement peut s’effectuer sur le plan interne pour assurer la promotion des agents déjà

en poste au RAS

- L’embauche est coordonnée par le CT. - Un contrat de travail doit être établi et signé par l’employeur et par l’employé pour

matérialiser l’embauche. Ce contrat doit être visé par l’Inspection du Travail. - Un dossier doit être ouvert pour chaque personne recrutée. - La procédure d’embauche pourrait être mise en œuvre avec l’assistance d’un consultant

externe.

Dans tous les cas, la procédure de recrutement du personnel comporte pour chaque catégorie les principales étapes suivantes : - rédaction et diffusion des appels à candidatures, - sélection des candidatures respectant les critères d’embauche figurant dans les appels à

candidatures, - test des candidats sélectionnés, - dépouillement des tests et choix du meilleur candidat (ou report de la procédure à une date

ultérieure si aucun candidat ne répond au profil du poste), - publicité des résultats.



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R A S Manuel de Procédures Module E Procédures de Gestion du Personnel Chapitre 1 Procédures d’embauche Version Juin 2007 Révisé le :

3 - DESCRIPTION Responsables Ordres et séquence des tâches à exécuter Chaque Service Le CT Le CPT

• Exprime ses besoins en personnel en fonction du niveau d’activités et des objectifs fixés au service (cf. modèle du guide support de demande de recrutement en annexe n°14).

• Apprécie le bien – fondé de la requête et sollicite l’autorisation du Comité Exécutif ou du CA.

• Organise ou fait organiser les tests de recrutement par un bureau d’études spécialisé

• Approuve les résultats du test. • Notifie par écrit le recrutement à l’intéressé. • Lui communique les éléments de salaires. • Lui fait lire le règlement intérieur • Lui fait signer un contrat de travail. • Fait remplir les formalités de la Caisse Nationale de Sécurité

Sociale (CNSS).

• Ouvre pour tout agent recruté un dossier qui comprend : * une demande manuscrite d’emploi adressée au CT ; * un curriculum vitae détaillé ; * un certificat de visite et de contre visite ; * un acte de mariage s’il en existe * l’acte de naissance de chaque enfant s’il y en a ; * un extrait de casier judiciaire,

* une copie de contrat, * une pièce d’état civil + photo d’identité * l’immatriculation à la CNSS. * une copie des diplômes et titres Ce dossier sera mis à jour au fur et à mesure des échanges de correspondances, des fiches de notation, des certificats médicaux, des avancements , des promotions etc.

ENGAGEMENT DU PERSONNEL A l’issue du processus décrit au paragraphe précédent, la procédure d’engagement peut être lancée pour le recrutement des candidats sélectionnés et retenus. Elle comporte les principales étapes suivantes : - négociation des conditions d’emploi ; - signature du contrat ; - prise de service, - formalités administratives. NB : Cette procédure est également valable pour les recrutements effectués sur le plan interne.



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R A S Manuel de Procédures Module E Procédures de Gestion du Personnel Chapitre 3 Traitement et paiement des salaires et des charges sur salaires Version Juin 2007 Révisé le :

1 - OBJET Cette procédure permet de : - s’assurer que les personnes qui travaillent au RAS sont toutes prises en compte pour le

paiement des salaires, - s’assurer que le paiement des rémunérations se fait avec sécurité, - s’assurer que les salaires sont payés dans le délai réglementaire 2 - REGLES DE GESTION - La préparation de la paie est du ressort du Comptable. - Tous les salaires sont payés par chèque ou par virement bancaire.

La procédure de paie du personnel comporte les principales étapes suivantes : - préparation des salaires - validation de la paie, - paiement des salaires, - formalités de déclaration et reversement des cotisations et des impôts sur salaires. 3 - DESCRIPTION Responsables Ordres et séquence des tâches à exécuter Chaque Chef Service Le CT Le CPT Le CT

• Collecte et contrôle les éléments variables de salaires des agents de son service (heures supplémentaires etc..).

• Les transmet au CT.

• Contrôle les éléments variables de salaires. • Signe les éléments variables. • Transmet le dossier au CPT pour approbation. • Saisit les éléments variables • Procède à l’édition des états de salaires et des bulletins de paie.• Contrôle la concordance entre les bulletins de paie et les états

de salaires, appose son visa • Transmet l’ensemble du dossier au CT

• Après contrôle , signe les états de salaires. • Fait transmettre le dossier au Comptable

La procédure de règlement est celle décrite plus haut.



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R A S Manuel de Procédures Module E Procédures de Gestion du Personnel Chapitre 4 Acomptes au personnel Version Juin 2007 Révisé le :

1 - OBJET Gérer au mieux les demandes d’acomptes du personnel du RESEAU ALLIANCE SANTE. 2 - REGLES DE GESTION - Les acomptes sont accordés au personnel sur sa demande et après l’autorisation du CT. - Le personnel peut recevoir un acompte portant au plus sur la moitié de sa rémunération de

base après le 15 du mois. - Les acomptes ainsi accordés au cours d’un mois doivent être obligatoirement apurés lors du

paiement du salarié. 3 - DESCRIPTION Responsables Ordre et séquence des tâches à exécuter Chaque membre du personnel désireux d’obtenir un acompte Le CT Le CPT La Secrétaire

• Adresse une demande au CT.

• Prend connaissance de la demande. • Autorise ou refuse l’acompte • Affecte la demande au CPT.

• Vérifie, signe, puis transmet le dossier à la Secrétaire

• Contrôle les signatures autorisées. • paie le montant contre acquit de l’intéressé. • met à jour son brouillard de caisse. • Transmet le dossier à la comptabilité pour enregistrement et

suivi pour récupération sur le salaire du mois.



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R A S Manuel de Procédures Module E Procédures de Gestion du Personnel Chapitre 5 Obligations légales Version Juin 2007 Révisé le :

1 - OBJET Cette procédure permet de s’assurer que les dispositions légales sont respectées. 2 - REGLES DE GESTION

- Tout agent du RESEAU ALLIANCE SANTE, doit être déclaré à la Caisse Nationale de Sécurité Sociale.

- Les impôts sur salaires doivent être prélevés à la source et reversés le 10 du mois suivant à la Direction des Impôts et des Domaines.

- Les cotisations CNSS doivent être prélevées à la source et reversés le 15 du mois suivant la fin du trimestre à la Direction Générale de la CNSS.

- Six (06) mois avant l’admission à la retraite d’un membre du personnel, il convient d’informer l’agent et de lui indiquer les pièces à fournir pour la constitution de son dossier de pension à la retraite.

- Le registre de l’employeur ( voir modèle ci - dessous) doit être à jour. - Le personnel du RAS est soumis à une visite médicale systématique annuelle.

Registre de l’employeur N° Matricule Nom et

Prénoms Date d’arrivée

Date de départ

Dernier poste occupé

Motif départ

3 - DESCRIPTION Responsables Ordre et séquence des tâches à exécuter Le CPT Le CT Le CPT

• Fait éditer en même temps que les états de salaires les éléments de calcul de :

- l’impôt sur salaires (IPTS), - cotisations sociales

• Fait préparer la fiche de dépense. • Vise • Etablit le chèque • transmet le dossier au CT pour contrôle et signature • Après contrôle, signe les déclarations et les chèques et

retourne le dossier au CPT pour dépôt. • Après contrôle des signatures, fait déposer contre décharge :

- la déclaration d’impôts sur salaires et le chèque correspondant à la Direction des Impôts ;

- la déclaration de cotisations sociales et le chèque correspondant à la CNSS ;



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R A S Manuel de Procédures Module E Procédures de Gestion du Personnel Chapitre 6 Evaluation du Personnel Version Juin 2007 Révisé le :

1 - OBJET Chaque agent du RAS fait l’objet d’une évaluation régulière qui vise :

à mesurer ses performances professionnelles ; à sanctionner ses résultats.


- Les performances de chaque agent sont évaluées annuellement par le CT suivant une grille d’évaluation (cf. modèle en annexe n°15) à élaborer et à porter à la connaissance de tout le personnel.

- L’agent informé des différents critères d’évaluation existant, suit quotidiennement ses propres performances de manière à disposer d’éléments suffisants pour l’auto - évaluation en fin d’année.

- Le CT discute avec l’agent des notes qui lui sont attribuées avant leur transmission au Comité Exécutif pour approbation.

- L’agent évalué peut apporter ses propres commentaires avant la transmission au CE. L’évaluation intervient aux échéances suivantes :

à la fin de la période d’essai lorsqu’elle est prévue dans le contrat de l’agent ; à la fin de chaque période d’activité ; à la fin du contrat, s’il est à durée déterminée.

En particulier, l’évaluation en fin de période d’essai confirme ou non l’engagement définitif de l’employé recruté.

Quand à l’évaluation en fin de période ou en fin de contrat ; elle permet surtout de récompenser les plus méritant, de sanctionner les performances médiocres et de guider les choix en matière de formation et de promotion du personnel. Elle doit aussi permettre d’améliorer les critères d’appréciation de postes de travail et les critères de sélection pour les recrutements ultérieurs.

Selon la catégorie du personnel, deux méthodes d’évaluation sont possibles : l’évaluation par lettre d’objectifs assignés ; l’évaluation selon des critères généraux.

2-3- L’EVALUATION PAR LETTRE D’OBJECTIFS ASSIGNES

La méthode « d’évaluation par lettre d’objectifs assignés » est indiquée pour le personnel cadre.

Pour ce type d’évaluation, le processus est conduit en 2 étapes : le 1er entretien (ou entretien initial) est fait au début de la période pour :

o déterminer dans la lettre individualisée, les objectifs à réaliser (les sources d’informations sont les rapports, le budget, le programme d’activités, etc.) ;

o prévoir les moyens qui seront mis à sa disposition, o discuter les critères de mesure de performance ;

le 2ème entretien (ou entretien final) est fait en fin de période d’activités pour : o apprécier ses résultats obtenus et o valider les appréciations proposées par le supérieur hiérarchique.



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R A S Manuel de Procédures Module E Procédures de Gestion du Personnel Chapitre 6 Evaluation du Personnel Version Juin 2007 Révisé le :

Entre les deux étapes, chaque agent peut, à la fin du premier semestre par exemple, apprécier le niveau de réalisation des objectifs qui lui ont été assignés ; s’il constate de lui-même qu’il enregistre un retard sur l’atteinte de ses objectifs, il doit prendre les dispositions nécessaires pour améliorer ses performances ou convenir avec son supérieur hiérarchique de la révision à temps des objectifs concernés : cette pratique est désignée sous le nom d’ «auto- évaluation ». L’évaluation est faite au moyen d’une lettre d’objectifs et d’une fiche d’évaluation établies pour chaque agent et adaptée à chaque catégorie (personnel- cadre et personnel non- cadre). La fiche est remplie en début et en fin de période de référence :

d’abord, par l’agent lui-même (état civil, situation de carrière) et le CPT qui fournit les données administratives (nombre de jours d’absence dans l’année, jours de formation et de séminaire, autres événements, etc. ;

ensuite, au cours des entretiens (entretien initial, entretien final) avec le supérieur hiérarchique pour arrêter les objectifs et apprécier les résultats ;

et enfin, par le CT pour valider la régularité du processus d’évaluation.

L’agent concerné peut mentionner ses commentaires dans la fiche d’évaluation qui lui est présentée au cours de l’entretien avec son supérieur hiérarchique. Il doit viser la fiche d’évaluation pour confirmer qu’il a eu connaissance de l’appréciation du CT.

2-2- L’EVALUATION SELON DES CRITERES GENERAUX

L’évaluation selon des critères généraux convient au personnel non- cadre, en particulier, le personnel de soutient. Ces critères doivent être exposés à l’agent et les bases d’évaluation doivent lui être expliquées au début de la période de référence (lors du 1er entretien). Les modalités d’application de cette méthode comprennent également deux étapes comme dans la méthode ci-dessus à la seule différence qu’il ne s’agit pas d’objectifs mais plutôt de critères dans le style : assiduité, ponctualité, efficacité, application, comportement, rendement, discipline, aptitude à travailler en équipe, etc. L’évaluation est faite également au moyen de fiche d’évaluation (ou de notation). La fiche est remplie en deux étapes comme dans la méthode précédente dans les mêmes conditions.

2-3- RESULTATS DE L’EVALUATION

Les sanctions positives peuvent comprendre : une promotion à un poste de niveau supérieur ; une formation dans un domaine précis ; une prime d’encouragement ; une augmentation de salaire.

Les sanctions négatives peuvent comprendre : une rétrogradation à un poste de niveau inférieur ; un non renouvellement du contrat s’il est à durée déterminée.



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R A S Manuel de Procédures Module E Procédures de Gestion du Personnel Chapitre 7 Déplacement du Personnel Version Juin 2007 Révisé le :

1 - OBJET Cette procédure permet de s’assurer que la responsabilité du R A S est engagée à l’occasion de tout déplacement effectué par un agent dans l’exercice de ses fonctions. 2 - REGLES DE GESTION

- Tout déplacement du personnel hors du territoire de travail fait l’objet d’un ordre de mission signé par le CT.

- Toute absence d’un employé de son poste de travail doit donner lieu à la délivrance d’un titre de permission portant la signature du CT.

3 - DESCRIPTION

Responsables Ordre et séquence des tâches à exécuter La Secrétaire Le CT La Secrétaire

• Etablit l’ordre de mission ; • Le transmet au CT pour signature. • Signe l’ordre de mission ; • Le retourne à la Secrétaire.

• Enregistre l’ordre de mission ; • Le transmet à l’intéressé.



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R A S Manuel de Procédures Module E Procédures de Gestion du Personnel Chapitre 8 Fin de contrat Version Juin 2007 Révisé le :

MOTIFS DE FIN DE CONTRAT

La fin du contrat de travail peut être constatée dans les situations suivantes:

- soit par l'arrivée du terme du contrat s'il est à durée déterminée ; - soit par démission du travailleur ; - soit par le départ à la retraite ; - soit par licenciement.

La démission ou le licenciement, sauf dans les cas de fautes lourdes, donnent lieu à l’observation d’un préavis :

- soit par l'employeur (licenciement), - soit par travailleur (démission).

L'inobservation des dispositions réglementaires relatives au préavis constitue une rupture abusive du contrat de travail qui ouvre droit à versement de dommages et intérêts.

FORMALITES DE CLOTURE DE CONTRAT

Les formalités de clôture du contrat, quel qu’en soit le motif, comprennent : - le règlement des droits acquis et l’établissement du reçu pour solde de tout compte, - l’établissement du certificat de travail, - l’information immédiate du service public du contrôle du droit de travail, - la mise à jour du dossier personnel.

Le CPT est chargé de l’exécution de ces formalités sous le contrôle du CT.



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Module F : Procédures de gestion des immobilisations



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R A S Manuel de Procédures Module F Procédures de Gestion des immobilisations Chapitre 1 Acquisition et suivi des immobilisations Version Juin 2007 Révisé le :

DEFINITION Les biens correspondent aux dépenses matérielles engagées par le RAS pour acquérir ses moyens de travail et pour assurer la mise en œuvre de ses activités. Ils sont classés en trois (3) catégories principales :

les biens durables ou immobilisations au sens comptables du terme ; les fournitures consommables ;

Les biens durables ou immobilisations sont des éléments corporels destinés à servir de façon durable (plus d’un an) à l’activité du RAS . Ils ne se consomment pas par le premier usage. On distingue deux (2) statuts juridiques de biens durables :

les biens acquis à titre de propriété du RAS ; les biens mis à disposition du RAS pour servir à la mise en œuvre des activités d’un projet

spécifique. 1- OBJET Il est nécessaire d’assurer la correcte gestion des biens car de la qualité de la gestion de ces biens dépendra le maintient du potentiel de production de RAS ainsi que la maîtrise de ses coûts de fonctionnement. Cette procédure permet de définir : - Les conditions d’acquisition d’une immobilisation - L’utilisation rationnelle des biens affectés ; - L’identification précise des biens à l’occasion de leur entrée dans le patrimoine de RAS ; - La réalisation périodique d’inventaires physiques des biens ; 2 - REGLES DE GESTION - Toutes les acquisitions d’immobilisations se feront sur la base des prévisions budgétaires. - Les immobilisations doivent être utilisées exclusivement pour la réalisation des objectifs du

R A S. - Toutes les immobilisations font l’objet d’une codification qui tient compte de leur nature et

de la structure utilisatrice. - Une fiche d’immobilisation doit être remplie et tenue par immobilisation (annexe n°13 ). - Les immobilisations doivent être assurées contre les risques (Incendie, vol, etc.). - Un registre des immobilisations est tenu (cf. modèle en annexe n°14 ). - Un fichier existe pour les immobilisations - Les véhicules ( quatre et deux roues) du RAS doivent être utilisés conformément aux

procédures administratives du Réseau (carnet de course, assurance, utilisation exclusive dans le cadre du service, etc.). Le RAS communique ces procédures à la DDC.

- En ce qui concerne les motos, les frais de réparation sont à la charge de l’utilisateur au cours des douze premiers mois, ils remboursés à hauteur 10% au cours de la deuxième année et 20% au cours de la troisième année.

- La moto est rétrocédée à l’utilisateur après trois ans au prix de 10% de la valeur d’acquisition ;

- Le RAS met en oeuvre la procédure pour obtenir les exonérations nécessaires lors de l’acquisition des biens d’équipement meubles ou immeubles en cas de nécessité.

- Pour les biens qui seraient remis par la DDC dans le cadre de cette convention de financement, la remise se fait sur la base d’un contrat de mise à disposition qui précise les conditions de jouissance ou d'un contrat de cession qui précise les conditions de transfert de propriété.



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R A S Manuel de Procédures Module F Procédures de Gestion des immobilisations Chapitre 1 Acquisition et suivi des immobilisations Version Juin 2007 Révisé le :

- Un inventaire général du matériel et des biens transmis au RAS par le PMS à partir de juillet

06 et de ceux acquis par la suite par le Réseau doit être tenu et réactualisé en permanence par le RAS. Lors de l’audit annuel et/ou des contrôles effectués par le mandant, l’inventaire est contrôlé.

3- DESCRIPTION La codification est faite dès l’acquisition de l’immobilisation sur la base des éléments ci – après : L’identification et le suivi des immobilisations se font à l’aide d’un code alpha- numérique de douze (12) caractères.

- Initiales du RESEAU ALLIANCE SANTE 03 caractères - N° d’ordre d’achat de la catégorie d’immobilisation 02 caractères - Catégorie d’immobilisation 03 caractères - Famille de l’immobilisation 02 caractères - Année d’acquisition 02 caractères

Total 12 caractères Exemple :

RAS 03 Véh To 06 Ce code indique qu’il s’agit du 3e achat par le RAS d’un véhicule TOYOTA en 2006. Ce code sera inscrit sur chaque immobilisation à l’aide d’une encre indélébile sur une partie visible de l’immobilisation. La liste indicative ci-après des catégories d’immobilisation peut être complétée. Matériel de bureau

- Machine à calculer MaMAC - Machine à écrire MaMAE - Etc. …

Mobilier de bureau

- Bureau MoBUR - Fauteuil MoFAU - Etc. …

Matériel informatique

- Micro-ordinateur MiORD - Ecran MiECR - Etc. …

Matériel de transport

- Véhicule 4X4 Véh4x4 - Véhicule Toyota VéhTO - Etc. …



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R A S Manuel de Procédures Module E Procédures de Gestion des immobilisations Chapitre 1 Acquisition et suivi des immobilisations Version Juin 2007 Révisé le :

L’immobilisation sera affectée à un utilisateur suivant la procédure ci – après :

Responsables Ordre et séquence des tâches à exécuter Le CPT Le CT Le CPT La Secrétaire

• Prépare un projet de note de service d’affectation de l’immobilisation • Le soumet à l’appréciation du CT. • Analyse, approuve, signe et transmet au CPT

• Met le bien à la disposition de l’utilisateur • Crée une fiche de suivi des entretiens effectués par immobilisation au

vu de la note de service • Inscrit le code de l’immobilisation sur ladite fiche • Tient régulièrement à jour cette fiche en y inscrivant tous les travaux

d’entretien effectués sur la base des bons de réparation et des factures



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R A S Manuel de Procédures Module F Procédures de Gestion des immobilisations Chapitre 2 Inventaire des immobilisations Version Juin 2007 Révisé le :

1 - OBJET Cette procédure permet de :

- S’assurer que les immobilisations sont suffisamment protégées, contre les risques de vols, d’incendie et toutes sortes d’intempéries.

- S’assurer de l’existence réelle des immobilisations inscrites dans les livres comptables. - S’assurer que toutes les immobilisations sont propriétés du R A S. - S’assurer que toutes les immobilisations sont correctement comptabilisées.


- Le Comptable assure la responsabilité de la prise d’inventaire. - Il prépare un projet d’instructions d’inventaire à la signature du CT pour préciser

o nommément les membres de l’équipe d’inventaire par site, o la période d’inventaire.

- La périodicité de l’inventaire est de un (01) par an - La Comptabilité doit comparer le résultat de l’inventaire avec le tableau des

immobilisations. - Les écarts constatés font l’objet de redressement approuvé par le Comité Exécutif, pour

ajuster les comptes. 3 - DESCRIPTION La procédure relative à l’inventaire physique des immobilisations comprend les étapes suivantes :

- Préparation des travaux , - Comptage des immobilisations, - Validation de l’inventaire, - Mise à jour du fichier des immobilisations.

La fiabilité des opérations d’inventaire suppose la mise en œuvre des procédures suivantes : • Tenue d’une fiche de suivi des immobilisations (comptabilité matière). • Identification des immobilisations en mauvais état, périmés ou à faible rotation . • Identification des éléments de stocks constituant des immobilisations. • Coordination des comptages avec exécution des procédures visant à une correcte

application du principe de spécialisation des exercices. • Comptage des immobilisations de bureaux en bureaux et remplissage de feuilles de

comptage • Les feuilles d’inventaire pré numérotées, et datées doivent être remplis à l’encre ou au

bic et signés par les membres de l’équipe ayant effectué le comptage. Après exploitation, ces feuilles doivent être correctement archivées.

• Edition des fiches d’inventaire qui seront affichées à chaque porte de bureau (cf. modèle en annexe n° 14).

• Rapprochement des résultats obtenus avec ceux contenus dans le registre des immobilisations.

• Identification, lors du comptage, des immobilisations hors d’usage ou en panne.



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Module G : Procédures d’élaboration

et de suivi budgétaire



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R A S Manuel De Procédures Module G Procédures d’élaboration et de suivi budgétaire Chapitre 1 Généralités Version Juin 2007 Révisé le :

PRINCIPES BUDGETAIRES DEFINITIONS

Le budget est la représentation chiffrée des programmes d’activités de RAS pour une période donnée. Il est l’instrument de contrôle principal dont disposent les responsables de RAS. Des plans d’opérations trimestriels (POS) et des bilans opérationnels trimestriels (BOS) sont élaborés par le Réseau Alliance Santé (Annexes 20 à 22). Le POS présente les objectifs, les résultats prévus et les activités envisagées au cours d’un semestre. Le BOS et le POS sont discutés le mois précédant le démarrage du nouveau semestre et approuvés au cours d’une concertation entre la DDC et le RAS. Le budget détaillé pour les activités principales de chaque POS est établi par le RAS sur la base de la planification budgétaire annuelle. Il est discuté lors de la présentation et acceptation du POS, dans tous les cas il doit être soumis à l'approbation de la DDC au plus tard deux semaines avant le démarrage de l'activité. Les virements des montants des estimations budgétaires semestrielles se feront par tranches conformément aux dispositions du contrat.

La DDC peut, pendant l’exécution, demander des informations et au besoin, exiger des clarifications supplémentaires en rapport avec des dépenses ou le déroulement des activités.

ORGANES D’ELABORATION DU BUDGET Les organes qui participent à l’élaboration et à la validation du budget de RAS sont les suivants :

- Le Conseiller Technique et le Comptable, pour la préparation du projet de budget ; - Le Comité Exécutif., pour l’arbitrage et présentation du projet de budget au CA; - Le CA, pour l’adoption du budget ; - La Coopération Suisse pour la validation.



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R A S Manuel De Procédures Module G Procédures d’élaboration et de suivi budgétaire Chapitre 1 Généralités Version Juin 2007 Révisé le :

CALENDRIER DU PROCESSUS BUDGETAIRE Le processus d’élaboration du budget annuel doit être totalement achevé avant le début de l’exercice budgétaire pour ne pas bloquer le fonctionnement du RESEAU et permettre l’engagement des dépenses budgétisées. Au cours d’un exercice budgétaire donné, le processus d’élaboration du budget de l’exercice suivant doit donc être lancé suffisamment tôt pour :

- pouvoir être terminé à une date permettant son examen et son adoption dans les délais légaux par le Comité Exécutif (C.E.) de RAS.

- laisser à la Coopération suisse, un délais suffisant pour se prononcer sur les projets de budget des volets qu’elle finance.

En tenant compte des contraintes de temps ci-après, le processus budgétaire doit avoir commencé au plus le tard le 1er octobre de chaque année :

- le temps de collecte des propositions ; - le temps nécessaire au traitement des données collectées ; - les délais d’acheminement des documents aux membres des organes concernés.

Etapes du processus Dates limites Responsable

1- Instructions préparatoires du budget 1er octobre CPT

2- Propositions budgétaires 1er novembre Chaque agent

3- Consolidations budgétaires 10 novembre CPT

4- Arbitrage des propositions 15 novembre CT

5- Etablissement du projet de budget 25 novembre CPT

6- Soumission au CE et arbitrage 10 décembre CE

6- Approbation du budget 15 décembre CA

7- Validation du budget 26 décembre Coopération suisse

7- Mise en place du budget 30 décembre CPT



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R A S Manuel de Procédures Module G Procédures d’élaboration et de suivi budgétaire Chapitre 2 Exécution du budget Version Juin 2007 Révisé le :

PRINCIPE D’EXECUTION BUDGETAIRE

L’exécution du budget consiste en :

- la mise en place du budget, - l’encaissement des ressources budgétisées, - l’engagement et le paiement des dépenses budgétisées.

NB : Le principe fondamental de l’exécution budgétaire est qu’aucune dépense ne peut être engagée si elle n’est pas prévue et inscrite au budget

PERSONNEL D’EXECUTION DU BUDGET

Le personnel d’exécution du budget de RAS comprend :

- le CT qui engage les dépenses ; - le CPT qui assure le contrôle des dépenses engagées et du respect des crédits

budgétaires ; - la SEC qui exécute les paiements.

ENGAGEMENT DES DEPENSES ET SUIVI BUDGETAIRE

L’engagement est l’acte par lequel le CT crée ou constate à l’encontre de RAS une obligation dont résultera une dépense. Seul le CT est habilité à engager les dépenses budgétisées. L'engagement des dépenses se fait suivant les procédures d'achat décrites au titre 2 du présent manuel de procédures. Tout agent souhaitant faire engager une dépense doit au préalable s’assurer de la disponibilité des crédits budgétaires correspondants. Cette information est disponible auprès du CPT ou dans les états budgétaires. Un budget est toujours un exercice de prévision reposant sur des estimations d’activités et de coûts à moyen et court terme. La comparaison des réalisations des activités aux programmes, aboutit souvent à des écarts entre les prévisions budgétaires initiales et les réalisations. Ces écarts proviennent de différences positives ou négatives sur les coûts de réalisation et/ou les volumes d’activité. En cas d'insuffisance de crédit pour l'engagement d'une dépense indispensable, le CPT doit veiller à obtenir une autorisation de virements de crédits de postes excédentaires vers les postes déficitaires par le Comité Exécutif et la Coopération suisse.. Les réactions doivent être faites à temps afin d’éviter les impasses budgétaires. Cette activité de suivi budgétaire est assurée par le CPT. Pour assurer une grande efficacité, le suivi budgétaire sera réalisé trimestriellement.

CONTROLE DES DEPENSES Le CPT exerce en permanence un contrôle a priori des dépenses engagées par le CT. Cette disposition répond à un souci de contrôle interne efficace. Dès lors, tous les engagements de dépenses doivent obligatoirement être visés par le CPT qui s’assure de leur conformité au budget. Ce contrôle n’est pas un contrôle d’opportunité de la dépense dont le CT reste le seul juge. Toutefois, le CPT ne peut accorder son visa à un engagement d’une dépense non prévue au budget et/ou pour laquelle les crédits disponibles seraient insuffisants.



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Module H : Procédures comptables



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R AS Manuel de Procédures Module H Procédures Comptables Chapitre 1 Principes Comptables Version Juin 2007 Révisé le :

La présentation des informations comptables du RAS à travers les états de synthèse annuel se fonde sur des conventions, dénommées « principes comptables généralement admis » dont le respect est un élément fondamental pour la sincérité des comptes. Le respect de l’application de ces principes comptables reconnus par tous, est le gage de la régularité, de la sincérité et de l’image fidèle du bilan et des comptes de résultat.

Le principe de prudence

La prudence est l’appréciation raisonnable des faits afin d’éviter le risque de transfert sur l’avenir, d’incertitude présente susceptible de grever le patrimoine et les résultats du RAS. Le coût historique Ce principe encore dénommé principe de nominalisme consiste à comptabiliser les biens du RAS à leur date d’entrée dans le patrimoine conformément aux prescriptions suivantes :

- les biens acquis à titre onéreux sont comptabilisés et maintenus au patrimoine à leur coût d’acquisition

- les biens produits par le RAS à leur coût de production les biens acquis à, titre gratuit sont estimés à leur valeur vénale

La séparation des exercices

- L’activité continue du RAS est découpée en exercice comptable allant du 1er janvier au 31 décembre de l’année considérée.

- Un excédent ou une insuffisance de ressources est déterminée pour chaque exercice. - Le principe de spécialisation des exercices se traduit par : - L’obligation d’établir chaque année un inventaire - La nécessité d’une répartition des charges et des produits dans le temps pour rattacher à

l’exercice toutes les charges et tous les produits le concernant effectivement et eux seuls.

La continuité de l’exploitation Les comptes annuels du RAS sont arrêtés dans la perspective d’une continuité de l’exploitation. Ce principe est à la base des règles d’évaluation des biens à la clôture de l’exercice. En conséquence, la dépréciation des biens doit être appréciée en fonction de leur utilité pour le RAS dans le cadre de son activité. La permanence des méthodes La cohérence des informations comptables au cours des périodes successives implique la permanence dans l ‘application des règles et procédures.



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RAS Manuel de Procédures Module H Procédures Comptables Chapitre 1 Principes Comptables Version Juin 2007 Révisé le :

L’intangibilité des soldes d’ouverture Le bilan d’ouverture d’un exercice doit correspondre au bilan de clôture de l’exercice précédent. Le SYSCOA autorise deux exceptions au principe de correspondance Bilan d’ouverture/Bilan de clôture :

• Les erreurs « fondamentales » au sens de l’IASC pourraient être imputées sur les capitaux propres d’ouverture.

• Les incidences liées au changement de réglementation comptable ou d’une norme comptable sont également imputées sur les capitaux propres d’ouverture.

Dans les autres cas, les produits et les charges concernés sont enregistrés selon leur nature dans le compte de résultat. Le principe de régularité et de sincérité La régularité est la conformité aux règles et procédures en vigueur. La sincérité est l’application de bonne foi de ces règles et procédures en fonction de la connaissance de la réalité des opérations, évènements et situation. Le principe de bonne information Au –delà de la conformité aux règles et aux principes, le problème essentiel est d’apporter aux différents utilisateurs des documents financiers, une information satisfaisante, c’est- à- dire une information suffisante et significative pour les comprendre.



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RAS Manuel de Procédures Module H Procédures Comptables Chapitre 2 Règles de gestion comptable Version Juin 2007 Révisé le :

Le système comptable du RAS est informatisée. Le logiciel comptable installé « FIBU » permet d’obtenir les états financiers et les documents comptables ci-après :

- le bilan ; - le compte de pertes et profits ; - le grand- livre ; - le journal.

Règles de gestion comptable

- Le RAS dispose d’un manuel de procédures administratives, financières et comptables ; - Le RAS dispose d'un (une) comptable qualifié(e). Il dispose de son système de

comptabilité qui assure une gestion maîtrisée de l’institution et favorise la transparence des opérations financières. Il transmet à la DDC au plus tard quinze (15) jours après la fin de chaque POS, un bilan et un compte d’exploitation réalisés conformément à ce système de comptabilité ;

- Les pièces justificatives sont conservées pendant dix ans conformément aux procédures

du RAS. En fin de contrat, il en transmet copie à la DDC, qui à son tour pourra les conserver conformément à ses propres procédures. La transmission de ces pièces à la DDC, est sanctionnée par un protocole établi en deux exemplaires originaux et conjointement signé par le RAS et la DDC ;

- Une fois par an les comptes du RAS sont audités par une fiduciaire indépendante, la

raison sociale de cette fiduciaire est communiquée à la DDC. En outre, la DDC se réserve le droit de faire des contrôles à tout moment.



78

TROISIEME PARTIE ANNEXES



79

ANNEXE N° 1

FICHE D’EXPRESSION DES BESOINS Service ………………………………… Date……………….

Postes Désignation

Observations

TOTAL

VISA du demandeur



80

ANNEXE N°2

FICHE DE STOCK

Description de l’article :

QUANTITE DATE REFERENCE Stock initial

Entrée Sortie Stock Final

OBSERVATIO NS



81

ANNEXE N°3

RESEAU ALLIANCE SANTE SIEGE : PARAKOU

Parakou, le

LE Conseiller Technique du RESEAU ALLIANCE SANTE

N°________/ A

MONSIEUR LE DIRECTEUR……………………………………. ……………………………………………………………………….

OBJET : Demande d’une facture pro forma. Monsieur le Directeur, J’ai l’honneur de vous demander de bien vouloir faire parvenir, pour le …………………… au plus tard, vos propositions de prix en vue de l’acquisition des produits ci-après :

N° D’ORD. DESIGNATION MARQUE QUANTITE OBSERVATION

Votre facture pro forma précisera par produit : - le prix unitaire - le délai de livraison - le montant total en chiffres et en lettres - les modalités de paiement. Veuillez agréer, Monsieur le Directeur, l’expression de ma considération distinguée.-



82

ANNEXE N°4

RESEAU ALLIANCE SANTE SIEGE : Parakou

Parakou, le

Le Conseiller Technique du RESEAU ALLIANCE SANTE

N°________/ A

MONSIEUR LE DIRECTEUR……………………………………. ……………………………………………………………………….

COTONOU OBJET : Demande d’une facture pro forma. Monsieur le Directeur, J’ai l’honneur de vous demander de bien vouloir faire parvenir, pour le …………………… au plus tard, vos propositions de prix en vue de l’acquisition des fournitures ci-après :

N° D’ORD. DESIGNATION MARQUE QUANTITE OBSERVATION

Votre facture pro forma précisera par fourniture : - le prix unitaire - le délai de livraison - le montant total en chiffres et en lettres - les modalités de paiement. Veuillez agréer, Monsieur le Directeur, l’expression de ma considération distinguée.-

ANNEXE N°5 TABLEAU COMPARATIF DES OFFRES RECUES DANS LE CADRE DE L’ACQUISITION DES FOURNITURES DE BUREAU FOURNISSEURS CONSULTES

PRODUITS MARQUES

Les moins disants sont indiqués dans les cellules ombrées VU Le Comptable Le Conseiller Technique

ANNEXE N°6

RESEAU ALLIANCE SANTE SIEGE : Parakou

Parakou, le N° ___________/

Le Conseiller Technique du RESEAU ALLIANCE SANTE A MONSIEUR LE DIRECTEUR -PARAKOU-

Objet : Monsieur, J’ai l’honneur de vous passer commande de :

Qté Désignation P.U Montant

(HT = ; TVA =)

Total TTC = Arrêté la présente commande à la somme de : Veuillez agréer, Monsieur le Directeur, l’expression de ma considération distinguée.

ANNEXE N°7 RESEAU ALLIANCE SANTE P R I M A T A FICHE DE DEPENSES N° 0 0 5 9 7 6 / OBJET DE LA DEPENSE ………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………. DESIGNATION DU CREANCIER : ………………………………………………………………. RUBRIQUE BUDGETAIRE : ………………………………………………………………….…... MONTANT DÛ FCFA : A DEDUIRE : ……………………………………………………… NET A PAYER : COMPTE A CREDITER : ARRETE EN LETTRES ……………………………………………………………………………. ………………………………………………………………………………………………………….

VISA : DATE : …………/ ……./ 200 LE COMPTABLE : VU ET LIQUIDER LA DEPENSE DONT LE MONTANT EST CI-DESSUS ARRETE ET EN ORDONNE LE PAIEMENT : A PARAKOU LE ………../ ………../ 200 Le Conseiller Technique RESEAU ALLIANCE SANTE (Nom, Signature et cachet) VU, BON A PAYER (après vérification) REFERENCE DU REGLEMENT Parakou, le Le COMPTABLE

EXERCICE :


ANNEXE N°8 REPUPLIQUE DU BENIN

▬ B. R. N° 0000286 / RESEAU ALLIANCE SANTE ▬ Parakou, le………………………………..200…. BORDEREAU DE REGLEMENT ADRESSE A Messieurs, Nous vous prions de trouver ci-joint notre chèque ………………………………………………… du ………………. de francs……………………………..en règlement de votre (vos) Facture (s) ci-après.

DATE REFERENCES OBJET MONTANTS Observations Totaux…..

Veuillez agréer, Messieurs, l’expression de nos Salutations distinguées.

Le Conseiller Technique Le Comptable


ANNEXE N°9 ORDRE DE VIREMENT

OCCASIONNEL PERMANENT

DONNEUR D’ORDRE NOM OU RAISON SOCIALE : ……………………………………………………………………….…. R.I.B : Code Banque Code Guichet N° de Compte Clé RIB MONTANT En Chiffres : …………………….F CFA En Lettres : …………………………………………………………………….………… …………………………………………………………………………………….………… MOTIF : ……………………………………………………………………………………….………… ……………………………………………………………………………………….………… ……………………………………………………………………………………………………

BENEFICIAIRE NOM OU RAISON SOCIALE : ……………………………………………………………………… ADRESSE : …………………………………………………………………………………………… BANQUE DU BENEFICIAIRE : …………………………………………………………………….. ADRESSE (Agence, Ville, autres) : …………………………………………………………………... R.I.B : Code Banque Code Guichet N° de Compte Clé RIB

PARTIE A REMPLIR SI VIREMENT PERMANENT

J J M M A A J J M M A A Date de départ : Date de fin : Echéances : …………

PAR LE DEBIT DE MON COMPTE, VEUILLEZ EFFECTUER LE VIREMENT DECRIT CI-DESSUS, A CONDITION QUE LA PROVISION SOIT SUFFISANTE.

IL EST BIEN ENTENDU QUE VOTRE RESPONSABILITE NE SAURAIT ETRE MISE EN CAUSE A L’OCCASION DE CETTE OPERATION.

FAIT A …………………., LE ………………

SIGNATURE DU CLIENT

Pour Aide, voir au verso

CACHET DE LA BANQUE


ANNEXE N° 10

Fiche d’inventaire de caisse

CONTRÔLE DE CAISSE Devise Date : Nom du caissier : BILLETAGE DE LA CAISSE Quantité Nature Unité Montant

Billet de 10'000 Billet de 5'000 Billet de 2'000 Billet de 1'000 Pièce de 500 Pièce de 250 Pièce de 200 Pièce de 100 Pièce de 50 Pièce de 25 Pièce de 10 Pièce de 5 Pièce de 1

S/Total 1 Autres valeurs de caisse

S/Total 2 Solde réel Solde journal de caisse Ecarts Explication des écarts Date Le Caissier


ANNEXE N°11

GUIDE SUPPORT DE DEMANDE DE RECRUTEMENT 1- INSTITUTION : ………………………………………………………………………………..

2- SERVICE DEMANDEUR : ……………………………………………………………………

3- INTITULE DU POSTE : ………………………………………………………………………

Poste existant à renouveler :

Poste à créer

( Cocher la case correspondant à votre choix)

4- ETUDE DE L’ENVIRONNEMENT DU POSTE

Indiquez l’unité dans laquelle est situé le poste ? ………………………………………….

………………………………………………………………………………………………….

Précisez le rôle, les prestations et les enjeux du poste ? ……………………………………………………………………………..…………………………………………………………………………………………………..…………………………………………………………………………………………………..…………………………………………………………………………………………………..

5- DECRIVEZ LES ACTIVITES DU POSTE ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… 6- DECRIVEZ LE PROFIL DU POSTE

Savoir : connaissances, diplômes : …………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………..…………………………………………………………………………………………………..

Savoir-faire : expérience, mise en ouvre d’outils spécifiques ………………………

…………………………………………………………………………………………………..…………………………………………………………………………………………………..

Savoir-être :qualités, capacités, autres ………………………….…………………… ……………………………………………………………………………………………………… Date et signature du Responsable de service :


ANNEXE N°12 GRILLE D’EVALUATION

Planning de Performance et d’Application (P P A) Nom et Prénoms : ……………………………………………………………………………….………….. Titre : ………………………………………………………………………………………………. Superviseur ou Supérieur hiérarchique : ……………………………………………………………

Critères d’appréciation E : Exemplarité : cet aspect du travail est traité de façon à dépasser les limites de l’excellence requise par l’organisation et peut servir comme modèle à d’autres employés. Des commentaires et exemples sont requis pour expliquer et illustrer. S : Satisfaisant : ce niveau est apprécié suivant les limites de l’excellence de l’organisation. Les tâches sont accomplies à la satisfaction de l’employeur et du Responsable hiérarchique. A : Amélioration : la performance du travail doit être améliorée en vue d’atteindre entièrement le niveau requis pour la catégorie. Cette appréciation ressort les limites critiques de l’employé. Des exemples sont à apporter. Elle résume l’insatisfaction de l’employeur. P : Problème : la performance est sérieusement en dessous de tout espoir. Des jalons doivent être fixés et les conséquences sont à prévoir.

Les Indicateurs 1. Connaissances professionnelles et aptitudes 2. Initiative 3. Qualité de travail / Maîtrise de son cahier de charges 4. Créativité


Résumé E : ……………………….. S : ……………………….. A : ……………………….. P : ………………………..

Analyse du Responsable Signature du Supérieur ou Supérieur hiérarchique

…………………………………………………

D l’évaluation……………………………………………………………………………...

Commentaire / Réaction de l’employé(e)

………………………………………………………….

……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… Signature Date …………………………


ANNEXE N°13 FICHE DES IMMOBILISATIONS

Fiche N° DU N° de compte Codification Description Affectation Fournisseur Date de mise en service

Date de sortie Motif Détail du coût

DESIGNATION MONTANT (devises)

MONTANT (monnaie locale)

Coût total

Quantités

Coût unitaire

Le Comptable Le Conseiller Technique

ANNEXE N°14 REGISTRE DES IMMOBILISATIONS

INSTRUCTIONS POUR L’AGENT CHARGE DE LA TENUE DU REGISTRE : les biens sont recensés individuellement dans le

registre N° DE FOLIO N° DE COMPTE INTITULE DU COMPTE

Réf. Mouvements Codification Date Description Allotissement Valeur Commande Fournisseur Affectation date nature destination observations

Report du folio précédent

Total à reporter


ANNEXE N°15 RESEAU ALLIANCE SANTE

FICHE D’ENTRETIEN ET DE CONTRÔLE DES VEHICULES -------------------------

SERVICE UTILISATEUR : _________________________________________________________

VEHICULE :

DATE D’ACQUISITION : __________________________________________________________________________

N° D’IMMATRICULATION : _______________________________________________________________________

MARQUE : _______________________________________________________________________________________

PUISSANCE : ____________________________________________________________________________________

N° CARTE GRISE : _______________________________________________________________________________

N° POLICE D’ASSURANCE : _____________________________________________________________________

DATES KILOMETRAGE GARAGE NOM DU CHAUFFEUR

NOM DE L’ENTRETIEN N° BON N° FACTURE

DEPENSES OBSERVATIONS

ANNEXE N° 16

FICHE D’INVENTAIRE DES IMMOBILISATIONS N° de folio Date de l’inventaire Nature du bien Localisation N° de compte

Codifi- cation

Descri- ption

Locali- sation

Etat

Date

d’acquisition

Valeur

d’acquisition

Finance-

ment

Obser-vations

report

total (à reporter)

Le chef d’équipe

d’inventaire Le responsable du service

utilisateur Visa

du CPT

INSTRUCTIONS POUR L’EQUIPE D’INVENTAIRE : s’assurer que les biens recensés sont propriété du RESEAU ALLIANCE SANTE ou mis à sa disposition.


ANNEXE N°17

INSTRUCTIONS PREPARATOIRES BUDGETAIRES DATE :

NOTE DE SERVICE N°___________

A Tous les Chefs de service

J’ai l’honneur de vous fournir les informations ci-après pour vous permettre de mieux préparer le budget de l’exercice _________________ pour les activités qui relèvent de votre compétence. Ces informations :

• rappellent les responsabilités de chaque service dans la préparation du budget ; • donnent les directives sur les orientations de la politique budgétaire de l’année ; • déterminent les formes dans lesquelles les propositions sont présentées ; • fixent les délais de dépôt des propositions de budget.

A. RESPONSABILITE Veuillez noter que chaque service porte l’entière responsabilité de la qualité de la préparation du budget dont elle assure l’exécution. Votre responsabilité est engagée par cet exercice de programmation qui doit éviter aussi bien les excédents que les insuffisances de crédits au cours de l’exercice à venir. B. DIRECTIVES (Préciser ici les aspects sur lesquels l’accent devrait être spécialement mis au cours de l’exercice à venir pour les activités mises en œuvre par les structures d’exécution). C. PRESENTATION DES PROPOSITIONS Chaque service utilisera les formulaires (fiches d’élaboration budgétaires) prévues à cet effet pour la préparation des propositions. L’évaluation des dépenses repose sur :

• une prévision fidèle des activités en volume, • une valorisation précise des coûts induits par ces activités.

Les activités non terminées en fin d’exercice doivent être reconduites. Les nouvelles activités devraient tenir compte du programme pluriannuel convenu. Les valorisations doivent inclure les taux prévisionnels d’inflation, ainsi que les augmentations ou les diminutions pouvant concerner les activités. D. DATE DE DEPOT DES PROPOSITIONS Les propositions budgétaires doivent être finalisées au plus tard le 1er novembre, délai de rigueur. Les responsables prendront les dispositions nécessaires pour respecter ce délai. Toute proposition parvenue après cette date exposera le service à des sanctions réglementaires (prévoir une liste de sanctions en la matière). <nom du CT> Conseiller Technique

ANNEXE N°18

FICHE D’ELABORATION BUDGETAIRE N° EXERCICE : PROJET SERVICE ACTIVITE FINANCEMENT POSTE Budgétaire TOTAL DEPENSE

DETAIL DE LA DEPENSE (à distinguer par nature de dépenses)

DESIGNATION UNITE QUANTITE PRIX MONTANT

TOTAL DE LA PROPOSITION IMPREVUS %

TOTAL NET DE LA PROPOSITION

Le Comptable Le Conseiller Technique

ANNEXE N° 19 REPUBLIQUE DU BENIN P R I M A T A RESEAU ALLIANCE SANTE

BON DE REPARATION BUDGET…………………………………………………..EXERCICE …………………………………………….

RUBRIQUE ……………………………………………………………………………………………………………

TYPE du Véhicule ……………………………………………………………………………………………………

Service ………………………………………………………………………………………………………………..

Réparation à effectuer par (1) ……………………………………………………………………………………...

Réparations demandées ……………………………………………………………………………………………

Parakou, le …………………….. 20………


ANNEXE N° 20

Bilan trimestriel des activités

Trimestre du ………………………… au ……………………………………………………..

Activités Les objectifs (du POS et / ou du Cadre Logique) Prévues Réalisées

Poste budgétaire à imputer

NB : document à présenter au CE pour validation


ANNEXE N° 21

PREVISION BUDGETAIRE TRIMESTRIELLE Trimestre du ……………. au 31 ………………. 2006

Activités / Poste budgétaire

Prévisions annuelles

Prévisions trimestrielles Observations

Les objectifs (du POS et / ou

du Cadre Logique)


ANNEXE N°22

REALISATION BUDGETAIRE TRIMESTRIELLE Trimestre du ………………..au 30 …………………….2006

SUIVI TRIMESTRIEL SUIVI ANNUEL Les objectifs (du POS et / ou du Cadre

Logique)

Activités / Poste

budgétaire Prévisions

trimestrielles Réalisation trimestrielle

Niveau de réalisation

Prévisions annuelles

Cumul de la réalisation

Niveau de réalisation


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