Cellule de criseGuide pour les chefs d’établissement

 

L’objectif est d’élaborer des plans de continuité types, pour toutes crises confondues, pour les établissements d’enseignements supérieurs, transposables.Il s’agit de bâtir une grille type que chaque université va remplir, telle une sorte de modèle par branche d’activité répertoriant des listes de tâches et missions.    

1- Définitions de la cellule de crise et exemples  2- Les préalables à la cellule de crise  3- Déclenchement de la cellule de crise

4 – La cellule de crise

5 – Gestion pendant la crise 6 – Fin de la cellule de crise

7 – Gestion post – crise

La crise est l’apparition d’un événement soudain et non souhaité interne ou externe ayant pour conséquences des pertes humaines, financières et matérielles pouvant avoir un impact sur la vie et la continuité de l’établissement.

Quelle que soit l’origine de la crise, il appartient au chef d’établissement de prévoir et de mettre en œuvre toute l’organisation interne afin d’assurer la sécurité de ses usagers, des personnels, des tiers, des biens et de la protection de l’environnement. Elle ne doit pas interférer avec la structure du « temps normal ».

A cette fin le chef d’établissement s’entoure des compétences nécessaires parmi les ressources humaines internes : la cellule de crise.

1- Définitions de la cellule de crise et exemples de crises :

1

Type de situations Exemple de plans : Risques majeurs

naturels : (Alerte vigilance météo)

    

o Inondation  

o Tempête o Glissement de terrain

o Séisme, volcan

o Avalanche

o .. .

 

Dossier Département des risques Majeurs (DDRM)

Document d’Information Communal sur les Risques Majeurs (DICRIM)

Plan communal de sauvegarde

(consultables en Mairie) 

Plan Particulier Risque Inondation

  

 o Activation de la cellule

de crise 

Exemples de situations:

1

Type de situations

Exemple de plans : Technologiques :

    

o Radioactifo Chimiques

 o Fuite de gaz

     

o Biologiques 

Dossier Département des risques Majeurs (DDRM)

Document d’Information Communal sur les Risques Majeurs (DICRIM)

Plan communal de sauvegarde (consultables en Mairie)

  Plan d’iode (ex. Bourgogne), Plan de transport des matières

dangereuses – TMD – (ex. : Le Mans),

PPI – POI, avec la prise en considération des effets dominos,

Plan de Protection de l’atmosphère (ex. Lyon, www.ppa-lyon.org)

  BIOTOX, 

Sanitaires : o Pandémie grippaleo Maladies contagieuses

 

   Plan pandémie, 

Humaines :o Alerte à la bombe,o Intrusions et occupations de

locaux,o Mouvements de foules,o Intrusion avec arme,o Prise d’otages,o Accidents avec blessés

graves et décès, suicides,

  

Plan vigipirate, 

1

Documents Moyens, Logistiques  Moyens financiers Formations Exercice de simulation 

2 - Les préalables à la gestion de crise :

2

Annuaires : Annuaire de l’administration (Préfecture – Commune - Rectorat - DRIRE–

IRSN - ASN– DDE - DSV - DDASS…)

Annuaire de la direction de l’Etablissement (Président- SG – DRH – chef de service (service technique – Service communication – Service Financiers – Service médecine Préventive Universitaire – Assistante sociale) – Personnel indispensable : sensible (numéro personnel – adresse professionnelle et personnelle – Numéro de portable)

Annuaire des responsables de site, de composante et de laboratoire (numéro et adresse professionnelles et personnelles – Numéro de portable)

Annuaire interne des experts et des acteurs de la prévention de l’établissement (Personnes Compétente radioprotection – Agent Chargé de la Mise en Œuvre des Règles d’ Hygiène et Sécurité – Techniques – Chimiques – Sauveteurs Secouristes du Travail…)

Transmettre la procédure d’alerte aux autorités (contact téléphonique – E- mail…)

 Nota : Déclaration à la CNIL- Diffusion limitée de l’annuaire.  

Documents :

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Plans : Plans des bâtiments et des fluides (Gaz (y compris gaz spéciaux) –

électricité – ventilation – eau (usée – propre) – et coupures des fluides)- à actualiser annuellement

Plans d’urgence des bâtiments : Cartographie des risques avec listes produits, bouteilles de gaz (ou arrivée de gaz), stockage de sources scellées et non scellées, lasers, agents pathogènes, animalerie…

Informations fonctionnelles : Liste des effectifs – service(s) planning, Liste de la capacité des amphis comme aide au comptage, Superficie des locaux (ex. Stockage). Horaires d’ouvertures des bâtiments. Carte professionnelle des agents.

Suite documents… 2

Prévoir une salle équipée pour la cellule de crise pour l’établissement et une salle dans les sites (cellule relais) avec les moyens (ordinateurs et les connexions réseaux – téléphones – liste de la logistique- tableau et feutre…).

Prévoir des chasubles pour intervention : communication/services techniques/administration et Ingénieur Hygiène Sécurité/ services médicaux.

Prévoir du papier, des crayons,

Prévoir une fiche bilan pour collecter les informations (ex. : nombre de blessés ; effectif présent…).

Prévoir la possibilité d’avoir des bons « carburant » pour les véhicules de services.

Prévoir un registre « entrée » et « sortie »des personnes dans les bâtiments.

Prévoir un registre « main courante » des évènements : traçabilité (heure, intervention, nom des événements).

Restauration…

Moyens, Logistiques :

2

Se rapprocher de la préfecture pour connaître les moyens de communications à utiliser.

Lignes directes auprès des services de secours TASAL.

Prévoir des Lignes supplémentaires sur l’AUTOCOM en ligne directe.

Lignes internes.

Radio (avec des piles de rechange) et des talkies.

Mégaphones …

Moyens de communication :

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Moyens financiers :◦ Prévoir un budget (liquidité..),

Formations :◦ Prévoir la formation de tous les acteurs de la gestion de crise,

   Exercices de simulation :

◦ Sensibiliser tout le personnel, reconnaître les signaux d’alerte, appliquer les consignes, vérifier le matériel et former à la mise en sûreté,

◦ A valider avec les services de secours- préfecture- DREAL – CHSCT – CT - CA…

 

Suite… 2

 

3- Déclenchement de la crise :

Déclenchement de la crise en interne ou externe :Interne :

En cas d’alerte, suivre la procédure interne de l’établissementVérification de la crise par contre appel

 Externe :

Alerte par les autorités (Préfecture – Rectorat…) Vérification de l’origine de l’appel 3

Président ou chef de l’établissement Directeur Général des services, Responsable de Service Technique (patrimoine) Médecin de prévention Ingénieur Hygiène et Sécurité

Responsable de communication Le webmaster Le directeur des ressources Humaines L’agent comptable Un ou des informaticien(s) Personne recevant les appels Personne pour rédiger la main courante pour la prisede notes des événements et ordres d’apparition des personnes

 

4- La Cellule de crise 

= Rôle de chaque personne lors de la crise et non selon la fonction,(10 - 12 personnes - E-mail de diffusion - numéro de téléphone).Prévoir un suppléant pour chaque fonction.

4

A disposition de la cellule de crise :

◦ Vices présidents,◦ Et spécialiste ou référents à (chimie – biologie - radioprotection...)◦ Expert(s) dans le domaine.◦ Secrétariat pour relier l’information et noter tous les évènements.

4

4

Renseignement dont le rôle est d’assurer la concordance des informations entre les différentes cellules relais locales et la cellule de crise.

Expertise qui doit faire une évaluation continue des risques et soumettre des solutions à la cellule de décision.

Logistique qui a en charge la gestion des moyens nécessaires à l’action.

Communication qui doit être l’UNIQUE vecteur de communication de la cellule de crise avec l’extérieur.

------------------------------------------------------------- Anticipation qui a pour mission de s’isoler et réfléchir en

parallèle du pôle expertise, afin de pouvoir proposer à tout moment une alternative à la solution actuellement mise en œuvre avec la cellule de décision.

Plus précisément :

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Rejoindre le lieu réservé à la cellule de crise.

Prévoir une salle de repos et une salle pour la restauration :

◦ Prévoir l’intendance de la restauration◦ Au-delà de 12 heures de présence au sein de la cellule, il

faut penser à la continuité de la mission par des personnes relais pour permettre le repos des agents.

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Rôles Responsabilité

Remarques

Gestionnaire de crise Chef d’établissement ou son représentantMédecin de Prévention.

Avant :Déclenche la cellule de crisePendant :Le rôle des gestionnaires de crise est de décider des actions à mener et de la communication, en fonction des renseignements, des expertises, des anticipations, des moyens logistiques disponibles, sans perdre de vue les objectifs définis.Après :Organise un débriefing

Les gestionnaires de crise constituent la cellule de commandement qui coordonne l’ensemble des autres cellules et prend toutes les décisions nécessitées par la situation Moyens :Prévoir un secrétariat qui note tous les événements – dates, heures et événementsTéléphone fixe (ligne réservée) et mobile

Fonction Renseignement Ingénieur Hygiène et Sécurité- Responsable du service ScolaritéResponsable de RI…

Avant :Prépare les moyens : plans – annuaires… Pendant :Recherche des informationsValidation des informationsPrésentation des informations

Cette cellule recherche toutes les informations utiles pour la maîtrise de la crise. Elle alimente en renseignements reçus les autres cellules et recherche spécifiquement les informations demandées par les autres cellules ou les gestionnaires de crise. Moyens :- Annuaire téléphonique (Attention à la mise à jour des listes et de la chaîne téléphonique)- Armoire :1- Annuaire de sécurité des responsables par secteur ou par bâtiment avec suppléants2- Classeur avec repérage sur plans localisation vannes d’arrêts fluidesdes cheminements d’évacuation en couleur Matériels de premiers secours et torches, équipements pour le confinements (politique de mises à l’abri)

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Rôles Responsabilité RemarquesFonction Action Directeur Général des services Directeur des services TechniquesCellule psychologiqueInformaticiens…

Pendant :Recueil des décisions prises par les gestionnairesTransmission des ordresRecueil des comptes-rendusRetour vers les Gestionnaires

Cette cellule a pour fonction la réalisation des actions décidées par les Gestionnaires de crise. Elle engage les ressources et les moyens nécessaires.

Fonction Logistique Agent comptableResponsable du service financier Responsable du Service TechniqueResponsable de la cellule juridique Directeur des Ressources Humaines…

Pendant :Logistique des matériels (service technique et CRI)Logistique humaine (service du personnel)Logistique comptable et financière (agence comptable et service financier)Logistique juridique (affaires juridiques) 

La cellule logistique a pour fonction la mise à disposition des ressources et moyens nécessaires aux actions entreprises.Elle se divise en quatre sous cellules : La cellule « matériel » qui s’occupe de la

mise à disposition, de la maintenance et de la gestion des matériels de tout type nécessaires

La cellule humaine qui prend en charge les hommes, dans leurs besoins d’hébergement, de nourriture, de déplacement, etc…

La cellule comptable et financière, gérant les besoins financiers, les factures et éventuellement les dons.

La cellule juridique qui prend toutes les dispositions pour assurer la légalité des actions et prépare les recours éventuels en faisant attention à la non disparition de témoignages et/ou preuves.

Fonction Communication  Chargé de la communication de l’établissement ou externe (journaliste relié à l’établissement par convention et confidentialité – médecin du service de la médecine Préventive)

Pendant :Vers tous les acteurs de la crise (gestionnaires de crise)Vers les autorités (gestionnaires de crise)Vers le public (service communication)Vers les victimes (médecin spécialisé)Vers les médias (journaliste)

Cette cellule est en charge de la communication vers les différents récepteurs.Nous devons faire remarquer que les messages, s’ils sont identiques dans leur contenu (cohérence) doivent être adaptés à chacun des destinataires.Il s’agit ici d’une cellule de professionnels de la communication qui vont avoir à gérer l’image de l’établissement. Il est bon qu’elle ne soit pas constituée « à chaud ». 5

Rôles Responsabilité RemarquesFonction Expertise Agent ayant la connaissance de la science du danger auquel la cellule de crise est confrontée…

Pendant :Groupe prévu à l’avancePoser les bonnes questionsAnticiper sur les résultatsÉviter de décider

Nous trouvons là, un ensemble d’experts qui peuvent être utilisés à la demande des autres cellules et de la cellule de décision pour aider dans la prise de décision. Il est important de faire remarquer que cette cellule ou ce groupe ne se constitue pas lors de la crise, ou alors avec de grandes difficultés.  Il est bon qu’il soit préconstitué avec des experts qui se connaissent déjà et ont une idée sur ce qui peut leur être demandé.

Fonction Anticipation Agent ayant la connaissance et pratique des sciences du danger…

Pendant :Spécialistes de la gestion de criseExtérieure à l’actionTente de prévoir les dysfonctionnements

Cette cellule est la plus originale dans l’organisation de la maîtrise de la crise. Elle regroupe un ensemble de personnes qui, en permanence, munies des mêmes informations que les autres cellules, imaginent des stratégies de secours pour parer à tout échec dans les actions engagées.Cette cellule, nouvelle, est issue de l’expérience qui montre qu’une personne engagée dans une action met toutes ses forces et son intelligence pour la réussite de cette action. Il est impossible qu’elle puisse en parallèle imaginer des stratégies de rechange en cas d’échec. Si celui ci survient, un temps précieux est perdu pour que l’acteur se remette dans une phase de réflexion ou même comprenne qu’il est face à un échec. Seul un acteur extérieur pourra l’aider dans cette démarche. C’est l’objet et la fonction de cette cellule.

Relais Doyen- Directeur …ACMO ou correspondant sécurité Expert…

  Cellule de crise à l’échelle d’une composante

 

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Décision de la fin de la crise : Par le préfet ou par le chef d’établissement ou par l’autorité supérieure ou par les pompiers

Répercuter cette information en interne ? Par le chef d’établissement Par le délégation du chef d’établissement Par la cellule de la Communication

  La tentative est grande de revenir le plus tôt possible dans un état normal du système et d’oublier

6- Fin de crise :

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Débriefing : réunir les différents acteurs de la cellule de crise◦ le bilan des conséquences de l’événement◦ bilan de la gestion de la cellule de crise

  Prévoir une fiche de retour d’expérience dès le

début de la mise en place de la cellule de crise  Communiquer la gestion de l’événement et les

enseignements tirés en externe et en interne  Rédiger un rapport de l’événement et transmission

aux autorités.

7 - Gestion de post-crise :

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