Carte achat

Méthodologie Laboratoire

Isabelle COURTOIS et Linda FERE UMR7093

• 2 cartes achat dans le laboratoire

• Les 2 porteurs sont gestionnaires

Nature des achats

• 2 types d’utilisation de la carte achat :• - achat de proximité • - achat sur le web

- frais d’inscriptions à des colloques

- achat de logiciels- fournisseurs français et étrangers

occasionnels et non créés dans XLAB…

Procédure du Laboratoire pour les achats

Mise en place de façon implicite d’un guichet carte achat

• La saisie d’une commande se fait généralement sur l’ordinateur de la gestionnaire .

• C’est l’acheteur qui assure la saisie de son achat ou de son inscription

• C’est la gestionnaire qui entre le N° de carte pour le paiement hors champ de vision de l’acheteur

XLAB• Le bon de commande est ensuite généré dans

XLAB– commande prévisionnelle et monoligne – typée carte achat référence carte achat du porteur

dans la zone « contact » : • 4 derniers chiffres de la carte+date fin de validité sous la

forme MMAAAA + nom du porteur• Dans le cadre « souche » indication C.A. +

prénom du porteur pour repérer plus aisément les bons de commande.

• Si le fournisseur n’est pas créé, recherche dans COUGUAR, recherche du SIRET et aussitôt demande de « création fournisseur pour carte achat » à la délégation.

Contrôles commandes• Les contrôles des achats sont effectués

quotidiennement– sur le site BNP– sur NOUBA

• Le montant de la commande est ajusté si nécessaire (c’est le cas souvent pour les achats à l’étranger)

• Des extractions XLAB régulières permettent des rapprochements justes et rapides.

Avantages de la carte achat• Rapidité de paiements

– pour les petits commerçants locaux– pour les frais d’inscription à des colloques car les

bons de commande ne sont pas toujours acceptés par les comités d’organisation

• Remise parfois importante pour paiement par CB

• Les chercheurs ont énormément apprécié la rapidité d’un achat grâce à l’utilisation de cette carte.

Inconvénient de la carte achat

• Pour les achats de proximité, nous avons constaté que parfois certains commerçants étaient équipés de machine n’acceptant pas ce type de carte de crédit.Ce problème a d’ailleurs pu être résolu par le commerçant en concertation avec sa banque.