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Portail NOUBAModule Carte achat pour les gestionnaires ROP en Délégation

Direction des Systèmes d’Information

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SOMMAIRE

Préambule

Description du processus

3 concepts à retenir

Une séquence d’utilisation

Quelques cas particuliers

Quizz

Conclusion

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PREAMBULE

L’enjeu : simplifier l’acte d’achat sans complexifier la gestion

La carte achat Rappel : une CB classique, seuls les retraits sont bloqués Pas de TVA, pas de références clients saisissables (≠ carte logée)

Comment rapprocher transactions et commandes pour créer automatiquement les factures ?

La réponse des opérateurs bancaires : Enrichissement manuel sur leur site Internet Délai de 7 jours (après télé collecte) à respecter

La réponse du CNRS Le rapprochement automatique dans Nouba

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UN PETIT DESSIN VAUT MIEUX QU’UN LONG DISCOURS

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NOUVEL OUTIL D’ENRICHISSEMENT DES ROPS

Comment associer automatiquement les commandes et les transactions Critères de recherche : code division, n° de carte, date de fin de validité, nom

porteur, montant TTC exact, SIRET (si présent) Nécessité d’une commande Xlab bien renseignée (montant exact + associée

à la bonne carte)

Permet de : consulter toutes les transactions carte d’achat D’associer automatiquement les commandes et les transactions Sinon propose une liste de commandes pour rapprochement (DR uniquement) Enrichir automatiquement le ROP (n° de commande Xlab et TVA) Transmettre le ROP à BFC pour intégration (DR uniquement) Communiquer entre le labo et la DR

Traitement automatique ou choix dans une liste : aucune saisie manuelle

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3 CONCEPTS A RETENIR

Rapprochement pour information : Lancement automatique et journalier Action du laboratoire dans Xlab

Rapprochement pour transfert : Lancement manuel et en fin de mois Action du SFC dans ROP2 (et/ou contact avec le laboratoire)

Les identifiants cartes : On saisit les cartes dans Xlab (Nom, n° carte, date fin validité) Nom sur 10 caractères max, 4 derniers chiffres du numéro de carte

et date de fin de validité MMAAAA A chaque commande Xlab on associe un identifiant carte (depuis la

liste)

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CHAINE COMPTABLE DE TRAITEMENT DU ROP : QUI FAIT QUOI ?

Nouba / ROP Carte Achat BFC

Rapprochmnt pour info

Rapprochmnt pour transfert automatique

Rapprochmnt pour transfert manuel

Intégration Comptabilisat°en masse

Comptabilisat° manuelle (gestion rejets)

Laboratoire :

- Engagement dans Xlab

Laboratoire :

NS

Laboratoire :

- Répond à la DR

Laboratoire :

NS

Laboratoire :

NS

Laboratoire :

- Répond à la DR

Délégation :

- Suivi et pilotage

Délégation :

- Lance le traitement

Délégation :

- Associe par choix dans une liste

- Peut solliciter le laboratoire

Délégation :


Délégation :


Délégation :

- Rech. commande et fournisseur

- Complète la facture par saisie

-Peut solliciter le laboratoire

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UNE SEQUENCE D’UTILISATION

Accueil

Le rop du mois en cours

Le rapprochement pour information (comment le contrôler !)

Détail de la commande Xlab

Saisir une note

Le rapprochement pour transfert : Automatique Manuel Suppression

En cours de mois : pilotage et suivi

En fin de mois : compléter et intégrer

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ACCUEIL

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LE ROP DU MOIS EN COURS : Analyse globale

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LE ROP DU MOIS EN COURS : Analyse détaillée

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LE RAPPROCHEMENT POUR INFORMATION

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DETAIL DE LA COMMANDE

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SAISIE D’UNE NOTE

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SAISIE D’UNE NOTE

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LE RAPPROCHEMENT POUR TRANSFERT

Disponible le 5 du mois suivant (5 mai pour le rop d’avril)

En délégation uniquement

Automatique : cela valide les rapprochements pour information

Manuel : pour compléter au dernier moment

Le rapprochement manuel pour transfert est à utiliser avec parcimonie : C’est le laboratoire qui doit faire l’effort Les rapprochements manuels sont défaits par un nouveau

rapprochement automatique Uniquement la veille du paiement

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RAPPROCHEMENT POUR TRANSFERT (AUTOMATIQUE)

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RAPPROCHEMENT POUR TRANSFERT (MANUEL)

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RAPPROCHEMENT POUR TRANSFERT (MANUEL)

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LES LIMITES DU RAPPROCHEMENT MANUEL

Le rapprochement manuel pour transfert est à utiliser avec parcimonie

C’est le laboratoire qui doit faire l’effort

Les rapprochements manuels sont défaits par un nouveau rapprochement automatique

Ne sont proposées que les commandes : Transférée, sur le bon porteur, … où seul le montant n’est pas bon

Uniquement la veille du paiement

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LES LIMITES DU RAPPROCHEMENT MANUEL

Les rapprochements pour information et pour transfert sont indépendants

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RAPPROCHEMENT POUR TRANSFERT (SUPPRESSION)

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RAPPROCHEMENT POUR TRANSFERT (SUPPRESSION)

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QUELQUES CAS PARTICULIERS

SIRET fournisseur ≠ SIRET commande

Signalisation des demandes d’achat

2 transactions de même montant

La gestion des avoirs

Un exemple tordu

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SIRET FOURNISSEUR ≠ SIRET COMMANDE

L’outil alerte l’utilisateur

Si le Siren correspond …

Attention aux achats avec Paypal (ce n’est pas le fournisseur !)

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SIGNALISATION DES DEMANDES D’ACHAT

La commande est bloquée au statut demande d’achat

Le fournisseur n’est pas encore créé dans BFC

Le laboratoire doit transmettre à la DR les éléments permettant la création du fournisseur : Raison sociale SIRET ou TVA Intracommunautaire Le RIB est optionnel

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2 TRANSACTIONS DE MEME MONTANTS

L’algorithme alloue aléatoirement une commande : De montant exactement égal Prioritairement si le SIRET est bon

L’algorithme ne peut JAMAIS rapprocher une commande n’étant pas destinée au bon porteur

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2 TRANSACTIONS DE MEME MONTANTS : EXEMPLE

L’alerte est levée même si la deuxième (ou 3ième ou …) commande n’est pas encore rapprochée

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LA GESTION DES AVOIRS (1/4)

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EXEMPLE TORDU DE RAPPROCHEMENT POUR INFORMATION

Le 7 mai j’achète pour 100 euros chez le fournisseur Alpha et pour 100 euros chez le fournisseur Béta

Saisie dans Xlab

Affichage dans ROP Carte Achat

Y-a-t-il un problème ?

Si oui intervention manuelle par la DR en fin de mois

Montant

Engagement

Nom du fournisseur

N° de commande

100 euros Alpha L00001

100 euros Béta L00002

Montant transaction

Nom du fournisseur

N° de commande pour info

Numéro

d’autorisation

100 euros Alpha L00002 232

100 euros Béta L00001 235

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CONCLUSION

Plus le rapprochement est fait en amont moins il est « couteux » Pour information par le laboratoire Pour transfert manuel si urgence En comptabilisation manuelle Facture FI pour payer en urgence

Demande un suivi au fil de l’eau mais facilite l’intégration automatique dans BFC.

Gestion des ROP c’est un métier d’avenir …

Pour tout problème assistance utilisateur DSI : 05 62 24 25 31 ou [email protected]

Merci pour votre attention !

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