1.- Cahier des charges : un livrable 1.1 Notion de cahier des charges

Rédiger le cahier des charges consiste à réunir et à expliciter l'ensemble des éléments descriptifs du projet avant la phase de réalisation : besoins fonctionnels et techniques de la solution que le commanditaire souhaite avoir. Il présente le problème dans son ensemble, précisant le champ du domaine étudié (marché, études menées sur le même sujet ou sur un sujet proche, contexte du projet dans l’entreprise). Il précise aussi les contraintes et les conditions dans lesquelles le fournisseur, pour le compte de son commanditaire, réalise le produit. C’est le lien de compréhension entre l’entreprise et le client. Il est écrit par la maîtrise d’ouvrage (MOA) pour la maîtrise d’œuvre (MOE), lorsque la charte de projet est validée. Il favorise le dialogue entre les différents partenaires, pour obtenir du prestataire la conception et la réalisation la plus efficiente qui soit. Il facilite aussi le choix des solutions techniques proposées par la suite, en définissant les critères qui les départageront, ainsi que es niveaux souhaités ou exigés pour ces critères. Enfin, il s’agit d’un engagement contractuel entre les différentes parties.

Le cahier des charges contient toutes les informations recueillies jusqu'à la fin de la phase de conception (Étude détaillée). Il détaille le produit en reprenant certains documents déjà conçus (synopsis, architecture, story-board) et précise les conditions de réalisation (budgets, équipe de réalisation et chronogramme). Il doit anticiper et préparer la phase de réalisation et se construit autour de trois axes principaux : le contexte d'origine, le produit et les conditions de réalisation. Rédiger le cahier des charges consiste à réunir et expliciter l'ensemble des éléments descriptifs du projet avant la phase de réalisation. Cette dernière consistera ensuite pour l'essentiel à suivre le cahier des charges et à fabriquer ce qu'il détaille. Des retours sur conception sont toujours possibles et se pratiquent fréquemment, mais l'ossature principale est figée avec l'architecture et le story-board : les modifications qui interviennent pendant la réalisation portent plutôt sur la chronologie de constitution des écrans, la taille et le contenu des éléments ; il est courant, par exemple, de remplacer une photo par une autre à cause d'une indisponibilité ou d'un problème de droits d'auteurs. Une fois le cahier des charges rédigé et les financements trouvés, la phase de réalisation peut commencer. Le cahier des charges vit tout au long du projet. Imposer une lecture fastidieuse est le meilleur moyen pour que personne ne l’utilise. Sa rédaction doit favoriser les résumés, les listes à puce et les tableaux. 1.2 Normes de rédaction

Il existe plusieurs normes : AFNOR, NF X50-151 qui proposent des plans types de rédaction d’un cahier des charges. 1.3 Exemple de rubriques d'un cahier des charges

1.3.1 Le contexte

Contexte dans lequel intervient la demande du produit. Les acteurs du projet.

1.3.2 Les émetteurs (commanditaires) : qui passe la commande

et les objectifs du produit : pourquoi cette commande est passée

a) Présentation de l'émetteur

• statut ; • ses produits de communication ; • sa stratégie de communication ;

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• les retours attendus de la réalisation du projet.

b) Justification / objectifs du produit (pourquoi faire ? où ?)

• pour quels besoins, c'est à dire pour répondre à quelles fonctions de communication ? ; • quels sont les gains attendus par l'émetteur : promotion ? gagner de nouveaux clients ? pédagogie ?

présentation d'un événement / programme ? vente ? • implantation (lieux et conditions) ; • …

1.3.3 Le public cible

Résultat de l'analyse du public cible : grand public ? professionnels ? public scolaire ? prescripteurs ?

Quelques éléments concrets de description :

• âge (préciser la tranche) : jeunes adultes, adultes, seniors, , jeunes, scolaires ; • sexe ; • localisation géographique ; • catégorie socio-professionnelle ; • moyens financiers ; • critères de familiarité avec les supports multimédias : taux d'équipement en informatique ; • rapport du public cible au sujet traité : quelle est la connaissance du sujet traité de l'utilisateur ciblé ?

Quels sont les pré-requis attendus ? Est-ce un novice ou un amateur averti ? En fonction des réponses à ces questions, on sera peut-être amené à prévoir plusieurs niveaux de difficulté, à proposer un glossaire ou un didacticiel.

1.3.4 Le produit

a) Concept, objectifs, fonctionnalités, environnement marketing

Résultat de l'analyse des besoins : objectifs, concept, fonctionnalités, positionnement par rapport à l'existant (avantages/inconvénients, nouveautés par rapport aux produits concurrents)

• Concept - thème - objectifs Concept - Que va apporter le produit à l'utilisateur et à quoi va-t-il lui servir ? Quelles lacunes va-t-il combler ? Le choix du multimédia est-il le fait de la mode ? La non réponse à ces questions a pour conséquence la réalisation de produits inadaptés à l'objectif officiellement annoncé. La définition du sujet peut paraître une évidence. Le respect de certaines règles est toutefois à rappeler : - Unité : on traite un seul sujet qui doit pouvoir être clairement exprimé. On doit pouvoir le

résumer en un seul message, une seule phrase simple ; - Exhaustivité : il faut définir tout ce qui peut entrer dans le sujet. Oublier de traiter une partie de

ce qu'exprime l'intitulé du sujet c'est frustrer, voire voler le futur utilisateur ; - Limites : définir les limites du sujet avec précision, pour éviter les hors sujet, les digressions.

• Type de produit (borne, CD-ROM, degré d'interaction, présence du multimédia, produit on-line / off-line). La réponse à ces questions permet de définir le genre du produit. On peut définir des grandes catégories : informationnel, promotionnel, publicitaire, ludique, jeu, éveil, pédagogique ou didactique, éducatif, ludo-éducatif, formation, culturel, pratique,… Ces critères donnent à l'éditeur ou au diffuseur une indication de classification, de "mise en rayon", de positionnement (catalogage). Ils sont aussi nécessaires aux consommateurs qui utilisent ces repères au moment des choix (achats). Le syndicat des éditeurs de logiciels (SELL) retient 5 catégories générales pour les cd-roms de loisirs : jeux ; éducation ; vie pratique ; art, culture ; autres.

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• Fonctionnalités : liste des services fournis par le produit, par type d’acteur/public concerné. Que permet de faire le produit ? On pourra utiliser des phrases, ou des Scénarios, Cas d’utilisation (notation UML).

• Diffusion : Comment va-t-on atteindre la cible ? Quel type de diffusion envisager ? Quel niveau de diffusion envisager (quantité). Quantifier la cible et envisager les moyens qu'il faudra mettre en œuvre pour l'atteindre permettent de poser des éléments budgétaires et des stratégies de communication. Une bonne diffusion peut nécessiter d'importants investissements en communication, publicité ou référencement dans le cas de sites web. La prise en compte de ces coûts ne doit pas être négligée dans les éléments d'équilibre budgétaire ;

• Public local - régional - international ? Le multilinguisme : si la cible est-elle internationale, plusieurs langues sont-elles à prévoir ? Lesquelles ? Vu le coût de réalisation d'un cd-rom, un amortissement international est recommandé dès lors que le sujet s'y prête. De même, l'objectif d'un site Internet est souvent d'atteindre une cible internationale que l'on n'arrivait à joindre jusque là. Le multilinguisme implique une inflation notable des coûts de réalisation : coûts de traduction, enregistrement de voix, achat de licences de typographies étrangères, réalisation de plusieurs versions, plus grande complexité de développement. L'internationalisation n'est pas seulement une question de simple traduction. C'est aussi l'adaptation d'un sujet à une autre culture pour laquelle références et valeurs sont différentes. On parle alors de localisation. La réalisation de versions étrangères est confiée à des sociétés sous-traitantes implantées dans les pays concernés qui adapteront les procédés utilisés au public national. Cela peut entraîner des refontes profondes : modification des décors, d'images, d'éléments d'interaction ;

• Positionnement par rapport à la concurrence : La diffusion d'un produit le met en confrontation avec l'environnement existant. Aussi, il est important de savoir quels sont les produits concurrents, afin de savoir comment s'en démarquer : - comment apporter un plus différent ? - quel est le positionnement du nouveau projet ? - à quel besoin va-t-il répondre ? La réponse à ces questions permet de justifier de l'opportunité de lancer le projet.

b) Structure ou Organisation de Information et

Navigation au sein de l’application / Interactions

• On décrira tout d’abord la structure du produit : ses rubriques.

• On décrira ensuite les aspects dynamiques : l’enchaînement des activités ou bien la logique de navigation. En effet, suivant sa nature, l'application peut être décrite plutôt en termes d'Activités Organisées, ou bien de Contenus organisés et de Navigation entre ces contenus. Suivant le cas, on pourra utiliser des schémas schémas d’enchaînement d’écrans (dérivés d'une analyse des tâches), des schémas de données (notation U.M.L), des Diagrammes de séquence (notation UML), des schémas de navigation (matérialisation de toutes les possibilités de navigation au sein des contenus) ou encore des story-board (représentation graphique des principaux plans de l'application, des interactions qu'ils contiennent, des liens de navigation existant entre eux).

c) Architecture matérielle et logicielle

Distribution des machines. Organisation des sources : modules, bases de données, répertoires,…

d) Typologie des informations

Pour chaque information contenue dans l’application, il faut s’enquérir sur : • nature : logos, photos, sons, icônes, cartes, schémas, animations, vidéos, textes, voix-off • existence ? de quelle nature ? faut-il les réaliser ? • qualité : ressource originale / reproduite ; • fréquence de mise à jour • ses droits d'utilisation / droits d’auteur ? • leur volumes et formats.

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• sans oublier de donner un nom à chacune d’elles.

La collecte des sources multimédias Il s'agit de la disponibilité de sources multimédias conséquentes sur le sujet traité, elles conditionnent la richesse du futur produit. Disposer des ressources multimédias peut demander un lourd travail de recherche et de documentation. Si ce travail est généralement le fait de l'auteur, il peut être nécessaire de constituer une équipe de spécialistes qui chercheront les données appropriées, proposeront des choix et vérifieront l'exactitude des informations. Toutes les ressources devront être classées dans l'une des deux catégories suivantes : - les sources originales, créées spécifiquement pour le produit ; - les sources reproduites. Il faut alors savoir sous quelle forme/format elles existent, s'il existe des

droits d'auteur.

Les sources originales La création de sources originales nécessite l'intervention de spécialistes de l'audiovisuel, du son, du graphisme, de l'écriture. L'importance est dans la qualité égale de chacun des médias utilisés, un seul média défaillant suffisant à discréditer l'ensemble.

Les sources reproduites L'utilisation de sources reproduites (images sons,…) pose la question de l'identification de leur propriété et de l'évaluation de leur droit d'utilisation. Dans le contexte actuel de la société de l'information, on constate l'apparition de stratégies internationales d'achat de droits : la possession de droits est un atout important face à une demande d'utilisation croissante de la part des médias. Il existe des bibliothèques d'images libres de droits1. Des sociétés d'édition proposent aussi des bibliothèques d'images vendues sur cd-rom ou par Internet2. Dans ce cas, les droits sont prépayés au moment de l'achat. Le problème de ces image réside alors plutôt dans leur manque d'originalité et dans la difficulté d'en retirer un ensemble d'images homogène pour l'application à développer.

e) Charte ergonomique

Plus vaste que la charte graphique, la charte ergonomique comprend les chartes graphique, typographique, sonore, textuelle, interactive : elles déterminent le ton général du discours de l'application, l'identité visuelle, sonore et discursive de l'application.

• existe-t-il une charte graphique à décliner (papier à lettre, logo, …) ? ; • préciser la charte graphique (codes couleur), le ton, le vocabulaire, les formes d’énonciation,…

1.3.5 Ressources, moyens et contraintes

a) Ressources humaines

• collaborateurs permanents (documentaliste, scénariste, infographiste, ingénieur système, programmeur,… ) ;

• experts thématiques ; • sous-traitants (réalisateurs, photographe,…) ; • chef de projet, coordinateur.

b) Charges de travail

• prestations prises en charge par l'équipe ; • prestations sous-traitées ; • personnes ressources ; • mise à jour (qui ? quand ? comment ?)

c) Ressources matérielles

• inventaire du matériel disponible pour la réalisation / diffusion ; • inventaire du matériel manquant pour l'exploitation du produit ;

1 Sites d'images libres de droits : www.webgraphique.com - www.clip-art.com - www.freegraphicland.com 2 Sites d'éditeurs : Photodisc : www.photodisc.com - Comstock : www.comstock.com - Corbis : www.corbis.com

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• inventaire du matériel manquant pour la mise à jour du produit ; • différents budgets : de fonctionnement, d'équipement, de réalisation, d'exploitation.

d) Contraintes techniques

• serveur d'hébergement dans le cas d'un produit on-line ; • caractéristiques des postes utilisateurs ; • temps d'accès ; • langages, matériels imposés ?

1.3.6 Exploitation du produit

• formation des utilisateurs (si nécessaire) ; • mise à jour (périodicité, automatique/manuelle, maintenance, réactualisation des données) ; • droits ; • contraintes organisationnelles (d'utilisation) ; • promotion, lancement, publicité.

1.3.7 Chronogramme ou calendrier

Délais, deadline, planning de disponibilité de certains experts… Ce document fixe les échéances et comporte les dates des étapes de réalisation, de livraison du produit et de mise en marché. L'utilisation d'un logiciel de gestion de projet permet un suivi rigoureux.

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ANNEXE A Exemple : Plan type d’après la norme NF X50-15. 1. Présentation générale du problème 1.1 Projet 1.1.1 Finalités 1.1.2 Espérance de retour sur investissement 1.2 Contexte 1.2.1 Situation du projet par rapport aux autres projets de l’entreprise 1.2.2 Etudes déjà effectuées 1.2.3 Etudes menées sur des sujets voisins 1.2.4 Suites prévues 1.2.5 Nature des prestations demandées 1.2.6 Parties concernées par le déroulement du projet et ses résultats (demandeurs, utilisateurs) 1.2.7 Caractère confidentiel s'il y a lieu 1.3 Enoncé du besoin (finalités du produit pour le futur utilisateur tel que prévu par le demandeur) 1.4 Environnement du produit recherché 1.4.1 Listes exhaustives des éléments (personnes, équipements, matières…) et contraintes (environnement) 1.4.2 Caractéristiques pour chaque élément de l’environnement 2. Expression fonctionnelle du besoin 2.1 Fonctions de service et de contrainte 2.1.1 Fonctions de service principales (qui sont la raison d’être du produit) 2.1.2 Fonctions de service complémentaires (qui améliorent, facilitent ou complètent le service rendu) 2.1.3 Contraintes (limitations à la liberté du concepteur-réalisateur) 2.2 Critères d’appréciation (en soulignant ceux qui sont déterminants pour l’évaluation des réponses) 2.3 Niveaux des critères d’appréciation et ce qui les caractérise 2.3.1 Niveaux dont l’obtention est imposée 2.3.2 Niveaux souhaités mais révisables 3. Cadre de réponse 3.1 Pour chaque fonction 3.1.1 Solution proposée 3.1.2 Niveau atteint pour chaque critère d’appréciation de cette fonction et modalités de contrôle 3.1.3 Part du prix attribué à chaque fonction 3.2 Pour l’ensemble du produit 3.2.1 Prix de la réalisation de la version de base 3.2.2 Options et variantes proposées non retenues au cahier des charges 3.2.3 Mesures prises pour respecter les contraintes et leurs conséquences économiques 3.2.4 Outils d’installation, de maintenance … à prévoir 3.2.5 Décomposition en modules, sous-ensembles 3.2.6 Prévisions de fiabilité 3.2.7 Perspectives d’évolution technologique