Rédigé par Caroline QUIRION Outil de gestion des documents – Bureau Propriétaire

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Bureau propriétaire -

Gestion des documents http://admin-prop.itea.fr

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Table des matières 1. Objectifs .............................................................................................................................................. 3

2. Marche à suivre .................................................................................................................................. 3

2.1. Gestion des documents diffusés dans l’espace de téléchargement ................................................ 5

2.2. Gestion des actualités à destination du bureau propriétaire ......................................................... 11

2.3. Gestion des évènements à destination du bureau propriétaire ..................................................... 15

2.3 Site extranet propriétaire ............................................................................................................... 18

2.4 Gestion des commentaires des widgets ........................................................................................ 19

2.5 Gestion des raccourcis internet ..................................................................................................... 20

2.6 Gestion des messages à destination des propriétaires ................................................................. 21

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1. Objectifs Il existe un module d'administration pour le module propriétaire. Celui-ci permet notamment de définir votre arborescence et vos documents à diffuser pour la section « Téléchargement des documents » qui est accessible par le biais du module propriétaire. Vous pouvez diffuser des documents (plusieurs formats acceptés : Word, Excel, Pdf), des informations (sans liens obligatoirement associés) et choisir à quels propriétaires adresser ces documents.

2. Marche à suivre Vous devez vous connecter à votre espace d'administration à l'adresse : http://admin-prop.itea.fr.

Pour obtenir vos codes d'accès, vous pouvez contacter ITEA (hotline@itea.fr).

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Une fois connecté, une page affichant les différents choix d'utilisation de l'admin s'affiche.

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2.1. Gestion des documents diffusés dans l’espace de téléchargement 2.1.1. Ajout d’un dossier Pour ajouter un dossier principal, vous avez trois possibilités :

- Cliquer sur l’icône « Ajouter un dossier » comme indiqué sur l’image ci-dessous. - Faire un clic droit sur le fond blanc vers le bas de la fenêtre et cliquer sur « Ajouter dossier »,

comme indiqué sur l’image ci-dessous. - Ajouter un sous-dossier (voir explication plus bas) puis le faire glisser à l'aide de votre souris.

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Pour ajouter un sous-dossier, vous pouvez soit faire glisser un dossier existant vers un autre dossier, soit faire un clic droit sur un dossier pour avoir le menu suivant, puis choisir « Ajouter dossier » :

On peut ensuite définir le libellé du dossier, et les droits qui permettent de le rendre visible pour certaines « catégories » de propriétaires.

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2.1.2. Ajout d’un document Pour ajouter un document principal, vous avez trois possibilités :

- Cliquer sur l’icône « Ajouter un document », comme indiqué sur l’image ci-dessous. - Faire un clic droit sur le fond blanc vers le bas de la fenêtre et cliquer sur « Ajouter dossier »,

comme indiqué sur l’image ci-dessous. - Ajouter un document dans un dossier et le faire glisser à l'aide de votre souris.

Pour ajouter un document dans un dossier, vous pouvez soit faire glisser un document existant vers ce dossier, soit faire un clic droit sur un dossier pour avoir le menu suivant :

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On peut ensuite définir le libellé du document, les droits qui permettent de le rendre visible pour certaines « catégories » de propriétaires, et charger un fichier présent sur votre poste grâce au bouton « Parcourir ». Vous pouvez cliquez ensuite sur le document pour vérifier qu’il a bien été mis en ligne.

Notes par rapport aux droits :

- Les dossiers parents d’un document font office de filtres pour ce document. Par exemple, si vous autorisez tous les droits sur un document mais que vous n’en autorisez aucun sur un de ses dossiers parents, personne ne verra ce document.

- Il y a plusieurs catégories de droits dont la relation est de type « ET ». A l’intérieur de

chacune de ces catégories cependant, le lien entre les différentes valeurs est de type « OU ».

o Exemple 1 : Si vous cochez « Gestloc » pour « Logiciel » et « Agence » et « Centrale » pour « Type gestion », les propriétaires qui verront le document sont ceux de Type « Gestloc » ET possédant une structure de type « Agence » OU « centrale ».

o Exemple 2 : Si vous cochez toutes les cases de « Type hébergement » mais aucune

de « Type gestion », personne ne verra ce document. - Le droit porteur est un peu à part. Pour commencer il apparaît uniquement si vous disposez

du module PROJET_VIA_WEB, ensuite s’il est coché le document apparaîtra pour les porteurs de projet. Pour paramétrer un document uniquement pour les porteurs il suffit de décocher une des autres catégories : le document ne s’affichera donc pas pour les propriétaires.

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2.1.3. Modification d’un dossier ou d’un document On ne peut modifier qu’un seul dossier ou document à la fois. Pour modifier un dossier ou un document, il faut faire un clic droit dessus afin d’afficher le menu déroulant, puis choisir une possibilité parmi « Modifier libellé », « Modifier droits » (pour les dossiers et les documents), et « Modifier fichier / lien » (pour les documents). 2.1.4. Suppression d’un dossier ou d’un document Il suffit de faire un clic droit dessus et de choisir « Supprimer » dans le menu déroulant. Exemple pour un dossier :

2.1.5. Enregistrement Pour que vos documents soient accessibles, il ne faut pas oublier d'enregistrer vos travaux. Pour cela, il suffit de cliquer sur l’icône « Enregistrer » comme indiqué ci-dessous (toute l'arborescence sera enregistrée).

2.1.6. Déconnexion

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Enfin, un lien vous permet de vous déconnecter et d'accéder au bureau propriétaire afin de vérifier vos saisies.

Ensuite le propriétaire a accès par le menu « Mes documents » aux documents que vous avez paramétrés :

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2.2. Gestion des actualités à destination du bureau propriétaire Vous avez la possibilité de diffuser des actualités pour vos propriétaires (par exemple des invitations à des réunions). Ces actualités seront visibles par l’ensemble des propriétaires du relais pendant la période renseignée. 2.2.1. Liste des actualités Lorsque vous arrivez sur l’interface de gestion des actualités, les actualités s’affichant par défaut sont celles actuellement en cours de diffusion ou qui le seront plus tard. Il y a aussi la possibilité de voir les anciennes actualités, pour cela il vous suffit de cliquer sur le lien comme indiqué sur la figure ci-dessous :

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On obtient alors l’écran suivant :

2.2.2. Création, modification et suppression d’une actualité - Pour créer une nouvelle actualité, il vous suffit de cliquer sur le bouton « Nouvelle actualité » comme indiqué sur la figure précédente. Apparaît alors l’écran suivant :

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Les champs à remplir obligatoirement sont le titre et les dates de début et de fin de diffusion. Le contenu est optionnel. - Pour modifier une actualité, il faut cliquer sur l’une d’entre elles dans la liste. L’écran qui apparaît est le même que précédemment mais avec les champs pré-remplis. - Pour supprimer une actualité, vous devez en sélectionner une puis cliquer sur le bouton « Supprimer » comme indiqué ci-dessous :

2.1.3. Les actualités vues du côté du propriétaire Si des actualités sont en cours de diffusion, lorsque l’un de vos propriétaires se connectera au bureau propriétaire, il aura un lien « Actualités » qui s’affichera dans le menu en haut.

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Ci-dessous, un exemple :

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2.3. Gestion des évènements à destination du bureau propriétaire Vous avez la possibilité de diffuser des dates d’évènements pour vos propriétaires (par exemple des réunions). Ces évènements seront visibles par l’ensemble des propriétaires du relais pendant la période renseignée. 2.3.1. Liste des évènements Lorsque vous arrivez sur l’interface de gestion des évènements, les évènements s’affichant par défaut sont ceux actuellement en cours de diffusion ou qui le seront plus tard. Il y a aussi la possibilité de voir les anciens évènements, pour cela il vous suffit de cliquer sur le lien comme indiqué sur la figure ci-dessous :

On obtient alors l’écran suivant :

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2.2.2. Création, modification et suppression d’un évènement - Pour créer un nouvel évènement, il vous suffit de cliquer sur le bouton « Nouvel évènement » comme indiqué sur la figure précédente. Apparaît alors l’écran suivant :

Les champs à remplir obligatoirement sont le titre et la date de début d’évènement.

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- Pour modifier un évènement, il faut cliquer sur l’un d’entre eux dans la liste. L’écran qui apparaît est le même que précédemment mais avec les champs pré-remplis. - Pour supprimer un évènement, vous devez en sélectionner une puis cliquer sur le bouton « Supprimer » comme indiqué ci-dessous :

2.1.3. Les évènements vus du côté du propriétaire Sur le bureau propriétaire, un lien ‘Agenda’ est affiché dans le menu du haut :

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Ci-dessous, un exemple :

2.3 Site extranet propriétaire Si vous avez un site extranet propriétaire, vous pouvez le saisir dans ce menu.

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2.4 Gestion des commentaires des widgets Vous pouvez saisir des commentaires pour les widgets qui se trouvent sur la page d’accueil du bureau

propriétaire. Cliquez sur le bouton « Modifier » pour modifier les commentaires.

Exemple ci-dessous dans le bureau propriétaire :

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2.5 Gestion des raccourcis internet Vous pouvez proposer à vos propriétaires des sites internet sur la page d’accueil de leur bureau propriétaire. Pour ajouter un raccourci, utiliser le bouton « Ajouter un raccourci ».

Si vous souhaitez supprimer/modifier un raccourci, utiliser le bouton

Vous pouvez changer l’order des sites internets par le biais des flèches à gauche des sites.

Ci-dessous, l’affichage sur le bureau propriétaire :

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2.6 Gestion des messages à destination des propriétaires

Pour chacune des pages listées dans ce menu vous pouvez saisir un message qui apparaîtra dans le bureau Propriétaire de tous les adhérents :