BTS ASSISTANT DE MANAGER - DoYouBuzz€¦ · Saint-Jean-de-Luz, le 26 novembre 2014 Objet :...
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BTS ASSISTANT DE MAN AGER
SESSIO N 2016
Charlène GIBOT
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SOMMAIRE
Présentation de l’entreprise………………………………………………………………P.3
Présentation de mes missions…………………………………………………………….P.4
Résultats obtenus…………………………………………………………………………..P.5
ANNEXE 1………………………………………………………………………………….P.6
ANNEXE 2……………………………………………………………………………...…P.09
ANNEXE 3………...………………………………………………………………………P.10
ANNEXE 4………………………………………………………………………………...P.12
ANNEXE 5………………………………………………………………………………...P.13
ANNEXE 6………………………………………………………………………………...P.14
ANNEXE 7………………………………………………………………………………...P.15
ANNEXE 8………………………………………………………………………………...P.16
ANNEXE 9………………………………………………………………………………...P.17
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Présentation de l’entreprise
• Société à Responsabilité Limitée.
• Capital : 15 000€.
• Secteur touristique.
• Actionnaires : membres de la famille → Entreprise familiale.
• Dirigée par M. Loïs LIZARAZU.
• Site de loisirs avec locations chalets et bungalows.
• Clientèle française et étrangère.
• Situé à Saint-Jean-de-Luz (64500), à 200 mètres de l’océan.
• Période estivale : activité intense → 48 salariés dont des saisonniers (animateurs,
maîtres-nageurs sauveteurs et personnel d’entretien et de restauration).
• Tenue du personnel : vert anis.
• Ambiance très satisfaisante.
• Management participatif : contrôle les tâches déléguées et les dossiers, anime les
réunions et prend en compte les avis et les solutions proposés par le personnel.
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Présentation de mes missions
• Julie SANCHEZ, assistante du manager.
• Gestion des différents dossiers proposés par M. LIZARAZU.
• Prise d’initiatives → facilite la collaboration avec le manager.
• Capable de parler couramment anglais et espagnol (origine).
Tâches confiées pour la période estivale :
• Embaucher et assurer le suivi des saisonniers.
- Access : ajouter une table « Absence » et la lier avec la table « Saisonnier :
animateur et maître-nageur sauveteur », créer ensuite une requête listant tous
les saisonniers qui se sont absentés au moins un jour pour convenance
personnel l’année dernière. Faire de même avec la table « Saisonnier : agent de
service et d’entretien ». (ANNEXE N°1)
- Word et Access : lettre-type à adresser aux saisonniers qui ne seront pas
retenus, en utilisant le publipostage. (ANNEXE N°2)
- Word : rapport d’étude qui montre les avantages et les inconvénients à
réembaucher certains saisonniers ou à embaucher de nouveaux salariés.
(ANNEXE N°3)
• Finaliser le processus de gestion des commandes clients.
- Word : logigramme sur la gestion des commandes clients. (ANNEXE N°4)
• Organiser une journée basque.
- Excel : tableau comparatif des coûts à partir de plusieurs devis et coût de
revient pour l’organisation d’une journée basque. (ANNEXE N°5)
- Word : note à l’attention de M. LIZARAZU pour lui proposer une solution.
(ANNEXE N°6)
• Créer des maquettes présentant le programme hebdomadaire avec Publisher.
- Maquette type. (ANNEXE N°7)
- Maquette en français. (ANNEXE N°8)
- Même maquette, en anglais. (ANNEXE N°9)
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Résultats obtenus
• Nouvelles connaissances : création de base de données, publipostage et maquettes.
• J’ai pu apporter mon aide au site touristique, notamment dans la réalisation des
maquettes.
• Action intéressante malgré que ce soit une action professionnelle simulée.
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Table salariés :
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Table Absences :
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Requête :
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Lettre type adressée aux saisonniers qui ne seront pas retenus :
Au Paradis Landais Route de Biarritz
64500 Saint-Jean-de-Luz
Tél : 03.84.38.27.10
Fax : 03.84.38.77.14
E-mail : [email protected]
«SAL_PRE» «SAL_NOM»
«SAL_ADR»
«SAL_CPO» «SAL_VIL»
Nos réf. :
AMCGI150106
Objet : Saint-Jean-de-Luz,
Réponse à votre candidature. le JJ/MM/AAAA
«SAL_CIV»,
J’accuse bonne réception de votre courrier, et vous remercie de votre intérêt pour notre
établissement.
Malgré tout l’intérêt suscité par votre candidature, je regrette de ne pas pouvoir donner suite à votre
demande pour le poste de «SAL_POS», en raison de vos absences pour «ABS_MOTIF» pour une
durée de «ABS_NBJOURS».
Je vous souhaite pleine réussite dans vos recherches et vous prie de croire, «SAL_CIV», en l’assurance
de mes sentiments les meilleurs.
Julie SANCHEZ
Assistante de manager
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Sanchez Julie SANCHEZ Loïs LIZARAZU
Assistante de manager Directeur
Saint-Jean-de-Luz, le 26 novembre 2014
Objet :
Embauche de nouveaux salariés et réembauche de certains saisonniers.
RAPPORT D’ETUDE
Suite à votre demande, j’ai effectué des recherches sur les différentes procédures d’embauche en ce
qui concerne les saisonniers. Je vous transmets ce rapport d’étude, présentant les avantages et les
inconvénients, d’une part sur le fait soit réembaucher des personnes ayant déjà travaillées au sein de
notre organisation, soit en recruter de nouveaux. Je vous ferai ensuite part de mon avis et de mes
propositions.
Tout d’abord, le fait de réembaucher des personnes qui ont été saisonniers chez nous l’année
dernière présenterait des avantages. En effet, ils ont déjà réalisé le même genre de tâches lors de
l’année précédente, ils savent alors les effectuer et nous n’avons pas besoin de leur expliquer, c’est
donc un gain de temps pour notre entreprise. Aussi, nous savons déjà qu’elle est leur manière de
travailler, s’ils sont sérieux, rigoureux et dynamique. De plus, si nous les réembauchons, c’est que
nous en sommes satisfaits.
Cette procédure a bien entendu des inconvénients. Elle ne fait pas revivre notre organisation, il n’y a
pas de « sang neuf » ni de nouvelles idées. De plus, cela ne fait pas bénéficier l’entreprise de
nouveaux employés peut-être plus qualifiés, cela limite aussi le nombre de candidats.
Concernant la seconde proposition, c’est-à-dire l’embauche de nouveaux salariés, elle apporte
également des avantages mais aussi des inconvénients. Tout d’abord, cela apporte un certain
dynamisme car il y a de nouvelles idées apportées par les nouveaux candidats, cela entraine un
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changement dans la culture organisationnelle. Aussi, les personnes embauchées acquièrent une
nouvelle expérience professionnelle. De plus, les nouveaux salariés peuvent être plus motivés que les
anciens. Cela apporte un regard nouveau sur l’entreprise. Les relations entre les salariés sont
nouvelles, et les équipes sont renouvelées.
Cependant, cette procédure a aussi des inconvénients. Tout d’abord, le fait d’expliquer les tâches et
le fonctionnement de l’entreprise aux nouveaux salariés entraine une perte de temps pour le
personnel, le travail est ralenti. De plus, l’adaptation au sein d’une nouvelle structure n’est pas
toujours simple, l’adaptation peut être assez longue. Aussi, la formation peut être un coût pour
l’entreprise.
Après avoir effectué ses recherches, je vous fais part de mon avis et de mes propositions. La
première procédure sur le fait de réembaucher d’anciens saisonniers semble la plus cohérente et la
plus avantageuse. En effet, cela représente un moindre coût pour l’entreprise ainsi qu’un gain de
temps. Le saisonnier est déjà formé, il connait déjà les tâches qu’il a à réaliser et l’entreprise elle-
même. Je vous conseillerai donc de choisir ce moyen, en espérant que ce rapport d’étude a pu
répondre à vos questions.
Julie SANCHEZ
Assistante de manager
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Logigramme de la gestion des commandes clients :
Commande
Oui Non
Julie contrôle la commande
Propose une Confirme la
autre location commande
Confirmation Annulation
client client
Julie envoie le contrat au client
Versement client Pas de versement reçu sous 15 jours
Commande client confirmée Annulation de la commande
Manager signe le contrat
Julie envoie le contrat au client
Retour du contrat Non retour du contrat sous 15 jours
Envoie d’une lettre de relance au client
Si pas de renvoi avant l’arrivée du client
Julie leur fait signer le contrat à leur arrivée
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Règlement du solde de la prestation par le client à Julie à la fin de leur séjour
Tableau comparatif des devis
TRAITEUR DU PAYS Prix unitaire (HT) Pour 100 personnes Pour 150 personnes Pour 200 personnes
Apéritif local 0,50 € 50,00 € 75,00 € 100,00 €
Amuse-bouche salés basques 0,50 € 50,00 € 75,00 € 100,00 €
Salade de crudité avec charcuterie basque et sauce
piquante6,20 € 620,00 € 930,00 € 1 240,00 €
Plat chaud basque 10,25 € 1 025,00 € 1 537,50 € 2 050,00 €Fromage locaux affinés (plateau pour 10
personnes)1,50 € 150,00 € 225,00 € 300,00 €
Gâteau pour 18 personnes 0,94 € 94,00 € 141,00 € 188,00 €
Liqueur du pays 0,80 € 80,00 € 120,00 € 160,00 €
Total TTC 20,69 € 2 069,00 € 3 103,50 € 4 138,00 €
Total HT 17,24 € 1 724,17 € 2 586,25 € 3 448,33 €
Marge de 15% 2,59 € 258,63 € 387,94 € 517,25 €
Prix de revient HT 19,83 € 1 982,79 € 2 974,19 € 3 965,58 €
Prix unitaire repas / 19,83 € 19,83 € 19,83 €
Prix unitaire danseurs 5,00 € 3,33 € 2,50 €
Prix de vente par touriste 24,83 € 23,16 € 22,33 €
TRAITEUR DE L'OCEAN Prix unitaire (HT) Pour 100 personnes Pour 150 personnes Pour 200 personnes
Apéritif local 0,58 € 58,33 € 87,50 € 116,67 €
Assiette de mignardises salées basques pour 6
personnes0,56 € 55,56 € 83,33 € 111,11 €
Salade composées avec des produits basques 5,42 € 541,67 € 812,50 € 1 083,33 €
Plat spécialité basque 9,17 € 916,67 € 1 375,00 € 1 833,33 €
Plateau de fromages basques (brebis) pour 6
personnes1,67 € 166,67 € 250,00 € 333,33 €
Friandises basques (plat pour 8 personnes) 0,73 € 72,92 € 109,38 € 145,83 €
Assortiment de liqueurs basques 0,50 € 50,00 € 75,00 € 100,00 €
Total HT 18,62 € 1 861,81 € 2 792,71 € 3 723,61 €
Marge de 15% 2,79 € 279,27 € 418,91 € 558,54 €
Prix de revient HT 21,41 € 2 141,08 € 3 211,61 € 4 282,15 €
Prix unitaire repas / 21,41 € 21,41 € 21,41 €
Prix unitaire danseurs 5,00 € 3,33 € 2,50 €
Prix de vente par touriste / 26,41 € 24,74 € 23,91 €
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Note n°128
Julie SANCHEZ Loïs LIZARAZU
Assistante de manager Directeur
Saint-Jean-de-Luz, le 05 décembre 2014
Objet :
Tableau comparatif des devis.
Concernant l’organisation du repas traditionnel basque, j’ai étudié les deux devis, celui du Traiteur du
pays et celui du Traiteur de l’océan. Pour cela j’ai réalisé un tableau comparatif des différents prix,
tout d’abord à l’unité, puis pour 100, 150 et 200 personnes. J’y ai inclus également L’Association Pays
basques et Folklore où le prix est de 500€ quel que soit le nombre d’invités. J’ai pris en compte notre
marge de 15 %. Celle-ci serait plus avantageuse si nous choisissons le Traiteur de l’océan, nous
aurions environ 30 € de plus que si nous choisissions l’autre traiteur. Cependant, en proposant un
prix de vente par touriste en fonction du nombre d’inscriptions, les prix seraient plus avantageux
pour les participants si nous choisissons le Traiteur du Pays, il y aurait environ 1,5 € d’écart entre les
deux traiteurs pour une inscription.
La soirée basque serait plus rentable pour nous si nous choisissons d’être livré par le Traiteur de
l’Océan. Notre marge serait plus importante, c’est pourquoi je vous propose cette solution en
particulier.
Julie SANCHEZ
Assistante de manager
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