Du 01/01/2012 au 2/03/2012

BTS Assistant de gestion PME PMI ARCE

Elodie GautierEpreuve « Projet de développement de la PME » 

Mise en place de la méthode des ‘5S’ dans un Atelier

2012

Analyse de la situation de la PME :Organigramme

Stéphane MICHELPrésident

Julie MERLESecrétaire de direction

Audrey SCHMIDTJulien COMPOINT

Marketing

Florence CAMUSResponsable qualité

Olivier ERTELDirecteur

Nicolas BRARDChef des ventes VN

David BUSQUETChef des ventes VO

Christine TOURONResponsable AV

Stéphane CHARLESChef des ventes PR

Pascale GRISONGestionnaire

RRHResp. Informatique

VN VO

VENDEURS VNRobert BREAND

Gilles MORGANTIArnaud

BECKERICHJésabel DAVID

PREPARATEUR VN

Aurore GUILLARDFrédéric

Secrétaire VNJulie BOUCARD

VENDEUR VOStéphane

RAPP

MECANICIEN VO

Michel MULLON

Secrétaire VOGéraldine LAPELLE

CARROSSERIE

RECEPTIONNAIRE

Patrick REYNEAU

MECANIQUE

RECEPTIONNAIRE

Stéphane UHEL

VENDEUR ITINERANT

Thierry DENHIN

COMPAGNONSJean-F CLUZAN

Didier COUDREAURené LUCAS

Alain NICOLAS

Technicien Expert

Christophe GAUGINAUD

COMPAGNONSJ-M BONARME

A MAROUFA DILLOT

R NICOLASJ GIGOMAS

VENDEURS MAGPhilipe BOUHIER

Dominique BRILLAUD

Thierry BOUYERJoël FOUCHE

Laurent HERODY

SecrétaireDéborah VIEUILLE

COMPTABLESMarina LIGNIER

Anne MILLET

ENTRETIENTElyane CHAILLOUX

Pierre GOGO

Secrétaires facturièresMonique AUBRY

Fabienne DRAPEAUAurélie CAILLAUD

Elodie GAUTIERAssistante de gestion

Stagiaire

Sur le plan organisationnel :

Raison sociale : Citroën SMAD

Adresse : 46/48 avenue dieras, 17302 Rochefort

Statut juridique: S.A

Date de création : Le Groupe Michel a débuté grâce à Jean-Claude Michel en 1991La concession Citroën à Rochefort a été rachetée par le Groupe Michel en 2000

Effectif : 50 salariés

Président : Stéphane Michel

Direction : Olivier ERTEL

Sur le plan commercial :

Principaux marchés :

Activités : Véhicules neufs/occasions, vente à des professionnels/particuliers, après vente, pièces de rechange, location de véhicules, réparations

Principaux clients : Particuliers/Professionnels

Principaux concurrents : Véhicules venant de l’étranger, Ford, Toyota, Audi, Peugeot, Seat

Zone de chalandise :

Répartition du CA par secteur du Groupe Michel : CA Global 2010 = 290 000 K€

En 2010, le service VN chez Citroën représente 29% du CA global et 22% pour le service VO

En 2010, le service après-vente chez Citroën représente 28% du CA global et 33% pour le service PR

Mode de distribution :Vente en concession Vente secteur (déplacements)

Vendeurs pour clients particuliers Vendeurs pour garages/sociétésVéhicules Pièces de rechanges Véhicules Pièces de rechanges

Politiques et stratégies commerciales : Internationalisation : Expansion géographique.

Les concessions Citroën sont développées dans le monde entier : Amérique, Europe, Afrique, Asie, Océanie

Développement du marché : extension du marché pour toucher une cible plus large : politique d’élargissement de la clientèle grâce à la nouvelle image de marque et nouvelle gamme de voitures type DS.

Développement du produit : politique de nouveau produit avec la série DS.

Sur le plan financier :

Bilan fonctionnelActif Passif

Actif immobilisé 3 421 676 Ressources stables- Capitaux propres- Provisions pour risques et

charges- Amortissement, provisions- Emprunts- Emprunts et dettes

financières divers

4 488 514929 75814 621

1 641 935846 455

1 056 745

Actif circulant- Stocks- Créances- Charges constatés

d’avance

4 689 3972 727 9951 939 032

22 370

Passif circulant- Dettes fournisseurs et

comptes rattachés- Dettes fiscales et sociales- Autres dettes

3 867 9463 193 096

628 946

3 867 946

Trésorerie active- disponibilités

953 242 Trésorerie passive- concours bancaire courant

707 855

Total = 9 064 315€ Total = 9 064 315€

Calculs utiles d’après le bilan fonctionnelFormule Calculs Commentaires

FRNGCapitaux stables – actifs stables

4 488 514- 3 421 676

= 1 066 838 €

FR>o donc l’équilibre est préservé.Les capitaux stables financent en totalité les actifs stables.1 066 838€ est une marge de sécurité

BFR(Stocks+créances+ charges constatées d’avances) - dette

circulantes

(2 727 995+1 939 032+22 370)-3 867 946

= 821 451 €

Le BFR de l’entreprise est lié à son cycle d’exploitation : résulte des décalages entre les décaissements et encaissements des flux liés à l'activité de l'entreprise BFR>0 = les emplois d'exploitation sont supérieurs aux ressources d'exploitation

TNFRNG – BFR

1 066 838-821 451

= 245 387 €

TN>0 : l’activité de l’entreprise dégage une trésorerie excédentaire qu’elle pourra placer à court terme pour générer des profits. La situation financière de l’entreprise est solide.

Equilibre BFR + TN

(-257 664)+267 757

= 1 066 838 €

FR=BFR = Equilibre normal le FR couvre totalement le BFR

Les ratiosFormule Calcul Commentaire

Ratios d’endettementEndettement (emprunts+trésorerie passive) /Ressources propres

(845 455+707 855) (1 641 935+929 758)

=0.60

Le taux d’endettement est lié aux travaux engagés pour la nouvelle image de marque

Ratios délai règlement clientsCréance TTC x 360 Ventes TTC

1 123 698 * 36031 348 580=12.9 jours

En moyenne, un client met 13 jours pour payer l’entreprise

Ratios de délai règlement fournisseursDette fournisseur TTC x360 Achat TTC

3 193 096*36027 866 380

=41.25 jours

En moyenne, l’entreprise met 41 jours pour payer ses fournisseurs

Sur le plan des risques

Risques environnementaux

- Bruit- Respiration de produits forts (peinture)- Isolation : Chaleur/Froid- Outils et machines - Incendie : interdiction de fumer dans l’enceinte de l’atelier

Risques financiers - Clients : dépend de la satisfaction du client par rapport au travail effectué

Risque stratégique - Absence de veille concurrentielleRisques humains - Accident du travail

- Blessures/Coupures- Informations des nouveaux arrivants sur l’organisation- Non respect des consignes- Incompétences du personnel

Risques juridiques - Non respect de la législation : sur le stockage des produits, règle de circulation

- Non respect des cadres réglementaires : réparation non conforme, non respect des procédures

Mise en place de la méthode des ‘‘5s’’

I- Identifier le projet

a) Identification du besoin

Soucieuse de préserver l’image de l’entreprise, la direction a pris la décision d’améliorer la qualité de travail et de service, afin de toujours satisfaire le mieux possible le client.

Elle est en effet partie du constat suivant :

D’une part le besoin est identifié sur terrain, on regarde et contrôle l’état de propreté, de rangement et de l’organisation dans l’atelier. On observe qu’un poste de travail en désordre fait perdre plus de temps aux salariés et peut susciter un conflit : un mécanicien qui cherche une pièce va perdre du temps à la chercher, tandis que si les choses sont en ordre et ont une place bien définit, le mécanicien saurât directement où se trouve la pièce qu’il cherche et ne perdra pas de temps à la chercher, et évitera les disputes pour savoir à qui appartient l’objet ou sur son emplacement.

Aussi, c’est en parlant, en communicant avec les salariés que l’on peut s’apercevoir de certains dysfonctionnements. Les salariés nous disent ce qui ne va pas, ce qui pose problème, ce qui les gènes : par exemple un manque d’éclairage pour travailler sur les moteurs, ou la zone de lavage qui provoque des éclaboussures d’eau dans les moteurs, ou encore des endroits difficile d’accès …il faut donc réfléchir aux solutions qui peuvent être mises en place.

L’entreprise a conclu à un besoin de réorganisation dans l’atelier de Rochefort et m’a chargé de mettre en place une méthode de management japonaise : les 5S

b) Objet

Les 5S sont un outil d’amélioration continue, importé du Japon, surtout utilisé dans l’automobile afin d’optimiser l’organisation et l’efficacité d’un poste de travail, d’un service.

C’est une démarche basée sur la participation du personnel qui prend en charge et organise lui-même son espace de travail selon les 5 concepts suivants (« 5S ») :

1. Seiri / Débarrasser (éliminer ce qui est inutile)2. Seiton / Ranger (classer, ordonner ce qui est utile)3. Seiso / Nettoyer (tenir propre les outils, le bureau…)4. Seiketsu / Organiser (établir et formaliser des règles)5. Shitsuke/ Maintenir la rigueur (respecter les règles)

c) Objectifs :

La mise en place des 5S va permettre a l’entreprise de :

- Impliquer et motiver ses salariés dans ce projet- Améliorer l’image de la société- Réduire les risques de pollution- Réduire les temps de pertes- Améliorer la sécurité- Améliorer l’efficacité de travail

Les 5S ont pour but de pérenniser l’entreprise, sur un long terme, car nous voulons que les postes de travail restent propres et organisés : pour cela, un suivi sera fait régulièrement pour vérifier que les choses restent en ordre, par les chefs de services régulièrement et le directeur.

II) Identifier les moyens et contraintesa) Les moyens

Les ressources nécessaires pour mener à bien ce projet sont principalement :

-Des moyens humains c'est-à-dire de disponibilité de la part des salariés travaillant à l’atelier qui doivent prendre le temps tout d’abord de se débarrasser des choses dont ils ne se servent pas, m’expliquer et montrer comment ils travaillent afin que je puisse comprendre leur fonctionnement et les aider à réfléchir et améliorer leur organisation.

- Des moyens matériels : ordinateur portable, outils bureautiques, appareil photo

- Des moyens financiers : Il s’avère nécessaire :

* D’une part, de racheter du matériel pour le personnel afin de remplacer le matériel en mauvais état comme par exemple de nouveaux ballets en remplacement des anciens abîmés par la poussière

* D’autre part, d’acheter du matériel plus efficace et pratique sur le plan travail et sécurité tel que des enrouleurs pour éviter que les tuyaux ne trainent par terre et se prennent dans les pieds du personnel.

b) Les contraintes

Des contraintes existent. Elles sont d’ordre :

Techniques : certaines machines ne peuvent pas se déplacer facilement et n’importe où, il faut prendre le temps de réfléchir avec les mécaniciens et carrossiers/peintres où peuvent être placées certaines machines pour être plus pratique et efficace. Si les machines ne sont pas placées à un endroit réfléchi, cela rendra le travail du salarié plus contraignant.

Organisationnelles : Il faut suivre chaque salarié, vérifier qu’ils avancent et prennent le temps d’éliminer les objets inutiles sinon les choses ne s’enclencheront pas bien. Ils doivent donc s’organiser dans leur travail pour réserver un moment dans leur journée au rangement de leur zone de travail.

Temporelles : une échéance a été affichée c'est-à-dire que les salariés doivent pouvoir se projeter et visualiser le temps qu’il leur reste pour jeter le matériel qui encombre l’atelier et réfléchir à la façon dont ils vont pouvoir mieux organiser leur espace de travail. Durant cette échéance, je dois effectuer un suivi régulier afin de pousser les employés à se débarrasser des choses inutiles et faire un point chaque semaine pour voir l’avancement qui a été fait.

D’entente : les salariés doivent trouver un terrain d’entente, se mettre d’accord sur ce qu’ils vont garder, sur les emplacements des outils et machines pour les zones communes et définir leur zone de travail pour chaque poste. Les désaccords peuvent faire perdre du temps dans le projet.

III) Plan d’action

1) Conception : l’étape de la réflexion

Dans un premier temps, l’objectif est d’expliquer la démarche aux salariés.

Comment ? Par une réunion

Qui est concerné ? Le personnel de l’atelier, les chefs de service

Les moyens ? Leur présenter sous forme de diaporama le principe des 5S, l’objectif et quelques exemples de ce que cela donne une fois le chantier fini.

Contenu ? Durant cette réunion, nous demandons aux salariés de l’atelier de jeter tout ce qui ne sert pas et qui n’est pas utile afin de pouvoir débarrasser et libérer de l’espace. Tout le vieux matériel, les vieux outils qui encombrent les placards devront être jetés à la ferraille.

Dans un deuxième temps, l’objectif est d’associer le personnel à la démarche.

Un brainstorming est alors organisé afin de recueillir des idées sur l’organisation du projet. Les idées principales qui sont ressorties ont porté sur les points suivants :

*Comment faire ? La date de chantier fixée est annoncée le 23 Mars, accompagnée d’un échéancier affiché sur un tableau situé dans l’atelier. L’idée est d’effectuer un suivi régulier, sur le terrain afin de pouvoir discuter avec le personnel pour les aider à se débarrasser du matériel inutile

*Qui fait quoi ? Chaque personne est responsable de son espace de travail et gère son propre matériel. Pour les espaces en commun chacun pourra proposer ses idées et dire les choses qui posent problème à son chef d’équipe /réceptionnaire, cela permet de pouvoir prendre du recul, rassembler les idées, analyser la situation et trouver un terrain d’entente pour améliorer les choses aux mieux.

*Par quel service commencer ? Il a été proposé dans un premier temps d’effectuer le chantier par secteur c'est-à-dire commencer d’abord par la partie carrosserie/peinture qui se trouve au fond de l’atelier, et ainsi ne pas gêner les autres postes de travail car cela permettra à l’atelier de ne pas être fermé une journée entière. De plus un gros réaménagement est prévu pour le secteur Chrono Service qui sera fait beaucoup plus tard et laissera plus de marge pour réfléchir aux aménagements. Cependant, l’obligation de débarrasser et ranger s’applique a tout l’atelier.

Annexes : QQOQCP, diaporama5S, diaporama photos, prise de notes du brainstormingOutils : Power Point

2) Organisation et mise en place du projet

1 ère étape : Etablir un planning d’action - Objectif : être efficace dans la gestion et le suivi de l’avancement des missions confiées à chacun

des salariés, c'est-à-dire éliminer tout ce qui est inutile dans l’atelier- Outil : GANTT Project.- Qualité : organisation, coordination

2 ème étape : Etablir un inventaire

- Objectifs : Pouvoir suivre l’avancement de la phase d’élimination, prendre conscience du matériel présent et du matériel à jeter

- Qualité : Savoir travailler en collaboration, repérer les éléments nécessaires à jeter ou garder- Outil : Excel- Démarche : faire un point avec chaque salarié, faire un inventaire des choses à jeter par

secteur, lister les éléments inutiles, répertorier les endroits ayant besoin d’enrouleurs, le nombre de balais nécessaires a changer…

3 ème étape : Etablir un plan de structure - Objectif : Aménagement optimum de l’espace- Outil : Plan d’architecte- Qualité : Imagination, esprit pratique, logique- Démarche : Vérification de la mise en ordre, remise à chacun d’un plan de la structure de leur

secteur (carrosserie/peinture) afin qu’ils puissent dessiner eux même la délimitation de leur zone de travail et réfléchir aux emplacements de leur matériel.

4 ème étape : Etablir un suivi/contrôle du chantier - Objectif : Contrôler que la mise en place des 5S est bien respectée : il est primordial que la

rigueur soit maintenue et que les salariés entretiennent régulièrement le matériel et les espaces de travail, que toutes les règles précédemment instaurées soient respectées à long terme

- Outils : Excel- Qualité : Autorité, organisation- Démarche : Une procédure pour l’entretien du matériel sera mise en place après le chantier

pour chaque poste de travail. Un document type sera à disposition des chefs de service qui auront la charge de définir les procédures d’entretien nécessaires en fonction du type de matériel et de travail de son service et devra vérifier régulièrement que ces procédures sont respectées.

Annexes : planning d’action, Inventaire, Croquis, Fiche de suivi viergeOutils : GANTT Project, Excel

3) Réalisation et suivi

La réalisation du projet correspond au chantier, prévu le 23 Mars avec la responsable qualité, cette journée consiste à :

Nettoyer (tenir propre les outils, le bureau…) :Le nettoyage s’effectue le jour du chantier et se fait à fond, dans les moindres recoins, sous les ponts, chaque matériel, chaque outil, nettoyer les vitres, repeindre les murs en blanc ainsi que les armoires en gris … tout doit être impeccable!

Organiser (établir et formaliser des règles) :Une fois le nettoyage fait, nous tracerons des marquages blancs au sol pour délimiter les zones de travail préalablement établies par croquis ainsi que l’emplacement pour chaque matériel.Une fois le marquage terminé, nous rangerons tout le matériel à la place qui lui a été attribué au préalable en respectant le marquage au sol.

Une fois le chantier terminé, nettoyé et rangé, il faut veiller à maintenir la rigueur (respecter les règles) : il faut que tous ces efforts portent leurs fruits. En effet, un suivi régulier doit être fait afin de vérifier que les éléments restent en place, rangés et propres, que le personnel ne se relâche pas et améliore sa qualité de travail dans de meilleures conditions. Pour cela, il pourra être mis en place des procédures d’entretien du matériel de façon à ce que tout reste le plus propre et rangé possible au quotidien, grâce a un tableau type préalablement établi, à remplir et vérifier par chaque chef de service, qui en sera responsable.

Annexes : Fiche de procédure /Contrôle de nettoyage régulier Outils : Suivi grâce à un tableau Excel

IV) Description des activités

Démarche de réflexion :Dans le cadre de mon projet relatif à la mise en place des 5S, j’ai dû faire preuve d’une grande organisation et d’autorité.

D’abord, il a fallu que je me renseigne et étudie la méthode 5S. Afin de m’aider, j’ai crée un QQOQCP à partir de Word. J’ai fait des recherches sur internet, j’ai posé des questions à ma responsable qui m’a bien expliqué en quoi cela consistait et m’a montré dans un premier temps des diaporamas et photos d’un chantier 5S qui avait déjà été effectué dans une autre concession du Groupe Michel pour que je puisse visualiser concrètement ce que cela rendait une fois terminé puis dans un second temps, nous sommes allées voir deux concessions Citroën du Groupe Michel à St Jean d’Angély (où les 5S avait été fait) et Saintes afin de pouvoir faire la différence et comparer l’aménagement du garage par rapport a celui de Rochefort.

Ensuite, il a fallu expliquer la méthode aux salariés sur le site de Rochefort. A ce titre, nous avons fait une réunion avec le personnel de l’atelier, les chefs de service concernés afin de leur présenter sous forme de diaporama le principe des 5S, l’objectif et quelques exemples de ce que cela donne une fois le chantier fini grâce a un diaporama de photos avant/après.Durant cette réunion, nous demandons aux salariés de l’atelier de jeter tout ce qui ne sert pas et qui n’est pas utile afin de pouvoir débarrasser et libérer de l’espace. Tout le vieux matériel, les vieux outils qui encombrent les placards devront être jetés.A la suite de cette réunion, j’ai crée une échéance que j’ai affiché dans l’atelier afin que les salariés puissent voir le temps qu’il leur reste avant le jour J.

Démarche de mise en place :J’ai commencé ensuite à mettre en place un plan d’action par le biais d’un tableau Excel en donnant une échéance a chaque étape afin d’avancer et suivre une certaine chronologie dans le travail. Puisque l’objectif est d’associer le personnel à la démarche, je suis allée vers les salariés pour discuter avec eux, recueillir leurs idées, leur poser des questions et les amener à réfléchir sur leur organisation.

1ère EtapeEtant donné que la 1ère étape de mon plan d’action était de lister les éléments à jeter, j’ai fait un point directement sur le terrain pour voir avec chaque salarié le matériel qui ne sert plus que j’ai pris en note et ajouter dans mon inventaire. Au fur et à mesure que l’atelier se vidait, nous discutions et débâtions sur les emplacements des matériaux restant. Nous nous posions des questions du type « telle machine ne serait-t-elle pas mieux à cet endroit afin de faciliter le passage ? » ou bien « La carrosserie doit se débarrasser d’une armoire, avez-vous besoin de rangements en peinture ? Si oui, vous pouvez récupérer cette armoire et la placer ici». Les salariés se sont montrés intéressés et ont fait ressortir des idées et des propositions. J’ai récupéré et exploité certaines idées puis j’en ai fait part à ma responsable lorsqu’elle me rendait visite dans la semaine pour faire un point et valider celles-ci.

2ème & 3ème EtapeLa 2ème et 3ème étape était de lister les poubelles existantes et les établis existants pour pouvoir enlever ou déplacer ce qui est en trop. En peinture nous avons dû nous débarrasser de 3 poubelles et 2 en carrosserie que j’ai transférée en mécanique.Afin de tenir informé la responsable après-vente qui est aussi responsable de l’atelier, je fais un compte rendu des choses qui restent à faire et de certaines questions qui restent en suspend.

4ème EtapeLa 4ème étape était de noter le nombre d’enrouleurs dont nous avions besoin par service. En effet, les compagnons se servent régulièrement des tuyaux d’air fixés au mur mais ces derniers sont toujours par terre et les compagnons se plaignent souvent de se prendre les pieds dedans ce qui représente un

danger pour eux. Je suis donc allée les voir sur place pour leur proposer de leur installer des enrouleurs et me dire où ils souhaitaient en avoir pour leur faciliter le travail. Puis il fallait penser à fournir du matériel de nettoyage pour que les salariés puissent entretenir leur espace de travail régulièrement. Pour cela, je leur demande ce qu’ils ont besoin, principalement des balais et des pelles, dont je vérifie l’état. Je profite de cette occasion pour penser à réserver un petit espace de rangement pour les balais et les pelles avec des crochets pour ranger le matériel au mur, dans chaque espace de travail.Nous nous sommes rendues sur le terrain avec la responsable qualité et la responsable après-vente afin de faire un point ensemble. Suite à cela, j’ai réalisé un compte-rendu récapitulant ce qui avait été dit, retenu et posé comme questions.

5ème EtapeLe chantier sera une occasion pour effectuer d’éventuels travaux et rendre possible certains changements afin d’améliorer la qualité de travail. Je me rends donc sur le terrain pour analyser la situation avec l’avis des compagnons, nous réfléchissons en fonction des emplacements qui ont été envisagés, ce qu’il serait utile de faire comme travaux. Par exemple, l’emplacement de préparation en peinture doit être déplacé à un endroit permettant une meilleure circulation des voitures mais l’éclairage est faible. Je discute donc avec le peintre pour voir combien de néons supplémentaires il aurait besoin pour effectuer son travail correctement. Les murs de la carrosserie seront à repeindre en blanc pour apporter plus de luminosité en plus des éclairages qui pourront être ajoutés.

Une fois les travaux repérés et pris en note, je me suis attaquée au plan de structure, que j’ai crée à partir d’un plan d’architecte, utile pour que les compagnons puissent mettre sur papier leurs idées concernant l’emplacement exact de chaque machine et savoir où nous allons pouvoir tracer les marquages au sol pour le chantier. Je leur remets donc ce plan, découpé par secteur, pour finaliser et déterminer définitivement les nouveaux aménagements.

Démarche de suivi :J’ai crée à partir d’un tableau Excel, une fiche permettant de suivre et contrôler régulièrement l’entretient du matériel et des espaces de travail qui pourra être mise en place une fois le chantier terminé.

Aussi le chantier 5S a été précédemment appliqué sur d’autres concessions du Groupe Michel. J’ai donc pris l’initiative de me déplacer sur les lieux de St Jean d’Angély afin de comparer et me rendre compte plus concrètement des résultats que peuvent apporter le chantier 5S une fois terminé et analyser les résultats grâce aux enquêtes de satisfaction qui ont été faites.

En effet d’après l’enquête de satisfaction qui a été faite sur St Jean d’Angély, nous avons pu constater que les clients étaient globalement plus satisfaits sur l’accueil, le travail et les prestations.La satisfaction globale en 2011 compte 69% de clients tout à fait satisfait.

Si l’on compare par rapport au niveau national, les retours de l’Atelier sont proches du niveau national : 90% des clients n’ont eu à ramener leurs véhicules contre 88% au national ce qui montre une certaine performance.Concernant la conformité nous sommes au dessus de la moyenne nationale de 2points avec 95% du travail qui se trouve être en conformité contre 93% au niveau national.

Annexe : diaporama 5S St Jean d’Angély