Brochure SCI - La Cour des Comptes de Genève en bref
70
1 / 70
Transcript of Brochure SCI - La Cour des Comptes de Genève en bref
1 / 70
2 / 70
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
2
Objectifs de la présentation
Maîtriser les concepts essentiels du système de contrôle interne
Faciliter la mise en place dans les communes d’un SCI simple et efficace, en vue de l’atteinte d’un niveau standardisé (3)
Cour des comptes
Vos questions sont les bienvenues au fur et à mesure de la présentation
2
3 / 70
3
La Cour des comptes
Cour des comptes
Déclaration des Droits de l’homme et du citoyendu 26 août 1789
Art. 14Tous les Citoyens ont le droit de constater, par eux-mêmes ou par leurs
représentants, la nécessité de la contribution publique, de la consentir librement,
d’en suivre l’emploi, et d’en déterminer la quotité, l’assiette, le recouvrement et la
durée.
Art. 15La société a le droit de demander compte à tout agent public
de son administration.
Stéphane Geiger, président
Antoinette Stalder, magistrat
Stanislas Zuin, magistrat
3
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
4 / 70
44
Loi instituant une Cour des comptes (D 1 12)• Type de contrôles:
– Légalité des activités,
– Régularité des comptes,– Bon emploi des fonds publics
• Administration cantonale, institutions cantonales de droit public, institutions privées subventionnées ou dans lesquelles l’Etat possède une participation majoritaire, communes
• Magistrats élus -> 2012; nouvelle élection pour six ans• Magistrats et collaborateurs: confidentialité, assermentation, récusation,
levée du secret de fonction de l’audité• Moyens d’investigation• Rapports d’audit et rapport annuel de suivi• Dénonciations aux autorités compétentes
Constitution genevoise (A 2 00)
• Art. 141: « […] contrôle indépendant et autonome […] libre choix de la Cour » […].
Cour des comptes
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
5 / 70
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
6 / 70
66
Audits de la Cour des comptes portant sur
les communes (ou avec leur participation)
• Ville de Genève
– audit de gestion relatif aux fermages et au parc des Eaux-Vives: mars 2008
– audit de gestion relatif au service des achats: mars 2008
– audit de gestion relatif au logement social: juin 2008
– audit de gestion relatif au FMAC: juin 2009
– audit de gestion du recrutement: mars 2010
• Ville de Genève, Plan-les-Ouates
– audit de gestion de la dette et des liquidités: février 2009
• Ville de Genève, Carouge, Lancy, Plan-les-Ouates, Veyrier
– audit de gestion relatif à l’Eurofoot 2008: juin 2009
• Carouge, Lancy, Meyrin, Onex, Thônex et Vernier
– audit de gestion du SCI: mars 2010
Cour des comptes
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
7 / 70
1. Le système de contrôle interne
Cour des comptes
Stanislas Zuin, magistratNikola Blagojevic, directeur d’audit
7
8 / 70
8
Pourquoi parler de SCI aujourd’hui ?
« Créer le navire, ce n’est point tisser les toiles, forger les clous, lire lesastres, mais bien donner le goût de la mer. »
Antoine de Saint Exupéry
Cour des comptes
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
9 / 70
9
Références légales – secteur public
• Entrée en vigueur de la LSGAF le 18 mars 1995• Art. 1 al. 1 « Les services de l'Etat, ainsi que les établissements publics et
les organismes subventionnés (ci-après entités), mettent en place un système de contrôle interne adapté à leurs missions et à leur structure [...] »
• Art. 1 al. 2 « Les communes s'inspirent des principes des chapitres I et II de la présente loi, sous réserve des dispositions particulières qui leur sont applicables. »
• Extrait du Mémorial du Grand Conseil (MGC 1994 33/IV 3794)
• « Le système de contrôle interne est donc un ensemble de règles d'organisation et de normes de gestion et de comportement que se donne une entreprise ou une administration à partir d'un cadre général […] et dont le respect intelligent garantit la qualité des processus de «production» et, partant, la qualité des prestations livrées. Le système de contrôle interne peut comporter divers instruments de gestion (charte, cahiers des charges, controlling, qualité totale, contrôle interne, etc.). Chaque entité est responsable d'adapter ces instruments à ses besoins selon le principe de la proportionnalité et de l'économie des moyens. En effet, si le contrôle diminue le coût du risque, il augmente le coût opérationnel. »
Cour des comptes
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
10 / 70
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
11 / 70
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
11
Références légales – secteur privé
• Modifications du code des obligations au 1er janvier 2008,applicables avant tout aux SA, Sàrl et Scoop:
• Art. 663b « L’annexe contient les informations suivantes: […]
• des indications sur la réalisation d’une évaluation du risque; […]»
• Art. 728a al. 1 (dans le cadre du contrôle ordinaire de l’organe de révision): « L’organe de révision vérifie: […]
• s’il existe un système de contrôle interne. »
Cour des comptes
12 / 70
12
Audit de la Cour des comptes relatif au SCI de Carouge, Lancy, Meyrin, Onex, Thônex et Vernier
• Plusieurs aspects des systèmes de contrôle interne fonctionnent de manière satisfaisante.
• Améliorations à apporter notamment sur les aspects liés à l’élaboration d’outils de pilotage, à la formalisation des procédures et des contrôles ainsi qu’à la mise en œuvre de règles et d’outils de gestion de projet.
Informations, documents, outils à échanger entre communesHarmonisation et efficience de mise en œuvre
Dépenses évitées de consultants
Cour des comptes
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
13 / 70
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
1313
Objectifs de la présentation
Cour des comptes
Ville de Genève, Bernex, Carouge, Chêne-Bougeries, Grand-Saconnex, Lancy, Meyrin, Onex, Plan-les-Ouates, Thônex, Vernier, Versoix, Veyrier
Chêne-Bourg, Collonge-Bellerive, Cologny
29 communes restantes
14 / 70
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
14
Définition
Par système de contrôle interne (SCI), on entend l’ensemble des structures et
processus de contrôle qui, à tous les échelons de la commune, constituent la
base de son bon fonctionnement et participent à la réalisation de ses
objectifs (prestations publiques et prestations internes).
Cour des comptes
Avantages d’un SCI
• Identification plus rapide des erreurs
• Diminution de la probabilité de survenance des fraudes
• Diminution des retards ou erreurs en cas d’absence (maladie, vacances) de
personnes clés
• Amélioration de la maîtrise des outils et processus
• …
15 / 70
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
16 / 70
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
17 / 70
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
18 / 70
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
18
Il est constitué des principes et des valeurs qui, sans être forcément
exprimés dans des textes formels, influencent voire orientent l'entité et
son fonctionnement.
Environnement de contrôle
Cour des comptes
19 / 70
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
19
Environnement de contrôle
Cour des comptes
Pour un SCI efficace, il est indispensable de mettre en place un certain
nombre d’instruments tels que :
– Une description des prestations principales (objectifs, bases
légales, …)
– Une charte éthique
– Des descriptions de postes (et cahier des charges),
– Des délégations de compétence (liste des signatures
autorisées, etc.)
Exemple de prestation
20 / 70
21 / 70
22 / 70
23 / 70
24 / 70
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
La charte éthique permet de définir un certain nombre d’éléments tels que :
– Les principes et valeurs fondamentaux à respecter;
– Les conflits d'intérêts réels, apparents ou potentiels;
– L’intégrité des documents financiers et comptables;
– Les relations entre employés;
– La confidentialité;
– Etc.
Environnement de contrôle
Exemple de charte éthique
Cour des comptes
20
25 / 70
Charte éthique
L’objet de cette charte est de définir les règles qui doivent guider la conduite des collaborateurs dans
leurs fonctions.
Au travers de cette dernière, l’ensemble des collaborateurs de la commune s’engage à respecter les
valeurs du service public, de promouvoir l’égalité et de prévenir toute forme de discrimination en ce
qui concerne l’accès à la fonction publique.
PRINCIPES ET VALEURS FONDAMENTAUX
Dans l'exercice de leurs fonctions et dans leur conduite professionnelle, les collaborateurs de la commune sont guidés par 4 familles de valeurs de la fonction publique :
o Valeurs démocratiques : aider les conseillers administratifs, dans le cadre de la loi, à servir l'intérêt public.
o Valeurs professionnelles : servir avec compétence, excellence, efficience, objectivité et impartialité.
o Valeurs liées à l'éthique : agir en tout temps de manière à conserver la confiance du public. o Valeurs liées aux personnes : faire preuve de respect, d'équité et de courtoisie dans les
rapports avec les citoyens et avec les collègues.
Pour les collaborateurs de la commune, ceci se traduit par les engagements suivants :
o Respecter l’intérêt public et s’abstenir de tout ce qui peut lui porter préjudice ; o Respecter le principe d’égalité de traitement (notamment entre hommes et femmes) ; o Eviter toute forme de conflit d'intérêts réel, apparent ou potentiel, et n’accepter aucun don ou
avantage susceptible de restreindre son indépendance et sa probité ; o S’assurer de l'utilisation adéquate, efficace et efficiente des deniers publics.
La présente charte a été promulguée par le Conseil Administratif de la commune en date du XX.
26 / 70
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
27 / 70
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
2222
Un système de contrôle interne efficace implique une identification et
une évaluation continuelle des risques importants pouvant nuire à la
réalisation des objectifs de la commune (prestations publiques et
prestations internes).
Il convient de distinguer l’analyse des risques générale (effectuée par
rapport aux objectifs de la commune) et l’analyse des risques liée à des
processus spécifiques (achats, paie, …). Ces deux analyses sont
nécessaires et complémentaires.
Gestion des risques
Cour des comptes
Exemple analyse de risque générale
(secteur privé)
28 / 70
Tableau d’évaluation des risques pour une société commerciale
(exemple)
Tableau d’évaluation des risques pour une commune (exemple fictif et simplifié)
Financier Non FinancierMesures
existantes
Approche face au
risque résiduel
(accepter,
transférer,
diminuer, éviter)
Mesures d'améliorations
Responsable
de la mise en
œuvre
Délai
Incendie dans le local
des serveurs
informatiques
Court-circuit Rare
Remplacement
des serveurs,
remise en état
de la salle, coût
de la continuité
des activités
Perte de
données,
difficulté à
fournir les
prestations
Police d'assurance Diminuer
Installer un système anti-
incendie, sauvegarder des
bandes de données dans
un coffre antifeu situé dans
un local séparé
Responsable
informatiqueFin 2010
Impact (conséquence) du Traitement du risque (contrôles) Projet
Description du risque
Probabilité du risque
(exceptionnel, rare,
probable, très
probable)
Causes du risque
29 / 70
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
30 / 70
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
31 / 70
2525
Les questions ci-dessous peuvent faciliter la réflexion dans la mise en place des
activités de contrôle :
� Tous les contrôles sont-ils réellement utiles ?
� A quoi servent les contrôles en place ?
� Qu'est ce que j'atteste lorsque je signe ?
� Est-ce que je respecte le principe de séparation des tâches?
� Si je n'ai pas assez de ressources comment puis-je me réorganiser ?
� Est-ce que je peux abandonner certaines tâches que j'effectue dans le processus ?
Activités de contrôle
Cour des comptes
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
32 / 70
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
33 / 70
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
2727
Essentielles au bon fonctionnement du SCI, les informations doivent
être pertinentes, communiquées à temps et aux bons destinataires et
couvrir les aspects financiers et qualitatifs des activités.
Information et communication
Cour des comptes
34 / 70
2828
Information et communication
Cour des comptes
Les questions à se poser sont :
– Quelle information ?
– Pour quel destinataire ?
– Par quel canal (courriel, intranet, procès-verbal, séance, etc.) ?
– A quelle fréquence ?
– Pourquoi (quelle est l'utilité de l'information) ?
Exemple de directive
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
35 / 70
Directive sur les débours et frais professionnels
(frais de représentation, frais de déplacement)
Numéro et version de la directive : Domaine : Financier
Date approbation : 18.03.2010 Entrée en vigueur : Immédiate
Responsable(s) de la mise en œuvre:
Secrétaire général
Approbateur:
Conseil administratif
1. Généralités
1.1 Objectifs de la directive
Cette directive a pour but de définir la politique de la commune en matière de frais professionnels
(débours, frais de représentation et de déplacement) en précisant les bénéficiaires, les natures de
frais concernées ainsi que le mode d’approbation et de remboursement.
1.2 Principes généraux
Le personnel de la commune est soumis à la présente directive. Les débours, frais de repas, de
représentation ou de déplacement et autres dépenses en faveur du personnel sont soumis au
principe de l'emploi judicieux et économique des moyens. Autrement dit, ils doivent être nécessaires
et proportionnés à l'accomplissement des tâches de la commune.
Les activités engageant des frais de déplacement, repas ou autres frais doivent être préalablement et
systématiquement soumises à l'approbation du responsable du service financier ou du Secrétaire
Général en absence du responsable financier, qui exprime son approbation par l’apposition de sa
signature sur un document justificatif (généralement par simple courrier électronique).
2 Déplacements
2.1 Principe général
Le lieu de travail étant variable à l'intérieur du canton de Genève, seuls les déplacements en dehors
du canton sont concernés par cette directive.
Lorsque les nécessités de la commune l'exigent, le personnel a droit à des indemnités de
déplacement.
Les déplacements professionnels doivent être effectués avec les moyens de transport publics. Les
déplacements en taxi ne sont pas remboursés, sauf circonstances exceptionnelles et justifiées.
Les déplacements doivent être effectués sur la base des tarifs les plus avantageux.
36 / 70
2.2 Conditions
Le personnel a droit au remboursement de ses frais de transport sur la base du prix d'un billet CFF de
2ème classe. Exceptionnellement, des dérogations peuvent être admises.
Lorsque l'usage des transports publics n'est pas approprié, eu égard au lieu de destination ou à
l'activité professionnelle déployée, ou que l'usage d'un véhicule privé s'avère financièrement plus
avantageux, il est possible d’utiliser une voiture ou motocycle qui donne droit à une indemnité
kilométrique correspondant à :
a) 0,xx F par kilomètre parcouru pour une voiture;
b) 0,xx F par kilomètre parcouru pour un motocycle.
Les collaborateurs concernés fournissent à la fin de chaque mois au responsable financier le détail du
nombre de kilomètres parcourus au service de la commune, avec la justification des parcours
effectués.
Les frais de déplacement par avion sont remboursés sur la base d'un billet en classe économique.
Exceptionnellement, des dérogations peuvent être admises.
3 Frais de repas et d’hébergement et autres indemnités
3.1 Principe général
Si, lors d'un déplacement à l'extérieur du canton et par suite des exigences de la commune, le
membre du personnel doit exceptionnellement prendre son repas de midi sur place, ses frais effectifs
sont remboursés à concurrence d'un montant maximal de xx F, sur présentation des justificatifs
détaillés.
Le remboursement du repas du soir n'est possible, selon les mêmes modalités, qu'en cas de retour
après 20 heures (arrivée en gare de Genève).
De manière générale, le prix des alcools forts, les articles de tabac ainsi que les pourboires ne sont
pas pris en charge par la commune.
Les frais d'hébergement remboursés comprennent le prix de la nuit et du petit déjeuner dans un hôtel
de catégorie moyenne, sur la base des justificatifs détaillés. Aucune indemnité n'est due lorsque les
frais de repas ou de logement sont pris en charge forfaitairement dans le cadre d'un séminaire ou
d'un perfectionnement professionnel. Toute autre indemnité ou vacation est exclue. La pratique de
l'horaire avec pause réduite à midi ne donne notamment droit à aucune indemnité.
3.2 Conditions de remboursement pour les repas de travail
Il s'agit de repas pris lors d'une rencontre agendée tenant lieu exclusivement de séances de travail.
Ces repas réunissent en principe des personnes de différents services et demeurent de nature
exceptionnelle. Le choix du restaurant ainsi que les prix des menus et boissons devant être
raisonnables, seuls les frais effectifs sont remboursés, à concurrence d'un montant maximum de xx F
par personne. Exceptionnellement, des dérogations peuvent être admises.
37 / 70
4 Modalités de remboursement
4.1 Principe général
La note de frais est établie par le collaborateur, sur la base du modèle : xxxxxx
A cette note de frais sont joints les justificatifs originaux (billets de train, factures d’hôtel, etc.) qui
doivent permettre l’identification des personnes concernées et la raison de la dépense (par exemple,
le ticket de restaurant sera documenté avec le nom des personnes présentes et l’objet du repas de
travail).
La note de frais est soumise pour approbation au responsable financier et au Secrétaire Général, qui
la transmettent au service des paiements pour remboursement.
Des avances peuvent être accordées aux membres du personnel lorsque les frais à engager sont
importants.
38 / 70
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
39 / 70
3030
Gestion des risques
Activités de contrôlesInformation et communication
Suivi Gestion des risques
Activités de contrôlesInformation et communication
Suivi
Environnement de contrôle
Suivi
Cour des comptes
Indispensable pour vérifier le
maintien de la qualité du contrôle,
le suivi doit être effectué de
manière permanente par les
membres de l'entité dans le cadre
de leurs activités.
Des interventions ponctuelles
doivent permettre de s'assurer de
l'efficacité et de la qualité des
contrôles et procédures.
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
40 / 70
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
3131
Il est indispensable de mettre en place un certain nombre d’instruments
tels que :
- Des tableaux de bord comprenant des informations financières et
non financières
- Un suivi des recommandations de l’auditeur externe
Exemple de tableau de bord
Suivi
Cour des comptes
41 / 70
Tableau de bord
Informations clés, objectifs, indicateurs à suivre UnitéObjectif à
termeRéalisé
Indicateur
p.r. au
budget Budget Réalisé -1
Ecart Réalisé
/ Budget
Ecart
Réalisé /
Réalisé -1Commentaires
Finance
Charges de fonctionnement hors charges de personnel FCharges de personnel FRevenus non fiscaux FEmprunts FTaux moyen de la dette % 3.2 4.02 ���� 3.50 4.20 0.52 -0.18
…
OrganisationNombre de places de crèche Nombre
Temps d'attente pour obtenir une place de crèche Mois 3.0 5.0 ���� 3.0 5.0 2.0 -
Nombre de logements sociaux Nombre 600 570 ���� 562 550 8.0 20.0
…
RHNombre d'employés (ETP) ETP
Taux d'absentéisme % 3.0 3.8 ���� 3.5 3.8 0.3 -
Entretiens périodiques d'évaluation NombreSatisfaction des collaborateurs/-trices cf. enquête annuelle % 85 82 ���� 82 77 - 5.0
Taux de collaborateurs ayant assisté à plus de 2 jours de formation % 25 22 ���� 22 17 - 5.0
…
SubventionsSociales FCulture FSport F
Mise en place de contrat de prestations dans le domaine social Nombre 15 15 ���� 15 10 - 5.0
Culture - Manifestations théâtrales Nombre 5 5 ���� 5 5 - - …
Objectif atteint/dépassé ����
Objectif partiellement atteint ����
Objectif pas atteint ����
42 / 70
3232
Niveaux de maturité du SCI
Cour des comptes
Niv
eau d
e m
atu
rité
5
4
3
2
1
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
43 / 70
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
______________________________________________________
3333
En résumé (hors activités de contrôle)
Cour des comptes
But: niveau de maturité standardisé (3)
Environnement de contrôle•Une description des prestations clés
(objectifs, bases légales)
•Une charte éthique
•Des descriptions de postes (et cahier
des charges),
•Des délégations de compétence (liste
des signatures autorisées, ...)
Gestion des risques•Evaluation des risques au niveau
entité (annuelle)
Information et communication•Etablissement de directives
concernant les informations et
communications clés
Suivi•Mise en place de tableaux de bord
•Suivi de la mise en place du SCI par
des contrôles aléatoires
•Suivi des recommandations des
auditeurs
44 / 70
45 / 70
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
46 / 70
3636
Processus principaux
� Achats
� Taxe professionnelle
� Débiteurs
� Trésorerie
� Clôture
� Charges salariales
� Subventions
Cour des comptes
Informations financières
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
47 / 70
3737
Activités de contrôle – processus des achats
Cour des comptes
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
48 / 70
3838
Activités de contrôle – processus des achats
Cour des comptes
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
49 / 70
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
50 / 70
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
51 / 70
4141
Le responsable de service contrôle que l'acheteur a indiqué la justification de l'achat et la référence au
budget sur l'exemplaire de la commande.
Chaque commande est validée par deux personnes dont au minimum une est habilitée à engager la
commune.
La commune fixe un seuil à partir duquel l'acheteur
formalise une analyse de prix comportant au
minimum une comparaison avec trois fournisseurs, y joint les devis reçus ou la liste des prix du
fournisseur, la date et la signe.
Cour des comptes
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
52 / 70
4242
Documents
Contrôles effectués
Matérialisation des contrôles
•Bon de commande•Budget
•Comparaison prix •Meilleur prix ?
•Besoin réel ?•Ok avec budget ?
Double signature
sur bon de commande
Cour des comptes
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
53 / 70
4343
Activités de contrôle – processus des achats
Cour des comptes
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
54 / 70
4444
Cour des comptes
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
55 / 70
4545
Objectifs de contrôle couvrant les risques
Cour des comptes
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
56 / 70
4646
La personne qui se charge de réceptionner la marchandise s'assure
que la marchandise corresponde à la commande (référence et quantité) avant de l'accepter (signature du bulletin de livraison). Unecopie du BL est conservée.
La facture est validée par le responsable du service acheteur qui
compare le prix unitaire avec la commande. La quantité facturée est comparée à la quantité reçue avant d'y apposer la date, la signature
et la mention "Accord pour paiement" ainsi que l'imputation comptable conformément au plan et manuel comptable.
Contrôles réguliers par sondage afin de s'assurer de l’imputation correcte des factures.
Cour des comptes
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
57 / 70
4747
Documents
Contrôles effectués
Matérialisation des contrôles
•Bon de commande•Facture
•Bulletin de
livraison
• Qualité et quantité
marchandise vs
bulletin de livraison
• Bon de commande vs
bulletin de livraison
• Bulletin de livraison vs facture
Signature sur
facture et bulletin de livraison
Cour des comptes
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
58 / 70
4848
Activités de contrôle – processus des achats
Cour des comptes
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
59 / 70
4949
Cour des comptes
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
60 / 70
5050
Objectifs de contrôle couvrant les risques
Cour des comptes
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
61 / 70
5151
La personne qui prépare les paiements imprime la liste des paiements à effectuer et la remet au responsable financier avec les factures y
relatives. Ce dernier procède à des validation par sondage, date et signe la liste avec la mention « Contrôlé ».
La personne qui prépare les paiements imprime la liste des paiements
à effectuer et la remet au responsable financier avec les factures y relatives. Ce dernier procède à des validations par sondage, date et signe la liste avec la mention « Contrôlé ».
Aucune signature individuelle n'est autorisée sur les comptes bancaires. Les paiements pour être acceptés par les établissements bancaires doivent ainsi contenir une double signature en fonction de
la liste des personnes autorisées.
Cour des comptes
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
62 / 70
5252
Documents
Contrôles effectués
Matérialisation des contrôles
•DTA
•Facture• Montant facture vs
DTA
• Destinataire
• No bancaire
Double signature sur DTA
Cour des comptes
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
63 / 70
5353
Activités de contrôle – processus des achats
Cour des comptes
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
64 / 70
5454
Génération d'une liste contenant toutes les modifications apportées aux données
fournisseurs. Contrôle périodique de cette
liste par le responsable financier sur la base
des pièces justificatives provenant des
services ou des fournisseurs
2
Impression de la liste des fournisseurs qui
n'ont pas émis de facture depuis plus de
deux ans et suppression/désactivation des
ces derniers
3
Mise à jour effectuée uniquement par le service financier sur la base d'une demande
formelle du service. Restriction d'accès
effectuée par l'application OPALE. L’accès
est donné aux seules personnes autorisées
à créer des fournisseurs
1
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
65 / 70
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
5555
Activités de contrôles - matrice
Il s'agit d’un outil permettant de synthétiser pour chaque processus clé
de manière simple et formalisée : les activités, risques, objectifs de
contrôles et contrôles.
Exemple de matrice
Cour des comptes
66 / 70
5656
Cour des comptes
Environnement de contrôle•Une description des prestations clé (objectifs, bases légales)
•Une charte éthique
•Des descriptions de postes (et cahier des charges), •Des délégations de compétence (liste des signatures autorisées, ...)
Gestion des risques•Evaluation des risques au niveau entité (annuelle)
Information et communication•Etablissement de directives concernant les informations et communications clés
Suivi•Mise en place de tableaux de bord
•Suivi de la mise en place du SCI par des contrôles aléatoires
•Suivi des recommandations des auditeurs
Activités de contrôle•Mise en place des matrices de contrôle en fonction des processus clés identifiés
En résumé : niveau de maturité standardisé (3)
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
67 / 70
5757
Cour des comptes
Recommandations conclusives
• Mise en place d’un SCI adapté aux activités de la commune sur le
mode de la gestion de projet (organisation et objectifs spécifiques,
début, fin, etc.)
• Pilotage / coordination par le secrétaire général de la commune,
sans recourir à des consultants
• Echange régulier d’expériences / documents / outils entre
communes (charte, description de prestations, évaluation des
risques, matrices de contrôle, directives, tableaux de bord, etc.)
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
68 / 70
5858
Cour des comptes
Recommandations conclusives (suite)
• Pistes possibles de phasage du projet sur une année:
1. Identification des processus clés
2. Choix d’un processus pilote et recensement des documents existants
pour ce processus (procédures, directives, contrôles, etc.)
3. Etablir une matrice de contrôle pour ce processus en identifiant les
activités, les risques, les objectifs de contrôle et descriptions y relatives
4. Sur la base de la matrice, adapter les contrôles existants ou les mettre en place. Tester opérationnellement quelques jours / semaines et
adapter la matrice. Etablir les procédures/directives si nécessaire,
établir les éléments de tableau de bord pertinents y relatif;
5. Répéter les points 1 à 4 pour un 2e et 3e processus
6. A 6 mois: point de situation sur la mise en place opérationnelle,
éventuels ajustements avant de continuer.
7. Entre 6 et 12 mois, répéter les points 1 à 4 pour les processus
restants, formaliser les éléments de l’environnement de contrôle.
8. A 12 mois: analyse de risques générale , mise à jour des tableaux de
bord et organisation du suivi.
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
69 / 70
59
« La perfection est atteinte non quand il ne reste rien à ajouter, mais lorsqu’il ne reste rien à enlever »
Antoine de Saint Expuréry
Cour des comptes
59
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
70 / 70
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
