La gestion documentaire

électronique

Présenté à:

Institut Canadien

La Gestion Stratégique et l’Administration Pratique de Documents Électroniques

Présenté par:Stéphane BourbonnièreDirecteur du Développement des Affaire et ConsultantGestion Mégaoctets

But de l’exercice… Pourquoi la gestion documentaire est

une obligation et non un choix? Est-ce coûteux? Qui doit être responsable de ce projet

dans mon entreprise? Quels sont les unités (départements)

requisent pour réaliser ce projet?

Planification Vérifier l’implication et de la volonté des

instances impliquées Former un comité représentatif de la

population d’usagés Établir une cédule avec date réaliste

d’implantation (gestion de projet)

Évaluation Prendre connaissance de la situation actuelle

(méthode de travail et Politique de rétention) Identifier et confirmer les besoins actuels et

futurs de chacun des usagés/unités de travail Évaluer le réseau informatique et les

composantes (serveurs, ordinateur, photocopieur, numériseur etc.)

Préparation d’un processus gestions de documents Créer un flowchart qui décrit chaque étape

dans la vie d’un document depuis sa création jusqu’à sa destruction. Création (auteur, date, titre, type de document…) Modification (version, sous-version) Partage (suivi, sécurité, historique…) Impression (…) Archivage (électronique et papier, politique de

rétention) Back-up (comment et pourquoi…) Destruction (électronique et papier)

Choix de gestion Permissifs Optimiste Réaliste

Choix du logiciel Créer une grille d’évaluation Préparation d’un appel d’offre Démos Choix

Transfert de données Différentes stratégies Les étapes clés Les risques

Implantation Développement d’un plan d’intégration,

de migration, d’évaluation et de formation

Planification de l’installation du logiciel Personnalisation l’interface (si requise) Installation et intégration du logiciel Vérification la performance

Formation Formation de tous les usagés Formation de l’usagé qui sera

responsable du support usagé (méthode travail)

Formation du personnel de support informatique

Choix Administratif Support Technique

24/7 ou 8/5 Interne ou Externe

Vérifications et Audits Rencontre les lignes directrices de la PRD Niveaux d’adoption des usagés Temps hors service Besoins de formation plus avancé

Questions Ai-je répondu à toutes vos questions et

attentes? Si oui, je ne vous crois pas Si non, (j’le savais) quelles sont vos

questions? Retour sur la description de la

présentation.