BIOLOGIE · PDF fileEN-5 INF-004-09-A - Page 3 sur 41 ACCUEIL ADHERENT INSCRIT VIA BIOLOGIE...

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BIOLOGIE PROSPECTIVE

Contrôles de Qualité – DPC et Formation Professionnelle

: +33 (0)3 83 44 51 41

[email protected]

[email protected]

www.biologie-prospective.org

NOTICE EXPLICATIVE DU LOGICIEL

DE GESTION DES E.E.Q. ET DES FORMATIONS

TABLE DES MATIERES

BIOLOGIE PROSPECTIVE ...................................................................................................................... 1

ACCUEIL .................................................................................................................................................. 3

ADHERENT INSCRIT VIA BIOLOGIE PROSPECTIVE ........................................................................................... 3

ADHERENT INSCRIT VIA CTCB / FAEEQ .............................................................................................................. 4

Passage de l’espace adhérent CTCB à l’espace adhérent Biologie Prospective ................................................ 5

PARAMETRER MON LBM ....................................................................................................................... 6

LES SITES ................................................................................................................................................................ 6

LOGICIEL STAR ® ................................................................................................................................................... 7

LES AUTOMATES .................................................................................................................................................... 9

LES ANALYTES ..................................................................................................................................................... 11

LES CONTACTS .................................................................................................................................................... 14

LES DROITS........................................................................................................................................................... 17

MON PROFIL ......................................................................................................................................... 19

GERER LES COMMANDES E.E.Q. ....................................................................................................... 21

REALISER UNE NOUVELLE COMMANDE ........................................................................................................... 21

Ajouter un bulletin d’inscription ........................................................................................................................... 22

Catalogue E.E.Q. .................................................................................................................................................... 25

SUIVRE LES COMMANDES / CONFIRMATIONS / FACTURES .......................................................................... 26

GERER LES E.E.Q. ............................................................................................................................... 27

CONSULTER LES ATTESTATIONS DE PARTICIPATION ................................................................................... 27

Consulter les attestations d’E.E.Q. au format COFRAC .................................................................................... 27

Consulter les attestations de participation aux E.E.Q. ....................................................................................... 28

CONSULTER LES ABONNEMENTS E.E.Q. ......................................................................................................... 29

CONSULTER LES NOTICES D’UTILISATION E.E.Q. .......................................................................................... 30

Télécharger les notices d’utilisation du laboratoire ............................................................................................. 30

Télécharger les notices d’utilisation d’un site ..................................................................................................... 31

CONSULTER LE PLANNING DES ENQUETES ................................................................................................... 32

CONSULTER LES ENQUETES OUVERTES ........................................................................................................ 33

Consulter les enquêtes ouvertes et accéder aux grilles ..................................................................................... 33

Enregistrer les codages et la saisie .................................................................................................................... 35

CONSULTER LES ENQUETES TERMINEES ....................................................................................................... 36

Rapport EEQ ....................................................................................................................................................... 38

GERER LES COMMANDES FORMATIONS .......................................................................................... 39

REALISER UNE NOUVELLE COMMANDE ........................................................................................................... 39

Ajouter une fiche d’inscription ............................................................................................................................. 39

http://www.biologie-prospective.org/

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Bienvenue dans l’aide en ligne. Ce logiciel de gestion des EEQ et des Formations a été développé pour :

prendre en compte la nouvelle organisation en multi-sites / multi-secteurs,

répondre aux obligations légales et réglementaires,

assurer la traçabilité des actions du personnel en préservant la confidentialité des informations,

accéder à un espace adhérent individuel pour chaque utilisateur identifié grâce à des identifiants personnalisés.

Le logiciel est entièrement paramétrable, ce qui permet à l’administrateur du laboratoire de mettre à jour les informations du laboratoire en temps réel.

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ACCUEIL

ADHERENT INSCRIT VIA BIOLOGIE PROSPECTIVE

Naviguer via les menus situés en haut de l’écran ou cliquer sur les liens présents sur cette page. Voici les différentes actions possibles depuis la page d’accueil :

Paramétrer les sites, contacts, automates et analytes.

Définir le profil utilisateur identifié sur l’espace adhérent.

Commander une E.E.Q. et réaliser son suivi.

Accéder au menu E.E.Q.

Cliquer sur les liens en bas de la page d’accueil ou sur l’enveloppe située en haut à droite de chaque page pour nous contacter ou émettre des remarques.

Cliquer sur « Déconnexion » pour quitter le logiciel. Lors de toute correspondance, communiquer le code client à 7 caractères commençant par BP situé en haut à gauche de chaque page.

Pour éviter tout problème de navigation, il est recommandé d’utiliser Mozilla Firefox ou Google Chrome comme navigateur internet. Les liens de téléchargement sont situés en haut de chaque page.

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ADHERENT INSCRIT VIA CTCB / FAEEQ

Voici les différentes actions possibles depuis la page d’accueil :

Définir le profil utilisateur du contact identifié sur l’espace adhérent

Paramétrer les contacts.

Accéder au menu E.E.Q.

Cliquer sur les liens en bas de la page d’accueil ou sur l’enveloppe située en haut à droite de chaque page pour nous contacter ou émettre des remarques.

Cliquer sur « Déconnexion » pour quitter le logiciel.

Remarque :

- Lors de toute correspondance, communiquer le code laboratoire my CTCB situé en haut à gauche de chaque page. L’utilisateur sélectionné précédemment est affiché également eh haut à gauche.

. Pour éviter tout problème de navigation, il est recommandé d’utiliser Mozilla Firefox, Google Chrome comme navigateur internet. Les liens de téléchargement sont situés en haut de chaque page.

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Passage de l’espace adhérent CTCB à l’espace adhérent Biologie Prospective

Pour les adhérents inscrits par l’intermédiaire du CTCB, la fenêtre ci-dessous s’affiche lorsque le

laboratoire souhaite saisir les résultats d’une E.E.Q. multi-utilisateurs :

Rappel du code laboratoire CTCB et de l’enquête actuellement ouverte à la saisie.

Répondre à la question. Si la case « Automate » est cochée, l’adhérent est renvoyé sur la page des enquêtes ouvertes. La fenêtre ci-dessous s’affiche lorsque le laboratoire décide de saisir l’enquête en tant qu’utilisateur :

Remarque :

- Cette question n’est pas posée pour les programmes d’E.E.Q. entièrement « manuelles » comme par exemple l’E.E.Q. paludisme frottis, test de hühner etc…

Sélectionner un utilisateur pour saisir les résultats (possibilité de le modifier et / ou

le supprimer). Cliquer sur le bouton pour ajouter un utilisateur.

Confirmer le choix de l’utilisateur.

Il est indispensable de configurer les utilisateurs pour les analytes multi-utilisateurs et de connecter sur le profil de l’utilisateur en charge de la saisie des résultats. Se diriger dans le menu « EEQ / Automates – Analyte » pour réaliser cette action et ainsi visualiser la grille de saisie correspondante dans les enquêtes ouvertes.

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PARAMETRER MON LBM

Ce menu permet à l’administrateur du laboratoire / site(s) d’effectuer une mise à jour des coordonnées du laboratoire et de tout élément s’y rattachant (sites, automates, contacts, droits et profils des contacts).

LES SITES Il est possible de mettre à jour en temps réel les coordonnées du/des site(s).

Pour modifier l’intitulé ou le nom interne d’un site, cliquer sur « Modifier » à droite de la ligne correspondant au site puis sauvegarder les modifications.

Pour ajouter une adresse à un site, cliquer sur le bouton

puis compléter le formulaire et valider.

Pour modifier une adresse, cliquer sur « Modifier » à droite de la ligne correspondant à l’adresse.

Cliquer sur le bouton pour créer un nouveau site et remplir le formulaire avant de valider.

Une fois le paramétrage des sites finalisé, cliquer sur le bouton pour passer à l’étape suivante.

Le nom interne est un nom court permettant de distinguer chaque site identifié. Afin d’assurer la livraison des matériaux, il est important d’indiquer une adresse de livraison par site inscrit. Une seule adresse de facturation par laboratoire. Une seule adresse de livraison / postale par site.

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LOGICIEL STAR ®

Ce paragraphe est consacré aux adhérents abonnés au Système de Transfert Automatisé des Résultats (S.T.A.R.). Ce logiciel permet au laboratoire d’importer de façon automatique les résultats d’E.E.Q. quantitatifs gérés par Biologie Prospective. Ce menu permet à l’administrateur du laboratoire / site(s) de construire la table de codage en associant les codes SGL aux analytes des programmes d’E.E.Q. Deux méthodes sont proposées pour réaliser cette action : Première méthode : par apprentissage depuis un fichier HPRIM V3 (médecin) pour chaque programme géré.

Si le laboratoire dispose d’un fichier HPRIM V3, cliquer sur le bouton pour ajouter le fichier correspondant.

Cliquer sur pour tester le fichier importé.

Le fichier HPRIM est alors testé. Chaque code SGL non reconnu fait apparaître la fenêtre suivante : Exemple du code SGL « cr » :

Le code SGL « cr » n’est pas reconnu. Ce dernier doit être associé à une évaluation puis à un analyte

avant de cliquer sur le bouton pour enregistrer la liaison et passer au code SGL suivant. Cas particulier : Lorsqu’un code SGL n’est pas pris en compte pour l’enquête, cocher la case « ignorer ce code SGL lors

du traitement du fichier » puis cliquer sur .

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Remarques :

- Chaque code SGL doit être associé à un code analyte ou être déclaré « ignorer » le cas échéant.

- Cliquer sur pour interrompre le traitement du fichier.

Seconde méthode : association manuelle pour chaque code analyte de chaque programme géré.

- Cliquer sur La fenetre « Ajouter / modifier un analyte » apparaît sans la valeur du code SGL du laboratoire. Cette derniere doit être indiquée en plus de l’évaluation et de l’analyte à renseigner. L’affichage s’incrémente à chaque liaison de code SGL / Analyte (ou de code SGL ignoré) :

Le laboratoire a la possibilité de modifier chaque liaison en cliquant sur « modifier » / « supprimer ».

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LES AUTOMATES

Ce menu permet à l’administrateur du laboratoire de visualiser la liste des automates affectés à un site et de la compléter si besoin. Il est nécessaire d’enregistrer l’automate avant de saisir les résultats d’une E.E.Q.

Pour modifier un automate, cliquer sur « Modifier » à droite de la ligne correspondant à l’automate.

Pour ajouter un automate à un site, cliquer sur le bouton

puis compléter le formulaire et valider.

Pour supprimer un automate, cliquer sur « Supprimer » à droite de la ligne correspondant à l’automate.

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La fenêtre ci-dessous apparaît en cas de modification ou d’ajout d’un automate :

Sélectionner le site d’attribution de votre automate.

Nommer votre automate pour qu’il soit facilement identifiable.

Le nom interne est un nom court permettant de distinguer chaque automate identifié. Pour les techniques non automatisées (lecture microscope, kit de dépistage, etc.), il est nécessaire de créer la technique non automatisée correspondante, pour chaque site si nécessaire, en sélectionnant le fournisseur TECHNIQUE MANUELLE et le modèle « Technique non automatisée ».

Choisir le fabricant de votre automate.

Renseigner le modèle de votre automate.

Compléter la description de votre automate.

Cliquer sur le bouton pour valider les modifications puis configurer votre E.E.Q. en associant cet automate.

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LES ANALYTES

Il est indispensable de configurer les analytes après confirmation d’une commande d’E.E.Q. Cette étape de configuration est nécessaire avant l’accès aux grilles de saisie. Il s’agit d’associer l’automate et / ou l’utilisateur utilisé par analyte. Cette étape constitue la première partie du codage. Les codages analytes et unités seront à indiquer au niveau des grilles de saisie.

Sélectionner le site à configurer. Le numéro de site est indiqué entre parenthèses.

Sélectionner le programme d’E.E.Q. à configurer. L’association gérant le programme est indiquée entre parenthèses.

Compléter / cocher les listes déroulantes par analyte, en indiquant le(s) automate(s) et / ou le(s) utilisateur(s) identifiés par le laboratoire.

Remarques :

- Les programmes et analytes multi-utilisateurs sont indiqués par le symbole . La notion de multi-utilisateurs s’applique pour les techniques manuelles.

- Pour chaque abonnement E.E.Q., il est possible de configurer jusqu’à 10 utilisateurs par analyte multi-utilisateurs. Il est possible d’augmenter le nombre d’utilisateurs à configurer en commandant des abonnements supplémentaires. Se reporter au paragraphe « Réaliser une commande par programme » pour effectuer un bulletin d’inscription en ligne.

- Pour les analytes « Leucocytes » et « Hématies » de l’E.E.Q. ECBU, il est possible de réaliser la configuration suivante avant la saisie des résultats :

Leucocytes : de 1 à 10 utilisateurs Leucocytes (automate) : 2 exploitations statistiques (résultats de 2 automates)

Hématies : de 1 à 10 utilisateurs Hématies (automate) : 2 exploitations statistiques (résultats de 2 automates)

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La configuration précédente est également valable pour les analytes des programmes suivants :

- E.E.Q. numération des spermatozoïdes :

Concentration des spermatozoïdes : de 1 à 10 utilisateurs Concentration des spermatozoïdes (automate) : 2 exploitations statistiques (résultats de 2

automates)

- E.E.Q. numération, formule leucocytaire, typage lymphocytaire, VS et réticulocytes BP :

Formule leucocytaire frottis : de 1 à 10 utilisateurs Formule leucocytaire frottis (automate) : 2 exploitations statistiques (résultats de 2

automates)

Réticulocytes en technique manuelle : de 1 à 10 utilisateurs Réticulocytes : 2 exploitations statistiques (résultats de 2 automates)

Cliquer sur le bouton pour sauvegarder la configuration

Cliquer sur le bouton pour consulter le récapitulatif du programme E.E.Q. multi-utilisateurs sélectionné précédemment. Ce document peut être intégré dans le systéme qualité du laboratoire.

Cliquer sur le bouton pour enregistrer les résultats lorsqu’une enquête est actuellement ouverte

Cliquer sur le bouton pour modifier ou identifier un automate du laboratoire.

Cliquer sur le bouton pour identifier ou compléter un contact. Ce dernier pourra être configuré et ainsi rendre les résultats E.E.Q. de manière individuelle.

Pour les adhérents abonnés au logiciel Système de Transfert Automatisé des Résultats (STAR ®), il est possible d’éditer un récapitulatif de la configuration du programme E.E.Q. sélectionné précédemment.

Pour les adhérents abonnés au logiciel S.T.A.R. ®, un email est envoyé au contact renseigné dans le menu déroulant. Pour modifier le contact, cliquer sur le menu déroulant correspondant.

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Sous réserve que le volume du matériau de contrôle de qualité est suffisant, il est possible de réaliser gratuitement une seconde exploitation statistique pour un 2ème système analytique sur le même site géographique. Un matériau de contrôle de qualité est destiné à contrôler avant tout l’ensemble des analytes réalisés par un automate / utilisateur. Contacter le Conseiller Scientifique et Technique en charge du laboratoire pour bénéficier d’un ou plusieurs abonnements supplémentaires.

Toute modification de configuration lors d’une enquête ouverte efface automatiquement les résultats enregistrés précédemment pour cette enquête. Un message apparaît sur l’écran comme par exemple : Il est conseillé de ressaisir les résultats via le menu « EEQ / enquêtes ouvertes ».

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LES CONTACTS

Pour assurer la traçabilité des actions ainsi que la bonne diffusion des informations transmises par Biologie Prospective, il est indispensable de créer / compléter les utilisateurs en charge des résultats E.E.Q.

Pour modifier ou supprimer un contact, cliquer sur « Modifier » ou « Supprimer » à droite de la ligne correspondant au contact.

Cliquer sur le bouton pour créer un nouveau profil puis compléter le formulaire et le valider.

Une fois la gestion de vos contacts finalisée, cliquer sur le

bouton pour passer à l’étape suivante.

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La fenêtre ci-dessous apparaît en cas d’ajout / mise à jour d’un contact :

Compléter le formulaire ci-dessus en veillant à remplir les champs obligatoires puis cliquer sur le

bouton pour valider les modifications. Lorsqu’un adhérent participe à une ou plusieurs formations organisées par Biologie Prospective, les champs ci-dessous indiqués en orange ne peuvent plus être modifiés :

Il est nécessaire pour tout adhérent souhaitant modifier les informations bloquées de prendre contact avec Biologie Prospective.

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Remarque :

- Pour les adhérents abonnés par l’intermédiaire du CTCB, la fenêtre ci-dessous apparaît en cas d’ajout / mise à jour d’un contact :

Par défaut un nouveau contact créé ne dispose d’aucun droit. Consulter le paragraphe « LES DROITS » pour le paramétrage des droits.

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LES DROITS

Ce menu permet à l’administrateur du laboratoire / site(s) de définir les droits d’accès et d’action des contacts en cochant les cases correspondant au droit qu’il souhaite ouvrir.

Sélectionner le contact pour lui attribuer des droits.

Attribuer les droits en cochant le(s) case(s) correspondant(s).

Sauvegarder les modifications en cliquant sur le bouton

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Cliquer sur le bouton pour visualiser le récapitulatif des droits du contact sélectionné précédemment.

Cliquer sur le lien ici pour configurer les utilisateurs autorisés à rendre les résultats des

E.E.Q.

Cliquer sur le bouton pour paramétrer les contacts. Il n’est pas nécessaire d’attribuer des droits pour qu’un utilisateur puisse saisir les résultats d’une E.E.Q. multi-utilisateurs. Chaque contact identifié via le logiciel (Paramétrer mon LBM / contacts) peut être configuré pour une E.E.Q. multi-utilisateurs. La configuration des utilisateurs est expliquée dans le paragraphe « LES ANALYTES » (Paramétrer mon LBM / analytes). En attribuant des droits à un contact, ce dernier aura accès uniquement aux informations enregistrées. Le logiciel de gestion des E.E.Q. est entièrement paramétrable grâce aux droits dynamiques. Remarque :

- Le menu « Paramétrer mon LBM » est accessible uniquement à l’administrateur du laboratoire / site(s).

Il est possible de désigner plusieurs contacts administrateurs de laboratoire (accès à toutes les informations du laboratoire) ou administrateur sde site (accès à toutes les informations d’un ou plusieurs site(s)).

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MON PROFIL

Après création d’un contact et gestion des droits, chaque contact peut directement mettre à jour ses coordonnées et sélectionner les informations dont il souhaite être destinataire.

Compléter les informations personnelles.

Cliquer sur le bouton pour réaliser un test d’envoi de courriel.

Cliquer sur les boutons pour changer le login et/ou mot de passe.

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Pour préciser le type d’information à recevoir par courriel, cocher les cases correspondantes.

Visualiser les droits attribués par l’administrateur du laboratoire/site.

Cliquer sur le bouton pour enregistrer les modifications.

Remarque : Pour les adhérents inscrits via le CTCB, la modification du login et du mot de passe doit être réalisée sur l’espace adhérent My CTCB.

Lorsqu’un adhérent participe à une ou plusieurs formations organisées par Biologie Prospective, les champs ci-dessous indiqués en orange ne peuvent plus être modifiés :

Il est nécessaire pour tout adhérent souhaitant modifier les informations bloquées de prendre contact avec Biologie Prospective. En cas de non réception d’un courriel test, vérifier les critères ci-dessous :

Vérifier l’adresse de réponse. Vérifier si la boîte de réception est pleine. Vérifier le dossier courrier indésirable. Vérifier les paramètres de filtre et de tri de la boîte de réception. Vérifier les listes d’expéditeurs autorisés et bloqués. Vérifier les règles de messagerie : une règle est peut-être en place et empêche d’afficher certains

messages dans la boîte de réception. S’assurer que le transfert n’a pas expiré et qu’il est correctement défini.

Vérifier auprès du service informatique qu’aucun filtrage serveur n’affecte la réception :

Taille du message

Type de pièce jointe accepté/refusé

Anti-SPAM serveur

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GERER LES COMMANDES E.E.Q. Il est possible de commander en ligne un nouveau programme d’E.E.Q. et suivre toutes les commandes (qu’elles soient enregistrées, validées ou en cours) via ce menu. Pour cela, aller dans le sous-menu nouvelle commande puis sélectionner l’année de la campagne.

REALISER UNE NOUVELLE COMMANDE Les commandes s’effectuent par famille de la biologie médicale en renouvelant à l’identique les abonnements de la campagne précédente (par importation de la commande de l’année précédente) ou en réalisant un nouveau bulletin d’inscription après avoir sélectionné le site du laboratoire.

Sélectionner le site pour lequel la commande sera enregistrée.

Consulter le récapitulatif des commandes validées ou en cours pour le site sélectionné.

Possibilité d’enregistrer la commande en sélectionnant les programmes par famille de la biologie médicale (ce point est détaillé page suivante).

Possibilité de renouveler à l’identique l’abonnement de la campagne précédente (et ainsi renouveler les programmes de tous les sites du laboratoire).

Il est possible de moduler un abonnement renouvelé suite à l’importation des données. Visualiser dans un premier temps le récapitulatif puis modifier la commande importée avant de valider.

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Ajouter un bulletin d’inscription

Naviguer d’une famille à l’autre via les icônes ou sur les boutons

.

En cliquant sur l’icône situé à côté de chaque programme d’E.E.Q. ou du nom de la famille, les détails des programmes sont présentés (nature, analyte et volume du matériau de contrôle).

Cliquer sur pour afficher le nombre de programmes voulus pour le site sélectionné.

Après avoir saisi le nombre d’abonnements désirés pour chaque programme d’E.E.Q. dans

chacune des familles, cliquer sur le bouton . Le récapitulatif de votre commande apparaîtra automatiquement.

Cliquer sur le bouton pour imprimer les programmes d’une famille de biologie médicale.

Pour votre information, il apparaît sur chacune des pages de votre commande le nom du site ainsi que le n° de votre commande (bulletin d’inscription). Remarques :

- Les nouveaux programmes d’E.E.Q. sont signalés par l’îcone .

- Les programmes d’E.E.Q. multi-utilisateurs sont signalés par l’îcone .

- Les programmes d’E.E.Q. gérés par le logiciel S.T.A.R. sont indiqués par l’icône

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Vérifier la liste des programmes d’E.E.Q. commandés et compléter les champs obligatoires.

Accepter les conditions générales de vente.

Pour modifier l’adresse de livraison du site, cliquer sur le bouton pour apporter les

corrections. Cliquer sur le bouton pour sauvegarder la nouvelle adesse.

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Pour modifier l’adresse de facturation du laboratoire, cliquer sur le bouton pour

apporter les corrections. Cliquer sur le bouton pour sauvegarder la nouvelle adesse.

Saisir le numéro de bon de commande pour les établissements publics et le transmettre à Biologie Prospective. Renseigner une date prévisionnelle si vous ne disposez pas de bon de commande et transmettre à Biologie Prospective le devis signé.

Indiquer le mode et la référence du règlement pour les laboratoires privés. Il est possible de préciser le numéro de commande.

Indiquer les coordonnées d’un contact à qui envoyer la facture.

Cliquer sur le bouton pour valider la commande.

Cliquer sur le bouton pour imprimer un devis. Remarques :

- Pour les programmes d’E.E.Q. Spermocytogramme et Paludisme frottis : cocher les matériaux de contrôle de qualité à recevoir (frottis colorés et / ou frottis non colorés) pour chaque abonnement commandé.

- Pour l’EEQ Numération Formule Sanguine (CTCB), cocher la gamme d’automate utilisé par le lbm.

Il est possible d’imprimer en bas de la page le devis correspondant à la commande en cours. Tant que la commande n’est pas validée, il est possible de la modifier.

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Catalogue E.E.Q.

Le menu catalogue permet de visualiser le détail de l’ensemble des programmes d’E.E.Q. proposés pour la campagne E.E.Q. Le document à télécharger peut être complété avant d’être retourné à Biologie Prospective afin que l’inscription soit prise en compte.

Cliquer sur le bouton pour imprimer le catalogue E.E.Q.

Consulter le détail des programmes d’E.E.Q. proposés par famille (analytes inclus, fréquence, nombre et nature des matériaux par enquête, coût, association gérant le programme.)

Pour compléter le bulletin d’inscription, renseigner les informations demandées en haut à droite, ainsi qu’en bas de chaque page.

Indiquer le nombre d’abonnements désirés.

Prendre connaissance des conditions générales de vente en dernière page puis compléter le récapitulatif avant de retourner le document à Biologie Prospective.

Les inscriptions saisies en ligne seront traitées prioritairement.

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SUIVRE LES COMMANDES / CONFIRMATIONS / FACTURES

Ce menu permet de visualiser la liste des inscriptions validées définitivement ainsi que les factures et les confirmations de commande associées.

Sélectionner l’année.

Visualiser le détail d’une commande ou d’une inscription en cliquant sur à gauche de la commande ou de l’inscription correspondante.

Cliquer sur pour visualiser la confirmation de commande.

Imprimer la facture de la commande en cliquant sur le bouton . Remarques :

- Lorsqu’une facture n’est pas soldée, l’indicateur s’affiche au niveau de la ligne correspondante.

- Lorsqu’une facture est soldée, l’indicateur s’affiche au niveau de la ligne correspondante.

- La facture est transmise au responsable facturation (information renseignée sur le bulletin

d’inscription en ligne) en pièce jointe de courriel lorsque la commande est validée définitivement par Biologie Prospective.

- Les avoirs de comptabilité sont également affichés.

- L’indicateur apparaît lorsqu’une commande n’est pas à régler par le laboratoire.

- La confirmation de commande est envoyée en pièce jointe de courriel lorsque la commande est validée définitivement par Biologie Prospective.

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GERER LES E.E.Q.

Ce menu permet d’accéder aux différents documents relatifs aux abonnements commandés (planning, rapports d’E.E.Q. etc.) ainsi qu’aux grilles de saisie.

CONSULTER LES ATTESTATIONS DE PARTICIPATION Ces documents présentent de manière synthétique (attestation d’E.E.Q. au format COFRAC) et détaillée (attestation par automate) les résultats obtenus par le laboratoire lorsqu’une campagne d’E.E.Q. est terminée. Le laboratoire peut ainsi réaliser un bilan vis-à-vis de ses E.E.Q. et utiliser ces informations dans le cadre de la revue de direction annuelle. Les utilisateurs non habilités aux EEQ multi-utilisateurs ne disposeront pas d’attestation de participation.

Consulter les attestations d’E.E.Q. au format COFRAC L’attestation d’E.E.Q. au format COFRAC est un fichier formalisé selon le document cofrac SH FORM 38.

Sélectionner une campagne.

Visualiser l’attestation d’E.E.Q. au format COFRAC en cliquant sur le bouton à gauche de l’intitulé du programme E.E.Q.

Cliquer sur « Télécharger » pour afficher l’attestation d’E.E.Q. au format COFRAC (version imprimable et téléchargeable sous format Excel).

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Consulter les attestations de participation aux E.E.Q.

Visualiser l’attestation de participation E.E.Q. de l’automate choisi.

Cliquer sur « Télécharger » pour afficher l’attestation de participation E.E.Q. (version imprimable et téléchargeable sous format Excel).

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CONSULTER LES ABONNEMENTS E.E.Q.

Ce menu permet de consulter les abonnements d’E.E.Q. commandés par site et de visualiser le nombre d’enquêtes terminées et d’enquêtes à venir.

Sélectionner l’année de la campagne E.E.Q.

Cliquer sur le bouton à gauche du nom d’un site pour réduire les abonnements E.E.Q. Pour modifier le site de répartition d’un abonnement, le laboratoire doit contacter le Conseiller Scientifique et Technique en charge du laboratoire.

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CONSULTER LES NOTICES D’UTILISATION E.E.Q.

Ce menu permet de consulter les notices d’utilisation E.E.Q. qui accompagnent les matériaux de contrôle de qualité gérés par Biologie Prospective. Les notices d’utilisation des E.E.Q. gérées par les autres Organismes de Comparaisons Inter-Laboratoires (O.C.I.L) sont disponibles sur leur site internet. En cas de besoin, se rapprocher de l’O.C.I.L. gérant le programme d’E.E.Q.

Télécharger les notices d’utilisation du laboratoire

Sélectionner le site.

Possibilité de télécharger toutes les notices d’utilisation du laboratoire en cliquant sur le

bouton .

Cliquer sur le bouton pour consulter les enquêtes actuellement ouvertes.

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Télécharger les notices d’utilisation d’un site

Possibilité de rechercher une notice d’utilisation en saisissant du texte.

Cliquer sur le bouton pour visualiser une notice d’utilisation.

Possibilité de télécharger toutes les notices d’utilisation du site en cliquant sur le bouton

Cliquer sur « Recherche par site » pour sélectionner un autre site. Le laboratoire doit lire les notices d’utilisation E.E.Q. avant de saisir les résultats d’une enquête ouverte. Pour toute question, contacter Biologie Prospective.

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CONSULTER LE PLANNING DES ENQUETES

L’utilisation des matériaux de contrôle de qualité se fait selon le planning disponible sur l’espace adhérent. Ce dernier présente les dates d’envoi, d’ouverte et de fermeture d’enquête.

Sélectionner le site. A défaut, le planning général du laboratoire sera édité.

Sélectionner l’année de la campagne E.E.Q.

Cliquer sur les boutons pour éditer la version PDF et/ou Excel du planning.

Visualiser le planning disponible sur l’espace en cliquant sur le bouton à gauche d’un programme d’E.E.Q. pour dérouler les informations des enquêtes programmées.

La période d’ouverture d’une enquête est marquée par une plage de couleur verte.

Utiliser les curseurs pour faire défiler la liste des programmes et des dates. Remarque : Un courriel d’information est envoyé au laboratoire systématiquement lors de toute modification de planning. Pour recevoir ces informations, se diriger dans le menu « Mon Profil ».

Le planning électronique disponible sur l’espace adhérent peut être trié en fonction des sites.

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CONSULTER LES ENQUETES OUVERTES

Ce menu permet d’accéder à la liste des enquêtes ouvertes ainsi qu’aux grilles de saisie via le menu E.E.Q. Les codages techniques et unités sont à renseigner au niveau des grilles de saisie.

Consulter les enquêtes ouvertes et accéder aux grilles

Cliquer sur le bouton pour réduire les informations présentes sur la page.

Cliquer sur le lien pour consulter les recommandations avant de saisir une E.E.Q.

Cliquer sur le lien pour consulter ce dernier.

Cliquer sur le lien pour associer des automates / utilisateurs aux programmes d’E.E.Q. Cette étape permet de construire la grille de saisie d’un programme E.E.Q.

Possibilité d’effectuer une recherche dans la liste des enquêtes ouvertes en saisissant un mot clef ou une partie du mot (par exemple : spermo).

Les enquêtes ouvertes sont affichées avec un fond de couleur vert.

Les enquêtes fermées sont affichées avec un fond de couleur rouge.

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Association organisatrice du programme d’E.E.Q.

Pour les programmes d’E.E.Q. gérés par BP, cliquer sur le bouton pour saisir

vos résultats ou sur le bouton pour consulter une saisie enregistrée.

Pour les programmes d’E.E.Q. mutualisés et gérés par d’autres associations, cliquer sur le

bouton pour saisir les résultats ou sur le bouton pour consulter la grille. Remarque : un courriel est envoyé à l’adhérent confirmant la bonne prise en compte des résultats enregistrés.

Cliquer sur le bouton pour paramétrer une E.E.Q. en associant les automates aux analytes proposés.

Les saisies multi-utilisateurs sont indiquées par le symbole Remarques :

- Le bouton est présenté systématiquement lorsqu’un programme d’E.E.Q. n’ a pas été configuré pour les programmes non multi-utilisateurs. Il est indipensable d’associer des automates / utilisateurs aux analytes du programme pour rendre les résultats par la suite.

- Le bouton est présenté au moment de l’ouverture d’une enquête multi-utilisateurs et lorsqu’un programme d’E.E.Q. n’ a pas été configuré. Il est indipensable d’associer des automates / utilisateurs aux analytes du programme pour rendre les résultats par la suite.

- L’administrateur du laboratoire ne peut pas compléter la saisie de l’un de ses utilisateurs. Le

logiciel préserve la confidentialité des informations et des accès de chaque utilisateur.

La configuration d’un programme E.E.Q. est à réaliser systématiquement suite à la commande d’un nouvel abonnement d’E.E.Q. Cette étape est nécessaire pour construire la grille de saisie d’un programme E.E.Q. avant d’accéder à la grille de saisie. La configuration est sauvegardée d’une enquête à une autre lorsque le paramétrage a été réalisé (se reporter au menu « Paramétrer mon LBM / analytes »).

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Enregistrer les codages et la saisie

Sélectionner le réactif utilisé via la liste déroulante correspondant à l’analyte.

Sélectionner l’unité utilisée pour l’analyte en question.

Champs permettant la saisie des résultats.

Pour les E.E.Q. multi-utilisateurs, répondre à la question.

Enregistrer la saisie.

Editer le récapitulatif de saisie. Ce document atteste la bonne prise en compte des résultats d’un adhérent dans notre serveur.

Pour revoir le paramétrage de la grille, cliquer sur le bouton

La saisie des E.E.Q. couplée à l’interprétation du bilan biologique associé au cas clinique est à réaliser en deux parties. Des résultats indicatifs seront affichés pour les analytes non réalisés par le laboratoire au chapitre « interprétation » après enregistrement des résultats de l’ensemble des analytes réalisés par le laboratoire. En cas de non enregistrement des données, le récapitulatif de saisie sera barré avec la mention « Saisies non enregistrées ». Renouveler l’opération d’enregistrement.

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CONSULTER LES ENQUETES TERMINEES

Ce menu permet de consulter la saisie des enquêtes terminées et d’accéder aux rapports d’E.E.Q.

Cliquer sur le bouton pour réduire les informations présentes sur la page.

Sélectionner une campagne.

Sélectionner un programme d’E.E.Q.

Saisir un mot clef pour effectuer une recherche dans la liste des enquêtes terminées.

Pour les programmes d’E.E.Q. gérés par BP, cliquer sur le bouton pour

visualiser la grille de saisie ou sur le bouton pour consulter une saisie enregistrée. Remarque : Il est possible d’accéder à la grille de saisie d’un matériau de contrôle de qualité virtuel en cas d’absence de saisie. Pour les programmes d’E.E.Q. mutualisés et gérés par d’autres associations, cliquer sur le

bouton pour visualiser les résultats ou sur le bouton pour consulter la grille.

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Cliquer sur les boutons ou pour consulter le rapport d’une enquête.

Le bouton apparaît lorsque le laboratoire n’a pas enregistré les résultats d’une enquête virtuelle.

Le message suivant s’affiche :

Pour contacter Biologie Prospective, cliquer sur. . Pour information : les indicateurs suivants peuvent être visualisés ponctuellement et s’appliquent pour les programmes d’E.E.Q. gérés par BP :

Edition du rapport E.E.Q. bloquée suite à une ou plusieurs facture(s) impayée(s). Cet indicateur s’affiche lorsqu'un ou plusieurs réglements n’ont pas été éffectués par le laboratoire.

Edition du rapport E.E.Q. correctif en cours de finalisation. Cet indicateur s’affiche lorsqu’un dysfonctionnement est constaté sur un rapport d’E.E.Q. Un courriel d’information sera envoyé lorsque le rapport d’E.E.Q. sera à nouveau déposé.

Edition du rapport E.E.Q. indisponible en raison des résultats transmis par les adhérents. Cet indicateur s’affiche lorsqu'un rapport d’E.E.Q. n’est pas déposé dans les 3 semaines après la clôture d’une enquête. Lorsqu’un laboratoire ne rend pas de résultats, Biologie Prospective ne fournit pas de rapport d’E.E.Q. « personnalisé ». Contacter le Conseiller Scientifique et Technique en charge du laboratoire pour recevoir un spécimen. Ce document permetta ainsi au laboratoire de réaliser une auto-évaluation des résultats sur la base des résultats assignés. L’historique des rapports d’E.E.Q. des campagnes précédentes est visible uniquement par l’administrateur de laboratoire. Les résultats des utilisateurs sans habilitation ne seront pas évalués mais ces derniers recevront tout de même un rapport E.E.Q. leur permettant d’analyser leurs résultats vis-à-vis des résultats assignés. Remarques :

- Pour les laboratoires inscrits aux programmes d’E.E.Q. mutualisés par l’intermédiaire du CTCB, les rapports d’E.E.Q. sont disponibles sur l’espace adhérent de l’O.C.I.L. auprès duquel l’inscription a été réalisée.

- Pour les laboratoires inscrits aux programmes d’E.E.Q. mutualisés par l’intermédiaire de la

F.A.E.E.Q., les rapports d’E.E.Q. sont disponibles sur l’espace adhérent de l’O.C.I.L. gestionnaire du programme d’E.E.Q.

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Exemple : Un laboratoire inscrit par l’intermédiaire du CTCB au programme d’E.E.Q. CDT (mutualisé et géré par Biologie Prospective), les rapports d’E.E.Q. sont disponibles sur le compte My CTCB du laboratoire.

Rapport EEQ Trois types de fichier peuvent être mis à disposition pour une enquête :

- le rapport d’E.E.Q. qui constitue une synthèse des résultats du laboratoire, - le détail de la comparaison inter-laboratoires dans lequel apparaissent les statistiques calculées,

le détail de l’évaluation et les graphiques aidant à interpréter les résultats, - un fichier Excel reprenant l’ensemble des résultats, modifiable selon les besoins du laboratoire.

Ces trois types de fichier sont formalisés et déposés dans l’espace adhérent de chaque utilisateur

habilité et non habilité (saisie multi-utilisateurs ) sous réserve de l’enregistrement des résultats.

Une annexe est disponible à la fin du rapport E.E.Q. (fichier détail) afin de présenter la méthodologie employée des exploitations statistiques. Contacter le conseiller scientifique et technique en charge du laboratoire pour toute incompréhension.

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GERER LES COMMANDES FORMATIONS Il est possible de réaliser en ligne une inscription de formation et de suivre toutes les commandes (qu’elles soient enregistrées, validées ou en cours) via ce menu. Pour cela, aller dans le sous-menu nouvelle commande, sélectionner le type de formation souhaitée puis l’année concernée.

REALISER UNE NOUVELLE COMMANDE Les commandes s’effectuent par type de formation e-learning / présentielle.

Cliquer le bouton pour démarrer une inscription formation. (Ce point est détaillé ci-dessous).

Consulter le récapitulatif des commandes validées ou en cours.

Ajouter une fiche d’inscription

Sélectionner le site de votre lbm.

Sélectionner les participants qui souhaitent suivre une session de formation.

Cocher la formation souhaitée.

Cliquer sur le bouton pour passer à l’étape suivante.

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Cliquer sur « modifier » pour vérifier / compléter les informations du participant.

Cocher la case lorsque la formation contribue au DPC du participant. Agréments accordés par l’ANDPC pour Biologie Prospective et Accrelab pour les professionnels de santé déclarés :

o médecins spécialistes en médecine générale : médecine générale o médecins spécialistes autres que les spécialistes en médecine générale : anatomie

cytologie pathologique o sages-femmes o pharmaciens :

pharmacien adjoint d’officine pharmacien titulaire d’officine

o biologistes médicaux : biologiste o paramédicaux :

infirmier diplômé d’Etat (IDE) technicien de laboratoire médical

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Cliquer sur le bouton pour enregistrer les modifications réalisées.

Cliquer sur le bouton pour passer à l’étape suivante.

Vérifier les informations sinon cliquer sur le bouton pour faire les modifications.

Accepter les conditions générales de vente.

Saisir le numéro de bon de commande pour les établissements publics et le transmettre à Biologie Prospective.

Indiquer le mode et la référence du règlement pour les laboratoires privés.

Indiquer les coordonnées d’un contact à qui envoyer la facture.

Cliquer sur le bouton pour valider la commande.

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