Bien gérer ses mails
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Bien communiquer par mail
Bien communiquer par mail
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L’e-mail ? Vraiment ?
Est-ce vraiment l’e-mail qu’il faut choisir ?
Incontournable, l’e-mail mais d’autres modes de communication sont
parfois préférables :
Quand vous devez communiquer des informations confidentielles
Pour convenir d’un rendez-vous
Pour consulter les membres de votre équipe
Lorsque l’incompréhension s’installe.
Dans ces cas là, décrochez votre téléphone : vous gagnerez en temps et en efficacité.
Vous pouvez aussi utiliser d’autres outils (voir en Annexe)
Pour utiliser l’e-mail au mieux :
Se donner toutes les chances qu’il soit lu et traité
Avoir un suivi et un archivage clair des mails entrants
Selon votre façon de travailler, la culture de votre entreprise, choisissez et adaptez les méthodes qui vous conviennent.
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Rédiger un e-mail
10 pistes pour rédiger efficacement ses e-mails :
Mettre le message clé dans l’objet du message
Un message dont l’objet est : « la prochaine réunion du comité X aura lieu
le 11 décembre à 11 heures » a plus de chance d’attirer l’attention que l’objet « agenda ».
Vérifier l’objet quand vous faites suivre un e-mail
Modifier l’objet pour le rendre clair si nécessaire. Remplacer « agenda » par « la prochaine réunion du comité X aura lieu le 11 décembre à 11
heures »
Un seul sujet par mail
Cela facilitera la lecture de votre destinataire.
Le message doit être court
La plupart des gens se contentent de lire le texte qui apparaît dans la
fenêtre de leur logiciel de messagerie.
Si vous devez communiquer plus longuement, préférez une pièce jointe, sous forme de courrier ou de rapport.
En interne et si possible, déposez le document joint sur un serveur et
envoyez le lien vers le document.
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Spécifiez la réponse que vous souhaitez
Vous souhaitez que votre destinataire entame une action, vous donne une information ? Spécifiez-le !
Qu’est-ce que le destinataire connaît du sujet ?
Commencez par le message clé
Si votre interlocuteur connaît bien le sujet, allez du spécifique au
général
Si votre interlocuteur ne connaît pas le sujet, allez du général au
spécifique.
Les mauvaises nouvelles en sandwich
D’abord de bonnes nouvelles
La mauvaise nouvelle
Une note positive
A utiliser avec discernement, certaines personnes n’apprécient pas de voir les mauvaises nouvelles enterrées.
Un format simple
La présentation de votre message va changer selon l’écran et le logiciel de
votre destinataire, veillez à ce que votre présentation soit la plus simple possible.
Mettez une signature automatique avec vos coordonnées
La plupart des logiciels de mails le permettent.
Utilisez un forum pour consulter vos collaborateurs
Il existe des plateformes gratuites ou très abordables si votre service
informatique ne vous fournit pas ce service.
Et les vôtres :
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Gérer efficacement les mails entrants
10 pistes pour gérer efficacement vos mails entrants
Simplifiez le classement de vos mails
Au bout d’un moment, on ne sait plus si on a classé le dernier mail des auditeurs dans audit ou dans juridique (c’était le sujet).
4 dossiers :
1. Action : pour les mails qui nécessitent un temps de réponse, soit
pour action soit pour recherche.
2. Attente : ce sont les messages importants auxquels vous savez
devoir accéder dans les prochains jours.
3. Archives : placez ici les e-mails que vous voulez conserver mais qui
représentent un projet ou une action terminée. Utiliser les fonctions
de tri ou de recherche de votre logiciel pour trouver ensuite
l’information.
4. Temporaire : ce sont les mails que vous préférez garder au moins
un certain temps. Fixez-vous une règle de conservation et éliminez
les mails qui dépassent la date que vous vous êtes fixée.
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Répondez toute suite chaque fois que c’est possible
Si la réponse prend une minute ou deux, faites la immédiatement et classez le mail dans le dossier approprié.
Ne conservez que des mails non lus dans votre boîte de
réception
Dès que vous avez lu un mail, acheminez-le vers le dossier approprié.
Interdisez à vos collaborateurs de vous mettre en copie.
Demandez-leur plutôt de vous écrire un mail par semaine, récapitulant les
points importants.
Faites une règle de message pour les newsletters
Et classez les dans un dossier particulier que vous irez voir régulièrement
Faites une règle de message pour les mails où vous êtes en
copie
Vérifiez le dossier une fois par jour.
Interdisez les fichiers joints en interne
Ils doivent être déposés sur un serveur et le lien est envoyé par mail.
Sauvegardez les e-mails importants dans les dossiers de
document de votre ordinateur
Utilisez la fonction – enregistrez sous de vos messages et classez les avec
les autres documents d’un projet.
Veillez à ce que le nom du fichier soit suffisamment explicite
Revoyez les dossiers attente et action régulièrement
Eliminez les mails qui n’ont plus de raison de s’y trouver.
Fixez-vous des règles
Le dossier réception doit être vide quand je quitte le logiciel de
messagerie.
Pas plus de X mails dans le dossier action
Etc…
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Et les vôtres :
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Faites une mini-formation de vos
collaborateurs
10 arguments qu’ils doivent entendre.
Un e-mail est un document écrit
Il peut être conservé et diffusé.
On salue son destinataire
Suivant le degré de familiarité, on peut utiliser :
Cher monsieur,
Cher Martin,
Bonjour Martin
Et on clôt le mail par une formule de politesse :
Cordialement
Très cordialement
Amitiés
Sincères salutations
Bien à vous
Amicalement.
Ecrire toujours en minuscule
Ecrire en majuscule revient à crier
Ne jamais envoyer de mails sous l’emprise d’une émotion
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L’émotion ne passe pas dans les e-mails et on peut regretter ce qui a été
écrit.
Ne pas utiliser de smileys ni de langage SMS
C’est à réserver aux familiers.
Mettre l’adresse juste avant d’envoyer le message
Pour éviter d’envoyer un mail incomplet.
Vérifier l’adresse avant de cliquer sur envoyer
Cela évite des impairs
Utilisez « répondre à tous » avec discernement
Rien de plus agaçant que un « moi aussi » envoyé à 25 personnes.
Respectez l’anonymat de vos correspondants
En utilisant la zone Cci (copie cachée) de votre navigateur.
Exemple : vous devez envoyer la même information à plusieurs clients
mais vous ne souhaitez pas qu’ils sachent à qui vous l’avez communiquée.
Et les vôtres :
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Les autres outils
La messagerie instantanée
Utilisez la messagerie instantanée : demandez à vos collaborateurs
d’ouvrir un compte qui sera utilisée uniquement pour des raisons professionnelles afin d’éviter qu’ils utilisent leurs comptes privés avec la
confusion que cela engendre.
Prenez des RV avec eux lorsque cela est nécessaire : eux-aussi sont
surchargés de sollicitations.
La messagerie instantanée permet d’être plus efficace mais elle doit être utilisée avec les mêmes réserves que la messagerie : manque de
protection et de confidentialité, le téléphone est parfois préférable
Utilisez la Web conférence
Vous trouverez des offres gratuites sur Internet : ces offres ont l’avantage de vous permettre de tester le service avant d’opter pour un service
payant professionnel.