ASSOCIATION ÉTUDIANTE DE L’ÉCOLE DE TECHNOLOGIE … de convocation/CA...direction du comité....

ASSOCIATION ÉTUDIANTE DE

L’ÉCOLE DE TECHNOLOGIE SUPÉRIEURE

Avis de convocation de la 4e assemblée

spéciale du 36e Conseil d’administration tenue le

25 avril 2016 au local A-1242 à 17 h 00

21 avril 2016

ORDRE DU JOUR

0.0. Ouverture

1.0. Procédures

1.1. Présidence

1.2. Ordre du jour

1.3. Procès-verbaux

2.0. Informations

3.0. Horaire 37e

4.0. CDVU

5.0. FDDAÉÉTS

6.0. Charte

7.0. Sondage

8.0. RACÉ

9.0. FIRACÉ

10.0. Varia

11.0. Levée

AVIS DE MOTION

Avis de motion #1

Considérant la résolution CA_36_006-11.2, laquelle stipule :

Considérant les recommandations de l’avis juridique de Me Corriveau sur la nature du

FDDAÉÉTS, lequel stipule:

Quelle que soit la forme que peut prendre le FDDAÉÉTS, qu’il soit réorganisé ou maintenu dans

son cadre actuel, le AÉÉTS et l’ÉTS devraient prendre les moyens nécessaires pour mettre par écrit

ou renouveler leurs engagements contractuels eu égard au FDDAÉÉTS. Un tel contrat devrait

établir les responsabilités et droits des parties eu égard notamment à :

• La façon de fixer la contribution proposée aux étudiants;

• Sa perception;

• La propriété des actifs du Fonds;

• La volonté et la façon d’émettre des relevés d’impôt pour don de charité;

• La gestion des actifs du Fonds;

• La manière de retenir certains projets et de leur attribuer un financement;

• La façon dont les fonds devraient être distribués advenant la fin du FDDAÉÉTS.

Que l’on produise une entente écrite entre l’AÉÉTS et l’ÉTS reconnaissant le pouvoir

décisionnel absolu du comité de gestion du FDDAÉÉTS sur la gestion des fonds du

CANO;

Que l’on approuve 2000 $ d’assistance juridique pour la réalisation de cette

entente;

Que l’entente établisse les responsabilités et droits des parties telles

qu’énumérées.

Considérant que l’entente nécessite une régie interne du comité de sélection du FDDAÉÉTS pour définir

la méthode de sélection des représentants de l’AÉÉTS qui siège sur le comité;

Que l’on approuve la régie interne du comité de sélection du FDDAÉÉTS en pièce jointe;

Que l’on y ajoute une copie de l’entente en annexe

Pièce jointe : Comité de sélection du FDDAÉÉTS 1.0

Avis de motion # 2

Considérant les changements au FDDAÉÉTS résultant de l’entente produite;

Considérant la nouvelle régie interne du comité de sélection du FDDAÉÉTS;

Considérant que la mission et nom du comité devrait être modifié pour refléter ces changements;

Considérant que des modifications à la charte de l’Association étaient nécessaires pour permettre le bon

Que l’on adopte le document : V - Comites, clubs etudiants et delegations 1.2.2

Pièces-jointes : V - Comites, clubs etudiants et delegations 1.2.2

Avis de motion # 3

Considérant que le bulletin interface refuse de publier des sondages étudiants;

Considérant que certains de nos membres ont besoin d’information quantifiable sur la communauté

étudiante dans le cadre de leurs cours, leurs projets et leurs implications ;

Que l’on envoie un courriel de diffusion de sondage à nos membres une à deux fois par session;

Que l’on annonce ce nouveau service dans nos médias ainsi que la date butoir de soumission de sondage;

Avis de motion # 4

Considérant la résolution CA_36_006-11.2, laquelle stipule :

Considérant les recommandations de l’avis juridique de Me Corriveau sur la nature du

FDDAÉÉTS, lequel stipule:

Quelle que soit la forme que peut prendre le FDDAÉÉTS, qu’il soit réorganisé ou maintenu dans

son cadre actuel, le AÉÉTS et l’ÉTS devraient prendre les moyens nécessaires pour mettre par écrit

ou renouveler leurs engagements contractuels eu égard au FDDAÉÉTS. Un tel contrat devrait

établir les responsabilités et droits des parties eu égard notamment à :

• La façon de fixer la contribution proposée aux étudiants;

• Sa perception;

• La propriété des actifs du Fonds;

• La volonté et la façon d’émettre des relevés d’impôt pour don de charité;

• La gestion des actifs du Fonds;

• La manière de retenir certains projets et de leur attribuer un financement;

• La façon dont les fonds devraient être distribués advenant la fin du FDDAÉÉTS.

Que l’on produise une entente écrite entre l’AÉÉTS et l’ÉTS reconnaissant le pouvoir

décisionnel absolu du comité de gestion du FDDAÉÉTS sur la gestion des fonds du

CANO;

Que l’on approuve 2000 $ d’assistance juridique pour la réalisation de cette

entente;

Que l’entente établisse les responsabilités et droits des parties telles

qu’énumérées.

Que l’on approuve l’entente en pièce jointe;

Pièce jointe : Entente sur le FDDAÉÉTS - v. 1.2.1

Avis de motion # 5

Considérant les rencontres et le travail effectué par le comité du RACÉ;

Considérant que la répartition est juste et équitable;

Considérant que le comité a travaillé en respectant les règlements du comité et de l’association;

Que l’on adopte la répartition budgétaire 2015-2016 alloué au RACÉ par l’AÉÉTS de la façon suivante :

APPlETS 0$

AVION CARGO 3 000$

BAJA 6 900$

CANOË 4 000$

CAPRA 1 000$

CHINOOK 7 000$

CONJURE 3 100$

DRONOLAB 3 000$

ÉCLIPSE 8 600$

ÉVOLUTION 2 900$

FORMULE SAE 13 500$

GENIALE 3 000$

OMER 5 300$

PONT D'ACIER 1 500$

QUIETS 4 000$

ROCKÉTS 3 000$

SONIA 9 000$

WALKING

MACHINE

4 000$

Total : 82 800$

Que l’on investisse 200$ dans le fond FIRACÉ.

(Total : 83 000$)

Avis de motion # 5

Considérant le montant du fond du FIRACÉ;

Considérant que les clubs du RACÉ ont besoin de plus d’affichage;

Considérant que les rencontres et le travail effectué par le comité du FIRACÉ lors de la répartition

budgétaire 2015-2016;

Que l’on retire 1000$ du fond FIRACÉ à des fins d’affichages promotionnels;

Que ce budget soit administré par le Responsable du RACÉ;

Que les dépenses découlant de ce budget soit préalablement accepté par le comité du RACÉ.

PIÈCES JOINTES

COMITÉ DE DÉVELOPPEMENT DE LA VIE UNIVERSITAIRE

Régie interne

Comité de développement

de la vie universitaire

22 février 2015

Version 1.0.

i

TABLE DES MATIÈRES

RÉGIE INTERNE .......................................................................................................................................... 1

1. DISPOSITIONS GÉNÉRALES .................................................................................................................. 1

1.1. Nom ....................................................................................................................................... 1

1.2. Logotype ................................................................................................................................ 1

2. MISSION .............................................................................................................................................. 1

3. COMPOSITION .................................................................................................................................... 1

3.1. Admissibilité .......................................................................................................................... 1

3.1.1. Directrice ou directeur ............................................................................................ 1

3.1.2. Trésorière ou trésorier ............................................................................................ 2

3.1.3. Conseillères et conseillers ....................................................................................... 2

3.2. Distribution des tâches ......................................................................................................... 2


3.2.2. Trésorière ou trésorier ............................................................................................ 2


4. PROCÉDURES ...................................................................................................................................... 3

4.1. Assemblées ............................................................................................................................ 3

4.2. Élections ................................................................................................................................ 3

4.2.1. Dispositions particulières ........................................................................................ 3

4.3. Suspension ou révocation ..................................................................................................... 3

5. RÈGLEMENTS ...................................................................................................................................... 3

5.1. Processus de sélection .......................................................................................................... 3

5.2. Admissibilité des projets ....................................................................................................... 5

5.3. Dispositions particulières ...................................................................................................... 5

ANNEXE I - Organigramme décisionnel

1

RÉGIE INTERNE

1. DISPOSITIONS GÉNÉRALES

1.1. Nom

Le nom officiel du comité est Comité de développement de la vie universitaire (CDVU).

1.2. Logotype

Le logotype officiel du comité est apposé ci-dessous :

Comité de développement

de la vie universitaire 2. MISSION

Le Comité de développement de la vie universitaire vise à améliorer la vie étudiante à l’École. Le

comité a pour mission de proposer des projets à l’Association afin d’affecter ses surplus budgétaires. Le

comité doit favoriser la concertation étudiante quant à ces projets ou à tout autres projet concernant la

vie étudiante à l’École. Le Comité de développement de la vie universitaire siège sur le Comité de

concertation à la vie étudiante de l’École.

3. COMPOSITION

Le comité est composé de :

- Une directrice ou un directeur

- Une trésorière ou un trésorier

- Cinq conseillères et conseillers

3.1. Admissibilité

Il n’est pas possible d’occuper plus d’un poste au sein du comité.

3.1.1. Directrice ou directeur

La direction du comité est assurée par la présidence de l’Association. Un ou une remplaçante peut

être choisi par la présidence pour occuper son poste au sein du comité. Cette personne doit être

entériné en conseil d’administration.

2

3.1.2. Trésorière ou trésorier

La trésorerie du comité est assurée par la vice-présidence des finances de l’Association. Un ou une

remplaçante peut être choisi par le ou la trésorière pour occuper son poste au sein du comité. Cette

personne doit être entériné en conseil d’administration.

3.1.3. Conseillères et conseillers

Quatre postes de conseillères et de conseillers sont ouverts à tous les membres de l’Association, à

l’exception des membres votants du CA.

Un poste de conseillère ou de conseiller est ouvert à tous les membres de l’Association, et ce,

seulement lorsque les autres postes de conseillère ou de conseillers sont comblés.

3.2. Distribution des tâches


- Être l’unique représentant officiel du comité

- Assurer l’élection de l’ensemble des postes du comité

- Assurer la cohésion au sein du comité

- Déléguer des tâches aux conseillères et conseillers

3.2.2. Trésorière ou trésorier

- Produire des estimations sommaires des différents projets

- Produire des analyses financières des différents projets

- Tenir les membres du comité informés des montants disponibles dans les surplus de

l’Association


- Analyser les projets reçus

- Générer des projets

3

4. PROCÉDURES

4.1. Assemblées

Les assemblées du comité sont tenues sont tenues en respect de la version en vigueur des

procédures d’assemblée simplifiées de l’Association.

Le comité tient minimalement une assemblée régulière lors de chaque quadrimestre. Le comité

peut tenir des assemblées spéciales sur demande de la majorité des membres du comité.

Le quorum lors des assemblées est de quatre membres votants. Les membres votants sont les

membres du comité.

4.2. Élections

Les postes du comité sont comblés lors d’élections au sein du comité, lesquelles sont tenues en

respect de la section Élections en assemblée du CA du Code de procédures d’assemblée de l’Association.

Le mandat des membres du comité débute et se termine à la date prescrite par la charte pour la

direction du comité.

4.2.1. Dispositions particulières

En cas de vacance de la majorité des postes, la direction et la trésorerie du comité peuvent élire les

membres manquants par décret, jusqu’à l’atteinte du nombre de membres prescrit pour le quorum

d’une assemblée.

4.3. Suspension ou révocation

Tout membre du comité peut voir son mandat suspendu ou révoqué. Toute suspension ou

révocation doit être basée sur des motifs graves, notamment, mais sans s’y limiter : ne pas respecter ses

droits et devoirs ou violer les droits d’autres membres du comité. Une suspension est valide jusqu’à

l’assemblée suivante. Il est possible de révoquer un mandat après deux suspensions. En aucun cas, une

suspension ou une révocation ne doit servir à censurer. La présidente ou le président d’assemblée est

responsable de juger de la recevabilité d’une telle proposition. Doit être adoptée à majorité double,

nécessite un avis de motion. Peut être proposée sans avis de motion si les motifs de la suspension

découlent de l’assemblée en cours.

5. RÈGLEMENTS

5.1. Processus de sélection

I. Le comité analyse les demandes de projet reçues et génère des projets visant le respect de sa

mission lors de ses assemblées

II. Le comité recommande au CA les projets retenus et les joint d’une estimation sommaire

4

- Si le règlement le prescrit : le CA se prononce de façon préliminaire sur les projets soumis; ceux-

ci sont analysés par une firme externe

III. Le CA se prononce de façon définitive sur les projets soumis

- Si le règlement le prescrit : l’AG se prononce sur les projets soumis

5

5.2. Admissibilité des projets

Seuls les projets suivants sont admissibles :

- Achat d’équipement pour les services, comités et délégations de l’Association

- Achat d’éléments durables, à l’exception d’éléments entrant dans la mission de l’École

- Création de nouveaux services

- Réalisation de projets d’envergure et durables

Sans s’y limiter, les projets suivants ne sont pas admissibles :

- Tout projet lié à une activité universitaire créditée par l’École

- Tout projet n’étant pas accompagné d’un budget ni de plan de réalisation

- Tout projet ne correspondant pas à la mission du comité

5.3. Dispositions particulières

- Les demandes totalisant plus de vingt mille dollars (20 000 $) doivent recevoir l’approbation

préliminaire du CA

- Les demandes totalisant plus de vingt mille dollars (20 000 $) doivent être analysées par une firme

externe avant d’être approuvées définitivement par le CA

- Les demandes totalisant plus de cinquante mille dollars (50 000 $) doivent recevoir également

l’approbation de l’AG

- L’analyse externe d’un projet est financée à même les surplus de l’Association

- Toute demande peut être soumise au CA ou à l’AG si cela est jugé nécessaire par le comité

- Toute vérification par une firme externe doit recevoir l’approbation du conseil exécutif

ANNEXE I

Organigramme décisionnel

COMITÉ DE SÉLECTION DU FDDAÉÉTS

Régie interne

25 avril 2016

Version 1.0.

i

TABLE DES MATIÈRES

RÉGIE INTERNE....................................................................................................................................................... 1

1. DISPOSITIONS GÉNÉRALES .................................................................................................................. 1

1.1. Nom ............................................................................................................................. 1

1.2. Logotype ...................................................................................................................... 1

2. MISSION .............................................................................................................................................. 2

3. COMPOSITION .................................................................................................................................... 2

3.1. Admissibilité ................................................................................................................. 2


3.1.2. Représentant des clubs ................................................... Erreur ! Signet non défini.


3.2. Distribution des tâches ................................................................................................. 3


4. PROCÉDURES ...................................................................................................................................... 4

4.1. Assemblées .................................................................................................................. 4

5. RÈGLEMENTS ...................................................................................................................................... 5

ANNEXE I ................................................................................................................................................................... 1

1

RÉGIE INTERNE

1. DISPOSITIONS GÉNÉRALES

1.1. Nom

Le nom officiel du comité est le comité de sélection du Fonds de développement durable de l’AÉÉTS

ou comité FDDAÉÉTS.

1.2. Logotype

Le logotype officiel du comité est apposé ci-dessous :

2

2. MISSION

CONSIDÉRANT que

L’AÉÉTS et l’ÉTS ont constitué un fonds d’attribution visant à financer des

projets de développement durable des membres de l’AÉÉTS;

CONSIDÉRANT que l’ÉTS prélève auprès des membres de l’AÉÉTS, et aux fins d’un tel fond

d’attribution, une cotisation automatique non obligatoire dont le montant

est prévu aux règlements de cette dernière;

CONSIDÉRANT que

les PARTIES souhaitent renouveler et mettre par écrit leurs ententes verbales

et autres représentations relativement à leurs rapports réciproques dans

l’administration de ce fonds.

Le Comité de sélection du FDDAÉÉTS vise à développer une communauté universitaire où le

développement durable est considéré dans chaque activité quotidienne. Le comité doit promouvoir le

développement durable par des actions concrètes et de la sensibilisation. Le comité est responsable

d’évaluer les demandes de subvention soumises au FDDAÉÉTS.

Le FDDAÉÉTS a pour objectifs de contribuer au financement de projets favorisant l’intégration ou

l’application des principes du développement durable réalisés par des membres de l’AÉÉTS. Dans

l’atteinte de cet objectif, le FDDAÉÉTS vise également à :

a) Contribuer au développement durable de la société québécoise, canadienne ou

internationale, ou de la communauté de l’ÉTS;

b) Mettre en place des incitatifs à l'émergence de projets dans une perspective de durabilité;

c) Engager et motiver les membres de la communauté de l’ÉTS sur la voie du développement

durable;

d) S’inspirer de la politique de développement durable de l'ÉTS.

3. COMPOSITION

Le comité est composé de :

Le comité de sélection du FDDAÉÉTS est composé de cinq membres désignés annuellement de

la façon suivante :

- Un membre désigné par l’ÉTS;

- Quatre membres désignés par l’AÉÉTS.

a. Une Directrice ou un directeur

b. Trois conseillères et conseillers

3.1. Admissibilité

3

Tous les membres de l’Association peuvent occuper un poste au sein du comité. Il n’est pas possible

d’occuper plus d’un poste au sein du comité.

Les membres du comité désignés par l’AÉÉTS doivent être entériné en conseil d’administration selon

la section Élections en assemblée du CA du Code de procédures d’assemblée de l’Association.


La direction du comité est assurée par le conseiller ou conseillère de l’Association.


Un poste de conseillère et de conseiller est ouvert à tous les membres de l’Association. Ce poste est

élu en conseil d’administration selon la section Élections en assemblée du CA du Code de procédures

d’assemblée de l’Association et nécessite un avis de scrutin. Le mandat est du 1er novembre au 31 octobre.

Un poste de conseillère et de conseiller est réservé pour un membre d’un club étudiant nominé par

le R.A.C.É. Le mandat est du 1er novembre au 31 octobre.

Un poste de conseillère et de conseiller est réservé pour la présidence de l’AÉÉTS. Un ou une

remplaçante peut être nominé par la présidence pour occuper son poste au sein du comité.

3.2. Distribution des tâches

Les membres du comité de sélection ont collectivement les attributions suivantes :

a. Établir annuellement la part des fonds du FDDAÉÉTS qui pourra être attribuée à des

projets;

b. Établir annuellement les exigences de formes et de contenu pour les demandes pouvant

être soumises, ainsi que les échéances devant être respectées par les demandeurs et

demandeuses;

c. Établir annuellement une grille d’évaluation des projets permettant de réaliser les

objectifs du FDDAÉÉTS;

d. Évaluer les demandes de subvention soumises au FDDAÉÉTS selon la grille d’évaluation

des projets;

e. Établir le montant de chaque subvention attribuée en fonction des objectifs du

FDDAÉÉTS, de la subvention demandée et de la note octroyée au projet;

f. Aviser l’ÉTS, en temps opportun, des projets retenus, du montant des subventions

octroyées, et des indications de paiement pertinentes;

g. Veiller au respect des dispositions de l’entente en annexe I.

Les membres du comité de sélection produisent et remettent annuellement aux l’ÉTS et l’AÉÉTS,

avant la fin de l’année financière, un rapport présentant :

4

a. La grille d’évaluation des projets retenue

b. Les exigences et échéances établies plus haut;

c. La liste des projets retenus.

Le rapport présente également, pour chaque projet soumis :

a. Les noms des demandeurs

b. Une brève description du projet

c. Le montant de la subvention demandée

d. Le montant de la subvention attribuée;

e. La note globale octroyée au projet, ou le motif de refus de la demande.


Convoquer les réunions

Assurer le bon fonctionnement

Présenter le rapport annuel en CA de l’AÉÉTS

4. PROCÉDURES

4.1. Assemblées

Le lieu, la journée, l’heure et la fréquence des réunions du comité de sélection sont fixés par

résolution du comité lors de sa première réunion de chaque session.

Une réunion extraordinaire du comité de sélection est tenue dans les soixante-douze (72) heures

suivant la réception, par le responsable du comité, d’une demande dûment signée par au moins

deux (2) de ses membres.

Toute réunion du comité de sélection est convoquée par le responsable du comité à date fixe et

un rappel est effectué par courrier électronique au moins soixante-douze (72) heures avant la

tenue de la réunion. L’avis de convocation doit indiquer la date, l’heure, l’endroit et l’objet de la

réunion.

Le comité est chargé de rédiger ou de faire rédiger d’un compte-rendu pour chaque réunion. Ce

compte-rendu sert à la production de résolution pour le transfert des fonds et la production du

rapport du comité de sélection.

Le quorum requis pour une réunion du comité de sélection est de quatre (4) membres.

5

Toutes les questions soumises au comité de sélection sont tranchées à la majorité, chaque

membre du Comité ayant droit à un seul vote. Advenant une égalité, la décision est reportée à la

rencontre subséquente.

Le Comité peut s’adjoindre toutes personnes ressources jugées nécessaires pour prendre une

décision éclairée sur une demande. Les personnes ressources ont uniquement un pouvoir de

recommandation et de conseil.

Pour l’assister dans la tenue de ses débats, le comité peut nommer toute personne, qu’elle soit

membre ou non du comité, pour animer ses débats ou produire le compte rendu de la séance. La

personne nommée pour animer ou produire le compte rendu conserve son droit de vote si elle

est membre du comité de sélection.

5. RÈGLEMENTS

La présente régie interne est liée intégralement à l’entente en annexe I. Toute modification à

l’entente prend préséance sur cette régie.

Le comité de sélection est chargé d’attribuer une part des fonds du FDDAÉÉTS à des projets qui

en respectent les critères d’attribution.

Les actifs du FDDAÉÉTS doivent être utilisés exclusivement afin de soutenir des projets réalisés

par des membres de l’AÉÉTS.

La part des fonds du FDDAÉÉTS qui pourra être annuellement attribuée à des projets ne pourra

représenter plus de quatre-vingt-cinq pourcent (85 %) des apports annuels au FDDAÉÉTS

Outre les objectifs du FDDAÉÉTS, la grille d’évaluation des projets doit tenir compte des critères

suivants :

La cohérence du projet dans sa réponse aux besoins du présent sans compromettre la

capacité des générations futures à répondre à leurs propres besoins, soit sa durabilité ou

sa soutenabilité;

L’intégration des concepts du pilier écologique du développement durable;

L’intégration des concepts du pilier social du développement durable;

L’intégration des concepts du pilier économique du développement durable.

Le comité de sélection doit refuser tout projet :

Visant des fins politiques ou partisanes;

6

Déposé en fraude ou de façon immorale.

Le comité de sélection ne peut attribuer de subvention à un projet, ou à un groupe de

demandeurs, qu’une seule fois durant la même année. Néanmoins, le comité de sélection peut

exceptionnellement attribuer une subvention supplémentaire à un projet dans la même année,

si ses membres donnent leur consentement unanime à cet effet.

Les membres du comité de sélection sont tenus de respecter le Code d’éthique des membres du

comité de sélection du FDDAÉÉTS prévu à l’annexe A de l’entente en annexe I.

ANNEXE I

sur 8

ENTENTE DE PARTENARIAT SUR LE FONDS DE DÉVELOPPEMENT DURABLE DE L’AÉÉTS

Entre : ASSOCIATION DES ÉTUDIANTS DE L'ÉCOLE DE TECHNOLOGIE

SUPÉRIEURE (AÉÉTS)

Personne morale constituée en vertu de la Partie III de la Loi sur les

compagnies et ayant son siège social au 1100, rue Notre-Dame Ouest

à Montréal et représentée aux présentes par messieurs Stéphane

Jenkins et Mathieu Drolet tel qu’ils en sont autorisés par une résolution

du conseil d’administration annexée aux présentes ;

Ci-après désignée « AÉÉTS »

Et : ÉCOLE DE TECHNOLOGIE SUPÉRIEURE

Personne morale constituée en vertu de la Loi sur l'Université du

Québec (RLRQ, c. U-1), ayant son siège social au 1100, rue Notre-

Dame Ouest à Montréal et représentée aux présentes par monsieur

Pierre Dumouchel tel qu’il le déclare;

Ci-après désignée « ÉTS »

Toutes collectivement désignées les « PARTIES »

CONSIDÉRANT que

les parties ont constitué un fonds d’attribution visant à financer des projets de développement durable des membres de l’AÉÉTS;

CONSIDÉRANT que l’ÉTS prélève auprès des membres de l’AÉÉTS, et aux fins d’un tel fond d’attribution, une cotisation automatique non obligatoire dont le montant est prévu aux règlements de cette dernière;

CONSIDÉRANT que

les PARTIES souhaitent renouveler et mettre par écrit leurs ententes verbales et autres représentations relativement à leurs rapports réciproques dans l’administration de ce fonds.

LES PARTIES CONVIENNENT CE QUI SUIT :

I. Objet et dispositions générales

1. Les parties constituent un fonds d’attribution désigné Fonds de développement durable de

l’AÉÉTS, ou FDDAÉÉTS, régi selon les règles de la présente entente.

sur 8

2. Le FDDAÉÉTS a pour objectifs de contribuer au financement de projets favorisant

l’intégration ou l’application des principes du développement durable réalisés par des

membres de l’AÉÉTS. Dans l’atteinte de cet objectif, le FDDAÉÉTS vise également à :

a. Contribuer au développement durable de la société québécoise, canadienne ou


b. Mettre en place des incitatifs à l'émergence de projets dans une perspective de

durabilité;

c. Engager et motiver les membres de la communauté de l’ÉTS sur la voie du

développement durable;

d. S’inspirer de la politique de développement durable de l'ÉTS.

3. Les actifs du FDDAÉÉTS doivent être utilisés exclusivement afin de soutenir des projets

réalisés par des membres de l’AÉÉTS.

4. Aux fins de la présente entente, les PARTIES conviennent des définitions suivantes :

a. « Année » ou « Année financière » : Année financière de l’ÉTS;

b. « CANO » Cotisation automatique non obligatoire;

c. « Fonds réservé » : fonds constitué de contributions versées par des donateurs

qui demandent expressément à un organisme de bienfaisance enregistré de les

utiliser à une fin particulière et dont les actifs ne peuvent pas être affectés aux

fins générales de l’organisme;

d. « Session » : session universitaire telle que prévue au calendrier universitaire de

l’ÉTS, y incluant la session d’été.

II. Financement

5. Le FDDAÉÉTS est constitué de l’apport du solde non dépensé des sommes qui y étaient

versées à la date de signature de la présente entente.

6. Le FDDAÉÉTS est également constitué des apports annuels suivants :

a. Des contributions des membres de l’AÉÉTS perçues sous la forme d’une CANO;

b. De la contribution de l’ÉTS;

c. Des intérêts produits sur le solde non dépensé de chaque années précédentes;

d. De tout autres contributions versées à l’ÉTS dans le but de contribuer

spécifiquement au FDDAÉÉTS.

7. L’AÉÉTS autorise l’ÉTS à percevoir une CANO auprès de tous ses membres selon les

modalités déterminées à la présente entente.

8. Le montant facturé pour la CANO pourra être modifié par règlement approuvé

conformément aux règlements et procédures en vigueur de l’AÉÉTS. Toute modification

du montant de la CANO entrera en vigueur suivant les délais prévus à l’article 53 de la Loi

sur l’accréditation et le financement des associations d’élèves ou d’étudiants (RLRQ,

c A-3.01).

sur 8

9. La CANO est et sera perçue directement auprès des membres de l’AÉÉTS chaque

session, au moment du paiement de leur frais de scolarité.

10. L’ÉTS s’engage à permettre aux membres de l’AÉÉTS de se retirer du paiement de la

CANO, à chaque session et aux mêmes époques que le paiement de leur frais de scolarité,

d’une façon qui soit facilement accessible et sans contrainte indue.

11. L’ÉTS s’engage à émettre annuellement un reçu d’impôt pour don de bienfaisance à

chaque membre de l’AÉÉTS pour leurs contributions versé sous la forme de la CANO.

12. Les PARTIES s’engagent à ce que l’information qu’elles donneront aux membres de

l’AÉÉTS sur la CANO stipulera que cette dernière vise à financer des projets de

développement durable qui seront sélectionnés avec l’accord de l’AÉÉTS.

13. L’ÉTS s’engage à contribuer au financement du FDDAÉÉTS en y versant quinze mille

dollars (15 000 $) annuellement.

III. Attribution de fonds à des projets

14. Les PARTIES désignent chacune des représentants à un comité de sélection chargé

d’attribuer une part des fonds du FDDAÉÉTS à des projets qui en respectent les critères

d’attribution.

15. La part des fonds du FDDAÉÉTS qui pourra être annuellement attribuée à des projets ne

pourra représenter plus de quatre-vingt-cinq pourcent (85 %) des apports annuels au

FDDAÉÉTS

16. Le comité de sélection du FDDAÉÉTS est composé de cinq membres désignés

annuellement de la façon suivante :

a. Un membre désigné par l’ÉTS;

b. Quatre membres désignés par l’AÉÉTS.

17. La direction du comité de sélection est nommé annuellement par l’AÉÉTS.

18. Les membres du comité de sélection ont collectivement les attributions suivantes :

a. Établir annuellement la part des fonds du FDDAÉÉTS qui pourra être attribuée à

des projets;

b. Établir annuellement les exigences de formes et de contenu pour les demandes

pouvant être soumises, ainsi que les échéances devant être respectées par les

demandeurs;

c. Établir annuellement une grille d’évaluation des projets permettant de réaliser les

objectifs du FDDAÉÉTS;

d. Évaluer les demandes de subvention soumises au FDDAÉÉTS selon la grille

d’évaluation des projets;

e. Établir le montant de chaque subvention attribuée en fonction des objectifs du

FDDAÉÉTS, de la subvention demandée et de la note octroyée au projet;

sur 8

f. Aviser l’ÉTS, en temps opportun, des projets retenus, du montant des

subventions octroyées, et des indications de paiement pertinentes;

g. Veiller au respect des dispositions de la présente entente et de ses annexes.

19. Les membres du comité de sélection produisent et remettent annuellement aux PARTIES,

avant la fin de l’année financière, un rapport présentant :

a. La grille d’évaluation des projets retenue

b. Les exigences et échéances établies conformément à l’article 18;

c. La liste des projets retenus.

20. Le rapport présente également, pour chaque projet soumis :

a. Les noms des demandeurs

b. Une brève description du projet

c. Le montant de la subvention demandée

d. Le montant de la subvention attribuée;

e. La note globale octroyée au projet, ou le motif de refus de la demande.

21. Outre les objectifs du FDDAÉÉTS, la grille d’évaluation des projets doit tenir compte des

critères suivants :

a. La cohérence du projet dans sa réponse aux besoins du présent sans

compromettre la capacité des générations futures à répondre à leurs propres

besoins, soit sa durabilité ou sa soutenabilité;

b. L’intégration des concepts du pilier écologique du développement durable;

c. L’intégration des concepts du pilier social du développement durable;

d. L’intégration des concepts du pilier économique du développement durable.

22. Le comité de sélection doit refuser tout projet :

a. Visant des fins politiques ou partisanes;

b. Déposé en fraude ou de façon immorale.

23. Le comité de sélection ne peut attribuer de subvention à un projet, ou à un groupe de

demandeurs, qu’une seule fois durant la même année. Néanmoins, le comité de sélection

peut exceptionnellement attribuer une subvention supplémentaire à un projet dans la

même année, si ses membres donnent leur consentement unanime à cet effet.

24. Les membres du comité de sélection sont tenus de respecter le Code d’éthique des

membres du comité de sélection du FDDAÉÉTS prévu à l’annexe A de la présente entente.

25. Les membres du comité de sélection tiennent leurs débats de la façon prévue aux Règles

de régie interne du comité de sélection du FDDAÉÉTS, prévues à l’annexe B de la

présente entente.

sur 8

26. L’ÉTS s’engage à verser, chaque session, les subventions attribuées aux projets retenus

par le comité de sélection de façon diligente et en temps opportun, suivant la réception de

la liste des projets retenus.

IV. Administration des fonds

27. L’ÉTS s’engage à détenir les sommes reçues dans le cadre de la présente entente et à les

verser dans un fonds réservé aux fins du FDDAÉÉTS et à agir à ce titre comme un

administrateur du bien d'autrui chargé de la simple administration.

28. L’ÉTS déclare être dûment enregistrée en tant qu’organisme de bienfaisance auprès de

l’Agence du revenu du Canada et remplir les exigences règlementaire à cet effet. L’ÉTS

s’engage à maintenir son enregistrement conformément aux lois fiscales du Canada pour

la durée de l’entente.

29. L’ÉTS s’engage à faire annuellement rapport de son administration du FDAAÉTS à

l’AÉÉTS, conformément aux articles 1351 et suivant du Code civil du Québec, et transmet

copie de son rapport aux membres du comité de sélection.

V. Modifications

30. Toute modification à la présente entente et à ses annexes devra recevoir l’assentiment

écrit des PARTIES.

31. La présente entente prendra fin de l’accord des PARTIES.

32. En aucune circonstance, ni pendant ni après la fin de l’entente, l’ÉTS ne pourra utiliser les

fonds sans l’accord de l’AÉÉTS. Toute somme restante après la fin de l’entente devra être

attribuée à des projets respectant les objectifs du FDDAÉÉTS et ayant reçu l’approbation

de l’AÉÉTS.

VI. Dispositions diverses

33. Rien dans la présente entente ne doit être interprété de façon à conclure à la constitution

d’une fiducie, d’une association ou d’une société par les PARTIES.

34. La présente entente, quant à son objet, résilie et remplace toute convention ou

représentation antérieure, écrite ou verbale, que les PARTIES contractantes ont pu se faire

l’une ou l’autre, dont notamment toute version de la « Charte du FDDAÉÉTS » ou ses

annexes.

35. Le fait par l’une ou l’autre des PARTIES de ne pas exiger l’exécution ou l’observation d’une

disposition, obligation ou condition prévue à la présente entente, n’affectera pas le droit de

la première d’en exiger l’exécution ou l’observation ultérieurement. Le fait par l’une ou

l’autre des PARTIES de ne pas exercer ses droits et recours, suite à un défaut d’exécution

ou d’observation d’une disposition de la présente entente par l’autre partie, ne constituera

en aucun cas une renonciation à l’exercice de ces droits et recours suite à un défaut

subséquent.

sur 8

36. La présente entente est régie et interprétée selon les lois en vigueur dans la province de

Québec ou, lorsque cela est nécessaire, les lois fédérales du Canada. Tous litiges

auxquels la présente entente pourrait donner lieu seront soumis à la compétence

territoriale du district judiciaire de Montréal, province de Québec.

37. Aucune modification à l’une ou l’autre des dispositions ou annexes prévues à la présente

entente ne sera valide et ne liera les PARTIES à moins d’avoir été faite par écrit et d’avoir

été signée par les PARTIES.

38. La présente entente lie les PARTIES ainsi que leurs successeurs et ayants cause

respectifs.

39. La présente entente entre en vigueur au moment de sa signature.

40. Le préambule et les annexes A et B sont des parties intégrantes de la présente entente.

EN FOI DE QUOI, LES PARTIES ONT SIGNÉ EN CE DATEE JOUR DU MOIS

DE MOIS ANNÉE.

Pour l’ASSOCIATION DES ÉTUDIANTS DE L'ÉCOLE DE TECHNOLOGIE SUPÉRIEURE (AÉÉTS) :

Pour l’ÉCOLE DE TECHNOLOGIE SUPÉRIEURE :

Signataire Signataire Titre Titre

Signataire Signataire Titre Titre

sur 8

ANNEXE A : CODE D’ÉTHIQUE DES MEMBRES DU COMITÉ DE SÉLECTION

DU FDDAÉÉTS

1. Les membres du comité de sélection doivent agir avec prudence et diligence. Ils doivent

aussi agir avec honnêteté et loyauté dans l'intérêt des PARTIES et des bénéficiaires du

FDDAÉÉTS.

2. Les Membres du comité de sélection ne peuvent confondre les biens du FDDAÉÉTS avec

les leurs. Ils ne peuvent utiliser, à leur profit ou à celui d’un tiers, ni les biens du FDDAÉÉTS

ni les informations obtenues en raison de leur fonction.

3. Les membres du comité de sélection doivent éviter de se placer dans une situation de

conflit d’intérêts entre leur intérêt personnel et leurs obligations et devoirs. Ils doivent

révéler aux PARTIES et au comité de sélection tout intérêt qu’ils possèdent dans une

entreprise ou une personne morale susceptible de les placer en conflit d’intérêts. Ils ne

peuvent participer à aucune délibération ou prise de décision du FDDAÉÉTS concernant

ces intérêts divergeant.

4. Les membres du comité de sélection ne peuvent tirer avantages de l’attribution de

subvention à un projet particulier par le FDDAÉÉTS.

5. Les membres du comité de sélection ou une personne en ayant été membre durant

l’année en cours ne peuvent pas se porter demandeur de subventions au FDDAÉÉTS.

sur 8

ANNEXE B : RÈGLES DE RÉGIE INTERNE DU COMITÉ DE SÉLECTION DU

FDDAÉÉTS

1. Le lieu, la journée, l’heure et la fréquence des réunions du comité de sélection sont fixés

par résolution du comité lors de sa première réunion de chaque session.

2. Une réunion extraordinaire du comité de sélection est tenue dans les soixante-douze (72)

heures suivant la réception, par la direction du comité, d’une demande dûment signée par

au moins deux (2) de ses membres.

3. Toute réunion du comité de sélection est convoquée par le directeur ou la directrice du

comité à date fixe et un rappel est effectué par courrier électronique au moins soixante-

douze (72) heures avant la tenue de la réunion. L’avis de convocation doit indiquer la date,

l’heure, l’endroit et l’objet de la réunion.

4. Le comité est chargé de rédiger ou de faire rédiger d’un compte-rendu pour chaque

réunion. Ce compte-rendu sert à la production de résolution pour le transfert des fonds et

la production du rapport du comité de sélection.

5. Le quorum requis pour une réunion du comité de sélection est de quatre (4) membres.

6. Toutes les questions soumises au comité de sélection sont tranchées à la majorité, chaque

membre du Comité ayant droit à un seul vote. Advenant une égalité, la décision est

reportée à la rencontre subséquente.

7. Le Comité peut s’adjoindre toutes personnes ressources jugées nécessaires pour prendre

une décision éclairée sur une demande. Les personnes ressources ont uniquement un

pouvoir de recommandation et de conseil.

8. Pour l’assister dans la tenue de ses débats, le comité peut nommer toute personne, qu’elle

soit membre ou non du comité, pour animer ses débats ou produire le compte rendu de la

séance. La personne nommée pour animer ou produire le compte rendu conserve son droit

de vote si elle est membre du comité de sélection.

VOLUME V

Comités, clubs étudiants et délégations

19 avril 2016

Version 1.2.2.

i

RÉVISIONS

Version Description Adoption

1.0. - Création CA 25-03-2014

1.1.

- Abrogation de l’article 5.1. « Suspension ou révocation »

- Ajout de l’article 4.2. « Dispositions particulières »

- Correction de fautes d’orthographe et de grammaire

- Corrections : appellations standardisées (Charte)

- Formatage

- Modification à l’article 4.1. « Mission » : composition

- Modification à l’article 5. « Suspension ou révocation » : fusion

de l’article 5.1.

- Modification à l’article 13.1. « Mission » : suppression de

« automne » et de « hiver »

- Modification à l’article 2.2. « Dispositions particulières » de

l’annexe V-B : signataires

- Syntaxe de l’article 13.1. « Cheffe ou chef »

- Syntaxe de l’article 14. « Comité des résidences » de l’annexe

V-A

AG 09-07-2014

1.1.1. - Formatage AG 09-07-2014

1.2.

- Modification à l’article 5. « Comité TribuTerre » de l’annexe V-

A : Comité de TribuTerre

- Modification à l’article 8. « Comité départemental » de l’annexe

V-A : 2e et 3e cycle ont un comité départemental conjoint

- Modification à l’article 8.2. « Disposition particulières » de

l’annexe V-A : trésorière ou trésorier non membre du

programme; VP des finances; RPP cycles supérieurs sont

codirectrices ou codirecteurs; comités étudiants

- Modification à l’article 13. « Comité Rock & Dance » de l’annexe

V-A : Comité du Rock & Dance

- Modification à l’article 15. « Comité de jeux de société » de

l’annexe V-A : Comité de Jeux de société

- Modification à l’article 3. « Délégation des compétitions

d’ingénierie » de l’annexe V-B : Délégation des Compétitions

d’ingénierie

CA 08-10-2014

1.2.1.

- Modification à l’article 2. «Régie interne » : approbation par

l’Association; seule la version la plus récente est « valide »

- Modification à l’article 7. « Comité de développement de la vie

universitaire » de l’annexe V-A : Comité de développement de la

vie universitaire

CA 11-02-2015

ii

1.2.2

- Modification à l’article 6. « Comité de Gestion du FDDAÉÉTS » de

l’annexe V-A : Remplacer « « Comité de Gestion du FDDAÉÉTS »

par « « Comité de Sélection du FDDAÉÉTS » et modification de la

mission

- Modification à l’article 6.2. « Mission » de l’annexe V-A : Ajout de

la mission du FDDAÉÉTS.

- Modification à l’article 6.2. « Dispositions particulières » de

l’annexe V-A : référence à l’entente qui régit le comité et le

FDDAÉÉTS

CA 25-04-2016

iii

TABLE DES MATIÈRES

DISPOSITIONS GÉNÉRALES...................................................................................................................... 1

1. GÉNÉRALITÉS ......................................................................................................................................... 1

2. RÉGIE INTERNE ...................................................................................................................................... 1

3. FINANCES............................................................................................................................................... 1

3.1. Budget ......................................................................................................................................... 1

3.2. Obligations .................................................................................................................................. 1

4. RECONNAISSANCE ................................................................................................................................. 1

DISPOSITIONS PARTICULIÈRES .............................................................................................................. 2

5. SUSPENSION OU RÉVOCATION ............................................................................................................. 2

5.1. Suspension ou révocation .......................................................................................................... 2

5.2. Démission ................................................................................................................................... 2

6. DISSOLUTION ......................................................................................................................................... 2

7. MODIFICATION AU PRÉSENT RÈGLEMENT ............................................................................................ 2

COMITÉ ........................................................................................................................................................ 3

8. DÉFINITION ............................................................................................................................................ 3

9. COMPOSITION MINIMALE ..................................................................................................................... 3

9.1. Directrice ou directeur ............................................................................................................... 3

9.2. Trésorière ou trésorier ............................................................................................................... 3

10. CRÉATION .............................................................................................................................................. 3

10.1. Régie interne .............................................................................................................................. 4

11. DROITS PARTICULIERS ........................................................................................................................... 4

11.1. Directrice ou directeur ............................................................................................................... 4

DÉLÉGATION .............................................................................................................................................. 5

12. DÉFINITION ............................................................................................................................................ 5


13.1. Cheffe ou chef ............................................................................................................................ 5


14. CRÉATION .............................................................................................................................................. 5

14.1. Régie interne .............................................................................................................................. 5

15. DROITS PARTICULIERS ........................................................................................................................... 5

15.1. Cheffe ou chef ............................................................................................................................ 6

CLUB ÉTUDIANT ........................................................................................................................................ 7

16. DÉFINITION ............................................................................................................................................ 7

17. RECONNAISSANCE ................................................................................................................................. 7


18.1. Capitaine ..................................................................................................................................... 7


ANNEXE V – A – Comités reconnus par l’Association

ANNEXE V – B – Délégations reconnues par l’Association

1

DISPOSITIONS GÉNÉRALES

1. GÉNÉRALITÉS

Le présent règlement régit les comités, les clubs étudiants et les délégations de l’Association.

2. RÉGIE INTERNE

La régie interne des comités, clubs étudiants et délégations de l’Association doit être conforme à la

présente Charte. La régie interne doit être transmise à l’Association pour approbation. Seule la plus

récente version de la régie interne approuvée par l’Association est considérée « valide ».

3. FINANCES

Tout comité, club étudiant ou délégation doit :

- Avoir fait l’objet d’une vérification comptable lors de la dernière année fiscale, s’il a été actif durant

cette période

- Respecter les dispositions financières de l’Association

3.1. Budget

L'Association fournit une unité budgétaire aux comités et aux délégations en fonction de leur

mandat. Les fonds attribués sont déterminés dans le budget annuel de l'Association.

3.2. Obligations

Le VP des finances peut exiger la production de tout document financier nécessaire au bon

fonctionnement de l’Association. Ce dernier a accès à tous les documents financiers des comités et des

délégations, ainsi qu’au budget des clubs étudiants.

4. RECONNAISSANCE

Afin d’être reconnu par l’Association, tout comité, club étudiant et délégation doit répondre aux

normes du présent règlement.

L’Association se réserve le droit d’exiger certaines particularités à un comité, un club étudiant ou

une délégation.

2

DISPOSITIONS PARTICULIÈRES

5. SUSPENSION OU RÉVOCATION

Tout chef ou cheffe de délégation et directrice ou directeur de comité peut voir son mandat

suspendu ou révoqué. Toute suspension ou révocation doit être basée sur des motifs graves,

notamment, mais sans s’y limiter : ne pas respecter ses droits et devoirs ou violer les droits d’autres

membres ou d’employés de l’Association. Une suspension est valide jusqu’à l’assemblée du CA suivante.

Il est possible de révoquer un mandat après deux suspensions. En aucun cas, une suspension ou une

révocation ne doit servir à censurer. La présidente ou le président d’assemblée est responsable de juger

de la recevabilité d’une telle proposition. Doit être adoptée à majorité double, nécessite un avis de

motion. Peut être proposée sans avis de motion si les motifs de la suspension découlent de l’assemblée

en cours.

5.1. Suspension ou révocation

(Abrogé)

5.2. Démission

Tout mandaté ou mandatée peut volontairement démissionner d’un poste pour lequel il a été élu.

Cette démission est officielle dès sa remise au CE. Le démissionnaire doit respecter les procédures de

transfert de pouvoir.

6. DISSOLUTION

Une délégation ou un comité peut être dissout par le CA. Doit être adoptée à majorité double,

nécessite un avis de motion.

7. MODIFICATION AU PRÉSENT RÈGLEMENT

Tout article au présent règlement peut être abrogé ou amendé par le CA. Toute modification est

effective dès son adoption par le CA. Il est également possible d’ajouter une section au présent

règlement selon la même procédure. Toute modification adoptée doit être rendue disponible aux

membres dans les plus brefs délais. Doit être adoptée avec une majorité double, nécessite un avis de

motion.

Toute modification doit faire l’objet d’une révision dans la section du même nom lors de son

adoption. Seule l’AG peut modifier les dispositions entourant les modifications au présent règlement.

3

COMITÉ

8. DÉFINITION

Un comité est un groupe étudiant permanent qui a pour mission de fournir un service à la

communauté étudiante, de participer à des activités étudiantes de façon récurrente ou d’organiser des

activités pour la communauté étudiante.

9. COMPOSITION MINIMALE

9.1. Directrice ou directeur

À moins d’indications contraires, tout comité doit nommer son responsable : sa directrice ou son

directeur de comité. La directrice ou le directeur doit être un membre et a la responsabilité de :

- Faire le lien entre le CA et le comité

- Faire rapport des activités du comité au CA

La directrice ou le directeur a droit de parole en assemblée du CA, mais peut être exclu en cas de

huis clos. La directrice ou le directeur a droit d’accès au Siège social pour la durée de son mandat. À

moins d’indications contraires, le choix de la directrice ou du directeur fait l’objet d’un entérinement en

CA. Le mandat de l’élue ou d’élu entériné par le CA s’étend du premier (1er) décembre au trente (30)

novembre de l’année suivante.

9.2. Trésorière ou trésorier

La trésorière ou le trésorier du comité doit être un membre et est responsable des finances du

comité.

10. CRÉATION

Il est possible de créer un comité en remettant à l’Association une pétition conforme démontrant

l’existence d’un besoin pouvant être comblé par la création dudit comité. Les membres du nouveau

comité doivent rédiger sa régie avant que sa création puisse être approuvée. La création doit être

approuvée par le CA.

4

10.1. Régie interne

La régie interne d'un comité inclut entres autres :

- Le nom du comité

- La mission du comité

- La composition du comité

- Le processus de nomination de sa directrice ou de son directeur et de sa trésorière ou de son

trésorier

- Les règlements internes du comité

11. DROITS PARTICULIERS

Tout comité a droit à mille (1 000) photocopies aux frais de l’Association à chaque année fiscale.

Ces photocopies doivent être réalisées au Siège social. Ces photocopies sont renouvelables à chaque

Administration, mais ne sont pas cumulatives. Ces photocopies peuvent être réclamées par la directrice,

le directeur, la trésorière ou le trésorier du comité.

11.1. Directrice ou directeur

Tout directeur ou directrice de comité a droit à un compte courriel officiel au nom de l’Association.

5

DÉLÉGATION

12. DÉFINITION

Une délégation est un groupe étudiant qui a pour mission de participer à une ou à plusieurs

compétitions ponctuelles en représentant l’Association.


13.1. Cheffe ou chef

La cheffe ou le chef de délégation a droit de parole en assemblée du CA, mais peut être exclu en cas

de huis clos. La cheffe ou le chef a droit d’accès au Siège social pour la durée de son mandat. Le choix de

la cheffe ou du chef fait l’objet d’un entérinement en assemblée du CA. Le mandat de l’élue ou de l’élu

entériné par le CA s’étend du premier (1er) décembre au trente (30) novembre de l’année suivante.


La trésorière ou le trésorier de la délégation est responsable des finances de la délégation.

14. CRÉATION

Il est possible de créer une délégation en remettant à l’Association une pétition conforme

démontrant l’existence d’une volonté pouvant être comblée par la création de ladite délégation. Les

membres de la nouvelle délégation doivent rédiger sa régie avant que sa création puisse être

approuvée. La création doit être approuvée par le CA.

14.1. Régie interne

La régie interne d’une délégation inclut entres autres :

- Le nom de la délégation

- La mission de la délégation

- La composition de la délégation

- Le processus de nomination de sa cheffe ou de son chef et de sa trésorière ou de son trésorier

- Les règlements internes du regroupement

15. DROITS PARTICULIERS

Toute délégation a droit à mille (1 000) photocopies aux frais de l’Association à chaque année

fiscale. Ces photocopies doivent être réalisées au Siège social. Ces photocopies sont renouvelables à

chaque Administration, mais ne sont pas cumulatives. Ces photocopies peuvent être réclamées par la

cheffe, le chef, la trésorière ou le trésorier de la délégation.

6

Toute délégation peut demander au CA à posséder, pour des motifs sérieux, un compte bancaire

dédié lequel appartient à l’Association. Ses signataires sont la cheffe ou le chef et la trésorière ou le

trésorier de la délégation, la président ou le président ainsi que le VP des finances.

15.1. Cheffe ou chef

Tout chef ou cheffe de délégation a droit à un compte courriel officiel au nom de l’Association.

7

CLUB ÉTUDIANT

16. DÉFINITION

Un club étudiant est un groupe étudiant permanent qui a pour mission de conceptualiser, de

modéliser ou de fabriquer un prototype dans le domaine des sciences et des technologies. Il le fait dans

l’optique de participer à des compétitions ou à des concours au nom de l’Association.

17. RECONNAISSANCE

Afin d’être reconnu par l’Association, tout club étudiant doit répondre aux normes du présent

règlement et être reconnu par l’École.

Afin d’être reconnu par l’Association, tout club étudiant doit également répondre à un des critères

suivants :

- Compter une équipe participant à une compétition interuniversitaire ou à un défi technique

reconnu par une société technique professionnelle, dont la majorité des activités est directement

reliée aux programmes d’études de ses membres et se déroulant pendant toute l’année

- Compter un groupe technique, en excluant les groupes de recherche, illustrant dans ses réalisations

des concepts directement reliés aux programmes d’études de ses membres et se déroulant

pendant toute l’année

- Ne pas avoir été exclu du RACÉ lors de la dernière Administration


18.1. Capitaine

Le capitaine du club étudiant est le responsable du club étudiant.


La trésorière ou le trésorier du club étudiant est le responsable des finances du club étudiant.

ANNEXE V – A

Comités reconnus par l’Association

1. COMITÉ DU RACÉ

1.1. Mission

Le Comité du RACÉ a pour mission de recommander annuellement au CA la répartition financière à

l’égard de l’enveloppe budgétaire du comité du RACÉ et des investissements du FIRACÉ. Le Comité du

RACÉ a également pour mission de favoriser la communication entre les différents clubs étudiants.

Le Comité du RACÉ agit à titre de représentant officiel en ce qui a trait aux intérêts des clubs

étudiants.


Le responsable du RACÉ est la directrice ou le directeur de ce comité. Le Comité du RACÉ est

l’unique participant au financement du FIRACÉ.

2. COMITÉ DU JOURNAL ÉTUDIANT

2.1. Mission

Le Comité du Journal étudiant a pour mission de permettre aux membres de s’exprimer et de

transmettre de l’information à la communauté étudiante. Le Journal étudiant doit informer et divertir

les membres. Le Journal étudiant est le médium d’information privilégié de l’Association.


L’Association n’a pas droit de regard en ce qui a trait au contenu. Ce dernier doit toutefois être

francophone et d’un niveau de langage courant ou soutenu. La publicité doit respecter les normes de

l’Association. Le respect est de mise et aucune attaque personnelle ne doit être tolérée.

3. COMITÉ DE LA RENTRÉE

3.1. Mission

Le Comité de la rentrée a pour mission d’organiser toutes les activités d’accueil des nouveaux

membres de la session d’automne et d’hiver.


Le responsable de la rentrée est la directrice ou le directeur de ce comité.

4. COMITÉ DE LA PROMOTION

4.1. Mission

Le Comité de la promotion doit organiser les activités de la promotion de l’année en cours ainsi que

les activités de financement s’y rattachant. Le comité a la responsabilité de former son équipe.


Le mandat de la directrice ou du directeur du Comité de la promotion s’étend du premier (1er)

septembre au trente et un (31) août de l’année suivante.

5. COMITÉ DE TRIBUTERRE

5.1. Mission

Le Comité de TribuTerre a pour mission de mettre de l’avant des projets rassembleurs visant

l'amélioration des pratiques écologiques de la communauté de l’École et sa vie collective.

6. COMITÉ DE SÉLECTION DU FDDAÉÉTS

6.1. Mission

Le Comité de sélection du FDDAÉÉTS vise à développer une communauté universitaire où le

développement durable est considéré dans chaque activité quotidienne. Le comité doit promouvoir le

développement durable par des actions concrètes et de la sensibilisation. Le comité est responsable

d’évaluer les demandes de subvention soumises au FDDAÉÉTS.

Le FDDAÉÉTS a pour objectifs de contribuer au financement de projets favorisant l’intégration ou

l’application des principes du développement durable réalisés par des membres de l’AÉÉTS. Dans

l’atteinte de cet objectif, le FDDAÉÉTS vise également à :

a) Contribuer au développement durable de la société québécoise, canadienne ou


b) Mettre en place des incitatifs à l'émergence de projets dans une perspective de durabilité;

c) Engager et motiver les membres de la communauté de l’ÉTS sur la voie du développement

durable;

d) S’inspirer de la politique de développement durable de l'ÉTS.


Le comité de sélection du FDDAÉÉTS et le FDDAÉÉTS sont régie par une entente entre l’ÉTS et

l’AÉÉTS.

7. COMITÉ DE DÉVELOPPEMENT DE LA VIE UNIVERSITAIRE

7.1. Mission

Le Comité de développement de la vie universitaire vise à améliorer la vie étudiante à l’École. Le

comité a pour mission de proposer des projets à l’Association afin d’affecter ses surplus budgétaires. Le

comité doit favoriser la concertation étudiante quant à ces projets ou à tout autres projet concernant la

vie étudiante à l’École. Le Comité de développement de la vie universitaire siège sur le Comité de

concertation à la vie étudiante de l’École.

8. COMITÉ DÉPARTEMENTAL

Il existe un Comité départemental pour chaque programme à l’exception des programmes de

deuxième (2e) et de troisième (3e) cycle, lesquels ont un comité départemental conjoint.

8.1. Mission

La mission du Comité départemental est de promouvoir les activités pour, par et regroupant les

membres du programme. Le comité doit aider à faire le lien entre les membres du programme.


- Le RPP de son département respectif est la directrice ou le directeur de ce comité. Dans le cas du

Comité départemental des cycles supérieurs, les deux RPP partagent des postes de codirectrices et

de codirecteurs;

- À l’exception de la trésorière ou du trésorier, les membres de ce comité doivent étudier au

programme visé par le Comité départemental;

- Le VP des finances est la trésorière ou du trésorier de ce comité;

- Les comités départementaux sont également nommés « Comités étudiants »;

9. COMITÉ DE L’AGENDA

9.1. Mission

Le Comité de l’agenda a pour mission la conception et la coordination de la production annuelle de

l'agenda étudiant.

10. COMITÉ DES ATHLÉTSIQUES

10.1. Mission

Le Comité des AthlÉTSiques a pour mission de rassembler les passionnés de sports en tout genre. Le

comité doit organiser des activités sportives ou en lien avec le sport visant les membres.

11. COMITÉ DE LA RADIO ÉTUDIANTE

11.1. Mission

Le Comité de la radio étudiante a pour mission de diffuser sur le campus de l’École. Il s’agit de la

seule radio étudiante officielle de l’Association. Le comité doit offrir aux membres la possibilité de

s’exprimer autant à l’oral qu’à travers la musique. Le comité doit également offrir du divertissement et

de l’information aux membres.


L’Association n’a pas droit de regard en ce qui a trait au contenu. Ses émissions parlées doivent

toutefois être francophones et d’un niveau de langage courant ou soutenu. La publicité doit respecter

les normes de l’Association. Le respect est de mise et aucune attaque personnelle ne doit être tolérée.

12. COMITÉ DE RADIO SANS GÉNIE

12.1. Mission

Le Comité de Radio sans génie a pour mission d’offrir des services techniques, que ce soit du son,

de l’éclairage ou de l’animation, aux membres pour l’organisation d’événements. Le comité a également

pour mission de concevoir du matériel audio-visuel.

13. COMITÉ DU ROCK & DANCE

13.1. Mission

Le Comité du Rock & Dance a notamment pour mission de prévoir et de réaliser : toute la

logistique; la promotion; les partenariats avec leurs commanditaires; la recherche et la signature des

artistes ainsi que la coordination des bénévoles pour le Rock & Dance.

14. COMITÉ DES RÉSIDENCES

14.1. Mission

Le Comité des résidences a pour mission d’assurer que les membres résidant dans les résidences de

l’École aient un milieu de vie d’une qualité maximale. Le comité doit organiser des activités pour les

résidentes et résidents.


La déléguée ou le délégué des résidences est la directrice ou le directeur de ce comité.

15. COMITÉ DE JEUX DE SOCIÉTÉ

15.1. Mission

Le Comité de jeux de société a pour mission de regrouper et de rassembler les membres portant un

intérêt aux jeux de société. Le comité doit notamment : faciliter l'organisation de rencontres; offrir une

sélection de jeux à ses membres; être disponible afin de permettre l’apprentissage de nouveaux jeux.

ANNEXE V – B

Délégations reconnues par l’Association

1. DÉLÉGATION DES COMPÉTITIONS INFORMATIQUES

1.1. Mission

La Délégation des Compétitions informatiques a pour mission de représenter l’Association lors

d'événements et compétitions interuniversitaires reliés à l’informatique. La délégation doit notamment :

former des équipes pour participer aux compétitions informatique; faire la promotion des conférences

reliées à l’informatique; organiser des compétitions intramurales et renforcer les liens entre les

membres des programmes reliés à l’informatique.

2. DÉLÉGATION DES JEUX DE GÉNIE

2.1. Mission

La Délégation des Jeux de génie a pour mission de représenter l’Association lors de la compétition

des Jeux de génie et de la mettre en valeur. La délégation doit également former une équipe de travail

composée de membres.


La Délégation des Jeux de génie a un compte bancaire dédié. La cheffe ou le chef, la trésorière ou le

trésorier ainsi que le VP des finances sont les signataires de ce compte.

3. DÉLÉGATION DES COMPÉTITIONS D’INGÉNIERIE

3.1. Mission

La Délégation des Compétitions d’ingénierie a pour mission de représenter l’Association lors de la

Compétition québécoise d’ingénierie (CQI), de la Compétition canadienne d’ingénierie (CCI) et de la

Compétition internationale d’ingénierie (CII). La délégation a également pour mission de mettre en

valeur ces compétitions ainsi que de former une équipe de travail composée de membres.

ASSOCIATION ÉTUDIANTE DE L’ÉCOLE DE TECHNOLOGIE … de convocation/CA...direction du comité....

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