ARCHIVES DU SERVICE PUBLIC FÉDÉRAL DE … · (Le regard sur l’exclusion dans divers domaines de...

ALGEMEEN RIJKSARCHIEF EN RIJKSARCHIEF IN DE PROVINCIËNARCHIVES GÉNÉRALES DU ROYAUME ET ARCHIVES DE L’ÉTAT DANS LES PROVINCES

ARCHIEFBEHEERSPLANNEN EN SELECTIELIJSTENTABLEAUX DE GESTION ET TABLEAUX DE TRI

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ARCHIVES DU SERVICE PUBLIC FÉDÉRAL DE PROGRAMMATION

INTÉGRATION SOCIALE, LUTTE CONTRE LA PAUVRETÉ,

ÉCONOMIE SOCIALE ET POLITIQUE DES GRANDES VILLES

DOSSIER D’ÉTUDE ET DE PRÉPARATION DU TABLEAU DE TRI

2009

par

Guy COPPIETERS

traduit par

Koen DE SMET

révisé par

François ANTOINE

Bruxelles2010

ARCHIVES DU SERVICE PUBLIC FÉDÉRAL DE PROGRAMMATION

INTÉGRATION SOCIALE, LUTTE CONTRE LA PAUVRETÉ,

ÉCONOMIE SOCIALE ET POLITIQUE DES GRANDES VILLES

DOSSIER D’ÉTUDE ET DE PRÉPARATION DU TABLEAU DE TRI

2009

par

Guy COPPIETERS

traduit par

Koen DE SMET

révisé par

François ANTOINE

Bruxelles2010

REMERCIEMENTS

Lors de l’élaboration du présent tableau de tri des archives, j’ai bénéficié de l’aide et de la coopération de nombreuses personnes à qui je voudrais exprimer ma reconnaissance.

Je tiens tout d’abord à remercier Monsieur Karel Velle, Archiviste général du Royaume, Madame Rolande Depoortere, chef de la Section Surveillance, avis et coordination de la collecte et de la sélection aux Archives générales du Royaume, ainsi que Monsieur Geert Leloup. Ils me confièrent cette mission, me fournirent tout le soutien et l’accompagnement nécessaires et pour finir, procédèrent à l’évaluation du tableau de tri pour les archives.

Je veux également adresser mes sincères remerciements à Monsieur Julien Van Geertsom, Président, et à Madame Anne-Marie Voets, Directrice générale des Services généraux, ainsi qu’à tous les chefs de service et aux membres du personnel du SPP Intégration sociale, Lutte contre la Pauvreté, Économie sociale et Politique des grandes Villes, qui ont été contactés dans le cadre de cette initiative. Malgré leur emploi du temps chargé, ils ont proposé, de manière constructive, leur collaboration pour élaborer le tableau de tri des archives. Au cours des multiples visites que leur ai rendues, ils m’ont éclairé sur la formation des archives, sur les séries d’archives et sur les méthodes de classement utilisées. Ils m’ont également conseillé quant à la destination définitive des archives.

Guy CoppietersAvril 2009

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TABLE DES MATIÈRES

REMERCIEMENTS..............................................................................................................5

TABLE DES MATIÈRES......................................................................................................7

LISTE DES SOURCES ET DES ŒUVRES.........................................................................9

SITES WEB 9SOURCES IMPRIMÉES 9TRAVAUX 10

LISTE DES ABRÉVIATIONS............................................................................................15

INTRODUCTION................................................................................................................17

CADRE HISTORIQUE ET INSTITUTIONNEL..............................................................21

HISTOIRE DU PRODUCTEUR D’ARCHIVES 21COMPÉTENCES ET ACTIVITÉS DU PRODUCTEUR D’ARCHIVES 27ORGANISATION ET FONCTIONNEMENT DU PRODUCTEUR D’ARCHIVES. 31

ORGANIGRAMMES...........................................................................................................43

2001 – AVRIL 2003 46MAI 2003 – DÉCEMBRE 2006 47

FORMATION, GESTION ET SÉLECTION DES ARCHIVES.......................................49

PRINCIPES ET NOTIONS DE BASE DE L’ARCHIVISTIQUE 49ANALYSE DE LA FORMATION DES ARCHIVES 49DESCRIPTION DES PRINCIPALES SÉRIES D’ARCHIVES 59PRÉSENTATION DU CONCEPT « TRI » 69L’ASSISTANCE/AIDE SOCIALE ET L’INTÉGRATION SOCIALE 79

ANNEXES.............................................................................................................................73

I. TEXTES LÉGISLATIFS DE BASE CONCERNANT LE PRODUCTEUR D’ARCHIVES 73

II. MINISTRES COMPÉTENTS POUR L’ASSISTANCE/LE BIEN-ÊTRE ET L’INTÉGRATION SOCIALE. 77

III. LISTE DES TERMES UTILISÉS 79

LISTE DES SOURCES ET DES ŒUVRES

SITES WEB

Domaine politique de l’Emploi et de l’Économie sociale des Autorités flamandes http://www.werk.be/wse/

Label social belgehttp://www.social-label.be/

Service / Cellule Économie socialehttp:// www.socialeconomy.be

Service / Cellule Politique des grandes villeshttp://www.politiquedesgrandesvilles.be

Fonds social européenhttp://ec.europa.eu/employment_social/esf

Site portail fédéralhttp://www.belgium.be

SPP Intégration sociale, Lutte contre la pauvreté, Économie sociale etPolitique des grandes villeshttp:// www.mi-is.be

SMALS (Société de Mécanographie pour l'Application des Lois sociales –Maatschappij voor Mecanografie (MvM))http://www.smals.be

Point d’appui de Lutte contre la Pauvreté, la Précarité et l'Exclusion socialehttp://www.luttepauvrete.be

Environnement de travail de Tam-Tamhttps://ecommunities.belgium.be

Environnement de travail du Rapport uniquehttps://professional.socialsecurity.be

SOURCES IMPRIMÉES

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Guide des ministères. Revue de l’administration belge. Gids der ministeries. Tijdschrift van de Belgische administratie. Bruxelles, 1951-.

Pasinomie. Collection complète des lois, décrets, arrêtés et règlements généraux qui peuvent être invoqués en Belgique. Bruxelles, 1833-.

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TRAVAUX

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NUYTTENS M. et BEIRENS D., Beheer van en toezicht op archief van OCMW’s, gemeenten en provincies (Gestion et contrôle des archives des CPAS, communes et provinces). Aflevering 2: Het toezicht op de archiefvorming en de toekomst (Fascicule 2 : La surveillance de la formation des archives et de l’avenir, dans BinnenBand, numéro 40, décembre 2004, p. 24-28.

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LISTE DES ABRÉVIATIONS

AFSCA Agence fédérale pour la Sécurité de la Chaîne alimentaireAFT Atelier de formation par le travail (Bruxelles)Ann.adm. Annuaire administratif et judiciaire de BelgiqueAR Arrêté royal ASBL Association sans but lucratif ASG Arrêté des secrétaires générauxAVCBC Association de la Ville et des Communes de la Région de Bruxelles-CapitaleBCSS Banque carrefour de la Sécurité sociale BPM Business Process ManagementBPR Business Process ReengeneeringBSC Balanced Score CardCAF Common Assessment FrameworkCAP Commission d’Assistance publique CCB Comité de concertation de base CECLR Centre pour l’égalité des chances et la lutte contre le racismeCIDD Commission interdépartementale du Développement Durable CM Conseil des ministres CPAS Centre public d’Action socialeCREG Commission de Régulation de l'Électricité et du GazCRISP Centre de recherche et d'information socio-politiquesCRM Customer Relationship ManagementCVP Christelijke Volkspartij DAS Droit à l'assistance socialeDIS Droit à l’Intégration socialeDCMI Dublin Core Metadata StandardDD Développement durableEFD Emploi et Formation pour les DéfavorisésEUKN European Urban Knowledge Network FAQ Frequently asked question (question fréquemment posée à laquelle une réponse

standard peut être donnée)FBETA Fédération bruxelloise des Entreprises de Travail adaptéFEBECOOP Fédération belge de l'Économie sociale et coopérativeFedasil Agence fédérale pour l’Accueil des Demandeurs d’AsileFEI Fonds européen d’IntégrationFSE Fonds social européen FRB Fondation Roi BaudouinGM Guide des MinistèresGT Ggroupe de travailHRM Human Resources Management (Gestion des ressources humaines)IF Interfederaal korps van de Inspectie van Financiën / Corps interfédéral de

l'Inspection des FinancesINAMI Institut national d'Assurance Maladie-Invalidité IS Intégration sociale KC Kringloopcentrum (Vlaanderen) / Centre de recyclage (Flandre)MB Moniteur belge m.l. mètre linéaireMOC Méthode ouverte de Coordination / Open Method of CoordinationMoreq Model Requirements for the management of electronic records

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NARA Netwerk van administraties – Réseau des administrations NISS Numéro d’Identification de la Sécurité socialeOCDE Organisation pour la Coopération et le Développement économiqueOISP Organisme d’insertion socio-professionnelle (Wallonie)ONU Organisation des Nations unies PANincl Plan d’Action national Inclusion sociale comme instrument de bonne

gouvernance dans le champ de la politique socialePasin. PasinomiePCB Parti communiste belgePGV Politique des grandes villes POB Parti ouvrier belgePS(B) Parti socialiste (belge)PSC Parti social chrétienPTT Postes, Télégraphes et TéléphonesP&O Personnel et OrganisationRSE Responsabilité sociétale des entreprises SAC Sanctions administratives communalesSAW-B Solidarité des Alternatives wallonnes et bruxelloisesSC Société coopérativeSECAL Service des Créances alimentaires SFS société à finalité socialeSHA Stakeholdersanalyse SINE Économie d’insertion socialeSLA Service Level AgreementSmals Société de Mécanographie pour l'Application des Lois sociales SPF ETCS Service Public Fédéral Emploi, Travail et Concertation sociale SPF Service Public Fédéral SPP Service public fédéral de Programmation SPF SS Service public fédéral Sécurité sociale SPP IS Service public fédéral de Programmation Intégration sociale, Lutte contre la

Pauvreté et Économie socialeSSMP Service Subventions et Marchés publicsTIC Technologie de l’Information et de la Communication UMAF User Management Ambtenaar FonctionnaireUVCW Union des Villes et Communes de WallonieVOSEC Vlaams Overleg Platform Sociale Economie / Plate-forme de concertation

flamande pour l’économie socialeVVSG Vereniging van Vlaamse Steden en Gemeenten / Association des Villes et

Communes de FlandreWHO World Health Organisation (Organisation mondiale de la santé = OMS)

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INTRODUCTION

Les archives assurent une double fonction d’une grande importance. Leur valeur est d’abord administrative et juridique: elles sont essentielles pour le bon fonctionnement de l’institution et indispensables à son devoir d’information et de responsabilité à l’égard de la société. Les archives ont aussi une valeur potentielle sur le plan historique et culturel, sur base de laquelle les futurs historiens ou toute autre personne intéressée pourront reconstituer le fonctionnement de l’institution et son impact sur la société. L’article 5 de la loi du 24 juin 1955 sur les archives stipule à cette fin que les archives publiques ne peuvent être éliminées sans l’accord de l’Archiviste général du Royaume ou de ses délégués. Cette législation est aussi d’application au Service public fédéral de Programmation Intégration sociale, Lutte contre la Pauvreté et économie sociale (abrégé ci-après : SPP IS), ce qui signifie que les archives ne peuvent y être détruites de leur propre initiative. Il n’est cependant pas pratique d’organiser à chaque fois la destruction ou le transfert d’archives, avec les visites d’archives et les tracasseries administratives que cela entraîne. La solution réside dans une approche systématique et intégrale de la gestion des archives, qui est comprise dans le présent tableau de tri des archives. Ce tableau de tri des archives ne s’utilise du reste pas de façon indépendante, mais dans le cadre d’un contrôle systématique effectué auprès de tous les services publics fédéraux. Ce contrôle devrait être terminé en 2010. Les tableaux de tri des SPF et des SPP seront publiés selon les mêmes modalités, ce qui optimise la clarté, la transparence et la lisibilité pour les groupes cibles (les producteurs d’archives concernés, les visiteurs des salles de lecture des Archives de l’État, les citoyens intéressés et les archivistes).

QU’ENTEND-ON PAR TABLEAU DE TRI ?

Un tableau de tri des archives offre un aperçu systématique de toutes les séries d’archives numériques et « papier » formées par un producteur d’archives, avec mention de leur délai de conservation et de leur destination définitive. Il indique quelles pièces d’archives peuvent être détruites après l’échéance de leur délai de conservation administratif et quelles sont celles qui méritent d’être conservées durablement en raison de leur intérêt historique. À terme, cette dernière catégorie pourra être transférée vers un dépôt d’archives (dans ce cas-ci, les Archives de l’État).

QUELS SONT LES AVANTAGES D’UN TABLEAU DE TRI POUR LES ARCHIVES ?

Instrument de base d’une bonne gestion des archives, le tableau de tri offre de grands avantages en terme d’efficacité, de réduction des coûts et de minimalisation des risques. En effet, l’accroissement de la masse de papier et la digitalisation de plus en plus poussée créent un système hybride complexe au sein duquel une bonne gestion de l’information constitue un véritable défi. Lorsque les membres du personnel doivent décider eux-mêmes des pièces d’archives papier ou numériques à garder, comment et où les conserver, cela nuit, tôt ou tard, à l’organisation. Une gestion des archives non structurée ne provoque pas seulement une croissance exponentielle des documents avec toutes les dépenses inutiles que cela comporte, mais aussi un risque de perte de pièces d’archives potentiellement importantes. Un tableau de tri des archives offre aux responsables politiques et aux managers la possibilité de développer une véritable politique par rapport à la gestion des informations et de prévoir les moyens humains, matériels et financiers requis. Une bonne gestion des archives veillera, en outre, à ce que les archives de grande valeur historique sur le plan social, culturel, politique, économique, scientifique ou technologique soient conservées et puissent être transférées, à terme, dans un dépôt d’archives.

SPP IS – Introduction

CONTEXTE DE CET OUTIL DE MANAGEMENT

Le SPP IS a développé ces dernières années une série d’outils de gestion afin d’optimiser la performance de la prestation de services. Dans la plupart des cas, il s’agissait d’instruments d’analyse de processus de travail (business process reengineering (BPR)) ou d’évaluations (Common Assessment Framework (CAF)). Une analyse des flux d’informations ou des flux de travail est restée en grande partie hors considération. Le présent tableau de tri des archives peut être un complément utile aux outils susmentionnés. Pas tant par la cartographie détaillée des flux d’informations, que par la présentation générale consciencieuse des produits d’archives provenant des différents services. Autrement dit, l’accent est posé sur l’enregistrement, avec une attention particulière pour la lisibilité et le sens des responsabilités considérés d’un point de vue organisationnel. Le tableau de tri doit être un outil convivial essentiel pour la gestion des documents (record management), la gestion de l’information et par conséquent aussi pour la gestion des connaissances au sein d’une organisation.

QUI A PRIS L’INITIATIVE D’ÉLABORER CE TABLEAU DE TRI POUR LES ARCHIVES ?

En mars 2008, les Archives de l’État ont contacté le SPP IS dans le cadre de l’élaboration du tableau de tri des archives. L’établissement d’un tableau de tri n’était pas prévu dans la politique de gestion du SPP IS. Dans un passé récent, les services avaient bien déjà fait appel aux Archives générales du Royaume afin d’obtenir une autorisation d’élimination pour certaines archives.

L’élaboration de ce tableau de tri des archives a eu lieu dans le cadre d’une mission-mandat de l’auteur. Le « screening » complet a été préalablement estimé à 40 jours ouvrables.

COMMENT S’EST DÉROULÉE L’ÉLABORATION DU TABLEAU DE TRI POUR LES ARCHIVES ?

Le but de l’« entreprise » a été expliqué au cours d’une première réunion générale d’introduction organisée le 29 mai 2008. Cette première réunion s’est déroulée en présence de Monsieur Julien Van Geertsom, Président, de Madame Anne-Marie Voets, Directrice générale des Services généraux et de Madame Rolande Depoortere, chef du département « Surveillance et avis » des Archives de l’État. Si le SPP IS s’est montré convaincu des avantages et bénéfices d’un tableau de tri pour les archives, il y a toutefois couplé un certain nombre de conditions. L’élaboration du tableau de tri pour les archives ne pouvait par exemple pas perturber le fonctionnement du service, ni représenter une surcharge pour ses collaborateurs. L’accès à la plate-forme e-communities devait m’être accordé afin d’obtenir des informations nécessaires.

En attendant l’obtention de cet accès, j’ai visité les archives « papier » dans les deux caves. L’accès à e-communities m’ayant été octroyé vers la mi-juin 2008, j’ai commencé l’analyse de la structure des dossiers. Parallèlement à l’analyse d’e-communities, qui reçut en interne le nom de Tam-Tam, l’histoire, les compétences, les activités, l’organisation et le fonctionnement du SPP IS et des prédécesseurs endroit furent examinés à la loupe sur base de la législation, de la réglementation, des rapports annuels, de la littérature, etc. L’analyse d’e-communities ne s’est toutefois pas déroulée aussi aisément que prévu. L’actuelle gestion des archives était pour ainsi dire méconnaissable au regard des archives décrites dans les rapports d’inspection de 1988. Je reviendrai sur ce sujet dans le compte rendu de la formation des archives. N’ayant de surcroît qu’un accès limité à e-communities, j’ai dû, pour la consultation de dossiers inaccessibles, faire appel aux accès d’autres personnes sur place. Au cours de ces visites, il est apparu que la plate-forme e-communities n’était que partiellement implémentée et qu’au sein de cette administration, il était plutôt question d’« étalement » des archives sur d’autres disques durs, comme J ou K, disquettes personnelles, etc. que d’une gestion centrale des archives sur e-communities. Il est d’autre part clairement apparu qu’une réorientation de la méthode d’interrogation s’avérait indispensable. Une connaissance approfondie des

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documents électroniques et des matières souvent spécifiques était absolument nécessaire pour avoir un entretien fructueux avec les personnes interrogées. En même temps, on pourrait dire aussi qu’une approche rapide ou opportuniste fondée sur les titres des dossiers, sans vérification suffisante du contenu, témoignerait d’une sélection irresponsable et non scientifique qui hypothéquerait lourdement la conservation future de ce patrimoine culturel. Terminer le tableau de tri des archives dans le délai prévu de 40 jours s’est révélé irréaliste au début du mois d’août – entre autres, à cause de la « découverte » de dizaines de milliers de documents sur des disquettes séparées – de sorte que j’ai été temporairement obligé d’exécuter d’autres tâches dans le cadre des nombreuses missions liées à mon mandat.

Dans l’attente d’un nouveau planning, la communication avec Madame Anne-Marie Voets a été maintenue. Les contacts ont repris vers la mi-novembre, avec une attention particulière pour les interviews. Les premières constatations concernant e-communities on été actualisées là où cela s’avérait nécessaire pour être ensuite transmises, à titre préparatoire de l’interview, aux chefs de service et à leurs éventuels collaborateurs. Si au cours de l’interview, le tableau de tri envoyé servait de base de départ pour l’examen analytique de la gestion des archives, les supports papier ont également été pris en compte. Les tâches et les séries d’archives qui en résultent, ainsi que les délais de conservation et les destinations définitives ont ainsi été discutés pour chacun des services du SPP. Peu après l’entretien, les personnes de contact recevaient pour leur service un premier projet de tableau de tri des archives, avec la demande de l’évaluer et d’y apporter si nécessaire des corrections. Dans un certain nombre de cas, le tableau de tri fut discuté lors de la réunion de service. Mi-mars, j’ai reçu la confirmation de tous les chefs de service que le tableau de tri pour les archives correspondait à la réalité.

Globalement, l’établissement du tableau de tri pour les archives a requis une cinquantaine de visites sur place, y compris la consultation des dossiers non accessibles d’e-communities et les contacts informels. Étant donné qu’il s’agissait d’un travail « sur mesure », l’établissement du tableau de tri pour les archives a nécessité au total environ 80 jours de temps de travail conventionnel.

En mars 2009, le tableau de tri des archives fut entièrement terminé et soumis au contrôle de Madame Anne-Marie Voets et de Madame Rolande Depoortere. Il fut ensuite présenté en avril 2009 pour approbation au Président du SPP IS. Enfin, le tableau de tri pour les archives a été définitivement ratifié par la signature d’un accord conclu le 15 mai 2009 entre l’Archiviste général du Royaume et le Président du SPP IS.

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CADRE HISTORIQUE ET INSTITUTIONNEL

Cette partie traite consécutivement de l’histoire, des compétences et des activités, ainsi que de l’organisation et du fonctionnement du SPP IS et de ses prédécesseurs en droit1. Elle fournit au lecteur les informations de base nécessaires sur le contexte historique et institutionnel général de la formation des archives.

Histoire du producteur d’archives

Bien que les séries d’archives mentionnées dans ce tableau de tri ne remontent pas à plus de cinquante ans, il a été jugé utile d’aborder également les périodes antérieures. L’étude consacrée à la direction et au contrôle de la bienfaisance publique par le pouvoir central révèle que dans de nombreux domaines le terrain est encore à l’état de friche, de sorte que la reconstruction de l’histoire du producteur d’archives demeure relativement générale et que seuls les textes normatifs les plus importants s’y trouvent mentionnés.

Constituant un produit de la réforme Copernic, le SPP IS est donc, sous sa forme actuelle, une toute jeune organisation. Mais s’il est vrai que le SPP n’a été fondé que vers la fin de l’année 2002, ses racines s’enfoncent bien plus profondément dans le temps. Pour ce qui est de l’activité clé du SPP IS, notamment la surveillance de l’organisation et du fonctionnement des CPAS, l’histoire remonte même à la fin de l’Ancien Régime.

Jusqu’à la période autrichienne, le soin des indigents et des pauvres était une affaire de charité qui revenait principalement aux institutions ecclésiastiques, parmi lesquelles les couvents et les abbayes. L’empereur Joseph II effectua un certain nombre de tentatives pour organiser un service de bienfaisance publique par l’introduction, entre autres, d’un contrôle renforcé sur les institutions caritatives. Ce n’est qu’après la Révolution française que la compétition acharnée entre l’Église et l’État en matière de prestation d’aide aboutit finalement à une conciliation. La République française a jeté les bases de l’organisation de l’assistance publique instaurée par diverses lois de l’An V (1796). Ces lois se sont avérées déterminantes jusqu’en 1925 pour l’organisation de l’assistance aux pauvres.

La modification structurelle de 1796 impliquait que les autorités publiques soustrayaient une grande partie de la bienfaisance et des services d’aide aux paroisses pour les confier aux communes. Pour lui permettre de s’acquitter de ces tâches, deux organismes ont été mis à la disposition de la commune : les hospices civils étaient désormais responsables de toutes les formes de dispensation institutionnelle de soins, comme les maisons de repos, les hôpitaux et les maternités, les hospices des enfants trouvés, les orphelinats ou les instituts psychiatriques (« asiles d’aliénés »). Le Bureau de la Bienfaisance était également tenu de soulager la misère liée à la pauvreté en octroyant une aide appropriée. Malgré ces mesures laïcisantes, on ne percevait que peu de changement sur le terrain. La législation avait toutefois un certain impact : les communes assumaient une responsabilité financière, une assistance aux pauvres conjoncturels était mise en place pour lutter contre la crise et le pouvoir central faisait preuve d’un intérêt exceptionnel pour – l’isolement – des catégories particulières d’indigents, comme les mendiants et les délinquants juvéniles. Si l’apport d’une aide matérielle aux indigents relevait bien de la compétence communale, c’était toutefois le pouvoir central qui réglementait cette activité et qui la contrôlait.

1 La circulaire no 514 bis du 19 septembre 2002 concernant l’entrée en vigueur des services publics fédéraux et des services publics fédéraux de programmation (MB, le 25 septembre 2002) donne les traductions de la dénomination officielle : Intégration sociale, Lutte contre la pauvreté et Économie sociale ; Maatschappelijke Integratie, Armoedebestrijding en Sociale Economie ; Sozialeingleiderung, Armutsbekämpfung und Sozialwirtschaft ; Social Integration, Combatting Poverty and Social Economy.


Après l’indépendance de la Belgique en 1832, le ministre de la Justice est devenu compétent pour l’assistance ou la bienfaisance publique. Il exerçait par conséquent la surveillance administrative des institutions locales d’assistance aux pauvres, comme la Commission des Hospices civils et les Bureaux de Bienfaisance. En dépit de la laïcisation, ce furent surtout les œuvres caritatives patronnées par l’Église qui se sont fortement développées au cours du XIXe siècle et qui ont essayé d’alléger les conséquences de la révolution industrielle.

En dehors de la Commission des Hospices civils et des Bureaux de Bienfaisance, d’autres institutions de bien-être sont également mises sous la surveillance du ministre2. Quant au soin des malades mentaux ou des aliénés, le ministre de la Justice a jugé utile de se faire aider par une Commission permanente d'inspection et de surveillance générale des établissements d'aliénés3. Les dépôts de mendicité institués en 1808 par Napoléon et les écoles de réforme destinées aux mendiants et aux vagabonds mineurs relevaient aussi de sa responsabilité. Ces deux types d’établissement ont été convertis le 1er janvier 1891 en écoles de bienfaisance de l'État4. Peu de temps après, la loi du 27 novembre 1891 pour la répression du vagabondage et de la mendicité a eu d’importantes conséquences pour la classification des mendiants et des vagabonds5. L’Administration générale de la Bienfaisance du ministère de la Justice a été responsable de l’accueil des mendiants et des vagabonds jusqu’en 1927. Cette tâche est revenue ensuite à la Direction générale des Établissements pénitentiaires. En 1913, les écoles de bienfaisance sont placées sous le contrôle du Service de Protection de l’Enfance6. L’AR du 18 octobre 1921 a ordonné la mise en place au sein de l’administration de la Bienfaisance d’un service chargé de la « surveillance d’un point de vue pédagogique » des asiles où les administrations publiques plaçaient les « enfants anormaux et handicapés ». Le terrain d’action de l’« assistance publique » englobait aussi l’« œuvre nationale des orphelins de guerre »7.

À la veille de la Première Guerre mondiale, l’assistance aux pauvres figurait à nouveau en tête du programme politique. L’AR du 25 mai 1912 portait création du Conseil supérieur de la Bienfaisance8. Placé sous l’égide du ministre de la Justice, ce Conseil a subi ultérieurement de nombreuses modifications9. Il devait non seulement conseiller les autorités publiques, mais aussi établir une étroite collaboration entre les organismes officiels et privés et les associations axées sur la fourniture d’assistance et de services sociaux.

La Première Guerre mondiale a joué un rôle important dans l’évolution du système d’aide octroyée aux pauvres. Toute la population était en effet touchée par le chômage, la pauvreté et le manque de nourriture. Ce dernier problème fut partiellement résolu grâce à l’aide américaine. Après 1918, la Belgique devait être reconstruite. Sous la pression des rapports sociaux et politiques modifiés, une législation sociale a rapidement été mise en place. Ni la législation sociale, ni les initiatives privées existantes n’ont toutefois réussi à arrêter la pauvreté croissante. L’organisation de l’assistance aux pauvres adopta également une nouvelle forme. La loi organique du 10 mars 1925 relative à la Commission d’Assistance publique (CAP) a engendré la fusion entre la Commission des Hospices civils et les Bureaux de la Bienfaisance. Les tâches demeuraient à peu près les mêmes : l’assistance aux indigents,

2 Heirbaut D., Rousseaux X. en Velle K., Politieke en sociale geschiedenis van justitie in Belgïe van 1830 tot heden. Histoire politique et sociale de la justice en Belgique de 1830 à nos jours, Bruges, 2004, p. 20-21.Lois du 18 juin 1850 et du 28 décembre 1873.3 AR du 17 mars 1853, à partir de 1887 Comité central d’inspection des asiles d’aliénés.4 AR du 7 juillet et du 31 décembre 1890.5 La loi a prévu trois types d’établissement : les dépôts de mendicité, les maisons de refuge et les écoles de bienfaisance .6 Dix ans plus tard, ces dernières furent converties en « établissements d’éducation de l’État » et en application de la Loi sur la protection de la jeunesse du 8 avril 1965, en « institutions publiques d’observation et d’éducation sous surveillance ».7 Lois du 24 janvier et du 15 mars 1931.8 MB, 30 mai 1912.9 Vandeweyer L., Het Ministerie van volksgezondheid (1936-1990). Organisatie en bevoegdheden (Le ministère de la Santé publique (1936-1990). Organisation et compétences, Bruxelles, 1995, p. 130 (Miscellanea Archivistica Studia, 56).

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y compris les soins aux personnes âgées, les soins hospitaliers pour personnes souffrantes et la tutelle des orphelins pauvres et des enfants trouvés. Chaque commune avait sa Commission d’Assistance publique dont le conseil était composé de citoyens présentés et élus par les membres des conseils communaux respectifs. Ces derniers bénéficiaient de l’aide d’un secrétaire et d’un receveur. Le conseil de la CAP pouvait se faire aider par un assistant social, mais il faut dire qu’au début, la chose était peu courante.

Malgré le nouveau cadre organisationnel, on n’arrivait toujours pas à offrir une réponse à la crise économique des années 1930, qui remit une nouvelle fois la problématique de l’assistance à l’avant-plan. Ce ne sera que sous l’influence de la démocratisation et sous la pression de l’entrée en scène de formations spécifiques telles que Rex et VNV que le gouvernement Van Zeeland II, composé de catholiques, de libéraux et de socialistes, réussira à sortir l’assistance publique d’un contexte juridique et criminel. L’assistance publique avait jusqu’alors toujours relevé de la compétence du ministère de la Justice. Lors de son avènement, le gouvernement Van Zeeland II créa le premier ministère indépendant de la Santé publique par le biais de l’AR du 13 juin 1936. Le gouvernement menait par ailleurs un programme de réforme sociale progressive grâce à l’introduction de la semaine de quarante heures et à la mise en oeuvre d’autres mesures destinées à lutter contre le chômage. Le nouveau ministère de la Santé publique résultait en fait de la fusion entre des services déjà existants. Le service Assistance et l’administration de la Santé publique furent de la sorte respectivement repris par les ministères de la Justice et des Affaires intérieures. Le service médical du ministère des PTT fut incorporé et transformé en Service de Santé administratif. La création de l’Administration de la Médecine sociale constituait une nouveauté. Le tout premier ministre de la Santé publique fut Emile Vandervelde (1866-1938), le « patron » du Parti ouvrier belge (P.O.B.)10. Jusqu’après la guerre, l’existence de la nouvelle administration demeurerait précaire et son autonomie assez réduite dans le domaine assigné11. Le climat politique instable faisait également obstacle au développement d’un ministère performant. C’est ainsi que le 15 mai 1938, le gouvernement d’union nationale Spaak I transférait à nouveau les compétences de la Santé publique aux Affaires intérieures pour ne plus représenter qu’une « section » de ce ministère.

À la suite de la mobilisation générale et de l’imminence de la guerre, l’administration réussit à prouver son utilité et conquérir temporairement une place dans le paysage administratif. Cela a aussi été le cas au cours des premiers mois qui suivirent l’invasion allemande. Le ministère de la Santé publique devint compétent pour l’approvisionnement. Le 12 août 1940, cette compétence fut cependant transférée au ministère de l’Agriculture et le 25 septembre 1940, presque toutes les compétences en matière de santé publique tombèrent sous la tutelle des Affaires intérieures. Elles y furent regroupées sous l’Administration de la Santé publique, tandis que l’ancienne Administration de l’Assistance sociale s’appellerait désormais Direction d’Assistance sociale. Le 10 septembre 1942, Gérard Romsée retira cette direction de l’Administration de la Santé publique et la transféra à l’Administration des Affaires provinciales et communales et des Affaires électorales, où – d’après ce qu’on dit – cette direction pouvait être mieux impliquée dans l’accompagnement des communes12.

Après la libération en septembre 1944, le gouvernement fit table rase des arrêtés des secrétaires généraux collaborateurs et renoua avec la « tradition » en reprenant la structure organisationnelle d’avant-guerre. Le ministère de la Santé publique fut subdivisé en trois administrations, dont la Direction générale de l’Assistance. En septembre 1946, le gouvernement confirma la position indépendante et autonome du ministère de la Santé publique en lui assignant un rôle important dans le développement de l’État-providence.10 Inventaires des archives conservées à l’Institut Émile Vandervelde, le centre d’études du Parti socialiste, quatre parties principalement rédigées par Berger D. et Musick A., Inventaire des archives d'Émile Vandervelde, Bruxelles, 1993, 1996, 1998 et 2000. 11 De là que le premier organigramme n’a été établi qu’en 1940.12 Arrêté des Secrétaires généraux, 25 juin 1942.

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Dans la période d’après-guerre, ce fut principalement le ministre communiste bruxellois Albert Marteaux (1886-1949) qui allait réussir à mettre en place un ministère indépendant de la Santé publique. Le fonctionnement et le rôle de l’État dans le domaine des soins sanitaires furent impulsés par la Conférence internationale de la Santé, organisée par les Nations Unies en 1948. Les années suivantes, le ministère allait connaître – dans le cadre du développement de l’État-providence – une expansion considérable. Après la guerre, la croissance économique et la prospérité grandissante engendrèrent une forte baisse du nombre de personnes indigentes. Sans oublier le développement d’une vaste structure de sécurité sociale, qui rendait la bienfaisance pour ainsi dire superflue grâce aux allocations familiales, et aux allocations de chômage, de maladie et de retraite. Et pour finir, les CAP se repositionnèrent en investissant massivement dans des hôpitaux et des maisons de retraite.

Le développement de l’État-providence a également dynamisé le domaine institutionnel. Le Conseil supérieur de l’Assistance et du Service social qui fut créé en vertu de l’Arrêté du Régent du 5 janvier 1948 suivit résolument les traces du Conseil supérieur de l’Assistance publique déjà cité antérieurement13. Ce Conseil n’a toutefois pas fait long feu, car il fut suspendu et recréé en vertu de l’Arrêté royal du 11 février 195414. Ce nouveau cadre de concertation disposait désormais de trois sections permanentes : Assistance publique, Service social, Services et Établissements de soins15. L’année suivante, l’Arrêté ministériel du 20 janvier 195516 faisait état de la nécessité, en raison des différences régionales appuyées en matière de prospérité, de la création d’une Commission d’étude temporaire. Cette Commission était « chargée de résoudre les problématiques liées – au niveau régional – à l’Assistance sociale ». En 1956, le ministre de la Santé publique et de la Famille Edmond Leburton (PSB) réforma en profondeur l’Administration de l’Assistance (voir l’organigramme p. 42).

Le repositionnement des CAP et le développement de l’État-providence entraînèrent des changements par rapport à la structure des frais et à l’intensité de capital. En même temps, on peut dire que les finances des villes et des communes n’étaient guère florissantes à cause des investissements considérables effectués, entre autres, dans l’infrastructure et dans les équipements. Grâce à la loi du 2 avril 1965, le ministre de la Santé publique et de la Famille Jozef Custers (CVP/PSC) put établir un système de remboursements afin d’alléger les charges des communes d’une part et de redistribuer les charges au niveau national d’autre part.

D’autres réformes importantes suivirent vers le milieu des années 1970. Le ministre de la Santé publique Jos De Saeger (CVP/PSC) du gouvernement Leburton I a ainsi réorganisé en juin 1973 l’administration « Assistance » (voir l’organigramme p. 42). Cette réorganisation n’a toutefois pas entraîné de déplacements fondamentaux de compétences. Pour cela, il fallait attendre encore quelques années.

En raison du développement de l’État-providence abordé plus haut, la structure et le développement des CAP communales étaient devenus obsolètes. On leur trouvait un côté paternaliste et suranné. La nouvelle loi du 8 juillet 1976, qui ordonnait le remplacement des Commissions d’assistance publique (CAP) par des Centres publics d’Action sociale (CPAS), était censée éradiquer complètement la pauvreté. L’entrée en vigueur de cette loi coïncidait presque avec la fusion des communes. La loi de 1976 impliquait que la « charité » et l’« appréciation ou le côté arbitraire des services d’aide » étaient dépassés. Sur la base de la loi du 7 août 1974 instituant le droit à un minimum de moyens d’existence, « le droit

13 MB, 20 février 1948.14 MB, 28 février 1954.15 Vandeweyer L., Het Ministerie van volksgezondheid (1936-1990). Organisatie en bevoegdheden (Le ministère de la Santé publique (1936-1990). Organisation et compétences), Bruxelles, 1995, p. 139-140 (Miscellanea Archivistica Studia, 56).16 Ibidem, p. 144-145.

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individuel au minimum vital et à une prestation de services sociaux » constituait un élément clé du changement de mentalité et par conséquent du fonctionnement. La prestation de services était considérée comme un programme pour ainsi dire complet dont l’objectif était bien plus vaste que le seul octroi d’une aide financière. Elle était tenue de satisfaire tous les besoins immatériels et l’aide octroyée devait être « soulageante, curative et préventive ». La prestation de services pouvait être de nature matérielle, sociale, médicale, médico-sociale ou psychologique. En plus d’un secrétaire et d’un receveur, chaque CPAS se devait dorénavant d’employer au moins un assistant social. La crise économique persistante des années 1970-1980 a bien vite révélé que les ambitions et les intentions exprimées lors du remplacement des CAP par les CPAS étaient trop élevées, car vers le milieu des années 1980, le thème de la pauvreté figurait à nouveau à l’ordre du jour politique.

Dans le gouvernement bipartite social chrétien/libéral Martens VI, Miet Smet fut nommée secrétaire d’État à l’Émancipation sociale auprès du ministre des Affaires sociales Jean-Luc Dehaene. L’un des actes politiques de l’année 1986 a été la mise sur pied d’un « Groupe de Travail interdépartemental pour la Protection de la Sécurité d’Existence des plus Démunis ». Ce groupe de travail avait pour tâche d’évaluer les effets des mesures gouvernementales et de formuler des propositions coordonnées en matière de certitude d’existence. Le 4 mai 1990, le groupe de travail obtint une forme définitive par le biais de la création d’une « Commission interdépartementale de Lutte contre la Pauvreté ». Dans le gouvernement tripartite Martens VIII (sociaux-chrétiens, socialistes et Volksunie), la politique en matière de pauvreté était entre-temps revenue à l’avant-plan. À titre d’illustration : sous Martens VIII, le secrétariat d’État à l’Émancipation sociale fut transféré du ministère des Affaires sociales aux Services du Premier Ministre. Des « journées de réflexion politique » sur la politique de lutte contre la pauvreté, l’intégration des bénéficiaires du minimum vital et le fonctionnement des CPAS furent également organisées. Après le succès de l’extrême droite lors des élections de 1991, la lutte contre la pauvreté bénéficia en 1992, sous le gouvernement Dehaene I, d’une attention particulière qui se traduisit par le Programme d’urgence pour une société solidaire. Ce programme constituait l’ébauche du Rapport général sur la Pauvreté qui sera publié en 1994. L’étude révéla la nécessité d’une politique cohérente en matière de pauvreté entre les multiples autorités compétentes et le besoin d’une structure permanente associée à un élargissement du nombre d’acteurs concernés. Ces recommandations furent respectées. Dès 1995, après l’avènement du gouvernement Dehaene II, la politique en matière de pauvreté fut abordée lors de la Conférence interministérielle pour l’Intégration sociale. Les zones d’ombre par rapport aux compétences furent en grande partie éclaircies. L’Accord de coopération relatif à la continuité de la politique de pauvreté qui a été signé le 5 mai 1998 entre l’État fédéral, les Communautés et les Régions, et la création d’un Point d’appui de lutte contre la pauvreté, la précarité et l’exclusion sociale, faisant partie du Centre pour l’égalité des chances et la lutte contre le racisme17 en témoignent. L’introduction d’une structure d’État fédéral n’eut qu’une influence limitée sur les compétences du ministère étant donné que la sécurité sociale demeurait une matière fédérale.

Les gouvernements libéraux-socialistes ont continué sur cette voie. La portée de la politique en matière de pauvreté devint plus large. En dehors du contrôle traditionnel effectué sur le fonctionnement des CPAS, le pouvoir fédéral explora de nouvelles voies et canalisa ses actions en fonction d’un certain nombre de thèmes référant à l’économie sociale, la politique des grandes villes et la lutte contre la pauvreté.

En 1999, le gouvernement fédéral décida d’apporter une aide plus intensive au secteur de

17 Pour un aperçu des tâches au niveau flamand :Leloup G. et Van Isterdael H., Beleidsdomein Binnenlandse Aangelegenheden (Domaine politique des Affaires intérieures). Archiefbeheersplan Afdeling Gemeenten, OCMW's en Provincies en bijhorende raden en commissies (Plan de Gestion des Archives pour la Section des Communes, CPAS et Provinces et les conseils et commissions y afférant, Bruxelles, 2004 (Plans de gestion des archives et listes de sélection. Ministère de la Communauté flamande, 24).

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l’économie sociale. Cette mission fut confiée à un ministre fédéral. Dans le cadre du développement d’un état social actif, le gouvernement donna le 17 mars 2000 son feu vert au programme Printemps. En embauchant des ayants droit au minimum vital ou à une autre aide sociale par le biais de plans d’emploi spécifiques, le vice-premier et ministre de l’Intégration sociale et de l’Économie sociale Johan Vande Lanotte espérait réduire de moitié le nombre de bénéficiaires du minimum vital. Une autre mesure importante fut la loi du 26 mai 2002 qui introduisit le Droit à l’Intégration sociale (DIS). Cette loi remplaça la loi relative au minimum vital à partir du 1er octobre 2002. Tout comme l’ancienne loi relative au minimum vital, la nouvelle loi DIS prévoyait l’octroi d’une allocation, appelée revenu d’intégration, aux personnes ne disposant pas d’un revenu ou ayant un revenu insuffisant. La loi relative au DIS fut de surcroît intégrée dans une politique d’activation.

En dehors de l’économie sociale et de la politique des grandes villes, on a également pu assister au développement d’un troisième thème social important. Les violentes émeutes qui éclatèrent en 1991 et en 1997 dans l’agglomération bruxelloise témoignaient de la nécessité d’une politique des grandes villes (PGV). En 1999, le gouvernement fédéral lança une politique destinée à soutenir les villes dans leur approche des quartiers en difficulté. Dans ce contexte, la Belgique s’aligna sur la politique de la France où un « ministre de la Ville » était déjà en place depuis fin 199018.

Le problème avec les nouveaux thèmes, comme l’économie sociale ou la politique des grandes villes, fut qu’au sein de la Belgique fédérale, la « compétence » dans ces domaines reposait déjà d’une certaine façon auprès des régions et des communautés, de sorte qu’elle devint rapidement un sujet de concertation. Pour ce qui est de l’économie sociale, cette concertation aboutit le 4 juillet 2000 à la signature de l’Accord de Coopération relatif à l’Économie sociale 2000-2004, incluant aussi bien les contrats collectifs qu’individuels des Régions et de la Communauté germanophone. À part cela, les lignes directrices de la politique fédérale relative à l’économie sociale étaient chaque année énumérées dans une note de politique générale. En 2004, par exemple, la politique fédérale de l’économie sociale s’articulait autour de deux domaines d’action, notamment les activités clés de l’économie sociale et l’Entreprise socialement responsable (ESR). L’objectif était et est de renforcer la responsabilité sociale du monde de l’entreprise au sein de l’économie globale, de sorte que la totalité du tissu économique puisse évoluer vers une économie sociale.

Au niveau institutionnel, les interventions structurelles se succédèrent à toute vitesse au cours des années 1990. La jonction des allocations aux personnes handicapées et de l’aide sociale conduisit à la mise en place le 24 septembre 1994 de l’Administration de l’Intégration sociale. Le 1er octobre 1995 le ministère de la Santé publique et de l’Environnement et le ministère de Prévoyance sociale fusionnèrent pour former le ministère des Affaires sociales, de la Santé publique et de l’Environnement19. Les années suivantes, cette fusion entraîna une période d’instabilité, avec des modifications incessantes au niveau organisationnel (voir les organigrammes).

Sur le plan institutionnel, la clarté ne se fit pas avant fin 2002. Dans le cadre de la réforme Copernic, la structure du département subit une modification en profondeur. Les compétences furent finalement redistribuées entre deux SPF, un SPP et deux agences fédérales. L’AR du 23 mai 2001 divisa le ministère des Affaires sociales, de la Santé publique et de l’Environnement en SPF Sécurité sociale et SPF Santé publique, Sécurité de la Chaîne alimentaire et Environnement, ce qui annula la fusion des six années précédentes. Les

18 Dans le gouvernement Rocard, le premier ministre de la Politique de la Ville était Michel Delebarre. C’est Bernard Tapie qui lui a succédé.19 L’AR du 12 décembre 1994 portant création, organisation et fixation du cadre du ministère des Affaires sociales, de la Santé publique et de l’Environnement (MB, 24 décembre 1994) et l’AR du 7 avril 1995 portant exécution de l’article 3, §2 de l’Arrêté royal du 12 décembre 1994 portant création, organisation et fixation du cadre du ministère des Affaires sociales, de la Santé publique et de l’Environnement (MB, 13 juin 1995).

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compétences en matière d’intégration sociale furent confiées à un SPP dépendant du SPF Sécurité sociale. Une agence fédérale distincte, appelée dans un premier temps FAO et ensuite Fedasil, fut créée pour l’accueil des demandeurs d’asile. Une Agence fédérale pour la Sécurité de la Chaîne alimentaire (AFSCA) vit également le jour. Le ministère fut suspendu le 15 octobre 2002 pour faire place à des cellules provisoires, aussi bien dans le SPF Santé publique, Sécurité de la Chaîne alimentaire et Environnement que dans le SPF Sécurité sociale.

Fin 2002, l’administration obtint la forme qu’elle revêt encore actuellement. Le SPP Intégration sociale, Lutte contre la Pauvreté et Économie sociale fut, avec la Politique scientifique, le dernier SPP créé dans le cadre de la réforme Copernic. L’établissement en tant que SPP en vertu de l’AR du 12 décembre 2002 conféra à cette administration visant une approche pragmatique un caractère temporaire et limité : un ensemble d’activités limitées dans le temps, axées sur des objectifs spécifiques et exécutées par une équipe de projet composée de collaborateurs issus des différentes sections organisationnelles20. Le nouveau SPP Intégration sociale, Lutte contre la Pauvreté et Économie sociale devint opérationnel le 1er mai 2003 lors de la nomination de son Président : Julien Van Geertsom. Le SPP reprit ainsi une partie des tâches des anciens ministères, comme les conventions pour la politique des grandes villes, les projets de revalorisation, le contrôle des autorités octroyant des allocations, l’établissement de statistiques. Sa tâche principale demeura toutefois le remboursement aux CPAS dans le cadre du revenu d’intégration, appelé antérieurement minimum de moyens d’existence. Pour le reste, le SPP s’adressa aussi, par le biais de conventions, à d’autres groupes cibles, comme les toxicomanes, les demandeurs d’asile et les chercheurs d’emploi.

Plusieurs compétences du SPP IS ont récemment fait l’objet d’une discussion. Dans le contexte de la difficile formation du gouvernement en 2007-2008 et des discussions concernant une réforme d’État, les compétences au niveau fédéral relatives à la politique des grandes villes et à l’économie sociale furent surtout remises en question. Ce n’est pas le fruit du hasard si ces deux domaines politiques relevaient déjà en majeure partie des communautés et des régions.

Compétences et activités du producteur d’archives

Disposant d’un vaste éventail de compétences, le SPP IS exécute par conséquent des activités très disparates.

Le SPP tient à préparer, mettre en œuvre, évaluer et suivre une politique fédérale inclusive d'intégration sociale, afin de garantir durablement les droits sociaux fondamentaux de tout un chacun. Le SPP IS est étroitement concerné par projet de réglementation. Il informe et conseille son public cible et ses partenaires sur les mesures et actions et gère les flux financiers de et vers ses partenaires.

Dans ce dessein, le SPP remplit un certain nombre de tâches : * La prévention de, et la lutte contre la pauvreté et l’exclusion dans toutes leurs dimensions. * La mise en oeuvre de la politique des grandes villes en matière de cohésion sociale et de développement durable.

20 Hondeghem A. et Depré R. (Red.), De Copernicushervorming perspectief. Veranderingsmanagement in de federale overheid (La réforme Copernic en perspective. La gestion du changement au sein de l’administration fédérale), Bruges 2005, p. 130.Chaque nouvelle formation de gouvernement peut faire l’objet de programmes temporaires qui englobent l’ensemble des autorités publiques et qui traversent différents SPF verticaux. Ces programmes s’inscrivent dans le cadre d’organisations ad hoc, notamment les services publics de programmation. Le SPP IS était l’un des sept SPP qui étaient initialement planifiés.MB, 28 décembre 2002

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* Le développement à part entière de l’économie sociale. * L’intégration par le biais d’un service d’aide sociale et d’un accompagnement basés sur la

formation et l’emploi durable, comme mission principale. * Un dialogue permanent et un partenariat équivalent avec tous les niveaux politiques

(local, régional, communautaire, fédéral, européen, international), ainsi qu’avec les associations représentatives des groupes cibles.

* La stimulation et le soutien du développement de savoir-faire et de compétences auprès des partenaires locaux (ceci a été ajouté en 2007).

Il est important de souligner ici le caractère double en matière d’activités. La surveillance de l’organisation et du fonctionnement des CPAS constitue depuis toujours l’activité clé de cette administration. Conformément à la loi de 1965 ou à la loi de 2002, les activités sont fortement axées sur les procédures. Cette façon de procéder diffère de l’approche plutôt pragmatique utilisée au sein des services thématiques Politique des grandes villes, Lutte contre la Pauvreté ou Économie sociale, qui peuvent surtout être qualifiés de « produits des années 1990 ».

Sur le terrain, le SPP IS s'efforce de garantir une existence digne à toutes les personnes passées entre les mailles du filet de la sécurité sociale et vivant en situation de pauvreté. Les CPAS sont les principaux partenaires du SPP. Ils travaillent sur le terrain afin de permettre aux personnes socio-économiquement faibles de notre société de prendre part à la vie sociale21. À cet effet, les CPAS disposent d’un certain nombre d’outils, comme le salaire d'intégration, la mise au travail et l’assistance à l’insertion professionnelle, l'aide médicale urgente, la prime d'installation pour les sans-abri, la garantie locative, l'argent de poche pour les pensionnaires de maisons de retraite, l'allocation de chauffage, la médiation de dettes et l’accompagnement budgétaire, les chèques culture et les chèques sport, etc. D’autres institutions privilégiées en dehors des CPAS sont : les maisons de l’emploi, les maisons sociales, le Fonds social Mazout…

Pour la réalisation de la mission du SPP IS, une concertation structurelle est élaborée avec les CPAS, et ce, à deux différents niveaux : d’un côté par l’organisation de rencontres avec les CPAS et de l’autre, par le biais de la concertation avec les Sections Bien-Être social des différentes associations de villes et de communes (VVSG, UVCW, AVCB-VSGB). Au niveau provincial, les rencontres SPP IS – CPAS consacrées à un thème actuel sont organisées deux fois par an. La concertation entre le SPP IS et les Sections Aide sociale des Associations des Villes et Communes a lieu tous les deux mois et est présidée par le Président du SPP. Des thèmes communs, comme le FSE ou l’intégration des CPAS dans le réseau de la sécurité sociale, y sont abordés, discutés et suivis. Les délégués des associations communiquent, au cours de cette concertation, les questions et les points chauds des CPAS. Les réponses préparées par les services concernés du SPP aboutissent souvent à la rédaction de circulaires ou de listes de foires aux questions (FAQ). Ces réunions de concertation font toujours l’objet d’un rapport.

Le SPP développe, soutient et respecte d’un point de vue juridique la réglementation des CPAS et il agit en tant qu’autorité de droit administratif lors de « conflits de compétence » entre les CPAS. Il fait simultanément fonction d’organisme de paiement des subventions octroyées aux CPAS dans le cadre de la Loi du 2 avril 1965 relative à la prise en charge des secours accordés par les CPAS et de la Loi du 26 mai 2002 relative au DIS. Dans le cadre de la loi du 8 mai 1989 concernant l’octroi et le recouvrement d’avances sur les pensions alimentaires, cette administration publique octroyait jusqu’en 2005 des avances sur les pensions alimentaires et dispensait des conseils en la matière. Elle soutient le fonctionnement des CPAS par le biais de formations ou de la sécurisation informatique. Et pour finir, cette administration remplit aussi la fonction de secrétariat de la Commission consultative fédérale de l’Aide sociale.

21 Voir http://www.mi-is.be/themes/POD/wiezijnwij/index_nl.htm (10 février 2009)

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http://www.mi-is.be/themes/POD/wiezijnwij/index_nl.htm


Le SPP IS est également actif dans la prévention et la lutte contre la pauvreté. Le service Politique de pauvreté est chargé au niveau fédéral du soutien de l’élaboration et de la mise en œuvre de la politique relative à l’économie sociale. Une attention particulière est accordée aux groupes pour qui des problèmes issus de divers domaines de vie et secteurs politiques viennent compliquer la réalisation de leurs droits sociaux fondamentaux. Ces problèmes sont abordés par le biais du dialogue et de la participation entre les partenaires. L’engagement du citoyen vivant dans la pauvreté est l’élément clé des processus de travail. C’est dans ce contexte que le SPP désire favoriser la coopération entre les divers niveaux et domaines politiques et stimuler toutes les parties prenantes, avec une attention particulière pour les connaissances et l’expérience des personnes soumises à des processus d’exclusion sociale. Il est spécifiquement chargé du suivi du Rapport général sur la Pauvreté et il est aussi responsable de l’établissement et du suivi du Plan d'Action national d'Inclusion sociale (PAN IS), coordonné par la Commission européenne. Dans le cadre de la lutte contre la pauvreté et l’exclusion sociale, le SPP a créé une nouvelle profession, notamment celle d'expert du vécu en matière de pauvreté et d’exclusion sociale, avec une fonction de passerelle entre la prestation de services du pouvoir fédéral et les personnes en situation de pauvreté et d’exclusion sociale. Le SPP comble le fossé numérique en attribuant une allocation aux utilisateurs du CPAS leur permettant d’accéder aux espaces publics numériques ou il favorise la participation sociale en soutenant des activités sportives et culturelles.

Le SPP IS promeut et soutient l'économie sociale sous toutes ses formes, des boutiques d'articles de seconde main et services de proximité et de voisinage, jusqu'aux sociétés à but social, sans oublier le Label social belge. L’administration de l’Économie sociale, appelée initialement « cellule Économie sociale », soutient la préparation, la mise en œuvre et l’évaluation de la politique fédérale suivie en la matière. Cette politique vise la participation au développement et à la promotion des initiatives dans le domaine de l’économie sociale. Ces initiatives respectent les principes éthiques suivants : la prestation de services vis-à-vis des membres et de la communauté est prioritaire par rapport au manque à gagner ; l’autonomie de gestion ; la prise de décision démocratique ; la priorité des personnes et du travail par rapport au capital lors du partage des bénéfices ; l’engagement en matière de développement durable, l’attribution de la priorité à un processus de gestion durable et au respect de l’environnement. Ces cinq principes apportent une réelle plus-value en matière social. Les tâches et l’objectif de l’administration Économie sociale incluent la transmission des valeurs et des connaissances susmentionnées en matière d’économie sociale à un nombre croissant de structures, d’initiatives et de projets ; la stimulation du dialogue et la diffusion d’informations en fonction des attentes des acteurs sur le terrain ; l’assurance de la continuité de la politique fédérale en matière d’économie sociale en concertation avec les autres entités ; le développement d’une expertise pratique et technique, ainsi que le partage de cette expertise avec d’autres groupes d’intérêt. Cet ensemble de tâches vise à favoriser l’introduction des valeurs de l’entrepreneuriat socialement responsable dans le monde de l’économie et de l’entreprise.

La matière « économie sociale » fut régionalisée au printemps de l’année 2008. Pour l’année 2009, des budgets ont toutefois encore été approuvés pour cette matière.

Le SPP IS mène la politique des grandes villes. Quinze villes et communes bénéficient, par le biais de contrats de ville, de moyens financiers pour la réalisation d'un programme de développement urbain axé sur les objectifs suivants : un développement intégré des quartiers, une économie locale durable, une forte cohésion sociale, une ville plus saine et une meilleure offre de logements. En raison du manque de logements salubres et financièrement accessibles, un deuxième programme d'appui axé sur le logement a été conclu en 2005 avec dix-sept villes et communes du pays. Le SPP développe aussi d’autres activités dans le cadre de la politique des grandes villes : l’introduction et l’application de la loi relative aux sanctions administratives communales (Sac), la répartition des emplois Rosetta (convention de premier

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emploi), le soutien des programmes d’insertion des demandeurs d’asile régularisés. Le SPP fait office de centre de connaissances en matière de développement urbain et il remplit une fonction coordinatrice entre les différents niveaux politiques et réseaux.

Au cours de la formation laborieuse du gouvernement et des discussions relatives à une réforme d’État, le maintien d’une politique urbaine au niveau fédéral a été plusieurs fois abordé à partir de l’année 2007. En attendant, les contrats pluriannuels en cours sont temporairement prolongés à l’aide d’« annexes » (avenants) jointes aux conventions.

Par le biais du Fonds social européen et des CPAS, le SPP IS contribue à élargir les possibilités de formation et d'emploi pour les plus défavorisés. Il s'agit prioritairement de jeunes, de chefs de familles monoparentales et de personnes originaires de pays ne faisant pas partie de l'Union européenne. Le SPP gère les moyens FSE fédéraux qui peuvent être dépensés pour les projets d’intégration sociale et pour l’emploi (depuis 2007).

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Organisation et fonctionnement du producteur d’archives22.

Pour ce qui est de l’organisation, je dois principalement m’en tenir à l’évolution qui a eu lieu depuis la création du SPP, car les informations sur l’évolution antérieure sont pour ainsi dire inexistantes. Il m’a toutefois semblé important de l’esquisser à partir de l’année 1940 par le biais des organigrammes joints en annexe : ils seront indubitablement utiles pour resituer dans leur contexte des documents plus anciens.

Le SPP devint opérationnel le 1er mai 2003. Le cadre organisationnel n’a pas subi depuis de réorganisations ou de modifications fondamentales. Dans le premier organigramme, l’ancien directeur général revêt la fonction de chargé de mission. Cette fonction a disparu dans le second. La modification la plus importante eu lieu en vertu de l’AR du 22 mai 2006, lorsque le SPP obtint d’une part un caractère moins temporaire et d’autre part, plus d’autonomie. Personnel et Organisation, Budget et Contrôle de la Gestion et Technologie d’Information et de Communication furent promus au rang de services d’encadrement au sein du SPP et furent donc découplés des services d’encadrement du SPF Sécurité sociale23.

Le SPP IS constitue une administration relativement petite qui relève des autorités fédérales. Après son démarrage, les effectifs augmentèrent de 50 pour cent entre 2003 et 2008, avec une légère régression en 2006. Jusqu’en 2007, la part constituée par les membres statutaires du personnel oscillait aux alentours de 40 pour cent. En 2008, le nombre d’emplois contractuels et statutaires était en équilibre.

2003 2004 2005 2006 2007 2008Statutaires 45 50 56 59 68 87Contractuels 72 86 96 86 97 89Total 117 136 152 145 165 176

Lors de l’établissement du présent tableau de tri d’archives, le nombre de membres du personnel était subordonné au vaste éventail d’activités et de compétences. La description faite ci-dessous de l’organisation par service en témoigne.

A. Présidence, Comité de direction et services connexes

Le Comité de direction est une administration collégiale dotée d’importantes compétences par rapport à la gestion du SPP. Le Président dirige le SPP et en assure le fonctionnement quotidien.

De nouveaux organismes furent créés dans le cadre d’une approche participative : la réunion de staff, les groupes de travail et les réunions de service. La réunion de staff est composée depuis 2004 de tous les chefs de services et de la direction.

B. Services généraux

B1. Directeur général (Secrétariat)

Le Directeur général dirige les services dits d’encadrement. Ces services d’encadrement ont pour mission de soutenir et éventuellement de contrôler le SPP dans l’exécution de ses tâches.

22 Sur la base des Rapports annuels et des divers rapports retrouvés dans e-communities.23 MB, 31 mai 2006 et notification de la réunion du Conseil des ministres du 9 septembre 2005.

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B2. GRH

Le service de gestion des ressources humaines (GRH) essaie de développer une politique de GRH efficace, effective et transparente visant l’épanouissement des collaborateurs du SPP. Le fonctionnement était initialement placé sous le signe de l’implémentation du nouvel organigramme, de la réorganisation des tâches ou du démarrage des cercles de développement. Durant cette phase initiale, le service constituait en fait une antenne du service du personnel du SPF Sécurité sociale. Les réunions de concertation avec le service d’encadrement P&O du SPF Sécurité sociale avaient lieu une fois par mois. Le SPP devint autonome en 2007, de sorte que le service du personnel ne relevait plus de la compétence du SPF Sécurité sociale. Le SPP s’est ensuite associé au service commun de gestion du personnel organisé par le SPF P&O pour les quatre SPF horizontaux. Deux gestionnaires du SPP responsables de la gestion des dossiers du personnel déménagèrent ainsi au numéro 51 de la rue de la Loi. Le service GRH est également responsable de l’organisation de la concertation avec les syndicats.

B3. Communication, Gestion des connaissances et Développement de l’organisation (CGD)

Appelé initialement TIC, Communication et Gestion des connaissances, le service devint opérationnel à partir du 1er juillet 2004, dans le cadre du nouvel organigramme du SPP. Le service coopère à l’élaboration de trois objectifs stratégiques :- L’expansion du SPP pour en faire un centre de connaissances spécialisé dans l’intégration sociale, y compris l’économie sociale, la lutte contre la pauvreté et la politique grandes villes- Le développement d’un système d’informatisation stratégique destiné à améliorer la communication interne et externe et à permettre ainsi la création, dans la philosophie e-government, d’un système de gestion des connaissances et l’optimisation de la gestion du SPP, par le biais du site Web, des lettres d’information et des publications standardisées ;- L’élaboration d’une stratégie de communication cohérente et accessible.En sa qualité de service d’accompagnement, il vise à faire parvenir les informations et les connaissances correctes au bon moment à la bonne personne. Il joua ainsi un rôle important dans le développement, l’implémentation ou la mise à disposition d’outils, comme : l’identification et l’interrogation des parties prenantes, le Balanced Scorecard, la publication d’un rapport annuel et de statistiques trimestrielles, e-communities, le site Web et les groupes de travail.

Jusqu’en 2007, le service était également responsable des besoins pratiques en matière de TIC, du suivi des différents projets et de la préparation requise pour la création ou l’installation du Frontdesk en 2008, en vue d’accroître l’accessibilité, la convivialité et la qualité de la prestation de services du SPP. Ce Frontdesk fait office de point de contact central du SPP et est chargé de répondre et/ou d’assurer le suivi de toutes les questions entrantes (par téléphone, courriel et voie postale/fax). Les questions standard reçoivent chaque fois la même réponse standard. Lorsqu’un collaborateur n’est pas en mesure de répondre à une question, il assumera le dispatching de la question, ainsi que le suivi de la réponse à la question.

Dans le cadre d’un fonctionnement plus autonome, le service d’encadrement ICT a été dissocié afin de lui permettre de se concentrer entièrement à l’informatisation du SPP.

B4. Service d’inspection

La mission du service d’inspection comprend quatre aspects. Le service veille premièrement à ce que la législation fédérale en matière d’intégration sociale soit correctement appliquée, et ce, par le biais de contrôles juridiques, administratifs et financiers (fonction du contrôle). Deuxièmement, il informe et conseille les CPAS quant au cadre légal et à l’application concrète de la législation et de la réglementation en vigueur, lors des contrôles (fonction informative, avis et formation). Troisièmement, il contribue à la préparation de la politique en

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matière de la législation relative à l’intégration sociale (fonction de centre de connaissances). Quatrièmement, il surveille l’exécution des différentes réglementations créées par les autorités fédérales et pour lesquelles les autorités publiques octroient des subventions aux CPAS.

Le service d’inspection effectue des contrôles dans différents domaines :- Le contrôle comptable Revenu d’intégration/DIS et plus particulièrement les procédures développées par le CPAS pour l’application de la législation DIS- Le contrôle des dossiers individuels Revenu d’intégration/DIS sélectionnés sur la base des subsides demandés pour ces dossiers par les CPAS concernés- L’application de la loi du 2 avril 1965 concernant la prise en charge de l’aide accordée par les CPAS, ce qui comprend principalement le contrôle comptable des dépenses relatives à l’aide, aux allocations familiales, aux primes d’installation et aux primes de naissance d’une part et des frais médicaux et pharmaceutiques et plus particulièrement de l’application des critères de remboursement de l’INAMI, d’autre part- Les contrôles effectués dans le cadre du Fonds social européen (FSE) par rapport au projet, aux dossiers individuels et aux pièces justificatives comptables. Les résultats des contrôles FSE sont transmis au service Subventions et Marchés publics qui en assure le suivi et qui les analyse- Le contrôle relatif au Fonds social Mazout et exécuté dans le cadre de la loi programme du 27 décembre 2004 et de diverses dispositions de la loi du 20 juillet 2005, tant des données comptables du CPAS que des dossiers individuels- Le contrôle relatif au Fonds de participation sociale et culturelle créé au cours de l’année 2007.

Pour que le service d’inspection puisse exécuter des contrôles efficaces, la base de données PRIMA sera mise à la disposition des inspecteurs par le biais d'une connexion sécurisée.

B5. Budget et Logistique

Le Service Budget, Statistique et Comptabilité changea de nom en juillet 2004. Il s’appellerait désormais « Service Budget et Finances ». Le Service Budget et Finances assurait la gestion financière et budgétaire du SPP et dans ce dessein, le cycle budgétaire fut transformé en système de gestion. Le service désirait ainsi assurer et optimiser la gestion financière et budgétaire du SPP, conformément aux dispositions de la loi et aux directives des autorités budgétaires. Jusque fin 2006, le service faisait de surcroît office d’antenne du Service Budget et Contrôle de la Gestion du SPF Sécurité sociale.

L’ensemble des tâches du service s’articule autour de deux axes principaux : la gestion budgétaire et l’administration budgétaire. La gestion budgétaire comprend : la transmission des directives et des circulaires aux différents services et les pourvoir de commentaires ; le recueil des propositions budgétaires des services ; le suivi des négociations budgétaires ; la redistribution des crédits pendant l’année en cours. Pour ce qui est de l’administration budgétaire, ce service établit et contrôle des rapports d’engagements, des dossiers d’ordonnancement et des états de paiement.

Les compétences de ce service ont été élargies à partir de 2007 en vertu de sa plus grande autonomie. Le service répond désormais également aux besoins logistiques de l’administration. De là, la dénomination Budget et Logistique qui s’y réfère. On établit également à partir de cette année des relations avec le bureau de traduction.

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B6. Service Subventions et Marchés publics

Le Service Subventions et Marchés publics (SSMP) a été créé le 1er juillet 2004. Comme l’indique sa dénomination, il poursuit un double objectif : la fonction de centre de connaissances en matière de marchés publics du SPP et l’élaboration d’une politique de subvention articulée autour de l’intégration sociale. Le soutien des CPAS constitue l’élément central de cette politique de subvention.

La passation de marchés publics requiert un suivi administratif intensif, tant pour les marchés publics relevant de la gestion du SSMP même, que pour les autres services au sein du SPP auxquels le SSMP procure des conseils et une assistance technique lors de la passation. Les différents stades de ce processus administratif sont : (1) la rédaction et la publication du cahier des charges, (2) l’attribution du marché, (3) le suivi de la procédure d’attribution et d’exécution dans les moments cruciaux, (4) le paiement après livraison et (5) le suivi de la garantie.

Le SSMP est un service transversal par excellence. La grande variété de mesures de subsides, la multiplicité des processus administratifs et la complexité de certains dossiers exigent de la part du personnel du SSMP une approche dynamique. En matière de marchés publics, le SSMP conseille d’autres services au sein du SPP. Il confie également, sur ordre du ministre, des marchés à des tiers pour des études et des recherches scientifiques et il organise des colloques.

Une vaste gamme de mesures (de subsides) est gérée et suivie au sein du SSMP : AR Participation socioculturelle ; AR Subvention d’État majorée ; AR Clusters ; AR Monitoring ; AR Garanties locatives ; gestion de programme en matière de subventions du FSE ; divers AR et AM relatifs aux subventions facultatives (par exemple, pour le suivi thérapeutique des toxicomanes depuis 2001 (note fédérale concernant le problème de la drogue)) ; contrats d’étude et colloques ; gestion administrative des fonds sociaux gaz et électricité ; gestion administrative du Fonds Mazout (à partir de 2005), gestion administrative des moyens « Rosetta » (médiation interculturelle, clusters).

En application de l’organigramme du 1er juillet 2004, les tâches concernant l’ordonnancement et le contrôle des contrats Politique des grandes Villes ont été transférées au SSMP. La préparation des dossiers d’ordonnancement demeure une tâche du service PGV. L’exécution des contrôles sur place, la rédaction du P.-V. et des tableaux financiers finaux approuvés font partie des tâches du SSMP. Pour mener à bien la gestion administrative et financière, une task force FSE a été créée en 2004. Le SSMP est responsable de la gestion administrative et financière du programme FSE fédéral. À la suite d’un audit européen effectué en janvier 2003, une base de données FSE a été élaborée, des séances de formation en la matière ont été proposées aux CPAS et un helpdesk informatique a été mis en place.

B7. Avis juridique et Support à la Politique

Le champ d’action de ce service couvre les aspects juridiques de toutes les matières qui relèvent de la compétence du SPP. Ses missions s’organisent autour des quatre axes suivants :- Un rôle de conseiller juridique : le service est à la disposition de toutes les composantes du SPP et il dispense des conseils juridiques. Il répond ainsi aux questions juridiques des parties prenantes internes et externes, comme le cabinet, les CPAS, les avocats, etc.- Un rôle d’acteur juridique : le service contribue à l’élaboration de projets de dispositions légales et réglementaires relatives aux matières qui relèvent de la compétence du SPP. Il procède aux études de la jurisprudence relative aux thèmes actuels afin de répertorier les irrégularités et les lacunes existantes dans la réglementation et de proposer des solutions permettant d’y remédier. Il convertit les idées politiques en réglementation et il explique

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l’application de cette dernière par le biais de circulaires, d’exposés, etc. - Un rôle d’expert juridique : le service veille à la défense optimale des intérêts de l’État belge dans les matières relevant de la compétence du SPP, et ce, tant au niveau du contentieux judiciaire qu’administratif. Le service est responsable de la gestion quotidienne de ces contentieux. Dans le cadre d’un contentieux judiciaire, l’intérêt général de l’État belge est de respecter et de faire respecter la loi. L’objectif d’une telle intervention judiciaire est de faire reconnaître le droit à l’aide sociale ou au revenu d’intégration sociale, chaque fois que la personne concernée peut y prétendre, et de contester ce droit dans le cas contraire. Les contentieux administratifs portent sur la subvention due par l’État belge aux CPAS à la suite aux décisions judiciaires les condamnant à payer l’aide sociale.- Un rôle de collaborateur politique : Le service joue un rôle de coordinateur par rapport aux actions politiques qui touchent aux matières relatives au SPP, et ce, tant au niveau fédéral qu’européen. Il propose les mesures traduisant au mieux les objectifs politiques poursuivis. En collaboration avec les parties prenantes internes et externes, des mesures sont formulées pour réaliser les objectifs visés.

C. Service d’encadrement ICT

Jusqu’en 2007, les activités étaient du ressort du service CGD. Ce dernier introduisit des technologies d’information comme une simple aide technique à l’administration du SPP. Il fut décidé, dans le cadre de la plus grande autonomie, d’élaborer un service ICT indépendant dont les activités couvrent différents domaines : la migration de la bureautique, l’introduction d’un guichet unique ou d’un Frontdesk dans le cadre du projet Call MI-IS, l’adaptation et l’application de la base de données PRIMA à une plate-forme informatique appropriée, etc.

D. Service des CPAS

D1. Directeur général (Secrétariat)

Le Directeur général dirige les services qui surveillent les CPAS. Le service des CPAS constitue l’activité clé traditionnelle du SPP IS et il rapporte directement au Directeur général.

D2. Législation sur les CPAS et conflits de compétences

Le service développe et étudie des propositions politiques et il propose des solutions aux autorités en cas d’éventuels problèmes. La « traduction » des propositions de politique générale implique la rédaction de textes législatifs ou réglementaires (projets de loi, projets d’arrêtés royaux ou ministériels et circulaires), conformément aux instructions en matière de technique législative et de lisibilité. Le service procure de surcroît aux parties prenantes des informations et des instructions concernant les matières relatives aux CPAS. Il émet un avis, aussi bien par écrit, qu’oralement, à la suite de questions individuelles posées par des parlementaires, le Cabinet, des CPAS, etc. Il émet également des commentaires dans des documents explicatifs généraux, comme des circulaires, et lors de la prise d'effet d'une nouvelle réglementation ou en cas d'imprécisions en ce qui concerne l'application de la réglementation existante. Le service offre un appui juridique d’ordre général aux services d’exécution du SPP en matière de réglementation fédérale relative aux CPAS.

Lors de « conflits de compétences », le service fait simultanément office d’autorité administrative de droit réglant les litiges entre CPAS en matière de compétence territoriale. Il a pour mission légale de désigner dans un délai de 5 jours ouvrables un CPAS, qui dispose provisoirement de la compétence pour prendre une décision concernant une demande d’aide en cas de conflit de compétence entre deux ou plusieurs CPAS, qui se sont déclarés territorialement incompétents.

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Et pour finir, ce service remplit également la fonction de secrétariat de la Commission consultative fédérale de l’Aide sociale.

D3. Revenu d’intégration – Remboursement Loi 65

Ce service de paiement s’occupe des subventions octroyées aux CPAS dans le cadre de la Loi du 2 avril 1965 et de la Loi du 26 mai 2002 relative au DIS. Le service actuel est le résultat de différentes fusions opérées au cours des années précédentes. En 2007, les services Revenu d’Intégration et Pensions alimentaires d’une part et Remboursements Loi 65 d’autre part ont fusionné pour former un service unique dénommé Revenu d’Intégration et Loi 65. L’ancien service Revenu d’Intégration et Pensions alimentaires était à son tour le résultat d’une opération antérieure de fusion.

Les subventions payées aux CPAS dans le cadre de la Loi 65 pour l’aide qu’ils octroient aux personnes indigentes qui ne possèdent pas la nationalité belge et qui ne sont pas inscrites dans le registre de la population. Ces subventions peuvent comprendre une aide financière, des cotisations aux mutuelles, des soins médicaux et pharmaceutiques, des frais de rapatriement, des frais de première installation, des allocations familiales garanties, des frais de placement ou de séjour et diverses mesures de mise à l’emploi. Les subventions octroyées dans le cadre de la loi de 2002 relative au DIS remboursent les frais réalisés par les CPAS et elles comprennent trois choses : premièrement, le revenu d’intégration ; deuxièmement, les mesures d’embauche et troisièmement, les primes d’installation pour les sans-abri24. Le service intervient aussi en cas de problème lié à la procédure de remboursement et il dispense des informations aux CPAS sur l’octroi d’aides qui sont recouvrées dans le cadre de la réglementation. À partir du 1er janvier 2006, les CPAS sont en mesure de saisir électroniquement les dossiers Revenu d’intégration par le biais du réseau de la BCSS. Cela a également été le cas pour les dossiers Loi 65 à partir du 1er avril 2007.

Le service Pensions alimentaires était d’une part responsable du paiement aux CPAS des subventions d’État octroyées précédemment dans le cadre de la loi du 8 mai 1989 concernant l’octroi et le recouvrement d’avances sur les pensions alimentaires et d’autre part, de la répartition des pensions alimentaires dues recouvrées par les bureaux de perception (administration des Finances). Il traitait les demandes de recouvrement des CPAS et il assistait ces derniers en cas de problème avec la procédure de remboursement et lors de la fourniture d’informations générales dans le cadre de la loi du 8 mai 1989. En 2004, les CPAS furent délestés de leur tâche de recouvrement. Cette dernière fut reprise par le Service des Créances alimentaires (SECAL) du SPF Finances à partir du 1er juin 2004. Le deuxième volet, notamment l’octroi d’avances sur les pensions alimentaires, fut également transféré au SECAL en 2005. Cela n’entraîna pas pour autant la fermeture du service des Pensions alimentaires en 2005, car la clôture comptable des années précédentes n’était pas encore terminée.

D4. Service Helpdesk Sécurité

Ce service créé en 2004 aide les CPAS à entrer leurs données dans le réseau de la BCSS. Il soutient les CPAS pendant le processus d’apprentissage de la sécurisation informatique des données. Dans cette optique, le service développe d’une part une politique de sécurisation informatique aussi bien interne (quant à l’Internet, le courrier électronique, la sécurité physique, etc.), que pour les CPAS, et d’autre part un centre de connaissances en matière de sécurité à l’intention de tous les CPAS. Ce dernier point se concrétise par l’organisation de formations, l’accompagnement des CPAS dans l’application des normes minimales de sécurité imposées par la BCSSS et la nomination de conseillers en sécurité. Dans ce même 24 La mission de mise à l’emploi du CPAS comprend l’offre d’un emploi ou l’élaboration d’un projet individualisé pour l’IS conduisant à terme à une embauche. Les mesures de mise à l’emploi pour les ayants-droit à l’IS trouvent leurs bases juridiques dans, entre autres, les articles 60 §7 et 61 de la loi organique du 8 juillet 1976.

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contexte, un conseiller en sécurité fut au demeurant désigné au sein de chaque CPAS en 2005.

D5. Activation du FSE (Fonds social européen)

Ce service agit en tant qu’autorité de gestion déléguée pour les moyens que le FSE met à la disposition du pouvoir fédéral. Le FSE, qui est l’un des fonds structurels de l’Union européenne (UE), a pour objectif d’aplanir les différences entre les divers États membres et régions de l’UE, par rapport à la prospérité et au niveau de vie, et ce, en vue d’optimiser la cohérence économique et sociale. Le SPP IS gérait ces fonds jusqu’en avril 2007, et ce, en collaboration avec le SPF Emploi, Travail et Concertation sociale (ETCS). Cette situation se modifia en avril 2007, lorsque l’équipe du FSE du SPF ETCS fut transférée et que la gestion globale de la programmation fédérale du FSE 2007-2013 fut simultanément confiée au SPP IS. Cette modification tient tout d’abord compte de la nouvelle répartition des moyens du FSE entre les autorités fédérales, les régions et les communautés et ensuite, de la décision de réexaminer l’attribution des moyens disponibles du FSE entre la partie Emploi et la partie IS.

La mission du service consiste à maintenir au travail les personnes bénéficiant d’une aide sociale et donc à agir de manière préventive dans le cadre de la lutte contre la pauvreté et l’exclusion sociale des groupes les plus défavorisés sur le marché du travail. Le service conceptualise, propose et évalue de surcroît des outils visant l’intégration des groupes défavorisés au sein de la population, et ce, par le biais de la formation et de l’emploi. Somme toute, il mène un dialogue permanent avec tous les niveaux de compétence (communes, régions, communautés, Europe, sur le plan international) dont les mesures ont un impact sur l’insertion professionnelle. Le service concrétise cette mission en fixant trois objectifs opérationnels : la fourniture d’informations concernant le FSE et la politique relative à l’activation, la coordination et le suivi des projets du FSE et la mise en place d’un groupe thématique sur l’activation et le FSE.

La Cellule FSE fut intégrée dans le nouvel organigramme du SPP au courant de l’année 2004. La cellule appelée ultérieurement service disposait initialement de trois experts. Les autres collaborateurs rejoignirent le service Subventions et Marchés publics déjà mentionné plus haut.

En dehors du programme fédéral belge, les régions ont aussi leurs propres programmes régionaux qui s’inscrivent dans le cadre du FSE. Le programme fédéral opérationnel (PO) s’appuie toutefois sur les compétences fédérales et est axé sur les domaines d’action suivants : la stimulation des trajets d’activation sociale et professionnelle ; l’encouragement de la planification de carrière et de la diversité au travail ; la lutte contre les discriminations.

Dans le cadre de l’optimisation des procédures de contrôle par les autorités européennes, une distinction a été faite entre l’autorité de gestion et l’autorité de paiement. À la suite de cela, l’Autorité de Certification des Fonds européens fut dissociée du service Activation FSE pour être intégrée dans le service Budget et Logistique du SPP.

Le volet activation releva initialement du service Avis juridique et Support à la Politique. En 2006, cette activité fut transférée, avec deux membres du personnel, vers le service FSE. Les activités liées à l’activation sont toutefois en ce moment mises en veilleuse.

Le service est également l’héritier de l’ASBL Tewerkstelling en Opleiding voor Kansarmen (TOK) / Emploi et Formation pour les Defavorisés (EFD). Cette organisation fut créée au début des années 1990 pour gérer les subventions européennes destinées aux projets d’insertion. L’ASBL fit faillite en 2001.

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E. Politique en matière de pauvreté

Les tâches du service Politique de la Pauvreté sont hétérogènes et elles consistent, entre autres, à : assurer le suivi des processus et des structures qui ont vu le jour à la suite du Rapport général sur la Pauvreté ; coordonner les activités belges qui s’inscrivent dans le cadre de la Méthode ouverte de Coordination dans le domaine de l’Intégration sociale de l’Union européenne ; émettre un avis éclairé sur la répartition des gains de la Loterie nationale prévus pour la lutte contre la pauvreté25 ; répondre aux questions des particuliers portant sur des thèmes relatifs à la pauvreté et à l’exclusion sociale et intégrer des experts du vécu de la pauvreté au sein des différents services publics.

La principale tâche du service consiste à coordonner l'élaboration, l'exécution, le suivi et l'évaluation du Plan d'Action national belge pour la promotion de l’Intégration sociale (PAN IS). Pour garantir la mise sur pied, le suivi et l’évaluation du Plan d’Action national au niveau administratif et pour impliquer les parties prenantes dans ces processus, deux groupes de travail ont été créés : le « groupe de travail Actions » sous la présidence du SPP et le « groupe de travail Indicateurs » sous la présidence du SPF Sécurité sociale.

F. Politique des grandes villes (PGV)

Le service PGV apporte un soutien administratif à la politique fédérale des grandes villes. Il contribue également au développement socio-économique durable des zones urbaines, à l’amélioration des conditions de vie des citadins et au renforcement de la cohésion sociale, plus particulièrement, dans les quartiers défavorisés. Le service promeut et développe une expertise pertinente et technique du phénomène urbain par le biais d’études et d’expériences pratiques ; un partenariat entre le niveau fédéral et les autorités locales, d’une part en concluant des conventions quant au financement des programmes locaux de grandes villes et de logement et d’autre part, en accompagnant les acteurs locaux dans le développement de ces programmes ; la politique urbaine transversale par un suivi permanent ; des plateformes pour l’échange de connaissances et d’expériences pratiques, par ex., avec les villes et les communes avec lesquelles une convention est conclue et la communication par le biais, entre autres, d’un propre site Web.

Les actions de la PGV s’articulent autour de plusieurs lignes directrices. La PGV s’appuie essentiellement sur les contrats que les autorités fédérales concluent avec les grandes villes dans le cadre d’un programme de soutien du développement urbain. On distingue ici deux types de conventions : les « contrats de ville » où l’accent est posé sur la cohésion sociale et sur le développement intégré des quartiers et les « contrats de logement » visant à augmenter l’offre d’habitations qualitatives et financièrement abordables dans les villes. Il s’y ajoute le développement d’une expertise en matière de développement urbain et la concertation avec d’autres niveaux politiques et avec les acteurs urbains.

Le service a conclu des contrats de ville avec 15 villes et communes. Le financement des conventions avec les grandes villes trouve son fondement dans la Loi du 17 juillet 2000 « déterminant les conditions auxquelles les autorités locales peuvent bénéficier d'une aide financière de l'État dans le cadre de la politique urbaine ». Les modalités d'exécution sont réglées par l’Arrêté royal du 12 août 2000. De prime abord, onze villes entraient en ligne de compte : Anvers, Gand, Liège, Charleroi et sept communes bruxelloises (Anderlecht, Forest, Molenbeek, St.-Gilles, Saint-Josse, Schaerbeek et Bruxelles-Ville) qui bénéficiaient de l'intervention de l'Objectif 2 des fonds structurels européens. Par l’Arrêté Royal du 26 septembre 2001, Ostende, La Louvière, Mons et Seraing ont été ajoutés à la liste. L'accord gouvernemental fédéral de 2003 annonçait une « intensification » de l'approche de la 25 Le service est responsable du traitement des demandes de subventions adressées à la Loterie nationale dans le cadre de la lutte contre la pauvreté. Le service assemble les dossiers de demande et les soumet pour avis à un groupe de travail intercabinets. La décision finale de l’octroi de moyens est prise par le Conseil des ministres.

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problématique des grandes villes. Il ambitionnait de renforcer les contrats avec les grandes villes par l’introduction à partir de 2005 de conventions pluriannuelles. Les programmes que réalisent ces 15 villes et communes visaient initialement trois objectifs principaux : - Améliorer la vie quotidienne dans les quartiers et ouvrir des perspectives pour tous les habitants (les projets axés sur la résorption des processus d'exclusion, le rétablissement du sentiment de sécurité, l'intégration sociale, la santé, la participation, etc.)- La revitalisation de l'habitat dans les quartiers en difficultés (services de proximité, rénovation, propreté publique, adaptation espace public, etc.)- L’ancrage du quartier dans l'agglomération urbaine (amélioration de l’image des quartiers, développement économique, etc.).De nouveaux objectifs auxquels les projets doivent répondre ont été formulés en 2005. Dans un premier temps, il y avait cinq objectifs thématiques : - Un développement intégré des quartiers- Une économie locale dynamique et des emplois durables et axés sur le quartier- Une forte cohésion sociale dans les quartiers- Une ville saine dans un environnement sain- Une offre optimisée de logements (sous forme de complément aux « contrats de logement »).Cinq objectifs transversaux qui ont joué un rôle lors de l’établissement des programmes ont également été avancés : l’insertion socioprofessionnelle, l’égalité entre hommes et femmes, la diversité et l’interculturalité, la participation des habitants et le développement durable.

Depuis 2004, le service PGV dispose de surcroît de contrats de logement pluriannuels. Au cours des conseils ministériels extraordinaires de Gembloux et d’Ostende qui eurent lieu en 2004, le gouvernement fédéral décida de prévoir des moyens supplémentaires pour l’habitat dans les grandes villes. Dans le cadre de la réalisation de ce plan de logement, le service a conclu des contrats de logement avec 17 villes et communes (les quinze villes dotées d’un contrat de ville, ainsi que Malines et Saint-Nicolas). Le service possède ses propres experts en matière de logement ou il fait appel à des sociétés de conseil pour assurer le suivi. Pour les contrats de logement, le service a défini quatre objectifs : l’augmentation du nombre de logements locatifs, adaptés aux besoins actuels et futurs des habitants, la facilitation de l’accession à la propriété pour les familles à faible ou moyen revenu et pour les jeunes ; le renforcement de la politique communale en matière de lutte contre les marchands de sommeil et contre l’abandon et l’insalubrité des logements ; la muse en place d’actions transversales visant la réinsertion des groupes défavorisés par le biais de l’accès au logement.

Le service est également responsable de l’introduction et de l’application de la loi relative aux sanctions communales administratives (SCA), dans le cadre de la problématique des nuisances. La création en 2007 d’une Task Force d’experts dans le domaine des SCA au sein du service permet aux communes de bénéficier d’un accompagnement spécialisé de sa mise en œuvre. Elle subventionne aussi la nomination de médiateurs SCA compétents dans les arrondissements judiciaires et les zones policières afin d’accompagner la procédure de médiation telle qu’elle est définie dans le cadre de la législation relative aux SCA. Dans cette perspective, le service effectue également des études et il organise une formation en médiation.

Dans le cadre du soutien au plan Rosetta, un contingent de 170 premiers emplois a été attribué en 2005 à la politique fédérale des grandes villes. Ces premiers emplois ont été répartis entre les 15 villes et communes dotées d’un contrat de ville et intégrés dans des projets de cohésion sociale ou de propreté publique.

Depuis novembre 2002, le service PGV soutient de surcroît les programmes d’insertion des demandeurs d’asile régularisés. L’initiative consiste à octroyer une aide financière aux CPAS des villes où résident bon nombre de personnes régularisées, notamment à Bruxelles, Anvers et Liège. Les grandes villes avec le plus de dossiers sont confrontées à un important flux de

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demandeurs d’asile, ce qui requiert des efforts particuliers pour les accueillir d’une manière adéquate pendant la procédure de reconnaissance et pour leur apporter une aide à l’intégration après la régularisation. Cette initiative a une durée de chaque fois un an et une option de prolongation.

Le service se profile également comme un centre d’expertise en matière de développement urbain principalement axé, en dehors de la recherche scientifique, sur la propagation et l’échange des connaissances. Outre la publication d’études comme « La Santé dans les grandes Villes » ou « Atlas des Quartiers défavorisés », la Politique des grandes villes organise régulièrement des colloques et des journées d’étude. Le magazine « Vue sur Ville », le site Web de la politique fédérale des grandes villes et la participation au réseau européen informatisé de connaissances urbaines EUKN (European Knowledge Network) sont en outre d’excellents canaux pour diffuser les connaissances et les expériences acquises en matière de développement urbain et de politique des villes. Les trois régions ont convenu que la politique fédérale des grandes villes coordonnerait la participation belge au EUFN. Enfin, la politique des grandes villes organise chaque année un appel à projets dans le cadre duquel les bonnes pratiques concernant un certain thème urbain sont récompensées.

Le service est également concerné par la concertation et la coopération avec d’autres niveaux politiques et réseaux. La Conférence interministérielle pour la Politique du Logement et des Villes constitue l’organe officiel destiné au dialogue entre l’État fédéral et les Régions et Communautés quant aux problèmes liés au logement et à la ville. À l’instar de la concertation relative aux CPAS entre le SPP et les trois Associations des Villes et Communes, une concertation similaire relative à la politique urbaine fut amorcée en mai 2007. Pour finir, il y a le niveau européen avec la Charte de Leipzig et la participation au programme européen Urbact26 de réseau d’échange entre villes.

G. Économie sociale

Le terrain d’action de ce service est très hétérogène. On octroie une vaste gamme de subventions (Programme Prime Plus, les allocations facultatives) et on mène des études concernant, par exemple, les marchés publics. Depuis 2005, le service participe également à la concertation au sein du réseau des administrations (NARA) et à la concertation structurelle entre le SPP et les organisations de coordination de l’économie sociale27. Le service participe activement, en tant que participant ou en tant qu’organisateur associé, aux différents groupes de travail et colloques. Finalement, il formule des propositions politiques : par exemple, la réforme du statut « société à finalité sociale », du label social ou des coopératives d’activités. On est également concerné par l’élaboration du cadre référentiel Entrepreneuriat socialement responsable (ESR-MVO) au sein d’un groupe de travail de la Commission interdépartementale du Développement durable (CIDD).

Le service Économie sociale fait office de secrétariat pour le Comité de concertation pour l’Économie plurielle, organisé dans le cadre de l’Accord de coopération relatif à l’Économie plurielle du 30 mai 2005. Cet accord et l’accord gouvernemental de juillet 2003 menèrent également à l’élaboration d’un statut social spécifique pour les chômeurs au sein des

26 Dans le cadre de la présidence allemande de l’UE, une conférence ministérielle informelle a eu lieu à Leipzig les 24 et 25 mai 2007, concernant le développement spatial et urbain. Les ministres compétents pour la politique urbaine dans les 27 États membres y ont approuvé la « Charte des villes européennes pour la durabilité ». En Belgique, une vaste concertation s’était déroulée préalablement entre l’État fédéral, les régions et les communes. Cette charte appelle tous les niveaux d’administration de chaque État membre à assumer leurs responsabilités par rapport à l’avenir des villes et elle émet un certain nombre de recommandations y afférant.27 Il s’agit d’un groupe de travail réunissant les différentes administrations chargées de l’économie au niveau fédéral et régional pour échanger des points de vue sur divers thèmes et propositions. Ce groupe de travail constitué, entre autres, de représentants de la plateforme flamande pour l’économie sociale (VOSEC) et de SAW-B (Solidarité des alternatives wallonnes et bruxelloises), ainsi que du président du SPP tire sa légitimité de l’Accord de coopération relatif à l’Économie plurielle du 30 mai 2005.

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coopératives d’activités, ainsi qu’à la création en novembre 2007 du Conseil fédéral pour l’Économie plurielle.

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ORGANIGRAMMES28

I. La période allant de 1936 à septembre 1995 relève du ministère de la Santé publique

194029

Administration de l’Assistance publique – Bestuur voor de onderstand- Service administratif –Administratieve dienst- Service d’inspection – Inspectiedienst- Service de l’Oeuvre nationale des orphelins de guerre – Dienst voor de Oorlogswezen- Service central d’aide et d’assistance publique30 – Centrale Dienst voor Hulp en Onderstand

Direction générale des Secours et de l’Assistance – Bestuur voor steun en hulpverschaffing- Secours – Steunverschaffing- Assistance aux réfugiés – Hulpverschaffing aan vluchtelingen

1946-195631

Assistance publique (1946-1952) – Openbare Onderstand / Direction de l’Assistance (1952-1956) – Directie van de Onderstand (relevant de l’Administration de la Famille, du Logement et de l’Assistance)

- Législation - Wetgeving- Finances32 – Financiën- Frais d’entretien des indigents – Onderhoudskosten van Behoeftigen- Budget et comptabilité –Begroting en comptabiliteit- Service des établissements pour malades mentaux (1946-1952) – Dienst van de Inrichtingen voor Geesteszieken / Service administratif des établissements pour malades mentaux (1952-1956) – Administratieve Dienst van de Instellingen voor Geesteszieken

Comptabilité (seulement de 1946 à 1952) – Boekhouding

28 Pour la période 1940-1990 basée sur : Vandeweyer L., Het Ministerie van volksgezondheid (1936-1990). Organisatie en bevoegdheden (Le ministère de la Santé publique (1936-1990). Organisation et compétences), Bruxelles, 1995, p. 93-107 (Archives générales du Royaume et Archives de l’État dans les Provinces, Miscellanea Archivistica Studia, 56).1990-2002 : Guide des ministères. Revue de l’administration belge. Gids der ministeries. Tijdschrift van de Belgische administratie, Bruxelles.de 2003 à aujourd’hui : archives du SPP IS sur e-communities. 29 AR du 8 février 1940 (MB, 18 février 1940).30 Créé par l’Arrêté du secrétaire général du 7 juillet 1940. Il était censé coordonner le fonctionnement social et humanitaire des institutions publiques et privées et accorder une aide supplémentaire là où cela s’avérait nécessaire.31 En vertu de l’Arrêté du Régent du 25 septembre 1946 (MB, 28 septembre 1946).AR du 11 juillet 1952 fixant le cadre organique (MB, 27 juillet 1952).AR du 24 novembre fixant le cadre organique (MB, 3 décembre 1953).Jusqu’à l'AR du 28 décembre 1956 (MB, 1er janvier 1957).32 Frais d’Entretien des Indigents et Budget et Comptabilité relevaient entre 1953 et 1956 du Service des Finances.

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1956-196833

Administration de l’Aide sociale – Bestuur van de OnderstandDirection de l’assistance –Directie van de Onderstand

- Contentieux – Geschillen- Finances et frais d’entretien – Financiën en onderhoudskosten- Comptabilité des hôpitaux publics (1963-1964)34 – Comptabiliteit van de openbare hospitalen - Service administratif (1963-1968) – Administratieve dienst

Direction du fonds spécial d’assistance – Directie van het Speciaal Onderstandsfonds- Contentieux – Geschillen- Section administrative – Administratieve Afdeling

Bureau français – Frans BureauBureau flamand – Vlaams Bureau

- Section comptabilité (1963-1968) - Afdeling Comptabiliteit- Commission d’appel du Fonds spécial d’assistance – Beroepscommissie van het Speciaal Onderstandsfonds

Expédition et dactylographie35 - Expeditie en typedienst

1968-197336

Administration de l’Aide sociale - Bestuursafdeling voor de onderstand- Direction de l’assistance – Directie voor de Onderstand- Direction du Fonds spécial d’assistance – Directie voor het Speciaal Onderstandsfonds- Commission d’appel du Fonds spécial d’assistance – Commissie van Beroep van het Speciaal Onderstandsfonds

1973-198137

Administration de l’Aide sociale – Bestuursafdeling voor de Onderstand- Services communs – Gemeenschappelijke diensten- Direction de l’assistance – Directie van de Onderstand- Direction de l’aide sociale spéciale – Directie van het Bijzonder Maatschappelijk Dienstbetoon- Direction des maisons de repos – Directie van de Rustoorden- Section d’études (1976-1981) – Afdeling Studiën

33 AR du 28 décembre 1956 (MB, 1er janvier 1957) qui élève simultanément la Direction de l’Assistance au rang d’Administration (MB, 28 décembre 1956) et AR du 21 mai 1963 fixant le cadre organique du ministère de la Santé publique et de la Famille (MB, 24-25 mai 1963).34 Ce service a été supprimé par l’AR du 16 juillet 1964 (MB, 25 juillet 1964).35 Relève au cours de la période 1963-1968 de la Direction du Fonds spécial d’Assistance.36 AR du 2 avril 1968 (MB, 4 avril 1968).AM du 11 mars 1971 (MB, 23 mars 1971). La section administrative de l’Aide à la famille et du Logement est supprimée en raison de la création d’un ministère indépendant pour la Famille et le Logement. Il ne restait donc plus que l’Administration de l’Assistance. 37 AM du 23 juin 1973 (MB, 25 juillet 1973). Une section Études a également été créée en 1976, par le biais de la loi organique du 8 juillet 1976 sur les CPAS.

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1981-199038

Administration de l’Aide sociale – Bestuursafdeling voor het Maatschappelijk Welzijn- Cabinet du Directeur général – Kabinet van de Directeur-Generaal- Services communs – Gemeenschappelijke diensten- Direction de l’aide sociale – Directie voor het Maatschappelijk Welzijn- Direction de l’aide sociale spéciale – Directie van het Bijzonder Maatschappelijk Dienstbetoon- Direction des maisons de repos – Directie van de Rustoorden- Section d’études et secrétariat du Conseil supérieur – Studiedienst en Secretariaat van de Hoge Raad- Service de l’émancipation sociale39 - Dienst voor Sociale Emancipatie- Cellule « Victimes du Heysel »40 - Cel « Heizelslachtoffers »

1990- 1993

Administration de l’Aide sociale – Bestuursafdeling voor het Maatschappelijk Welzijn- Études et Contentieux – Studiën en Geschillen- Minimum de moyens d’Existence – Bestaansminimum- Finances et frais d’entretien – Financiën en onderhoudskosten- Avances sur Pensions alimentaires – Voorschotten op onderhoudsgelden- Centre d’accueil des réfugiés – Onthaalcentrum voor Vluchtelingen- Bicommunautaire sector (Lasten van het verleden) – Secteur bicommunautaire (Charges du passé)41

1994/1995-1996

Administration de l’Aide sociale – Bestuursafdeling voor het Maatschappelijk Welzijn- Direction générale – Algemene Directie- Minimum de moyens d’Existence – Bestaansminimum

Section francophone – Franstalige afdelingSection néerlandophone – Nederlandstalige afdeling

- Financiën en onderhoudskosten – Finances et frais d’entretien- Information et Contrôle CPAS – Informatie en Controle OCMW’s- Avances sur Pensions alimentaires – Voorschotten op onderhoudsgelden- Centre d’accueil des réfugiés – Onthaalcentrum voor Vluchtelingen

38 AM du 27 mars 1981 répartissant par service les emplois prévus au cadre organique du ministère de la Santé publique et de la Famille.39 Créé en vertu de l’AR du 14 septembre 1987 (MB, 18 septembre 1987).40 Cellule administrative temporaire créée en vertu de l’AR du 30 août 1985 réglant les modalités d’intervention de l’État à titre de solidarité en faveur des victimes des évènements du Heysel (MB, 15 novembre 1985).41 Initialement subdivisé en Fonds de soins médico-socio-pédagogiques pour handicapés – Fonds voor medische, sociale en pedagogische zorg voor gehandicapten ; Famille et maladies sociales – Gezin en sociale ziekten ; Maisons de Repos – Rustoorden.

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II. La période allant d’octobre 1995 à avril 2003 relève du ministère des Affaires sociales, de la Santé publique et de l’Environnement

1995-1996Voir plus haut.

1997

Administration de l’Intégration sociale – Bestuur van de Maatschappelijke IntegratieDirection de l’administration Prestations aux handicapés – Bestuursdirectie Uitkeringen aan gehandicapten

Direction de l’administration de l’Aide sociale – Bestuursdirectie Maatschappelijk Welzijn- Minimum de Moyens d’Existence – Bestaansminimum- Finances et frais d’entretien – Financiën en onderhoudskosten- Réfugiés – Vluchtelingen- Créances alimentaires – Onderhoudsverplichtingen- Budget, statistiques et comptabilité – Begroting, statistieken en boekhouding- Centre d’accueil pour réfugiés42 – Onthaalcentrum voor vluchtelingen

1998-2000

Administration de l’Intégration sociale – Bestuur van de Maatschappelijke IntegratieDirection de l’administration Prestations aux handicapés – Bestuursdirectie Uitkeringen aan gehandicapten

…Direction de l’administration de l’Aide sociale – Bestuursdirectie Maatschappelijk Welzijn

- Services Subventions et Contrôle – Diensten Toelagen en Contrôle- Service juridique et d’études – Juridische en studiedienst- Cellule Pauvreté – Cel Armoede- Centre d’Accueil pour Réfugiés43 – Onthaalcentrum voor Vluchtelingen- Cellule de Coordination des Centres d’Acceuil pour Réfugiés – Coördinatiecel Onthaalcentra voor Vluchtelingen- Cellule d’Accueil de deuxième ligne – Cel Tweedelijnsopvang

2001 – avril 2003

Administration de l’Intégration sociale – Bestuur van de Maatschappelijke IntegratieDirection de l’Administration Prestations aux handicapés – Bestuursdirectie Uitkeringen aan gehandicapten

…Direction de l’Administration de l’Aide sociale – Bestuursdirectie Maatschappelijk Welzijn

- Services Subventions et Contrôle – Diensten Toelagen en Contrôle- Service juridique – Juridische dienst- Service Études et Contentieux – Dienst Studiën en geschillen- Cellule Pauvreté – Cel Armoede- Cellule Économie sociale – Cel Sociale economie - Cellule Politique des Grandes Villes – Cel Grootstedenbeleid- Cellule Emploi et Formation pour les personnes défavorisées – Cel Tewerkstelling en Opleiding voor Kansarmen

Acceuil des Réfugiés – Opvang voor Vluchtelingen

42 Avec des services extérieurs à Florennes, Steenokkerzeel et Melsbroek.43 Centres d’accueil à Rixensart, Kapellen, Florennes, Arlon ? Bevingen, Woluwé-Saint-Pierre, Charleroi et Virton.

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III. Période de mai 2003 à aujourd’hui en tant que Service public fédéral de Programmation Intégration sociale, Lutte contre la Pauvreté et Économie sociale (SPP IS)

Mai 2003 – décembre 2006

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De janvier 2007 à aujourd’hui

SPP IS – Cadre historique et institutionnel

FORMATION, GESTION ET SÉLECTION DES ARCHIVES

Le SPP IS possède un grand nombre d’archives qui reflètent ses compétences et ses activités. La question est évidemment de savoir précisément quelles archives sont produites, comment elles sont gérées et comment elles seront sélectionnées. Certaines archives revêtent en effet une valeur informative, culturelle et historique, non seulement pour le fonctionnaire du service producteur d’archives, mais aussi pour les futurs utilisateurs des archives, les historiens, les chercheurs amateurs et professionnels, le citoyen justiciable et toute personne concernée ou simplement intéressée. Pour une bonne compréhension, nous procédons d’abord à l’énumération et à l’explication des principaux principes et des notions de base ;

Principes et notions de base de l’archivistique

Archives

Les archives sont des documents qui, quels qu’en soient le support, la date ou la forme matérielle, ont été rédigés ou reçus par une organisation, une personne ou un groupe de personnes, et ce, dans le cadre de l’exercice de ses fonctions ou activités et qui sont destinés de par leur nature, à être conservé par cette organisation, cette personne ou ce groupe de personnes. Il s’agit donc de tous les documents qui ont été produits à la suite de l’exécution des tâches, et ce, aussi bien sur papier que sur un support magnétique, optique, électronique ou autre. En principe, les livres, les magazines et les coupures de presse ne font pas partie des archives.

Séries d’archives

Les archives constituent des séries, autrement dit des groupes de documents ou de dossiers groupés sous un seul dénominateur parce qu’ils ont un élément, généralement de nature formelle, en commun et qu’ils sont classés sur la base d’un même critère chronologique, alphabétique, numérique ou alphanumérique. Exemples : les dossiers du personnel, les lettres reçues, les dossiers qui sont traités dans le cadre d’une de ses compétences spécifiques et qui se rapportent à une même affaire, les agendas des lettres sortantes, etc.

Producteurs d’archives

L’organisation, la personne ou le groupe de personnes qui produisent ou qui ont produit des archives dans le cadre de l’exercice de ses fonctions ou activités.

Analyse de la formation des archives

Historique

Les informations relatives à la formation des archives dans le passé sont plutôt rares. Deux rapports d’inspection des Archives de l’État traitent de la gestion des archives au sein du service d’Aide sociale. Dans un bref compte rendu datant de 1972, notre ancienne collègue Marie-Rose Thielmans faisait mention de dossiers passionnants concernant les réfugiés politiques et les rapatriés du Congo et la fixation du montant des pensions alimentaires dans les institutions publiques de la Division Finances et pensions alimentaires. Il y avait aussi des milliers de dossiers individuels de faible valeur historique venant de l’ancien Fonds spécial d’Assistance. Une vérification plus approfondie a été effectuée en septembre 1988 par Madame Griet Maréchal, auprès du conseiller adjoint Note, Madame Dewolf, Madame Deruyck et monsieur Cums. Elle y a trouvé plus d’un demi-kilomètre d’archives. Les dossiers de principe du service d’Études, les dossiers de surveillance d’instances pour les 19

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communes de Bruxelles-Capitale ou les documents du secrétariat du Conseil supérieur d’Aide sociale ont été désignés comme « valeur permanente ». Les dossiers individuels, les états de frais introduits par les CPAS et les formulaires de disposition du service Finances et Frais d’Entretien ont par ailleurs été considérés comme étant de faible importance. Le service Minimum de Moyens d’Existence/Minimex de ce temps-là disposait d’un système de classement pour le moins inadéquat. Avec des documents intéressants concernant, entre autres, les maisons de repos, le service Institutions bicommunautaires offrait une image disparate.

Un certain nombre d’archives avaient par le passé déjà fait l’objet de mesures conservatrices. Les prédécesseurs en droit du SPP avaient par le passé déjà transmis un certain nombre de fonds d’archives aux Archives générales du Royaume situées à Bruxelles. En 1938, le département transféra des archives produites par les services et administrations compétents pour la bienfaisance publique et le régime pénitentiaire (période approximative allant de 1830 à 1920). Le présent fonds d’archives est rendu accessible par le biais d’un inventaire manuscrit44. Le chercheur y trouve des informations sur la gestion et le fonctionnement des hospices pour mendiants, des colonies de bienfaisance, des asiles d’aliénés et des hospices civils, ainsi que sur la construction et l’entretien des prisons.

Le ministère de la Justice a également publié des centaines d’imprimés, qui sont consultables dans la bibliothèque de l’actuel SPF. À titre illustratif, je tiens à citer ici le Recueil des circulaires, instructions et autres actes émanés du ministère de la Justice ou relatifs à ce département. Verzameling van omzendbrieven, dienstvoorschriften en andere bescheiden door het Ministerie van Justitie uitgegeven of dit departement betreffende. 1795-1973. Bruxelles, 1849-1984 (3 séries).

À la suite d’une inspection effectuée en octobre 1977, quelques documents restants ont été transférés des archives produites par l’Office central d'identification des oeuvres sociales et d'assistance, qui fut créé le 10 novembre 1914 en vue d’assurer la conservation des fiches et des dossiers individuels de toutes les personnes ayant bénéficié d’une aide octroyée par une institution de bienfaisance privée ou publique. L’institution changea plusieurs fois de nom, releva jusqu’en 1936 du ministère de la Justice et déménagea ensuite vers le ministère de la Santé publique où elle fut intégrée en 1977 comme service de documentation dans l’Administration de l’Aide sociale. Les archives transmises comprennent des rapports annuels des activités du service (1914-1918, 1925-1976), des registres comptables (1920-1970), des dossiers du personnel (approximativement de 1950 à 1970), la correspondance (1968-1975), des dossiers et des systèmes de fiche concernant les personnes bénéficiant d’une aide (1949-) et les institutions octroyant une aide (1917-).

Parmi les archives transmises entre 2003 et 2005 à la suite du déménagement du SPF Santé publique, on trouve un certain nombre de fonds d’archives venant des Services généraux de l’ancien ministère de la Santé publique : deux séries d’Arrêtés royaux et ministériels (1830-2005), une série de notules du Conseil de direction (1944-2001), une série de dossiers du personnel de plus de 100 ans (1850-1904) et des actes originaires du Secrétariat général (1944-1987). Si ce dernier fonds d’archives (faisant environ 21 mètres linéaires) n’a jusqu’à présent pas encore fait l’objet d’un inventaire publié, il existe toutefois un outil de travail provisoire. Les dossiers du personnel (faisant environ 20 mètres linéaires) sont accessibles par le biais d’une liste rédigée dans Access par le service du personnel du SPF. Les autres fonds sont ouverts à la recherche grâce à un certain nombre d’instruments de recherche45.44 De Bock-Doehaerd R., Ministère de la Justice. Administration de la bienfaisance et des prisons (1944), Bruxelles, 1988.45 Deceulaer H. et Dockx Y., Ministerie van Volksgezondheid (Ministère de la Santé publique). Koninklijke en Ministeriële Besluiten (Arrêtés royaux et ministériels), 1830-1978, Bruxelles, 2004.Deceulaer H. et Tallier P-A., Notulen van de Directieraad van het Ministerie van Volksgezondheid (Notules du Conseil de direction du ministère de la Santé publique), 1944-2001, Bruxelles, 2006.

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Un transfert des archives du service juridique du SPF Santé publique aura également lieu en 2009. Il s’agit d’une série de dossiers (de près de 14 mètres linéaires) concernant les avant-projets d’arrêtés du régent, d’arrêtés royaux ou de lois relatives à diverses matières liées à la politique sanitaire, comme l’exercice de la dentisterie, les prescriptions alimentaires, la réglementation de la prostitution et la conservation des échantillons sanguins. Les dossiers se rapportent à la période allant de 1938 à 1986.

Les perpétuelles réorganisations et les incessants glissements de compétences représentaient, certainement vers le milieu des années 1990 un danger pour la continuité de la gestion des archives (voir les organigrammes p. 43-44). Cela explique sans doute pourquoi les archives sont pour ainsi dire devenues méconnaissables par rapport à la situation existante vers la fin des années 1980. La Loi relative aux archives du 24 juin 1955 stipule en effet que les archives des SPF et des SPP sont placées sous la surveillance de l’Archiviste général du Royaume et qu’elles ne peuvent donc pas être éliminées sans son autorisation. Il apparaît de surcroît que la plupart des services ont une connaissance insuffisante de la Loi relative aux archives. Les membres du personnel font toutefois preuve d’une certaine prudence vis-à-vis de la gestion des archives. Il semblerait que dans la majorité des services, les membres du personnel conservent leurs archives comme « un bon père ou une bonne mère de famille » et qu’ils ne jettent rien ayant une valeur d’archivistique.

Si des destructions ont quand même eu lieu par le passé, on se réfère dans ce contexte à une réglementation pertinente, par exemple l’AR du 25 novembre 1952 fixant les délais après lesquels les archives déposées à la Cour des comptes peuvent être supprimées46.

Les continuelles modifications organisationnelles à partir de 1990 ont fait en sorte que l’on a perdu la trace de certaines archives. Il est fort possible que dans la plupart des cas ces archives aient été transférées vers d’autres ministères, administrations publiques ou agences. Je pense ici, par exemple, au SPF Sécurité sociale, au SPF Santé publique, Sécurité de la Chaîne alimentaire et Environnement ou à Fedasil. L’établissement de tableaux de tri pour les archives destinés aux autres SPF ou SPP et l’enregistrement des séries d’archives disséminées éclairciront cette situation dans un proche avenir. Il est toutefois frappant de constater que peu d’archives datant d’avant les années 1980 ont pu être retrouvées dans le cadre de cette mission. Les modifications organisationnelles introduisaient aussi souvent des glissements de personnel, ce qui entravait la transmission précitée des connaissances. Cette situation entraînait également une dynamique de perte de tout engagement personnel vis-à-vis des archives – souvent considérées antérieurement comme l’œuvre d’une vie.

De nouveaux contacts ont été établis en 2003. En février 2003, les Archives de l’État accordèrent leur autorisation de procéder à l’élimination des formulaires introduits mensuellement afin de pouvoir calculer le montant des subventions de l’État (remboursements) octroyées aux CPAS avant 1996 dans le cadre du minimum de moyens d’existence. À cette époque, Madame Anne-Marie Voets, conseillère et chef de service du Service Subventions et Contrôle, a soulevé le problème du manque de place dont souffrait son service, certainement en perspective du déménagement imminent du Centre 58 sis dans la rue de la Vierge Noire vers la Tour de Brouckère, Boulevard Anspach. En application de l’article 5 de la loi relative aux archives du 24 juin 1955, une autorisation d’élimination fut accordée pour les archives suivantes :- Les justificatifs concernant le paiement des subventions destinées à la Croix-Rouge pour les frais médicaux, l’accueil, les dépenses personnelles, les repas, etc. (1991-2002) environ 140 mètres linéaires

Strubbe F., Series Koninklijke en Ministeriële Besluiten afkomstig van het Ministerie van Volksgezondheid en van de FOD Volksgezondheid, Veiligheid van de Voedselketen en Leefmilieu (Séries d’Arrêtés royaux et ministériels originaires du ministère de la Santé publique et du SPP Santé publique, Sécurité de la Chaîne alimentaire et de l’Environnement), 1949-2005, Bruxelles (sous presse).46 MB, 6 décembre 1952.

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- Les listes contenant les remboursements au CPAS qui résultent de la lecture de bandes et de disquettes (1998-2000), environ 30 mètres linéaires- Les justificatifs du Centre de Concertation pour l’Intégration des Réfugiés (1999-2002), environ 2 mètres linéaires- Les demandes d’agréation d’exemption d’impôt pour certains dons traitées par le Conseil supérieur de l’assistance et du Service social (Loi du 18 mai 1972). Il s’agit ici d’attestations d’exemption fiscale que les ASBL pouvaient rédiger (1973-1990), environ 5 mètres linéaires

Dans un souci de transparence, les fonds d’archives connexes contenant des informations de valeur historique sur le SPP ou sur ses prédécesseurs en droit doivent être mentionnés. Les Archives générales du Royaume et autres institutions de droit privé conservent en effet les archives particulières pouvant contenir des données pertinentes. Je tiens à référer ici aux éventuelles archives déposées par les anciens ministres de la Justice ou de la Santé publique ou par leurs proches collaborateurs.

Structure à trois composantes

En gros, nous distinguons trois différentes catégories d’archives au sein du SPP IS. La première catégorie concerne les archives politiques, qui sont en fait l’équivalent des anciennes archives de cabinet. Considérées comme étant de droit privé, elles ne relèvent donc pas du présent tableau de tri pour les archives. Ces documents ne sont pourtant pas sans importance et ils méritent de bénéficier d’une attention particulière47. Le Conseil des ministres prit récemment l’initiative de prévenir la gestion irrationnelle – lisez la destruction – de ce patrimoine48.

Les archives de gestion des services horizontaux constituent la deuxième catégorie et se rapportent surtout à l’organisation et au fonctionnement du SPP. Cette catégorie regroupe essentiellement les archives des services administratifs et des services de support. Les directions horizontales revêtent du reste un caractère « unique ». Les services Gestion des Ressources humaines ou Budget et Logistique, par exemple, se retrouvent également dans les organigrammes des autres services publics.

La troisième catégorie comprend les archives opérationnelles résultant de l’exercice des tâches clés du SPP. Elles traitent principalement des compétences spécifiques de, et des activités propres à l’institution. Dans le cas du SPP IS, le centre de gravité se situe dans les archives des services chargés de la surveillance des CPAS et des trois services thématiques Économie sociale, Politique des grandes Villes et Lutte contre la Pauvreté. Les archives opérationnelles possèdent généralement un caractère unique et elles témoignent de la particularité de l’institution par le biais d’une description détaillée de sa mission.

Il est important de spécifier ici que la séparation entre les archives de gestion et les archives opérationnelles est en premier lieu indicative. Dans la pratique, cette séparation n’est pas toujours aussi radicale.

En bon état, ordonnées et accessibles ?

Le SPP ne dispose pas de son propre service d’archives et il n’a pas non plus désigné de 47 Brochure Archives générales du Royaume et Archives de l’État dans les Provinces, Archives des cellules politiques et des secrétariats du Gouvernement fédéral. Transfert aux Archives générales du Royaume et Archives de l’État dans les Provinces. À l’attention des collaborateurs du membre du Gouvernement. Directives pour la sélection, la description et l’emballage de leurs archives/Directives pratiques destinées au membre du Gouvernement et au collaborateur responsables du transfert, Bruxelles, d.s.48 Conseils des ministres du 25 avril 2003 et du 1er juin 2007, avec notification du point 22 : …ne peuvent en aucun cas être éliminées. Ces archives doivent être transférées – sous la forme et dans la condition de leur établissement – soit, aux Archives générales du Royaume, soit, à un centre de droit privé d’archives et/ou de documentation reconnu par les autorités publiques.

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responsables des archives. Dans le cadre de la mise en œuvre de la plateforme e-communities et de l’évolution vers une administration sans papier, des gestionnaires de contenu (content managers) ont toutefois été préposés. J’y reviendrai lorsque nous aborderons le sujet d’e-communities. Chaque service – ou individu – est responsable de la gestion de ses propres archives et utilise pour cela son propre système de classement, souvent né de la pratique quotidienne. L’organisation dans chaque service d’une discussion séparée concernant la formation des archives me semble ici peu indiquée. Il serait à mon avis plus utile d’indiquer quelques tendances et caractéristiques générales.

La forte dissémination des archives rend particulièrement difficile d’effectuer une estimation – même approximative – de l’importance des archives du SPP. En m’appuyant sur les visites de surveillance que j’ai effectuées, ainsi que sur mes propres estimations quant à l’accroissement annuel des archives sur papier, j’aboutis, moyennant la réserve nécessaire, à environ 450 mètres linéaires. Presque tous les documents avaient moins de 30 ans. En 1988, l’inspectrice archiviste Griet Maréchal calcula un accroissement annuel de 69 mètres linéaires et une envergure globale de 515 mètres linéaires pour le prédécesseur en droit, c’est-à-dire l’Administration de l’Aide sociale. Toute comparaison s’arrête là. Je n’ai pour ainsi dire rien retrouvé des séries mentionnées datant de 1988. Cette administration a de surcroît très rapidement évolué vers un environnement sans papier ou faisant une moindre part au support papier. Les transferts d’archives ne constituent pas non plus une explication pour l’envergure limitée des « archives historiques ». Les prédécesseurs en droit du SPP n’ont transféré par le passé qu’un nombre restreint de mètres linéaires d’archives aux Archives générales du Royaume.

Les archives du SPP présentent une vaste gamme de supports d’information. La formation d’archives s’appuie aujourd’hui en majeure partie sur des documents électroniques. La direction souhaite évoluer à brève échéance vers une administration faisant une moindre part au support « papier » ou même tout à fait sans papier. Le SPP travaille donc de moins en moins avec des dossiers en papier, mais il coule de source que l’on trouve encore des archives sur papier dans la quasi-totalité des services. La présence des supports « papier » varie toutefois fortement selon les services. Le service Avis juridique et Support à la Politique dispose ainsi d’un vaste classement dans son espace de bureau, alors que le service CGD s’enorgueillit de son caractère « sans support papier ».

Papier

Pour ce qui est des archives sur papier, il n’existe pas de règles générales de gestion qui soient applicables à tous les services du SPP. Il est donc difficile de se faire une idée générale ou d’obtenir un aperçu de la situation effective. Le manque de direction centrale fait que chaque collaborateur ou service gère ou tente de gérer les archives au mieux de ses capacités49. Le passé nous apprend que cette « preuve de confiance » ou « autonomie » n’a, dans un certain nombre de cas, pas été un succès. Ces dernières années, d’importants efforts ont toutefois été fournis afin d’optimiser la gestion des archives. À titre d’illustration : pour éviter les destructions irrationnelles, des autorisations de destruction ont été demandées aux Archives générales du Royaume.

L’absence de règles générales de gestion est étroitement liée au problème de la transmission des connaissances. Les décisions ou principes en matière de gestion des archives n’ont pas, ou pas suffisamment, été mis sur papier et ils reposent souvent sur la mémoire d’une seule personne. Cela fait que le départ de membres du personnel va souvent de pair avec la disparition du savoir-faire lié au classement ou aux procédures. Le contenu des archives de l’ASBL TOK/EFD (entre-temps dissoute) stockées dans la cave relevait ainsi de la spéculation.

49 Le responsable de la coordination des archives sur papier est en congé de maladie prolongé.

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Les archives statiques sur papier sont conservées jusqu’au printemps de l’année 2009 dans deux locaux d’archives – à première vue bondés – dans la cave de l’immeuble de bureaux où le SPP est domicilié (Tour de Brouckère, Boulevard Anspach). Ces deux caves – une grande, sans compartimentage et une de taille moyenne – sont situées à côté d’un parking souterrain et équipées de façon primitive de rayonnages métalliques fixes. Á propos de l’accessibilité des documents d’archives, quelques remarques non négligeables peuvent être formulées. Il n’existe aucun plan de classement. Il n’y a pas non plus d’inventaires disponibles. Il n’est pas indiqué sur les rayonnages de quelles archives il s’agit précisément. Ces caves offrent en principe suffisamment de place. Cela a permis que les archives des différents services sont restées physiquement séparées les unes des autres. Seul un nombre limité de services – principalement le service d’Inspection et le Secrétariat du Directeur général des Services généraux – fait usage de ces locaux pour y stocker ses archives sur papier.

Ces locaux d’archives offrent quelques avantages importants. Il n’y existe sans doute aucun problème en matière de stabilité. Le fait que les sols, les parois et les plafonds sont en béton, que toutes les surfaces sont lisses et planes et qu’il n’y a pas de fenêtres constitue un point très positif. Cet espace est de surcroît un tant soit peu sécurisé étant donné que les portes sont munies de (simples) serrures. Seul un nombre restreint de collaborateurs peut accéder librement aux locaux d’archives, ce qui n’empêche pas que certaines archives y soient déversées sans autre forme de concertation. La sécurité incendie ne présente pas non plus de gros problèmes.

Les conditions de conservation dans ces caves ne sont toutefois pas idéales. Au cours de mes visites, j’ai pu constater qu’il y avait de grosses fissures dans les sols bétonnés permettant de voir l’étage du parking sous-jacent. L’effritement des plâtrage dans le grand local d’archives laisse de surcroît soupçonner une infiltration d’humidité. En raison de la proximité du parking, le climat intérieur requiert une attention particulière. La température dans cette cave est relativement stable, mais le taux d’humidité devrait être continuellement contrôlé à l’aide d’appareil de mesure. Il y a encore d’autres points négatifs, surtout dans le domaine de l’entretien et de l’utilisation. Le nettoyage du local d’archives laisse à désirer, ce qui fait qu’à terme, tout sera recouvert d’une épaisse couche de poussière. Malgré la présence d’un nombre suffisant de rayonnages, des boîtes étaient également amoncelées derrière la porte, ce qui entravait l’accessibilité et empêchait une éventuelle évacuation d’urgence. Dans l’attente d’un déménagement imminent, on ne peut ici que conseiller pour l’avenir d’utiliser effectivement et plus efficacement les rayonnages, de faire nettoyer plus régulièrement les locaux d’archives et de conclure des accords plus clairs avec les uns et les autres quant à l’utilisation des locaux d’archives.

J’ai constaté plusieurs fois que les fonctionnaires ne savent plus eux-mêmes quels documents sont conservés dans quel endroit. Dans un certain nombre de cas, les dossiers sont transférés à la cave sans aucune forme d’emballage de protection, ce qui accroît évidemment le risque de perte ou de mélange des documents. Les archives des autres services sont pour leur part emballées dans des boîtes superposées, ce qui fait obstacle à une consultation aisée. Il s’agit souvent d’« héritages » de membres du personnel qui ont quitté le service. Le contenu de ces boîtes empilées les unes sur les autres n’est alors que partiellement connu et parfois même totalement inconnu.

C’est surtout au cours des années 1990 que les archives ont souffert des continuelles opérations de déménagement et des réorganisations internes. Plus récemment, il y a encore eu, lors du démarrage du SPP, le déménagement du Centre 58 vers la Tour de Brouckère où il est aujourd’hui toujours hébergé. Au printemps 2009, un autre déménagement vers les nouveaux bureaux du WTC II près de la Gare du Nord à Bruxelles est inscrit au programme. Ces déménagements à répétition – à un rythme presque ininterrompu – anéantissaient souvent en un minimum de temps des années de travail de classement. Il est aussi fort probable que

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des archives ont ainsi été perdues. Dans un rapport général d’inspection daté de septembre 1988, l’inspectrice archiviste Griet Maréchal attirait déjà l’attention sur ce problème. L’administration de l’Aide sociale était à cette époque située dans le Bâtiment Vésale de la Cité administrative de l’État où les dossiers concernant le minimum de moyens d’existence s’empilaient (en paquets ou en boîtes) dans la cave, dans le désordre le plus total.

Les archives dynamiques et semi-statiques, d’importance matérielle limitée, se trouvent généralement dans les bureaux des collaborateurs. Leur conservation a lieu dans des conditions que l’on peut qualifier d’acceptables à excellentes. Pour le reste, j’ai encore rencontré des archives dans quelques recoins du bâtiment, et plus précisément dans les locaux qui font (provisoirement ?) office de lieu de stockage pour le matériel de bureau et d’autres accessoires mis au rebut. L’importance matérielle varie d’un service à l’autre d’où elles proviennent. Le service juridique, par exemple, conserve un vaste classement dans son bureau.

Les dossiers du personnel sur papier du SPP et de ses prédécesseurs en droit sont conservés dans les bureaux du SPF P&O au numéro 51 de la rue de la Loi.

E-communities

La non-reconnaissance déjà abordée antérieurement par rapport aux précédents rapports d’inspection est principalement due aux récents processus de changement. L’introduction de la plateforme e-communities, un projet réalisé à l’initiative commune de FEDICT et du SPF P&O et approuvé par la ministre Marie Arena50 en constitue la pierre angulaire. Cette décision a fait que Tam Tam se trouve au centre de la formation des archives du SPP. Tam Tam est le système de gestion des documents du SPP qui est intégré dans la plateforme e-communities des autorités fédérales. Tam Tam est pour ainsi dire une e-community spécifique : uniquement visible et accessible pour les collaborateurs du SPP.

Au cours des premiers six mois de l’année 2004, un projet pilote concernant l’élaboration d’un plan de gestion des connaissances a été exécuté par HP Consulting and Integration en concertation avec le SPF Personnel et Organisation et le SPP IS. Cela a permis d’établir les priorités en fonction des différents besoins du SPP dans le domaine de la gestion des connaissances, y compris l’aspect plus « tacite » de la transmission des compétences et du savoir-faire au sein du SPP, donc plus concrètement : la réorganisation du contenu proposé sur l’intranet du SPP, le besoin de clarification des informations relatives à la gestion des ressources humaines ou l’introduction d’une culture d’ouverture et de transparence où chacun peut avoir accès aux informations, tout en respectant les règles de confidentialité et de sécurité.

Tam Tam est une application Web et donc « webbased ». Ce qui signifie que toutes les interactions ont lieu par le biais d’Internet51. Tam Tam se présente à l’utilisateur comme un site Web uniquement accessible après l’ouverture d’une session nécessitant un nom d’utilisateur et un mot de passe. L’application offre ainsi un espace de travail sécurisé, comparable à l’intranet du SPP. Il fournit, entre autres, des fonctionnalités basées sur le produit Livelink (Opentext)52. Ces fonctionnalités incluent : gestion des documents, actualités, plateformes de discussion, gestion des tâches, création de formulaires, établissement des flux de travail, outil de catégorisation, moteurs de recherche, notifications, etc. Le fait de pouvoir

50 Le projet e-communities a démarré sous la forme d’un projet pilote au sein de 12 directions.51 Sur Tam Tam, on peut aller d’une page à l’autre en cliquant, comme sur Internet. On peut toujours retourner à la page précédente en utilisant le bouton « précédent ». Ladite « trace de miettes » offrant un aperçu des différents niveaux consultés constitue une autre possibilité. 52 Ce service disponible en néerlandais et en français consiste en : une application en ligne basée sur Livelink ; la gestion technique et l’infrastructure de l’application ; un Support Service (assistance lors de la mise en place et en œuvre d’une e-community, gestion des utilisateurs et gestion d’accès, helpdesk).

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y accéder par le biais du site Web du SPP ou du site portail fédéral permet le télétravail et constitue donc un avantage certain53. En dehors de cela, des e-communities possèdent indéniablement encore un certain nombre d’atouts. Au sein du SPP, la plateforme e-communities est gérée par un coordinateur, tant pour ce qui est du contenu que pour les droits d’accès, mais en dehors du SPP, la gestion a lieu de manière décentralisée. Le coordinateur est responsable de l’entretien des e-communities et il détermine les droits d’accès des utilisateurs finaux.

Tous les documents dans Tam Tam sont classifiés en fonction d’une dite taxonomie ou structure de dossiers. En cliquant ultérieurement sur les dossiers, on ouvre des sous-dossiers et finalement des documents. La page d’accueil de Tam Tam fait une distinction entre Atelier et Étalage. Étalage comprend tous les documents finalisés et approuvés qui peuvent être intéressants pour tous les collaborateurs du SPP et que ces derniers sont en mesure de consulter. Ils sont généralement subdivisés thématiquement. Atelier comprend tous les documents qui n’ont pas encore été finalisés et/ou approuvés, ou qui ne sont pas accessibles pour tous les collaborateurs du SPP. L’Atelier est également subdivisé structurellement en dossiers par service. Ici, la règle est que chaque service gère lui-même l’accès à ses dossiers et à ses documents. Dans cette optique, un gestionnaire de contenu (content manager) est désigné par service. Il peut ainsi être décidé au sein d’un service d’offrir la possibilité à un ou à plusieurs collaborateurs d’un autre service de travailler ensemble et simultanément à un même document.

Dans le cadre de la mise en œuvre de la plateforme e-communities et de l’évolution vers une administration sans papier, des gestionnaires de contenu (content managers) ont été préposés par service. Étant donné que la nomination de ces personnes eut lieu de manière arbitraire, l’exercice des tâches et l’engagement pouvaient se révéler très différents54. Les gestionnaires de contenu des différents services ont élaboré – de manière souvent rudimentaire – une structure de dossiers ou une taxonomie. La qualité de cet exercice est très variable. La taxonomie d’alors a toujours, pour certains services, une importante valeur d’actualité, tandis que d’autres la considèrent comme étant totalement obsolète ou (très) peu conforme à la réalité55. L’élaboration de la taxonomie était fondée sur une analyse des tâches du service et des tâches collectives avec d’autres services, ainsi que sur les disques communs et personnels. Le but principal était d’arriver à une proposition de structure de dossier pour chaque service, à des propositions relatives à un système référentiel pour tout le SPP et à des propositions pour remplir les types de catégories. Le « processus de contenu » a été laborieux, ce qui était, entre autres, dû à l’application des cercles de développement des gestionnaires de contenu. Seules 4 personnes, initialement chargées de l’établissement de la taxonomie, ont fait figure de répondants pour le présent tableau de tri des archives. La procédure rapide pour établir un tableau de tri des archives sur la base des niveaux les plus élevés de la structure de dossiers semble ici ne pas répondre du tout à la réalité.

La prise d’un certain nombre de mesures préparatoires et l’établissement d’accords de structuration visaient, en dehors de cela, à la réalisation d’une gestion uniforme et cohérente du nouvel environnement de travail. L’élaboration de Tam Tam a ainsi permis de proposer une structure collective de gestion destinée à l’ensemble des services. La brochure de tous les services contient donc un dossier ou fichier « management » doté d’une structure fixe :

01 Vision Mission Planning02 réunion de service03 Tam Tam

53 Site portail fédéral : www.belgium.be.54 La plupart des collaborateurs ont bénéficié d’un cours e-learning « E-Communities ».55 « Une taxonomie est une présentation d’informations sous forme de « catégories ». C’est une structure arborescente qui offre la possibilité de classer des choses ou des concepts afin de faciliter leur identification, leur analyse et leur localisation. Caractéristique d’une taxonomie : elle est composée de relations hiérarchiques classées du général au spécifique. »

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http://www.belgium.be/


04 Balanced Score Card05 CAF06 rapport annuel07 GRH08 Frontdesk09 cabinet/politique

On retrouve également partout la rubrique « questions parlementaires ».

En dehors des structures collectives, des directives ont également été émises pour la dénomination et l’identification des documents et des dossiers. Pour les dénominations, il a été convenu que le néerlandais venait avant le français. Pour les documents disponibles en deux langues, on travaille avec des documents composés. Un certain nombre de catégories variables ont par ailleurs aussi été couplées au document : groupe cible, thème, statut (projet, en cours de développement, final, archivé), type de document (p. ex., rapport, réunion, budget, lettre, etc.).

Une attention particulière est accordée à la sécurité. Pour pouvoir consulter un document, les utilisateurs sont tenus d’ouvrir une session à l’aide d’un nom d’utilisateur et d’un mot de passe. Le principe d’e-communities est que toutes les informations sont disponibles (ouvertes comme « Read ») pour tout le monde, sauf les exceptions approuvées par le staff. Pendant l’élaboration de la taxonomie, il a en effet été demandé aux gestionnaires du contenu d’indiquer quelles parties de la taxonomie devaient être sécurisées et ne pouvaient pas être lues par tout un chacun. La réunion du staff a pris une décision à ce sujet.

Selon une présentation interne, la plateforme e-communities bénéficie d’un certain nombre d’avantages non négligeables : la gestion décentralisée fait que le SPP IS garde le contrôle sur tout. Il peut effectuer des adaptations du contenu, apporter des modifications à la sécurisation et octroyer des droits aux utilisateurs. Il permet l’accès de personnes externes, telles que les collaborateurs du cabinet, et ce, avec ou sans licence ou restrictions spécifiques. Accessible par le biais du site Web « mi-is.be » (et « belgium.be »), Tam Tam offre par le biais de cette connexion Internet des perspectives de télétravail ou de travail à domicile, ce qui est, par exemple, pertinent pour le service d’Inspection. Le puissant moteur de recherche56 fait que les membres du personnel ne perdent plus de temps avec la recherche de documents. Différentes personnes peuvent de surcroît travailler ensemble à un même document. La plateforme permet à des groupes de personnes de communiquer entre elles (avantage par rapport au courriel) et offre la possibilité de créer des listes courriels et des groupes d’utilisateurs. Une diminution du nombre de réunions devrait s’en suivre. Les interactions du groupe sont conservées (par ex., par le biais de commentaires croisés émis dans un document brouillon). Il existe aussi des possibilités de contrôle permettant de voir qui a consulté quel document et à quel moment. Les modifications peuvent être tracées par le biais de notifications automatiques. Et pour finir, la plateforme e-communities permet aussi de capitaliser les connaissances, grâce à un stockage ordonné et structuré de sorte que ces connaissances puissent être réutilisées. Il est devenu plus aisé de traiter le problème des absences. Les dossiers en cours sont accessibles pour les collègues qui sont en mesure d’en assurer le suivi. Les nouveaux collaborateurs sont rapidement opérationnels, car ils disposent en une fois de toute la base de connaissances. Lorsqu’un collaborateur quitte un service, toutes ses connaissances sont sauvegardées. La publication de bulletins d’information garantit une meilleure diffusion des informations.

Après une phase de préparation, il a été décidé en 2007 d’introduire ce système de gestion au sein de l’ensemble des services. Bien que le système soit encore dans sa phase initiale, je constate que sa mise en œuvre est relativement laborieuse. L’introduction du système ne 56 La recherche d’un document dans Tam Tam peut se faire de deux manières différentes : en cliquant sur les liens de l’Intranet ou par la taxonomie, ou par le biais de la fonction de recherche, en saisissant un ou plusieurs mots dans l’écran de recherche.

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recueillait au début que des commentaires positifs. Les multiples fonctionnalités, la disponibilité « universelle », l’accessibilité sélective – avec sécurisation garantie des informations confidentielles – la gestion décentralisée et l’optimisation de la transmission de connaissances offraient des avantages indéniables. Le Document Management System était simultanément considéré comme catalogue d’archives en ligne de tous les documents : rapports, questions parlementaires, statistiques, AR, AM, jurisprudence et bases de données.

Le passage des informations sur papier aux informations électroniques n’a toutefois causé aucun problème. Mais l’utilisation de Tam Tam n’a pas déclenché le même enthousiasme dans tous les services. Quelques expériences négatives ont suffi pour compromettre la nouvelle plateforme qui n’est pas encore exempte de maladies de jeunesse. Plusieurs collaborateurs ont en effet abandonné le système après en avoir été à plusieurs fois rejetés au cours du processus de création de documents, engendrant ainsi la perte de leur travail. Certains membres du personnel y ont vu comme un signal pour se replonger dans leur ancien environnement de travail qui leur est familier et dans les habitudes qui y sont liées.

La centralisation de toutes les informations concernant les e-communities était l’un des avantages fréquemment cités. La centralisation de tous les documents de bureau numériques n’a cependant pas été intégralement implémentée. Si l’utilisation d’autres disques était en principe devenue inexistante vers le début de l’année 2008, la réalité était que certains avaient été supprimés, mais que d’autres demeuraient en usage. Malgré les instructions relatives à la saisie de toutes les informations sur Étalage, j’ai retrouvé bon nombre de documents sur d’autres disques (personnels). Lors du passage obligé/transfert à la plateforme e-communities, une masse d’informations auraient de surcroît été perdues.

Il est fort probable que la gérabilité des e-communities posera problème à moyenne échéance. On assiste à une telle prolifération de documents ou de doubles en raison du copiage fréquent des documents que l’organisation est menacée à long terme d’un « infarctus informatif ». Ces archives de réserve créent un problème de gestion de version entraînant une perte de temps substantielle lorsqu’on doit rechercher les documents originaux ou contextuels57. Dans bon nombre de cas, le moteur de recherche offre une solution insuffisante en matière de traçabilité. Tam Tam n’est donc pas en mesure de corriger ce défaut d’avant, lorsque tout le monde stockait les mêmes documents sur son ordinateur. En dépit des demandes répétées adressées avec insistance, l’envoi de liens au lieu de documents se révèle chose difficile. L’une des raisons en est que chaque collaborateur est habilité à déterminer lui-même dans quelle rubrique un document doit être inclus. Certains documents peuvent toutefois être répertoriés dans plusieurs rubriques. Ce problème pourrait en grande partie être résolu grâce à un moteur de recherche adéquat capable d’établir un lien dans plusieurs rubriques vers un même document.

Des circonstances externes peuvent également avoir une influence sur le fonctionnement. Il y a tout d’abord l’approche fortement pragmatique qui laisse peu de possibilités pour une gestion sérielle des archives. Ensuite, il y a le fait que le SPP est une jeune organisation qui ne fait que rarement usage de procédures rigides, comme c’est souvent le cas dans les « ministères traditionnels ». L’importante rotation du personnel est également un facteur à prendre en compte. Dans la quasi-totalité des services, j’ai retrouvé des classements personnels d’anciens collaborateurs. Ces classements avaient été transmis à des collègues, qui ont créé un dossier au nom du membre du personnel ayant quitté le service. Si leur propre classement empêche toute intégration uniforme rapide dans la structure de dossier du service, une localisation contextuelle leur fait également souvent défaut.57 Gestion de version : bon nombre de documents existent en différentes versions. Un document ne pourrait en fait qu’exister en une seule version. Tout le monde aurait accès à la version la plus récente et les anciennes versions pourraient être gardées pour consultation. Chaque service ou collaborateur est responsable de l’actualisation de ses propres documents. Chaque document figurant dans Tam-Tam est daté ; il est ainsi toujours possible de voir lequel est le plus récent. Par le biais du moteur de recherche, on obtient généralement le document « le plus consulté ».

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La gestion et l’archivage des fichiers numériques représentent sans doute le défi le plus important de l’avenir (proche). Les e-communities n’offre en effet pas de solution pour leur conservation à long terme. Les métadonnées fournies par les e-communities répondent insuffisamment aux critères d’archivage internationaux, comme la norme de métadonnées du Dublin Core (DCMI) ou la norme européenne en matière de gestion des enregistrements. Moreq2 (Model Requirements for the management of electronic records)58. Dans ce contexte, il est conseillé d’intégrer prochainement un « module d’archivage » et d’affiner ou de généraliser ensuite la taxonomie à certains endroits de manière appropriée. La prise de conscience croissante de la problématique de la conservation des archives constitue toutefois un point positif. Une attention particulière doit en outre être consacrée à la gestion de version, où les versions définitives devraient être « verrouillées » contre toute tentative de manipulation. Je pense ici à certains documents importants, comme les comptes rendus de réunions, les contrats, etc. C’est la seule manière de garantir à long terme l’authenticité et la fiabilité de ces documents.

Une autre « solution » provisoire pourrait être de désigner un ou plusieurs responsables des archives. Dans le cadre de la mise en œuvre, le manque de personnel censé exécuter la gestion des archives pose problème. Lors de l’utilisation de Tam Tam en tant que système de gestion des connaissances du SPP, il m’est apparu que le changement de mentalité et de comportement était plus structurel. L’application exige en effet une discipline rigoureuse de chaque usager. On attend de chaque membre du SPP qu’il s’approprie les nouvelles procédures et habitudes de travail et qu’il développe en plus un réflexe de partage et de transmission de connaissances.

En dehors de la mise en œuvre de la plateforme e-communities, on remarque une deuxième innovation importante dans le domaine de la gestion des connaissances. À partir de 2008, la création d’un Frontdesk occupe, par le biais de « Trinicom », une place importante dans la communication avec le monde extérieur. Le Frontdesk assure désormais le dispatching central de toute la correspondance, aussi bien entrante que sortante. Un système de suivi central permet de scanner les documents entrants et de les transmettre ensuite aux services compétents. Le Frontdesk doit ainsi, en tout premier lieu, réduire la charge de travail des services.

Malgré une informatisation avancée, des règles de gestion font défaut pour certaines archives, ce qui implique une liberté d’action pouvant entraîner des conséquences profondes pour la formation d’archives. Les messages électroniques n’étant pas considérés comme des archives, il n’existe donc pas de directives à leur sujet. Les collaborateurs disposent autrement dit d’une liberté individuelle qui leur permet de déterminer ce qu’ils conservent et ce qu’ils ne conservent pas. Mais la vision individuelle du responsable des archives n’est pas seule en cause ici. Comme indiqué précédemment, la discontinuité en matière d’organisation joue ici également un rôle déterminant.

Description des principales séries d’archives

Dans cette partie, je décrirai les principales séries d’archives d’une manière plus détaillée et plus particulièrement, les séries qui reflètent les propres compétences du producteur d’archives ou le caractère spécifique de son organisation et de son fonctionnement. Ces informations ont pour objectif de préciser la valeur des archives en tant que source d’informations et de justifier leur destination finale, ainsi que les critères de sélection proposés.

58 Dublin Core Metadata Standard est un ensemble de standards le dialecte Resource Description Framework (RDF) de l’Extensible Markup Language (XML). Dublin Core est un outil de travail utilisé pour ajouter des métadonnées dans une page Web.

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Les archives comprennent un grand nombre de séries d’archives reflétant les différentes tâches du SPP. Bien que cette formation d’archives diffère fortement selon les services, il est quand même possible de signaler quelques généralités.

Les séries d’archives du Président et des Services généraux transversaux concernent principalement la politique générale et la gestion du SPP. Il va de soi que les plus importantes se trouvent chez le Président. Les comptes rendus annuels, les plans de gestion, les comptes rendus et documents annexes du Comité de Direction, etc. en sont des exemples. Les séries d’archives des différents services transversaux horizontaux, comme GRH, CGD, etc., reflètent l’ensemble des tâches de soutien et comprennent un certain nombre de séries dites classiques, comme les dossiers du personnel. Les multiples opérations de déménagement qui ont eu lieu par le passé et la création récente de l’actuel SPP ont fait que les séries d’archives datant d’avant 2002 sont plutôt rares.

Il existe en outre un certain nombre de services « verticaux » dont les séries d’archives reflètent leurs compétences spécifiques liées à la mise en oeuvre de la politique. Ces séries proviennent de l’exercice des tâches clés du SPP. Dans le cas du SPP IS, le point noir se situe dans les archives des services chargés d’une part du financement et de la surveillance des CPAS et d’autre part, des trois services thématiques Économie sociale, Politique des grandes Villes et Lutte contre la Pauvreté. Ces archives possèdent généralement un caractère unique et elles témoignent de la particularité de l’institution par le biais d’une description détaillée de sa mission.

Il est important de spécifier ici que la séparation entre les archives des services transversaux et verticaux n’a en premier lieu qu’une valeur indicative. Dans la pratique, cette séparation n’est pas toujours aussi radicale. Il est en effet difficile d’attribuer certaines archives à un seul service particulier. On retrouve des archives pour ainsi dire à tous les niveaux de l’administration. Les dossiers concernant les outils de gestions dont la préparation a lieu dans les divers services en constituent un exemple concret. Ces archives générales relatives à l’organisation et à la gestion du service comprennent une vaste gamme de sous-dossiers, tels que : CAF, BSC, e-communities, SHA et mesure de satisfaction, objectifs et plans d’action du service, contrôle interne, planification, mission, rapport annuel, plan de gestion et plan opérationnel, Frontdesk, BPM, BPR, gestionnaire de contenu Tam Tam, planification, GRH, cercles de développement, analyse des risques, mesure de la charge de travail ou descriptions de fonction. Comme autres séries générales, nous retrouvons : les comptes rendus et les documents préparatoires des réunions de service, les rapports d’évaluation individuelle des membres du personnel rédigés par le chef de service, ou les documents relatifs au traitement des questions parlementaires.

A. Présidence, Comité de direction et services connexes

Si les principales archives du SPP se trouvent chez le Président, certaines séries sont toutefois formées ou réunies par d’autres services. Les rapports annuels sont ainsi rédigés – en néerlandais et en français – par le service CGD. Quoique ce même service est également responsable de la collecte de données et des outils de gestion. Les plans de gestion classés par période par le CGD (p. ex., 2003-2007, 2007-2009) et ultérieurement subdivisés en documents définitifs et pièces préparatoires originaires, entre autres, des différents services, du Comité de direction, des réunions de coordination, des fiches de projet, des séminaires ou analyses (SWOT) en tout cas constituent la clé du fonctionnement de l’organisation. Le Plan opérationnel annuel contient des tableaux concernant la planification opérationnelle établie par service, ainsi qu’une analyse des risques. Les dossiers qui s’inscrivent dans la démarche du CAF (Common Assessment Framework/ Cadre d’auto-évaluation des Fonctions publiques) et qui ont été rédigés pour 2004, 2006 et 2008 contiennent, entre autres, des

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documents relatifs aux séminaires, aux plans d’action et aux grilles d’évaluation accompagnées des résultats par service. Les dossiers concernant l’analyse des parties prenantes (SHA – Stakeholderanalyse) se déclinent dans de multiples formes rédactionnelles, avec des documents se rapportant aux réunions du groupe d’orientation, des rapports finaux, des présentations, des tableaux et des graphiques. Il existe en dehors de cela des sous-dossiers liés au Comité de concertation de base, à l’Inspection des Finances, à la BCSS et aux CPAS, à l’Association des villes et communes de Flandre (VVSG), etc. Étroitement liés à l’analyse des parties prenantes sont les dossiers relatifs à l’évaluation des performances, et plus particulièrement à la Balanced Score Card (BSC) qui affiche le classement suivant : séminaire, groupe d’orientation, suivi du staff, groupe de travail Synergie, présentations, personnel, cabinet et associations. Ces dossiers comprennent bien évidemment aussi des tableaux de mesures classés par ordre chronologique. En dehors de cela, j’ai rencontré dans Étalage d’autres documents relatifs aux formations, ainsi qu’aux présentations, aux indicateurs ou à l’implémentation de la BSC.

Il apparaît des organigrammes et des documents d’ordre général concernant l’organisation et l’autonomie, avec une attention particulière pour les services d’encadrement, le protocole, le SPF SS, le bâtiment ou le Frontdesk, que le Président est le pilier principal de l’organisation. Il a confié la gestion de certaines archives à des services subordonnés. Le secrétariat du service des CPAS recueille les notes et plans politiques, les fiches et autres documents connexes. Le secrétariat des Services généraux s’occupe des archives du Comité de direction. Les comptes rendus et documents connexes du Comité de direction sont proposés aussi bien en version numérique (e-communities) que sur papier. E-communities fait état de deux versions : une version confidentielle sur Atelier et une version non confidentielle, librement accessible sur Étalage. La série comprend aussi un règlement d’ordre intérieur.

Le Président veille également sur les rapports sociaux par le biais des archives suivantes : les documents concernant le fonctionnement syndical, les comptes rendus et autres documents relatifs aux réunions du Comité de concertation de base (CCB). Il défend pour finir les intérêts du SPP et il communique avec lesdites parties prenantes par le biais, entre autres, de présentations. Les dossiers relatifs à la concertation mensuelle avec le cabinet, appelée « Tour d’horizon », en témoignent. Un registre concernant la correspondance avec le cabinet a été récemment mis en place pour assurer un meilleur suivi des pièces soumises au ministre pour signature. La mise en place d’une série de dossiers concernant le traitement des questions parlementaires, respectivement subdivisées en Intégration sociale (IS), politique des grandes villes (PGV) et Économie sociale s’inscrit dans le cadre de la justification vis-à-vis du Parlement. La gestion de ces dossiers sera prochainement transmise au Directeur général des Services généraux, désire tout placer sur Étalage.

Cette approche participative s’est traduite par des comptes rendus et des documents relatifs aux réunions d’encadrement classés chronologiquement ou par des dossiers concernant les groupes de travail subdivisés par groupe de travail59.

59 Le règlement intérieur du staff date du 18 décembre 2006.

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B. Services généraux

B1. Directeur général (Secrétariat)

Comme indiqué plus haut, c’est le Directeur général qui est responsable de l’archivage des comptes rendus et des documents connexes du Comité de direction. En dehors de cela, il dispose encore d’autres séries importantes. Il y a tout d’abord les propositions et les arrêtés ministériels concernant la délégation des compétences et les remplacements. Les arrêtés signés figurent sur Étalage, les propositions sur Atelier. Le Directeur général possède une multitude d’archives de réserve concernant les affaires du personnel (documents relatifs aux congés, Selor, teambuilding (renforcement de l’esprit d’équipe), boîtes à idées, frais de déplacement, descriptions de fonction, comptes rendus des entretiens de fonctionnement, règlement de travail ou plans relatifs au personnel), la comptabilité et le budget en vue du contrôle de la Cour d’Arbitrage ou des ses services subordonnés (Service Subventions et Marchés publics, Service Communications, Gestion des connaissances et Développement de l’organisation et Frontdesk, le Service juridique, le service Inspection ou Logistique) et le service d’encadrement ICT. Les dossiers relatifs à l’habitat concernent la location de bureaux dans la Tour de Brouckère, par exemple, ou les opérations de déménagement. Et pour finir, le Directeur général possède aussi des dossiers d’autres organisations dont la gestion revenait en partie au SPP. Le SPP contrôle la gestion et le financement de la Fondation Helena et Isabella Godtschalck, ce qui aboutit dans un certain nombre de dossiers. Les dossiers concernant les projets du Fonds européen des Réfugiés, pour lequel il agissait en tant qu’autorité de gestion, comprennent la correspondance, les fiches de projet, les documents comptables et les rapports de contrôle relatifs aux subventions ou aux organisations.

B2. GRH

Le service du personnel dispose d’une série complète de dossiers individuels du personnel du SPP, avec en particulier, des contrats et des prolongations de contrat. Il s’agit de près de 200 dossiers, ce qui représente une dizaine de mètres linéaires d’archives conservées rue de la Loi par le SPF P&O. Le classement tient compte du statut et du cadre linguistique des membres du personnel : personnel statutaire néerlandophone, personnel statutaire francophone, personnel contractuel néerlandophone et personnel contractuel francophone. Il coule de source que cette classification exerce également une influence sur la composition des dossiers. Les dossiers du personnel statutaire comprennent des données sur l’embauche, le salaire, les allocations/indemnisations, la promotion, les distinctions, les maladies, l’évaluation/estimation/cercles de développement/rapports des entretiens de fonctionnement ou des accidents de travail. Les dossiers du personnel contractuel sont plus concis : embauche et contrat, salaire, maladies ou accidents de travail. Ces dossiers individuels du personnel s’appuient sur une base de données concernant les membres du personnel. Il existe également des dossiers concernant les affaires générales du personnel, par exemple : les conseillers de la Smals-MvM, les données Dimona ou les avis favorables de l’Inspection des Finances.

Complémentaires à ces données individuelles sont les évaluations des membres du personnel établies par les chefs de service et dont les copies sont transmises au service de la GRH. Ces documents sont classés chronologiquement. La GRH envisage d’inclure, pour chaque membre du personnel séparément, les documents originaux dans les dossiers individuels du personnel.

Le service du personnel conserve également une série d’archives importantes concernant la législation et les réglementations relatives aux affaires du personnel. Concrètement, il s’agit, entre autres, du règlement du travail, de documents concernant d’éventuels litiges, d’indemnisations (primes de direction) (fixées en interne), des congés et des absences (pour cause de maladies, jours fériés, accidents ou missions).

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Divers classements s’effectuent en fonction du niveau de la carrière professionnelle. Dans le cadre du planning du personnel, il existe des dossiers relatifs au parcours professionnel appelés « Carrière » de niveau A, B, C et D. Par niveau, ces dossiers sont ultérieurement subdivisés en formations certifiées, attribution des activités professionnelles et description des fonctions. Ils contiennent aussi une « Cartographie des fonctions », c’est-à-dire des listes se rapportant à la classification des fonctions, aux compétences, aux promotions et aux évaluations. Un classement similaire de niveau A, B, C et D est d’application aux dossiers concernant les formations certifiées et les mesures de compétence.

Pour ce qui est des sélections et du recrutement, nous distinguons les séries importantes suivantes : les descriptions des profils de fonction et les dossiers de sélection. Les descriptions des profils de fonction pour les offres d’emploi sont classifiées en fonction de la base de recrutement (interne ou externe) et ensuite, en fonction de la phase de procédure (en cours ou clôturée). Pour les offres d’emploi internes clôturées, une distinction est faite par rapport au service et un classement annuel est effectué. Les dossiers concernant les sélections sont classés par phase de développement, notamment : les avis de l’inspection des Finances, les sélections en cours, les sélections clôturées et les réserves. Ces catégories sont ultérieurement subdivisées en sous-dossiers, et ce, par épreuve de sélection. Les sous-dossiers comprennent les demandes adressées à Selor, les listes des candidats et les questions d’examen, la consultation des candidats, les invitations, le dossier de sélection (fichiers du jury), le feed-back du Selor, les personnes sélectionnées, la notification aux candidats.

Par rapport aux affaires financières, la GRH possède des dossiers relatifs aux marchés publics, contenant des offres, des cahiers des charges, des avis de l’IF, des conventions et des informations.

B3. Communication, Gestion des connaissances et Développement de l’organisation (CGD)

Le service CGD assure la coordination des processus de gestion et il recueille à ce titre les données qui résultent des mesures et des outils de gestion. Les dossiers concernant l’organisation, le fonctionnement et l’utilisation des e-communities, ainsi que la nomination des gestionnaires de contenu Tam Tam revêtent également une grande importance. Ces dossiers contiennent des formulaires d’utilisateur, des analyses de l’utilisation par service, des documents relatifs à la sécurité, des lettres et des rapports, des notes, des tableaux de catégories, des fiches de projet, des comptes rendus des réunions, des directives concernant le classement de certains documents dans Tam Tam, ainsi que des présentations destinées au cabinet.

Le service CGD est également responsable du démarrage du Frontdesk. On en trouve l’expression écrite dans les dossiers concernant les activités du groupe de travail préparatoire de Frontdesk et des sous-groupes de travail, comme Processus, Collaborateurs/formation, technologie/ICT. Ces dossiers comprennent des comptes rendus, des présentations, une analyse de processus et des fiches par service ou la Charte pour l’utilisateur du Frontdesk. Les dossiers composés, entre autres, de comptes rendus, de plans ou d’ordres du jour nous informent sur la mise en œuvre du Frontdesk. Les manuels d’utilisation ou les cartes de connaissances constituent les documents de base du fonctionnement. Les cartes de connaissances ont jusqu’à présent chaque fois été réécrites (avec effacement) de sorte que ces documents ne sont pas soumis à une gestion de version.

B4. Inspection

Le planning de l’inspection est tenu à jour sur les e-communities, dans un tableau de planification des inspecteurs établi pour l’année en cours. Les données figurant dans le tableau sont classées par inspecteur. Les travaux d’inspection à proprement parler trouvent

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leur expression écrite dans les documents préparatoires composés en vue de la visite d’inspection sur place, subdivisés en Loi 65 (octroi d’une allocation aux réfugiés) et revenu d’intégration. Jusqu’il y a quelques années, la préparation sur papier avait lieu par le biais de l’impression de listings d’ordinateur des subventions octroyées aux CPAS. L’inspecteur complétait sur place ces documents d’annotations effectuées par « pointage ». L’introduction des e-communities a rendu cette version papier superflue. En plus des dossiers préparatoires, on a également retrouvé des dossiers d’inspection concernant l’octroi de subventions à certaines communes. Ces dossiers opérationnels sont classés selon leur phase de développement et insérés dans des enveloppes de couleur différente en fonction du type de contrôle effectué. Il s’agit principalement des rapports et des documents connexes liés aux contrôles ou aux visites d’inspection et qui ont été rédigés ultérieurement à la maison ou au bureau. Jusqu’en 2006, cette série était exclusivement disponible sur papier. À partir de 2006, elle a été intégrée dans une base de données. Depuis 2007, les minutes des rapports électroniques signés et envoyés aux CPAS sont considérées comme une série indépendante. Le suivi des contrôles ou des visites d’inspection a lieu à l’aide de tableaux de bord. Ces derniers contiennent les données de tous les contrôles et mentionnent le nom de l’inspecteur, le planning, la date du contrôle, le décompte (recouvrement) / les informations supplémentaires, la signature et l’envoi du rapport, ainsi que le numéro d’enregistrement. Un tableau chiffré résume les prestations des CPAS et la mesure des variables, comme le respect de la législation ou la coopération. Pour optimiser la fluidité et l’efficacité du fonctionnement du service d’inspection, on dispose de textes législatifs, de manuels d’utilisation et d’instructions.

B5. Budget et Logistique

Le rapportage financier est encore en pleine évolution étant donné que le SPP n’est entièrement autonome au niveau de la comptabilité que depuis le 1er janvier 2007. Depuis 2000, le ministère ou le SPF des Affaires sociales envoyait des copies, mais cela n’est plus le cas depuis le 1er janvier 2007. Le pilier central est un tableau affichant l’évolution mensuelle des engagements et des sous-dossiers par an. Les dossiers concernant l’établissement du budget sont également classés par an et chaque sous-dossier est subdivisé en propositions budgétaires, contrôle budgétaire et divers. Les dossiers d’exécution sont classés par numéro d’ordonnancement et ils contiennent des bulletins d’engagement, des bordereaux de règlement et d’ordonnancement, des rapports finaux sous forme de tableaux, des bons de commande et d’achat, des documents concernant l’autorité de paiement et le contrôle en la matière, etc. Le service dispose également de documents internes – généralement numériques – concernant le suivi et le contrôle, qui sont classés par an et subdivisés en fiches de circulation, correspondance, bons de commande, ou tableaux concernant les postes de dépense.

Le service Budget et Logistique agit également en tant qu’Autorité de Certification des Fonds européens et crée ainsi des dossiers de paiement, en particulier pour le Fonds social européen (FSE) et pour le Fonds européen d’Intégration (FEI). Les principaux sous-dossiers du FSE concernent la Commission européenne, l’Intégration sociale (avec des projets classifiés par an), l’emploi et la comptabilité.

Le service Logistique produit les séries d’archives considérées comme évidentes, telles que des dossiers relatifs aux opérations de déménagement et des documents concernant le matériel de bureau et le fonctionnement de l’organisation. Les dossiers relatifs au déménagement vers le WTC II qui a eu lieu en avril 2009 sont soumis au classement suivant : comptes rendus des réunions, documents comptables et inventaires. Les documents concernant le matériel de bureau et le fonctionnement de l’organisation sont subdivisés, entre autres, en consommation énergétique, cartes carburant, frais de parking et photocopies. Et pour finir, le service Logistique possède un certain nombre de contrats et de conventions se rapportant, entre autres, à la location-vente de voitures, aux bâtiments, à l’entretien, au nettoyage, etc. Parmi

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ceux-ci se trouvaient par exemple le règlement et les annexes de la Régie des Bâtiments.

En ce qui concerne le service de Traduction, je retiens uniquement la série de traductions et de documents connexes classés par service ou par thème (p. ex., fracture numérique, questions parlementaires, staff, BCSS, CCB, Carrière A).

B6. Subventions et Marchés publics

Les dossiers concernant les marchés publics sont classés en cahier des charges (détermination des besoins et notes) et adjudication (lettres d’attribution et bons de commande, règlements). Ils contiennent la correspondance, les notes à l’IF et les CPAS, les circulaires et les accords, ainsi que les aperçus correspondants.

Les dossiers concernant les subventions pour IS en autogestion sont classés par type de subvention. Le contenu consiste en la législation, la correspondance, les circulaires, les rapports et accords, ainsi que les aperçus correspondants. Les données sont résumées dans un rapport annuel rédigé de manière thématique. Pour assurer le suivi des dépenses liées aux subventions, il y a des tableaux synoptiques et des fichiers Access qui permettent la gestion et le traitement des subventions.

Les dossiers budgétaires relatifs à la gestion générale des sites de base sont classés par année. Ils contiennent des données concernant, entre autres, l’établissement (bulletins d’engagement), le contrôle, le budget définitif, les bordereaux, les notes et la législation.

B7. Avis juridique et Support à la Politique

Deux séries importantes sont intégrées dans un classement unique d’environ 4.700 dossiers : d’une part, les dossiers concernant les contentieux juridiques liés à la défense des intérêts de l’État à partir de 1994 (environ 4.050 dossiers) et d’une part, les demandes qui ont été introduites et les documents annexes relatifs à un avis juridique spécifique. Ces derniers sont classés par SPP, CPAS, cabinet, citoyens, institution européenne ou internationale. On peut y accéder par le biais d’une base de données (registre).

C. Service d’encadrement ICT

ICT possède des dossiers concernant les projets existant principalement avec Smals-MvM. Il s’agit d’une vaste gamme de projets, tels qu’entre autres : Connexion des CPAS au réseau de la sécurité sociale, Comptabilité, Étude d’efficacité ICT, signature électronique eID, Frontdesk, Centre d’information ARTEMIS, BCSS, Application Mail, PAN, Personal Pages, Prima, PrimaWeb, Fiches de projet, RAS, Registre national, Shared Services, Sites Internet, etc. Les informations concernant ces projets ICT sont par ailleurs groupées dans un tableau de bord.de modification, fournisseurs ou lignes louées.D. Service des CPAS

D1 . Directeur général (Secrétariat)

La production d’archives du Directeur général reflète la diversité des activités relatives à la surveillance des CPAS. Il s’agit ici par exemple de dossiers concernant la concertation entre le SPP et les départements d’aide sociale des fédérations de villes et communes ou de dossiers traitant de rencontres provinciales entre le SPP et les CPAS. Ils sont classés en premier lieu par ordre chronologique et ensuite, par province. Les dossiers concernant la concertation avec les fédérations de villes et communes sont principalement composés de P.-V. et de documents relatifs aux réunions classés par réunion.

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Étant donné que le fonctionnement est grandement axé sur les procédures, la série législation et circulaires joue ici un rôle de première importance. Le Directeur général de ce service est également responsable de la gestion des notes et des plans politiques, ainsi que des fiches et des documents annexes du Président.

J’ai en même temps trouvé des rapports et des documents relatifs aux réunions du Comité d’accompagnement de la BCSS, le Fonds Mazout et le Fonds social de chauffage, ainsi qu’à la concertation avec Fedasil ou à la participation de plusieurs groupes de travail préparatoires (par exemple, entre autres, l’interchangeabilité Primaweb, le manuel d’utilisation, le Rapport annuel unique).

Le Directeur général possède de surcroît une importante quantité d’archives de réserve. À titre d’illustration : les copies des comptes rendus des réunions dites de mise au point concernant le règlement de conflits de compétence entre les CPAS. Les originaux se trouvent au Service Législation sur les CPAS et Conflits de Compétence mentionné ci-après, dans la série de dossiers concernant les conflits de compétence et leur solution.

D2. Législation sur les CPAS et conflits de compétence

Dans ce service, le classement des archives est fondé sur le cadre légal. Le classement Loi DIS, Droit à l’aide sociale et prise en charge de l’aide octroyée conformément à la Loi 65 est ainsi parfaitement reconnaissable. Ces grandes rubriques sont ultérieurement subdivisées en documents législatifs comprenant des AR et AM, circulaires, traitement des questions parlementaires ou des questions fréquemment posées destinées au Frontdesk.

Les archives résultant du règlement des conflits de compétence territoriale sont spécifiques pour ce service. Les documents concernant la législation et la réglementation sont subdivisés en fonction du groupe cible : Demandeur d’asile, Sans-abri, Domicile habituel, Établissements (Séjour dans des établissements spécifiques), Étudiant. J’ai retrouvé le même type de classement dans la série Questions fréquemment posées destinée au Frontdesk. Les dossiers de fait concernant les conflits de compétence et leur solution sont classés par groupe cible, par procédures et par phase de traitement. La mention du responsable de l’examen du dossier et du numéro de série vient compléter le classement. Les documents entrants concernant les conflits de compétence sont inscrits dans un registre (spreadsheet) ou « agenda » annuel. Les rapports annuels d’évaluation concernant les demandes de règlement des conflits de compétence entre les CPAS et les statistiques offrent une synthèse du fonctionnement. La communication relative à ces conflits de compétence a lieu par le biais de présentations, par exemple, lors des Journées provinciales.

Ce service conserve les rapports et documents annexes de la Commission consultative fédérale d’Aide sociale et de son prédécesseur en droit, le Conseil supérieur d’Aide sociale. Ces archives remontent jusqu’à 1954 et elles sont indispensables pour étudier la politique de pauvreté menée au cours des précédentes décennies.

D3. Revenu d’intégration – Remboursement Loi 65

Les procédures strictes étant déterminantes pour le fonctionnement de ce service comptant des centaines de CPAS, on doit inévitablement avoir recours à des manuels d’utilisation. Il s’agit ici par exemple d’un vade-mecum (avec des directives internes) et de manuels d’utilisation contenant des instructions pour les CPAS dans le cadre des procédures de remboursement Loi 65, DIS, Primaweb et BCSS. Dans ce même contexte, on se doit de citer les circulaires adressées aux CPAS, qui – bien qu’incomplètes – remontent jusqu’en 1993. La base de données Prima constitue le principal outil de travail de ce service pour ce qui est du paiement du revenu d’intégration, Loi 65, la prime d’installation destinée aux sans-abri,

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l’économie sociale (partielle) et les recouvrements ou corrections à la suite d’une inspection. Cette base de données est subdivisée d’une part en fonction des paiements par CPAS classés par numéro de dossier et d’autre part, en fonction de la situation de séjour d’une personne, répertoriée par le son numéro d’identification à la sécurité sociale (NISS). Le propriétaire de cette base de données est le SPF Sécurité sociale, qui est en outre également responsable du soutien ICT. Le SPP est le gestionnaire de la base de données.

D4. Helpdesk Sécurité

Les rapports annuels ou mensuels constituent les principales séries de ce service. Ils synthétisent les informations comprises dans les autres séries, comme les « Dossiers thématiques électroniques en matière de sécurité », conservés dans l’espace H. Cette dernière contient, entre autres, des bases de données des conseillers en sécurité et des rapports d’audits des CPAS. Le service organise également une enquête quant aux normes minimales de sécurité en vigueur au sein des CPAS, qui engendre la réception de questionnaires dûment remplis par le conseiller en sécurité et signé par le président du CPAS. Les questionnaires mentionnés sont à la base des statistiques annuelles se rapportant aux normes minimales de sécurité établies dans un tableur. On peut également en retrouver la synthèse dans le rapportage.

D5. Activation FSE

C’est en sa qualité d’autorité de gestion que le service produit des archives relatives au financement de projets avec les moyens du FSE. Dans ce contexte, on distingue plusieurs séries. Les dossiers concernant les promoteurs, et plus particulièrement les CPAS, les ASBL et les institutions d’État, remontent au milieu des années 1990. Ils contiennent des visas, des demandes introduites auprès de l’Inspection des Finances (IF), des engagements et des ordonnances par an, des contrats d’assistance technique, des rapports entrants des promoteurs et le résultat d’un contrôle administratif interne effectué sur place ou « ondesk ». Pour le suivi comptable, le service dispose en 2008 de trois bases de données. À partir de 2000, les dossiers concernant les projets contiennent des conventions, un appel à candidature, des rapports et des documents liés aux réunions des Comités de sélection, des documents relatifs au suivi administratif et du contenu, ainsi que de la documentation. Les rapports et les documents liés aux réunions du Comité de suivi, ainsi que les tableaux de bord comme instrument pratique, sont essentiels pour le fonctionnement du service. Concernant le financement du FSE, il y a de surcroît bon nombre de contentieux juridiques en cours dont les dossiers remontent jusqu’à plus de 25 ans.

Concernant l’activation, deux séries méritent d’être citées : d’une part, une série de dossiers relatif à la préparation politique et les évaluations des différentes mesures en faveur de l’emploi, comme le Plan Activa, art. 60 §7, art. 61, les Programmes de transition professionnelle, l’Intérim d’insertion ou l’économie d’insertion sociale (SINE) et d’autre part, une série de rapports provenant d’un large éventail de groupes de travail : Activations, Autres (groupe de travail unique), FSE, Frontdesk, Front Office, Réglementation.

E. Politique en matière de pauvreté

Ce service héberge les anciens dossiers de la Conférence interministérielle de lutte contre la pauvreté pour qui l’Administration de l’Intégration sociale a rempli la fonction de secrétariat jusqu’en 1999. À partir de 2000, c’est le Service de Lutte contre la Pauvreté du Centre pour l’égalité des chances et la lutte contre le racisme (CECLR) qui a repris cette fonction.

Les archives reflètent les divers domaines d’action. Je me réfère ici aux documents concernant les différentes enquêtes et études menées en autogestion, par exemple, sur le travail des enfants, la Fondation Roi Baudouin, les allochtones et la pauvreté, le test de

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pauvreté, les droits fondamentaux sociaux, etc. Le service organise en outre l’événement « 30 ans de CPAS » pour lequel des rapports du Comité d’accompagnement, du matériel photo et du matériel de promotion, des questionnaires, des propositions d’enquête, des budgets, des comptes rendus, des programmes et des conventions se rapportant, entre autres, à la participation sociale, ont été conservés. Les dossiers concernant les projets relatifs à la Fracture numérique et aux espaces publics numériques (Easy-e-space) contiennent, entre autres, des annonces, des listes d’adresses, des budgets, des notes, des communiqués de presse, des notules de réunions, des présentations, des rapports d’évaluation et des formulaires entrants de demande de participation. Les dossiers concernant la nomination des experts du vécu contiennent pour leur part des protocoles, des notes, des rapports d’évaluation, des publications, des communiqués de presse, des procès-verbaux de réunions internes et externes, la correspondance et des curriculum vitae.

Bon nombre de dossiers réfèrent aux activités qui s’inscrivent dans le cadre du Plan d’Action national (PAN) Inclusion sociale en tant qu’instrument de bonne gouvernance dans le champ de la politique sociale. Il s’agit ici, entre autres, de l’organisation et du fonctionnement des groupes de travail pour le PAN, plus concrètement du groupe de travail « Actions » pour lequel le SPP remplit la fonction de secrétariat et du groupe de travail « Indicateurs » dont le secrétariat a été assumé jusqu’en 2004. Les dossiers des deux groupes de travail sont classés par ordre chronologique et ils contiennent des invitations, des lettres, des rapports et des documents de préparation. Le dossier concernant la Méthode ouverte de Coordination dans le cadre du PAN comprend pour sa part différents thèmes ou formes rédactionnelles : questionnaires, propositions, présentations, documents relatifs aux colloques, aux groupes de travail, aux planifications ; 2001-2003, 2003-2005, 2005-2006 en 2006-2008, etc. Et pour finir, il y a le rapportage sur, entre autres, la mise en œuvre interne ou non du plan d’action ou des rapports d’avancement 2001-2004 ou 2005-2008. Les dossiers concernant la rédaction de ces rapports contiennent des notes, des messages électroniques ou des tableaux de suivi.

Le Service – et antérieurement, l’Administration de l’Intégration sociale – est/était depuis 1995 également concerné par les demandes de subvention adressées à la Loterie nationale. Pour le traitement de ces données, le service dispose actuellement de deux bases de données, une pour les demandes de subventions générales introduites par les CPAS et les ASBL et l’autre, pour les demandes de subventions destinées à l’équipement et/ou à la rénovation des logements d’urgence (de transit) par les CPAS. Ces bases de données constituent la synthèse des dossiers traités. Les dossiers jugés négatifs sont gardés dans le service. Ils contiennent, entre autres, des rapports et des budgets. Les dossiers jugés positifs sont retransmis à la Loterie nationale.

Dans le domaine de la communication, les dossiers concernant la mise en pages de publications de guides et de brochures informatives destinés à des groupes cibles, comme les sans-abri, les jeunes ou les utilisateurs du CPAS, sont de première importance. Ils contiennent cependant aussi des documents comptables (estimations de prix), qui présentent un moindre intérêt.

F. Politique des grandes villes

Pour ce service, je retiens surtout les dossiers concernant les contrats de ville et de logement. Ils sont classés par ville et ensuite, par année. Chaque dossier comprend un accord, un avenant, un règlement, un diagnostic, une évaluation, de la documentation et des lettres. Dans l’optique d’une évaluation permanente, les projets qui s’inscrivent dans le cadre des contrats de ville et de logement sont suivis via des tableaux de bord. Cet « outil » permet d’établir à trois niveaux l’état de progression des projets : c’est-à-dire par rapport au contenu, au budget et au calendrier (temps). Le tableau de bord est un instrument dynamique, tant pour les villes que pour le service. Grâce aux tableaux actualisés deux fois par an, les comités de pilotage ou d’accompagnement de la PGV au sein des villes peuvent se faire une idée précise de la

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progression des projets et proposer éventuellement des adaptations ou des modifications nécessaires.

D’autres archives réfèrent à des thèmes spécifiques, comme : la problématique des nuisances et la nomination de médiateurs SAC (sanctions administratives communales), l’organisation de programmes d’insertion pour les demandeurs d’asile régularisés dans les trois grandes villes, le développement d’un centre d’expertise, la concertation et la coopération avec d’autres réseaux et niveaux politiques.

G. Économie sociale

Le service Économie sociale possède d’importants dossiers de concertation, plus précisément du Groupe de Travail interdépartemental Économie sociale pour la période 1999-2003, du Conseil fédéral pour l’Économie sociale ou encore, avec des organisations de tiers ou de coordination. En dehors de cela, les archives se composent principalement de dossiers pragmatiques concernant diverses formes de subventionnement facultatif et réglementaire, par exemple, l’économie plurielle, l’économie d’insertion sociale (SINE), le Fonds de l’économie sociale et durable, les mesures fiscales de faveur ou l’aide à la gestion datant de la période 2000-2008. Tout aussi passionnants sont les innombrables dossiers préparatoires concernant les projets non réalisés durant la période 2004-2008 dans le cadre de ce domaine politique spécifique.

Présentation du concept « tri »

Le tri est l’intervention intellectuelle et matérielle qui consiste à séparer, au sein d’un ensemble d’archives, celles qui doivent être conservées de celles qui peuvent être éliminées. Cette sélection se situe, dans la mesure du possible, au niveau des dossiers complets, car le tri effectué « pièce par pièce » présente pour les archives actuelles un coefficient de travail bien trop élevé. Lorsqu’une sélection au sein même des dossiers s’avère requise, on fera une distinction entre le tri sélectif (une conservation partielle) et le tri par échantillonnage censé témoigner de la nature et de la composition des documents éliminés. Le nettoyage constitue une méthode de tri qui nécessite l’examen de chaque document inclus dans un dossier afin de pouvoir procéder à l’élimination des duplicata, des brouillons et des formulaires blancs. Le nettoyage peut également être l’occasion d’éliminer les systèmes et matériaux d’agrafage pouvant nuire à la conservation des documents (trombones métalliques, agrafes, fardes de classement, etc.). Cette opération ne relève pas, à strictement parler, de la sélection, mais du traitement matériel des documents.

Lors de l’établissement du tableau de tri pour archives, j’ai opté pour un modèle structurel présentant une subdivision par service en Gestion et Organisation et en Activités et Compétences. La description systématique des différents produits d’archives part ainsi de l’organisation actuelle ou du schéma organisationnel actuel. Bien que l’organisation ait par le passé subi plusieurs changements en raison du transfert, de la suppression ou de l’intégration d’activités, on distingue quand même dans le cadre organisationnel présent un certain nombre de services importants qui font preuve d’une véritable continuité en matière de compétences. Une classification fonctionnelle basée sur les compétences et les activités du producteur d’archives semble moins indiquée pour cette relativement jeune administration. La principale objection que l’on peut y voir ici se rapporte à la convivialité. Une approche fonctionnelle augmenterait inutilement la complexité de cet outil de travail, et ce, au détriment de la lisibilité et de la facilité d’utilisation. Il apparaît du Business Process Management (BPM) que plusieurs services sont concernés par une même matière. Les thèmes politique de la pauvreté, politique des grandes villes ou économie sociale ne concernent pas seulement les services thématiques respectifs, mais également pour une bonne part les services Avis juridique et Support à la Politique, Subventions et marchés publics, Budget et Logistique, ainsi que le

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service d’Inspection. Cet émiettement se produit aussi pour les matières Loi DIS, FSE et Loi 65, dans le cadre desquelles bon nombre d’autres services procèdent également à des actions : Avis juridique et Support à la Politique, Subventions et Marchés publics, Budget et Logistique, Service d’Inspection, Helpdesk Sécurité et la législation sur les CPAS. La préférence est donc donnée à l’utilisation de l’actuel organigramme. La présentation de cette structure hiérarchique établit la responsabilité en tant qu’entité productrice d’archives au niveau du service.

L’enquête a révélé la présence au sein du SPP de près de 400.000 documents d’archives numériques et d’environ 450 mètres linéaires d’archives. La quasi-totalité du fonds d’archives a moins de 30 ans. Le but du présent tableau de tri des archives est de sélectionner dans cette masse d’archives les documents qui permettent de comprendre dans les grandes lignes la politique, la méthode de travail et l’organisation du producteur d’archives et le contexte dans lequel certaines tâches et actions sont effectuées, ainsi que les documents qui présentent manifestement un intérêt culturel, scientifique et historique.Le tri d’archives « pièce par pièce » n’est pas indiqué, car la réduction des archives ne sera pas en rapport avec les efforts fournis et l’intégrité des dossiers pourrait fortement s’en ressentir. À la suite d’une gestion de version inadéquate, les archives à conserver peuvent requérir un élagage, en l’occurrence, l’élimination des duplicata.

Lors de la conservation de certaines archives, il est nécessaire d’émettre quelque réserve. Les archives revêtent pour l’instant un caractère unique étant donné que je n’ai aucune vue sur les archives qui ont été transmises à d’autres services publics. L’établissement des tableaux de tri des archives, entre autres, du SPF Santé publique et du SPF Sécurité sociale devrait, dans un proche avenir, clarifier la situation. Les modifications dans la destination définitive du tableau de tri d’archives ci-dessous ne sont donc pas exclues en vertu de nouveaux tableaux de tri d’archives élaborés pour d’autres SPF.

Cadre de référence pour le tri

Dans ce chapitre, je tiens à expliquer les méthodes et les critères qui ont été utilisés lors de la détermination de la destination finale des archives60. Une argumentation spécifique énumérant, lors de l’évaluation, tous les pour et les contre de chaque produit d’archives considéré séparément nous mènerait trop loin et nous semble par conséquent avoir peu de sens. Au lieu de cela, il nous semble plus utile de présenter le cadre de référence pour le tri, avec les directives que nous suivons. Une série d’exemples illustrent ces directives – pas de principes – qui ont servi de fil conducteur pour la détermination de la destination finale. Par rapport à cette stratégie sur mesure, il est sans doute plus juste de parler d’une évaluation contextuelle, puisqu’une interprétation stricte des directives manquerait son objectif.

Critères structurels de tri

La distinction d’approche entre les archives des services de gestion horizontaux et les services opérationnels verticaux est essentielle pour le développement de l’évaluation et de la stratégie de sélection. La prise en compte de cette dualité a permis de procéder au tri des archives à partir d’un point de vue différent. Pour les archives de gestion, la question essentielle était : qu’est-ce qui est significatif et censé être conservé ? Pour les dossiers opérationnels, la question se posait en sens inverse : qu’est-ce qui n’est pas pertinent et est censé être éliminé ?

60 Depoortere R., La surveillance archivistique ou comment concilier inspection, diplomatie et persuasion (Syllabus non édité du cours surveillance donné les 4, 10, 17 et 24 septembre 2007 dans les Archives générales du Royaume à Bruxelles).

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Critères juridiques de tri

Certaines archives doivent être conservées en raison de leur valeur probante permanente et des obligations légales en la matière. Je pense ici aux collections d’Arrêtés royaux et ministériels portant sur les nominations et sur l’organisation du personnel au sein du service GRH.

Critères formels de tri

Les archives sont soumises à un cadre d’évaluation incluant un certain nombre de questions. Ces questions se réfèrent principalement à la manière dont les archives fournissent des informations. Je parcoure ici les questions les plus fréquentes dans ce cadre de référence :

S’agit-il de copies ou de duplicata ? Le tri des archives s’appuie sur le principe de la « priorité » des documents originaux. Les copies ou duplicata n’entrent pas en ligne de compte pour être conservés, sauf si les originaux ont été égarés ou s’ils sont incomplets. Dans le cas du SPP, ce sont surtout les documents financiers et comptables qui sont largement disséminés. L’établissement d’archives de réserve apparaît comme une pratique relativement courante.

L’information a-t-elle un caractère unique ? Je reviendrai sur ce sujet lorsque j’aborderai les critères de fond. Les dossiers ou documents des Conférences interministérielles, dont le secrétariat est souvent assuré par les départements professionnels, en sont un exemple concret. Dans ce cas-là, les archives sont de préférence conservées par le département professionnel et non pas par le SPF Chancellerie du Premier Ministre où l’information est souvent fragmentaire. Dans cette optique, je me réfère au principe de la destination (comme quoi chaque document d’archives doit être inclus dans les archives auxquelles il est destiné de par sa nature) et au principe de l’origine (comme quoi chaque document d’archives doit être placé dans les archives d’où il provient, et dans les archives à sa place originale)61.

Les dossiers du personnel du service GRH constituent un autre exemple d’unicité. Comme il est impossible de conserver ces dossiers pour tous les SPF et SPP, certaines administrations reçoivent à terme l’autorisation de les éliminer intégralement. Ce n’est toutefois pas le cas du SPP où la préférence a été accordée à la conservation intégrale des archives. En comparaison avec les administrations traditionnelles, le profil du fonctionnaire de cette toute jeune administration semble plutôt atypique. Je pense ici, entre autres, aux experts du vécu. Le fait que l’aspect « diversité » revêt une importance capitale pour le SPP mérite également d’être mentionné.

Est-ce que l’information est publiée ou rendue publique ? Un autre critère utilisé lors du tri se réfère à la question : dans quelle mesure l’information fournie par les archives a-t-elle été publiée ou rendue publique et quelle est la qualité de l’information ? Le SPP mène une politique de visibilité et de transparence et il publie par conséquent beaucoup d’informations relatives à son propre fonctionnement62. Depuis quelques années, il présente ses activités par le biais d’un rapport annuel détaillé. Une attention particulière est également accordée à la communication avec le monde extérieur, et ce, par le biais d’un site Web convivial ou d’une accessibilité maximale grâce au Frontdesk. Autrement dit, les publications permettent d’éliminer les archives qui n’offrent pas ou presque pas de plus-value. Ces publications synoptiques ne constituent pourtant pas toujours une raison de procéder à une destruction exhaustive des pièces d’archives plus détaillées. Les deux peuvent en effet être complémentaires. Dans un certain nombre de cas, la destination finale est assez évidente. Des 61 Coppens H., Archiefterminologie (Lexique des archives). Archieftermen voor gebruik in het Rijksarchief (Vocabulaire des archives utilisé dans les Archives de l’Êtat), Bruxelles, 1990, p. 71 (Miscellanea Archivistica Manuale, 5).62 Des rapports annuels ont récemment été publiés pour la période 2003-2005 et 2006.

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publications, comme le Moniteur belge ou des documents parlementaires imprimés, ne nécessitent pour ainsi dire pas de discussion et peuvent à notre avis être aisément éliminées. Pour le traitement des questions parlementaires, la règle générale veut que les réponses définitives soient publiées, ce qui rend superflue la conservation de ces archives.

L’information fournie est-elle fragmentaire ou incomplète ? Une attention particulière est accordée aux archives qui donnent l’impression de ne pas être complètes. Dans la plupart des cas, leur destination finale ne donne pas matière à discussion, encore moins lorsque les archives sont majoritairement composées de copies (numériques) largement disséminées. Il est en effet généralement peu utile de conserver ces archives fragmentaires de faible intérêt ou n’offrant pas de plus-value. Les documents du service d’encadrement ICT sont ainsi caractéristiques par leur côté explicitement fragmentaire, technique et spécialisé. Ce service d’encadrement est par ailleurs responsable de la migration permanente de données et de métadonnées, de sorte que ces informations fragmentaires apparaissent comme étant superflues. Le processus de gestion financière des projets ICT relève de la compétence du service Budget. Pour ce qui est du service de traduction, les textes originaux et traduits sont conservés par le donneur d’ordre. Seule la liste terminologique propre à la prise de décision et à la politique belges est suffisamment pertinente pour être conservée. L’élimination des archives fragmentaires n’était cependant pas toujours à l’ordre du jour et elle dépendait du contexte. Les dossiers concernant la gestion et le financement de la Fondation Helena et Isabella Godtschalck ou les dossiers concernant les projets du Fonds européen des Réfugiés gardés par le Directeur général des Services généraux en constituent de bons exemples.

Existe-t-il une synthèse des informations et quel en est le degré de description en détails ? Pour certaines archives, les informations sous forme synoptiques suffisent. Les projets ICT importants requièrent néanmoins un tableau de bord avec les données financières de base combinées à une sélection de rapports concernant les projets ICT. En ce qui concerne les archives de gestion, les dossiers du personnel procurent – avec leur délai de conservation administrative prolongé – une image détaillée de la carrière professionnelle. Si un certain nombre de données de base sont stockées sous forme de base de données, cette version synoptique ne justifie en aucune manière la destruction des dossiers du personnel abondamment documentés. Les demandes de subvention adressées à la Loterie nationale qui ont été traitées par le service Politique de la pauvreté en sont un autre exemple. Pour le traitement de ces données, le service dispose actuellement de deux bases de données, une pour les demandes de subventions générales introduites par les CPAS et les ASBL et l’autre, pour les demandes de subventions destinées à l’équipement et/ou à la rénovation des logements d’urgence (de transit) par les CPAS. Ces bases de données constituent la synthèse de la totalité des dossiers traités, qu’ils aient été jugés positifs ou négatifs. Les données clés peuvent donc également être retrouvées dans une base de données, en raison de quoi, les dossiers jugés négatifs n’offrent qu’une faible plus-value.

Concernant le tri, aucune série ne doit être soumise à une sélection basée sur un échantillonnage. On n’a trouvé que relativement peu d’autres séries de grande envergure. À l’exception des dossiers d’inspection et des dossiers juridiques, le volume des séries demeure assez limité. Pour le contenu, ils ne présentent pas beaucoup d’intérêt de sorte que pour les ramener à des proportions gérables une sélection fondée sur l’échantillonnage n’entre pas en ligne de compte.

Les séries d’archives sont-elles complémentaires ? Cette question a été à plusieurs reprises posée, surtout par rapport aux autres niveaux politiques, aux régions et aux communautés, aux autres SPF (Sécurité sociale, Fedasil), aux autres institutions (Loterie nationale, Service de Lutte contre la Pauvreté, la Précarité et l’Exclusion sociale, etc.), à l’Europe (FSE), etc. Le problème en est que la gestion des archives de ces institutions a jusqu’à présent été insuffisamment analysée. Si les archives des communes (CPAS) sont les mieux documentées, le tableau de tri s’y rapportant ne fait (pour l’instant) aucune mention de la surveillance

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exercée par le pouvoir fédéral63.

S’agit-il de documents rares méritant une attention particulière ? En d’autres mots, faut-il conserver plus ou tous les documents référant à une période ou à un thème pour lesquels peu d’archives ont été gardées ? Concernant la période, la question ne se pose pas étant donné que la quasi-totalité des archives date d’après 1980. Je n’ai pour ainsi dire pas retrouvé d’archives des « prédécesseurs en droit ».

Ces archives permettent-elles d’accéder à d’autres documents ? Cet argument est certainement valable lorsque les bases de données ont été établies ces dernières années. Ces dernières ne constituent pas seulement l’expression synoptique des activités, mais elles font aussi souvent office de répertoire comportant, entre autres, des références aux pièces justificatives. Le Service Avis juridique et Support à la Politique dispose d’un registre concernant les dossiers relatifs aux contentieux juridiques et aux requêtes entrantes, ainsi que de documents concernant des avis juridiques spécifiques.

Critères de sélection relatifs au contenu

La tâche spécifique du SPP confère à cette institution une place unique et exceptionnelle dans le domaine de l’intégration sociale, de la politique des grandes villes, de la lutte contre la pauvreté et de l’économie sociale.

Pour ce qui est de l’organisation et du fonctionnement interne, toutes les archives concernant le Comité de Direction, le Staff et le Président semblent être d’importance capitale.

Pour les archives clés des directions opérationnelles contenant les archives des activités liées à la surveillance et au financement des CPAS et des trois services thématiques, le point de départ était celui d’une approche maximale. La spécialisation de ces directions a fait en sorte que leurs archives sont dotées d’un caractère unique et que le fonds d’archives occupe une place exceptionnelle par rapport à cette matière. L’approche maximale implique la conservation (pour ainsi dire) intégrale des archives concernant les activités. Les documents concernant l’organisation et la gestion sont bien souvent de moindre intérêt et peuvent par conséquent être éliminés. Ces données se retrouvent souvent dans une forme synoptique auprès du service Budget, GGD ou Marchés publics et Subventions.

Si on rencontre sans aucun doute des dossiers relatifs à l’intégration sociale dans les administrations locales et provinciales, les informations ne seront nulle part aussi complètes et hétérogènes qu’au sein du SPP. La même chose vaut pour la politique des grandes villes, l’économie sociale et la lutte contre la pauvreté. Ces archives constituent la clé permettant d’accéder à l’histoire nationale ou à la macrohistoire se rapportant à ces thèmes.

Concernant le contenu, ces archives se situent dans un domaine de recherche spécifique. Le groupe cible des activités du SPP est composé des groupes sociaux qui sont sous-représentés dans l’historiographie et de surcroît généralement peu émancipés64. Il va de soi que ces archives offrent un regard unique sur les groupes cibles, tels que les sans-abri par exemple.

Certaines archives présentent un intérêt plutôt marginal, comme les documents concernant 63 Honnoré L., Libert M. et Nuyttens M., Archief gevormd door de Openbare Centra voor Maatschappelijk Welzijn. Selectielijst en ordeningsplan (Archives formées par les Centres publics d’Action sociale. Liste de tri et plan de classement), Bruxelles, 2005 (Archiefbeheersplannen en selectielijsten / Tableaux de gestion et tableaux de tri).Révision de la liste de tri programmée pour 2010-2011.64 De Baets A., De figuranten van de geschiedenis. Hoe het verleden van andere culturen wordt verbeeld en in herinnering gebracht (Les figurants de l’histoire. Comment le passé d’autres cultures est représenté et rappelé), Berchem, 1994.Idem, Gebruik en misbruik van de geschiedenis (Usage et mésusage de l’histoire), Amsterdam, 2008.

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des initiatives externes, ainsi que des colloques et journées d’étude qui ne sont pas organisés par le SPP ou des listes (incomplètes) des personnes de contact. Les archives sans lien manifeste avec les activités du SPP se retrouvent exclusivement dans les archives du Président et elles concernent principalement l’exercice d’autres mandats, tels que le Fonds de la Poste, le Fonds pour l’alphabétisation ou la Fondation Roi Baudouin.

Synthèse des critères de tri sur base des formes rédactionnelles

Comment les critères de sélection susmentionnés sont-ils appliqués dans la pratique au sein des différents services ? Une politique de tri basée sur la typologie des documents ne faisait pas partie des possibilités. Lors de l’élaboration du tableau de tri pour les archives du SPP, j’ai néanmoins essayé de convertir le cadre d’évaluation cité plus haut en plusieurs formes rédactionnelles apparaissant fréquemment dans chacun des services. Raison pour laquelle je tiens à énumérer, à titre de conclusion, les destinations finales ordinaires de ces formes rédactionnelles :

- Les rapports annuels d’activité : trier, sauf si le rapport est repris intégralement dans le rapport annuel général.- Les dossiers concernant les outils de gestion du service : trier en fonction des rapports et des notes importantes relatives au contenu. Les documents d’ordre général à retrouver auprès du service CGD par le biais de la direction centrale. - Les rapports et documents préparatoires des réunions de service : conserver- Documents/dossiers concernant l’organisation interne : conserver- Les rapports d’évaluation individuelle des membres du personnel rédigés par le chef de service : conserver et – postérieurement à l’emploi – ajouter à, ou intégrer dans les dossiers du personnel (auprès du service GRH). Les copies transmises au service GRH peuvent alors être éliminées.- Les notes préparatoires, les fiches, les notes politiques, les plans et les programmes électoraux : conserver- Les documents concernant le traitement des questions parlementaires : éliminer- Les documents concernant la rédaction des textes juridiques- Les fiches concernant les questions fréquemment posées destinées au Frontdesk : à

conserver par le service CGD, avec une attention particulière pour la gestion de version ; à éliminer ailleurs

- Les rapports de la concertation avec le cabinet/la cellule politique : conserver- Les manuels et les brochures : conserver- Les notes de service : conserver- Les instructions : conserver- Les tableaux synoptiques ou de bord : conserver- Les documents comptables au sein des services : généralement à éliminer- Les fichiers d’adresse des secrétariats : éliminer- Les documents concernant la communication et les présentations : conserver- Les listes du personnel « Who’s who » : conserver- Les dossiers/documents concernant les relations avec le cabinet/la cellule politique : conserver.

Un certain nombre de fichiers reçoivent la mention « à sélectionner ». Le tableau de tri des archives ci-dessous précise ce qui doit être sélectionné. Il s’agit parfois d’archives résiduelles que des collaborateurs/membre du personnel ont placées au moment de leur départ du service dans un fichier électronique. Elles représentent donc la variante numérique des fameuses boîtes en carton abandonnées. Le contenu de ces archives est dans la plupart des cas de nature si variée qu’il n’est pas indiqué d’émettre un jugement général par rapport à leur conservation ou élimination. Ces documents doivent être intégrés dans les archives du service.

Pour les archives qui ne figureraient pas dans le tableau de tri ci-dessous, le service présentera

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à terme un inventaire aux Archives générales du Royaume, afin de pouvoir procéder concrètement au tri. En cas de doute ou de non-mention, la loi relative aux archives demeure intégralement d’application.

Un calcul très rudimentaire révèle que 10 à 15 pour cent seulement des 400 000 documents d’archives numériques et des 450 mètres linéaires d’archives constituant le fonds d’archives doivent être conservés intégralement et que pas plus de quelques pour cent maximum entrent en ligne de compte pour être sélectionnés. Une large majorité des archives peut être intégralement éliminée après 10 ans, à condition bien sûr de disposer d’une gestion de version concluante.

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Annexe I. Textes législatifs de baseconcernant le producteur d’archives

Arrêté du représentant du peuple du 21 mars 1795 (1 germinal an III) concernant l’aide aux indigents et aux victimes de catastrophes naturelles et de guerres (Pasin., 1re série, t. 6, p. LXXIX)

Décret du 2 octobre 1795 (10 vendémiaire an IV) plaçant les hôpitaux civils, les institutions et ateliers de bienfaisance, etc. sous la compétence du ministre des Affaires intérieures (Pasin. 1re série, t. 7, p. 83)

Loi du 7 octobre 1796 (16 vendémiaire an V) concernant la gestion des hospices civils (Pasin. 1e série, t. 7, p. 419)

AR du 30 octobre 1832 par le biais duquel l’administration des institutions de bienfaisance ne relève plus du ministère des Affaires intérieures, mais du ministère de la Justice et elle est annexée à l’Administration des Établissements pénitenciers (Pasin. 3e série, t. 2, p. 540)

Loi du 27 mars 1891 sur l’Assistance (Pasin. 4e série, t.26, p. 459)

Loi organique du 10 mars 1925 sur l’assistance publique (MB, 20.03.1925)

AR du 13 juin 1936 : création du ministère de la Santé publique (MB, 14.06.1936)

Arrêté du Régent du 5 janvier 1948 portant création du Conseil supérieur de l’Assistance et des Services sociaux (MB, 20.02.1948)

AR du 11 février 1954 portant création du Conseil supérieur de l’Assistance et du Service social (remplace l’Arrêté du Régent du 5 janvier 1948)

Loi du 27 juin 1956 relative au Fonds spécial d’Assistance (MB, 22.12.1956), modifiée par la loi du 3 avril 1965 (MB, 6.05.1965) et AR no 81 du 10 novembre 1967 (MB, 14.11.1967).

Loi du 2 avril 1965 relative à la prise en charge des secours accordés par les CPAS (MB, 6.05.1965, erratum 25.05.1965)65.

Loi du 7 août 1974 concernant la modification de la loi du 10 mars 1925 (MB, 18.09.1974)

AR du 30 octobre 1974 portant règlement général en matière de minimum de moyens d’existence (MB, 19.11.1974), ultérieurement coordonné à plusieurs reprises

Loi organique du 8 juillet 1976 juillet sur les CPAS (MB, 5.08.1976 ; err. MB, 26.11.1976)

AR du 31 mai 1977 réglant l’organisation et les attributions du Conseil supérieur d’Aide sociale (MB, 12.08.1977)66.

AR du 23 octobre 1978 relatif à la tenue des documents sociaux (MB, 2.12.1978)

65 Coordonnée avec ses arrêtés portant modification : loi du 9 juillet 197 (MB, 10.09.1971) ; loi du 7 juin 1974 (MB, 17,08,1974) ; AR no 244 du 31 décembre 1983 (MB, 25.01.1984) ; AB du 10 août 1984 (MB, 14.09.1984); loi du 15 décembre 1986 (MB, 06.01.1987) ; loi du 17 mars 1987 (MB, 7.04.1987) ; loi du 20 juillet 1991 (MB, 1.08.1991) ; loi du 30 décembre 1992 (MB, 9.01.1993) ; loi du 12 janvier 1993 (MB, 4.02.1993) ; AR du 17 mars 1994 (MB, 22.04.1994) ; AR du 13 mai 1994 (MB, 12.08.1994) ; loi du 24 mai 1994 (MB, 21.07.1994) ; AR du19 mai 1995 (MB, 26.10.1995) ; loi du 20 mai 1997 (MB, 21.06.1997) ; loi du 22 février 1998 (MB, 3.03.1998)66 Modifié par l’AR du 19juillet 1978.

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AR du 8 août 1980 relatif à la tenue des documents sociaux (MB, 27.08.1980)

AR du 27 juin 1983 portant introduction de la classification fonctionnelle et économique des recettes et des dépenses dans le budget et les comptes des CPAS (MB, 7.07.1983)67

AR du 8 septembre1986 réglant l’organisation et les attributions du Conseil supérieur d’Aide sociale (MB, 18.09.1986).

Loi du 20 mai 1997 modifiant la loi du 2 avril 1965 relative à la prise en charge des secours accordés par les centres publics d’aide sociale (MB, 21.06.1997)

AM du 23 décembre 1997 concernant la comptabilité et l’organisation administrative des CPAS (avec annexes)

Loi du 3 mars 1998 modifiant l’article 18 de la loi du 7 août 1974 instituant le droit à un minimum de moyens d’existence et l’article 19 de la loi du 2 avril 1965 relative à la prise en charge des secours accordés par les centres publics d’aide sociale (MB, 31.03.1998)

Loi du 27 janvier 1999 portant approbation de l’accord de coopération entre l’État fédéral, les Communautés et les Régions, relatif à la continuité de la politique de pauvreté, signée à Bruxelles, le 5 mai 1998 (MB, 10.07.1999)

AR du 9 février 1999 portant exécution de l’article 57quater de la loi organique du 8 juillet 1976 concernant les centres publics d’aide sociale (MB, 19.02.1999)

AM du 24 mars 1999 fixant les conditions particulières relatives à la comptabilité et à l’organisation administrative des centres publics d’aide sociale (MB, 30.07.1999)

AR du 22 juillet 1999 portant nomination du Commissaire du Gouvernement chargé de la politique des grandes villes et déterminant sa mission (MB, 27.07.1999)

AR du 8 avril 2000 abrogeant l’AR du 22 juillet 1999 portant nomination du Commissaire du Gouvernement chargé de la politique des grandes villes et déterminant sa mission (MB, 11.04.2000)

AR du 19 mars 2002 accordant une autorisation au ministre qui a l’Intégration sociale et l’Économie sociale dans ses attributions d’octroyer des subventions (MB, 17.04.2002)

AR du 24 avril 2002 accordant une autorisation au ministre qui a la Politique des grandes villes dans ses attributions d’octroyer des subventions (MB, 11.05.2002)68

Loi du 26 mai 2002 concernant le Droit à l’Intégration sociale (MB, 31.07.2002)

AR du 11 juillet 2002 déterminant l'intervention financière du centre public d’action sociale dans le coût salarial d'un ayant droit à l'intégration sociale mis au travail dans le cadre d’une initiative d'insertion sociale, d’un programme de transition professionnelle, d’un Plan Activa, etc. (MB, 31.07.2002)

AR du 11 juillet 2002 juillet portant règlement général en matière de Droit à l'Intégration sociale (MB, 31.07.2002)69

67 AM du 12 juillet 1983 portant … classification… (MB, 18.08.1983), plusieurs fois modifié, p. ex., AM du 31 juillet 1990 (MB, 04.09.1990).68 modifié par an : AR du 20.02.2003 (MB, 17.03.2003) ; AR du 19.05.2004 (MB, 09.06.2004) ; AR du 17.04.2005 (MB, 06.10.2005) ; AR du 17.09.2005 Erratum (MB, 17.10.2005).69 Modifié par les AR du 5 décembre 2004 (MB, 13.12.2004) et du 9 janvier 2006 (MB, 30.01.2006).

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AR du 12 décembre 2002 portant création du SPP IS (MB, 28.12.2002)

AR du 1er avril 2003 modifiant l’AR du 11 juillet 2002 portant règlement général en matière de Droit à l'Intégration sociale (MB, 10.04.2003)

AM du 30 mars 2004 portant création d’un Comité de concertation de base pour le SPP IS (MB, 28.05.2004)

AR du 25 mai 2004 déterminant, en application de l'article 29bis, §1, premier alinéa, a) de la loi du 21 février 2003 portant création d’un service des créances alimentaires au sein du SPF Finances, les conditions et les modalités pour le transfert des dossiers concernant les avances sur les pensions alimentaires octroyées par les centres publics d’action sociale, en application des articles 68bis à 68quater de la loi organique du 8 juillet 1976 relative aux centres publics d’action sociale, au Service des créances alimentaires du SPF Finances (MB, 28.05.2004)

AM du 15 septembre 2004 relatif à la mise à disposition de membres du personnel du Service public fédéral Sécurité sociale au Service public fédéral de Programmation Intégration sociale, Lutte contre la Pauvreté et Économie sociale (MB, 4.10.2004)

Circulaire du 14 décembre 2004 contenant les modifications à partir du 1er janvier 2005 en matière de Droit à l’Intégration sociale (MB, 18.01.2005)

AM du 30 juin 2005 portant délégation de pouvoir au sein du SPP IS (MB, 19.07.2005)

AR du 11 juillet 2005 fixant la date d’entrée en vigueur de l’AR du 12 août 1993 relatif à l’organisation de la sécurité de l’information dans les institutions de sécurité sociale, pour ce qui concerne les CPAS (MB, 22.07.2005)

AR du 22 mai 2006 portant diverses dispositions relatives au fonctionnement du SPP IS (MB, 31.05.2006)

AR du 11 octobre 2006 fixant les cadres linguistiques du SPP IS (MB, 08.11.2006)

AR du 9 février 2007 relatif au transfert de membres du personnel de la cellule FSE du SPF ETCS au SPP IS (MB, 07.03.2007)

AM du 23 mars 2007 portant délégation de pouvoir au sein du SPP IS (MB, 18.04.2007) – Erratum (MB, 10.08.2007)

AM du 21 mai 2007 modifiant l’arrêté ministériel du 15 septembre 2004 relatif à la mise à disposition de membres de personnel du SPF Sécurité sociale au SPP IS (MB, 16.07.2007)

AM du 8 juin 2007 relatif au transfert de membres du personnel du SPF Sécurité sociale au SPP IS (MB, 25.09.2007) – Erratum (MB, 22.10.2007)

AM du 9 octobre 2007 modifiant l’AM du 23 mars 2007 (MB, 24.10.2007)

AM du 31 octobre 2008 instituant une Chambre de Recours (MB, 17.11.2008)

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Annexes II. Ministres compétents pourl’assistance/aide sociale et l’intégration sociale

JUSTICE

1832-1834 Joseph Lebeau (libéral)1834-1839 Antoine Ernst (libéral)1839 Jean-Baptiste Nothomb (libéral)1839-1840 Jean Raikem (catholique)1840-1841 Mathieu Leclercq (libéral)1841-1842 Guillaume Van Volxem (libéral)1842-1843 Jean-Baptiste Nothomb (libéral)1843-1847 Jules Joseph d'Anethan (catholique)1847-1850 François de Haussy (Parti libéral)1850-1852 Victor Tesch (Parti libéral)1852-1855 Charles Faider (Parti libéral)1855-1857 Alphonse Nothomb (catholique)1857-1865 Victor Tesch (Parti libéral)1865-1870 Jules Bara (Parti libéral)1870-1871 Prosper Cornesse (Parti catholique)1871-1878 Théophile de Lantsheere (Parti catholique)1878-1884 Jules Bara (Parti libéral)1884 Charles Woeste (Parti catholique)1884-1887 Joseph Devolder (Parti catholique)1887-1894 Jules Le Jeune (Parti catholique)1894-1899 Victor Begerem (Parti catholique)1899-1907 Jules Van den Heuvel (Parti catholique)1907-1908 Jules Renkin (Parti catholique)1908-1911 Léon de Lantsheere (Parti catholique)1911-1918 Henri Carton de Wiart (Parti catholique)1918-1921 Émile Vandervelde (POB)1921 Aloys van de Vijvere (Union catholique)1921-1925 Fulgence Masson (Parti libéral)1925 Léon Théodor (Union catholique)1925 Paul Tschoffen (Union catholique)1925-1926 Prosper Poullet (Union catholique)1926-1927 Paul Hymans (Parti libéral)1927-1931 Paul-Emile Janson (Parti libéral)1931-1932 Fernand Cocq (Parti libéral)1932-1934 Paul-Emile Janson (Parti libéral)1934-1935 François Bovesse (Parti libéral)1935-1936 Eugène Soudan (POB)

SANTÉ PUBLIQUE

1936-1937 Emile Vandervelde (POB)1937-1939 Arthur Wauters (POB)1939 Émile Jenissen (Parti libéral)1939 Willem Eekelers (BWP)1939-1940 Marcel Jaspar (Parti libéral)1944 Albert Marteaux (PCB)1944 Edmond Ronse (CVP)1944-1945 Achille Van Acker (BSP)1945-1946 Albert Marteaux (PCB)

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1946 Jean Van Beneden (technicien)1946-1947 Albert Marteaux (PCB)1947-1948 Alfons Verbist (CVP)1948-1949 François-Xavier van der Straten-Waillet (PSC)1949-1950 Adolphe Van Glabbeke (Parti libéral)1950-1954 Alfred de Taeye (CVP)1954-1958 Edmond Leburton (PSB)1958 Robert Houben (CVP)1958-1961 Paul Meyers (CVP)1961-1965 Joseph Custers (CVP)1965-1966 Alfred Bertrand (CVP)1966-1968 Raphael Hulpiau (CVP)1968-1972 Louis Namèche (PSB)1972-1973 Léon Servais (PSC)1973 Jos De Saeger (CVP)1973-1974 Jos De Saeger (CVP)1974-1977 Jos De Saeger (CVP)1977-1980 Luc Dhoore (CVP)1980 Alfred Califice (PSC)1980-1981 Luc Dhoore (CVP)1981-1988 Jean-Luc Dehaene (CVP)

Firmin Aerts (CVP) (secrétaire d’État à la Santé publique et à l’Environnement /1982-1985)Wivina Demeester (CVP) (secrétaire d’État à la Santé publique /1985-1988)Miet Smet (CVP) (secrétaire d’État à l’Environnement et à l’Émancipation

sociale / 1985-1988)

1988-1992 Philippe Busquin (PS)Wilfried Martens (CVP)Miet Smet (CVP) (secrétaire d’État à l’Environnement et à l’Émancipation

sociale adjointe au Premier Ministre Wilfried Martens / 1988-1992)

INTÉGRATION SOCIALE70

1992-1993 Laurette Onkelinx (PS) (ministre de l’Intégration sociale, de la Santé publique et de l’Environnement)

1993-1995 Jacques Santkin (PS) (ministre l’Intégration sociale, de la Santé publique et de l’Environnement)

1995-1999 Marcel Colla (SP)Jan Peeters (SP) (secrétaire d’État à la Sécurité, à l’IS et à l’Environnement)

1999 Luc Van den Bossche (SP)1999 Jan Peeters (SP) (secrétaire d’État aux Pensions, à la Sécurité, à l’IS et à

l’Environnement)1999-2002 Magda Aelvoet (Agalev)1999-2003 Johan Vandelanotte (sp.a) ministre du Budget, de l’IS et de l’Économie

sociale)2003-2004 Marie Arena (PS) (ministre de la Fonction publique, de l’IS, de la PGV et de

l’Égalité

70 La compétence en matière d’assistance relevait du ministre des Affaires sociales : Philippe Moureaux (PS) (1992-1993) ; Bernard Anselme (PS) (1993-1994) ; Magda De Galan (PS) (1994-1999) ; Frank Vandenbroucke (sp.a) (1999-2003)

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des Chances)2004-2007 Christian Dupont (PS) (ministre de la Fonction publique, de l’IS, de la PGV

et de l’Égalité des Chances)2007-2008 Christian Dupont (PS) ministre des Pensions et de l’IS

de 2008 à aujourd’hui Marie Arena (PS), ministre de l’Intégration sociale, des Pensions et des Grandes Villes

Frédéric Laloux (PS) secrétaire d’État à la Lutte contre la Pauvreté (2008)Jean-Marc Delizée (PS) secrétaire d’Étatà la Lutte contre la Pauvreté (de 2008 à aujourd’hui)

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Annexe III. Liste des termes utilisés

- Balanced Score Card (BSC) : une technique de gestion stratégique pour la réalisation d’objectifs à long terme. Cet outil d’évaluation conçu pour le SPP IS au courant de l’année 2005 a été implémenté en 2006. Les résultats en ont été commentés et analysés au niveau du service et ensuite, lors de la réunion de staff, ce qui a engendré des actions concrètes d’amélioration. L’objectif de la BSC est de pouvoir procéder rapidement à des adaptations lorsque l’exécution des plans est menacée. L’organisation du SPP s’appuie aussi bien sur des indicateurs trimestriels, semestriels qu’annuels.

- Clusters : Le projet Clusters a pour but de promouvoir l’insertion sociale des clients du CPAS dans les petites communes. Les AR du 24 novembre 2004 et du 6 décembre 2005 visent l’amélioration de la collaboration régionale de petits CPAS lors de la réalisation de leurs missions, plus particulièrement dans le cadre de la politique de mise à l’emploi et de l’insertion sociale. De ce fait, une commune de plus petite taille peut profiter des avantages d'échelle et adopter la philosophie du Programme de Printemps.

- Customer Relationship Management (CRM) (traduction littérale : gestion de la relation avec le client) réfère, au sein du SPP, au logiciel (plus précisément, T5 de la firme Trinicom) qui est utilisé pour stocker toutes les informations « client » dans un endroit unique et pour les maintenir à jour. Concrètement, cela implique l’enregistrement des questions et des réponses.

- Common Assessment Framework (CAF) : cadre d’auto-évaluation pour les services publics. Jusqu’à ce jour, le SPP a procédé à trois exercices CAF : en juin 2004, en février 2006 et en février 2008. Les points d’action étaient groupés en fonction de sept thèmes importants : communication, réunion de service, management, logistique, GRH, parties prenantes et gestion des connaissances.

- Service Level agreement (SLA) : un engagement entre deux ou plusieurs parties dans le cadre duquel on convient ce que l’on attend de chacune d’elles. Dans le contexte de Call mi-is, le terme SLA est utilisé entre le Frontdesk et le Back Office pour indiquer comment a lieu la coopération entre tous les services et le Frontdesk, par exemple, par l’établissement d’une carte de connaissances (questions fréquemment posées).

- Fracture numérique : le plan national visant à combler le fossé numérique qui a été approuvé par le Conseil fédéral des ministres du 30 septembre 2005 et par la Conférence interministérielle « Intégration dans la Société » du 12 octobre 2005. Son objectif est de réduire cette fracture d’un tiers au cours des cinq années à venir. Le plan prévoit 28 mesures. Il s’agit ici de mesures d’ordre général, comme le paquet « Internet pour Tous » ou la campagne de sensibilisation destinée à renforcer la confiance des citoyens vis-à-vis d’Internet. Le SPP participe à l’exécution de ce plan en donnant forme à cette approche ciblée par le biais des actions suivantes : la stimulation de l’expansion du nombre d’Espaces numériques publics (ENP), l’augmentation du nombre d’Easy-e-Spaces, l’acquisition d’ordinateurs recyclés ou d’études y afférant.

- Logements de transit ou d’urgence : les logements que le CPAS loue pour une courte période à des personnes qui ne disposent pas d’un logement et qui se trouvent dans une situation d’urgence. Le contrat de location est conclu pour un maximum de 4 mois et il peut-être prolongé une fois. Le séjour dans le logement de transit offre une période temporaire de sécurité de logement permettant de trouver une solution durable au problème. Lors de la répartition des gains de la Loterie nationale, un budget supplémentaire est prévu chaque année pour augmenter le nombre de logements de transit en Belgique.

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- Fonds social européen (FSE) : l’instrument de financement de l’Union européenne qui permet de soutenir un vaste éventail de projets. En l’occurrence, les mesures sont incluses dans le cadre de l’« Objectif 3 » du FSE, qui vise l’adaptation et la modernisation de l’enseignement, de la formation et de l’emploi. Les mesures constituent un volet spécifique de la Programmation fédérale pour la période 2000-2006. La deuxième Priorité de cet objectif est l’Inclusion sociale. Cela implique un meilleur accès au marché du travail pour les plus défavorisés, grâce à l’optimisation de leur employabilité. Le programme est axé sur l’insertion sociale des personnes bénéficiant d’un revenu d’intégration ou d’une autre forme d’aide sociale, en premier lieu, les jeunes, les chefs de famille monoparentale et les personnes originaires de pays ne faisant pas partie de l’Union européenne.Dans le cadre de la Programmation fédérale, un CPAS, un groupe de CPAS ou une association peut poser sa candidature en tant que promoteur de projets relatifs à la formation et à l’accompagnement socio-professionnel. Le promoteur commence par établir un plan de formation et un accompagnement de parcours socio-professionnel adapté à chaque participant afin de trouver ou de garder un emploi. Un programme de formation complémentaire vient également augmenter l’employabilité du participant.

- Garanties locatives : pouvoir disposer d’un logement constitue un droit minimum fondamental qui doit être garanti pour que toute personne soit en mesure de vivre dignement. Dans ce contexte, les CPAS sont souvent sollicités pour aider à trouver un logement. Cela peut notamment impliquer l’octroi de la garantie locative pour un logement auquel la personne ne pourrait autrement pas accéder en raison de ses moyens financiers restreints. La mesure constitue un stimulant financier forfaitaire destiné à encourager les CPAS à octroyer ce type d’aide sociale qui, afin d’obtenir un logement, est d’importance cruciale pour les personnes défavorisées. Les AR (de juin 2004 ou du 19 avril 2005) accordent une indemnité forfaitaire aux CPAS par dossier traité concernant les garanties locatives des clients du CPAS. La gestion administrative de cette mesure a été optimisée en 2005 par le développement d’une base de données pour l’enregistrement des interventions réalisées.

- Infocenter : Ce centre d’information comporte la création d’un modèle statistique fiable de données personnelles et financières sur la base des données disponibles dans la base de données centrale de paiement PRIMA. Certaines données ont subi quelques transformations complexes afin d’obtenir des statistiques et des informations suffisamment fiables. Des statistiques basées sur cet infocenter ont été publiées sur le site Web www.mi-is.be depuis décembre 2005.

- Prime d'installation pour les sans-abri : Il faut entendre par sans-abri la personne qui ne dispose pas de son propre logement, qui n’est pas en mesure de l’obtenir par ses propres moyens et qui n’a dès lors pas de lieu de résidence, ou qui réside temporairement dans une maison d’accueil en attendant qu’un logement personnel soit mis à sa disposition. En acceptant de s’installer dans un logement, ces personnes bénéficient du DIS. Le CPAS peut leur octroyer une seule fois dans leur vie une prime d’installation.

- Aide médicale : ce terme réfère à l’ensemble des frais de santé couverts par l’aide sociale : les frais médicaux, pharmaceutiques et d’hospitalisation, les frais médicaux pour les soins ambulatoires dispensés dans un centre de soins et/ou les frais pharmaceutiques pour les soins dispensés dans un centre de soins.

- Monitoring : une application Web pour le monitoring du droit à l’intégration sociale et le droit à l’aide sociale a été élaborée afin de pouvoir disposer en permanence de statistiques fiables et à jour. 60 CPAS ont participé à ce monitoring national. Chaque mois, ils fournissaient leurs données chiffrées au Service Gestion des Connaissances et Communication du SPP. Les AR (p. ex., du 23 septembre et du 22 novembre 2004 ou du 3 juillet 2005) relatifs au monitoring prévoyaient un système de subvention pour les CPAS participants. L’application a été supprimée dans le cadre de l’intégration des CPAS dans le

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http://www.mi-is.be/


réseau de la Sécurité sociale.

- Fonds Stade ouvert : l’ASBL Fonds Stade Ouvert utilise les atouts du football comme levier social et a pour objectif principal l’optimisation de la RSE des clubs de football. Pour promouvoir ses objectifs, l’ASBL soutient des projets avec une plus-value sociale, environnementale, démocratique et/ou participative.

- Personal Pages : dans le cadre du développement durable, de l’utilisation restreinte du support papier et de la diffusion rapide et ciblée des informations, le SPF IS a décidé, fin 2004, de recourir aux services offerts par le site portail de la Sécurité Sociale. Concrètement, cela impliquait qu’un certain nombre de documents courants sur papier étaient mis à la disposition des CPAS par voie électronique sous forme d’un document en format MS Word ou Adobe Acrobat (PDF). En 2004, 380 CPAS avaient déjà fait usage de cette possibilité. Il s’agissait des documents suivants : documents comptables, listes de codes d’erreur et autres listings concernant les services Revenu d'intégration et Pensions alimentaires et Remboursement Loi 65, ainsi que le Service d'Inspection. À partir du 1er janvier 2006, la communication se rapportant aux documents susmentionnés a uniquement lieu par le biais de ce canal.

- Programme Prime Plus : un programme destiné à soutenir les organisations d’économie sociale afin de renforcer leurs capacités de gestion et de production. Il regroupe différentes formes de soutien qui ont été accordées précédemment de manière séparée pour l’audit social, la gestion de la qualité, l’échange de pratiques entre entreprises (ES-Change).

- PrimaWeb : une application Web XML développée par le SPP pour le transfert de données par le biais du réseau secondaire de la Sécurité sociale. Cet outil Web, principalement destiné aux CPAS de petite et moyenne envergure, est mis gratuitement à la disposition des CPAS par le biais du site portail de la Sécurité sociale. Les CPAS ont également la possibilité d’utiliser d’autres progiciels. Le SPP procède chaque mois à une concertation autour d’éventuels nouveaux développements avec les maisons soft, la BCSS et les différentes associations de villes et communes.

- Réseau des administrations – Netwerk van administraties (NARA) : il s’agit d’un groupe de travail auquel participent les différentes administrations chargées de l’économie sociale au niveau régional et fédéral. La légitimité de ce groupe de travail réside dans l’accord de coopération relatif à l’Économie plurielle du 30 mai 2005.

- Droit à l'aide sociale : ce droit s’inscrit dans le cadre de la loi du 2 avril 1965 relative à la prise en charge des secours accordés par les CPAS. Il est composé de trois grandes parties : un soutien financier (équivalent du revenu d’intégration), une mise à l’emploi et/ou une intervention liée à l’aide médicale d’urgence71. Les personnes de nationalité étrangère inscrites dans le registre des étrangers et disposant d’un permis de séjour de durée illimitée qui, en raison de leur nationalité, ne peuvent prétendre au droit à l’intégration sociale, peuvent prétendre au droit à l’aide sociale. Le remboursement par le service Remboursements Loi 65 du SPP IS des efforts financiers des CPAS est total, partiel ou majoré, selon le type d’aide qui a été octroyé par les CPAS. À partir du 1er janvier 2007, les demandes de remboursement dans le cadre du droit à l’aide sociale doivent être introduites par voie électronique. Le transfert des données a lieu, comme c’est le cas pour le DIS, par le biais du réseau sécurisé de la Sécurité sociale. Il existait plusieurs catégories de bénéficiaires répondant à ces conditions72.

71 Sous « aide sociale », on entend les formes suivantes de prestation d’aide : aide financière ; cotisation de base, cotisation complémentaire et régularisation de la mutualité ; secours médicaux et pharmaceutiques, dispensés ou non dans un établissement de soin ; frais de rapatriement, frais de logement ; frais de placement ou de séjour ; équivalent des allocations familiales garanties et allocation d’accouchement ; mise à l’emploi avec application de l’article 60, § 7 de la loi organique du 8 juillet 1976 relative aux CPAS et aux mesures d’activation.72 La situation à partir de janvier 2005 fait état de 3 catégories : Cat A personne cohabitant ; Cat B personne

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- Droit à l’Intégration sociale (DIS) Le DIS est bien plus qu’un simple droit à une allocation. Il est composé de deux parties importantes : le revenu d’intégration – le successeur du minimum de moyens d’existence – et/ou une mise au travail en application de l’article 60, § 7 de la loi organique du 8 juillet 1976 sur les CPAS et des mesures d’activation. Le DIS, entré en vigueur en octobre 2002, est soumis à un certain nombre de conditions. L’objectif principal est de privilégier, dans la mesure du possible, l’intégration par l’emploi. Une attention particulière est accordée ici aux jeunes. Le remboursement par le SPP IS des efforts financiers des CPAS est total, partiel ou majoré, selon le type d’aide qui a été octroyée par les CPAS. À partir du 1er janvier 2006, les demandes de remboursement dans le cadre du DIS doivent être introduites électroniquement par le biais de PrimaWeb. Il existait plusieurs catégories de bénéficiaires répondant à ces conditions73.

- (Plan) Rosetta : conventions de premier emploi visant à procurer à chaque jeune ayant terminé ses études avec ou sans diplôme à la clé une première expérience professionnelle. Par le biais de l’accord de coopération entre le SPF ETCS et le SPF IS, un certain nombre de contrats de premier emploi ont été mis à la disposition des CPAS. La répartition des premiers emplois a été organisée de la façon suivante : Le SPF est responsable du paiement des salaires, du suivi du contrôle et de la surveillance de l’application de la législation. À partir de 2005, le SPP IS est tenu de remplir des tâches administratives, notamment celle de réunir les pièces justificatives qui doivent être ensuite transmises au SPF. Cette tâche implique les processus de fonctionnement (brièvement expliqués) suivants : établir des conventions, communiquer avec les CPAS, recueillir les données trimestrielles, les grouper et les faire parvenir au SPF ETCS, la communication avec le SPF ETCS.

- Label social : le premier label favorisant la production socialement responsable qui a été reconnu par une autorité publique. Ce label est un outil destiné à promouvoir le respect des normes internationales de travail. Il vise à implémenter ces normes minimales au niveau des entreprises et à faire la lumière autour des labels de référence. En 2006, le SPP mène une campagne de promotion pour ce label social belge, entre autres, par le biais d’un site Internet.

- Fonds social Mazout : Le SPP est, depuis le 1er septembre 2004, responsable de la gestion administrative des allocations de chauffage que le CPAS attribue aux personnes disposant d’un faible revenu (cette responsabilité a été confiée en juin 2005 au service SMP). Depuis fin septembre 2005, les opérations financières sont effectuées par le biais de l’ASBL Fonds social Chauffage qui a été spécialement créé et reconnu cet effet. L’ASBL Fonds social Chauffage intervient partiellement dans le paiement de la facture de fuel domestique, de gasoil de chauffage ou de gaz propane en vrac des personnes qui se trouvent dans une situation financière précaire. Il s’agit d’une initiative exécutive des autorités publiques, des CPAS et de secteur pétrolier. Le Fonds social Chauffage est alimenté par une cotisation de solidarité prélevée sur l’ensemble des produits pétroliers destinés au chauffage. Il est uniquement actif pendant la période de chauffe, c’est-à-dire du 1er septembre au 30 avril de chaque année. La gestion globale du processus est principalement assurée par trois acteurs : les CPAS attribuent les allocations ; le SPP contrôle les conditions d’attribution ; l’ASBL Fonds social Chauffage s’occupe du financement et du remboursement des allocations. Début 2007, il a été décidé de développer, en partenariat avec l’ASBL Fonds social Chauffage, une application informatique basée sur PrimaWeb permettant de relier entre elles toutes les étapes du processus, depuis l’ouverture du dossier au sein du CPAS jusqu’au remboursement

isolée ; Cat E personne avec charge de famille. Jusqu’en janvier 2005, on distingue 4 catégories : Cat. 1 Époux habitant sous le même toit ; Cat. 2 Personne cohabitant, uniquement avec charge d’enfant ; Cat. 3 Personne isolée ; Cat. 4 Personne cohabitant avec d’autres personnes apparentées ou non.73 La situation à partir de janvier 2005 fait état de 3 catégories : Cat A personne cohabitant ; Cat B personne isolée ; Cat E personne avec charge de famille. D’octobre 2002 à janvier 2005, on distingue 4 catégories : Cat A Personne cohabitant avec une ou plusieurs personnes ; Cat B Personne isolée ; Cat C Personne isolée ayant droit à un montant majoré ; Cat D Famille monoparentale avec charge d’enfant.

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effectué dans le cadre de l’ASBL Fonds social Chauffage, en passant par l’organisation des contrôles par le SPP.

- Fonds sociaux Gaz et Électricité le fournisseur d’énergie prélève depuis août 2001 un montant sur la facture énergétique annuelle. Cet argent est directement versé à la Commission autonome belge de régulation de l’électricité et du gaz (CREG) qui gère le Fonds pour les questions énergétiques. Ce Fonds finance aussi la mission attribuée aux CPAS, qui consiste à assurer l’accompagnement et l’aide sociale financière des plus défavorisés par rapport à la fourniture d’énergie. Ces moyens doivent permettre aux CPAS de créer un service de médiation de dettes et d’accompagnement budgétaire. Les CPAS sont ainsi en mesure d’aider les personnes en proie à des difficultés de paiement. Ils peuvent également apurer des comptes en souffrance et prendre des mesures pour une politique énergétique sociale préventive. La répartition des forfaits personnel et du solde est approuvée annuellement par le ministre de l’Intégration sociale. La somme par CPAS qui est payée par la CREG est divisée en quatre tranches. Dans la seconde moitié de l’année 2004, une application Access a été développée par le service SMP pour faciliter le traitement des données transmises par les CPAS.

- Participation sociale et culturelle : Les AR portant attribution d’une subvention annuelle aux CPAS afin de favoriser la participation sociale, culturelle et sportive des clients du CPAS74.

- Tam Tam : un espace de travail sécurisé qui comprend des fonctionnalités, telles que la gestion de documents, la communication d’informations, des plateformes de discussion, la gestion de tâches, des formulaires, l’établissement de flux de travail, la classification de documents, etc. Il constitue la base du système de gestion des connaissances du SPP IS. En 2005, un gestionnaire de contenu (Content Manager) a été désigné dans chaque service pour préparer l’implémentation de Tam Tam au sein de son service.

- Dossier unique : le projet s’inscrit dans le cadre de l’intégration des CPAS dans le Réseau de la Sécurité sociale. Concrètement, le projet « dossier unique » implique la création d'un dossier électronique unique pour chaque bénéficiaire au sein d’un CPAS. Ce dossier électronique permet d’une part au CPAS d’intégrer le dossier dans le réseau informatique de la sécurité sociale (BCSS) et d’autre part, d’envoyer au SPP IS la demande d’obtention d’une subvention d’État. Aucune application standardisée n'est nécessaire pour le dossier électronique, mais bien une procédure standardisée et plusieurs fonctionnalités bien déterminées, ainsi qu'une norme pour les champs contenant les données de fond. Quatre types de données peuvent être enregistrés dans ce dossier : les données propres au CPAS, les données originaires du réseau secondaire des CPAS, les données du registre national et les données issues du réseau de la sécurité sociale. Les données importantes pour le réseau secondaire des CPAS et pour le réseau de la Sécurité sociale sont intégrées dans la BCSS. Le transfert peut avoir lieu par le biais de l’application PrimaWeb offerte par le portail de la sécurité sociale. La déclaration des CPAS visant la subvention dans le cadre de la loi du 22 mai 2002 relative au DIS a ainsi été intégrée dans le trafic de données électroniques standardisées dans le réseau de la sécurité sociale.

- Subventions majorées pour les CPAS urbains : grâce à cette mesure, le niveau politique fédéral souhaite renforcer et soutenir la politique locale de mise à l’emploi et d’insertion sociale dans 33 villes-centres (13 CPAS flamands, 11 CPAS bruxellois et 9 CPAS wallons). Sur la base de leur nombre d’art. 60 §7 en date du 1er janvier de l’année précédent l’accord, une allocation fédérale majorée est fixée pour les CPAS concernés. À partir de 2004, les CPAS ont été encouragés à appliquer différentes mesures d’activation.

74 Promulgation en date du 8 avril 2003, avec entrée en vigueur pour une période d’un (1) an le 1er mai 2003. Suivis, entre autres, des AR du 23 août 2004 et du 1er juin 2005.

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