Archives des Directions de Coordination et d’Appui déconcentrées (DCA) et … · 2012-07-09 ·...

ALGEMEEN RIJKSARCHIEF EN RIJKSARCHIEF IN DE PROVINCIËN

ARCHIVES GÉNÉRALES DU ROYAUME ET ARCHIVES DE L’ÉTAT DANS LES PROVINCES

ARCHIEFBEHEERSPLANNEN EN SELECTIELIJSTEN

TABLEAUX DE GESTION ET TABLEAUX DE TRI

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Archives des

Directions de Coordination et d’Appui déconcentrées (DCA)et des

Directions judiciaires déconcentrées (PJF)de la Police Fédérale

Dossier d’étude et de préparationdu tableau de tri

2012

par

Hendrik CALLEWIER

Brussel – Bruxelles2012

9789057465116

ISBN 978 90 5746 511 6

5149

ARCHIVES DES DIRECTIONS DE COORDINATION ET D’APPUI DÉCONCENTRÉES (DCA)

ET DES DIRECTIONS JUDICIAIRES DÉCONCENTRÉES (PJF)

DE LA POLICE FÉDÉRALE

DOSSIER D’ÉTUDE ET DE PRÉPARATION DU TABLEAU DE TRI

2012





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Naamsvermelding - Niet Commercieel - Geen AfgeleideWerken CC BY-NC-ND

http://creativecommons.org/licenses/by-nc-nd/3.0/nl/

Attribution - Pas d’Utilisation Commerciale - Pas de Modification

CC BY-NC-ND http://creativecommons.org/licenses/by-nc-nd/3.0/fr/

ISBN : 978 90 5746 511 6

Algemeen Rijksarchief – Archives générales du Royaume

D/2012/531/082

Bestelnummer – Numéro de commande : Publ. 5149

Algemeen Rijksarchief – Archives générales du Royaume Ruisbroekstraat 2 rue de Ruysbroeck

1000 Brussel – Bruxelles





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Archives des Directions de Coordination et d’Appui déconcentrées (DCA)

et des Directions judiciaires déconcentrées (PJF)

de la Police Fédérale

Dossier d’étude et de préparation du tableau de tri

2012

par

Hendrik CALLEWIER

Brussel – Bruxelles

2012

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REMERCIEMENTS

L’appui et le concours de plusieurs personnes ont permis à ce tableau de tri de voir le jour. Nous adressons avant tous nos remerciements à plusieurs membres de la Police fédérale : Anna Francis (archiviste), les DirCo et les DirJud de Bruxelles, Tournai, Gand, Courtrai et Louvain, ainsi que leurs collaborateurs, qui ont coopéré efficacement et nous ont réservé un bon accueil. Nous tenons également à vivement remercier nos supérieurs hiérarchiques : Karel Velle (archiviste générale du Royaume), Rolande Depoortere (chef de la Section surveillance et avis) et Marc Therry (chef de service des Archives de l’État à Courtrai). Enfin, nous remercions notre collègue Madeleine Jacquemin, dont le tableau de tri destiné aux services centraux a servi de modèle lors de l’élaboration de celui des archives des directions déconcentrées.

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TABLE DES MATIERES

REMERCIEMENTS ................................................................................5

TABLE DES MATIÈRES........................................................................7

LISTE DES SOURCES ET DES OUVRAGES.....................................9 SOURCES............................................................................................................................................9 OUVRAGES ........................................................................................................................................9

LISTE D’ABRÉVIATIONS ..................................................................11

INTRODUCTION...................................................................................13

CADRE HISTORIQUE ET INSTITUTIONNEL...............................15 A. HISTOIRE DES DIRECTIONS DECONCENTREES DE LA POLICE FEDERALE ..........................................15

1. Gendarmerie et police judiciaire près les parquets (jusque 2001).............................................15 2. La réforme de 2001.....................................................................................................................16 3. La réforme de 2007.....................................................................................................................16

B. COMPÉTENCES ET ACTIVITÉS ..........................................................................................................16 C. ORGANISATION ET FONCTIONNEMENT ............................................................................................19

ORGANIGRAMMES ET CARTES .....................................................21 1. Carte : services extérieurs de la Police fédérale ........................................................................21 2. Organigramme de la Police fédérale 2001-2007 .......................................................................22 3. Organigramme de la Police fédérale 2007-... ............................................................................24 4. Organigramme de la police judiciaire fédérale..........................................................................25 5. Organigramme de la direction judiciaire déconcentrée (PJF)...................................................26

PRODUCTION, GESTION ET TRI D’ARCHIVES..........................27 PRINCIPES ET NOTIONS DE BASE DE L’ARCHIVISTIQUE.........................................................................27 ANALYSE DE LA PRODUCTION D’ARCHIVES .........................................................................................27 DESCRIPTION DES PRINCIPALES SERIES D’ARCHIVES ...........................................................................28

1. Documents relatifs à l’organisation et à la gestion....................................................................29 2. Les documents liés à la fonction.................................................................................................34

PRÉSENTATION DU CONCEPT DE TRI ....................................................................................................35

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LISTE DES SOURCES ET DES OUVRAGES

SOURCES

Bienvenue à la police, Bruxelles, 2009 (brochure d’accueil de la Police fédérale). http ://www.info-zone.be http ://www.polfed-fedpol.be Inforevue, 2001-2011. La police judiciaire fédérale : notre engagement dans la lutte contre la criminalité, Bruxelles, 2009. Liste d’archivage des brigades 2001, CDC-513, 14-11-2001. Moniteur belge, 2001-2011. Plan national de sécurité 2008-2011, approuvé par le Conseil des ministres le 1er février 2008. Rapports d’activités de la Police fédérale, 2003-2006. Rapports d’inspections menées par les Archives de l’État auprès de la police judiciaire fédérale et de l’ancienne police judiciaire près les parquets (1999-2011). Règlement sur la correspondance de la gendarmerie, CDC-68-70, Reg RG 001, 6 mars 2000. SOENS V., Tableau de tri de la Police fédérale, PLP 40, 2005. SYENAVE N., Manuel utilisateur de RIO, 2009. Tableau de tri relatif aux archives des brigades de l’ex-Police judiciaire près les parquets, CDC-36, 15 janvier 2004.

OUVRAGES1

BOOY A., De octopushervorming : 10 jaar later (Luik politie en Luik Gerecht), mémoire de fin d’études non publié, Universiteit Gent, 2009.

1 Pour une bibliographie détaillée, voir SOENS V., De politiehervorming bij de lokale politie in historisch perspectief (Archives générales du Royaume et archives de l’État dans les provinces. Miscellanea Archivistica. Studia, 170), Bruxelles, 2007, p. 41-72, et JACQUEMIN M., Archives de la Police fédérale : Tableau de tri (Archives générales du Royaume et archives de l’État dans les provinces. Tableaux de gestion et tableaux de tri, 8), Bruxelles, 2008, p. 13-15.

10

BOURDOUX G.L. e.a., La loi sur la fonction de police. Manuel de la fonction de police, Bruxelles, 2010. DE CONINCK J., De bewaar- en vernietingslijst bij de Belgische rijkswacht, Licentiaatsverhandeling, Vrije Universiteit Brussel, 1998-1999. DEPOORTERE R., DESMAELE B. et VELLE K., Les archives des services de police (tri, acquisition, accès). Les expériences des archives de l’État avec les archives de la police judiciaire (1995-2003), in Archives et Bibliothèques de Belgique, 2006, 77, p. 133-150. DEPOORTERE R., La surveillance archivistique ou comment concilier inspection, diplomatie et persuasion. Syllabus du cours sur la surveillance donné les 4, 10, 17 et 24 septembre 2007, Bruxelles, Archives générales du Royaume, [2007]. JACQUEMIN M., Les archives de la Police fédérale. Un exemple de la mission de surveillance exercée par les Archives de l’État, in CAMPION J., Les archives des polices en Belgique. Des méconnues de la recherche ? (Justice & Society, 1), Bruxelles, 2009, p. 35-50. JACQUEMIN M., Archives de la Police fédérale : Tableau de tri (Archives générales du Royaume et Archives de l’État dans les provinces. Tableaux de gestion et tableaux de tri, 8), Bruxelles, 2008. PIETERS B., De gedeconcentreerde diensten van de federale politie. De bestuurlijke directeur-coördinator (Dirco) en de gerechtelijke directeur (Dirjud), in Vigiles, 2003, 2, p. 39-62. PONSAERS P., De verhouding tussen lokaal en federaal niveau : functioneel of problematisch? in De politiehervorming. Een evaluatie vanuit de praktijk (De orde van de dag, 23), Malines, 2003, p. 43-62. Directive relative aux archives du pouvoir judiciaire : tableaux de tri et délais de conservation, 13 octobre 2009. SOENS V., De politiehervorming bij de lokale politie in historisch perspectief (Archives générales du Royaume et Archives de l’État dans les provinces. Miscellanea Archivistica. Studia, 170), Bruxelles, 2007. VAN DER EYCKEN J., Syntheserapport over het toezicht op de archieven van de lokale politie in Limburg (2009) (Archives générales du Royaume et Archives de l’État dans les provinces. Miscellanea Archivistica. Studia, 186), Bruxelles, 2010. VELLE K. avec la collaboration de DROSSENS P., Inventaris van de archieven van het parket van de procureur des konings te Antwerpen. Diverse overdrachten (Archives de l’État à Beveren. Inventaires, 149), Bruxelles, 2007.

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LISTE D’ABRÉVIATIONS ACO Analyse criminelle opérationnelle BNG Banque de données nationale générale BP Bulletin du personnel CALog Personnel du cadre administratif et logistique CCU Computer Crime Unit CD Classement décimal CDC Centre de documentation et d’information non opérationnelles CG Commissaire général CGO Direction de l’information policière opérationnelle CIA Carrefour d’information d’arrondissement CIC Centre d’information et de communication CIK Corps d’intervention COps Personnel du cadre opérationnel DAO Direction des opérations et de l’information en matière de

police administrative (2001-2007) Direction des opérations de police administrative (2007-)

DCA Direction déconcentrée de coordination et d’appui DGA Direction générale de la police administrative DGJ Direction générale de la police judiciaire DGM Direction générale des moyens en matériel (2001-2007) DGP Direction générale du personnel DGS Direction générale de l’appui opérationnel (2001-2007)

Direction générale de l’appui et de la gestion (2007-) DirCo Directeur coordinateur administratif DirJud Directeur judiciaire DJF Direction de la lutte contre la criminalité économique et

financière DSE Direction de la formation DSED Centre de documentation et de connaissances policières DSEK Centre de connaissance et d’expertise policières DSJ Direction du service juridique, du contentieux et des statuts DSP Direction de la mobilité et de la gestion du personnel DST Direction de la télématique FCCU Federal Computer Crime Unit Hycap Capacité hypothéquée LPA Police aéronautique LPI Loi organisant un service de police intégré, structuré à deux

niveaux MPR Méthodes particulières de recherche PJF Direction judiciaire déconcentrée PNS Plan national de sécurité PV Procès-verbaux RCCU Regional computer crime unit SIC Section d’information criminelle SJA Service judiciaire d’arrondissement (service judiciaire

déconcentré)

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SPC Police des chemins de fer SPN Police de la navigation SSGPI Secrétariat de la police intégrée WPA Loi sur la fonction de police WPR Police de la route ZCM Contingent de maladie

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INTRODUCTION Les archives revêtent une double fonction majeure. D’une part, elles ont une valeur juridico-administrative : elles sont essentielles au fonctionnement efficace de l’organisation et au devoir d’information et de justification vis-à-vis de la société. D’autre part, les archives ont une valeur historique et culturelle potentielle permettant à de futurs historiens et d’autres personnes intéressées de reconstituer le fonctionnement d’une institution et son incidence sur la société. C’est pour cette raison que la loi du 24 juin 1955 relative aux archives prévoit que les archives des autorités ne peuvent être détruites sans le consentement de l’Archiviste général du Royaume ou de ses délégués et que les archives présentant une valeur historique doivent ou peuvent être transférées aux Archives de l’État. Si cette loi s’applique également aux services déconcentrés de la Police fédérale, il n’est guère pratique d’organiser à chaque fois de manière ad hoc la destruction ou le transfert des archives. La solution réside dans l’élaboration d’un tableau de tri. TABLEAU DE TRI : DE QUOI S’AGIT-IL ? Un tableau de tri offre une vue d’ensemble systématique des séries d’archives aux formats papier et numérique créées par un producteur d’archives, tout en mentionnant leur délai de conservation et leur destination définitive. Il indique quels documents d’archives peuvent être détruits à terme et quels documents doivent être conservés de manière permanente en raison de leur intérêt historique et peuvent être transférés à terme vers un dépôt d’archives (en l’occurrence les Archives de l’État). QUELS SONT LES AVANTAGES D’UN TABLEAU DE TRI ? Un tableau de tri est l’outil par excellence permettant une gestion efficace des archives, ce qui présente de grands avantages en termes d’efficience, d’économie et de limitation des risques. L’accroissement toujours plus rapide de la masse de papiers et la numérisation approfondie débouchent en effet sur un système hybride complexe faisant de la gestion efficace des informations un défi majeur. Dans une telle situation, le fait que les membres du personnel choisissent (soient contraints de choisir) eux-mêmes les papiers et les documents d’archives numériques qui doivent ou non être conservés, de quelle manière et à quel endroit aura tôt ou tard des conséquences négatives pour l’organisation. Une gestion non structurée des archives entraîne non seulement une prolifération d’archives avec toutes les dépenses superflues y afférentes, mais aussi une perte incontrôlée de documents d’archives potentiellement importants. Un tableau de tri constitue donc un outil essentiel à la gestion documentaire (records management), à la gestion des informations et, partant, à la gestion des connaissances au sein d’une organisation. Il permet aux responsables politiques et aux managers de développer une véritable politique en matière de gestion des informations et de planifier les moyens humains, matériels et financiers nécessaires. La gestion efficace des archives permettra en outre de conserver de manière permanente les archives présentant une importante valeur historique au niveau social, culturel, politique, économique, scientifique ou technologique et de les transférer à terme vers un dépôt d’archives.

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QUI A PRIS L’INITIATIVE DE DRESSER CE TABLEAU DE TRI ? Les Archives de l’État ont pris l’initiative de dresser ce tableau de tri, qui est la suite logique de ceux précédemment établis pour la Police locale (2005)2 et les services centraux de la Police fédérale (2008)3. Ce tableau de tri remplace les anciens concernant les archives de la gendarmerie (2000)4 et les archives de l’ancienne police judiciaire près les parquets (2004)5. COMMENT CE TABLEAU DE TRI A-T-IL VU LE JOUR ? En avril 2010 et de concert avec sa collègue Madeleine Jacquemin, Hendrik Callewier, assistant aux Archives de l’État à Courtrai, mena une première inspection auprès de la police judiciaire fédérale à Bruxelles. En mai de la même année, les directeurs des directions déconcentrées (DCA et PJF) de la Police fédérale à Courtrai furent contactés dans le cadre de l’élaboration d’un tableau de tri. Au début du mois de juin 2010, un premier entretien fut mené avec le DirCo et le secrétariat du DirJud. De juillet à décembre 2010, des entretiens eurent lieu avec différents membres du personnel du cadre administratif et opérationnel de la Police fédérale à Courtrai. Ces entretiens visaient à faire la lumière sur la production d’archives au sein de la DCA et de la PJF de Courtrai. En janvier-février 2011, les archives de la DCA Bruxelles furent inspectées à la demande du service même et des démarches furent entreprises afin que l’on procède à un tri approfondi, de concert avec Anna Francis, archiviste de la Police fédérale. En mars 2011, le projet de tableau de tri fut présenté lors d’une réunion générale de l’ensemble des DirCo. En avril et mai 2011, des visites furent rendues aux DCA et PJF de Gand, Tournai et Louvain. En tout, l’élaboration finale du tableau de tri et de l’introduction nécessita environ trois semaines de travail. La version du projet fut présentée en 2011 aux services du commissaire général. Le texte fut adapté en fonction des remarques formulées et soumis pour vérification à Rolande Depoortere, chef de la section « surveillance et avis ». Enfin, la signature d’un accord par l’Archiviste général du Royaume et le commissaire général de la Police fédérale en 2011 entérina définitivement le tableau de tri.

2 SOENS V., Selectielijst van de lokale politie, PLP 40, 2005. 3 JACQUEMIN M., Archives de la Police fédérale : Tableau de tri (Archives générales du Royaume et archives de l’État dans les provinces. Tableaux de gestion et tableaux de tri, 8), Bruxelles, 2008. 4 Règlement sur la correspondance de la gendarmerie, CDC-68-70, Reg RG 001, 6 mars 2000. 5 Tableau de tri relatif aux archives des brigades de l’ex-Police Judiciaire près les parquets, CDC-36, 15 janvier 2004.

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CADRE HISTORIQUE ET INSTITUTIONNEL

A. HISTOIRE DES DIRECTIONS DECONCENTREES DE LA POLICE FEDERALE6

Les directions déconcentrées de la Police fédérale sont l’aboutissement d’un vaste mouvement de réforme de l’appareil policier belge qui trouve son origine dans les travaux de plusieurs commissions d’enquêtes parlementaires instaurées dans la foulée de diverses mises en cause de l’appareil judiciaire et policier. La réforme visait à améliorer la coordination et la collaboration entre les différents services. Dans un certain sens, les directions actuelles sont les « descendants » des unités territoriales de la gendarmerie et des brigades de la police judiciaire près les parquets. Le personnel et les activités des districts de la gendarmerie furent dans une large mesure transférés aux DCA. Le personnel et les activités des BSR et de la police judiciaire furent quant à eux confiés aux PJF.

1. Gendarmerie et police judiciaire près les parquets (jusque 2001)

La gendarmerie nationale belge vit le jour en 1830. La loi sur la gendarmerie, approuvée en 1957, fut un important jalon de son histoire. Elle prévoyait, entre autres, l’apolitisme et l’indépendance de la gendarmerie, qui constituait la quatrième force militaire après les forces terrestre, maritime et aérienne. La gendarmerie était subdivisée en unités territoriales : brigades, districts et groupes. Si les districts, 26 en tout, correspondaient majoritairement aux arrondissements judiciaires, ce n’était pas toujours le cas. Chaque district disposait de plusieurs brigades de surveillance et de recherche (BSR), qui s’acquittaient de missions de police judiciaire. Un district pouvait en outre disposer de services d’appui administratifs et logistiques qui déchargeaient les brigades de cette tâche. La demande d’une police judiciaire distincte fut formulée à la fin du 19e siècle, mais elle ne fut instaurée qu’en 1919. Cette police judiciaire était liée aux cours d’appel et était placée sous l’autorité et le contrôle du procureur du Roi de l’arrondissement dans lequel était établie sa résidence. Les fonctionnaires qui y étaient employés portaient le titre d’ « officier de police judiciaire ». La police judiciaire était subdivisée en 23 brigades, responsables de 27 arrondissements. 22 brigades étaient liées aux parquets du procureur du Roi dans les arrondissements. Il y avait en outre une brigade nationale. Les 22 brigades près les parquets étaient subdivisées en sections spécialisées (dans les délits patrimoniaux, les meurtres, les produits stupéfiants, les délits environnementaux, les délits fiscaux, économiques et financiers, la délinquance juvénile...). La police judiciaire était le seul service de police à disposer de laboratoires locaux et régionaux, dans lesquels étaient menées les enquêtes forensiques, techniques et scientifiques, en matière pénale. Les brigades étaient dirigées par un directeur judiciaire, également dénommé « DirJud », qui suivait les ordres et les instructions du directeur général compétent. Il était tenu, à cet effet, de mener les actions qui s’imposent, de mettre en œuvre les moyens 6 Pour un aperçu détaillé, voir : SOENS, De politiehervorming bij de lokale politie in historisch perspectief.

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nécessaires et de transmettre les informations essentielles à ses supérieurs comme aux brigades locales. Des officiers de liaison avec le niveau local étaient désignés à cette fin. Dans les années 1960, des troubles sociaux déclenchèrent de vastes démonstrations de pouvoir de la part de la gendarmerie. Dans les années 1980, cette dernière tomba dans le discrédit et fut de plus en plus l’objet de débats parlementaires, entre autres en raison d’une implication présumée dans des faits criminels et des abus. Le Plan de la Pentecôte démilitarisa la gendarmerie (1990). En 1994, un certain nombre de réformes furent opérées. C’est ainsi que la taille des districts fut modifiée et que plusieurs BSR furent supprimées. L’affaire Dutroux accéléra les réformes. Les accords Octopus de 1997 débouchèrent sur la réforme des polices de décembre 1998. En février 1998, la police judiciaire près les parquets fut intégrée dans la gendarmerie. À partir de ce moment-là, les brigades, les BSR et les brigades locales de la gendarmerie se trouvèrent au même niveau.

2. La réforme de 2001

La police intégrée vit le jour le 1er janvier 2001. Des maillons stratégiques furent instaurés entre la Police locale, divisée en zones, et la Police fédérale : les directions déconcentrées de la Police fédérale. Leur ressort correspondait à celui de l’arrondissement judiciaire. Une distinction fut établie entre la direction déconcentrée de coordination et d’appui (DCA) et le service judiciaire d’arrondissement (SJA). La direction de la DCA incombait à un directeur coordonnateur administratif (DirCo), dont la fonction était dans une large mesure semblable à celle de l’ancien commandant de district à la gendarmerie. Le SJA était quant à lui dirigé par le directeur judiciaire (DirJud), une fonction présentant de grandes similitudes par rapport à celle de l’ancien directeur judiciaire de la police judiciaire. En 2006, il fut décidé de rebaptiser les SJA et d’utiliser la dénomination « Police judiciaire fédérale » (PJF)7.

3. La réforme de 2007

Le 1er mars 2007, un certain nombre d’éléments de la structure de la Police fédérale firent l’objet d’une réforme, reposant sur les modifications apportées à la loi du 7 décembre 1998 et l’arrêté royal du 14 novembre 2006 relatif à l’organisation et aux compétences de la Police fédérale8. Corollaire important de cette réforme, les DCA, qui faisaient partie de la Direction générale de la police administrative (DGA), furent intégrées dans les services du commissaire général.

B. COMPETENCES ET ACTIVITES

Le ressort des directions déconcentrées correspond à celui des arrondissements judiciaires. Un régime particulier est d’application pour Bruxelles. Un DirCo adjoint

7 Nouvelle dénomination. Dites « Police judiciaire fédérale », Inforevue, 2006, édition du mois de juin, p. 24-26. 8 Moniteur belge, 23 novembre 2006.

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et un DirJud adjoint à Asse reçoivent leurs instructions non seulement du DirCo et du DirJud de Bruxelles, mais aussi du CG de la Police fédérale. 1. DCA (DirCo) La DCA est le nœud stratégique reliant la Police fédérale et la Police locale. Cette direction est un élément indispensable de l’intégration de la police. Le DirCo dirige, au niveau de l’arrondissement, les services déconcentrés chargés des missions de police administrative. Les compétences légales du DirCo sont exercées conformément aux ordres, instructions et directives du CG et des directeurs généraux9. Appui aux autorités et aux services de police La DCA et le DirCo jouent un rôle de stimulation, de coordination et de facilitation au niveau du fonctionnement intégré, et ce, avant tout par l’appui qu’ils prêtent à la Police locale. Cela signifie que le DirCo répond aux demandes d’appui technique, administratif et opérationnel. La DCA prête elle-même son appui ou transmet la demande au service compétent de la Police fédérale10. Au niveau politique, le DirCo doit s’acquitter d’une mission importante. Si les autorités policières en font la demande, la DCA prête son appui en vue de l’élaboration de la politique et des plans de sécurité, par exemple sous la forme d’une étude de phénomène réalisée par les analystes stratégiques de son équipe. L’appui aux autorités policières peut également consister en une participation au conseil zonal de sécurité, à la concertation provinciale de sécurité et à la concertation de recherche au niveau de l’arrondissement (CRA)11. Le DirCo est également chargé de coordonner l’appui prêté par le niveau fédéral dans le cadre des missions supralocales de police administrative. Il coordonne également les missions supralocales ayant une composante tant administrative que judiciaire. Le DirCo organise, coordonne et gère la mobilisation et la mise en œuvre de l’hycap et du corps d’intervention (CIK) au sein de l’arrondissement. L’hycap est la mise à disposition par toutes les zones de police du pays d’une partie de leur capacité opérationnelle au profit d’une autre zone, si cette dernière doit s’acquitter d’une mission de police administrative à laquelle elle ne peut pas faire face. L’on ne peut toutefois recourir à ce mécanisme de solidarité qu’à condition que les effectifs du corps d’intervention ne suffisent pas. Les membres de ce corps (détachés ou non) sont liés à certains DirCo12. Le DirCo est également tenu de répondre aux demandes d’assistance non opérationnelle de la Police locale, qui ne doivent pas nécessairement être introduites par son intermédiaire. Le DirCo peut en outre prêter son appui au DirJud qui en fait la demande en vue de l’élaboration d’un plan policier, en mettant à disposition des données statistiques sur des phénomènes criminels au sein de l’arrondissement, ainsi qu’une politique de 9 BOURDOUX, La loi sur la fonction de police, p. 144-145. 10 BOURDOUX, La loi sur la fonction de police, p. 147. 11 PIETERS, De gedeconcentreerde diensten van de federale politie, p. 47-49. 12 BOURDOUX, La loi sur la fonction de police, p. 148-150.

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sécurité policière. La DCA effectue également un certain nombre de tâches en appui à la PJF. C’est ainsi que la plupart du temps, la gestion de la logistique de la PJF est assurée par la DCA. Dans certains cas, le DirCo peut diriger des opérations policières, notamment pour ce qui est des actions FIPA (full integrated police actions) de grande envergure et intégrées. Dans ce cas, la compétence du DirCo est limitée à la coordination de l’action. Il ne peut pas lui-même donner des ordres13. Devoir d’information Le DirCo est tenu d’informer les autorités administratives des événements particuliers relatifs à l’ordre public. Cela implique qu’il doit porter ceux-ci à la connaissance du bourgmestre. Lorsqu’il prend des initiatives sur le territoire de la commune et que ces dernières peuvent avoir une incidence sur la politique communale, le DirCo doit en informer le bourgmestre au préalable. Le DirCo est tenu d’entretenir des rapports de service réguliers avec le gouverneur, le commissaire de district et le procureur du Roi. Il informe les autorités judiciaires des résultats de ses missions revêtant également un aspect de police judiciaire. Enfin, il a aussi un devoir particulier d’information vis-à-vis des autorités militaires14. 2. PJF (DirJud) Les membres de la PJF se consacrent à la lutte contre les phénomènes criminels prioritaires, fixés dans le Plan national de sécurité (PNS) élaboré par la Police fédérale et approuvé par les ministres de l’Intérieur et de la Justice. Pour la période 2008-2011, le gouvernement a retenu comme priorités les phénomènes de sécurité suivants, en particulier s’ils présentent un caractère organisé15 : - corruption - fraude - blanchiment - criminalité ICT - criminalité environnementale - terrorisme - production et commerce de drogues - immigration illégale et trafic d’êtres humains - traite des êtres humains : exploitation économique - traite des êtres humains : exploitation sexuelle - violence grave - délits de propriété avec attention particulière aux bandes itinérantes De manière générale, la tâche de la PJF est définie comme étant l’exécution de missions spécialisées et supralocales de police judiciaire. La principale tâche des directions judiciaires déconcentrées consiste à procéder à des informations sous la direction du parquet ou à des instructions sous la direction d’un juge d’instruction, de

13 PIETERS, De gedeconcentreerde diensten van de federale politie, p. 44-46. 14 PIETERS, De gedeconcentreerde diensten van de federale politie, p. 43-44. 15 La police judiciaire fédérale : notre engagement dans la lutte contre la criminalité, p. 10.

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manière proactive comme réactive. Ces enquêtes sont menées par les enquêteurs des différentes sections. Le DirJud remplit une fonction charnière entre la Police fédérale et la Police locale. Il détache un ou plusieurs fonctionnaires de liaison auprès d’un ou de plusieurs services de la Police locale. Le DirJud, qui siège également au sein de la concertation de recherche au niveau de l’arrondissement (CRA) et du conseil zonal de sécurité, prête son appui à la concertation provinciale16.

C. ORGANISATION ET FONCTIONNEMENT

Dès lors qu’elles ne font pas l’objet d’une organisation stricte et uniforme, les directions déconcentrées de la Police fédérale jouissent d’une certaine autonomie17. Le mode organisationnel de ces services diffère d’un endroit à l’autre et est fortement déterminé par l’ensemble des missions et le personnel du service concerné. 1. DCA (DirCo) La DCA est toujours dirigée par le DirCo, qui est à la tête d’un certain nombre de services ou de divisions. Dans les DCA de grande taille, ces services ou divisions sont particulièrement vastes. Dans les DCA de plus petite taille, plusieurs tâches peuvent être accomplies par une seule et même personne. Chacun de ces services peut disposer de son propre « secrétariat ». Conformément à la directive du 29 décembre 2000, la structure type de la DCA se compose de trois divisions. La division coordination et direction est responsable de la préparation des opérations qui doivent être menées sous la direction du DirCo ou coordonnées par ce dernier. La division personnel, logistique et budget est chargée de la gestion des ressources humaines, de la logistique et du budget non seulement de la DCA, mais également, la plupart du temps et dans une certaine mesure, de la PJF. La division gestion est plutôt un service d’appui à la politique. Elle assure la gestion de la DCA et joue un rôle dans l’opérationnalisation du plan national de sécurité et dans le suivi des ordres, instructions et directives du commissaire général. Une partie du personnel de la DCA est mise par le DirCo à la disposition du CIA. Si le DirCo et le DirJud assurent conjointement la gestion du CIA, la gestion quotidienne de ce dernier incombe au DirCo18. 2. PJF (DirJud) La PJF est dirigée par un directeur, dénommé « DirJud ». Si la composition d’une PJF peut différer d’un arrondissement à l’autre, les membres du personnel de l’ensemble des PJF sont tenus de se spécialiser dans la lutte contre les phénomènes criminels prioritaires.

16 BOURDOUX, La loi sur la fonction de police, p. 158. 17 Les anciennes brigades de la police judiciaire près les parquets, l’un des précurseurs de la PJF, travaillaient également de manière très autonome. Par voie de conséquence, elles n’avaient pas une structure uniforme : DEPOORTERE, DESMAELE et VELLE, Les archives des services de police (tri, acquisition, accès). Les expériences des Archives de l’Etat avec les Archives de la police judiciaire (1995-2003), p. 135. 18 PIETERS, De gedeconcentreerde diensten van de federale politie, p. 42.

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Comme pour la DCA, la directive du 29 décembre 2000 détermine la structure organisationnelle type du service judiciaire déconcentré. Outre un secrétariat de direction, une PJF comporte deux divisions horizontales : Gestion et Coordination et direction opérations. Il peut également y avoir une troisième division, à savoir Personnel, logistique et budget, mais dans la pratique, l’on recourt à la DCA pour ces domaines. La division Coordination et appui opérations dirige un certain nombre d’unités ou de sections (section meurtre, section drogues…) spécialisées et axées sur les phénomènes. Les unités d’appui travaillent au profit de ces unités ou de la Police locale19. À l’exception de la DJF, les six directions centrales de la police judiciaire fédérale ne mènent pas elles-mêmes d’enquêtes. Elles prêtent toutefois leur aide et leur expertise aux directions déconcentrées de la PJF. Les enquêtes sont menées sous la direction d’un procureur (information) ou d’un juge d’instruction (instruction). Pour chaque enquête, un chargé de dossier est désigné au niveau de la police judiciaire fédérale. Sous la responsabilité finale du directeur judiciaire, le chargé de dossier assure la direction opérationnelle de l’équipe d’enquêteurs. Ces derniers sont spécialisés dans certaines infractions, ce qui suppose la plupart du temps qu’ils disposent de connaissances spécifiques ou qu’ils ont suivi une formation ciblée. C’est par exemple le cas de la section infractions financières ou de la Computer Crime Unit. Les services d’appui œuvrent au profit non seulement des enquêteurs, mais également d’autres partenaires tels que la Police locale. Ils prêtent une aide opérationnelle dans les domaines liés à la criminalité ICT, à la police technique et scientifique, à la gestion des indicateurs, à l’analyse criminelle et aux méthodes et techniques particulières de recherche. La Regional Computer Crime Unit (RCCU) dispose d’une expertise particulière en matière de criminalité informatique. Cette unité mène elle-même des enquêtes dans une certaine mesure. Elle travaille surtout au profit de la PJF et de la Police locale. Il en va de même pour le laboratoire, qui se limite, au niveau de l’arrondissement, à la recherche de traces. Pour d’autres aspects de la police technique et scientifique, l’on peut recourir à la direction centrale. Les analystes criminels opérationnels (ACO) établissent des liens entre des faits criminels, les auteurs, les lieux qu’ils fréquentent ou où ils agissent, les modus operandi… Les membres de la Section d’information criminelle (SIC) sont spécialisés dans la récolte d’informations sur le terrain criminel. Pour ce qui est du traitement et de l’échange d’informations, la PJF peut recourir au Carrefour d’informations d’arrondissement (CIA) et à la Banque de données nationale générale (BNG)20.

19 PIETERS, De gedeconcentreerde diensten van de federale politie, p. 50-51. 20 La police judiciaire fédérale : notre engagement dans la lutte contre la criminalité, p. 13-14.

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ORGANIGRAMMES ET CARTES

1. Carte : services extérieurs de la Police fédérale21

21 Source : Rapport d’activités de la Police fédérale 2006 (www.polfed-fedpol.be).

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2. Organigramme de la Police fédérale 2001-200722

Pour ce qui est de la place des directions et des services déconcentrés au sein de la Police fédérale, il convient d’établir une distinction entre la période 2001-2007 et la période ultérieure23. Du 1er janvier 2001 au 28 février 2007, la Police fédérale se composait du commissariat général auquel ressortissaient cinq directions générales comprenant, en tout, 45 directions centrales et 54 services déconcentrés, dont dépendaient à leur tour plusieurs services24.

22 Source : Rapport d’activités de la Police fédérale 2006 (www.polfed-fedpol.be). 23 Pour un organigramme détaillé, voir JACQUEMIN M., Archives de la Police fédérale : Tableau de tri, p. 51-80. 24 Loi du 7 décembre 1998 organisant un service de police intégré, structuré à deux niveaux, publiée au Moniteur belge du 5 janvier 1999, titre III, art. 93-105 ; Rapport d’activités de la Police fédérale 2003, p. 4.

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3. Organigramme de la Police fédérale 2007-...25

25 www.polfed-fedpol.be.

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4. Organigramme de la police judiciaire fédérale26

26 La police judiciaire fédérale : notre engagement dans la lutte contre la criminalité, p. 6.

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5. Organigramme de la direction judiciaire déconcentrée (PJF)27

27 La police judiciaire fédérale : notre engagement dans la lutte contre la criminalité, p. 4.

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PRODUCTION, GESTION ET TRI D’ARCHIVES En vue d’une bonne compréhension, nous expliquons plus avant les grands principes et notions de base de l’archivistique. Nous analyserons ensuite la production d’archives et les principales séries d’archives.

PRINCIPES ET NOTIONS DE BASE DE L’ARCHIVISTIQUE

Documents d’archives Les documents d’archives sont des documents qui, quels que soient leur support, leur date ou leur forme matérielle, sont produits ou reçus par une organisation, une personne ou un groupe de personnes dans l’exercice de ses fonctions ou activités et sont destinés, par leur nature, à être conservés par cette organisation, cette personne ou ce groupe de personnes. Il s’agit donc de tout document, aussi bien sur papier que sur un support magnétique, optique, électronique ou autre. En revanche, les livres et les périodiques imprimés ne constituent pas des archives. Séries d’archives Les documents d’archives forment des séries, c’est-à-dire des groupes de documents ou de dossiers qui sont réunis parce qu’ils ont un élément commun, généralement de nature formelle, et qui sont classés sur la base d’un critère chronologique, alphabétique, numérique ou alphanumérique. Exemple : les dossiers personnels, les procès-verbaux, les dossiers d’enquête... Producteur d’archives Il s’agit de toute organisation, toute personne ou tout groupe de personnes qui produit ou a produit des archives dans l’exercice de ses fonctions ou activités.

ANALYSE DE LA PRODUCTION D’ARCHIVES

À l’heure actuelle, les directions déconcentrées de la Police fédérale (DCA et PJF) n’utilisent pas de plan de classement. Une note permanente (CDC-304) de 2004 détermine les normes d’application du CD, le classement décimal qui était en vigueur au sein de l’ancienne gendarmerie. L’application de cette note est toutefois restreinte. Seules certaines directions ont recours au classement décimal, la manière dont il est appliqué pouvant en outre fortement varier. Le tableau de classement décimal se compose de dix classes principales, numérotées de 0 à 9 et correspondant aux domaines policiers généraux. Chaque classe est subdivisée en dix sous-classes… Au sein de chaque classe et sous-classe, les documents sont classés de manière chronologique. Chaque document se voit attribuer un numéro de CD. Certains services ont adapté le CD officiel selon les thématiques les plus utilisées par eux. Les dix classes officielles sont les suivantes : généralités (0), police judiciaire (1), formation (2), communication, information et relations (3), infrastructure et bâtiments

Directions déconcentrées de la Police fédérale – tableau de tri

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(4), logistique (5), gestion du personnel (6), finances (7), police administrative (8), police des voies de communication (9). Malgré la production de séries d’archives relativement importantes, les directions n’ont disposé, pendant longtemps, d’aucun responsable d’archives ni d’aucun inventaire des archives. L’instauration du nouveau règlement en matière d’archives devrait changer cette situation. Pour le 31 juillet 2011, un responsable d’archives devrait être désigné pour chaque direction. Dans certaines directions, des étapes importantes ont déjà été franchies. C’est ainsi que la PJF de Tournai dispose d’un documentaliste et que des initiatives sont prises à plusieurs endroits en vue d’un « paperless office ». Malheureusement, cela signifie non seulement que l’on ne conserve plus une copie papier de documents originaux numériques, mais aussi que les documents originaux sur papier sont scannés puis supprimés sans l’autorisation des Archives de l’État28. Au sein des DCA, la gestion des archives est généralement confiée aux différents secrétariats. Chaque secrétariat gère sa part d’archives. Dans la plupart des endroits, il y a également les archives d’anciens districts de la gendarmerie ou d’anciennes BSR. Ces documents se trouvent souvent dans des cartons de déménagement ou sont placés de manière totalement désordonnée dans les archives, parce que personne ne s’en sent responsable. La plupart du temps, l’on ne sait pas ce que ces cartons contiennent. Au sein des PJF, le secrétariat est responsable de la majeure partie des archives, à savoir les copies des procès-verbaux et les éventuels dossiers d’enquête. Les enquêteurs individuels ont également accès aux archives, parce qu’ils peuvent y ranger leurs dossiers de travail. Les conditions de conservation des archives diffèrent grandement. Dans les PJF et les DCA qui furent abrités dans un nouveau bâtiment à la suite de la réforme, une pièce est généralement prévue pour les archives. Dans les bâtiments plus anciens, souvent des casernes de la gendarmerie, les archives sont conservées dans la cave ou dans le grenier, généralement dans de mauvaises conditions matérielles. Partout, des archives ont été détruites sans autorisation29. La loi relative aux archives ou la réglementation en vigueur en la matière ne sont dès lors guère connues. Dans la plupart des cas, les archives ont été détruites en raison d’un déménagement vers un nouveau bâtiment ou par manque de place. La plupart des directions ne disposent pas d’un espace suffisant pour conserver les importantes séries d’archives qu’elles produisent.

DESCRIPTION DES PRINCIPALES SERIES D’ARCHIVES

Les DCA et les PJF de la Police fédérale produisent un grand nombre de séries d’archives. Si l’on tient compte de certaines séries produites par les prédécesseurs des directions, on en dénombre plus de 200. La plupart des séries d’archives furent créées lors de l’instauration de la Police fédérale en 2001. Les directions déconcentrées ne sont évidemment pas parties de zéro. Elles ont en effet hérité de certaines séries d’archives de la gendarmerie et de 28 Voir à cet égard : Paperless à la DCA de Tournai. Photocopieuse cherche client, in Inforevue, 2009, 1ère édition, p. 20-21. Le fait de scanner des copies sur papier puis de les détruire ne pose, en principe, pas problème, voir : Directives relatives à la numérisation de la gestion et de la conservation des archives de la Police locale (note Archives de l’État). 29 Cf. DEPOORTERE, DESMAELE et VELLE, Les archives des services de police (tri, acquisition, accès). Les expériences des Archives de l’Etat avec les Archives de la police judiciaire (1995-2003), p. 133.


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l’ancienne police judiciaire près les parquets. Les séries plus anciennes se composent principalement des dossiers de la police judiciaire et des copies des procès-verbaux. Cette dernière série est encore conservée partout pendant 20 ans (30 ans à l’avenir) avant d’être détruite. Les dossiers sont parfois plus anciens. Certains datant de la seconde guerre mondiale, voire de la création de la police judiciaire (par exemple, 1919 à Dinant) sont encore conservés à certains endroits. Les transferts vers les Archives de l’État n’ont été opérés qu’à certains endroits. Les archives de l’ancienne police judiciaire près le parquet d’Anvers constituent un cas intéressant30. Les documents du laboratoire et les dossiers personnels dépassent souvent la période de 20 ans. Les documents plus anciens sont principalement conservés à la PJF. Les DCA n’ont souvent guère de documents antérieurs à la réforme de 2001.

1. Documents relatifs à l’organisation et à la gestion

La correspondance et le système d’enregistrement RIO

Depuis juin 2004, la Police fédérale utilise le système d’enregistrement RIO (Register In Out)31. Cette banque de données de type WAN (wide area network, un seul registre accessible à partir de différents ordinateurs appartenant à une même DCA ou PJF) permet d’effectuer des recherches dans tous les champs et tables, et de faire des statistiques par service et par utilisateur. Elle a été développée à l’aide d’un logiciel Sybase. Le système permet une gestion intégrée des données relatives au courrier entrant, au courrier sortant et aux envois internes. Son caractère « multi-sites » permet en outre à tout utilisateur se trouvant dans un des sites de l’unité d’accéder au registre de correspondance pour, par exemple, réserver un numéro d’émission, consulter les pièces entrées et sorties depuis une date donnée, rechercher la référence d’une pièce sur la base de l’objet… Il est également possible de gérer de manière entièrement automatisée (« paperless ») l’ensemble du processus de communication écrite, à savoir la rédaction, l’enregistrement, le traitement, la diffusion, le classement et l’archivage. L’on peut intégrer au registre des copies numériques des documents reçus et expédiés. Les documents existants dès l’origine sous forme numérique y sont immédiatement incorporés, les autres sont scannés dans ce but. RIO est composé de plusieurs champs dont les données relatives au registre (numéro d’enregistrement, date d’enregistrement et entité d’enregistrement), à la pièce (mouvement, langue, type, expéditeur, référence, date d’émission, classification, classement, destinataire(s), copie, chargé de dossier, signataire, objet, ainsi que l’accès au fichier de la pièce), à la gestion de la pièce (mémo, dossiers, mots-clés, rangement, accessible à, les références précédente(s) et suivante(s), ainsi que les autres fichiers attachés), et au traitement de la pièce (traitement, échéance, urgence, titulaire, aperçu suivi(s) et date de clôture). Un certain nombre de champs permettent d’encoder des données supplémentaires : entité d’enregistrement (un même registre peut être utilisé par plusieurs entités d’enregistrement), types de document, signataire, autre(s) fichier(s) (plusieurs fichiers peuvent âtre attachés à un même enregistrement),…

30 VELLE et DROSSENS, Inventaris van de archief van van het parket van de procureur des konings te Antwerpen, p. 10-13. 31 Voir le manuel utilisateur Rio, rédigé par Nicolas Syenave (DGS/DSE/DSED), juillet 2009.


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Il est possible de faire des recherches via RIO (filtre, recherche textuelle) et des statistiques concernant le traitement et le statut des pièces. L’utilisation de RIO peut fortement différer d’un endroit à l’autre. De manière générale, le système est utilisé plus intensivement par les DCA que par les PJF. Certains DirCo l’utilisent également pour assurer le suivi du traitement des dossiers32. Le terme « correspondance » ne recouvre en outre pas la même signification partout. Aucun document n’est conservé dans le système à proprement parler, ce qui signifie qu’ils doivent être conservés ailleurs sous format électronique. D’aucuns ont recours à un système de classement supplémentaire, une arborescence basée sur le classement décimal (CD). D’autres directions n’utilisent pas de système de classement mais attribuent, par le biais du registre, des mots-clés aux documents, qui peuvent être retrouvés à l’aide d’une fonction de recherche. Généralement, l’on crée plusieurs copies des documents entrants et sortants. Les documents papiers sont scannés afin de pouvoir les importer dans le système, puis l’original est détruit. Une série distincte de copies de la « correspondance » sur papier et sous format numérique est en outre souvent conservée. Parfois, l’on peut également retrouver ces documents dans les dossiers.

Dossiers personnels et dossiers de mobilité

La Police fédérale est l’un des principaux employeurs du pays33. La sélection, le recrutement, la formation et la mobilité du personnel entraînent la production de nombreuses séries d’archives, dont la plupart sont toutefois conservées au niveau central (DSP). En ce qui concerne le personnel, il convient d’établir une distinction entre le cadre opérationnel (COps) et le cadre administratif et logistique (CALog). Le cadre opérationnel se compose de fonctionnaires de police répartis en trois cadres : le cadre de base, le cadre moyen et le cadre d’officiers. Les fonctionnaires de police sont compétents pour l’exercice des missions de police judiciaire et administrative. Le cadre opérationnel peut comporter un cadre d’agents auxiliaires de police. Ces derniers ne sont pas fonctionnaires de police mais disposent d’une compétence de police restreinte. Environ vingt-cinq pour cent des emplois de la Police fédérale sont prévus pour des membres du personnel du cadre administratif et logistique, également appelés « personnel civil ». Ils n’ont en principe aucune compétence de police administrative ou judiciaire (certains membres du personnel civil qui travaillent dans les laboratoires de la police technique et scientifique constituent une exception à cette règle). Les membres du cadre administratif et logistique sont statutaires ou ont été engagés sur la base d’un contrat de travail à durée déterminée ou indéterminée. Ils ne peuvent accomplir aucune mission de police et ne portent pas l’uniforme. Si tous les emplois du cadre administratif et logistique ne sont pas occupés par du personnel civil, des

32 Voir par exemple : Paperless à la DCA de Tournai. Photocopieuse cherche client, in Inforevue, 2009, 1ère édition, p. 20-21. 33 Rapport d’activités de la Police fédérale 2006, Bruxelles, 2007, p. 64.


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membres du cadre opérationnel peuvent également exercer temporairement de tels emplois ou passer dans ce cadre à leur propre demande. Le personnel civil statutaire et contractuel est réparti en quatre niveaux ; chaque niveau comporte plusieurs grades, dont au moins un grade commun et plusieurs grades particuliers. Le service du personnel des directions déconcentrées constitue un dossier pour chaque membre du personnel34. Depuis 2001, ce dossier est conservé dans un classeur, qui comporte sept fardes et sous-fardes :

Farde I : administration ° Inventaire ° Dernière fiche individuelle (informatisée) ° Inventaire des transmissions du dossier personnel pour consultation ou changement d’autorité chargée de la tenue du dossier ° Inventaire des pièces dont le membre du personnel a reçu une copie

Farde II : formations ° Sous-farde II/A : formations de base ° Sous-farde II/B : dossiers de stage ° Sous-farde II/C : formations continuées ° Sous-farde II/D : formations liées à une promotion ou à la carrière barémique ° Sous-farde II/E : formations fonctionnelles ° Sous-farde II/F : autres brevets, certificats ou attestations de formations

Farde III : mobilité ° Sous-farde III/A : dossiers de mobilité ° Sous-farde III/B : mises en place temporaires ° Sous-farde III/C : réaffectations

Farde IV : carrière ° Sous-farde IV/A : promotions ° Sous-farde IV/B : carrière barémique ° Sous-farde IV/C : autres documents relatifs à la carrière

Farde V : évaluations, discipline, mesures d’ordre ° Sous-farde V/A : dossiers d’évaluation ° Sous-farde V/B : sanctions disciplinaires non encore effacées et dossiers disciplinaires y afférents ° Sous-farde V/C : mesures d’ordre

Farde VI : données à caractère médical ° Sous-farde VI/A : documents relatifs au profil médical ° Sous-farde VI/B : documents relatifs à la sélection médicale ° Sous-farde VI/C : fiche d’enregistrement des congés de maladie ° Sous-farde VI/D : documents relatifs à la disponibilité pour maladie ° Sous-farde VI/E : documents relatifs à des exemptions médicales partielles ayant une incidence sur l’exécution du service ° Sous-farde VI/F : documents relatifs aux accidents du travail et maladies professionnelles

34 Arrêté ministériel portant exécution de certaines dispositions de l’arrêté royal du 30 mars 2001 portant la position juridique du personnel des services de police (PJPol/Dino), Moniteur belge, 15 janvier 2002, chapitre II.


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Farde VII : mandats ° Une sous-farde par dossier de mandat

Farde VIII : divers ° Inventaire ° Pièces

Le dossier personnel suit le membre du personnel dans son/ses unité(s) jusqu’à la fin de sa carrière (démission, pension, décès). Il y est conservé encore 5 ans, puis est envoyé à la Direction de la mobilité et de la gestion du personnel (DSP) qui regroupe le dossier personnel et les dossiers de travail et garde l’ensemble pendant 110 ans à compter de la naissance du membre du personnel. Le service du personnel des directions déconcentrées conserve, dans des séries distinctes, des copies de certains documents des dossiers personnels. Des copies de dossiers disciplinaires ou d’accidents du travail sont ainsi conservées. Conformément à l’arrêté ministériel de 2001, les dossiers disciplinaires originaux doivent être retirés du dossier personnel au terme de la sanction35. Ils sont ensuite conservés en tant que série distincte. Un membre du personnel ayant fait l’objet d’une sanction disciplinaire peut ainsi encore demander, au terme de la sanction, une révision si de nouveaux éléments apparaissent. Ces dossiers disciplinaires ne peuvent donc pas être détruits, contrairement à ce que prévoyait l’ancien tableau de tri de la gendarmerie (RG 001/chapitre 8, point 1.70). La Direction de la mobilité et de la gestion du personnel (DSP) coordonne et organise la mobilité de tous les membres du personnel entre les 196 corps de la Police locale, entre les directions et services de la Police fédérale, émanant de et en direction de l’Inspection générale de la Police fédérale et de la Police locale et entre les corps eux-mêmes36. La procédure de mobilité est visée aux articles VI.II.8 à VI.II.71 de l’arrêté royal du 30 mars 200137 portant la position juridique du personnel des services de police, ainsi que dans l’arrêté royal du 20 novembre 200138 fixant les modalités relatives à la mobilité du personnel des services de police. Il y a trois périodes de mobilité par an dont les avis sont publiés tous les quatre mois. Un cycle de mobilité est composé de trois étapes. La première est la publication des emplois vacants (maintenant au format papier et numérique sur le site www.hrpol.be ou www.jobpol.be) par la Direction de la mobilité et de la gestion du personnel (DSP) dans le bulletin du personnel. Le membre du personnel peut postuler à trois emplois maximum par cycle de mobilité. Lors de la deuxième étape, les candidats envoient leur dossier de mobilité à la DSP. Une fois que celle-ci a recueilli tous les dossiers pour un poste, elle les envoie à l’unité recrutante. Si le membre du personnel accepte l’emploi, la désignation est publiée comme étant définitive dans le Bulletin du personnel (BP).

35 Arrêté royal portant exécution de la loi du 13 mai 1999 portant le statut disciplinaire des membres du personnel des services de police, Moniteur belge, 26 novembre 2001. 36 Rapport d’activités de la Police fédérale 2006, Bruxelles, police intégrée, 2007, p. 62-63. Arrêté royal du 30 mars 2001 portant la position juridique du personnel des services de police (« PJPol/Mammouth) », Moniteur belge, 31 mars 2001, partie VI, titre II, chapitre II, art. VI.II.13-VI.II.14 ; Moniteur belge, 30 janvier 2006 ; Infonouvelles, n° 1668, 6 février 2006, 7 p. 37 Moniteur belge, 31 mars 2001. 38 Moniteur belge, 31 janvier 2002.


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Les dossiers concernant l’évaluation39 du personnel, les promotions et les mobilités seront placés dans les dossiers personnels ad-hoc (fardes III, IV et V)40. Les unités recrutantes doivent renvoyer le dossier de mobilité des personnes non choisies à leur unité pour qu’il soit joint au dossier personnel lorsque le recrutement est terminé. Les documents relatifs à la procédure (dossiers de travail) sont conservés sur place par le chef de service qui a procédé à la sélection. Ils peuvent être détruits après 5 ans, sauf en cas de plainte au Conseil d’État (en l’occurrence : tant que l’affaire est en cours)41. Le dossier de mobilité est constitué par le responsable final de l’évaluation dont dépend le membre du personnel pour chaque emploi vacant qu’il sollicite. Il comprend un inventaire des pièces ; la fiche de mobilité ; les extraits ou copies du dossier personnel ; la dernière évaluation de fonctionnement et, le cas échéant, l’évaluation spécifique, si elle est requise ; la candidature et, si cela est requis, les pièces qui y seront jointes.

Les dossiers de prestation (PPP-Galop)

Depuis 2003, les services ont recours à la fiche d’enregistrement des prestations (ISLP-Admin/PPP) pour indiquer les heures prestées. L’application ISLP-Admin/PPP a été développée par DST et nécessite une licence Sybase. Fin 2009-début 2010, on est passé au programme Galop.

Les publications internes

Afin de favoriser la communication au sein de la police, la Direction des relations internes (DSI) publie et diffuse gratuitement des informations au sein de la police intégrée par le biais de différents canaux : Infodoc, publié depuis 1994, est un mensuel destiné aux cadres. Les thèmes d’actualité y sont abordés sous l’angle du leadership et de la stratégie (plan national de sécurité) dans des textes généralement plus longs que ceux publiés dans les Infonouvelles. Inforevue est le magazine de la police intégrée. Il paraît quatre fois par an (en mars, juin, septembre et décembre) depuis 1995. Destiné à tout le personnel, il vise à favoriser l’intégration culturelle dans la nouvelle structure policière. Infonouvelles est un feuillet d’information destiné à l’ensemble du personnel, portant sur des thèmes d’actualité. Il a vu le jour en 1998. Les textes sont courts et la périodicité est irrégulière puisque sa publication s’effectue en fonction des besoins. Ils sont de trois couleurs : le bleu pour les informations générales ; le jaune pour les informations relatives à la réforme des polices ; le rouge pour les articles consacrés à la BNG. D’autres couleurs peuvent exceptionnellement être utilisées en fonction d’événements particuliers, par exemple : le vert pour l’Euro 2000 de football.

39 L’évaluation bisannuelle est entrée en vigueur le 1er avril 2005. 40 Voir plus bas : le dossier personnel. 41 Cf. DINO 31 mars 2001.


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2. Les documents liés à la fonction

Le registre des procès-verbaux (FEEDIS)

Pour permettre un traitement et une exploitation efficaces de l’information, les services de la Police fédérale utilisent une application standard, FEEDIS (Feeding Information System)42 pour l’enregistrement et la rédaction des procès-verbaux, ainsi que pour l’alimentation de la BNG. Ce registre, ainsi que les copies de procès-verbaux (et leurs annexes) doivent être conservés dans le service durant 30 ans. Le registre contient au moins les informations suivantes : le numéro de procès-verbal complet, la (les) qualification(s), le (les) verbalisant(s), la localisation des faits dans le temps et dans l’espace, les données administratives relatives au procès-verbal (type , date et heure). Il y a un et un seul registre des procès-verbaux judiciaires par service43. « Polis » est l’ancêtre de « FEEDIS ». La Direction de la télématique de la Police fédérale (DST) développe le programme Pol Office, qui est censé remplacer à terme FEEDIS et ISLP, l’application utilisée par la Police locale.

Copies de procès-verbaux et dossiers de travail et d’instruction

En fonction de l’arrondissement judiciaire, les PJF traitent chaque année de plusieurs dizaines à plusieurs milliers de dossiers. Le nombre de procès-verbaux est encore plus élevé. Chaque année, la PJF de Bruxelles en dresse quelque 50 000. Les procès-verbaux originaux sont transmis au parquet, à la demande duquel la PJF conserve une copie. Le mode de conservation des copies des procès-verbaux et des dossiers diffère fortement d’une PJF à l’autre. Le contenu des dossiers n’est pas non plus partout identique. Ces différences sont souvent dues aux modes de conservation différents utilisés par l’ancienne gendarmerie et l’ancienne police judiciaire. La gendarmerie avait l’habitude de conserver les copies de procès-verbaux dans une série distincte, dans laquelle chaque procès-verbal se voyait attribuer un numéro unique. La police judiciaire rassemblait quant à elle les procès-verbaux par dossier. Chaque dossier se voyait attribuer un numéro. Généralement, cela se faisait sur la base d’une numérotation continue, mais au bout d’un certain temps, une nouvelle numérotation était parfois utilisée chaque année. Certains types d’infractions (par exemple, les délits liés à la drogue) pouvaient se voir attribuer une numérotation distincte. Ces dossiers d’enquête comportaient non seulement des copies de procès-verbaux, mais également des rapports de réunions, la correspondance liée à l’enquête, des coupures de journaux, des notes… Bien entendu, le contenu de ces dossiers est déterminé dans une large mesure par l’enquêteur (les enquêteurs) traitant le dossier. La directive ministérielle MFO-3 prévoit que les copies des procès-verbaux doivent être conservées pendant 20 ans par la Police fédérale44. Ce délai de conservation repose sur le délai de prescription le plus long possible pour les crimes non 42 Système de référence de la Police fédérale, avec lequel les plaintes, les apostilles, le courrier et les procès-verbaux sont rédigés et enregistrés selon le principe de l’introduction unique conviviale. Les données ainsi enregistrées alimentent automatiquement la Banque de données nationale générale. Le développement de FEEDIS a été finalisé en 2003. Cf. Rapport d’activités 2003 de la Police fédérale, p. 100-101. La Police locale utilise l’ISLP (Integrated System for the Local Police). 43 Extraits 1 et 2 de la fiche B01 « Rédaction des procès-verbaux » [MFO-3]. 44 Extraits 1 et 2 de la fiche B01 « Rédaction des procès-verbaux » [MFO-3].


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correctionnalisables (à savoir 10 ans) qui était d’application au moment de la création de la dernière version de la fiche B01 de la MFO-3. En cas d’interruption éventuelle de ce délai de prescription de 10 ans (qui est théoriquement possible jusqu’à la veille du jour où cette prescription est atteinte et qui implique qu’un nouveau délai de prescription de dix ans prend cours), un délai de prescription de maximum 20 ans peut être d’application. Par la suite, l’article du titre préliminaire du Code de procédure pénale qui régit les délais de prescription fut modifié de sorte que le délai de prescription le plus long possible pour les crimes non correctionnalisables soit porté de 10 à 15 ans. En cas d’interruption, le délai de prescription peut s’élever à 30 ans. Par voie de conséquence, le délai de conservation maximum des copies des procès-verbaux peut être porté à 30 ans. Cela signifie que les dossiers d’enquête doivent également être conservés pendant une durée équivalente, à condition qu’ils ne contiennent que des copies des procès-verbaux.

PRESENTATION DU CONCEPT DE TRI

Les archives des pouvoirs publics revêtent incontestablement une grande importance, non seulement pour l’administration, mais également pour les futurs historiens. Cela ne signifie toutefois pas que tous les documents produits par les pouvoirs publics tels que la Police fédérale peuvent ou doivent être conservés. En dépit de l’apparition des ordinateurs, des courriers électroniques et de toutes sortes d’applications informatiques, la quantité d’archives papier des pouvoirs publics a fortement augmenté au cours des dernières décennies. Au cours de visites, il s’est avéré que la Police fédérale est également en proie à un manque de place. Il va de soi que le fait de ne pas procéder à un tri rend les archives particulièrement désordonnées, ce qui ne les rend guère exploitables. Un transfert intégral aux Archives de l’État ne constitue pas une solution car le problème du manque de place finirait également par se poser. La conservation inutile d’archives entraîne en outre des coûts élevés, que l’on peut facilement éviter. Enfin, un tri efficace des archives permet également aux Archives de l’État d’ouvrir à la recherche, de manière judicieuse, les documents ayant une valeur permanente. La détermination de la destination finale d’une série d’archives repose généralement sur des critères liés au contenu. Les documents revêtant une importante valeur probante ou informative (les documents de politique tels que les plans de politique et d’actions ou les comptes rendus des réunions de direction, les documents présentant de manière synthétique des informations sur le fonctionnement tels que les rapports annuels et les statistiques ou les documents préparatoires à la politique concernant l’élaboration de la législation et de la réglementation…) entrent en ligne de compte pour une conservation permanente. Les documents découlant plutôt d’activités routinières, liées à la gestion, peuvent généralement être détruits (l’on songe, par exemple, aux nombreuses séries liées à la gestion du personnel, à la gestion financière, à la gestion des équipements et des bâtiments). Pour la Police fédérale, il s’agit par exemple des copies papier des fiches de prestation (PPP), qui peuvent être détruites après deux ans. Le niveau de conservation est également très important, surtout en ce qui concerne la Police fédérale. Un grand nombre de documents sont conservés à plusieurs niveaux.


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De nombreux documents d’archives des DCA et des PJF peuvent donc également se trouver ailleurs, quoique souvent sous une autre forme. De manière générale, l’on peut affirmer que la plupart des documents opérationnels des directions déconcentrées ne comportent guère d’informations cruciales. C’est précisément pour cette raison qu’une grande partie des archives peut être détruite45. Les services centraux de la Police fédérale transmettent les mêmes notes à l’ensemble des services déconcentrés. Il ne serait guère opportun ni commode de conserver ces notes au niveau déconcentré. La DCA revêt surtout une fonction de coordination. À titre d’exemple, nous pouvons citer les dossiers « ordre public » dans le cadre desquels la DCA n’intervient souvent qu’en tant qu’intermédiaire pour une demande de renfort et la transmission d’informations. C’est pourquoi ces dossiers peuvent être détruits au terme du délai de conservation administratif. Les informations opérationnelles collectées par la PJF sont destinées au parquet et aux tribunaux. À la demande du parquet, les copies des procès-verbaux doivent être conservées par la PJF pendant trente ans. Les originaux se trouvent au parquet ou au tribunal. Il va dès lors de soi que les séries distinctes de copies de procès-verbaux peuvent être détruites au terme du délai de 30 ans. En ce qui concerne les dossiers d’enquête, la situation est quelque peu différente. La majeure partie des informations liées à l’infraction sont évidemment contenues dans le dossier pénal détenu par la justice. Les dossiers relatifs à des infractions graves relevant de la cour d’assises sont intégralement conservés. Les dossiers d’enquête policiers apportent toutefois une plus-value car ils comportent des informations précieuses sur le déroulement de l’enquête et le fonctionnement de la police. C’est pourquoi il est recommandé de procéder à un tri sur la base d’un échantillon. Les dossiers liés à des affaires dont l’enquête policière a débouché sur la constitution de commissions parlementaires sont en outre conservés. À cet égard, l’on songe avant tout à l’affaire Dutroux, qui fut l’une des causes de la réforme des polices, et à l’affaire des tueurs du Brabant wallon. L’intervention de la police dans d’autres affaires, telles que le meurtre récent d’Annick van Uytsel, est également pertinente. C’est probablement également le cas dans d’autres affaires moins retentissantes dans lesquelles certaines techniques ont été appliquées pour la première fois. C’est la raison pour laquelle il est recommandé que, parallèlement à l’échantillon, la PJF dresse elle-même un tableau des dossiers devant être conservés de manière permanente pour les raisons précitées46. Lors de la détermination de la destination finale, l’on tient également compte de l’âge des documents, de l’ampleur des séries et des destructions probablement déjà opérées dans le passé. Tous les documents antérieurs à 1951 sont conservés, en raison de leur caractère précieux47.

45 DEPOORTERE, DESMAELE et VELLE, Les archives des services de police (tri, acquisition, accès). Les experiences des Archives de l’État avec les Archives de la police judiciaire (1995-2003), p. 139. 46 Concernant le tri difficile des dossiers d’enquête, voir le cas de l’ancienne brigade de la police judiciaire près le parquet d’Anvers : VELLE et DROSSENS, Inventaris van de archieven van het parket van de procureur des konings te Antwerpen. Diverse overdrachten, p. 10-13. 47 Cf. DEPOORTERE, DESMAELE et VELLE, Les archives des services de police (tri, acquisition, accès). Les experiences des Archives de l’État avec les Archives de la police judiciaire (1995-2003), p. 139.





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Archives des

Directions de Coordination et d’Appui déconcentrées (DCA)et des

Directions judiciaires déconcentrées (PJF)de la Police Fédérale

Dossier d’étude et de préparationdu tableau de tri

2012

par

Hendrik CALLEWIER

Brussel – Bruxelles2012

9789057465116

ISBN 978 90 5746 511 6

5149

Archives des Directions de Coordination et d’Appui déconcentrées (DCA) et … · 2012-07-09 ·...

Documents

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