APPROCHE GLOBALE DE MANAGEMENT TI1

APPROCHE GLOBALE DU MANAGEMENT

SOUS DIRECTION DES RESSOURCES HUMAINES

PRESENTATIONMesmer AYIKPE

Centre de Formation Professionnelle BTSA

INTRODUCTIONDéfinition de la notion

MANAGEMENT : Ensemble des techniques d’organisation, de direction et de gestion de l’entreprise pour que l’entreprise atteigne ses objectifs

EXEMPLES : 1) STORE MANAGEMENTSTORE MANAGEMENT : la gestion de magasin concerne tout ce qui touche aux flux physiques des articles en magasin; adresses physiques de stockage, préparation de commandes, etc..

2) Le Knowledge Management a pour objectif de manager (mot français !) tous les flux de connaissances, tacites ou explicites, individuels ou collectifs, pour les combiner dans les activités et processus professionnels afin de créer une Valeur.

3) Le Management de la qualité globale

http://www.polia-consulting.com/Knowledge-Management.html

INTRODUCTIONDéfinition de la notion (suite)

Etymologiquement , management signifie :Etymologiquement , management signifie :tenir en main, avoir bien en main, mener de mains tenir en main, avoir bien en main, mener de mains fermes c’est-à-dire maîtriser et contrôler l’action.fermes c’est-à-dire maîtriser et contrôler l’action.

En anglais, « to manage » signifie :En anglais, « to manage » signifie :ce qu’il faut faire pour que le résultat visé soit ce qu’il faut faire pour que le résultat visé soit atteint ; ce serait en quelque sorte l’art d’être atteint ; ce serait en quelque sorte l’art d’être efficace.efficace.

Le management c’est Le management c’est l’art d’organiser au l’art d’organiser au mieux ses ressources et ses moyens à mieux ses ressources et ses moyens à travers un processus de gestion composétravers un processus de gestion composé

Quatre valeurs de la qualité gbobale

• 1ère Valeur : définir les spécifications et s’y conformer

• 2ème Valeur : devancer les attentes des clients

• 3ème Valeur : adopter l’attitude qualité totale qui consiste à refuser la non-conformité comme une fatalité

• 4ème Valeur : prévention continue

INTRODUCTIONDéfinition de la notion (suite)

des fonctions de planification,des fonctions de planification,dd’organisation, ’organisation, d’impulsion (direction) , de contrôle de d’impulsion (direction) , de contrôle de l’ensemble des activités en vue d’atteindre l’ensemble des activités en vue d’atteindre les objectifs définis.les objectifs définis.

Les ressources de base sont :Les ressources de base sont :Moyens humains ;Moyens humains ;Matières Matières Machines ; Machines ; Méthodes ;Méthodes ;Monnaie ; Marchés.Marchés.

INTRODUCTION

Définition de la notion (suite)

Le management peut donc se définir comme :Le management peut donc se définir comme :l’Administration, la Gestion et le l’Administration, la Gestion et le Leadership du personnel.Leadership du personnel.

L’AdministrationL’Administration : C’est la science qui étudie le : C’est la science qui étudie le processus par lequel les problèmes sont résolus et processus par lequel les problèmes sont résolus et les décisions prises.les décisions prises.

INTRODUCTIONDéfinition de la notion (suite et fin)

La Gestion La Gestion : C’est l’action par laquelle on : C’est l’action par laquelle on combine de façon minutieuse, les ressources et combine de façon minutieuse, les ressources et les moyens mis à disposition pour atteindre les les moyens mis à disposition pour atteindre les objectifs.objectifs.Le LeadershipLe Leadership : « C’est une influence : « C’est une influence interpersonnelle exercée en situation et dirigée interpersonnelle exercée en situation et dirigée à travers un processus de communication vers à travers un processus de communication vers l’accomplissement d’un ou de buts l’accomplissement d’un ou de buts spécifiques. » Tannenbaum.spécifiques. » Tannenbaum.

Management = Management = Administration + Gestion + Leadership.Administration + Gestion + Leadership.

Objectif Général

Recherche de l’amélioration continue.

L’assurance qualité par une démarche qualité.

Eviter le coût de la non-qualité.

Définir les indicateurs.

Objectifs SpécifiquesLes participants seront capables :

Expliquer aisément l’univers d’organisation

du travail pour atteindre des objectifs de

performance.

Comprendre les notions fondamentales (qualité, foule, bande, groupement, d’organisation, de culture, etc) ;

► L'approche est interactive et centrée sur l'expérience de chacun et

► Des analyses de cas, exercices et mises en situation au sein du groupe alternent avec de brefs exposés.

Méthodologie

Chapitre 3 : Conditions de travail et motivations

Chapitre 1 : La dynamique de groupe Chapitre 2 : Le management

d’équipe de travail

PLAN DU COURS

Chapitre 4 : Efficacité et organisation

personnelles

Chapitre 1 : La dynamique de groupe

• Définitions de notions essentielles

♦ groupe (foule, bande,groupement)♦ différents types de groupe♦ formation et constitution des groupes♦ dynamique des groupes restreints

Définitions de notions essentielles

Le Groupe (Une définition dynamique ) :

« « est un ensemble de personnes ayant est un ensemble de personnes ayant en en commun des attitudes, des comportements et commun des attitudes, des comportements et des objectifs à atteindredes objectifs à atteindre. » . »

groupe : pas = à un simple rassemblement de groupe : pas = à un simple rassemblement de

personnes, c’est une structure qui émerge de personnes, c’est une structure qui émerge de

l’interaction des personnes qui la composent. l’interaction des personnes qui la composent.

A . La foule

= rassemblement d’un nombre très important de personnes en un même lieu, en vue de satisfaire en même temps le (ou les) même(s) besoin(s).

Ex. : acclamer une équipe dans un stade.

Les émotions, dans ce type de situation peuvent parfois dégénérer (émeutes ou bagarres).

B. La bande

Une bande est un rassemblement de personnes ayant des "profils" similaires (même âge, même niveau social, même idéologie, etc.).

Les membres de ce type de groupe recherchent avant tout la chaleur sécurisante d’être ensemble et identique.

C. Le groupement

Un groupement est un rassemblement de personnes ayant toutes en commun un (ou des) objectif(s) identique(s).

Ex : Associations de consommateurs qui se

réunissent régulièrement pour défendre leurs droits.

Les personnes qui participent à ce type de groupe ont peu de liens affectifs entre elles et font souvent confiance à leurs représentants pour plaider leur cause.

II- Différents types de groupes

A. Le groupe primaire (ou restreint)

Un groupe primaire est un rassemblement suffisamment restreint pour que les personnes qui composent ce groupe puissent se connaître véritablement.

Ex. : équipe de foot, famille, etc.

Les objectifs affichés ont une certaine permanence

Ex. : gagner le plus de matchs possible tout au long de la saison.

Caractéristiques• une forte interdépendance des membres du

groupe entre eux, (Ex. : entraînement régulier) ;

• une pluralité de rôles à l'intérieur du groupe (Ex. : entraîneur ; capitaine ; attaquant ; arrière ; gardien de but, etc.) ;

• partage de normes, de valeurs, de signes de reconnaissance propres au groupe (Ex. : couleurs d'une équipe, hymnes, etc.).

B. Les groupes secondaires

= associations à grande échelle.

Il existe également des groupes formels et des

groupes informels.

• les groupes formels, ils sont créés pour remplir des fonctions spécifiques qui font partie de la mission de l’organisation.

Les groupes formels sont toujours structurés et peuvent être permanents ou temporaires

Ex : comité d’étude;

• les groupes informels, ce sont des groupes non officiels qui se superposent aux groupes formels et qui se créent dans le but de satisfaire certains besoins autres que ceux de l’organisation.

Ex : clans; groupes d’agents par catégorie ou groupes ethniques.

C- Le groupe d'appartenance et le groupe de référence

Le groupe d'appartenance : l'environnement physique d'une personne, sa famille, ses amis, le milieu social dans lequel il évolue.

Le groupe de référence, c’est le groupe dontl'individu tire tous ses modèles de conduite, sesvaleurs, ses aspirations, son style de vie.

Il véhicule une idéologie, une conscience declasse, des valeurs propres, des goûts culturelsparticuliers etc. L'ensemble de ces paramètresdélimitent le cadre de référence. Ce cadre deréférence modèle les attitudes, le comportement,la conduite, la façon de penser de tout êtrehumain.

Cadre de référencePyramide de Maslow• Le cadre de référence : faire voir les images doubles, la phrase de

la branche• Les causes innées : patrimoine génétique, potentiel héréditaire,

constitution morphologique, tempérament• Les causes acquises : famille (éducation du père mère…) ; milieu

scolaire (programme études, instruction…), milieu sociaux – culturel, expériences, formation, profession, fonction

• Les conséquences : opinion – préjugés – sentiments – expériences – culture – religion – goût – besoins – tournures d’esprit – mentalité, tabous.

• En conclusion : détermine des manières d’être, d’agir, des comportements.

III°) La formation et la constitution des groupes

A- La formation des groupesLa réunion de trois éléments essentielsfavorise la formation des groupes.

1°) la culture

Elle détermine un mode de vie ,de pensée et des comportements. Elle est à la base de la formation de nombreux groupes.

2°) l’identification à un but ou à un idéal

C’est ce qui permettra aux membres dugroupe de se réunir après leur travail, dese consacrer à quelque chose.

3°) l’attraction personnelle

Un individu qui possède de grandescapacités de leadership, une fortepersonnalité deviendra une sorte de catalyseur par l’intermédiaire ou autourduquel se développera un groupe.

D’autres éléments peuvent être à l’origine de la formation d’un groupe.

Exemples :

• l’absence de satisfaction (Elle peut entraîner la recherche d’une autre satisfaction au sein d’un autre groupe );

• la réunion dans le but de revendiquer collectivement quelque chose de la Direction Générale ; ce que l’on ne peut pas obtenir seul (augmentation salariale, amélioration des conditions de vie).

B- La constitution des groupes

Un groupe peut se constituer de différentes façons:

1°) la dyadeC’est un duo, un couple de 2 individus ayant une communication bilatérale. Lorsque les rapports affectifs sont intenses, réciproques, la dyade tend à s’isoler du milieu ambiant et à agir comme une seule et même personne. Mais ce n’est pas toujours le cas : Ex. du couple conjugal.

2°) la triade

C’est un micro-groupe de 3 personnes : c’est un groupe difficile à se structurer tant le rapport affectif domine la communication.

Ex. le ménage à trois.

3°) la tétrade

C’est un groupe de 4 personnes : ce groupe est plus stable ; néanmoins il y a un risque de voir se constituer deux dyades.

4°) la clique

C’est un groupe de 5 à 8 personnes marqué par l’étroitesse et la densité des relations socio affectives et des affinités, par la communauté des réactions. La clique forme une bande à part avec son langage, son code, ses retrouvailles périodiques.

IV- La dynamique des groupes restreintsA°) Auteur et signification du concept 1- Utilisé pour la première en 1944, par son

« inventeur« ,l’Américain Kurt LEWIN (1890-1947).

IV- La dynamique des groupes restreints

A°) Auteur et signification du concept

1- Utilisé pour la première en 1944, par son « inventeur« ,l’Américain Kurt LEWIN (1890-1947).

Dynamique des groupes = analyse de l’ensemble des interactions existant entre différentes personnes composant un petit groupe et les lois les régissant.

Ou ensemble des règles régissant la conduite des groupes sociaux dans le cadre de leur activité propre.

Kurt LEWIN a entrepris une expérience sur le comportement des individus face au changement. Il a mené aux USA une enquête sur la consommation des abats (parties accessoires sur les animaux tués pour la consommation : langues, foie, serviette, cœur, pattes etc.).

LEWIN a constaté que les ménagères refusaientd’acheter les abats au grand dam des bouchers. Pour amener les gens à consommer les abats, LEWINa :

premièrement organisé une conférenceregroupant économistes, médecins, juristes,restaurateurs etc.…, dans le but de lesconvaincre à la consommation des abats.

A l’issue de la conférence, la consommationdes abats a augmenté de 3% : c’était unconstat d’échec.

deuxièmement en petits groupes, fait un petitexposé liminaire sur la question suivi de débats. Il constata que la consommation desabats augmenta de 30%.

Kurt LEWIN a montré par cette expérience et par beaucoup d’autres, qu’un groupe restreint est un ensemble dont la cohésion est plus ou moins grande et à l’intérieur duquel existe des réseaux de communication.

Sur cette base, il déduit les caractéristiques des groupes restreints.

1- La cohésion

C’est l’ensemble des forces ayant pour effet de maintenir ensemble les membres d’un groupe en leur permettant de résister aux forces de désintégration. Il existe des facteurs internes et des facteurs externes de la cohésion.

Caractéristiques des groupes restreints

Facteurs internes

– l’attrait du but commun ;– l’attrait de l’action collective ;– le besoin de communiquer ;– attachement à tel ou tel membre du groupe ;– besoin de réalisation (domination, prestige) ;– bonne distribution des rôles ;– présence d’un leader.

Facteurs externes

• l’influence ou la pression sociale ;• la dépendance hiérarchique ;• la similitude des cadres de référence.

2- Le conformisme

Il se traduit par la présence ou l’émergence de normes collectives spécifiques. Il se développe une certaine uniformité dans le langage , les opinions, les sentiments, les conduites qui forment coutumes et engendrent le modèle.

3- Le déviationnisme

Toute conduite qui s’écarte des normes peut être considérée comme une déviation. Le déviant est un membre d’un groupe déterminé qui, seul ou en compagnie d’une minorité, choisit délibérément de transformer les normes du groupe.

4- La résistance au changementLa résistance au changement peut avoir plusieurs causes :

• le caractère menaçant du changement excluant toute information ou négociations préalables ;

• la perspective d’un échec probable entraînant une perte de prestige, d’autorité ou d’avantages ;

• la pression du groupe.

C- Organisation et fonctionnement du groupe

1-Besoins du groupe

Trois besoins :

• besoin d’accomplissement (besoin de réussite)

• besoin d’application (besoin de finance à un groupe)

• besoin de domination ou de pouvoir (besoin d’envie

de pouvoir).

Parmi ces 3 besoins, les 2 premiers sont nécessaires pour rendre un groupe efficace.

Le 3ème peut s’ajouter dans une certaine mesure.

2-Ressources pour un bon fonctionnement du groupe.

• Objectifs• Tâches à effectuer• Procédures de travail• Moyens matériels et humains.• Compétence des membres du groupe et du

chef.

3- Freins au fonctionnement

• Préparation insuffisante• Procédures inadéquates• Désaccord sur l’objectif de la réunion• Objectif non fixé par le groupe• Sentiment d’impuissance pour faire appliquer

la décision finale• Absence d’identité entre leader formel (Le chef

dans l’équipe de gestion) et leader informel (Le chef de part sa personnalité, ou de part son poste, son âge, son ancienneté (doyen), dirige le groupe.)

• Leader trop autoritaire• Leader trop laisser faire• Conflits interpersonnels bloquant le

travail

3- Freins au fonctionnement

4- Méthodes de travail en groupe.

Il existe plusieurs méthodes qui permettent de faire fonctionner une équipe. Dans le cadre de ce cours, on parlera essentiellement de la réunion d’équipe.

Une équipe ne peut pas fonctionner harmonieusement si elle ne se réunit pas. La pratique de la réunion est essentiellement un outil d’animation et de fonctionnement du groupe ou de l’équipe.

Conseils pratiques pour qu’une réunion d’équipe soit efficace.

S’assurer d’abord que :

• tous les participants ont reçu l’ordre du jour et que tous les points importants sont inscrits à l’ordre du jour (Préciser dans l’ordre du jour s’il s’agit de point d’information (I), de résolution de problèmes ( R)

ou de prise de décision (D);• le but de la réunion est clairement défini• les tâches à accomplir sont claires pour tout

le monde ;Préparer ensuite la rencontre en fonction des références et des éléments mentionnés à l’ordre du jour de la rencontre.

Avant chaque réunion

Au début de la réunion

Lire à voix haute l’objectif de la réunion et le contenu de l’ordre du jour ; Demander si l’information donnée est claire et si tous les participants ont compris ; S’assurer que tous les participants sont présents et motivés : pas de téléphone, ou de cellulaire ouvert.

Pendant la réunion

Il faut distinguer entre le rôle de l’animateur et celui des participants.

Chaque participant doit :s’exprimer clairement et ouvertement s’il a une opinion à émettre ;

• demander des explications s’il ne comprend pas quelque chose,;

• Être actif : ne pas hésiter à dire ce qu’il a à dire ;

• respecter le droit de chacun à exprimer son opinion ou ses sentiments ;

• écouter attentivement les autres ;

• éviter les commentaires perturbateurs ;

• prendre des notes.

Pendant la réunion, l’animateur assume trois grandes fonctions :

La Fonction de clarification lui permet de :• définir l’objectif : Préciser l’objectif commun à

atteindre.• reformuler : Répéter la pensée ou les idées d’un

membre pour les clarifier et s’assurer que le groupe a bien compris.

• résumer : Faire le point ou la synthèse de chaque séquence de la réunion.

• faire des liens : Favoriser une discussion articulée.

La Fonction de contrôle lui permet de :• réguler : Assurer la répartition équitable des

échanges. (soit à main levée ou par tour de table).• gérer le temps : Veiller à ce que la réunion ne dure

pas trop.

• encourager : Stimuler, remercier les participants pour leurs idées et faire parler les silencieux.

• recentrer : Ramener les participants dans le sujet de la discussion.

La Fonction de facilitation lui permet de :• relancer : Résumer la séquence précédente

et poser des questions au groupe.• élucider : Clarifier ou expliquer certains

phénomènes de groupe. • accueillir : L’accueil chaleureux de chaque

participant permet une valorisation de chacun aux yeux des autres.

• détendre : Blaguer et offrir une pause créent un bon climat et diminuent la tension.

• objectiver : En cas de conflit ou de tensions, reformuler de façon objective les idées émises par chacune des personnes en conflit en précisant les points forts et faibles de chacune des idées. Cela contribuera à réduire la tension. Demander ensuite aux personnes qui sont concernées de verbaliser ce qu’elles ressentent à ce moment précis.

Styles A l’introduction Pendant la

réunion A la fin

Autocratique

Impose son

ordre du jour

Et ses

méthodes de

travail.

Impose

- ses idées et avis

- centralise les

échanges.

Apporte sa conclusion

Laisser-faire N’intervient pas. Laisse faire.

Intervient peu. Laisse-faire n’intervient pas

Manipulateur

Manœuvre pour faire passer ses objectifs et méthodes de travail.

Valorise les avis qui correspondent à ses propres points de vue.

Retient les conclusions qui vont dans son sens.

Participatif

Établit un objectif commun et propre ; une méthode de travail.

Fait progresser le groupe vers l’objectif et facilite la participation de tous.

Résume le travail du groupe.

Durant les prises de décision• Formuler à voix haute le sujet pour lequel

une décision doit être prise.• Demander si l’information donnée est claire

et si tous les membres ont bien compris• Se limiter aux questions de clarification

durant la collecte des opinions.• Vérifier si, compte tenu du groupe et de la

situation, les « perdants » seraient prêts à se rallier à un vote majoritaire (sinon, essayer de comprendre pourquoi plutôt que de convaincre).

• Appliquer le processus de prise de décision et annoncer le résultat.

• Faire le point avant de terminer.• Souligner les décisions prises et les autres

points positifs de la réunion.• Déterminer les principaux points à traiter

durant la prochaine réunion.• Demander et organiser une évaluation du

fonctionnement du groupe.

• Vérifier si l’attribution des rôles convient toujours aux membres.

A la fin de la réunion

Après la réunion• Mettre en exécution les tâches qui ont été

assignées.• Ne pas se plaindre d’une décision prise à

laquelle on a donné son accord.• Demeurer engagé dans la décision d’équipe.• Faire un compte rendu afin de conserver

l’historique des discussions, des décisions et l’évolution d’une situation. Ne vous perdez pas en verbiage. Répondez tout simplement aux besoins des personnes qui liront ce compte rendu.

• Noter les points à inscrire au prochain ordre du jour et en informer le ou la responsable.

Chapitre 2 : Le management d’équipe de travail

OBJECTIF : Définir les différents concepts qui seront utilisés dans le cadre de cette partie du cours en vue de fixer les idées des participants sur un certain nombre de notions souvent mal utilisées.

Rappel de définitions

Le management est l’art d’organiser au mieux ses ressources et ses moyens à

travers un processus de gestion composé des fonctions de planification,

d’organisation, d’impulsion (direction) , de contrôle de l’ensemble des activités en vue

d’atteindre les objectifs définis .

Le management peut donc se définir comme : l’Administration, la Gestion et le Leadership du

personnel.


leadership = un comportement (actes posés % à chaque situation.)

conséquences actes = influencer le groupe ou les collaborateurs et les aider à atteindre leurs objectifs sans omettre satisfaction des besoins individuels.

Ainsi défini, appréciation de la manifestation du Leadership à partir comportements (permettent de décrire son style d’intervention) de celui ou celle qui l’exerce ;

Management = Administration + Gestion + Leadership.


I°) EQUIPE DE TRAVAIL

Equipe = ensemble de personnes ayant des compétences similaires ou différentes liées et motivées par un objectif, des attentes et des besoins communs.

=> établissement entre eux d’un réseau de relations qui influent sur la vie de chacun. L’équipe de travail = équipe constituée pour réaliser un travail précis, (un projet qu’un individu seul ne peut réussir.)

Raisons = 1) beaucoup de gens sont plus efficaces

lorsqu'ils travaillent en groupe.

2) mise en commun des talents des différentes personnes;

Avantages (énormes):– accroissement de l’efficacité ;– multitude d’idées ;– motivation ;– plaisir à travailler.


Différences entre individus =

atouts et forces des uns compensent les faiblesses des autres.

Cependant, il y a des questions : – quand ?– comment mettre sur pied une ou des

équipes de travail ?


II°) LES STYLES DE MANAGEMENT ET D’ANIMATION D’EQUIPES

Le style, c’est la manière personnelle de se comporter et d’agir d’une personne dans une situation donnée.

Le style du manager c’est donc la manière personnelle de se comporter et d’agir du manager dans une situation donnée.

Exemples de style :– laisser-aller ; – paternaliste ;– consultatif ;– autoritaire ;– participatif.

A- Définition

II°) LES STYLES DE MANAGEMENT ET D’ANIMATION D’EQUIPES

Le style fait souvent appel à l’analyse transactionnelle

(Éric Berne dans Analyse Transactionnelle et Psychothérapie) qui distingue troisétats du moi (ou « Je peux penser et ressentir et porter des jugements de valeur à partir de n'importe lequel des États du Moi» :

Etat Parent : Dans cet état-là, la personne pense, agit, parle, sent et réagit exactement comme le faisait l'un de ses parents » ou une figure d'autorité, quand elle était petite.

Etat Adulte : « l'état du moi, dans lequel la personne examine objectivement son

environnement, en calcule les possibilités et probabilités sur la base de l'expérience passée ». Etat Enfant : « Tout être humain porte en soi un petit garçon ou une petite fille qui pense,

agit, parle, s'émeut et réagit exactement de la même façon que lorsqu'il était un enfant. ».

A- Définition

http://fr.wikipedia.org/wiki/%C3%89ric_Berne

9 La gestion de type "paternaliste"

(1. 9)

L’absence de conflit et la bonne camaraderie passent avant la production.

La gestion de type "participatif" (9. 9)

La production résulte d’un effort d’intégration de la tâche et des exigences humaines aux buts de

l’organisation.

8

7

6

5

La gestion de type " consultatif" (5. 5)

Poussez dans le dos des gens pour la production, mais pas jusqu’au bout ; laissez en passer.

4

3La gestion de type "laisser – faire" (1.1)

On ne peut obtenir un rendement efficace parce que les gens sont paresseux. Pas de relations.

La gestion de type (9.1) "autocratique" Les hommes sont comme des machines. La responsabilité d’un gérant est de planifier, diriger et contrôler.

2

1

0 1 2 3 4 5 6 7 8 9

Styles de gestion

2 grands types de comportements du leader :

• les comportements du leader axés sur la production : le leader organise et définit les rôles, les procédures d’exécution du travail et les tâches aux membres de son groupe

• les comportements du leader axés sur la relation : par contre ceux par lesquels, le leader maintient une relation personnelle entre lui et les membres de son groupe.

Ces deux types de comportements sont à cheval sur cinq principaux styles du Leader que Blake et Mouton ont

présenté dans la grille managériale ci-dessous indiquée :

(1,9) (9,9)

(5,5)

(1,1) (9,1)

9

8

7

6

5

4

3

2

1

0

PARTICIPATIF

CONSULTATIF

AUTOCRATIQUE

1 2 3 4 5 6 7 8 9INTERET POUR LA PRODUCTION

PARTERNALISTE

INTERET

POUR

LA RELATION

LAISSER FAIRE

B- LE CHOIX D'UN STYLE DE MANAGEMENT

Plusieurs facteurs :

a) liés au supérieur lui-même:• la confiance qu'il a en ses subordonnés; • son penchant naturel pour un style donné...

b) liés aux subordonnés : • est-ce qu'ils aiment l'indépendance? • Ont-ils des initiatives? • Ont-ils les compétences nécessaires pour

résoudre le problème?...

c) liés à la situation et à l'entreprise:• la nature du problème à résoudre; • les pratiques habituelles dans

l'organisation....

Le meilleur dirigeant est celui qui sait adapter son style à ses subordonnés et à la situation.

Comportements : A. Laisser le groupe définir sa propre orientation.

B. Tenir compte des recommandations du groupe , mais faire que les objectifs soient atteints.

C. Redéfinir les objectifs et contrôler soigneusement.

D. Permettre au groupe de participer à la définition des objectifs, mais ne pas exercer de pression.

Chapitre 3 : Conditions de travail

et motivations

I°) DEFINITION ET GENERALITES

• Motivation (Psy) = ensemble des forces intérieures qui poussent un individu à agir dans un certain sens.

• Motivation (milieu de w) = aspirations qu’un travailleur attache à son emploi.

NB Chacune des aspirations est affectée d’un coefficient de probabilité que le travailleur conçoit de voir se réaliser dans l’emploi, en fonction du travail accompli, de la reconnaissance de ce travail par l’organisation .

Ce coefficient de probabilité est appelé valence.

Par "motivation", le patron entend "implication"

Par "motivation", le salarié entend satisfaction (signes de reconnaissance adressés.)

Un salarié motivé est celui qui, par sa conduite quotidienne, démontre un fort engagement vis-à-vis de son entreprise, sa mission ou son patron.(Il en fait un peu plus que ce qui lui est demandé, ses préoccupations

professionnelles l'emportent sur le reste et il exprime verbalement son attachement à l'entreprise qui l'emploie.)


Motivation au travail = somme des résultats attendus dansl’emploi, chacun de ces résultats

étant affecté par une valence (Selon LEVY-LEBOYER)


Principaux résultats attendus (Dans les emplois d’encadrement) :

• l’utilisation et le développement de ses propres capacités,

• la responsabilité dans l’établissement des méthodes de production ;

• le partage des informations importantes pour l’entreprise.

• l’intérêt de la tâche,

• la reconnaissance par l’organisation et le supérieur hiérarchique,

• une bonne entente avec les collègues,

• un bon salaire.



II°)- QUELS SONT LES PRINCIPAUX LEVIERS DE LA MOTIVATION ?

Ils sont de trois ordres : les leviers à caractère organisationnel, tels qu'un organigramme valorisant, des missions ou des objectifs clairement définis ;

les leviers fondés sur des pratiques de GRH telles que : la rémunération, la gestion des carrières et/ou la formation ;



les leviers fondés de proximité, c'est-à-dire tout le travail relationnel du manager.

La gamme des outils RH joue évidemment un rôle essentiel dans la motivation du salarié.



Ces leviers sont par ailleurs relativement impuissants face aux salariés qui investissent naturellement leur énergie ailleurs que dans leur métier ou ceux dont le travail est réputé inintéressant, comme le travail à la chaîne.

Enfin, les logiques de motivation diffèrent selon la taille de l'entreprise. Dans les petites entreprises, la personnalité du patron et de son équipe dirigeante pèsent souvent plus lourd que les outils RH.



A - Quelles sont les sources de motivation ?

Ce sont les instincts qui se manifestent sous deux formes :

● les besoins = faim + soif ;● les émotions = affectivité.



B - Qu’est-ce qui motive les salariés ?Le manager dispose de plusieurs éléments pour motiverses subordonnés : la communication, la formation, le style de management, la délégation de pouvoir….. Si ces éléments contribuent à la motivation de l’individu pour la réalisation de la tâche, sa compétence est aussi nécessaire.



B - Qu’est-ce qui motive les salariés ?

● La communication

La communication revêt deux aspects dans l'organisation ou la structure :

la communication interne

la communication externe.



La communication externe transmet l’image de l’organisation à tout l’environnement et à ses partenaires (exemple : Etat, clients, Organismes d'appui…..).

Les moyens utilisés peuvent être :

les réunions, les contacts commerciaux, la publicité….



La communication interne permet l’information du personnel, son intégration

Les moyens utilisés peuvent être :

le journal d’entreprise, les réunions, les affiches, la note de service…




● La formation

Elle permet de motiver les salariés et d’améliorer leur performance…Le style de management ( cf. styles de management d’une équipe ).



B - Quels sont les effets de motivation dans le travail ?

● elle dynamise l’individu : un travail motivant provoque un comportement actif avec résistance à la fatigue ;

● elle oriente et unifie la conduite : à motivation forte, l'individu est facilement concentré sur sa tâche, il résiste mieux à la distraction ;

● elle facilite l'adaptation : la tension permet plus de concentration et de constance ;



B - Quels sont les effets de motivation dans le travail ?● elle oriente perceptions et opinions : la motivation est un véritable prisme à travers lequel on perçoit et conçoit le monde extérieur.

En général, les motivations : sélectionnent nos perceptions : c'est le filtrage ; notre attention ne se porte que sur l'aspect du réel qui est en rapport avec nos motivations ; orientent nos perceptions : c'est l'interprétation ; nous donnons un sens à nos perceptions en fonction de nos motivations :



B - Quels sont les effets de motivation dans le travail ?

En général, les motivations : déterminent nos opinions : notre opinion, sur un fait, résulte de notre perception et de notre interprétation de ce fait,

Il n’y a pas de hiérarchie immuable des motivations tant pour l’individu que pour le groupe social.


III°)- LA FRUSTRATION

= Privation d'une satisfaction. L'intensité de la frustration est proportionnelle à l'intensité de la motivation en jeu.

La frustration étant une accumulation de tension, l'individu cherche à s'en libérer :en se déchargeant de cette tension par l'agressivité ou la recherche de compensations. (Mais tout cela ne supprime pas la cause de la frustration.)

en "évitant" cette tension, on dévalorise le but inaccessible ou on devient agressif.


III°)- LA FRUSTRATION

La réaction est aggravée lorsque l'individu a déjà connu une succession de frustrations. De même, lorsque la situation n'offre pas d'exutoire à la frustration, il faut subir et se taire. Quand la frustration a un caractère collectif, le mécontentement général est ressenti plus fortement par chacun.


A- Que doit faire le manager ? S'informer de l'ambiance et échanger avec les intéressés,

Éviter les frustrations successives,

Leur accorder le pouvoir d'être informé,

Leur accorder le pouvoir de s’exprimer,

Accorder des compensations,

Comprendre ses collaborateurs et les persuader.

Chapitre 4 : EFFICACITE ET ORGANISATION PERSONNELLES

•

GENERALITES

• La seule façon d’être productif, d’être efficace et de gagner du temps est de s’organiser.

• S’organiser signifie être capable de mettre de l’ordre dans son emploi du temps, hiérarchiser ses priorités, se servir de bons outils, déléguer et ne pas hésiter à ranger et à classer ce qui doit l’être. Bref, pour gagner du temps, il faut privilégier méthode et organisation.

Face aux innombrables sollicitations, certaines personnes craquent ; d’autres s’organisent. La plupart ont mal à leur temps et ne savent pas que ça se soigne.

Donc nécessité d’examiner les mauvaises habitudes qui nous font gaspiller notre temps et ensuite, aborder comment planifier rationnellement notre temps.

I°) LES MAUVAISES HABITUDES

Nous faisons d’habitude : • ce qui est facile avant ce qui est difficile ; • ce que nous savons faire avant ce qui est

nouveau ; • ce qui est urgent avant ce qui est important ; • ce que d’autres nous demandent avant ce que

nous avons choisi.

Nous sommes souvent plus disponibles pour les interrupteurs que pour nos propres priorités.

De même, nous traitons plutôt les problèmes dans l’ordre où ils se présentent, ce qui n’a pas forcément de rapport avec leur ordre d’importance.

Quand plusieurs personnes dépendent de nous (clients, subordonnés, enfants etc.), nous nous occupons d’abord de celles qui réclament le plus bruyamment, même si leurs problèmes ne sont pas forcément les plus urgents.

Enfin, si l’on aspire à maîtriser son temps, c’est pour vivre mieux, pas seulement pour gagner du temps. On fait un travail sur soi-même. On réfléchit à la manière dont on vit, et chacun en tire les conclusions qu’il juge utiles.

Mais comment arriver à régler le problème de tps ?

• par la planification de son temps ;• par la délégation ;• par l’utilisation régulière de quelques outils de

gestion de temps.

II°) CONSEILS POUR PLANIFIER ET UTILISER SON TEMPS

A°)-Utilisation du temps

Chacun de nous a ses techniques de planification et d’utilisation du temps.

• Comment utilisons-nous notre temps ? • Par quels moyens planifions-nous nos

activités ? Pour utiliser notre temps et planifier

nos activités, nous avons recours à plusieurs moyens parmi lesquels on retient :

L’Agenda

= chose à faire (mot latin)

= un carnet dans lequel on note jour après jour ce que l’on se propose de faire (éviter de se laisser contrôler par les évènements).

Ex : activités que l’on a planifiées ainsi que celles qui nous impliquent;

Bien utiliser son temps => programmer ses activités en les inscrivant dans un Agenda (Usage des semainiers, bloc-notes ou tout autre

document).

Mais quel pourcentage de son temps planifier ? Possibilité de planifier plusieurs activités. Mais doit-on pour autant planifier tout son

temps ? Non.

• Conseil : planifier 50 à 70 % de son temps ; le reste du temps sera réservé aux imprévus et aux ajustements.

• planifier moins de 50 % de son temps, on risque de réduire son efficacité.

• planifier plus de 70 % de son temps => bcp d’ajustements donc, une utilisation moins efficace de son temps.

• Il faut donc planifier toutes ses activités mais par priorité.

La valeur du temps

Planifier absolument son temps en fonction de sa valeur.

Le temps est différemment appréciée selon que les activités à réaliser visent à :

• corriger ou reprendre des choses du passé…

• faire avancer un projet ou administrer une entreprise ;

• améliorer le futur…

Lorsqu’on doit faire des activités pour reprendre ou corriger des choses du passé, le temps qu’on alloue à des telles activités a une valeur faible.

Lorsqu’on doit faire une activité courante pour faire avancer un projet ou administrer une entreprise, le temps qu’on alloue à de telles activités à une valeur moyenne (présent).

La valeur du temps est élevée lorsque les activités à faire visent à améliorer le futur.

Ex : améliorer les méthodes de travail.

Ce qu’il faut retenir sur la planification et l’utilisation du temps :

• travailler de façon à ce que les choses soient bien faites du premier coup. Cela évite d’avoir à reprendre ;

• une fois que le plan d’actions est élaboré, il faut le communiquer à ceux qui seront chargés de l’exécuter.

En fin de journée

A la fin de chaque journée, revoyez ce que vous avez accompli et ce qui n’a pas été fait.

Revoyez le programme du lendemain et accordez quelques minutes pour penser à la façon dont vous avez travaillé et comment vous traiterez vos dossiers le lendemain.

Il s’agit d’investir quelques minutes à l’analyse de ce qui a été fait ou pas au cours de la journée de travail écoulée et de prévoir le plan du lendemain.

Évitez de faire trop confiance à votre mémoire. Prenez note.

Débarrassez de votre bureau et de votre vue, les dossiers non urgents. Ils vous distraient et brisent votre concentration et vous amènent à vous interroger sur leur contenu. Ils constituent des sources de tension et d’erreurs.

Respect des engagements

Respectez rigoureusement vos engagements, vos rendez-vous et exigez de vos collaborateurs les mêmes comportements et attitudes. Ils seront portés à élever leurs propres normes dans tous les domaines. C’est par vos actions et comportements qu’ils pourront établir des modèles.

Il s’agit de prévoir l’organisation de son temps et non de la subir. La planification doit être faite autant pour les tâches quotidiennes que pour les projets à long terme.

Mark H. Mc Cormack, (homme d’affaires

américain),conseille :« organisez le soir même l’emploi du temps du

lendemain … me donne l’impression que j’ai une tête d’avance ».

La désorganisation => inefficacité, empêche de se concentrer sur l’essentiel, = source de fatigue et de stress.

Donc indispensable de s’organiser => travail plus efficient et efficace avec une + grande satisfaction.

Déterminer ses objectifs, les classer par ordre de priorité et ensuite s’employer efficacement à les atteindre.

B°)-Quelques outils de gestion de temps

La liste des choses à faire

Beaucoup de gens font trop souvent confiance à leur mémoire. Risques : oubli ou encombrement de la mémoire.

Einstein avait noté son propre numéro de téléphone et se refusait de le connaître par cœur afin d’économiser sa mémoire pour des choses plus importantes pour lui.

Kasparov qui est considéré comme une hyper mémoire et se souvient de milliers de parties

d’échecs, a constaté que sa mémoire se bloque quand il emmagasine trop d’informations inutiles : il note ses rendez-vous sur des petits bouts de papier.

Une liste permet d’éviter l’oubli et soulage la mémoire, mais elle permet aussi de prendre du recul par rapport à l’événement et d’éviter le stress.

La liste est le premier outil de maîtrise de son temps qui permet une vision globale de l’ensemble des activités et une réflexion sur l’organisation de celle-ci.

Les listes de choses à faire peuvent prendre des formes variées :

1) utiliser une liste unique à actualiser en permanence

2) éclater une liste de base en plusieurs listes spécifiques :

• liste de choses à dire et de points à aborder avec différents interlocuteurs

• liste d’actions personnelles à entreprendre

• liste de choses à faire ou à déléguer• liste de problèmes à résoudre par vous

ou par d’autres.

Le plan de la journée

= support de gestion du temps qui regroupe les fonctions de l’agenda et celles d’une liste quotidienne de choses à faire ou mieux, des priorités.

= outil de management de son temps. Le plan de la journée permet de maintenir le cap sur l’essentiel. Les imprévus, les travaux supplémentaires sont intégrés, mais positionnés en fonction de leur degré de priorités et des plages de temps disponibles.

Enfin, le plan de journée est un instrument d’autocontrôle et de perfectionnement dans la gestion de son temps.

Le plan d’actions = la planification des activités et actions nécessaires à la réalisation de l’objectif convenu .

Pourquoi ? parce que tous les efforts déployés pour fixer des objectifs, n’aboutissent à temps que si on en planifie la réalisation.

Comme pour un voyage, après avoir décidé de l’endroit, de la durée, du coût, etc, il faut planifier sa réalisation..

généralement, cela est simple mais demande parfois plus de préparation et d’organisation. ex : décider d’effectuer un voyage est bien réalisable mais exigera une bonne planification

C’est une façon pratique de vérifier le degré de compréhension de la responsabilité et de dégager les ambiguïtés qui auraient surgi.

Comment ?

La préparation des plans d’actions doit impliquer le titulaire de la responsabilité et de l’objectif. Le supérieur a un rôle actif et décisif à jouer dans la fixation des objectifs, mais la façon de les atteindre devrait impliquer davantage le titulaire.

Méthode d’élaboration d’un plan d’actions

Avant d’élaborer le plan d’actions, il faut faire l’inventaire des activités nécessaires à la réalisation de l’objectif. Il faut dans ce cas distinguer une activité d’une tâche.

Une activité est un ensemble de tâches ordonnées et liées entre elles dans un but donné qu’on exécute dans le cadre d’un ou de plusieurs emplois. Exemple :

1- le relevage des boîtes aux lettres, le redressage, l’oblitération, le tri, l’enlaidissement par direction, l’insertion dans les sacs,

la constitution du paquet de chargement, la fermeture du sac sont 8 tâches dont l’ensemble constitue l’activité de traitement

du courrier au départ.

2- le déchargement du camion, la comparaison entre le bon de livraison et le bon de commande ; le contrôle de la quantité et de la qualité des pièces reçues, le rangement des pièces dans le magasin sont quatre tâches dont l’ensemble constitue l’activité de réception des livraisons.

L’exercice d’une activité implique des tâches. Une tâche, c’est le premier niveau dans la description d’un travail. C’est une action plus ou moins complexe exécutée selon une procédure déterminée.

Exemple : décharger un camion, trier des pièces comptables, rédiger une lettre sont des tâches.une activité, pour être pratique, doit donc répondre aux critères ci-après :

• être celle du titulaire

ex : organiser la distribution du courrier • être requise par un utilisateur, servir d’input à

d’autres processus.• être exprimée par un verbe qui démontre son

action observable.• être tangible et concise (éviter les ‘’vœux

pieux’’).• être complète, mais pas en détails au point de

créer de la confusion.

La Méthode

Lors de l’élaboration du plan d’actions, il faut avoir à l’esprit les questions ci-après :

• quelles sont les activités ou actions requises pour réaliser l’objectif ?

• quelle serait la durée de temps nécessaire pour réaliser chaque activité ?

• dans quelle ordre doivent être exécutées les activités ?

• quand doivent-elles être terminées ?• qui doit exécuter ou être responsable de

chacune des activités ?• quelles sont les ressources humaines dont je

dispose ?

• ont-elles les connaissances et les compétences requises pour effectuer le travail ?

• quels contrôles dois-je prévoir pour suivre et évaluer l’avancement ?

• à qui et comment dois-je communiquer ces plans d’actions ?

On peut aussi subdiviser les activités requises par bloc pour faciliter l’opération.

ex : Pour la publication d’un journal, on pourrait répartir les activités sous trois (03) blocs : rédaction, impression et distribution.

Différentes parties d’un plan d’actions

Le plan d’actions doit toujours comprendre :

• les activités.

• les dates d’échéance pour chacune des activités.

• le responsable pour chacune des activités.

FIN DU MODULE !!

APPROCHE GLOBALE DE MANAGEMENT TI1

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