Antalis-HQ ORDERING USER GUIDE. Leader européen de la distribution de papiers, de solutions...
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An
talis
-HQ
ORDERING USER GUIDE
Leader européen de la distribution de
papiers, de solutions d'emballage et de
produits de communication visuelle
vous présente son guide utilisateur
d’Antalis.fr
Votre partenaire On Line
« Just Click Antalis »
24/24H 7/7
• Disponible à tout moment
pour commander ou accéder
à vos informations.
Catalogue complet de l’offre
Antalis France
• En parcourant notre catalogue
vous serez surpris de la diversité
de notre offre.
3 modes de recherche pour
trouver facilement vos produits
• Recherche par mot clé
• Recherche multitère : • Recherche Catalogue
Commande Express• Commandez en indiquant le
code article, la quantité et
passez votre commande en 3
clics. 2 modes sont disponibles:• Mode simple par ligne• Mode formulaire: Permettant de mettre plusieurs
plusieurs produits .
Contrôle des prix et de disponibilités en temps réel.• En toute liberté, et à tout
moment de la journée, vérifier
vos prix et la disponibilité de nos
produits sur stock. Et vérifier la
1ère date de livraison possible.
Historique de commande• Disposer de 13 mois d’historique
de commandes : Commandes
web et traditionnelles.
Possibilité de reprendre une
ancienne commande pour
recommander.
• Possibilité d’exporter cet
historique en format Excel ou
CSV.
Fiche Produit• Toutes nos marques disposent de
leur fiche technique, des conseils
d’utilisation, Garanties Usine et
certificats environnementaux
Gestion des utilisateurs• Antalis.fr vous permet de répondre
au mieux à vos besoins en terme
d’organisation pour vos achats et
vos approvisionnements
Vous pouvez créer le nombre de
profils utilisateur que vous
souhaitez sans restriction.• 3 types de droits sont disponibles
pour les utilisateurs :
# Administrateur (x1): Celui qui
créer, supprime les utilisateurs.
Qui affecte la fonction superviseur.
# Superviseur (x1) : Ce statut permet
à l’utilisateur, de personnaliser la liste
de produits visible pour les autres
utilisateurs.
C’est ce statut qui permet de mettre en
place des flux de validation de
commande.
Paiement par Carte Bancaire ou Carte
d’achats Publiques.
Antalis.fr offre la possibilité de régler ses achats, par cartes bancaires VISA
et MASTERCARD.
De même Antalis propose le paiement
par carte d’achats publiques pour les administrations et Collectivités locales.
Visa & Mastercard
3
Vous trouverez ci-dessous les principales caractéristiques des fonctionnalités proposées sur notre nouveau site web .
Favoris• Pour gagner du temps mémoriser
les articles les plus fréquemment
commandés.
• Antalis.fr vous offre la possibilité
d’organiser ces favoris en dossiers
et sous-dossiers afin de vous
faciliter l’accès,
• Gérer et partager les favoris sur
l’ensemble des utilisateurs de
l’ entreprise.
Caddies Sauvegardés• Dans le cas de commandes
récurrentes, il est intéressant de
sauvegarder le détail des produits
constituant ce ou ces commandes.
En 3 clics on récupère l’intégralité
ou seulement certains
produits, on modifie leur quantité,
et on valide la commande, après
avoir déterminé l’adresse de
livraison.
Catalogue Personnalisé Antalis.fr offre la possibilité de
créer des catalogues
Restreints. Ainsi les utilisateurs
Ne visualisent que les produits
choisis:
• La limitation du catalogue
peut être mise en place pour un,
plusieurs ou tous les utilisateurs.
• Cette fonction est paramétrée
par le superviseur du compte
client. L’équipe E-commerce
peut vous accompagner
dans cette démarche.
Circuit de validation de commande.
Au sein d’organisations importantes,
Il est souhaité de mettre en place un
contrôle des commandes avant
l’envoi au fournisseur.
Antalis.fr vous donne la possibilité de
mettre en place ce circuit de
validation.
1. Pour chaque utilisateur, le
superviseur devra paramétrer un
montant maximum de commande(ou
de budget] au-delà duquel il sera
demandé une validation.
Ceci sur une période à déterminer.
2. Un utilisateur ayant un plafond de
commande égal à 0€ devra faire
valider l’intégralité de ses
commandes.
Un autre utilisateur ayant un
plafond
de commande à 100€ pourra
enregistrer sans validation toutes
ses commandes inférieure ou
égales à 100€, au dessus de ce
montant, les commandes seront
assujetties à validation par le
superviseur.
3. Cas d’une demande de validation :
Lors de la passation de commande,
l’utilisateur est notifié que sa
commande doit être validée.
Le Superviseur est alerté par mail.
En cliquant sur le lien contenu, il
arrive directement sur le module qui
lui permet de valider, modifier ou
refuser une commande.
Centres de Coûts • Sur Antalis.fr il est possible de regrouper des utilisateurs sur
un centre de coûts. • Cette option permet de mieux suivre
l’historique des commandes par
service, et voir de mettre en place
un budget global sur ce centre de
coûts (A répartir sur les membres de
ce centre de coûts)4
Fonctions gain de temps & Fonctions avancées
1. SE CONNECTER
062. RECHERCHER UN PRODUIT ET COMMANDER
093. PANIER DE COMMANDE
154. CONFIRMATION DE COMMANDE
22
«Easier, Faster, Richer »
SE CONNECTE
R 6
1
Se Connecter
7
Cliquer sur « se connecter »
Si vous disposez d’un profil utilisateur
Indiquer son adresse e-mail
Et son mot de passe.
Conseil d’utilisation
Vous avez possibilité de le
Conserver en mémoire.
Pour se faire, en fin d’utilisation
Ne cliquer pas sur
“se déconnecter” mais sur
la croix de fermeture de page.
1
1
2
2
Se Connecter
8
Si votre adresse e-mail est utilisée
plusieurs fois, antalis.fr vous demandera des informations
complémentaires :N° de client + nom d’utilisateur
Conseil d’utilisation :Si vous ne connaissez pas votre nom d’utilisateur, cliquez sur
“mot de passe oublié”
Vous avez oublié votre mot de
passe ? Cliquez sur “Mot de passe oublié”.
Indiquez votre adresse e-mail.
Vos éléments de connexion vous
sont renvoyés par e-mail.
3
4
3
4
Si vous disposez d’un profil utilisateur
Se Connecter
9
Caractéristiques
Une fois connecté, sur la partie supérieure du site vous aurez accès aux fonctionnalités :• Historique de commande• Paniers sauvegardés• Favoris• Commande en attente de validation (cas de circuit de validation de commande)
Tableau de Bord:• Dernières commandes• Caddies sauvegardés• Liste de prix & grille de remise• Dernières factures
SE CRÉER UN PROFIL UTILISATEUR
10
Vous souhaitez vous enregistrer pour la première fois :
Cliquez sur
S’enregistrer
Complétez le formulaire d’enregistrement,
et validez le. Votre profil sera validé dans les meilleurs délais.
S’enregistrer comme :• (2a) Comme Client :
Vous disposez d’un compte client chez Antalis et vous souhaitez commander en ligne.• (2b) En tant que Membre :
Vous n’êtes pas client Antalis, mais vous
Souhaitez obtenir un accès privilégié
1
2
3
RECHERCHER LES PRODUITS
& COMMANDER
11
2
RECHERCHER UN PRODUIT
Par mot-clés
Multicritère
Catalogue search
Commande express
Guide/selecteurs
12
5 Modes de recherche
1
2
3
4
5
A chaque utilisateur, sa méthode. Pour cette raison, Antalis.frmet à votre disposition 5 modes de recherche produit.
14
3
2
5
RECHERCHER UN PRODUIT
13
RECHERCHE PAR MOT CLE
Entrez un ou des mots clés relatif (s) au produit recherché.Antalis.fr vous affichera une liste de choix contextualisés.
Continuez à taper et le choix s’affine. Vous pouvez également renseigner un ou des codes articles Séparés par une virgule
Résultats sont affichés1
2
1
2
Important !
On peut rechercher
les codes articles Xerox
par cette méthode
003R97103 pour
Xerox Colotech
Natural White
100gsm A3
RECHERCHER UN PRODUIT
14
RECHERCHE MULTICRITERE
Le moyen le plus simple pour retrouver un produit :
4 univers de Produits :
1. Papier, carton et enveloppes
2. Visual Com & Signalétique
3. Emballage & Stockage
4. Produits d’Hygiène
Choisissez la catégorie de produit.
Puis en sélectionnant les différents
Critères, par la technique de
l’entonnoir, retrouvez le ou les produits
recherchés.
Aucune séquence particulière n’est à respecter.
La recherche peut débuter par n’importe quel critère : Couleur, Format, certification etc…
Vous pouvez également sélectionner plusieurs valeurs du même critère en gardant la touche CTRL enfoncée
lors de l’opération de sélection.
Les produits Xerox
sont intégrés à
Papier, Carton, Enveloppes
RECHERCHER UN PRODUIT
15
RECHERCHE MULTICRITERE
En déterminant les critères
Sur les attributs produits….
…vous retrouvez dans la liste de
Résultats les produits
correspondants.
Pour l’exemple les critères :
• Couleur du produit: : Jaune & Golden
• FSC/PEFC : FSC
• G/M2 : 120 g & 170g
• Format : 70x100
RECHERCHER UN PRODUIT
16
Vous disposez du ou des codes articles des produits recherchés :
Indiquez les et cliquez sur l’icone caddie
Antalis.fr vous offre la possibilité d’utiliser cette
fonctionnalité pour passer plusieurs codes articles
en même temps. Cela se paramètre dans
[Mon Compte/Préférences/commande Express/Formulaire]
1
Commande Express
RECHERCHER UN PRODUIT
17
2
Commande Express (Option formulaire)
1. Code article
2. Unité de cde
3. Quantité
4. Référence « Client » (facultatif)
5. Ajouter au caddie
6. Possibilité de mettre une référence sur l’entête de commande
RECHERCHER UN PRODUIT
18
MODE CATALOGUE
Choisissez une famille de produit, voir une marque
En passant la souris sur l’onglet « Catalogue »
En cliquant sur l’onglet « Catalogue »
1
2
Les 2 modes vous amènent au même résultat.
LE PANIERValidation de commande
19
3
LE CADDIE: Commande (1ère partie)
20
Le détail de votre caddie est présent sur l’entête
d’antalis.fr et vous permet d’y aller à tout moment en
cliquant dessus.
1. Visualisation du nombre d’article contenu.
2. Visualisation du nombre d’échantillon
3. Le poids de la commande.
Important : Si l’utilisateur se déconnecte avant
d’avoir finalisé sa commande, le site lui
proposera de conserver sa commande en cours :
A la connexion suivante, l’utilisateur aura la
possibilité d’accéder directement au caddie pour
valider sa commande (en passant par l’entête) ou
bien de compléter cette même commande.
LE CADDIE
21
Commande (Partie 2)
1
2
3
Le caddie est composé en 3 parties:
Détail des produits commandés avec :
1. Code article
2. Date de livraison
3. Prix unitaire
4. Total HT par ligne de commande.
5. Référence du client (optionnelle)
Livraison :
1. Adresse de livraison par défaut
2. Option de choix d’une autre adresse
de livraison (préalablement enregistrée par
l’équipe commerciale).
3. Consigne ponctuelle de livraison.
NB: les infos d’étage, de hall , de moyens
à mettre en œuvre pour les livraisons, sont
enregistrées dans le dur par les équipes
commerciales.
Règlement :
4. Poids de la commande
5. Total hors taxe
6. Frais sur services
7. Type de règlement : Normal ou cartes bancaires
LE CADDIE Détail du panier et de ses fonctions.
22
1. Votre référence de commande : Référence propre du client (non obligatoire) . Celle-ci sera présente sur la facture et le Bon de livraison.
2. Prix et disponibilité s: Permet de contrôler en temps réel , les disponibilités de stock, et la date de livraison , ainsi que les prix négociés.
3. Sauvegarder : Il est possible de sauvegarder la commande en cours afin de pouvoir l’exploiter les fois suivantes. Pratique sur des
dossiers ou des besoins constitués récurrents : un dossier client, des besoins d’un service,….
4. Référence de la ligne de commande (optionnelle): Une commande peut contenir plusieurs produits affectés à des N° de cdes
différents. C’est géré sur antalis.fr.
5. Validation par étape : La finalisation de la commande peut se faire directement : Livraison + règlement sur le même écran,
ou procéder par étape en choisissant cette option.
LE CADDIE Les adresses de livraison
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En cliquant sur l’icône , l’utilisateur ouvrira la fenêtre permettant de filtrerEt choisir une adresse préalablement enregistrée par l’équipe commerciale.
Note : Chaque Utilisateur peut paramétrer une adresse par défaut : Mon Compte/Profil/Adresses
Dans le cas d’un nombre important d’adresse de livraison, l’utilisateur peut filtrer par n’importe lequel des critères :Ville, Code Postal, Adresse, Nom.
LE CADDIE : Choix du mode de règlement et validation
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Une fois que les articles sont choisis, que l’adresse de livraison est définie, il ne reste qu’a choisir le mode de règlement.
1. Normal : délais et conditions négociés par nos équipes commerciales.
2. Carte Bancaire : La carte bancaire comprend les cartes VISA & MASTERCARD mais également les CARTES D’ACHATSPUBLIQUES.Information importante : Lors de l’enregistrement de commande avec paiement par carte, seule est fait une demande
d’autorisation auprès de l’établissement bancaire (durée de vie : 7 jours calendaires). Le prélèvement de la somme sur le compte, n’est effectif qu’une fois la livraison effectuée. Dans le cas d’une livraison supérieure à J+3, le paiement par carte bancaire n’est pas proposé afin d’éviter, les dépassements de date d’autorisation.
CONFIRMATION
DE COMMANDE
259
CONFIRMATION DE COMMANDE
26
L’utilisateur, après validation de sa commande reçoit 2 accusés de réception :
1. La première à l’écran reprenant le N° de commande
2. Le détail des produits commandés et la date de livraison.
3. L’adresse de livraison.
4. Le montant de la commande (HT , TVA, TTC)
Accès
Au guide utilisateur
intégrale
27
10