1

FACULTE DE DROIT,D’ECONOMIE,DE GESTION ET DE FACULTE DE DROIT,D’ECONOMIE,DE GESTION ET DE FACULTE DE DROIT,D’ECONOMIE,DE GESTION ET DE FACULTE DE DROIT,D’ECONOMIE,DE GESTION ET DE SOCIOLOGIESOCIOLOGIESOCIOLOGIESOCIOLOGIE

D E P A R T E M E N T G E S T I O ND E P A R T E M E N T G E S T I O ND E P A R T E M E N T G E S T I O ND E P A R T E M E N T G E S T I O N

PROMOTION : MIRAY

M E M O I R E DE MAÎTRISE EN GESTIONM E M O I R E DE MAÎTRISE EN GESTIONM E M O I R E DE MAÎTRISE EN GESTIONM E M O I R E DE MAÎTRISE EN GESTION

Option : Finances et comptabilité

Présenté par : RAZAFIMAHATOMBO Augustin

Sous l’Encadrement de :

Encadreur Pédagogique

Madame RANOROVOLOLONA Aimée Lucie

Enseignant chercheur

Encadreur Professionnel

Monsieur RAJAOMANANA Haja Directeur Adjoint au sein de l’ agence ARO Ampefiloha

Année universitaire 2007-2008

Session :19 novembre 2008

ANALYSE DU SYSTEME D’ORGANISATION COMPTABLE AU SEIN D’UNE AGENCE DE

LA COMPAGNIE D’ASSURANCE ARO Cas : Agence ARO Immeuble Ampefiloha

2

REMERCIEMENTS

Avant de commencer cet ouvrage, nous tenons à adresser nos sincères remerciements et

notre profonde reconnaissance à toutes les personnes sans qui, ce mémoire de fin d’études

n’aurait pas été réalisée.

A DIEU TOUT PUISSANT qui nous donne la vie, la force, la santé, le courage ainsi

que l’intelligence à travers son grand amour, durant toutes ces longues années d’études,

que la gloire soit à vous seul Seigneur.

Monsieur RAJERISON Wilson, Professeur titulaire, Président de l’Université d’Antananarivo

Monsieur RANOVONA ANDRIAMARO, Maître de conférence, Doyen de la faculté de

Droit, d’Economie, de Gestion et de Sociologie

Monsieur ANDRIAMASINANA Olivier , Maître de conférence, Chef de Département en

Gestion.

A Madame RAVALITERA Farasoa , Enseignant chercheur, Directeur du Centre

d’Etudes et de Recherches en Gestion

A Madame RANOROVOLOLONA Aimée Lucie , Enseignant chercheur au

Département Gestion, notre encadreur pédagogique qui n’a pas ménagé leur temps

précieux pour nous aider.

A Monsieur RAJAOMANANA Haja , Directeur Adjoint au sein de l’agence ARO

Immeuble Ampefiloha, notre encadreur professionnel.

A tout le personnel de l’Agence sous la direction de Monsieur RANDRIANANTENAINA Bien’Aimé, Directeur de l’agence ARO Ampefiloha qui nous a accueilli et permis d’effectuer ce stage.

A tous les enseignants permanents et vacataires du Département Gestion, qui nous ont dispensé beaucoup des connaissances en matière de Gestion durant la formation académique.

A tout le personnel administratif du département Gestion, qui nous a accueilli avec

générosité au sein du leur.

A ma très chère famille

Sans qui je ne serai jamais arrivé à terminer mes études.

Pour votre persévérance malgré les difficultés de la vie, pour votre tendresse et vos

encouragements, réjouissez car vos efforts sont couronnés à présent.

A tous mes amis ainsi que ceux qui m’ont aidé, de près ou de loin, dans la réalisation de

ce mémoire, de tout mon cœur je vous remercie.

3

LISTE DES ABREVIATIONS

Acc : Accident

AGF : Assurance Générale de France

AIRD : Aviation, Incendie et Risques Divers

Appro : Approvisionnement

ARO : Assurances, Réassurances et Omnibranches

CAE : Comptabilité Analytique d’Exploitation

CDI : Centre Documentation et Information

Ch : Chèque

Compta : Comptabilité

Compta Agences : Comptabilité Agences

DCR : Direction Contentieux et Recours

d : Département

dEE : Département Expertises et Enquêtes

DFP : Direction Financière et du Personnel di : Division

DI : Direction Inspection

d Inspect Compta : Département Inspection Comptable

dInspect Technique : Département Inspection Technique

DM : Direction Marketing

dMG : Département des Moyens Généraux

dSI : Département Système d’Information

dSA : Département Statistiques et Actionnariat

DTNV : Direction Technique Non Vie

FIARO : Financière d’Investissement ARO

J.C : Journal de caisse

J.O.F : Journal des opérations financières

J.O.T.D : Journal des opérations techniques et diverses

MAMA : Mutuelle d’Assurances Malagasy

PCG : Plan Comptable Générale

PO3C : Prévoir, Organiser, Commander, Coordonner, Contrôler

s : Service

TGCG : Tableau de grandeurs caractéristiques de gestion

4

LISTE DES FIGURES

FIGURE N°1 : FIARO Ampefiloha -Antananarivo ........................................................................ 6

FIGURE N°2 : Zone industrielle d’Andranotapahina – Antananarivo .......................................... 7

FIGURE N°3 : AROTEL d’Antsirabe (2 ème ville industrielle de Madagascar) ............................. 7

FIGURE N°4 : Nouvelle immeuble A.R.O d’Ampefiloha – Antananarivo..................................... 7

FIGURE N°5 : Nouvel immeuble A.R.O Antsahavola II – Antananarivo...................................... 7

FIGURE N°6 : Premier salon des produits A.R.O à l’hôtel Madagascar HILTON ...................... 8

FIGURE N°7 : Part de marché de la compagnie ARO ..................................................................... 13

FIGURE N°8 : Organigramme fonctionnelle au sein de l’Agence ARO Ampefiloha

Antananarivo ........................................................................................................................................ 14

FIGURE N°9: Traitement des imputations ....................................................................................... 28

FIGURE N°10: Schéma de la procédure du système comptable centralisateur au sein de

la compagnie d’assurances ARO ........................................................................................................ 38

FIGURE N°11 : Trajet ou circuit des informations comptable ....................................................... 41

FIGURE N°12: Organisation des traitement comptable suivie par l’agence ................................. 53

FIGURE N°13 : Circuit court des traitements des informations / quittance ................................. 69

FIGURE N°14 : Organisation comptable selon le système informatique ....................................... 82

FIGURE N°15 : Modèle de Tableau de bord d’encaissement .......................................................... 87

5

LISTE DES TABLEAUX

TABLEAU N°1 : Ecriture comptable ............................................................................................... 29

TABLEAU N°2: Identification du code client ................................................................................... 40

TABLEAU N°3: Identification du code courtier .............................................................................. 40

TABLEAU N°4: Contenu dans le cahier de registre courrier ......................................................... 44

TABLEAU N°5: Circulations des documents comptable au niveau de service contrôle.............. 47

6

SOMMAIRE

REMERCIEMENTS

LISTES DES ABREVIATIONS

LISTES DES FIGURES

LISTE DES TABLEAUX

SOMMAIRE

INTRODUCTION GENERALE

PARTIE I : PRESENTATION DE LA COMPAGNIE ARO ET RAPP EL THEORIQUE

SUR LE SYSTEME D’ORGANISATION COMPTABLE

CHAPITRE I : PRESENTATION GENERALE DE LA COMPAGNIE ARO

SECTION 1 : Historique

SECTION 2 : Identification et environnement de l’entreprise ARO

SECTION 3 : Présentation de structure fonctionnelle au sein de la compagnie

d’assurances ARO

CHAPITRE II : ACTIVITES, LES PRODUITS D’ASSURANCE A RO ET LEUR

DISTRIBUTION

SECTION 1 : Activités de la compagnie ARO Agence 18 Ampefiloha

SECTION 2 : LES PRODUITS D’ASSURANCE

SECTION 3 : Réseaux de distribution

CHAPITRE III : THEORIE GENERALE SUR L’OUTIL DE GEST ION « SYSTEME

COMPTABLE »

SECTION 1 : Description de la comptabilité

SECTION 2 : Eléments constitutifs du système comptable

CONCLUSION PARTIELLE

PARTIE 2 : ANALYSE DU SYSTEME D’ORGANISATION COMPTA BLE

CHAPITRE I : ANALYSE DU SYSTEME D’ORGANISATION COMP TABLE DU

POINT DE VUE ADMINISTRATIF AU SEIN DE L’AGENCE ARO AMPEFILOHA

SECTION 1 : Procédure comptables adoptées par la compagnie d’assurance ARO

SECTION 2 : Points forts

SECTION 3 : Points faibles

7

CHAPITRE II : ANALYSE DU SYSTEME D’ORGANISATION COM PTABLE

PROPREMENT DIT

SECTION1 : Etude descriptive à la mise en oeuvre des procédures comptable

SECTION 2 : Points forts

SECTION 3 : Points faibles

CONCLUSION PARTIELLE

PARTIE III : PROPOSITIONS DES SOLUTIONS, RESULTATS ATTENDUS &

IMPACTS

CHAPITRE I : SUGGESTIONS D’AMELIORATION SUR LES PRO CEDURES

ADMINISTRATIVE ET COMPTABLE

SECTION 1 : Amélioration du circuit des informations comptables

SECTION 2 : Solutions concernant le traitement des informations administratives

CHAPITRE II : SUGGESTION D’AMELIORATION AU NIVEAU D U SYSTEME

D’ORGANISATION COMPTABLE PROPREMENT DIT

SECTION 1 : Perfectionner le système de travaux comptable

SECTION 2 : Amélioration du suivi de paiement des quittances termes

SECTION 3 : Mise en place d’un nouveau système comptable

CHAPITRE III : RESULTATS ATTENDUES ET IMPACTS

SECTION 1 : Résultats attendus

SECTION 2 : Impacts positifs et négatifs

CONCLUSION PARTIELLE

CONCLUSION GENERALE

LISTES DES ANNEXES

BIBLIOGRAPHIE

TABLE DES MATIERES

1

INTRODUCTION

Le présent travail est l’issu de trois mois de stage effectué au service de comptabilité

de la compagnie d’assurance ARO, en particulier dans son agence sise à Ampefiloha. Le

passage dans cette assurance, qui est un leader incontestable1 dans son domaine, nous a

permis de voir la situation entrepreneuriale actuelle.

L’assurance est un contrat conclu entre assuré et assureur. L’assureur s’engage à

indemniser l’assuré en cas de sinistre et en contre partie2, ce dernier doit payer un montant

appelé « PRIME ». Les mécanismes fondamentaux de l’assurance reposent d’une part sur le

principe de la mutualité, consistant à regrouper plusieurs personnes pour mettre en commun

les risques, afin de contribuer au règlement des sinistres frappant certaines d’entre elles, et

d’autre part sur la loi des grands nombres. De ce fait, l’assureur détient une masse de

capitaux, c’est-à-dire des primes encaissées qu’il devra gérer. En effet, l’assurance est

caractérisée par une inversion du cycle de production : le prix de vente ou la prime est

encaissée immédiatement alors que la prestation, le règlement de l’indemnité et le règlement

effectif de cette indemnité affichent un certain retard. Ainsi, en tant que prestataires de

service, les sociétés d’assurance comme ARO, NY HAVANA, etc. jouent un rôle important

au niveau de l’économie nationale, vu le volume des capitaux qu’elles reçoivent.

Un de ces éléments de gestion est l’outil de gestion « système comptable ». Une bonne

organisation de ce système procure à l’entreprise une bonne prise de décision à travers les

informations financières qui en découlent. C’est la raison pour laquelle l’objet de notre thème

portera sur l’« analyse du système d’organisation comptable », cas de l’Agence d’une

compagnie d’assurance ARO, Ampefiloha.

La problématique de ce thème dépend en grande partie de l’organisation du traitement

des informations brutes en vue d’obtenir les informations comptables justes et fiables afin

d’aider les responsables à prendre les bonnes décisions de gestion. En effet, l’organisation

comptable tient une place capitale à la bonne prise de décision. Et comme une analyse

suppose une décomposition, il faut connaître ses faiblesses en vue d’améliorer ses éléments de

gestion.

1 Cf. Figure N° 7 : ARO détient 59,70% du marché, tandis que NY HAVANA occupe 29,02% et MAMA tient les 8,87% 2 Présidence de la République de Madagascar, « Code des assurances applicables à Madagascar », Imprimerie nationale, 97 p

2

Notre objectif n’est pas seulement de finaliser les recherches effectuées, mais aussi,

d’une part, de constituer une sorte de synthèse pouvant être exploitée par les gestionnaires

comptables, et d’autre part, de faire connaître notamment une notion indispensable et

nécessaire à l’activité professionnelle des particuliers.

En d’autres termes, le présent mémoire a pour objectif d’apporter à la compagnie ARO

une amélioration aussi bien sur domaine gestion comptable que sur les relations du service

comptabilité avec les autres services.

Comme méthodologie, le stage effectué nous a permis de procéder à des enquêtes et

interview auprès de son personnel et de quelques clients mais surtout à la consultation des

documents relatifs à notre thème. Cependant, par souci de déontologie, il nous a été difficile

de peser et d’évaluer ce que nous pouvons et ce que nous ne devons pas dire dans notre

ouvrage. De plus, comme il n’est pas toujours aisé de déranger les agents dans leurs travaux,

les collectes de données ont été complétées par nos constatations et analyses personnelles.

Ceci étant, passons maintenant à l’aperçu de l’ensemble du plan qui nous semble

indispensable afin de mieux comprendre la teneur de ce mémoire.

Notre travail se divisera donc en trois grandes parties, dont :

• La première s’intitulera : « La présentation de la compagnie ARO et rappel

théorique sur le système d’organisation comptable » dans laquelle nous trouverons la

présentation générale de la compagnie ARO de MADAGASCAR, ensuite son activité, ses

produits et son réseau de distribution. Quelques rappels théoriques sur le système

d’organisation comptable achèveront cette partie.

• La deuxième partie aborde : « l’analyse du système d’organisation

comptable au sein d’une agence d’une compagnie d’assurance ARO, Immeuble

Ampefiloha ». Elle va nous permettre d’analyser le système d’organisation comptable du

point de vue administratif en premier lieu et à l’analyse du système d’organisation comptable

proprement dit, en second lieu.

• Et enfin, la troisième partie traite : « la proposition de solutions et résultats

attendus», à travers laquelle elle mentionnera les solutions concernant les points faibles sur

les procédures administratives et comptables. Nous terminerons ensuite avec les résultats

attendus suivi par les impacts positifs et négatif.

2

PREMIERE PARTIE : PRESENTATION DE LA COMPAGNIE ARO

ET RAPPEL THEORIQUE SUR LE SYSTEME D’ORGANISATION COMPTABLE

3

PARTIE I : PRESENTATION DE LA COMPAGNIE ARO ET RAPP EL THEORIQUE

SUR LE SYSTEME D’ORGANISATION COMPTABLE

Pour mieux cerner notre étude, nous diviserons en trois chapitres la présente partie: le premier

sera consacré à la présentation de la compagnie d’assurances ARO, le deuxième se penchera

sur son l’activité, le produit et leur distribution et le dernier rappellera la théorie générale sur

l’outil de gestion, plus particulièrement le système d’organisation comptable.

CHAPITRE I : PRESENTATION GENERALE DE LA COMPAGNIE ARO

Nous pensons que la présentation de la compagnie d’assurance ARO à Madagascar,

c’est-à-dire l’établissement où nous avons effectué notre stage pratique, s’impose en premier

lieu avant de passer par son analyse.

Qu’est ce que ARO ?

SECTION 1 : Historique

Trois étapes fondamentales marquent l’histoire de l’assurance ARO :

- A.R.O et ses origines : 1935 - 1974

- A.R.O en marche : 1975 - 1987

- A.R.O et l’horizon 2000

1-1 : ARO et ses origines :

A l’origine, ARO était une émanation du Groupe LA PRESERVATRICE 3qui était

une Société Anonyme de Droit Français, fondée à Paris en 1864.

Avant de devenir une compagnie nationale d’assurance en 1975, ARO a passé par plusieurs

étapes, dont la spécificité et les péripéties sont étroitement liées à l’évolution historique et

politique malgache.

1-1-1: Agence Générale puis Délégation Générale de l’Océan Indien du Groupe

Français : LA PRESERVATRICE (1935-1970)

Une Agence Générale sise à Antaninarenina (Antananarivo) a été ouverte en 1965.

La délégation Générale sise à Antsahavola a été inaugurée en 1965 sous la conduite de

Monsieur Jean DUJARDIN.

Or, compte tenu de l’évolution socio-économique et politique, née de la décolonisation, la

nécessité de la création d’une compagnie de Droit Malgache se fit sentir.

Cela conduit sans doute à la création de la première compagnie d’Assurances de Droit

Malgache « NY HAVANA » en 1968.

3 Assurance ARO, « Généralité sur les assurances », CDI ARO, 1999, 36p

4

En 1970, la politique de Malgachisation s’accentuait encore plus et Monsieur Pascal

RAKOTOMAVO fut nommé SECRETAIRE GENERAL DE LA DELEGATION

GENERALE DE L’OCEAN INDIEN.

1-1-2 : ARO en marche : 1970-1974

En 1974, LA PRESERVATRICE devint une société anonyme de Droit Malgache avec

une nouvelle dénomination : PRESERVATRICE MADAGASCAR.

C’est à partir de cette année que cette dernière et NY HAVANA opèrent à Madagascar et

avaient à leur tête un administrateur délégué commun en la personne de Monsieur Michel

FRUGIER.

Héritière de la PRESERVATRICE du temps de la colonisation et de la décolonisation, mais

fille du mouvement populaire et progressiste des années 1971-1972, ARO porte profondément

en elle la marque de cette double appartenance contradictoire. De ce fait, il s’agit pour elle, et

sans doute tout au long de son existence, de relever un double défi :

- Poursuivre et développer dans un cadre économique et sociopolitique en évolution,

l’œuvre de la PRESERVATRICE et surtout la gestion, la compétence, et la performance.

- Promouvoir le développement de la société par le biais des résultats quantitatifs et

qualitatifs substantiels et permanents.

1-1-3 : ARO : SYMBOLE, MESSAGE, STRATEGIE

SYMBOLE : Car l’avènement dans l’histoire de la compagnie marque la réalisation ou le

triomphe de deux idées forces, les plus mobilisatrices et sans doute les plus fondamentales de

toute l’histoire malgache, depuis plus de soixante dix ans, à savoir : indépendance et

malgachisation.

MESSAGE : car le nom ARO est destiné à la clientèle. Elle signifie PROTECTION,

DEFENSE, TOUT CE QUI SERT A PROTEGER.

STRATEGIE : le nom ARO est le fruit d’une recherche collective -les ressources humaines-

ce qui implique la participation de l’ensemble du personnel pour assurer la bonne marche de

l’entreprise.

1-2 : A.R.O en marche : 1975 – 1987

Cette période peut divisé en trois grandes parties :

- 1975 à 1979

- 1980 à 1984

- 1985 à 1987

5

1-2-1 : 1975 - 1979 : Des années "héroïques" marquées par une forte

expansion

Au cours de cette période et bien des fois, la motivation, la solidarité, le dévouement,

l'esprit de "débrouillardise" des cadres et du personnel, palliaient à l'inexpérience, au manque

des moyens adéquats... pour faire face aux difficultés, s'imposer sur le marché, et pour

montrer que les nationaux étaient capables non seulement de faire fonctionner l'entreprise

aussi bien que les expatriés mais de mieux la diriger et de mieux la faire marcher dans l'intérêt

national. Les péripéties de la mise en place de l'UNITE INFORMATIQUE et de l'I.S.A. à

l'époque qui demandèrent plusieurs nuits de veille aux responsables et au personnel en sont

l'une de nombreuses illustrations.

L'"ENEMAN'NY ARO" ou LES SIX JOURS DE ARO" qui eurent lieu du 17

au 23 Mai 1977 constitue l'un des événements les plus marquants de cette période.

1-2-2 : 1980-1984 : L'amélioration de l'organisation interne et l'intensification

de la décentralisation dans le cadre d'une conjoncture socio-économique en crise :

En raison de leurs compétences en matière économique, financière et

commerciale, MM. RAKOTOMAVO Pascal et ANDRIAMANERASOA Nirina,

respectivement Directeur Général et Directeur Général Adjoint, furent nommés en 1982,

Ministre des Finances et de l'Economie, et Ministre de la Production Agricole et de la

Réforme Agraire afin de participer au redressement progressif de cette situation économique

catastrophique. Aussi, la Compagnie fonctionna-t-elle sous la direction pratique d'un Conseil

de Direction composé par le Directeur Commercial, le Directeur Technique et le Directeur

Administratif et financier mais supervisé par les deux hauts responsables susnommés. M.

Bruno RABARY, nommé Directeur Général Adjoint en 1982 fut principalement chargé de la

direction des affaires courantes tandis que M. ANDRIAMANERASOA reprit en mains les

rênes de la Compagnie à la fin de son mandat ministériel en se chargeant de l'orientation

générale et de la conduite des activités de Réassurances.

La nécessité impérieuse de franchir un nouveau pas dans sa marche en avant,

au sein de cet environnement en triste état obligea la Compagnie à s'assigner comme

OBJECTIF PRINCIPAL l'amélioration de l'ORGANISATION INTERNE qui allait de pair

avec l'intensification d'une politique de DECENTRALISATION PROGRESSIVE ET

EFFECTIVE.

Aux yeux de la Compagnie en effet, cette décentralisation était considérée, non

pas comme un slogan à la mode qu'il convenait de suivre pendant un certain temps, ni même

6

Figure n°1

comme un ensemble d'actions ponctuelles liées à une conjoncture donnée, mais comme une

STRATEGIE GLOBALE A LONG TERME exigée par l'évolution interne de la Compagnie,

par l'héritage historique de la situation nationale et par les impératifs des mutations multiples

au niveau international.

1-2-3 : 1985 - 1987 : Les années charnières :

Le constat explicite par la Compagnie à partir de l'année 1985 d'une mutation

de la Société Malagasy en raison de plusieurs facteurs au premier chef desquels les difficultés

économiques et financières traversées par le pays, l'amena à réajuster progressivement sa

stratégie et ses méthodes pour faire face aux nouveaux changements structurels qui étaient en

train de se préparer.

Aussi, les années 1985/1986/1987 peuvent-elles être considérées comme une

étape charnière consacrée à d'intenses réflexions et de recherches sur les contours et les

composantes du nouveau contexte socio-économique, sur leurs répercussions sur le secteur

des Assurances, et à la mise en place d'une stratégie, des tactiques et des moyens adaptés à

l'environnement national et international ainsi qu'à l'évolution interne de ARO, pour les

années à venir.

1-3 : A.R.O et l’horizon 2000

S’inscrivant dans un contexte socio-économique et politique caractérisé par la

libéralisation, la privatisation et la réhabilitation des entreprises, les fluctuations de change, la

chute de la parité du franc malagasy, l’aiguisement de la concurrence, et la crise politique de

1991 avec toutes ses conséquences, la compagnie était obligé d’opérer non seulement une

profonde restructuration mais aussi de nombreuses innovations dans tous les domaines et dans

tous les niveaux.

Elle s’ouvre en quelque sorte par la publication en mars 1988 du PROJET

D’ENTREPRISE A.R.O qui va servir de guide pour l’action stratégique, de catalyseur de

mobilisation pour les ressources humaines, de vecteur de

cohérence et d’intégration pour l’ensemble des actions à moyen

terme et de mesure de performance des résultats.

C’était encore à cette époque que la société spécialisée

dénommée FIARO (FINANCIERE D’INVESTISSEMENT

ARO) fut créée pour l’exercice autonome de l’ACTIVITE

FINANCIERE DE A.R.O.

7

Figure n°2

Figure n°3

Figure n°4

Figure n°5

Par la notoriété qu’elle a sue acquérir progressivement depuis sa création, sur le plan

national, régional et international, FIARO est fréquemment sollicité par les organismes

institutionnels internationaux comme la banque mondiale et ses filiales, sinon à être le chef de

file de la partie malagasy dans un certain nombre d’initiatives lancées en commun, tout au

moins y participer activement.

1995 : 20ème anniversaire de A.R.O

A part l’organisation de plusieurs manifestations, A.R.O a marquée cet anniversaire par

plusieurs constructions, preuves de la solidité financière de la compagnie.

Construction de la zone industrielle d’Andranotapahina -

Antananarivo

Extension du complexe hôtelier AROTEL d’Antsirabe (2ème ville industrielle de Madagascar)

Construction du complexe commercial et administratif

d’Ampefiloha - Antananarivo

Construction d’un immeuble à Sambava (nord de

Madagascar)

2000 : 25 ème anniversaire de A.R.O

Diverses manifestations socio - culturelles et sportives

12/07/03 : inauguration du nouvelle immeuble A.R.O

d’Ampefiloha - Antananarivo

Décembre 2003 : Inauguration du nouvel immeuble

A.R.O Antsahavola II – Antananarivo

8

Figure n°6

2005 : 30ème anniversaire de A.R.O

A.R.O arbore toujours une solidité financière inégalée et conforte sa place de leader sur le

secteur d’Assurance.

A part l’organisation de diverses manifestations socio - culturelles et sportives dans

tout Madagascar, les dates ci-après sont à retenir :

22 juin 2005 : pose des premières pierres pour la construction d’un immeuble à

Antalaha (nord de Madagascar)

23 -24 juin 2005 : premier salon des produits A.R.O à

l’hôtel Madagascar HILTON, dont l’objectif est de jouer

la transparence avec la clientèle et le grand public.

Comme nous avons détaillé ci-dessus l’histoire de la compagnie, depuis sa naissance

jusqu’à nos jours, nous parlons dans la section suivante son identification et son

environnement.

SECTION 2 : Identification et environnement de l’entreprise ARO

2-1 : Identification de la compagnie4

Raison sociale : Assurances-Réassurances-Omnibranches

Type d’entreprise : Secteur Assurances Réassurances

Date de constitution : ARO EX-PRESERVATRICE

1935 : Immeuble ex-Prisunic

1965 : Immeuble à Antsahavola

1975 : Dénomination ARO

Objet social : garantir la sécurité des personnes en cas de sinistre

Forme juridique : Société Anonyme

Siège social : 77, Rue Solombavambahoaka Frantsay- Antsahavola

Adresse postale : Boite postale N°42-Antananarivo 101

Numéro téléphone : 22 201 54

Numéro téléfax : 34464

Numéro télex : 22 265 AROSUR

4 Assurance ARO, « Généralité sur les assurances », CDI ARO, 1999, 36p

9

Adresse Informatique : aro1@wanadoo.mg

Numéro statistique : 66011 11 1948 1 10004

Numéro quittance : 29073B du 06/09/00

Numéro d’identification fiscale : 105001942

Numéro au registre de commerce : 6764 Antananarivo

Capital : 7 013 300 000 Ariary ou 35 066 500 000 fmg (Etat 73,36%, Personnel ARO 6,28%,

Société Nationale de Participation (SONAPAR) 6,59%, Société de Gestion et de

Recouvrement (SGR) 2,93%, Autres porteurs : 10,84%)

Chiffre d’Affaires 2007 : 52 933 700 000 Ariary

2-2 : Environnement

2-2-1 : Environnement interne

Trois ressources permettent de refléter l’environnement interne de l’entreprise :

- Ressources Humaines

- Ressources Financières

- Ressources Matérielles

2-2-1-1 : Ressources Humaines

L’effectif de la compagnie ARO n’est pas élevé ; comptant au départ plus de 30

personnes, il compte aujourd’hui environ plus de100 personnes.

Pour ARO, même si la plupart de son personnel sont relativement jeunes, il y a encore

ceux qui sont très expérimentés, à cause de leurs anciennetés. La présence de ces derniers

favorise le dynamisme et la rapidité du travail.

Les actions de formations demeurent néanmoins sélectives. La formation des employés

reste prioritaire. Des formations à l’embauche ainsi que des formations de recyclage sont

entreprises pour assurer l’acquisition du savoir faire.

Toujours dans le cadre de la gestion du personnel, chaque responsable tient un tableau

de bord pour le suivi minutieux de ses tâches et des performances réalisées par chacun.

2-2-1-2 : Ressources Financières

La gestion financière est importante pour la compagnie. Le fonctionnement de cette

dernière dépend de la capacité et de la compétence des gérants.

A chaque fin d’année, la compagnie propose un budget prévisionnel pour l’année

suivante. Ce budget indique les prévisions des recettes et les prévisions des dépenses.

- Les recettes :

Les recettes sont obtenues à partir des :

10

-primes

- placements financiers

� La prime :

C’est la prestation payée par l’assuré en contre partie de la garantie acquise. Cette

prime est composée de :

� prime nette

� accessoires

� taxe d’enregistrement

� TVA

� Placement :

Pour ses budgets de trésorerie excédentaire, la compagnie réalise des placements

afin de les fructifier. Toutes les activités d’investissement financier de ARO sont gérés par la

dite FIARO (Financier d’Investissement de ARO). Par ce, la compagnie essaie de rentabiliser

les fonds mis à disposition par la communauté des assurés. Ainsi, à part la réassurance, les

restes du placement seront utilisés à titre de :

Placement numéraire : auprès des organismes financiers et servant pour le bon

de trésor ; LOVA (Lelavola Omena fa Vary ho Antsika) et bon de caisse. Ce qui permet

d’accroître rapidement la puissance financière de la compagnie du fait de l’effet

multiplicateur.

Prêts hypothécaires : les prêts accordés à l’emprunteur sont soumis en

contrepartie à une garantie, une hypothèque, un immeuble, une voiture, un terrain …

D’investissement immobilier : incombe les achats et acquisition d’immeuble,

de terrain, de construction ; ce qui renfloue de portefeuille des valeurs mobilières de la

compagnie.

Participation financière : c’est un partenariat financier fait avec d’autres

sociétés pour rentabiliser au mieux l’effet multiplicateur, par une diversification stratégique

d’assurance en soi, suivant les normes rationnelles internationales. La compagnie bénéficie de

ce fait, des rendements des actions (dividendes), des plus values obtenues par la revenue de la

participation acquise et la cession d’immobilisation (à condition qu’elle rapporte à la

compagnie la plus-value escomptée).

Il est à noter que sur le capital risque, FIARO investit dans les projets ayant des

perspectives de très forte croissances et susceptibles d’apporter le maximum de profit. Le

financement concerne donc en générale de jeunes entreprises. Sur le plan capital

11

développement, FIARO intervient dans le financement des entreprises ayant une certaine

maturité, et qui voudraient étendre leurs activités.

- Les dépenses :

Les dépenses effectuées par la compagnie englobent en générale les rubriques

suivantes :

-Les paiements de sinistres

-L’acquisition des fournitures de bureau

-Le règlement des impôts

-Le paiement des rémunérations du personnel

2-2-1-3 : Ressources Matérielles

La gestion matérielle de l’entreprise est seulement basée sur les moyens de

communication efficaces .L’entreprise est dotée de moyens de communication de pointe

articulés autour d’un réseau informatique et d’une connexion permanente à Internet à haut

débit. Ainsi, elle privilégie les communications par e-mail afin de réduire le coût de la

communication et même de rendre l’information plus rapide. Il n’est pas étonnant alors si tous

les intervenants importants de l’entreprise disposent d’une adresse e-mail personnelle de leurs

choix.

Cela suppose que l’entreprise dispose aussi sa propre adresse électronique qui est : www

aro.mg

Outre l’utilisation d’Internet avec ce que cela suppose comme efficience, l’entreprise est

dotée d’une flotte très importante de téléphones afin que tous les interlocuteurs utiles soient

joignables à tout moment.

Par ailleurs, l’entreprise dispose de toutes les facilités classiques de

communication, à savoir : Tél. : (+261) 20 22 201 54 – Fax : (+261) 20 22 344 64 /22 226 55

et la télécopie : 22 243 03

2-2-2 : Environnement externe

Pour mieux comprendre le contexte dans lequel évolue la compagnie

d’assurance ARO, une présentation au préalable des forces extérieures s’impose. Ces derniers

influent de manière prépondérante sur le cycle de fonctionnement de ARO.

Ainsi, par la suite, nous allons voir une présentation succincte aussi bien des

partenaires que des concurrents.

12

2-2-2-1 : Partenaires

Dans le but de pouvoir mieux entreprendre la gestion des sinistres et des

garanties souscrites aux profits de ses clients, l’assurance ARO travaille de concert avec de

nombreux Réassureurs de très grande envergure et de renommée Internationale tel que :

•AFRICA-RE

•MUNICH-RE

•BEST-RE

•CCR-PARIS

• PARTNER-RE; ZEP RE; Axa corporation solution

2-2-2-2 : Clients

En règle générale, la compagnie ARO Antsahavola commercialise ses produits et

services non seulement à des clients particuliers, professionnels mais aussi et surtout à des

clients entreprises. De ce fait, il serait fastidieux de faire un check liste par rubrique principale

de sa propre clientèle. Donc, ces derniers seront classifiés selon leur représentation par rapport

aux chiffres d’affaires :

� Clients stratégiques

� Gros clients

� Moyen clients

2-2-2-3 : Concurrents

Depuis la libération du secteur d’assurance à Madagascar, l’implantation de

nouvelles compagnies d’assurances se fait de plus en plus observé.

Toutefois, l’assurance ARO ne semble pas menacer par la concurrence grâce à sa

grande capacité financière de et à l’envergure de son réseau de distribution, qui couvrent toute

île. Au contraire, pour affronter la concurrence, elle ne cesse de poursuivre ses activités et de

promouvoir la qualité de ses prestations actuelles et futures.

Parmi ses concurrents potentiels on peut citer : NY HAVANA, COLINA, AGF,

MAMA, AVOTRA. Parmi ces concurrents, ARO est le leader sur le marché Malgache des

assureurs en détenant 59,70% de parts dans tout secteur confondues.

Le graphique à la page suivant présente la position de ARO devant ses concurrents

suivant le critère part de marché :

13

PART DE MARCHE/MARKET SHARE 2007

59,70%

8,87%

0,85%1,56%

29,02%ARONY HAVANAMAMACOLINA AGF

Figure n°7: Part de marché de la compagnie ARO

Source : ARO (Rapport annuel exo-2007)

SECTION 3 : Présentation des structures fonctionnelles au sein de la compagnie

d’assurances ARO

Deux structures fonctionnelles présentent la structure organisationnelle de la

compagnie ARO :

- organisation du Siège Antsahavola5

- organisation au sein de l’agence

3-1 : Identité de l’agence ARO Ampefiloha :

L’agence ARO Ampefiloha a été en ligne depuis l’année 2003 à l’immeuble ARO

Ampefiloha à Antananarivo, grâce à la demande clientèle et l’augmentation de ce dernier. La

recherche d’une plus grande capacité d’accueil dans la capitale justifie le choix de l’extension.

3-2 : Organigramme fonctionnel :

L’organigramme est la représentation graphique d’une structure qui nous montre la

constitution du travail.

Un nouveau code d’organisation a été formalisé, concrétisé et systématisé pour définir

les attributions des responsables des différentes directions, départements, services et points de

vente. Parmi les trois organigrammes (Divisionnaire, matriciel et fonctionnel), la compagnie

d’assurance ARO applique l’organigramme fonctionnel.

Nous allons présenter sur la figure ci-dessous l’organigramme au sein de l’agence ARO

Immeuble Ampefiloha :

5 Cf. Annexe I, « organigramme fonctionnel de la compagnie d’assurance ARO, Siège Antsahavola »

14

Source : ARO Agence Ampefiloha

Figure n°8 : Organigramme fonctionnelle au sein de l’Agence ARO Ampefiloha Antananarivo

DIRECTEUR D’AGENCE Mr Bien’Aimé

RANDRIANANTENAINA

DIRECTEUR ADJOINT CHARGE DE L’ADMINISTRATION Mr Haja RAJAOMANANA

CHARGE DE LA CLIENTELLE Mme Faraniaina RAVELOMIALISATA

PRODUCTION IRD Mr Naina

RAMAROMANDRAY

PRODUCTION VIE/MARITIME

Mme Lalao RAHARISOA

GESTIONNAIRE ADMINISTRATIF

DE PORTEFEUILLE Mr Herindranto

RAJERI SON

COMPTABLE Mr Fabien F

RAKOTOARIVELO

SINISTRE SANTE/VIE Mme Brigitte

RAZAFINDRAZAKA et Mr Tsiry

RAMAHANDRY

SINISTRE TERRESTRE

Mme Myriam ANDRIANARISON

CAISSE Mme Viviane

RASOAMORA

COURSIER Mr Herinjatovo

ANDRIAMILANTOARIMANITRA

PRODUCTION AUTO Mme Danie Harimina

RAKOTONDRAVAO et Mme Henriette

VOAHANGINIRINA

14

15

3-3 : Attributions :

� Directeur d’Agence :

Etant un premier responsable, il assure les trois tâches différentes :

- tâche administrative

- tâche technique

- tâche commerciale

� Tâche administrative :

- Il assure la gestion du personnel, le respect de la discipline

- Il propose des sanctions

- Il est la porte parole des personnels aux directions générales

- Il élabore le programme de travail annuel

- Il supervise la gestion globale de l’agence

- Il approuve les budgets de l’agence avant l’envoi au siège

- Il veuille au respect de procédure et des règles de souscription

- Il est le représentant de la direction générale

� Tâche technique :

- Il adopte la politique et la stratégie commerciale de la compagnie en collaboration avec

agents commerciales

- Il élabore le programme de travail annuel

- Il signe les divers contrats dans la limite du pouvoir du siège comme le cheque, le bordereau

de sinistre

� Tâche commerciale :

- Il conçoit le plan stratégique

- Il assure les relations partenariales

� Directeur Adjoint chargée de l’administration :

L’Adjoint au Directeur est le deuxième responsable après le Directeur et son rôle consiste à :

- remplacer le Directeur en son absence.

- assure le bon fonctionnement de l’agence et entame les travaux du directeur, par exemple :

prise de décision, signature (chèque, contrat, avenant, prise de décision)

- vérifier le journal et les pièces de la caisse

- superviser les agents commerciaux et les produits

- établir le contrat, le relevé de comptes, et les factures

- assister la concertation c’est-à-dire la réunion commerciale et technique

16

� Comptable

Son rôle consiste à :

- assurer la présentation de l’information sur la situation budgétaire

- enregistrer toutes les opérations financières

- établir les frais de fonctionnements, c'est-à-dire, les dépenses effectuées par la société

- vérifier les journaux des caisses

- effectuer l’état de rapprochement bancaire

- justifier le sinistre, l’état de réconciliation

- régler les commissions

- assainir les comptes

� Caissière

Son rôle est d’ :

- encaisser les recettes et décaisser les dépenses

- enregistrer le paiement de la cotisation d’assurance dans la facture

� Chargée de la clientèle

Responsable production et sinistre (TERRESTRE, MARITIME et VIE)

- Les producteurs :

- Renseigner les clients sur les diverses garanties de la compagnie

- Rédaction du contrat ou condition particulière ainsi que l’attestation d’assurance pour le

nouveau client

- Renouvellement des contrats et des attestations en cas de besoin

- Etablissement des numéros de comptes et police d’assurance pour des nouveaux contrats

- Préparation des bordereaux de production avant de les envoyer aux services comptables

- Transformation du contrat

-Envoi du bordereau de production

- Les services sinistres

Il existe trois types de sinistres comme :

- Le sinistre auto ;

- Le sinistre santé ;

- Le sinistre divers.

Ses tâches consistent aux :

- déclaration d’accident

- établissement des bordereaux sinistres avant de les envoyer aux sièges

- réception de la déclaration de sinistre venue de la clientèle

17

- réclamation des pièces manquantes

- appréciation de la garantie et de la responsabilité

- échange de correspondance : courrier ou par téléphone entre assureur, assuré,

et tiers

- règlement : décompte, saisi sinistre sur V9

- enregistrement sinistre et divers

- évaluation, instruction, et étude de dossier (garantie, exclusion)

� Gestionnaire Administratif

Il est sous la responsabilité de l’Adjoint au Directeur commerciale dont le rôle

consiste à :

- La recherche et à la gestion des méthodes rentables d’augmentation des résultats de vente

- Superviser et aviser les clients

- Occuper la commercialisation du produit d’assurance.

- Gérer les portefeuilles

- Satisfaire la clientèle

- Service après vente, conseil

- Maîtriser tous les produits en vue de donner des renseignements plus clairs aux clients

- Recevoir la clientèle qui a pour but de souscrire un contrat

Présenter le contrat afin qu’il puisse l’apprécier et le signer

� Coursier

Chargé d’assurer les liaisons avec les correspondants extérieurs en ce qui concerne les clients,

le Siège, les fournisseurs et généralement les entités qui ont des relations de travail avec notre

agence :

- remettre ou récupérer les courriers

- effectuer les règlements auprès de la banque

- gérer le stock de fournitures et imprimés de service et donc d’en assurer la commande ou

l’achat pour éviter toute rupture de stock.

- Classer les dossiers imprimés de travail ainsi que les documents de service (notes, PV et

circulaires). L’objectif étant d’avoir un classement et un rangement agréables qui facilitent

les recherches.

En un mot, ce premier chapitre nous permet de reconnaître, en gros, la présentation

de la compagnie à travers :

18

° Son historique dans un premier temps,

° Son identité et son environnement, en second temps,

° La présentation générale de l’agence de la compagnie d’assurance ARO, en

particulier celle qui se trouve à Ampefiloha.

Bref, ce premier chapitre a abordé la présentation générale de la compagnie. Il a

spécialement mis à jour son parcours, son identité, ainsi qu’à son environnement et sa

structure organisationnelle.

Après avoir présenté la compagnie d’assurance ARO, nous continuons par ses

activités, ses produits et leur distribution.

19

CHAPITRE II : ACTIVITES, LES PRODUITS D’ASSURANCE A RO ET LEUR

DISTRIBUTION

Le présent chapitre se subdivise à son tour en trois sections : la présentation des différentes

branches d’activité de la compagnie ARO d’abord, ses produits ensuite, et ses moyens de

distribution à Madagascar enfin.

SECTION 1 : Activités de la compagnie ARO, Agence 18 Ampefiloha

La Compagnie d'Assurances ARO est une INSTITUTION FINANCIERE

caractérisée par deux activités indissociables : celle d'Assureur et celle de Financier.

1-1. - ARO, ASSUREUR ET REASSUREUR

La première vocation de ARO est d'effectuer toutes les opérations d'assurances

et de réassurances autorisées à Madagascar.

1-1-1 - ASSURANCES

Ainsi, elle pratique :

- les assurances terrestres (automobile, incendie, toutes les assurances de

responsabilités civiles, bris de glaces, vols, phénomènes naturels, engineering, pertes

d'exploitation, assurances vie, accidents, maladie, etc. ...) ;

- les assurances transports (corps de navire, facultés aériennes, maritimes et

terrestres, responsabilité des transporteurs) ;

- les assurances liées à l'aviation (corps d'aéronefs, responsabilité civile, ...)

- les assurances agricoles (assurances récoltes sur pied, mortalité de bétail) et

généralement toutes les assurances pratiquées à Madagascar.

L’annexe II mettra en relief les conditions générales permettant de remplir les

différents contrats au sein de l’assurance.

Pour la vente de ses produits, ARO dispose d'un réseau de distribution dans

toute l'île.

Par contre, ARO a recours à des réassureurs malgaches et étrangers pour les

risques dépassant sa capacité.

1-1-2 - REASSURANCES

Au titre de ses activités de réassureur, c'est-à-dire lorsque ARO devient à son

tour l'assureur de l'assureur ou l'assureur du réassureur, il accepte des engagements de

réassurance aussi bien sur le plan local qu'international.

C'est ainsi qu'elle intervient à deux niveaux :

- en acceptations "directes", elle réassure l'assureur direct

- en rétrocessions, elle réassure le réassureur.

20

1-2. - ARO, INVESTISSEUR FINANCIER

1-2-1. - La politique financière de ARO

Pour permettre aux compagnies d'assurances de faire face à leurs engagements vis-à-

vis de leurs assurés, il leur est fait obligation de constituer des provisions techniques. C'est

l'affectation et la gestion de ces provisions techniques qui traduit la politique financière d'une

société d'assurance, et le placement approprié et judicieux de ces ressources contribue à

l'amélioration des résultats nets.

Les placements sont répartis sur plusieurs postes :

- placements en numéraires auprès des organismes financiers traditionnels (bons

de trésor, Lova, bons de caisse, dépôts à terme, etc.), ce qui permet d'accroître rapidement la

puissance financière de la Compagnie du fait de l'effet multiplicateur ;

- prêts hypothécaires ;

- investissements immobiliers (construction d'immeubles, achats de terrain,

achats d'immeubles, etc.), ce qui permet à ARO de se constituer progressivement un solide

portefeuille de valeurs mobilières. Concernant ces investissements immobiliers, ARO est

propriétaire de l'immeuble de son Siège Social ;

- les prises de participations financières.

En ce qui concerne ces participations financières, elles sont considérées comme

une DIVERSIFICATION STRATEGIQUE dans les activités de la Compagnie, conçues et

conduites de "FAÇON AUTONOME ET RENTABLE" par rapport à l'activité Assurances,

tout en s'efforçant d'exercer sur celle-ci le maximum d'effet multiplicateur. A ce niveau, ARO

conçoit et pratique son intervention dans le cadre du PARTENARIAT FINANCIER et selon

des normes rationnelles de RENTABILITE :

- soit par le rendement des actions (dividendes) ;

- soit par la plus-value obtenue à la revente des participations acquises.

C'est ainsi que la Compagnie participe à la promotion et à la création

d'entreprises nouvelles ou à la reprise d'entreprises en difficulté, mais toujours à forte

potentialité de développement à court ou à moyen terme. Elle est donc actionnaire dans un

certain nombre de sociétés des différents secteurs de la vie économique.

1-2-2. - F I A R O (Financière d'Investissement ARO)

L'importance capitale assignée à cette fonction d'investisseur financier a amené

la Compagnie à créer en Juin 1988, FIARO (Financière d'Investissement ARO) dont les

activités ont démarré en Novembre 1988.

21

Le capital social de FIARO a été ouvert au public, c'est-à-dire au personnel de

ARO, à des organismes, sociétés et personnes tant nationaux qu'étrangers.

Sur le plan capital - risque, FIARO investit dans des projets ayant une

perspective de très forte croissance et susceptibles d'apporter le maximum de profits. Le

financement concerne donc en général de jeunes entreprises.

Sur le plan capital - développement, FIARO intervient dans le financement

des entreprises ayant déjà atteint leur maturité et qui voudraient développer certaines de leurs

activités.

Mais en tout état de cause, FIARO n'investit que pour les projets auxquels la

fiabilité et la viabilité sont appréciées d’avance.

Membre à part entière du personnel ARO, les agents qui y travaillent sont en

détachement.

1-2-3. - Le Groupe ARO

C'est à partir de ses activités à deux volets que se forme LE GROUPE ARO qui

comprend :

- ARO (assureur et réassureur) avec tout son réseau de distribution;

- ARO avec ses démembrements financiers et principalement FIARO;

Les activités de la compagnie ARO sont des activités très spéciales, en ce sens qu’elle

joue tour à tour le rôle d’investisseur, grâce à FIARO (Financière d'Investissement ARO) et

celui d’un assureur, grâce à son activité principale (Assurances Omnibranches et

Réassurances). Ceci étant, passons maintenant à la section suivante dont la particularité

consiste à étaler les produits de l’assurance ARO.

SECTION 2 : LES PRODUITS D’ASSURANCE :

Nous avons quelques conditions générales des quelques différents contrats

d’assurance en annexe II

2-1 : Assurances terrestres :

2-1-1 : L’automobile :

Cette assurance est obligatoire pour toute personne qui possède un véhicule. Elle a pour but

de protéger le patrimoine de l’assuré contre les conséquences pécuniaires de la responsabilité

civile qu’il peut en courir à l’égard d’autrui. La garantie est facultative dans certains cas :

incendie c’est-à-dire quand le véhicule est totalement ou partiellement brûlé.

22

- vol c’est-à-dire en cas de vol partiel ou total du véhicule

- brise glace

Mais en cas d’assurance tout risque, l’assureur doit payer le dommage subi par l’assuré.

2-1-2 : Incendie :

Elle est destinée à tous ceux qui possèdent, louent, ou occupent, à quelque titre que ce soit,

même à titre gratuit, des locaux à usage d’habitation ou à usage commercial ou à usage

industriel.

2-1-3 : Vol :

Elle est destinée aux particuliers (Assurance du mobilier, vol des objets précieux), aux

entreprises et aux banques (Assurance du matériel de bureau, marchandises, contenu des

coffre forts et des chambres fortes). Les risques sont garantis en cas de disparition,

destruction, ou détérioration des biens précités.

2-2 : Assurances VIE :

2-2-1 : Assurance santé :

Elle sert à garantir le remboursement des dépenses médicales, pharmaceutiques,

chirurgicales et d’hospitalisation médicale ou chirurgicale engagées par l’assuré pour lui-

même et les membres de sa famille en cas d’accident ou de maladie. Elle est destinée à toutes

les personnes âgées de moins de 65 ans, affiliées ou non à un régime de prévoyance puis que

les garanties peuvent venir en complément des prestations versées par un tel régime. Celle-ci

est très importante, l’assureur doit veiller à n’assurer que des gens en bonne santé au moment

de la souscription et dont les antécédents médicaux n’hypothèquent pas l’avenir.

2-2-2 : Assurance sur la vie

Elle a pour objet de garantir les bénéficiaires désignés. Le paiement d’un capital ou d’une

rente résulte :

- soit d’un cas de décès ou d’invalidité permanente et totale (vie

temporaire) ;

- soit d’un cas de survie à une époque déterminée (vie mixte)

2-2-3 : Assurance personnelle contre les accidents

Elle est obligatoire, elle doit être remplie de bonne foi, signée par le souscripteur et l’assuré.

La garantie peut être accordée immédiatement à condition que :

- la proposition ne relève aucune particularité (infirmité préexistante,

mauvais antécédents)

- les capitaux garantis correspondent bien aux besoins du proposant

- les capitaux garantis sont dans la limite des peines autorisées

23

2-2-4 : Assurance retraite

Deux sortes d’assurance retraite peuvent exister :

- L’assurance retraite minute : en cas de décès avant l’âge de retraite, le bénéficiaire touche

200% des cotisations versés

- L’assurance retraite complémentaire : si l’assuré atteint l’âge de retraite, c’est-à-dire entre

55 à 60 ans, il sera bénéficiaire de la prime fois l’intérêt composé de 4,5% par an.

2-3 : Assurances Maritime

Elles ont pour but de garantir l’assuré contre le risque de mer : tempête, naufrage,

pillage, etc. Elles sont souscrites pour les facultés (marchandises) et/ou pour les corps navire.

Comme dans l’assurance automobile, l’indemnité est proportionnelle aux garanties choisies et

à la valeur d’assurance. L’indemnisation s’appelle « le règlement d’avarie » qui, dans certains

cas déterminés, est égale au montant total de la valeur assurée quand les avaries atteignent les

¾ de cette valeur, l’assuré renonce alors à ce qui en reste, c'est-à-dire l’épave « c’est le

délaissement ».

2-3-1 : Assurance maritime du corps de navire :

L’assureur garantit les avaries et pertes qui frappent le navire assuré, par suite de

tempête, naufrage, pillage, explosion et généralement par suite d’accident de mer.

L’assureur se charge également le risque de recours de tiers exercé contre le navire, par suite

de collision de celui-ci avec un autre navire ou avec d’autres corps fixes, mobiles, ou flottants.

2-3-2 : Assurance maritime sur faculté

On distingue deux catégories de police dans cette assurance :

- police de voyage

- police d’abonnement

2-3-3 : La police de voyage :

C’est une police souscrite par expédition isolée sur un trajet déterminé.

2-3-4 : La police d’abonnement :

Une seule police est aussi souscrite pour couvrir toutes les expéditions, mais à chaque

expédition la garantie est acquise dès que l’assuré envoie un avis d’alignement tiré d’un

carnet délivré par l’assureur. Sur cet avis sont mentionnées tous les renseignements

concernant les facultés en question. On constante deux avantages pour l’assuré :

- rapidité de l’opération

- prime non payable au comptant

Normalement, cette police est souscrite par les professionnels de l’import-export.

Sont exclus de cette assurance :

24

- les amendes

- la confiscation

- le vice propre de l’objet assuré

- le retard dans l’expédition pour l’arrivée des objets assurés dus aux

fautes de l’assuré, de l’expéditeur ou du destinataire

- la violation des blocus ou exercice d’un commerce prohibé

ARO dispose beaucoup des produits suivants leur activité principale. Ces produits ont

besoin de du système commercialisation enfin d’atteindre l’objectif de la compagnie à

distribuer leurs produits dans touts les régions de Madagascar.

SECTION 3 : Réseaux de distribution

Sous la conduite, l’animation, le suivi et le contrôle de la Direction Commerciale, la

distribution est confiée à des personnes dont les statuts diffèrent d’une catégorie à l’autre. A

cet égard, on distingue deux réseaux principaux de vente : Vente directe et la vente indirecte6.

3-1 Vente directe :

C’est la vente effectuée par la compagnie ou par l’intermédiaire de ses agents salariés. Elle est

assurée par les délégations Régionales et les bureaux directs.

3-2 : Vente indirecte

C’est la vente effectuée par des intermédiaires non salariées de la compagnie, mais rémunérés

par des commissions dont le taux varie en fonction de l’étendue de leur mission. On

distingue : les agences générales, les agences et les courtiers.

Sur le présent chapitre, nous pouvons constater que ARO peut jouer tour à tour les rôles

d’assurances- réassurances, par les biais des diverses assurances, et de l’investisseur. Comme

notre étude est basée sur l’analyse du système d’organisation comptable de la compagnie, il

est nécessaire de présenter dans le chapitre qui suit les différentes théories que chaque firme

doit adopter dans l’exécution de ses travaux comptable.

6 Cf. Annexe III

25

CHAPITRE III : THEORIE GENERALE SUR L’OUTIL DE GEST ION « SYSTEME

COMPTABLE »

Le présent chapitre nous permettra de voir les différentes règles et normes en vigueur pour

l’exécution de nombreuses tâches comptables et que chaque firme devrait s’en accommoder.

Sur ce, deux sections seront à étudier :

- la première nous donnera la description de la comptabilité,

- la seconde parlera des éléments constitutifs du système comptable.

Section 1 : Description de la comptabilité

Qu’est-ce que la comptabilité ?

1-1 : Définition de la comptabilité :

Plus souvent considérée comme un art plutôt qu’une science, la comptabilité représente une

technique d’enregistrement d’informations qui a su s’adapter aux mutations historiques des

organisations.

La comptabilité est un système d’organisation de l’information financière7 permettant de

saisir, d’enregistrer, de traiter des données de base et présenter des états reflétant une image

fidèle du patrimoine, de la situation financière et du résultat d’une unité économique

quelconque : entreprise, famille, association, administration. Outil d’information essentielle

au service des tiers (actionnaires, Etat, fournisseurs…) et des gestionnaires, elle constitue la

mémoire de l’activité et de la situation économique et financières de l’entreprise.

Elle apporte à l’entreprise ainsi qu’à ses partenaires extérieurs une représentation fidèle de

ses actifs, de sa structure financière et de sa situation. Chaque entreprise commerciale doit

respecter les normes comptables et les règlementations de pièces justificatives. Elles doivent

être effectuées au moins une fois tous les douze mois de l’exercice comptable (généralement à

la clôture de l’exercice). Pour garantir la qualité et la compréhension des informations, vu que

celles-ci permettent aux dirigeants de prendre une décision, toute comptabilité implique :

- le respect des principes ;

- une organisation répondant aux exigences de contrôle et de vérification ;

- la mise en œuvre de méthode et de procédures sous la forme de document financier

normalisé (bilan, compte de résultat) ;

Ainsi, l’organisation comptable peut être définie comme un système visant à atteindre les

objectifs comptables fixés par une entreprise. Il intègre généralement :

7 Cours « comptabilité générale » Madame RANOROVOLOLONA Aimée Lucie, 2004

26

- la collecte des informations saisies sur des documents (facture, bon de livraison,

extrait de compte bancaire, pièce de caisse, etc.) ;

- l’analyse de ces informations ;

- leur traitement méthodique.

D’emblée, il faut préciser que la tenue de la comptabilité générale constitue une obligation qui

s’impose à toutes entreprises ou entités similaires.

1-2 : Le processus des travaux comptables :

Les travaux comptables s’articulent autour de 5 axes principaux :

- l’enregistrement des opérations qui se manifeste par la tenue du journal ;

- le traitement des opérations comptables transité par le Grand-livre et la Balance ;

- les opérations d’inventaire dont l’objet consistent à la recherche de preuves probantes ;

- l’élaboration des états financiers pour avoir la situation des comptes à une date

donnée ;

- la déclaration des « annexes » contenant les explications et les commentaires des

résultats ainsi que des outils utilisés dans les états financiers.

Le processus peut être synthétisé par le schéma de la page suivante.

Signification des symboles :

� Le fait déclencheur des travaux comptables ;

� Les livres comptables ;

� Les travaux comptables proprement dit ;

� Les états financiers.

1-3 : Le but de la comptabilité :

Etant donné que la comptabilité est une méthode rationnelle d’observation, d’analyse, de

classement et d’enregistrement des faits comptables, elle a pour but d’évaluer la situation

patrimoniale de l’entreprise. En d’autres termes, elle permettrait d’apprécier les ressources et

les emplois d’une Société.

Alors, la comptabilité permet :

- De constater et de suivre dans ses variations la valeur des biens dont dispose

l’entreprise ;

- De déterminer et de suivre la situation des tiers avec lesquels elle est en relation ;

c’est-à-dire, de savoir en permanence et même à l’avance à qui l’entreprise doit de

l’argent et qui lui en doit ;

- De faire connaître le résultat des opérations qu’elle effectue, ainsi que les éléments qui

le constituent que ce soit pour le passé ou pour le futur.

27

Section 2 : Eléments constitutifs du système comptable :

Un système comptable est un ensemble organisé, permettant d’atteindre les objectifs fixés à la

comptabilité :

- enregistrer (journal)

- classer (comptes et grand-livre)

- résumer (balance) ;

- et synthétiser (bilan et compte de résultat)

Il y a trois sortes de système comptable :

- le système classique qui est le plus ancien des systèmes comptables ;

- le système centralisateur qui opère une division du journal unique en journaux

spéciaux, les journaux auxiliaires, à centraliser au moins mensuellement ;

- le système informatique, ce dernier n’est qu’une évolution du système centralisateur et

devenu le système courant le plus utilisé.

2-1 : Le système comptable classique

En générale, le système comptable classique est constitué par une seule comptabilité sans

l’intermédiaire d’une autre entreprise ou leur agence. Chaque entreprise doit établir ses états

financiers pour pouvoir suivre la situation financière et déterminer le résultat de l’exercice.

C’est-à-dire qu’il n’y a pas de compte de liaison ou compte de passage dans le plan comptable

de base de l’entreprise. Le système se caractérise par un enregistrement quotidien et

chronologique des opérations dans un journal unique et les reports simultanément dans les

comptes du grand-livre, puis par l’établissement périodique d’une balance de contrôle. Il est le

plus adapté aux activités des petites et moyennes entreprises.

2-2 : Le système comptable centralisateur :

Le système comptable appelé « centralisateur » est un système d’organisation comptable dont

toutes les opérations, passées par leurs agences, doivent être passées et centralisées au niveau

du siège. La comptabilité utilisée au niveau des points de vente est une comptabilité

auxiliaire. Le système centralisateur donne ainsi lieu à l’emploi des comptes dits de

« transition » ou de « liaison » dans la centralisation. C’est-à-dire qu’il existe un compte des

agences auprès du siège, et vice versa, il y a un compte du siège au niveau des agences. Les

informations comptables au niveau des agences sont subdivisées suivant deux départements

comptables :

- la comptabilité « agence » qui supervise les opérations au niveau des points de vente à

l’aide des documents de synthèse

28

Source : Personnelle

- la comptabilité générale qui effectue tous les travaux d’analyse et de contrôle des

informations comptables et établit les états financiers.

Présentation des processus de traitement des opérations comptables au niveau du

système centralisateur :

2-3 : Les systèmes de traitement des données

Les systèmes de traitement des données mis en œuvre par la fonction comptable relèvent de

trois aspects :

� la comptabilité générale ;

� la comptabilité analytique d’exploitation ;

� la comptabilité budgétaire

2-3-1 : La comptabilité générale :

La comptabilité générale est un système de traitement des données relatives aux échanges de

l’entreprise avec son environnement, tels les achats et le payement de matières, expédition et

règlement de produits ou de services, échanges de capitaux avec les banques, etc. Cette

comptabilité est, si l’on peut dire, un enregistrement des mouvements de richesses aux

frontières de l’entreprise. Ce système de traitement doit être organisé. Nous allons voir cette

organisation comptable qui est, d’ailleurs, le fond de notre thème.

2-3-1-1 : L’organisation comptable :

Les objectifs principaux de l’organisation comptable tournent autour de :

- la détermination avec précision des rôles et attributions de chaque personne au sein du

service comptabilité ;

- la mise en évidence de l’enchaînement des travaux au sein dudit service,

- la facilitation des relations du service comptabilité avec les autres services,

- enfin, l’existence de l’autocontrôle.

Pour l’entreprise, l’organisation comptable se concrétise par :

Pièces comptables

Imputations dans les différents

Journal de caisse Report des opérations Journal de banque Journal des opérations Divers

GRANDS LIVRES AUXILIAIRES

Report des

opérations

Centralisation GRAND

LIVRE

BALANCE ETATS FINANCIERRSRS

Figure N°9: Traitement des imputations comptable

29

- l’adoption d’un plan de comptes ;

- le choix des supports ;

- le choix des procédures de traitement

� L’adoption d’un plan des comptes :

Le plan de comptes de l’entreprise est établi par référence à celui du Plan Comptable Général

2005 (PCG 2005). Ce plan comptable, qu’on va analyser ultérieurement, traite le problème de

classification et d’organisation des comptes pour fournir une liste qu’une entreprise doit s’en

servir. Le cadre comptable est organisé selon les règles de la codification décimale en sept

classes :

- trois classes dans les comptes de bilan : classe 1 à 5 ;

- deux classes dans les comptes de gestion : classe 6 et 7

Après l’adoption d’un plan de comptes, il faut savoir les supports de données.

� Le choix des supports :

On appelle « supports », les documents, livres comptables et d’une manière générale, tout ce

qui permet, dans les conditions de conservation prescrites, d’enregistrer les données de base et

de prendre connaissance des informations. Les livres ou documents peuvent être tenus par

tous les moyens ou procédés appropriés conférant un caractère d’authenticité aux écritures et

compatibles avec les nécessités de contrôle de la comptabilité.

Toute entreprise doit tenir un livre journal, un Grand-livre et un livre d’inventaire et établir en

fin d’exercice un compte de résultat, un tableau de grandeurs caractéristiques de gestion

(TGCG), un bilan, un tableau de financement et une annexe.

La tenue de la comptabilité fait intervenir cinq groupes de documents :

- Les pièces justificatives : elles constituent le fait générateur de l’écriture comptable. Il

s’agit de factures, de chèques, d’imprimés fiscaux ;

- Le livre journal : un document obligatoire, il doit être côté et paraphé par le greffier du

Tribunal de commerce. Les opérations y sont enregistrées au jour le jour et doivent

être justifiées. Il s’agit en fait d’une succession d’écritures comptables :

Tableau N°1 : Ecriture comptable

Numéro du plan du compte Libellé Montant

Débit Crédit Date de l’opération Débit Crédit

XXXXXX Libellé du compte débité NNN

AAAAAA Libellé du compte crédité NNN

Source : Cours de Mme RANOROVOLOLONA Lucie, « Matière de comptabilité »,2004

Libellé de l’opération

30

- Le grand-livre : il regroupe l’ensemble des comptes de l’entreprise. Chaque compte

regroupe l’ensemble des opérations de même nature enregistrées au livre journal.

- La balance : elle a pour objet de classer, dans l’ordre du plan comptable les comptes

utilisés par une entreprise, en présentant le total des débits et des crédits d’une part, et

le montant des soldes débiteurs et créditeurs d’autre part. Elle permet de vérifier la

cohérence de l’ensemble de la procédure comptable en vérifiant l’égalité

« débits=crédits ». Le système sera présume exact lors que :

Total des débits =Total des crédits

Total des soldes débiteurs = Total des soldes créditeurs.

- Les documents de synthèse :

� Le bilan : une photographie économique et financière du patrimoine de l’entreprise à

une date donnée (souvent à la clôture de l’exercice comptable). Il se pressente sous la

forme d’un tableau divisé en deux parties dites Actif et Passif. L’actif traduit les

Emplois de l’entreprise, le passif traduit les ressources. On peut également considérer

l’actif comme ce que possède l’entreprise et le passif ce que doit l’entreprise.

� Le compte de résultat : à la fin de l’exercice, les comptes de charges et de produits

sont soldés et fusionnées dans un compte unique, le compte de résultat. Le solde de ce

compte donne le Résultat de l’exercice qui peut être positif (bénéfice) ou négatif

(perte). Le compte de résultat se présente également sous la forme d’un tableau. Nous

pouvons voir quelques exemples de compte de résultat en annexe).

� Les annexes : elle regroupent un ensemble d’information qui viennent compléter et

préciser l’information exclusivement chiffrée du bilan et du compte de résultat. On

peut trouver parmi les annexes : les tableaux des immobilisations, les tableaux des

amortissements, les tableaux de provisions, les états des échéances des créances et des

dettes, etc.

� Après avoir vu le choix des supports, toujours dans l’organisation comptable, on passe

tout de suite aux choix des procédures de traitement.

� Les choix des procédures de traitement

Pour l’entreprise, c’est le choix des méthodes et moyens utilisés pour que les opérations

nécessaires à la tenue des comptes et à l’obtention des états prévus ou requis soient effectuées

dans les meilleurs conditions d’efficacité et d’efficience sans pour autant faire obstacle au

respect par l’entreprise de ses obligations légales et règlementaires. Pour le mode de

traitement, il y a deux possibilités : le traitement manuel et le traitement informatisé.

31

2-3-1-2 : Le Plan Comptable Générale :

Le plan comptable Générale Malgache, connu sous l’abréviation PCG 2005, a fait l’objet du

décret numéro 2004/272 portant approbation du Plan comptable général 2005 et se substitue

au PCG 87 qui se limitait à Madagascar. Il s’applique à toutes les entreprises internationales

et surtout à Madagascar, à compter du premier exercice ouvert après le 31/12/05.

� Les objectifs du PCG 2005 :

- La normalisation : Le PCG 2005 propose des modèles normalisant la présentation des états

financiers. Le traitement des informations économiques va être identique pour toutes les

entreprises ;

- la comptabilité comme outil de gestion : puisque les informations économiques vont être

correctement traitées et comptabilisées, les informations financières en découlant seront

meilleures. Une situation qui permet à nos opérateurs d’avoir à leur disposition un bon outil

de prise de décision ;

- fournir des informations pour la comptabilité nationale et internationale : Le TGCG met en

évidence des agrégats économiques dont la comptabilité nationale et internationale a besoin

tels que la production de l’exercice, les consommations intermédiaires et la valeur ajoutée ;

- l’harmonisation internationale : le PCG 2005 a été élaboré pour satisfaire en premier lieu les

besoins nationaux et second lieu besoins internationaux en terme d’informations financières.

� Les principes comptables fondamentaux

Les principes comptables sont des règles adoptées par des associations comptables

professionnelles et portent sur la façon de comptabiliser les opérations susceptibles de faire

l’objet de différents traitements comptables.

Ces principes sont destinés à :

- d’une part, assurer l’homogénéité et la comparabilité des états financiers et

- d’autre part, servir de guide pour les comptables à défaut d’indication sur la

comptabilisation des évènements particuliers.

Le plan comptable 2005 en a retenu huit (8) principes8 :

1-« Le principe de l’indépendance » des exercices : toute vie d’entreprise est découpée

en période qu’on appelle « exercice ». Elle enregistre les produits et les charges propres à

chaque période équivalente à un exercice annuel. Le résultat de l’exercice comptable est

indépendant de celui qui le précède et celui qui le suit. L’exercice ne prend en charge que les

transactions ou évènements qui lui sont propres. Les opérations connues concernant l’exercice

8 Pour ces principes, voir PCG 2005

32

entre la date de clôture et la date des arrêtés de compte doivent être rattachées aux états

financiers.

2-« Principe d’importance relative (seuil de signification) » ou « Le principe de bonne

information » : les états financiers doivent mettre en évidence toute information significative,

c’est-à-dire toute information pouvant avoir une influence sur le jugement que ses utilisateurs

peuvent porter sur l’entité. Donc ce principe consiste à présenter les états financiers avec des

informations fiables, significatives et exhaustives. Les montants non significatifs sont

regroupés avec des montants correspondant à des éléments de nature ou de fonction similaire.

Les normes comptables ne sont pas censées s’appliquer aux éléments sans importance

significative.

3-« Le principe de prudence » qui signifie que l’on ne doit comptabiliser que les

charges probables et les produits réalisés. C’est-à-dire, les risques relatifs à un exercice ne

doivent pas être transférés à un autre exercice. Cela requiert de prendre en considération tout

fait ou événement susceptible d’affecter la valeur d’un bien et le résultat de l’entreprise.

4-« Le principe de permanence » des méthodes qui consistent essentiellement à utiliser

les mêmes méthodes d’un exercice à l’autre. Les informations des périodes successives les

règles et les procédures comptables appliquées doivent être les mêmes. Tout changement de

système doit être justifié.

5-« Le principe du coût » historique : un bien qui rentre dans l’immobilisation pour

une valeur donnée garde sa valeur quelques soient les évènements postérieurs qui surviennent

après l’enregistrements de l’opération. Sous réserve de dispositions particulières, les éléments

d’actifs, de passifs, de charges et de produits sont enregistrés en comptabilité et présentés

dans les états financiers au coût historique, c’est-à-dire sur la base de leur valeur à la date de

leur constatation, sans tenir compte des effets de variations de prix ou d’évolution du pouvoir

d’achat de la monnaie.

6-« Principe d’intangibilité du bilan d’ouverture » ou « principe de l’identité » :

Le bilan d’ouverture d’un exercice doit correspondre au bilan de clôture de l’exercice

précédent.

7-« Principe de prééminence de la réalité sur l’apparence » (substance over form) ou

« Le principe de continuité » : les opérations doivent être enregistrées en comptabilité et

présentées dans les états financiers conformément à leur nature et à leur réalité financière et

économique, sans s’en tenir uniquement à leur apparence juridique. L’entreprise doit

fonctionner normalement, indéfiniment, sans aucune intention ni obligation de cesser ses

activités.

33

8-« Le principe de non compensation » : aucune compensation ne peut être faite entre

les comptes des actifs et le compte du passif ou entre les charges et les produits. Les éléments

y inscrits doivent être évalués séparément. Ce principe découle de la notion d’image fidèle.

C’est-à-dire, des charges et produits liés résultant de transactions et d’événements similaires

et ne présentant pas de caractère significatif peuvent être compensés.

2-3-2 : La comptabilité Analytique d’exploitation :

D’une manière générale, la CAE constitue un outil d’information et d’aide à la prise de

décision. Elle a pour objet la définition du coût d’un produit, d’un service, d’une commande

ou, plus généralement, d’une activité isolable au sein d’une entreprise ou d’une organisation.

Le domaine de la CAE est celui des opérations réalisées par l’entreprise destinées à

transformer des facteurs d’activités en produits finis et à distribuer ces différents à son

marché : activité de production et activité de vente.

Le rôle de la CAE est d’effectuer un traitement des données exprimant ces activités,

traitement dont les objectifs essentiels sont :

- déterminer l’impact du fonctionnement des différents services de l’entreprise sur le

résultat de l’exploitation ;

- déterminer la répartition du résultat d’exploitation entre les différents produits ou les

différentes prestations que l’entreprise met à la disposition de son marché ;

- déterminer les bases d’évaluation de certains éléments du bilan de l’entreprise ;

Les objectifs de la CAE peuvent être aussi les suivants :

- établir des prévisions de charges et de produits de l’exploitation ;

- déterminer et expliquer les écarts entre ces prévisions et les réalisations

correspondantes ;

- d’une manière générale, donner des éléments de nature à préparer les décisions de

Direction et de Gestion.

Pour atteindre effectivement ses objectifs, l’organisation de la comptabilité analytique doit

être adaptée, aussi exactement que possible, aux caractéristiques de l’entreprise et à sa

structure organique.

Dans ce cadre du traitement comptable, le traitement des données réalisé par la CAE

comporte six phases :

- l’affectation des charges et des produits ;

- la répartition des charges inscrites aux comptes des sections ;

- l’imputation aux comptes de coût de revient de charges inscrites aux comptes des

sections principales (coûts de revient de production et de vente) ;

34

- l’entrée en stocks des produits dont la fabrication est arrivée au stade final, par

transfert du coût de revient au débit des comptes de stocks de produits finis ;

- la sortie de stocks des produits vendus, par transfert de coût de revient de ces produits

aux débit des comptes de coût de revient des ventes ;

- le détermination des résultats, par transfert du coût de revient des ventes au débit des

comptes de résultats analytiques intéressés.

2-3-3 : Comptabilité budgétaire :

La notion de budget désigne un ensemble de prévisions chiffrées, généralement à court terme,

relatives à l’activité d’un individu ou d’une organisation. Dans certains de ses applications, la

notion de budget n’englobe pas nécessairement l’idée de prévision. Ainsi, on parle de

« budget de logement » ou du « budget alimentaire » ou de « budget de vacances » d’une

famille pour designer tout simplement un ensemble de dépenses, parfois prévues, parfois

réalisées. Cependant, dans le domaine de la gestion, un budget se rapporte toujours à un projet

et se trouve donc associé à une démarche prévisionnelle :

L’étude théorique sur l’outil de gestion « système comptable » nous permet de donner

la définition de la comptabilité et voir la place importante qu’elle tient dans la gestion d’une

entreprise. Ainsi, nous avons remarqué que la comptabilité joue un rôle primordial et elle a un

but à travers la société et son environnement. Dans ce sens, elle permet d’évaluer la situation

patrimoniale de l’entreprise. Ensuite, nous avons abordé les éléments constitutifs du

« système comptable » qui sont la comptabilité budgétaire consistant à prévoir pour une

période à venir les détails des activités projetées ainsi que la situation et les résultats liées à

l’exploitation d’un produit fini ; et comptabilité générale qui a pour fonction de faire

apparaître la situation patrimoniale active et passive de l’entreprise et de déterminer les

résultats globaux d’exploitation et le résultat net final.

35

CONCLUSION PARTIELLE

En un mot, cette première partie nous a permis d’avoir une vue d’ensemble, tout d’abord, à

connaître brièvement ce que représente la compagnie d’assurances ARO à travers son

historique et son identité. Elle détermine ensuite les activités et les prestations qu’elle offre à

sa clientèle. Elle se termine enfin sur la théorie générale concernant l’outil de gestion

« système comptable »en insistant sur la description de la comptabilité et les éléments

constitutifs des systèmes comptables. La comptabilité analytique et synthétise les faits, donc

une étude vers le passé. Tandis que la comptabilité budgétaire, au lieu d’enregistrer, consiste à

prévoir et à projeter les faits dans l’avenir.

Ce dernier a étudié les différences entre le système comptable classique et le système

comptable centralisateur, en suite les traitements des données aux niveau des travaux

comptables.

Rappelons toute fois que notre analyse se consacre sur l’organisation comptable au

sein d’une agence de compagnie d’assurances « ARO ». Le stage de trois mois au sein de

l’agence nous a permis de procéder à l’analyser de ce thème, d’étudier et de prendre

connaissance de la gestion administrative et comptable au sein de l’agence. Cette analyse sera

suivie par le diagnostic de l’existant d’après les constatations des faits, les collectes

d’informations effectuées et l’observation des lacunes et des faiblesses des procédures.

Abordons immédiatement l’analyse du système d’organisation comptable.

35

DEUXIEME PARTIE : ANALYSE DU SYSTEME D’ORGANISATION

COMPTABLE AU SEIN DE L’AGENCE ARO

IMMEUBLE AMPEFILOHA

36

PARTIE 2 : ANALYSE DU SYSTEME D’ORGANISATION COMPTA BLE

C’est dans la présente partie que nous allons mettre en exergue la signification du

thème « analyse du système d’organisation comptable » au sein de l’agence d’une compagnie

d’assurance ARO Ampefiloha. Deux volets permettent d’appréhender ce système. Le premier

chapitre concerne l’analyse du système d’organisation comptable du point de vue

administratif et le deuxième touche l’analyse du système d’organisation comptable

proprement dite.

Ceci étant, abordons maintenant l’analyse du système d’organisation comptable du point de

vue administrative.

CHAPITRE I : ANALYSE DU SYSTEME D’ORGANISATION COMP TABLE DU

POINT DE VUE ADMINISTRATIF AU SEIN DE L’AGENCE ARO AMPEFILOHA

Avant de commencer, nous tenons à rappeler que l’analyse consiste à comparer la théorie,

c’est-à-dire ce qui devrait se produire, avec les faits vécus dans l’agence. En effet, c’est le

fruit de cette comparaison avec notre analyse qui donnera sens au problème.

Tout au long de ce chapitre, nous allons essayer de faire une description et analyse

des procédures comptables rencontrées dans l’agence.

SECTION 1 : Procédures comptables adoptées par la compagnie d’assurance

ARO :

Pour mieux cerner l’étude, il est logique et objectif de présenter la situation existante

et d’essayer de procéder à certains faits. Dans sa forme actuelle, la tâche administrative

comptable de la compagnie d’assurance ARO en générale peut diviser en trois branches :

* système comptable

* plan comptable de base

* Circuits des informations comptables

Voyons successivement ces trois branches.

1-1 : Système comptable adoptées par la compagnie :

Le système comptable de la compagnie ARO comprend 9:

- la comptabilité Siège (Comptabilité Générale)

9 Assurance ARO, « Aide mémoire pour la gestion des points de vente », CDI ARO, 70p

37

- la comptabilité Agences (Comptabilité Auxiliaire)

Quand on parle de la comptabilité Agences, il faut parler également de la comptabilité Siège

puisque la comptabilité Agences est l’interlocuteur de celle du Siège auprès des différentes

comptabilités des points de vente.

La comptabilité Siège a une fonction centralisatrice. En effet, le passage d’une opération

comptable d’un point de vente se fait par l’intermédiaire de la comptabilité Siège. De même,

toute opération comptable entre les différents points de vente ne peut avoir lieu sans

l’intermédiaire de la comptabilité Siège.

1-1-1 : Le système centralisateur :

La compagnie utilise un système centralisateur où le livre journal n’est pas unique, mais

éclaté en journaux divisionnaires ou auxiliaires selon les besoins puis une centralisation

automatique sur le journal général au siège « centralisateur ».

Dans ce système, le groupe crée trois journaux auxiliaires pour les différents types

d’opérations :

- le journal de caisse qui regroupe l’ensemble des factures ou quittances reçues auprès

des clients (ex : cotisations, frais, etc.)

- le journal financier qui enregistre l’ensemble des mouvements bancaires émis par

l’agence et les clients (exemple : retrait, virement, etc.)

- le journal des opérations diverses qui regroupe l’ensemble des opérations exclues des

deux journaux ci-dessus. Par exemple : le traitement de salaire pour le personnel à la charge

de l’agence (ex : femme de ménage ; sécurité), les opérations fiscales etc.

Et pour avoir une information fiable et réelle, ce système centralisateur est tenu à l’aide d’un

système comptable informatisé traité à partir du logiciel « CASH » pour le traitement des

opérations. Par contre, l’établissement des états financiers se fait sur « Microsoft Excel » au

sein du Siège. Toutes les opérations comptables au sein des agences de la compagnie à

Antananarivo sont trouvées dans le service comptabilité général du Siège, afin de faciliter les

traitements comptables grâce aux réseaux du serveur établi par le service informatique de la

compagnie.

38

DOCUMENT COMPTABLE

CAISSE (RAPPROCHEMENT) BANQUE (RAPPROCHEMENT)

BALANCE (2)

ETAT FINANCIER (3)

JOURNAL BANQUE JOURNAL AUXILAIRE

JOURNAL CENTRALISATEUR

GRAND LIVRE

Enregistrements des opérations Comptables au sein des l’agences ou délégations

Envoi de bons de bordereau des enregistrements comptables au Sièges sociale

1ér Etap

2èm Etap

3èm Etap

4èmeEtap

6ème Etap

7ème Etap

8ème Etap

5ème Etap

Figure n°10 : Schéma de la procédure du système comptable centralisateur au sein de la

compagnie d’assurances ARO

Source : ARO

Commentaire :

1ère Etape : l’enregistrement des opérations fait par les agences et délégations dans les bons de

caisse

2ème Etape : L’envoi des bons de caisse des agences et délégations par courrier au Siège

Antsahavola

3ème Etape : Dépouillement des opérations effectuées par les Agences et délégations dans le

livre du document comptable.

4ème Etape : Rapprochement des caisses et Banques pour vérification du solde

5ème Etape : Etablissement du journal

6ème Etape : Enregistrement du journal auxiliaire et Banque

7ème Etape : L’établissement des balances

8ème Etape : L’établissement des Etats financiers en phase finale

39

Donc, la comptabilité de l’assurance ARO s’effectue uniquement au Siège social. Cela nous

montre qu’aucune opération de la comptabilité ne s’effectue auprès des agences et

délégations.

Elles ne font qu’enregistrer des opérations comme les dépenses, les versements, etc., dans leur

bon de caisse. Ensuite, elles envoient ces livres de caisse par courrier au Siège. La

comptabilisation dans le siège ne peut commencer que lorsque ces bons de caisse sont reçus.

En guise de synthèse, la comptabilité Siège et la comptabilité des points de vente sont deux

comptabilités parallèles, car les opérations au niveau d’un point de vente sont enregistrées en

même temps que celle du Siège.

Concernant leur relation, la comptabilité du Siège utilise le compte 410 pour identifier les

Agences. Par exemple le numéro de compte de l’agence Ampefiloha tenu par le Siège est de

410 018. Inversement, la comptabilité des points de vente utilise le compte 170, qui est un

compte de liaison, pour communiquer avec le Siège.

1-1-2 : Système de codification :

Dans un souci de perfectionner le suivi des opérations comptables des nombreux points de

vente, le service comptabilité a élaboré un système de codification permettant de distinguer

les différentes natures des opérations ou informations qui interviennent dans le schéma des

opérations comptables.

L'utilisation de ces codes permet à l’ordinateur de trier par lots les informations, à savoir :

� Code comptabilité

Ce code sépare les informations d'une agence à l’autre.

Exemple :

Agence 11 Direction d'Agence Antsahavola : code L

Agence 18 Ampefiloha : code Y

Agence 70 Antsirabe : code Z

Agence 61 Toamasina : code J

Agence 32 Tuléar : code Q

Agence 36 Morondava : code 4

Agence 50 Antsiranana : code 2

40

� Code journal

Les documents de saisie ou les journaux manuscrits sont également codés dans le but de

faciliter le suivi des opérations enregistrées, dans certains documents de synthèse, comme le

grand livre :

� code 1 : journal de caisse (J.C),

� code 2 : journal des opérations financières (J.O.F),

� code 3 : journal des opérations techniques et diverses (J.O.T.D).

� Code police

Ce code discerne les catégories d'assurances souscrites.

� Code effet

C'est la date de mise en vigueur du contrat. Par exemple, la date d'effet d'un contrat mis en

vigueur en Décembre 2006 est écrite sous le code 612 :

- Année 2006 : 6 (dernier chiffre de l’année)

- Mois de Décembre : 12

� Code client

Ce code identifie chaque client en fonction de son numéro et du code agence

Exemple :

Tableau n°2: Code client

41 18 1 21112

Client Agence Code prime Numéro assuré

Source: CDI ARO

� Code courtier

Ce code est attribué aux courtiers de l’agence. A savoir qu'un courtier ne doit avoir qu'un seul

code permettant de régir les commissions qui lui sont dues.

Exemple: Tableau n°3: Code courtier

41 18 2 466

Courtier Agence Code commission Numéro courtier

Source : CDI ARO

1-2 : Le plan comptable de base

On appelle Plan Comptable Général (PCG) la liste des comptes et leur fonctionnement, cette

liste varie selon les entreprises. Elle dépend des dimensions de l’entreprise et de la variété des

41

opérations effectuées. Les comptes existants dans le plan comptable de base sont identiques

pour tous les points de vente.

Quand aux points de vente indirects, c'est-à-dire les agences générales, ceux-ci ont leur propre

autonomie de gestion du fait que leur comptabilité ne relève pas de la gestion du siège. A

noter que dans l’attente de la sortie définitive du nouveau code des assurances et de sa mise en

application, ARO se base toujours pour le moment sur le plan comptable général 1987 (PCG

87).

Les nomenclatures des comptes utilisés sont présentées par la liste énumérée en annexe IV.

1-3 : Les circuits des informations comptables

Nous allons donc essayer de présenter dans le graphique ci-dessous, les circuits de

l’information au sein du point de vente Agence Ampefiloha, ces faits sont :

- le trajet du circuit

- les caractéristiques des pièces justificatives comptables

1-3-1 : Le trajet du circuit :

Voici un schéma qui représente ce trajet

Inspecteurs commerciaux

Rédacteur Responsable production

Directeur agence

Service comptabilité

Service Informatique

Service comptabilité

Service de recouvrement/Quittancer

Au niveau de l’agence AMPEFILOHA

Au niveau du Siège

Antsahavola

1 2 3

4

5

8

6 Service production

7

Figure N°11 : Trajet ou circuit des informations comptable

Source : CDI ARO

42

Commentaire :

Le circuit en amont du traitement de l’information :

L’inspecteur commercial : établissement de la production d’ordre d’assurance, gestion

automatique d’un numéro courtier,…

Rédacteurs : rédaction de contrat d’assurance

Directeur agence : vérification et signature du contrat d’assurance

Service comptabilité agence : traitements des opérations (tenue des divers journaux,

règlement des ristournes, règlement des commissions, travaux des rapprochements et des

divers enregistrements comptables) et envoi des documents/pièces comptables au Siège.

Service informatique : traitement informatique des contrats d’assurance, des quittances et

divers documents.

Service de production Siège : transformation du contrat en produit de la compagnie des

diverses tâches de production.

Service de comptabilité générale (Siège) : établit tous les documents comptables (bilan,

compte des résultats, le tableau des grandeurs caractéristiques de gestion, les annexes, les

relevés des comptes clients ou courtiers….).

Le service de recouvrement/quittancer : vérification ou gestion des quittances.

1-3-2 : Les caractéristiques des pièces justificatives

Elles sont datées et établies sur un registre (cahier de bord) assurant la fiabilité, la

conservation et la restitution éventuelle sur le cahier de leur nature. Une pièce peut être : soit

« une pièce de base »10 justifiant une seule écriture comptable ; soit « une pièce

récapitulative » d’un ensemble d’opérations11, à condition que celles-ci soient de même

nature, réalisées en un même lieu et au cours d’une même journée.

« La pièce de base » concerne une opération isolée. Elle sert à passer les écritures comptables

sur journal. Pour la compagnie, elle émane d’un tiers ou d’origine interne. Les pièces internes

sont par exemple : les doubles de quittance, les doubles de bulletin de paie (justifiant le

salaire). Les pièces d’origines externes sont, par exemple, les actes sous signatures privées,

banque, etc.

« La pièce récapitulative » reprend un ensemble d’opérations traduites par une ou plusieurs

écritures comptables. C’est toujours de documents d’origine interne, tels que les journaux

auxiliaires, les états financiers (bilan, compte de résultat, annexe). Ce type de documents

10 Cf. Annexe V 11 Cf. Annexe VI

43

récapitulatifs justifie une inscription périodique sur le livre journal appelé « bordereaux

d’envoi journal » établi par l’agence vers le Siège.

Les pièces comptables doivent être obligatoirement conservées pendant 10 ans pour pouvoir :

- Examiner la validité d’un enregistrement élémentaire en le comparant avec la pièce de base ;

- Contrôler la validité d’un enregistrement porté dans un compte à l’aide des pièces

justificatives et vérifier la validité des pièces justificatives de base qui ont été utilisées ;

- s’assurer de la concordance entre les opérations saisies par les journaux et par les comptes

(égalité des mouvements des journaux avec ceux du grand livre).

1-3-2-1 : Mode de classement

En comptabilité, les pièces justificatives constituent la base des imputations12 et c’est pour

cette raison que la compagnie les a rangées méthodiquement en vue d’une recherche

ultérieure. Le classement doit donc assurer :

- la rapidité de la recherche ;

- la sécurité du classement ;

L’extensibilité du classement.

Généralement, le classement peut être effectué d’après :

- l’ordre alphabétique qui consiste à ranger les documents d’après l’ordre des lettres

alphabétiques, comme le nom de l’assuré ;

- l’ordre chronologique dont le classement se fait suivant la date de réception du document ;

- l’ordre numérique qui consiste à attribuer un numéro à chacun des éléments (exemple :

N°quittances, N°chèque, N° police, etc.) à classer et à ranger ces éléments d’après l’ordre des

nombres. Pour les quittances sont classées dans le « Bac à quittance ».

- l’ordre du codification qui consiste à classer les dossiers suivant leur code (exemple code :

comptabilité de l’agence ARO Ampefiloha, code 1 : journal de caisse, etc.

Actuellement dans l’agence ARO Ampefiloha, les pièces sont classées dans un classeur selon

la nature de l’opération : production, commissions, sinistres, personnel, trésorerie, frais de

fonctionnements. Les pièces comptables à l’intérieur du classeur sont rangées suivant l’ordre

du jour ou date d’enregistrement.

1-3-2-2 : Traitement des documents « arrivés »

Ce sont les pièces émises par l’assuré ou tiers à la destination de la compagnie. Pour cela,

l’agence suit la procédure suivante :

12 (G) Simonet., « La comptabilité des entreprises d’assurances » 5è édition, L’ARGUS, France, 1998, 382p

44

- à la réception du document, on vérifie si ceci n’appartient pas à l’agence ou si l’objet du

document concerne réellement à l’agence.

- ensuite, on appose un cachet bleu sur le lieu lisible de la pièce avec signature du Directeur

Adjoint ou son adjoint.

- enfin, on enregistre dans un cahier « cahier de registre courrier arrivé » par le responsable

clients ou le courrier.

Un courrier est l’ensemble des lettres, fax, et autres qui arrivent dans l’entreprise13.

Une fois arrivé le courrier, l’attaché l’ouvre puis l’enregistre dans un cahier où est mentionné

sa date d’arrivée, l’expéditeur, l’objet et la signature du receveur. La lettre pour le Directeur

est transmise à lui, tandis que les autres courriers sont remis aux Directions concernées après

les avoir visées.

Le contenu du « cahier de registre courrier arrivé » se compose comme suit :

Tableau N°4 : Contenu dans le cahier de registre courrier

Date d’arrivée référence Destinée Récepteur Observation

12/10/08 Facture Telma Mr Fabien Mme Viviane signature

Source : Agence ARO Ampefiloha

1-3-2-3 : Traitements des documents « départs »

Ce sont les pièces établies par l’agence, destinées au clients, banques ou au Siège, par

exemple : une prime d’assurance, règlement de sinistre, etc. Il tient un cahier d’enregistrement

des pièces émises dit « cahier de départ ». Celui-ci indique le maximum d’informations

contenues dans une pièce à savoir : la date d’édition, la référence, le motif du document ou

libellé, le nom du destinataire et l’émargement de la personne qui reçoit le dossier. Ces

renseignements doivent être mentionnés exactement et conformément au document émis.

Dès la réception du courrier, on doit effectuer :

- le dépouillement des courriers reçus

- l’apposition du cachet et vérification

- enregistrement dans un cahier

- transmission des courriers au sein des diverses directions

Il y a deux sortes de courriers arrivées :

- Interne : ce sont les lettres venant de la société même. Par exemple, demande d’absence d’un personnel ; annulation quittance.

- Externe : ce sont les lettres venant de l’extérieur. Par exemple, relevée bancaire du directeur.

13 (B) Michel., « Organisation -Gestion des activités administratives », FOUCHER Paris, 1988, 191p

45

SECTION 2 : Les points forts :

Cette section porte essentiellement sur les points forts au niveau des procédures

comptables ou organisation comptable du point de vue administrative.

2-1 : L’efficacité du système « centralisateur » et l’utilisation du logiciel

comptabilité « CASH »:

Le fait de choisir le système comptable centralisateur dans le groupe lui permet de

connaître à tout instant leur créance clientèle, leur dette (compte à régler) et leur situation de

trésorerie par voie d’enregistrement distinct des opérations dans les journaux auxiliaires,

puisque le système classique n’est pas adéquat à l’organisation de grande entreprise comme la

compagnie d’assurance ARO à Madagascar.

La compagnie utilise un logiciel performant « CASH » pour le traitement informatique

de la comptabilité, de la saisie du journal jusqu’à l’élaboration des états périodiques.

L’application du système centralisateur permet une meilleure division de travail. Ce système

lui permet d’éviter les risques d’erreurs de calcul, d’assurer la rapidité des travaux et la

fiabilité des informations fournies.

A la note de synthèse, la comptabilité siège ou la comptabilité générale travaille avec la

comptabilité agence. Elle rectifie après contrôle et vérification des notes synthèses envoyées

par l’agence comme l’anomalie ou quelque erreurs technique effectuées par le comptable de

l’agence. Cet effet montre un esprit d’équipe au niveau du service comptable de la compagnie

ARO en générale.

2-2 : Système de codification :

L’utilisation du système de codification identifie la nature de l’opération. En d’autres termes,

un code particulier apporte un avantage à la compagnie. Ce qui facilite l’activité comptable

aussi bien au niveau de la consultation qu’au niveau d’une vérification d’une opération, en ce

sens que chaque nature d’opération n’entre pas en conflit avec les autres. Ceci à pour but de

faciliter l’établissement des états financiers au niveau de Siège, qui doit traiter toutes les

opérations comptables de chaque nature et chaque lieu où se passe l’opération, par le biais du

système de codification du code journal (caisse, banque, etc.) et des codes d’agences. Ces

codes permettront le service de comptabilité générale d’identifier l’erreur et les mouvements

des opérations comptables au sein de l’agence ARO à Antananarivo. C’est cela même

l’essence du système « centralisateur ».

46

Les points forts comportent l’efficacité de l’organisation comptable du point de vue

administrative, qui s’occupe à l’enregistrement automatique des opérations journaux au sein

de la compagnie en générale par l’utilisation du logiciel « cash » et le système de codification.

Mais comme toute médaille a ses revers, passons à l’analyse des points faibles.

Section 3 : Points faibles :

Cette section présente l’analyse critique des tâches administratives et procédures

comptables que nous avons décrites à la première section. Les problèmes rencontrés seront

classés en trois niveaux :

� Le long circuit de l’information ;

� Le volume important des travaux administratifs manuels ;

� Les problèmes liés au traitement des quittances

3-1 : Le long circuit de l’information :

Pendant notre passage dans cette compagnie, nous avons pu déceler que la longueur du circuit

d’information est causé par l’intervention exagérée de certaines personnes et services ainsi

que le ralentissement de la circulation des documents.

3-1-1 : Interventions exagérées des certaines personnes :

Le circuit de traitement de l’information actuelle est relativement long. Cette situation est vue

surtout lors de la production d’un contrat d’assurance jusqu’à la sortie des quittances. La

longueur du circuit est due à la centralisation des informations au Siège et à l’agence. Les

documents ne peuvent être traités sur place, ils doivent y être envoyés. Et ce long circuit

entraîne un ralentissement de la circulation des documents.

3-1-2 : Ralentissement de la circulation des documents :

Les contrôles effectués à chaque étape sur le document en circulation permettent de minimiser

les risques d’erreur, mais également un ralentissement de la circulation des documents. Ainsi,

le délai minimum de sortie des quittances est d’environ une semaine après la souscription. De

plus, l’invention de plusieurs services ou personnes donne un caractère pléthorique aux

documents utilisés au niveau de l’agence. Ces documents alourdissent les circuits et

engendrent un problème d’espace pour leur conservation. Exemple, chaque personne ou

service de contrôle a besoin d’un ou plusieurs exemplaires des documents circulants.

47

Tableau N°5 : Tableau de circulations des documents comptables au niveau de service

contrôle

Documents Nombre Services ou personnes intermédiaires

Nouveau contrat 05 Inspecteurs, Directeur agence, service production

siège ; Rédacteur, …

Conditions particulières 05 Rédacteur, classement (dossier police), ….

Bordereau de perforation 04 Siège, comptabilité agence,

Quittance 04 Comptabilité agence, quittancer, secrétariat,…

Contrant annulé 04 Siège, Direction agence, quittancer,

comptabilité,…

Source : CDI ARO

En outre, la négligence de l’importance du classement alourdit aussi la circulation des

documents. Ce problème existe au niveau de la comptabilité. En principe, cette unité

comptabilité devrait disposer d’un grand archive facile à consulter pour permettre à l’unité

même et aux autres unités, qui ont besoin d’informations fiables de faciliter leur travail. Mais

il a été constaté que ce n’est pas le cas. La recherche de documents ou de pièces s’avère

toujours difficile et entraîne une perte de temps du fait qu’ils sont en désordre et que leur

place n’est pas fixée. Par exemple, un agent venant de l’unité recouvrement souhaite revoir un

reçu de paiement d’une prime encaissée à une date donnée, alors que les reçus ne sont pas

classées par date, ils sont seulement jetés en pêle-mêle au dessous d’un bureau. Ce désordre

est dû à deux raisons :

- le manque d’espace, du à l’étroitesse du lieu de travail qui n’est pas proportionnel au

nombre de dossiers et de documents qui y sont classés. Actuellement les casiers, les bacs,

les étagères sont déjà chargés ;

- le laisser-aller des agents ou leur négligence.

Tout ceci ralenti la circulation des documents et retarde des informations. Mais les problèmes

au niveau de volume des travaux administratifs manuels existent aussi. Comment se traduit ce

problème ?

3-2 : Volume important des travaux administratifs manuels

Si nous nous référons aux faits, le volume important des travaux administratifs manuels est dû

au :

- volume important des informations traitées ;

- défauts d’exploitation des outils informatiques et entraîne des retards dans le traitement

des données.

48

3-2-1 : Volume important des informations traitées :

Nous avons pu constater que la collecte de l’information comptable et financière est effectuée

manuellement, de même pour la plupart des traitements de données. Or, les tâches répétitives,

routinières et fastidieuses effectuées par le personnel de l’agence sont considérables.

Par exemple, au niveau de l’unité recouvrement, nombreuses sont les tâches manuelles

effectuées par le quittancer : remplissage de tableau de bord d’encaissement, libération des

quittances, gestion des quittances à terme, gestion des gros clients (enregistrement à partir des

journaux de caisse).

Au niveau de l’unité comptabilité, les travaux de rapprochement, établissement des relevés

manuels, travaux d’éclatement, codification et enregistrements des JOTD, JOF, calcul des

commissions, divers enregistrements,…

Au niveau du service production : rédaction des contrats, perforation, tenue des registres,

régularisation des polices à capitaux variables,… Les cas de redondance d’information sont

aussi fréquents. Le traitement de certaines données est effectué simultanément sur des

supports différents, par des services différents.

Exemple : suivi des comptes clients

� le service de production produit un relevé de compte client

� le quittancer établit des relevés de compte et des factures pour les clients importants

� le comptable suit la situation de ces comptes sur les fiches clients extra-comptables.

Ces traitements en parallèle des mêmes données permettent à chacun de produire et de

disposer des informations dont il a besoin, tout en évitant ainsi les pertes de temps.

Cependant, ils engendrent des travaux administratifs considérables, des problèmes

d’incohérence entre les données des différents supports (mises à jours différentes) et surtout

des retards dans le traitement de certaines données. L’importance des volumes des

informations traitées ainsi que l’insuffisance des matériels informatiques retardent le

traitement des données.

3-2-2 : Défaut d’exploitation des outils informatiques :

L’importance des travaux administratifs manuels peut être due au défaut d’exploitation des

outils informatiques. Ceci s’exprime par le manque de qualification du personnel en la

matière. A l’issue de notre observation, nous pouvons dire que seul le tiers du personnel est

capable de maîtriser des outils informatiques, tandis que les deux tiers utilisent le système

avec un minimum de connaissance, c’est-à-dire ils traitent encore des données sur ordinateur

avec les logiciels Word, Excel, et quelques logiciels de programmation (« V9 »).

49

Cette statistique est défavorable pour l’agence, car une grande compagnie comme ARO se

doit d’informatiser tout le système de travail et avec un personnel compétent. Cependant, des

responsables n’ont aucune connaissance en matière informatique au sein de l’agence. Ce

manque de qualification peut être dû à la vieillesse de certains personnels qui ne peuvent plus

apprendre correctement. En plus, la compagnie n’est pas encore organisée pour consacrer du

temps à la formation en informatique ; par conséquent, l’accomplissement des travaux au sein

de l’agence est critiquable. Le plus remarquable, c’est le retard dans le traitement des

données.

3-3 : Problèmes lies au traitement des quittances pour le service de

recouvrement :

Notre participation à la tâche d’enregistrement des quittances payées et à la vérification .de la

réalisation d’un encaissement nous permet de confirmer que les faiblesses dans le traitement

des quittances sont :

- Le traitement des quittances non systémique ;

- La non performance du suivi des paiements des quittances.

3-3-1 : Traitement des quittances non systémiques

D’après notre investigation, si nous nous référons aux faits, la non systématisation de

traitement des quittances est due au retard de l’envoi de l’avis d’échéance de l’annulation des

quittances.

3-3-1-1 : Retard de l’envoi de l’avis d’échéance

L’envoi de l’avis d’échéance n’est pas systémique, alors qu’en principe, il doit être envoyé un

mois avant l’échéance. Mais en réalité, ce principe n’est pas respecté. Ce retard se produit

dans l’un des circuits auxquels passent les brouillons termes. Cela explique le retard non

seulement de l’arrivée des quittances au service recouvrement mais l’envoi de l’avis

d’échéance aussi.

Le comble est que l’erreur vient de l’assureur et si jamais l’assuré est sinistré dans la période

non assuré due à ce retard d’envoi de l’avis d’échéance, il ne pourra pas être indemnisé. Et le

plus grave, c’est que ce problème retarde la possibilité d’encaissement de la prime.

3-3-1-2 : Retard de l’annulation des quittances

En principe, l’unité recouvrement ne doit détenir les quittances à plus de trois mois. Ce qui

n’est pas le cas dans l’agence Ampefiloha car certaines quittances, qui devaient déjà être

annulées, sont toujours conservées dans l’unité pendant plus de trois mois. Elles ne sont

annulées qu’ultérieurement, alors que les quittances qui sont annulées dans le mois considéré,

ne sont pas toutes connues et la collecte des celles à annuler commence tard. A ce moment là,

50

l’état n’est pas comptabilisé. Cette situation crée aussi une perturbation sur le relevé de

compte. Lors du moment de la consultation de ce relevé, on s’aperçoit que la quittance n’était

pas encore annulée, et cela peut amener à réclamer encore la prime correspondante à la police.

En principe, les primes de sorties dans les listes des arriérés dans l’unité comptabilité doivent

être mentionnées également dans les bordereaux d’annulation établis par l’unité

recouvrement. Mais ce n’est pas toujours le cas, car les bordereaux d’annulation ne

contiennent pas toutes les primes qui doivent être annulées.

Au cours de notre participation à la tâche d’enregistrement des quittances payées et à la

vérification de la réalisation d’un encaissement, nous avons aussi constaté des faiblesses dans

le domaine du suivi des paiements des quittances.

3-3-2 : Non performance du suivi des paiements des quittances :

Ce problème réside sur la non exhaustivité des informations sur les paiements des quittances

termes effectuées et la difficulté de recherche de preuve de la réalisation des encaissements.

C’est ce que nous allons traiter dans ces deux points :

3-3-2-1 : Non exhaustivité des informations sur les paiements des

quittances termes effectuées

En principe, toutes les quittances termes payées doivent être enregistrées, mais le problème de

manque de performance réside dans le traitement des « polices diverses ». Lorsque ces polices

ne sont pas détaillées sur le reçu ou sur la fiche de renseignement caisse, il n’y a même pas

lieu d’en faire un éclatement, c’est-à-dire, de les rechercher dans le relevé indiqué sur le reçu,

ou de rechercher les avenants correspondants dans le bac à quittance pour pouvoir pointer

chacune d’elles par l’enregistrement informatique. Donc s’il y a des quittances termes dans

ces polices diverses, celles-ci ne seront pas enregistrées lors d’une vérification ultérieure.

Cela conduira non seulement à croire que la quittance correspondante à cette police n’est pas

encore payée, mais aussi à une réclamation auprès du client qui donnera une mauvaise image

de l’unité recouvrement ou même une annulation de quittance.

3-3-2-2 : Difficulté de recherche de preuve de réalisation de

l’encaissement :

Par l’imprudence de la personne responsable de la caisse des quittances payées au comptant

sur l’ordinateur, certaines quittances ne sont pas enregistrées, et lorsqu’elle sera émise et que

le quittancer procède à la vérification des quittance payées, il sera perdu car faute de preuve

du payement de la quittance par le client, surtout s’il s’agit d’un montant inférieur à un

million et d’un simple client. Il sera donc obligé de se renseigner à l’unité comptabilité par la

consultation des fiches clients, mais les problèmes persistent car certaines polices n’y sont

51

enregistrées, comme la police retraite complémentaire et retraite minute, indemnité

contractuelle et police mono véhicule.

En outre, les informations dans ces fiches ne sont ni complètes ni fiables. Nous venons de

terminer les problèmes au niveau de la gestion des quittances. Toutefois une société

d’assurance ne se réduit pas à la gestion des quittances, il y a aussi un système de

recouvrement des primes d’assurance, qui est l’un des facteurs déterminant la valeur de

l’encaissement.

Dans le présent chapitre, nous avons tâché de mettre en relief la procédure comptable de

l’Assurance ARO, en partant de l’agence jusqu’au siège. Nous avons parlé également les

vices et vertus de cette procédure.

52

CHAPITRE II : ANALYSE DU SYSTEME D’ORGANISATION COM PTABLE

PROPREMENT DIT :

Le présent chapitre comporte l’analyse basée sur les traitements des opérations

comptables au sein de l’agence.

SECTION1 : Etude descriptive à la mise en oeuvre des procédures comptables

Dans ce chapitre, l’étude se limite seulement dans le service comptabilité. Mais ce fait

n’exclue pas l’existence de plusieurs services qui travaillent de concert avec le service

comptabilité.

Autrement dit, toutes les informations venant de ces derniers seront traitées par le

service comptabilité.

1-1 : Les travaux comptables :

D’abord, rappelons que l’agence ARO Ampefiloha est sous tutelle directe de la Direction

Commerciale et sous la division du Département réseau. De ce fait, une délégation d’autorité

et de responsabilité est primordiale à la gestion et au contrôle des opérations. C’est la raison

pour laquelle le service « Comptabilité Agences » est instauré et fait partie de la division de la

Direction Commerciale. En effet, la prise de décisions et les traitements des informations

comptables et de gestion se présente comme suit : le service comptabilité des points de vente

assure toutes les tâches comptables de la direction. Les informations comptables y afférentes

seront ensuite vérifiées et synthétisées au niveau de la comptabilité Agences et du

Département réseau (Siège), tandis que la Direction commerciale prend toutes les initiatives

concernant l’administration et la définition des objectifs. Toutefois, il faut remarquer que

grâce au système centralisateur adopté par la compagnie, toutes les opérations passées par

l’agence seront centralisées au Siège.

Les travaux comptables ce sont les travaux relatifs à la comptabilisation des opérations

courantes en utilisant le plan comptable et les fiches de compte adoptées pour les points de

vente. Les détails de ces comptes ainsi que leur fonctionnement se trouvent respectivement en

annexe IV.

1-1-1 : L’organisation de traitement comptable :

Ensemble des traitements comptables permettant de passer la transaction économique (ou

opération) observée à la mise à disposition de l’information produite. De ce fait, la procédure

comptable suivie par l’agence se présente comme suit :

53

Source : ARO CDI

Description :

Pour qu’une opération puisse être comptabilisée, elle doit être appuyée et justifiée par une

pièce comptable généralement par un support papier. Ceci doit âtre obligatoirement l’original.

Le travail commence par la préparation des pièces, bases de l’écriture comptable. Il s’agit de

s’assurer que l’opération concerne réellement et effectivement le compte de l’agence. Dans ce

cas, la tâche du comptable consiste à vérifier et contrôler le respect des conditions de fond et

des conditions de forme, prévues par la loi, pour les documents à enregistrer. Ensuite, lorsque

le comptable juge que la pièce mérite une comptabilisation, il procède à l’imputation des

comptes. Celle-ci consiste à attribuer un numéro de compte à débiter et à créditer (mécanisme

de la partie double) suivie du montant correspondant et l’objet de l’écriture. Autrement dit,

l’imputation comptable est un système qui consiste à effectuer la traduction comptable et

chiffrée des faits : juridiques, économiques, financiers et sociaux sur la pièce ou sur un

bordereau spécial.

Evénement

Préparation des pièces comptables

Imputation des comptes

Etablissement de brouillard

Vérification et contrôle de la balance avant inventaire

Saisie journal sur machine

Régularisation des écritures d’inventaire

Sortie de balance après inventaire et envoi au Siège avec pièces justificatives

OP

ER

AT

ION

CO

UR

AN

TE

Travau

x de fin

d’exercice

Figure N°12: Organisation des traitement comptable suivie par l’agence

54

La phase suivante concerne l’établissement de brouillard. La tâche consiste à transcrire

l’imputation des comptes sur un journal général. Il est traité directement sur machine mais

sous Windows Microsoft Excel. Le brouillard est établi pour chaque journal auxiliaire. Il

mentionne les informations comptables essentielles : date de l’opération, libellé ou motif, le

montant et les comptes utilisés, et le solde cumulé du journal. Pour contrôler les écritures, les

comptes sont arrêtés mensuellement. L’ensemble de ces trois stades constitue la phase

préparatoire ou préliminaire du traitement comptable.

Ensuite, la quatrième phase se concentre sur la saisie et l’enregistrement des informations

dans le journal auxiliaire relatif à l’opération et dans un ordre chronologique. L’écriture se fait

sur l’appui du brouillard préétabli. Les données sont traitées sur le logiciel comptable mis en

place. A titre de contrôle, le comptable vérifie à chaque écriture l’égalité du solde trouvé dans

le brouillard et affiché sur l’écran, l’exactitude des comptes utilisés et la désignation

d’écriture. Et afin d’éviter la double écriture, il appose un petit signe lisible et claire

(exemple : tiré ou croix ou point etc.).

La vérification et le contrôle de la balance avant inventaire font parties du cycle de traitement

de la comptabilité. Il s’agit ici d’assurer que la somme des débits soit égale à la somme des

crédits et le total des soldes débiteurs soit égal au total des soldes créditeurs.

Cela signifie alors que la balance constitue un instrument de contrôle qui permet de vérifier

qu’à tout débit enregistré correspond un crédit du même montant. C’est le comptable lui-

même qui assure ce travail. Et à chaque inégalité trouvée, il procède directement à la

modification de l’écriture dans le volet « journal de traitement » du logiciel CASH.

Mais toutefois, la balance ne permet qu’un contrôle limité. En effet, l’égalité des totaux ne

signifie pas l’absence d’erreurs (exemple : des erreurs d’imputation ne modifient pas les

égalités de la balance, des erreurs peuvent se compenser) et ne garantit pas la fiabilité des

informations et la sécurité du patrimoine de l’agence.

Ensuite, le travail du comptable se poursuit avec les opérations d’inventaire à chaque fin

d’exercice (mois de décembre). Il consiste à faire un recensement exhaustif des éléments

actifs et/ou passif. A la fin, il procède à la régularisation des comptes à partir du résultat de

l’inventaire soit une diminution, soit une augmentation de compte avant l’envoie du bordereau

au Siège en vue de faciliter l’élaboration des documents de synthèses sur la base de la balance

traitée par le service de comptabilité générale au Siège, qu’est le « système centralisateur ».

55

1-1-2: Les opérations comptables courantes au sein de l’agence ARO

Ampefiloha :

Nous allons examiner les différents schémas des traitements des opérations courantes

au sein de l’Agence Ampefiloha. Tous les traitements comptables sont faits au niveau du

Siège social Antsahavola, mais la réalisation de ces travaux a besoin des opérations effectuées

au sein de l’Agence. Ici, nous nous intéressons particulièrement aux traitements comptables

effectués au sein de l’Agence ARO Ampefiloha.

Le caissier et le comptable sont tous les deux tenus de respecter les règles qui régissent

l’enregistrement des opérations qui leur sont confiées. De plus, ils doivent s'assurer de la

bonne gestion des journaux de saisie. Ceux-ci doivent être complétés quotidiennement.

Dans le cas des assurances, le système comptable est traité sous logiciel « CASH » élaboré

par les informaticiens de la compagnie et on attend à chaque fin de mois des divers états à

partir des journaux de caisse, banque, et J O T D. Les opérations sont alors enregistrées par

ordre chronologique sous forme de débits ou de crédits14.

Le journal présente le compte débité et crédité côté à côté pour l’Agence, il existe trois types

de journaux.

Ce sont : - journal de caisse

- journal banque

- JOTD

1-1-2-1 : Le journal de caisse « code 1 » :

Le journal de caisse est tenu journalièrement par le caissier et arrêté en fin de journée.

L'enregistrement des opérations habituelles de la caisse y sont constatés comme le versement

à son profit ou le règlement en espèce avec pièces justificatives des opérations effectuées : les

reçues d'encaissement ou les reçues de décaissement, les bordereaux de versement espèces en

banque. Il fait 1'objet d'un contrôle par billetage de Directeur.

D'après le plan comptable utilisé par 1'agence, le compte « 570 001 caisse » est débité ou

crédité en contrepartie d'une opération d'encaissement ou de décaissement comme le

règlement de quittance qui tourne en sa faveur ou bien le règlement de commissions de

courtage en espèce.

On débite le compte qui augmente la caisse et crédite le compte qui diminue la caisse

14 Cf. Annexe VII

56

� Encaissement de la prime par le client d’agence :

Cette opération sera constatée à partir d’une passation automatique sous le logiciel « cash »

à1'endroit du journal de caisse ou du journal des opérations financières (banque) en cas de

contrat par traite. Egalement, il faut toujours se baser sur une pièce justificative. Ici, un reçu

de paiement nous servira de référence.

570 001 Passation automatique 41 18 1 21112

10720.00 10720.00

Le compte client est crédité

� Versement de fonds en banque pour les primes perçues :

Notons qu'aucune dépense ne peut être engagée par les points de vente. Ainsi par mesure de

sécurité, la somme encaissée à la caisse des points de vente doit être versée intégralement à la

banque.

Cette comptabilisation doit se faire à deux (2) niveaux :

- sur le journal caisse :

570 001 CAISSE La passation automatique et manuelle 590 001 Virement interne

10720.00 10720.00

- ou sur le journal de banque :

590 001 La passation automatique et manuelle 560 001 Banque

10720.00 10720.00 On constate que le compte 570 001 de la banque est débité après avoir soldé le compte

Virement interne 590 001.

Ce virement bancaire est suivi en même temps dans le journal de caisse et du journal des

opérations financières (banque) tenus respectivement par le caissier et la comptabilité du point

de vente. La passation à ce niveau est donc effectuée automatiquement par le logiciel « cash »

et manuellement par le cahier de versement de la caisse à base de bordereau de versement en

espèce et par chèque.

En fin de compte, la caisse doit être tenue et contrôlée journalièrement. Pour effectuer un bon

contrôle de la caisse, quatre (4) documents essentiels sont à utiliser :

57

� folio de caisse de la veille

� carnet renfermant les souches du reçu correspondantes aux écritures à vérifier

� le folio de caisse du jour

� les pièces de caisse numérotées dans 1'ordre chronologique des écritures portées sur le

folio à contrôler

A l’issue du pointage des informations transcrites dans le journal, le contrôleur doit procéder à

la clôture de 1'opération de contrôle de la caisse de façon minutieuse et réaliser les tâches

suivantes :

� vérifier que les totaux portés sur journal sont exacts

� vérifier que le solde caisse et le billetage portés sur le folio correspondent à la somme

(en espèces et chèques) qui est remise par le caissier

� signer le folio de la caisse

� enfermer les espèces et chèques correspondants au solde de la caisse en attendant le

versement en banque

1-1-2-2 : Le journal de banque « code 2 »

Pour ce journal, il revient au comptable de le tenir journalièrement. Il y enregistre les

mouvements de fonds en faveur ou pour le règlement du compte banque et CCP. A noter que

1'envoi des fonds au siège se fait mensuellement.

La nécessité de créer un compte de passage « 590 001 virement interne » se fait remarquer

parmi la majorité des écritures comptables dans ce journal. Cela peut provenir d'un virement

en espèce à la banque qui transite au préalable dans le compte de passage « 590 001

virement». On débite le compte qui augmente la banque et crédite le compte qui diminue la

caisse.

Exemple :

Transfert de fonds perçus par 1'agence au Siège : Sur journal de banque de l’agence :

570 001 Banque La passation automatique 170 001 Siège 10720.00 10720.00 La passation à ce niveau est donc effectuée automatiquement sur la base d'un chèque émis à l’ordre de ARO. A la réception de 1'avis comptable et du chèque correspondant, le Siège passera à son tour la comptabilisation demandée comme suit :

570 001 BANQUE La passation automatique 41 18 Agence 10720.00 10720.00

58

1-1-2-3 : Le journal des opérations Technique et Divers « code 3 »

Ce journal retrace les opérations diverses et n'est pas intéressé par les comptes « caisse et

banque ». Son utilité réside dans le fait qu'il sert à passer le redressement des imputations

erronées localisées lors de la comptabilité (balance, grand livre, relevé des comptes clients et

courtiers). Le compte « 490 NNN » est un compte de passage permettant de constater une

opération fructueuse ou, au contraire, les charges afférentes par les points de vente. Il est donc

impératif de le solder mensuellement. On enregistre provisoirement les comptes des clients

qui paient leurs primes à l’Agences Ampefiloha. Cependant ce n’est que temporaire puisque

ces primes doivent être transférées au siège social. Précisons que ces clients sont ceux du

Siège.

Exemple : � Annulation commission

L'étape d'une procédure d'annulation de commission se fait comme suit :

41 18 2 466 Passation automatique 490 201 46500.00 46500.00

� Annulation quittance

L'annulation de la quittance peut avoir lieu suite à diverses raisons venant de 1'assuré. Si une raison comme une autre a été évoquée pour accéder à l’annulation d'une quittance, 1'opération suit plutôt le contraire d'une passation anomalie lors d'une émission de prime c'est-à-dire :

41 18 1 490 101 46500.00 46500.00

1-2 : Les travaux extra comptables :

Ils sont spécifiés par les travaux d’inventaire, plus particulièrement l’inventaire

de quittances, l’établissements des états de rapprochement bancaire et enfin, les états de

réconciliation des comptes.

En outre, il faut noter que la compagnie avait élaboré un tableau de bord théorique

pour la circulation des documents comptables. Le tableau de bord, outil de travail, est le

calendrier faisant apparaître le circuit d’envoi et de réception des documents comptables, tant

au niveau des points de vente qu’au niveau Siège. Il était conçu pour permettre une bonne

circulation des informations par les échanges de documents comptables afin de permettre la

régularité et la ponctualité dans l’exécution des travaux comptables par la suite.

59

1-2-1 : La balance de compte

La balance regroupe les comptes utilisés au niveau d'un point de vente (comptes clients et

courtiers, compte de personnel, compte de passage, frais de fonctionnement, virement interne,

...). Elle présente la situation pour chacun des comptes (classes dans 1'ordre du plan

comptable) et elle fait apparaître :

- le numéro du compte

- l’intitulé au compte

- le total des débits

- le total des crédits

- le solde du compte, qui apparaît dans la colonne « solde débiteur » ou « solde

créditeur » dans le cas inverse.

La balance du compte doit être équilibrée, c'est-à-dire que le total des débits doit être égal au

total des crédits. Cet équilibre permet de vérifier que les opérations ont été correctement

enregistrées (en respectant le principe de la partie double).

Toutefois, une balance équilibrée ne constitue qu'une indication : les erreurs peuvent se

compenser et la balance ne permet pas de détecter les erreurs d'imputation de compte

(utilisation d'un compte inapproprié).

La balance permet d'établir, au final, le bilan, le compte de résultat et l’annexe légale. C'est en

réalité la balance après inventaire, permettant l’établissement de ces documents comptables de

synthèse.

Pour le cas de la compagnie ARO, les détails ayant permis de faire sortir la balance se trouve

pour la plupart dans le bordereau de perforation en se référant avec les numéros de la police

d'assurance et ceux des codages spéciaux (numéros clients).

L’analyse de la balance se porte surtout sur le contrôle des grands totaux, qui en principe

devraient être semblables. En cas d'erreur, le siège est informé des différences constatées.

Quelques vérifications s'imposent également au niveau des numéros des comptes, qui doivent

être conformés à la liste des comptes du plan comptable. Le redressement des comptes

irréguliers, et les soldes du compte personnel, sont aussi nécessaires.

1-2-2 : Le grand livre

Le grand livre est un document qui représente 1'ensemble des comptes utilisés par

l’entreprise. Il fait apparaître le relevé de la situation détaillée des mouvements de chaque

compte, classe par ordre numérique et établi à partir du journal (les comptes des nombreux

points de vente répartis dans toute l’île).

60

Lors de 1'écriture du débit, le comptable rappelle la date du journal et la page où se trouvait le

crédit de l’écriture correspondante. Il en est de même pour les crédits. Cette technique

caractérise le système de la comptabilité en partie double, c'est-à-dire il faut utiliser au moins

deux (2) comptes, pour enregistrer une opération. Une modification des valeurs, au débit d'un

compte, doit être accompagnée d'une modification de même valeur au crédit d'un compte.

1-2-3 Le relevé des comptes

Ce document informatique constate le regroupement de 1’analyse de chaque compte et les

redressements éventuels ainsi que les apurements inhérents. Il retrace aussi les mouvements

d'opérations relatives aux contrats d'assurances de 1'assuré (souscription et renouvellement,

annulation/ristourne ou règlement de primes ou tout autre mouvement de régularisation

concernant son compte) de façon détaillée et par ordre respective des polices souscrites

suivant leur date d'effet.

1-2-3-1 : L’exploitation des relevés de compte courtier

Le relevé de compte courtier15 enregistre les mouvements détaillés des commissions revenant

à un courtier (émission et/ou reprise de commission) ainsi que les règlements effectués et

autres régularisations y afférents.

1-2-3-2 : L'exploitation des relevés de comptes clients

Pour prévoir les erreurs et permettre un meilleur suivi de la comptabilité, chaque comptable

des points de vente doit procéder mensuellement à la vérification des opérations contenues

dans les relevés de comptes clients, dans la mesure où elles peuvent comporter d'éventuelles

anomalies (techniques ou comptable) qui risquent de fausser la situation des arriérés et du

chiffre d'affaires de la compagnie.

1-2-3-3 : Exploitation des comptes commissions

A chaque réception de pièce, les comptables du point de vente doivent s'atteler

systématiquement aux travaux de régularisation des opérations découlant de la situation. Il

s'agit de :

� régler périodiquement les commissions sur primes payées

� supprimer les codes courtiers non opérationnels

� soumettre pour l’annulation des commissions non utilisées ou indûment

comptabilisées

� redresser les erreurs de codification éventuelles

15 Assurance ARO, « Aide mémoire pour la gestion des points de vente », CDI ARO, 70p

61

1-2-4 : L’état de rapprochement

Il s'agit d'une tâche associée à l’exploitation des bordereaux de production et au suivie

parallèle du chiffre d'affaires de 1'agence. Elle permet de déceler les anomalies éventuelles

existantes en mouvement propre de la production, en 1'occurrence les diverses primes non

émises et celles comportant des erreurs de comptabilisation (prime erronées, émises deux fois,

doublée ...). L'approche est tout à fait simple. Elle consiste à confronter mensuellement le

listing d'envoi des pièces de production au siège (y compris les bordereaux d'envoi des

quittances retournées pour annulation) au vu des bordereaux informatisés de production

mensuelle.

Les écarts évoqués après pointage constituent les situations anomalies du mois, lesquels font

appel à la mise en oeuvre immédiate des dispositions de régularisation du siège. Ces

anomalies doivent être consignées sur des états distincts et séparés selon les régularisations

demandées auprès de chaque service ou Département du Siège (automobile, incendie et risqué

divers, maritime, département vie et assurance de personne).

1-2-5 : Etat de réconciliation de comptes :

Il consiste à rapprocher les écritures continues dans le grand livre (compte 170 001 siège) du

point de vente et le relevé du compte correspondant tenu par le siège (410 NN Point de vente).

Il faut récapituler dans son ensemble la diversité des écritures habituelles des travaux de

réconciliation compte mensuel. La présentation de l’état se fera de façon à distinguer par

rubrique les opérations à passer par le siége et celles à régulariser au niveau du point de vente,

d’y faire figurer la date des écritures survenues en divergence.

Elles sont quasiment représentées par les opérations énumérées ci-après :

• les références des pièces et de leur envoi en cas d’omission ou de retard de la

comptabilisation pour toute opération restant à régulariser par le siège (avis comptable

plus note afférentes)

• les anomalies indispensables aux éventuels rejets d’écritures suivies de la mention “ne

concerne pas”

• les dates respectives de passation pour toute opération passée deux fois

• la précision éventuelle demandée aux opérations passées à l’inverse du type DEBIT au

lieu de CREDIT ou vice versa

62

SECTION 2 : Points forts

2-1 : Le personnel comptable compétent

Pour améliorer le fonctionnement du service, le comptable a eu l’intuition d’élaborer un petit

manuel de procédure, même s’il est imparfait.

Le service de recouvrement essaye toujours au maximum d’atteindre les objectifs du service

malgré les contraintes imposées par la direction et les difficultés rencontrées en rapport avec

la performance des autres services.

La culture d’entreprise est profondément encrée en eux que, malgré la réduction de l’effectif

du service et l’insuffisance de motivation, ils essaient toujours par tous les moyens de

respecter à temps le délai de procédure même si pour cela, ils ne peuvent respecter le principe

de la séparation des fonctions. Heureusement qu’ils sont polyvalents, honnêtes et

responsables.

2-2 : Equipement informatique adéquat :

Le matériel informatique utilisé au service comptable et recouvrement suit bien la nouvelle

technologie. Le problème de la lenteur du traitement des informations n’est plus causé par la

vétusté des machines. Il est même connecté à Internet pour permettre à une circulation et

recherche d’informations plus efficaces.

Il peut aussi consulter les programmes des autres services, par exemple celui de la caisse.

Malgré ces points forts, le service de comptabilité n’atteint pas toujours le maximum de ces

capacités. Ceci est dû à quelques faiblesses du système d’organisations comptables

proprement dites.

SECTION 3 : Points faibles

Pour avoir une idée plus claire de cette section, nous l’analysons sous

deux points :

� Retard des travaux de redressement des écritures et de réconciliation de comptes :

� La tenue des livres comptables peu fiable

3-1 : Retard des travaux de redressement des écritures et de réconciliation

de comptes :

En principe, les documents sortis (Balance, grand-livre, relevé de compte) auraient du être

exploités minutieusement par les comptables du point de vente, pour qu’ils puissent détecter

les anomalies persistant dans ces documents afin d’éclaircir la situation exacte de chaque

63

compte. De même, ils sont tenus de réconcilier les deux comptabilités tenues parallèlement

par le Siège et l’agence au cas où elles ne seraient pas identiques. Il en est de même pour les

opérations bancaires maintenues par la compagnie et la banque.

Théoriquement, ces travaux devraient être exécutés périodiquement, le plus souvent

mensuellement. Pourtant, la perturbation dans la circulation des documents empêche leur

finition en temps réel.

3-1-1 : Surcroît des travaux de redressement :

Nous avons constaté que les travaux de redressement et d’épuration des comptes, ainsi que les

tâches d’assainissement du relevé des comptes clients et courtiers sont retardées faute

d’informations nécessaires au moment convenable. Par exemple, les erreurs et anomalies du

mois de novembre 2007 ne sont redressées qu’au mois de février 2008. De ce fait, les erreurs

d’affectation et/ou d’imputation figurant dans les documents comptables (balances, grand-

livre, relevé) sont insuffisamment redressées voire négligées, faute de temps. Par conséquent,

des opérations très anciennes, plus d’un an, persistent toujours sur le relevé.

En outre, il n’existe pas de contrôle automatique au niveau du service informatique qui

effectue la saisie. On distingue alors deux sortes d’anomalies :

- Les anomalies comptables regroupant les imputations comptables, nécessitant

des redressements manuels, notamment sur les erreurs de codification et d’affectation. Ces

erreurs sont engendrées, surtout par les fausses informations contenues dans les pièces

comptables ou par des erreurs de saisie au niveau du service Informatique.

- Les anomalies techniques concernant directement les primes d’assurances :

• Primes erronées émanant d’une mauvaise codification des journaux ou encore

d’une double affectation des primes ;

• Primes payées d’avance qui sont des primes dont les acomptes ont été déjà

perçus avant qu’il y ait eu transformation du contrat. C’est dans ce cas qu’on

rencontre fréquemment une double imputation c’est-à-dire, avant et après la

transformation du contrat ;

• Primes émises deux fois ou doublées qui peuvent être provoquées par des

erreurs à l’établissement initial des bordereaux de perforation et/ou lors du

traitement informatique ;

• Primes non émises représentées globalement par des encaissements de primes

nécessitant la comptabilisation en émission sur les bordereaux de production ;

64

• Les trop et moins perçus sur encaissement dû aux différents modes de calcul

des primes (erreur de décompte ou erreur de facturation) ou mode d’éclatement

des primes car certains clients paient un ensemble de primes d’assurances ;

3-1-2 : La non fiabilité des informations disposées :

Suite à l’insuffisance de redressement des écritures figurant dans les documents sortis, le

service comptabilité générale ainsi que l’agence se trouve actuellement, faute d’organisation

comptable, dans une situation difficile pour fournir des informations fiables. En fait, les

anomalies non redressées et les comptes non apurés déclenchent la non-conformité du solde

du relevé des comptes à celui des fiches clients arrêtées à la date de la comptabilité concernée.

Ce qui ne facilite pas du tout une prise de décision par le responsable en cas de nécessité.

En bref, la prolifération des anomalies comptables et techniques ne permet pas de mettre à

jour la situation nette de l’agence Ampefiloha. Les retards évoqués ne permettent pas de

disposer d’informations efficaces et fiables au moment opportun ni pour la prise de décision,

ni pour les analyses financières et comptables.

3-2 : La tenue des livres comptables peu fiable :

Nous avons observé une tenue de livre peu fiable au sein du service comptabilité de l’agence

ARO Ampefiloha. Ces livres sont constitués par le journal caisse, le journal des opérations

financières, le journal des opérations techniques et diverses, ainsi que le grand-livre auxiliaire

des clients. Prenons le cas du grand-livre auxiliaire des clients présenté sous forme des fiches

cartonnées sur lesquelles s’accentuent davantage notre critique. Ces fiches sont numérotées,

nommées et classées par ordre croissant dans les cases appelées « Bac à fiche ».

Leur tenue se présente comme suit : on fait directement l’enregistrement de l’écriture en

utilisant les dossiers clients. Puis, on confronte ces fiches avec les journaux divisionnaires

correspondants et les pièces justificatives pour vérifier les paiements effectués par les clients.

Ainsi, nous allons essayer de mettre en exergue les problèmes y afférents à savoir :

- l’encombrement au niveau des opérations comptables

- l’insuffisance du contrôle de la fiabilité des informations

Les deux paragraphes ci-dessous nous montrent cette analyse.

3-2-1 : L’encombrement au niveau des opérations comptables :

L’encombrement au niveau des opérations comptables est la cause des non fiabilités de la

tenue des livres comptables. La recherche manuelle des fiches a parfois mis du temps parce

que les numéros ne sont plus en bon ordre ou bien elles sont déjà retirées du bac et classées

dans les archives. De ce fait, le volume des dossiers à traiter augmente de plus en plus et cela

empêche la continuation rapide du traitement des opérations comptables.

65

De plus, la circulation de certaines informations engendre l’encombrement des tâches à

exécuter en une certaine période. Dans la plupart des cas, ces documents ne sont pas parvenus

au moment opportun pour l’arrangement du travail.

Ces problèmes sont également dus par l’inadéquation des matériels employés, car le service

comptabilité au sein de l’agence Ampefiloha ne possède qu’un micro-ordinateur lié aux deux

imprimantes et des machines électro-comptables. Dans ce cas, nous avons constaté que les

travaux manuels d’imputation sont très volumineux par rapport aux tâches automatisées. En

effet, tous les logiciels spécifiques sont encore inadaptés au sein de ce service. De ce fait, il

existe toujours un ralentissement au niveau des traitements des informations qui, par la suite,

entraîne l’encombrement au niveau des opérations comptables.

3-2-2 : Insuffisance du contrôle de la fiabilité des informations :

� Du point de vue enregistrement :

En principe, pour tous travaux d’enregistrement dans les journaux, le comptable a toujours

l’obligation de procéder à une vérification des pièces comptables. Ceci devrait être fait pour

éviter les risques d’erreurs et de diverses anomalies. Cependant, nous avons constaté qu’au

sein de l’agence Ampefiloha, ce genre de contrôle relève d’une insuffisance. En effet, les

anomalies qui persistent encore dans les livres journaux.

Au fait, le contrôle ainsi que toutes les passations d’écritures sont toujours manuel si bien

qu’ils consomment beaucoup de temps. En revanche, l’encombrement au niveau des

opérations comptables ne permet pas aux comptables de se consacrer davantage à leurs

travaux. En conséquence, l’exécution des tâches est basée sur la quantité des opérations

enregistrées mais non sur la qualité des enregistrements effectués. Ce qui ne facilite pas le

contrôle des paiements des quittances et le suivi de la situation d’une police en cas de sinistre.

Dans la plupart des cas, il existe toujours des informations erronées.

Elles peuvent se présenter sur le numéro de police d’assurance erroné, le numéro de compte

client inversé ou doublé, la date d’effet de contrat falsifié..

� Du point de vue classement :

Du point de vu classement physique, le contrôle des informations classées s’avère encore

insuffisant. Nous avons observé un classement désordonné qui rend difficile la recherche des

documents. Les pièces sont mélangées entre elles. Des fois, elles sont égarées ou introuvables

et cela perturbe les passations journalières. Ces problèmes sont dus par l’inexistence des

moyens matériels adéquats pour conserver les documents et pièces et par l’insuffisance de

contrôle strict de classement à intervalle régulier.

66

Au cours de notre participation à la tâche d’enregistrement des quittances payées et à la

vérification de la réalisation d’un encaissement, nous avons aussi constaté des faiblesses dans

le domaine de suivi des paiements des quittances.

3-2-3 : La non fiabilité du tableau de bord des encaissements :

Les deux derniers mois de notre stage se sont passés dans l’unité de caisse. Nous pouvons dire

que le tableau de bord mis en place dans l’unité n’est pas fiable. Les données qu’elle fournit

ne sont pas exactes, sont incomplètes et pas conformes à la réalité. Quelles en sont les

raisons ?

D’abord, lorsque le montant de la prime est supérieur ou égal à un million de franc et il sera

ainsi enregistré dans la liste des gros clients. Au moment du remplissage du tableau

d’encaissement des primes payées par le gros client, certains montants de primes ne dépassent

pas d’un million d’Ariary. De plus, des sommes imputées dans l’année antérieure et aussi des

sommes supérieures à un million d’Ariary ne sont pas encore enregistrées dans cette liste. Le

comble est que si certains d’entre eux paient leur prime par tranche ou par catégorie de police

à un montant inférieur à un million d’Ariary, l’agent comptable n’enregistre jamais ce

paiement dans le tableau de bord des encaissements des gros clients, sous prétexte que ce

client n’a pas payé d’un seul coup une grosse somme et qu’il ne figure pas dans la liste des

gros clients. Par conséquent, leur compte sera faux.

En outre, ce tableau n’indique pas le taux de recouvrement. Il donne tout simplement les

montants des primes payées sans mentionner le taux de recouvrement par branche de produit

(vie, terrestre, maritime), le taux de recouvrement des gros clients par rapport aux divers

clients et les arriérés.

Enfin, l’inexistence des quittances annulées et parfois ignorées, celles-ci ne sont pas

enregistrées dans le tableau de bord des comptes des gros clients, parfois, il s’agit d’une

mission provoquée par l’accumulation des travaux car par manque de temps, il reporte cette

tâche pour la prochaine fois.

En résumé, l’agent comptable et recouvrement ne sont pas conscients de l’importance de ce

tableau de bord.

Tout en tenant compte de leurs forces et faiblesses, le présent chapitre a mis l’accent sur les

éléments constitutifs de l’organisation comptable de l’assurance.

67

CONCLUSION PARTIELLE

Le service de comptabilité au sein de la compagnie d’assurance ARO, agence

Ampefiloha fait beaucoup effort pour atteindre l’objectif de la compagnie. Son atout réside

surtout aussi bien dans son personnel (comptable) que dans son équipement informatique.

Malgré ces points forts, le service de comptabilité n’est toujours pas maximum de ces

capacités. Ceci est dû à quelques faiblesses du système d’organisations comptables

proprement dites. Trois problèmes sont à l’origine de cette faiblesse : le premier concernant le

retard des travaux de redressement des écritures et de réconciliation de comptes, le second

consiste au manque de fiabilité de la tenue de la comptabilité, et enfin, la non performance du

suivi des paiements des quittances. Comment résoudrons nous à ces problèmes ?

C’est cela même l’objet de la partie suivante, car notre objectif est de diminuer les faiblesses,

avec les résultats attendus et leurs impacts.

61

TROISIEME PARTIE : PROPOSITIONS DES SOLUTIONS ET

RESULTATS ATTENDUS

68

PARTIE III : PROPOSITIONS DES SOLUTIONS, RESULTATS ATTENDUS ET

IMPACTS

Bien qu’il y ait une multitude de solutions, nous n’en retiendrons que celles qui

prennent en compte les facteurs résolvant nettement aux limites des contraintes que nous

avons abordées lors de notre analyse. Nous allons aussi procéder à l’amélioration des apports

que l’adoption de celle-ci peut procurer à l’agence comme résultats attendus.

Le choix de notre solution est basé sur sa faculté à remédier les causes des problèmes que

nous avons constatés et analysés dans la deuxième partie de notre étude. Deux points

essentiels seront pris en compte :

- L’amélioration des procédures administrative comptable,

- L’amélioration de système d’organisation comptable proprement dit.

CHAPITRE I : SUGGESTIONS D’AMELIORATION SUR LES

PROCEDURES ADMINISTRATIVES ET COMPTABLES.

Ce chapitre permet de proposer les solutions possibles dans le but d’apporter une

amélioration à la procédure comptable basée sur les informations comptables. Ce chapitre se

divise alors en deux sections :

� La première consiste à améliorer le circuit des informations comptables

� La seconde parlera des solutions concernant les traitements des informations

Section 1 : Amélioration du circuit des informations comptables

Si nous avons mis en lumière, dans la deuxième partie, la manifestation des

problèmes relatifs à la longueur du circuit de l’information, nous évoquerions, dans la

présente section, les suggestions nécessaires pour remédier à cette carence. Il s’agit alors de :

- Alléger le circuit

- Et améliorer le système de circuit des informations comptables

69

Source : Personnelle

1-1 : Allégement des circuits

L’allégement de circuit est indispensable. Nous le traitons dans deux sous paragraphes :

� Minimum d’inventaire humain ;

� Rapidité de la circulation des documents

1-1-1 : Minimiser l’intervention humaine:

Comme nous avons constaté précédemment, le long circuit est surtout vu lors de la production

d’un contrat d’assurance jusqu’à la sortie des quittances. Chaque opération de production

nécessite l’intervention des personnes ou des services. Or, il faut le réduire le plus possible.

Pour cela, nous proposons un schéma d’un circuit allégé avec une intervention des services

plus réduits par rapport au circuit existant.

Rappelons qu’auparavant, nous avons évoqué l’utilisation de plan comptable

générale 87, expiré par le nouveau code de commerce et comptabilité du février 2004, en

utilisant le plan comptable de générale 2005 (PCG 2005), constitue un problème de l’agence.

Cela implique l’instabilité des réseaux au niveau du serveur, qui entraîne à son tour une

difficulté du siège à entrer la session de l’agence traité au sein des journaux auxiliaire, due

arrêt des réseaux involontaire. De ce fait, nous jugeons qu’en tant qu’une grande entreprise, la

compagnie ARO doit adopter la norme internationale comme l’utilisation du PCG 2005. Les

résultats attendus seront alors, d’une part, l’accélération de l’exécution de travail, et d’autre

part, la bonne répartition des taches.

Inspecteur commercial

Rédacteur/responsable production agence

Directeur agence/adjoint

Service de Recouvrement/Quittancer

Service comptabilité du Siège

Service informatique Au sein de l’agence

(2)

(3)

(4)

(1)

(5)

(7)

(6)

Figure N°13 : Circuit court des traitements des informations / quittance

70

Commentaire :

Nous avons deux circuits courts différents :

- (1) ; (2) ; (3) ; (4) : circuit en amont du traitement des quittances

- (5) ; (6) ; (7) : Circuit en aval du traitement de l’information

Circuit de traitement quittance :

(1) : l’inspecteur commerciale établit la proposition d’ordre d’assurance, vérifie sur

l’ordinateur s’il s’agit d’un nouveau ou d’un client actuel, gestion automatique d’un numéro

courtier,…

(2) Rédacteur : rédaction de contrat d’assurance à partir de la police, contrôle et calcul de

prime, gestion numéro quittance,…

(3) Directeur agence / son adjoint : vérification et signature du contrat d’assurance

(4) Service informatique de l’agence : ce service est installé au sein de l’agence

Il travaille uniquement pour les besoins informatiques de l’agence et il est aussi appliqué au

service production Siège. Il effectue les tâches suivantes : traitement informatique des

quittances, des contrats, et des divers documents,…

La durée maximale pour effectuer ce traitement dans le circuit en amont n’est pas plus de

deux (02) jours.

Circuit en aval du traitement de l’information

- (5) Inspecteur commercial : vérification des quittances,…

- (6) Service comptabilité au Siège : Edition des quittances « comptant » et de la « liste des

quittances émises » ; mise à jour des fichiers ; envoi des quittances au quittancer ;

- (7) Quittancer : gestion de quittance

La durée de ce circuit en aval est de deux jours au maximum. Il faut noter que la principale

cause du long circuit est la centralisation des informatisations au Siège. Il doit éliminer les

documents envoyés à l’inspecteur commercial (ISA) et des tâches qui y sont relatives pour

bien circuler les documents rapidement.

71

1-1-2 : Rapidité de la circulation des documents :

Le minimum d’intervention humaine ou des services entraîne la rapidité de la

circulation des documents. Il supprime les caractères pléthoriques des documents utilisés qui

alourdissent le circuit, d’où un gain d’espace pour la conservation des documents et aussi un

gain de temps par la recherche rapide des informations. Grâce à cette réduction, le délai

maximum de sortie des quittances est environ quatre jours après la souscription.

Voilà le fruit de l’allégement des circuits en général. Toutefois, il faut tenir compte

aussi du système de circuit au niveau de la comptabilité.

1-2 : Amélioration du système de circuit des informations comptables

Pour y arriver, nous envisageons deux solutions relatives aux problèmes :

- la suppression des risques d’erreurs ou d’omissions

- la mise à jour de l’information comptable

1-2-1 : Suppression des anomalies comptables

Comme nous pouvons le constater précédemment, l’erreur ou la mauvaise écriture est

l’origine de ces anomalies. Pour les surmonter, nous suggérons les trois solutions suivantes :

D’abord, il faut inciter et demander aux responsables :

• Un grand effort pour l’accomplissement de leur travail d’une manière efficace et

rapide quelque soit les obstacles

• La prudence dans tous ce qu’ils font

• La motivation et la conscience professionnelle

Ces suggestions sont indispensables pour avoir des informations fiables.

Ensuite, certains travails ne doivent pas être confiés aux stagiaires de peur de commettre de

graves erreurs.

Enfin, il faut informatiser tous les travaux de codification des journaux afin d’éviter les

accumulations qui peuvent être aussi la source des erreurs. Ce qui veut dire que les journaux

doivent être bien vérifiés avant d’être transférés à d’autres unités. C’est pourquoi nous

pouvons mettre à jour les informations.

72

1-2-2 : Mise à jour des informations comptables et financières

Ce n’est pas seulement la fiabilité des informations que l’on demande, mais aussi, il faut

mettre à jour ces informations. Elle dépend essentiellement de la décentralisation de ce que

nous avons dit auparavant et de la suppression des certaines erreurs.

D’un côté, l’installation du système informatique au sein de l’agence permet une réponse

rapide aux besoins d’informatisations des utilisateurs car ces services peuvent se lier

directement du Siège. Ils travaillent ensemble pour fournir des informations qui sont

suffisamment mises à jour pour être considérées comme valables à tout moment.. De l’autre

côté, la non apparence des erreurs fréquentes effectuées par le comptable assure la mise à jour

et la fiabilité de l’information. Elle permet aussi d’éviter la perturbation de certain client par

la confusion des informations à diffuser. Elle dépend d’abord du responsable, maître de

l’information. Ensuite, le géant doit prendre aussi sa responsabilité de :

• Contrôler le maximum possible les tâches effectuées par les agents

• Prendre de décision pour avertir ou sanctionner les agents s’ils n’effectuent pas

normalement leurs travaux.

• Leur donner les primes de gratification selon le volume de résultat pour les motiver.

Enfin, il faut améliorer l’information de tous les journaux comptables pour le traitement

rapide et efficace des documents comptables, afin d’actualiser toutes les informations. Les

diverses solutions concernant les circuits des informations étant données, le traitement de ces

informations a aussi besoin de quelques solutions pour l’améliorer.

Section 2 : Solutions concernant le traitement des informations administratives

Comme nous l’avons vu dans l’analyse critique de l’existant, des problèmes relatifs au

traitement des informations se manifestent par l’importance des travaux administratifs

manuels et les problèmes liés au traitement des quittances. Cette situation est remédiable par

les deux solutions respectées suivantes :

- Réduction des tâches administratives manuelles

- Amélioration du traitement des quittances

73

2-1 : Réduire les tâches administratives manuelles

Dans la critique de l’existant, nous avons vu que le volume important des informations

traitées et le défaut d’exploitation de ces matériels retardent le traitement des données. Nous

considérons donc comme solutions :

• L’automatisation des procédures de traitement manuel ;

• La formation du personnel.

2-1-1 : Automatisation des procédures de traitement manuel :

L’automatisation des procédures de traitement manuel est indispensable à la gestion de

traitement de l’information de la compagnie. Pour y arriver nous citons ci-dessous les moyens

ou les principes que nous allons pratiquer :

- L’automatisation des tâches répétitives routinières et fastidieuses

Exemples : au niveau de la comptabilité : le calcul de la commission, la gestion des

numéros de compte client et des courtiers, le numéro police…

- Au niveau de quittancer : l’établissement des factures, le remplissage des tableaux de

bord, la gestion des quittances, l’annulation des quittances,…

- Au niveau du service production : rédaction des contrats, calcul du montant des

primes, tenu des diverses registres,…

- Lancement automatique des procédures de renouvellement :

• Edition systématique d’une liste des polices à capitaux révalorisables arrivant à

l’échéance dans deux mois en vue d’établir les propositions de revalorisation de

capital à envoyer au client ;

• Edition des quittances termes une semaine avant le mois d’échéance ;

• Régularisation automatique des polices à capitaux variables, à leur échéance à

partir des données saisies à chaque déclaration des clients.

• Réduction des tâches manuelles administratives : en matière des travaux de

rapprochement, suppression de la régularisation manuelle des polices révisables et

ajustables, minimisation des consultations des dossiers classés.

74

• Suppression du traitement parallèle d’une même donnée ou objectif effectué par

des supports différents. Exemples : Le suivi des comptes clients par le relevé de

comptes.

Parallèlement à ces diverses propositions, on a besoin de l’informatisation de certains travaux

manuels mais cela dépend essentiellement de la qualité et la quantité (les nombres) des

matériels informatiques.

2-1-2 : Formation du personnel

Le manque qualification du personnel en matière d’informatique retarde le traitement des

données. Donc, la formation du personnel s’avère indispensable, compte tenu des avantages

qu’elle apporte aussi bien au niveau du personnel à former qu’au niveau de la société elle-

même. En plus, le monde de travail évolue de plus en plus vite dans son informatisation.

L’application de cette formation demande pour la société une sérieuse organisation, car la

continuité de son travail quotidien exige la réduction de la différence de compétence en

matière de l’informatique.

En principe, une grande compagnie comme l’assurance ARO, dispose d’un budget spécial

pour la formation de ses personnels. Donc le Siège doit programmer dans son budget

l’informatisation de son travail.

Tout cela constitue ce que nous voulons proposer pour la réduction des tâches administratives

manuelles, qui sont indispensables à la vie de l’agence et la compagnie en générale.

Maintenant nous allons passer à la deuxième proposition concernant la suggestion

d’amélioration du système d’organisation comptable proprement dit.

75

CHAPITRE II : SUGGESTION D’AMELIORATION AU NIVEAU D U SYSTEME

D’ORGANISATION COMPTABLE PROPREMENT DIT

En effet, le but de la gestion comptable est de fournir une preuve de la réalité objective des

opérations enregistrées et de contrôler la sincérité et la régularité des informations fournies.

Dans ce cas, comment contribuer à l’atteinte de cet objectif fixé par l’agence de la compagnie

d’assurance ARO à Ampefiloha. La réponse à cette question constitue la résolution des

problèmes que nous avons abordés au deuxième chapitre de la deuxième partie de ce

mémoire.

Ainsi, nos suggestions d’amélioration au niveau de l’organisation comptable proprement dit

porteront sur les trois rubriques suivantes :

- Perfectionner le système de travaux comptables ;

- Améliorer le suivi de paiement des quittances

- Mettre en place un nouveau système comptable

Section1 : Perfectionner le système de travaux comptables

Nous savons que les traitements des opérations comptables et l’enregistrement sur les

journaux divisionnaires sont effectués automatiquement par le logiciel de comptabilité

« CASH » mais le contrôle des pièces et la vérification des écritures sont toujours manuels, ce

qui fait perdre beaucoup de temps aux employés. Ce sont les raisons qui retardent les travaux

comptables ainsi que la non fiabilité des informations fournies. De ce fait, il s’avère

nécessaire d’opter pour :

- La mise en place d’un système de vérification intense

- Respect du délai imparti à une tâche

1-1 : Mise en place d’un système de vérification intense :

Au vu d’assurer la fiabilité des écritures passées aux livres comptables et de minimiser les

erreurs comptables et techniques se rapportant sur les documents sortis, tels que la balance, le

grand-livre, le relevé, il faut mettre en place un système de vérification intense.

D’abord, il s’agit de renforcer le système de contrôle au terme de traitement des informations

et d’imputation comptable. Pour ce faire, il faut éviter les fausses informations contenues dans

les pièces justificatives, plus particulièrement les pièces de caisse, en vérifiant à intervalle

régulier les informations contenant dans les données de base, comme les numéros d’ordre de

contrats, les numéros de police et les numéros de comptes clients. En effet, il faut assurer dans

76

un premier temps l’exactitude des données se trouvant dans les pièces comptables. De plus, il

faut bien définir les paramètres comptables permettant une exploitation informatique rapide et

efficace en déterminant les différents codes nécessaires.

Ensuite, il s’agit d’insérer des programmes-types de journaux au terme d’imputations

comptables, ainsi que les passations automatiques. Autrement dit, il faut passer les écritures

dans les journaux, surtout au terme de libellés, d’une manière plus claire et compréhensible

afin de faciliter le contrôle de saisie. Des exemplaires de ces journaux-types sont donnés en

annexe VII.

Ce système permettra alors de diminuer et même neutraliser les erreurs de saisie

telles quel polices d’assurance erronées, les numéros de comptes falsifiés ou inversés,les

montants de primes falsifiés,les doubles assations (enregistrement), etc.

En outre, si le système de vérification est intensifié, les informations sorties et

fournies seront fiables et opportunes. Le délai d’exécution des tâches aussi sera accéléré.

1-2 : Respect du délai imparti à une tâche :

Il faut avouer que ce délai n’existe même pas officiellement sur texte. Alors il est

nécessaire de penser et même de commencer pour fixer un temps minimum et un temps

maximum pour l’exécution d’une tâche afin d’optimiser l’organisation du travail de

comptabilité. Cette méthode consiste à essayer de trouver le temps le plus court pour

l’exécution d’une activité déterminée. Pour cela il faut aligner les tâches sous forme de réseau

avec leur temps minimum et maximum d’exécution et leur degré de priorité. Elle permet de

mettre en relief les tâches bloquant l’exécution à temps du travail, d’identifier les travaux

pouvant être exécutés en parallèles, d’élaborer le calendrier de travail.

La même recommandation est aussi valable pour le service de recouvrement. Et si on

veut que le travail soit efficace, il faut mettre l’homme qu’il faut à place qu’il faut ; c’est-à-

dire que s’il manque de personnel qualifié pour assumer le rôle d’un comptable dans la

compagnie, au moins il est à prévoir de former la personne destinée à la tâche, des mois avant,

afin qu’il puisse exécuter correctement son travail, sinon il va falloir en engager un autre qui

est déjà compétent.

Comme on l’a vu, la comptabilité a vraiment du mal à s’en sortir, alors il faudrait

envisager d’augmenter la capacité ou le vitesse de fonctionnement de tâche comptable. Il faut

faire participer les stagiaires à la tâche parce que c’est pour cela qu’ils sont venus et même s’il

77

y a des risques des erreurs, ils peuvent aider. Voilà pourquoi il est important de bien sonder

les stagiaires sur leurs compétences et leur intégrité.

Enfin nous proposons la distribution des tâches comme suit :

- laisser le responsable de la comptabilité d’agence s’occuper de sa propre tâche ou

alors cette tâche va être la principale attribution d’un personnel (charger de l’enregistrement

des écritures comptables ; occupation de la réconciliation des comptes et de la concordance

bancaire,…) ;

- les stagiaires peuvent aider dans tous les domaines sauf pour les confidentiels.

1-3 : Améliorer la gestion des documents comptables

Les documents et les pièces qui comportent toutes les informations comptables sont des

éléments indispensables au sein d’une société. Au fait, une pièce comptable constitue un

document de base de la comptabilité. Pour un bon fonctionnement des tâches, il faut procurer

une gestion satisfaisante qui se matérialise par la conservation et l’accès rapide et à temps réel

des informations.

Par ailleurs, l’utilité de toute documentation dépend de la manière dont elle serait classée,

rangée et organisée.

En outre, en étudiant les différents postes au sein de l’agence Ampefiloha, ainsi que les

relations de travail entre les services, la gestion des documents revête d’une grande

importance puisque l’information est classée dans des dossiers ouverts à chaque client, dans

des fiches, dans des cahiers ou sur d’autres supports.

En concourant à la bonne gestion des documents, il est possible d’offrir à l’agence nos

suggestions d’amélioration. Ainsi, elles porteront sur :

- le choix d’un lieu de rangement meilleur ;

- le contrôle strict et périodique des informations classées.

Les sous paragraphes suivants porteront sur cette étude.

1-3-1 : Choix d’un lieu de meilleur rangement

Pour une meilleure conservation des pièces et documents, il faut choisir et utiliser des

mobiliers et des matériels adéquats portant des places suffisantes. L’utilisation de ces

matériels comme les classeurs à clapets, les armoires à rayonnages, étagère, etc. permettra

d’éviter le risque de perte ou de mélange des pièces (pièces de caisse, de banque,..) et d’avoir

78

la possibilité d’accroître le volume de pièces et documents à ranger par liasse pendant une

période plus ou moins longue, avant de les triés en archives suivant leur nature et les

prescriptions légales en vigueur. En effet, les pièces comptables et tout document doivent être

physiquement classés de telle sorte qu’ils puissent être retrouvés le plus rapidement possible,

à l’endroit prévu et en bon état. Pour cela, il est souhaitable de choisir un endroit un peu plus

grand au service comptabilité de l’agence pour installer ce matériel et mobilier afin de

faciliter l’accès de tous les utilisateurs aux informations classées. C’est encore mieux si cet

endroit se trouve au central du service pour laisser aux agents intéressés par les mêmes

documents de les connaître. Bref, il ne suffit pas de conserver les supports d’information,

mais il faut penser à leurs dispositions matérielles et à leur classement.

1-3-2 : Contrôle strict et périodique des informations classés

L’adaptation d’une méthode de contrôle et de suivi des informations classées est nécessaire au

sein du service comptabilité Agence ainsi que pour tous les autres services. Alors, il faut

utiliser une méthode chronologique qui permet d’avoir la certitude que les pièces et les

documents soient bien à leur place en respectant les codes et les indices de rangement bien

définis auparavant. Pour ce faire, il faut :

- vérifier l’ordre de classement à intervalle régulier. Cela consiste à contrôler la

séquence numérique des pièces classées. Cette vérification va permettre de reclasser

les pièces dans le cas où les erreurs de classement seraient constatées comme les

mélanges de pièces (pièces de banque dans les pièces de caisse,…) ou échange de

documents ou tout simplement, les numéros ne sont pas numériquement en bon ordre ;

- Contrôler et suivre la sortie des pièces. Ceci consiste à enregistrer le numéro et la

référence des pièces et/ou documents comptables, la date de sortie de ces documents et

le service demandeur, en utilisant la méthode PO3C « Prévoir, Organiser,

Commander, coordonner, contrôler » :

� « Prévoir » : il faut préparer l’avenir pour obtenir une meilleurs produits d’une

entreprise,

� « Organiser » : il faut bien organiser la marche à suivre,

� « Commander » : il faut assurer la bonne marche de l’organisation et de la

direction ou activité qui repose à la fois sur la personnalité du dirigeant et sur la

connaissance de l’administration de l’entreprise.

79

� « Coordonner » : il faut harmoniser la division des tâches et le plan à suivre pour

éviter la confusion entre les personnels.

� « Contrôler » : il faut vérifier, contrôler les tâches ou travaux a effectués suivant le

programme d’action.

1-3-3 : Amélioration du tableau de bord des encaissements des gros

clients :

En se référant au problème relatif au tableau de bord, qui est actuellement opérationnel dans

l’unité recouvrement et agence comptable, nous pensons que la première solution

d’amélioration concerne le renforcement du contrôle au moment de remplissage de ce tableau

de bord16.

Ensuite, la personne qui collecte les informations et remplit ce tableau à partir de journaux de

caisse et des pièces des caisses, doit suivre la procédure suivante :

- consulter tous les clients qui ont un montant de prime supérieur à deux cent milles

Ariary ( 200 000 Ar);

- Voir sur la liste des gros clients s’il y a des gros clients qui réalisent son encaissement

avec un montant inférieur à deux cent mille Ariary, et les consulter ;

- Ajouter de temps en temps sur la liste des gros clients tous ceux qui remplissent les

conditions d’être gros clients, mais dont le nom n’est pas encore enregistré ;

- Consulter le supérieur au cas où il y a un obstacle dans ce tableau ou dans la liste.

En d’autres termes, la liste des gros clients doit éviter à jour les erreurs sur leurs comptes.

En outre, indiquer dans ce tableau le taux de recouvrement soit par branche de produit, soit

par caractéristique des clients pour permettre à tout moment d’avoir l’évolution

d’encaissement et de prévenir les efforts encore à entre prendre.

Enfin, enregistrer dans un autre tableau toutes les quittances à annuler après la signature des

responsables compétents avec des motifs d’annulation et effacer immédiatement le nom de ce

client de la liste des gros clients si la quittance annulée lui appartient.

Section 2 : Amélioration du suivi de paiement des quittances termes :

Dans cette section, nous traiterons dans deux paragraphes :

16 Cf. Annexe VIII

80

- Assurer l’exhaustivité des informations sur les encaissements effectués

- Faciliter la recherche de preuve de la réalisation de l’encaissement.

2-1 : Assurer l’exhaustivité des informations sur les encaissements

effectués :

La négligence des polices non détaillées dans le reçu ou dans les fiches renseignement caisse

est la source de la non exhaustivité des quittances termes payés, alors qu’elles sont

susceptibles de constituer un montant énorme ou même être constituées de police termes

différentes. La solution consiste à systématiser l’éclatement des polices non détaillées afin

que toutes quittances termes payées soient enregistrées. Un contrôle doit suivre cet éclatement

de police, pour s’assurer que les encaissements sont tous saisis.

2-2 : Faciliter la recherche de preuve de la réalisation de l’encaissement :

La réalisation d’un encaissement doit être prouvée par l’unité recouvrement sans faire recours

à l’unité comptabilité. Pour que la recherche soit rapide et efficace, le tableau de bord des

encaissements doit être complet et fiable pour prouver l’encaissement des quittances termes

des gros clients et des montants supérieurs à deux cent milles Ariary. Pour les autres

quittances termes, celles dont les montants sont inférieures à deux cent milles Ariary et des

quittances de simple client, ils figureront dans le fichier informatique (visuel d’encaissement)

qui enregistre les termes encaissées. En résumé, c’est la fiabilité des outils de vérification qui

facilitera cette recherche.

- Perfectionner le système de travaux comptable ;

- Amélioration du suivi de paiement des quittances

Après avoir évoqué dans la partie précédente les problèmes y afférents, nos

suggestions d’amélioration au niveau de l’organisation des travaux comptable sont

caractérisées par deux éléments. Le premier consiste à perfectionner le système d’information

comptable en informatisant le système comptable. Ceci est manifesté par le traitement

comptable sur ordinateur, puis il consiste à perfectionner le système en mettant en place un

système de vérification intense, attesté par l’insertion des programmes types de journaux, le

respect du délai imparti à une tâche et enfin, améliorer la gestion des documents comptables

La deuxième suggestion énonce l’amélioration du suivi de paiement des quittances.

Celles-ci se rapportent d’une part sur l’assurance de l’exhaustivité des informations sur les

81

encaissements effectués et d’autre part sur la facilitation de la recherche de preuve de la

réalisation de l’encaissement. Nous passons à la troisième et dernière suggestion.

Section 3 : Mise en place d’un nouveau système comptable

Le nouveau système comptable consiste à informatiser la comptabilité. L’intérêt de

l’informatisation du système comptable consiste en l’accélération de l’enchaînement

journalier des tâches, afin de mettre à jour l’arrêté de la comptabilité ainsi que la fiabilité des

informations qu’elle fournisse dans les documents comptables. Alors, les suggestions

concernent la procédure d’information des opérations comptables et la mise en place d’un

circuit adéquat des documents comptables.

3-1 : Procédure d’informatisation des opérations comptables :

Le processus d’information des opérations comptables suit une logique

incontournable. Chaque unité doit pouvoir manipuler l’outil informatique et disposer d’un

ordinateur pour l’exécution des tâches. En fait, l’informatique s’est substituée peu à peu aux

systèmes mécanographiques et elle remplace dans une large mesure le facteur de travail. Cela

a permis à l’agence de disposer dans un délai relativement court et au moment opportun les

informations utiles.

Cette procédure peut être figurée la figure N°14 de la page suivante.

Voici les tâches et activités correspondantes :

- Réception et orientation des clients ;

- Enregistrement des opérations sur fichier client ;

- Remplissage des fiches caisses et attribution des commissions

- Contrôle et suivi par le service comptabilité des opérations enregistrées par caisse ;

- Traitement des opérations comptables sur ordinateur ;

- Etablissement des statistiques de suivi des clients, des courtiers

- Etablissements des états récapitulatifs et de réconciliation des comptes.

60Source : Personnelle

Figure N°14 : Organisation comptable selon le système informatique

Relevé bancaire Etat précédent journal

Inspecteur commercial Caisse Comptabilité

Travaux comptables

Travaux extra-comptables

Pièces de décaissements (paiement de sinistre)

Pièces de caisse Pièces justificatives - Factures - Bon de livraison - Ect.

Pièces justificatives - Pièces de banque - Dossiers client - Autre

Listing journalier des mouvements

de fonds

Journal de

caisse

Journal de

banque

Journal des

OTD

Journal mensuel

des primes

Etat mensuel des frais de

fonctionnement

Grand livre auxiliaire des tiers, Clients et courtiers

Grand livre divisionnaire des opérations de l’agence

Etat de rapprochement bancaire

Etat de réconciliation des comptes

Etat de réconciliation des comptes

Balance divisionnaire de l’agence

Relevé des comptes tiers

Traitement informatique Transfert de documents Traitement automatique Passation des opérations au grand-livre tiers (semi-auto)

82

83

A l’égard de ce schéma, nous avons explicité la notion sur la procédure d’information des

opérations comptables. De ce fait, les deux rubriques, intitulées d’un côté une norme de

production, qui serait fonction du rapport quantité-qualité des tâches effectuées, et de l’autre

côté un délai optimum d’exécution des traitements, possèdent une importante valeur dans

l’ensemble des procédures et du circuit d’information.

Outre le rapport quantité-qualité ainsi que le délai optimum d’exécution, cet état de fait

traduit dans le domaine de gestion et de l’organisation une dépendance étroite de tous les

services et les unités à la rigueur informatique. En effet, cette rigueur est exprimée par les

trois contraintes qui sont la qualité, la quantité de travail et le délai d’accomplissement

conditionnant la fiabilité et l’efficacité des informations et surtout le degré de traitement

des informations fournies par l’ordinateur.

Bref, si la comptabilité est organisée selon le système informatique, l’exécution des tâches

sera plus rapide et efficace. Alors, l’arrêté de la comptabilité pourrait être mise à jour.

3-2 : Mise en place d’un nouveau modèle de collecte d’information :

On parle ici des informations d’ordre comptable. Il s’agit de collecter ces

informations d’une manière permettant un traitement efficient des données.

Tout d’abord, l’inspecteur commercial rassemble les données utiles sur la clientèle

(renseignements familiaux, professionnels, scolaires, sanitaires,..). Ensuite, ces données sont

traitées puis enregistrées pour servir de fichier renseignement auprès des services concernés

(comptabilité, recouvrement). Dès qu’il y a une modification ou des nouvelles informations

concernant un client, chaque service de l’agence doit être avisé le plutôt possibles afin de

mettre à jour les traitements y afférents. Ainsi, les faits relatés font l’objet d’une exploitation

informatique afin d’automatiser la procédure de traitement des renseignements.

Ensuite, la caisse tient un rôle important du point de vue collecte d’information. Son

rôle consistera essentiellement à effectuer :

- Les paiements sur ordre des différents services en définissant clairement les

paramètres comptables et permettant une exploitation informatique :

� Code général comptable,

� Code auxiliaire comptable le cas échéant,

� Code catégorie de produit ou de police d’assurance,

84

� Code service émetteur du document,

- Les encaissements concernant les primes, à la réception de ces fonds, la caisse se

trouvera devant les possibilités d’application suivantes :

� Affecter directement ces fonds au compte concerné (41201…) ;

� Influencer un compte d’attente (490104) ;

� Demander l’affectation par un compte de liaison (170 001).

L’application se fera au moyen d’un document présentant un profil analogue à celui destiné

aux dépenses : indication des paramètres comptables en vue d’une exploitation informatique.

Si nous nous sommes occupés de la partie administrative dans le chapitre précédent, dans le

présent chapitre, nous avons accentué la partie comptable. Les résultats attendus seront

exposé dans le troisième chapitre.

85

CHAPITRE III : RESULTATS ATTENDUES ET IMPACTS

Ce dernier chapitre, consacré aux résultats attendus, a pour objectif de procurer à

l’agence un meilleur rapport entre les moyens engagés et les résultats obtenus. La recherche

des meilleures solutions aux points faibles évoqués ou l’adoption des simulations des cas

telles que propose une évolution positive, un impact négatif sur tout axe, seraient probable

pour l’agence. Il ne lui faut que faire le choix sur la meilleure option. Et nous allons voir les

résultats attendus, et leurs impacts qui seront décrits dans les sections suivantes.

Section 1 : Résultats attendus

Pour avoir une idée plus claire de cette section, nous rencontrons trois points

récents, à savoir :

- connaissance parfaite du système d’organisation comptable

- gains de temps dans les travaux comptables

- confiance et fiabilité des informations financières

1-1 : Connaissance parfaite du système d’organisation comptable

La connaissance de ce fait qui profite aux service comptable de :

- gérer les informations comptables de l’agence par la connaissance parfaite des circulations

ou procédures des traitements des opérations comptables ou dossiers administratifs.

- connaître l’état actualisé des mouvements des opérations courantes par la suite de

l’amélioration de la qualité de travail.

1-2 : Gains de temps dans les travaux comptables

En ayant effectué tout travail comptable, le service comptable peut se tourner vers des tâches

plus approfondies qui ne sont que des suites logiques de la meilleure organisation de travail

de comptabilité. Il peut entreprendre la gestion financière en préparant les dossiers d’analyse

pour pouvoir procéder à :

- la gestion de trésorerie

- l’analyse d’exploitation.

- la gestion budgétaire

1-3 : Confiance et fiabilité des informations financières :

L’agence a une image fidèle devant leur client et surtout au niveau de la compagnie en

générale. Il bénéficiera d’une cohésion dans toute décision fondée sur la sincérité des résultats

d’activité. Les partenaires vont attacher à la société une liaison étroite basée sur la confiance.

Alors les investissements ne courent aucun risque caché sur les fonds à engager, en fonction

de l’affichage de la situation réelle.

86

Les résultats attendus, en particulier, c’est un résultat du bénéfice en général au moment

d’utilisation du travail comptable. Il donne ensuite l’impact positif, d’une part, et d’autre part

l’impact négatif.

Section 2 : Impacts positifs et négatifs

Voyons une à une ces rubriques.

2-1 : Impacts positifs

Cet impact porte sur les trois points suivants :

- Facilité des tâches administratives ;

- Contrôle de fonction de service financier ;

- Tableaux de bord opérationnels.

2-1-1 : Facilité les tâches administratives :

Pour faciliter en partie les tâches à exécuter dans cette agence, on utilise le système

d’organisation des travaux administratifs :

- assurer les exécutions d’un ensemble des tâches de même nature en veillant à leur

coordination interne ;

- atteindre certains objectifs nécessaires à l’activité d’autres services conformes à la

directive de leur chef.

C’est la partition des activités entre les services qui sont à l’origine de la notion de fonction.

Ainsi, dans l’agence, aucune fonction ne peut être exercée par un service unique sans tenir

compte du Siège. Il faut tenir compte des éléments ci-après :

- la capacité des employés de l’agence doit maîtriser le déroulement de ces tâches ;

- la nature de son activité

- les objectifs à court et à long terme

Alors, le service administratif est toujours dirigé par le Directeur adjoint, qui doit connaître

exactement quelles sont ces attributions au point de vue de :

- la nature des tâches,

- l’étendue de ses pouvoirs.

2-1-2 : Contrôle de fonction de service financier

L’existence du contrôle et suivi des opérations à effectuer sécurise le patrimoine de la société,

c’est-à-dire trouver des capitaux, le gérer, tirer la meilleure partie possible disponibilité. Elle

concerne donc l’exploitation et la gestion des capitaux de la compagnie. Toutes ces opérations

constituent ce qu’on appelle la finance. Cette fonction est assurée par le service financier, la

87

fonction financière entre là en action la première dans la vie de la compagnie et elle

commande toute la vie de cette dernière.

Alors, les principaux rôles tenus par le service financier de la compagnie consiste à :

- traiter un problème d’investissement, c’est-à-dire, déterminer les capitaux nécessaire

du moment de l’investissement, étude de la rentabilité des investissements projetés

envisagés,…)

- gérer la vie financière de la compagnie, c’est-à-dire, maintenir la bonne trésorerie et la

gestion de crédit,…

- contrôler la gestion financière, c’est-à-dire, les éléments constituant des indicateurs

des gestions permettant de contrôler à tout moment la gestion financière de la

compagnie

2-1-3 : Tableaux de bord opérationnels :

A chaque période (journalière, mensuel,…), le responsable doit établir le tableau de bord

de l’agence. Périodiquement, le comptable de l’agence vérifie les mouvements des

opérations des divers journaux au sein de l’agence avec la comparaison des tableaux de

bord avec les pièces justificatives. Nous avons plusieurs tableaux de bord :

- Tableau de bord d’encaissement journalier,

- Tableau de bord d’encaissements des gros clients, etc.

Il se présente comme suit :

Arrivée des journaux caisse venant de la caisse

Enregistrement dans le tableau de bord des encaissements journalière

& mensuel

Saisie dans le fichier Encaissement le tableau de bord

des encaissements

Total de l’encaissement mensuel Total de l’encaissement mensuel par branche Taux d’encaissement Total de l’encaissement mensuel par des gros clients Total de l’encaissement mensuel par divers clients Total de l’encaissement mensuel de l’année antérieur

Dates d’encaissement Encaissement par branche de produit Taux d’encaissement Ristournes Total de l’encaissement journalier Total de l’encaissement de l’année antérieur Total de l’encaissement des gros clients Total de l’encaissement des divers clients

Figure N°15 : Modèle de Tableau de bord d’encaissement

Source : Personnel

88

Tous les renseignements seront nécessaires pour déterminer l’évolution des encaissements par

branche de produit, par catégorie des clients et de détecter l’orientation des efforts au

comptabilité ou au recouvrement à chaque fin de mois.

On applique les formules suivantes pour déterminer le taux de recouvrement.

Taux de recouvrement : Total encaissement indiqué x 100 / Total à recouvrir

Exemple :

Taux de recouvrement Assurance vie : Total encaissement Assurance vie x 100/ Total à

couvrir

Alors, les opérations comptables traitées dans une période donnée sont faciles à contrôler, si

le responsable n’oublie d’établir le tableau de bord de chaque nature des opérations.

2-2 : Impacts négatifs :

La rigidité des procédures administratives au sein de l’agence implique la

déstabilisation de tous les postes des travailleurs au point que la compagnie court à la perte du

personnel employé. Elle risquerait donc de s’effondrer. La conjugaison des mesures

juridiques avec la gestion des ressources humaines a toujours des impacts négatifs en ce sens

que le personnel souffre de pleine fonction.

CONCLUSION PARTIELLE

En guise d’une petite conclusion, il est à rappeler que, la troisième et dernière partie

contient la proposition des solutions tant pour la compagnie d’assurance agence ARO elle-

même que pour la compagnie en générale, en vue d’améliorer les tâches administrative,

comptable. Des résultats attendus servent ensuite à redonner plus de valeur l’étude que nous

avons réalisé dans cet ouvrage et aussi de contribuer au renforcement des procédures sur

l’organisation comptable administratif et comptable proprement dit suivant l’impact positif et

négatif pour aider à l’entreprise pour l’application des propositions que nous avons abordé de

ce troisième et dernière partie. Ainsi s’achève donc notre analyse et nous terminerons

maintenant par la conclusion générale.

89

CONCLUSION GENERALE

Apporter une analyse du système d’organisation comptable des Assurances ARO, cas

de l’Agence centrale Ampefiloha paraît à première vue une œuvre difficile. Portant, c’est ce

l’occasion que nous avons eue par le biais d’un stage effectué à la compagnie d’assurance

agence ARO Ampefiloha. Dans cette optique, nous sommes amenés à identifier les problèmes

au sein de la compagnie. Ils se situent au niveau des procédures administratives d’une part, et

au niveau de la comptabilité d’autre part. Nous avons pu constater qu’il y a une lacune au

niveau des circuits des informations due à l’interventions exagérées des certains personnes et

ralentissement de la circulation des documents. Les problèmes suivants se situent au niveau

de la comptabilité et sont caractérisés par le volume important des travaux administratifs

manuels. Le premier s’occupe du volume important des informations traitées et le second

concerne le défaut d’exploitation des outils informatiques. Quant à la comptabilité proprement

dite, il y a une lacune évidente du point de vue des travaux de redressement des écritures et de

réconciliation de comptes. Un surcroît des travaux de redressement et la non fiabilité des

informations disposées. Ensuite, la tenue des livres comptables peu fiable induit à

l’encombrement au niveau des opérations comptables et à l’insuffisance du contrôle de la

fiabilité des informations. Enfin, la non performance du suivi des paiements des quittances

qui prouve le non exhaustivité des informations sur les paiements des quittances termes

effectuées et la difficulté de recherche de preuve de réalisation de l’encaissement

Ce travail aurait été incomplet si nous nous contentions seulement de relever les

problèmes sans y apporter les solutions adéquates pour permettre à l’agence de la compagnie

ARO, afin qu’elle améliore ses performances. C’est ainsi que nous avons commencé par

proposer des solutions concernant les circuits des informations en préconisant 1’allégement

des circuits; la réduction des tâches administratives manuelles et d’améliorer la gestion des

documents. Ceci suppose la formation des personnels, le choix d’un meilleur lieu de

rangement et le contrôle strict et périodique des informations classées.

Concernant le système d’organisation comptable proprement dite, nous avons préconisé des

solutions consistant à perfectionner le système d’information comptable, c’est-à-dire la mise

en place d’un système de vérification intense et amélioration du suivi de paiement des

quittances afin qu’ils puissent à assurer l’exhaustivité des informations sur les encaissements

effectués et facilite le recherche de preuve de la réalisation d’encaissement

90

Pour terminer ce travail, nous avons recommandé quelques résultats attendus

concernant la connaissance parfaite du système d’organisation comptable, source de gains de

temps dans les travaux comptables, de la confiance et de la fiabilité des informations

financières.

Ces résultats attendus seront atteints plus facilement si l’agence Ampefiloha s’efforce

de suivre quelques impacts à savoir les positifs et négatif. Grâce à la proposition de solutions

que nous avons abordées au premier et deuxième chapitre de cette partie, chaque agent du

service connaisse et accomplisse ses tâches administratives. Le service financier serait assuré

par le comptable avec l’établissement des tableaux de bord qui va être opérationnels, c’est

l’impact positif. Finalement nous terminons ce mémoire sur l’impact négatif axé sur la mise

en œuvre des solutions proposées à l’amélioration du système d’organisation comptable au

sein de l’agence ARO Ampefiloha. Nous savons que la rigidité de procédure ou discipline

d’accomplir une tâche de chaque service entraîne une rupture ou mécontentement plus

précisément démotivation du personnel au sein d’une entreprise. Donc la compagnie doit être

souple devant ce personnel afin de garder l’ambiance du travail, une des motivations de

l’exécution des tâches.

LISTE DES ANNEXES

ANNEXE I : Organigramme du Siège sociale ARO Antsahavola Antananarivo

ANNEXE II : Conditions générales des quelques différents contrats d’assurance

ANNEXE III : Réseaux des distributions des produits d’assurances à Madagascar

ANNEXE IV : Nomenclatures des comptes utilisés par le service comptabilité ARO

ANNEXE V : Une pièce de base justifiant une seule écriture comptable

ANNEXE VI : Modèle d’une pièce récapitulative d’un ensemble opérations

ANNEXE VII : Différents sortes de journaux

ANNEXE VIII : Modèle de tableau de bord d’encaissement

Annexe I : Organigramme de la compagnie ARO Siège Antsahavola

DIRECTION GENERAL

Assistante de Direction

Communication

Protocole

Chargés d’études

Conseil juridique

Contrôleur de gestion

DTNV dVAP DI DM DCR DFP dMG dSI dEE dSA

dReass

dTransport Maritime

dAIRD

sSanté Accident

sSinistre SantéAcc

sVie

sSinistre Vie

sInspect Technique

sInspect Compta

dClientèle

sCompta Agences

dContentieux

dRecours

dCompta

dAdministration Personnel

dGestion Immobiliers

diSociale

dInvestissement

sTravaux

sAppro

sVehicules

sExploitation

sEtudes

sMaintenance

I

ANNEXE II : CONDITIONS GENERALES

- POLICE D’ASSURANCE AUTOMOBILE

- POLICE D’ASSURANCE RETRAITE COMPLEMENTAIRE

- POLICE SPECIALE AUX ETABLISEMENTS ENSEIGNANTS ECT….

- POLICE D’ASSURANCE CONTRE LE VOL

ANNEXE II

II

II

ANNEXE II

II

ANNEXE II

II II

ANNEXE II

Annexe III : Schéma de localisation des points de vente de la compagnie d’assurance ARO à Madagascar ARO DANS TOUT MADAGASCAR

LES CINQ AGENCES D'ANTANANARIVO

Agence Ampefiloha B.P. 42 - Tél. 22 239 62 / 22 246 51 Immeuble ARO Ampefiloha I Antananarivo 101Email : ag84@aro.mg Agence Ankorondrano B.P. 42 - Tél. 22 300 11 / 22 099 48 Ankorondrano (Ex Village des Jeux) Antananarivo 101 Email : ag81@aro.mg Agence Antsahavola B.P. 42 - Tél. 22 201 54 Antsahavola - Antananarivo 101 Email : daa@aro.mg Agence A.T.O.P. B.P. 42 - Tél. 22 201 54 Antsahavola - Antananarivo 101 Email : atop@aro.mg Agence Indépendance B.P. 42 - Tél. 22 206 28 / 22 380 48 13, Avenue de l'Indépendance Antananarivo 101 Email : ag16@aro.mg LES SIX AGENCES REGIONALES

Agence Ambanja B.P. 103 - Tél. 86 501 45 Ambanja Centre 203 Email : ambanja@aro.mg Agence Ambatondrazaka B.P. 71 - Tél. 54 813 50 Ambatondrazaka 503 Email : BRAmbatondrazaka@aro.mg Agence Antalaha B.P. 151 - Tél. 88 867 44 Angle Rue de Tanambao & Rue de Nantes Antalaha 206 Email : antalaha@aro.mg Agence Manakara B.P. 21 - Tél. 72 210 11 Manakara 316 Email : manakara@aro.mg Agence Nosy-Be B.P. 167 - Tél. 86 611 96 Nosy-Be 207 Email : drnosybe@aro.mg Agence Tolagnaro B.P. 261 - Tél. 92 213 92 Place de France - Av. Flacourt Bazaribe Tolagnaro 614 Email : tolagnaro@aro.mg

LES HUIT (8) DIRECTIONS REGIONALES

Direction Régionale Antsirabe

B.P. 139 - Tél. 44 480 51 / 44 490 52 Rue Ralaimongo - Antsirabe 110

Email : drantsirabe@aro.mg

Direction Régionale Antsiranana B.P. 140 - Tél. 82 221 96 / 82 294 07 Rue Colbert - Antsiranana 201 Email : drantsiranana@aro.mg Direction Régionale Fianarantsoa B.P. 1019 - Tél. 75 502 51 Rue Clémenceau - Ambalapaiso Fianarantsoa 301 Email : drfianarantsoa@aro.mg Direction Régionale Mahajanga B.P. 683 - Tél. 62 228 15 Rue George V - Mahajanga 401 Email : majunga@aro.mg Direction Régionale Morondava B.P. 149 - Tél. 95 526 00 Morondava 619 Email : drmorondava@aro.mg Direction Régionale Sambava B.P. 10 - Tél. 88 921 33 Sambava 208 Email : sambava@aro.mg Direction Régionale Toamasina B.P. 310 - Tél. 53 339 50 Boulevard Joffre - Toamasina 501 Email : tamatave@aro.mg Direction Régionale Toliara B.P. 276 - Tél. 94 426 08 Boulevard Philibert Tsiranana Toliara 601 Email : drtoliara@aro.mg

III II III

Annexe IV : Fiche des comptes

IV

V

Annexe V : Une pièce de base justifiant une seule écriture comptable

Annexe VI : Modèle d’une pièce récapitulative d’un ensemble opérations

VI

ANNEXE VII

DIFFERENTS SORTES DE JOURNAUX

- Journal de caisse

- Journal des opérations financières

- Journal des opérations techniques et diverses

VII

ANNEXE VII

ANNEXE VII

VII

Annexe VIII : Modèle de tableau de bord d’encaissement

VIII

BIBLIOGRAPHIE

REFERENCES DES OUVRAGES ACADEMIQUES

ANNICK (D.M), CLAUDINE (P), MICHEL (B), « Gestion Administrative : Organisation -

Gestion des activités administratives », FOUCHER Paris, 1988, 191p

CAROLINE (S), « Concevoir le tableau de bord : outil de contrôle, de pilotage et l’aide à la décision »,

DUNOD, Paris, 2003, 289p

FAYEL (A) et PERNOT (D), « Comptabilité de l’entreprise », 9 ème Edition, DUNOD, Paris, 1996, 543p

HENRI (L), « Economie et finances de l’assurance et de la réassurance », JOUVE, 1981,315

JACQUES (C), « La gestion administratives », FOUCHER, Paris, 1997, 191p

LANGLOIS (G) et MOLLET (M), « Analyse comptable et financière », FOUCHER, Paris 1989, 145 p

SIMONET (G), « La comptabilité des entreprises d’assurances » 5è édition, L’ARGUS, France,

1998, 382p

VALIN (G), « Gestion des entreprises d’assurances », DUNOD, Paris, 1983, 216p

DOCUMENTS

« Aide mémoire pour la gestion des points de vente », Assurance ARO CDI, 70p

« Code d’organisation de la compagnie ARO », Assurance ARO CDI, p44

« Code des assurances applicables à Madagascar »Présidence de la République de Madagascar,

Imprimerie nationale, 97 p

« Généralité sur les assurances », Assurance ARO CDI, 1999, 36p

« P.C.G 2005 »Imprimerie nationale d’Antananarivo, décret présidentiel N° : 2004/272du 18-02-

04 Ministres des finances et du Budget, Mai 2004,

« Rapport annuel de l’exercice 2006-2007 », Assurance ARO CDI, Décembre 2007

COURS A L’UNIVERSITE

« Comptabilité générale » Madame RANOROVOLOLONA Aimée Lucie, Enregistrement de

journal, 2004

« Organisation » Monsieur RAVONJIARISON Cousin Germain, 2004

WEBOGRAPHIE

http://www.aro_organigramme.mg

http://www.aro_infofin.mg

TABLE DES MATIERES

REMERCIEMENTS

LISTES DES ABREVIATIONS

LISTES DES FIGURES

LISTE DES TABLEAUX

SOMMAIRE

INTRODUCTION GENERALE ........................................................................................................ 1

PARTIE I : PRESENTATION DE LA COMPAGNIE ARO ET RAPP EL THEORIQUE

SUR LE SYSTEME D’ORGANISATION COMPTABLE .......... ................................................... 3

CHAPITRE I : PRESENTATION GENERALE DE LA COMPAGNIE ARO ............................. 3

SECTION 1 : Historique ............................................................................................................... 3

1-1 : ARO et ses origines .......................................................................................................... 3

1-1-1: Agence Générale puis Délégation Générale de l’Océan Indien du

Groupe Français : LA PRESERVATRICE (1935-1970) ...................................................... 3

1-1-2: ARO en marche : 1970-1974 ............................................................................. 4

1-1-3: ARO : SYMBOLE, MESSAGE, STRATEGIE .............................................. 4

1-2 : A.R.O en marche : 1975 – 1987 ...................................................................................... 4

1-2-1 : 1975 - 1979 : Des années "héroïques" marquées par une forte

expansion ..................................................................................................................... 5

1-2-2 : 1980-1984 : L'amélioration de l'organisation interne et

l'intensification de la décentralisation dans le cadre d'une conjoncture socio-économique

en crise .................................................................................................................................................. 5

1-2-3 : 1985 - 1987 : Les années charnières ............................................................... 6

1-3 : A.R.O et l’horizon 2000 ................................................................................................... 6

SECTION 2 : Identification et environnement de l’entreprise ARO ........................................ 8

2-1 : Identification de la compagnie ........................................................................................ 8

2-2 : Environnement ................................................................................................................ 9

2-2-1 : Environnement interne .................................................................................... 9

2-2-1-1: Ressources Humaines .............................................................................. 9

2-2-1-2 : Ressources Financières................................................................... 9

2-2-1-3: Ressources Matérielles ............................................................................. 11

2-2-2: Environnement externe ..................................................................................... 11

2-2-2-1 : Partenaires .............................................................................................. 12

2-2-2-2 : Clients ....................................................................................................... 12

2-2-2-3: Concurrents .............................................................................................. 12

SECTION 3 : Présentation de structure fonctionnelle au sein de la compagnie

d’assurances ARO ................................................................................................................................ 12

3-1 : Identité de l’agence ARO Ampefiloha ........................................................................... 12

3-2 : Organigramme fonctionnelle .......................................................................................... 12

3-3 : Attribution ....................................................................................................................... 15

CHAPITRE II : ACTIVITES, LES PRODUITS D’ASSURANCE A RO ET LEUR

DISTRIBUTION .................................................................................................................................. 19

SECTION 1 : Activités de la compagnie ARO Agence 18 Ampefiloha ..................................... 19

1-1. - ARO, ASSUREUR ET REASSUREUR ....................................................................... 19

1-1-1 ASSURANCES ........................................................................................ 19

1-1-2 REASSURANCES .................................................................................... 19

1-2. - ARO, INVESTISSEUR FINANCIER .......................................................................... 20

1-2-1. - La politique financière de ARO ............................................................. 20

1-2-2. - F I A R O (Financière d'Investissement ARO) ........................................ 20

1-2-3. - Le Groupe ARO .................................................................................... 21

SECTION 2 : LES PRODUITS D’ASSURANCE ...................................................................... 21

2-1 : Assurances terrestres ..................................................................................................... 21

2-1-1 : L’automobile .................................................................................................... 21

2-1-2 : Incendie ............................................................................................................ 22

2-1-3 : Vol ..................................................................................................................... 22

2-2 : Assurances VIE ................................................................................................................ 22

2-2-1 : Assurance santé ............................................................................................... 22

2-2-2 : Assurance sur la vie .......................................................................................... 22

2-2-3 : Assurance personnelle contre les accidents ................................................... 22

2-2-4 : Assurance retraite ............................................................................................ 23

2-3 : Assurances Maritime ....................................................................................................... 23

2-3-1 : Assurance maritime du corps de navire ........................................................ 23

2-3-2 : Assurance maritime sur faculté ...................................................................... 23

2-3-3 : La police de voyage .......................................................................................... 23

2-3-4 : La police d’abonnement .................................................................................. 23

SECTION 3 : Réseaux de distribution ......................................................................................... 24

3-1 : Vente directe ................................................................................................................... 24

3-2 : Vente indirecte ................................................................................................................. 24

CHAPITRE III : THEORIE GENERALE SUR L’OUTIL DE GEST ION « SYSTEME

COMPTABLE » ................................................................................................................................... 25

SECTION 1 : Description de la comptabilité .............................................................................. 25

1-1 : Définition de la comptabilité .......................................................................................... 25

1-2 : Le processus des travaux comptables ........................................................................... 26

1-3: Le but de la comptabilité ................................................................................................. 26

SECTION 2 : Eléments constitutifs du système comptable ...................................................... 27

2-1 : Le système comptable classique ..................................................................................... 27

2-2 : Le système comptable centralisateur ............................................................................ 27

2-3 : Les systèmes de traitement des données ........................................................................ 28

2-3-1 : La comptabilité générale ................................................................................. 28

2-3-1-1 : L’organisation comptable ..................................................................... 28

2-3-1-2 : Le Plan Comptable Générale ................................................................. 31

2-3-2 : La comptabilité Analytique d’exploitation ................................................... 33

2-3-3 : Comptabilité budgétaire ................................................................................. 34

CONCLUSION PARTIELLE ....................................................................................................... 35

PARTIE 2 : ANALYSE DU SYSTEME D’ORGANISATION COMPTA BLE ............................. 36

CHAPITRE I : ANALYSE DU SYSTEME D’ORGANISATION COMP TABLE DU

POINT DE VUE ADMINISTRATIF AU SEIN DE L’AGENCE ARO AMPEFILOHA ............. 36

SECTION 1 : Procédure comptables adoptées par la compagnie d’assurance ARO .............. 36

1-1 : Système comptable adoptées par la compagnie ............................................................ 36

1-1-1 : Le système centralisateur ............................................................................... 37

1-1-2 : Système de codification ................................................................................... 39

1-2: Le plan comptable de base ............................................................................................... 40

1-3 : Les circuits des informations comptables ...................................................................... 41

1-3-1 : Le trajet du circuit .......................................................................................... 41

1-3-2 : Les caractéristiques des pièces justificatives ................................................. 42

1-3-2-1 : Mode de classement ................................................................................ 43

1-3-2-2 : Traitement des documents « arrivés » .................................................. 43

1-3-2-3 : Traitements des documents « départs » ................................................ 44

SECTION 2 : Les points forts ...................................................................................................... 45

2-1 : L’efficacité du système « centralisateur » et l’utilisation du logiciel

comptabilité « CASH » ............................................................................................................. 45

2-2 : Système de codification .................................................................................................. 45

SECTION 3 : Points faibles .......................................................................................................... 46

3-1 : Le long circuit de l’information .................................................................................... 46

3-1-1 : Interventions exagérées des certains personnes et services

humaines ....................................................................................................................... 46

3-1-2 : Ralentissement de la circulation des documents .......................................... 46

3-2 : Volume important des travaux administratifs manuels ............................................. 47

3-2-1 : Volume important des informations traitées ................................................ 48

3-2-2 : Défaut d’exploitation des outils informatiques ............................................. 48

3-3 : Problèmes lies au traitement des quittances pour le service de recouvrement .......... 49

3-3-1 : Traitement des quittances non systémiques ................................................... 49

3-3-1-1 : Retard de l’envoi de l’avis d’échéance .................................................. 49

3-3-1-2 : Retard de l’annulation des quittances................................................... 49

3-3-2 : Non performance du suivi des paiements des quittances ............................. 50

3-3-2-1 : Non exhaustivité des informations sur les paiements des

quittances termes effectuées......................................................................................... 50

3-3-2-2 : Difficulté de recherche de preuve de réalisation de

l’encaissement .............................................................................................................. 50

CHAPITRE II : ANALYSE DU SYSTEME D’ORGANISATION COM PTABLE

PROPREMENT DIT .......................................................................................................................... 52

SECTION1 : Etude descriptive à la mise en oeuvre des procédures comptable ........................ 52

1-1 : Les travaux comptables .................................................................................................. 52

1-1-1 : L’organisation de traitement comptable ....................................................... 52

1-1-2: Les opérations comptables courantes au sein de l’agence ............................ 55

1-1-2-1 : Le journal de caisse « code 1 » .............................................................. 55

1-1-2-2 : Le journal de banque « code 2 » ............................................................ 57

1-1-2-3 : Le journal des opérations Technique et Divers « code 3 » .................. 58

1-2 : Les travaux extra comptables ......................................................................................... 58

1-2-1 : La balance de compte ....................................................................................... 59

1-2-2 : Le grand livre .................................................................................................... 59

1-2-3 Le relevé des comptes ......................................................................................... 60

1-2-3-1 : L’exploitation des relevés de compte courtier ..................................... 60

1-2-3-2 : L'exploitation des relevés de comptes clients ....................................... 60

1-2-3-3 : Exploitation des comptes commissions ................................................. 60

1-2-4 : L’état de rapprochement ................................................................................. 61

1-2-5 : Etat de réconciliation de comptes .................................................................... 61

SECTION 2 : Points forts .............................................................................................................. 62

2-1 : Le personnel comptable compétent ................................................................................ 62

2-2 : Equipement informatique adéquat ................................................................................ 62

SECTION 3 : Points faibles ........................................................................................................... 62

3-1: Retard des travaux de redressement des écritures et de réconciliation de

comptes ...................................................................................................................................... 62

3-1-1: Surcroît des travaux de redressement ............................................................. 63

3-1-2 : La non fiabilité des informations disposées .................................................. 64

3-2: La tenue des livres comptables peu fiable ...................................................................... 64

3-2-1 : L’encombrement au niveau des opérations comptables ............................... 64

3-2-2 : Insuffisance du contrôle de la fiabilité des informations ............................. 65 3-2-3 : La non fiabilité du tableau de bord des encaissements ................................ 66

CONCLUSION PARTIELLE ....................................................................................................... 67

PARTIE III : PROPOSITIONS DES SOLUTIONS, RESULTATS ATTENDUS &

IMPACTS ............................................................................................................................................. 68

CHAPITRE I : SUGGESTIONS D’AMELIORATION SUR LES PRO CEDURES

ADMINISTRATIVE ET COMPTABLE. ...................... .................................................................... 68

SECTION 1 : Amélioration du circuit des informations comptables ....................................... 68

1-1: Allégement des circuits ..................................................................................................... 69

1-1-1: Minimiser l’intervention humaine ou des service .......................................... 69

1-1-2 : Rapidité de la circulation des documents ....................................................... 71

1-2 : Amélioration du système de circuit des informations comptables .............................. 71

1-2-1 : Suppression des anomalies comptables .......................................................... 71

1-2-2 : Mise à jour des informations comptables et financières ............................... 72

SECTION 2 : Solutions concernant le traitement des informations administratives .............. 72

2-1 : Réduire les tâches administratives manuelles ............................................................... 73

2-1-1 : Automatisation des procédures de traitement manuel ................................ 73

2-1-2 : Formation du personnel................................................................................... 74

CHAPITRE II : SUGGESTION D’AMELIORATION AU NIVEAU D U SYSTEME

D’ORGANISATION COMPTABLE PROPREMENT DIT ........... ................................................. 75

SECTION1 : Perfectionner le système de travaux comptable ................................................... 75

1-1 : Mise en place d’un système de vérification intense ...................................................... 75

1-2 : Respect du délai imparti à une tâche ............................................................................. 76

1-3 : Améliorer la gestion des documents comptables .......................................................... 77

1-3-1 : Choix d’un lieu de rangement meilleur .......................................................... 77

1-3-2 : Contrôle strict et périodique des informations classés .................................. 78

1-3-3 : amélioration du tableau de bord des encaissements ..................................... 79

SECTION 2 : Amélioration du suivi de paiement des quittances termes ................................. 80

2-1 : Assurer l’exhaustivité des informations sur les encaissements effectués ................... 80

2-2 : Faciliter la recherche de preuve de la réalisation de l’encaissement .......................... 80

SECTION 3 : Mise en place d’un nouveau système comptable ................................................ 81

3-1 : Procédure d’informatisation des opérations comptables ............................................. 81

3-2 : Mise en place d’un nouveau modèle de collecte d’information ................................... 83

CHAPITRE III : RESULTATS ATTENDUES ET IMPACTS ..... .................................................. 85

SECTION 1 : Résultats attendus ................................................................................................. 85

1-1 : Connaissance parfaite du système d’organisation comptable ..................................... 85

1-2 : Gains de temps dans les travaux comptables ................................................................ 85

1-3 : Confiance et fiabilité des informations financières ...................................................... 85

SECTION 2 : Impacts positifs et négatifs .................................................................................... 86

2-1 : Impacts positifs ................................................................................................................ 86

2-1-1 : Facilite les tâches administratif ....................................................................... 86

2-1-2 : Contrôle de fonction de service financier ....................................................... 86

2-1-3 : Tableaux de bord opérationnels ..................................................................... 87 2-2 : Impacts négatifs .............................................................................................................. 88

CONCLUSION PARTIELLE ....................................................................................................... 88

CONCLUSION GENERALE ............................................................................................................. 89

LISTES DES ANNEXES

BIBLIOGRAPHIE

TABLE DES MATIERES