AMÉLIORER L’EFFICACITÉ DES RÉUNIONS · • Gain de déplacement = gain de temps et d’argent....

AMÉLIORER L’EFFICACITÉ DES RÉUNIONS •  POURQUOI ? •  LE JEU DE LA VÉRITÉ VRAIE ! •  COMMENT ? •  COMPTE-RENDU / GESTIONNAIRE D’ACTIONS •  PRESENTIEL vs VIRTUEL

Sandrine Pavy

ANF IN2P3-INSU « Conduire un projet : Fondamentaux »

©SandrinePAVY–[email protected]

Une réunion : Pourquoi ?

Chronophages moy. 3 /sem

Bavardages

Inefficaces

« RÉUNIONITE » IMPRODUCTIVES USA 67%

France 48%


OBJECTIFS DES RÉUNIONS •  INFORMER / PARTAGER

–  Informer l’équipe projet au même moment

–  Susciter les échanges –  Mettre en valeur les ressources de

chacun

•  ÉCHANGER / FAIRE LE POINT –  Approfondir un thème –  Faire le point sur une action –  Evaluer une action, une prestation –  Engager, motiver

•  PRODUIRE / RECHERCHER / DECIDER –  Etude de problèmes / recherche

de solutions –  Préparer une décision collective

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•  NÉGOCIER –  Consulter les points de vue –  Confronter les positions –  Amener l’équipe à la conciliation

•  RÉGULER POUR MOTIVER –  Permettre à l’équipe de retrouver

son unité –  Evoquer certains non-dits –  Favoriser l’intégration –  Proposer des solutions

•  FORMER –  Permettre à chaque participant

d’acquérir de nouvelles compétences


même une petite réunion

3 ETAPES, 9 CLÉS POUR DES RÉUNIONS (ENFIN) EFFICACES

AVANT

•  1- RÉUNIR LES PERSONNES VRAIMENT NÉCESSAIRES ET LES RESPONSABILISER

•  2- PARTAGER UN OBJECTIF CLAIR ET PRÉCIS

•  3- PRÉPARER SOIGNEUSEMENT

PENDANT

•  4- RESPECTER LE TIMING

•  5- FAVORISER L’ÉCHANGE

•  6- CONSTRUIRE LE COMPTE-RENDU EN LIVE

•  7- VARIER LES FORMATS

APRÈS

•  8- SUIVRE LA MISE EN OEUVRE DU PLAN D’ACTIONS

•  9- VALORISER LA PROGRESSION /FAIRE LE LIEN AVEC LA RÉUNION SUIVANTE

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BILAN RAPIDE ENTRE SOI ET SOI


PRÉPARER SON TOP

•  Thème : de quoi allons-nous parler ? L'ordre du jour n'est pas qu'une simple formalité ! C’est la base de toute organisation réussie. Estimer la durée de chaque intervention.

•  Objectif : Quel but doit atteindre le groupe ? Les réunions les + efficaces sont celles focalisées sur l'action à entreprendre et dont les objectifs sont clairement énoncés.

•  Plan de la réunion (organisation, calendrier minutage, outils utilisés) : Le cadre et les règles.

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QUESTIONS SIMPLES AVANT DE PROGRAMMER UNE RÉUNION : 1.  Est-ce que cette réunion est nécessaire ?

2.  Qui a véritablement besoin d'être là ? 3.  Et comment faire pour s'assurer de la concentration et de la

participation des personnes réunies ?


PRÉPARER SA CONVOCATION

•  Qui ? Limiter le nombre de participants. Il faut se demander si chaque participant doit réellement y assister ou s'il ne pourrait pas simplement être informé ultérieurement des résultats attendus

•  Communiquer le TOP aux participants + –  le lieu, –  l’heure de la réunion.

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Rappelez aux participants de PRÉPARER, EUX AUSSI, la réunion !


OUVERTURE / Timing

•  Rappeler (rapidement) les règles d’organisation •  Procéder à un rapide tour de table

(nom, entité, fonction/activité(s) dans le projet) •  Désigner un animateur, un secrétaire/rapporteur

(souhaitable)

•  Rappel de l’ Ordre du Jour •  Récapituler le relevé

de décisions/ actions précédent

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L’animateur arrive plus tôt et accueille ! Commencer à l’heure pour terminer à l’heure

Respecter le timing


ÉCHANGER = Conduire la réunion & ses participants vers

l’objectif fixé

•  Les rôles de l’animateur –  Facilitateur ó organisation et méthodes –  Régulateur ó personnes –  Producteur ó tâche / but à atteindre

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•  Les participants –  Accepter les règles

définies –  Participer à l'atteinte des objectifs


•  Le fond... Point par point – Points majeurs au début – Pas de sujets « particuliers » – Pour chaque objectif :

1.  Un résultat : définir ce qui doit être accompli 2.  Un cadre temporel : date d’achèvement prévue 3.  Une mesure : métrique du succès (ou pas...) 4.  Une action : comment atteindre l’objectif ?

– Reformuler et consigner par écrit les décisions, les divergences « constructives »

– Mettre à jour les actions 9


LES 5 DERNIERES MINUTES INDISPENSABLES !

•  Enoncer POUR VALIDATION collégiale : –  Les nouvelles actions / pilotes / échéances –  Les décisions prises –  Les points en suspens

•  Fixer la date de la prochaine réunion •  Définir l’ordre du jour préliminaire de la réunion

suivante

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FAITES UN COMPTE-RENDU !!!

•  Le compte-rendu est… O-BLI-GA-TOIRE ! –  Il acte des décisions prises –  Il permet aux absents de prendre connaissance

de ce qui est dit et décidé –  Il capitalise l'information –  Il réduit le risque d’un litige ultérieur

•  Il faut le faire rapidement… en live… •  Il faut le faire valider •  Il faut le diffuser •  Il faut l’enregistrer


•  Deux types de comptes rendus –  Compte-rendu des débats, fidèle, exhaustif,

exprimant les opinions des participants (réunions où des objectifs individuels peuvent primer sur un objectif collectif ≠ groupe projet) à Permet d’évoquer les positions ou les opinions des participants lorsque celles-ci contribuent à éclairer le débat, les actions et les décisions prises.

–  Relevé de décisions, synthétique, il reprend les décisions prises en réunion, les actions décidées et rappelle les points en suspens. à Rédigé à partir de l’ordre du jour et remis dans des délais très brefs, voire en fin de séance.

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FOCUS SUR LA GESTION D’ACTIONS 1/ Exemple Excel

•  Action = VERBE •  Statut des actions : Ouvertes/Fermées •  Pas de « ASAP » mais des délais

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2/ Exemple outil institutionnel « https://forge.in2p3.fr/projects/… »

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•  La visioconférence (vidéo, télé…) existe depuis près de 50 ans.

•  La vidéoconférence est un média ; elle a ses propres caractéristiques et ses limites dont il faut tenir compte.

VIRTUEL vs PRESENTIEL


Des avantages

•  Recréer de manière très proche un univers de réunion •  Vs téléconférence : permet l’échange et la

visualisation en temps réel de documents. •  Gain de déplacement = gain de temps et d’argent. •  Favoriser le bien-être individuel : supprimer les effets

secondaires du déplacement : décalage horaire, logistique, éloignement des collaborateurs et de la famille.

•  Limitation des apartés / discussions hors sujet •  Gain en rapidité dans la prise de décision.


Des inconvénients •  Posséder une connexion internet + webcam + micro pour chaque

collaborateur. à S’accorder sur le choix de l’interface !

•  Ne peut remplacer le contact humain à Cibler l’objectif !

•  Problèmes techniques à qualité médiocre du son et/ou de la vidéo, impossibilité de se connecter à l'interface de visioconférence… à Ne pas minimiser ces problèmes qui altèrent la communication entre les collaborateurs.

•  Fiabilité de la sécurité de l’interface. Attention aux échanges de fichiers contenant des données sensibles à Privilégier les outils recommandés par les instituts pour/avec lesquels on travaille.

•  La vidéoconférence amplifie quelque peu les ‘’défauts’’ de communication et de présentation.


La réussite d’une visioconférence est conditionnée par sa préparation

•  Organiser la vidéoconférence –  Modalités matérielles : équipement des participants, support… –  Réserver les équipements et communiquer sur le mode d’emploi.

•  La veille : piqûre de rappel –  Renvoyer systématiquement les liens de connexion avant la réunion

•  Le bug, ennemi numéro 1 –  Tester la connexion avant la réunion (tous) ; si possible prévoir une

assistance technique au moins 30 minutes avant et après le démarrage. –  Transmettre les documents aux participants même s’ils seront projetés

= éviter une perte de temps si l’un ou l’autre ne parvient pas à visionner. •  Gare au timing !

–  La conférence doit démarrer à l’heure. Comme dans une vraie réunion… dire bonjour… mais aussi pour signaler sa présence.

–  Savoir distribuer la parole et savoir la reprendre, –  Évitez les tems de parole de + 10’ d’affilée ; l’auditoire n’écoutera plus.


https://www.youtube.com/watch?v=DYu_bGbZiiQ

•  Fixer les règles du jeu –  Les participants qui veulent intervenir ou poser une question

s’adressent d’abord à l’animateur pour ne pas perturber le bon déroulement des échanges à Utiliser l’icone lever la main

–  Pour éviter que la conférence parte dans tous les sens, il faut également faire respecter les temps de parole et l’ordre du jour. Il faut aussi veiller à ce que les gens ne fassent pas autre chose pendant les échanges, regarder leur mail, envoyer des SMS...

–  Le moindre bruit est amplifié par les micros et le silence relatif (puisque une seule personne parle) !!! à Maitriser la fonction « mute »

•  Dernier point, une visioconférence demandant beaucoup de concentration et de calme, mieux vaut : –  Ne pas dépasser 90’ de réunion afin de conserver des échanges de

qualité, –  Être dans un environnement calme ou s’isoler.


Références :

•  Renavisio (CNRS) •  Vidyo (CERN) •  Rendez-vous (RENATER) – en remplacement de

SeeVogh / EVO •  Ezuce / Vibe •  Jitsi (peu ou pas utilisé) •  Conferenceme (peu ou pas utilisé) •  Fuze (peu utilisé) •  …

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